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各市州交通局（委），廳直各單位，各重點建設指揮部：

為了切實貫徹執行國家檔案局第8號令公布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（以下簡稱《規定》），促進我省交通系統檔案基礎業務建設的全面發展，現將國家檔案局令（第8號）《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》轉發給你們，請結合實際，認真貫徹執行。省廳就貫徹執行《規定》提出如下意見：

一、充分認識《規定》的重要意義

《規定》是機關和企事業單位檔案基礎業務建設的一項重大改革。不僅對機關、企事業單位正確界定文件材料的歸檔范圍，準確劃分文書保管期限，按時開展檔案價值鑒定工作具有重要的指導作用。各單位檔案部門要認真組織學習，全面貫徹實施，確保應歸檔文件材料的齊全完整和規范整理，全面提高本單位檔案管理水平。

二、《規定》的執行時間

《規定》從2008年起整理*年及其以后形成的歸檔文件材料統一按國家《規定》執行，2006年以前形成的文件材料和已整理入庫檔案不作變動，仍按原規定執行。

三、按要求制訂或修訂“三合一”制度

各單位要根據《規定》，結合本單位職能和各部門工作實際，制訂或修訂本單位的文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限表（簡稱“三合一”制度），經省廳審查同意后執行。“三合一”制度的制訂或修訂一般應征求本單位各部門意見、送本單位領導審查，定稿以正式文件印發。

編制歸檔范圍應突出本單位特色。一要突出本單位主要職能活動的特色。主要是突出專業文件材料、行政執法、行政審批等工作的特色。二要突出本機關基本歷史面貌的特色。主要是本機關舉辦重大活動、重要事件中形成的文件材料，本單位召開的重要會議文件材料等。三要突出本單位經濟利益的特色。主要是本單位產權關系、債權債務關系、下屬單位的經濟關系等文件材料。四是突出個性特色。如述職報報告、審計結論、職工名冊、干部職工被授予勞動模范、先進工作者等文件材料，職工錄用、轉正、調資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料，職工承租、購置本單位住房的合同、協議和有關手續等。

劃分保管期限應把握如下原則：

第一，凡是反映本單位主要職能活動、基本歷史面貌、經濟關系和個人利益的，對本單位、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的文件材料，列為永久保管。

具體指本單位制定的法規政策性文件材料；本單位召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；本單位職能活動中形成的重要業務文件材料；本單位關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等；本機關機構演變、人事任免等文件材料；本單位房屋買賣、土地征用，重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料；上級機關制發的屬于本單位主管業務的重要文件材料；同級機關、下級機關關于重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。

第二，凡是反映本單位一般工作活動，在一段時間內對本機關工作有查考利用價值的文件材料，列為定期保管。

本單位職能活動中形成的一般性業務文件材料；本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；本單位人事管理工作形成的一般性文件材料；本單位關于一般性問題的請示與上級機關批復、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等列為30年保管。

本單位一般性事務管理文件材料；上級機關制發的屬于本單位主管業務的一般性文件材料；上級機關和同級機關制發的非本單位主管業務但要貫徹執行的文件材料；同級機關、下級機關關于一般性業務問題的來函、請示與本單位的復函、批復等文件材料；下級單位報送的年度或年度以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件材料，列為10年保管。

四、歸檔文件整理的變化

文書文件材料的保管期限分為永久、30年、10年三類，保管期限應為最低一級類目。永久、30年、10年保管期限的歸檔文件分別從“1”編制流水件號，不允許30年、10年的歸檔文件混編一個流水號。各單位形成的照片、電子文件應參照新《規定》確定保管期限、編號；科技、專業（含會計等）、磁性錄音和錄像帶、實物等按原規定整理；電子錄音、錄像材料歸入電子文件整理。