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一、來文來信處理

1、凡有來文（來信），檔案室要及時進行登記。登記內容：發文單位、發文名稱、文號、發文日期、收文日期等。收文人員要加強保密觀念，妥善保管文件，不準到處亂扔，如收文件人不在，簽收人要暫時保管好文件。

2、登記后的文、信，按黨、政分類，由書記、局長批示后送有關領導及部門傳閱或處理。

3、凡屬傳閱的文件，按期傳閱后要及時整理存檔，凡屬閱后處理或留存文件，誰留存誰簽字，看完及時收回，整理存檔。

4、凡屬傳閱文件，當日應閱完，最多不能超過兩天，遇閱者因公外出不在機關，由辦公室主任批示待其回局后補閱，但補閱時間也不得超過兩天。

5、凡屬局領導批示閱處的文件，必須注明閱處的期限，在期限內閱處人必須以口頭或書面形式將閱后處理結果報告批示人。

6、閱文簽字用鋼筆或簽字筆，不得用圓珠筆或鉛筆。

二、發文程序

1、凡以局名義發的請示報告或下發文均要按程序填寫發文卡片，不填或填寫不清的，辦公室有權拒絕印發。

2、部門工作如要以局名義發文件，部門起草，辦公室核稿，經分管領導審核簽字后由局長、書記簽發；兩個部門以上聯合以局名義發文時，由一個部門牽頭起草，分管領導核稿，有關部門負責人會簽，由局長、書記簽發。

3、凡屬領導簽發的文件打印后原始稿件留存備查，發文留存兩份。

4、起稿人或部門負責人發文手續辦至局長、書記簽發之前，以后手續由辦公室負責。

三、打印文件

1、凡要以局打印的文件或材料，由辦公室負責打印。以部門打印的材料事先寫出申請由辦公室主任審批后交辦公室打印。

2、文件的打印要及時，保證格式規范、字跡清楚，文字無錯漏，文面干凈，裝訂整齊。

3、文件打印出后，要認真校對，無誤后方可印發，原則上誰起草、誰校對、誰負責。