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一、存在問題

1、欠缺材料較多。目前檔案中欠缺材料最多的是《干部任免呈報審批表》、干部提職考察材料、年度考核表、三個月以上的培訓(xùn)材料、新取得的學(xué)歷學(xué)位材料、職稱申報審批表、參加中國共產(chǎn)黨、共青團及派的材料、工資待遇材料、獎勵處分材料、離退休審批表、正職的審計結(jié)論、生平事跡材料。

2、填寫不夠規(guī)范。存在著不該進(jìn)而進(jìn)檔、該進(jìn)而不進(jìn)檔現(xiàn)象?！陡刹柯臍v表》等檔案材料中應(yīng)該填寫的項目空著不填寫，有的欄目該填寫“無”而沒填。有的項目不應(yīng)該填寫卻填寫了內(nèi)容。姓名用字不按要求填寫，姓名用字比較隨便，亂用多音字，甚至還有的人用錯字?！俺錾暝氯铡薄ⅰ皡⒓庸ぷ鲿r間”、“入黨時間”、“學(xué)歷”等“三齡一歷”欄目的填寫上存在失真和隨意現(xiàn)象，或大或小，或高或低，前后不一。有的材料應(yīng)該由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員簽名蓋章的卻空著。有的材料末尾應(yīng)該蓋章的未蓋章。

3、用紙規(guī)格和書寫工具不規(guī)范。歸檔材料沒有用16K規(guī)格的辦公用紙，有的檔案材料上沒有使用黑色或藍(lán)黑色墨水填寫，而是用圓珠筆、鉛筆，或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫，時間長了容易褪色。還用的干部檔案材料中帶鐵釘進(jìn)入個人檔案，時間一長會生銹損壞。

4、裝訂順序比較混亂。沒有嚴(yán)格按照干部人事檔案十類材料裝訂歸檔的目錄順序要求進(jìn)行，有倒裝、錯裝、混裝和漏裝現(xiàn)象。

5、涂改現(xiàn)象比較嚴(yán)重。少數(shù)人員干部人事檔案中涉及出生時間、參加工作時間多處涂改嚴(yán)重，同一檔案材料中前后不一致，給準(zhǔn)確認(rèn)定干部出生時間、參加工作時間和入黨時間帶來諸多不便。

二、主要原因

1、檔案意識淡漠。有的干部認(rèn)識不到檔案對干部工作的重要性和必要性，不懂得干部檔案是組織了解和選拔任用自己的重要來源，不知道報送、不及時報送應(yīng)該歸檔的個人檔案材料給管檔部門，長時間地存放在干部個人身邊或所在單位人事部門，久而久之，就會出現(xiàn)干部檔案材料遺失或破損的現(xiàn)象。

2、業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。有相當(dāng)一部分組織人事干部由于平時工作繁忙無時間學(xué)或由于人員更換頻繁沒來得及學(xué)檔案業(yè)務(wù)，形成對檔案業(yè)務(wù)知之不多甚至全然不知，不知道向管檔部門或向哪個管檔部門報送哪些材料，致使干部檔案中材料短缺嚴(yán)重。有的檔案材料形成單位比如有的職稱審批機關(guān)、獎勵審批機關(guān)，不知道將材料移送管檔部門，認(rèn)為應(yīng)由本單位保管，也是形成檔案資料短缺的一個重要原因。

3、傳送渠道不夠通暢。有的干部已經(jīng)向所屬單位上交了應(yīng)該歸檔的村料，由于職能組織人事科室人員責(zé)任心不強，不移送或不及時移交檔案資料給管檔部門，或者交到了無權(quán)管檔部門，而這些部門又沒有及時移交有權(quán)管檔部門。有的材料形成單位轉(zhuǎn)送管檔單位出現(xiàn)差錯。有的借閱或調(diào)閱檔案單位不及時歸還。有的人員跨地區(qū)或跨行業(yè)流動后，干部檔案沒有及時轉(zhuǎn)移。

4、工作力度不到位。由于管檔人員責(zé)任心不強，工作強度不夠，也不積極主動向有關(guān)部門索要檔案資料，不及時將資料插進(jìn)個人檔案；或由于管檔人員嚴(yán)重不足,實在顧及不暇；或由于基礎(chǔ)資料臺賬不全，檔案底數(shù)不清,缺少檔案資料根本無從查起和補起。

5、領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。我們發(fā)現(xiàn)有的單位領(lǐng)導(dǎo)沒有把人事檔案放在應(yīng)有的位置，平時對檔案工作不聞不問，舍不得投入人力、物力和精力，不注重調(diào)動人事干部或檔案管理人員的積極性，不落實相應(yīng)的政治經(jīng)濟待遇。

三、改進(jìn)措施

1、要強化組織領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的關(guān)鍵。只有各級領(lǐng)導(dǎo)思想上重視，行動上落實，舍得在人力、物力、財力上投入，經(jīng)常過問和檢查檔案工作，才能使檔案工作上臺階、上水平。

2、要強化隊伍建設(shè)。一方面要選好配足管檔人員。要按照《干部檔案工作條例》第7條“縣以上（含縣）的組織人事部門，應(yīng)建立相應(yīng)的干部檔案管理工作機構(gòu)，并負(fù)責(zé)對本地區(qū)、本部門、本系統(tǒng)的干部檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。每管理一千人的檔案需配備一名專職干部，有業(yè)務(wù)指導(dǎo)任務(wù)的單位，要配備相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員。縣以下實行集中或相對集中管理檔案的單位，根據(jù)上述原則應(yīng)當(dāng)配備專職人員。不需要建立機構(gòu)的單位，必須配備專職或以干部檔案工作為主的兼職檔案工作人員?！钡囊?guī)定，配足配強管檔人員，把那些政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強、具有中專（或高中）以上學(xué)歷的共產(chǎn)黨員選調(diào)從事干部檔案管理工作。另一方面，各級領(lǐng)導(dǎo)要真正關(guān)心廣大組織人事干部和管檔人員，落實應(yīng)有的政治經(jīng)濟待遇，要妥善地解決他們的職級待遇，按國家統(tǒng)一規(guī)定評定專業(yè)職務(wù)，才能讓他們安心本職，保持隊伍相對穩(wěn)定，才能充分發(fā)揮各自的積極性與創(chuàng)造性。對那些為檔案工作做出貢獻(xiàn)的同志，應(yīng)給予表揚和獎勵；對失職者，應(yīng)視情節(jié)輕重，給予批評教育直至紀(jì)律處分。

3、要強化責(zé)任意識。要搞好干部檔案工作，不但需要各級領(lǐng)導(dǎo)的齊抓共管和每一位干部的共同支持，更要靠各級組織人事干部和管檔人員的不懈努力。要不斷強化各級各類干部的檔案意識，尤其是各級組織人事干部和管檔人員的責(zé)任意識。干部本人要將應(yīng)該歸檔的材料及時通過人事部門移交或直接送交管檔部門進(jìn)檔。管檔人員要扎實做好各項具體細(xì)致的工作，要全身心地投入，把大量的工作做在平時。必要時還要抽調(diào)素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精、肯吃苦的人員，集中人力、集中時間、集中精力，幫助管檔人員突擊清理干部檔案。

4、要強化業(yè)務(wù)培訓(xùn)。要加強對管檔人員和各級組織人事干部經(jīng)常性的檔案業(yè)務(wù)短期培訓(xùn)。對管檔人員，主要是以自學(xué)為主、組織培訓(xùn)為輔。檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)主要是采取舉辦短期業(yè)務(wù)培訓(xùn)班的形式，進(jìn)行系統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和干部檔案觀摩活動。自學(xué)主要是為他們訂閱檔案業(yè)務(wù)書籍，以期達(dá)到準(zhǔn)確地掌握檔案管理知識，熟練地運用到檔案工作中去，自覺地做好檔案工作。對鄉(xiāng)鎮(zhèn)及單位人事干部，主要是培訓(xùn)形成材料后如何進(jìn)行材料搜集、鑒別，并在形成完整材料后一個月內(nèi)送交管檔部門。對于干部個人，主要是讓他們了解哪些材料應(yīng)該歸檔、怎么歸檔，對應(yīng)該歸檔的材料如何進(jìn)行規(guī)范化的填寫，要編發(fā)規(guī)范化的檔案材料填寫說明，并提出有關(guān)填寫要求。對檔案用紙規(guī)格和書寫工具提出明確要求。

5、要強化工作力度。管檔人員要培養(yǎng)踏實細(xì)致的工作作風(fēng)，不怕苦、不怕累，要甘于奉獻(xiàn)、樂于清貧。平時要經(jīng)常地做好檔案材料的搜集、審核、甄別和歸檔工作。要嚴(yán)格按照檔案十類材料的先后順序進(jìn)行規(guī)范化管理。各個管檔部門每年要對所管理的檔案進(jìn)行一次檢查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。對干部檔案審核工作中發(fā)現(xiàn)的短缺檔案材料，要多方查找，盡量找到原始材料，實在找不著的，則要進(jìn)行彌補。

6、要強化監(jiān)督管理。要建立一整套完善的檔案管理制度，并狠抓落實。干部檔案要明確專人管理，要嚴(yán)格借閱、傳遞審批手續(xù)。查閱檔案要按管檔人員的要求進(jìn)行，杜絕涂改檔案現(xiàn)象的發(fā)生。要建立檔案資料基礎(chǔ)臺賬，要摸清檔案底數(shù)。移交檔案材料要經(jīng)審查合格方可，對“三齡一歷”材料的填寫必須按組織人事部門審定的填寫。各級組織人事部門要定期召集有關(guān)部門會議，對干部檔案形成及歸檔提出明確要求，建立健全相關(guān)制度并狠抓落實。