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提供檔案信息為社會服務，最大限度地實現檔案的價值，是檔案工作的根本目的。檔案的深度開發開放是實現此目的的有效途徑，我們必須高度重視開放開發的法制化建設，使之既符合世貿組織的法制化運作規則，也順應社會規范發展的潮流。本文就法制背景下規范社會對檔案的利用，淺談如何進一步做好檔案信息資源的開發和利用。

一、檔案信息資源開發利用的現狀

1、檔案基礎業務工作不夠扎實，館藏資源不夠豐富。檔案基礎業務工作是檔案利用、檔案服務的前提條件，檔案利用、檔案服務又反過來帶動檔案業務基礎工作的積極開展，他們是一對相輔相成的關系。在檔案業務指導中，一方面由于各單位檔案隊伍的不穩定，客觀上影響了檔案業務的正常開展，造成許多當年該歸檔的材料仍散失在各處的現象。另一方面未能依法在每年的檔案業務質量檢查中及時發現問題，加以檢查督促，以致十年后移交檔案時根本無從追查，檔案收集齊全完整也就無從談起。

在檔案收集過程中，普遍存在三多三少的現象，即文書檔案接收多，科技檔案、專門檔案接收少；政治領域方面的檔案接收多，經濟領域方面的檔案接收少；宏觀方面的檔案接收多而微觀方面的檔案接收少，直接造成綜合檔案館檔案不綜合，館藏結構單一，制約了信息化資源的開發利用。主要是因為檔案收集范圍面狹窄，收集內容不夠豐富。其表現為一是只注意接收黨、政、群團一級機關的檔案，而放松其二級、三級單位檔案的接收；二是只注意接收撤銷機關單位的檔案，而放松現行機關單位檔案的接收。三是只注意文書檔案的接收，而放松對工商登記檔案、房地產檔案、戶籍檔案、訴訟檔案、學籍檔案等科技檔案、專門檔案的收集。四是只注意接收紙質檔案，而放松書法、字畫等其它載體的富有地方特色的檔案收集。五是只注意接收移交來的檔案，而放松了征集檔案。六是只注意檔案的接收，而放松了與檔案有關的史志、內部資料的收集。

2、未能正確處理開放檔案、限制開放檔案與保密檔案的關系，未及時依法開放檔案信息，造成檔案館開放的檔案信息在時間上老化、內容上滯后，空間上則斷層脫節。《檔案法》規定：“國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之日起滿30年向社會開放，經濟、科學、技術、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于30年，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多于30年”。也就是說開放的是30年前形成的檔案信息，即使有開放期少于30年的，這類檔案就算進館即開放，其開放期市縣級檔案也在形成之日起10年后，檔案館開放的檔案僅僅滿足了檔案利用者對歷史的研究利用需求，而對于其“現實的”工作查考利用需求，恰是日前利用人數最多，利用范圍最廣且利用最為迫切的需求。

《檔案法實施辦法》第二十二條明確規定：“機關、團體、企事業單位和其他組織內的檔案機構所保存的尚未向檔案館移交的檔案，主要供本單位利用，其他機關、團體、企業事業單位和組織，以及中國公民如需利用，必須經過檔案保存單位的批準”。按照我國現行檔案接收的規定，基層單位的檔案在本單位10年才接收入館，盡管檔案館可以面向社會公民服務，這10年對市縣級檔案館來說是一個收藏空白，一方面由于檔案館接收檔案在時間上的滯后性，另一方面，由于機關、團體、社會組織的檔案基本上是為本機關服務，而不面向社會，這就造成檔案利用者利用檔案必須面臨這樣的窘境：機關檔案室不予接待利用，檔案館又是“無米之炊”，檔案現實利用需求與檔案館檔案室在檔案交接空間上的相對脫節，嚴重地挫傷了檔案利用者利用檔案的熱情，影響檔案館檔案價值及功能的發揮。

3、檔案工作者未能從知識結構上及時學習和掌握科技化手段，阻礙和制約了檔案網絡化進程，進而阻礙和制約了檔案信息資源的開發力度。由于傳統的館藏檔案主要以紙張、照片、錄音、錄像等形態為主，其利用方式主要是閱覽、咨詢和編輯出版檔案史料等，這種陳舊的服務方式明顯落后于社會發展，已遠不能適應信息化社會的需要。主要體現在：檔案工作依舊是傳統的，現代辦公技術的應用程度明顯偏低，工作效率長期得不到明顯提高，檔案工作的社會貢獻率一直沒有達到自我滿意的程度，檔案工作的社會吸引率長期處于工作正常發展要求之下。

4、檔案宣傳的力度不夠、深度不廣。檔案工作往往出現這樣的情況：在檔案系統內搞得轟轟烈烈，有聲有色，而與檔案界之外的單位接觸則顯得冷冷清清。目前社會上往往以經濟效益明顯的工作為重，對于價值相對滯后的檔案則沒有充分認識到，甚至有人認為檔案部門是沒什么事可做的清閑部門，與檔案的宣傳不夠有直接的關系。

二、檔案信息資源開發的實現途徑

1、從各個環節切實加強檔案基礎業務工作，不斷豐富館藏，使綜合檔案館的綜合性名符其實。隨著社會職能的轉變，政治、經濟、文化等各類生活的不斷活躍，檔案收集、保管利用等事務也變得更加復雜了，這就要求我們提高依法治檔的水平，不斷完善檔案收集保管利用方面的法規與標準，使檔案基礎業務工作和檔案資源的開發利用更加有法可依，有規可循。首先檔案館自身形成學法、懂法、守法、依法辦事的風氣，做到政務公開，程序公開，提高依法治檔的水平，進而不斷提高基層檔案業務人員的工作水平，確保各單位在職能活動中形成的材料收集齊全完整，比較全面地反映各單位的職能活動情況，并對違反《檔案法》的行為給予必要的行政處罰。其次通過多種形式，向社會廣泛宣傳檔案法律、法規，使檔案法律、法規內化為社會成員自覺的行為準則，增強社會檔案意識和檔案法制意識，加強和完善檔案收集職能，形成規范、科學、合理的運作機制，防止擅自推遲和截留，依據法律、法規，通過必要的行政手段，規范應移交進館檔案的流向。再次合理制定檔案接收計劃，確保檔案收集工作有序進行，并達到超前控制，確保檔案收集工作深入進行，另外擴大檔案的接收范圍，克服接收檔案的三多三少的現象，對轄區內的一些重大活動，檔案部門應主動參與，并直接接收進館，提高檔案利用的時效性。

2、正確處理好開放與保密的關系，全面設立現行文件服務利用中心，依托政府信息網或政務網建立檔案網站。按照開放檔案應遵循的首要原則：“開放檔案的范圍應最大化，檔案保密的范圍應該最小化”及《檔案法》第二十二條規定：“開放檔案不得損害國家安全和利益，不得侵犯他人的合法權益”，正確處理好檔案利用權與所有權、隱私權、公布權之間的關系，為解決檔案館檔案信息開放在時間上老化、內容上滯后，空間上斷層脫節的問題，設立現行文件服務利用中心，沖破《檔案法》和《檔案法實施辦法》規定的實施檔案開放的領域，將一些與公民利益密切相關的檔案材料按一定的方式向外公開。也可通過網站的形式全面實現國家公共信息資源的共享。至2001年底，我國各級各類檔案館已建成了230個檔案網站，檔案網站正成為查詢檔案館案卷級、文件級開放檔案目錄的重要渠道。

3、檔案工作者不斷強化自身的素質，及時完善知識結構。各級檔案管理人員除熟練掌握檔案專業知識外，還要加強現代化知識的學習，如計算機知識、網絡知識、數據庫管理知識及電子文件的管理知識。一方面，面對各種計算機、網絡等技術含量的專業設施，需要一批具有相關專業知識的技術人員進行日常維護、維修，從而保障各種專業設施的正常運行；另一方面，隨著專業技術水平的提高和信息化不斷升級、更新，相應的軟件開發人員也是不可缺少的。只有具備一定的適應計算機技術和網絡技術發展需要的基本技能，才能處理好檔案信息的數字化和網絡化，做好網絡環境下的檔案信息資源的開發。

4、加強檔案的宣傳力度，增強全社會的檔案意識。要讓全社會知曉檔案館的社會價值，就必須開展廣泛的輿論宣傳和暢通的信息交流。可以用《檔案法實施辦法》第二十三條規定的七種形式向社會公開檔案，即通過報紙、刊物、圖書、聲像、電子等出版發表；通過電臺、電視臺播放；通過公眾計算機信息網絡傳播；在公開場合宣讀播放；出版發行檔案史料、資料的全文或者摘錄匯編；公開出售、散發或者張貼檔案復制件；展覽、公開陳列檔案或者復制件。通過多種形式的宣傳與出版，拉近政府與百姓的距離，提升檔案部門的形象，激活沉寂的檔案信息資源。

檔案信息資源的開發是一項系統工程，是對人類精神財富的升華和再創造，是一項功在當今，利于后世的偉業。現代社會是法制化的社會，我們要在實踐中始終堅持求真務實的態度，積極探索開發檔案信息資源的途徑，使檔案工作更好地為社會發展服務。