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干部人事檔案是按照干部管理權限確定的范圍進行管理的，因此，對查閱、借閱不同層次干部的檔案都規定了相應審批制度。最基本的規定是，因工作需要才能查閱和借閱干部人事檔案，并且必須遵守下列規定：

（1）查閱單位應填寫《查閱干部檔案審批表》，按照有關規定辦理審批手續。不能僅憑調查證明材料、介紹信直接查閱干部檔案。

（2）檔案管理單位有權根據規定，確定是否提供和提供哪些材料。

（3）凡查閱干部人事檔案，利用單位應根據有關部門具體規定，派可靠人員到保管單位查閱室查閱。

（4）檔案一般不借出使用。如有特殊情況借出使用時，要說明理由，經過主管部門負責人批準，并嚴格履行登記手續，限期歸還，借閱單位不得擅自轉借他人。

（5）任何個人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的檔案。

（6）查閱檔案，必須嚴格遵守保密制度和《中華人民共和國檔案法》有關規定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。

（7）借用、查閱檔案的單位或個人，不得擅自拍攝復制檔案內容。因工作需要從檔案中取證的，必須請示干部檔案主管部門審查批準后才能復制（拍攝）。