導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫好一篇文書檔案管理辦法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

文書是目前辦公室中一個(gè)非常重要的工作崗位，在機(jī)關(guān)單位的業(yè)務(wù)辦公過(guò)程中起到了非常重要的作用。隨著機(jī)關(guān)單位工作的開展，文書工作的職責(zé)也隨之變大，對(duì)于文檔的管理、查詢利用以及文檔銷毀等文書檔案管理工作也成為文書工作的一部分。尤其是近些年，政府機(jī)關(guān)的各種文書類型越來(lái)越多，版本的文書數(shù)量也越來(lái)越大，傳統(tǒng)的文書工作手工作業(yè)以及紙質(zhì)檔案的辦公管理很難適應(yīng)新時(shí)代的需求，很難滿足當(dāng)前社會(huì)快速發(fā)展下人們對(duì)各種文書檔案的管理要求，亟需一種快速的、科學(xué)的、方便的、自動(dòng)的文書檔案管理辦法來(lái)推動(dòng)并加快文書工作。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)行業(yè)中廣泛應(yīng)用，通過(guò)計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來(lái)加快文書工作與文書檔案管理工作的信息化進(jìn)程，設(shè)計(jì)并開發(fā)專門的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)來(lái)加快各個(gè)企事業(yè)單位的辦公質(zhì)量與效率，最終實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的辦公的文書檔案管理自動(dòng)化，這對(duì)于推動(dòng)我國(guó)企事業(yè)單位辦公效率來(lái)說(shuō)具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)開發(fā)的作用

就目前我國(guó)辦公室中大部分的文書工作以及文書檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，開展科學(xué)系統(tǒng)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)，從辦公室文書檔案管理制度、工作銜接、工作管理等方面起到非常重要的作用。第一，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)彌補(bǔ)了傳統(tǒng)文書檔案管理制度上的缺失。在很多辦公室中，文書檔案的管理工作歸屬于行政辦公室的范圍，所以在日常的文書檔案管理中嘗嘗出現(xiàn)檔案歸檔不及時(shí)、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)低下等情況，這些現(xiàn)象的發(fā)生會(huì)導(dǎo)致文書檔案管理工作上的制度混亂，而且制度的不完善也會(huì)造成各部門對(duì)事故發(fā)生后的相互推諉而使得文書檔案管理更加雜亂無(wú)章。通過(guò)開發(fā)專門的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)，可以很好地通過(guò)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格的業(yè)務(wù)流程，從而要求文書管理人員按照界面的操作來(lái)一步步實(shí)現(xiàn)文書檔案的管理，突破傳統(tǒng)人為工作方式下形成的文書檔案管理障礙。第二，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)解決了文書職位與檔案管理上的工作銜接問(wèn)題。在日常的文書檔案管理中，很多企事業(yè)單位是將文書與檔案進(jìn)行了分離，雖然實(shí)施了一部分的管理辦法來(lái)提升文書檔案的正確性、科學(xué)性與實(shí)效性，但是由于對(duì)文書職位的重視不夠，在人員配置方面往往是一個(gè)人多職或他人兼職，工作上的銜接問(wèn)題非常明顯，導(dǎo)致了當(dāng)前文書檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性和銜接性，文書與檔案管理之間形成了很大的差異性，而且在檔案管理中，文書并沒(méi)有讓檔案發(fā)揮其應(yīng)用的作用。文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)將系統(tǒng)角色與文書檔案緊密聯(lián)系在一起，只有真正的文書角色，才能對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理，實(shí)現(xiàn)了二者之間的銜接性，突破了由于各種管理不當(dāng)造成的工作差距，真正體現(xiàn)了文書對(duì)檔案管理的作用。第三，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)通過(guò)科學(xué)的管理辦法彌補(bǔ)了傳統(tǒng)文書檔案管理中缺乏專業(yè)管理人才的缺陷。由于傳統(tǒng)的文書工作中，對(duì)檔案管理缺乏專業(yè)意識(shí)，所以并沒(méi)有設(shè)定專門的管理崗位來(lái)實(shí)施對(duì)文書檔案的管理，對(duì)于一般性的文書檔案的管理辦法也很隨意，歸檔工作也效率低下。文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)以嚴(yán)格的業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向，專業(yè)的數(shù)據(jù)算法為基礎(chǔ)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案專業(yè)的管理辦法，從而彌補(bǔ)了普通系統(tǒng)用戶在文書檔案管理工作中專業(yè)技術(shù)上的不足，提升了辦公室文書檔案的管理、歸檔等工作質(zhì)量，保障文書檔案管理工作的順利開展。

3文書工作與文書檔案管理工作需求分析與功能設(shè)計(jì)

文書工作與文書檔案管理工作內(nèi)容主要是圍繞著辦公檔案來(lái)開展，而實(shí)現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)則是要充分了解文書檔案管理工作內(nèi)容，而后分析其在信息化轉(zhuǎn)變過(guò)程中需要實(shí)現(xiàn)的功能點(diǎn)，進(jìn)而開發(fā)出對(duì)應(yīng)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的文書檔案管理工作。首先，文書檔案管理工作的核心是針對(duì)檔案的管理，在企事業(yè)單位的辦公室中，會(huì)與其他很多部門進(jìn)行溝通，而文件檔案則是較為正式的一種，文書檔案管理工作首先要接收到相應(yīng)的文件之后，將其進(jìn)行歸檔，而后進(jìn)行文件著錄、案卷著錄進(jìn)行統(tǒng)一的歸納與管理，方便后期的查詢、借閱等的操作。在對(duì)文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)中，首先要實(shí)現(xiàn)的是文書檔案的電子化轉(zhuǎn)變。在傳統(tǒng)的工作模式中，常見的檔案大都以紙質(zhì)的形式進(jìn)行下發(fā)與傳輸，所以要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔的電子化轉(zhuǎn)變，通過(guò)添加掃描錄入接口來(lái)將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字化數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行操作。當(dāng)然，為了改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的工作模式，在實(shí)現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)中添加登記入口，來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的等級(jí)工作。同時(shí)，在系統(tǒng)中需要添加針對(duì)檔案的內(nèi)容修正變更功能，來(lái)允許文書人員對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行修改和更正。其次，文書檔案管理工作會(huì)將歸檔的檔案借閱給其他人員，會(huì)是要對(duì)檔案進(jìn)行歸還，所以在實(shí)現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)檔案的查詢、借閱以及歸還的功能，從而提升文書檔案的管理工作。基于上述考慮，在設(shè)計(jì)文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)時(shí)需要完成企事業(yè)單位辦公室文書檔案管理的基本工作，同時(shí)要本著提升管理效率的原則來(lái)實(shí)現(xiàn)各種功能優(yōu)化傳統(tǒng)的文書檔案管理流程。如圖1所示，為設(shè)計(jì)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)框架圖。檔案管理檔案借閱與歸還系統(tǒng)設(shè)定綜合查詢文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)檔案登記掃描錄入文件著錄文件歸檔案卷著錄檔案變更網(wǎng)上預(yù)訂網(wǎng)上查詢檔案借閱檔案歸還借閱人管理綜合檢索檔案統(tǒng)計(jì)檔案狀態(tài)設(shè)定年鑒銷毀圖1文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)框架結(jié)構(gòu)圖如圖1所示，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)包括文書檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統(tǒng)設(shè)定等四個(gè)最為基本的功能。

3.1文書檔案管理模塊

文書檔案管理模塊是實(shí)現(xiàn)最基本的文書檔案管理功能，通過(guò)設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)以下功能點(diǎn)來(lái)實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作。1）檔案登記：系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案電子化、信息化、數(shù)字化的關(guān)鍵，在對(duì)發(fā)文登記、收文登記和登記進(jìn)行合成，從而生成了最為基本的電子化檔案，為后續(xù)的其他檔案管理的業(yè)務(wù)提供最為基本的數(shù)據(jù)。2）檔案掃描錄入：該功能主要是對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行快速電子化轉(zhuǎn)變的功能，通過(guò)高速掃描儀等設(shè)備將紙質(zhì)文檔掃描成固定格式的數(shù)字化文件，而后通過(guò)第三方穩(wěn)定軟件將其轉(zhuǎn)化成可編輯、修改的文件進(jìn)行存儲(chǔ)與管理，方便后期的業(yè)務(wù)的使用與處理。3）文件著錄主要是最初的檔案文件進(jìn)行著錄處理，制作成相應(yīng)的目錄、報(bào)表等方便后期文書檔案工作的開展。4）案卷著錄：主要是文書檔案的歸類，通過(guò)創(chuàng)建案卷來(lái)將文書檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類，而后將相應(yīng)的文書檔案歸屬到同一類別中的案卷中，從而形成文檔的分類與統(tǒng)一管理。5）文件歸檔：主要實(shí)現(xiàn)是文書檔案的文件級(jí)著錄檔案創(chuàng)建，從而實(shí)現(xiàn)錄入的檔案的歸檔操作。6）檔案變更：主要是對(duì)文書檔案內(nèi)容或案卷內(nèi)容的修改與更正，根據(jù)實(shí)際的業(yè)務(wù)需要將其進(jìn)行變更操作，從而更加滿足企事業(yè)單位的文書工作需求。7）年鑒銷毀：針對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案銷毀進(jìn)行數(shù)據(jù)備份的功能，針對(duì)檔期的紙質(zhì)檔案按照業(yè)務(wù)規(guī)定要進(jìn)行銷毀，通過(guò)年鑒銷毀的功能可以將其進(jìn)行備份，并添加上已銷毀的標(biāo)記，以備不時(shí)之需。

3.2文書檔案借閱與歸還

文書檔案借閱與歸還功能主要是實(shí)現(xiàn)其他人員對(duì)文書檔案的查詢、預(yù)訂、借閱、歸還的管理操作。1）網(wǎng)上查詢：為了實(shí)現(xiàn)文書檔案管理信息化轉(zhuǎn)變，在文書檔案進(jìn)行歸檔與著錄之后，其他工作人員就可以對(duì)當(dāng)前所有的文書檔案進(jìn)行查詢，通過(guò)全部查詢的功能或者輸入某些條件來(lái)將自己需要的文書檔案查詢出來(lái)，根據(jù)其狀態(tài)進(jìn)行預(yù)訂或延遲操作。2）網(wǎng)上預(yù)訂：主要是對(duì)文書檔案預(yù)訂操作，當(dāng)查詢到對(duì)應(yīng)的檔案未被預(yù)訂或借出，就可以在網(wǎng)上進(jìn)行預(yù)訂。3）檔案借閱與歸還：主要是對(duì)文書檔案的借閱狀態(tài)進(jìn)行操作，文書人員可以根據(jù)實(shí)際的工作內(nèi)容將文書檔案的狀態(tài)進(jìn)行變更，從而在文書檔案被借閱或歸還之后快速標(biāo)記其借閱狀態(tài)。在此，對(duì)文書檔案的借閱狀態(tài)進(jìn)行設(shè)計(jì)，主要分為未預(yù)訂、已預(yù)訂、已借出、未歸還、已歸還，通過(guò)幾種狀態(tài)的變更來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案的查詢、預(yù)訂、借閱與歸還的操作。

3.3綜合查詢

綜合查詢功能主要是方便文書管理人員對(duì)其進(jìn)行查詢，如檔案的狀態(tài)匯總查詢，根據(jù)相應(yīng)條件對(duì)文書、案卷、各種借閱與歸還信息進(jìn)行統(tǒng)一查詢，從而方便文書人員的文書檔案管理工作的開展，提升其工作效率。同時(shí)增加了各種檔案統(tǒng)計(jì)表格，以圖表的形式形象化地展示其當(dāng)前的基本狀態(tài)，極大地方便文書檔案管理工作的開展。3.4系統(tǒng)設(shè)定系統(tǒng)設(shè)定主要是對(duì)借閱人的管理以及文書檔案基本狀態(tài)的設(shè)定。

4總結(jié)

文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，主要是以實(shí)際的文書檔案管理工作內(nèi)容為需求，本著優(yōu)化文書檔案管理工作流程和提升效率的原則，設(shè)計(jì)了檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統(tǒng)設(shè)定等基本功能，從而滿足文書人員的基本工作需求，提升文書檔案管理的工作效率與質(zhì)量。

作者:王琦 單位:南通市人民政府外事僑務(wù)辦公室

參考文獻(xiàn)：

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篇2

關(guān)鍵詞：企業(yè)文書；檔案管理；檔案保密

一、企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)狀

隨著我國(guó)《檔案法》的頒布與實(shí)施，對(duì)于檔案管理的重要性提到了新的高度。現(xiàn)代企業(yè)普遍都建立檔案室，尤其是營(yíng)企業(yè)，其檔案室的規(guī)模較大，機(jī)制和體系的都較為完善，管理工作也比較到位，但一些中小企業(yè)或是民營(yíng)企業(yè)、私人企業(yè)等文書檔案管理存在較多的問(wèn)題。本文將針對(duì)這種狀況，對(duì)問(wèn)題進(jìn)行深入的分析，并提出一些建議。

二、企業(yè)文書檔案管理問(wèn)題

隨著時(shí)代的進(jìn)步，一些企業(yè)的結(jié)構(gòu)調(diào)整不斷深入，使得企業(yè)的檔案工作者積極開展工作，取得了一定的成績(jī)，但同時(shí)還存在一定的缺陷。

（一）文書檔案保密管理信息化建設(shè)滯后

由于受傳統(tǒng)思想的束縛，部分企業(yè)文書檔案依然是采取年度歸檔的方式，收集鑒別、整理歸檔、查閱借用等沒(méi)有健全的規(guī)章制度；除此外，文件歸檔、登陸統(tǒng)計(jì)等一系列的環(huán)節(jié)，仍舊采取手工操作；并且文書檔案員一般由企業(yè)辦公室人員兼職，而接受高級(jí)的專業(yè)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)的人不多，因此他們對(duì)于計(jì)算機(jī)知識(shí)掌握甚少，也就難以應(yīng)對(duì)現(xiàn)代文書檔案信息化的要求。

（二）文書檔案保密管理制度建設(shè)不到位

一些企業(yè)的檔案意識(shí)淺薄，不僅缺乏對(duì)文書檔案保密管理原則、方式等的制度性頂層設(shè)計(jì)，而且還沒(méi)有做出文檔管理的收集、鑒定、整理、保管等細(xì)化方案；企業(yè)文書檔案管理工作沒(méi)有嚴(yán)格制定工作計(jì)劃和規(guī)章制度，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的分工監(jiān)督也不到位。除此外，要足夠的重視各個(gè)檔案管理制度，而對(duì)于企業(yè)文書檔案管理的工作人員，要熟悉檔案的管理制度，對(duì)每一步都要有較高的標(biāo)準(zhǔn)和要求。各部門領(lǐng)導(dǎo)要健全完善的檔案管理制度還，就要定期的進(jìn)行工作管理的視察和不定期抽查。

（三）文書檔案管理工作中人員隊(duì)伍建設(shè)亟待加強(qiáng)

企業(yè)文書檔案管理人員中存在專業(yè)素養(yǎng)和知識(shí)素養(yǎng)的欠缺，有些企業(yè)為節(jié)省人力而有些職員身兼多職，因此對(duì)于文書檔案的保密管理工作不夠重視；再者，他們當(dāng)中大多缺乏對(duì)專業(yè)知識(shí)的掌握，因此不能對(duì)文書檔案管理工作做到認(rèn)真鉆研，使得企業(yè)的檔案管理工作得不到有效保障。

（四）各個(gè)部門對(duì)檔案管理工作的配合不夠

文書檔案的保密管理涉及收發(fā)、登記、送批、歸檔、銷毀等工作環(huán)節(jié)，工作程序性強(qiáng)，急需各個(gè)部門的協(xié)助，完成一整套的業(yè)務(wù)流程，各單位應(yīng)制定工作標(biāo)準(zhǔn)化程序，形成操作性強(qiáng)的工作規(guī)范，加強(qiáng)各個(gè)部門的聯(lián)系，為崗位人員做出工作上的指導(dǎo)，使工作更為流暢。

三、企業(yè)文書檔案管理對(duì)策

文書檔案管理工作是企業(yè)的一項(xiàng)重要工作，同時(shí)也是國(guó)家法律賦予的責(zé)任，尤其是對(duì)于百年昌盛的大企業(yè)，更不能夠忽視文書檔案管理工作。鑒于此，要樹立對(duì)企負(fù)責(zé)，對(duì)歷史負(fù)責(zé)的高度責(zé)任心，才能夠做好文書檔案管理工作。

（一）強(qiáng)化企業(yè)文書檔案保密管理的信息化建設(shè)

正如當(dāng)今，電子文件的優(yōu)勢(shì)對(duì)檔案管理的轉(zhuǎn)型提出了新的要求。目前，在各項(xiàng)檔案管理工作中，電子文件充分憑借自身的優(yōu)勢(shì)取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，一方面提高檔案管理的效率，另一方面也為信息的使用者提供更加先進(jìn)的信息查詢方式；除此之外，要進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)的軟硬件設(shè)施建設(shè)，如配備必要的掃描儀、打印機(jī)等，以提高文書檔案管理的物質(zhì)信息化條件。

（二）建立健全完善的管理規(guī)章制度

例如針對(duì)電子文件取得難、收集難、管理難的問(wèn)題，就要建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，監(jiān)督相關(guān)部門江收集和保管等的電子文檔當(dāng)成一項(xiàng)重要的任務(wù)來(lái)完成，以保證電子檔案內(nèi)容的齊全和完整。據(jù)有關(guān)的檔案管理辦法，企業(yè)要根據(jù)實(shí)際情況，健全檔案工作機(jī)制，明確原則和管理方式等。要嚴(yán)格規(guī)定文書檔案的收集，編制的范圍，界定文件形成等一系列的檔案保密管理工作。

（三）加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍建設(shè)

加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)能力等，都是做好檔案工作的基本保證。在人才引進(jìn)方面，要選擇良好的檔案管理專業(yè)人才加入企業(yè)，以提升企業(yè)的專業(yè)化人才數(shù)量；在人員培訓(xùn)的角度，組織崗位人員參加國(guó)家檔案局等的專業(yè)機(jī)構(gòu)的理論業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，將文書檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、信息化知識(shí)和應(yīng)用技能作為崗位人員培訓(xùn)的重要內(nèi)容，以提升業(yè)務(wù)能力。

（四）建立相關(guān)部門間的溝通聯(lián)系機(jī)制

要建立完善的責(zé)任保證體系和監(jiān)督管理網(wǎng)絡(luò)，在這其中，檔案管理部門起到中樞和主導(dǎo)的地位，要全過(guò)程的參與其中，并通過(guò)崗位責(zé)任制來(lái)約束各部門及其相關(guān)人員的行為，以保證所經(jīng)辦文件責(zé)任落實(shí)到人，保密工作有據(jù)可依，同時(shí)要有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)帶頭，協(xié)調(diào)各部門人員的行為，以保證嚴(yán)格按照規(guī)章制度，進(jìn)一步落實(shí)文書檔案保密管理工作。

四、結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)文書檔案是推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的重要資源，其為企業(yè)的文化水平和管理經(jīng)驗(yàn)的積累，也是企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)和條件，為該企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展提供重要的資源。檔案安全是確保檔案保密工作的基礎(chǔ)，對(duì)此，加強(qiáng)保密工作是保障檔案安全的重要措施，因?yàn)橹挥凶龊脵n案的保密工作，才能提高檔案管理的安全性，為員工的基本工作奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

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關(guān)鍵詞：文書檔案 科學(xué)化管理 管理人員 管理模式

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，文書檔案的管理也在逐步更新。文書檔案記錄了一個(gè)社會(huì)組織所從事的各項(xiàng)管理活動(dòng)，它是由通用文書轉(zhuǎn)化而來(lái)的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。隨著社會(huì)發(fā)展步伐的不斷加快，文書檔案管理工作也迎來(lái)了新的挑戰(zhàn)。如何才能更好地實(shí)現(xiàn)文檔管理的科學(xué)化是每一個(gè)管理人員都需要解答的問(wèn)題。由于網(wǎng)絡(luò)信息的普及，企事業(yè)單位和組織對(duì)專業(yè)的文書管理人員的技能和水平提出了更高的要求，以此來(lái)保證檔案的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，最終來(lái)滿足社會(huì)的需求和要求。

一、文書檔案科學(xué)化管理的準(zhǔn)則

檔案工作法制化、制度化、規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)檔案工作科學(xué)化的重要保障和必要條件。《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī)，以及相關(guān)的政策規(guī)定、檔案業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)等，是文書檔案工作必須遵循的規(guī)范準(zhǔn)則。在文書檔案檔案制作產(chǎn)生、收集整理、建檔保存、日常管理、合理利用等整個(gè)過(guò)程中，必須嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的法律法規(guī)和規(guī)章制度。機(jī)關(guān)無(wú)論大小，都會(huì)產(chǎn)生文件等各種信息載體，產(chǎn)生時(shí)往往是隨機(jī)的、漸進(jìn)的，甚至是蕪雜的，必須經(jīng)過(guò)一個(gè)日積月累的收集過(guò)程、一個(gè)科學(xué)研判的取舍過(guò)程、一個(gè)規(guī)范有序的管理過(guò)程，使鮮活的原始記錄固化為紙質(zhì)或電子形式的文書檔案，為今后的利用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。其中，文書整理是形成文書檔案的起始環(huán)節(jié)，對(duì)各種門類和載體的檔案要嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，文字檔案要符合《歸檔文件整理規(guī)則》，照片檔案要符合《照片檔案管理規(guī)范》，音像檔案整理要符合《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》，各就各位，對(duì)號(hào)入座，從細(xì)節(jié)入手，真正確保檔案資料的完整性、安全性、規(guī)范性。

二、文書檔案科學(xué)管理的要求

文書檔案管理人員必須牢固樹立檔案質(zhì)量意識(shí)。檔案質(zhì)量的提高，與工作人員的質(zhì)量意識(shí)有著密切關(guān)系。其中，領(lǐng)導(dǎo)的檔案質(zhì)量意識(shí)最為關(guān)鍵，因此，要求從事文秘工作和檔案工作的人員，特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，要牢固樹立檔案質(zhì)量意識(shí)，用較高的工作質(zhì)量來(lái)促進(jìn)檔案質(zhì)量的提高。要不斷提高檔案人員的素質(zhì)，良好的政治思想和業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，從事檔案工作的人員要有良好的政治思想素質(zhì)。

1.政治意識(shí)

大部分的文書檔案與我黨和國(guó)家的根本利益、人民群眾的切身利益息息相關(guān)。文書檔案工作是一項(xiàng)政治性很強(qiáng)的工作，這就要求文書檔案管理人員具備良好的政治素質(zhì)和意識(shí)。在日常工作中，每處理一件文書檔案，都要站在政治的高度來(lái)把握，把國(guó)家和人民的利益放在第一位，堅(jiān)持正確的政治方向，具有堅(jiān)定的政治立場(chǎng)、高度的責(zé)任感和事業(yè)心，把政治思想放在第一位，在整理、保存、利用的每一個(gè)環(huán)節(jié)上首先確保文書檔案的安全和可靠。

2.責(zé)任意識(shí)

機(jī)關(guān)文書檔案工作居于機(jī)關(guān)核心，肩負(fù)重任，從事著光榮而又嚴(yán)肅的事業(yè)，使命光榮，責(zé)任重大，必須始終保持一絲不茍、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，在信息保密、管理縝密、使用規(guī)范等方面真正做到萬(wàn)無(wú)一失。同時(shí)要熱愛文檔工作，甘守寂寞，敬業(yè)奉獻(xiàn)，樂(lè)于奉獻(xiàn)。

3.質(zhì)量意識(shí)

文書檔案從生產(chǎn)、收集、整理、保存到利用的每一個(gè)環(huán)節(jié)都是非常重要的，因此管理人員應(yīng)該對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)都要對(duì)其進(jìn)行不同程度的分析管理，確保每個(gè)環(huán)節(jié)沒(méi)有錯(cuò)誤。一份文書檔案是由許多部門、許多人在不同的時(shí)間、地點(diǎn)共同完成的。因此，要樹立“我直接面對(duì)的就是利用者”的觀念，為下一個(gè)環(huán)節(jié)提供高質(zhì)量的“半成品”，這樣，整個(gè)文書檔案質(zhì)量就會(huì)有可靠的保證。同時(shí)，管理人員對(duì)文書檔案的形成和利用要有整理意識(shí)，明白自己負(fù)責(zé)的每一個(gè)環(huán)節(jié)工作質(zhì)量的好壞，直接關(guān)系到整體的質(zhì)量。因此，要努力做好文書檔案的管理工作。

4.職業(yè)道德

文書檔案工作具有強(qiáng)烈的服務(wù)性，文檔進(jìn)柜不是目的，充分應(yīng)用、服務(wù)于事業(yè)科學(xué)發(fā)展才是文書檔案的最基本屬性。因此，文書檔案工作者必須增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，具有良好的職業(yè)道德，端正服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)、嚴(yán)肅認(rèn)真，嚴(yán)守工作紀(jì)律，為文書檔案利用服務(wù)作出積極的貢獻(xiàn)。

在新形勢(shì)下，文書檔案管理人員還需要樹立主動(dòng)服務(wù)的觀念。一是管理人員要主動(dòng)積極地去上網(wǎng)查詢，積極熱情提供服務(wù)，對(duì)一些可以公開的資料，要積極運(yùn)用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，主動(dòng)上網(wǎng)，讓那些材料變?yōu)榇蟛糠秩丝梢允褂玫牟牧希岣卟牧系睦脙r(jià)值。二是要開展編研工作。文書檔案中蘊(yùn)藏著豐富的有用信息，特別是一些年代久遠(yuǎn)、受當(dāng)時(shí)歷史條件限制，以及那些卷宗浩繁，在利用原始檔案不易發(fā)現(xiàn)有效信息的情況下，就需要管理部門對(duì)其進(jìn)行編研，形成方便利用、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明的信息資料，從而使資料發(fā)揮其最大用途。

三、文書檔案科學(xué)管理的特點(diǎn)

每個(gè)從事文秘工作和檔案工作的人員必須樹立對(duì)文書檔案進(jìn)行科學(xué)管理的思想，使檔案質(zhì)量不斷提高。其核心是強(qiáng)調(diào)提高檔案工作管理水平，以保證檔案的高質(zhì)量。

1.全體人員參加

文書檔案全面質(zhì)量管理要求與檔案形成過(guò)程有關(guān)的工作人員，包括領(lǐng)導(dǎo)、擬稿人、校對(duì)人員、印刷人員、檔案人員等密切配合，嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求共同完成公文處理和立卷歸檔管理工作。樹立“檔案質(zhì)量，人人有責(zé)”的觀念。

2.領(lǐng)導(dǎo)的高度重視

領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到文書檔案在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和生產(chǎn)中的重要作用，并在全體職工中大力宣傳，以增強(qiáng)全員的檔案意識(shí)，在公司上下形成齊抓共管的局面，把文書檔案工作作為提高公司整體管理水平的一個(gè)重要途徑。在具體工作中，領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常督促指導(dǎo)、及時(shí)解決文書檔案工作中的困難和問(wèn)題，為搞好文書檔案工作創(chuàng)造必要的條件。

3.全過(guò)程控制

文書檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜具體的數(shù)據(jù)管理工作，提高其工作水平需要從各個(gè)環(huán)節(jié)抓起，例如從文件的起草、核實(shí)、審閱確定到最終的錄入等，必須由專門的負(fù)責(zé)人員進(jìn)行全程跟蹤，并保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性、可靠性。

4.運(yùn)用科學(xué)的手段

管理人員需要根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況，適當(dāng)選擇相應(yīng)的科學(xué)管理辦法，并同時(shí)運(yùn)用相應(yīng)的數(shù)據(jù)管理設(shè)備，利于計(jì)算機(jī)等高端產(chǎn)品，運(yùn)用科學(xué)的手段既能提高工作質(zhì)量也能保障工作效率。

四、文書檔案科學(xué)管理的手段

1.文檔一體化

所謂的文檔一體化就是要把當(dāng)前在管理工作中的各單位相對(duì)分散并獨(dú)立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成為一個(gè)完整的整體來(lái)進(jìn)行有效的管理。隨著科技的不斷進(jìn)步，文檔一體的管理方式已經(jīng)成為了一種新穎模式，這一新的文檔管理模式的主要內(nèi)容是徹底改變過(guò)去文件管理和檔案管理相對(duì)獨(dú)立而分散的狀態(tài)，把它們統(tǒng)一成為一個(gè)更容易實(shí)施管理的有機(jī)整體去進(jìn)行有效的管理。這種新穎的管理模式真正地體現(xiàn)了文書檔案管理有了科學(xué)、合理、有效的管理模式。

實(shí)現(xiàn)文檔管理的一體化能夠把公文的處理和文檔的管理順利歸納為統(tǒng)一的一個(gè)生命運(yùn)動(dòng)，從而使文書檔案的管理避免了因文件管理與檔案管理分離而導(dǎo)致的錯(cuò)誤易出、程序復(fù)雜、效率低下等不良效應(yīng)，從而使文檔的管理得到更科學(xué)的處理和更有效的控制。

實(shí)現(xiàn)文檔管理的一體化能夠?yàn)槲臅鴻n案的科學(xué)化管理帶來(lái)新的發(fā)展空間，從而使文書檔案的管理順利進(jìn)入一個(gè)更加科學(xué)和有序的管理階段。在文書檔案管理一體化的過(guò)程中，文書的處理工作成為了需要最先處理的前端任務(wù)，這就意味著文件處理工作的質(zhì)量將會(huì)大大影響著文書檔案管理工作的有效性和準(zhǔn)確性。而在另一方面，要實(shí)現(xiàn)真正有效的文書檔案一體化就必須要實(shí)行規(guī)范化的公文處理，這從文書的處理工作環(huán)節(jié)中就需要實(shí)施的了。而也只有文書檔案在文件的前期處理中能要達(dá)到真正有效的規(guī)范化要求，實(shí)現(xiàn)文檔的超前控制，才可能真正體現(xiàn)出文檔管理的科學(xué)性與有效性，充分發(fā)揮文書檔案的真正價(jià)值。

2.計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及

以往的工作經(jīng)驗(yàn)表明，計(jì)算機(jī)操作管理能夠提高文書檔案管理工作的質(zhì)量，同時(shí)也能夠提高工作效率。計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，改變了傳統(tǒng)的手工操作式文書檔案管理。隨著辦公自動(dòng)化的廣泛應(yīng)用，機(jī)關(guān)文書檔案的計(jì)算機(jī)化管理越來(lái)越普及，文書從形成、運(yùn)行，到積累、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)，基本上實(shí)現(xiàn)了全程計(jì)算機(jī)化，文件的起草、修改、刪減、檢索、登記、流轉(zhuǎn)、匯集、統(tǒng)計(jì)等進(jìn)入了無(wú)紙化流程。

首先是電子文件的歸檔與接收，電子文件歸檔的同時(shí)還要有附屬于每一份電子文件的靜態(tài)數(shù)據(jù)信息動(dòng)態(tài)、數(shù)據(jù)信息。靜態(tài)數(shù)據(jù)信息包括主要滿足普通用戶查詢的原件屬性信息以及原件存儲(chǔ)格式、處理工具、版本等生成環(huán)境的記錄。動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息包括創(chuàng)建、校審、審定、下載利用等貫穿于該文件一切處理過(guò)程的記錄，以加強(qiáng)檔案原始性的認(rèn)定，確保電子文件的有效利用。

另一方面是電子檔案的存儲(chǔ)與備份，如文本文件、圖形文件等，應(yīng)采用通用的主流存儲(chǔ)格式，對(duì)非通用格式的電子文件，應(yīng)提供格式轉(zhuǎn)換功能；對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)考慮其成熟性和發(fā)展性，尤其是對(duì)不公開的機(jī)密電子檔案應(yīng)具有脫機(jī)保管的能力；電子原件的存儲(chǔ)方式也是關(guān)鍵，應(yīng)建立一個(gè)從系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)庫(kù)備份、網(wǎng)絡(luò)備份到電子原件備份的有效備份、恢復(fù)系統(tǒng)。

然而電子文檔的信息數(shù)據(jù)由于具有共享性，所以在使用的過(guò)程中難免遭到人為的惡意更改，或者由于病毒等入侵造成信息數(shù)據(jù)的完全消失。所以，為了保障信息數(shù)據(jù)的可靠性和安全性，工作人員需要對(duì)重要的文件進(jìn)行特殊存儲(chǔ)，并進(jìn)行備份。當(dāng)故障發(fā)生時(shí)，原始保存數(shù)據(jù)能夠進(jìn)行替代。當(dāng)然，在進(jìn)行文件備份時(shí)，應(yīng)該避免同一臺(tái)機(jī)器或者同一個(gè)文件夾之下的保存，在一臺(tái)機(jī)器出現(xiàn)故障時(shí)，備份文件也可能遭受到破壞。

使用計(jì)算機(jī)操作能夠方便數(shù)據(jù)檔案的調(diào)整和修改，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔在某一部分信息調(diào)整后，伴隨的其他相關(guān)文件都需要進(jìn)行手工檢索和調(diào)整，工作效率低，工作質(zhì)量差，計(jì)算機(jī)操作之后的數(shù)據(jù)檔案更改和調(diào)整只需要按照程序錄入即可完成。

3.建立必要的激勵(lì)體制

文書檔案管理工作要提高質(zhì)量就必須從市場(chǎng)發(fā)展的實(shí)際出發(fā)，適當(dāng)引進(jìn)激勵(lì)機(jī)制，以提高工作人員的工作積極性。對(duì)于業(yè)績(jī)能力突出、工作態(tài)度端正、并能為文書檔案管理工作提供必要的發(fā)展計(jì)劃的優(yōu)秀工作人員可以適當(dāng)給予獎(jiǎng)金和職稱等獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)業(yè)績(jī)能力比較差的工作人員進(jìn)行必要的處罰。

4.加強(qiáng)文書檔案的法制建設(shè)

任何一個(gè)企業(yè)和工作部門沒(méi)有相應(yīng)的規(guī)章制度，工作措施就難以落實(shí)和執(zhí)行，因此，文書檔案管理工作也必須進(jìn)行法制化建設(shè)。必須保障該項(xiàng)工作有法可依，在工作中遇到的困難和難題能夠找到法律的參考標(biāo)準(zhǔn)，便于落實(shí)責(zé)任，追究事故責(zé)任和管理漏洞等。現(xiàn)有的文書檔案管理工作的法律規(guī)范不健全，有明顯的漏洞，需要得到有關(guān)部門的重視，并進(jìn)行改革。

五、文書檔案科學(xué)管理人員應(yīng)具備的條件

1.熟悉檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識(shí)

要擔(dān)負(fù)文書檔案的管理工作是需要擁有一定的專業(yè)知識(shí)和過(guò)硬的文書檔案管理技能的，這是對(duì)文檔管理工作者的要求，也是一個(gè)合格的文檔管理人員所擁有的一些基本特性。而在另一方面，管理工作者還需要把自身所掌握的一些科學(xué)管理理論靈活運(yùn)用到文書檔案的管理工作中，通過(guò)先進(jìn)的管理方法來(lái)深化文書檔案的管理工作，從而實(shí)現(xiàn)真正的現(xiàn)代化文檔管理。

2.堅(jiān)持不懈地做好檔案管理的基礎(chǔ)工作

文書檔案的管理工作做得好與不好對(duì)其文獻(xiàn)資料的日后運(yùn)用影響很大。萬(wàn)丈高樓平地起，要做好文檔的管理工作就要從其最基本的要素開始。這就要求管理工作人員從基本做起，全心全意對(duì)待文檔管理工作的每一個(gè)細(xì)節(jié)，堅(jiān)持不懈地做好文書檔案管理的基礎(chǔ)工作。

3.有高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)

文件管理工作關(guān)系到個(gè)人的基本信息和未來(lái)發(fā)展，因此必須保障其真實(shí)性和可靠性，這就要求工作人員必須具備專業(yè)的職業(yè)道德操守和一定的業(yè)務(wù)能力，能夠面對(duì)枯燥數(shù)據(jù)和文件進(jìn)行堅(jiān)持不懈的工作，并能夠如實(shí)地對(duì)待各種復(fù)雜數(shù)據(jù)，不以任何個(gè)人原因影響數(shù)據(jù)工作的質(zhì)量。

總之，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，對(duì)于文書檔案管理的工作也隨之加大了難度。因此，作為文書檔案的管理人員就必須打破傳統(tǒng)的管理模式，向現(xiàn)代化的管理模式慢慢地轉(zhuǎn)變，在實(shí)際的工作中斷創(chuàng)新、不懈努力。文書檔案實(shí)行全面科學(xué)化管理，有利于實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并加強(qiáng)檔案管理質(zhì)量，使企業(yè)切實(shí)發(fā)揮文書檔案的作用，提升檔案管理和利用水平，充分發(fā)揮檔案的功能，真正實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值，以文書檔案科學(xué)化管理的實(shí)際成效來(lái)服務(wù)機(jī)關(guān)工作科學(xué)化推進(jìn)，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展、為率先實(shí)現(xiàn)基本現(xiàn)代化，提供更好更有效的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]曾文芳.論文書檔案的科學(xué)化管理[J].淮南職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2006（1）

篇4

關(guān)鍵詞：電力企業(yè) 文書檔案 問(wèn)題 解決

1.新社會(huì)背景下電力企業(yè)文書檔案管理的趨勢(shì)

隨著時(shí)代的發(fā)展，電力企業(yè)檔案管理工作的內(nèi)涵和外延也進(jìn)一步擴(kuò)大。檔案是經(jīng)濟(jì)形態(tài)存在和發(fā)展的必然產(chǎn)物，是電力企業(yè)實(shí)施描述的最原始記錄。隨著時(shí)代的發(fā)展，載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機(jī)讀、光盤、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，新的載體形式不斷涌現(xiàn)，采用檔案信息內(nèi)用屬性劃分檔案的外延建立起來(lái)的檔案分類體系將日趨完善、科學(xué)、合理。在近些年新產(chǎn)生的檔案管理模式的引導(dǎo)下，電力企業(yè)檔案的管理也出現(xiàn)了一些新模式，這對(duì)電力企業(yè)檔案的處理和分析工作都有著深遠(yuǎn)和重大的影響，從技術(shù)水平和實(shí)踐操作上都加速了電力企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)步。

電力企業(yè)是知識(shí)型密集企業(yè)，對(duì)于技術(shù)和科技的要求較高。信息化的發(fā)展趨勢(shì)促進(jìn)了有用信息的開發(fā)利用，要求企業(yè)文書檔案管理和信息化建設(shè)緊密結(jié)合。電力企業(yè)檔案是在企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中產(chǎn)生的，是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的真實(shí)反映，對(duì)企業(yè)的現(xiàn)狀和發(fā)展規(guī)律研究、日常經(jīng)營(yíng)管理和戰(zhàn)略決策等都有重要的價(jià)值。信息社會(huì)對(duì)電力企業(yè)文書檔案管理發(fā)展提出了新的要求，如何有效的發(fā)揮文書檔案的作用為企業(yè)服務(wù)，為社會(huì)信息管理、建設(shè)服務(wù)成為擺在信息開發(fā)和管理者面前的重要問(wèn)題。當(dāng)前，加快信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)文書檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)化，是實(shí)現(xiàn)文書檔案工作現(xiàn)代化、提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。

2.當(dāng)前電力企業(yè)文書檔案管理存在問(wèn)題分析

近年來(lái)，絕大部分電力企業(yè)經(jīng)過(guò)艱辛努力，初步建成了文書檔案處理系統(tǒng)，使系統(tǒng)不斷向信息化管理的目標(biāo)推進(jìn)，其裝備水平和應(yīng)用水平逐步提高，為全面實(shí)現(xiàn)檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化做了準(zhǔn)備，但電力企業(yè)文書檔案管理的整體現(xiàn)狀不容樂(lè)觀。

2.1檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置不明確

在有的電力企業(yè)中，檔案部門沒(méi)有良好的分工，對(duì)企業(yè)的文書檔案管理仍然只停留在人事管理的層面。有的企業(yè)雖然有看似龐大的文書檔案管理隊(duì)伍，但根本沒(méi)有做到“謀其政”，檔案管理部門是完全混亂的，沒(méi)有清晰的機(jī)構(gòu)設(shè)置。當(dāng)需要某方面檔案的時(shí)候，相應(yīng)的負(fù)責(zé)檔案管理的人員不知道自己應(yīng)該做什么，負(fù)責(zé)什么。

2.2文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多且亂

系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒(méi)有充分發(fā)揮。要徹底的解決這個(gè)問(wèn)題就要提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。

2.3從業(yè)人員素質(zhì)不高

文書檔案工作人員對(duì)其重視程度不夠，對(duì)電算化環(huán)境和信息技術(shù)不熟悉。特別是在很多電力基層單位中，文書檔案制度不健全，業(yè)務(wù)指導(dǎo)不強(qiáng)，從業(yè)人員沒(méi)有一個(gè)是專業(yè)的檔案管理人員。一些檔案管理人員素質(zhì)低，水平差，不具備最基本的業(yè)務(wù)知識(shí)。這些問(wèn)題充分地反映了文書檔案的從業(yè)人員在管理和利用現(xiàn)代技術(shù)方法時(shí)所面臨的困境。

2.4國(guó)家電網(wǎng)協(xié)同辦公系統(tǒng)存在若干問(wèn)題

國(guó)網(wǎng)新版協(xié)同辦公系統(tǒng)主要包括發(fā)文管理、收文管理、簽報(bào)管理、工作計(jì)劃、通知公告、會(huì)議管理等模塊，其中檔案管理模塊使用最為頻繁。文書檔案在文件流轉(zhuǎn)完畢，電子件可自動(dòng)歸入整編庫(kù)。但是本人在實(shí)際操作過(guò)程中存在不少問(wèn)題，如工作量增加的問(wèn)題（如紙質(zhì)材料、電子材料均要組卷）；如果需要在光盤等載體上保存，則存在不能直接導(dǎo)出等等問(wèn)題。

3.電力企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化管理應(yīng)重點(diǎn)解決的問(wèn)題

電力企業(yè)文書檔案工作現(xiàn)代化管理，就是應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)特別是以電子計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的信息處理技術(shù)，采用科學(xué)的文書檔案管理體制和管理方法，開發(fā)檔案信息資源，提供高質(zhì)量、高效率的檔案服務(wù)，其中人是最重要的因素。

3.1切實(shí)提高電力企業(yè)文書檔案管理發(fā)展意識(shí)

電力企業(yè)文書檔案工作者及分管領(lǐng)導(dǎo)必須樹立起檔案管理及檔案保存的重要意識(shí)。一是要改變檔案工作長(zhǎng)期無(wú)聲無(wú)息的收集整理局面，面向電力企業(yè)文書檔案和科技檔案管理工作，要積極參與，并應(yīng)用相關(guān)檔案的電子計(jì)算機(jī)管理辦法和要求加強(qiáng)管理，提高電子計(jì)算機(jī)管理水平，為文書檔案工作的開展創(chuàng)造良好的企業(yè)環(huán)境，為電力企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)：二是要提高檔案工作人員的工作積極性，把管理檔案工作的作用充分發(fā)揮出來(lái).千方百計(jì)擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域，只有這樣才能打開電力企業(yè)文書檔案工作的新局面，帶動(dòng)電力企業(yè)檔案事業(yè)的全面發(fā)展。

3.2加大電力企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化管理的軟硬件投入

制約電力文書檔案和科技檔案現(xiàn)代化管理的因素有很多，如資金、人才等，但起主要決定因素的是分管領(lǐng)導(dǎo)者的現(xiàn)代化意識(shí)管理水平。一是應(yīng)投入較大的精力關(guān)心和支持這一事業(yè)，沒(méi)有資金，應(yīng)想方設(shè)法創(chuàng)造條件投入資金。二是各基層單位領(lǐng)導(dǎo)，尤其是分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要經(jīng)常過(guò)問(wèn)此項(xiàng)工作，定期聽取檔案工作匯報(bào)，了解檔案工作現(xiàn)狀，指導(dǎo)檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實(shí)際存在的困難和問(wèn)題。三是要有宏觀指導(dǎo)的總體思路，實(shí)現(xiàn)微觀動(dòng)作上管理內(nèi)涵和技術(shù)手段的創(chuàng)新。

3.3建設(shè)高素質(zhì)的電力文書檔案工作者隊(duì)伍

電力企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)代化對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了新的要求，檔案管理人員應(yīng)具有現(xiàn)代意識(shí)和服務(wù)思想，應(yīng)掌握現(xiàn)代知識(shí)和技能。檔案人才是知識(shí)管理人才。當(dāng)前，文書檔案現(xiàn)代化管理的主要內(nèi)容和核心，就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，即檔案計(jì)算機(jī)管理。電子計(jì)算機(jī)以其高速運(yùn)算與極強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力給電力檔案工作者帶來(lái)了科學(xué)的管理手段與先進(jìn)的檢索方法。文書檔案管理工作者必須掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，熟練和運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)以及現(xiàn)代化辦公設(shè)備來(lái)進(jìn)行電子文件的制作、使用、立卷歸檔和維護(hù)，勝任計(jì)算機(jī)時(shí)代的文書檔案管理工作。電力企業(yè)應(yīng)強(qiáng)化訓(xùn)練，對(duì)檔案專（兼）職工作者分層次進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)及檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案管理生力軍，培養(yǎng)和選拔優(yōu)秀人才，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具有較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識(shí)。只有這樣才能在實(shí)踐中建設(shè)一支政治合格、業(yè)務(wù)精通、紀(jì)律嚴(yán)明、作風(fēng)過(guò)硬、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的文書檔案管理隊(duì)伍，進(jìn)而全面提高電力企業(yè)檔案工作的服務(wù)意識(shí)和管理水平。

3.4加快電力文書檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程

電力企業(yè)文書檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)。電力文書檔案工作被看成是一項(xiàng)知識(shí)性管理工作。知識(shí)性管理檔案是電力企業(yè)信息管理的延伸和發(fā)展。知識(shí)不是一般的信息，而是能在信息運(yùn)用中改進(jìn)人的行為的特殊信息。知識(shí)管理要求把信息與信息，信息與活動(dòng)、信息與人連接起來(lái)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的共享和社會(huì)化。把檔案管理從信息管理看成知識(shí)管理，這是認(rèn)識(shí)的又一深化，無(wú)疑也提升了電力文書檔案工作的重要地位。文書檔案是企業(yè)資料信息源，是企業(yè)的財(cái)富、智慧的積累，文書檔案管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、信息化和現(xiàn)代化管理，可使信息資料資源更好地發(fā)揮作用。

參考文獻(xiàn)：

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一、會(huì)計(jì)檔案現(xiàn)狀及認(rèn)識(shí)誤區(qū)

基層機(jī)關(guān)如縣區(qū)級(jí)部門，以寧波市江東區(qū)各部門為例，原先因單位小，會(huì)計(jì)工作量小，無(wú)專業(yè)會(huì)計(jì)人員，會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)一由核算中心管理，大多數(shù)單位無(wú)會(huì)計(jì)檔案。但是近年，隨著機(jī)構(gòu)加大、人員增多及會(huì)計(jì)獨(dú)立性加強(qiáng)，各單位會(huì)計(jì)檔案工作普遍化，90%以上機(jī)關(guān)配備專兼職會(huì)計(jì)人員，僅個(gè)別部門由核算中心管理。

領(lǐng)導(dǎo)重視，人員專業(yè)，是會(huì)計(jì)檔案一大優(yōu)勢(shì)。相比文書，領(lǐng)導(dǎo)顯然更重視會(huì)計(jì)工作。配備專職的會(huì)計(jì)人員兼會(huì)計(jì)檔案，工作較單一，專業(yè)素質(zhì)高；人員穩(wěn)定性、領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可度遠(yuǎn)高于文書檔案員。但會(huì)計(jì)檔案管理水平遠(yuǎn)不如文書檔案規(guī)范。基于多年對(duì)基層機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)工作深入了解，筆者認(rèn)為相當(dāng)一部分原因是片面的檔案意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)計(jì)人員等由于對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)較片面，不夠深刻，不免存在這樣或那樣的誤解，主要?dú)w結(jié)如下：

（一）收集越多即完整規(guī)范。文書檔案普遍存在收集過(guò)少的現(xiàn)象，這是由于很多資料掌握在他人手中，對(duì)于產(chǎn)生資料全面性認(rèn)知、把握有一定難度，收集較難。會(huì)計(jì)檔案由會(huì)計(jì)、出納共同完成。會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)記帳，完成年報(bào)、賬本等整理，出納負(fù)責(zé)報(bào)銷完成憑證整理工作。會(huì)計(jì)材料全部掌握在自己手中，必須符合資料完整才可報(bào)賬入賬，因此收集相對(duì)容易。

會(huì)計(jì)人員因其職業(yè)特點(diǎn)，不僅仔細(xì)，責(zé)任心也強(qiáng)，往往認(rèn)為收集越多就越完整。會(huì)計(jì)人員收集檔案內(nèi)容多于會(huì)計(jì)檔案。1998年的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中明確規(guī)定決算、年報(bào)屬會(huì)計(jì)檔案，將預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料規(guī)定按文書檔案管理辦法執(zhí)行。而實(shí)際工作中，很多材料都由會(huì)計(jì)另外收藏未歸入文書，同時(shí)很多人事工資、重大固定資產(chǎn)買賣單據(jù)等都作為憑證類歸入會(huì)計(jì)檔案。但是，這些保管期限遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于會(huì)計(jì)憑證年限，因此，歸入相應(yīng)保管期限的文書更合適。既加強(qiáng)保管期限又免去了銷毀鑒定拆卷的麻煩。

（二）整理裝訂成冊(cè)即歸檔完畢。檔案員對(duì)文書檔案歸檔完畢都有大概的認(rèn)識(shí)。但會(huì)計(jì)檔案卻大不相同。領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)計(jì)甚至綜合檔案室的檔案員都認(rèn)為檔案已整理裝訂成冊(cè)就是歸檔完畢。很多“歸檔完畢”的會(huì)計(jì)檔案整齊地排放在檔案柜內(nèi)，雖已分類造冊(cè)，但多數(shù)沒(méi)有全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)，只有常規(guī)的年、月、日及流水號(hào)。無(wú)編號(hào)、無(wú)目錄，因此無(wú)從清點(diǎn)、查找困難。由此帶來(lái)檔案容易缺失，利用不便等狀況。

（三）獨(dú)立保管即重視保密。與文書檔案、其他檔案相比，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)檔案十分重視，甚至單設(shè)檔案室。但領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案具保密性、重要性，脫離綜合檔案室，完全由會(huì)計(jì)獨(dú)立管理，未能集中統(tǒng)一管理。會(huì)計(jì)檔案存放往往各自為政，情況不一。有的存于獨(dú)立會(huì)計(jì)庫(kù)房，有的則置于辦公室，由會(huì)計(jì)自行管理，僅有部分由綜合檔案室管理。

（四）收進(jìn)即移交。所有檔案都應(yīng)按規(guī)定向檔案室移交。綜合檔案室檔案員對(duì)文書檔案比較熟悉，接受專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)多；會(huì)計(jì)檔案接觸少，對(duì)會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容、具體標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，往往會(huì)片面認(rèn)為移交只負(fù)責(zé)收進(jìn)清點(diǎn)，而無(wú)視對(duì)會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量把關(guān)。移交必須按會(huì)計(jì)檔案規(guī)定操作。若為獨(dú)立會(huì)計(jì)庫(kù)房可實(shí)現(xiàn)目錄移交，即綜合檔案室只收進(jìn)目錄進(jìn)行綜合管理。

（五）紙質(zhì)即全部檔案。文書檔案包括紙質(zhì)、電子檔案的意識(shí)形成已久。機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)電算化起步較晚，對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的工作內(nèi)容理解不到位，缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn)，只是將打印紙質(zhì)存檔。按規(guī)范化要求，除紙質(zhì)打印外，會(huì)計(jì)信息磁性介質(zhì)備份，會(huì)計(jì)軟件的版式與軟件系統(tǒng)應(yīng)一起保存，保證軟件升級(jí)后，不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被調(diào)用。

（六）能存就不銷。會(huì)計(jì)檔案十分重要，萬(wàn)一不慎銷毀，導(dǎo)致要用數(shù)據(jù)無(wú)從查找。不知怎么銷毀，檔案員怕麻煩，領(lǐng)導(dǎo)怕挑擔(dān)，這些都使領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)計(jì)形成一個(gè)共識(shí)，即能存就決不銷毀。但機(jī)關(guān)檔案室用房緊張、空間有限，會(huì)計(jì)檔案數(shù)量大且年限短，年復(fù)一年，檔案室十分擁擠，保存眾多卻毫無(wú)價(jià)值，而且不方便查找、利用。

（七）查閱即全部利用。檔案人員常會(huì)根據(jù)文書檔案編寫有關(guān)材料以方便利用。與文書檔案相比，會(huì)計(jì)檔案這方面始終處于零開發(fā)狀態(tài)。檔案員、會(huì)計(jì)人員認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案僅用于會(huì)計(jì)查賬、領(lǐng)導(dǎo)查閱、單位審計(jì)等，沒(méi)有為領(lǐng)導(dǎo)做基礎(chǔ)匯編作參考的意識(shí)。應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，積極開發(fā)會(huì)計(jì)檔案信息資源，使檔案服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和單位管理。

二、應(yīng)對(duì)措施

這些錯(cuò)誤意識(shí)究其原因很大程度是領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)計(jì)、檔案人員未經(jīng)過(guò)會(huì)計(jì)檔案培訓(xùn)。當(dāng)然也有會(huì)計(jì)檔案宣傳力度不夠等原因造成的。

雖然會(huì)計(jì)檔案現(xiàn)狀并不樂(lè)觀，但領(lǐng)導(dǎo)重視、人員穩(wěn)定，會(huì)計(jì)檔案加強(qiáng)不難，只要正確引導(dǎo)、宣傳，消除錯(cuò)誤意識(shí)，查缺補(bǔ)漏、規(guī)范管理，會(huì)計(jì)檔案很快就會(huì)上新臺(tái)階。

（一）強(qiáng)化培訓(xùn)，樹立專業(yè)人員檔案意識(shí)。會(huì)計(jì)人員未參加會(huì)計(jì)檔案的培訓(xùn)，主要原因是未組織類似培訓(xùn)或培訓(xùn)中少有類似的內(nèi)容。會(huì)計(jì)部門與檔案部門溝通協(xié)作，填補(bǔ)會(huì)（下轉(zhuǎn)第51頁(yè)）（上接第46頁(yè)）計(jì)檔案培訓(xùn)的真空。一方面會(huì)計(jì)人員接受檔案培訓(xùn)，另一方面檔案人員加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案學(xué)習(xí)。相關(guān)人員通過(guò)系統(tǒng)學(xué)習(xí)會(huì)計(jì)檔案的歸檔要求及保管等內(nèi)容，特別是對(duì)歸檔范圍、案卷編號(hào)、編目等短項(xiàng)學(xué)習(xí)，達(dá)到全面掌握會(huì)計(jì)檔案知識(shí)，樹立正確檔案意識(shí)。

（二）強(qiáng)化宣傳，樹立領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)。以專業(yè)人員在領(lǐng)導(dǎo)前宣傳會(huì)計(jì)檔案知識(shí)為主，以領(lǐng)導(dǎo)參加檔案培訓(xùn)、業(yè)務(wù)部門上門宣傳、檔案會(huì)議接受檔案意識(shí)等手段為附，逐步加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)。通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)的正確檔案意識(shí)，如有意識(shí)地制定制度、改善保管條件等，繼而從宏觀上帶動(dòng)單位會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化。

（三）強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)，以制度補(bǔ)意識(shí)不足。制定一整套切實(shí)可行且符合標(biāo)準(zhǔn)的制度，包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等各環(huán)節(jié)及檔案數(shù)字化、電子檔案、數(shù)字備份等新內(nèi)容，明確具體做法，使人員在工作中做到有據(jù)可依，有章可循。從另一方面彌補(bǔ)檔案意識(shí)不足，使檔案業(yè)務(wù)得到規(guī)范。

（四）強(qiáng)化監(jiān)督，以檢促意識(shí)轉(zhuǎn)變。檔案局作為檔案業(yè)務(wù)主管部門，發(fā)揮指引作用。在基層機(jī)關(guān)做好從上到下的宣傳，從領(lǐng)導(dǎo)到檔案員、會(huì)計(jì)人員層層宣傳，加強(qiáng)指導(dǎo)，以年檢、目標(biāo)管理為手段加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案監(jiān)督管理，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，糾正錯(cuò)誤意識(shí)，敦促改正、提高檔案管理水平。

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一、引言

疾控中心作為衛(wèi)生系統(tǒng)，衍生出特出的資料及信息，它不像醫(yī)院病案，國(guó)家有相應(yīng)的規(guī)范制度。作為檔案管理人員，圍繞職責(zé)，談一下我們近幾年列入、整理專門檔案集中管理體會(huì)。

那么筆者工作青島市疾病控制中心，如何保存疾控信息材料？疾病防控工作在高度重視的今天，如何管理疾控中心這些有效材料信息，成為檔案管理者的新問(wèn)題。過(guò)去我們的檔案由單純的文書檔案，逐步發(fā)展到科研、基建、照片等檔案，同時(shí)制定了一整套管理辦法。隨著國(guó)家國(guó)家十三五規(guī)劃“深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革，堅(jiān)持預(yù)防為主的方針，建立健全基本醫(yī)療衛(wèi)生制度，實(shí)現(xiàn)人人享有基本醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)，推廣全民健身，提高人民健康水平……加強(qiáng)重大疾病防治和基本公共衛(wèi)生服務(wù)，完善國(guó)家基本公共衛(wèi)生服務(wù)項(xiàng)目和重大公共衛(wèi)生服務(wù)項(xiàng)目，提高服務(wù)質(zhì)量效率和均等化水平”方針，檔案的門類也發(fā)生了變化，疾控中心通常的文書檔案和科研檔案外，從我們的工作性質(zhì)及職責(zé)范圍內(nèi)，嘗試從內(nèi)容上我們收集一些記錄和反映疾控專業(yè)的專門檔案。如：食品安全監(jiān)測(cè)檔案、學(xué)校衛(wèi)生監(jiān)測(cè)檔案等……。

二、收集檔案方法和建議

我們之所以收集專門檔案，因?yàn)槲臅鴻n案包括不了各種檔案，疾控中心的專門檔案也不屬于科研檔案，從收集、整理專門檔案來(lái)說(shuō)開始困擾我們，不收集可能流失，收集又沒(méi)有明確的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。此時(shí)只有選擇相近的檔案規(guī)定為依據(jù)，根據(jù)專門特點(diǎn)制定移交、接收及管理規(guī)定，根據(jù)各門類形成的材料、信息追蹤過(guò)程、數(shù)據(jù)分析結(jié)果，將門類檔案管理形成制度化，不斷修訂完善過(guò)程，形成了疾控中心獨(dú)特的管理規(guī)范。通過(guò)收集整理，給我們的啟示是：第一、對(duì)不同門類的檔案應(yīng)采取集中管理的原則，制定相應(yīng)的管理辦法，也是疾控中心在專門檔案管理中一個(gè)新的突破；第二、在檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的基礎(chǔ)上，根據(jù)門類不同采取分級(jí)管理，比如門類可分為：傳染病檔案、慢性病檔案、食品安全監(jiān)測(cè)檔案、學(xué)校衛(wèi)生監(jiān)測(cè)檔案、預(yù)防接種檔案、艾滋病監(jiān)測(cè)檔案等。即不同專業(yè)，根據(jù)各自的特點(diǎn)由教育、衛(wèi)生及檔案行政管理部門共同負(fù)責(zé)，進(jìn)行相應(yīng)的業(yè)務(wù)監(jiān)督及指導(dǎo)，使其更好地發(fā)揮作用；第三，各門類檔案在管理的規(guī)范的基礎(chǔ)上，檔案人員要不斷開發(fā)、編研各類防控疾病知識(shí)，依據(jù)數(shù)據(jù)有計(jì)劃、有目的為衛(wèi)生宣傳提供健康教育素材，利于有針對(duì)性。

我們了解到專門檔案作為一個(gè)門類與文書檔案、科研檔案被列入國(guó)家檔案發(fā)展計(jì)劃是在《檔案事業(yè)發(fā)展“七五”計(jì)劃》時(shí)期，曾在1982年國(guó)家檔案局召開的全國(guó)檔案工作會(huì)議提出的，記得是這樣表述的：“今后一個(gè)時(shí)期要在全國(guó)范圍內(nèi)建立起一個(gè)門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)，具有中國(guó)特色的檔案事業(yè)體系。”2015年12月28日，國(guó)家檔案局局長(zhǎng)李明華在全國(guó)檔案工作暨表彰先進(jìn)會(huì)議上的講話中，就“十三五”時(shí)期全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的主要任務(wù)從六個(gè)方面作為重點(diǎn)：一是全面推進(jìn)檔案法治建設(shè)，通過(guò)科學(xué)規(guī)劃和推進(jìn)檔案法規(guī)體系建設(shè)、完善和加強(qiáng)檔案執(zhí)法監(jiān)督體制機(jī)制、促進(jìn)和提升全社會(huì)檔案法治意識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案治理法治化；二是有效推進(jìn)檔案資源體系建設(shè)，一方面要進(jìn)一步充實(shí)、豐富和優(yōu)化檔案館館藏，另一方面要進(jìn)一步加強(qiáng)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位以及農(nóng)村和城市社區(qū)檔案的形成管理，實(shí)現(xiàn)檔案資源建設(shè)多元化；三是創(chuàng)新檔案利用服務(wù)模式，推進(jìn)各級(jí)國(guó)家綜合檔案館依法開放檔案，加快檔案信息資源整合與共享進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案利用便捷化；四是加快檔案管理信息化進(jìn)程，創(chuàng)新檔案信息化管理模式，一手抓數(shù)字檔案資源建設(shè)，一手抓數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化；五是強(qiáng)化檔案安全保障，從檔案實(shí)體安全和信息安全兩個(gè)維度入手，大幅改善檔案安全基本條件，建立健全檔案安全防范體制機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案安全高效化；六是發(fā)揮人才的引領(lǐng)支撐作用，通過(guò)健全人才培養(yǎng)體系、加大教育培訓(xùn)力度、鼓勵(lì)社會(huì)各方參與等方式加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案人才隊(duì)伍專業(yè)化。在第二條中提到有效推進(jìn)檔案資源體系建設(shè)，作為疾病控制中心，我們要發(fā)現(xiàn)資源，豐富館藏，提升我們的檔案質(zhì)量，用于研究、利用、開發(fā)，使疾控中心專門檔案管理工作有特色，也為今后發(fā)展打下基礎(chǔ)。

疾控中心專門檔案是我們?cè)诠ぷ髦校?jīng)過(guò)長(zhǎng)期觀察發(fā)現(xiàn)的，盡管是內(nèi)容不同，形式不同，但是他反應(yīng)青島市衛(wèi)生大系統(tǒng)各種疾病控制的大數(shù)據(jù)，符合管理需求。盡管單位形成的全部檔案是一個(gè)整體，通常按“全宗”管理，專門檔案的不同種類、不同載體有它們的共同性和規(guī)律形成，在整理中發(fā)現(xiàn)有它的特殊性。如：食品安全監(jiān)測(cè)檔案、學(xué)校衛(wèi)生監(jiān)測(cè)檔案、預(yù)防接種檔案等都有專門檔案的管理要求及特點(diǎn)，與文書檔案、科研檔案有區(qū)別，這就要求我們從宏觀上調(diào)整檔案的管理規(guī)定及管理制度，同時(shí)就專門檔案的征集、分類提出了新課題，分析專門檔案與文書檔案、科研檔案之間的關(guān)系。從專門檔案的提出，在工作中我們?cè)m結(jié)于專門檔案應(yīng)該歸入那一類，是否影響檔案工作進(jìn)展及標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程，比如：學(xué)校衛(wèi)生檔案是在教學(xué)中形成的健康衛(wèi)生信息，學(xué)校有獨(dú)立管理體系，學(xué)校衛(wèi)生監(jiān)測(cè)作為疾控中心監(jiān)測(cè)是預(yù)防性，特別涉及到群發(fā)疾病分析其傳染源調(diào)查，是預(yù)防中必須涉及到的，在認(rèn)識(shí)中就有交叉，我們?cè)谔接懼星靶校缓笾鸩酵晟啤?/p>

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關(guān)鍵詞：醫(yī)院；基建項(xiàng)目檔案；管理

醫(yī)院基建項(xiàng)目檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，是反映醫(yī)院基本建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)程和醫(yī)院歷史變遷的重要記錄。近些年來(lái)，國(guó)家、地方對(duì)醫(yī)院建設(shè)的投入不斷加大，許多綜合性醫(yī)院門診量、住院人數(shù)不斷增加，原有的病區(qū)規(guī)劃不能滿足現(xiàn)有需求，從而制約了醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。因此，無(wú)論是在原址基礎(chǔ)上進(jìn)行改擴(kuò)建，或者選新址重建，基建檔案管理的重要性愈發(fā)凸顯，基建檔案管理的好壞，直接關(guān)系到醫(yī)院整體建設(shè)的發(fā)展速度、成本投入，甚至建筑物質(zhì)量安全。如何及時(shí)、有效、完整、系統(tǒng)的做好基建項(xiàng)目檔案的收集整理工作，迅速為利用者提供服務(wù)，是現(xiàn)代檔案管理工作人員的重要職責(zé)。

1 醫(yī)院基建項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題

醫(yī)院的建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，但是對(duì)于基建項(xiàng)目檔案的管理仍然存在不少的問(wèn)題。

1、基建項(xiàng)目檔案管理重視度不夠，相關(guān)規(guī)章制度或缺乏、或陳舊。許多醫(yī)院早期對(duì)于基建檔案的管理與文書檔案的管理一樣，未進(jìn)行區(qū)分。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于基建檔案管理的重視度不高，造成基建檔案資料保管缺失、分類不統(tǒng)一，不便于后期的查詢、利用。沒(méi)有指定專門的基建檔案管理制度，或者制度過(guò)時(shí)、陳舊，已經(jīng)不適用于現(xiàn)代基建項(xiàng)目檔案管理，未針對(duì)本院的實(shí)際情況制定符合本單位發(fā)展建設(shè)規(guī)劃的基建項(xiàng)目檔案分類方案。

2、基建檔案管理人員專業(yè)知識(shí)薄弱，缺少培訓(xùn)。一個(gè)檔案管理員同時(shí)負(fù)責(zé)文書、基建檔案的情況在不少單位都存在，文書檔案管理員參加的固定培訓(xùn)基本都是針對(duì)文書檔案管理的內(nèi)容，不涉及基建檔案管理。對(duì)于不少文書檔案管理員來(lái)講，基建項(xiàng)目檔案管理的概念為零，認(rèn)為按照文書檔案管理即可，對(duì)基建項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工的各階段內(nèi)容不熟知，專業(yè)知識(shí)薄弱，造成基建檔案收集不完整，查閱不方便、重要圖紙丟失等情況，不利于醫(yī)院未來(lái)發(fā)展建設(shè)的需求。

3、基建項(xiàng)目資料存放不統(tǒng)一，資料分散。基建項(xiàng)目竣工后，根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況，所有項(xiàng)目資料應(yīng)由基建資料室收集、整理后移交醫(yī)院檔案室統(tǒng)一保管。但有的醫(yī)院基建科不設(shè)專門的基建資料室與資料員，項(xiàng)目施工方對(duì)于基建資料的收集、整理重視度不高，造成基建項(xiàng)目資料存放不統(tǒng)一，分散的情況。

4、科室分工不明確，檔案交接混亂。個(gè)別醫(yī)院早期不設(shè)基建科，或者由院辦公室同時(shí)承擔(dān)基建建設(shè)管理，造成科室分工不明確。同時(shí)由于基建項(xiàng)目資料分散，檔案交接過(guò)程混亂，甚至個(gè)別人員自己保管重要的基建資料，不明確檔案的歸檔重要性。

5、基建項(xiàng)目檔案管理信息化程度低下，甚至沒(méi)有。傳統(tǒng)的文書檔案管理軟件不一定不包含基建項(xiàng)目檔案內(nèi)容，即使含有基建項(xiàng)目檔案管理板塊，也不一定適用于不同單位。個(gè)別單位還在使用傳統(tǒng)的Office軟件錄入基建項(xiàng)目檔案信息，不便于后期的檔案再利用。

2 如何做好醫(yī)院基建項(xiàng)目檔案管理工作

1、提高意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)基建項(xiàng)目檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。

要想做好基建項(xiàng)目檔案管理工作，首先醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，醫(yī)院成立基建項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組，基建科下設(shè)基建資料室，指定專人負(fù)責(zé)基建項(xiàng)目資料的收集、整理工作。醫(yī)院工程項(xiàng)目資料由醫(yī)院檔案室統(tǒng)一存檔管理，需要向醫(yī)院有關(guān)部門報(bào)送的檔案，由醫(yī)院檔案室統(tǒng)一報(bào)送，資產(chǎn)管理（維修）單位需要利用工程項(xiàng)目資料，可以向醫(yī)院檔案室申領(lǐng)副本或復(fù)制。建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位都應(yīng)將工程項(xiàng)目資料的形成和積累納入工程建設(shè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍，各單位應(yīng)指定專（兼）職檔案管理人員負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目資料的收集整理工作。檔案管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)有關(guān)工作，做好對(duì)參建單位檔案工作的日常業(yè)務(wù)跟蹤和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并負(fù)責(zé)驗(yàn)收和接收歸檔工程項(xiàng)目資料。醫(yī)院在工程招標(biāo)及與勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時(shí)，應(yīng)對(duì)工程項(xiàng)目資料的套數(shù)、質(zhì)量、費(fèi)用、移交時(shí)間和整理要求等項(xiàng)內(nèi)容，設(shè)專門條款加以明確。

2、做好工程項(xiàng)目資料的收集整理工作

2.1工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，主辦單位、施工單位、勘察設(shè)計(jì)單位、工程監(jiān)理單位、工程質(zhì)量監(jiān)察部門，應(yīng)在各自的職責(zé)范圍內(nèi)搞好建設(shè)項(xiàng)目資料的形成、積累、整理、立卷、歸檔和保管工作。屬于醫(yī)院歸檔范圍內(nèi)的工程項(xiàng)目資料，有關(guān)單位應(yīng)按規(guī)定及時(shí)整理，經(jīng)項(xiàng)目部工程部門和醫(yī)院運(yùn)營(yíng)部門審核通過(guò)后，移交醫(yī)院檔案室。

2.2工程項(xiàng)目實(shí)行總承包的，各分包單位負(fù)責(zé)收集、整理所承包工程的項(xiàng)目資料，交總承包單位匯總、整理。竣工時(shí)由總承包單位向主辦單位提交完整、準(zhǔn)確的項(xiàng)目資料。

2.3工程項(xiàng)目由幾個(gè)單位分包的，各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理所承包工程的項(xiàng)目資料，交建設(shè)單位匯總、整理，或由建設(shè)單位委托一個(gè)承包單位匯總、整理。

2.4項(xiàng)目前期可行性研究、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料、工程管理文件及設(shè)計(jì)單位等提交的設(shè)計(jì)文件、工程圖紙、圖表等資料，建設(shè)單位有關(guān)部門要在接收后的一個(gè)月內(nèi)向檔案室移交一套，以保證項(xiàng)目資料的完整。

2.5凡引進(jìn)設(shè)備和技術(shù)的建設(shè)項(xiàng)目，要做好有關(guān)技術(shù)資料的收集、整理工作，有關(guān)技術(shù)資料均應(yīng)交由檔案室統(tǒng)一管理。設(shè)備的開箱驗(yàn)收必須有建設(shè)單位檔案人員參加，項(xiàng)目資料原件由項(xiàng)目部登記后向醫(yī)院檔案室歸檔。

2.6醫(yī)院的工程建設(shè)項(xiàng)目均要執(zhí)行項(xiàng)目資料歸檔質(zhì)量保證金管理辦法。項(xiàng)目資料歸檔質(zhì)量保證金與安全保證金一并由醫(yī)院財(cái)務(wù)科按合同金額的3%預(yù)留，待項(xiàng)目資料移交驗(yàn)收合格，專職檔案管理人員簽字后，由財(cái)務(wù)部門配合落實(shí)，按醫(yī)院《工程管理辦法》的有關(guān)規(guī)定返還保證金。

3、明確歸檔范圍和質(zhì)量要求

根據(jù)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（國(guó)家檔案局2006年頒布）、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T/28）和醫(yī)院的有關(guān)規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，制定基建項(xiàng)目檔案歸檔細(xì)則，明確歸檔范圍和質(zhì)量要求。歸檔的文件資料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，保障生產(chǎn)（使用）、管理、維護(hù)和改擴(kuò)建的需要。工程項(xiàng)目資料的內(nèi)容及其深度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。

4、做好基建項(xiàng)目工程立卷工作

立卷應(yīng)遵循工程項(xiàng)目資料的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。一個(gè)建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí)，工程項(xiàng)目資料應(yīng)按單位工程組卷。勘察、設(shè)計(jì)、施工單位在收齊工程項(xiàng)目資料并整理立卷后，建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)檔案管理機(jī)構(gòu)的要求對(duì)檔案文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。專業(yè)檔案員根據(jù)項(xiàng)目?jī)?nèi)容進(jìn)行分類，管理性材料排在整個(gè)項(xiàng)目首卷，其余材料按照文件性質(zhì)分別組卷。圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列。

5、做好基建項(xiàng)目檔案資源的開發(fā)利用

篇8

2015年12月11日，新修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)政部 國(guó)家檔案局令第79號(hào)）正式公布。為方便各單位更好地理解、貫徹和實(shí)施，本刊從第二期開始連續(xù)四期刊登國(guó)家檔案局經(jīng)科司蔡盈芳同志的文章，就《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行全方位解讀，本期對(duì)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》保管期限的修訂內(nèi)容進(jìn)行解讀。

會(huì)計(jì)檔案保管期限的調(diào)整是本次《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》修訂的重要內(nèi)容，也是變化最大的內(nèi)容，廣大檔案工作者和計(jì)人員對(duì)此疑惑較多，新舊《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》在保管期限上如何銜接，大家也覺(jué)得難以把握。本期重點(diǎn)對(duì)定期保管會(huì)計(jì)檔案保管期限調(diào)整進(jìn)行解讀，并對(duì)新舊保管期限規(guī)定的銜接方法進(jìn)行說(shuō)明。

保管期限調(diào)整的背景和原因

新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱“新《辦法》”或“新《管理辦法》”）將會(huì)計(jì)檔案的定期保管期限由3年、5年、10年、15年、25年5類調(diào)整為10年、30年2類，主要以下原因：

一是與各單位其他檔案保管期限保持一致的需要。近年來(lái)，國(guó)家檔案局對(duì)機(jī)關(guān)和企業(yè)檔案的定期保管期限進(jìn)行了調(diào)整，《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第8號(hào)）、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第10號(hào)）分別將機(jī)關(guān)文書檔案和企業(yè)檔案的定期保管期限統(tǒng)一為10年、30年。

二是與有關(guān)法律法規(guī)相協(xié)調(diào)的需要。會(huì)計(jì)檔案在很多民事案件中都作為重要證據(jù)，民事案件的訴訟時(shí)效最長(zhǎng)為20年，加上訴訟開始前事件已經(jīng)存在一定的時(shí)間了，民事案件常常需要20年以前的會(huì)計(jì)檔案作為證據(jù)。但大部分會(huì)計(jì)檔案的最低保管期限都低于20年。某法院在經(jīng)濟(jì)糾紛案審判中曾遇到過(guò)由于會(huì)計(jì)檔案到期已銷毀而無(wú)法判定錢款是否收付的情況，后該法院專門提出司法建議指出，由于民事案件的訴訟時(shí)效最長(zhǎng)為20年，建議將會(huì)計(jì)憑證和會(huì)計(jì)賬簿的保管期限修改為20年以上。

三是與資產(chǎn)存續(xù)期限相協(xié)調(diào)。各單位都認(rèn)為原定保管期限太短，由于原定保管期限不合理，特別是一些與使用期超過(guò)檔案保管期限的固定資產(chǎn)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案，在到保管期限后，與其相關(guān)的資產(chǎn)仍在使用或存續(xù)，與此有關(guān)的會(huì)計(jì)檔案需要調(diào)閱查用。

四是貫徹以人為本的理念。會(huì)計(jì)檔案與人有關(guān)，與人有關(guān)的檔案會(huì)在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)需要查閱利用。原《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱“原《辦法》”或“原《管理辦法》”）規(guī)定的保管期限遠(yuǎn)遠(yuǎn)短于其他與人有關(guān)的檔案的保管期限大量，為了維持各單位員工或社會(huì)其他成員的合法權(quán)益，將會(huì)計(jì)檔案的保管期限適當(dāng)延長(zhǎng)是必要的。

五是現(xiàn)實(shí)使用反映會(huì)計(jì)原定保管期限過(guò)短。各單位大量到了原定保管期限的會(huì)計(jì)檔案也都不銷毀，有的單位50年前的會(huì) 計(jì)檔案仍舊保留著；超過(guò)15年的憑證檔案和超過(guò)25年的賬簿檔案仍舊被查閱利用。這從一個(gè)側(cè)面反映了會(huì)計(jì)檔案保管期限有延長(zhǎng)的必要。

六是考慮會(huì)計(jì)電子檔案特點(diǎn)。與紙質(zhì)載體相比，會(huì)計(jì)電子檔案對(duì)庫(kù)房等物理空間占用較少，保管成本大幅降低，具備延長(zhǎng)保管期限的條件。

七是滿足當(dāng)前反腐需要。現(xiàn)存會(huì)計(jì)檔案保管期限標(biāo)準(zhǔn)不能滿足責(zé)任追查的需要。

八是原《辦法》設(shè)定的會(huì)計(jì)檔案定期保管期限類型太多，許多會(huì)計(jì)人員和檔案人員在劃定會(huì)計(jì)檔案的具體保管期限時(shí)往往無(wú)法很好掌握。

保管期限調(diào)整的內(nèi)容

一是將定期保管期限由原《管理辦法》規(guī)定的5類合并為2類。新《管理辦法》第十四條規(guī)定，“會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年”。即將會(huì)計(jì)檔案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年5類調(diào)整為10年、30年2類。會(huì)計(jì)檔案的保管期限是從“會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起”的。例如，2014年形成的憑證類會(huì)計(jì)資料，其歸檔后會(huì)計(jì)憑證檔案的保管期限是從2015會(huì)計(jì)年度開始起算的。

二是將憑證和賬簿2類會(huì)計(jì)檔案保管期限作了適當(dāng)延長(zhǎng)。將所有單位的銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表，財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收部門的國(guó)家金庫(kù)編送的各種報(bào)表及繳庫(kù)退庫(kù)憑證、各收入機(jī)關(guān)編送的報(bào)表、國(guó)家金庫(kù)年報(bào)（決算），基本建設(shè)撥、貸款年報(bào)（決算），行政單位和事業(yè)單位會(huì)計(jì)月、季度報(bào)表和稅收會(huì)計(jì)報(bào)表的保管期限統(tǒng)一為10年。將企業(yè)的原始憑證、記賬憑證等憑證類檔案由原先的15年延長(zhǎng)為30年。將總賬、明細(xì)賬、日記賬、其他輔賬等賬簿類會(huì)計(jì)檔案由原先的25年延長(zhǎng)為30年。會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年。將行政單位和事業(yè)單位的各種會(huì)計(jì)憑證，財(cái)政總預(yù)算撥款憑證和其他會(huì)計(jì)憑證由原先的15年延長(zhǎng)為30年。將財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收部門日記賬、總賬、稅收日記賬（總賬）、明細(xì)分類、分戶賬或登記簿由原先的25年延長(zhǎng)為30年。這些要求主要體現(xiàn)在新《辦法》的附表1和附表2。

三是在保管期限表的設(shè)置上堅(jiān)持原則性與靈活性相結(jié)合。新《辦法》第十五條第一款規(guī)定 “各類會(huì)計(jì)檔案的保管期限原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表執(zhí)行，本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限。”這意味著，各單位在劃定會(huì)計(jì)檔案保管期限表可以根據(jù)需要自行設(shè)置相應(yīng)的保管期限，但自行設(shè)置的保管期限不得低于新《管理辦法》規(guī)定的最低期限。如某單位認(rèn)為部分會(huì)計(jì)憑證比較重要，可能在未來(lái)一段較長(zhǎng)的時(shí)期里需要查詢利用，將該批會(huì)計(jì)憑證劃定為50年。這種做法是符合新《管理辦法》有關(guān)精神和要求的。但反之則不行。即不得將憑證類會(huì)計(jì)檔案劃定為低于30年。這種原則性與靈活相結(jié)合的做法，給各單位結(jié)合實(shí)際劃定會(huì)計(jì)檔案保管期限預(yù)留了空間，有利于會(huì)計(jì)檔案的管理。

會(huì)計(jì)檔案保管期限新舊標(biāo)準(zhǔn)的銜接

為確保新《辦法》有效貫徹實(shí)施，實(shí)現(xiàn)新舊管理辦法平穩(wěn)過(guò)渡，國(guó)家檔案局聯(lián)合財(cái)政部專門就有關(guān)銜接規(guī)定下發(fā)了文件，保管期限新舊銜接是主要內(nèi)容，要求如下：

一是對(duì)已到保管期限且已鑒定但未銷毀的會(huì)計(jì)檔案的處理。已到原《辦法》規(guī)定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒定可以銷毀但尚未進(jìn)行銷毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照新《辦法》的要求組織銷毀；已到原《辦法》規(guī)定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒定應(yīng)繼續(xù)保管的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照新《辦法》規(guī)定的最低保管期限，確定繼續(xù)保管期限（最低繼續(xù)保管期限等于新的最低保管期限減去已保管期限，下同）。

二是對(duì)已到保管期限但未作鑒定的會(huì)計(jì)檔案的處理。已到原《辦法》規(guī)定的最低保管期限，但2015年12月31日前尚未進(jìn)行鑒定的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照新《辦法》的要求進(jìn)行鑒定，確定銷毀或繼續(xù)保管。確定銷毀的，應(yīng)按照新《辦法》的要求組織銷毀；確定繼續(xù)保管的，應(yīng)按照新《辦法》規(guī)定的最低保管期限，確定繼續(xù)保管期限。

三是對(duì)未到原《辦法》規(guī)定最低保管期限的會(huì)計(jì)檔案。文件規(guī)定“未到原《管理辦法》規(guī)定最低保期限的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照新《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限重新劃定保管期限。”如2005年形成的會(huì)計(jì)憑證檔案，原定保管期限是15年，保管期限2006年起算，至2015年12月，已保管10年；按照原《管理辦法》只需再保管5年，至2020年12月，即可進(jìn)行到期鑒定，如鑒定確無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值就可銷毀。但由于新《辦法》對(duì)憑證類會(huì)計(jì)檔案保管期限進(jìn)行了延長(zhǎng)，該批會(huì)計(jì)檔案未到原定保管期限，其保管期限應(yīng)延長(zhǎng)為30年，即到2035年12月才算到保管期限，可在2036年進(jìn)行到期檔案鑒定后，確無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值即可銷毀。其他各類會(huì)計(jì)檔案的處理方法照此類推。

篇9

關(guān)鍵詞：檔案管理 電子檔案 優(yōu)越性 開發(fā)和利用 規(guī)范措施

0 引言

電子檔案是指在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的、由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲(chǔ)的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲(chǔ)和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，檔案工作者必須要對(duì)此有深刻的認(rèn)識(shí)才能做好電子檔案的管理工作。

1 電子檔案的優(yōu)越性

1.1 直接減輕了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作時(shí)效 在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的當(dāng)下，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來(lái)。文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)微機(jī)處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實(shí)現(xiàn)隨機(jī)管檔，就可將過(guò)去的集中立卷，改為平時(shí)隨時(shí)整理立卷。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁浚岣吡肆⒕砉芾硭剑瑥亩_(dá)到檔案管理工作及時(shí)歸檔的目的，便于檢索利用。

1.2 微機(jī)管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺 傳統(tǒng)的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時(shí)，補(bǔ)漏增缺，就得拆卷重做。改為微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，文檔用微機(jī)按“件”整理歸檔。可隨時(shí)補(bǔ)漏增缺，使文檔不形成存積，這時(shí)，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬(wàn)事大吉了。微機(jī)管理省時(shí)省力，可以給工作人員以充分的時(shí)間去提高業(yè)務(wù)水平。

1.3 微機(jī)管理更有利于文檔的保密 過(guò)去查閱檔案時(shí)是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機(jī)管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無(wú)法接觸其他無(wú)關(guān)的文件，從而達(dá)到了文件保密的要求。

1.4 微機(jī)管理有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量 檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來(lái)進(jìn)行操作，其對(duì)立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給今后的利用工作帶來(lái)了許多不便。同時(shí)，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時(shí)間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動(dòng)式的。文書檔案管理進(jìn)行微機(jī)管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來(lái)，可以把時(shí)間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上來(lái)，從而提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務(wù)時(shí)，能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值。

2 電子檔案的整理、開發(fā)和利用

2.1 電子檔案的整理。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計(jì)算機(jī)可以按需求隨時(shí)將電子檔案的單份文件從任何角度進(jìn)行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個(gè)基本保管單位。電子檔案整理的主要任務(wù)也從對(duì)案卷的整理而轉(zhuǎn)為對(duì)光盤磁介質(zhì)的整理;即對(duì)接收來(lái)的脫機(jī)保存的光盤數(shù)據(jù)進(jìn)行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統(tǒng)中的電子檔案制作光盤備份，同時(shí)對(duì)光盤進(jìn)行編目、排架等。

2.2 電子檔案的開發(fā)利用管理。電子檔案的獨(dú)特性決定了電子檔案的開發(fā)和利用比傳統(tǒng)檔案更加快捷、方便，更具實(shí)用性。一是開發(fā)平臺(tái)的選擇。系統(tǒng)的目標(biāo)是將各檔案管理單位的數(shù)據(jù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連為一體，便于共享數(shù)據(jù)資源，因此應(yīng)選用分布式數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)作為開發(fā)平臺(tái)，同時(shí)在檔案管理單位所在地建立數(shù)據(jù)庫(kù)，本地?cái)?shù)據(jù)直接上機(jī)存取，既節(jié)約了經(jīng)費(fèi)，又方便了各單位互訪數(shù)據(jù)。二是硬件要求。各檔案單位的計(jì)算機(jī)在處理大量各類檔案信息的同時(shí)，又要互相進(jìn)行數(shù)據(jù)通信，所以硬件必須具備相應(yīng)的需求條件。三是數(shù)據(jù)庫(kù)模式設(shè)計(jì)。數(shù)據(jù)庫(kù)的模式設(shè)計(jì)是一個(gè)非常復(fù)雜的問(wèn)題，設(shè)計(jì)的目標(biāo)既要滿足當(dāng)前的應(yīng)用需要，又要滿足可預(yù)見未來(lái)的應(yīng)用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴(kuò)充。四是應(yīng)用程序設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)輸入、查詢、事務(wù)處理、報(bào)表處理等應(yīng)用程序。五是數(shù)據(jù)的備份及故障恢復(fù)。檔案數(shù)據(jù)是珍貴的數(shù)據(jù)資源，為避免出現(xiàn)系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)資源的破壞，應(yīng)用系統(tǒng)必須能定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以便于數(shù)據(jù)信息被破壞后的恢復(fù)。六是數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性保護(hù)。電子檔案利用必須在保證數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性的前提下進(jìn)行。所謂安全性保護(hù)就是防止非法使用數(shù)據(jù)庫(kù)。在一個(gè)系統(tǒng)中，安全性保護(hù)非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。這就需要對(duì)用戶使用數(shù)據(jù)庫(kù)提供鑒別方法，即使用權(quán)鑒別，也要由計(jì)算機(jī)確認(rèn)合法性。例如:設(shè)置口令等，對(duì)存取控制權(quán)的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開放程序也不同，應(yīng)對(duì)獲準(zhǔn)使用系統(tǒng)的人員及其訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)的范圍加以限制，對(duì)不同的人員予以不同使用權(quán)限。檔案管理者可根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權(quán)限使用載體拷貝，由計(jì)算機(jī)確認(rèn)是否合法，并按期回收，同時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，互聯(lián)網(wǎng)的開通方便了檔案部門之間信息的相互交流，同一份材料可以同時(shí)為多人利用，也可以直接到檔案單位電腦上查詢權(quán)限范圍內(nèi)提供的相關(guān)內(nèi)容。電子檔案的開發(fā)利用應(yīng)充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息采集、綜合統(tǒng)計(jì)的功能對(duì)整個(gè)過(guò)程進(jìn)行分析、統(tǒng)計(jì)、找出規(guī)律，探求新的方式與途徑，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟硬平臺(tái)建設(shè)，滿足用戶需求，最大限度開發(fā)利用電子檔案，與此同時(shí)，還要注意確保檔案資源安全利用。

3 規(guī)范電子檔案管理的幾項(xiàng)措施

3.1 加強(qiáng)電子檔案歸檔制度建設(shè) 各檔案管理單位應(yīng)根據(jù)電子檔案管理規(guī)范，并結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定一套切實(shí)可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件形成、積累過(guò)程的管理以及歸檔責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。制定電子檔案制度時(shí)應(yīng)注意以下問(wèn)題:注意劃清歸檔過(guò)程中各級(jí)各類人員的責(zé)任；歸檔時(shí)機(jī)應(yīng)適合本單位工作實(shí)際；歸檔電子文件的責(zé)任簽署應(yīng)明確；注意電子文件的動(dòng)態(tài)管理問(wèn)題。

3.2 從電子文件的源頭抓電子檔案的質(zhì)量 為進(jìn)一步加強(qiáng)電子信息的管理，對(duì)電子信息進(jìn)行集中統(tǒng)一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設(shè)備，建立一系列服務(wù)手段是加強(qiáng)這一工作的必備條件。

3.2.1 檔案室設(shè)立圖紙與文件集中處理系統(tǒng)，對(duì)審查完畢的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一收集，按要求形成紙質(zhì)文件。

3.2.2 設(shè)置專門場(chǎng)地對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行集中審鑒，以保證紙質(zhì)文件與相應(yīng)電子信息的一致性。

3.2.3 電子信息由檔案部門集中積累，并在項(xiàng)目階段結(jié)束時(shí)，在項(xiàng)目組的配合下統(tǒng)一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。

3.2.4 為便于操作和管理，建議進(jìn)一步規(guī)范電子文件形成所使用的軟件平臺(tái)，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關(guān)人員應(yīng)按“電子檔案管理辦法”的規(guī)定將軟件一并歸檔。

3.3 要嚴(yán)把電子信息歸檔關(guān)，做好電子信息動(dòng)態(tài)管理 一是在電子信息歸檔時(shí)要利用一切可利用的條件對(duì)電子信息進(jìn)行檢查、鑒定、驗(yàn)收，除有關(guān)歸檔責(zé)任簽署之外，還必須發(fā)揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對(duì)性地進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、及時(shí)解決問(wèn)題;二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產(chǎn)變化，也即做好電子檔案的更改補(bǔ)充工作，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級(jí)階段。

4 結(jié)語(yǔ)

電子檔案是信息時(shí)代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術(shù)上的問(wèn)題，并加以解決，以實(shí)現(xiàn)安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。

參考文獻(xiàn)

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[2]張文亮.《關(guān)于電子檔案管理的思考》[J].云南檔案 2008(9).

篇10

我院于**年12月就設(shè)置了機(jī)關(guān)綜合檔案室，專職檔案員在原有一人的基礎(chǔ)上，于**年又增加了一人。現(xiàn)有的兩人中，其中一人已于**年參加了×××檔案人員崗位資格考試，并取得了專業(yè)資格證書，改變了我院過(guò)去一直沒(méi)有合格的專業(yè)人員管理檔案的歷史。我院現(xiàn)有各類庫(kù)存檔案近×××萬(wàn)卷，每年又新增近2千卷。原有的庫(kù)房和閱卷室只有×××平方米，已不能適應(yīng)年年大量新增檔案的發(fā)展要求。根據(jù)實(shí)際情況，**年我院在經(jīng)費(fèi)非常困難的情況下，又投入了五萬(wàn)余元的經(jīng)費(fèi)，將新大樓二樓小法庭改擴(kuò)建為新的檔案室，總面積達(dá)×××平方米，比原來(lái)的檔案室擴(kuò)大了×××平方米。其中庫(kù)房面積×××平方米，閱卷室×××平方米；新購(gòu)置密集架5列10組，加上原來(lái)的10列30組，現(xiàn)有密集架15列40組；標(biāo)準(zhǔn)檔案柜2組×××個(gè)、滅火器×××個(gè)、電風(fēng)扇一臺(tái)、586型電子計(jì)算機(jī)一臺(tái)，改善了依法管理檔案的條件。

二)、領(lǐng)導(dǎo)重視，思想統(tǒng)一，任務(wù)明確

我院的檔案工作由院長(zhǎng)xxx直接分管，辦公室主任xxx主管，xxx到xx鄉(xiāng)掛職后，又由院志辦主任xxx主管，檔案員負(fù)責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)和管理體制。我院一直把學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹實(shí)施《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案實(shí)施辦法》和《×××檔案條例》貫穿于法院工作的始終。做到了年頭布置時(shí)有任務(wù)，大小會(huì)議上經(jīng)常講，檢查工作中對(duì)照查，年底總結(jié)時(shí)談利弊。通過(guò)這一系列途徑的學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹、實(shí)施“兩法一條例”，增強(qiáng)了全體干警的法制觀念、檔案工作觀念、保密觀念，使我院的檔案管理工作在**年12月18日經(jīng)考評(píng)驗(yàn)收已達(dá)省c1級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，又有了新的進(jìn)展。

經(jīng)過(guò)不懈的努力，完成了**年至**年的訴訟檔案、文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、司法鑒定檔案、聲像檔案、科技檔案、實(shí)物檔案的立卷歸檔工作，所有各種檔案歸檔均符合要求，查找方便，利用效果好。**年至**年兩年間各檔案借閱326卷次，利用檔案268卷次。檔案更好地為各類立案、審判、執(zhí)行、申訴復(fù)查工作提供了利用服務(wù)。

(三)、建立健全檔案管理制度，強(qiáng)化檔案管理工作

為使法院系統(tǒng)的檔案管理工作逐步走向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，更好地開展各項(xiàng)審判業(yè)務(wù)和審判理論研究。我院制定了《xx市人民法院檔案管理辦法》、《xx市人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》、《xx市人民法院行政文書立卷歸檔辦法》、《歸檔制度》、《檔案員職責(zé)》等辦法、制度，建立健全和完善了檔案管理的一整套制度。同時(shí)建立了各種檢索體系，編制了總目錄、分類目錄、卷內(nèi)目錄、案卷目錄、專題目錄等。制定了保密管理制度、庫(kù)房管理制度、歸檔制度、借閱制度、鑒定及銷毀制度，為檔案工作進(jìn)入科學(xué)規(guī)范的管理創(chuàng)造了有利條件。

(四)、做好歸檔工作，不斷豐富庫(kù)藏工作

做到歸檔時(shí)間早知道，每年12月底前辦公室就以文件通知的形式下達(dá)各庭、室、處、局、隊(duì)告知?dú)w檔的時(shí)間、順序、要求等，使其做好歸檔的準(zhǔn)備工作。截止**年6月底止，綜合檔案室共收集整理保管各類檔案32064卷、**冊(cè)。其中，訴訟檔案31548卷，35824冊(cè)；行政文書檔案516卷；會(huì)計(jì)檔案382卷；司法鑒定檔案726卷；資料檔案64卷；科技檔案9卷；聲像檔案6卷；實(shí)物檔案×××件，歸檔后的檔案門類齊全，庫(kù)藏豐富，結(jié)構(gòu)合理，為我院檔案管理工作逐步走向正規(guī)化奠定了基礎(chǔ)。

二、存在的問(wèn)題

(一)在歸檔工作中重視訴訟檔案、司法鑒定檔案的歸檔，對(duì)行政文書、會(huì)計(jì)、聲像、科技、實(shí)物、資料等檔案的歸檔工作重視不夠。

(二)沒(méi)有過(guò)細(xì)地深入到各庭室檢查、落實(shí)檔案的收集、整理、裝訂等工作，因此出現(xiàn)訴訟檔案有空號(hào)、重號(hào)及裝訂不太標(biāo)準(zhǔn)的情況；有的部門還存在不認(rèn)真按時(shí)按質(zhì)量歸檔的情況，特別是在行政文書、聲像、科技檔案歸檔工作上有不足。

(三)按檔案管理正軌化、信息化的要求，該更換的設(shè)備沒(méi)有更換，該配備安裝的設(shè)備一直沒(méi)有安裝。如586型電子計(jì)算機(jī)維修未跟上，因此檔案管理處于手工操作的管理狀態(tài)；庫(kù)房的溫控設(shè)備也沒(méi)有配備。因此庫(kù)房的溫度大部分時(shí)間是處于正常溫度(14℃——24℃)以上，但有時(shí)也超過(guò)30度以下，不符合檔案管理規(guī)定的要求。

(四)檔案庫(kù)房盡管加設(shè)防盜鋼條，但保衛(wèi)人員看不到其，保衛(wèi)視角差，存在著安全隱患。

三、整改措施

(一)院領(lǐng)導(dǎo)要繼續(xù)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和重視，定期或不定期地檢查檔案管理工作，辦公室、檔案管理人員要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作，做到下情上傳、上情下達(dá)、心中有數(shù)，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，解決好存在的問(wèn)題。

(二)從廣度到深度進(jìn)一步認(rèn)真貫徹《檔案法》、《×××檔案管理?xiàng)l例》，依法開展檔案管理。

(三)加強(qiáng)全院干警的檔案意識(shí)，以及業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，特別是文秘人員、檔案人員、內(nèi)勤人員、書記員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，努力提高工作質(zhì)量、工作效率與管理水平。

(四)針對(duì)自查中存在的問(wèn)題，不斷完善各種規(guī)章制度，對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行整改，該配備、更新的設(shè)備爭(zhēng)取配備、更新齊全。

(五)抓好檔案管理的工作指導(dǎo)，堅(jiān)持落實(shí)好已經(jīng)建立健全的各種規(guī)章制度，把問(wèn)題解決在檔案歸檔入庫(kù)之前，保證每年歸檔工作按質(zhì)量和進(jìn)度順利進(jìn)行。

(六)做好檔案管理開展利用工作，使檔案資料更好地為法院審判工作服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)。

特此報(bào)告