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城建檔案的接收與服務如今是城建檔案工作的重要內容，也是推動城建檔案工作的起點和基礎，特別是在簡化檔案整理工作、強化檔案利用工作、突出館藏特色的今天，顯得越來越重要。近日，我處業務科室根據工作實際，精心設置調研課題，深入宿豫區范圍內100余家工程項目單位開展檔案接收與服務調研工作，針對城建檔案接收工作中存在的一些問題,及如何做到高效服務進行了調查研究，以供商榷。

一、城建檔案收集工作中存在的問題

1、城建檔案執法力度不到位，導致城建檔案接收工作不能全覆蓋。

目前，雖然國家出臺了相關的管理條例來為檔案行政執法加碼，但在具體執行過程中，卻有待于進一步加強。《××市城市建設檔案管理辦法》規定，全市城市規劃區2108平方公里范圍內形成城建檔案的單位和個人都應該遵守本法，但由于依法治檔、照章行事還要經受方方面面的阻礙，至今宿豫區范圍內的城建檔案接收工作開展較為緩慢，執法的力度更需要進一步的加強。

由于接收機制不健全，導致執法力度不夠，造成城建檔案的收集較為被動，導致工程以外的檔案接收工作開展緩慢。更不用說是跨越城建系統的通信、電力、水利、地下管線等重要工程項目大多不能及時接收進館，有些甚至還是空白。

2、有關部門對城建檔案工作還不是特別重視，不能提供嚴謹的職能管理作用。

就整個社會環境來說，城建檔案館檔案的完整系統收集還存在一定的困難和阻力。城建檔案的收集、保管工作需要建設行政管理部門和有關部門的大力協作，密切配合，不是光靠城建檔案部門就能成其大事的。而且如果有關部門對城建檔案的產生、收集等階段不重視，不銜接，就有可能導致工程備案和檔案進館的脫節，造成檔案收集工作的散漏。雖然，國家有相關法規明確規定：建設單位應當嚴格按照國家有關建設工程檔案管理的規定，及時收集整理建設項目各環節的文件資料，建立健全建設項目檔案，并在建設工程竣工驗收后，及時向建設行政主管或城建檔案部門移交建設項目檔案。但在具體實施過程中，除了一般的建設工程由于要工程備案而必須取得建設工程檔案接收證明文件這一環節把關較嚴外，其他的檔案門類，由于其行業的跨度、其行業法規的制約，導致一些重要項目檔案都不能及時接收進館。

3、建設單位對城建檔案的重要性認識還不夠，城建檔案意識淡薄。

城建檔案是城市規劃建設及其管理活動中真接形成的，對國家和社會具有極大保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各類載體的文件材料，是城市豐富的歷史資源。但有一部分建設單位其從事基建工作的管理、技術類人員，當然也包括一些領導，重建設、輕檔案的思想占據了一定的位置，只注重工程的投資、工藝、質量等方面的問題，對建設工程檔案在收集過程中是否齊全、完整、真實等重視不夠。

4、整個建筑行業的檔案管理人員專業水平有待于進一步加強。

在整個建筑行業中，許多資料員都是由施工員來兼職，相對專業的檔案員、資料員來說，他們對城建檔案的建立、整理的水平較低，而且根據新的國標，許多人對工程檔案管理的歸檔標準、要求等都很難有具體的掌握，使工程檔案與建設工程難以同步形成，這就導致許多工程檔案在收集的過程中產生了失真、遺漏等現象時有產生。有些建設部門是第一次搞建設，對城建檔案歸檔的要求更是一頭霧水。

二、為解決以上存在的問題，我們采取了以下幾方面措施

1、加強對城建檔案的宣傳，增強全社會的城建檔案意識。

一是通過相關媒體，進一步宣傳城建檔案的價值、作用，突顯其在維護工程建設各方主體合法權益，加強工程質量控制和監督，追究工程質量責任及工程日后維修、改建、擴建等方面有著不可替代的作用。二是建立城建檔案門戶網站。××市城建檔案信息網站于2008年上半年正式開通，這標志著我市在加快推進城建檔案電子化、信息化建設與管理方面又邁出了堅實的一步。該網站是政府城建檔案信息的權威平臺，具備法律法規宣傳、建設動態披露、檔案咨詢查詢、在線預約服務等多項功能。網站的建成與開通，將直接推動我市城建檔案各類信息資源的有效整合，為進一步深入宣傳城建檔案信息方面的法律法規、統一全市城建檔案信息電子化平臺、方便廣大市民開發利用現有城建檔案信息、實時開展網上在線答疑、服務于全市經濟建設大局，提供了順暢的溝通平臺和服務載體。

2、實行依法管檔，實現城建檔案的全覆蓋接收。

一是調查摸底。對全市規劃區范圍內已通過驗收尚未報送建設工程檔案的建設項目進行全面摸底，根據《建設工程檔案報送責任書》簽訂情況，確定尚未報送建設工程檔案的單位。二是上門業務交底。對目前尚未報送工程檔案的單位上門進行業務指導，從城建檔案的接收范圍、歸檔目錄、歸檔基本規定、歸檔文件的質量要求、整理規范及城建檔案裝訂程序等進行業務指導，有效保證了城建檔案的真實性、準確性、完整性。三是送發催報函。對全市2108平方公里規劃區范圍內未報送工程檔案的項目單位下發了《關于盡快報送建設工程檔案的函》，要求未報送工程檔案的單位于2008年底前向市城建檔案館報送一套完整、準確的工程檔案（原件）。在送發催報函的同時，送發《××市城市建設檔案管理辦法》、工作流程、職能程序等，讓建設單位更全面了解城建檔案的編制、收集、報送等環節的要求和國家規范，并作好解釋工作，杜絕城建檔案工作行政不作為和亂作為。

3、靈活與規范相結合，保證城建檔案高效服務。

一是推行“四到場”服務。針對城建檔案的產生單位，我們采取主動“請進來”、“走出去”等多種形式，加強業務指導工作。重點對建設工程項目單位推行“四到場”服務，即在工程開工前、施工過程中、檔案預驗收前、竣工驗收前實行上門業務指導。不定期到離市區較遠的經濟開發區、工業園區等地現場辦公、現場指導。二是完善工作機制，精簡辦事程序。在保證基本規范的前提下，對工業項目采取特事特辦，急事急辦方式，最大限度地給予方便，實現工業項目檔案歸檔的靈活性與規范性的有機統一；在接收工程檔案時，對符合《××市建設工程檔案歸檔整理規范》要求的，3日內出具《建設工程檔案接收證明書》；對不符合要求的，及時提出修改意見，規定報送單位10內補齊相關資料，并出具《建設工程檔案接收證明書》。為建設單位提供方便快捷高效服務；加強部門之間工作協調，保證城建檔案工作有抓手。

4、以聲像技術為載體，開展“城市記憶工程”。

一是為進一步規范建設工程聲像檔案資料歸檔工作，保證建設工程聲像檔案資料完整、準確、系統，更好地服務于城市規劃、建設和管理，依據國務院《建設工程質量管理條例》（國務院第279號令）、國家建設部《城市建設檔案管理規定》和《建設工程文件歸檔整理規范》（gb/t50328-2001），以及《××市城市建設檔案管理辦法》有關規定，結合××市建設工程實際，出臺《××市建設工程聲像檔案資料歸檔規定》。二是根據每年市政府年初下發的為民辦實事項目責任明確表及中心城市重點基礎設施項目建設計劃，有針對、有重點、有步驟的開展聲像工作。根據市建設局拆遷公告，及時跟蹤拍攝工程拆遷原貌、建設過程、竣工后的新貌等。三是對市建設局重點工程和重大城建活動跟蹤拍攝。四是積極開展聲像資料收集工作。從市園林局、水務局、交通局、規劃局收集大量珍貴聲像資料，優化館藏結構。

5、通過多種渠道，加大檔案開發利用工作。

一是在服務觀念上,注重社會效益和經濟效益協調發展,要變過去主要對建設規劃部門服務為對全社會服務,增強城建檔案為社會服務的效益。二是在服務程序上,變繁瑣為簡便,檔案工作者在現有條件下,多為利用者著想,致力于簡化各種繁瑣手續,方便利用者。三是在服務措施上,變被動為主動。要改變以往“守株待兔”式的被動服務措施,使過去基本處于封閉狀態的城建檔案,向全社會開放采取上門服務、電話服務、電腦服務、現場服務等靈活多樣的措施拓寬檔案利用渠道。為利用者提供多方位的優質服務。