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為了規(guī)范本公司公文處理程序，提高辦公效率，制定本辦法。

一、來文處理

（一）政府各部門、各單位的來文、信件一律由辦公室登記，并根據(jù)文件內(nèi)容分發(fā)處理。

1.辦公室文秘人員收到文件后，在文件處理單上標明辦理時間要求，即送辦公室主任或副主任簽注意見呈送公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理批閱。

2.如主管領(lǐng)導(dǎo)不在東港，文件又急于轉(zhuǎn)至部室辦理的，可將文件復(fù)印件先送有關(guān)部門，由有關(guān)部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意辦理。

3.有關(guān)部門收到文件后按領(lǐng)導(dǎo)批示立即辦理，重要事項要在上報前3個工作日（特殊情況按要求時間）將辦理結(jié)果報分管領(lǐng)導(dǎo)。

4.特別緊急和重要的文件，辦公室主任可直接請示董事長或總經(jīng)理，特事特辦。

2．各公司以正式書面材料請示工作、需作答復(fù)的，辦公室登記后，由辦公室主任直接簽批有關(guān)部門處理，重大問題或超出職權(quán)范圍的問題先由有關(guān)部門將辦理意見報分管領(lǐng)導(dǎo)審定，必要時召開總經(jīng)理辦公會審定。

二、公文起草

（一）起草。各部門文件、材料的起草人，必須認真學習領(lǐng)會文件精神和領(lǐng)導(dǎo)意圖，起草的文件、材料要符合國家的方針、政策、法律、法規(guī)，做到情況真實、觀點明確、表述準確、結(jié)構(gòu)嚴謹、條理清晰、直述不曲、切實可行、符合規(guī)范，篇幅力求簡短。文件初稿要附上填寫完備的發(fā)文稿紙，一并提交給部門經(jīng)理審閱修改。

（二）審核。部門經(jīng)理作為文件起草的負責人，要對文件的時間要求、質(zhì)量要求負全面責任。對文件的政策依據(jù)、領(lǐng)導(dǎo)要求等進行認真審核把關(guān)，并根據(jù)文件內(nèi)容要求、重要程度、發(fā)送范圍等初步核定密級和緊急程度，簽名后送主管副總經(jīng)理審批、修改和簽發(fā)，然后由辦公室主任或秘書對公文格式、文種使用、公文主題詞、語言表述、標點符號等方面進行認真審核和修改后交文書編號、打字、印刷和郵送。

三、文件簽發(fā)

上報各級政府、各政府職能部門的文件，一般性文件由分管副總經(jīng)理簽發(fā)，重要文件由總經(jīng)理或董事長審核后簽發(fā)。

文件簽發(fā)、印制的程序：

主辦部門起草并填寫發(fā)文單→送分管副總經(jīng)理（總經(jīng)理）審核→送辦公室核稿（提供文件拷貝）→由辦公室編號→由辦公室修改、打印→裝訂分發(fā)。

四、文件制發(fā)與歸檔

（一）文件制發(fā)。經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)的文件，要及時交辦公室核稿和印制。由文書進行登記，編制發(fā)文文號，核定印制份數(shù)，文件經(jīng)校對準確無誤后發(fā)送。文件按發(fā)送時間分為特急件、急件和一般文件。對特急件辦公室要隨到隨印制并發(fā)送；急件要抓緊印制并發(fā)送；一般文件要在規(guī)定時間內(nèi)印制并發(fā)送。

（二）文件歸檔。所有文件制發(fā)完畢后，文件底稿交給辦公室文書，由其妥善保存，于次年年初統(tǒng)一分類整理、立成案卷。