摘要:為了探索實物地質資料檔案信息化管理與服務策略，本文首先對實物地質資料檔案管理與服務信息化的必要性進行了分析，并針對其中存在的問題，從加強專業管理與服務平臺建設、提高服務意識以及加強現代化信息技術的應用三個方面闡述了具體的解決策略。

關鍵詞：實物地質資料；檔案；信息化管理

實物地質資料是指在工程地質工作中所獲得的相關樣品與標本，實物地質資料、地質資料以及原始信息等都是地質工作的重要成果，是以巨大的經濟代價為基礎而獲得的，具有極高的應用價值，實物地質資料檔案屬于一種極為重要的檔案資源。隨著信息技術的快速發展，信息技術也逐漸被應用于實物地質資料檔案管理中。但是從總體上來看，現階段我國實物地質資料檔案信息化管理中還存在著較多的問題，服務效率也相對較低。為提升實物地質資料檔案信息化管理水平，提升檔案服務效率，筆者對相關問題進行了探究。

一、實物地質資料檔案管理與服務信息化的必要性

礦產資源對任何國家的發展都具有非常重要的意義，為了保障經濟的穩定發展，我國于2006年頒發了《關于加強地質工作的決定》，促進了地質工作的進一步發展，加強了礦產資源的開發力度。隨著地質工作的全面開展，大量的實物地質資料逐漸增多，實物地質資料在實際生產中所發揮的作用也越來越重要。而傳統的實物地質檔案資料管理是以人工手動管理為主，效率相對低下，無法實現信息資源共享，利用效率不高，并存在著大量的錯誤，已經無法滿足時展的基本需求。實現實物地質資料檔案信息化管理已經成為現階段我國地質與礦產資源開發工作的重要任務。實物地質資料在使用中也存在著一定的不便性，例如巖芯、巖石樣品等實物地質資料體積相對較大，如果直接使用則需要耗費大量的人力物力進行搬運。通過信息技術的應用可以實現實物地質資料檔案的數字化并實現資源共享，使用人員只需查閱電子檔案就可以找到自己所需要的所有信息，而不需要使用實物標本，從而極大地提高了檔案的利用效率。現階段大部分實物地質檔案資料管理系統都設計了查詢系統，用戶在使用系統進行檔案查閱的過程中只要輸入關鍵詞就可以快速找到自己所要查閱的檔案資料。實物地質資料檔案是我國的重要資源，其管理過程需要遵循嚴格的保密性。實物標本的保密性只能通過加強管理的方式得以提升，但是通過信息技術的應用可以將相關檔案存儲在數據庫中，并通過安全技術的應用加強管理，從而提升檔案管理的保密性。

二、實物地質資料檔案管理與服務信息化發展中存在的問題

編者按：本文主要從我國煤田地質檔案信息網絡化建設現狀；網絡環境下煤田地質檔案信息管理安全面臨的挑戰；加強地質檔案網絡信息安全管理的對策進行論述。其中，主要包括：利用網絡技術進行信息交流與服務已成為21世紀的主要特征、地質檔案資料是地勘單位在多年工作實踐中積累的一種寶貴財富、全國地質資料目錄服務電子網絡初步建成、館藏成果資料查閱利用率有較大提高、境外間諜、黑客的入侵、信息管理部門安全意識不足、加強信息安全技術的應用、加強信息保護的制度與規范建設、建立健全計算機和網絡系統的各項規章制度、實施信息分類管理等，具體請詳見。

利用網絡技術進行信息交流與服務已成為21世紀的主要特征,基于此,實現地質檔案資料管理與服務網絡化已被列為我國地質檔案資料管理部門的奮斗目標。2003年3月1日起施行的《地質資料管理條例實施辦法》第十九條明確提出:“地質資料館藏機構應當利用現代信息處理技術,提高地質資料的處理、保管水平,建立地質資料信息服務網絡系統,為社會提供公益性服務”。當前,煤田地質檔案網絡服務體系在提高辦公效率、提升社會化服務水平的同時,也不可避免的受到網絡黑客、境外間諜、惡意軟件的攻擊和入侵,增加了機密資料泄密的可能性和危害性。因此,網絡環境下的煤田地質檔案安全管理是一個至關重要的問題。

一、我國煤田地質檔案信息網絡化建設現狀

地質檔案資料是地勘單位在多年工作實踐中積累的一種寶貴財富。我國煤田地質檔案資料經過長期積累,到目前為止共形成了近6000個項目的地質報告。但長期以來,由于技術滯后和管理理念的缺失,紙質媒介形式單一、數字化處理不夠,地質資料匯交不暢,資料共享困難,影響了檔案的使用和挖掘。為推進我國地質檔案信息化水平,2006年國土資源部和國家保密局下發了《關于建立健全地質資料網絡服務體系的通知》,要求全國各煤田地質局著力建設地質資料管理網站和服務欄目。目前我國地質檔案信息網絡化建設成效顯著:

(一)全國地質資料目錄服務電子網絡初步建成

截至2007年4月,除西藏外,各省(區、市)都建立了煤田地質資料管理與服務欄目(網站),全國地質資料目錄電子網絡服務體系基本建成,實現了地質資料信息互通共享。國土資源部網站上了超過22萬余條地質資料目錄數據,全國地質資料館網站提供了2078份圖文地質資料全文(附圖除外)在線瀏覽和下載服務,實現了在線地質資料服務方式從目錄服務向內容服務的突破。

一、地質勘查單位檔案管理工作中存在的問題

1）檔案管理制度有待進一步規范、健全。主要表現為檔案管理職責分散、不明確，不同單位的檔案管理可謂是各自為政、標準不一，存在著嚴重的檔案資料重復保存且利用率低下問題，需從制度上加以解決。

2）檔案管理工作水平有待提高。目前，我國部分地質勘查單位的檔案管理水平，還停留在人工收集、整理與檢索階段，可接觸和獲取的信息量較小，非常不利于檔案的二次開發和利用。

3）檔案管理工作開展欠缺協調、合作。部分地質勘測單位的檔案管理工作人員與同單位負責其他工作人員之間欠缺協調、合作，沒有更好的利用協調、合作支持檔案管理工作開展，導致檔案管理工作變成了單位里的一塊“世外桃源”，檔案管理工作效果始終不甚明為。

4）檔案管理工作未與地勘行業建設實現同步規劃、發展。任意一個地勘單位都有自己的近期、遠期規劃，規劃涉及地勘單位的未來規模、發展技術水平、形成何種人員結構等都會做出詳細規劃；而這些規劃中卻很少涉及單位的檔案管理，導致單位的檔案管理工作水平落后于地勘事業發展，勢必會影響地勘單位整體管理工作水平的提高。

5）監督、指導工作不到位問題。本級檔案管理部門工作離不開上級檔案管理部門的監督、指導，起到把關下屬單位檔案管理的作用。但在實際工作過程中，由于欠缺上級部門的監督、指導，本級檔案管理部門不能及時發現、糾正工作過程中存在的問題，導致本級檔案管理部門工作水平難以得到有效提高。

一、地質資料的匯交及驗收

匯交工作做為檔案管理工作的第一個環節，其質量直接關系到歸檔檔案的價值，這就要求匯交工作必須全面并且精細。隨著計算機技術的廣泛應用，地質報告的編寫、圖鑒的制作等工作都利用計算機完成。因此，近年來匯交的地質成果資料除了紙質版本外，都配有電子文件。從而，匯交驗收工作必須對紙質報告和電子文件分別進行。

（一）紙質地質檔案的匯交及驗收

紙質地質檔案驗收的重點在于匯交資料的完整性和規范性。完整性主要檢查匯交資料是否齊整。每一套地質報告都由報告正文、附表、審批文件、附圖（附件）等組成。匯交驗收不僅要查移交清單與移交文件是否相符，還應根據卷內目錄核對資料是否齊全。在匯交中最容易遇到的問題是附圖短缺，因此，僅根據移交清單清點，無法查明原報告圖紙的缺失。規范性主要檢查匯交資料是否按照規范進行編制，如：報告正文打印裝訂是否符合規范、內容是否有殘缺；圖紙打印是否完整，是否按照手風琴疊圖方法正確疊圖等。每套匯交的地質報告需要有兩套，一套用于存檔，一套用于后期借閱利用。

（二）電子地質檔案的匯交及驗收

國土資源部下發的《成果地質資料電子文件匯交格式要求》（2006年）對地質資料電子文件匯交工作做出了具體規定，包括電子文件的命名、電子文檔的格式、電子文件在存儲介質中的組織形式、電子文件的匯交及驗收等。因此，對于電子文件的匯交和驗收工作可以按照《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894—2002）、《電子檔案移交與接收辦法》（國家檔案局檔發[2012]7號）和《成果地質資料電子文件匯交格式要求》規定要求進行。

摘要：現在已經全面進入了信息化社會，這也推動了檔案管理業的發展，利用信息化系統對地質檔案進行管理也是現代化建設最主要的成果，其幫助了檔案管理工作更加的有效地進行，實現地質檔案工作走向數字化和標準化，這也是檔案信息化管理未來主要的建設目標。本文分析了地質檔案信息化管理的相關問題。

關鍵詞：地質檔案；管理；信息化

社會發展步伐在加快，地質檔案管理工作也向著信息化和電子化方向發展，這在檔案管理工作中是最新型的一個課題，實現信息化檔案管理能有效減少人力勞動的程度，能讓檔案管理的工作有所提高，地質檔案管理系統也逐漸被開發，發揮出其特有的作用。和傳統紙質檔案管理相比，這種信息化管理更有力管理工作的進行，為檔案需求者帶來諸多便利，也方便了管理人員的管理工作，這能將資料檔案的作用發揮出來。檔案信息化管理也是時代的要求，更是諸多管理者和檔案利用者的需求，所以這也是地質檔案管理工作中最重要的問題。

1地質檔案信息化管理概述

1.1檔案信息化的內涵。所謂檔案信息化就是對利用信息技術和計算機技術，對當前不使用的檔案信息和相關資料進行管理。并利用信息技術等先進計算形成一個現代化的管理理念，主要的目的就在于服務于所有的檔案需求者，這其中涉及的科學知識和領域是比較多也比較雜的，信息化管理介質平臺也是檔案管理的現代化管理業務。在日常的工作中，檔案管理人員對檔案進行編號，然后歸檔管理，如果有需求者想利用檔案，管理人員可以通過計算機介質對檔案進行查詢，根據編號去尋找檔案，再借閱給利用者；當利用者歸還檔案的時候，再依據檔案的編號，將其歸檔到相應的位置，再將檔案編號錄入到電腦中，標注檔案在檔，這樣能方便下一次的檔案借用，還不會出現差錯。這就是信息化管理為檔案管理工作帶來的便利。檔案信息化建設的基本動力是資訊科技檔案管理中的廣泛使用以及檔案信息化建設，以提高對檔案工作的現代化水平和建立基本網絡環境的框架，檔案管理和檔案信息服務在檔案信息化建設過程中一定要注意反思以及記錄管理的原則、理論和方法，檔案信息化建設的最終目標是最大限度地提高文件的廣泛信息化水平，以滿足建設社會的需要，更好的社會服務。1.2地質檔案信息化管理必要性。對地質檔案進行信息化管理將是檔案管理工作必然的發展趨勢，利用信息化技術對檔案資源進行收集，再對檔案資源進行整理，然后開發檔案資源所具有的利用價值，最后實現檔案的利用。在整個過程中，都是要利用數字信息對檔案資源進行整理的，并實現信息資源的存儲和檢索，管理人員再依據檔案管理的載體對檔案進行整理利用，現在傳統檔案管理也在時展的要求下進行了創新，向著信息化這一領域邁進。通俗地說，檔案管理就是對有用的信息資源和有價值的信息進行開發，再到利用的過程，其利用結果是要依據社會信息化發展狀況來定。當然，這種現代信息化的檔案管理，更有利于各種信息的存儲，也更能發揮其自身利用價值，這是信息時展的產物。

2地質檔案信息化的管理現狀

1地質勘查人事檔案的重要性

地質勘查人事檔案主要記錄了地質勘查工作人員相關的主要工作經歷與學習經歷、政治面貌、職業素養、品德素質等個人情況，它對個人的未來發展走向和職業規劃有著重要的意義，是提拔人才和個人職稱申報的重要依據，在人事變動中起到了參考作用。人才的提拔和職稱的申請是對個人的全面考查，所以人事檔案要具有真實性與全面性等特點，為此，地質勘查人事檔案的管理要加強對內容的審核和考查，力求內容的真實性。并且對地質勘查工作人員的信息進行分析能有效的為地質勘查中各項考核提供有利的依據。所以，地質勘查人事檔案的創新與發展，能對地質勘查工作人員進行有效的利用和分配，在保證人員正確變動的同時，提高人才資源的利用率。

2面臨的問題

人事檔案管理在地質勘查單位的日常工作中有著重要的地位，但管理方面仍有一定程度上的不足，影響了地質勘查單位的人員調動［3－5］。（1）人事檔案管理制度不完善。有些地質勘查單位的人事檔案管理制度還很落后，并沒有形成強烈的檔案意識。由于對人事檔案管理工作的重視程度不足，忽視了對檔案基礎工作的投入，還存在著刻意減少人員變更的個別現象。對檔案基礎工作的忽視，影響了人事檔案管理制度的健全性，限制了人事檔案在人事變更中所起的作用。（2）人事信息收集不全。人事信息收集不全降低了人事檔案的參考價值。本應將所有崗位職稱變動、學歷學位變化、獎勵處分材料、年度考核表、工資審批表、離退休審批材料等存入個人檔案，以滿足人事檔案管理規范的要求。但是由于并不重視檔案的建設工作，導致人事檔案中個人信息的部分缺失，對人事檔案的真實性和全面性起到了不良影響，工作中發現，缺少的材料大部分都是干部任免呈報審批表、年度考核表、獎勵處分材料、離退休審批表等。（3）人事檔案不夠規范。人事檔案的不規范分為信息填寫不規范及用具、裝訂不規范。信息填寫不規范是人事檔案管理工作中最常見的問題，很多檔案的用字并不標準，還有極個別的檔案中存在錯別字的現象。檔案對格式有著統一的要求，需要按照規定填寫，并且能清楚明確的表達個人信息，才能起到檔案真正的備份作用。而且很多檔案還存在著涂抹問題嚴重的現象，甚至檔案的前后內容都不一致。用具、裝訂不規范的問題同樣嚴重，檔案的書寫用筆、用紙不合乎要求，導致隨著年份的增加很多檔案的內容丟失，錯誤的裝訂影響了日后對檔案的保管和使用。

3產生原因分析

造成現今地質勘查檔案管理問題的原因有著人為因素、歷史因素、自身因素等多方面的影響。（1）人為因素：個別的單位職工不能認識到人事檔案的重要性，不知道人事檔案是人才提拔和職稱評定的重要依據，在填寫人事檔案時并沒有認真完成，使得人事檔案記錄的信息存在錯誤或者缺失，為個人未來的職業發展造成了不良影響。個別職工的檔案沒有交給檔案管理部門統一保管，容易造成個人檔案材料遺失或破損，為地質勘查檔案管理工作增加了難度。而且地質勘查單位很少有專人負責人事檔案的管理，而是交由人事管理部門進行兼管，導致人事檔案管理制度的不完善。沒有專人管理，難以保證檔案管理的及時性和正確性。有些工作人員并不了解材料的重要程度和是否需要及時歸檔，致使人事檔案中材料短缺嚴重。比如有的獎勵審批機關，不知道將材料移送管檔部門，認為應由本單位保管，也是形成檔案資料短缺的一個重要原因。（2）歷史因素：地質勘查工作在20世紀70年代之前經歷了很多變遷和改革，影響了地質勘查單位人事檔案的正常管理和保存。地質勘查工作在20世紀90年代處境低迷，單位的日常運作難以維持，人員變更頻繁，經濟情況低下，甚至不能保證最基本的工作生活，在這樣的歷史因素影響下，檔案的管理工作存在著很長一段時間的空白期，這一特殊階段的員工檔案均存在問題。（3）自身因素：地質勘查單位的自身性質同樣影響了人事檔案工作的開展，由于地質勘查工作的特殊性，致使很大一部份的職工工作崗位與人事管理分離，用人單位不管人事檔案。由于對人事檔案管理工作的認識程度不夠，在人事變更的時候，檔案的移交并沒有及時的完成，有些檔案甚至被送到了并不相關的部門管理，或者在無權管理檔案的部門存放時間過長。而人事檔案管理單位并沒有及時的關注檔案的移交情況，導致人事檔案的移交不順。有的單位借閱或調閱人事檔案后，并沒有在規定的日期交回。有的人事檔案并沒有隨著工作人員的跨地區或跨行業流動而進行移交。

論文關鍵詞：信息化信息化建設原則地質檔案

論文摘要：檔案信息化、信息化建設一直是新時代檔案管理追求的目標，上個世紀末開始的計算機信息技術的高速發展是我國檔案信息化管理的契機。本文對檔案信息化、信息化建設進行了一些討論。

在當前迅猛發展的信息社會下，檔案信息化和檔案信息化建設已經成為檔案事業應對迅猛發展的信息社會的必然選擇。從黨和國家明確提出的“已信息化帶動工業化”的要求，到國家檔案局提出的“已檔案信息化促進檔案事業發展的目標”要求，檔案信息化和檔案信息化建設已經成為檔案信息服務社會的最佳技術手段和實現途徑。傳統的檔案實體管理體制已經開始徹底改變，檔案信息化和信息化建設勢在必行。自2000年全國檔案工作會議上正式提出了檔案信息化的概念后檔案信息化建設在全國各類檔案館（室）中蓬勃開展起來。對于檔案信息化及檔案信息化建設以前我是知之甚少的，在這幾年的工作實踐及學習中逐步有了一些認識，現將我的一些拙識淺見拿來與大家一起探討。

一、究竟什么是檔案信息化？什么是檔案信息化建設？檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。在這樣的轉變過程中要實現檔案信息的數字化和網絡化；要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；要實現檔案信息高度共享，而這必將引發檔案管理模式的變革。檔案信息化建設是指是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。

檔案信息化和檔案信息化建設各遵循什么原則呢？

檔案信息化應遵循以下三個原則：

論文關鍵詞：信息化信息化建設原則地質檔案

論文摘要：檔案信息化、信息化建設一直是新時代檔案管理追求的目標，上個世紀末開始的計算機信息技術的高速發展是我國檔案信息化管理的契機。本文對檔案信息化、信息化建設進行了一些討論。

在當前迅猛發展的信息社會下，檔案信息化和檔案信息化建設已經成為檔案事業應對迅猛發展的信息社會的必然選擇。從黨和國家明確提出的“已信息化帶動工業化”的要求，到國家檔案局提出的“已檔案信息化促進檔案事業發展的目標”要求，檔案信息化和檔案信息化建設已經成為檔案信息服務社會的最佳技術手段和實現途徑。傳統的檔案實體管理體制已經開始徹底改變，檔案信息化和信息化建設勢在必行。自2000年全國檔案工作會議上正式提出了檔案信息化的概念后檔案信息化建設在全國各類檔案館（室）中蓬勃開展起來。對于檔案信息化及檔案信息化建設以前我是知之甚少的，在這幾年的工作實踐及學習中逐步有了一些認識，現將我的一些拙識淺見拿來與大家一起探討。

一、究竟什么是檔案信息化？什么是檔案信息化建設？檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。在這樣的轉變過程中要實現檔案信息的數字化和網絡化；要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；要實現檔案信息高度共享，而這必將引發檔案管理模式的變革。檔案信息化建設是指是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。

檔案信息化和檔案信息化建設各遵循什么原則呢？

檔案信息化應遵循以下三個原則：

[論文關鍵詞]建筑工程勘察檔案管理

[論文摘要]近年來城市建設的飛速發展，建筑項目眾多，工程勘察檔案的管理任務也越來越繁重。簡要分析建筑工程勘察檔案的特點，并結合工作實踐探討在當前時期如何做好勘察工程檔案管理。

地質勘察是建筑工程的基礎工作，其勘察檔案記錄了現場地質勘察數據、土工試驗數據統計、技術人員的數據分析圖表和結論性文字報告，除具有科技檔案的一般共性外，還有其自身的特點。充分認識這些特點，對加強工程勘察檔案管理工作并充分發揮其作用十分重要。

一、工程勘察檔案的特點

（一）組成的成套性

勘察單位以一個獨立的工程項目作為勘察工作對象，按照嚴格的、科學的勘察程序，一個環節緊扣一個環節有規律地開展勘察工作。一項工程勘察全部勘察技術資料，按照一個獨立的工程項目把它們組成一套完整、準確、系統的檔案，其中每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。工程勘察檔案收集、整理、保管和利用等管理工作，都為這種成套性的特點所制約。

[論文關鍵詞]油田圖書館；知識資源；知識管理；數據庫管理

[論文摘要]基于油田圖書館知識資源的分布狀況，了解油田圖書館所處的網絡環境，針對油田圖書館科研讀者的需求，設計知識資源管理系統的基本框架并闡釋各功能模塊的運行模式。

石油勘探開發是高科技、高風險、高投入的知識密集型行業。隨著知識成為企業資本和最重要的生產要素，石油企業在戰略中重視并研究自己的知識管理已成為必然。目前國際上許多油氣公司都在積極探索，尋求實施知識管理的辦法，試圖形成一套完整的知識管理體系，以提高勘探開發決策水平，減小風險，降低成本，提高效益，從而提高企業的生存和競爭能力，增強企業實力，促進企業可持續發展。

江漢油田勘探開發業務的開展基于現有的圖書館文獻信息資源。搭建一個網絡環境下開放的分布式知識共享平臺，整合現有的文獻信息資源，構建知識資源的管理系統，促進相同區域和不同區域之間的知識交叉共享，引進外部的知識，對提高整個油田的創新能力具有特別重要的意義。

1油田圖書館知識資源分布狀態

油田圖書館現有的知識資源由兩部分組成：即紙本文獻資料和數字信息資源。