導(dǎo)語：如何才能寫好一篇文書檔案的管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

[關(guān)鍵字]文書檔案 電子化 立卷歸檔

[中圖分類號(hào)] G472.4 [文獻(xiàn)碼] C [文章編號(hào)] 1000-405X（2013）-5-323-2

文書檔案管理自古以來就是檔案工作中的重點(diǎn)，是檔案工作的一個(gè)重要組成部分。文書檔案，是記錄（包括黨務(wù)、行政管理等）的檔案。它記錄了機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位所從事的各種管理性活動(dòng)，如黨務(wù)管理、政務(wù)管理、財(cái)務(wù)管理、人事管理、業(yè)務(wù)管理、科研管理等。因此，文書檔案通常也被稱作管理性檔案。

日常工作中，文書檔案常作為與科技檔案、專門檔案、特殊載體檔案等相對(duì)而言的一類檔案的習(xí)慣統(tǒng)稱，是最為常見的檔案類型。文書檔案來源于文件。文件辦理完畢之后經(jīng)鑒定具有保存價(jià)值的部分，經(jīng)過歸檔管理，轉(zhuǎn)化為文書檔案。可以說，文件是文書檔案的前身，文書檔案是文件的歸宿之一，“文件”與“文書檔案”實(shí)際是同一事物在生命周期的不同發(fā)展階段的不同稱謂。下面就文書檔案的認(rèn)識(shí)以及管理問題談一點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。

1文書檔案電子化管理是大勢(shì)所趨

電子檔案管理是文書檔案工作中重要的環(huán)節(jié)，是提高其工作效率的主要手段和方法，是通過各種先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行工作的前提和基礎(chǔ)，其主要作用是通過電子化手段將文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

首先，電子檔案的便于檢索，使用方便，提高了辦公效率。電子檔案是將信息儲(chǔ)存在光盤或磁盤上，應(yīng)用計(jì)算機(jī)來查詢。計(jì)算機(jī)擁有強(qiáng)大的信息處理能力，使得文書檔案管理更快捷，更方便。同時(shí)電子檔案改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的操作方式，避免了人們使用手工操作時(shí)出現(xiàn)的字跡不工整、漏抄等搜集不完整的問題，也節(jié)省了人工，提高了效率。而且檔案管理的過程也變得更容易操作，只是在計(jì)算機(jī)上打打字和點(diǎn)點(diǎn)鼠標(biāo)便可完成，時(shí)間大大縮短。所以，電子信息化管理文書檔案相比傳統(tǒng)的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。

其次，信息易于保管。電子檔案是存儲(chǔ)在光盤和磁盤上的信息。比傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體更易保存，不僅能夠防止蟲蛀、防潮，而且可以重復(fù)使用，節(jié)能、環(huán)保、使用壽命長，符合國家提倡的建立節(jié)約型社會(huì)的理念。更避免了紙質(zhì)載體在高溫、濕度大的環(huán)境下發(fā)生氧化或者是被腐蝕的風(fēng)險(xiǎn)。而且光盤和磁盤的存儲(chǔ)量大，占用空間小，穩(wěn)定性高，操作簡單，造價(jià)低廉，方便備份，易于管理，所以，文書檔案的電子化，這大大提高了檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。

再次，電子傳輸，實(shí)現(xiàn)資源的共享。在傳統(tǒng)的手工操作中，各個(gè)單位和部門之間的信息無法達(dá)到及時(shí)的交流和共享，大量的文書檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費(fèi)。信息化的到來和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，方便人們通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息的溝通與交流，利用電子網(wǎng)絡(luò)傳輸資源。

最后，提高了文書檔案傳輸?shù)陌踩浴鹘y(tǒng)的檔案傳輸是靠人力來完成，時(shí)間較長，給傳輸帶來安全隱患，比如會(huì)出現(xiàn)在傳輸過程中資料的丟失，安全性也隨之降低。電子傳輸?shù)某霈F(xiàn)解決了這一問題，只要有互聯(lián)網(wǎng)，便可方便的傳輸，保證了檔案的及時(shí)傳輸，而且能夠確保其安全性，不會(huì)造成檔案的延誤或者丟失現(xiàn)象，綠色節(jié)能，大大節(jié)省了人力、物力和財(cái)力。

2加強(qiáng)對(duì)文書檔案歸檔要求方面的管理

為更有效的對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，及時(shí)歸檔是必不可少的前提條件。文書檔案歸檔要求主要是指對(duì)歸檔文件鑒定與整理質(zhì)量的要求。主要有以下6方面的要求。

（1）紙質(zhì)文件與同版本電子文件同步歸檔。（2）歸檔文件必須齊全完整。齊全完整包括三方面內(nèi)容：一是每份文件必須齊全完整，即文件的定稿與正本、主件與附件、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件、請(qǐng)示件與批復(fù)件等必須完整無缺；二是有關(guān)一項(xiàng)工作、一次會(huì)議的全部文件必須完整無遺漏；三是反映本單位主要職能工作與基本歷史面貌的檔案必須齊全完整。（3）歸檔文件必須系統(tǒng)科學(xué)。系統(tǒng)科學(xué)是指反映本單位工作各個(gè)方面的文件都要?dú)w檔，既有反映黨務(wù)的，又有反映行政管理的；既有主要職能活動(dòng)的，又有輔助管理職能的；既有發(fā)文，又有來文；既有文字的，又有表格的等等。只有這樣的歸檔文件，才是一個(gè)系統(tǒng)科學(xué)的整體，才能完整反映一個(gè)單位的主要職能活動(dòng)和歷史發(fā)展真實(shí)面貌。（4）歸檔文件必須優(yōu)質(zhì)精煉。一個(gè)單位形成的文件，并不是全部都有保存價(jià)值，應(yīng)把那些反映本單位主要職能活動(dòng)的、有價(jià)值的文件歸檔保存。沒有精煉的歸檔文件，就不會(huì)有高質(zhì)量的檔案。（5）文件歸檔必須及時(shí)迅速。歸檔工作是一項(xiàng)時(shí)間性很強(qiáng)的工作，要及時(shí)迅速的完成，切不可拖拉。否則，將會(huì)造成文件的積壓與遺失，影響檔案齊全與完整。（6）文件歸檔要有交接手續(xù)。文件歸檔時(shí)應(yīng)列出歸檔清冊(cè)（單），作為歸檔文件的移交證據(jù)。歸檔清冊(cè)（單）上應(yīng)填寫歸檔文件的提名、份數(shù)、歸檔部門、移交人、接受人、時(shí)間等內(nèi)容。文件歸檔清冊(cè)（單）應(yīng)歸入全宗卷保管。

3實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則

“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位或直屬上級(jí)單位形成的文件為主的原則，這不僅是在我國文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。它要求我們?cè)趯?shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個(gè)問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效的維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。

現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)信息高速發(fā)展的社會(huì)，是一個(gè)科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步的社會(huì)，文書檔案作為檔案管理工作的重要組成部分，它不僅記載歷史發(fā)展的興衰歷程，同時(shí)也客觀真實(shí)地反映著生產(chǎn)經(jīng)營過程中重要事件，成為歷史軌跡的再現(xiàn)者。隨著改革形勢(shì)的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢(shì)，這是文書檔案工作的新課題。

篇2

關(guān)鍵詞：辦公室文書 文書檔案 管理缺陷對(duì)策

一、辦公室文書檔案管理特征

文書檔案主要是以紙質(zhì)或其他載體記錄發(fā)生的事件、過程記載、物品存檔、關(guān)鍵文件為管理對(duì)象文書檔案的管理重點(diǎn)主要在于收集和保存資料。這些信息資料都是被分門別類存放的，這一階段的檔案管理工作中心是信息收集與整合，之后對(duì)其編目和保存。

文書檔案中涉及的內(nèi)容非常豐富，其中包括企事業(yè)單位的發(fā)展歷史、科技發(fā)展、設(shè)備管理、財(cái)務(wù)管理以及行政管理等等。

辦公室文書工作與文書檔案二者之間存在這密切的聯(lián)系，其中辦公室文書的工作內(nèi)容是收集與整理文件信息內(nèi)容，之后需要對(duì)其進(jìn)行歸檔與編目；文書檔案管理工作涉及到的工作內(nèi)容是文件的書寫材料、格式以及歸檔。

二、辦公室文書檔案管理現(xiàn)狀

（一）辦公室文書檔案管理建設(shè)力度過低

通常情況下辦公室文書檔案資料多數(shù)存放于庫房底層，潮濕、不通風(fēng)、灰塵沉積的環(huán)境并不利于管理工作正常進(jìn)行，部分檔案室非常破舊，加之存放檔案的區(qū)域受到限制，導(dǎo)致文書檔案職責(zé)不明就會(huì)出現(xiàn)管理不完善的現(xiàn)象，這樣就會(huì)出現(xiàn)現(xiàn)有的管理成果與檔案管理標(biāo)準(zhǔn)相差甚遠(yuǎn)。由于檔案管理工作得不到重視，從而有限的資金也不會(huì)注入到辦公室文書項(xiàng)目發(fā)展中，從而檔案管理工作建設(shè)被完全忽略。

（二）辦公室文書檔案工作認(rèn)知尚淺

諸多企事業(yè)單位在對(duì)待文書檔案管理工作時(shí)缺乏宣傳力度，導(dǎo)致工作人員在文書管理過程中對(duì)自身的工作職責(zé)認(rèn)知不清晰，檔案工作人員平時(shí)的日常工作量較大，加以對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不到位，不愿意花費(fèi)精力做指導(dǎo)工作，從而導(dǎo)致轄區(qū)內(nèi)的檔案信息管理工作存在一定滯后性。工作項(xiàng)目順利開展，首先要得到領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案管理工作革新整改需要得到辦公室文書領(lǐng)導(dǎo)的重視，因?yàn)椴糠诸I(lǐng)導(dǎo)在思想意識(shí)上沒有領(lǐng)會(huì)到檔案管理的重要性，認(rèn)為只要有人管理就可以，因此在隊(duì)伍建設(shè)方面沒有加大專業(yè)力度。

（三）文書檔案管理工作缺乏積極性與規(guī)范性

工作人員積極性匱乏具體表現(xiàn)：多數(shù)企事業(yè)單位檔案管理人員無論是理論水平、文化水平還是專業(yè)素養(yǎng)都或多或少有欠缺。甚至一些工作人員不是專業(yè)人員，并不具備文書檔案管理工作知識(shí)與技能，所以在工作中就會(huì)出現(xiàn)主人翁意識(shí)的缺失。工作人員調(diào)動(dòng)密集、薪金待遇一般使在職工作人員對(duì)本質(zhì)工作出現(xiàn)懈怠性，不能激發(fā)工作人員提升工作素養(yǎng)以及業(yè)務(wù)水平，導(dǎo)致辦公室文書檔案管理工作不能夠與時(shí)俱進(jìn)。

三、辦公室文書檔案管理工作有效措施

（一）規(guī)范文書檔案管理工作

在工作中要進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理與文書工作的有效融合，在文件信息收集與整理時(shí)要注意紙張使用的規(guī)格、要統(tǒng)一文件格式的使用、要統(tǒng)一筆支型號(hào)的選擇，這樣直接影響到文件信息的管理質(zhì)量，以此才能夠統(tǒng)一實(shí)現(xiàn)辦公室文書與文書檔案管理的現(xiàn)代化管理，使其更加規(guī)范化。

（二）培養(yǎng)與塑造文書檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)與技能

首先，要良好利用受眾群體，抓好檔案管理宣傳工作，要將社會(huì)大眾的意識(shí)作為著力點(diǎn)，強(qiáng)化群眾檔案管理認(rèn)知，使他們感受到檔案管理與保存在企業(yè)發(fā)展中起到的重要作用，同時(shí)需要辦公室文書檔案管理工作人員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)理論以此來豐富檔案管理專業(yè)知識(shí)。其次，檔案宣傳工作要滲入到領(lǐng)導(dǎo)工作重點(diǎn)范圍內(nèi)，在日常工作中不斷增強(qiáng)其思想認(rèn)知程度，摒棄傳統(tǒng)封閉的觀念，向辦公室文書職能發(fā)展觀念、社會(huì)大眾服務(wù)意識(shí)方向發(fā)展，在辦公室文書檔案管理工作中加大人力、物力的有效投入，從本質(zhì)上提高檔案工作的發(fā)展速度，使之與辦公室文書等日常工作齊頭并進(jìn)，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到助推作用。

（三）激發(fā)文書檔案管理工作人員積極性

首先，需要管理層對(duì)待工作人員招募工作要慎重，嚴(yán)格把控招聘人員的專業(yè)知識(shí)與技能，這樣才能夠保證員工在工作過程中有責(zé)任感；其次，加強(qiáng)辦公室文書檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施的管理，使硬件能夠發(fā)揮其工作職能。其次，制定崗位責(zé)任制度，健全相關(guān)的規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案整理工作的檢查與監(jiān)督，全面提高思想認(rèn)識(shí)，促進(jìn)文件材料的收集工作，并且認(rèn)真落實(shí)到檔案管理具體職位中，將檔案信息管理工作細(xì)分落實(shí)給每一位工作人員，這樣可以激發(fā)工作人員的責(zé)任意識(shí)以及事業(yè)觀念。為確保檔案工作隊(duì)伍穩(wěn)定的工作狀態(tài)，要建立有效且健全的激勵(lì)制度，使工作人員對(duì)檔案管理的本質(zhì)充滿正面思想。

四、結(jié)束語

檔案管理工作是建立在文書管理工作基礎(chǔ)之上的，所以想要企事業(yè)單位的文件信息得到發(fā)展與利用，文書與檔案管理是一定要得到充分重視的，企事業(yè)單位的建設(shè)與發(fā)展是需要文書檔案來記載的，對(duì)于以后企事業(yè)單位的發(fā)展也是有著重要意義的，所以在工作過程中要強(qiáng)化文書與檔案管理工作人員的個(gè)人素養(yǎng)，使之能夠認(rèn)識(shí)到自身的工作職能，使企業(yè)的有效資源得到最大化的利用，最終實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位信息資源的優(yōu)化，同時(shí)也是體現(xiàn)企事業(yè)單位管理水平的重要途徑。

參考文獻(xiàn)：

[1]李道逸.淺析文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J].經(jīng)濟(jì)與社會(huì)，2011

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關(guān)鍵詞：文書檔案；科學(xué)化管理；文檔一體化

引言

檔案是社會(huì)發(fā)展的記載器，記錄著社會(huì)發(fā)展的各種信息，尤其文書檔案更是記載著各單位的發(fā)展歷史，反映了以往單位所遇到的問題處理手段，單位建設(shè)進(jìn)展，領(lǐng)導(dǎo)決策等等。隨著文書檔案管理模式的更新變化，采取新穎的管理模式對(duì)文書檔案進(jìn)行科學(xué)管理，以提高文書檔案管理水平，保證文書檔案信息的有效性和準(zhǔn)確性，從而適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，這是文書檔案管理工作的進(jìn)一步科學(xué)化體現(xiàn)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步發(fā)展，本文提出文檔一體化、基于計(jì)算機(jī)的文書檔案處理等建議，以提高文書檔案的科學(xué)化管理，并針對(duì)當(dāng)前發(fā)展新形勢(shì)，提出對(duì)文書檔案管理工作的要求，并提出檔案管理現(xiàn)代化呈現(xiàn)出的新發(fā)展趨向，具有較有價(jià)值的參考意義。

1 科學(xué)化管理的措施

1.1 文檔一體化

長期以來，文書處理和檔案管理屬于不同的部門負(fù)責(zé)，檔案管理只由檔案部門執(zhí)行，文書處理和檔案管理的分離由于作于不同部分以及不同工作者，就導(dǎo)致了檔案管理較容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，或者出現(xiàn)文書檔案管理程序過于復(fù)雜出現(xiàn)，甚至出現(xiàn)難以修改已管理好的個(gè)別檔案的復(fù)雜情況，最終影響了文書檔案的管理效率，降低了檔案的信息服務(wù)功能。鑒于此，隨著社會(huì)發(fā)展的需求，文檔一體化成為了一種新穎的管理模式，這種管理模式就是把過去文件處理和檔案管理獨(dú)立的分散狀態(tài)，統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體去進(jìn)行管理。文檔一體化的科學(xué)化管理模式意味著公文處理和文書檔案兩者歸入為文件運(yùn)動(dòng)的整個(gè)生命過程，從而使文書檔案得到科學(xué)處理和有效控制。

另一方面，文檔一體化的管理模式使得文書處理工作成為了文檔管理大工作中的前端任務(wù)，文件處理工作質(zhì)量的好壞將影響著文書檔案管理的有效性和準(zhǔn)確性。因此，文檔一體化真正的實(shí)施將對(duì)文書檔案的科學(xué)化管理帶來嶄新的發(fā)展空間，將使得文書檔案管理進(jìn)行一個(gè)更加科學(xué)，有序的管理階段。而文檔一體化的有效真正實(shí)施必須依賴于規(guī)范化的公文處理，即從文書處理工作開始實(shí)行規(guī)范化。通過對(duì)文書檔案實(shí)行超前控制，這樣一來使得文書檔案在經(jīng)過規(guī)范化的前處理后，形成一個(gè)最終歸宿和最長久的價(jià)值體現(xiàn)，從而充分發(fā)揮文書檔案的真正效果。

1.2 基于計(jì)算機(jī)的文書檔案管理

隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新發(fā)展以及無紙化資源的出現(xiàn)，使得檔案管理模式從手工操作轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)操作，使得文書檔案的存儲(chǔ)方式也發(fā)生了根本性的變化，從紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮淤Y源形式；文書檔案的歸檔等操作過程均由計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理。基于計(jì)算機(jī)的文書檔案管理按件隨即整理歸檔，減輕了檔案工作者的勞動(dòng)量，提高了文書檔案管理的效率。另一方面，傳統(tǒng)文書檔案管理中，在歸檔整理后若要對(duì)文件進(jìn)行修改處理，就必須對(duì)已整理的文書檔案進(jìn)行拆卷重做，這就浪費(fèi)資源和勞動(dòng)力，而采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文書檔案管理根本不會(huì)出現(xiàn)該問題，文件的修改只需通過鍵盤操作就可以，且隨時(shí)修改顯得方便快捷。再且，基于計(jì)算機(jī)的文書檔案處理，使紙質(zhì)的文書檔案轉(zhuǎn)變成電子版的文獻(xiàn)信息，加上網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用，使得文書檔案資源隨時(shí)可供檢索，大大提高了查準(zhǔn)率，這些都是傳統(tǒng)管理方式所無法能及的。同時(shí)對(duì)文檔進(jìn)行計(jì)算機(jī)化處理也是解決文檔分離，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的根本辦法。

1.2.1 電子文件的歸檔與接收。檔案的形成是文件有條件的轉(zhuǎn)化，是具有一定查考利用價(jià)值和法律效力的原始記錄。文件的收集、接理、鑒定是傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案為主的檔案形成的工作起點(diǎn)，也是檢驗(yàn)檔案真實(shí)有效的關(guān)鍵。電子檔案主要來源于庫存檔案的數(shù)字化和現(xiàn)行產(chǎn)生的電子文件。庫存檔案數(shù)字化后的電子原件可以構(gòu)成紙質(zhì)原件的副本，而電子文件所具有的與傳統(tǒng)文件的不同特性，其收集、整理、鑒定等過程是一個(gè)交叉操作過程。雖然電子簽署，數(shù)宅簽署等技術(shù)是保證電子文件原始性的憑證，但形成后的電子文件在相對(duì)離開它的原載體后仍然可以編輯、修改，而且在轉(zhuǎn)化為電子檔案時(shí)沒有文件到檔案的明顯界定，完全依靠歸檔人通過網(wǎng)絡(luò)上傳或復(fù)制，其真實(shí)有效及原始性無法確定。因此電子文件歸檔的同時(shí)還要有附屬于每一份電子文件的靜態(tài)數(shù)據(jù)信息和動(dòng)態(tài)、數(shù)據(jù)信息。靜態(tài)數(shù)據(jù)信息包括主要滿足普通用戶查詢的原件屬性信息以及原件存儲(chǔ)格式、處理工具、版本等生成環(huán)境的記錄．動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息包括創(chuàng)建、校審、審定、歸檔、接收、變更、下載利用等貫穿于該文件一切處理過程的記錄，以加強(qiáng)檔案原始性的認(rèn)定，確保電子文件的有效利用．同時(shí)電子文件的數(shù)據(jù)信息也是檔案管理人員在接收電子原件時(shí)進(jìn)行核對(duì)、審驗(yàn)的依據(jù)，不符合要求時(shí)發(fā)回歸檔人．?dāng)?shù)據(jù)信息應(yīng)該以系統(tǒng)自動(dòng)提取為主，減少人為干預(yù)。

1.2.2 電子檔案的存儲(chǔ)與備份。電子檔案是現(xiàn)代科技產(chǎn)物，它的生存和可讀性依賴于計(jì)算機(jī)的硬件產(chǎn)品和軟件產(chǎn)品。對(duì)歸檔的各種類型的文件。如：文本文件、圖形文件。圖像文件、音頻視頻文件等，應(yīng)采用通用的主流存儲(chǔ)格式，對(duì)非通用格式的電子文件，應(yīng)提供格式轉(zhuǎn)換功能；對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)考慮其成熟性和發(fā)展性，尤其是對(duì)不公開的機(jī)密電子檔案應(yīng)具有脫機(jī)保管的能力；電子原件的存儲(chǔ)方式也是關(guān)鍵，應(yīng)該提供多種方式，如：數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)、目錄存儲(chǔ)、光盤存儲(chǔ)等，用戶根據(jù)實(shí)際建設(shè)從中選擇。電子檔案備份、恢復(fù)是檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的安全保障。應(yīng)建立一個(gè)從系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)庫備份、網(wǎng)絡(luò)備份到電子原件備份的有效備份、恢復(fù)系統(tǒng)。

2提出檔案管理工作的要求

2.1 要有高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)

文書檔案工作由于其工作特點(diǎn)以及環(huán)境的因素，決定了從事該項(xiàng)工作的人員缺乏活力，一般都是長時(shí)間枯燥乏味地工作，正因?yàn)檫@樣，往往職員從事該項(xiàng)工作時(shí)間不長，缺乏一種積極；另外，由于文書檔案工作畢竟是較沉悶，職員記錄信息時(shí)由于麻痹較容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，從而導(dǎo)致了以后所用信息的錯(cuò)誤性，影響文書檔案信息的質(zhì)量效果。因此，文書檔案工作的性質(zhì)決定檔案工作者應(yīng)要有高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)，應(yīng)耐得住寂寞、甘于清苦，從而確保文書檔案的準(zhǔn)確性。

2.2 擁有專業(yè)知識(shí)，提高檔案管理水平

鑒于文書檔案工作對(duì)服務(wù)對(duì)象的重要性，以及其較強(qiáng)的專業(yè)性，決定了文書檔案工作者必須具備專業(yè)知識(shí)，擁有較強(qiáng)的檔案管理技能。其次，要求工作者熟練掌握科學(xué)的管理方法并在檔案管理中得到體現(xiàn)，采用先進(jìn)的管理技術(shù)進(jìn)行檔案管理的深化，如計(jì)算機(jī)在檔案管理中的二次開發(fā)等，以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需求。

2.3 做好文書檔案管理的基礎(chǔ)工作

文書檔案管理工作的失誤將影響其以后使用的正確性，其影響力不容忽視，做好文書檔案的管理工作就必須先要求從基礎(chǔ)工作入手，檔案的管理工作不僅僅是“管好堆”，應(yīng)不斷的完善原有的檔案。保證現(xiàn)有檔案工作無錯(cuò)誤的基礎(chǔ)上，要求檔案工作者對(duì)原有檔案應(yīng)進(jìn)行核查，以防之前檔案管理工作的失誤，從中發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)采取補(bǔ)救措施以使失誤造成的損失降到最低。這就要求檔案工作者要全心全意地進(jìn)行檔案工作管理，從基礎(chǔ)抓起。

3 結(jié)語

新穎的管理模式、先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)等自然而然地成為文書檔案科學(xué)化管理的重點(diǎn)。正是基于這點(diǎn)，本文提出了文檔一體化、基于計(jì)算機(jī)的文書檔案處理等是實(shí)現(xiàn)文書檔案科學(xué)化管理的有效措施，極大地提高了文書檔案管理的效率性和正確性，使文書檔案管理工作走上科學(xué)化的管理模式，對(duì)文書檔案的管理工作具有較高的參考價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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關(guān)鍵詞:辦公自動(dòng)化;文書檔案;管理

1辦公自動(dòng)化的概述

所謂的辦公自動(dòng)化技術(shù)就是在應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)上,將現(xiàn)代的辦公技術(shù)、設(shè)備與之相結(jié)合所形成的,在文書檔案管理的工作中,引用現(xiàn)代的辦公自動(dòng)化技術(shù),可以有效的提高辦公工作的效率,并且還可以為它的發(fā)展帶來很大的變化.例如,辦公自動(dòng)化的應(yīng)用可以為文書檔案的儲(chǔ)存模式、管理方式以及工作人員對(duì)其的管理工作等方面提供豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),從而為后期能夠順利的運(yùn)用這項(xiàng)技術(shù)奠定基礎(chǔ).但是,電子文件檔案的運(yùn)用過程中需要結(jié)合很多的技術(shù)參數(shù),才能保障其有效的功能,因此它在使用時(shí)也極具復(fù)雜.所以說,辦公自動(dòng)化在文書檔案管理工作中的實(shí)際應(yīng)用還是一把雙刃劍,需熟練掌握.

2自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

2．1提高工作效率

由于計(jì)算機(jī)擁有強(qiáng)大的信息處理技術(shù),近幾年由于它的介入,使得文書檔案的管理工作在一定程度上實(shí)現(xiàn)了全方面的自動(dòng)化.在以往傳統(tǒng)技術(shù)手段下的文書檔案管理工作,管理人員每天的工作任務(wù)量較為繁多,并且還以純手工的管理方式進(jìn)行工作,使得檔案管理工作的過程變得極其復(fù)雜.現(xiàn)如今計(jì)算機(jī)和先進(jìn)技術(shù)的引入,使得這一工作過程變得簡單、有序.

2．2實(shí)現(xiàn)信息資源的共享

在檔案進(jìn)行管理工作的過程中,結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)所形成的管理體系,可以使其在利用時(shí)的效率和質(zhì)量在不同程度上都得以提高,工作人員可以根據(jù)自己不同的需求對(duì)所選的文件信息做出響應(yīng),并且還可以對(duì)其進(jìn)行脫機(jī)處理,為了保證這一工作在不受空間的約束下具有較高的查全率和查準(zhǔn)率.其次,可以借助第三方平臺(tái)及時(shí)了解和掌握其他檔案信息最新的概況和重點(diǎn)動(dòng)態(tài).

2．3提高穩(wěn)定性和使用周期

在以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式中,由于紙張容易受損不方便保存等原因,使得文書檔案在管理工作中只要稍有不慎就可能會(huì)導(dǎo)致發(fā)生遺失和損壞等現(xiàn)象.但是,辦公自動(dòng)化下的電子類型的檔案就不會(huì)出現(xiàn)這種問題,隨著文件儲(chǔ)存、取讀等工具設(shè)備的逐漸健全和完善,管理工作人員可以通過不同的電子載體各取所需,這些載體相對(duì)來說都非常方便存、讀,以及有較長的存儲(chǔ)時(shí)間,并且便于傳遞.最為重要的就是這種管理手段可以避免受環(huán)境因素的影響,不容易損壞,具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性.

3文書檔案管理中辦公自動(dòng)化的具體應(yīng)用

3．1規(guī)范管理體制

按照目前的發(fā)展?fàn)顩r來講,很多單位對(duì)文書和檔案依舊實(shí)行不同部門的管理體制,這種部門的管理體制,使得文書檔案的管理工作不能夠統(tǒng)一化.因此,為了保證文書檔案管理工作的有序進(jìn)行,對(duì)它的管理體制進(jìn)行完善和規(guī)劃是無可避免的,無論是前期還是后期,文書檔案的管理工作都應(yīng)該要?dú)w屬于檔案管理部門,并對(duì)其實(shí)施統(tǒng)一的監(jiān)督管理.

3．2操作的統(tǒng)一化

辦公自動(dòng)化件不僅具有要較強(qiáng)的兼容性,并且還要具備良好的應(yīng)用性能.所以,在它應(yīng)用的過程中除了要有強(qiáng)大的功能系統(tǒng)外,還將需要規(guī)范一些標(biāo)準(zhǔn).比如,確保數(shù)據(jù)的安全使用,促使電子文書檔案能夠在辦公自動(dòng)化的環(huán)境下安全穩(wěn)定的運(yùn)行.

4辦公自動(dòng)化的環(huán)境下文書檔案的管理工作

在辦公自動(dòng)化的環(huán)境影響下,管理人員在技術(shù)和素質(zhì)方面都需要進(jìn)一步的提高和加強(qiáng),雖然電子文書檔案在使用過程中方便快捷,容易增刪改動(dòng),但同時(shí)它的保密性和安全性也就隨之受到了威脅和考驗(yàn),在這種情況下就要要求管理工作人員要有過硬的技術(shù)和扎實(shí)的素質(zhì)水平.為了保證電子檔案文件的安全管理,檔案管理的管理工作人員在具備相關(guān)專業(yè)知識(shí)的同時(shí),還將要具備計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)或者是其他技術(shù),要緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐不斷地提高自身的素質(zhì).比如,采用先進(jìn)的信息安全技術(shù),要定期的對(duì)存檔的電子文件進(jìn)行檢查和備份,防止電子文件受到隨意的修改,而影響它的完整性.

5結(jié)束語

綜上所述,辦公自動(dòng)化在今后的文書檔案管理工作中,有著廣闊的發(fā)展前景和應(yīng)用空間.實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、系統(tǒng)化是檔案工作的首要任務(wù),它不但可以提高檔案的利用率,還可以提高管理工作人員的辦公效率.其次,就是在結(jié)合辦公自動(dòng)化的技術(shù)下進(jìn)行文書檔案管理工作的時(shí)候,要完善和健全它的管理體制,并且要建立統(tǒng)一的流程標(biāo)準(zhǔn),只有這樣才能充分的發(fā)揮出辦公自動(dòng)化的優(yōu)越性,促使文書檔案管理工作能夠做得更好.

作者:陳慶杰 單位:長春財(cái)經(jīng)學(xué)院

參考文獻(xiàn):

篇5

一、我國當(dāng)前事業(yè)單位文書檔案管理工作的開展現(xiàn)狀

（一）文書檔案未實(shí)現(xiàn)集中管理。當(dāng)前事業(yè)單位文書檔案管理中存在的首要問題就是沒有實(shí)現(xiàn)檔案的集中管理，相應(yīng)的檔案由對(duì)口部門集中處理，各部門之間的聯(lián)系不暢，檔案管理效率底下。以某地事業(yè)單位的檔案管理工作為例，該事業(yè)單位共有13個(gè)下屬事業(yè)單位，每個(gè)事業(yè)單位都有一個(gè)檔案室，分管醫(yī)療檔案、養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案、大學(xué)生檔案、勞動(dòng)監(jiān)督檔案等，由于我國人口基數(shù)非常龐大，所涉及到的工作量和工作范圍都極為龐雜，如就業(yè)檔案管理處掌管著全市7萬份事業(yè)檔案，其他的就業(yè)檔案更是數(shù)不勝數(shù)，因此工作量非常龐大，需要更多更加專業(yè)的人才從事該工作。另外，各部門之間沒有建立統(tǒng)一的共享機(jī)制，且各部門之間由于職能、對(duì)象等不同，相互之間的交流互動(dòng)不強(qiáng)，工作效率也無法令人滿意。

（二）庫房分散、檔案存儲(chǔ)成本過高。上面已經(jīng)提到，我國人口基數(shù)較大，相應(yīng)的各類文書檔案數(shù)量也十分龐大，這就需要更多的庫房檔案進(jìn)行存放。縱觀我國各地事業(yè)單位檔案存儲(chǔ)現(xiàn)狀，所有的檔案被分散存儲(chǔ)在幾個(gè)不同的倉庫中，且由于檔案的材質(zhì)對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境有較為嚴(yán)苛的要求，各個(gè)存儲(chǔ)倉庫都安裝有空調(diào)、電腦、空氣干燥機(jī)以及其他必備的辦公用品，造成了資源浪費(fèi)，也使得存儲(chǔ)成本持續(xù)居高不下。另外，由于一些事業(yè)單位的建筑面積有限，沒有充足的庫房用于存儲(chǔ)檔案，只能向外界租賃，無疑又增加了存儲(chǔ)成本。還有，一些檔案管理人員工作中存在粗心大意的毛病，沒有嚴(yán)格按照管理制度進(jìn)行檔案的分類管理工作，往往會(huì)造成一些關(guān)鍵檔案的損壞、遺失等，且檔案的安全狀況比較堪憂。

（三）文書檔案管理人員不足、人才素質(zhì)不強(qiáng)。事業(yè)單位文書檔案管理工作的復(fù)雜性和專業(yè)性決定了從事檔案管理人員必須具備較好的專業(yè)素質(zhì)和檔案管理技術(shù)，也對(duì)其組織能力、協(xié)調(diào)能力和綜合實(shí)踐能力提出了更高的要求。反觀我國各地區(qū)的事業(yè)單位檔案管理工作，由于主要工作人員有限且他們還要應(yīng)對(duì)其他各種日常瑣碎事務(wù)，沒有充足的精力投入檔案管理工作，很多需要在一定時(shí)間內(nèi)完成的工作中都需要突擊完成，難免會(huì)忙中出錯(cuò)，甚至?xí)o民眾帶來切身的利益?zhèn)ΑＲ恍┕ぷ魅藛T的專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)，很多需要分類歸檔、存儲(chǔ)并建立統(tǒng)一的檔案目錄的檔案沒有落到實(shí)處，工作中效率無法令民眾滿意。

（四）文案檔案管理模式落后。目前很多事業(yè)單位的文案管理模式中存在一定的問題，這就在根本上限制了文案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)與數(shù)字檔案管理技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到了社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，但是事業(yè)單位文書檔案管理工作還沒有真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和自動(dòng)化，檔案管理質(zhì)量不能滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)技術(shù)的發(fā)展要求，也進(jìn)一步影響了服務(wù)質(zhì)量。即使實(shí)現(xiàn)了文書檔案管理中引進(jìn)數(shù)字技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的事業(yè)單位，其在實(shí)際管理中也存在諸多不合理之處，沒有根據(jù)本部門的工作性質(zhì)和文書檔案管理的特點(diǎn)開發(fā)個(gè)性化的軟件掛管理系統(tǒng)，仍然沿用已經(jīng)淘汰的技術(shù)和設(shè)備，甚至一些事業(yè)單位購置的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)被閑置，仍然沿用傳統(tǒng)的人工管理模式，使得文書檔案管理具有一定的封閉性，長此以往必然不利于檔案管理工作的長久發(fā)展。

二、提升事業(yè)單位文書檔案管理水平的有效建議

（一）提起對(duì)文書檔案管理工作的高度重視。大量的分析取證表明，造成事業(yè)單位文書檔案管理工作效率和質(zhì)量低下的一個(gè)根本原因就是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者缺乏對(duì)該工作的高度重視。凡是成績突出、進(jìn)展順利的工作無不與領(lǐng)導(dǎo)的重視與關(guān)心息息相關(guān)，文書檔案管理工作也不例外。因此事業(yè)單位檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該首先從自身角度出發(fā)，端正工作態(tài)度，擺正工作方法，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，摒棄傳統(tǒng)的工作理念與工作態(tài)度，將完成檔案管理工作與服務(wù)大眾緊密聯(lián)系起來，并要求下級(jí)工作人員努力完成本職工作，做到身先士卒。另外，還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的宣傳力度，讓全社會(huì)都認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，同時(shí)積極向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門和財(cái)政部門申請(qǐng)，爭取更多的政策和財(cái)務(wù)支持，切實(shí)解決好檔案管理工作中人員匱乏、資金短缺、檔案管理混亂、人員責(zé)任心不強(qiáng)的問題，爭取早日建立一個(gè)綜合性的、性能更加完備的、工作效率更高的大型綜合檔案室。

（二）落實(shí)基本政策。如果說領(lǐng)導(dǎo)重視是前提，那么落實(shí)基本政策就是核心與保障。首先，事業(yè)單位要從完善人員配置入手，編制部門要根據(jù)不同部門的工作性質(zhì)與工作強(qiáng)度合理分配不同工作能力和數(shù)量的人員參與檔案管理工作，明確分工，落實(shí)責(zé)任終身制度。其次，要努力實(shí)現(xiàn)公共資源的共享。事業(yè)?撾壞蛋縛葡率艫墓ぷ韉ノ恢詼啵?若每個(gè)單位都配置同樣的一套辦公設(shè)備、檔案用具及檔案信息系統(tǒng)，必將造成檔案管理資源的極大浪費(fèi)。因此必須將這些資源進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，建立完善的辦公用品共享系統(tǒng)，合理配置辦公設(shè)備、避免出現(xiàn)資源浪費(fèi)的問題。最后，應(yīng)該逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的更新?lián)Q代，增強(qiáng)檔案管理的效率性、安全性以及系統(tǒng)性。事業(yè)單位要設(shè)置專項(xiàng)資金用于引進(jìn)國內(nèi)外先進(jìn)的數(shù)字化管理系統(tǒng)，逐步淘汰舊有的以紙質(zhì)檔案為主的檔案系統(tǒng)，建立更加完備的社會(huì)保障檔案管理體系。

（三）逐步完善檔案管理制度。一套科學(xué)、合理的文書檔案管理制度是保障檔案管理工作高效開展的關(guān)鍵。一方面，事業(yè)單位要針對(duì)當(dāng)前文書檔案管理工作中存在的主要問題進(jìn)行系統(tǒng)的探究，針對(duì)其中不合理之處出臺(tái)合理的整改措施，逐步彌補(bǔ)文書檔案管理制度中的漏洞，從而在制度上規(guī)范文書檔案管理工作的高效運(yùn)行。另一方面，要大力加強(qiáng)工作人員的工作能力和綜合素質(zhì)，提升其專業(yè)能力，并定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，提升其對(duì)于數(shù)字檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和實(shí)際操作能力，并加強(qiáng)工作人員的保密意識(shí)，定期對(duì)檔案管理人員的工作能力和業(yè)務(wù)表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)測(cè)，并逐步完善獎(jiǎng)罰機(jī)制，促使文書檔案管理走向規(guī)范化和正規(guī)化。

篇6

關(guān)鍵詞：文書工作； 檔案管理；加強(qiáng)；措施

Abstract: The management of archives is an important part of archives work. The characteristics of paperwork determines the document department to strengthen the archives management be imperative, critical, make archives management job is to represent the general trend of archives management is a strong guarantee for the new era of economic construction services. In order to ensure the scientific and safety leadership and decision service.

Key words: paperwork; file management; strengthen; measures

中圖分類號(hào)：G271

前言;做好現(xiàn)代文書工作,并使之和檔案工作規(guī)范銜接,具有十分重要的意義。加強(qiáng)文書管理工作建立健全檔案管理體制.文書工作具有特定的前瞻性、規(guī)范性、綜合性及服務(wù)性。文書工作歷來都是從屬于一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的。檔案是社會(huì)發(fā)展的記載器，記錄著社會(huì)發(fā)展的各種信息，尤其文書檔案更是記載著各單位的發(fā)展歷史，反映了以往單位所遇到的問題處理手段，單位建設(shè)進(jìn)展，領(lǐng)導(dǎo)決策等等。隨著文書檔案管理模式的更新變化，采取新穎的管理模式對(duì)文書檔案進(jìn)行科學(xué)管理，以提高文書檔案管理水平，保證文書檔案信息的有效性和準(zhǔn)確性，從而適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，這是文書檔案管理工作的進(jìn)一步科學(xué)化體現(xiàn)。

一、爭取領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文檔工作的前提 1、愛崗敬業(yè)，爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)導(dǎo)是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對(duì)文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，首先要爭取領(lǐng)導(dǎo)重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實(shí)肯干，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，干出業(yè)績，干出水平，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。 2、加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文檔工作不夠重視，大多都是因?yàn)槿狈n案意識(shí)，認(rèn)為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。這就需要文檔人員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳文檔工作。首先，要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文書和檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動(dòng)、受啟發(fā)；其次，要努力做好檔案服務(wù)工作，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供上險(xiǎn)惡機(jī)關(guān)和檔案部門下發(fā)的相關(guān)文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識(shí)到文書檔案工作的重要性。 二、文書處理和檔案管理之間的關(guān)系

文書處理與檔案管理工作是相互銜接的兩個(gè)流程，是密不可分的兩個(gè)環(huán)節(jié)。正確處理二者關(guān)系，使之有機(jī)結(jié)合，規(guī)范銜接，對(duì)于做好文書處理和檔案管理工作十分重要。

1、文書處理與檔案管理工作有不同的工作任務(wù)和工作對(duì)象。

文書處理工作的主要任務(wù)是文件的收發(fā)、分辦、傳遞、督辦、整理、保管等，而檔案工作的主要任務(wù)是收集、鑒定、分類、編目、保管和利用等。從這個(gè)意義上講，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，文書處理工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案管理工作是文書處理工作的延伸。

2、文書處理工作與檔案工作密切聯(lián)系、相互促進(jìn)。

文書工作質(zhì)量直接影響著檔案質(zhì)量，沒有完整齊全的文件，也不可能有完整齊全的檔案，文書處理工作做好了，就能為檔案管理工作提供良好的條件和基礎(chǔ)。反過來說，檔案管理工作又可以促進(jìn)文書工作更加規(guī)范化、系統(tǒng)化。檔案工作要審查歸檔文件是否齊全，組卷工作是否合理，保管期限是否準(zhǔn)確，實(shí)際上是對(duì)文書工作的全方位檢查。通過檔案工作可以發(fā)現(xiàn)文件材料是否系統(tǒng)、立卷歸檔是否完整、分類組卷是否規(guī)范等，對(duì)做好文書處理工作是一種促進(jìn)。

三、加強(qiáng)文書檔案管理工作的措施 隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數(shù)量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等，只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。1. 做好文書檔案管理的基礎(chǔ)工作 文書檔案管理工作的失誤將影響其以后使用的正確性，其影響力不容忽視，做好文書檔案的管理工作就必須先要求從基礎(chǔ)工作入手，檔案的管理工作不僅僅是“管好堆”，應(yīng)不斷的完善原有的檔案。保證現(xiàn)有檔案工作無錯(cuò)誤的基礎(chǔ)上，要求檔案工作者對(duì)原有檔案應(yīng)進(jìn)行核查，以防之前檔案管理工作的失誤，從中發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)采取補(bǔ)救措施以使失誤造成的損失降到最低。這就要求檔案工作者要全心全意地進(jìn)行檔案工作管理，從基礎(chǔ)抓起。1、掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在文檔管理中的運(yùn)用，使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運(yùn)用。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。 2、利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解同，對(duì)同一個(gè)文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確的，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標(biāo)題，以件為單位，不僅省時(shí)省力，而且利用計(jì)算機(jī)檢索達(dá)到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)，提高了工作效率。真正達(dá)到了簡化整理、深化檢索的目的。

3.提高文書檔案管理工作人員的積極性

首先要重視檔案管理工作，建立健全規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案整理工作的檢查監(jiān)督，做好宣傳工作，全面提高思想認(rèn)識(shí)，促進(jìn)文件材料的收集工作；其次要增強(qiáng)文書檔案管理工作人員的責(zé)任感，把好人員變動(dòng)關(guān)、調(diào)入關(guān)。要培育文書檔案工作人員的工作熱情，提高腳踏實(shí)地、實(shí)事求是的工作作風(fēng)和工作態(tài)度，把好業(yè)務(wù)技能關(guān)，要及時(shí)對(duì)從事檔案管理的專兼職人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

4、文書人員要樹立檔案意識(shí)。

文書人員在文書處理中，要時(shí)刻想到檔案工作，自覺主動(dòng)地為歸檔做準(zhǔn)備，規(guī)范辦理好每一份公文，為后續(xù)的檔案工作減少麻煩。在平時(shí)工作中，要及時(shí)收集文件材料，收發(fā)文要逐件登記建賬，做到有據(jù)可查，發(fā)現(xiàn)缺少要及時(shí)查找。對(duì)于系統(tǒng)性、系列性的事件，不僅要收集正常渠道傳送的文件，還有一些賬外材料，如會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話、領(lǐng)導(dǎo)批示等，更應(yīng)注意及時(shí)收集，保證文件材料齊全完整。文書人員樹立了較高的檔案意識(shí)，文件材料收集才能齊全、完整、系統(tǒng)，為立卷歸檔工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

5、利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解同，對(duì)同一個(gè)文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確的，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標(biāo)題，以件為單位，不僅省時(shí)省力，而且利用計(jì)算機(jī)檢索達(dá)到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)，提高了工作效率。真正達(dá)到了簡化整理、深化檢索的目的。三、加強(qiáng)在職 教育 ，提高文書 檔案 管理 人員的整體素質(zhì)

四．結(jié)語：

文書和檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作工作人員的積極性、主動(dòng)性和例行性，努力提高文檔人中販知識(shí)水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對(duì)文檔工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢(shì)，所以，必須對(duì)文檔人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識(shí)的人才。

參考文獻(xiàn)

[1]胡志勤．做好文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)[J]．機(jī)電兵船檔案，2008 (3)： 33-34

篇7

關(guān)鍵字：文書；檔案；電子化

中圖分類號(hào)： G472.4文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和各項(xiàng)工作的改革發(fā)展，文書檔案越來越多地在政治、經(jīng)濟(jì)、文化諸多方面發(fā)揮著它不可替代的重要作用，而目前傳統(tǒng)的文書檔案管理形式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)工作的需要。因此，改革目前的文書檔案管理工作，健全企業(yè)文書檔案管理體制，使檔案更好地服務(wù)于企業(yè)是一項(xiàng)十分重要的任務(wù)。作為大型的煤炭設(shè)計(jì)研究院，在設(shè)計(jì)、科研和管理等工作中形成的大量具有保存價(jià)值的文書檔案材料，因此在從事檔案工作期間總結(jié)了一些心得，下面就現(xiàn)在多數(shù)企業(yè)檔案管理中可能會(huì)存在的問題提供一些管理經(jīng)驗(yàn)。

1當(dāng)前文書檔案工作存在的問題

文件資料收集不完整

當(dāng)前，許多單位的文書檔案都沒有按規(guī)定進(jìn)行分類管理，許多職能部門為了今后查找資料方便，把一部分文件、資料留下來不歸入檔案室統(tǒng)一管理保存，組織、人事部門也各自有自己管理的人事檔案，而檔案室又無法協(xié)調(diào)好這方方面面的關(guān)系，導(dǎo)致一個(gè)完整的檔案有時(shí)被分割成好幾部分。同時(shí)，許多設(shè)計(jì)施工單位大多承擔(dān)了國家、省、市重點(diǎn)項(xiàng)目，企業(yè)對(duì)科技檔案建檔意識(shí)較強(qiáng)，也比較重視，但對(duì)文書檔案卻缺乏應(yīng)有的重視。加上有些人對(duì)檔案工作不夠理解，一些重要的檔案不愿意交到檔案室存檔，從而造成一些反映單位重大科研成就、經(jīng)濟(jì)利益、人員獎(jiǎng)懲的文件材料得不到及時(shí)歸檔，影響了歸檔材料的質(zhì)量。

文件資料歸檔過程中存在漏洞

目前，大多數(shù)單位都有一部分人兼職檔案管理工作，他們負(fù)責(zé)對(duì)本單位在工作中形成的文件資料進(jìn)行收集、整理、編目、立案、裝訂、歸檔。因大多數(shù)兼職管理人員流動(dòng)性大，文化程度不同，工作性質(zhì)不同，文書檔案專業(yè)知識(shí)又不全面，哪些文件該歸檔，哪些不該歸檔，概念模糊，再加上有些部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件歸檔工作不重視，使得單位許多具有保存價(jià)值的文件不能如期、完善、系統(tǒng)地歸到檔案室，給以后的檔案開放工作帶來了許多困難。

人員管理和文件印制中造成浪費(fèi)

大部門起草后的機(jī)關(guān)文件必需由部門秘書打印、下發(fā)、整理、歸檔。機(jī)關(guān)各部門各發(fā)各的文件、各送各的材料、各歸各的檔案，互不幫助，互不協(xié)調(diào)，這不僅是人員資源上的浪費(fèi)，而且反映了機(jī)關(guān)工作雜亂無章。

2 文書檔案工作原則

2.1 保密的原則

保密是文書檔案管理、使用的基本原則。要嚴(yán)格恪守“誰主管、誰負(fù)責(zé)，誰使用、誰負(fù)責(zé)”的原則，在提供使用中要首先把握好。煤炭設(shè)計(jì)院的文書檔案只能給本院各科室、職工利用，其他單位和個(gè)人如需要利用，需經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)審批同意，要按照嚴(yán)格的審批制度和程序進(jìn)行。計(jì)算機(jī)保管要有“專屬性”，專人負(fù)責(zé)保管，未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，其他人嚴(yán)禁使用；保密檢查要“經(jīng)常性”，采取各種方式，有效發(fā)現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象，及時(shí)消除隱患；保密管理要有“重點(diǎn)性”，對(duì)本單位保密管理情況進(jìn)行調(diào)查摸底。找出薄弱環(huán)節(jié)，杜絕行為發(fā)生。從事文書檔案管理工作的人員，頭腦中要始終繃緊保密這根弦，不能有絲毫馬虎。

2.2開放的原則

在強(qiáng)調(diào)保密原則的同時(shí)，也要堅(jiān)持開放的原則。文書檔案管理的根本目的是提供使用。“以人為本”作為檔案利用工作的行為主旨。在煤炭設(shè)計(jì)院的日常工作中，很多勘測(cè)技術(shù)需要在全院推廣，因此，對(duì)一些實(shí)際工作中急需的、涉及密級(jí)又不高、保密時(shí)間要求比較短的文書檔案，要及時(shí)解密，積極提供利用。不能守著大批價(jià)值連城的豐富資料，只當(dāng)一個(gè)保管員，而要積極主動(dòng)創(chuàng)造條件，挖掘?qū)?shí)際工作有利用價(jià)值的文書資料為需要者提供有效的服務(wù)。

2.3服務(wù)的原則

在新的形勢(shì)下，檔案員要重新定位角色，在提供服務(wù)中，提倡熱情、主動(dòng)、積極、方便的態(tài)度，使檔案利用人高興而來，滿意而歸。如果能夠解放思想，打破在文書檔案利用上的一些傳統(tǒng)禁忌，文書檔案為實(shí)際工作服務(wù)就能走出更加廣闊的路子。

3文書檔案管理工作的重點(diǎn)

3.1有序性和整體性。

有序性，即在整理每一份文書檔案時(shí)，都要做到按照活動(dòng)發(fā)生、發(fā)展、結(jié)束的時(shí)序進(jìn)行。整體性，即在反映某一項(xiàng)活動(dòng)的案卷中。不僅每個(gè)類別或?qū)ｎ}的資料要齊全，每個(gè)分卷之間的關(guān)系要清楚。要從全局的高度考慮立檔資料的取舍、主次和詳略。使人通過查閱，就能了解有關(guān)活動(dòng)的全貌。因此。平時(shí)就要與相關(guān)科室保持密切的聯(lián)系，以便在文書檔案產(chǎn)生之初，就盡可能地得到完整的、必要的資料，避免事后彌補(bǔ)的麻煩。

3.2專業(yè)性和科學(xué)性。

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的介入，對(duì)專業(yè)化和科學(xué)化提出了很高的要求，文書檔案管理系統(tǒng)已具有較高的科學(xué)化、專業(yè)化水平，有了一套較規(guī)范的計(jì)算機(jī)軟件整理、歸檔、保存和利用的方法。為此，文書檔案部門一定要運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)化的、專業(yè)化的手段，按統(tǒng)一的、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和保存。把文書檔案的整理和保存納入機(jī)關(guān)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)之中。逐步形成規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的標(biāo)準(zhǔn)模式去管理，以便于更好地整理、保存和利用。

歷史性、現(xiàn)實(shí)性和未來性

一是要抱著尊重歷史的態(tài)度去對(duì)待每份文書檔案。在整理時(shí)，要充分考慮到它產(chǎn)生的歷史條件和局限性，務(wù)必保持其歷史的真實(shí)面目，絕不能隨意進(jìn)行增、刪、改動(dòng)。二是我們整理、保存的出發(fā)點(diǎn)和歸宿都是為了研究歷史及今后的利用。因此，要在充分尊重歷史的前提下。考慮得要扎實(shí)、久遠(yuǎn)，防止出現(xiàn)人為的損壞；要有充分的前瞻性，為后人利用前人的檔案創(chuàng)造盡可能周到的條件，做好基礎(chǔ)性工作。

4優(yōu)化文書檔案工作的主要途徑

4.1實(shí)施文書檔案管理現(xiàn)代化

一是掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要檔案管理工作者去掌握和運(yùn)用。文書檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)文書檔案工作的必然要求，也是文書檔案工作者的努力方向。二是利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大，利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。

4.2實(shí)行創(chuàng)新性文書檔案管理法

當(dāng)前，文書檔案事業(yè)面臨著電子檔案的出現(xiàn)、信息技術(shù)的應(yīng)用、新型檔案載體的保管等諸多的挑戰(zhàn)，都亟待檔案管理者不斷學(xué)習(xí)、不斷創(chuàng)新。創(chuàng)新文書檔案工作方法，需要加強(qiáng)硬件建設(shè)， 促進(jìn)文書檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化是適應(yīng)煤炭設(shè)計(jì)院建設(shè)發(fā)展的客觀需要。比如，配置文書檔案集中管理所需要的辦公室、閱檔室、庫房，購置必備的計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、裝具、檔案密集架，解決保護(hù)檔案必需的空調(diào)、除塵器、消防器材、安全監(jiān)控等設(shè)備裝置，實(shí)現(xiàn)電子化、自動(dòng)化管理。煤炭設(shè)計(jì)院的文書檔案管理的最終目的就是利用、挖掘其潛在的經(jīng)濟(jì)價(jià)值社會(huì)價(jià)值，使之轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。設(shè)計(jì)院檔案部門必須由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)， 拓寬服務(wù)領(lǐng)域、擴(kuò)大服務(wù)范圍、創(chuàng)新服務(wù)方式。應(yīng)用計(jì)算機(jī)、光盤等高科技檢索工具，借助網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的平臺(tái)，檔案利用者通過授權(quán)可以便捷地得到所需的檔案資料，這可有效地提高文書檔案查借閱效率，豐富了文書檔案查借閱手段，這也是文書檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。

4.3加強(qiáng)在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)。

加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高管理人員綜合素質(zhì)。要做好文書檔案管理工作，必須切實(shí)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。一是檔案工作人員要有創(chuàng)新的思維，工作要有新思路、新設(shè)想、新做法，必須緊緊結(jié)合煤炭設(shè)計(jì)院的實(shí)際開展工作，與時(shí)俱進(jìn)，跟上飛速發(fā)展的新形勢(shì)，這是做好文書檔案管理工作的前提。二是要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。在工作中要研究新問題，解決新問題，創(chuàng)造性地開展工作，力求多方面為教科研開發(fā)服務(wù)。三是提高工作技能，掌握較高水平的計(jì)算機(jī)操作技能與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。一方面要利用現(xiàn)代化手段對(duì)信息資源按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化要求分類、整理；另一方面，把檔案索引、主要工作業(yè)績、重要決定決議、科研成果以及獲獎(jiǎng)情況及時(shí)輸入微機(jī)進(jìn)行分類管理，這樣才能提高文書檔案工作效率和服務(wù)質(zhì)量。四是提高知識(shí)判斷和評(píng)價(jià)能力，切實(shí)保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性，收集的材料要有針對(duì)性，積極為教科研工作、領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)性材料。

篇8

1 做好文書檔案管理工作的重要性和必要性

一直以來，文書檔案都是單位的重要信息資源，該信息資源的準(zhǔn)確與完整將直接影響到單位所制定各項(xiàng)重大決策。因此，作為單位管理者，應(yīng)對(duì)文書檔案管理工作給予足夠的重視。

首先，要認(rèn)識(shí)到文書檔案這種信息憑證的重要性。大多數(shù)人群僅了解文獻(xiàn)內(nèi)容具有一定的主觀性，但文書檔案并非等同于一般文獻(xiàn)，其中詳細(xì)記載著單位員工的個(gè)人信息以及單位的真實(shí)工作，具有強(qiáng)烈的客觀性，且伴隨著明顯的法律作用；其次，單位文書檔案在一定程度上起到了補(bǔ)充國家檔案的作用。單位文書檔案雖是國家檔案的重要組成部分，然而由于國家檔案信息并非與單位檔案信息一樣完整，因此完善的單位文書檔案信息有效補(bǔ)足了國家檔案中的缺陷[2]；最后則是為社會(huì)提供信息服務(wù)方面。由于單位的文書檔案信息中對(duì)各方面信息記錄均較為全面，因而能夠很好的反映出當(dāng)前我國社會(huì)注意市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展現(xiàn)狀，并能為之后的發(fā)展提供相應(yīng)的信息服務(wù)。

2 分析當(dāng)前文書檔案管理工作中存在的問題

2.1 文書檔案管理不夠規(guī)范

目前，我國大多數(shù)單位在文書檔案管理工作方面依然存在不規(guī)范的現(xiàn)象，主要表面在以下幾個(gè)方面：檔號(hào)不規(guī)范、標(biāo)題不規(guī)范、案卷目錄不規(guī)范、組卷混亂等。導(dǎo)致文書檔案管理不規(guī)范的最主要原因便是缺乏一套行之有效的管理制度，也未能確定任何監(jiān)督制度。從而導(dǎo)致目前單位的文書檔案管理工作的參差不齊。

2.2 文書檔案檢索效率不高

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，我國已全面步入信息化時(shí)代。然而在此新的時(shí)代背景下，絕大多數(shù)單位的文書檔案檢索工作并未實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，即仍以傳統(tǒng)的手工檢索為主。此外，部分單位的文書檔案管理人員，雖編制出了多種形式的檢索工具，用以提到檢索的效率，然而由于文書檔案數(shù)量的不斷增加，致使檢索的效率始終難以得到有效提到。這是因?yàn)榇蠖鄶?shù)文書檔案管理人員，其所編制的檢索工具過于注重檢索內(nèi)容的數(shù)量，而忽略了檢索的質(zhì)量。如針對(duì)專題類的文書檔案，便未能就題材進(jìn)行相應(yīng)的歸類。

2.3 文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，現(xiàn)代社會(huì)對(duì)文書檔案管理工作的要求也越來越高，相應(yīng)的也對(duì)文書檔案管理人員提出了更高的要求。然而目前，國內(nèi)大多數(shù)單位的文書檔案管理人員文化程度與專業(yè)素質(zhì)并不滿足時(shí)展的要求。在信息化與科學(xué)化全面普及的今天，甚至有部分文書檔案管理人員仍舊不懂得如何運(yùn)用電腦，或缺乏相應(yīng)的電腦應(yīng)用知識(shí)。此外，國內(nèi)針對(duì)文書檔案信息進(jìn)行研究與開發(fā)的專業(yè)人才并不多，從而導(dǎo)致了我國的文書檔案管理工作質(zhì)量始終難以得到有效提升[3]。

3 文書檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

3.1 加強(qiáng)制度建設(shè)，提升執(zhí)行力度

上文中我們提到，缺乏相應(yīng)的文書檔案管理制度是影響單位文書檔案管理水平的重要因素之一。加之領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理工作缺乏系統(tǒng)的認(rèn)知，進(jìn)而導(dǎo)致文書檔案管理工作始終難以得到有效開展。因此，要想做好單位的文書檔案管理工作，首先應(yīng)從制度方面入手，新制度的制定要以原有制度為基礎(chǔ)，并在此基礎(chǔ)上結(jié)合我國基本國情進(jìn)行合理創(chuàng)新。

具體而言，單位的文書檔案管理制度制定應(yīng)在不違背相關(guān)規(guī)定的前提下，創(chuàng)建一套符合自身發(fā)展規(guī)律的文書檔案管理制度，其中既要包括文書檔案管理的要求、結(jié)構(gòu)、形式以及內(nèi)容，又要包含一套較為完整的領(lǐng)導(dǎo)體制，已明確在文書檔案管理過程中各自的責(zé)任[4]。此外，在制定出一套相對(duì)較為合理的管理體系之后，單位還應(yīng)建立一套與之相對(duì)應(yīng)的監(jiān)督體系，用以確保該制度體系的執(zhí)行力度。如針對(duì)單位的文書檔案管理工作，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可定期對(duì)其進(jìn)行評(píng)審，從而有效提升文書檔案管理工作的效果。

3.2 積極構(gòu)建文書檔案管理信息系統(tǒng)，提升文書檔案管理水平

造成我國文書檔案管理信息化水平不高的主要原因，除了領(lǐng)導(dǎo)的不重視之外，更多的是由于目前所使用的文書檔案管理系統(tǒng)已逐漸無法滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)文書檔案管理工作的需求。目前，單位所使用的文書檔案管理系統(tǒng)僅僅實(shí)現(xiàn)了檔案分級(jí)錄入管理的功能，至于更方便快捷的全文檢索則未能得以有效實(shí)現(xiàn)。此外，由于傳統(tǒng)的文書檔案管理系統(tǒng)未能預(yù)留能與OA對(duì)接的接口，致使單位的檔案數(shù)據(jù)安全存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。因此，要想切實(shí)提高單位的文書檔案管理水平，相關(guān)管理系統(tǒng)的革新與升級(jí)勢(shì)在必行。

3.3 優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，提高隊(duì)伍質(zhì)量

無論國家單位或是企業(yè)，其競爭的核心均是人才，文書檔案管理工作亦是如此。對(duì)此，作為單位領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)該在完善文書檔案管理制度的同時(shí)加強(qiáng)對(duì)人才隊(duì)伍的建設(shè)，從而提高單位的文書檔案管理水平。首先，在單位用人方面，務(wù)必要挑選具有相應(yīng)資質(zhì)的專業(yè)人才。其次，針對(duì)現(xiàn)有的文書檔案管理人員，單位應(yīng)對(duì)其展開進(jìn)一步的培訓(xùn)，以提升相關(guān)管理人員的專業(yè)素質(zhì)，進(jìn)而提升單位的文書檔案管理水平。最后則是要及時(shí)清除不合格的文書檔案管理人員，從而確保文書檔案管理的水平與管理人員的素質(zhì)均符合社會(huì)對(duì)文書檔案管理工作的要求。

3.4 文書檔案實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，確保文書檔案信息的安全性

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，各類電子文檔以及現(xiàn)代化辦公技術(shù)的普及標(biāo)志著我國已全部步入信息化時(shí)代。在此新的時(shí)代背景下，單位的文書檔案管理工作也應(yīng)逐步往信息化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。然而，為了能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案辦公自動(dòng)化，首先針對(duì)單位文書檔案管理的信息錄入工作，應(yīng)采用統(tǒng)一的專業(yè)用于以及統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，以滿足科學(xué)管理的要求。其次，單位應(yīng)積極建立與文書檔案管理工作相對(duì)應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，規(guī)范數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)入與轉(zhuǎn)出。再次，為確保檔案信息的安全，針對(duì)文書檔案的電子信息除了采取相應(yīng)的監(jiān)管措施外，還需進(jìn)行內(nèi)外網(wǎng)的隔離。通過建立完善的管理體系，推動(dòng)文書檔案管理工作的自動(dòng)化辦公。

篇9

黑龍江省水文局 黑龍江哈爾濱 150001

[摘要]檔案作為社會(huì)發(fā)展過程中的重要憑證，對(duì)社會(huì)發(fā)展過程中的各種信息進(jìn)行記載。特別是文書檔案作為社會(huì)發(fā)展的記載器，近年來文書檔案管理模式發(fā)生了較大的變化，這為文書檔案管理規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)奠定了良好的基礎(chǔ)，使文書檔案的價(jià)值更好的體現(xiàn)出來。文中從文檔一體化、計(jì)算機(jī)管理及檔案人員綜合素質(zhì)等幾個(gè)方面對(duì)文書檔案科學(xué)化管理進(jìn)行了具體的闡述。

[

關(guān)鍵詞 ]文書檔案；科學(xué)化管理；文檔一體化；計(jì)算機(jī)管理；綜合素質(zhì)

文書檔案記載著社會(huì)及各行業(yè)發(fā)展的歷史，在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)快速提高的新形勢(shì)下，文書檔案管理模式發(fā)生了較大的變化，管理模式更具新穎性，這對(duì)于文書檔案管理水平的提高起到了積極的意義，有效的確保了文書檔案信息的有效性和準(zhǔn)確性，使文書檔案在管理上更具有科學(xué)性。

一、文檔一體化的實(shí)

長期以來在我國各行業(yè)發(fā)展過程中，文書處理和檔案管理都處于分離的狀態(tài)，錄屬于不同的部門進(jìn)行管理。由于文書處理和檔案管理工作由不同的部分及不同的工作者負(fù)責(zé)，這就使其在具體管理工作中不僅易出現(xiàn)錯(cuò)誤，而且管理程序也會(huì)更加復(fù)雜化，從而對(duì)文書檔案的管理效率帶來較大的影響，使檔案的信息服務(wù)功能受到較大的制約。在這種情況下，文檔一體化管理模式成為解決文書檔案管理問題的重要途徑，在文檔一體化管理模式中，其是將文件處理及檔案管理統(tǒng)一為一個(gè)有機(jī)的整體進(jìn)行管理，有效的確保了文書檔案處理的科學(xué)性。

在文檔一體化實(shí)現(xiàn)后，文檔一體化管理工作中文書處理工作的質(zhì)量變得越發(fā)重要，其會(huì)對(duì)文書檔案管理的有效性和準(zhǔn)確性帶來較大的影響，這也使文檔一體化的實(shí)施有效的提高了文書檔案科學(xué)化管理水平。在文檔一體化實(shí)施過程中，需要以公文處理的規(guī)范化作為基礎(chǔ)，提前對(duì)文書檔案進(jìn)行有效控制，從而確保文書檔案的價(jià)值能夠更好的體現(xiàn)出來，使文書檔案的效果真正的發(fā)揮出來。

二、基于計(jì)算機(jī)的文書檔案管理

近年來，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開始在各行各業(yè)中進(jìn)行廣泛應(yīng)用，這為檔案管理工作提供了更多的便利。檔案從手工管理模式開始向信息化管理模式轉(zhuǎn)變，同時(shí)檔案的儲(chǔ)存方式也發(fā)生了較大的變化，檔案的載體也從紙質(zhì)形式開始向電子形式轉(zhuǎn)變。在當(dāng)前方書檔案管理工作中，其歸檔及整理工作都是由計(jì)算機(jī)來完成，這不僅有效的降低了文書檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，而且對(duì)文書檔案管理效率的提升也起到了積極的作用。在傳統(tǒng)的文書檔案管理工作中，當(dāng)檔案歸檔后再想對(duì)文件進(jìn)行篡改，則需要將裝卷的文書檔案進(jìn)行拆裝，存在著人力、物力和財(cái)務(wù)的浪費(fèi)，而利用計(jì)算機(jī)來對(duì)文書檔案進(jìn)行管理時(shí)，對(duì)文件的修改變得更容易，只需要通過計(jì)算機(jī)來將所需要修改的文件調(diào)取出來即可完成修改工作。利用計(jì)算梵來對(duì)文書檔案進(jìn)行管理時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，可以快速實(shí)現(xiàn)文書檔案的檢索，有效的提高了文書檔案的查準(zhǔn)率，而且有效的解決了文檔分離的問題，實(shí)現(xiàn)了文書檔案管理的科學(xué)化。

（一)電子文件的歸檔與接收

檔案的形成是文件有條件的轉(zhuǎn)化，是具有一定查考利用價(jià)值和法律效力的原始記錄。文件的收集、接理、鑒定是傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案為主的檔案形成的工作起點(diǎn)，也是檢驗(yàn)檔案真實(shí)有效的關(guān)鍵。電子檔案主要來源于庫存檔案的數(shù)字化和現(xiàn)行產(chǎn)生的電子文件。庫存檔案數(shù)字化后的電子原件可以構(gòu)成紙質(zhì)原件的副本，而電子文件所具有的與傳統(tǒng)文件的不同特性，其收集、整理、鑒定等過程是一個(gè)交叉操作過程。雖然電子簽署，數(shù)宅簽署等技術(shù)是保證電子文件原始性的憑證，但形成后的電子文件在相對(duì)離開它的原載體后仍然可以編輯、修改，而且在轉(zhuǎn)化為電子檔案時(shí)沒有文件到檔案的明顯界定，完全依靠歸檔人通過網(wǎng)絡(luò)上傳或復(fù)制，其真實(shí)有效及原始性無法確定。因此電子文件歸檔的同時(shí)還要有附屬于每一份電子文件的靜態(tài)數(shù)據(jù)信息和動(dòng)態(tài)、數(shù)據(jù)信息。靜態(tài)數(shù)據(jù)信息包括主要滿足普通用戶查詢的原件屬性信息以及原件存儲(chǔ)格式、處理工具、版本等生成環(huán)境的記錄.動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息包括創(chuàng)建、校審、審定、歸檔、接收、變更、下載利用等貫穿于該文件一切處理過程的記錄，以加強(qiáng)檔案原始性的認(rèn)定，確保電子文件的有效利用.同時(shí)電子文件的數(shù)據(jù)信息也是檔案管理人員在接收電子原件時(shí)進(jìn)行核對(duì)、審驗(yàn)的依據(jù)，不符合要求時(shí)發(fā)回歸檔人.數(shù)據(jù)信息應(yīng)該以系統(tǒng)自動(dòng)提取為主，減少人為干預(yù)。

（二)電子檔案的存儲(chǔ)與備份

電子檔案是現(xiàn)代科技產(chǎn)物，它的生存和可讀性依賴于計(jì)算機(jī)的硬件產(chǎn)品和軟件產(chǎn)品。對(duì)歸檔的各種類型的文件。如：文本文件、圖形文件。圖像文件、音頻視頻文件等，應(yīng)采用通用的主流存儲(chǔ)格式，對(duì)非通用格式的電子文件，應(yīng)提供格式轉(zhuǎn)換功能；對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)考慮其成熟性和發(fā)展性，尤其是對(duì)不公開的機(jī)密電子檔案應(yīng)具有脫機(jī)保管的能力；電子原件的存儲(chǔ)方式也是關(guān)鍵，應(yīng)該提供多種方式，如：數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)、目錄存儲(chǔ)、光盤存儲(chǔ)等，用戶根據(jù)實(shí)際建設(shè)從中選擇。電子檔案備份、恢復(fù)是檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的安全保障。應(yīng)建立一個(gè)從系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)庫備份、網(wǎng)絡(luò)備份到電子原件備份的有效備份、恢復(fù)系統(tǒng)。

三、文檔檔案管理人員自身綜合素質(zhì)的提升

（一)要有高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)

近年來在社會(huì)快速發(fā)展過程中，文書檔案數(shù)量越來越多，這給文書檔案管理人員的工作帶來了較大的難度。文書檔案工作人員長期與檔案打交道，工作枯燥乏味，工作較為沉悶，再加之各行業(yè)對(duì)檔案管理工作重視度不夠，這也使文書檔案管理人員在工作中缺乏活力，對(duì)工作積極性不高，在對(duì)信息進(jìn)行記錄過程中存在麻痹大意的思想，影響了信息的準(zhǔn)確性，并進(jìn)而對(duì)文書檔案信息的質(zhì)量帶來了一定的影響。因此作為一名文書檔案工作者，需要樹立良好的服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)自身職業(yè)道德素質(zhì)的培養(yǎng)，工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)，有效的提高文書檔案的準(zhǔn)確性。

（二)擁有專業(yè)知識(shí)，提高檔案管理水平

鑒于文書檔案工作對(duì)服務(wù)對(duì)象的重要性，以及其較強(qiáng)的專業(yè)性，決定了文書檔案工作者必須具備專業(yè)知識(shí)，擁有較強(qiáng)的檔案管理技能。其次，要求工作者熟練掌握科學(xué)的管理方法并在檔案管理中得到體現(xiàn)，采用先進(jìn)的管理技術(shù)進(jìn)行檔案管理的深化，如計(jì)算機(jī)在檔案管理中的二次開發(fā)等，以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需求。

四、結(jié)束語

在當(dāng)前信息化環(huán)境下，為了實(shí)現(xiàn)文書檔案科學(xué)化管理，則需要充分的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過新穎的管理模式來提高文書檔案管理的水平，使文書檔案管理手段更具先進(jìn)性，確保文書檔案管理效率及準(zhǔn)確性的提升，更好的將文書檔案的信息功能發(fā)揮出來，在社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中更好的發(fā)揮其效能，更好的體現(xiàn)出文書檔案的重要價(jià)值。文書檔案科學(xué)化管理勢(shì)在必行，需要我們加大力度，創(chuàng)造良好的條件，為檔案事業(yè)的健康發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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篇10

關(guān)鍵詞：文書檔案；信息化建設(shè)；檔案管理

文書檔案管理工作主要就是對(duì)文檔資料進(jìn)行搜集、整理以及保存，因?yàn)樯婕暗降姆矫姹容^多，如果工作過程中管理不到位就會(huì)造成混亂。另外，因?yàn)闄n案都具有一定機(jī)密性，這就對(duì)文書檔案管理工作提出更為嚴(yán)格的要求。通過對(duì)文書檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，不但可以大大縮減工作人員工作量，同時(shí)更加能夠提升工作效率，保證工作質(zhì)量，對(duì)提高檔案管理工作具有重要意義。

1 文書檔案信息化建設(shè)必要性分析

1.1 提高工作效率

文書檔案管理工作是檔案管理中的重要組成部分，因?yàn)楣ぷ鲀?nèi)容主要是對(duì)檔案資料進(jìn)行搜集、整理以及歸檔等，任務(wù)量比較繁重，對(duì)工作人員要求比較高。另外，傳統(tǒng)文書檔案管理工作中如果遇到內(nèi)容需要修改的檔案資料，還需要對(duì)已經(jīng)整理歸檔的檔案進(jìn)行拆卷，嚴(yán)重浪費(fèi)人力和物力。而通過信息建設(shè)可以直接在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行搜索，并且可以直接修改，避免了勞師動(dòng)眾的尋找，和亂涂亂改的尷尬，在縮減工作環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上提高工作效率。

1.2 信息共享

文檔管理信息化建設(shè)，可以利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，在檔案資料尋找時(shí)更方便快捷，并且不會(huì)受到時(shí)間、地點(diǎn)等多方面條件的約束，為人們的生活工作提供了巨大的幫助。另外，傳統(tǒng)文書檔案管理在對(duì)檔案資料進(jìn)行搜集、整理以及歸檔后只是置于文件柜中，不能做為數(shù)據(jù)資源進(jìn)行共享。這樣不但使得文件資源的查找變得困難，同時(shí)還浪費(fèi)了大量的資金和資源。通過對(duì)文書檔案管理的信息化建設(shè)，傳統(tǒng)的案卷級(jí)轉(zhuǎn)變?yōu)槲募?jí)檔案管理，真正意義上對(duì)文書檔案進(jìn)行從外到內(nèi)的控制管理。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息與載體可以通過分離使用，并且可以與其他信息資源進(jìn)行互聯(lián)，使得信息數(shù)據(jù)的應(yīng)用效率更高。

1.3 提高檔案資料傳輸速度與安全性

在文檔管理工作中，很多時(shí)候工作人員會(huì)對(duì)檔案資料進(jìn)行私存，或者是文檔的傳遞管理不嚴(yán)格，造成檔案資料的損壞或者是丟失，這都為檔案管理工作的順利進(jìn)行造成了不可避免的麻煩。很多情況檔案資料的傳遞都是通過快遞來進(jìn)行，而此種傳遞方式也會(huì)受到一些外在因素的影響，在傳遞時(shí)間以及內(nèi)容上對(duì)工作造成影響[2]。而通過信息化建設(shè)則可以有效避免這一問題，可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行跨空間短距離的傳輸，不但提高了文檔傳遞效率，同時(shí)也增強(qiáng)了文件的安全系數(shù)。

2 文書檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 重視程度比較低

隨著信息時(shí)代的來臨，人們對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的認(rèn)識(shí)在不斷加深，對(duì)人們的工作和學(xué)習(xí)帶來了更大的幫助。就新階段文書檔案的管理工作來看，信息化建設(shè)狀況并不容樂觀，依然存在很多問題，如檔案管理信息化建設(shè)規(guī)范化、合理化、科學(xué)化程度不高，信息軟件應(yīng)用雜亂等，此類問題的存在都影響著文書檔案管理信息化建設(shè)工作的進(jìn)一步發(fā)展。造成這種現(xiàn)象的主要原因就是因?yàn)橹匾暢潭缺容^低，領(lǐng)導(dǎo)信息化建設(shè)意識(shí)較淡薄，無論是人力還是物力上投入明顯不足，不能針對(duì)社會(huì)發(fā)展的需要對(duì)原有工作制度進(jìn)行調(diào)整完善，使其不能滿足信息化背景下檔案管理工作的需要，阻礙了文書檔案管理工作信息化建設(shè)更深層次的發(fā)展。

2.2 信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不完善

檔案管理信息化建設(shè)存在明顯的異構(gòu)現(xiàn)象，而造成這種現(xiàn)象的原因就是建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不完善不統(tǒng)一，每個(gè)單位每個(gè)部門都存在自己的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，致使建設(shè)完成后檔案之間的共享性降低。信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一不完善主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面，信息化建設(shè)軟件缺乏必要的通用性和適應(yīng)性；計(jì)算機(jī)與輔助設(shè)施型號(hào)等各方面匹配上缺乏統(tǒng)一性；文書資料歸檔缺乏統(tǒng)一和完善的分類編碼和檢索程序。同時(shí)，國家對(duì)此方面的管理力度也比較薄弱，沒有相關(guān)的政策和法規(guī)對(duì)此文書檔案信息化管理進(jìn)行有效的引導(dǎo)和管理，很大程度上影響了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

2.3 存在嚴(yán)重的安全問題

文書檔案管理信息化建設(shè)主要是建立在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上，而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境存在很強(qiáng)的不安全性，再加上檔案具有很強(qiáng)的保密性質(zhì)，這就對(duì)環(huán)境的安全性要求更為嚴(yán)格。環(huán)境安全問題主要體現(xiàn)在文件已經(jīng)電子檔案數(shù)據(jù)的安全，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下易受到網(wǎng)絡(luò)黑客以及不良程序的攻擊，在文檔保存以及傳遞過程中也極易受到病毒和木馬等感染，而造成文檔資料受損或者缺失。另外，工作人員專業(yè)素質(zhì)如何很大程度上影響了信息化建設(shè)的進(jìn)程和質(zhì)量，先進(jìn)的技術(shù)和管理需要素質(zhì)更高的人才，在文書檔案管理信息化建設(shè)過程中，需要更為專業(yè)的計(jì)算機(jī)和檔案管理人才，能夠完成系統(tǒng)開發(fā)、服務(wù)咨詢、信息導(dǎo)航以及程序維護(hù)等工作，保證檔案可以在安全的環(huán)境內(nèi)進(jìn)行共享，發(fā)揮其具有的最大功能。

3 文書檔案信息化建設(shè)實(shí)施策略分析

3.1 轉(zhuǎn)變檔案管理方式

文書檔案管理工作傳統(tǒng)模式主要是人工搜集、整理、歸檔等，而文檔資料的載體為紙質(zhì)、錄像以及圖片等，整個(gè)工作工序比較繁瑣，并且工作量巨大[3]。想要有效實(shí)現(xiàn)文書檔案信息化建設(shè)，首先要做的必須要轉(zhuǎn)變檔案管理方式，以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)進(jìn)行文檔資料的搜集整理，并建立完善的數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)資源的重復(fù)利用和資源共享。另外，單位領(lǐng)導(dǎo)必須要增強(qiáng)信息化建設(shè)思想意識(shí)，加大人力、物力、財(cái)力支持，尤其是保證硬件設(shè)施的完備。并且還需要建立完善檔案管理工作體系，日常工作必須要按照規(guī)章制度來進(jìn)行，將檔案管理工作逐漸由手工轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒⒆詣?dòng)化管理。

3.2 提高工作人員專業(yè)能力

文書檔案管理信息化建設(shè)，對(duì)工作人員提出更為嚴(yán)格的要求，要求其不但具備檔案管理相關(guān)知識(shí)，同時(shí)更需具備高超的計(jì)算機(jī)技能，熟練掌握信息化技術(shù)各項(xiàng)知識(shí)。針對(duì)此方面，單位可以為員工提供學(xué)習(xí)、培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，是其可以熟練掌握有關(guān)的文化，管理以及理論知識(shí)，重點(diǎn)研究管理學(xué)、、數(shù)學(xué)以及計(jì)算機(jī)等方面內(nèi)容，根據(jù)社會(huì)的發(fā)展不斷豐富自身，保證能夠滿足信息化建設(shè)的需求。另外，可以通過競聘的方式，選拔具有檔案管理學(xué)、檔案學(xué)以及目錄學(xué)等專業(yè)知識(shí)的人才。檔案管理工作的信息化建設(shè)，不但要求工作人員具有檔案與計(jì)算機(jī)知識(shí)與技能，同時(shí)還需要其他員工與部門的支持，將日常檔案資料等通過計(jì)算機(jī)來進(jìn)行保存、傳遞等，為后期檔案管理工作的順利進(jìn)行提供更多幫助。

3.3 建立完善數(shù)據(jù)庫

建立完善數(shù)據(jù)庫是文書檔案資料共享的前提，檔案一般都具有很強(qiáng)的保密性，是承載歷史信息和公文信息的載體。通過檔案管理中心建立完善數(shù)據(jù)庫，可以對(duì)文書檔案管理信息化建設(shè)提供更多技術(shù)支持。通過局域網(wǎng)以及內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建立，可以真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案資料的網(wǎng)絡(luò)化與共享化。通過信息檢索等可以更及時(shí)便捷的為人們提供有價(jià)值有幫助的信息資料。另外，通過數(shù)據(jù)庫可以幫助檔案管理人員更快捷的對(duì)已入檔資料進(jìn)行修改整理，可以更有效的提升檔案管理工作效率。

4 結(jié)束語

檔案管理工作是影響單位正常運(yùn)行的重要部分，在信息網(wǎng)絡(luò)背景下對(duì)文書檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，是社會(huì)發(fā)展的需要，同時(shí)更是檔案管理部門持續(xù)發(fā)展的必然。我們需要堅(jiān)持不懈的對(duì)此方面工作進(jìn)行研究，并針對(duì)存在的問題進(jìn)行研究，積極尋找解決措施，不斷提升檔案管理工作的信息化、自動(dòng)化以及有效化。

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