導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫(xiě)好一篇紙質(zhì)檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

1電子文件檔案的缺陷使加強(qiáng)紙質(zhì)檔案管理成為必需

電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取、并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?，將電子文件整理、歸檔后即形成了電子檔案。電子檔案以其高密度存儲(chǔ)、多信息集成、大容量傳輸?shù)认鄬?duì)于傳統(tǒng)檔案無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)，日漸成為各類(lèi)文件檔案的主導(dǎo)形態(tài)。但是，從信息技術(shù)的發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，電子檔案也存在它固有的缺陷，甚至某些優(yōu)勢(shì)本身也同時(shí)成•60•為其難以克服的劣勢(shì)，概括起來(lái)主要有:

1.1存儲(chǔ)介質(zhì)的不穩(wěn)定性降低了電子檔案的真實(shí)性和可靠性

首先，電子文件的載體一般都具有重寫(xiě)性，這就使電子信息的更改和復(fù)制變得輕而易舉，并且價(jià)格低廉。又由于電子文件的技術(shù)特征只體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)運(yùn)行過(guò)程當(dāng)中，而不表現(xiàn)在最終的運(yùn)行結(jié)果上，這就使電子信息更改之后可以不留任何痕跡，復(fù)制之后無(wú)法區(qū)分原件與復(fù)制件，造成電子檔案的真實(shí)性難以得到保證。其次，不論是磁性載體還是光學(xué)載體，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體相比，其穩(wěn)定性和耐久性都明顯不如，它更容易受到外界物化因素的影響，比如材料的氧化和變質(zhì)、磁場(chǎng)的作用、系統(tǒng)軟件的不斷升級(jí)、存儲(chǔ)介質(zhì)的預(yù)期壽命等，并且影響因素更多、更復(fù)雜，因而也大大削弱了電子文件作為檔案管理的可靠性。表1是經(jīng)過(guò)現(xiàn)代科學(xué)研究證實(shí)的各種存儲(chǔ)介質(zhì)的預(yù)期壽命:

1.2文件結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性影響了電子檔案的系統(tǒng)性和完整性

文件結(jié)構(gòu)包括物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)，簡(jiǎn)單地說(shuō)，載體及其狀況代表著文件的物理結(jié)構(gòu)，文件內(nèi)容的編排就是邏輯結(jié)構(gòu)。對(duì)于紙質(zhì)文件來(lái)說(shuō)，載體與信息是不可分離的，因而其物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)是統(tǒng)一的。而電子文件的物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)關(guān)系則比較復(fù)雜，由于文件內(nèi)容并不固定依附于特定的載體，它可以通過(guò)拷貝的形式依附在多個(gè)載體上，也可以通過(guò)分布式存儲(chǔ)的方法，將文件內(nèi)容分解后存儲(chǔ)于不同地點(diǎn)和設(shè)備，這樣就造成同一份電子文件的內(nèi)容在存儲(chǔ)時(shí)出現(xiàn)載體分離現(xiàn)象，我們?cè)谧x取這份文件時(shí)就需要從不同位置的載體中分別抽取，如果缺少其中的某一部分，則該電子文件的系統(tǒng)性和完整性就受到了破壞。

1.3信息載體的可分離性削弱了電子檔案的原始性和憑據(jù)性

傳統(tǒng)檔案的信息直接固定在某尸載體上，與載體成為不可分離的一個(gè)實(shí)體，而且文件最初形成時(shí)的標(biāo)記也被同時(shí)固定于這一實(shí)體當(dāng)中，使之具有明顯的原始性特征。電子檔案的信息則不具有固定的物理位置，可以以非實(shí)體形態(tài)進(jìn)行加工和管理，這種可分離性使得一個(gè)電子檔案往往要經(jīng)過(guò)幾次形態(tài)轉(zhuǎn)換才能保存或還原，而經(jīng)過(guò)轉(zhuǎn)換以后的電子文件顯然失去了它的原始價(jià)值。另一方面，電子文件有兩種存在形式-機(jī)讀形式和人可讀形式。脆胃機(jī)讀形式，就是儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)設(shè)備上的電子數(shù)據(jù)，這其實(shí)是電子文件最原始的形式(原件)。但由于這種形式只有計(jì)算機(jī)及其附屬設(shè)備才能識(shí)別，而不為人所直接識(shí)別，因此無(wú)法作為憑據(jù)使用。所謂人可讀形式，就是將電子數(shù)據(jù)通過(guò)計(jì)算機(jī)處理和設(shè)備的輔助，轉(zhuǎn)換為文字、數(shù)字、符號(hào)、圖形等可為人識(shí)別的表達(dá)方式。但也正是由于這種轉(zhuǎn)換，使得最終輸出的電子文件失去了原始性。又由于前文所述的原因，電子檔案的真實(shí)性和完整性往往容易被人質(zhì)疑，因此與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的憑據(jù)作用受到了極大的削弱。

1.4網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的共享性減少了電子檔案的安全性和保密性

電子文件的共享性是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境實(shí)現(xiàn)的，但隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題日益凸現(xiàn)。例如，非授權(quán)訪問(wèn)、冒充合法用戶、線路竊聽(tīng)等非法手段會(huì)侵犯文件所有人的合法權(quán)益，造成電子檔案的泄密;利用網(wǎng)絡(luò)傳播病毒、干擾系統(tǒng)正常運(yùn)行等惡劣手段會(huì)破壞文件數(shù)據(jù)的完整性，造成電子檔案的缺損甚至完全丟失;修改文件內(nèi)容、改變文件來(lái)源和目的地、改變文件分組順序、篡改回執(zhí)等主動(dòng)性攻擊手段更是直接影響到電子檔案的安全可靠。

1.5信息的系統(tǒng)依賴(lài)性增加了電子檔案的管理成本

電子文件的制作、處理，以至歸檔后的全部管理活動(dòng)都必須借助于計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)，計(jì)算機(jī)硬件和軟件的性能對(duì)文件處理、檔案管理的質(zhì)量和效率具有直接的影響。電子文件的系統(tǒng)依賴(lài)性包括對(duì)字符編碼、軟件、硬件、標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)設(shè)備更新以及加密技術(shù)的依賴(lài)，例如:一旦設(shè)備發(fā)生故障或系統(tǒng)癱瘓，電子文件將被損壞以至喪失;不兼容的計(jì)算機(jī)設(shè)備會(huì)使電子文件無(wú)法讀取;不同軟件生成的電子文件難以實(shí)現(xiàn)格式轉(zhuǎn)換;出于安全保密需要，人為地進(jìn)行復(fù)雜而獨(dú)特的編碼加密或信息拆分處理，以及隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，軟硬件更新?lián)Q代速度的不斷加快，又進(jìn)二步加大了電子文件的系統(tǒng)依賴(lài)性。因此，很有可能出現(xiàn)的普遍情況是一一文件載體保存完好，卻無(wú)相應(yīng)的讀取環(huán)境。而要使電子文件得以有效利用，就必須在妥善保存文件載體的同時(shí)，確保文件原有的讀取環(huán)境完整保存，這樣無(wú)疑大大增加了電子檔案的管理成本。

1.6信息的環(huán)境依賴(lài)性增大了電子檔案保管和維護(hù)的技術(shù)難度

首先，電子文件中的信息必須依存于數(shù)字化的環(huán)境，為保證這些以數(shù)字化形態(tài)存儲(chǔ)的信息能夠被讀取和理解，就要依靠相應(yīng)的讀取、顯示等軟硬件設(shè)備，并保存相關(guān)參數(shù)，因而增加了電子檔案保管的技術(shù)難度。其次，由于數(shù)字化形態(tài)的信息不能被人所•直接閱讀，其維護(hù)工作也就不可能像傳統(tǒng)檔案那樣直觀;再加上電子文件載體的信息記錄密度較大，且載體上的數(shù)字編碼往往要經(jīng)過(guò)加工、加密、壓縮編碼等特殊處理，更增加了人們讀取和理解的難度。電子文件的這種非直讀性使其日常維護(hù)工作涉及多方面的復(fù)雜因素，對(duì)技術(shù)性也提出了更新、更高的要求。

2現(xiàn)論技術(shù)的發(fā)展使加強(qiáng)紙質(zhì)檔案管理成為可能

以紙質(zhì)檔案為代表的傳統(tǒng)檔案，由于數(shù)量繁雜，體積龐大，且信息與載體密不可分，給檔案的收集、整理、保管、檢索、利用、編研等各項(xiàng)管理工作帶來(lái)了不便，因而有逐漸為電子檔案所替代的趨勢(shì)。但隨著現(xiàn)論技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，改進(jìn)和加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的管理便具備了更加成熟的主客觀條件:

2.1現(xiàn)代檔案學(xué)的建設(shè)為加強(qiáng)紙質(zhì)檔案管理提供了理論指導(dǎo)

從檔案學(xué)的發(fā)展?fàn)顩r來(lái)看，現(xiàn)代檔案學(xué)不僅成為一門(mén)獨(dú)立的科學(xué)，而且已經(jīng)建設(shè)成包括.檔案管理學(xué)、檔案編纂學(xué)、檔案保護(hù)學(xué)、檔案文書(shū)學(xué)、檔案史料學(xué)等若干分支學(xué)科構(gòu)成的科學(xué)體系。這些分支學(xué)科大量的研究成果，為改善紙質(zhì)檔案的收集、編纂、保管、傳遞等各個(gè)環(huán)節(jié)提供了豐富的理論指導(dǎo)。

2.2現(xiàn)代科學(xué)的發(fā)展為妥善保護(hù)紙質(zhì)檔案提供了客觀條件

現(xiàn)代物理、化學(xué)、生物學(xué)、氣象學(xué)、光學(xué)、建筑學(xué)和環(huán)境科學(xué)等多學(xué)科的理論發(fā)展，均有助于提高紙質(zhì)檔案保護(hù)的技術(shù)水平。比如，通過(guò)建立環(huán)境自動(dòng)化保護(hù)體系，可以實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房溫濕度的自動(dòng)調(diào)節(jié)和防火、防盜的自動(dòng)監(jiān)測(cè);通過(guò)預(yù)防纖維素氧化和水解的物化措施，可以成倍延長(zhǎng)紙張的預(yù)期壽命;通過(guò)建筑結(jié)構(gòu)和光熱效能的綜合運(yùn)用，可以有效改善紙質(zhì)檔案的生存環(huán)境，等等。

2.3縮微技術(shù)的成熟使紙質(zhì)檔案的傳遞和存儲(chǔ)變得更加經(jīng)濟(jì)

檔案存儲(chǔ)的縮微技術(shù)，是利用光電攝錄裝置，把以紙張為載體的檔案文件按照一定的縮小比例拍攝在感光材料上，制成縮微復(fù)制品，進(jìn)行儲(chǔ)存、傳遞和使用。目前檔案縮微的形式主要有兩種:普通縮微攝影和激光全息超縮微攝影。縮微技術(shù)的成熟，一方面使我們?cè)趥鬟f、運(yùn)輸和查閱檔案文件時(shí)，無(wú)需再面對(duì)汗牛充棟的浩瀚典籍;另一方面，縮微復(fù)制品的普遍運(yùn)用也對(duì)紙質(zhì)檔案原件起到了很好的保護(hù)作用。此外，目前世界上有些國(guó)家已經(jīng)承認(rèn)縮微復(fù)制品與檔案原件具有同等法律效用，檔案經(jīng)縮微后，原件可以不再全部保存。如果這一原則能夠獲得廣泛認(rèn)同，那么檔案的存儲(chǔ)成本將會(huì)得到極大的降低。

2.4計(jì)算機(jī)的推廣使紙質(zhì)檔案的查找和利用變得更加方便

電子計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案編目與檢索的自動(dòng)化。而計(jì)算機(jī)檢索和手工檢索相比具有明顯的優(yōu)勢(shì):一是方便實(shí)用。利用計(jì)算機(jī)提供的各種軟件，可以通過(guò)查找關(guān)鍵字方式輕易地找到所需的檔案資料，還可以把若干項(xiàng)目結(jié)合起來(lái)進(jìn)行組合查詢(xún)。二是簡(jiǎn)明快捷。只要在檢索系統(tǒng)上輸人幾個(gè)關(guān)鍵詞語(yǔ)，甚至可以采用模糊查詢(xún)的手段，方便地查找紙質(zhì)檔案在檔案室中的確切位置，而且檢索速度大為提高。三是檢索效果好。使用質(zhì)量較好的軟件時(shí)，計(jì)算機(jī)檢索的“查全率”和“查準(zhǔn)率”都會(huì)明顯高于手工檢索。

3紙質(zhì)檔案管理的現(xiàn)狀仍需得到進(jìn)一步改進(jìn)和加強(qiáng)

前文說(shuō)明了電子信息時(shí)代加強(qiáng)紙質(zhì)檔案管理的必要性和可能性。但從當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，紙質(zhì)檔案的管理工作仍然做得不夠，還需進(jìn)一步改進(jìn)和加強(qiáng)，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

3.1檔案管理人員觀念陳舊

我國(guó)檔案工作的傳統(tǒng)職責(zé)是“資政存史”，檔案管理人員習(xí)慣于長(zhǎng)期的封閉禁錮、因循守舊、與世無(wú)爭(zhēng)，“重保管、輕利用，重歷史、輕現(xiàn)實(shí)”的狀況一時(shí)難以得到根本扭轉(zhuǎn)。這就要求我們必須大膽解放思想，積極轉(zhuǎn)變觀念，盡快樹(shù)立和不斷增強(qiáng)開(kāi)放服務(wù)的意識(shí)，創(chuàng)新發(fā)展的意識(shí)，競(jìng)爭(zhēng)生存的意識(shí)，下大力氣研究傳統(tǒng)檔案的開(kāi)發(fā)與利用，在妥善保管的同時(shí)努力提升檔案文化的品位，經(jīng)常性地開(kāi)展專(zhuān)題展覽活動(dòng)，積極從事檔案編研工作，不斷推出高質(zhì)量的研究成果。

3.2專(zhuān)業(yè)館與各單位發(fā)展不均衡

隨著對(duì)檔案工作重要性的不斷認(rèn)識(shí)，目前除圖書(shū)館、檔案館、資料館等專(zhuān)業(yè)場(chǎng)館外，企、事業(yè)單位也大多建立起了自己的檔案管理部門(mén)。但在辦公自動(dòng)化技術(shù)日益成熟的今天，很多單位純粹依賴(lài)于電子檔案，過(guò)分強(qiáng)調(diào)“無(wú)紙化辦公”，忽略了紙質(zhì)檔案的收集與保管，使電子檔案成為無(wú)源之水。一旦由于載體受損或計(jì)算機(jī)系統(tǒng)升級(jí)而造成電子檔案的缺失，往往會(huì)給單位工作帶來(lái)極大的被動(dòng)。

3.3紙質(zhì)檔案與電子檔案不相配套

由于電子檔案的原始性、真實(shí)性、憑據(jù)性不如紙質(zhì)檔案，而紙質(zhì)檔案在存儲(chǔ)、傳遞、查閱等方面又不如電子檔案，因此兩套檔案仍將長(zhǎng)期并存，雙軌運(yùn)行。但目前不少單位電子檔案是電子檔案，紙質(zhì)檔案是紙質(zhì)檔案，雖然雙軌并行，卻是平行運(yùn)作、互不關(guān)聯(lián)，失去了并存的實(shí)際意義。只有在電子文件歸檔的同時(shí)，附上與其內(nèi)容一致并帶有完整簽章和說(shuō)明的紙質(zhì)文件，讓兩種載體相互配套，并軌運(yùn)行，才能真正達(dá)到加強(qiáng)檔案管理的最終目的。

3.4檔案文書(shū)質(zhì)量不高

文書(shū)是檔案的源頭，文書(shū)處理工作質(zhì)量的好壞，將直接關(guān)系到日后檔案工作能否順利開(kāi)展。重視后道的檔案管理，而忽視前道的文書(shū)質(zhì)量，這種本末倒置的做法成為一些企、事業(yè)單位的常見(jiàn)現(xiàn)象。文書(shū)體例不合規(guī)范，文字撰寫(xiě)不符要求，文件資料不夠完整，嚴(yán)重影響了檔案的保存與使用價(jià)值。這就要求我們從源頭抓起，在加強(qiáng)檔案管理的同時(shí)狠抓文書(shū)的質(zhì)量管理，全面提升文書(shū)和檔案的管理水平。

3.5檔案調(diào)閱和周轉(zhuǎn)速度不快

形成這種狀況的原因主要有兩個(gè):一是室藏檔案結(jié)構(gòu)缺乏整體性，卷內(nèi)文件組合缺乏連續(xù)性，造成查找資料困難，影響了調(diào)檔速度;二是零散文件移交不全，借出文件長(zhǎng)期滯留，造成歸檔資料支離破碎，影響了周轉(zhuǎn)速度。這就要求檔案管理部門(mén)與業(yè)務(wù)部門(mén)保持經(jīng)常性的業(yè)務(wù)聯(lián)系，把好整理立卷關(guān);督促文書(shū)部門(mén)建立嚴(yán)格的呈閱、催交制度，把好文件運(yùn)轉(zhuǎn)關(guān);規(guī)范文件交接、鑒定、歸檔手續(xù)，把好歸檔接收關(guān);積極組織協(xié)調(diào)，做好零散文件和帳外文件的收集工作，把好體外循環(huán)關(guān)。

篇2

[關(guān)鍵詞]檔案管理 電子文件 信息保護(hù) 差異

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）11-0206-01

隨著全球數(shù)字信息化的快速發(fā)展，管理自動(dòng)化及辦公自動(dòng)化進(jìn)程的加快，人們進(jìn)行交換文件的手段也逐漸從紙質(zhì)走向電子媒體。這給檔案事業(yè)帶來(lái)嚴(yán)峻挑戰(zhàn)的同時(shí)，也以其全新的管理方式和創(chuàng)新思維模式為檔案管理工作提供了豐富發(fā)展的契機(jī)，而電子檔案的產(chǎn)生就是這種契機(jī)中典型的代表。但隨之而來(lái)的紙質(zhì)檔案和電子檔案的共同期管理也成為一個(gè)擺在我們面前的新課題。因此，只有充分認(rèn)識(shí)到電子檔案的特點(diǎn)及其與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的本質(zhì)區(qū)別，揚(yáng)長(zhǎng)避短，充分發(fā)揮這兩種檔案的作用，才能做好檔案存儲(chǔ)和信息共享工作。

一、 紙質(zhì)檔案與電子檔案管理工作現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì)

就目前檔案管理工作來(lái)看，在紙質(zhì)檔案和電子檔案管理中存在很多問(wèn)題：一是管理工作人員辦理程序不規(guī)范，技術(shù)能力單一，在實(shí)踐中不能較好的發(fā) 揮開(kāi)拓與創(chuàng)新意識(shí)，致使許多檔案流失和保存不完整；二是存在紙質(zhì)檔案和電子檔案兩者并存的現(xiàn)象，紙質(zhì)檔案受時(shí)展的影響，規(guī)模越來(lái)越小，電子檔案則在信 息技術(shù)的支持下涉及的領(lǐng)域越來(lái)越廣，交叉和融合性發(fā)揮越來(lái)越好。

二、 紙質(zhì)檔案與電子檔案簡(jiǎn)介及特征

紙質(zhì)檔案是人們?yōu)榱思o(jì)念并保存一些有意義的事物而產(chǎn)生并加以利用的，也是我們最為熟悉的一種資料保存方式。電子檔案則源于具有保存價(jià)值并已歸檔的電子文件，依賴(lài)計(jì)算機(jī)的軟硬件及數(shù)據(jù)庫(kù)等，并存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)上，時(shí)刻記錄著人們的真實(shí)活動(dòng)。

紙質(zhì)檔案和電子檔案都具有各自的特征。紙質(zhì)檔案主要具有保存時(shí)間長(zhǎng)、易識(shí)別、存儲(chǔ)形式直觀等優(yōu)點(diǎn)，是電子檔案所不能具備和替代的，但同時(shí)又 有許多弊端。

三、 傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的區(qū)別

電子文件檔案化管理是由電子檔案部門(mén)集中統(tǒng)一管理電子文件，對(duì)電子文件采取社會(huì)化、自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，它不由文件形成部門(mén)或其它非專(zhuān)業(yè)部門(mén)來(lái)管理電子文件，也和傳統(tǒng)的檔案管理方式有所區(qū)別。

1、電子檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門(mén)，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類(lèi)號(hào)，設(shè)定訪問(wèn)限制級(jí)別，以便將來(lái)用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。而傳統(tǒng)的檔案的歸檔則是由檔案管理部門(mén)統(tǒng)一的搜集所填表格和報(bào)告，在這個(gè)過(guò)程中需要經(jīng)過(guò)一定的周期，也就是說(shuō)要對(duì)某項(xiàng)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)時(shí)，應(yīng)先制定一個(gè)固定的表格和紙質(zhì)材料，然后進(jìn)行發(fā)放、收回。

2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無(wú)法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過(guò)程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門(mén)收到的電子文件的原始性，真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。傳統(tǒng)的檔案的歸檔方式相對(duì)于電子文件就比較簡(jiǎn)便，是通過(guò)一定部門(mén)的證明開(kāi)據(jù)，對(duì)現(xiàn)有的材料進(jìn)行更改，在更改的過(guò)程中，由于介質(zhì)是紙制品，所以沒(méi)有嚴(yán)格的驗(yàn)證程序和要求，對(duì)于材料的保密性的要求也并不十分高。

3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長(zhǎng)期可讀性。檔案部門(mén)可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門(mén)的配合，檔案部門(mén)在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。傳統(tǒng)的檔案的保管主要是通過(guò)對(duì)紙制品資料的存儲(chǔ)進(jìn)行的，也就是說(shuō)在管理過(guò)程中必須要占用一定的空間，而且要嚴(yán)格的控制存儲(chǔ)的環(huán)境，避免由于受潮和其他環(huán)境因素導(dǎo)致紙制品的破損和損毀，所以，傳統(tǒng)的紙制品資料的管理的難度比較大。

4、電子文件的分類(lèi)、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮游募奶厥庑?，可以達(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案部門(mén)在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類(lèi)號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí) 可以編制多角度、全方位的檢索工具 方便檢索查詢(xún)信息。用戶只須給出文件分類(lèi)號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。傳統(tǒng)的檔案管理在分類(lèi)的過(guò)程中，需要工作人員和檔案管理人員進(jìn)行手工的分揀，也就是說(shuō)要根據(jù)不同的類(lèi)目要求和類(lèi)型的區(qū)別，對(duì)各種檔案材料進(jìn)行手工的逐一整理，這種情況下不僅耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力，還容易導(dǎo)致工作失誤，增加了檔案管理的難度，而現(xiàn)代電子文件的檔案化管理就有效的克服了這一問(wèn)題。

5、 電子文件查詢(xún)利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊(cè)、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會(huì)員，會(huì)員就可以通過(guò)遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢(xún)有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢(xún)費(fèi)用。傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中，要想實(shí)現(xiàn)對(duì)某一個(gè)資料的查詢(xún)，必須要通過(guò)專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員的查找和取件，也就是說(shuō)要耗費(fèi)一定的時(shí)間和精力，但是現(xiàn)代電子檔案的文件管理就有效的克服了這一不足。

四、 紙質(zhì)檔案與電子檔案應(yīng)并存管理

國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施，對(duì)社會(huì)的各行各業(yè)產(chǎn)生著劃時(shí)代的影響，尤其對(duì)傳統(tǒng)的思維方式和管理模式產(chǎn)生了革命性沖擊。檔案的管理模式包括管理體制、 管理手段必然進(jìn)行根本性的變革。盡管電子檔案相對(duì)于紙質(zhì)檔案有著某些優(yōu)勢(shì)，而紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)是電子檔案所無(wú)可比擬的。對(duì)二者進(jìn)行深入一層的分析，便可以發(fā) 現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案實(shí)際上有著某些不容忽視的聯(lián)系。在當(dāng)今信息化社會(huì)，紙質(zhì)檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)。紙質(zhì)檔 案是保存和反映歷史真實(shí)面目的可靠記錄，電子檔案可以發(fā)揮在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優(yōu)越性。在當(dāng)前日新月異的數(shù)字時(shí)代，電子檔案和紙質(zhì)檔案相輔相成，相得益彰，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展發(fā)揮其巨大的作用。紙質(zhì)檔案與電子檔案在當(dāng)前以及今后相當(dāng)長(zhǎng)的一個(gè)時(shí)期將互為補(bǔ)充，取長(zhǎng)補(bǔ)短，長(zhǎng)期并存。

五、 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，我們可以看出電子文件作為信息化時(shí)展的智慧結(jié)晶，為傳統(tǒng)的檔案管理工作創(chuàng)造了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。因此，檔案管理工作人員在日常管理工作中不僅要熟練掌握紙質(zhì)檔案的管理知識(shí)，更要充分了解到電子文件與其實(shí)施管理上的不同，管理的注意事項(xiàng)。同時(shí)，掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以此加強(qiáng)電子文件的檔案管理工作，做到與時(shí)俱進(jìn)，滿足信息化發(fā)展的需求。

參考文獻(xiàn)

[1] 彭堅(jiān).關(guān)于檔案“電子檔案和紙質(zhì)檔案”管理問(wèn)題的探討[J].檔案學(xué)研究，2012（1）.

篇3

【關(guān)鍵詞】鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理;紙質(zhì)檔案;電子化

一、我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中的問(wèn)題

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理對(duì)于加強(qiáng)我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)社會(huì)文化與經(jīng)濟(jì)建設(shè)都有著重要的意義，但我國(guó)目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的狀況不容樂(lè)觀。目前我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題主要包括：鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視不足，認(rèn)識(shí)不到檔案管理對(duì)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展與社會(huì)建設(shè)的重要意義，缺乏對(duì)檔案管理工作的有效安排;鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度不完善，缺乏有效的管理機(jī)制，不能形成完整的檔案管理體系，缺乏制度保障，導(dǎo)致鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的收集與歸檔不完整，檔案管理實(shí)際操作缺乏規(guī)范性，影響檔案管理工作的質(zhì)量;檔案管理設(shè)備落后，技術(shù)更新緩慢，鄉(xiāng)鎮(zhèn)受制于發(fā)展速度與水平等因素，很多地區(qū)在檔案管理設(shè)備上不能及時(shí)有效地更新，甚至在檔案保護(hù)設(shè)備與方案上也很不完善，這不僅影響著檔案管理的質(zhì)量，還埋下了檔案因缺乏有效保護(hù)出現(xiàn)丟失、腐蝕、以及污損等情況，影像檔案的使用;檔案管理人員頻繁變動(dòng)，交接工作復(fù)雜繁瑣，易出現(xiàn)漏洞，新任管理人員不易掌握檔案管理技術(shù)要點(diǎn)，加之缺乏有效的監(jiān)督管理機(jī)制，致使鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作效果不理想。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理方式

紙質(zhì)檔案管理，我國(guó)大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)在檔案管理工作中人主要應(yīng)用紙質(zhì)檔案，對(duì)紙質(zhì)檔案的管理在管理過(guò)程中的很多環(huán)節(jié)相對(duì)較復(fù)雜，工作量也較大，這些都是由與紙質(zhì)檔案的載體紙張的特點(diǎn)決定的。紙質(zhì)檔案在使用中存在著一定的優(yōu)點(diǎn)，有與紙質(zhì)檔案不易修改，及時(shí)修改后也會(huì)留下痕跡，如果重新抄錄也很難時(shí)間內(nèi)完成，這也增加了紙質(zhì)檔案的真實(shí)性與可靠性。但與此同時(shí)，紙質(zhì)檔案易燃且易污損，這也一定程度上增加了紙質(zhì)檔案的保存難度;紙張受到版面的限制，其承載檔案信息的量十分有限，而鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案隨著經(jīng)年累月的積累，往往檔案的信息量十分巨大，也使得紙質(zhì)檔案的體積十分龐大，對(duì)檔案存儲(chǔ)空間也有很大的要求。

電子檔案管理，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)與信息化辦公技術(shù)在政府工作中廣泛得到應(yīng)用，部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府也通過(guò)有效的改革措施，加強(qiáng)了辦公現(xiàn)代化信息化的建設(shè)，在檔案管理方面，也逐漸開(kāi)始采用電子化的管理方式。電子檔案主要是建立有效的檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案信息的錄入，通過(guò)電子存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檔案信息的存儲(chǔ)，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案的傳輸與分享，檔案的管理主要是通過(guò)檔案管理系統(tǒng)與計(jì)算機(jī)的操作來(lái)完成，相對(duì)紙質(zhì)檔案管理繁瑣的過(guò)程，具有更強(qiáng)便捷性。電子化的檔案管理也將是我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理未來(lái)發(fā)展的主要趨勢(shì)。

三、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化的優(yōu)勢(shì)

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化能夠安全有效的實(shí)現(xiàn)檔案的長(zhǎng)期保存。紙張的易損性導(dǎo)致紙質(zhì)檔案在保存的過(guò)程中容易出現(xiàn)腐蝕、污損等情況，造成檔案信息無(wú)法辨認(rèn)，給檔案管理工作造成困難，而電子檔案在應(yīng)用中，只需將檔案信息通過(guò)計(jì)算機(jī)錄入管理系統(tǒng)，并通過(guò)電子信息存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行有效保存，在保存中不會(huì)出現(xiàn)腐蝕或損壞的問(wèn)題。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化能夠更方便實(shí)現(xiàn)檔案信息的收集、整理、查閱、修改、傳遞、分享等管理操作。利用計(jì)算機(jī)操作能夠更快的進(jìn)行檔案信息錄入，在檔案信息收集中有很大優(yōu)勢(shì)，同時(shí)計(jì)算機(jī)的信息處理能力也能夠更好的實(shí)現(xiàn)大量繁雜的檔案信息的有效整理，在檔案的查閱中也免去了在檔案庫(kù)中翻找的麻煩，只需簡(jiǎn)單的操作，就能將檔案調(diào)出進(jìn)行查閱，檔案的修改也可以通過(guò)計(jì)算機(jī)輕松完成。

四、檔案管理紙質(zhì)到電子化對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的必要性

（一）鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化是檔案管理信息化建設(shè)的要求

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案既是鄉(xiāng)、縣制訂計(jì)劃，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，指導(dǎo)工作的依據(jù)，也是落實(shí)黨的政策，解決民事糾紛的憑證，又是鄉(xiāng)鎮(zhèn)開(kāi)展農(nóng)業(yè)科研，發(fā)展農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)所必須的參考資料，對(duì)于豐富縣檔案館館藏也是一個(gè)重要的來(lái)源。鑒于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的重要性，在2000年的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》中國(guó)家檔案局明確把信息化檔案建設(shè)作為“十五”期間的一項(xiàng)戰(zhàn)略任務(wù)確定下來(lái)，隨后2002年了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，將檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)與推廣作為一項(xiàng)重要內(nèi)容，要求全國(guó)各級(jí)檔案部門(mén)認(rèn)真組織學(xué)習(xí)落實(shí)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的電子化是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門(mén)貫徹執(zhí)行國(guó)家加強(qiáng)信息化檔案建設(shè)的戰(zhàn)略方針的必然要求。

（二）檔案管理電子化是解決鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題的有效途徑

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展有著重要的意義，它真實(shí)準(zhǔn)確地記錄著鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展歷程，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)在新時(shí)代變革中的各項(xiàng)決策、事務(wù)留下憑證和依據(jù)。然而我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理實(shí)際工作中，存在著很多問(wèn)題，檔案管理電子化對(duì)于接解決我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中的一些問(wèn)題有很好的效果。電子化檔案管理能夠通過(guò)簡(jiǎn)便的錄入操作，進(jìn)行檔案信息的收集與整理，大大減輕了檔案管理人員的工作壓力，也能夠更好的保證檔案信息收集工作的完成;電子化檔案管理可以通過(guò)管理權(quán)限的設(shè)定促進(jìn)檔案管理制度的完善，確保檔案管理的規(guī)范性與可靠性;電子化檔案管理方式操作簡(jiǎn)單，管理效率也更高，在檔案管理人員的更換過(guò)程中，可以更快的完成檔案管理工作的交接，同時(shí)，新任檔案管理人員也能夠更容易的掌握檔案管理的操作要領(lǐng);除此之外，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化還能夠有效的解決鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門(mén)檔案積存過(guò)多，檔案庫(kù)數(shù)量及存儲(chǔ)空間不足的問(wèn)題。在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府對(duì)檔案管理的重視，將能夠有力的推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)的全面發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

篇4

《中華人民共和國(guó)檔案法》將檔案定義為：是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。也可簡(jiǎn)單表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。

檔案種類(lèi)繁多，如文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、人事檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、印章檔案等。而對(duì)于一些專(zhuān)業(yè)性、業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的還可建立專(zhuān)門(mén)檔案，如：稅務(wù)檔案、工商檔案、訴訟檔案、公證檔案、海關(guān)檔案等等。

檔案管理，也稱(chēng)檔案工作，是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱(chēng)，也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)就是檔案管理。

檔案管理并非只是將檔案歸檔整理就行了，它有自己的工作內(nèi)容。檔案局管理主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是對(duì)檔案資源的管理，也稱(chēng)檔案實(shí)體管理；二是對(duì)檔案中所包含的信息的管理，也稱(chēng)檔案信息組織。

做好檔案管理工作，不僅要將檔案歸類(lèi)整理好，不出差錯(cuò)，更重要的是必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷地更新檔案管理觀念，以提高檔案管理工作的質(zhì)量與水平。

二、檔案管理人員的素質(zhì)要求

檔案管理人員的素質(zhì)是指檔案工作者在崗位上所必須具備的知識(shí)、技能及各種基本素養(yǎng)等的總稱(chēng)。檔案管理水平與質(zhì)量的高低，根本上取決于檔案管理人員素質(zhì)的高低?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》明確規(guī)定：“檔案管理人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)。”這是從法律的高度對(duì)檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)提出的要求。

1.良好的政治素質(zhì)

檔案管理人員應(yīng)該具備各類(lèi)專(zhuān)業(yè)工作人員必須具備的基本政治素質(zhì)，堅(jiān)持社會(huì)主義道路，遵紀(jì)守法。由于檔案管理工作的特殊性，要求檔案管理人員應(yīng)具備更強(qiáng)的政治素質(zhì)。無(wú)論何時(shí)何地，都應(yīng)堅(jiān)持正確的政治方向，立場(chǎng)堅(jiān)定，嚴(yán)守機(jī)密。

2.精湛的業(yè)務(wù)素質(zhì)

業(yè)務(wù)素質(zhì)是指檔案管理人員應(yīng)具備專(zhuān)業(yè)的技能和素質(zhì)。具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）掌握檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)。從檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)到提供利用、進(jìn)行編研等各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都有一整套的理論和工作方法，檔案管理人員只有學(xué)習(xí)和掌握這些理論和方法，才能保證檔案工作質(zhì)量，提高工作效率。

（2）熟悉檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)。檔案管理人員要熟悉黨和國(guó)家有關(guān)檔案管理的各項(xiàng)法律法規(guī)和方針政策，熟悉針對(duì)本行業(yè)制定的各種規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)定，按照這些規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)定進(jìn)行檔案管理。

（3）全面、扎實(shí)的實(shí)踐能力。檔案管理人員必須將檔案的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、法律法規(guī)和各項(xiàng)規(guī)章制度的要求都靈活地應(yīng)用于日常的檔案管理工作實(shí)際中，從而高效率地完成好本職工作。

（4）檔案管理人員還需要及時(shí)掌握和熟練應(yīng)用現(xiàn)代化的辦公手段。隨著檔案管理的現(xiàn)代化，要求檔案工作者還必須具有熟練的計(jì)算機(jī)操作能力，掌握檔案現(xiàn)代化設(shè)備的使用。

3.愛(ài)崗敬業(yè)，遵守職業(yè)道德

檔案管理人員應(yīng)具有良好的職業(yè)道德，無(wú)論在什么情況下，都要實(shí)事求是，堅(jiān)持據(jù)實(shí)立檔，據(jù)實(shí)用檔，尊重歷史，忠于職守。遵守職業(yè)道德主要表現(xiàn)為：一要熱愛(ài)檔案事業(yè)；二要有珍檔敬業(yè)、無(wú)私奉獻(xiàn)的精神；三要有甘于寂寞、甘于清貧的品質(zhì)。

4.與時(shí)俱進(jìn)，勇于創(chuàng)新

隨著社會(huì)生產(chǎn)力和經(jīng)濟(jì)的整體發(fā)展，尤其是科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和提高，檔案管理人員在思想和業(yè)務(wù)上必須順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，與時(shí)俱進(jìn)。同時(shí)檔案管理人員要更新觀念，打破常規(guī)，勇于探索新的檔案管理手段和方法，不斷提高工作質(zhì)量和檔案管理水平。

此外，檔案管理人員還應(yīng)具備高度的責(zé)任心，具備較強(qiáng)的表達(dá)和溝通能力，具備高度的安全意識(shí)，具備一定的專(zhuān)業(yè)管理知識(shí)。

三、加強(qiáng)檔案管理的措施與方法

加強(qiáng)檔案管理，更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)，本人認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：

1.建立以人為本的檔案管理制度

檔案種類(lèi)繁多，形式各異。要實(shí)現(xiàn)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的管理，就必須以《中華人民共和國(guó)檔案法》為指導(dǎo)，建立符合組織實(shí)際的以人為本的檔案管理制度。檔案管理工作要以“人”為中心，把組織成員個(gè)人需求與自我實(shí)現(xiàn)和組織協(xié)調(diào)發(fā)展作為管理的核心，創(chuàng)造一種學(xué)習(xí)型的組織氛圍，促進(jìn)組織成員個(gè)人發(fā)展與組織發(fā)展相結(jié)合，從而形成組織成員個(gè)人的自我實(shí)現(xiàn)和組織檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

2.嚴(yán)格規(guī)范文件的制發(fā)

檔案來(lái)源于文件，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。因此，在文件制發(fā)過(guò)程中必須要解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題，確保這些作為檔案的原始憑證符合檔案的要求，全面提高檔案實(shí)體質(zhì)量。文件的制發(fā)必須做好以下幾項(xiàng)工作：

（1）文件格式要規(guī)范、文種要合理，便于分類(lèi)歸檔；

（2）文件要素要齊全、內(nèi)容要完整；

（3）文件字跡要清晰、牢固，便于保存；

（4）文件用紙要統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)，便于整理。

3.科學(xué)管理電子檔案

在現(xiàn)今的網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境下，電子文件也屬于檔案的一部分，必須加強(qiáng)電子文件的管理。

（1）提高電子文件載體的穩(wěn)定性，確保電子文件傳輸和使用暢通。

（2）建立電子文件形成部門(mén)、檔案部門(mén)、計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)三結(jié)合的電子文件管理體制，正確進(jìn)行電子文件的分類(lèi)與歸檔。

（3）做好電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

（4）解決好電子文件的保存與利用。

4.提高紙質(zhì)檔案的立卷質(zhì)量

在電子檔案日益發(fā)展的今天，在實(shí)際工作中，紙質(zhì)檔案仍以其特有的優(yōu)勢(shì)得到廣泛應(yīng)用。紙質(zhì)檔案在唯一真實(shí)的原始性、無(wú)法替代的憑證性、內(nèi)容材料的隱私性、持久穩(wěn)定的安全性、提取利用的直接性等方面是電子檔案無(wú)法替代的，因此任何組織都必須提高紙質(zhì)檔案的立卷質(zhì)量。

在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的過(guò)程中，必須注意解決好紙質(zhì)檔案立卷的兩大問(wèn)題：一是注意解決好檔案立卷方法問(wèn)題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類(lèi)和檢索，二是注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問(wèn)題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

5.創(chuàng)新檔案管理工作

用科學(xué)發(fā)展的眼光，創(chuàng)新組織檔案管理工作。

（1）思想觀念的創(chuàng)新。要有積極的信息化轉(zhuǎn)化意識(shí)，強(qiáng)化檔案使用效率意識(shí)。

（2）管理方式的創(chuàng)新。解決好檔案資源量的有限性與人們需求的多樣性之間的矛盾。

（3）檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)的提高。

6.堅(jiān)持依法治檔是做好檔案管理工作的必由之路

（1）立足于法，搞好建章立制工作。法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化。

篇5

1.1從業(yè)人員對(duì)無(wú)紙化檔案管理認(rèn)識(shí)水平不到位。

很多檔案從業(yè)人員受傳統(tǒng)檔案模式的束縛，在他們看來(lái)，只有紙質(zhì)的檔案才算是真正的檔案，而不接收無(wú)紙化的檔案；有些檔案部門(mén)只是將無(wú)紙化檔案當(dāng)作是檔案的補(bǔ)充資料或者是副本來(lái)管理，也并未將其視為真正的檔案來(lái)管理。如果這是認(rèn)識(shí)一直存在，那么等到檔案完全進(jìn)行無(wú)紙化時(shí)代時(shí)，有些檔案管理部門(mén)將不會(huì)接收到任何檔案信息。檔案管理人員對(duì)無(wú)紙化檔案管理存在兩種極端的現(xiàn)象，一是因?yàn)闊o(wú)紙化檔案生成速度非常快，其管理也非常容易，檔案管理人員就過(guò)分的依賴(lài)計(jì)算機(jī)等設(shè)備，對(duì)一些重要的信息沒(méi)有進(jìn)行復(fù)印，如果計(jì)算機(jī)中毒或者出現(xiàn)其他故障，很可能的所有的檔案信息都會(huì)消失，造成嚴(yán)重的損失；另一是有些檔案管理部門(mén)雖然利用計(jì)算機(jī)來(lái)管理檔案，但是幾乎每份檔案都要復(fù)印打印一份，這完全失去了計(jì)算機(jī)管理檔案的價(jià)值，既產(chǎn)生了浪費(fèi)，又不會(huì)給檔案管理人員增加了工作量，尤其是歸檔管理。

1.2無(wú)紙化檔案信息無(wú)法保證可讀性。

無(wú)紙化檔案信息不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息，雖然方便了管理，但是有些因?yàn)橛布蛘哕浖膯?wèn)題出現(xiàn)不可讀的現(xiàn)象。通常紙質(zhì)檔案如果外表出現(xiàn)問(wèn)題，檔案信息有時(shí)并未受到任何影響，但是無(wú)紙化檔案卻不同，裝有檔案信息的磁盤(pán)表面完好無(wú)損，但是可能因?yàn)橛布?、軟件或者程序發(fā)生了變化，而出現(xiàn)不可讀的現(xiàn)象。近些年來(lái)，信息技術(shù)的發(fā)展有目共睹，相關(guān)人員不斷發(fā)展新編碼來(lái)替換傳統(tǒng)的編碼，為檔案多使用編碼相對(duì)要滯后一些，再加之，這種更新?lián)Q代的速度也以超高過(guò)了檔案所使用的計(jì)算機(jī)的運(yùn)行速度，這就產(chǎn)生了很多的矛盾。

1.3難以判斷檔案是否具有原始性。

檔案的價(jià)值主要集中在原始性上，也就是說(shuō)只有檔案是原始的檔案，在法律上才會(huì)承認(rèn)其真實(shí)有效，如果在這期間出現(xiàn)了改動(dòng)的現(xiàn)象，檔案也就失去了法律效率，不具備任何價(jià)值。這也正是無(wú)紙化檔案面臨的一大挑戰(zhàn)，因?yàn)闊o(wú)紙化檔案都是存在計(jì)算機(jī)中，在使用的過(guò)程中極容易將其更改，再加之，無(wú)紙化檔案本身信息與載體就相互分離，這種特征使其在生成與傳輸時(shí)都會(huì)出現(xiàn)更改的現(xiàn)象，對(duì)于無(wú)紙化檔案來(lái)說(shuō)，我們沒(méi)有辦法像紙質(zhì)文件一樣利用一定的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)保證其原始性。因此如何保證無(wú)紙化檔案的原始性是目前有關(guān)人士需要解決的主要問(wèn)題。

1.4邏輯檔案與實(shí)體檔案歸檔存在問(wèn)題。

無(wú)紙化檔案生成之后，對(duì)其進(jìn)行實(shí)體歸案還是邏輯歸檔這是需要慎重選擇的，如果是實(shí)體檔案歸檔，就是將保存檔案的磁盤(pán)或者其他硬件交給有關(guān)部門(mén)，這種歸檔方式相對(duì)誰(shuí)來(lái)比較麻煩，但是具有一定的安全性；如果選擇邏輯歸檔，就是將保存檔案的告訴相關(guān)部門(mén)，這樣就不用改變?cè)瓉?lái)的檔案存放的位置，雖然如果按照這種方式歸檔，檔案、歸檔者以及接受檔案的部門(mén)距離相差會(huì)非常遠(yuǎn)，但是只要通過(guò)簡(jiǎn)單的操作即可，非常簡(jiǎn)單方便，但是卻沒(méi)有辦法完全保證無(wú)紙化檔案的安全。

2解決無(wú)紙化檔案管理挑戰(zhàn)的措施

2.1更新觀念，迎接挑戰(zhàn)。

無(wú)紙化檔案的出現(xiàn)也就是近幾年的事情，對(duì)大多數(shù)人們來(lái)說(shuō)還是一件新鮮事物，對(duì)這樣的新鮮事物只有通過(guò)宣傳和開(kāi)發(fā)利用，才能提高人們的認(rèn)識(shí)。檔案部門(mén)要加大宣傳力度，強(qiáng)化依法治檔意識(shí)。尤其是提高直接形成電子文件的部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及其工作人員的檔案意識(shí)。只有各部門(mén)、單位通力配合，齊抓共管，才能搞好電子文件的及時(shí)歸檔和無(wú)紙化檔案的安全管理。

2.2研究無(wú)紙化檔案的特性，制定切實(shí)可行的措施，保證無(wú)紙化檔案的安全與完整。

無(wú)紙化檔案具有信息的非人工識(shí)別性、對(duì)系統(tǒng)設(shè)備的依賴(lài)性、信息與載體的可分離性、信息的易改性等特點(diǎn)。信息非人工識(shí)別性，是指電子文件是由計(jì)算機(jī)處理和生成的數(shù)字化的信息形態(tài)，人工無(wú)法直接識(shí)別，必須由相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備將載體上的編碼序列讀取出來(lái)，然后轉(zhuǎn)換成人工能識(shí)別的形式。所謂對(duì)系統(tǒng)設(shè)備的依賴(lài)性，是指電子文件的生成、傳輸、存儲(chǔ)都是通過(guò)電子計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的。所謂信息與載體的可分離性，是指電子文件內(nèi)容存儲(chǔ)的位置可以從一個(gè)載體轉(zhuǎn)換到另一個(gè)載體上，其內(nèi)容卻不發(fā)生任何變化。所謂信息的易改性，是指對(duì)電子文件內(nèi)容進(jìn)行修改非常容易，而且改后不留任何痕跡。

2.3針對(duì)電子文件的特點(diǎn)，制定采取保證電子文件“物理生命”與“信息生命”的安全性保護(hù)措施。

保護(hù)電子文件的“物理生命”主要包括以下幾點(diǎn)：一是防磁，二是控制調(diào)節(jié)環(huán)境的溫濕度，三是防止機(jī)械損傷，四是注意環(huán)境衛(wèi)生。對(duì)電子文件“信息生命”的保護(hù)主要包括以下幾點(diǎn)：一是保證電子文件的持續(xù)可讀性，二是防電腦病毒，三是控制網(wǎng)絡(luò)中電子文件系統(tǒng)的安全，四是備份處理，異處保存。

2.4制定一系列配套的法律法規(guī)、規(guī)章制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

為了保證無(wú)紙化檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和電子文件管理的高效和科學(xué)，必須有相關(guān)的法律法規(guī)和各種標(biāo)準(zhǔn)來(lái)支持，其中包括與電子文件和網(wǎng)絡(luò)相關(guān)的法律、制度，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)保密論證和驗(yàn)收要求，以及各種密級(jí)電子文件的計(jì)算機(jī)著錄、管理、傳輸?shù)囊?guī)定，另外，還包括計(jì)算機(jī)和應(yīng)用軟件的兼容性標(biāo)準(zhǔn)等。

3結(jié)語(yǔ)

篇6

1.建立網(wǎng)站將成為檔案部門(mén)實(shí)現(xiàn)信息共享的捷徑

目前國(guó)內(nèi)檔案部門(mén)普遍存在經(jīng)費(fèi)不足，人才缺乏的情況，要盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，建立檔案網(wǎng)站便是最佳途徑。因?yàn)榫W(wǎng)站建設(shè)的技術(shù)已經(jīng)相當(dāng)成熟，不存在太大的技術(shù)難度，并且可以在較短的時(shí)間內(nèi)實(shí)施完成。在檔案網(wǎng)站建設(shè)方面（包括內(nèi)聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站和外聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站），國(guó)內(nèi)已有成熟產(chǎn)品，功能覆蓋檔案信息的整個(gè)生存周期，包括檔案信息采集、分類(lèi)導(dǎo)航和查詢(xún)等，這些產(chǎn)品可以確保在短期內(nèi)迅速搭建檔案館網(wǎng)上的應(yīng)用系統(tǒng)并完成二次開(kāi)發(fā)。而且可以將檔案部門(mén)已經(jīng)建立起來(lái)的檔案自動(dòng)保系統(tǒng)與網(wǎng)站之間建立有機(jī)聯(lián)系，將現(xiàn)有自動(dòng)化系統(tǒng)中的信息自動(dòng)到網(wǎng)站，以最小的代價(jià)實(shí)現(xiàn)資源共享，這種聯(lián)結(jié)既可以保留原檔案部門(mén)自動(dòng)化系統(tǒng)的所有業(yè)務(wù)管理功能，還能通過(guò)網(wǎng)站升展各種利用服務(wù)。

2.“混合型”檔案館將長(zhǎng)久存在

電子計(jì)算機(jī)、Intemet、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)的快速發(fā)展，對(duì)傳統(tǒng)檔案館產(chǎn)生了前所未有的沖擊，使檔案館的發(fā)展進(jìn)入了重要的歷史轉(zhuǎn)折點(diǎn)，即以紙質(zhì)檔案為主導(dǎo)介質(zhì)收藏和服務(wù)為己任的傳統(tǒng)檔案館時(shí)代尚未走向終結(jié)，而數(shù)字檔案館時(shí)代還未真正到來(lái)的轉(zhuǎn)型時(shí)期。所以，當(dāng)前檔案館應(yīng)以“混合型”檔案館的形態(tài)存在。館藏資源多元化、服務(wù)方式多樣化、檔案管理工

作復(fù)雜化將是“混合型”檔案館的特點(diǎn)。另一方面，盡管業(yè)內(nèi)人士大聲疾呼檔案上網(wǎng)，加強(qiáng)檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，但限于總體規(guī)劃、思想認(rèn)識(shí)、資金、人力資源等因素的影響，檔案館間的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)還未全面展開(kāi)，沒(méi)有形成上下貫通、網(wǎng)網(wǎng)互聯(lián)的網(wǎng)絡(luò)體系。解決這些問(wèn)題還需要相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間，因此，“混合型檔案館”將長(zhǎng)久存在，這樣既能發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì)，又能用紙質(zhì)檔案來(lái)保證檔案的真實(shí)性與憑證性及作為檔案的永久備份。

3.數(shù)字檔案館是未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)

相對(duì)傳統(tǒng)檔案館來(lái)說(shuō)，數(shù)字檔案館有明顯的優(yōu)勢(shì)。數(shù)字檔案館其館藏信息全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，信息存儲(chǔ)和保管將更容易；其服務(wù)方式實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，檔案用戶訪問(wèn)不受任何時(shí)空限制；其信息內(nèi)容將更加廣泛，不僅包括文本信息，還包括聲音、圖像等多媒休信息。數(shù)字檔案館是未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

二、檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

隨著經(jīng)濟(jì)全球化、信息網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來(lái)，電子檔案的形成越來(lái)越多，目前在管理上依然是按照紙質(zhì)檔案的管理辦法進(jìn)行的。雖然，國(guó)家檔案局等部門(mén)已經(jīng)了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》，可是，由于技術(shù)、設(shè)施方面原因，還沒(méi)有真正意義上實(shí)現(xiàn)電子文件的科學(xué)收集及管理，一些已歸檔的電子檔案由于沒(méi)有同時(shí)移交相應(yīng)的支持軟件、硬件，有些已無(wú)法識(shí)別及應(yīng)用。利用計(jì)算機(jī)作服務(wù)器，缺少對(duì)數(shù)據(jù)的系統(tǒng)整理及備份功能，容錯(cuò)性差。隨著服務(wù)器中數(shù)據(jù)的不斷增大，用戶的不斷增多，信息傳輸量大大增加，服務(wù)器的容量、穩(wěn)定性及數(shù)據(jù)的安全性越來(lái)越受到嚴(yán)重威脅。

網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接采用50歐的同軸細(xì)電纜，它是一種比較老的目前已被淘汰的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接線，在與T形頭連接時(shí)比較麻煩，特別是容易出現(xiàn)接觸不良，或內(nèi)外導(dǎo)體相連短路等錯(cuò)誤，影響網(wǎng)絡(luò)正常運(yùn)行。同時(shí)，50歐的同軸電纜，僅用于數(shù)字傳輸，傳輸率太低，抗干擾能力和地理范圍都較小。

網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)為總線拓樸，這種結(jié)構(gòu)采用單根傳輸線作為傳輸介質(zhì)，所有的站點(diǎn)都通過(guò)相應(yīng)的硬件接口直接連接到傳輸介質(zhì)上。為所有的節(jié)點(diǎn)共享一條公用的傳輸鏈路，所以，一次只能由一個(gè)設(shè)備傳輸信號(hào)，傳輸率低。使用這種連接方式，如果一個(gè)終端出現(xiàn)問(wèn)題，所有網(wǎng)上的工作站都無(wú)法上網(wǎng)工作，在查找問(wèn)題時(shí)，需對(duì)每一個(gè)站點(diǎn)進(jìn)行測(cè)試，故障隔離和故障診斷都很困難。

三、提高檔案管理效率的對(duì)策

1.提高檔案工作人員專(zhuān)業(yè)技能和素質(zhì)提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵

首先要把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有文化專(zhuān)業(yè)知識(shí)，有專(zhuān)業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。同時(shí)，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。當(dāng)前社會(huì)和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時(shí)期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，提高自身素質(zhì)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。扎實(shí)有效地推行專(zhuān)業(yè)繼續(xù)教育。

2.調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性

檔案界長(zhǎng)期單調(diào)而枯燥的工作方式，傳統(tǒng)而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動(dòng)、超前服務(wù)于市場(chǎng)，服務(wù)于社會(huì)和企業(yè)，而服務(wù)的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場(chǎng)。因此，應(yīng)努力使檔案部門(mén)從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c的新的檔案工作理念。

篇7

一、檔案管理“雙軌制”轉(zhuǎn)變的意?x

檔案管理的“雙軌制”是指紙質(zhì)檔案和電子檔案同時(shí)存在。在整個(gè)設(shè)計(jì)過(guò)程中形成的文檔在歸檔時(shí)，同時(shí)把紙質(zhì)檔案和電子文件一并交給檔案室。檔案人員要對(duì)兩套檔案同時(shí)進(jìn)行復(fù)核驗(yàn)收。首先紙質(zhì)檔案是最基礎(chǔ)和最原始的。管理者要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)和專(zhuān)業(yè)的管理。其次是離開(kāi)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，研究出一種符合現(xiàn)代信息化的電子管理方法，有利于提高管理者的工作效率。最后，更為關(guān)鍵的一點(diǎn)則是隨著信息時(shí)代的不斷更新變化，紙質(zhì)和電子兩種方式共同存在性存在相對(duì)的重復(fù)和繁瑣，最終將會(huì)演變?yōu)閱我坏膯诬壷乒芾怼?/p>

二、紙質(zhì)檔案和電子檔案的差異

紙質(zhì)檔案是以紙質(zhì)為記錄載體的檔案。電子檔案是通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的，所謂數(shù)字文件在物理形態(tài)上都是電子文件，都是通過(guò)0.1形式存在，存儲(chǔ)于特定的介質(zhì)（例如光盤(pán)、磁帶、磁盤(pán)）的檔案。因此電子檔案和紙質(zhì)檔案都有著自己不能替換的優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)也有很多差異。

第一，檔案的體積。紙質(zhì)檔案體積大，要占很大的存儲(chǔ)空間。電子檔案容量超大，體積小，能夠節(jié)約很大的空間，尤其是在寸土寸金的大城市不得不考慮的因素。

第二，檔案的原始性和憑證作用。紙質(zhì)文件的內(nèi)容與載體是不能分離的，文字、圖表、印章及簽署等等都附在載體上，任何人都難于篡改，因此傳統(tǒng)檔案具有原始性和憑證的作用。而電子文件內(nèi)容沒(méi)有特定的載體，是可以復(fù)制、修改、粘貼、剪切的，在傳輸?shù)倪^(guò)程中人為篡改不留痕跡，任何人都難于辨認(rèn)其真假。在法律上紙質(zhì)文件優(yōu)于電子文件，就算是原始的電子文件其憑證作用在法律上未必會(huì)認(rèn)定其真實(shí)性。

第三，檔案內(nèi)容的保密性和可操作性。由于“黑客”的入侵破壞和網(wǎng)絡(luò)本身存在的各種缺陷，常常會(huì)造成信息內(nèi)容的不安全，所以在公共網(wǎng)絡(luò)的檔案信息是不重要和利用價(jià)值不高的。權(quán)威性強(qiáng)、保密性好的檔案用紙質(zhì)檔案文本的方式提供服務(wù)或者只是在網(wǎng)絡(luò)上提供目錄服務(wù)。紙質(zhì)檔案利用起來(lái)不方便，可操作性較差。電子檔案利用起來(lái)方便快捷，利用者直接可以在計(jì)算機(jī)上對(duì)電子文件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析利用，馬上可以進(jìn)行復(fù)制，打印傳輸，快速滿足利用者的需求。

第四，檔案信息資源共享。電子檔案可以不限時(shí)間地點(diǎn)，只要有一網(wǎng)的電腦就可以利用開(kāi)放的檔案。同時(shí)還可以多人同時(shí)訪問(wèn)同一個(gè)電子檔案，實(shí)現(xiàn)資源共享。這些都是紙質(zhì)檔案做不到的。

所以電子檔案和紙質(zhì)檔案都有各自的優(yōu)缺點(diǎn)，相互不能取代，只能發(fā)揮各自的優(yōu)點(diǎn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，有機(jī)結(jié)合，這樣就產(chǎn)生了檔案管理的“雙軌制”模式。

三、“雙軌制”變“單軌制”的可行性及問(wèn)題

我單位從2010年就開(kāi)始檔案信息化工作，對(duì)利用率較低的歷史檔案全文掃描電子化，將原有的實(shí)體檔案降級(jí)保管。2000年前的工程設(shè)計(jì)檔案全部掃描及并上傳檔案信息庫(kù)，設(shè)計(jì)人員實(shí)現(xiàn)了用檔不出門(mén)，檔案人員管檔不用筆。全院的合同文件通過(guò)掃描實(shí)現(xiàn)電子化，管理系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置，供全院經(jīng)營(yíng)管理人員利用。

隨著業(yè)務(wù)的擴(kuò)展，辦公自動(dòng)化的快速普及和無(wú)紙化設(shè)計(jì)的全面推開(kāi)，我院與現(xiàn)代化技術(shù)接軌，實(shí)現(xiàn)CAD電子文檔操作。隨著電子文件的成倍增長(zhǎng)，相應(yīng)的紙質(zhì)文件大量產(chǎn)生，在實(shí)際操作中也存在了眾多問(wèn)題：一份紙質(zhì)檔案同時(shí)對(duì)應(yīng)多個(gè)版本的電子文件，有些紙質(zhì)檔案又沒(méi)有對(duì)應(yīng)的電子文件，又或出現(xiàn)電子軟件不兼容或其他軟件原因造成圖紙與電子版不符的情況，往往在實(shí)際工作中因?yàn)橹T多客觀因素造成了圖紙與電子版不符，這就是“雙軌制”的矛盾與沖突。

在“雙軌制”的情況下：我單位每年新出圖歸檔為11萬(wàn)張左右，調(diào)曬圖紙為20萬(wàn)張左右，掃描圖紙7萬(wàn)張，作廢圖紙1萬(wàn)張左右，修改圖紙2000張左右。這些工作是龐大的。特別是作廢圖紙要仔細(xì)認(rèn)真，每一張圖紙都要經(jīng)過(guò)3人3次復(fù)核檢查確保準(zhǔn)確再進(jìn)行替換最后蓋章作廢。掃描工作也相當(dāng)繁重，由于條型碼打印不清楚或油墨厚薄不一，只能改用手工輸入。由于圖紙圖號(hào)的唯一性，有些項(xiàng)目拖延時(shí)間較長(zhǎng)，設(shè)計(jì)人員往往忘記以前出過(guò)圖紙，導(dǎo)致圖號(hào)重復(fù)或者打印錯(cuò)誤，使得有問(wèn)題的圖紙沒(méi)能正常入庫(kù)歸檔，為正常檔案管理帶來(lái)很大的困難。

為了解決“雙軌制”的預(yù)算與沖突以及以上工作的麻煩，也為了遵照“2016年4月1日起，全市房室建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程設(shè)計(jì)圖紙應(yīng)當(dāng)全部利用數(shù)字化和白圖交付”的要求。我們經(jīng)過(guò)一年多的研究考查，結(jié)合總院的檔案信息化建設(shè)要求，在CMS項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)上，建立了一套基于CAD運(yùn)用的文件級(jí)協(xié)同設(shè)計(jì)平臺(tái)。在完善圖檔電子數(shù)據(jù)庫(kù)的同時(shí)，形成工程檔案協(xié)同管理平臺(tái)，最終全面實(shí)現(xiàn)圖紙數(shù)字化管理交付模式，以替代傳統(tǒng)管理和利用方式，即“單軌制”。

四、檔案管理“單軌制”執(zhí)行深度

單軌制系統(tǒng)流程介紹：設(shè)計(jì)人員在CAD協(xié)同平臺(tái)個(gè)人工作區(qū)域進(jìn)行設(shè)計(jì)或可直接上傳圖紙，設(shè)計(jì)完成，選擇dwg文件發(fā)起簽名確認(rèn)流程，勾選出圖用圖，會(huì)簽，注冊(cè)章加蓋后由專(zhuān)業(yè)負(fù)責(zé)人審核，通過(guò)后發(fā)給本專(zhuān)業(yè)所有參與者確認(rèn)。所有角色通過(guò)后由經(jīng)營(yíng)部審批，通過(guò)后，系統(tǒng)接受電子文件及簽章相關(guān)信息，自動(dòng)拆分為一個(gè)dwg文件一張圖，并批量加蓋電子簽名和印章，自動(dòng)轉(zhuǎn)化為PDF格式，該P(yáng)DF圖紙保存至個(gè)人工作目錄區(qū)，由設(shè)計(jì)預(yù)覽圖紙打印樣式無(wú)誤后，選擇圖紙發(fā)起直接歸檔或出版歸檔流程。經(jīng)檔案室驗(yàn)收電子圖紙后，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批是否允許出版，通過(guò)后由后勤部文印室選擇文印公司進(jìn)行出版，成品制作完成，予以交付，簽收完畢，流程辦結(jié)。

CAD協(xié)同設(shè)計(jì)平臺(tái)從2016年5月9日試運(yùn)行到11月9日，總共出圖為55345張。CAD平臺(tái)的主要優(yōu)勢(shì)：

1.沒(méi)有實(shí)體的圖紙，不需要庫(kù)房了，不存在保管圖紙的各種要求了。同時(shí)也延長(zhǎng)了圖紙壽命，最大化地通過(guò)電子版保存圖紙，供后期工作人員追溯查閱。

2.標(biāo)準(zhǔn)化：每一張圖紙都有固定的格式，統(tǒng)一的版面、圖框和字體。圖紙的唯一性也實(shí)現(xiàn)了，所有的圖號(hào)都是系統(tǒng)生成，不存在重復(fù)和錯(cuò)誤。同時(shí)也對(duì)電子化進(jìn)行了優(yōu)化，確保不會(huì)出現(xiàn)圖號(hào)重復(fù)和版次的混亂?？梢员ＷC曬出來(lái)的圖紙是最新版次。電子化的操作大大減少了人力物力，杜絕了因曬錯(cuò)圖紙?jiān)斐傻馁Y源浪費(fèi)。

3.簽名的真實(shí)性：系統(tǒng)化操作，所有人員的操作流程一體化，對(duì)于賬號(hào)和密碼實(shí)行一對(duì)一責(zé)任制，出現(xiàn)問(wèn)題可追溯到本源。此外，電子化的操作能避免人為因素的變動(dòng)，嚴(yán)格控制檔案的真實(shí)性和完整性。

4.方便快捷，高效率：設(shè)計(jì)人員調(diào)用圖紙進(jìn)行操作，只需電子化一條龍程序。不再受地域、時(shí)間等約束。檔案管理人員在清點(diǎn)圖紙時(shí)，只需電子化操作，去除了繁瑣的人為流程，以往二、三天的工作量被簡(jiǎn)化到幾小時(shí)內(nèi)完成，節(jié)約了人力資本與時(shí)間。

5.員工替換交接安全快速。由于行業(yè)的特殊性，導(dǎo)致從事該工作的人員流動(dòng)性普遍頻繁。在頻繁的人員交替中，單軌制電子化的流程大大縮減了人員流動(dòng)所帶來(lái)的一系列問(wèn)題。確保檔案的真實(shí)、完整，后續(xù)交接人員工作的完整性以及全面性。

五、檔案管理“單軌制”普及化

隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，數(shù)字化信息資源已經(jīng)成為人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的戰(zhàn)略性資源。信息技術(shù)的高速發(fā)展和應(yīng)用使信息產(chǎn)業(yè)成為國(guó)民經(jīng)濟(jì)中最具活力的支柱性產(chǎn)業(yè)之一，大量數(shù)字化信息資源的產(chǎn)生促使檔案信息化建設(shè)提上日程，不僅給檔案工作帶來(lái)了新的契機(jī)，而且伴隨著信息技術(shù)的日新月異也給檔案工作帶來(lái)了新的研究課題，即檔案信息化建設(shè)。

為確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量，檔案數(shù)字化工作必須遵循“使檔案信息資源準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使可以公開(kāi)的檔案信息資源得到共享”，檔案管理“單軌制”需遵守以下要求：

1.標(biāo)準(zhǔn)化：“所有數(shù)字化的檔案信息必須按照規(guī)定的文件格式、技術(shù)模式和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字化，在沒(méi)有特殊要求的前提下盡可能采取通用標(biāo)準(zhǔn)”，只有標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上開(kāi)展檔案信息數(shù)字化，才能確保數(shù)字檔案信息的通用性。

2.安全性：在開(kāi)始數(shù)字化處理工作前必須合理設(shè)計(jì)工作流程，工作中嚴(yán)格按照操作規(guī)程執(zhí)行，把數(shù)字化工作對(duì)檔案原件的安全威脅降至最低，確保數(shù)字化工作安全有序地開(kāi)展。

3.技術(shù)性：鑒于設(shè)計(jì)人員的年齡階段不一樣，對(duì)信息技術(shù)電子化的掌握程度不一，故所有數(shù)字化檔案信息上崗人員都必須進(jìn)行系統(tǒng)化的培訓(xùn)，確保在操作過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)技術(shù)性、人為性的失誤，保證檔案入錄的真實(shí)性、完整性、有效性。

4.優(yōu)化性：隨著電子化單軌道的普遍應(yīng)用，需根據(jù)檔案建設(shè)管理類(lèi)目進(jìn)行軟件優(yōu)化，確保在不同的工程需求下，滿足項(xiàng)目需求。

我司是國(guó)家級(jí)的甲級(jí)設(shè)計(jì)院，市場(chǎng)面對(duì)全世界，我們的CAD協(xié)同設(shè)計(jì)平臺(tái)不能與其他單位電腦系統(tǒng)形成對(duì)接。尤其是軌道設(shè)計(jì)部門(mén)，往往會(huì)涉及到幾個(gè)設(shè)計(jì)院一起進(jìn)行共同設(shè)計(jì)，每一張圖紙都要相互會(huì)簽，為了配合總體會(huì)簽，現(xiàn)階段我們?nèi)耘f執(zhí)行“雙軌制”，直接打印紙質(zhì)圖紙，把紙質(zhì)圖紙拿去評(píng)審會(huì)簽后，再把簽字齊全的完整版圖紙?zhí)峤坏綑n案室，檔案管理人員把圖紙掃描上傳形成電子檔案，紙質(zhì)的圖紙?jiān)偃霂?kù)保管。所以現(xiàn)在不可能真正做到無(wú)紙化的“單軌制”。但隨著檔案操作制度的不?嗤晟埔約笆諧∏魘頻謀厝恍裕?我司的檔案管理必然會(huì)歸于單軌制。

篇8

[關(guān)鍵詞]檔案信息化 優(yōu)勢(shì) 對(duì)策

[中圖分類(lèi)號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1009-5349（2012）10-0057-01

21世紀(jì)，是知識(shí)的時(shí)代，信息的時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)把整個(gè)世界連成一個(gè)地球村。在這種大的時(shí)代氛圍中，無(wú)論是黨政機(jī)關(guān)的辦公，公司企業(yè)的洽談，還是學(xué)校的教育、教學(xué)，都離不開(kāi)檔案管理，而目前的檔案管理已日漸走上了信息化道路。 所謂檔案信息化管理，就是在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。在檔案管理中，實(shí)現(xiàn)信息化管理較傳統(tǒng)的管理方式，有它得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)，但由于處于管理方式的轉(zhuǎn)型中，又有它的難處，為此，我們應(yīng)該積極探索檔案信息化管理的對(duì)策。

一、檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

（一）時(shí)間、空間優(yōu)勢(shì)

傳統(tǒng)的檔案管理，主要用紙質(zhì)的檔案，并存放在專(zhuān)門(mén)的檔案室中。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理后，不需要更多的存放檔案的空間，檔案都存貯在電腦當(dāng)中，或者刻錄成光碟，只需要“消磁柜”，就可以保證資料的完好。利用這樣的信息化管理，不用考慮檔案紙由于時(shí)間長(zhǎng)而造成的損壞。因此，這種管理方式既能保證較長(zhǎng)時(shí)間地保存檔案，又可以節(jié)約空間。

（二）利用優(yōu)勢(shì)

實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，可以把檔案設(shè)置成不同的訪問(wèn)級(jí)別，并進(jìn)行分類(lèi)。各個(gè)部門(mén)可以根據(jù)需要和訪問(wèn)級(jí)別，在最短的時(shí)間內(nèi)查找到所需要的資料。這樣既可以節(jié)約查找的時(shí)間，又方便利用。

二、實(shí)現(xiàn)檔案信息化的難點(diǎn)

（一）技術(shù)上的難關(guān)需要突破

在實(shí)現(xiàn)檔案信息化的過(guò)程中，既要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化；又要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)的一體化，實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享，這就需要技術(shù)上多方面的配合，因此，檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。目前，正處向信息化發(fā)展的過(guò)程中，有許多技術(shù)難關(guān)需要解決。只要突破技術(shù)上的難關(guān)，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。

（二）檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)亟待提高

進(jìn)行檔案信息化管理的時(shí)候，需要從事這一管理的人員具有現(xiàn)代化管理知識(shí)。然而從年齡結(jié)構(gòu)上來(lái)分析，從事檔案管理的人員中，年齡大的人員占多數(shù)，這就給檔案管理迅速實(shí)現(xiàn)信息化帶來(lái)了困難。

（三）安全管理制度需要完善

隨著檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)信息化，信息安全問(wèn)題成為一個(gè)重要的問(wèn)題。一方面，信息安全受到來(lái)自“黑客”的攻擊；另外一方面，存在著管理人員忽略安全，泄露信息的狀況。

三、促進(jìn)檔案信息化的對(duì)策

（一）解決技術(shù)上的難題，加強(qiáng)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案信息管理是對(duì)傳統(tǒng)檔案實(shí)體信息及檔案的管理信息利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行的輔助管理。作為一個(gè)規(guī)范化的檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件，必須具備檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開(kāi)發(fā)利用及檔案統(tǒng)計(jì)等基本業(yè)務(wù)管理能力，這需要全方位技術(shù)的協(xié)調(diào)工作。因此，在技術(shù)上要請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員來(lái)指導(dǎo)操作，同時(shí)要協(xié)調(diào)好網(wǎng)絡(luò)管理部門(mén)、信息采集部門(mén)、檔案管理部門(mén)的關(guān)系，達(dá)到相互配合，高效工作。

（二）盡快提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案信息化涉及數(shù)字化檔案信息資源、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、辦公自動(dòng)化和文檔一體化管理，簡(jiǎn)言之，就是把計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)運(yùn)用于文書(shū)工作和檔案管理，可謂一項(xiàng)檔案技術(shù)工程。這就要求檔案管理人員既要掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和檔案管理知識(shí)，還要掌握一些自然科學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和操作技能。對(duì)于檔案管理人員而言，首先達(dá)到的業(yè)務(wù)目標(biāo)就是能熟練運(yùn)用信息工具，這需要他們掌握計(jì)算機(jī)理論知識(shí)和運(yùn)用技能。其次，需要檔案管理人員能夠捕捉檔案信息，不僅為本部門(mén)的人員提供檔案資源，也需要熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)需求者獲得更多的檔案信息。再次，檔案人員需要具備提煉、加工檔案信息的能力，因?yàn)椋瑱n案利用者更需要“精要”信息。

面對(duì)目前檔案管理人員的現(xiàn)狀，一方面，應(yīng)該積極吸收檔案管理專(zhuān)業(yè)畢業(yè)生從事這一管理，因?yàn)樗麄兙邆湎嚓P(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。而且，他們有更多的精力來(lái)接觸新鮮的事物，更方便學(xué)習(xí)最先進(jìn)的檔案管理方式。另一方面，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員要進(jìn)行集中培訓(xùn)，達(dá)到短期內(nèi)提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的目標(biāo)。

（三）加強(qiáng)檔案信息管理的安全建設(shè)

檔案具有保密性的特點(diǎn)，因此，在實(shí)現(xiàn)檔案信息化的過(guò)程中，首先需要解決技術(shù)上的“保密”功能，設(shè)置不同級(jí)別的訪問(wèn)權(quán)限。同時(shí)做好安全的防范措施，防止“黑客”的入侵和別有用心的人盜取檔案資料。其次，要注意培養(yǎng)檔案管理人員的“安全意識(shí)”，不可以“有意”或者是“無(wú)意”泄露檔案信息，提高“保密意識(shí)”，以保證檔案信息的安全。

【參考文獻(xiàn)】

[1]雷亞旭.檔案信息化建設(shè)的管理與改進(jìn).實(shí)用醫(yī)技雜志，2006年4月，第13卷，第7期.

篇9

無(wú)紙化檔案管理，是指利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)電子技術(shù)進(jìn)行檔案整理和管理。主要傳媒工具是計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公工具，可以實(shí)現(xiàn)不用紙張和筆進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)以及事務(wù)處理。有些單位和團(tuán)體從二十世紀(jì)末就計(jì)劃并開(kāi)始實(shí)施無(wú)紙化辦公。無(wú)紙辦公，即不用紙張而辦公。在無(wú)紙化辦公環(huán)境中，計(jì)算機(jī)、應(yīng)用軟件、通信網(wǎng)絡(luò)是三個(gè)最基本無(wú)紙化辦公本的要素。盡管未來(lái)幾十年之內(nèi)還不能全部變成無(wú)紙化辦公，但隨著更多的信息都是以數(shù)字或電子的形式儲(chǔ)存和發(fā)送，所以未來(lái)將會(huì)使我們?cè)絹?lái)越走向無(wú)紙化辦公，無(wú)紙化的檔案管理也相應(yīng)提高和普及。

一、電子檔案的優(yōu)點(diǎn)

有些事物它之所以存在就是在等待被更新或代替。在辦公自動(dòng)化和現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)電子技術(shù)普及的今天，無(wú)紙化辦公將逐漸取代和覆蓋有紙化辦公，這是社會(huì)進(jìn)步必然的趨勢(shì)。電子檔案可以彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案的很多方面的缺點(diǎn)，易學(xué)易用、具有一般計(jì)算機(jī)水平的工作人員便可以利用電子設(shè)備輕松進(jìn)行檔案的收集、整理、 統(tǒng)計(jì) 、歸類(lèi)、 編號(hào)和存檔 。這一切只要一個(gè)小小的移動(dòng)硬盤(pán)就可以完成。它的優(yōu)點(diǎn)是：節(jié)能降耗、一張紙呈現(xiàn)的不單是物質(zhì)能源上的消耗，在其背后還有為這一張紙而進(jìn)行的瑣細(xì)工作，為此付出的寶貴時(shí)間。無(wú)紙化辦公在技術(shù)允許的情況下，可以簡(jiǎn)化工作環(huán)節(jié)，節(jié)省辦公成本，提高辦公效率。 全球因?yàn)檗k公而消耗掉的紙張是一個(gè)龐大的數(shù)字，在紙張背后的能源消耗，更是一個(gè)追尋可持續(xù)發(fā)展所必須關(guān)注的問(wèn)題。 據(jù)市場(chǎng)分析家報(bào)告指出、紙張的用量， 每年增長(zhǎng)率是6%―7%，真是難以置信。所以電子檔案不僅節(jié)能環(huán)保而且傳送速度快 、優(yōu)化管理流程，甚至連個(gè)人或領(lǐng)導(dǎo)的簽名都可以在網(wǎng)上完成。電子檔案材料收集方便、全面、而且具備原始的聲音和動(dòng)畫(huà)，根據(jù)需要可第一時(shí)間發(fā)送， 體積小、 基本無(wú)重量 、對(duì)存放的條件要求適中。

二、資源共享

隨著無(wú)紙化辦公在檔案建設(shè)管理中的應(yīng)用和普及對(duì)有些檔案資源的電子檔案整合后在網(wǎng)絡(luò)情況下實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)部資源共享。一是建立檔案內(nèi)部的局域網(wǎng)。在全國(guó)范圍內(nèi) 、建立和逐步完善系統(tǒng)內(nèi)檔案局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)全國(guó)聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建全國(guó)檔案信息平臺(tái)。二是 打破單一格局橫向發(fā)展實(shí)現(xiàn)信息資源共享。打破檔案、 圖書(shū) 、情報(bào)等有關(guān)信息部門(mén)各自為陣的局面，把各企事業(yè)單位系統(tǒng)信息加以整合，實(shí)現(xiàn)檔案、 情報(bào)、 圖書(shū)等一體化系統(tǒng)管理，建立一個(gè)完整的檔案信息系統(tǒng)。三是建立信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)中心。隨著檔案內(nèi)部信息網(wǎng)的建立和完善，檔案部門(mén)應(yīng)充分利用各部門(mén)內(nèi)部的網(wǎng)站和自己制作的網(wǎng)頁(yè)積極收發(fā)相關(guān)信息和數(shù)據(jù)，以便服務(wù)廣大用戶，達(dá)到資源共享的目的。四是建立自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)信息接收系統(tǒng)，實(shí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的電子軟件，以便及時(shí)自動(dòng)接收和發(fā)送最新的相關(guān)信息。

三、完善管理制度

當(dāng)然，無(wú)紙化檔案管理不是完美的，它也有一定缺陷。比如說(shuō)，容易被修改、對(duì)溫度也有一定的要求，還有木馬病毒的侵入等，所以建立嚴(yán)格的管理制度是非常重要的。

1.為了加強(qiáng)系統(tǒng)單位電子文件歸檔管理，保管電子文件和電子檔案的安全保管和有效開(kāi)發(fā)利用，更好的為系統(tǒng)單位發(fā)展和實(shí)施資源共享服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本系統(tǒng)單位的實(shí)際，特制定如下規(guī)定。

2.建立健全電子文件的管理體制和工作職責(zé)

2.1 電子文件是本系統(tǒng)單位開(kāi)設(shè)的一種獨(dú)立的檔案門(mén)類(lèi)和載體，應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)管。電子文件從形式到歸檔由本單位檔案部門(mén)負(fù)責(zé)。

2.2電子文件應(yīng)按制度嚴(yán)格要求，妥善保管，確保文件不丟失、不損毀、不失真，從而保證電子文件的完整、真實(shí)和有效的利用。

2.3電子文件一定要實(shí)行集中統(tǒng)一管理。檔案室要配備與業(yè)務(wù)部門(mén)相兼容的計(jì)算機(jī)軟件和系統(tǒng)，使歸檔的電子文件能有效的識(shí)別和自動(dòng)收發(fā)。

3.電子檔案歸檔方式

3.1檔案部門(mén)根據(jù)要求，在應(yīng)歸檔的電子文件產(chǎn)生時(shí)打上相應(yīng)的標(biāo)記，把經(jīng)辦過(guò)程中的情況記錄在相應(yīng)的文件中；辦理完畢的電子文件應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)處理歸檔，把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件進(jìn)行分類(lèi)組盤(pán)。填寫(xiě)必要的著錄項(xiàng)目，編制機(jī)讀記錄和要存放載體的編號(hào)。

3.2歸檔的電子文件要編制簡(jiǎn)要檢索工具，其基本著錄項(xiàng)目為：序號(hào)、提名、責(zé)任者、文號(hào)、每份文件機(jī)讀時(shí)間及位置、密級(jí)、保管期限、硬件和軟件環(huán)境等著錄內(nèi)容，歸檔電子文件的著錄應(yīng)符合國(guó)家檔案管理著錄規(guī)則的基本要求。

4.電子文件的移交與保管

4.1電子文件在每年定期將上年度應(yīng)歸檔的電子文件向檔案部門(mén)歸檔，移交時(shí)要做到數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容準(zhǔn)確、安全利用、編目規(guī)范、賬目一致、手續(xù)清楚、移交清單根據(jù)需要一式多份，交接雙方簽字后各執(zhí)一份。

4.2單位檔案室負(fù)責(zé)電子文件歸檔前的監(jiān)督、指導(dǎo)，以及歸檔檢查驗(yàn)收和接收后的統(tǒng)一編目、保管、開(kāi)發(fā)利用。做到外觀完好、整潔無(wú)損、記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項(xiàng)目與登記一致，確保上機(jī)測(cè)試無(wú)病毒和準(zhǔn)確率。

4.3入庫(kù)的電子檔案，每年要機(jī)讀和定期殺毒，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)補(bǔ)救。

4.4保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設(shè)備，室氣溫要適度，不能太低也不能過(guò)高。

5.電子文件的提供和利用

5.1對(duì)于封存歸檔的電子檔案不外借，利用時(shí)使用復(fù)制體，互聯(lián)網(wǎng)利用要有安全保密防范措施和可靠的監(jiān)管保障。

篇10

一、檔案“雙套制”概念

目前來(lái)說(shuō)，學(xué)術(shù)界尚未對(duì)檔案“雙套制”的概念給出統(tǒng)一定論。1998年，馮惠玲教授將檔案“雙套制”劃分成兩個(gè)層次：電子文件轉(zhuǎn)成紙質(zhì)文件的雙套制以及紙質(zhì)文件到電子文件的雙套制。在本文研究中，檔案“雙套制”概念指的是：同一分文件的紙質(zhì)版本與電子版本共同存儲(chǔ)、共同利用的狀態(tài)。

二、檔案“雙套制”管理中的問(wèn)題

1.對(duì)“雙套制”管理認(rèn)識(shí)不足

人們對(duì)事物的認(rèn)知直接影響事物的發(fā)展方向，正確的認(rèn)知必然會(huì)促進(jìn)事物的發(fā)展壯大，而錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)勢(shì)必會(huì)成為事物發(fā)展的重大阻力。目前來(lái)說(shuō)，我國(guó)企事業(yè)單位對(duì)“雙套制”管理認(rèn)識(shí)不足，特別是在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案的過(guò)程中，不少人存在多種認(rèn)識(shí)誤區(qū)。例如，有人認(rèn)為檔案電子化發(fā)展是勞民傷財(cái)、盲目追新的項(xiàng)目，有人認(rèn)為數(shù)字化開(kāi)發(fā)只是技術(shù)人員的任務(wù)，還有人誤將館藏?cái)?shù)字化直接等同于檔案數(shù)字化等等。上述誤區(qū)的存在，成為“雙套制”發(fā)展的絆腳石。之所以會(huì)出現(xiàn)上述誤區(qū)，一是由于檔案管理人員尚未全面認(rèn)識(shí)到自己在館藏?cái)?shù)字化過(guò)程中的具體工作，尚未意識(shí)到這一工程的復(fù)雜性、系統(tǒng)性，單純地為數(shù)字而數(shù)字化；二是由于檔案管理人員對(duì)“雙套制”管理的重要性認(rèn)識(shí)不到位，缺乏主動(dòng)管理意識(shí)，加之缺乏具體管理經(jīng)驗(yàn)，從而出現(xiàn)多種管理行為問(wèn)題。

2.歸檔范圍不清

更好地利用檔案、保證重要檔案的可靠性與安全性，是檔案“雙套制”管理的主要目的。如果不對(duì)檔案進(jìn)行區(qū)分，將日常檔案與重要檔案置于等同位置，對(duì)所有檔案進(jìn)行雙套備份，過(guò)猶不及。具體工作中，檔案管理人員應(yīng)該視綜合檔案的重要程度以及檔案來(lái)源決定是否進(jìn)行雙套管理。檔案“雙套制”管理主要是針對(duì)具有保存價(jià)值、經(jīng)常使用的文件，只有劃分清楚檔案“雙套制”管理的工作范圍，使重要檔案處于雙套安全管理范圍中，才能充分發(fā)揮檔案“雙套制”管理的重要作用。歸檔范圍的合理劃分是檔案“雙套制”管理的棘手問(wèn)題，如果歸檔范圍過(guò)大，會(huì)導(dǎo)致不必要的人力資源、物力資源浪費(fèi)，加重檔案室工作負(fù)擔(dān)；如果歸檔范圍過(guò)小，又容易使某些重要檔案陷于被遺失銷(xiāo)毀的境地。

3.未充分發(fā)揮電子文件的優(yōu)勢(shì)

由于電子檔案、紙質(zhì)檔案之間的過(guò)渡較大，很多紙質(zhì)檔案還沒(méi)有被錄入為電子檔案，導(dǎo)致電子文件優(yōu)勢(shì)尚未充分發(fā)揮。目前來(lái)說(shuō)，已建立檔案“雙套制”管理的單位，其電子檔案、紙質(zhì)檔案分別建立在各自系統(tǒng)之中，尚未建立兩者之間的聯(lián)系，這就大大削弱了兩種檔案之間的互補(bǔ)優(yōu)勢(shì)。例如，部分單位尚未對(duì)電子檔案進(jìn)行檢索，沒(méi)有按照要求對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行編號(hào)，兩者之間無(wú)法達(dá)到一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系，這勢(shì)必會(huì)影響檔案的綜合利用程度。這種無(wú)法優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的檔案“雙套制”管理，相當(dāng)于直接將兩份完全一樣的檔案并列保管卻沒(méi)有建立兩者之間的聯(lián)系，這樣與建立該制度的初衷相背離，白白造成了大量資源被浪費(fèi)。

4.轉(zhuǎn)化格式問(wèn)題

轉(zhuǎn)化格式問(wèn)題也是困擾檔案“雙套制”管理的重要問(wèn)題，例如，某些電子文件在轉(zhuǎn)成紙質(zhì)文件后，會(huì)直接改變其原來(lái)格式，印章、批示等很多內(nèi)容無(wú)法顯示；視頻、聲音等檔案無(wú)法直接轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)文件。某些紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化過(guò)程中也會(huì)出現(xiàn)部分信息無(wú)法被讀取等多種問(wèn)題。如果這一問(wèn)題得不到有效解決，那么，將會(huì)直接削弱檔案“雙套制”的法律效應(yīng)。

5.檔案管理人員素質(zhì)有待提升

檔案“雙套制”管理需要復(fù)合型人才的支持，目前來(lái)說(shuō)，我國(guó)檔案管理人員素質(zhì)有待提升。部分檔案人員缺乏完善的檔案管理基本知識(shí)與技能，還有部分檔案人員不了解檔案管理的重要性且缺乏檔案信息化建設(shè)的科學(xué)技術(shù)。由于缺乏綜合性人才的支持，嚴(yán)重阻礙了檔案“雙套制”的健康發(fā)展。

三、n案“雙套制”發(fā)展對(duì)策

1.重視原始記錄

電子文件易更改的特征使人們對(duì)檔案原始記錄的重視程度有所降低，在新時(shí)期，如何看待檔案這一基本屬性是檔案“雙套制”管理得以實(shí)施的前提。若想促進(jìn)檔案“雙套制”順利開(kāi)展，就必須加強(qiáng)對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案的綜合管理，做好兩方面的協(xié)調(diào)工作，重視電子檔案、紙質(zhì)檔案的統(tǒng)籌發(fā)展，以更好地實(shí)現(xiàn)檔案的應(yīng)用價(jià)值。因此，我們必須及時(shí)更新對(duì)電子檔案原件的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化電子檔案原始記錄管理。具體來(lái)說(shuō)，可從如下方面入手：①?lài)?yán)格執(zhí)行《電子檔案管理規(guī)范》等國(guó)家相關(guān)法律標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)禁越權(quán)操作，進(jìn)一步提升檔案管理的完整性與安全性。②加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全配置管理，定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，及時(shí)查殺病毒，保證網(wǎng)絡(luò)完全。③做好電子文件保存工作，保證計(jì)算機(jī)庫(kù)房溫度、濕度合理。筆者建議，將電子文件保存在塑料保護(hù)層中，并將其放在安全、穩(wěn)定的環(huán)境中保管，從而保證電子文件不受有害氣體、灰塵、外界磁場(chǎng)等的干擾。重視原始記錄，保證檔案原始記錄的完整與安全是我們面臨的首要任務(wù)，其直接關(guān)系到檔案憑證的法律價(jià)值，在日常檔案管理工作中，必須嚴(yán)抓這一工作，并形成長(zhǎng)效運(yùn)行機(jī)制。

2.完善“雙套制”管理制度

首先，確認(rèn)檔案“雙套制”發(fā)展運(yùn)行的主體?；鶎訖n案部門(mén)才是現(xiàn)階段我國(guó)實(shí)施檔案“雙套制”發(fā)展的最佳主體和場(chǎng)所，其可充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，最大限度地發(fā)揮檔案管理的作用。檔案部門(mén)不僅是數(shù)字化工作的中心，也是檔案“雙套制”發(fā)展的主體，在其具體運(yùn)行過(guò)程中，工作人員必須制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、加強(qiáng)監(jiān)管，做好前端控制，進(jìn)一步促進(jìn)檔案“雙套制”的健康發(fā)展。

其次，確定管理模式。目前來(lái)說(shuō)，我國(guó)檔案“雙套制”管理體制主要是分散式管理與分段式管理兩種模式。分段式管理是指由不同部門(mén)負(fù)責(zé)，這種方法容易導(dǎo)致各部門(mén)工作脫節(jié)、各自為戰(zhàn)的局面。分散式管理模式指的是不同檔案歸屬于不同的檔案室管理。從整體上來(lái)說(shuō)，我國(guó)檔案“雙套制”管理體制混亂，各部門(mén)協(xié)調(diào)不力，很容易出現(xiàn)檔案丟失、檔案泄密等問(wèn)題。當(dāng)前，我國(guó)存在多種檔案進(jìn)館保管方式，雙套制管理模式應(yīng)用非常廣泛。例如，上海市政辦公廳已實(shí)現(xiàn)了文件處理、歸檔保存全面雙套管理模式。我國(guó)《電子文件管理規(guī)范》明確指出，具有永久保存價(jià)值的電子文件在歸檔時(shí)應(yīng)保存紙質(zhì)版本與電子版本。故而，筆者認(rèn)為這一管理模式將成為未來(lái)檔案管理的主要模式。

再次，制定檔案“雙套制”發(fā)展具體措施。各部門(mén)在制定檔案“雙套制”發(fā)展具體措施時(shí)，必須本著求實(shí)、有效、合理原則，切實(shí)做好具體措施制定工作，不能照搬照抄、人云亦云。在具體過(guò)程中，要杜絕極端想法，檔案指導(dǎo)部門(mén)必須充分做好自身工作、負(fù)起應(yīng)有責(zé)任，對(duì)檔案“雙套制”發(fā)展提出針對(duì)性建議，從而促使各項(xiàng)管理工作步入正軌。

最后，加強(qiáng)電子文件信息管理平臺(tái)的建設(shè)力度。對(duì)于檔案“雙套制”發(fā)展來(lái)說(shuō)，電子文件信息管理平臺(tái)是非常重要的組成環(huán)節(jié)，相關(guān)部門(mén)必須加強(qiáng)對(duì)電子文件的保存以及前端控制，從而為系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)提供強(qiáng)有力的支撐。各層檔案部門(mén)必須積極參與到管理平臺(tái)建設(shè)過(guò)程中來(lái)，積極提出自己的意見(jiàn)，加強(qiáng)與技術(shù)開(kāi)發(fā)人員之間的聯(lián)系，進(jìn)一步提升平臺(tái)功能的合理性與效率。

3.完善相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

首先，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)支持。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)支持是做好檔案“雙套制”管理的基礎(chǔ)。在新形勢(shì)下，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視做好檔案“雙套制”管理的建設(shè)力度，明確法律法規(guī)建設(shè)對(duì)做好檔案“雙套制”管理的重要意義。在提高認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上加快標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)力度，并積極與國(guó)際社會(huì)接軌。

其次，在法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)過(guò)程中，必須遵循一定原則。具體來(lái)說(shuō)：①安全性原則。只有保證檔案管理的安全性，才能充分發(fā)揮檔案“雙套制”管理的重要價(jià)值。②實(shí)事求是。在法律標(biāo)準(zhǔn)制定過(guò)程中，不同部門(mén)必須結(jié)合自身實(shí)際情況制定符合自身館室發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)策略，切忌一刀切。③利益平衡。在雙套制法律法規(guī)體系建設(shè)過(guò)程中，相關(guān)人員必須堅(jiān)持利益平衡原則，對(duì)不同檔案的信息進(jìn)行確認(rèn)，按照權(quán)利義務(wù)相平衡的原則，尋找電子、紙質(zhì)檔案的平衡點(diǎn)，進(jìn)而促使兩者的利益最大化。④透明性。在具體管理法規(guī)建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)遵循公開(kāi)、民主、科學(xué)性原t，積極征詢(xún)社會(huì)各界意見(jiàn)，增強(qiáng)信息立法的公開(kāi)性與透明度。

4.無(wú)紙化發(fā)展

檔案管理的最終目的是服務(wù)大眾，在現(xiàn)代化社會(huì)中，人們更希望通過(guò)電子系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)查詢(xún)自己想要的信息。而視頻檔案、電子檔案等多媒體形式更好地滿足了人們對(duì)檔案獲取的需求。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，未來(lái)檔案不再是單調(diào)的文字表述，而是表現(xiàn)為動(dòng)畫(huà)、圖畫(huà)等多媒體形式。筆者認(rèn)為，在檔案保管條件、保管技術(shù)日益完善的當(dāng)代，多媒體檔案、電子檔案、紙質(zhì)檔案將呈現(xiàn)三足鼎立局面。