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公文是應用文的重要組成部分，它是國家黨政機關實施行政管理、指導工作、規范行為、維系國家機器運轉的強有力工具。展望新世紀，我們深切地感受到公文不僅于國際間、政府間、行業間、社會間有著其它文種不可替代的作用，而且與維系社會穩定，促進社會和諧、有序、高效的發展有直接的關聯。可以說，社會的發展帶動了公文的發展，而公文的發展叉促進了社會的發展，故公文與時俱進。正如劉勰在《文心雕龍·時序》中指出的“文變染乎世情，興廢系乎時序”一樣，公文始終體現著這個時代的精神風貌與革新。

公文是法定文種，它的種類、格式、行文規則，辦理及管理都有法的嚴格的規定，即必須遵照國務院辦公廳的《國家行政公文處理辦法》去執行。但隨著我國市場經濟體制改革和政治體制改革的推進，社會主義民主進程的加快。公文寫作也發生了重大的變化。有些公文在完成它的歷史使命后就逐漸消失。而新文種應運而生，數量逐漸增加。國務院辦公廳的《國家行政公文處理辦法》對公文的文種界定也在不斷地更改與變革，這給我們在公文寫作中帶來極大的困難，特別是在實際操作中對文種的界定和合理運用成為人們關注探討的問題。由于人們不甚了解新《辦法》的實施，長期對一些公文文種的模糊不清，難以區分和辨析文種而導致錯用或誤用現象時有發生，最常見的有“報告”與“請示”的混用；“公示公告”與“公示通知”的亂用；“函”與“請示”、“批復”的誤用；“意見”與“報告”的連帶替用等等。

嚴格區分肅清使用

一、報告與請示的混用

“請示”與“報告”是公文中經常被混用的最典型的兩種。由于這兩種公文均為上行文，都有向上級機關陳述意見，反映情況之功效，不少機關常常把它們混淆使用。或在“請示”的同時進行冗長的一文多事的報告，或在報告中央帶著請示事項，結果造成了請示與報告混用，給公文處理帶來困難，甚至直接導致工作失誤。如：1988年12月25日，電影制片廠得知云南邊防老山前線某部在元旦前夕舉辦“貓耳洞里頌祖國”的慶祝晚會，感到這個活動有意義，便寫了個“報告”于25日送達總政文化部，請示派出攝影組趕赴老山前線拍攝紀錄片。總政文化部有個規定：每周星期二、五批閱文件，而“請示”則當天批閱。由于制片廠送來的是報告，辦文人員按照規定擱置起來，直到星期二即12月28日才送達部首長閱示，等批復下來已經晚了。盡管攝制組馬不停蹄地趕到老山前線陣地，但晚會已經開過了。造成這次延誤的主要原因就在于有關人員錯將“請示”寫成了“報告”。

主觀判斷的辨析不清，造成“請示”與“報告”不分，我們常見“關于×××的請示報告”，甚至還有鉛印好供人填寫的“關于×××的請示報告”。雖然請示、報告均屬上行公文，但報告可以于事前、事中、事后行文，上級機關可答可不答，一般不作答復；報告可以一文多事。而請示則不同，必須寫在事前，以請求上級批準、指示，而不能“先斬后奏”或“先上車后買票”，上級機關對于請示則必須答復。報告央帶請示，請示寫成報告，也同樣常常誤事。請看：

例文(一)

關于增加選舉工作干部編制名額的請示報告

國務院：

經中央批準，今后縣、鄉兩級選舉的日常工作由民政部負責。但是在確定民政部門人員編制時沒有選舉工作這項任務，為了做好這項工作，需要給民政部門增加必要的編制名額。建議給民政部門增加八人，每個省、市、自治區增加三至四人，每地、市、縣增加一至二人。關于民政部增加的八個名額，請國家編委解決，關于給各地增加的編制名額，請批轉各地從現有名額中調劑解決。

以上報告當否，請批示。

中央民政部

一九九0年八月二十四日

例文(二)

關于給予解決救災款的報告

東政字(2001]第06號

××縣人民政府：

我鄉地處本縣邊遠山區，又有少數民族居住，是老、少、邊窮鄉。2000年遭受特大洪災，經濟損失嚴重；今年又遇百日干旱，水稻種植面積原計劃五千六百五十畝，實際只種二百八十五畝，其中嚴重受早面積有一千多畝。所種烤煙、紅薯一律未能收獲。因干旱造成的直接經濟損失達五十萬元。為此，特向縣人民政府請求撥給救災款二十萬元為盼。

以上報告，請批準。

東山鄉人民政府

二00一年十月十日

例文(三)

關于××縣檔案局庫房存在安全隱患的情況報告

縣人民政府：

根據×××××文件精神和我縣檔案局的現實狀況，建造新庫房已迫在眉睫。

縣檔案館庫房系1952年所建辦公樓代用，房屋不僅狹窄，而且枕木腐爛，天花板開裂，兩面面臨渾溝、廁所污染；房屋與宿舍緊臨帶來嚴重隱患，不僅無法接收檔案進館，而且嚴重威脅著檔案的安全保管。

據我們初步調查：縣檔案館樓上七問庫房有38處天花板嚴重開裂，5處開始下塌；樓下三問有16處天花板也嚴重開裂；其中七號庫房位于全棟樓房的中部；正因樓枕腐爛加撐2處；庫房窗戶寬大，受光面積增大，夏季月平均庫溫高達32度(檔案保管正常溫度為攝氏l4度至18度)致使檔案柜破爛，文件受損；樓下庫房因東南面臨機關院內排水溝，北面緊靠豬圈和廁所，相對濕度高于80％以上(檔案保管要求相對溫度為50％至65％)，對檔案危害極大。庫房為磚木結構建筑，又緊鄰兩棟宿舍，直接構成了火災威脅。

鑒于上述庫房容量不足和種種不利檔案安全保管的嚴重情況，根據現有館藏量和檔案事業的發展需要，我們迫切要求建一棟面積為1200平方米的檔案庫房。

特此報告，望予批復。

××縣檔案局

一九九0年五月五日

這三篇例文最主要的錯誤在于把報告與請示并用、誤用。從內容上看，例文(一)、(二)都是要求解決問題的，需要上級答復或批準，文種應為“請示”，毫無疑問，例文(一)把請示與報告這兩種文種混為一談，并列使用是錯誤的，標題中應刪去“報告”二字；例文(二)是誤用了文種，標題應換成“請示”。例(三)報告內容夾雜著請示事項，也屬文種誤用，應改成請示。這種文種錯用現象，應給予廓清。

二、“公示公告”與“公示通知”的隱形性錯用

中共中央組織部在《關于推行黨政領導干部任前公示制的意見》(以下簡稱《意見》)中要求：干部任前“需向社會公示的一般通過報紙、電視、廣播等新聞媒體；在部門(單位)或系統內公示的可以采取發公示通知或會議公布、張榜公告等形式”。《意見》講得很清楚，向社會公示發公告；在部門(單位)或系統內公示采取三種形式：一是發公示通知；二是在會議上口頭公布；三是張榜公告。也就是說“公示”時使用公文不外乎兩種：一種是公示公告，另一種是公示通知。

例文(四)

領導干部任前公示

×××同志(男，41歲，碩士研究生，漢族，四川××縣人，中共黨員。現任××市經濟體制改革委員會主任)，擬提名為××市發展計劃委員會主任人選。

×××同志(男，51歲，本科，漢族，四川××人，中共黨員，現任××市計劃經濟委員會主任)，擬提名為××市經濟貿易委員會主任人選。

干部群眾如有需要反映情況的，請于七日內以真實姓名向市委組織部審查處(電話……)電話反映，也可向市委機關辦公樓前的××市縣領導干部任前公示意見箱內投遞書面意見。

中共××市委組織部

××××年××月××日

例文(五)

××市公開選拔副縣級領導干部公示榜

根據××市公開選拔副縣級領導干部的有關規定，按照“公開、公平、擇優”的原則，經過公開報名，資格審查，筆試、面試、體檢和組織考察，市委常委研究同意，×××同志擬任××市科委主任，×××同志擬任市教委副主任，現將兩位同志有關情況公示如下：

×××同志，男，34歲，1992年7月××機械學院無線電檢測技術及儀器專業畢業，漢族，四川××縣人，中共黨員，現任四川省××集團公司企業技術中心辦公室主任，擬任四川省××集團公司企劃部部長。

×××，男，38歲，1991年7月××大學采礦工程專業碩士研究生畢業，漢族，四川××人，中共黨員，現任××科技大學環境工程學院副教授，擬任××縣科技副縣長。

干部群眾如有需要反映情況的，請于七日內以真實姓名向市委組織部干部審查處(電話……)電話反映。也可向市委機關辦公樓前的市縣級領導干部任前公示意見箱內投遞書面意見。

中共××市委組織部××市公選辦

××××年××月××日

例文(六)

中層干部任用公示公告

×××同志，男，34歲，1993年7月于××師范大學政治系本科畢業，漢族，云南××縣人，中共黨員，下派××縣組織部鍛煉工作一年，現任××師范高等專科學校政史系講師，擬任××師范高等專科學校辦公室副主任。

×××同志，男，42歲，漢族，云南××縣人，中共黨員，1996年7月于××師范大學漢語言文學專業本科畢業，1998年下派××縣××鄉掛職鍛煉工作一年，現任××師范高等專科學校××系講師，擬任××師范高等專科學校人事處副處長。

從公示之日起7天內，如對被公示人員有意見或舉報，請向學校黨委組織部反映，舉報電話：……

中共×××師專委員會

二00三年七月二十七日

上面例文(四)、(五)的內容基本一樣，但文種一個用的是“任前公示”，一個用的是“公示榜”，兩個例文都刊登報上，都是一樣的目的，都是向社會公示的，由于認識有偏差而發生亂用，這給公文寫作與處理帶來了混亂，不利于公文管理的規范化，按《意見》要求，應改為“公示公告”。例文(六)是某師范高等專科學校推行中層領導干部競爭上崗任用公示，從范圍和內容上講，應屬《意見》中規定的第二種范疇，即在本部門(單位)系統內公示的，應該使用“公示通知”，而不是“公示公告”，這里混用了文

三、“函”與“請示”、“批復”的情感化混

“函”作為國家行政機關公文的重要種類之一，起著舉足輕重的作用，成為一種使用廣泛、輕便靈活的公文文種。從國務院辦公廳1981年2月27日的《國家行政機關公文處理暫行辦法》至今已有21年，后經過了四次對“函”的重新規定，我們看到一次比一次界定得清楚、明確，尤其是2001年1月1日施行的“新辦法”在前幾次的基礎上表述得更明確，語句更嚴整簡潔，不僅嚴格地界定了“函”的使用范圍(必須是“不相隸屬機關之間”)，而且在適用內容上與“請求批準”相對應再明確列出“答復審批”。“新辦法”對“函”的表述完全廓清了20多年的使用上存在不正確的方法，存在著諸多的誤區。但在現實中不重視“函”，不正確使用“函”的現象仍然存在，“函”的功能往往被“請示”和“批復”等文種所代替，以致造成文種錯用。

(一)“函”具有“答復問題”的功能，但不能代替“批復”。

“函”與“批復”是兩種根本性不同的公文文種。依據“辦法”之規定，“：吡復”適用于“答復下級機關的請示事項”，這里明確指出了“批復”是答復請示事項的，但現實使用中往往出現用“函”(復函)代替“批復”答復問題的情況。有些教科書中提出“有時下級機關向上級機關請示問題，上級機關也可用函來答復”。對這種函的警復可用“復函”也可以用“批復”，這些提法是不科學的。為了維護公文的嚴肅性，答復下級機關的請示問題只能用“批復，而不能使用函復。所以，公文的實際運作，公文的研究和教學，都必須以“新辦法”為依據。

(二)“函”具有向有關主管部門(無隸屬關系)“請求批準”的功效，不應被“請示”所代替或混用。”根據行文規則，機關之間工作關系可分為：上下級關系、平行關系或非隸屬關系、隸屬關系等，“請示”是上行文，向隸屬的上繳機關請求指示或批準，就應使用“請示”。“新辦法”明確界定了“函”具有“請求批準”的功能。刪去原辦法中的“不相隸屬的有關主管部門”的字樣，這樣“請求批準”的對象是“不相隸屬的有關主管部門”。這里“不相隸屬的有關主管部門”和“上級機關”是兩種不同的概念，其“有關”是與“請求批準函”的具體內容有關，對發函單位而言，這樣的“主管部門”僅僅是與自己沒有直接的隸屬關系的某種職能機構或某業務機構。它是特定的因人而異，并非像“上級機關”是固定不變的。因此，這里的“不相隸屬的有關主管部門”排除了使用“請示”的隸屬上級機關。換一角度說，主送機關為上級機關時用“請示”而不能用“函”。主送機關為“不相隸屬的有關主管部門”時用“函”而不能用“請示”。在工作中曾見到“函”被冠之以“請示”來使用，例如：××縣城建局在給人事局要求解決本局環衛工人崗位補貼時，公文的標題寫成了《關于解決環衛工人崗位補貼的請示》。從行文關系上講，兩局之間是平行關系，理應以“函”行文，但寫作者存在著情感性因素和特殊心態含蓋了規范公文意識，導致誤用文種。

四、“意見”與“報告”的連帶替用

這是一對很不顯見的容易疏忽的誤用文種，由于寫作者對公文變更和發展不甚了解，缺乏同步的公文寫作知識和寫作意識，給實際操作帶來一些問題，甚至步入誤區。“意見”適用于對重要問題提出見解和處理辦法，自2001年1月1日起正式作為國家行政機關公文至今已有一年多了，據筆者對一些行政機關公文運作的考察和了解，感到在此期間，由于對“意見”的使用連帶地對“報告”的適用范圍產生了相應的影響，建議性報告和呈轉性報告不再使用，應換以“意見”行文。

(一)“建議性報告”不應再使用，應換成“意見”。《辦法》對“報告”適用內容的規定是“向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問”。很明顯，“報告”自2001年1月1日起不再具有“提出意見或者建議”的功能，這與“意見”的使用是相一致的，但有些機關單位并沒有注意到這一十分明確的變動和要求，在提出意見時，仍然以“報告”行文。例如：××縣教育局給該縣政府的《關于建議進行全縣鄉鎮中小學校舍狀況普查的報告》，其發文時間為2001年6月15日，按照《辦法》的規定，上述事由是屬于“對重要問題提出見解和處理辦法”應以“意見”行文。

(二)“呈轉性報告”應換以“意見”行文。“呈轉性報告”即呈請上級各部門執行的報告。就其使用范圍講，這類報告的主送機關往往是高級別的政府機關，如國務院各省級政府等。這是一類使用頻次較高的“報告”，大多數屬于此類。我們知道，“報告”是陳述性上行文，它不應體現請求性。從1984年起，國務院辦公廳施行的《國家機關公文處理辦法》就明確規定：“報告”中不得夾帶請示事項。2001年1月1日起施行的《辦法》在第三章二十一條中再次強調了這一要求。而“呈轉性報告”在結尾卻無一例外地提出：“以上報告，如無不妥，請批轉各地、各部門執行”。我們可以仔細地體會一下上述情況，分明是在“請求批準”，其所含的請求性是十分明顯的，盡管過去這已形成一種公文運作慣例，但用《辦法》去要求是不盡規范的，尤其是“意見”已列入國家行政機關公文，而至今這種情況尚未改變過來，仍在繼續。因為這類報告皆屬建議性內容，完全屬于“意見”的適用范圍，它理應被“意見”所取代。換言之，凡過去的“呈轉性報告”現應以“意見”行文。

原因探尋規范運作

文種誤用的原因很復雜，有內因也有外因，有主觀也有客觀的，但縱觀我國公文寫作的發展、變化，公文寫作在現代社會中的功效與影響，我們可以探求一些規律，文種的誤用現象有以下幾點原因：

(一)對公文文種的內涵與外延認識上的模糊

對于容易誤用、混用、錯用的具體文種，首要的問題是要弄清它們的真正含義與外延(范圍)，掌握它們的內質、特點、功能價值、用途范圍以及它們的差異性，認真地區分辨析，就會避免文種上的錯用。例如：最典型的“請示”與“報告”兩種文種，只要抓住關鍵的三點來理解與識別：一是所擔負的任務不同。“請示”主要是向上級機關提出請求，要求上級機關明確批示、答復或解決問題。它需要上級表態或批復；而報告則主要是向上級機關匯報工作、反映情況，一般不要求上級批復。二是內容的繁簡不同。請示一般是一文一事，比較單純集中，這是寫請示時最基本的要求；而報告有綜合性的，內容往往涉及許多方面，不能帶有請求事項三是使用的時間不同。請示必需在事前行文，在未得到上級機關批復之前，不可按所請示的內容行事；而報告則可以在事前行文，也可以在事中行文，也可以在事后行文。同時淡化兩者文種功能的一致性，這樣更增強了兩者的區分點與界定。明確了文種的具體用法。再如“意見”與“報告”，“報告”的內涵減少和外延縮小，部分被新文種“意見”所代替；“公示公告”與“公示通知”，只要掌握兩者的使用范圍，弄清“公告”與“通知”的基本特征和差異，就不會產生誤用。

(二)缺乏對公文發展動向的了解和同步的理論知識

公文的發展與時俱進，公文與社會的發展進步有著密切互動關系，特別是改革開放以來，我國經濟迅猛發展，經濟轉型，社會變革，人們的參政意識不斷增強，管理水平不斷提高。公文寫作也與時俱進。但人們仍固守著已有的觀念和舊的東西，沒有及時更新公文知識和觀念，就很難發現公文的發展動態和帶來的連動影響，所以在實際運用中很容易犯錯。例如：“公示”是在2000年6月2313是中央辦公廳《關于印發(深化干部人事制度改革綱要)的通知》(以下簡稱《通知》)，發出后逐漸興起的，《通知》要求：“推行黨政領導干部任前公示制。在3到5年內，地廳級以下領導干部(特殊崗位除外)的選拔任用，普通實行任前公示制”。兩年多來，各地在地廳級以下黨政領導干部任職前，大多按《通知》要求進行了任前公示，而使用的文種就是“公示”或“公示榜”，它們的產生雖然是時代的產物，但還沒有合法的地位。就目前來看，既不是現行的法定公文，事務性公文也末涉及，但使用頻率卻比較高。然而，“意見”中提到的“公告”和“通知”兩種文種都是法定公文，都具有告知的功能。尤其是“通知”，黨政公文法規都列入了公文文種，應當在黨政領導干部任前公示不能單獨使用“公示”或“公示榜”，選擇其一取決于公示內容的范圍大小，若是向全社會公布的應當是寫成“公示公告”，若是向本單位公布的應寫成“公示通知”，決不能把兩者混用。

(三)濃厚的感情色彩和隨意性是致錯的主要因素

前面我們提到“函”作為“不相隸屬機關之間……”的公文文種廣泛。但在現實中未能受到應有的重視，成為被公文遺忘的角落。“函”的功能往往被“批復”、“請示”所代替。人們在處理公務時，不能正確認識“函”的作用和價值，甚至懷疑其功效。在人們的潛意識中認為請求對方(受文單位)批準，就應用“請示”，以示尊重。反過來用“函”則認為不那么尊重對方，甚至使需要解決的問題難以辦成。某單位為表示對“不相隸屬的有關主管部門”的尊重或擔心引起有關部門的誤解甚至反感，特意將本應使用的“請示批準函”的公文改用“請示”。看來在公文運行使用中往往添加了“感情”色彩和隨意性，恰恰冷落了“函”的存在，造成了不重視“函”的使用。筆者認為“新辦法”出臺至今，不重視“函”的使用現象應迅速根除，“函”作為一種正式公文與“請示”一樣完全可以發揮其自身價值和作用，忽視“函”的寫作運用，輕視“函”的作用和價值是不可行的。否則就會出現誤用、錯用現象。

綜上所述，公文是一種法定文種，它是合法的存在。要規范其使用，保持其正常有序的運轉，就必須認清明確公文文種的內質差異和功用價值，廓清文種誤用、亂用、錯用和替用，使每一種公文都最大限度地發揮其自身的功效，這樣我們的公文寫作和公文處理才能與時代同步發展，才能更好地為社會服務.