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檔案是各項工作的真實記錄和歷史反映，是黨和國家的寶貴財富。檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。

筆者多年從事文書檔案的日常管理工作，現結合自己的學習體會和實踐經驗，就檔案管理工作的規范化標準化建設談以下幾點看法。

一、文書處理的規范化、標準化是基礎

公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。公文的規范化、標準化，不僅決定公文本身的質量，而且也影響到日后檔案的質量，決定著檔案工作規范化、標準化建設的整體水平。為了做到檔案工作的規范化、標準化，我們要樹立文書處理工作規范化、標準化是檔案工作規范化、標準化的基礎的工作指導思想，在實際工作中，認真做好文書處理的規范化、標準化建設，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。具體要做到五檢查：一檢查公文用紙，質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂，左邊裝訂處要預留25mm左右的裝訂線。二檢查制發公文的簽發手續是否履行，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三檢查公文字跡是否牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用，如用傳真紙打印的必須進行復制。立卷歸檔的材料必須是原件，復印件原則上不得歸檔。四檢查文種使用，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。五檢查移交環節，交接雙方應當面檢查，按立卷歸檔要求進行驗收,不符合要求的要退回歸檔部門返工，直至驗收合格后方可辦理移交手續。移交檔案材料時應填寫檔案移交清單，清單一式二份,經交接雙方簽字后各留一份備查。

二、案卷材料的統一收集管理是前提

案卷材料的統一收集管理是檔案建設規范化、標準化的前提，實踐證明，案卷材料收集是否完整是決定和影響檔案價值的重要因素。單位的檔案室是單位的內設機構，負責統一管理全單位的的所有檔案。單位的檔案工作在業務上受上級檔案部門的指導、監督和檢查考核。因此，要從加強檔案室建設入手，不斷建立健全單位檔案管理制度和各類材料及時歸檔制度，及時收集、整理、保管和統計單位的全部檔案，并對單位各科室的檔案收集、歸類整理、上交檔案室等工作進行指導、檢查和監督。

首先，所有單位的檔案必須集中統一管理，確保真實、完整、準確、系統和安全，便于日后檔案的利用。單位各科室要加強對本單位檔案資料的積累、歸類、整理、上交工作的領導，兼職檔案員要切實履行自己的工作職責，負責所在科室歸檔材料的收集、整理與上交工作。保證歸檔文件材料收集完整齊全，并按時移交到學校檔案室。任何單位和個人不得把檔案材料據為己有。如一項工作、一次活動由幾個科室聯合組織的，涉及多個部門的，文件材料由牽頭主辦的科室負責歸檔，其他科室協助提供相關材料。其次，要嚴格執行文件、材料的形成單位立卷歸檔制度，堅持做到“三納入”、“四同步”：即將立卷歸檔工作納入單位及各部門的工作計劃，納入管理制度，納入有關人員的工作職責范圍；在布置、檢查、總結、考核各項工作時，能將檔案工作同步納入。另外，任何單位和個人不得保存已辦理完畢的文件、材料，不得擅自銷毀文件、材料。確需銷毀的文件、材料要由檔案室登記造冊，經單位領導批準后由專人監銷。干部、職工在調動離開原工作崗位時，要徹底清理文件、材料，及時辦理文檔材料的交接手續。同時，立卷單位應負責將材料收集齊全，核對準確，按文件的自然形成規律，系統整理，并在封面上填寫檔案名稱，編寫卷內目錄，確定密級。根據檔案的保存價值和檔案保管期限的規定，準確劃分保存期限。凡反映單位重大活動和基本歷史面貌，有長期利用價值的檔案，列為永久保管；凡是反映單位一般工作活動，在較長時間內有參考利用價值的文件，列為長期保管；凡是在短時間內對本單位有參考利用價值的，列為短期保存。

三、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是關鍵

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化、乃至現代化的一個重要原則。

因此，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要致力解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是要明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

四、檔案的開發利用是目的

加強檔案管理工作規范化標準化建設的根本目的就是充分利用檔案為單位各項工作服務。為滿足利用者的需求，就要通過各種方式向他們提供檔案材料或相關的咨詢服務。如利用通過對文書檔案資源的再加工、再整理，如專題編研等，總結經驗，發現規律，為各級黨委政府決策經濟和社會發展中遇到的問題提供參考和依據，發揮文書檔案“資政”的作用。利用文書檔案中的具有宣傳價值的史料，可以幫助人們特別是青少年了解中華民族的悠久歷史和燦爛文化，使他們了解歷史發展軌跡，掌握時代進步脈搏，自覺加強革命傳統、愛國主義、集體主義和社會主義教育，發揮文書檔案“育人”的作用。

要充分利用檔案、發揮檔案的作用，就要使死檔案成為活檔案，努力使檔案為規范單位管理服務，為單位工作發展服務。當前，檔案工作要適應經濟建設和社會發展的需要，優化服務方式，積極主動為單位各級各部門和廣大干部提供相關的檔案材料。為此，有必要健全檔案的檢索工具，匯編各種能反映本單位特色且有較高利用價值的《單位檔案檢索目錄》等編研材料，利用電腦開發檔案信息資源，為單位管理和工作提供實際服務。

檔案管理工作的規范化標準化建設是一項持之以恒且默默無聞的工作，它看似平凡，但卻是單位一項重要的基礎建設。檔案不僅記載著單位發展的歷程和所取得的工作成效，而且還承擔著為經濟社會發展提供資料支持的艱巨任務。為了推進檔案事業的健康發展，單位要在人力、物力和財力等方面加大對檔案工作的投入，并且在工作部署和制度落實上予以保障。檔案工作人員更應愛崗敬業，自強不息，勤奮工作，積極參加檔案專業的繼續教育，學習先進的檔案管理經驗，不斷提高自身的政治素質和業務素質，全面熟悉與檔案工作相關的政策和法律法規，扎實掌握檔案工作的方法和規律，真正精通檔案管理業務，以不斷適應學校檔案工作的規范化標準化建設的需要。