導語：如何才能寫好一篇物業檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞：物業檔案管理　物業管理　加強

中圖分類號：G271　文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914(2011)09-263-02

物業檔案是隨著物業管理的出現而產生的，物業管理自產生至今只有百余年，我國引進這一模式僅僅20多年。在這短的時間里，盡管檔案管理不是物業管理工作的主要環節，然而其重要地位卻不容忽視。物業管理工作正式開展后，幾乎每一個環節都離不開檔案，無論是維修、養護物業設施，還是了解業主及物業使用人情況，又或是收取管理費用、開發經營活動等，都要用到物業檔案。如，某住戶在收樓后準備先裝修房屋，然后才居住。由于裝修方案包括改動原房屋的間隔，所以必須先了解原房屋哪些墻是承重墻，哪些是隔斷墻壁；裝修方案還包括改動原來的電線布置，所以還要了解原房屋的電路布線位置。這些需要了解的信息都記載在房屋的各種圖紙中，屬于物業檔案的一部分。如果物業檔案管理得不好。甚至沒有整理，那么要了解必要的信息就需要到其他有可能保存這些資料的地方去找，甚至會需要重新測量，這就造成了不必要的浪費。由此可見，物業管理工作要能規范有序地開展。加強物業檔案管理尤為重要。

一、物業檔案管理的特點

1.動態性。物業管理工作，它涉及的方面很具體：管理的對象是物業，服務的對象是物業的業主或住用人。相關對象的情況通常不會是一成不變的。物業可能需要進行維修、養護；業主可能因物業的買賣、交換等權屬變更而變更；住用人更有可能因租賃關系的改變而頻繁變動，因此，相對應的物業、業主及住用人的文件材料也要不斷地添加變動。這就決定了物業檔案管理必須及時準確，動態性較強。

2.完整性。物業檔案主要可分為兩大部分：一部分是物業公司日常運作形成的普通檔案，包括行政管理和經營管理檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案、人員檔案、榮譽檔案等；另一部分是基層物業管理處日常運作形成的物業管理專門檔案，包括物業日常巡檢冊、物業維修檔案、物業租賃檔案、業主及住戶檔案、物業服務檔案等。物業檔案是以―個物業單位為對象組成案卷的，該物業不管發生何種變化，所產生的文件材料都須添加進去，因此，每一份檔案案卷都是一個有機的整體，全面反映了一個物業單位的變遷過程，從而需要物業檔案管理完整規范。

3.相關性。物業管理活動是圍繞人們的日常生活而開展的，沒有哪一種檔案會像物業檔案這樣與人們的日常生活有著如此密切的聯系。許多檔案如機關文書檔案、訴訟檔案等在歸檔以后通常就較少被利用，因為人們的日常生活很少會涉及到這些檔案，而物業檔案則會隨著物業的裝修、租賃、再裝修、再租賃等活動的需要而不斷地被調閱。這就充分體現出物業檔案管理與人們的日常生活的密切相關性。

4.靈活性。物業檔案和某些檔案如產權檔案、人事檔案相比。具有一定的公開性，因為物業檔案記錄著有關物業及對物業進行管理的情況，這部分檔案內容對與本物業有關的所有人員來說都是公開的，像物業的維修檔案，有關綠化、環衛、保安的檔案等。但物業檔案又具有一定的隱密性，因為它也包含著大量的隱私內容和一定的公司機密。這部分檔案內容是不便于公開的，如住戶的個人資料、物業中各個單元的產權資料、公司的重大決策等。這就要求物業檔案管理必須靈活多變，既不能只存不用，也不能無限公開。

二、物業檔案管理中存在的問題

1.企業領導對物業檔案管理重視不夠。很多物業企業領導認為物業檔案管理工作是“安置型”工作。由于領導對檔案工作重視程度不夠，對物業檔案利用產生的社會效益和經濟效益缺乏廣泛的宣傳。長期以來造成了很多企業沒有專門的檔案庫房，檔案管理設施設備，檔案信息資源開發不足，員工檔案意識不強。物業檔案利用率低。重“藏”輕“用”。

2.物業檔案管理人員素質有待提高。目前，物業企業的檔案管理人員往往由前臺接待或客服人員兼任，沒有專門的檔案管理人員。由于領導的不重視，加上自身對檔案工作重要性和責任性認識不夠重視，很多工作人員存在應付了事的思想，工作不安心，對本職工作缺乏熱情；物業檔案管理人員平時缺乏一些專業知識的培訓，許多檔案人員的管理水平停留在經驗上，思想觀念和管理水平跟不上發展的要求，缺少創新和活力，專業素質和管理水平都有待提高。

3.物業檔案收集資料欠齊全。物業檔案是通過接收、征集等手段逐步積累起來，物業檔案由物業管理文件材料經過整理、歸檔轉化而來的。物業管理文件材料的形成、積累工作直接影響到物業檔案的完整性、準確性、系統性，可以說沒有收集工作，就不可能有完整的檔案。目前很多物業檔案管理人員在辦理物業檔案的過程中往往會收集不齊，一方面工作人員對物業檔案收集流程不熟，會忘記一些重要的步驟，如該簽字蓋章的沒有簽字蓋章等；另一方面對物業檔案應收集的文件材料要求不清，如裝修申請表中的裝修內容填寫不完整等。有時業主不交資料，檔案管理人員也不及時催繳，時間的延誤就會造成失檔的現象，從而會導致收集資料不齊。

4.物業檔案管理制度不健全。俗話說“沒有規矩，不成方圓”。很多物業企業檔案管理的相關制度不健全、落實不到位，檔案工作缺乏制度化的管理程序。一是檔案整理不規范：檔案管理人員在整理過程中有的沒有按照文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符。卷內資料漏失現象比較普遍。此外，既不符合要求，又不利于查找利用；二是檔案綜合管理力度不夠；三是檔案利用不規范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。有的雖然制定了制度，但由于管理不規范，在工作中無法落實，嚴重影響了檔案管理工作的制度化、規范化發展。

三、提升物業檔案管理水平的建議

1.領導重視，增強全員檔案管理意識。(1)領導要重視物業檔案管理工作，建立健全物業檔案管理制度，落實責任，加強管理，切實做到把物業檔案工作作為物業質量管理和目標管理的重要考核依據。(2)組織全員認真學習《檔案法》、《檔案法實施辦法》。加強檔案管理、保護檔案資料的宣傳工作，并不斷加強檔案法制建設，提高對檔案工作重要性的認識，提高全體工作人員的檔案意識。(3)配備專業檔案管理人員，加大對檔案管理人員的培訓力度，培養檔案管理人員的責任感，嚴肅認真的工作態度和全心全意的服務思想。

2.全面提高物業檔案管理人員素質。物業檔案管理工作是一項長期性，需要耐心和細心的工作，要提升物業檔案管理水平，提高物業檔案管理人員素質是基礎。(1)檔案管理人員要自覺樹立愛崗敬業精神，認真遵守“忠于職守，埋頭苦干，優質服務”的檔案職業道德規范，以勤為本。無私奉獻，不斷培養實干精神和嚴謹、細致、認真的工作作風。要明確檔案工作者的職責任務，既做好檔案收集和保管工作，又要不斷強化依法治

檔意識。(2)檔案管理人員要熟悉檔案的分類、收集、整理、鑒定、保管、借閱、銷毀的程序、方法和要求，注意多接受收集、整理、保管等方面的指導；積極參加各項業務培訓，與其他單位的檔案管理人員相互交流工作方法和經驗，不斷學習，不斷提高。

3.收齊資料，做好整理。(1)要做到檔案資料邏輯上的辯學性。檔案收集工作做得好與壞，各部門移交的文件齊全與否，直接決定和影響了檔案管理工作的質量。檔案的內容來自各個方面，在形式上也不盡一致，因此，收集、立卷、歸檔、整理、著錄時一定要遵循規范。做到科學、簡潔，起到綱舉目張的作用。(2)要做到檔案資料的原始性。檔案的本質特征是原始性和記錄性的統一，絕對原始性指的是檔案只能是原件原稿，相對原始性指的是除原件原稿是檔案外，有些檔案復制件、圖書及資料也是檔案。這些原始資料對于經營目標的實現、“各以查考性”和物業企業發展戰略的確定起著關鍵性作用。(3)要做到檔案資料的可理解性。為了使人們能夠完全理解一份檔案，就需要保存與檔案內容相關的有用的信息。收集到的物業檔案信息資料，統一交給檔案員集中整理，在整理過程中重點是要根據內容、來源進行分類，做到條理清晰、便于查閱。在整理過程中，可以將檔案制成標準化的圖、檔、卡、冊、表。

4.完善規章制度，依法管檔。(1)物業企業要建立健全并認真貫徹落實物業企業檔案管理方面的各項規章制度，對物業企業檔案的歸檔制度、利用制度、保密制度、保管制度、檔案人員崗位制度做出明確而嚴格的規定，建立動態的管理機制，使檔案管理工作有章可循，保證檔案管理工作的及時更新，促進檔案管理工作的制度化、規范化發展。(2)檔案管理人員要嚴格按照規章制度執行，規范檔案管理。一是對檔案的使用實行嚴格的管理，借閱時必須登記后才能借出，歸還時須本人來歸還簽字，檔案管理人員對資料進行檢查，如有破損，立即修復，嚴重的要追究有關人員的責任；二是對檔案的存放要做好防火、防潮、防蛀等工作。使用電子文件存檔時要注意留有備份，以免電腦病毒侵入后中毒，什么檔案都沒有了，平剛要做一系列的防范工作。

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關鍵詞 創新 物業檔案 服務民生

一、物業檔案的主要內容

1.物業房屋管理檔案。房屋管理檔案是一戶一檔，其具體內容包括：（1）業主辦理進住手續的委托書；（2）業主戶口本、身份證、業主家庭詳細情況登記表；（3）房屋交用通知單、業主入住證明、入住時房屋鑰匙的交接驗收單；（4）交付業主文件清單、房屋驗收清單、收樓工作流程確認單；（5）物業管理服務合同、房屋電卡、燃氣卡交接簽收單；（6）房屋室內裝飾裝修管理服務協議、裝修施工注意事項、裝修管理手冊、施工隊的保證書、防水改動責任書、裝修施工證，施工人員臨時出入證、身份證及暫住證等；（7）更換物業產權人及其他變更資料等。

2.物業基建和設備類的科技檔案。開發商移交物業的建筑、設備設施等驗收竣工圖紙、洽商檔案以及與物業管理相關的技術文件、證件等物業維修檔案，具體內容包括：（1）竣工總平面圖，單體建筑、結構、設備竣工圖，配套設施、地下管網工程竣工圖等竣工驗收資料；（2）設施設備安裝、使用和維護保養等技術資料；（3）物業質量保修文件和物業使用說明文件；（4）物業管理所必需的其他資料。

3.物業文書檔案。在物業文書歸檔過程中，應及時收集物業各項管理服務的文件材料，包括：（1）物業管理企業在承接物業、辦理各種手續中所產生的文件資料；（2）小區物業站的報修登記表、零維修服務分戶臺帳，接待、回訪復查等檢查記錄表；（3）房屋及公用設備設施日巡檢維修記錄和維護保養記錄，大、中修及更新改造工程驗收記錄表；（4）物業小區的公用綠地、花木、養護與管理記錄；（5）公共環境、公共場所、房屋公用部位的清潔衛生、垃圾收集和清運的管理記錄；（6）保安、交通和車輛停放秩序的管理記錄等。

4.物業合同檔案。物業合同檔案主要包括：（1）小區業主委員會與物業管理企業訂立的物業服務書面合同；（2）物業管理區域內，供水、供電、供氣、供熱、通訊、有線電視、寬帶等單位委托物業管理企業代收費用及定期檢驗協議；（3）房屋及設備修繕的工程合同、房屋租賃合同、房屋裝修合同等。

二、利用物業檔案，為百姓的安居生活服務

1.著眼長遠，物業公司早期介入開發建設項目。物業公司早期介入開發項目管理是為業主把好質量驗收關，建立完整、有效的物業房屋檔案，減少物業管理中的矛盾和糾紛，完善物業后期管理的基礎。目前，有許多物業管理單位沒有提前介入到開發建設時期，物業接手后給使用和管理服務帶來很多缺憾，物業服務質量不盡如人意的事情時有發生，如高層斷電、房間泡水、屋面漏水等等。這嚴重影響了業主的生活質量，直接導致服務投訴的增加，業主往往將找開發商解決不了的問題遷怒于物業，拒絕繳納物業管理費等等。物業公司前期介入可以將潛在的矛盾糾紛化解在萌芽狀態。

2.立足當前，物業公司利用檔案化解矛盾。物業檔案在處理糾紛、化解鄰里矛盾中發揮著重要作用。前一時期，在筆者公司管理的住宅小區內，有部分業主反映夜里睡覺時經常被較強烈的噪音吵醒。物業工程部及時委派了技術人員。為查找問題的根源，技術人員到物業檔案室查閱了工程設備相關的檔案資料，并與設備一一核對，結果發現是水泵房里的電磁閥裝置按反了。經過與物業檔案的對比研究，技術人員改裝了電磁閥自動進水裝置，解決了噪音擾民的問題。還有小區高層斷水時有發生，居民時有投訴。為解決這一問題，專業工程師及維修人員天天蹲守在泵房，查找問題產生的原因，并多次到物業檔案室查閱技術檔案資料。經過認真仔細調研，找出了斷水的原因，即變頻器經常死機。找出問題所在，就可以解決高層斷水的問題。諸如此類的事件還很多，由此可見，物業檔案在妥善處理突發性、群眾性事件時做出了突出貢獻。

三、更新觀念，創新物業檔案服務

1.強化檔案意識，把物業檔案全面納入物業管理工作之中。住宅小區的物業檔案在城市規劃建設管理中起著重要的作用。物業檔案是隨著物業管理行為的出現而產生的。在物業管理工作中，幾乎每一個環節都離不開檔案，無論是維修、養護物業設施，還是了解業主及物業使用人情況、收取管理費用、開發經營活動都離不開物業檔案。物業管理工作的好壞很大程度上依賴于物業檔案。因此，物業管理企業應該把加強檔案的管理作為一項重要的工作來抓。將檔案工作納入企業的物業管理活動之中，健全物業檔案的各項規章制度；從小區前期物業的決策論證、規劃、設計、拆遷、施工、竣工等跟蹤入手，凡是與小區管理有關的資料都要及時收集、跟蹤建檔，保證各種資料的完整準確，發揮其應有的作用；明確物業檔案管理的崗位職責，實施全方位管理，保證檔案的質量，促進物業管理和服務水平的提高；培養物業企業員工的檔案意識；實施物業檔案的網絡化管理；改善檔案的管理條件，加大人、財、物的投入，為提高物業管理服務質量提供保障。

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一、物業檔案的概念

檔案來源于文件，文件是檔案的前身。一切檔案都是在文件使用完畢或辦理完畢后轉化而來的。

（一）檔案的定義

“檔案”一詞在我國始見于明代，但最經常被引用的出處是清康熙十九年（1680年）的《起居注》。該年十月，在批閱秋審眾犯冊時，“上問：‘馬哈喇之父與叔皆沒于陣，本身亦有功牌，其罪如何？’大學士明珠奏曰：‘馬哈喇之父、叔陣沒，皆系松山等處事，部中無檔案，故控告時部議不準。

我國對檔案學的研究從本世紀二三十年代開始。至今，全國檔案界對檔案一詞的定義多有論及，提法各異。何魯成在《檔案管理與整理》中寫道：“檔案者乃已辦理完畢歸檔后匯集編制留待參考之文書?！?960年第一期《檔案工作》雜志社論中寫道：“檔案是本機關在工作和生產中形成的，具有一定保存價值的，并且經過立卷歸檔，作為真實的歷史記錄集中保管起來的各種文書材料（包括技術、影片、照片、錄音帶等等）?！?985年國家標準局的《情報與文獻工作詞匯基本術語》和《檔案著錄規則》中檔案定義為“國家機構、社會組織和個人從事政治、經濟、科學文化等社會實踐活動直接形成的文字、圖表、聲像等形態的歷史記錄?！?996年7月5日修正公布的《中華人民共和國檔案法》從法的角度規定了檔案的范圍：檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄（《中華人民共和國檔案法》第二條）。

（二）物業文件與物業檔案

物業管理工作形成的文件主要有兩大部分，即物業管理公司日常運作形成的普通管理文件和物業管理實際操作接收和形成的多種專業性文件。這些文件完成了現行功能之后，就過渡為物業檔案。

物業管理公司日常運作形成的普通管理文件包括行政管理文件、人事管理文件、財務管理文件等。物業管理處接收的專業性文件包括接管驗收時接收房屋的建筑工程資料、設備和產權資料；形成的專業性文件包括住戶入住后不斷形成并補充的業主（住用人）資料；常規物業管理過程中形成的物業維修文件、物業租賃文件和管理服務文件；物業管理公司開辦多種經營活動形成的經營管理文件等。

（三）物業檔案的分類

物業檔案是物業管理公司在從事物業管理活動時直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業管理的不斷發展和完善，物業檔案的種類也不斷增加，但總的來看，物業檔案基本上可分為兩大部分：一部分是物業公司日常運作形成的普通檔案，包括黨群工作檔案、行政管理和經營管理檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案、人員檔案、科研檔案、聲像檔案、榮譽檔案等；另一部分是基層物業管理處日常運作形成的物業管理專門檔案，包括物業清冊、物業維修檔案、物業租賃檔案、業主及住戶檔案、物業管理服務檔案等。

二、物業檔案管理現代化

（一）物業檔案管理現代化的含義和內容

管理現代化就是把管理工作信息化和最優化。隨著現代科學技術的發展，無論是物業管理還是檔案管理，都在向著現代化的管理目標邁進，物業檔案的現代化管理也成為必然趨勢。

檔案管理現代化的內涵包括兩方面：一是指現代科學技術和方法的應用；二是要達到優化、取得最佳效益。對物業檔案管理來說也是如此。

（二）物業檔案管理標準化

我國現行的檔案管理標準包括基礎標準、業務技術標準和相關標準，國家檔案局編制的《檔案工作標準體系表》大致涵蓋了檔案管理工作領域內所有的標準。由于物業管理工作在我國僅有十幾年歷史，物業檔案管理更是檔案行業和物業管理行業中雙重的新課題，所以國內尚未制訂出關于物業檔案管理的標準。在具體工作中，應盡量參照各相關標準，如《檔案著錄規則》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、《檔案號編制規則》、《檔案工作基本術語》等作為工作指導。對一些較為成熟的物業管理公司來講，如果條件具備，完全可以自行制訂本公司的物業檔案管理標準。

（三）現代化對物業檔案工作人員的要求

檔案管理現代化是不斷完善深化的過程，這一過程也要求檔案人員不斷提高自身的素質，包括思想意識、知識結構和操作技能等。

樹立科技進步和科學管理的觀念是提高人員現代化意識的基礎。既然現代化是一個永無止境的進程，人員也就必須習慣于不斷反省、不斷思變，在總結經驗、著手當前的同時放眼未來。既然物業檔案管理是一個新課題，就必然存在許多有待完善之處，在巨大的潛力可挖掘。物業檔案管理這一領域是大有可為的，要想永立這一行業潮頭，必須有要有前瞻性，首先就是要打好思想意識這個基礎。

三、物業檔案的特點

（一）檔案種類多樣化

由于物業檔案的主體包括物業服務公司、物業服務人員、物業的使用者、物業的開發商、設計者、工程設計方、承建商，以及政府有關部門如計委、國土局和房管局、城市規劃局等單位。因此，在物業服務活動中就形成了各種類型的專門檔案，如產權檔案、會計檔案、科技檔案（基建檔案、設備檔案）等專門檔案。這也是物業檔案不同于其他類型的專門檔案的一個顯著特點。

（二）載體形式多樣化

物業檔案種類的多樣化決定了物業檔案形式多樣，主要有圖、文字、卡、冊、表。其中“，圖”是指根據實際需要繪制的各類平面圖、示意圖。 “文字”是指在物業服務活動中形成的各類文字材料，包括早期介入文件、接管驗收文件、房屋及設備的修繕工程合同、房屋租賃合同、房屋裝修合同、業主和住戶來訪記錄、代收費用的協議等。這部分材料數量大、種類多，是物業檔案的主要組成部分?！翱ā笔侵父鶕枰谱鞯膬热轁饪s、檢索方便的各類卡片，包括設備保養卡、維修記錄卡等?！皟浴笔侵笧榱嗽黾有畔⑷萘俊⑻岣吖芾硇识⒌臉I主繳費手冊、綠化管理手冊等。“表”是指房屋驗收質量登記表、業戶情況登記表、房屋裝修申請表。

（三）檔案的動態性較強

物業可能需要進行維修、養護，業主可能因物業的買賣、交換、繼承等權屬變更而變更，住戶更有可能因租賃關系的改變而頻繁變動，因此，相對應的物業及人的文件材料也要不斷地添加到檔案中去，從而形成物業檔案的一個顯著特點——動態性較強。

（四）公開性和隱秘性并存

物業檔案具有一定的公開性，因為物業檔案記錄著有關物業及對物業進行管理的情況，這部分檔案內容對與本物業有關的所有人員來說都是公開的，如物業的維修檔案，有關綠化、環衛、保安的檔案等。但物業檔案又具有一定的隱秘性，因為它也包含著大量的隱私內容，這部分檔案內容是不便于公開的，如業主（或住戶）的個人資料、物業中的產權資料等。

    （五）檔案的完整性

物業管理專門檔案是以一個物業單位為對象組織案卷的，該物業不管發生何種變化，所產生的文件材料都須添加進去，因此，每一份檔案案卷都是一個有機的整體，全面反映了一個物業單位的變遷過程，體現出一種完整性。

（六）和人們的日常生活息息相關

物業管理活動是圍繞人們的日常生活而開展的，沒有哪一種檔案會像物業檔案這樣與人們的日常生活有著如此密切的聯系。許多檔案如機關文書檔案、審計檔案、訴訟檔案等在歸檔以后通常就較少被利用，因為人們的日常生活很少會涉及到這些檔案，而物業檔案則會隨著物業的裝修、租賃、再裝修、再租賃等活動的需要而不斷地被調閱。

四、物業檔案的作用

物業檔案最重要的內容是物業管理專門檔案，它包括兩個部分：一部分是物業本身的檔案，包括開發建設成果的記錄和物業公司接管后對物業進行維修養護和更新改造情況記錄；另一部分是物業業主和住用人的檔案，包括業主、住戶的姓名、家庭成員情況、工作單位、聯絡電話或地址、租金、管理費繳交情況等。物業檔案的作用主要體現在這兩部分檔案上。

五、當前物業管理行業存在的主要問題

1.企業規?？傮w偏小。由于房地產開發規模普遍較小，開發方大多自行組建物管公司或成立物業管理處等，造成了一般物業企業難以快速實現高規格、大規模發展，企業規?？傮w偏小的現狀。

2.物管投訴多，社會認可程度低。物業投訴產生的重要原因，一方面是物管企業提供的服務和住戶期望與理解產生了一定差距。另一方面是開發方沒有足夠重視所建物業后期管理須要的客觀條件與運作成本。還有政府未下力氣引導群眾對物業管理消費形成正確認識，造成其社會認可度偏低

六、產生以上問題的原因主要有以下三方面

（一）觀念落后，認識錯誤

1.關于物業管理：物業管理是針對物業產權多元化發展狀態而產生的，業主自管則不在《物業管理條例》調整范疇，不屬于條例規定和承認的物業管理。

2.關于物業收費標準：由于各類物業的類型不同，其管理服務的項目有所差異，需要管理服務的內容和管理服務的難度、深度及細度也不盡相同。不同物業的收費標準應根據不同類型的物業，不同管理服務項目，不同物業管理服務標準，按照國家計委、建設部等有關規定，分別測定出不同物業項目管理服務費的收費標準，報當地物價行政主管部門備案后施行，這才是最科學的收費標準。

（二）配套法規政策規定實施細則嚴重滯后

由于配套政策規定實施細則嚴重滯后，使現實中出現的很多問題沒法快速裁判。物業管理涉及方方面面，一些糾紛問題的解決上，主管部門因缺少可依據的配套法規與細節難以出據權威意見，造成公說公有理婆說婆有理。

七、恰當用物業檔案解決物業管理中存在的問題，推動和諧社會的建立

解決當前物業管理中普遍存在的熱點、難點問題，我們應轉變觀念，多方下手，觀念的轉變不僅在于物業管理公司，業主的轉變也是不可或缺的，觀念可以用合同、協議等方式來體現，雙方互相認可，彼此遵守執行，自然矛盾就減少了，即使有不愉快發生，也便于劃分責任，快速解決問題，這也就要求訂立合同時要嚴謹、細致、科學、合理，合同定立后要正確妥善保存，具體在合同中需要體現哪些理念，怎么體現？這都對我們物業檔案管理工作者提出了新要求。

1.業主與物業管理企業是平等關系。在物業管理工作中，物業管理企業受托對物業實施管理，給業主和使用人提供服務，物業管理服務合同一簽訂，雙方就是平等的合同關系，沒有主仆這種帶有奴性的錯誤區分。

2.業主委員會與物業管理公司應當目的相同。業主委員會與物業管理公司目的應是一致的，即共同管好小區。

3.物業管理企業不是什么都管。物業管理公司終歸是企業，職責是以合同的形式約定的，很多社會問題不在物業企業職責范圍之內。

4.物業管理服務不是“免費的午餐”。不少人習慣于過去住房的福利型政策，對物業管理“誰受益，誰付費”原則不理解，甚至持抵觸態度，拒交管理費。其實，業主在享受物業管理提供服務的同時，就有支付物業管理服務費、維護物業完好的義務。事實上物業管理公司實施物業專業化管理，為業主和使用人提供服務，是需要投入成本的，物有所值是最簡單的道理。

5.物業管理治安防范不是看家護院。物業管理公司給住戶、使用人提供的是安全防范服務。物業管理公司主要是按照服務承諾落實相應的防范措施，住戶、使用人不能認為交了物業管理費用，就可以放松警惕性，應以積極的態度做好個人和家庭的安全措施，防患于未然。

6.物業管理企業不是水電供應商。由于歷史的原因，物業管理企業普遍一直為水、電等公用事業部門無償向業主、使用人代收水、電費用，甚至承擔因業主、使用人拖欠、拒交水電費而墊付，物業管理企業“賠了夫人又折兵”。

7.物業管理企業應當依法維權。對于物業公司來說，業主、業委不一定就是弱勢群體，實踐中住戶往往可以任何借口或理由拖欠、少交、拒交管理服務費，而物業企業卻沒有很好的辦法應對解決。另外，一些部門、機構人為導致增加物業管理企業負擔。因此，物業企業也有依法維權的權利。

8.在物業管理區域內不光是物業管理公司說了算。個別物業管理企業因缺乏有效學習而沉醉在理所當然的“管理者”角色里，沒有依照相關規定，自己想怎么干就怎么干，成為物業管理行業的害群之馬，這些則應由主管部門查處糾正。

我們應該充分認識物業檔案管理在推動和諧社會的建立上的重要作用，物業檔案管理對構建和諧社會主要有以下三方面社會功能：

（一）它具有教化和益智的社會功能

現代物業管理追求的是一種小區的情調、小區的感覺、小區的文化與品味，使住戶有一種情感的歸屬。這樣的物業管理，能增長住戶的見識，開闊視野，陶冶情操，在潛移默化中提高居民的素養。應盡可能多地提供特色服務，努力做到"人無我有，人有我新"。比如在小區內可建立局域網，物業公司通過網絡向業主和使用人及時各種服務通知和信息，同時也利用網絡來加強物業公司和業主，以及業主和業主之間的溝通。只有通過這些普通小區沒有的特色服務，才可以提升小區的管理品位。

（二）具有促進居民身心健康的功能

在衣食無憂的現代都市人群中，追求舒適、個性的生活小區正成為人們更高層次需求的集中表現。生活在高檔小區，享受著高檔物業管理，能產生“物我兩忘”的身心體驗。這樣人就會心情舒暢，心胸開闊，身心健康，提高生活質量。因此，就要求物業公司首先在人員的選擇上，應根據崗位的要求，制定嚴格的錄用標準，把好進人關。比如對管理人員，應盡可能地選用那些具有酒店管理經驗的，利用他們良好的服務意識，增加物業服務的內在品質。在安全護衛隊員的選擇上，除了外形的要求，還要在其綜合素質，思想品質等方面進行嚴格的考察和篩選，并輔以不斷的培訓，提高其工作責任心，以最大限度地保證小區的安全。

其次，在服務標準上，不能局限于普通住宅小區的服務要求，可參照商務寫字樓和酒店服務的標準，制定專門的保潔、綠化、維修和安全防范服務標準。如對小區內的單元樓道，至少每天進行一次拖、掃、抹，同時加大保潔巡視力度，最大限度地保證樓道地面、扶手的整潔。大力提倡社會效益和環境效益。物業公司應努力在小區內營造以美化、亮化、香化為主題的良好的居住、生活、休閑環境，讓住戶真切的感受到居住在這兒就是一份品位和一種尊榮。

（三）具有社交和繁榮文化的功能

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關鍵詞：高校教師；業務檔案；檔案管理；師資隊伍建設

一、高校教師業務檔案的主要內容

高校教師業務檔案的內容較為豐富，可以將其分為自然類信息資料、教學類信息資料以及科研類信息資料三大類。其中自然類信息資料主要涵蓋的是教師的個人信息，從這些資料中能夠了解到教師的學歷信息以及工作履歷等。同時還可以對教師的在職培訓情況進行了解，包括各類資格證書、專業技術職稱等。從自然類信息資料中，可以充分了解到教師的學緣情況以及職業發展背景；而從教學類信息資料中，則能夠了解教師在長期授課過程中形成的教學記錄，包括教學目錄、備課筆記、示范教案以及考核信息等，能夠從這類資料中對教師工作的基本情況進行充分的了解；而在科研類信息資料中，則能夠對教師的各類科研成果以及學術論文等進行了解，此類信息與教師的專業水平和科研能力密切相關。

二、加強高校教師業務檔案管理的方案明細

（一）明確管理職責。在對教師業務檔案進行管理時，管理人員要在細化業務檔案管理內容和管理范圍的基礎上明確管理職責。在高校教師業務檔案管理過程中，會涉及到不同的檔案資料。在進行教務活動相關的檔案材料管理時，應將該部分的資料管理職責交由教師所屬的教務部門以及教研部門等進行共同管理；在材料管理過程中要做好材料保管，進行材料收集和歸檔管理時，管理人員要將該工作交由教務部門負責，應要求教務部門在對材料進行收集和歸檔時做到規范、準確、完整。對于高校自身而言，也要積極地進行教師業務檔案管理，加強硬件設施建設，規范業務檔案管理系統，提高教師業務檔案管理的整體水平。（二）完善管理制度教師業務檔案的管理工作內容較為復雜，會涉及到較多的管理環節，包括資料收集、整理、分類以及保存。對每一個環節，管理人員都應該制定相應的管理制度：在材料收集環節，學校要完善組織管理制度，構建專門的檔案材料管理部門，并安排專業的檔案管理人員，確保在檔案室中保存好教師的業務檔案。此外，管理制度的制定人員還要注意對檔案材料收集渠道和方式制度的完善，要不斷拓寬材料收集渠道，確保材料信息完整。其中包括教師主動上交材料制度和材料的被被動收集制度，要配合多樣化的材料收集手段，比如可以搭建材料收集網絡，為線上資料遞交提供支持。其次，對于檔案管理而言，還應該推行檔案的分類管理制度、檔案管理審查制度等，確保歸檔的檔案具有完全的真實性和準確性。（三）提升檔案管理信息化建設水平。在對教師業務檔案進行管理時，管理人員要關注檔案管理的外部環境，首先要確保檔案管理人員具有較高的業務檔案管理意識，加強檔案征集工作。作為業務檔案的征集人員，應該關注教學科研工作的第一線，提高檔案征集意識，確保能夠在第一時間獲得準確的檔案資料。各學院的有關人員都應該參與到教師業務檔案的征集工作之中，要將關鍵人員的檔案征集工作效率作為衡量其工作獎懲效益的標準。在對教師業務檔案進行管理時，管理人員應具備現代化的管理意識，要確保學校、教師以及檔案室三個主體的高效合作，實現對檔案的共同管理。在對檔案進行具體管理時，管理人員要善于運用先進的管理技術，建立檔案管理的信息化平臺，可以建立電子檔案庫，實現教師業務檔案的網絡化管理，在計算機技術支持下，更加高效地對教師業務檔案進行管理。（四）合理利用業務檔案。在進行教師隊伍管理和建設的過程中，會對教師業務檔案有較高的依賴性，對于教師業務檔案，高校應在管理的基礎上進行合理的應用。而作為檔案管理人員，應在教師隊伍建設過程中，調用教師業務檔案資料，使領導能夠充分了解到教師的業務水平，確保領導可以了解到有價值的信息。在教師隊伍建設過程中，檔案管理人員還要善于對教師進行激勵，可以采取名師引領制度，將成就較為突出的教師的事跡展示在教師業務陳列室，形成積極向上的教師隊伍發展氛圍。

三、基于業務檔案的高校教師隊伍建設路徑

（一）調整師資隊伍內部結構。高校在進行師資管理時，需要關注對教師隊伍內部結構的調整，要以重點高校為標桿，使高校整體的教師職稱比例縮小到合理的范圍內。對于一般院校而言，應按照教育部文件規定對教師職稱進行管理，高級職稱與專任教師的比例至少要達到1:18。在調整師資隊伍內部結構時，首先要對教師職稱、學歷以及學緣等內在結構進行調整。其次，要推行教師職務聘任改革制度，要形成良好的競爭氛圍，以此來確保教師之間通過公平的競爭展現自身實力，使得高校能夠挑選出具有豐富教學經驗以及突出科研成果的教師，從而實現學科帶頭人團隊建設，增加高校的師資隊伍的整體實力。而在對教師隊伍的內部結構進行調整時，也要注意對教師的教學成效進行科學的評價，幫助教師反省與提升自我，并幫助教師找到自己真正擅長的專業發展方向，從而優化師資隊伍內部的專業結構，實現師資隊伍專業程度的提升。（二）加強師資隊伍外部結構建設。在對師資隊伍內部結構進行完善的基礎上，還應該重視對師資隊伍的外部結構進行建設。管理人員要對師資隊伍的外部結構有充分的了解，在進行建設時要把握以下兩個方面：一是創設教師團隊的發展文化。管理人員要在完善管理制度的基礎上，努力創設一種能夠激勵教師進行不斷自我提升的氛圍，在良好的發展文化環境下，師資隊伍結構才能真正地得以有效調整；二是積極地建設師資隊伍的硬件設施，包括教研室的演示設備、科研設備等，要確保各項設備具有較高的靈敏度，并獲得更為精確的數值。通過硬件設施的完善，高校師資隊伍的建設能夠擁有良好的科研發展環境，完善的硬件設施也能為師資隊伍內部結構的調整提供助推力。（三）創新人力資源管理制度。在對高校教師進行管理時，要將其作為高校人力資源管理的主要內容?；跇I務檔案對教師進行管理，則需要在推行人力資源管理制度時，進行適當的創新與調整，要抓住管理核心，優化頂層設計，注重體制改革與機制創新，積極創建新型用人制度。高校在進行師資隊伍建設時，要了解內外部的發展環境，對學校以及地區的發展規劃都要有清晰的認知。在用人方面，要推行多元化策略，可以采用聘任制以及考核制，這樣才能彰顯出高校的教師隊伍的管理水平。高校在進行具體的管理時，應以學校發展規劃為基準制定崗位規劃，要做到因崗設人，要嚴格避免出現因人設崗問題。院系應作為學校發展的出發點，在設定具體的崗位時，管理人員要與院方負責人進行充分的協商，要適當地進行權力下放，賦予院系以一定的自主權，以便進行更加具有針對性的人才招聘工作。從院系出發進行崗位設置，并采取公開招聘的方式聘任教師。對于學校而言，也可以開展內部培訓，在應聘高級職稱的教師時，要格外關注教師的個人能力與業務水平，對于已經聘用的人員要及時的進行公示。在當前“雙一流”高校建設背景下，各個高校要以學校的發展目標以及學科建設目標為重要依據，積極地進行“雙一流”建設。在這一發展方針下，各個高校則要注重對教師崗位的優化設置，要針對不同的教師制定不同的職業發展規劃，為其提供不同的職業發展平臺與晉升渠道，基于此，可以實現教師的個性化發展，為師資隊伍的壯大提供更多的活力。（四）推行分類管理與差異化考評制度。在高校進行教師業務檔案管理時，針對檔案管理工作，管理人員應具備分類管理意識，在對檔案進行分類管理的前提下，才能實現對教師的差異化考評。對于大部分高校而言，其在設置學科時，一般都會涵蓋不同的種類，包括基礎理論和工科專業目以及文科專業等，在進行考評時，應做到全面衡量?；诖?，高校在進行教師水平考核時，應采取差異化考核策略，不同的專業要使用不同的考評制度，要認識到專業間的差異。而在對于具有差異的考評策略進行實施時，管理人員則要堅持科學的考核原則，即全面考核與重點考核相結合。在考核時，一般的考核內容為必須考評的內容，此外，在進行重點考核時，則要結合院校和專業的特點進行確定，確保考核體系符合院系的發展規劃要求。在執行具體的考評活動時，考評人員要堅持正確導向，將科研、實際貢獻作為考評導向?；诖耍處熆梢粤私獾娇蒲械闹匾?，從而能夠結合國家的最新動態，進行相關的科研活動。在高校中，科研活動更加傾向于數學系、物理系以及化學系等工科專業，教師在對其進行研究時，應具有國際化視野，力求產出一流的創新成果。除重視科研導向外，還應該關注院系特點。各個專業的教師都要注重解決現實中的問題，要關注自然學科、社會學科的自身特點，制定差異化的考評策略。與此同時，也要對良好的晉升通道進行創設，要為優秀教師提供更加方便的晉升渠道，幫助教師實現職位以及能力上的雙重晉升?；谏鲜龃胧瑑炐憬處熉毼粫x升緩慢而缺乏工作積極性的問題將得以有效的緩解，同時高校教師也更加能夠感覺到被尊重與被重視，從而能夠對高校形成更強的認同感與歸屬感，也同樣能夠真正地發揮自身效用。

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【關鍵詞】規劃；土地；檔案；管理；佐證；

中圖分類號： F301.2 文獻標識碼： A 文章編號：

引言

規劃土地管理局是國家土地規劃和管理的重要監督和執行部門，該部門的業務檔案管理是其主要的工作內容之一，為相關的研究人員、單位或者個人提供土地資源的使用情況資料。土地規劃管理局的業務檔案管理是協調和處理土地糾紛，查處違法違章案件的重要參考依據，在進行土地違法違規案件的審理中具有公正、公平、佐證的作用。實踐證明，規范和完善規劃土地管理部門業務檔案管理工作，在國土資源的有效管理中具有舉足輕重的作用。據相關的研究資料顯示，新形勢下的土地規劃和管理局在進行業務檔案管理工作中存在著一定的問題，這些問題需要認真對待，并找出解決的方案。[1]

一、規劃土地管理局業務檔案管理的相關介紹

規劃土地管理局業務檔案管理是指對于地籍、地政、資源信息、執法檢查、規劃等的、在空間和時間上所積累的技術和行政資料，用文字檔案的形式加以保管以便于人們借閱、查詢。規劃土地管理局業務檔案管理工作是將上述珍貴的資料，用現代科學技術手段加以規范、整合、匯編，從而方便對于這些資源的管理和使用，力求達到管理規范化、科學化，使得業務檔案具有實用性和可操作性。在可能的情況下，發揮業務檔案的公正、公平、佐證的功效。

二、規劃土地管理局業務檔案管理的重要性

檔案是記述歷史資料的載體，是客觀存在的、靜止的史志資料和文字，具有極大的參考、借鑒、收藏價值。檔案資料具有重要作用，它是后人對于以往事物的考察、推定當代事物的發展變化軌跡的依據。規劃土地管理局的業務檔案管理工作隨著國家經濟發展，開發利用國土資源的工作的推進，發揮著日益顯著的作用，它已經成為國土資源管理工作不可或缺的一部分。自上個世紀八十年代，我國的土地管理組織系統機構成立以來，土地規劃管理的業務檔案就為相關的機構和單位、個人提供了大量的真實、可信的土地資源信息，為我國的土地規劃事業起到了積極的促進作用。規劃土地管理局的業務檔案具有實用性、科學性和可操作性，隨著我國土地管理事業的發展，業務檔案管理體制和規章日益完善。[2]在長期的土地規劃管理工作中，對于土地資源的利用狀況做了詳細的記錄，尤其是對于全國開展的首次土地調查、土地規劃、地籍調查等資料及相關的文件都有詳細、科學、真實的文字記載，對于當今的國家土地資源研究具有重要的指導意義。另外，規劃土地管理局的業務檔案管理對于土地糾紛案件的處理、違法侵占土地資源的查處都具有重要的法律佐證效果。

三、完善規劃土地管理局業務檔案管理工作的有效途徑

1、提升業務檔案管理意識，加強對于業務檔案管理人員的培訓

提升業務檔案管理意識是做好檔案管理工作的重要前提，只有從思想上重視業務檔案管理工作的重要性，管理人員才能夠以積極、嚴謹、認真的工作態度來正確對待檔案管理工作。定期對于檔案管理人員進行專業的工作技能和業務的考核，及時發現管理人員在工作意識、工作態度上的不足之處，發現其在檔案管理工作中存在的問題，是提升管理人員業務水平的有效途徑。因此，可以根據工作人員的具體考核水平，選擇定期對于檔案管理人員進行培訓，增強其對于檔案管理工作重要性的認識，扭轉不良的工作習慣，提高工作效率，促進檔案管理水平的提升。

2、依靠現代科技手段，轉變檔案管理工作方式

新的科學技術的發明和應用是適應人類生產、生活需要而產生的，因此，采用新技術手段，摒棄以往的落后的工作方式，是人們進行工作、生產的必然選擇。采用新的技術手段能夠有效的節約工作時間、提高工作效率、保障工作質量，符合社會發展需要。規劃土地管理局在進行業務檔案管理的過程中，可以依托科學技術，對于現有的檔案管理手段和方式進行改革，以利于高效、科學的檔案管理模式的推廣和應用。目前，對于檔案的管理手段中，較為先進的管理方式是采用電子檔案管理模型。電子檔案與紙質檔案相比，存在著諸多的優勢，例如，電子檔案可以有效的節約檔案保存室的空間資源，以信息存儲方式保存的文獻資料能夠在保障文獻資料的完整性的前提下，最大限度地保存紙質文獻資料的內容。并且電子檔案具有紙質檔案所缺乏的獨特優勢，它可以將圖像、數字、符號、圖表、注解文字等綜合信息顯示出來。

電子檔案與紙質檔案相對應，采用計算機磁盤等存儲設備進行資料信息的存儲，將相互關聯的通用電子圖像文件加以集合與整編，以案卷為單位進行保存。[3]嚴格意義上講，電子檔案是一種虛擬檔案，是與紙質檔案等客觀存在的實體檔案相對照的，是將實體檔案的信息以比特、字節的方式進行表征并使之在電腦網絡上進行自由的流動，供人們自由查閱，它在很大程度上消除了實體檔案對于借閱者的時間和空間的限制，實現土地信息資源的公開化、透明化。電子檔案具有存儲密度高、與不同的媒體相承接、查找和修改便捷等特點，因而成為當代檔案管理模式的主流。

3、建立和健全業務檔案管理規章制度，提高規劃土地管理局的業務檔案管理水平

建立健全規劃土地管理局的業務檔案管理制度，是為了更好的促進檔案管理部門工作質量的提升。具體來講，可以采用以下措施：

建立健全業務檔案管理人員的崗位責任制，將具體的業務檔案管理工作落實到具體的負責人身上。通過建立崗位責任制，相關的工作人員就會從思想意識上提高對于工作的重視程度，改變以往的責任不清，工作任務不明的檔案管理工作狀態。

建立健全相關的業務主管科室問責制。通過問責制的建立，可以加強相關科室的責任意識，從而在思想上提高對于檔案監督及管理工作的認識。問責制的建立和實施是新時期國家行政事業單位改革工作模式，提高工作效率的重要手段，應用到業務檔案管理工作中，可以加強相關的責任領導的重視，從而形成自上而下的監督意識。

建立健全接待和資料查閱制度。任何形式的檔案資料都是歷史的記載與傳承，是后人對于以往的事件的研究的重要參考資料，具有極高的科研和保存價值。規劃土地管理局的業務檔資料具有極高的法律功效，是解決土地糾紛的主要參考依據，因此，加強對于相關業務資料的保有和管理是非常重要的。業務的檔案管理人員在進行優質服務的同時，也要注重對于資料查閱單位、個人的資格審批，以保護相關資料不被違法利用。

結語

總之，規劃土地管理局業務檔案的管理是一項關系國有土地資源的開發與保護，土地糾紛案件的解決與處理的法律依據，是國家進行公共工程建設、城市規劃與設計、現代化建設的重要參考數據。因而，做好規劃土地管理局的業務檔案管理工作是十分迫切并且必要的。

參考文獻

[1] 趙甲信.關于加快推進縣域檔案信息化建設工作步伐的幾點體會[J].陜西檔案,2008,(06).

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關鍵詞：高校教師；業務檔案；管理

高校的教學活動是高校全部工作的重點內容，而高校教師是高等學校發展的主體，因此主要記錄高校教師的教學和科研過程的業務檔案，顯得非常重要。由于高校檔案管理制度中，沒有“教師業務檔案”類設置，致使大部分高校未能建立教師業務檔案；或雖建檔卻無統一的管理，導致部分高校對教師業務檔案管理不規范等。鑒于在高校教師業務檔案的管理中存在諸多問題，筆者結合自身高校實際和工作實踐，對高校教師業務檔案的建立和管理作初步探討。

一、教師業務檔案的主要內容

教師業務檔案主要由自然類、教學類、科研類、繼續教育、社會兼職及學術交流活動等部分材料組成。自然類材料是指教師的“三歷一職”，“三歷”指教師的個人簡歷、學歷和履歷材料等基本信息，“一職”指教師的職稱變化情況，包括專業技術職稱任職資格申報表、專業技術職務考核材料、聘任專業技術職務的審批材料、晉升專業技術職務（職稱）審批表等。教學類材料包括教師教學進度表、教案、教學總結和反思、教研教改材料、教學業績、專家、同行和學生的評教材料以及考核、獎懲情況等?？蒲蓄惒牧习ń滩暮蛯Ｖ虒W和科研論文、研究課題、科研成果以及創造發明等等。繼續教育材料包括培訓、進修專業的課程，學習的時間、形式，考試、考核的成績，綜合評語、證書等。社會兼職及學術交流活動包括學術會議、學術交流會議及學術界專家講座，以及兼職相關職務，學術負責人、帶頭人、學術顧問，講座、交流、學習資料等。

二、教師業務檔案的主要作用

1.為學校管理者決策提供參考。學校領導在研究學校的發展和專業定位時，需要教師業務檔案作為參考，如教師年齡、學歷、職稱結構，教師的業務水平，教師的科研方向是否符合學校的發展需要等。有利于學校優化梯隊建設，組織具有合理知識和能力結構的教師進入課題組形成強有力的科學研究機構。

2.使決策者對每個教師的教學能力心中有數。例如，是讓某個教師直接擔任某門課程的教學，還是讓其通過培訓勝任某門課程的教學。學校通過了解和提供學習機會，可以促進教師成長，提高教學質量，同時充分挖掘本校教師的潛力，使學校智力資源得到最大限度地開發，為學校開設新專業作充分的師資準備，優化學校教學資源的配置，做到人盡其才、知人善任。

3.有利于師生之間的互動和交流。教學需要互動，教學方法是否先進、教學效果是否優良，必須看學生的學習效果和接受情況。教師在學生測評方面的檔案可以讓教師了解學生對自己所教課程的反饋，學生對教師教學的評價讓教師了解自己的不足之處，讓教師不斷的改進和提高，從而不斷提高教學質量。

4.為教學評估提供真實的憑據。評估專家通過教師業務檔案了解師資隊伍數量與結構、整體結構狀態與發展趨勢，了解教師的教學水平和科研能力。

5.為教師個人發展提供憑證。教師的職稱晉升需要相關的教學、科研等材料。教師業務檔案中記錄有教師的學歷演變、教師授課課程、教學工作量、考核成績、撰寫的論文，對其業務水平的評價等。

三、教師業務檔案管理中存在的主要問題

目前高校教師檔案工作主要集中在教師人事檔案的建設方面，業務檔案的建設還處于被動、消極的狀態。很多高校并沒真正認識到教師業務檔案建設的重要性，對整個檔案工作不夠重視，因而在人員、經費和設施等方面不愿進行過多的投入，致使教師業務檔案從管理到利用環節上存在較多的問題。一般學校大都沒有設置教師業務檔案的管理機構，沒有設備的配置，沒有明確的管理責任人。往往是院系辦公室主任、教學秘書和其他人員兼管，兼職人員更換頻繁，人員不夠穩定，職責不明確。同時檔案管理人員缺乏檔案管理的專業知識與現代化管理技能。一些教師檔案意識薄弱，提供相關個人檔案材料不積極，認為這些材料涉及他們個人的隱私，認為學校是多此一舉。對教師進修和學歷學位提升的有關證書、科研和課題、教學成果獎等材料不愿意及時歸檔。這些問題嚴重制約了教師業務檔案的建設和管理水平的提高。

四、加強教師業務檔案建設的對策

由于大部分高校教師業務檔案管理工作由教學管理人員兼職負責，缺乏檔案專業知識、能力和素質。為了改變教師業務檔案的現狀，充分發揮檔案的作用，使得教育教學和管理能夠合理、科學發展，提升教學改革的速度和質量，我們應采取積極有效的措施，建設規范化科學化的教師業務。

檔案。

1.加強領導。領導應重視教師業務檔案工作，充分認識教師業務檔案對提高教學質量和對整個學校發展的重要地位和作用，實實在在地幫助解決教師業務檔案工作中存在的困難和問題，采取有效措施，確保資金投入充足、設備配置到位、人員配備齊全。

2.加強宣傳，增強教師檔案意識。通過宣傳，提高教師對教師業務檔案的認識水平，只有教師對檔案工作有了正確的認識，才能使他們充分認識到檔案工作的重要性和檔案的作用，增強教師對業務檔案的責任感和使命感，使得他們能夠主動地協助或配合管理人員做好這項工作。要讓廣大師生員工認識到，檔案是學校的寶貴財富，必須完整地歸檔保存，不得占為己有或隨意丟棄。而對不愿意歸檔的教師，給予批評的同時，在考核評優，晉升，進修學習方面要有一定的限制，變教師檔案的被動移交為主動移交。

3.健全檔案管理機制，隨時收集，定期整理。對教師交來的教學檔案，管理人員必須當場驗收核實，不符合規范要求的必須按規范重新提供。收到的材料隨即裝入檔案袋中，收集材料時要隨時登記，養成良好習慣，做到不遺漏，不殘缺。每年年底都要對收集的材料以個人為單位進行規范分類清理編排，材料不規范的要進行裁剪、裱糊、折疊，再編造目錄活頁裝訂，便于今后查找利用。材料收集整理好后要及時上交學校檔案館，以便今后利用。隨著人才流動越來越頻繁，教師業務檔案也增加了難度和復雜性，教師業務檔案的管理權應該在學校檔案館，它是跟著教師本人走的，人在哪里，檔案就到哪里，人調離檔案隨之調離。這一特殊性決定著管理工作需要頻繁的轉移接交，增大了遺失的可能性。因此，必須嚴格按程序辦理轉移接交手續。對于新招聘、調入學校的老師，應急時接交和建立新檔案；對調離人員在學校辦手續時，應妥善地將該人員業務檔案密封后移送接收單位，學校檔案室應有教師業務檔案案卷目錄，檔案接收、移交清單，以便查找。

4.使用現代化手段，提高教師業務檔案管理水平。信息化管理是教師業務檔案建設管理的必需手段。計算機對檔案材料進行的簡單信息整理、數據統計、運算及儲存，管理軟件及網絡技術對教師業務檔案進行的專業管理和使用，給教師業務檔案的管理工作帶來極大的方便；因此，積極引進先進的信息技術，是高校教師業務檔案材料的收集，編目、管理及使用的迫切要求。

總之，教師業務檔案的建立為正確評估教師業務能力、學術水平和工作能力，為學校的發展提供了切實可靠的依據。我們應不斷增強對教師業務檔案重要性的認識，建立明確的檔案管理制度，實施對教師業務檔案的科學、有效、規范的管理，使教師業務檔案在學校的教育教學中充分發揮重要作用。

參考文獻：

[1]金玉蘭.高校教師業務檔案管理與開發探析[J].蘭臺世界，2010，（02）.

[2]王光娟.淺談高校檔案信息資源的開發利用[J].山西科技，2011，（01）.

[3]劉立獻.高校教師業務檔案有效管理探析[J].湘潭師范學院學報（社會科學版），2008（5）.

[4]張燕.談高校教師業務檔案的建設[J].科技情報開發與經濟，2007（17）.

[5]李養民.高校教師業務檔案管理存在的問題及對策[J].咸陽師范學院學報，2007（3）.

篇7

周 次

日   期

教學內容安排（寫明章、節、目）

實驗、實訓內容安排

作業安排

備 注

第一周

8.26-9.1

老生報道

第二周

9.2-9.8

第一章 認識企業檔案管理

第一節 企業檔案

第二節 企業與企業制度

第三周

9.9-9.15

第二章 企業檔案工作

第一節 企業檔案工作概述

第四周

9.16-9.22

第二章 企業檔案工作

第二節 企業檔案管理體制

第三節 企業檔案管理模式

第五周

9.23-9.29

第三章 企業文件的形成與歸檔

第一節 企業文件的形成

第六周

9.30-10.6

國慶放假

第七周

10.7-10.13

第三章 企業文件的形成與歸檔

第二節 企業文件形成工作的管理

第八周

10.14-10.20

18級學生實習2周

第九周

10.21-10.27

18級學生實習2周

第十周

10.28-11.3

第三章 企業文件的形成與歸檔

第三節 企業文件歸檔制度與要求

第十一周

11.4-11.10

第四章 企業檔案管理業務流程

第一節 企業檔案的收集與進館

第二節 企業檔案的整理

第十二周

11.11-11.17

第四章 企業檔案管理業務流程

第三節 企業檔案的鑒定與保管

第四節 科技檔案

第十三周

11.18-11.24

第四章 企業檔案管理業務流程

第五節 人事檔案

第六節 實物檔案

第十四周

11.25-12.1

第四章 企業檔案管理業務流程

第七節 企業檔案的統計

第十五周

12.2-12.8

第五章 企業檔案信息資源的開發與利用

第一節 開發與利用的主客體

第二節 開發與利用方式

第十六周

12.9-12.15

第五章 企業檔案信息資源的開發與利用

第三節 企業檔案編研（1）

第十七周

12.16-12.22

第五章 企業檔案信息資源的開發與利用

第三節 企業檔案編研（2）

第四節 企業檔案陳列室

第十八周

12.23-12.29

第六章 企業檔案信息化

第一節 企業檔案信息化概述

第二節 建設的主要內容和要求

第三節 建設路徑

第四節 企業檔案信息化實施

第十九周

12.30-1.5

期末考試

第二十周

篇8

    1.1企業財務會計檔案管理的重要性

    對供電企業而言，財務會計檔案管理工作至關重要，檔案數據是企業管理者和決策者評估供電企業運行狀況的重要參考憑證，同時也是企業制定下一步工作計劃的參考。當前，傳統的經濟體制逐漸被市場經濟體制所取代，供電企業面臨著工作模式轉型的關鍵時期，因此供電企業要在優化內部管理的同時，尤其要重視對財務會計檔案的管理，保證財務會計檔案功能的發揮，提高企業決策的科學性。

供電企業財務會計檔案管理工作升級有助于強化對重要檔案元件的保護，當前企業財務會計檔案管理逐漸實現了信息化，通過電子掃描的方式把檔案元件庫存到電腦硬盤中，這種管理方式有助于供電企業隨時隨刻的査詢檔案數據，從而減少了原檔案文件查詢的繁瑣環節，提高了檔案查詢的效率。再者優化財務會計檔案管理模式有助于優化管理資源配置，提高檔案管理的工作效率，符合電力企業追求“更快、更高效”的工作理念，增強了對財務會計檔案的有效利用效率。

1.2企業財務會計檔案管理的特點

企業財務會計檔案管理呈現了明顯的特點：首先是其穩定性。會計檔案資料通常分為三個部門，即會計賬簿、會計憑證和會計報表，因此檔案數據呈現了穩定性的特點。其次是整體性原則，企業在管理過程中會產生大量的會計憑證、賬冊以及報表等材料，同時這些材料通常以一個年度為周期，檔案資料的相互聯系密切，會計憑證、賬冊、報表是三個密切相連的整體，從而體現了財務會計檔案的整體性。再者是特殊性，財務會計檔案是以數字為表達載體，其記錄內容都歸結為數字的規律性，這是企業衡量其階段性經營狀況的重要憑證參數。最后則是其規律性，在一個會計年中形成的會計資料反映了企業的經濟活動，當企業設計一項業務時就會隨之產生相應的財務會計數據，持續的檔案記錄著業務的進展狀況、最終結果等，從而為企業評估業務決策提供了重要的參考。

2 企業財務會計檔案管理工作中存在的問題

    2.1財務會計檔案管理缺乏完善的制度

    供電企業的最終目的是追求最大的經濟效益，企業的經營和發展和財務會計工作有著密切的聯系，因此財務會計檔案管理工作要引起企業的足夠重視。但是通過調研發現，很多供電企業的財務會計檔案管理工作沒有完善的管理制度，首先實在檔案的資料收集方面，相應的資料缺乏全面性，企業往往側重于對會計憑證等專業資料的錄人和保存，但是電算化方面的工作卻缺乏整體性。再者在管理方面，財務會計檔案數據統計工作缺乏全面性，財務會計檔案不能準確反映企業的經營狀況，無法為后續的企業決策提供良好的數據支撐。此外是缺乏專業化的工作團隊，檔案管理人員不具備專業化的知識儲備，檔案錄人、檔案保存、檔案銷毀工作都沒有規范的流程化操作，嚴重影響了財務會計檔案管理工作的效率。

2.2管理工作混亂，缺乏明確的職責分工

企業財務會計管理工作具有一定的穩定性，同時也具有很強的整體性和聯系性，因此檔案管理工作人員在工作中要把會計憑證、會計賬目、會計報表等數據資料聯系起來，提高管理工作的次序性，減少工作失誤。但是部分企業財務會計檔案管理工作的細化分工不當，把檔案管理工作按照項目或者類型的不同進行了細化分類，雖然在一定程度上提高了工作效率，但是往往會造成工作主體不明確，出現工作推諉現象，在實際的工作中，財務部門、會計部門、檔案管理部門往往會發生職責糾紛，使原本系統化、整體化的管理工作變得支離破碎，甚至出現檔案資料無人負責的現象，從而嚴重影響了企業的經濟效益。

2.3財務會計檔案管理方式落后

隨著我國市場經濟體制不斷完善，供電企業的管理模式不斷完善，在一定程度上也提升了檔案管理的工作水平和管理模式，但是財務會計檔案依然存在著和企業決策相脫節的現象，財務會計檔案無法直接體現企業經營狀況，再加上供電企業的業務量不斷擴張，財務會計檔案數量增多，更容易造成管理工作的混亂。當前財務會計檔案管理的信息化程度不高，檔案資料 不能及時轉變為數字資料，并錄入到存儲系統中，甚至出現了重要檔案數據的積壓現象，嚴重影響了財務會計檔案的決策輔助功能的發揮。此外供電企業依然存在著設備落后的現象，檔案管理設備不能及時升級換代，系統軟件的錯誤頻發，甚至會造成財務會計檔案信息的遺失。

2.4檔案管理隊伍專業化能力不足

企業財務會計檔案的數據量較大，其管理工作是一項較為繁雜的工作，因此管理人員要具備良好的檔案處理能力，才能提高檔案分類、存儲、調檔工作的工作效率。但是部門供電企業額財務會計檔案管理工作人員缺乏專業化的管理技能，尤其是缺乏即懂財務會計又懂檔案管理的相關人才，因此檔案管理工作的效率低下，從而影響了檔案管理工作的有效性。再者財務會計檔案管理的規律性和特殊性很強，管理人員要精通企業業務，同時熟悉檔案的分類和裝訂技術，但是當前我國的財務會計檔案管理工作的起步較晚，缺乏專業性的工作人員，影響了財務會計檔案管理的質量。此外部分供電企業沒有意識到財務會計檔案管理工作的重要性，對于檔案管理部門不重視，甚至出現了由其他部門人員兼職檔案管理部門工作，從而造成了管理工作混亂滯后。

3 企業財務會計檔案管理策略創新

    3.1提升財務會計檔案管理的多元化

    模式企業財務會計檔案管理工作的目的是保存檔案資料，服務企業的決策和評估，因此要不斷推動多元化模式的構建，首先要提高工作人員的工作重視程度，企業工作強化工作崗位職責，提升財務會計檔案管理崗位在企業內部的權威性等措施來提高工作人員的認知，從而把檔案管理工作和企業的經營放在同等重要的職位上。再者要促進信息的開發，對于檔案信息進行分析加工，進行深層次的數據挖掘工作，實現信息的系統性、準確性的同時，尋找權屬檔案信息背后隱藏的市場信息，充分了解市場行情的走向；最后要建立完善的信息網絡，實現檔案的網絡同步和共享，充分利用網絡的靈活性，建立多元化、全方位的網絡服務模式。

3.2逐步升級檔案管理工作的方式

當前，傳統的財務會計管理工作模式已經不能適應供電企業的發展需求，信息化和數字化的管理模式是時展的趨勢，因此企業要逐步升級檔案管理工作模式，采用先進、快捷、高效的管理模式，把信息化管理模式納入到企業管理工作中。首先要完善相關的管理軟件，根據財務會計工作的特點選擇工作軟件，提高對檔案數據的管理能力。再者要側重于財務會計檔案的分類工作管理，根據項目類型不同或者是業務類型不同建立不同的數據庫，實現統一檔案庫的信息材料統一性，同時滿足財務會計信息的隨時調取，提高檔案管理工作的可操作性。

3.3財會檔案管理工作流程的規范化

針對性檔案管理工作中存在的工作混亂現象，企業要積極建立規范化的管理工作流程，并創建一套完整的、系統的、綜合性的工作制度，尤其是對會計憑證、會計賬目和會計報表等關鍵檔案要規范化管理。企業的行政部門要出臺相應的管理規范流程，針對檔案文件的規格、大小、期限等內容進行細化規范，使工作人員在工作中做好有據可依，保證管理工作的科學有序。再者在國家《檔案法》的相關要求下明確各個部門的工作職責，并把工作職責明確大工作人員身上，保證每個崗位、每個人員都有序工作，同時建立賞罰分明、科學考評的激勵體系，對于表現良好、工作認真的員工進行獎勵，從而提高管理部門工作人員的工作效率。

3.4強化財會檔案管理人員的專業性培訓

財會檔案管理人員的工作能力直接決定了檔案工作效率，因此管理工作的創新要從工作人員人手，企業要積極開展檔案管理課程的培訓，讓管理人員升級工作觀念，學習最新的檔案管理工作模式，并積極應用到實際工作中。再者企業要重點強化檔案管理、數據統計、財務會計等方面的培訓，提高檔案管理人員工作能力。此外財務會計檔案管理人員要加強和財務部門、會計部門的交流和溝通，及時了解檔案管理需求的變化情況，確保工作內容的科學性和針對性。財務會計檔案是企業決策的重要依據，因此企業要強化管理人員的檔案數據分析能力，檔案管理不僅僅是完成檔案的錄人和存儲，更重要的是進行數據的分析，從繁雜的數據中得出規律性的數據，從而為企業決策提供支撐。3.5完善發票存檔管理發票是財務會計工作中重要的報銷憑證，同時也是稅務稽查管理的重要依據，因此發票的存檔管理是財務會計檔案管理的重中之重。因此企業要加強對發票存檔的監督和管理力度，保障合法的發票報銷程序，避免虛假發票報賬現象的出現。企業財務會計檔案管理工作人員要嚴格審查發票的編號，在發票存檔時保證發票編號和賬目的對應，同時要保證金額數目的統一，提高發票存檔工作的準確性，減少工作錯誤。

4 結語

篇9

1其考核程序基本覆蓋了高校近期檔案工作的發展進程

(1)增強檔案意識，建立高校檔案領導體制

近年來，凡申報考評的學?；窘⑵鹣鄳臋n案工作領導體制以及與學校整體發展相適應的檔案工作機構。一些高校檔案館的建立，表明高校檔案工作地位正穩步提高，標志著檔案工作邁出了與學校整體建設同步發展的第一步。多數高校采取有效措施，加強領導對檔案工作進行決策、監督、執法、調控的力度，如成立校級檔案工作委員會等。多數學校將檔案工作納入學校的中期規劃和年度工作計劃之中，為學校檔案工作的發展創造了良性發展的環境。

(2)加強隊伍建設，檔案管理形成網絡

隨著學校對檔案工作認識程度的加強，檔案干部隊伍建設逐步得到重視，隊伍結構不斷優化，人員年齡呈現年輕化趨勢，知識層次及專業素質均有較大幅度提高。多數學校已形成由學校領導分管、校辦主任主管，專職檔案人員負責，兼職檔案人員配合的檔案工作網絡體系。為學校檔案工作的正常開展提供了可靠的組織保障。與此同時，各校建立了相應了崗位責任制，與考核制度互為制約，將檔案工作“目錄管理”融入學校的“目標管理”中，從而形成“目標管理”的公共環境。因而有效的保證了檔案工作“目標管理”全過程的實施。

(3)建立健全檔案管理制度，與檔案工作進程保持同步發展

由于檔案工作程序日趨完善，檔案管理制度的修訂、完善、更新的任務日漸艱巨、為適應檔案工作快速發展變化的特點，各校采取一系列措施，如將檔案規章制度重新修訂后匯集成冊，制訂特色檔案管理制度等。通過制度建設，規范了學校檔案管理方法和程序，檔案材料的系統性得到制度保證，同時檔案人員通過完善的制度建設，對檔案進行實時控制成為可能。

(4)檔案基礎業務建設步入規范化、標準化軌道。

高校檔案工作“目錄管理”將傳統的檔案管理注入了生機和活力。自此，打破了傳統模式中由于缺乏統一的工作標準而出現的分散管理局面，提出了科學、規范、標準的操作方式。部分高校檔案部門據此展開各具特色的有益嘗試。此外，檔案部門與有關部門密切配合，參與學校科研成果鑒定、基建項目竣工、設備開箱驗收等重大活動，一定程度上實現了檔案工作和學校主要職能活動的同步管理。檔案分類日趨勢科學、合理，逐步形成了適合學校檔案工作實際的檔案分類方案，并在實體分類的基礎上，開始多途徑的嘗試信息分類的實踐。多數試點高校在經歷了整改過程的“短期陣痛”后，已開始步入良性發展階段。并為檔案工作再上新臺階奠定了基礎。

(5)引入現代化手段，主動開發檔案信息資源

高校檔案部門在積極探索利用途徑，不斷豐富檢索工具的基礎上，圍繞學校的中心工作和重點任務，分析檔案需求信息，編制出大量適合當前高校改革和發展的檔案編研資料。轉換被動服務方式，突出主動服務特色。依托現代科技，制備出多層次檔案編研成果，不僅滿足了利用者的需求，而且深化了檔案編研的層次。

2其實施效果給檔案部門帶來雙重收益

(1)硬件設施地更新、充實，使檔案管理條件和信息開發手段得到改善。

高校普遍增加了對檔案工作的投資份額，為檔案部門單獨配備或更新了現代化設備，并配備了與之相應的專業人員，輔助檔案現代化管理工作的開展，并已取得可喜成果。

(2)軟件收益顯著提高：

領導檔案意識加強，為檔案部門解決了大量現實問題。通過“目標管理”使檔案部門獲得與其他教學部門等同的位置，接授檔案專業考評，其考核過程和結果在校內引起關注和重視，客觀上提高了檔案部門在學校的知名度，為檔案工作在學校綜合管理中贏得了相應的地位。檔案人員的業務能力和工作水平在實踐檢驗中全方位得到鍛煉?？己撕吞岣?。檔案工作的規范化、標準化、現代化程度大幅度提高，檔案信息開發成果倍出，為今后的工作奠定了堅實的基礎。

從其整體收益不難看出，高校檔案目標管理不僅是對高校檔案部門綜合能力的全面考核，而且是幫助高校檔案部門從檔案管理的初級階段步入中、高級發展階段的轉折點。

3從推進程度分析其實施過程的難點“目標管理”推廣實行后，一些學校在實施過程中，遇到了某些實際情況和“目標管理”的有關條款不兼容的難題，突出體出在檔案工作與學校整體工作要求保持“四同步”發展等問題。究其原因，高校檔案“目標管理”是從檔案工作發展角度出發，對檔案工作的主體環節及周邊方面加以規范，力爭使之盡量合乎標準。然而，檔案管理作為一門邊緣學科，其承載內容涉及各個領域，管理方式滲透到多個層面。如果將檔案作為一個隔離體研究，則將失去其存在的意義。同樣，檔案工作作為一種動態的存在方式，應考慮到它與周邊介質的相互作用與影響。上述問題的主要癥結是“目標管理”的設置初衷沒能找準檔案工作的位置——服務性、輔，過分夸大了檔案部門的職能和作用。其基礎性、局域性表明它無法與學校整體的中心工作和重點任務并舉，更不能單方面越級協調學校的整體規劃和片面干預教、科、研工作的實施過程。相反，如果從檔案行政管理部門的角度出發，重新審視高校“目標管理”的難點，站在管理者的高并，與平等級別的管理機關協調和處理檔案工作及周邊關系，相對而言則簡單些。從所周知，橫向協調和縱向隸屬的關系在處理問題的方式上顯然是不同的。據此可見，如欲加快高校檔案工作“目標管理”的推進速度，應當采用“最小阻力法”，將問題的難點由制發機關與教育行政主管機關協商解決。以此保證其下行的通達性，加強實施的可操作性。

4從高校檔案部門對考評工作的反饋意見分析其可能產生的中期影響

從目前高校檔案部門對考評工作的反饋意見看，認為考評基本反映出高校檔案工作的特點和檔案管理的全過程，具有較強的可操作性。但是，經過整體考評過程后，總感覺有些缺憾。在實際考核和驗收過程中，似乎比較偏重申報性文件資料的齊備與否，而實際工作的量化程度及考評前后的差異狀況未能充分體現出來。這樣會出現一些負效應，一些學校在初步了解了考評程序后，在申報文件和自檢報報告上大作官樣文章，而較多的忽略了檔案工作扎實內功的修煉，致使高校檔案工作“目標管理”的效果大打折扣。如據此預測其中期效果，終究會對高校檔案工

篇10

關鍵詞：檔案管理 數字化檔案 自動化 電子文件

電子文件的原始完整和真實可靠；歸檔制度的創新，包括歸檔文件整理、鑒定、編目工作的提前進行，對傳統的按部就班的手工管理方式提出了新的挑戰；文件檔案工作“一體化”使得文檔工作真正“一條龍”式的全程管理開始實踐。

21世紀初，我國檔案工作的基本策略是實行紙質、電子雙套制并行歸檔和管理。隨著社會的發展和技術的進步，隨著公眾檔案意識的增強，數字化檔案將逐漸成為檔案館實施管理和提供利用的主流對象。面對數字化的文件與檔案的易逝性、易變性、信息及其載體的易分離性、電子環境和應用程序的依賴性等特點，要保證數字文件的真實完整和準確有效，檔案工作者不得不提前介入到文件形成與管理的前期工作中，才能保證電子文件歸檔后形成檔案的真實有效的平整價值特性，才能使所有文件的現行有效性在質量上得到保證。文件連續體理論倡導者Frank Upward等人提出的對文件進行“檔案化管理”的理念是值得我們深思的，這一管理理念將逐漸會滲透到現代檔案工作的實踐過程中。

一、提前介入的必要性

提前介入實際上是引起檔案工作者從文件的形成階段就開始介入到電子文件的管理工作構成，引起檔案工作者不僅能夠通過網絡使用電子文件管理系統，實施文件處理過程前端監控，而且應在電子文件管理信息系統的設計和研制階段就參與需求調研和系統分析，將檔案管理的思想和方法融入到系統的設計過程。這種從文件形成階段就開始考慮檔案的歸檔和保存要求，目的是能夠準確定位歸檔范圍、確保歸檔文件的質量，保障電子文件歸檔后形成檔案的憑證性、價值型和完整有效性。

只有通過對電子文件形成過程加強控制，檔案工作者才能夠收集到完整、準確的電子文件元數據及北京信息等，了解和認識電子文件的管理特性，做好歸檔鑒定、歸檔移交、數據轉換與數據遷移等工作，最終對歸檔后的數字化檔案實施有效管理。

在已經實施文檔一體化信息系統的機關、企事業單位，文件與檔案實行了一體化管理，在網絡信息系統中，歸檔工作體現為文件管理權限的移交和文件內容的鎖定，這必然要求檔案室的工作人員要熟悉系統的使用方法，關注電子文件歸檔前的管理模式和運行特點，要求檔案工作提前介入到電子文件的管理過程中。

檔案管理就其基本性質和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產物質財富，檔案主要也不由檔案管理機構和檔案工作人員產生和利用，它是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一種專業，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統不是孤立的，而是各項社會管理系統中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會實踐服務，是檔案管理工作區別于其他工作的特點之一。檔案部門雖然也研究檔案、進行編著等活動，但其目的還是為了更好地適應社會的利用需要，仍具有服務性。

在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為一定的經濟、政治、文化服務，否則就不會存在，也難以發展。在階級社會中，檔案管理工作體現一定的階級關系和階級利益，為一定的統治階級所掌握，為一定階級的經濟、政治和文化服務，這個服務方向是檔案管理工作政治性的集中表現。由于檔案的內容關系到國家的政治利益和經濟利益，所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對外開放，而多數檔案則要在規定期滿后才開放。這種機要性也是檔案管理工作的一種性質。

二、提前介入的工作內容

（1）在進行辦公自動化或電子文件管理信息系統設計時，即電子文件管理信息系統建設之前，由檔案工作者會同相關的項目工作者、系統設計人員、文件工作者、業務工作者一起，就文件未來是否需要留、存多久，以及諸如文件著錄、標引或利用現代信息技術整理檔案信息和提供檔案利用等各方案因素進行整體設計和分析，從檔案管理的角度對文件從源頭上進行控制，確定檔案的歸檔范圍，保證歸檔工作的質量，確保數字化檔案的完整性。

據有關權威部門統計數據顯示，隨著各行業在生產、管理上信息化程度日益增高，計算機泄密行為也呈上升趨勢。而計算機泄密最大的特點就是較之一般侵占案件，其手段更隱蔽、危害也更大。一個惡意的機密泄露事件往往會給企業造成難以估量的后果：輕則需要投入巨額資金進行補救，重則會將一個企業置之死地。

（2）將檔案管理的一些工作環節提前到文件管理階段來進行。如文件的收集、鑒定、整理等工作。這里所說的收集對象不再是傳統意義上的對“應歸檔”文件實體的簡單收集，而是包括了對文件內容、文件形成背景信息、元數據信息等的過程控制與收集。凡是可能在文件形成時生成的數據，包括描述文件的內容、結構、北京、版本、生存環、存在狀態等各方面的信息，均要及時進行采集、保存和整理。同時，對于文件形成流轉過程中的收文、發文、會簽及其他處理過程方面的信息，則需要進行實時追加?！八袛祿鶠橐淮尾杉?，終身使用”。這里的“終身使用”是指包括文件現行期、半現行期和最終轉化為檔案的整個生命周期。文件的背景信息、元數據信息、應用程序閱讀器等都是文件的伴生物，是文件整個生命周期中不可分割的組成部分，是從一開始就隨著文件的制作形成而產生并不斷追加的一個過程，是保證文件真實完整、準確可靠、可讀有效的不可或缺的組成部分。

（3）歸檔范圍、保管期限等方面的確定也應提前到文件管理階段。雖然在紙質文件的管理中，這些制度也是在文件歸檔之前確定的，但針對電子文件，歸檔范圍與保管期限等的確定的提前介入卻具有不同的內容與含義。

數字信息時代，電子文件歸檔范圍、保管期限的確定，首先是由檔案部門會同文書部門和業務部門的工作人員一起制定標準和規范，但其實施執行卻與傳統的檔案管理流程有所不同。檔案工作者參與文件（檔案）管理信息系統的設計，把文件形成規則、歸檔范圍、保管期限等規定都植入系統當中，促使系統開發者在進行軟件設計的過程中，充分考慮檔案工作的需求，變被動為主動。