導語：如何才能寫好一篇畢業(yè)生檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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高校畢業(yè)生檔案是指已經完成國家教育部或者就讀高校所規(guī)定的學分或者學時的學生的個人檔案，檔案應包括的內容：學籍材料、社會活動表現(xiàn)情況、、黨、團材料、獎懲情況、體格資料、畢業(yè)材料等。

畢業(yè)生人事檔案是人才信息的重要載體，是大學生在校期間德智體等方面的真實歷史記錄，是反映大學畢業(yè)生綜合素質的重要依據(jù)，也是大學生就業(yè)及其今后各級組織選拔、任用、考核的主要依據(jù)。以創(chuàng)新的思路認真做好畢業(yè)生的檔案管理工作，充分挖掘檔案管理在促進人才培養(yǎng)過程中的積極作用，特別是服務大學生成功就業(yè)的推進作用，從而進一步提升高校檔案管理的整體質量和效益，是十分重要而又具有現(xiàn)實意義的。

二、高職畢業(yè)生人事檔案管理的現(xiàn)狀及問題

高校畢業(yè)生檔案的重要性決定了我們應該對其進行全面的規(guī)范管理，然而目前，就高職院校而言，檔案管理還存在諸多問題。以我校為例，學校實行多層次、多形式、多種學制辦學，學生來源不一，學制有三年，有五年，形成的學生檔案材料也不一致，因此我們的畢業(yè)生檔案管理仍存在很多問題，呈現(xiàn)出服務被動化、管理不規(guī)范、管理模式陳舊等管理現(xiàn)狀。

服務被動化。學生檔案的管理觀念陳舊，還停留在只是匯集學生在校的政治表現(xiàn)和畢業(yè)階段的終端學習成績，僅供查閱等單純的學籍資料歸檔作用上。對學生就業(yè)所需的推薦材料，也只是一些基本情況的介紹，與用人單位錄用需要的信息要求存在嚴重脫節(jié)現(xiàn)象，內容單調、缺乏個性，既不能反映市場對人才所需求的綜合素質，也無法起到為用人單位提供完整準確的人才信息的載體作用。

檔案管理不夠規(guī)范。高職專院校在檔案管理上還沒有形成符合自身特點的實施細則和制度，在執(zhí)行過程中存在不夠嚴格的現(xiàn)象，使檔案管理流于形式，僅是充當了檔案“保管員”的角色。

（1）檔案材料片面、不完整。這主要有兩個方面的原因：一是學生檔案來源的廣泛性。有來源于教學管理部門的，有來自系部的，有來自學生本人的，還有來自校外相關部門的，這些材料數(shù)量龐大，單從人事或教學方面考慮學生檔案的歸屬，很容易造成檔案材料收集的片面或重復，不利于學生檔案的完整和統(tǒng)一。二是檔案形成時間具有階段性。學生檔案一般是有季節(jié)性的特點，有的材料是在學生進校時形成的，有的是按學期形成的。到了畢業(yè)生集中離校期間，時間緊，工作任務特別重，往往到了要即將轉寄檔案材料時匆忙安排幾個學生幫忙整理，他們沒有經過專門的培訓，經驗缺乏，責任心不足，導致各種問題層出不窮。

（2）檔案材料用紙、書寫不規(guī)范。從學生檔案中發(fā)現(xiàn)，有的材料用紙是8k，有的材料用紙是32k，尤其是《學生學籍成績單》，各個系基本不統(tǒng)一，影響檔案的利用質量。還有一些檔案書寫隨便，用圓珠筆書寫，但是用圓珠筆書寫的材料一般幾年后就開始模糊，給檔案保存帶來很大的困難。

管理方式落后。我校仍采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，即以單一的紙質檔案管理為主，導致學校檔案占用空間大，查閱不方便，容易出現(xiàn)脫頁或字跡不清晰等問題。作為用于服務大學生就業(yè)的高校學生檔案，具有材料的豐富多樣性，收集材料過程的系統(tǒng)集中性和檔案材料服務就業(yè)的實用權威性等特點，這些特點對高校的學生檔案管理方式提出了新的要求，特別是對大學生在校期間成長成才的行為表現(xiàn)形成的檔案材料要實行全過程的動態(tài)管理，才能為用人單位提供客觀詳盡反映畢業(yè)生整體情況的檔案材料，其歸檔的信息量很大，工作量也很大，這樣的工作要求靠現(xiàn)行的以手工操作為主的管理方式是無法承擔的。

三、實行畢業(yè)生檔案規(guī)范化管理的對策思考

加強畢業(yè)生檔案宣傳與教育，提高畢業(yè)生檔案意識。

由于檔案管理人員的宣傳不到位，使得學生檔案意識嚴重缺乏。根據(jù)近期我校開展的一項抽樣調查發(fā)現(xiàn)，只有極少數(shù)的同學認為自己比較了解，而超過七成的學生表示自己對檔案不了解，不知道檔案有什么用甚至認為檔案根本沒什么作用，也不清楚畢業(yè)后檔案到底該放到什么地方。對檔案知識的匱乏使學生不關心自己檔案的去向，對檔案丟失也不理不睬。在這種情況下，就采取不要檔案或者把檔案存于學校的方式，導致大量的畢業(yè)生檔案滯留學校，給本來就緊張的檔案庫房和匱乏的人力物力帶來巨大的壓力。因此必須加強對學生的宣傳和教育。在新生入學上交檔案時就對他們進行宣傳教育，及時、完整地將檔案上交。大學期間，在填寫檔案內容時要規(guī)范、準確、真實，不能弄虛作假。在學生畢業(yè)時，高校應把該項工作納入畢業(yè)生教育工作之中，讓畢業(yè)生知道畢業(yè)生檔案的形成規(guī)律與作用，畢業(yè)生檔案運轉的一些過程等，讓畢業(yè)生對自己的個人檔案有比較全面的了解，認識到畢業(yè)生檔案的不可或缺性，是自己生命中的不可分割的一部分。

更新服務觀念，樹立創(chuàng)新意識。

真正從服務大學生實現(xiàn)成功就業(yè)的要求來實施管理，杜絕畢業(yè)生檔案管理中存在的信息不全、信息失真、信息滯后等問題。

（1）工作中主動與畢業(yè)生檔案來源地多聯(lián)系與協(xié)調，及時收集、整理學生檔案。力求畢業(yè)生檔案來源內容與來源渠道的安全。學生檔案的收集是保證檔案完整性的主要渠道，尤其是入團、入黨志愿書、申請書、轉正報告、政審材料等，檔案管理人員要及時到所形成材料的部門收集材料，及時進行鑒別整理。

（2）定期做好館藏畢業(yè)生檔案的管理情況統(tǒng)計，熟悉所藏的畢業(yè)生檔案的所有情況，以便能及時提供利用。

加強高素質和復合型檔案管理人才的培養(yǎng)

目前的檔案管理主體多為兼職人員，專業(yè)素質不強，因此，首先要轉變管理人員的管理理念，提高畢業(yè)生檔案服務于就業(yè)的意識，將檔案管理納入學校整體的規(guī)劃之中；其次，要加強對管理人員的培訓，并定期考核，不僅包括業(yè)務知識的熟悉情況，還有掌握與時代相適應的電子信息管理技術；再次，要提高管理人員的職業(yè)道德水平，增強工作責任感和積極性。

有步驟、分重點推進畢業(yè)生檔案信息化管理

在信息化時代，對畢業(yè)生檔案管理工作也提出了新的挑戰(zhàn)，原有的單一的管理模式已經很難適應現(xiàn)時檔案工作的發(fā)展要求，因此畢業(yè)生檔案信息化管理是高校檔案管理方式改革的必然。

（1）建立和完善畢業(yè)生檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。沒有信息化的操作平臺，談論信息化建設只是空想。因此要對各類操作設備進行升級換代，加快對軟件系統(tǒng)的升級更新，建立一套完整的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。

（2）加強檔案信息基礎建設工作。在畢業(yè)生檔案信息化管理中，數(shù)據(jù)庫尤為重要，它以檔案為原始依據(jù)，是檔案信息化管理的核心。學生入校時，應著手建立學生檔案數(shù)據(jù)庫，并以網上招生錄取時學生的電子檔案為基礎，入學后學生學籍卡制成標準式的電子文件格式，同時必須及時維護和更新，把學生在校期間的德、智、體、美等動態(tài)地記錄每個大學生的成長歷程。

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關鍵詞　高職院校　畢業(yè)生　檔案管理

中圖分類號：G715 文獻標識碼：A1 我校高職畢業(yè)生檔案的管屬部門及內含

高職畢業(yè)生的檔案管理有的學校放在綜合管理部門，實行綜合管理；有的院校放在學生工作管理系統(tǒng)，由學生處統(tǒng)一管理；而有些院校放在各個學院、系部，實行分散管理。我校由各系專人負責、輔導員監(jiān)管，畢業(yè)生提取檔案需要攜帶畢業(yè)證、身份證、報到證等相關證件到系里領取。在特殊情況下，畢業(yè)生檔案暫時不能轉走，比如：處分未撤銷緩發(fā)畢業(yè)證者；欠學費者；處分未撤銷緩發(fā)畢業(yè)證者，成績不合格者。監(jiān)管學生檔案的輔導員老師在學生領取檔案時告知學生應該注意的事項有：第一，學生檔案是個人的重要資料，不能在個人手里存放；第二，學生個人不得自行拆封，應由就業(yè)單位檔案管理部門拆封等。

高職畢業(yè)生檔案是指已經完成教育部、學校、各專業(yè)人才培養(yǎng)方案中所有需要完成的項目學生個人的干部身份檔案。我校高職畢業(yè)生檔案里面的內容有：高中學籍表；高考電子檔案；學生黨團關系；每個學期學生綜合素質考核表；各種評優(yōu)登記表；實習成績考核表；畢業(yè)論文答辯開題報告；畢業(yè)論文答辯成績單；畢業(yè)生登記表；綜合成績單；學生誠信檔案；全國普通高校專科畢業(yè)生就業(yè)通知書等材料。

2 高職院校畢業(yè)生檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理意識不強，管理不規(guī)范

高職院校檔案管理和建設主體的重視程度不夠，意識不強，直接給管理工作帶來困難，也造成檔案管理中的混亂。在實際工作中，存在著輕視此項工作，不少檔案管理部門只遵循下發(fā)的《干部人事檔案材料收集規(guī)定》，并沒有形成自己的檔案細則和規(guī)定。在執(zhí)行過程中，存在不及時歸檔、亂歸檔等現(xiàn)象，檔案不能避免有丟失情況，等發(fā)現(xiàn)后再補材料和檔案，造成和原始材料的不一致。有的學校檔案管理者不固定，這直接造成管理混亂，導致人事檔案缺乏嚴肅性。

2.2 口袋檔案和棄檔現(xiàn)象逐年增多

口袋檔案是指畢業(yè)生拿到自己檔案后，沒有將自己的檔案放到所任職單位檔案管理部門，也沒有放在檔案的人才中心，就直接放在家中，這種現(xiàn)象的產生一方面是因為畢業(yè)生急于就業(yè)，并沒有簽訂正式的勞動協(xié)議，另一方面也有不少是用人單位并沒有檔案存放部門。也有的高職畢業(yè)生為了自己以后方便換單位——跳槽，檔案直接就放自己“口袋”里。甚至有些畢業(yè)生畢業(yè)以后長期將檔案放在學校，好像“永遠”沒有檔案一樣，增加了學校檔案管理者的工作復雜度。

2.3 檔案管理手段陳舊落后，設備不先進

由于高職院校對檔案不夠重視，管理投入有限，有的院校沒有專門的檔案管理部門，有許多檔案管理人員是身兼數(shù)職，沒有將全部精力放在檔案管理工作中，對任課老師、輔導員和學生檔案填寫材料歸檔不及時，目前大多數(shù)高職院校仍以傳統(tǒng)的手工操作為主，整檔材料繁瑣復雜，加上每個學期都有新資料加入，歸檔人員常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆裝訂等大量工作，沒有時間考慮開發(fā)案宗的內在信息，計算機現(xiàn)代化管理并沒有派上用場。

2.4 檔案私拆、涂改、丟失等不良現(xiàn)象存在

有的畢業(yè)生拿到檔案以后，馬上想知道這個袋子里裝的是什么，尤其在意在校期間一些表現(xiàn)，比如：教師評語、思想品德、畢業(yè)答辯成績等，在沒有聽清輔導員老師或者檔案管理員的要求和強調時，就已經將自己檔案袋打開，甚至有些看到自己的表現(xiàn)和成績不算優(yōu)秀，立刻就拿起筆將自己的檔案材料涂改，還有部分同學在學期間表現(xiàn)不是太優(yōu)秀，個別學生就想到了棄檔或者將自己檔案弄丟等等。

2.5 高職院校檔案管理者檔案轉交和查詢管理不規(guī)范

高職院校還沒有形成統(tǒng)一的標準，造成發(fā)放檔案的過程隨意性很大，很不規(guī)范。有些學生的檔案采取機要傳遞方式，有些采取校方送達，有些學生直接將檔案帶走，也有不少是請人呈交等等。形式的不統(tǒng)一造成檔案發(fā)放的混亂，有時會出現(xiàn)“人在檔案無”、“檔案有人無”等問題。

3 高職院校畢業(yè)生檔案管理工作完善措施

（1）加強領導，保證畢業(yè)生的檔案質量。學校應該統(tǒng)一各個部門各個學院系部意見，綜合討論人才培養(yǎng)方案，制定全校統(tǒng)一的載入學生檔案材料的全部內容，做好對外宣傳等工作。另外，各學院、系部、各專業(yè)、各班級針對自己的特殊情況，研究完善入載檔案內容，做到檔案個性化、特色化，將系部和專業(yè)宣傳出去。規(guī)定學校專門派一名領導直接掛帥管理，各學院各系部各班級有專門的檔案管理人員。

（2）重視宣傳，強化學生的檔案意識。從教育入手，使學生重視個人檔案。使學生從入學教育就懂得檔案的重要性，跟學生介紹檔案中存放的材料都有哪些，這些材料是過去的一個寫照，只有歷史是不能更改的。畢業(yè)生應樹立“人往哪里走，檔案跟著走”的原則，對于以后自己的工齡、保險、升遷、轉正定級等方面都有好處。

（3）提高檔案管理者的認識，加強檔案管理者的素質提升。從樹立責任心和端正工作態(tài)度開始，檔案管理者必須有較強的保密意識。學校應經常組織檔案管理校內外的培訓交流，全面提高檔案管理者的素質，從技術手段上提高管理檔案的科學性。

（4）完善制度，完善檔案管理的各項制度。比如：建立臺賬制度，歸檔人員使用記錄、材料補充填入記錄制度等。每學年進行學校檔案管理評比活動，及時表揚先進，對表現(xiàn)不足的環(huán)節(jié)提出建議，進行修改。每學期定期進行補充材料，歸檔材料入檔，畢業(yè)學期進行全面大檢查，進行查漏補缺等工作，保證畢業(yè)生檔案質量。

（5）提高檔案管理的手段和方法，對檔案進行科學管理。在現(xiàn)階段中各高職院校檔案管理手段比較陳舊。我們如果認識到紙質檔案管理的弊端，花費的人力、物力、財力較大。如果我們推行或者實施紙質檔案、電子檔案的雙套式管理，這樣可以滿足本地利用和異地利用并舉，切實提高服務意識。

總之，高職院校畢業(yè)生檔案管理的好壞，直接影響到學校的聲譽和學生個人的切身利益。作為高職院校，檔案管理工作者應該不斷提高收集、整理、保管、利用、傳遞等方面的本領，做好管理的科學化、規(guī)范化，為學校服務，為畢業(yè)生和用人單位服務。

L芑鶼钅浚?010年校級課題《高職生就業(yè)抗挫力培養(yǎng)研究》的研究成果；2011河北省教育廳課題《高職高專學生就業(yè)抗挫力培養(yǎng)路徑研究》的前期成果，課題編號S2011214

參考文獻

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關鍵詞：畢業(yè)生檔案；管理信息系統(tǒng)；系統(tǒng)設計

檔案是人類從事各種社會活動而形成的具有一定價值的材料或實物，是人類的共同財富。檔案管理是一項必不可少的重要工作，如何科學地保管和有效利用檔案，是我們必須認真思考的問題。隨著社會發(fā)展，科技進步，檔案的載體發(fā)生了變化，出現(xiàn)了電子檔案。電子檔案不同于傳統(tǒng)的檔案，其保管方法也需要隨之改變。為了提高檔案管理的水平，很多企業(yè)、部門都采用了電子檔案管理系統(tǒng)，通過軟件來提高檔案管理的效率和水平。目前，針對各類檔案館對檔案管理現(xiàn)代化的迫切需求，眾多軟件廠商均推出自己的電子檔案管理系統(tǒng)軟件，并贏得了市場的認同。但目前這類軟件普遍存在的一些問題也制約著其在檔案管理領域的進一步拓展。這主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）價格昂貴。動輒幾萬元的一套管理系統(tǒng)對于大多數(shù)中小單位來說還是難以接受的，也因此而制約其向更廣范圍的基層推廣。

（2）技術復雜、安裝維護困難。目前常見的檔案管理系統(tǒng)的安裝配置與系統(tǒng)管理都需要有較高的專業(yè)知識，用戶遇到問題很難自行解決，對開發(fā)商的依賴性很大。

（3）片面追求大而全。一些軟件廠商為了提高軟件的價格，采用了“以大充好”的辦法。不顧及客戶的實際需求而本著多模塊也就高價格的“策略”。而在實際使用當中，一般檔案部門在應用中只需要幾個常用的模塊。在目前的實際運用中還鮮見一種價格便宜、性能穩(wěn)定、安裝維護簡單、切實適合中小型檔案部門需求的、小巧靈活的檔案管理軟件。

高職學院畢業(yè)生信息管理是學院檔案管理中的一個重要組成部分。在過去計算機技術還不發(fā)達的年代，主要是靠紙質的學籍卡來保存畢業(yè)生信息，這種方式非常原始，其弊端不言而喻。隨著計算機技術和管理信息系統(tǒng)的發(fā)展，檔案管理由電子管理模式替代了傳統(tǒng)的紙質管理模式。使用畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)來管理畢業(yè)生信息，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點，如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。而這些優(yōu)點能夠極大地提高學生畢業(yè)生信息的管理效率。該系統(tǒng)使用B/S模式Web服務器端的開發(fā)環(huán)境，它可以產生和運行動態(tài)的、交互的、高性能的應用程序。本系統(tǒng)對檔案管理系統(tǒng)的體系結構、模塊功能進行了分析與設計，系統(tǒng)在ASP的開發(fā)環(huán)境下，使用SQL server 數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了學校畢業(yè)生畢業(yè)生信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原等功能。本系統(tǒng)從需求分析、系統(tǒng)的設計、具體功能的實現(xiàn)都嚴格遵循了軟件設計工程的思想。

下面簡要介紹畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)的設計。

1、需求分析

為了提高畢業(yè)生檔案管理的水平，信息管理員需要對學生信息進行錄入、修改、查詢、刪除以及還原等操作；檔案管理系統(tǒng)的主要目的就是利用軟件實現(xiàn)學生信息的錄入、查詢、修改、刪除的流程，使管理人員對畢業(yè)生信息的管理更加快捷，提高工作效率、降低管理成本。管理員對錄入畢業(yè)學生信息要求準確、完全；管理員還要對錄入的基本信息隨時作更新修改，使管理員能夠得到學生的最新信息；為了確保信息安全和準確，為系統(tǒng)管理員和一般用戶建立完善管理權限和身份級別，一般用戶不能對信息進行添加、刪除。

2、用戶身份級別要求

根據(jù)用戶身份的不同從而對系統(tǒng)的使用權限有所不同，從權限大小大致可以分為：高級管理員和一般用戶，系統(tǒng)提供靈活的角色設定和權限的分配功能。

系統(tǒng)管理員：使用本系統(tǒng)的信息管理員，是權限最大的用戶，擁有管理系統(tǒng)的所有權限。主要負責對畢業(yè)生信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原、打印和用戶的管理。

一般用戶：本系統(tǒng)的一般用戶，能夠對畢業(yè)生信息進行查看、修改、打印和本身密碼的修改，但無錄入和刪除畢業(yè)生信息的權限。

3、系統(tǒng)功能模塊設置

具體操作：對畢業(yè)生信息進行錄入、修改、查詢、刪除、打印和管理和用戶的設置。

（1）畢業(yè)生信息的錄入：管理員對人事信息的添加

操作對象：管理員

瀏覽對象：管理員

具體功能：信息管理員可以在檔案庫里新加畢業(yè)生信息，需按畢業(yè)生實際信息錄入；

（2）畢業(yè)生信息的修改：管理員和一般用戶修改錄入的人事信息

操作對象：管理員和一般用戶

瀏覽對象：管理員和一般用戶

具體功能：用戶和管理員在畢業(yè)生信息發(fā)生變化的時候可以對其變化信息進行更改，使畢業(yè)生信息隨時更新，便于管理員的管理，能及時得到最新的畢業(yè)生信息；

（3）畢業(yè)生信息的查詢：管理員和一般用戶查看錄入的人事信息

操作對象：管理員和一般用戶

瀏覽對象：管理員和一般用戶

具體功能：用戶和管理員可以查詢已錄入的畢業(yè)生信息，系統(tǒng)提供了多種查詢方式，模糊查詢和常規(guī)查詢，如按姓名、性別、專業(yè)、工作單位等信息可以直接查詢；

（4）畢業(yè)生信息的刪除：管理員刪除錄入的人事信息

操作對象：管理員

瀏覽對象：管理員

具體功能：管理員可以將庫中多余的、辭退畢業(yè)生畢業(yè)生信息移出，可以對其信息永久性的刪除，也可以將其暫時性的刪除到回收站中，在回收站中可以將需要的信息還原，也可以將其永久性的刪除；

（5）畢業(yè)生信息的打印：管理員和一般用戶打印錄入的人事信息

操作對象：管理員

瀏覽對象：管理員

具體功能：用戶和管理員都能通過Word文檔導出查詢出來的畢業(yè)生信息，便可以直接通過Word文檔對畢業(yè)生信息進行打印。為方便管理統(tǒng)計畢業(yè)生信息，也可以通過Word文檔導出查詢出來的某一類型所有畢業(yè)生列表，對其畢業(yè)生列表進行打印。

（6）管理用戶的設置：管理員對其用戶名、密碼和用戶權限的設置

操作對象：管理員

瀏覽對象：管理員

具體功能：系統(tǒng)由高級管理員和一般用戶，一般用戶的權限是由高級用戶指定的，高級管理員可以對管理員用戶進行修改、添加、刪除，及用戶密碼的設置和修改，高級管理員擁有整個系統(tǒng)的全部功能，一般用戶就能對畢業(yè)生信息的修改、查詢、打印的功能。

3、系統(tǒng)開發(fā)的其他方面

在系統(tǒng)的開發(fā)過程中可以使用快速原型法，在短時間先開發(fā)出 一個比較簡單的管理系統(tǒng)。讓幾個管理員先試用，然后提出各種修改意見。對這些意見進行篩選和論證，之后對系統(tǒng)進行修改、測試、檢查、直到系統(tǒng)性能達到用戶需求為止。原型法的主要優(yōu)點在于它是一種支持用戶的方法，使得用戶在系統(tǒng)生存周期的設計階段起到積極的作用。經過一段時間的不斷補充、完善，這套管理系統(tǒng)功能基本符合學校要求，能夠完成全校學生信息的輸入、統(tǒng)計以及打印，并提供完整的系統(tǒng)維護功能和相關的權限管理機制。同時也考慮到了系統(tǒng)數(shù)據(jù)冗余的問題，對于數(shù)據(jù)的一致性的問題也通過程序進行了有效的解決，極大地方便了管理人員，使其工作既快又好地開展。

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民辦高職院校畢業(yè)生在離校之前沒有落實就業(yè)單位的學生，需要將檔案返回生源地由院校就業(yè)指導中心派人送至即人才交流中心進行登記編號，畢業(yè)生擇業(yè)期一年內可以進行免費存放。

二、民辦院校就業(yè)檔案服務程序

1.開具證明。擇業(yè)期內未落實就業(yè)單位并且檔案還存放在市人才交流服務中心的畢業(yè)生可以享受一下服務：憑就業(yè)報到證開具存放檔案證明、開具未就業(yè)證明其他與檔案相關的證明。

2.檔案提取。擇業(yè)期（2年）內就業(yè)手續(xù)辦理完的畢業(yè)生，可以憑就業(yè)報到證、加蓋公章的就業(yè)協(xié)議書，到各級人社局進行檔案提取。擇業(yè)期內沒有就業(yè)畢業(yè)生不能進行檔案的提取。

3.對于自謀職業(yè)、出國留學、擇業(yè)期未滿的畢業(yè)生檔案和派遣期內自謀職業(yè)或自費出國留學以及擇業(yè)期滿后仍未就業(yè)的畢業(yè)生，可在各地市人才交流服務中心辦理人事檔案保管。

三、民辦高職院校學生“學籍檔案”與“人事檔案”的主要區(qū)別

民辦高校畢業(yè)生學籍檔案是指學生通過參加全國統(tǒng)一高考并被錄取的學生檔案，它以文字資料形式記錄學生在校期間的學習成績、家庭狀況、高考成績、在校期間表現(xiàn)、在校期間的獎懲情況等。民辦高職院校畢業(yè)生的人事檔案是由學籍檔案轉換的，畢業(yè)生畢業(yè)后將其學籍檔案中放入該畢業(yè)生的報到證當中，然后由學校將檔案轉交畢業(yè)生就業(yè)單位或人才交流機構。學籍檔案也就正式成為畢業(yè)生的人事檔案，它需要通過畢業(yè)生與用人單位或人才交流機構簽訂就業(yè)協(xié)議，取得報到證后才能得以實現(xiàn)。

四、民辦高職院校畢業(yè)生檔案存在問題及解決辦法

一是畢業(yè)生進入國家機關、事業(yè)單位、國有企業(yè)，這些用人單位本身具有人事管理權，他們可以直接接收畢業(yè)生檔案。二是各類非公企事業(yè)單位與民營機構他們沒有檔案管理權。畢業(yè)生畢業(yè)后一定將檔案交由各級人才交流服務機構進行統(tǒng)一管理。檔案存放在人才交流中心，方便又安全。三是畢業(yè)生在檔案的轉遞過程中需要注意一下幾點：

1.在不能完全搞清楚用人單位是否具備人事管理權之前，不能把檔案轉入該用人單位，應將檔案轉交給該用人單位所在地的人才交流中心進行管理。

2.個別沒有檔案管理權的單位違規(guī)接收檔案，導致檔案丟失。為了避免上述情況發(fā)生，畢業(yè)生應首先詢問用人單位的性質，在確定對方是否具有人事檔案管理權限后再決定將檔案投向哪里。

3.檔案的歸屬是有相關規(guī)程的，學生在離開學校之前要制定好檔案調離時間，不要將檔案來回調離，最好做到一步到位。

4.畢業(yè)生畢業(yè)后在異地找到工作單位，戶口不落回本地的畢業(yè)生、考研的畢業(yè)生以及無法確定是否在用人單位長期就職的畢業(yè)生，這部分學生可以將自己檔案交由人才交流服務中心進行托管。

五、民辦高職院校畢業(yè)生工作后檔案提取及補辦辦法

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針對目前高職高專畢業(yè)生人事檔案管理的現(xiàn)狀，我們提出有效的解決措施，具體從以下幾個方面進行。

1.加強人事檔案重要性的宣傳與教育作為高職高專院校和人才服務機構，應該向畢業(yè)學生大力宣傳人事檔案的重要性，提升他們對人事檔案的認知度，在畢業(yè)之后充分做好相關的檔案轉接工作，掌握檔案的所在地;及時與人才服務機構保持長期的聯(lián)系，進而有效地降低檔案的遺失和銷毀率。

2.做好充分的聯(lián)絡，保證人事檔案的完整性人才服務機構要強化責任意識，對人事檔案進行規(guī)范化管理，對來了解檔案去向的學生，要細心地服務，并做好檔案的調取工作。對已報到的學生，應做好相關的手續(xù)辦理登記工作，并與學生之間取得長期的聯(lián)系。對不能及時將畢業(yè)生檔案轉出的，應與用人單位和學生本人保持聯(lián)系，以便后期將檔案轉入。一旦畢業(yè)生的信息發(fā)生改變，應與人才服務機構及時取得聯(lián)系，并且需將畢業(yè)之后的各項信息也納入到人事檔案，保證人事檔案的完整性，并提升它的利用價值。

3.提升人事檔案的轉接質量造成檔案遺失的主要原因是人檔分離，而根本原因就是辦理檔案轉移的程序繁瑣，浪費經歷和時間。因此人才服務機構在人事檔案的轉移辦理方面要及時，或實行遠程辦理服務，通過郵寄來完成相關的辦理，進而提升學生的檔案管理意識。

4.完善人事檔案管理制度人事服務機構是在滿足社會發(fā)展需求的基礎上誕生的，它也可以視為一種社會流動人才管理部門。而人事檔案就是實施管理的重要依據(jù)。因此，必須完善人事檔案管理制度，使人事服務機構、畢業(yè)生以及高職高專院校之間保持聯(lián)系，完善人事的內容，對人事檔案的管理與轉移進行全方位，有效提升人力資源利用率。

5.改進檔案管理部門的服務質量與服務內容一般情況下，高職高專畢業(yè)生的人事檔案主要由人才服務機構代為保管。因此，人才服務機構必須掌握社會對人事檔案內容和信息的需求，及時和學校溝通，并填充內容，使其信息具有完整性，進而提升檔案的價值。在服務的內容和機制上，使其更加全面和完善，如參加各類考試資格審核、黨團組織關系管理、轉正定級、養(yǎng)老保險以及聘用合同簽證等，這樣才能體現(xiàn)出檔案的真正價值，使學生紛紛加入到存檔的隊伍之中來。

6.用人單位應重視檔案的建設與延續(xù)企事業(yè)單位應將高職高專畢業(yè)生在各個階段的個人信息及時記錄進去，包含的內容主要為業(yè)績、綜合素質與能力、評價、工作中的表現(xiàn)、經權威部門認定的業(yè)績考核信息以及工作的變更等。使個人的信息能夠完全被社會最大化地掌握，并使檔案的內容一直處于動態(tài)和不斷豐富的過程，提升它的實用價值。

二、結語

篇6

關鍵詞：公共就業(yè)服務機構；高校畢業(yè)生；人事檔案；管理

高校畢業(yè)生檔案是國家干部人事檔案的重要組成部分，是高校畢業(yè)生在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄。當前，在高校畢業(yè)生人事檔案管理方面，普遍存有“人事檔案無用論”的觀點和現(xiàn)象，表現(xiàn)在高校畢業(yè)生自身對檔案不重視，政府公共就業(yè)和人才服務機構對檔案管理和提供相關涉檔服務不到位，給高校畢業(yè)生今后接受選拔、任用、考核以及行政、事業(yè)單位結構調配方面，帶來了負面隱患和障礙。因此，在當前就業(yè)創(chuàng)業(yè)新常態(tài)下，無論從開展高校畢業(yè)生就業(yè)服務角度，還是加強人事檔案管理的角度，都應是公共就業(yè)服務機構的重要內容和工作職責。

1 人事檔案對高校畢業(yè)生的社會生活仍然起到不可或缺的作用

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據(jù)，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。高校畢業(yè)生檔案是高校畢業(yè)生在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、事業(yè)單位結構調配方面發(fā)揮著重要作用。當前，在人們日常生活中，人事的檔案的作用仍然不可或缺，諸如享受養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險等國家推行的福利政策方面，在個人辦理報考公務員、工資提升、職稱評定以及出國手續(xù)等，都起到最原始的依據(jù)作用，相關部門必須審查的材料之一。因此，加強對人事檔案工作管理，特別是高校畢業(yè)生的檔案工作，不僅是組織人事工作的基本要求，也是高校畢業(yè)生立足社會、謀求發(fā)展的基礎。

自2002年以來，我國實行“勞動者自謀職業(yè)、自主創(chuàng)業(yè)，市場調節(jié)就業(yè)，政府促進就業(yè)”的積極就業(yè)政策。高校畢業(yè)生就業(yè)也由國家統(tǒng)包統(tǒng)分，相應調整為推薦就業(yè)、自謀職業(yè)和市場就業(yè)的就業(yè)政策。做好人事檔案管理工作，就是為那些敢于到民營企業(yè)創(chuàng)業(yè)、敢于自謀職業(yè)、敢于自主創(chuàng)業(yè)的高校畢業(yè)生提供了配套服務，解決了他們的退路問題。所以，開展高校畢業(yè)生人事檔案管理工作，是落實積極就業(yè)政策，做好公共就業(yè)服務工作、踐行“政府促進就業(yè)”的重要手段，必須抓緊抓實。

2 當前高校畢業(yè)生人事檔案管理中存在的問題

當前，高校畢業(yè)生人事檔案管理工作存在問題如下：。

一是個別地方對高校畢業(yè)生人事檔案管理工作不重視。

主要表現(xiàn)為，在原人事部門所屬人才交流服務機構和原勞動保障部門所屬公共就業(yè)服務機構的整合過程中，對社會化檔案管理沒有充分的重視，故意削弱檔案管理機構力量，不單獨建立專門的檔案管理機構，不配備專職的工作人員。檔案管理設施投入嚴重不足，“防火、防盜、防蛀、防霉、防油、防輻射”設施不全，有的甚至連檔案庫房所必須的溫度計、干濕計、吸潮機等基本設備都沒配備。檔案管理制度缺乏，或者管理制度不規(guī)范、不完善，或者有制度不堅持、不執(zhí)行，隨意性極大，缺乏嚴格的管理措施等。檔案管理指導思想僵化，計劃經濟年代的檔案管理思想嚴重，嚴重制約的檔案的利用和流動。

二是部分民營企業(yè)對人事檔案的作用缺乏足夠的認識。

檔案是歷史的真實記錄，通過利用檔案，可以清楚地了解員工過去的工作軌跡，總結經驗教訓，為領導科學決策和科學管理提供重要的參考和依據(jù)。

三是部分高校畢業(yè)生對人事檔案的作用也缺乏應有重視。

某學院04年畢業(yè)生張先生大專畢業(yè)以后，決心自主創(chuàng)業(yè)。他認為自己不去找工作、不用買社保，人事檔案沒有什么用處，于是想當然的把自己的人事檔案放在自己手中保管。一段時期的創(chuàng)業(yè)之后，具有一定工作能力的張學生又進入了一家大型企業(yè)工作，企業(yè)要審查他的檔案，了解他以往的學習、工作情況，并為他購買社保。沒想到，由于畢業(yè)后未及時辦理檔案轉接手續(xù)，檔案卻找不到了。沒辦法，張先生只好通過補辦檔案里的各種證明，來補一份人事檔案了。但是，人事檔案里那些珍貴的信息卻再也不補回來了。向張先生抱有這種心態(tài)的高校畢業(yè)生大有人在。以某市近年接檔、轉檔和發(fā)檔為例，該市每年共接納各類畢業(yè)生檔案1.8萬份，實際每年發(fā)檔、轉檔約1萬份，現(xiàn)存歷年積存檔案，即所謂的“棄檔”有1.2萬 份，這充分說明了部分高校畢業(yè)生對自己人事檔案的淡漠心態(tài)。

以上情況的存在，導致了高校畢業(yè)生人事檔案管理工作產生了一系列的問題和矛盾。一是“死檔棄檔”加大管理成本。據(jù)不完全統(tǒng)計，全國各級人才流動中心管理保存的330萬份人事檔案中，就有60多萬份與主人失去聯(lián)系。二是“人質檔案”制約人事流動。隨著人才流動的加快，一些單位為留住人才或逼迫跳槽人員辦清相關手續(xù)而扣留人事檔案。2015年5月，某企業(yè)醫(yī)院因13名高校畢業(yè)生擅自離職而強制扣留了他們的人事檔案，導致這13名畢業(yè)生聯(lián)名狀告公共就業(yè)和人才服務機構不作為，沒有及時提供檔案托管服務項目，使他們的人事檔案成為了“人質檔案”。三是“檔案克隆”引發(fā)人事糾紛。有的單位為引進更多高層次、高學歷、高水平人才，或為了單位升格達標，紛紛出臺各種優(yōu)惠政策吸引人才，甚至作出重建檔案的承諾。人事檔案成了原單位和新單位人才“拉鋸戰(zhàn)”的焦點，引發(fā)人事糾紛。四是“注水檔案”透支社會信用。人事檔案關系到個人職位升遷、工資水平、福利待遇等切身利益，有些人便在檔案上打起了主意，涂改、偽造檔案，假工齡、假年齡、假學歷、假職稱等材料被塞入檔案，以致出現(xiàn)了“學歷越來越高，年齡越來越小，工齡越來越長，獎項越來越多”的現(xiàn)象，這就使檔案的信用功能大打折扣。近幾年新聞媒體報道的學歷造假、年齡造假、黨齡造假的案例，實質就是反映了社會公共人事檔案管理不到位的問題。

3 公共就業(yè)服務對人事檔案加強管理的措施建議

1、加強公共社檔服務的立法建設。一是從國家層面出臺高校畢業(yè)生離校后人事檔檔管理制度。建立全國統(tǒng)一的高校畢業(yè)生人事檔案管理制度、轉遞制度、接收制度、歸檔制度、借閱制度和產權歸屬制度及相關的服務收費標準制度。二是從立法的角度，規(guī)范政府應提供的涉檔服務機構、服務內容、服務項目和服務標準。目前，山東省人力資源和社會保障廳在即將提報省人大常委會審議的《山東省人力資源市場管理條例》（草案），將檔案托管服務列為政府所屬公共人力資源服務機構的服務內容，成為我國目前唯一對社會公共檔案管理服務進行立法規(guī)范的省份，為我國社會公共檔案管理的社會化邁出了可喜一步。

2、加強檔案管理機構建設。在新一輪的事業(yè)單位改革中，著重加強社會化檔案管理機構建設，在行政隸屬上可以屬于各級人力資源管理機構，按照可按每管理萬冊檔案數(shù)額，科學確定專兼職工作人員編制。加強檔案庫房建設投入，確保正常業(yè)務開展所需經費需要。

篇7

關鍵詞:大學生檔案管理 就業(yè) 作用

大學生檔案記載著在校期間的學習、生活及各種表現(xiàn)情況，是了解學生的重要信息資源，也是用人單位選拔人才的主要依據(jù)，是國家人事檔案的重要部分。因此，當學生檔案管理工作非常重要，與大學生就業(yè)有著密切的關系。對用人單位而言，想要聘用優(yōu)秀的人才，在招聘過程中，通過看學生的簡歷和表現(xiàn)，在短短時間內不能深入了解畢業(yè)生的素質。比較簡潔的方法就是通過大學生檔案來了解學生在校期間的品德表現(xiàn)、心理素質、知識技能等。也就是說通過大學生檔案能夠看出畢業(yè)生的質量。本文主要就新形勢下如何加強大學生檔案管理，服務大學生就業(yè)談談自己的看法。

一、大學生檔案管理在大學生就業(yè)中的作用

(一)為畢業(yè)生和用人單位提供檔案查閱服務

大學生就業(yè)中檔案起著非常重要的作用，有著不可替代的地位。大學生檔案經過了收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)，匯集了大學生在校期間的學習生活、社會實踐活動等情況，是學生過去人生經歷的記錄。從中能夠看出學生在德智體美勞等方面的綜合素質情況，畢業(yè)生可以用此來向用人單位推薦自己，是最權威的憑證；對用人單位來說，可以此為主要依據(jù)來選拔人才，也可以為以后人事部門選拔人才提供參考依據(jù)。高等院校通過大學生檔案管理工作，提供檔案查閱服務，使畢業(yè)生、學校、用人單位、人事部門等能夠得到畢業(yè)生信息，促進有效交流與溝通，有助于畢業(yè)生就業(yè)。

(二)做好畢業(yè)生檔案轉遞工作

大學生檔案管理工作的一個重要項目是畢業(yè)生檔案轉遞工作，也是大學生檔案管理工作中非常重要的一環(huán)。我國人事檔案實行檔隨人走的原則，畢業(yè)生就業(yè)時，畢業(yè)生檔案要通過轉遞工作與學生就業(yè)實現(xiàn)同向流動，不管學生畢業(yè)時是否落實了工作單位，在畢業(yè)生畢業(yè)前后一段時間，畢業(yè)生的檔案轉遞工作必須完成，這是“人檔合一”檔案管理的要求。因此，高校大學生檔案管理部門，要整理好畢業(yè)生檔案，按照規(guī)定的時間向相關部門轉遞畢業(yè)生檔案。

二、加強大學生檔案管理，促進大學生就業(yè)

(一)轉變觀念，加強學生檔案材料的收集與整理

大學生檔案管理工作的改進首先要更新觀念，從學生檔案是學生學籍資料簡單積累的傳統(tǒng)觀念中走出來，樹立高校畢業(yè)生檔案管理新理念。要從思想上真正認識到學生檔案不僅是學生在校生活的歷史記載，更是為大學生就業(yè)、用人單位選拔人才等提供權威信息的重要依據(jù)。高校畢業(yè)生檔案有穩(wěn)定性也有流動性特征，主要工作包括：整理、建檔新生的檔案材料；歸納學生大學期間的檔案材料；整理、轉遞畢業(yè)生檔案等。

目前人才市場競爭加劇，畢業(yè)生求職趨向多樣化，畢業(yè)生的求職意識大大提前。因此要發(fā)揮檔案材料對學生就業(yè)的作用，從學生入學開始就要給予關注，做好建檔工作。建檔工作要收集學生在校期間參與的公益勞動、社會實踐、選修課、文藝活動等，對學生的助人為樂、遵守校規(guī)校紀、獎懲情況、心理測試、各類證書等都要給予及時的整理、歸檔。大學生檔案信息只有真實、明確，才能為大學生就業(yè)打下良好的基礎。

(二)明確高校檔案和歸檔規(guī)范

大學生檔案管理工作應有明確的要求，作為權威部門的教育部要結合新形勢下對人才的需求，對檔案的收集范圍、教師對學生的評價方位等作出統(tǒng)一的規(guī)定。按照國家檔案局下發(fā)的《干部檔案工作條例》的通知，對大學生檔案管理工作制定出統(tǒng)一的規(guī)范，規(guī)范化高下檔案管理工作。高校在新生入學之后，就要注重抓檔案歸入工作，觀察學生的各項表現(xiàn)并如實記載，做到及時記錄，確保材料的連續(xù)性和完整性，這能為后續(xù)的檔案整理工作減少麻煩，又能增加學生檔案信息的豐富程度，保障檔案的完整性與及時性，使檔案真正成為用人單位選拔人才的可靠依據(jù)。

(三)創(chuàng)新機構，實現(xiàn)畢業(yè)生檔案管理信息化

畢業(yè)生檔案管理在保留紙質檔案的同時，還要進行積極地創(chuàng)新，建立電子檔案，實現(xiàn)檔案管理信息化。借助信息技術優(yōu)勢來管理學生檔案，能規(guī)范化檔案管理，同時又能擴充檔案的信息量，為用人單位提供快捷、豐富的信息材料。現(xiàn)階段，一些高校在招生時已經建立招生電子檔案，但并沒有深入。為了使畢業(yè)生檔案更好地服務于畢業(yè)生就業(yè)，畢業(yè)生檔案管理部門應該學習先進的管理技術，逐步完善學生電子檔案，分類歸檔學生信息。只要打開這個系統(tǒng)，學生的資料就清楚明了，便于查閱與補充。并且，畢業(yè)生電子檔可以永久留在學校，便于查找，又可以根據(jù)電子檔案聯(lián)系方式掌握畢業(yè)生就業(yè)去想，與畢業(yè)生進行實時溝通，掌握就業(yè)的第一手資料。

(四)做好管理審核工作，發(fā)揮其在畢業(yè)生擇業(yè)中的作用

高校要根據(jù)畢業(yè)生畢業(yè)時間，對畢業(yè)生檔案進行整理，按照統(tǒng)一的打印格式和紙張型號、字形大小等進行整理，分類整理學生的基本情況、思想品德素質情況、黨團情況、身心素質情況等，使整理出來的內容完整、條理清晰、格式統(tǒng)一。另外，要做好檔案材料的審核，看看是否缺項，該蓋章的地方是否加蓋了相應的公章，確保每個畢業(yè)生的檔案內容完整、手續(xù)齊全、材料真實。

總之，大學生檔案管理是國家人事檔案的重要組成部分，對促進大學生就業(yè)有著重要的作用。因此，高校大學生檔案管理部門要改革檔案管理制度，使檔案在大學生就業(yè)中發(fā)揮出應有的作用，服務于大學生就業(yè)，服務于社會與用人單位的需求。

參考文獻：

[1]李紅.淺談高校學生檔案管理與大學生就業(yè)，濰坊學院學報，2010（2）

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【關鍵詞】“三化”理念；學生檔案；過程管理

高校學生檔案是向用人單位全面推薦和介紹畢業(yè)生情況。目前學生檔案材料包含的內容主要有：畢業(yè)生登記表、入團入黨材料、體檢表、學生成績表、各種獎勵材料、處分材料、綜合測評表等。它是以紙張作為檔案的載體，具有實體性、原始性和唯一性等特點，是一種寶貴的信息資源，有利于用人單位對學生進行客觀、真實而全面的了解。檔案是人事檔案部門對當事人進行轉正、定級、職稱評定、計算工齡等問題時的重要依據(jù)。每個人在職業(yè)生涯中會遇到職稱評定、工齡計算、工作更換等情況，由于近幾年畢業(yè)生工作流動性較大，人事檔案部門只能依據(jù)檔案的記載情況進行相關核算，另外，在辦理養(yǎng)老保險、出國深造手續(xù)和考研、考公務員時，也要用到檔案。

一、高校學生檔案管理的創(chuàng)新思路

檔案管理看似一個程式化刻板的工作，其管理卻應該是一個不斷動態(tài)更新的過程。本人的創(chuàng)新思路便是將刻板的工作動態(tài)化，全過程、分階段的對檔案進行超前的、過程的、追蹤的管理。具體分以下三個階段：

（一）檔案超前管理階段。以“三化”理念為指導，強化學生檔案管理基礎性工作。面對當前的就業(yè)形勢，高校的檔案管理工作必須具有超前性，考慮到檔案材料在大學生就業(yè)中所起的特殊作用，改變過去畢業(yè)生離校后再集中整理歸檔的管理方法，從學生進校起就做好建檔工作，杜絕因臨時突擊行為，造成錯裝、漏裝和檔案轉遞不及時、不準確的情況發(fā)生。

（二）檔案過程管理階段。強化服務功能，通過設計完善誠信檔案、臺帳、建立檔案借閱登記表、專遞交接表等方式，創(chuàng)新學生檔案管理模式。

（三）檔案追蹤管理階段。發(fā)揮檔案管理功能，設計2010屆、2011屆《宿遷學院五系畢業(yè)生信息反饋調查問卷》及《宿遷學院五系畢業(yè)生就業(yè)市場反饋調查問卷》，作調查、統(tǒng)計、分析，構建畢業(yè)生信息反饋檔案系統(tǒng)。

二、創(chuàng)新舉措——以宿遷學院五系學生檔案管理為例

（一）提出并運用檔案“三化管理”、“超前管理”、“過程管理”、“追蹤管理”理念，加強學生檔案管理，充分發(fā)揮學生檔案在就業(yè)服務中的作用。學生檔案管理的“三化”，即規(guī)范化、精細化、動態(tài)化。規(guī)范化是以統(tǒng)一的辦法和標準對學生檔案進行管理；精細化是在規(guī)范化的前提下精益求精和創(chuàng)新，完善檔案管理；動態(tài)化是對學生檔案進行及時更新，隨時能夠體現(xiàn)學生現(xiàn)實的表現(xiàn)情況。

（二）制定實施《宿遷學院五系學生檔案管理辦法》、建立《五系學生檔案管理臺帳》、建立《學生檔案借閱登記表》、建立《五系畢業(yè)生檔案轉遞交接表》。具體的做法為：按照宿遷學院學生檔案管理的要求，結合五系一直以來學生檔案管理的做法，經系部例會討論，制定《宿遷學院五系學生檔案管理辦法》。本辦法共五章，二十五條，從總則、系部檔案管理職責、歸檔材料、檔案管理要求、學生檔案查（借）閱五個大的方面作了規(guī)定。建立學生檔案柜標簽，按年級、專業(yè)、班級順序存放學生檔案，便于識別及統(tǒng)一管理。從2005級開始建立全系學生檔案管理臺帳。按照檔案袋的目錄內容，以班級為單位學號為順序制作全系每一個班級的檔案臺帳。臺帳最初是在新生入學時同新生檔案一起建立。檔案袋中含有的所有材料，在臺帳中顯示備注出來并標注分數(shù)。建立學生檔案借閱登記表。因用人單位政審、應征入伍等情況需使用時，在“檔案借閱登記表”上說明理由，并經借閱單位負責人批準，嚴格履行登記手續(xù)后借出，并按期歸還。建立五系畢業(yè)生檔案轉遞交接表。使檔案保管轉遞責任到人，確保學生檔案的安全。實行對學生檔案的動態(tài)管理。臺帳及檔案的更新通常在在每次評獎評優(yōu)以后、學生受處分后、以及畢業(yè)班畢業(yè)前幾個時段。

（三）設計《五系學生誠信檔案》，并動態(tài)記錄，最終歸檔。誠信檔案包含學生親筆簽名的誠信承諾書，個人基本情況（專業(yè)班級、政治面貌、貧困生認定信息、助學貸款信息等），誠信記錄（四學年的學風考風情況、拖欠費用情況、償還貸款情況、日常行為情況、其他表現(xiàn)情況及誠信情況總記錄）。

（四）設計2010屆、2011屆《宿遷學院五系畢業(yè)生信息反饋調查問卷》及《宿遷學院五系畢業(yè)生就業(yè)市場反饋調查問卷》，并作調查、統(tǒng)計、分析，給系部學生檔案管理、教學及就業(yè)指導工作作參考，為進一步完善各項工作提供依據(jù)。

三、創(chuàng)新效果—以宿遷學院五系學生檔案管理為例

（一）自系部檔案考核以來，五系學生檔案2008屆—2011屆畢業(yè)生檔案考核出錯率為0。

（二）五系在2008—200年、2009—2010學年獲學生檔案管理條塊工作先進。

（三）目前，已完整保存五系2005級—2008級四屆全體畢業(yè)生檔案臺帳，正更新完善2009級—2012級四屆在校學生檔案臺帳。建立2010屆、2011屆畢業(yè)生信息反饋電子檔案系統(tǒng)。

（四）根據(jù)本人幾年學生檔案管理工作實際，2012年5月《淺談高校學生檔案管理創(chuàng)新》。

四、高校學生檔案過程管理的推廣價值

對學生而言，高校學生檔案是國家人事檔案的組成部分，是大學生在校期間的生活、學習及各種社會活動中的真實歷史記錄，它真實而具體地體現(xiàn)學生在校期間的品德作風、學識水平、綜合能力及健康狀況等，是大學生就業(yè)及其今后各級組織選拔、任用、考核的主要依據(jù)。本著真實、誠信為本的建檔原則，以方便就業(yè)、服務用戶為導向，加強高校學生檔案管理，零出錯率保證了檔案的真實準確性，給學生人事檔案的完整性和學生的切身利益提供了保障。在現(xiàn)今嚴峻的就業(yè)形勢下給學生順利就業(yè)提供一些便利。充分發(fā)揮了學生檔案在就業(yè)服務中的作用。

對就業(yè)市場而言，動態(tài)化管理保證了學生檔案的及時更新，體現(xiàn)學生入學以來的現(xiàn)實表現(xiàn)情況，為用人單位政審、了解情況及畢業(yè)生檔案的完備轉遞提供保障。根據(jù)《畢業(yè)生就業(yè)市場反饋調查問卷》反饋，適時的加入單位共需了解的誠信檔案等信息，使檔案管理與時俱進，符合當今用人單位的需求。

對輔導員而言，《學生檔案管理辦法》的制定實施，使檔案管理規(guī)范，有章可循。在基礎工作做好后，檔案常規(guī)管理會輕松、有條理。專門檔案室及檔案柜的設置，使學生檔案存放安全可靠。檔案借閱登記制度的建立，使檔案管理安全規(guī)范、以學生為本。臺帳的建立，能夠對全系學生的檔案信息一目了然，可以準確迅速的查詢全系每個專業(yè)、每個班級、每位學生的檔案信息，無需翻閱檔案袋就可以了解每一位學生目前檔案袋內容的完備程度。便于統(tǒng)一管理、查找、調閱等，這種優(yōu)勢在畢業(yè)班學生政審時體現(xiàn)的尤為明顯。即使在學生畢業(yè)后，也可以作為檔案查詢的依據(jù)，是一份極有意義的存檔。

對學院、系部而言，完備的畢業(yè)生檔案在就業(yè)市場可以提升學院的形象，反應學院扎實的基礎性工作。畢業(yè)生信息反饋檔案系統(tǒng)的構建，及時反饋畢業(yè)生信息，根據(jù)所反饋的畢業(yè)生工作后的知識結構、思想道德、專業(yè)技能、心理素質等的具體信息。了解用人單位對人才的標準和需求，及時調整招生計劃、專業(yè)設置、教學計劃、教學內容、教學方法和手段，主動適應人才市場，培養(yǎng)學生基本技能和綜合素質。

參考文獻：

[1]肖連勤.高校學生檔案管理工作創(chuàng)新[J].黑龍江教育，2010（3）.

[2]徐向玲.增強創(chuàng)新意識 做好高校學生檔案管理[J].中國成人教育，2007（3）.

篇9

關鍵字：二維碼；學籍檔案管理；數(shù)字檔案館

1 引言

隨著計算機技術和圖像識別技術的不斷發(fā)展，基于信息處理的條碼技術也在逐步完善。條碼技術集成了編碼、印刷、圖像識別和數(shù)據(jù)處理等多項技術，具有輸入快捷、準確度高、成本低廉、可靠性強等優(yōu)點，目前已被廣泛應用于商業(yè)、管理、服務、醫(yī)療、辦公自動化等多個領域。二維碼是一種在水平和垂直方向的二維空間存儲信息的條碼。通過某種特定的幾何圖形，按一定規(guī)律在二維平面方向上運用分布的黑白相間圖形來記錄數(shù)據(jù)符號信息，并通過讀取設備對二維碼進行掃描得到二維碼中存儲的數(shù)據(jù)[1]。如何將新興的二維碼技術應用于數(shù)字化檔案館建設中，并通過網絡技術、計算機技術不斷提高檔案館的影響力和服務質量，成為檔案工作者所面臨的一個問題。

2 二維碼技術的概況

在二維碼出現(xiàn)之前，人們主要通過一維碼進行數(shù)據(jù)的存儲和識別，相對而言，一維碼更加簡單，主要是由條、空以及相應字符組成的規(guī)則排列標記，其編碼可以通過識別設備對其掃描并翻譯成“十進制”數(shù)字[2]。但是，一維碼的信息存儲容量小，其局限性表現(xiàn)在只能通過橫向表達信息，無法在垂直方向上存儲信息，而且一維碼只能用來表達數(shù)字和字母，無法對漢字和圖像進行描述。這使得一維碼在應用中只能作為索引字段，需要建立相應的數(shù)據(jù)庫與該索引字段進行關聯(lián)，并存儲一維碼相關聯(lián)的數(shù)據(jù)與圖片。

二維碼的誕生打破了一維碼對后臺數(shù)據(jù)庫依賴的瓶頸。相對于一維碼而言，二維碼在數(shù)據(jù)存儲和信息傳遞中具有更多的優(yōu)勢，主要表現(xiàn)在：

第一，信息存儲格式多樣化。一維碼只能存儲字母、數(shù)字和簡單的符號，二維碼由于采用橫向和縱向的存儲方式，不僅可存儲字母、數(shù)字及符號，還可存儲漢字、圖片、音頻、視頻等多媒體格式的數(shù)據(jù)。

第二，信息存儲容量大。一維碼存儲容量較小，一般只能存儲30個字符左右，而二維碼相對存儲容量大，一般可容納1850個字符或2710個數(shù)字或1108個字節(jié)，或500多個漢字，比普通一維碼的信息容量高幾十倍。

第三，容錯能力強，具有較強的糾錯功能。一維碼只能檢測出數(shù)據(jù)中含有錯誤卻不能對錯誤信息進行分析和識別。二維碼因污損、錯位引起局部損壞時，只要損壞面積沒有超過50%，就可以恢復信息并準確識讀。

第四，對于數(shù)據(jù)庫的依賴性較弱。一維碼只能存儲數(shù)字和字符，一般作為數(shù)據(jù)庫的索引字段，用戶希望得到更多詳細信息，只能通過一維碼的索引對數(shù)據(jù)庫進行檢索，才能獲得具體信息。而二維碼自身可以存儲多種格式的數(shù)據(jù)，同時具有較大的存儲容量，這使得二維碼既可以作為索引字段與數(shù)據(jù)庫關聯(lián)，也可以獨立完成數(shù)據(jù)存儲，減輕了對數(shù)據(jù)庫的依賴。

3 二維碼技術在高校學籍檔案管理中的應用

3.1 基于二維碼高校學籍檔案管理系統(tǒng)的需求分析。目前，高校畢業(yè)生對于學籍檔案的利用目的主要是：第一，畢業(yè)后進行戶籍變動的畢業(yè)生，需要通過檔案館提供的錄取名冊向戶籍轉入地提供其入學時的戶籍信息，來完成戶籍的變更。第二，畢業(yè)生繼續(xù)深造學習或留學，需要通過檔案館提供其在學期間所有考試科目的成績單，一般用來在新學校創(chuàng)立新的學生檔案，或作為獎學金申請的依據(jù)。第三，畢業(yè)生因丟失畢業(yè)證或其他客觀原因，需要向其工作單位證明自己的畢業(yè)情況，需要檔案館提供該畢業(yè)生的學籍檔案，驗證該畢業(yè)生的學歷情況。

根據(jù)不同畢業(yè)生對學籍檔案的利用目的，高校檔案館應該有的放矢地為畢業(yè)生提供真實可靠的證明材料。以畢業(yè)生的利用需求為出發(fā)點，建立一套基于二維碼的學籍檔案管理系統(tǒng)，不僅可以提高檔案館服務的工作效率，而且可以更加人性化地滿足畢業(yè)生對學籍檔案的需求。經分析，基于二維碼的學籍檔案管理系統(tǒng)需要實現(xiàn)以下功能：

（1）畢業(yè)生可以通過網絡在線注冊自己的信息，學籍檔案管理系統(tǒng)對其注冊信息進行核實，對于注冊信息屬實的畢業(yè)生為其生成一個用于身份識別的二維碼，并返回給畢業(yè)生。

（2）畢業(yè)生可以通過獲得的二維碼進行身份識別，并隨時可以獲得自己的學籍檔案。

（3）二維碼中應該存儲畢業(yè)生的基本信息，還應該存儲部分網址的超鏈接，這些超鏈接分別鏈接到畢業(yè)生學籍檔案中的入學名冊、在學成績單和畢業(yè)證驗證信息。

3.2 基于二維碼高校學籍檔案管理系統(tǒng)的設計方案。基于二維碼的學籍檔案管理系統(tǒng)應該以B/S構架模式為主，同時考慮用戶會采用不同終端設備訪問該系統(tǒng)，還需要建立與系統(tǒng)相對應的WAP網站，便于智能手機或平板電腦等終端的訪問。系統(tǒng)在設計中主要包括以下模塊。

（1）畢業(yè)生學籍檔案的數(shù)字化和信息錄入模塊。該模塊是針對檔案管理員進行開發(fā)的，檔案管理員首先需要對各類學籍檔案進行掃描以圖片形式進行保存。并將學籍中一些重要信息著錄到系統(tǒng)中，為學籍檔案的檢索提供各類索引字段。涉及的字段主要包括：畢業(yè)生的姓名、照片、畢業(yè)年份、學號、學院、專業(yè)、畢業(yè)證編號、學位證編號、檔號等。該模塊在技術實現(xiàn)上相對簡單，主要包括對學籍數(shù)據(jù)庫的建立，為檔案管理員提供學籍檔案的錄入界面，最后將錄入的學籍信息更新到數(shù)據(jù)庫中。該模塊是實現(xiàn)學籍檔案資源建設的重要環(huán)節(jié)，其數(shù)據(jù)的準確性和完整性是建立學籍檔案管理系統(tǒng)的基礎保障。此模塊涉及大量的學籍信息錄入工作，所以要求管理員對錄入后的信息進行核查，防止錯誤信息的遺留。

（2）畢業(yè)生的身份識別模塊。該模塊是針對需要獲取學籍檔案的畢業(yè)生而設計的。畢業(yè)生可以通過在線注冊的方式，按照檔案館要求提交個人的信息，如，姓名、學號、畢業(yè)年份、專業(yè)、手機號等。由于學號是唯一標識每個畢業(yè)生身份的信息，所以，學籍檔案管理系統(tǒng)應該以學號為索引檢索學籍檔案數(shù)據(jù)庫，得到該畢業(yè)生的其他學籍信息，之后系統(tǒng)進行核對，比較該畢業(yè)生注冊的姓名、畢業(yè)年份、專業(yè)等信息與數(shù)據(jù)庫中是否完全一致。若信息相同，說明該畢業(yè)生提交的注冊信息屬實，系統(tǒng)會自動生成一個二維碼，并將此二維碼發(fā)送到該畢業(yè)生注冊的手機號中，此二維碼中除了保存畢業(yè)生的姓名、照片、學號、專業(yè)、畢業(yè)證編號、學位證編號等信息外，還需要保存一些超鏈接分別鏈接到該畢業(yè)生的入學名冊、成績單的掃描件和畢業(yè)證、學位證的驗證界面。

（3）二維碼的生成模塊。該模塊是系統(tǒng)的業(yè)務模塊，由系統(tǒng)自身完成相關運算和邏輯處理。在本次系統(tǒng)開發(fā)中，二維碼編碼制式選用常用的QR Code編碼。利用C#結合開源類Qrcode來實現(xiàn)生成二維碼功能，同時將相關信息保存到二維碼中。主要程序如下：

/*注釋：導入需要的類庫Qrcode*/

using ThoughtWorks.QRCode.Codec；

using ThoughtWorks.QRCode.Codec.Data；

using ThoughtWorks.QRCode.Codec.Util；

/*注釋：聲明QRCodeEncoder編碼工具*/

QRCodeEncoder qrCodeEncoder = new QRCodeEncoder（）；

/*注釋：聲明QRCodeEncoder編碼方式選用字節(jié)的方式*/

qrCodeEncoder.QRCodeEncodeMode = QRCodeEncoder.ENCODE_MODE.BYTE；

/*注釋：生成二維碼，并將相關信息保存到二維碼中*/

qrCodeEncoder.Encode（需保存的數(shù)據(jù)信息）.Save（二維碼圖片）；

生成二維碼后，系統(tǒng)可以通過短信的方式將該二維碼發(fā)送到畢業(yè)生注冊的手機上，也可以通過畢業(yè)生身份識別模塊將二維碼在畢業(yè)生自己的網頁中，這樣，畢業(yè)生就可以隨時下載獲取二維碼。

（4）二維碼的解析模塊。該模塊是為系統(tǒng)的訪問終端而設計，畢業(yè)生利用系統(tǒng)生成的二維碼通過掃描可以讀取二維碼內保存的信息，包括姓名、學號、畢業(yè)證號、學位證號等基本信息，還包括關于入學信息、在學成績和學歷證明的超鏈接，畢業(yè)生就可以根據(jù)自身需要轉向不同的超鏈接獲取相關學籍檔案。該程序實現(xiàn)如下：

/*注釋：聲明QRCodeDecoder解碼工具*/

QRCodeDecoder decoder = new QRCodeDecoder（）；

/*注釋：讀取二維碼中存儲的數(shù)據(jù)*/

String data= decoder.decode（new QRCodeBitmapImage（new Bitmap（二維碼）））；

通過二維碼中存儲的超鏈接找到畢業(yè)生學籍檔案的掃描件，下載打印就可以獲取入學名冊、在學成績單、畢業(yè)證學位證證明等學籍檔案，使學籍檔案服務更加人性化、更加多樣化。

3.3 二維碼技術應用于學籍檔案管理時應注意的問題

（1）提高學籍檔案利用者對二維碼的認知度。目前，二維碼還沒有真正進入公眾的日常生活中，大家對二維碼的認識還沒有普及，要發(fā)展二維碼在學籍檔案管理中的應用，就要盡一切可能推廣和宣傳二維碼的意義，加強檔案利用者對二維碼的了解，這樣才能發(fā)揮二維碼在學籍檔案管理中的優(yōu)勢。

（2）統(tǒng)一二維碼的標準。現(xiàn)在，國內二維碼廠商往往采用不同的標準，導致不同的二維碼標準無法通過同一個設備正確讀取，為檔案利用者帶來不便，所以，要推廣二維碼在各個行業(yè)中的應用就要制定一個統(tǒng)一標準，使二維碼識別設備具有良好的兼容性。

（3）加強檔案館門戶網站建設。檔案館要真正開展二維碼服務，最重要的就是建立一個專門的手機檔案館網站（即檔案館WAP網站）。為學籍檔案利用者提供更多渠道來了解二維碼，并通過二維碼了解數(shù)字檔案館，促進彼此間的互動，提升檔案服務質量。

4 結束語

目前，二維碼技術在學籍檔案管理應用中還處于探索和嘗試階段，但隨著管理方式和服務模式轉變及二維碼技術日益完善，通過檔案工作者不懈努力，我們相信二維碼及其在檔案管理中廣泛應用終會實現(xiàn)。

參考文獻：

[1]南曉凡.圖書館二維碼應用研究[J].圖書館學刊，2012（10）.

篇10

據(jù)人力資源和社會保障部最新統(tǒng)計顯示，2012年全國普通高校畢業(yè)生約680萬人，創(chuàng)歷史新高。680萬畢業(yè)生就意味著680萬份學生檔案的寄發(fā)，數(shù)量巨大而其中的重要性就可想而知。高校學生檔案記載著學生的學習經歷成長過程和綜合表現(xiàn)，是學生求職擇業(yè)和社會選拔任用人才的原始依據(jù)，關系著學生的前途命運，對社會高校和學生具有重要的意義。然而，高校學生檔案管理并未引起重視，它是檔案管理中最薄弱的一個環(huán)節(jié)。

高校學生檔案管理中存的主要問題

缺少專業(yè)的學生檔案管理人員。當前高校畢業(yè)生檔案的管理工作一般都是各學院負責畢業(yè)生工作的輔導員老師來完成的，檔案管理人員不專業(yè)，不固定，導致學生檔案收集整理過程沒有走上標準化規(guī)范道路。高職院校畢業(yè)生多，就業(yè)靈活多變，這就造成高職院校畢業(yè)生檔案整理任務比較繁重，工作量較大，但由于沒有相對固定素質較高的專業(yè)隊伍，輔導員老師往往是帶領下一級學生來整理畢業(yè)生的檔案，加上缺乏監(jiān)督檢查和業(yè)務指導，問題之多就可想而知。由于檔案工作一般是由各學院輔導員兼任，人員一旦變動，檔案查找起來就非常困難。現(xiàn)在，有很多的學校對學生檔案管理工作的重要性認識不足，任用一些非專業(yè)人員從事學生檔案管理工作。這些人員檔案意識不強、技能較低，造成學生資料收集不及時、歸檔材料不到位，材料裝錯檔案袋，個別學生檔案丟失的現(xiàn)象。

學生檔案意識薄弱。學生的檔案意識薄弱，高校中絕大部分學生不了解檔案的構成及其重要意義。目前。隨著人們就業(yè)觀念和就業(yè)方式觀念的改變，學生認為檔案的重要性越來越低。有很多學生認為以后反正會在私企外企工作，要不要檔案無所謂，對檔案漠不關心，若干年后由于考公務員或出國考研再來查找，又不知檔案在何處；有的畢業(yè)生認為學校會直接把檔案轉到工作單位，因此對檔案是否到達接收單位不聞不問然而；與此同時，現(xiàn)在很多省份的新生在入學的時候都是自帶檔案，由此而造成學生檔案丟失、遲遲未交檔案、檔案私自拆封等現(xiàn)象較為明顯，這都在無形中加大了學生檔案管理的難度。這些現(xiàn)象的出現(xiàn)都與學生欠缺檔案知識、檔案意識淡薄等有關。

制度建設不完善。高校學生檔案管理缺少明確的法律和制度依據(jù)，制度的缺位是制約高校學生檔案管理水平的主要原因。雖然前幾年，國家教育委員會了高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規(guī)范，這體現(xiàn)了國家教育和檔案工作行政部門對高校學生檔案的重視，但總體來說比較籠統(tǒng)對具體操作的指導性不強，缺少標準化規(guī)范化的指標體系。高職院校學生檔案從新生建檔、歸檔到畢業(yè)后轉成人事檔案，經手的部門多，工作量大，歸檔制度的不健全，轉遞手續(xù)的不嚴格，各個部門之間的工作不能很好地銜接，就無法保持學生檔案材料的產生過程的連續(xù)性和周期性，無法保證學生檔案材料的系統(tǒng)性和完整性。

提高學生檔案管理實效性的對策

穩(wěn)定隊伍，提高工作人員素質。以往學生檔案的管理，基本上都是兼職人員，由于精力有限，平時都忙于其它工作，疏于檔案的管理。特別是對檔案理論和業(yè)務方面的研究更是缺乏。高校檔案管理過程中可以設立專職學生檔案員，同時在工作中要增強檔案專業(yè)人員的責任感和使命，應定期對工作人員開展相關業(yè)務培訓，這樣既有利于不斷培養(yǎng)和提高管理人員的工作水平，且能提高服務質量，使檔案工作貼近學生的學習、生活和就業(yè)，真正做到為學校發(fā)展和學生成長服務。

加強畢業(yè)生檔案工作的宣傳力度，提高在校大學生檔案意識。要充分認識大學生對檔案管理知識學習的必要性，努力向在校大學生宣傳普及學生檔案知識。新生一入學，學生檔案管理部門就應組織檔案管理人員作講座宣傳學生檔案知識，讓學生在校期間就知道自己在校期間能形成哪些檔案資料，這對加強校風校紀建設也大有好處如學生知高校和社會應加大教育宣傳的力度。尤其要加強對《檔案法》的宣傳、學習和貫徹執(zhí)行。高校要對檔案理論知識以及如何去開發(fā)利用檔案信息等方面，有計劃地開設相關的選修課程，或短期的培訓班，講座等多種形式讓大學生們真正地認識檔案，走近檔案，獲得檔案重要性的更多知識和信息

加強制度建設，規(guī)范管理行為。國家教育人事檔案等有關部門有必要根據(jù)當前高等教育改革和大學生就業(yè)工作的整體形勢出臺具有較強針對性和操作性的高校學生檔案管理辦法實施細則和評價體系，提出明確的任務目標和全面的歸檔范圍，使高校的學生檔案管理工作有章可依。高職院校學生檔案的管理工作應出臺相應的對策和制度，根據(jù)學生檔案管理工作的性質任特點，對學生日常檔案管理及畢業(yè)生的檔案問題作統(tǒng)一具體的規(guī)定，建立健全保管保密轉遞送交和管理職責等各項規(guī)章制度，做到有章可循有據(jù)可依照章辦事有了相應的法規(guī)和制度，才能使畢業(yè)生檔案工作走向進一步。