導語：如何才能寫好一篇檔案管理的基本要求，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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[關鍵詞]檔案管理、基本要求、解決對策

中圖分類號：R661 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）11-0356-01

一、檔案管理存在的問題

1、當前不少單位沒有建立綜合檔案室，各種門類載體檔案沒有實行集中統一管理，業務檔案、會計檔案、特種載體檔案分散保存的現象比較嚴重；歷史的原因造成了許多檔案館位于黨政機關的深宅大院內，儼然一個保密機關，較為封閉。

2、應當歸檔的文件材料沒有及時收集歸檔，散存在部門或個人據為己有的現象屢見不鮮。《檔案法》雖己頒布近二十周年，但檔案法律法規的權威沒有真正樹立起來，檔案執法的剛性也不夠。一種違法行為的長期存在并呈普遍性，至少說明相關法律法規缺乏足夠的震撼力和威懾力。社會檔案意識的增強是做好全社會檔案工作的充分和必要條件，如何培養全社會的檔案意識是每個檔案工作者義不容辭的責任。

二、培養檔案管理意識

1、探索新時期檔案宣傳的新方法建立好愛國主義教育基地，充分發揮愛國主義教育基地的教育功能，教育青少年學生；省、市級檔案部門可編寫圖文并茂、內容豐富的檔案通俗讀物，服務學生教育工作；普及檔案知識，讓學生完整保存成長足跡，通過整理、制作個人成長檔案，學生們重溫自己的成長歷程，增強檔案意識；走進學校，為學生開設檔案專題講座。

2、加強檔案立法、執法力度。檔案法規是檔案工作的指南針，依法治檔，用強制力強化檔案意識的培養。營造以法促規范，以法促發展的良好的工作氛圍，加強動態管理，完善執法機制，重拳強化檔案意識。

3、加強制度建設。其中關鍵的是開展年檢制度和與之配套的將檔案工作納入各縣市區年度綜合目標績效考核制度，這兩項制度對機關單位及其工作人員的檔案工作及意識的全面提高尤為重要，且見效迅速，各地應全面建立。加強重大活動和重點工程檔案管理制度建設，對擴大檔案的知名度與提高檔案意識也大有裨益。

4、重視新農村檔案工作。在我國農村人口占絕大多數，一個地方其他檔案工作做得很好，農村檔案工作未做好，是不完善的，檔案意識的覆蓋面也大有問題。長期以來，只重視機關、企事業單位的檔案工作，農村檔案未引起足夠的重視。正因為農村檔案的薄弱，所以應格外關注。

5、要全面推進民營企業檔案工作。隨著改革開放的步伐，民營企業遍地開花，已成為經濟建設的一支強大力量，民營企業檔案意識的重要性日益突出。通過挖掘檔案的利用價值，為企業發展創造效益，使越來越多的民營企業家認識到檔案的重要作用，將檔案工作作為企業管理的一項基礎性工作來抓，建立符合企業自身發展需要的檔案管理體系，促進民營企業檔案意識的全面提高。隨著改革的不斷深化，檔案管理工作也隨之發生了變化。面對新的歷史時期、新的工作需要，檔案管理工作顯得更加重要。

三、如何做好檔案管理工作

1、增強服務意識，提高服務水平。一個單位的任何一項工作，都必須有領導的重視，才能使這項工作順利開展；領導對檔案工作的價值和認識程度，決定著他們對檔案工作的態度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發展。因此，把檔案工作列入議事日程，是規范檔案工作的需要。對檔案管理人員來說，則應該充分發揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響，去爭取領導的重視。要使一個單位的檔案工作有起色，領導和檔案人員都必須重視檔案工作。就檔案工作而言，檔案人員的工作態度、工作效率、工作質量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。

2、愛崗敬業，使領導滿意自己的工作。領導是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領導和群眾心目中留下一個好的印象。積極宣傳，使領導增強檔案管理意識。有些單位領導對檔案工作重視不夠，很多都是因為缺乏檔案意識，認為檔案工作在一個單位可有可無，因此，對領導加強有關檔案方面的宣傳是十分必要的，要經常把有關文件、材料給領導看 ，在領導的腦海里留下印象，尤其是一些與本單位密切相關的材料，很可能會使領導看后受到啟發，并在實踐中加以應用。檔案管理人員要經常向領導匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對單位的益處，使領導更加重視檔案工作 。

3、綜合利用各種資源，實現檔案現代化管理。隨著改革的深入發展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數量越來越多，數量的龐大給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質量，只有實現檔案管理現代化，才能有效地解決新形勢下出現的新問題。

4、加強教育培訓，提高管理人員綜合素質檔案管理人員的業務素質水平直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，首先要充分發揮檔案工作人員的主觀能動性、創造性，努力提高檔案人員的知水平和管理能力。由于設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提 出了新的更高要求。原來那些傳專統的業務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以必須對檔案人員加強繼續教育，盡快培養既能掌握新技術，又能熟悉檔案專業知識的人才，才能完成檔案管理現代化的任務。

四、總結

綜上所述，科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。科學規范的檔案管理可以不斷地提升一個企業的管理水平，做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。展望未來，機遇和挑戰共存，機遇大于挑戰，只要我們搶抓機遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發揮我國特有的管理優勢，堅持走中國特色社會主義檔案管理道路，一定會實現檔案管理工作的規范化、科學化、法制化。

參考文獻

[1] 劉振華.檔案工作創新談[J].中國檔案，2016，（3）

[2] 李國慶.檔案管理現代化是一項系統工程[J].檔案學，2014

[3] 李淑艷.檔案管理信息化探析[J].經濟研究導刊，2014（18）.

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關鍵詞 檔案管理 新思路

中圖分類號：D523.2 文獻標識碼：A

一、存在的問題

1、多數醫院因為資金和人員配置的問題往往忽視醫院檔案的作用，通常缺乏明確的任務目標和具體的措施，檔案工作硬件投入不足，檔案現代化管理水平不高，而且因為各家醫院檔案隸屬于不同的行政機關，所以相互之間聯系很少，是各自為政的發展模式。

2、檔案管理模式問題，館藏資料和數據庫“大不全，小不精”，既重復浪費又出現資源閑置。檔案管理分散，不利于檔案的完整和安全。各級醫院在管理檔案時沒有統一的管理標準和模式，各級醫院根據自己的理解和實踐進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。

3、檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高。在醫院目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標考核，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。

4、檔案工作硬件投入不足，檔案現代化管理水平不高，檔案用房狹小，不符合檔案保管的標準，設備陳舊，技術落后，也制約了檔案事業的發展。隨著科技技術的發展，計算機及網絡技術在醫院管理中廣泛運用，醫院管理手段不斷進步。

5、人事管理體制和機制不完善，財力物力的匱乏。許多醫院檔案管理人員都面臨這年齡偏大、專業不對口、學歷參差不齊，只能進行一般工作。醫院大部分的財力物力都被放在醫院的醫療設備的更新、人才的培養和擴建病房等硬件建設上面。對檔案管理這方面投資較少。

二、醫院檔案管理工作的基本要求及其工作的特點

（一）醫院檔案管理工作的基本要求。

1、醫院檔案管理的標準化要求。檔案管理要求統一規劃、統一協調，實行檔案管理工作的標準化、規范化，使得檔案信息資源得以共享。制定各項醫院檔案管理業務標準和技術標準并貫徹實施，還要通過法規手段來實現。

2、檔案管理的基本原則。要達到完整性的要求，一方面要保證醫院檔案數量齊全，成分多樣化，另一方面也要盡量保持醫院檔案間的歷史聯系。

3、醫院檔案管理過程中應盡可能用最少的投資達到最大的效益。由于我國大多數檔案機構經濟條件有限，經濟因素往往在檔案管理系統運營中起決定作用。

4、醫院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，年代越久價值越大。盡可能延長檔案的壽命，保護其安全性，避免醫院檔案中的機密泄露，是檔案管理的基本任務之一。

5、現代醫院檔案管理工作要求現代化，要采用科學的理論和方法，遵循檔案工作的發展規律，把檔案管理活動作為一個復雜的系統來進行科學管理，使醫院檔案管理工作走向更高水平。

6、醫院檔案管理現代化已經成為了一種必然的發展趨勢，各種現代化技術如計算機技術、復制技術、縮微技術、視聽技術等應用在檔案管理當中，可以大大提高檔案管理工作的效率，提高醫院檔案管理的水平。

（二）醫院檔案管理工作的特點。

1、醫院檔案管理過程可以分為檔案室管理和檔案館管理兩個階段。不同階段檔案的作用不同，具有不同的價值，服務對象不同，方式也不同。檔案具有憑證價值和過渡性，具有歷史價值和科學文化價值。

2、醫院檔案管理工作直接關系到醫院切身利益，它的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾。

3、醫院檔案管理活動對檔案形成者的依附性。醫院檔案是在形成者活動過程所產生的，檔案歷來形成者所有與控制，價值和形成者有著密切的關系。

三、醫院檔案管理工作的新思路

（一）提高檔案管理人員的素質，加強學習《檔案法》，增強人們對檔案管理的意識，提高依法歸檔的自覺性。

現代醫院管理向科學化、現代化和標準化發展，對醫院的檔案工作實施全面的管理，在檔案管理中起著領導、指導、決策、監督的作用。大力宣傳檔案工作，使得醫院領導、職工都充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己的日常工作和生活的密切關系，更好的支持檔案管理工作，從而促進全員檔案意識格局的行程。有些人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺性，因而學習、宣傳《檔案法》非常重要。

（二）完善醫院檔案管理的體制建設和制度建設，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度。

促進檔案工作規范管理，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規范管理的關鍵。醫院要結合本單位檔案管理的實際要求，根據《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》來制定一系列的檔案管理制度，統一管理，統一考核，促進醫院發展。

（三）實現檔案標準化是檔案管理信息化的根本，檔案管理現代化不僅僅是先進設備的配置，還包括管理方式的標準化。

加強培訓、結合實踐，提高檔案管理人員素質，加大投入，提高配備。通過專業培訓、繼續教育進修學習等提高業務和知識水平，深入臨床一線調查研究，不斷總結探索檔案管理工作，適應檔案業務發展，推動檔案管理水平的提高。加大資金投入，引進現代化的技術和設備是必然條件。醫院充分利用計算機管理應用設計完善的軟件和網絡等現代化辦公設備，實現檔案管理的自動化和現代化。

（四）建立醫院檔案三級網絡管理模式，為檔案的開發利用提供更有利的依據，重視開發，充分利用，發揮檔案的社會效益。

檔案管理的最終目標是使得檔案得到充分利用，加強檔案利用反饋信息的管理，實現醫院信息的橫向聯系，實現資源共享，提高檔案的利用率，充分發揮社會效益。

檔案自古至今都在延續發展，從紙質到電子版，從理論到實踐中，從工作手段到工作方法，從思想意識到管理模式，根據自身的發展特點，響應政府出臺的各種優惠政策，用科學發展觀的理論指導改革現行的管理體制，轉換運行機制，根據自己情況聯合檔案管理體制，實現資源共享和個性化、多元化創新服務。研究知識經濟給檔案管理帶來的機遇和挑戰，針對醫院檔案管理的特點和要求，探索只是經濟時代新形勢下的醫院檔案管理對策，提出具體的針對性的措施，這樣有利于提高醫院檔案管理水平，強化醫院的檔案管理，豐富醫院檔案管理的理論內容，促進醫院現代化的發展，實現檔案管理的理論意義和應用價值。

（作者：河南省中醫院第二附屬醫院審計室科員，主要研究方向：檔案管理與審計）

參考文獻：

[1]張新芳：《醫院檔案管理工作現狀及對策》，《中國科技信息》2005年第21期。

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關鍵詞：基層醫院 檔案管理 問題 對策

一、基層醫院檔案管理存在的主要問題

（一）檔案管理意識薄弱

現階段，在基層醫院發展的過程中，大部分領導的基層檔案管理意識薄弱，不能夠將檔案管理納入到醫院發展規劃之中，導致部分工作人員不重視檔案管理環節，認為檔案管理對醫院的發展沒有什么作用。此外，部分醫務人員不能夠熟悉和了解在檔案管理材料中的一些具體要求，對檔案的管理只是形式上的存在，并沒有發揮實質上的作用。

（二）檔案管理制度落后

現階段，在基層醫院發展的過程中，包括很多方面的管理制度，例如，醫療制度、護理制度以及財務制度等等，但是，大部分基層醫院卻沒有設置檔案管理制度。因此，在檔案管理的過程中，醫院沒有明確檔案管理的具體負責人員，進而無法實現檔案管理的系統性，不能夠將檔案管理與醫院發展的實際狀況有機的結合在一起，這不利于加快基層醫院的發展進程。

（三）檔案管理人員的專業素養較差

伴隨科學技術的快速發展，以及信息化時代的到來，在檔案管理的過程中，醫院對檔案管理人員提出了更高的要求和標準，要求檔案管理人員應不斷提高自身的專業素養，以適應信息時展的要求。但是，現階段，大部分檔案管理人員的專業素養較差，部分檔案管理人員是從其它部門調劑過來，因此，對檔案管理缺少系統、理論化的管理，這已經無法適應信息時展的基本要求。

二、完善基層醫院檔案管理的對策

（一） 強化檔案管理意識

目前，在基層醫院發展的過程中，檔案管理環節發揮重要作用，能夠記錄和承載單位的歷史記錄，是基層醫院發展不可缺少的重要信息資源。因此，要想加快基層醫院的發展進程，應強化基層醫院領導基層對檔案管理的重視，以使檔案管理能夠納入到基層醫院發展規劃之中，并且還應大力宣傳與檔案法相關的基本條例，進而使基層醫院領導充分認識到檔案管理對醫院發展的重要性，以使醫院檔案管理的進程不斷加快。

（二）建立完善的檔案管理制度

為了有效確保檔案管理工作的順利開展，要求基層醫院應當建立健全檔案管理制度，嚴格按照檔案管理的具體要求，以及醫院自身發展的實際狀況，以使檔案管理制度能夠與醫院發展的實際相結合，明確工作人員的具體職責，使醫院的全體員工都能夠加入到醫院管理之中。此外，對于檔案管理人員，醫院應進行嚴格的考核，使考核與管理人員自身的利益融合在一起，從而調動管理人員工作的積極性，更好的投入到檔案管理之中。

（三）提高檔案管理人員的專業技能與專業素養

檔案管理人員的專業技能與專業素養直接影響檔案管理效率，因此，在基層醫院檔案管理的過程中，提高管理人員的專業技能與專業素養具有很重要的現實意義。這就要求醫院應認識到提高檔案管理人員專業素養的重要性，定期組織檔案管理人員進行培訓，培訓方式可以由單一化轉變為多樣化，例如，可以通過專家講座、座談會議、交流會議等等，逐漸轉變檔案管理人員的認知水平。

此外，醫院的領導階層也應定期參加與檔案管理相關的國際交流會議，吸收其先進的管理理念，引進專業素養較高的管理人員，為其提供良好的工作環境，使其能夠更好的服務于醫院的檔案管理。

（四）明確檔案管理人員的具體責任

目前，在基層醫院檔案管理的過程中，檔案的交接環節至關重要，因此，醫院的領導階層應提高重視程度，將檔案交接納入到重要議程之中。因為在醫院檔案管理的過程中，涉及的內容比較多，并且部門分散、復雜，因此，檔案具有很強的專業性和技術性，這就要求醫院應建立全面、系統的檔案交接制度，改進和完善檔案材料的傳遞制度，實現檔案的動態化管理，一旦發現任何問題，及時找到解決的對策。

（五）加強檔案的開發效率

在基層醫院檔案管理的過程中，要求相關管理人員不應只是停留在整理、保管階段，應始終堅持服務的基本理念，由以往的被動逐漸轉向主動開發檔案信息資源。

例如，檔案管理人員應充分利用各種檔案載體，使檔案內容豐富、形式多樣化，為基層醫院開展文化建設提供有利的素材，以向工作人員弘揚醫院文化，為醫院的發展奠定良好的基礎。

三、結語

綜上所述，通過分析醫院檔案管理存在的主要問題，以及完善的基本對策，我們可以看出，在基層醫院發展的過程中，檔案管理環節至關重要，是基層醫院得以生存和發展的基礎，但是，由于受到多種因素的限制，在檔案管理的過程中，仍舊存在諸多的缺陷，不利于加快基層醫院的發展進程。因此，基于以上存在的問題，這就要求醫院相關管理人員應充分認識到檔案管理對醫院發展的重要性，建立健全檔案管理體制，提高檔案管理人員的專業技能與專業素養，引進專業素養較高的檔案管理人員，明確檔案管理人員的具體職責，強化檔案的開發效率，以使醫院朝向更好、更快的方向發展。

參考文獻：

[1]張紅文，徐秀玲，劉麗麗等.淺談基層醫院如何實現檔案管理的現代化[J].醫學信息與管理，2011，（06）.

[2]李曉紅，劉玉婷，張筱雨等.淺談基層醫院檔案管理存在的主要問題以及完善的基本對策[J].人民教育出版社，2011，（08）.

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關鍵詞：人事檔案管理；信息化建設；思路分析；具體對策

信息時代已經到來，隨著信息化的發展，市場的競爭也變得越來越激烈，各個領域要想在激烈的競爭中得到穩定的發展，就要從自身的角度出發，人事檔案管理的信息化就是各個企事業單位應該考慮的重點，而且人事檔案的管理水平也會影響企業的穩定運行。信息時代已經到來，將信息技術融入到人事檔案的管理中，這樣就可以減少人事檔案的工作量，也可以最大限度的保證人事檔案管理工作能夠順利的開展，因此一定要重視人事檔案管理的信息化建設。

1 新時期人事檔案管理還存在的問題

1.1 人事檔案管理信息化制度不完善

在大多數的單位中，人事檔案管理信息化主要是有專門的檔案管理部門負責的，盡管有些單位已經制定了相關的制度，但是從人事檔案管理信息化的方法和手段上來看卻并不明確，并沒有針對人事檔案管理信息化制定相關的制度，或許者制定的制度并不完善，在這樣的情況下，相關的管理人員在人事檔案管理信息化的過程中就會變得隨意，在沒有制度的規范下，人事檔案管理的信息化就會變得比較混亂。而且有很多的單位也沒有向著具體化、實際化的方向進行人事檔案管理信息化制度的制定，有些職能部門在人事檔案的收集上也存在著不規范的行為，這樣也就導致了原本應該被納入到人事檔案信息管理中的資料和信息度沒有得到有效的保存，這樣在人事檔案進行變動的時候，就會出現工作移交不清楚或者是檔案資料丟失的現象。初次之外，檔案目錄的標準不統一，在這樣的情況下，各個管理部門就會根據自己的習慣和理解來進行人事檔案的錄入工作，但是各個部門在管理的方法上并沒有統一，也就導致了人事檔案管理信息化建設存在著很大的難度，尤其是在查找的過程中，是極為困難的。

1.2 制度的落實不到位

我國各個企事業單位在不斷的改革，在新的時期，各個單位都必須要具備完善的機構，而且各個單位在落實的過程中，必須要不斷的對考核目標和規章制度進行完善，這是新時期對企事業單位人事檔案管理信息化的基本要求。但是在這些制度在具體執行的過程中并沒有取得相應的效果。各項信息化設置都已經達到了相關的標準，但是在執行的過程中，卻沒有達到相應的標準，在實際的經營活動中也沒有充分的發揮著人事檔案管理的基本作用。各個部門也沒有在溝通上達到一致，在處理基本的業務的時候，還要處理一些公共服務，也為人事檔案管理的信息化帶來了極大的難度。

1.3 檔案管理人員的基本素質^低

人事檔案的管理人員在檔案信息化的過程中扮演著重要的角色，但是在人事管理的形勢下，也缺乏相應的信息化管理人才，這樣也就給人事檔案管理信息化建設帶來了安全性問題，從檔案管理人員的角度來看，也無法得到信息化人員的基本要求，無法掌握相應的信息技術，在這樣的工作狀態下，信息的管理就會亮比較混亂，有些從業人員就會出現故意行為和操作失誤的現象，而且檔案管理的真實性也會出現比較嚴重的問題，風險性也極大。

2 新時期人事檔案管理信息化建設的方法

2.1 提高管理隊伍信息化的意識與制度建設

人事檔案信息化建設工作的順利進行，必須要從根本上提升人事檔案管理人員的基本素質，作為企事業單位一定要強化員工的信息化管理意識，加大信息化的宣傳力度，還要提升員工對于檔案信息化的意識，還要積極的對資料進行整理和收集。從制度上來看，要想最大限度的保證人事檔案管理的信息化，相關的法律法規必須要完善，這也是最大限度的保證人事檔案管理信息化的基礎，法律有著約束性的作用，可以保證員工和企業的根本權益不受損害。但是在制定制度的過程中，必須要從公司的實際情況出發，提升了人事檔案管理的信息化意識，要建立相應的管理機制，作為企業必須要不斷提升人事檔案管理的信息化建設，做好信息化人才的儲備工作。

2.2 加強基礎設施建設

近幾年來，很多企事業單位開始走上信息化人事檔案的建設進程中，為實現人事檔案信息化建設，首先就是要加強人事檔案信息化建設的基礎。一方面，要強化檔案庫房的檔案保存環境，為電子檔案的保存與信息化的設備提供環境基礎。針對新建的檔案庫房制定新的標準，加大其信息化的設備建設，針對已有的建房應著重其改造。對紙質檔案的庫房管理應保證溫度和濕度以及防塵因素，為人事檔案的保存提供良好的環境。對于信息化的檔案，應加強對信息化設備運營要求的環境建設，對網絡中心機房、服務器、電子檔案庫房等基礎設施進行完善。包括一些基本的防靜電設施、防磁等基本設施，更要完善防信息泄露以及保密技術等。而對已建成的庫房和已有的紙質檔案，一定要分區進行保存，做好功能型結構的改造，并逐步完善相應設施。其次，對于檔案信息化建設來說，網絡環境是非常關鍵的條件，很多企事業單位在這一方面做得還不夠好，網絡布線凌亂、設備共享度低、安全隱患多等現象非常普遍。所以，我們必須采取一定的科學措施進行改善。

2.3 對單一檔案管理方式進行改革

檔案管理工作發展至今，由單一的檔案管理方式發展為多類型的綜合檔案。隨著企事業單位的改革不斷深入，傳統的企事業單位人事檔案管理方式已經不能滿足每天極速增加的人事檔案數量。事實上，人事檔案管理向信息化、網絡化發展是未來的必然發展趨勢，也必然是實現人事檔案現代化的方向。所以，在實際的人事檔案信息化建設工作中，應將現代化信息技術充分運用起來，切實從計算機技術、網絡技術等方面來指導檔案管理工作，實現檔案工作的現代化發展。同時，通過建立人事檔案管理機制和責任機制、以及信息化建設機制，從多個方面共同規范企業的人事檔案管理，促進信息化檔案管理的建設。除此之外，還應加大對企事業單位人事檔案管理的現代化信息技術的投入，并加快現代化管理進程的發展，以充分發揮人事檔案的實際作用。

3 結論

總的來說，對于企事業單位的人事檔案信息化建設，應充分結合企事業單位的實際情況，通過制定相關信息化建設的標準與相關制度規范信息化人事檔案建設，加強信息化人事檔案建設的基礎設施建設，同時，提高相關人員的意識和檔案管理工作人員的綜合素質水平，以推進企事業單位人事檔案信息化建設的進程。

參考文獻

[1]朱慶華.新時期人事檔案管理信息化建設研究[J].辦公室業務，

2014，23：79.

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關鍵詞：檔案資源；信息化；數字化；管理制度

中圖分類號：G271文獻標識碼：B文章編號：1009-9166（2011）0014(C)-0305-02

一、檔案信息化是指在檔案管理活動中以數字化建設為核心，全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行開發，管理和提供服務的過程，也即檔案管理模式從面向檔案實體保管向重點以檔案數字化為社會提供服務轉變

積極推進檔案信息化管理，具有重要的現實意義。第一是為檔案管理者提供了便利，建立檔案信息化系統后，電腦代替人腦，有效地實現對檔案信息資源統一有序的管理。第二是為檔案利用者拓寬了空間。通過實現檔案信息化，資源利用途徑大大拓寬，人們不必親臨檔案館，只需通過身份認證，在網絡上就能查到檔案信息資料，方便了使用者。第三是提高了、社會檔案意識。檔案信息化能夠檔案的社會開放與利用程度，強化社會服務功能，從而使人們體驗信息化的便利和社會檔案的重要性，擴大檔案利用率，提高全社會的檔案意識。

二、檔案資源信息化建設的基本要求

（一）明確檔案資源信息化建設的規劃。檔案資源的信息化建設，就是要利用計算機網絡和數據庫這個信息技術手段實現管藏各類檔案的數字化，將網絡化辦公條件下的電子文檔管理網絡一體化。這就是通過辦公網絡，逐漸完成各種檔案資源的數字化轉換，并使用文檔一體化管理軟件來完成電子文件的歸檔工作。檔案管理部門的信息管理人員應有權監督歸檔部門對電子的鑒定和歸檔情況，以杜絕有檔不歸、歸檔不全或者不及時不規范現象。

（二）提高檔案資源數字化的技術要求。檔案管理的基本特征就是求其保真、保密和保養三者的統一。這些基本要求并不能隨著信息化的到來而丟棄，因此，檔案信息化的技術水平也應當具有較高的要求。

首先，檔案的數字化處理必須做到不可變更，即“固定化“。如紙質檔案盡可能采用圖片掃描，做到對頁面內容的保真。錄音錄像的數字化必須保持原樣永久存儲。電子文檔要做到草稿、修改稿、發文紙、正文一并歸檔，修改稿要保留草稿字樣和改稿人姓名、修改內容、修改時間、并做到整套歸檔的電子文件不可改變。

其次，檔案資源數據庫的安全管理是檔案信息化建設首要的前提條件，這就是檔案管理的保密問題，其涉及三方面內容；一是存儲安全，數字化檔案的存儲該使用帶自動備份功能的專用服務器，設置工作站與辦公網絡相連接，同時使用光盤庫定期刻錄備份，最好有第二個異地報管的備份；二是利用安全，數字化檔案完全可以通過網絡提供查詢和利用，為了確保安全必須采用物理隔斷和功能強大的防火墻等措施；三是身份安全，通過登陸身份證安全認證、動態口令等方式，加強檔案利用的保密工作。

（三）完善檔案資源信息化的管理制度規范。檔案信息的技術支撐必須滿足信息維護的需要，在文檔一體化方面要實現對檔案數據庫的自動維護，這就要求有較為健全完善的信息化管理制度為工作規范的共同標準。

首先，在文檔一體化模式下，過去分年度、分階段對歸檔部門進行的業務指導，執法監督都要變為日常的、全過程的指導監督，真正實現電子文件的歸檔的流水式作業。其次，在檔案資源利用信息化、網絡化條件下，檔案信息查詢利用更應當做到“開放”與“保收”的統一，即要做到主動服務，又要做到安全管理。為此，必須制定網絡查詢、利用檔案數據信息的權限管理辦法以及安全管理協議等。再次，檔案的憑證作用是檔案價值的根本所在，其法律效率顯得十分重要，傳統的法律憑證必須是各類檔案的實物原件。《實施綱要》提出，要加快推進檔案信息化法制建設，適時提出比較成熟的行政立法建議，推動相關配套行政規章的制訂和完善。

三、檔案信息化管理過程中應注意的問題

（一）系統問題。在網絡經濟的今天，大多數單位局域網已建成。然而，單位的各部門之間管理軟件數據接口困難，檔案信息難于共享，造成了許多同一類檔案信息不在同部門之間都開展了統計管理工作，重復勞動現象嚴重，，結果事倍功半，浪費了大量的人力、物力資源。一個單位的檔案信息管理系統進行自行開發建設或購買時，應遵循以下兩個基本原則。1、實用性與先進性。在系統建設中要正確處理技術的實用性與先進性之間的關系，采用的系統既要易于實施、易于操作，又易于管理和維護，既不盲目追求先進的技術，又要講技術定位在一個較高的層次上，避免在短時間內實施系統的技術與設備被淘汰，造成重復建設與浪費。因此，在系統的選擇上應堅持的原則是以最小成本獲得最先進、最實用的系統。2、開放性與標準型。在總體設計中，應采用開放式系統結構，使網絡易于擴充，使相對獨立的分系統易于組合調整。網絡選用的通信協議和設備要符合國際標準，，使網絡的硬件環境、軟件環境、操作平臺之間的相互依賴減至最小，同時，要保證網絡的互聯性與兼容性，為檔案信息資源在網絡上的流通創造條件。

（二）信息資源問題。實現檔案信息化，還存在一個很重要的問題，那就是檔案館所存在的信息資源還不豐富。要解決這個問題，一是從豐富館藏入手，結合行業實際，開展名、特、優檔案的收集，廣攬社會信息，調整館藏結構；要把電子檔案、視頻檔案、音頻檔案、科技檔案等接收進館，增加檔案門類。二是在進行數字化的時候，要對檔案信息進行整合，也就是圍繞特定的主題，把分散形成的檔案進行信息資源集中，以集中反映某一實踐領域或對象的基本情況，只有把這些經過二次加工的信息同時進行數字化，才能真正擴充信息資源、提高信息資源質量、提高檔案信息資源的利用率，發揮檔案館檔案信息資源、優勢、實現檔案信息化目的。

（三）檔案信息管理人員的素質問題。檔案信息化管理人才是實現檔案信息化的主導力量，現有的各級各類檔案管理機構中的檔案工作者大部分是檔案專業人員，而這些專業人員缺乏信息社會應用的信息素質，不適應高速發展的計算機網絡工作環境。嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術、又精通檔案業務的復合型人才，這些很不適應檔案信息化建設和發展的需要。實現檔案管理現代化，人才是關鍵，隊伍建設刻不容緩。

首先，檔案教育應及時調整專業格局，從課程內容、教學方法和手段、教育層次和形式教育等全面更新。第二，對在職人員進行各種形式的再教育，以適應教育發展的需要。第三，單一的人員結構已不能滿足檔案管理現代化的需要，應注意引進多方面的專業人才，充實檔案人員隊伍，建立復合型多層次的專業技術隊伍，以適應檔案管理現代化的需要，適應信息時代的挑戰。

篇6

隨著我國的計算機科學技術的不斷進步，計算機科技水平對房屋檔案的管理水平高低和房屋檔案管理的實際發揮等具有十分重要的意義。計算機技術可以結合房屋檔案管理的流程，從而形成多樣化的管理方式，不僅僅可以激發房屋檔案管理人員的業務服務意識，而且還提高了房屋檔案管理的實際效果及質量。當然這種人機交互式的房屋檔案管理方式對管理人員以及檔案保存環境也提出了更高的要求。本文介紹了房屋檔案管理的內涵，指出了當前計算機技術與房屋檔案管理的關系，分析了房屋檔案管理應用計算機技術的優點并提出了加強二者結合的措施。

關鍵詞:

計算機技術;房屋檔案管理;應用

房屋檔案管理是實施房屋管理的主要場所，也是保證我國當前的房地產環境處于健康發展狀態的條件，也是政府調控的手段之一，房屋檔案管理其實就是政府的房屋行政管理部門收集、整理、鑒定一些相關的信息，按一定的手段形成的反映產權人、房屋自然狀況及使用土地狀況，需要進行歸檔的涉及房屋發證登記、房屋交易買賣、房屋動拆遷、建設用地及批租用地活動等多個方面文字材料、計算材料、圖紙、圖表、照片等多方面內容的文件材料。所以，為了提高管理效率，房屋檔案管理更需要引進計算機科技方面，如何能夠保證合理的將計算機技術使用在房屋檔案管理中，這也是我國房屋檔案管理改革的要討論的問題。

1．計算機技術與房屋檔案管理的關系

隨著計算機產業的發展，現代信息技術已成為人類社會必不可少的一部分，其優勢是海量資源、形式多樣以及人機互動。計算機技術已經屬于檔案管理中常用的工具，在有關于房屋檔案管理中，計算機利用一些軟硬件可以有持續計劃性的逐步執行命令，可以大大的提高房屋檔案管理的工作效率。而我國的以前的一些檔案管理方式比較落后，計算機技術具有很多非常突出的優勢，同時其展示方式也有多種多樣，這些計算機具備的優勢能夠很好的幫助相關的存檔人員的業務內容，一方面，計算機可以保證房屋檔案不僅僅是單調的紙質文字資料，它的形式更加得豐富，存檔的內容具備多個形式，這些形式可以大大方便工作人員，同時也可以提供良好的計算機環境，而且計算機具備一定的互動性，能夠吸引到工作人員多使用計算機的興趣，可以幫助形成一種好學的氛圍。另一方面，計算機技術可以大大的吸引到普通的群眾參與，普通群眾可以時常關注到檔案的協作管理，同時這種計算機參與的方式還能起到為群眾普及科學知識的作用。

2．計算機技術融入房屋檔案管理結合

房屋檔案管理的目的是提高房屋文件材料的管理效率，這也是房屋管理的宗旨。而計算機技術應用其中的房屋檔案管理就是面向人民群眾，是從人民實際出發，注重開發檔案管理潛能，促進房屋檔案管理全面發展為基本目的。

2．1反映了科學的管理方法

計算機技術基本上綜合了房屋檔案管理進程中的所有方向，能一定程度反映其本身具備的科學價值，保證其管理的內容不僅恰好就是檔案管理的基本要求，而且也恰恰對應工作人員的偏好。例如計算機技術可以借助多核CPU的方式來提高檔案的讀寫速度;計算機技術也可以科學地使用統計學，調用多個方程進行分析，保證統計工作人員平日里能夠做到心中有數;計算機技術還可以幫助人們認識到借助新型技術的現實好處，大大推動房屋檔案管理的改革進程;另外工作人員可以運用計算機技術來進行各種數據的計算與統計，省時又省力。

2．2方便檔案管理的有效開展

房屋檔案管理中的關鍵就是怎樣讓工作人員明確房屋檔案的分類與數據統計，使其掌握管理的要領，一般說來工作人員對具有清晰檔案圖像的記憶清楚，根據這一特點，我們可以借助多媒體將不同的分類形式、類型難點重點以及常見的工作失誤等制作成動畫，給工作人員播放，使工作人員積極參與其中。計算機技術的最大特點就是其自身具有的人機對話的界面，計算機的管理吸引工作人員，提高工作的積極性，工作人員從這其中能夠學習到一種服務人民的意識，把通過自己的工作來突出群眾的主體地位當成自己業務的出發點。形成一種創新性的房屋檔案管理體系，這就需要工作人員提高自己的專業素養，讓群眾通過計算機管理方式來進行日常的監督。群眾的主人翁角色就是指讓群眾參與檔案的管理，及時關注檔案的建立與保存，能夠主動參與、積極學習各種房屋檔案知識，能巧妙的運用互聯網進行信息的查詢以及反饋，促進工作人員與群眾的互動。

3、計算機技術在房屋檔案管理中的應用

計算機技術體現了應用科學手段的精神，它將隨著有關的硬件設備和網絡設備的不斷完善而逐漸走向成熟。在廣闊的管理領域，突破房屋檔案管理的禁錮，依據檔案的特點從而將計算機技術更好的融入其中，分析預測計算機技術在未來房屋檔案管理領域中的發展趨勢具有極其重要的現實意義。

3．1建設計算機技術的應用環境

加強建設計算機技術環境，必須要有一系列良好性能的硬件設施，而涉及到的房屋檔案管理機構，恰好可以借助這個機會好好規劃，且制定一個計算機技術發展目標，在此基礎上劃分成為一個個的小目標，通過各種途徑來籌備資金，購買形成計算機管理所需的硬件設備;當然這其中可以通過與電腦公司聯系，借助拉贊助的方式來降低硬件設施的費用。計算機技術的環境建設不僅要根據計算機硬件的具體數量，還需要積極配套計算機軟件，計算機的軟硬件的比例要協調，尤其是數字化數據庫方面，將一些精品管理資源用計算機技術構建起來，方便于工作人員的日常使用。

3．2提高工作人員的計算機技術

計算機技術要面向群眾。但是如何提高房屋檔案管理人員的計算機技能也是重中之重。包括人員對計算機技術基本概念的掌握，對計算機技術一些常用的軟件的使用，而且還要持續性的不斷更新計算機業務技能。

4．結語

隨著計算機技術的快速發展，房屋檔案管理已經成為最直接、最自然影響房屋檔案管理效率的因素之一，它的效果也是最顯著的，房屋檔案管理已經成為推進社會發展的主要內容之一。這要求在房屋檔案管理中，房屋檔案管理人員不僅要能夠廣泛熟練的應用現代技術來提高房屋檔案管理的有效性和效率，還要能夠通過科學的管理形式來突出群眾的主體地位，充分適應日益發展的社會要求。

作者：裴亞艷 單位：吉林省公主嶺市房屋產權管理中心

參考文獻:

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傳統圖書館檔案管理模式在數據共享與信息錄入方面的能力較為薄弱，在現代圖書館業務逐漸擴大化以及構建數字訪問平臺的背景之下，這種工作模式顯然是不能夠達成實踐工作基本要求的。合理利用電子技術手段，將其網絡化、虛擬化的特征展現出來，由此建立圖書館管理系統在訪問、編輯、閱覽等方面提供良好的業務支撐條件，各類數據資源與印刷資源管理都能針對性的開展，用戶的滿意度提升則檔案管理價值作用也由此展現，筆者將結合實踐工作要求，對現下圖書館檔案管理模式進行針對性的分析與論述。

2PKI和PMI技術應用實際

（1）PKI技術。PKI技術主要是指公鑰基礎設施技術應用，其作為一個應用平臺，最核心的工作就是提供公鑰并建立加密服務體系，系統平臺能夠按照工作要求進行自動管理與引導，大大提升其網絡平臺的安全性與可靠性，用戶利用加密技術與簽名技術通過該平臺具備一定的便捷性，尤其是對一些涉密的檔案信息材料，其完整性與可靠性都能進一步提升。（2）PMI技術。PMI技術就是特權管理系統的設置，在認證階段需要根據屬性證書的要求，進行管理平臺的應用授權。該技術還會依賴PKI系統，通過對針對性的服務應對，在用戶提出相應的服務要求之后進行驗證，則數據信息獲取與共享階段的過程安全性與穩定性就能逐步增強。

3雙證管理模式的構建

（1）對模型結構設置研究。在PKI技術證書下放之后，PMI技術屬性由此明確起來。在此基礎條件之下圖書館的各項業務，需要與外部需求產生聯系，最終的目的就是達成現實用戶的基本要求。針對訪問群體的基本特征，系統對訪問對象進行嚴格的篩選與劃分，并制定相應的認證條件。后續再結合相應的服務系統應用設備基本要求，將角色分配工作進行證明，則安全應用基本要求就會建立在現實基礎上，用戶身份在系統中經過認證，就能夠打開對應的服務器并獲取相應的數據信息資源。如果用戶對個別的數據應用服務有一定的需求，則需要在確立訪問請求機制的條件下，公鑰證書提供到位之后進行服務器的驗證，后續還需要明確該需求的用戶身份，避免盜用用戶信息的不法分子進入到系統平臺之中，通過層層系統要求之后用戶才能進行對應的服務器訪問。而用戶驗證需要根據系統中所設置的各個模塊要求，按照一定的次序進行模塊認證并提交相應的數據信息。針對在此過程中用戶數字簽名的真實性與準確性的要求，系統還會根據服務情況進行再次的核實。此時的公鑰證書需要利用服務器中的數據庫進行驗證，用戶等待反饋結果之前，證書驗證過程中如果發現其中的信息錯誤，或依據證書不能滿足系統的要求，則服務器就會自動拒絕給用戶提供服務，相應的數據信息共享停止。而用戶通過驗證之后，后續就需要進入相應的驗證服務環節，公鑰證書中有相應的屬性條件，對用戶的ID認證也有對應的條件或特征。權限設置之后，就是對一些有較特殊服務要求的用戶進行審核，經過檢索與匹配之后，對證書是否合格進行再次的核查，該階段的主要工作是建立在屬性考察的基礎上，對證書的使用年限進行認證，避免其中存在非法篡改或證書已經過期并撤銷等情況。這些情況對用戶獲取相應的服務有極大的影響作用，如果在認證階段發現有諸如此類的問題，服務器會馬上停止服務并發送拒絕服務的通知，用戶的下一步計劃就會停止。在受到用戶端的訪問請求之后，經過驗證將服務器中的權限模塊確立起來，并經過對系統所設置的服務請求進行比對，用戶提交的相關證書、信息等如果已經超出該模塊的基本要求，那么訪問權限的服務范圍未觸及到該方面，也會受到來自服務器的拒絕通知，這些問題都是在數據獲取與信息共享階段應該注意的環節。（2）應用模型的設置。經過對現階段的圖書館檔案雙證管理的安全模型設置情況進行研究分析，發現在圖書館的工作允許范圍之外，可以進行圖書館檔案系統的登錄與訪問的。圖書館檔案管理系統能夠對各項業務以及用戶進行全面管理，避免一些不合規范的操作影響系統運行或導致重要檔案信息泄露。經過系統平臺的全面性引導，能夠將數據信息的完整性與可靠性進一步提升。利用PKI技術進行服務器證書的認證，雙向認證的機制，需要利用ssl技術推進，尤其是其系統設置相對較為成熟的系統平臺，需要在服務器中將正確的信息下方路徑構建起來，并經過驅動之后完成系統平臺的各項操作。一般在進入系統之后想要完成相應的復制文件操作，密鑰證書需要對用戶進行核查，并在后期將相應的內容配置工作落實到位。在進行相應的平臺系統應用期間，端口號也是利用ssl進行的，端口號的設置并不僅僅是一種系統構成，同時還可以根據以往的用戶訪問或操作實際情況進行設置與調整，由此能夠針對不同用戶的服務請求進行反饋。密鑰文件的存儲路徑相對來講較為單一，在進行應用階段需要根據密鑰文件的存儲口令進行，由此可見系統中的任何一項操作都是有規律可循的，系統平臺應用的安全性與可靠性也能進一步增強，尤其是對檔案管理這項本身就具備諸多安全要求的系統平臺，通過電子技術的支持各項工作都能按照計劃目標進行。

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論文關鍵詞：供電企業 客戶檔案管理 現狀 對策

論文摘要：隨著電力市場化的深入，電力企業的競爭日益激烈，為客戶提供優質的服務成為電力企業爭取市場的重要手段。客戶檔案管理是供電企業與用電客戶間各種業務辦理的原始憑證和依據，是為客戶提供優質服務的重要渠道。本文對目前供電企業客戶檔案管理的現狀進行了分析，并提出了加強管理的對策建議。

一、供電企業客戶檔案管理現狀

1.客戶檔案管理制度或辦法相對滯后

由于受市場經濟的影響，目前仍有較多的基層供電企業沒有一套完整的客戶檔案管理辦法。在基層供電企業，檔案管理的職責屬于局辦或總經辦，但其管理的范圍僅為生產或客戶工程項目資料，其制定的管理辦法也僅是針對該范圍來進行的，對于客戶檔案管理的職責及標準未進行明確。實際工作中該部分職責往往由營銷部門負責，但營銷部門在目前更注重于電費回收、優質服務等，對于客戶檔案資料的管理還處于相對滯后的階段，沒有建立一套完整的客戶檔案管理辦法來對該部分工作進行規范，使必要的監督防范環節失去作用。

2.員工風險意識薄弱

客戶檔案的風險最主要來自于供電企業內部員工風險意識的欠缺。部分供電企業在自然壟斷經營過程中形成了強烈的交易優勢心理，這種心理使得部分員工缺乏基本的風險意識，對社會體系缺失的現狀認知不足。同時，供電企業對員工法律知識的培訓工作缺失，使得供電員工對相應的法律知識欠缺。主要問題包括輕信心理，工作草率，不負責任。

3.無專人負責客戶檔案資料的審核與保管

由于沒有相應的管理辦法或制度，客戶檔案管理工作職責未能要現實工作中體現，現實工作中無專人負責客戶檔案的審核、歸集與管理，使得客戶檔案信息無序化。客戶檔案資料處于人人皆可查閱的狀態，丟失風險較大。

4.無專用的客戶檔案保管室及相應的設備

由于該項工作未引起足夠的重視，在現實工作中客戶檔案的保管未得到有效的控制，往往存放于營業廳的資料柜中，無相應的存放標準、裝訂要求及裝訂設備，形成客戶檔案資料裝訂要求不統一、存放不規范，保管無序。這種情況下，對客戶檔案資料的可控、在控能力較低。

二、加強基層供電企業客戶檔案管理措施

1.建立健全客戶檔案管理制度

制度要建立健全，執行要堅決。按照基層供電企業客戶檔案管理的現狀，必須盡快建立相應的管理辦法來約束營銷工作人員的行為的同時，明確人員的責任及管理方式等。

對已經收集的文字、圖紙、圖片等資料，應根據客戶檔案形成的規律和特點，在便于保管和利用的前提下，進行科學分類整理，設置相應的歸檔類目，如所包括客戶的基本信息資料、客戶配電工程的相關信息及投運時的相關資料、歷次用電安全檢查所形成的并經客戶簽字確認的用電檢查單等資料。應根據基層供電企業的實際情況和具體要求，制定的客戶檔案管理辦法或制度，辦法或制度應主要明確基層供電企業客戶檔案的范圍，歸檔的基本要求和基本內容，客戶檔案的移交與整理、保存與借閱的要求。這樣就可以在組織客戶檔案的過程中給相關人員提供標準，增加客戶檔案資料整理的可操作性。

資料要齊全，內容要完整。要達到此目標要求，應該重視抓好資料的收集工作，堅持客戶資料建檔工作按照檔案管理辦法或制度的要求，在業務辦理過程中及時收集信息資料，并對內部應形成的資料進行整理，歸檔人員加強審查等工作，齊抓共管，進一步做好客戶資料歸檔工作。

管理要及時，裝盒、袋應規范。為確保客戶檔案齊全、完整、系統，就要把客戶檔案工作與業擴辦理各個環節的工作相聯系，同步進行，做到業擴進度到哪個階段，檔案收集就跟蹤到哪個階段。裝盒、袋做到格式統一、字跡工整，同時根據客戶文件材料的形成規律，對客戶文件材料的內容、數量進行系統整理，按客戶檔案盒或袋，使檔案資料做到文件齊全、分類準確，方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將整理好的檔案按規定移交客戶檔案管理室，嚴格交接手續，認真核查檔案盒、袋質量并確保檔案的完整。

2.加強領導，建立客戶檔案管理組織網絡

抓好客戶檔案工作，首先要從思想上重視客戶檔案管理工作，提高認識，從監與管兩方面入手，分管檔案工作的領導應給以多方面的支持和提供可靠的保障，用規范化、標準化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管工作，建立起統一的檔案管理網絡，協調內部各部門增強檔案意識，注重收集與及時移交，防止檔案材料的散失；抓住每一個環節的檔案收集，以保證歸檔檔案資料的完整、準確。建立客戶檔案管理組織，是必須做好的一項基礎性工作，因此，要明確有關人員的職責，用制度管人，用制度辦事。

3.完善客戶檔案管理目標，跟蹤落實到位

缺乏有力的客戶檔案管理機制是一個比較突出的問題。在客戶檔案未歸檔形成時，存有檔案資料散落在各工作人員或是個別領導手中的現象，應根據實際情況，把檔案管理工作列入年度工作計劃和責任目標考核內容，認真制訂要求，并不斷強化監督指導功能，特別是業務指導部門，既要做好客戶檔案的業務指導，又要做到定期或不定期抽查，做到點面結合、跟蹤督辦。形成有法可依、有法必依的局面，推動客戶檔案工作向規范化、標準化的方向發展。

參考文獻

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【關鍵詞】高職院校；檔案管理；信息化建設

一、前言

高職院校的檔案管理實際上發揮的是一種歷史記錄功能，將高職院校在招生、教學、科研及管理工作等多種活動形態以文字、圖表或者圖片的方式保存下來，從而為后續信息的使用提供有效資料。檔案管理信息化建設的本質則是基于數字化、網絡化條件下，轉變檔案管理工作形態，讓檔案信息的利用更加快捷、高效。

二、高職院校檔案管理信息化建設重要性

高職院校傳統的檔案管理工作在信息化時代已經十分落后，信息化技術為信息的優化處理提供可能。可見，新時代背景下要求信息的高度流通，檔案信息化建設對推動高職院校的發展作用顯著，具體可從以下幾個方面入手并展開實踐：

1.有效提升檔案管理工作質量與效率。傳統的檔案管理工作過程較為煩瑣，大量的紙質材料無論是在存儲還是在查閱過程中所耗費大量的人力與時間，效率低下。而在信息化大趨勢的推動下，高職院校檔案管理逐漸實現信息化建設，傳統的紙質檔案被電子檔案所替代，查閱方式從人工查閱轉變為自動查閱，工作效率與工作質量明顯提升；

2.檔案管理水平明顯提高。高職院校作為高等教育的關鍵構成環節，在具體運營與發展過程中涉及招生、教學與就業全過程，這一整個過程中所產生的信息內容都需要檔案管理工作來具體執行與管理，各個環節都依賴于信息的交互作用。而檔案管理信息化建設則能夠有效保證信息的交互與共享，滿足各環節的使用需求，并能夠將各環節產生的信息進行整理與管理；

3.確保檔案信息得到充分利用。高職院校在經營過程中所涉及的檔案信息，實質上是高職院校發展的一個微觀縮影。這些檔案當中所涉及的各項信息對整個高職院校的發展具有關鍵性作用，能夠有效提供一個發展框架。檔案管理信息化建設較為依賴于多元化信息的整合，在重組與分析之中挖掘信息中的內在因素，保證檔案信息得到充分利用。

三、信息化大趨勢下談高職院校檔案管理信息化建設途徑

（一）轉變檔案管理基本理念。傳統高職院校檔案管理的基本理念則是保證資料的健全性、記錄的完整性、保存的完善性。而檔案管理工作并非僅僅是對檔案信息的存儲，其價值更直接表現在信息的運用與應用環節。而現代信息化大趨勢下要求轉變檔案管理基本理念，將側重點表現在對信息的高效利用層面，挖掘信息中的潛在價值。理念的轉變具體可從兩個方面入手：一方面，高職院校的管理者從思想上對信息化建設有一個明確的認知，進而在制定決策與制度的過程中有所傾斜，帶動全校各部門對信息化建設的認知，做到管理理念的轉變。可通過開展活動的方式增強認知并轉變理念，如在高職院校內部開展“檔案信息化之我見”活動，鼓勵檔案管理人員全員參加，在活動中各抒己見，發表對于信息化建設的看法與相關意見，做到建議的綜合處理之后認清建設方向；另一方面，信息化大趨勢下高職院校應該從工作目標、任務落實上加強統籌規劃，制定詳細的建設方案，加快信息化建設的各項指標與規章制度，確保在信息化建設方面有章可循，有據可依。

（二）完善檔案信息化管理體系。檔案信息化管理體系的建設與完善是檔案管理信息化建設取得成效的核心要素。有關于當前信息化管理體系在高職院校的建設途徑，需要從以下兩個方面入手：其一，建立獨立的檔案管理機構。檔案管理工作作為高職院校發展的關鍵性工作之一，在開展信息化建設的過程中需要以獨立的檔案管理機構為基礎，意識到檔案管理信息化建設與傳統檔案管理之間的差異性，建立專門負責檔案管理的機構，以健全的管理機制為前提條件，指導該機構的各項工作，在規范化的基礎之上發揮出檔案管理機構的價值；其二，高職院校擴大檔案管理信息化建設經費投入。云計算與大數據視角下，雖然為檔案管理信息化建設提供了便捷途徑，但對于現代化設備的需求明顯增加，擴大經費投入既是為了采購現代化設備為信息化建設提供支撐，也需要預留后期維護所需成本。

（三）提高信息化管理人員專業素質。信息化管理人員是高職院校信息化管理工作得以實現的關鍵性要素，為實踐過程提供可能。從當前檔案管理工作的本質特征來看，具有知識性、專業性與系統性特點，正是憑借其特點，才需要依賴于高質量的管理人員對信息進行處理、分析、挖掘與開發工作。因此，提高信息化管理人員專業素養顯得十分必要，具體途徑如下：其一，充分發揮出“引進來”策略。這里所提到的“引進來”則是高職院校從外部引進人才，為充分適應檔案管理工作信息化建設的基本要求，做好對人才的儲備工作。以激勵機制為核心吸引高質量人才，在市場競爭中持續的發揮優勢，為信息化建設提供堅實保障；其二，執行“走出去”策略。“走出去”策略是將高職院校內部的檔案管理工作人員以培訓機會的提供實現綜合素質的提升，高職院校提供平臺，工作人員接受培訓，最終目的是將先進的檔案管理信息化理念與知識帶回來，從而優化高職院校本身的檔案管理工作。

【參考文獻】

[1]宋曉玲.新階段高職院校檔案管理信息化建設淺析[J].陜西檔案,2016(01):45.

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隨著科學技術的不斷發展與進步，檔案的保管工作也獲得了長遠的發展，各種先進的保管模式應運而生。傳統的檔案保管模式已不適應檔案的發展要求，其在檔案管理中的問題越來越突出，影響了檔案管理水平的不斷提高。合理的檔案保管模式能夠提高檔案保管工作的效率，并且還能夠在檔案管理工作中充分的運用各種現代化的信息技術，推動我國檔案管理水平的不斷提升。

檔案保管模式的基本內涵

檔案保管是指按照標準規范的要求，對重要的數據資料進行收集、整理、歸檔，并進行儲存保管工作，進而為以后工作的順利開展提供資料支持。在實際的檔案管理工作中，必須要堅持“統一領導、分級管理”的基本檔案管理原則，這是進行保管工作規范化的基本要求。不同單位的檔案保管工作不盡相同，要根據單位檔案的具體情況，制定有針對性的檔案管理模式和設置合理的檔案管理機構，才能將單位的檔案管理工作做好，進而推動單位的長遠發展。我國目前主要的檔案管理機構主要有：各政府機關、企、事業單位等；并建有完善的專業檔案館和國家檔案館等；新型的檔案管理機構有檔案中介、檔案事務所以及文件中心等。隨著科學技術在檔案管理中應用的不斷深化，高科技信息技術被廣泛的應用于檔案的管理工作中，各種新型的檔案保管模式如雨后春筍般出現，促進了我國檔案管理水平的不斷提高，從而推動了我國檔案管理事業的發展。

檔案保管模式的主要特征

通過對檔案保管模式進行細致的分析，發現其主要特征主要有以下兩個：

進行文件與檔案的分階段管理。文件管理與檔案管理是不同的兩個具有獨立性的運行系統，在運行過程中具有各自的特征。在文件與檔案的實際管理工作中，管理目標要按照一定的規則分解到各個管理階段，并在工作中逐步實現各個階段的小目標，從而完成文件與檔案管理的管理目標。單位的各項活動一般都會以文件的形式進行記錄，通過記錄可以對單位以后活動的順利推行提供依據。文件管理與檔案管理都存在保管時間與實用價值的問題，雖然實用價值可能在保管過程中降低，但是仍具有一定的參考價值，為工作的進行提供參考依據。因此，被保存的文件和檔案一般都是具有一定參考價值的，隨著社會的發展，對文件與檔案的保管要求也不同，使檔案保管模式具有階段性的特征。

文件來源較唯一。一般情況下，檔案資料都是以實體的形式進行保存的，因此，檔案資料與保管機關具有唯一性，與檔案保管工作的性質相一致。通過一定的分析得出，檔案保管模式的首要聯系是關于形成者與檔案之間的內在聯系。因此，只有對檔案形成者有了全面的了解之后，才能明確檔案資料的真實價值。

檔案后保管模式的基本內涵

隨著社會的不斷發展，后現代主義在西方國家中快速傳播，檔案管理也在后現代主義的潮流中獲得了不小的發展。后現代主義在西方檔案管理界產生了巨大的影響，極大地改變了西方檔案界的思維慣性，從而為檔案學的研究提供了良好的發展機會。隨著電子檔案的出現，傳統的檔案管理模式無法適應這種新式的檔案資料，促使檔案管理進入了后保管時代，為檔案管理的發展起到了巨大的推動作用。

檔案后保管模式超越了標準的檔案管理模式，根據相關的標準要求進行檔案管理，以對文件進行永久保存為前提，適應了社會發展對檔案管理的要求，具有科學性和先進性。在實際的檔案后保管模式中，仍然依靠檔案管理工作人員進行各項操作，但是對檔案管理工作人員的要求較高，需要有非常強的專業性。后保管模式關注的主要是文件的內容、格式、文件之間的內在聯系、智能等，其中，對電子文件進行適宜的管理是檔案后保管模式的重要工作之一。

檔案后保管模式的主要特征

檔案后保管模式主要是由新來源觀、宏觀鑒定、知識服務組成，其主要特征主要有以下兩個：

文件與檔案不可分離。隨著電子文件的迅速崛起，文檔一體化得到了更進一步的完善，促使了對文檔進行一體化的管理變為現實。雖然文件與檔案出現的時間各不相同，但是其所包含的社會內涵、物質狀態和有關信息等是相同的。傳統的檔案管理模式通過對文件進行歸檔用來區分文件與檔案，因此，對兩者可以進行分別管理。而對電子檔案的管理卻并非如此，資料都是通過電腦進行起草、整理、歸檔以及再利用等，促成了文件與檔案的一體化管理。在檔案的后保管模式中，將科學技術與檔案管理工作進行深層次的結合，能夠最大限度的提高檔案管理工作的效率和對檔案資料的利用程度，這是后保管模式存在的真正意義。