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第二節機關應用文的特點

要寫好機關應用文，首先應了解和掌握它的特點。而掌握它的特點，最好的辦法是把它和其它文體作比較。

和小說、詩歌、戲曲、文藝性散文等文藝作品比較，機關應用文不屬于形象思維類型，而屬于邏輯思維的范疇。它不是以藝術形象感染讀者，而是以事實和道理說服讀者：它不是以想象、虛構、夸張、抒情等手法反映生活的本質真實，而是以記敘、說明、論述的方法，有針對性地表述思想觀點，反映具體的生活實際，揭示社會生活某些方面的規律和實質性問題；它不是給人們以美的藝術享受，而是用之于解決實際問題。因此，實用是機關應用文的第一個特點。

這個實用的特點，表現在內容上，它必須有現實的具體的針對性。上級向下級發送的文件，都是為了解決現實生活中存在的問題，對特定的問題表明態度，提出解決的方針、原則、措施、辦法。下級向上行文，也是反映生活和工作過程中的新情況、新問題、新經驗，請領導機關和領導同志了解，注意，或者提出建議、方案，請上級定奪。橫向使用傳送的文件，也是就某一或某些問題，相互知照或協商。同志在《反對黨八股》一文中指出：“任何機關做決定，發指示，任何同志寫文章，做演說，一概要靠馬克思列寧主義的真理，要靠有用。”這個“有用”，對機關應用文來說，就是實用。

在表現效用上，絕大多數文件，有較強的時限性。它不僅在制作上要求一定時間寫成，而且和某項工作的時間要求緊密相聯，工作完成了，與之有關的文件也就失去了現實的效用轉化為檔案材料。比如，歷史上某個朝代的一封奏章，一道詔令，只適用于那個朝代的特定時期。奏章送上被皇帝批閱，詔令下達被執行，它們就完成了任務，失去了效用。有些公文，至今仍作為典范流傳，并不是它能解決某個實際問題，而是在某些方面仍有學習借鑒的意義。再如，今天的《請示》、《通知》、《任免書》等，請示得到答復，通知的對象接到《通知》，任免的干部各就各位，那份《請示》、《通知》、《任免書》就失去了基本效用。如果以后出現問題，需要查對，那就是歷史檔案的作用了。

有人會問，書信、日記、筆記，乃至社會評論、新聞報導、學術論文，也是實用文體，機關應用文和它們又有什么區別呢

一是使用范圍和對象不同。機關應用文是在黨政領導機關、群眾團體、企事業領導部門這個范圍內使用的，是機關干部用以開展工作的一種工具。它對特定范圍內的組織和個人有不同程度的強制性和約束力，也就是有法定的權威性。有關的組織和人員或者作為工作參考，或者作為工作依據，或者必須遵照執行。而不象日記、書信、學術論文、新聞報導等，既見乏于專業部門，也見之于社會生活的各個方面，任何人都有撰寫書信、日記、學術論文、新聞報導的自由，其成品對別人沒有任何法定的強制性和約束力。

二是擔負的任務不同。機關應用文是國家機關實行管理的需要，體現國家政權機關的指揮意志，主要任務是交流信息，宣傳教育。它是行為的規范，工作的依據。今天，它的根本任務，就是貫徹黨和國家的方針政策、法律法令，以推進我國社會主義現代化建設。多數機關應用文，具有直接的鮮明的政治性。而日記、書信、新聞報導、學術論文、社會評論等，則是記敘日常生活中的所見所聞，交流個人的思想和生活狀況，向社會報導消息，陳述觀點，探討學術問題等，新聞報導和社會評論有政治傾向性，而日記、書信、學術論文等，則可用于與政治毫無牽涉的其它方面。

三是表現形式和行文方式不同。機關應用文不象日記，書信那樣，不拘一格，自由行文，而是根據不同內容和任務，有不同的相對穩定的格式和行文方式。每個朝代，對公文文種及其格式都有不同程度的規定。一定的內容和使用目的，只能選擇與之相應的文種，不能混用，不能出“格”。現在也不例外。該請示的事只能寫成《請示》，不能寫成《報告》，《通知》不能寫成《通報》，《指示》不能寫成《命令》等等。它們有特定的書面形式，有開頭、結尾的專門用語，有相應的種種規定。文件的傳遞也很嚴格，比如，向上級報送的文件，未經有關領導批準，不得下發。每份文件，只能在規定范圍內閱讀，不得任意擴散等等。有的連用紙、書寫都有要求。這種固定格式和行文方式，是機關應用文法定權威性和鮮明政治性的要求，是機關工作高效率的要求，同時也給作者提出必須具有嚴肅的態度、嚴謹的文字等要求。因此，嚴格是機關應用文的第二個特點。

機關應用文的特定使用范圍，對象和它所承擔的任務，決定了它無論內容還是文字，必須如實地反映客觀事物。在內容上一定要實事求是，不允許憑想當然主觀臆斷，甚至故意說假話，編造假情況。在有些文體中可以使用的合理想象、夸張渲染等等典型化手法，在機關應用文中是嚴禁使用的。詩歌中可以有“燕山雪花大如斗”、“會須一飲三百杯”；小說可以馳騁想象，寫狐鬼神仙，太虛幻境；雜文可以把道聽途說拿來議論一番。就連以事實為依據的通訊報導，作者也可以在環境和氣氛上加以烘托。一封書信公務員之家，全國公務員共同天地，你可以想到那里寫到那里，而不必去花時間核對細節。機關應用文則必須樸實貼切，比如，把敘述性的“錯誤是嚴重的”，寫成結論性的“犯有嚴重錯誤”；把“給市民發放物價補貼”，寫成“給群眾發放物價補貼”；把“領導干部”寫成“干部”，還有象“保護公共秩序”，“基本上是扎扎實實的”等，都是概念模糊，敘述不貼切的表現。要防止把現象當作本質，把偶然發生的事，不典型的情況當作普遍存在的事。在使用概念和判斷進行推理的時候，要十分周密，在同一時間、同一關系、同一意義下，保持同一的說法，不能有另外的說法，比如“這次會開得十分成功，但主要問題還沒有從根本上解決”，既然十分成功，為什么又說主要問題沒有解決呢這就違反了形式邏輯的矛盾律。機關應用文是領導機關的文件，涉及面廣，影響面大，切不可追求華麗而失實，造成思想混亂，使工作遭受損失。因此，準確、扎實是機關應用文的第三個特點。

工作質量和效率的高低，是衡量領導機關、領導班子水平高低，能否勝任的重要標志。體現在機關應用文上，就是積極倡導簡捷明白，一語中的，力戒繁文套語、形式主義、煩瑣哲學。在我們社會主義制度下，尤其如此。同志在《反對黨八股》中十分尖銳地指出：“我們有些同志喜歡寫長文章，但是沒有什么內容，真是‘懶婆娘的裹腳，又臭又長’”。一九四八年一月，同志在《關于建立報告制度》一文中又指出：“報告文字每次一千字左右為限，除特殊情況外，至多不要超過兩千字。一次不能寫完全部問題時，分兩次寫。或一次著重寫幾個問題，……而對上次著重寫過的只略帶幾筆。綜合報告內容要扼要，文字要簡練，要指出問題或爭論之所在。”一九五二年二月，黨中央了《關于糾正電報、報告、指示、決定等文字缺點的指示》，指出：“凡文電必須認真壓縮。各級領導同志責任重大，事務繁細……在寫請示文電或寫報告時，必須注意文字的簡明扼要，條理清楚，便于閱讀。現在有很多文電，既嫌冗長，又嫌雜亂……其結果，使領導同志對這些文電難看，或者就沒有看，等于白寫”。同志的文章和黨中央的指示，都把內容扼要，曉暢明快，作為機關應用文的一條基本原則提了出來。這對于我們現在撰寫文件，仍有十分重要的意義。簡練、明快是機關應用文的第四個特點。

由此可見，實用、嚴格、準確、簡練是機關應用文所具有的特點，它們緊密聯系、不可分割地體現在同一份文件中。有些同志把強烈的政治性和有固定格式單列出來作為特點，恐怕不盡妥當。實際上，政治性最強的不是機關應用文，而是政論文；格式要求最嚴的也不是機關應用文，而是古詩賦，特別是格律詩。當然，機關應用文的特點如何敘述，還可以繼續探討，以便表述得更準確、更科學。

第三節機關應用文的類型

機關應用文的四個特點，是從它的外部聯系中，即和別的文體比較而言的。要掌握機關應用文的寫作規律和方法，僅僅了解其一般特點是不夠的，還必須從它的內部聯系中，進一步比較、分析、歸類，把眾多的機關應用文文體，劃分成幾種類型，進一步研究各類和每一類內部各種文體的特點、寫法和關系。

國務院辦公廳于一九八七年二月十八日的《國家行政機關公文處理辦法》中，把除外交、軍事、法律等方面外的機關應用文劃分為十類十五種：

第一類包括兩種：《命令令》、《指令》。《命令令》是國家權力機關和行政機關重要法規，采取重大的強制性行政措施，任免、獎懲有關人員使用的。它又可分為公布令、任免令、授予令、指揮行政令以及特赦令、動員令、戒嚴令等等。這些《命令令》又可分為帶附件的如公布令和不帶附件的如指揮行政令等。《命令令》在軍事部門使用更廣泛，更經常。《指令》則主要是國家行政機關重要指示性和規定性相結合的措施或要求時使用的。這種文體目前很少使用，已逐漸被《決定》、《決議》所替代。

第二類是《決定》和《決議》。《決定》是對某些問題或者重大行動作出安排時使用，比如：《中共中央關于整黨的決定》、《中共中央關于建立老干部退休制度的決定》等。《決議》是經過會議討論通過，要求貫徹執行的事項。比如：《關于修中華人民共和國憲法若干規定的決議》、《中國共產黨中央委員會關于建國以來黨的若干歷史問題的決議》等，它比《決定》內容更帶有全局性，形成過程更嚴格，但它的指令性不如《決定》強。

第三類是《指示》。主要用于對下級機關布置工作、闡明工作活動的指導原則，比如《中共中央、國務院關于進一步做好計劃生育工作的指示》、《中共中央關于各級領導干部要親自動手起草重要文件，不要一切由秘書代勞的指示》等。

第四類是《布告》、《公告》、《通告》。《布告》是公布應當普遍遵守或周知的事項時使用，如《中國人民解放軍布告》、《關于保護森林禁止亂砍濫伐的布告》、《北京市中級人民法院布告》等。《公告》是向國內外宣布重大事件時使用的文告。如《中華人民共和國全國人民代表大會公告》有時把某件事告知社會或特定對象時也用《公告》，如銀行、法院、文藝演出等。《通告》是在一定范圍內公布應當遵守或者需要知道的事項時使用。比起《布告》來，專業性相對地強一些，告知對象的范圍也小一些。如《天津市市內電話局關于宜興埠人工電話站改為局的通告》、《山西省人民政府關于維護鐵路秩序的通告》等。

第五類《通知》行政法規和規章，轉發上級機關，同級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下級機關的公文，要求下級機關辦理和需要周知或共同執行的事項，用《通知》。

第六類《通報》，主要用于表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要各機關知道的事項。它與通知的區別是，通知要求貫徹執行，具有一定約束力；通報則只起倡導、警告、啟發和溝通情況的作用，如《關于情況的通報》、《關于科學技術新成果推廣應用的通報》等。

第七類《報告》、《請示》。《報告》用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議，《請示》則是向上級機關請示指示和批準。《報告》又可分為會議報告，比如中國共產黨第十二次全國代表大會上的報告《全面開創社會主義現代化建設的新局面》；情況報告，如共青團中央書記處和中共山東省委給黨中央書記處的《關于進一步開展學習宣傳張海迪活動的報告》。

第八類《批復》。用于答復請示事項，比如《國務院關于北京市城市規劃總體方案的批復》等。

第九類《函》。主要用于相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等。又分公函和便函，前者屬于正式文件，后者不屬于正式文件，用機關信箋繕寫蓋印即可，不必編列發文字號。有時答復下級來文，常以《復函》代《批復》。

第十類《會議紀要》。傳達會議議定事項和主要精神，要求與會單位共同遵守、執行公文。

以上十類十五種還包括不了所有的機關應用文。比如在機關使用最普遍、范圍最廣泛的《簡報》和《調查報告》，使用越來越多的《匯報提綱》，伴隨商品化經濟而日益被人重視的《合同》等，都未列入。《簡報》就是簡略的情況報告，目前已經逐步成為機關文字工作的基本文體。從一定意義上說，它是機關應用文的基礎性文體。如果寫不好簡報，就很難寫好報告、請示等文體。《調查報告》是表達調查研究結果的文體，有專題性的和綜合性的；有調查現實情況的，也有調查歷史情況的；有肯定經驗性的，也有判斷是非性的等，它是所有的機關企事業單位都離不開的文體。《匯報提綱》是向上級做口頭匯報時使用的大綱，往往是事先有個文稿，而在匯報后，又根據領導同志的意見加以修改，才正式印成文件。《合同》是當事人雙方為了實現某種目的，在遵守國家法律、法令、政策、計劃和平等互利、協商一致的原則下，明確相互權利、義務關系的一種協議，它是商品經濟發展的產物，是商品交換的一種法律形式。

從便于學習和教學方面講，把機關應用文的發送對象和它們所承擔的任務統一起來劃分，這樣，機關應用文大體可以分為四類：呈報性文體、指示性文體、契約性文體、法規性文體。

呈報性文體，主要有《請示》、《工作報告》、《情況報告》、《簡報》、《匯報提綱》、《調查報告》、《工作總結》等，都是下級向上級報告的文件，即“上行文”。

指示性文體，主要有《指示》、《批示》、《決定》、《決議》、《通知》、《通報》、《布告》、《公報》、《命令令》等，都是上級向下級發出的文件，即“下行文”。

契約性文體，主要有《合同》、《協議書》等，即當事人或單位雙方、多方，為了實現某種目的，在相互平等、協商一致的原則下，明確相互權利和義務的文件。這一類文體，過去在機關應用較少，現在，隨著黨和國家的工作重點轉移到社會主義現代化建設上來和商品經濟的不斷發展，各級黨政機關和企事業單位正在進行領導體制和經濟體制的改革，工作責任制和經濟責任制正在逐步確立，在機關內部和機關相互之間明確責、權、利，越來越多的單位采取了訂契約的形式。因此，這類文體已經引起各方面的重視，也必將發揮越來越大的作用。

法規性文體，包括《法律》、《條例》、《規定》等，它在機關應用文中是可以獨立成體系的一種文體，有一套用語和寫法。

以上分類，雖然較為實用，較為合理，但也是大體而言的。事實上，許多文體，有的互相交叉，有的各種文體的特點兼而有之，很難嚴格、確切地歸類，比如，《工作總結》、《工作計劃》、《調查報告》等，即是呈報性又帶有指示性，是兩種功能兼而有之的。《情況報告》、《簡報》等，一般只往上級報送，但有時因工作需要，在履行了一定的審批手續后，也發給下級機關和有關人員作為參考。這就帶上了指導性。有些文件是否上報下發，或發給左鄰右舍、平行機關，常常不是由文件的“類型”決定的，而是根據工作的需要。

墨子曾說：“夫辭，以類行者也，立辭而不明于其類，則必困。”《墨子閑話·大取第四十四》這就明確指出了文章分類的必要性和重要性。對于機關應用文同樣適用。

第四節機關應用文的格式

文章的格式，是指文章相對穩定的制作規格或式樣，它屬于表現形式的范疇。不同的內容，不同的使用范疇和使用目的，有不同的格式。國家機關工作的統一意志，嚴肅周密，講究效率的特點，決定了機關應用文必須有一個方便工作、統一嚴謹的格式。古今中外，歷代政權，都十分重視機關應用文的格式。我國歷史上不少朝代對文書名稱、開頭結尾、陳述順序以及用語、書寫等，有著不同程度的規定。有的要求十分嚴格，如果違反，輕則受責、重則治罪。由于階級的局限和等級尊卑制度的桎梏，致使有些朝代過分注重格式，發展成了僵硬的形式主義和文牘主義。

機關應用文的格式，包括書面制作格式和文種撰寫格式。書面制作格式，《國家行政機關公文處理辦法》第三章作了明確規定，即無論哪類文種，在文件制作時，一般都由標題、發文字號、簽發人、秘密等級、緊急程度、主送機關、正文、附件、印章、發文時間、抄送機關、附注等部分組成。同時規定了十條原則：一、公文標題，應當準確簡要地概括公文的主要內容，一般應標明發文機關和公文種類。二、發文字號，包括機關代字、年號、順序號。幾個機關聯合發文，只標明主辦機關發文字號。三、公文一律加蓋印章。上報國務院的公文，應注明簽發人。四，秘密公文應分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”。五、緊急公文應分別標明“特急”、“急”。六、請示一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應用抄報形式。七、公文如有附件，應在正文之后注明附件名稱和順序。八、發文機關應寫機關全稱或規范化簡稱，幾個機關聯合發文，應將主辦機關排列在前。九、會議通過的文件，應在標題之下，正文之前注明會議名稱和通過日期。十、文字從左至右橫寫、橫排。少數民族文字按其習慣書寫、排板。

為了論述方便，下面讓我們先看一份比較典型的文件書面制作式樣：

編號○○○××

××市人民政府文件

××發〔〕××號

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〔秘密〕

關于×××××的通知

各區、縣人民政府…………

現將××××××××××

××××…………

附《××××》一份蓋章

此件發至××級

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抄送×××××

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××市人民政府辦公廳一九八四年×月×日印發

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共印××××份

這份文件大體可分解為三部分：

文頭部分。左上方是文件編號，寫明該文件總印數的次序，以便于統計、收發登記、借閱查找；接下行是文件名稱，由發文單位的名稱和“文件”二字組成，用紅色大號字體印在文件上部的正中間，使人一眼就可看出文件的性質和重要程度。有時也用黑色。如果幾個單位聯合發文，應把各單位名稱都排列上；文件名稱下面是用小字號排印的發文機關代字、發文年號和該年度的發文序號。它不僅便于統計、收發、查找，而且往往代替較長的標題，便于引用。如果幾個單位聯合行文，一般只用一個與文件關系最直接的單位的發文序號，有時也并列幾個單位的發文序號。機關的代字是固定不變的，比如，“中發”是中共中央文件，“國發”是國務院文件，“京發”是中共北京市委文件，“京政發”是北京市人民政府文件等。在確定代字時，要避免和其它單位重名，一旦確定了，就不能任意變動。下面一條橫線，把文頭和行文部分隔開，一般是用紅線或黑線，和文件名稱同一顏色，中間印一個五角星。

行文部分。左上角是密級也可寫在右上角，用方括號。如〔秘密〕、〔機密〕、〔絕密〕。只有保密文件才寫密級。密級下面正中是文件的標題，字體要大于正文，小于文件名稱。標題一般由發文機關名稱、主要內容和文種組成。也有的標題無發文機關名稱，如，關于表彰×××等同志先進事跡的通報，有的無事由，如中華人民共和國主席令；有的只有文種如《通知》、《布告》等。標題必須準確、簡練、明晰、避免冗長拖迤，產生歧義。標題下面是臺頭，即主送機關名稱或領導人名稱。寫在正文上面左側，頂頭，和正文第二行第一個字排齊。一般情況下，上級向下行文，主送機關較多。而下級向上級行文，常常是一個主送機關或一個和幾個領導人的名字。《請示》則只能寫一個主送機關，臺頭下邊是正文。這是文件的主體部分。除少數文件外，一般沒有固定格式。有的文件開頭結尾有一些習慣用語，比如，開頭寫“根據……文件的規定”、“根據某領導的指示”；結尾寫“以上各項希參照執行”，“以上希遵照辦理”，“特此通報”等等。正文后面靠左邊的位置是附件的名稱和件數。附件是對正文的補充或佐證，必須和正文有密切關系。但能不附的盡量不附，必須附又能節省的盡量節省。最后是印章和成文時間。印章是行政效力的重要標志，要“齊年蓋月”，即印章要蓋在年、月、日中間。不是所有文件都必須用印，有固定格式的下行文，一般不用印。有領導人簽署的文件也可不用機關的印。《請示》等上行文以及《通知》、《介紹信》等則必須用印。成文時間的確定，應以定稿時主要領導人簽發日期為準。但會議通過的文件，則以通過時間為準，一般不寫在文件最后，而寫在標題下面。有些規范性文件，正文末尾要寫明施行日期如本條例自×年×月×日起施行。

文尾部分。包括發送范圍，即此件發至××級，抄送機關名稱，印制單位名稱，印發時間，總印數。

另外，凡屬緊急文件，應根據緊急程度，在文頭或行文界線上或下方左右都可標明“急”、“特急”字樣。

《國家行政機關公文處理辦法》在公文格式一章還專門列了一條，即：“公文紙一般用十六開型長毫米、寬毫米左側裝訂。‘布告’、‘公告’、‘通告’用紙大小，根據實際需要確定。”有的單位還規定，文件的定稿，要用毛筆、鋼筆書寫，不得用鉛筆。這主要是為長期保存而定的。

以上講的書面制作格式，是機關應用文都要使用的。此外，具體到每一種文體，又按其性質和任務，分為三種情況：有相對穩定的撰寫格式的文體；無格式的文體；雖然沒有固定的撰寫公務員之家，全國公務員共同天地格式，但某些部分有習慣性寫法的文體。

有相對穩定的撰寫格式的文體，主要有四種：

《法規》，標題應標出制定或法規的單位及法規的名稱，有的標題只標法規名稱，而把制定單位、批準部門和時間放在標題下面的括號內。正文的撰寫順序是：首先說明制定法規條例的依據、目的或背景，一般采取“總則”或“序言”的方式表達，也有作為第一條的；然后是法規的基本內容，可分章分條寫出；最后說明生效日期、解釋權限以及與其它法規條例的關系。這一部分有的以“附則”形式出現，有的作為最后一條。

《請示》，一般由六部分組成：標題，寫法是“關于……的請示”。臺頭，寫明上級機關或領導人的名稱，如“黨中央”、“市委”、“省委”等。請示原因，講明請示的背景和依據。請示事項，即需要審批的問題。肯定性要求，一般用語是“以上無不當，請批準”，“是否妥當，請批示”等等。最后是請示單位或請示人的名稱和成文時間，如需加印的還要加印。

《會議紀要》，如日常辦公會議和大型會議的紀要，前者除標題外，應順序列出會議時間、地點、主持人、參加人、會議內容、決議事項。后者則可根據情況，刪去其中一項或幾項。

《合同》，主要是，標題要標明合同性質，依次寫立合同人、訂立合同的目的、協議的條件、合同變更條件及雙方遵守的原則、份數及保存者、立合同人簽名蓋章、簽訂日期。如有中間人也要列在立合同人后面，簽名蓋章。有附件的，要在最后寫明附件名稱及份數。

有習慣性寫法的文體。比如《工作計劃》，除標題外，開頭是編寫計劃的目的意義，接著另起一段是方法步驟包括措施、時間要求、組織領導等，最后標明計劃的制訂者和制訂日期。又如《工作總結》，先寫基本情況，即概述工作背景和指導思想，再寫成績收獲、缺點問題、經驗體會，有的加一段下一步的奮斗目標。有些調查報告，也有一些習慣性寫法。但這些都不是固定的，常常因人、因時、因內容而變更。

不同時代的機關應用文，有不同的格式。我國社會主義時期的機關應用文，格式總的說是相對穩定的，但也不是一成不變的，也有一個不斷改進和完善的過程。我們應當在寫作實踐中，不斷總結經驗，不斷創新，逐步形成社會主義的、中國式的、科學的格式。但已經形成的行之有效的格式，卻不能任意改動。目前在機關應用文寫作上的主要問題之一就是有些同志頭腦中沒有格式的概念，因此常常出現混亂，使文件漏洞百出，有的甚至喪失效用。經常出現的毛病有：格式不完善。有的文件應寫標題的沒有寫，應寫密級的漏掉了。還有的文件無編號或無成文日期，或應簽名蓋章的卻不簽名蓋章，結果失去法律效用等等。次序顛倒。比如把發放范圍寫在文頭部分，而密級則寫在文尾部分。張冠李戴。把《請示》的結尾“以上意見是否妥當，請批示”，寫在《報告》上等等。