導語：如何才能寫好一篇衛生管理檔案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、《職業病防治法》對用人單位職業衛生檔案管理的規定

第十九條規定，用人單位應當建立、健全職業衛生檔案和勞動者健康監護檔案。

第二十四條規定，用人單位應當按照國務院衛生行政部門的規定，定期對工作場所進行職業病危害因素檢測、評價，檢測、評價結果存入用人單位職業衛生檔案，定期向所在地衛生行政部門報告并向勞動者公布。

第三十三條規定，用人單位應當為勞動者建立職業健康監護檔案，并按照規定的期限妥善保存。勞動者離開用人單位時，有權索取本人職業健康監護檔案復印件，用人單位應當如實、無償提供，并在提供的復印件上簽章。

第四十八條規定，職業病診斷、鑒定需要用人單位提供有關職業衛生和健康監護等資料時，用人單位應當如實提供。

第五十六條規定，衛生行政部門履行監督檢查職責時，有權查閱或者復制與違反職業病防治法律、法規的行為有關的資料和采集樣品。

第六十四條規定，用人單位未按照規定組織職業健康檢查、建立職業健康監護檔案或者末將檢查結果如實告知勞動者的，由衛生行政部門責令限期改正，給予警告，可并處2萬元以上5萬元以下的罰款。

二、用人單位職業衛生檔案的主要內容

1.國家有關職業病防治工作的法律、法規、規范、標準清單及有關文本。

2.職業衛生管理的方針、計劃、目標和職業衛生管理制度。

3.職業衛生專(兼)職管理組織、職能及人員分工。

4.職業衛生管理方案、程序、作業指導書和其它內部文件。

5.建設項目職業病危害管理檔案，包括：

(1)建設項目計劃任務書及批準文件等：

(2)建設項目初步設計書：

(3)工程改建、擴建及維修、使用中變更的圖紙及有關材料；

(4)全套竣工圖紙、驗收報告、竣工總結：

(5)職業病危害預評價委托書與預評價報告；

(6)職業病危害控制效果評價委托書與效果評價報告；

(7)衛生行政部門審查意見書：

(8)衛生行政部門驗收意見書。

6.建設項目職業病危害因素申報資料，包括職業病危害因素(種類、存在崗位、來源、預防策略)清單。

7.儲存和使用的化學品清單，包括種類、量、使用的部位、儲存的部位、毒性資料、預防策略。

8.工作場所職業病危害因素檢測與評價資料，包括職業病危害因素檢測與評價委托書，職業病危害因素檢測記錄與評價報告。

9.職業病防護設施防護及維修檔案，包括：

(1)設備的操作規程、合格證書：

(2)安裝、調試驗收記錄：

(3)運行使用記錄；

(4)維修記錄，包括維修責任人、維修原因、維修日期、維修人等。

10.職業病防護用品檔案，包括工種清單、應配備清單、實配備清單、使用情況等。

11.職業健康監護資料，包括：

(1)職業健康監護委托書；

(2)職業健康檢查工種及人員名單；

(3)職業健康檢查結果與分析報告：

(4)職業禁忌證名單及調離情況：

(5)個人職業健康監護檔案；

(6)職業病檢出名單。

12.職業衛生培訓教育計劃、培訓內容、授課記錄及考核成績。

13.職業病(含工作有關疾病)發生情況及職業病患者處理情況記錄。

14.用人單位職業病預防控制措施技術檔案。

15.職業病診斷、鑒定資料。

16.各種監督文書。

17.各種設備、化學品中文說明書。

(1)職業病危害因素檢測結果匯總資料；

(2)職業健康監護匯總資料：

(3)職業病發病情況匯總資料：

(4)職業病病人處理、安置情況匯總資料；

(5)培訓情況匯總資料；

(6)因病缺勤情況匯總資料：

(7)職業病防護設施匯總資料：

(8)勞動者死亡資料；

(91職業病防治工作年度總結。

三、用人單位職業衛生檔案的要求

1.職業衛生檔案案卷歸檔前要做好以下事項：

(1)簡明扼要地擬寫案卷標題，包括文件制發機關、內容、文種三個部分，標題要反映案卷的內容；

(2)根據檔案保管期限的規定，注明每一案卷的保管期限，職業衛生檔案一般為永久保存；

(3)填寫卷內目錄、備考表及案卷皮、編號，裝訂成卷：

(4)歸檔的案卷要填寫移交目錄，雙方簽字。

2.檔案室對各部門移交來的職業衛生檔案，要認真進行質量檢查，及時編號登記，入庫保管。

3.檔案工作人員對檔案的收進、移出、銷毀、管理、借閱、利用等情況要進行登記，檔案工作人員調離時，必須辦好交接手續。

4.職業衛生檔案庫房堅固、安全，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防高溫、防潮、通風等項工作，并有應急措施。職業衛生檔案庫要設專人管理，定期檢查清點，如發現檔案破損、變質時要及時修補復制。

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【關鍵詞】檔案管理；醫藥衛生；行業利用

自2007年以來，新一輪的深化醫藥衛生體制改革在全國范圍內蓬蓬勃勃地開展起來，改革的目標聚焦“保基本，強基層，建機制”，至目前，改革已進入深水區，在解決廣大群眾看病難、看病貴問題的同時，產生了大量的檔案信息資料。但由于受地域、歷史、經濟、文化等條件影響，各省區市進展不均衡，在中西部欠發達地區的縣級以下基層醫療衛生系統，醫療技術以及管理水平相對滯后，這些檔案資料大量地以紙質形態存在，在群眾調閱醫療文書檔案時，紙質檔案管理模式的局限性日益顯現。作為社會信息的重要門類，醫療衛生檔案在飛速發展的“互聯網+”時代，要積極主動響應“互聯網+醫療”的需要，力推衛生優質資源共建共享，創新醫療衛生行業檔案管理的理念、模式、手段、載體等，以“區域衛生信息化平臺”為技術支撐，嘗試建立檔案“雙軌制”管理模式，即紙質檔案和數字檔案并存的管理模式。

一、醫療衛生檔案“雙軌制”管理是衛生事業發展的時代要求

醫學科學是集知識性、理論性、實踐性和探索性于一體的科學，隨著經濟的發展，隨著人們健康意識的增強，醫療衛生檔案管理范疇愈來愈廣泛，不僅僅有公眾熟知的病案、病歷、檢查報告單等醫療文書檔案，亦有醫療衛生單位管理過程中產生的文書檔案、人事檔案、財務檔案、醫療器械管理與維修檔案、院內安全管理檔案等。還有隨著衛生事業的發展，精細化管理衍生出的重大新發傳染病（如SARS,埃博拉疫情等）、新型農村合作醫療、衛生應急、居民健康、65歲老人體檢、慢性病管理等檔案，門類繁多，量大面寬，這些檔案在形成的過程中有絕大一部分既有紙質的，也有電子的，這就為“雙軌制”的管理提供了基礎條件。當前醫院在診療活動中產生的主要檔案資料都是采用紙質材料為載體進行保存，但在飛速發展的信息時代，紙質材料易于老化的弊端日益凸顯，于是電子檔案應運而生，各級醫院采用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質檔案進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本。而對于紙質檔的查閱、檢索，也基本告別手工操作，實現數字化。

二、醫療衛生行業紙質檔案的原始憑證作用不可替代

紙質檔案的原始性特征，使其在法治社會成為最具權威性的法律憑證。醫療衛生行業所涉諸如患者就診卡、病歷、住院病案、醫保卡以及出生醫學證明等，都是在醫療衛生行業業務工作過程中形成，并記錄保存的重要原始憑證，若是缺乏妥善保管，會給我們的生活帶來很多困擾。如：一個人的出生醫學證明就是他的第一份檔案。它記錄了出生的時間、性別、體重、健康狀況、是否順產、父母情況、接生的醫院、醫生、家庭住址，甚至小腳印等。在辦理戶口登記、撫養權確定或變更、出國留學時，會作為重要材料進行提供，一旦缺失將寸步難行。再如：在醫療糾紛發生時，使用最為普遍的，最具法律效力的就是患者的病歷、處方、病案等等，包括診療過程中產生的檢查單、化驗單，開出的票據，甚或是掛號單、出診單等都可能成為重要的憑證，這些目前除部分以紙質與電子形態并存，大部分以紙質形態保存，作為最原始的憑證其作用不可替代。

三、醫療衛生行業電子檔案是互聯網時代醫療服務發展的現時產物

以網絡為依托的衛生信息化建設成為了衛生事業發展的重要基礎工程，醫療衛生檔案信息面廣、利用頻率高，群眾特別關注。為了適應貼近實際、貼近生活、貼近群眾的要求，為群眾提供更加便利的條件，各醫療衛生單位管理依賴于先進的醫院管理系統軟件，開發利用高效的查詢系統，給患者群眾提供便利和快捷的查詢功能，滿足群眾對醫學檢查結果查詢的需求。為了改善醫療服務，各級醫院積極推行電子病歷、建立互聯互通信息庫，提供診療信息、費用結算等服務，實現醫院科室間、醫務人員間以至于不同醫院之間的互動與互補。陜西省2015年啟動建立以居民健康檔案、電子病歷和全員人口數據庫為核心的“區域衛生信息化平臺”，從高層設計強力推進數字信息化工程。隨著信息化的推進，諸如綜合管理、婦幼保健信息管理、干部保健信息管理、免疫規劃、慢性病管理、衛生監督管理、新農合異地結算、醫療機構經濟運行監管、區域合理用藥等應用系統會被開發并應用，衛生管理者、醫務人員在使用這些系統時，每一個行為都會留下痕跡，形成電子信息數據。這些都是醫療衛生工作充分發揮電子信息產品“可共享性”“存儲的高密度性”以及“信息的可操作性”特性的具體表現，所產生的電子文件存放起來，無需轉化成為紙質形式，但卻是醫療衛生管理或醫院診療活動的唯一憑證，后期即成為備查的電子檔案。診療活動中還有一些特殊類型的電子文件，諸如視頻、音頻、多媒體等，并不能徹底還原成紙質文件輸出。所以，這就要求我們利用計算機操作、先進的信息技術實現電子文件全生命周期的管理，將需要永久保存的電子檔案資源妥善留存，與紙質檔案相互參考，以備查證。

四、電子檔案與紙質檔案在數字信息時代相輔相成，互為補充

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【關鍵詞】檔案管理；醫藥衛生；行業利用

自2007年以來，新一輪的深化醫藥衛生體制改革在全國范圍內蓬蓬勃勃地開展起來，改革的目標聚焦“保基本，強基層，建機制”，至目前，改革已進入深水區，在解決廣大群眾看病難、看病貴問題的同時，產生了大量的檔案信息資料。但由于受地域、歷史、經濟、文化等條件影響，各省區市進展不均衡，在中西部欠發達地區的縣級以下基層醫療衛生系統，醫療技術以及管理水平相對滯后，這些檔案資料大量地以紙質形態存在，在群眾調閱醫療文書檔案時，紙質檔案管理模式的局限性日益顯現。作為社會信息的重要門類，醫療衛生檔案在飛速發展的“互聯網+”時代，要積極主動響應“互聯網+醫療”的需要，力推衛生優質資源共建共享，創新醫療衛生行業檔案管理的理念、模式、手段、載體等，以“區域衛生信息化平臺”為技術支撐，嘗試建立檔案“雙軌制”管理模式，即紙質檔案和數字檔案并存的管理模式。

一、醫療衛生檔案“雙軌制”管理是衛生事業發展的時代要求

醫學科學是集知識性、理論性、實踐性和探索性于一體的科學，隨著經濟的發展，隨著人們健康意識的增強，醫療衛生檔案管理范疇愈來愈廣泛，不僅僅有公眾熟知的病案、病歷、檢查報告單等醫療文書檔案，亦有醫療衛生單位管理過程中產生的文書檔案、人事檔案、財務檔案、醫療器械管理與維修檔案、院內安全管理檔案等。還有隨著衛生事業的發展，精細化管理衍生出的重大新發傳染病（如SARS，埃博拉疫情等）、新型農村合作醫療、衛生應急、居民健康、65歲老人體檢、慢性病管理等檔案，門類繁多，量大面寬，這些檔案在形成的過程中有絕大一部分既有紙質的，也有電子的，這就為“雙軌制”的管理提供了基礎條件。當前醫院在診療活動中產生的主要檔案資料都是采用紙質材料為載體進行保存，但在飛速發展的信息時代，紙質材料易于老化的弊端日益凸顯，于是電子檔案應運而生，各級醫院采用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質檔案進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本。而對于紙質檔的查閱、檢索，也基本告別手工操作，實現數字化。

二、醫療衛生行業紙質檔案的原始憑證作用不可替代

紙質檔案的原始性特征，使其在法治社會成為最具權威性的法律憑證。醫療衛生行業所涉諸如患者就診卡、病歷、住院病案、醫保卡以及出生醫學證明等，都是在醫療衛生行業業務工作過程中形成，并記錄保存的重要原始憑證，若是缺乏妥善保管，會給我們的生活帶來很多困擾。如：一個人的出生醫學證明就是他的第一份檔案。它記錄了出生的時間、性別、體重、健康狀況、是否順產、父母情況、接生的醫院、醫生、家庭住址，甚至小腳印等。在辦理戶口登記、撫養權確定或變更、出國留學時，會作為重要材料進行提供，一旦缺失將寸步難行。再如：在醫療糾紛發生時，使用最為普遍的，最具法律效力的就是患者的病歷、處方、病案等等，包括診療過程中產生的檢查單、化驗單，開出的票據，甚或是掛號單、出診單等都可能成為重要的憑證，這些目前除部分以紙質與電子形態并存，大部分以紙質形態保存，作為最原始的憑證其作用不可替代。

三、醫療衛生行業電子檔案是互聯網時代醫療服務發展的現時產物

以網絡為依托的衛生信息化建設成為了衛生事業發展的重要基礎工程，醫療衛生檔案信息面廣、利用頻率高，群眾特別關注。為了適應貼近實際、貼近生活、貼近群眾的要求，為群眾提供更加便利的條件，各醫療衛生單位管理依賴于先進的醫院管理系統軟件，開發利用高效的查詢系統，給患者群眾提供便利和快捷的查詢功能，滿足群眾對醫學檢查結果查詢的需求。為了改善醫療服務，各級醫院積極推行電子病歷、建立互聯互通信息庫，提供診療信息、費用結算等服務，實現醫院科室間、醫務人員間以至于不同醫院之間的互動與互補。陜西省2015年啟動建立以居民健康檔案、電子病歷和全員人口數據庫為核心的“區域衛生信息化平臺”，從高層設計強力推進數字信息化工程。隨著信息化的推進，諸如綜合管理、婦幼保健信息管理、干部保健信息管理、免疫規劃、慢性病管理、衛生監督管理、新農合異地結算、醫療機構經濟運行監管、區域合理用藥等應用系統會被開發并應用，衛生管理者、醫務人員在使用這些系統時，每一個行為都會留下痕跡，形成電子信息數據。這些都是醫療衛生工作充分發揮電子信息產品“可共享性”“存儲的高密度性”以及“信息的可操作性”特性的具體表現，所產生的電子文件存放起來，無需轉化成為紙質形式，但卻是醫療衛生管理或醫院診療活動的唯一憑證，后期即成為備查的電子檔案。診療活動中還有一些特殊類型的電子文件，諸如視頻、音頻、多媒體等，并不能徹底還原成紙質文件輸出。所以，這就要求我們利用計算機操作、先進的信息技術實現電子文件全生命周期的管理，將需要永久保存的電子檔案資源妥善留存，與紙質檔案相互參考，以備查證。

四、電子檔案與紙質檔案在數字信息時代相輔相成，互為補充

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(一)站級業務檔案的劃分及范圍

在確定站級業務檔案的范圍時，應本著總體性、綜合性、分析性及學術性的原則對檔案進行劃分。即要將那些反映主要業務工作的總體水平的材料以及在基礎監督監測上形成的綜合性、分析性并具有一定學術價值且保管期限長的材料確定為站級檔案，以確保站存業務檔案能夠全面反映和概括本機構業務活動及工作水平。總體來看，站級業務檔案的范圍有以下幾個方面：

1業務工作法規、標準及技術方法的研究檔案。包括有關證書、研究報告、編制說明及驗證報告等。

2年度或跨年度的法定傳染病、地方病及中小學生常見病等疾病防治方案及總結、疫情流行病學分析、疫情流行趨勢預測等。

3年度或跨年度的衛生監督、監測的總結分析。

4重大事故、疫情暴發、中毒調查處理的有關材料包括調查報告及現場調查記錄及有關的行政行政處罰材料等或年度綜合性分析總結。

5專題調查。包括調查設計、調查報告或總結，統計匯總等材料。

6各項業務工作的統計月報、年報。

7省市級以上刊物上發表的業務論文。

(二)科級業務檔案的劃分及范圍我國各級防疫站在日常業務活動中更大量地、更直接地是形成服務對象檔案，即在對其所轄區內或對被劃定為本站管理的單位所提供的經常性的疾病控制、衛生監督監測服務中所形成的材料。這些材料的保管周期不易確定，需隨所服務的企業的存亡而定，而且不少材料還因工作需要逐年加以補充，因此存科保管更為便利。此外，衛生防疫工作成果的取得周期長，其疾病流行及防治規律得自于長期的大量的日常性監督監測材料的積累。這些常規性監督監測材料不僅對當年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能從中發現和分析出疫情流行規律。因此，這些一般性、經常性業務活動形成的材料不能因為有了綜合性或總結性報告，就可以隨意處置，而應做為科級業務檔案存科保管。科級業務檔案的范圍有以下幾個方面：

1衛生監督材料

(1)預防性衛生監督材料：包括所轄區內或直管單位許可證審批、復驗材料；新、改、擴建項目審查材料。

(2)常規性衛生監督監測材料：包括對所轄地區或監測點或直管單位公共衛生監測材料，包括監測記錄、記事，監測小結，控制結果，監測報告以及經常性衛生監督檢查、抽查材料。

2一般性違法案例、疫情、污染事故、食物中毒的調查處理材料，包括個案調查表，現場調查記錄(筆錄)，人員尋訪記錄，檢驗結果及處理報告等。

3行政處罰材料，包括監督筆錄、檢驗報告、合議記錄、聽證記錄、處罰決定書、結案單及送達回執等。

4各類所轄產品鑒定及出具證明材料；廣告登記管理材料。

5從業人員健康體檢、衛生知識培訓材料，包括體檢表、檢驗單、統計表；培訓計劃、教材及小結等。

6咨詢工作材料，包括咨詢登記、記錄及小結等。

7各種毒理檢驗、化驗材料。

三、實行兩級管理的意義

1兩級管理有利于解決檔案儲藏空間與業務檔案數量間的矛盾

我國各級防疫機構中，檔案室檔案庫房大多狹小，根本無法容納全部的業務檔案，因此，只能將那些保存價值更大、保存期更長的檔案集中到站檔案室中，而一般性的，基礎性的材料只能分散在科室保存。但這種分散管理也是納入全站檔案工作統一布署和指導下進行的。

2站級管理有利于防疫業務工作整體水平的提高

首先，站級業務檔案管理可使站檔案能夠反映業務工作全貌和工作水平，對于站領導及時把握全局，做出正確決策提供了有力依據。其次，由于站級業務歸檔范圍明確將具有總結分析性、學術性的材料交站歸檔，從而要求各科業務人員不能再僅停留在做一般性工作小結，而是要在大量的監督監測材料上做進一步的加工，形成分析性報告，從而促進了業務工作的提高。第三，站檔案室人員針對業務檔案開展信息加工，通過各種編研材料為全站科研防病工作服務，有利于防疫機構科研工作的開展。第四，站級檔案管理便于開展站際防疫信息的交流，為全市甚至全國的防疫工作提供利用。

3科級管理是有利于滿足防疫業務工作日常的需要

防疫業務有延續性，在對監測點、直管單位的監督監測中，要經常使用其前一年或前幾年形成的監督監測檔案；特別是隨著生產經營單位的變化，有些檔案還要不斷進行補充或注銷。如直管單位許可證檔案、建設項目檔案等就屬這種情況。因此科級管理就可以及時滿足衛生防疫的日常需要。

四、兩級管理的實施

1建立健全檔案工作網絡

兩級管理是通過檔案工作網絡層層的管理而實現有序的實施。因此，建立健全檔案工作網絡是這產行衛生防疫檔案兩級管理的組織保障。

建立檔案工作網絡即在站一級設立由主管站長牽頭、各科主任參加的全站檔案工作管理委員會，負責全站包括業務檔案在內的檔案工作的領導、規劃，提出業務檔案工作的總體要求，并協調解決在實行兩級管理中的各種困難。站綜合檔案室則依據站檔案管理委員對業務檔案的總體要求，具體制定業務檔案的各項管理制度，除管理站級業務檔案外，還要對科級業務檔案管理進行督促指導。各科設兼職檔案員，在站檔案室的指導下進行站級業務檔案的歸檔及科級業務檔案的管理。這樣的檔案工作網絡使業務檔案由無序變為有序的管理。

2建立切合實際的業務檔案管理制度

對種類繁多、形式各異的業務檔案，要實行科學規范的管理，就必須建立切合實際的業務檔案管理制度。首先，在制定業務檔案歸檔范圍和歸檔制度時，站檔案室人員應深入各科室，了解各科主要業務活動，再結合衛生部“全國衛生防疫工作規范”關于業務活動形成材料范圍的規定，經與各科密切協商，具體確定符合業務實際的各科站級和科級業務檔案的歸檔范圍。其次，對于各科的科級業務檔案也要同站級業務檔案一樣，提出統一的立卷要求，以確保科級檔案立卷的規范，但可使用不同的卷皮，以示區分；第三，嚴格科級秋檔案的保管及利用制度，任何個人不得將檔案據為已有。

3加強對兼職檔案員的培訓和指導

各科兼職檔案員大多熟悉本科室的業務，檔案知識相對貧乏。因此，要做好業務檔案的立卷歸檔，就必須加強對他們的培訓和指導。檔案室可定期舉辦檔案業務培訓班，并將檔案業務學習列入兼職檔案員繼續教育的學習內容，進行學分評定，以提高他們學習檔案業務的積極性。同時，檔案室人員也要主動指導科室立卷和編目。

4推行責任制，加強考核

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一、衛生計生檔案管理存在的問題

首先，檔案材料收集不完整。因為在檔案管理的過程中往往存在各個科室部門各自為陣的問題，造成衛生計生檔案在收集與整理時無法完整充分地收集到材料，一部分有價值的檔案材料容易被遺漏，導致衛生計生工作無法順利開展。如此不僅會對檔案材料的完整性造成影響，同時還會影響到檔案材料的開發利用。其次，檔案管理人員綜合能力有待提升。一方面是部分檔案管理人員沒有進行專門的培訓，不具備檔案管理和檔案開發相關專業知識，另一方面是檔案人員自身思想認識不到位，在檔案信息化建設過程中不注重自身能力的培養，缺乏基礎的計算機知識和檔案信息化認識，無法科學規范地對檔案材料進行收集整理。最后，檔案材料的實際利用價值不高，衛生計生工作的特點決定其檔案材料種類繁多、數量較大、專業性較強，很容易在日常的管理過程中出現缺漏現象，檔案的收集整理工作不到位，影響了日后的開發利用。

二、衛生計生檔案管理的對策措施

（一）加強衛生執法檔案管理。衛生計生執法檔案管理要求準確、完整，所有適用于衛生執法工作的檔案材料都必須要經過檔案信息資源的篩選整理，進而加工之后發揮出價值。我們要重視執法檔案的完整性和正確性，力求分類明確、歸檔規范、組卷合理。針對年代較為久遠的檔案材料，部分存在缺卷或者紙張老化、書寫材料不符合規范要求、檔案損壞或字跡模糊的問題，必須要第一時間進行搶救，部分具有價值的執法檔案材料要進行信息化轉化，同時做好保存工作。此外，部分衛生執法檔案材料在很長的時間內都能夠發揮出重要價值，所以在進行歸檔整理的過程中應當堅持廣泛利用和長久保存相結合的原則，實現檔案利用和保護工作相互促進，從而符合衛生計生執法工作的實際需要。

（二）不斷完善相關管理制度。唯有完善的管理制度才能夠保證檔案管理工作的有序開展，結合筆者多年實踐經驗，衛生計生檔案管理制度應當包含下面幾部分內容：對檔案管理人員實施月度、季度、年度考評機制，計生檔案的收集、整理以及保存工作必須規范有序，嚴格按照上級業務部門的要求和標準實施操作；建立定期談話制度，檔案管理工作人員應當定期對各科室負責人進行溝通，從而取得工作主動權；建立衛生計生項目登記制度，為各級衛生計生辦公室和醫療保健相關機構制作檢查登記表，收集完整的一手資料；推行檔案收集整理時限機制，要求檔案管理人員在每天下班之前應當對各個科室、部門的資料進行匯總，每月對檔案收集整理和歸檔情況進行匯報等。

（三）實施檔案科學化管理。衛生計生檔案管理人員必須定期對收集的檔案實施科學規范的歸檔整理。為確保檔案管理質量和效率，實現檔案類目規范設置的要求，我們應當努力做好下面幾方面的工作：第一是科學設置檔案類目；第二是推行定期整理歸檔機制；第三是貫徹落實衛生計生檔案管理工作檢查制度；第四是檔案人員要樹立依法治檔意識，落實檔案歸檔利用相關規范，保證檔案材料的準確性與完善性；第五是開展好年度檔案收集整理工作。綜上所述，如果衛生計生檔案管理工作混亂，必然會導致衛生計生各項工作受到影響。推行科學化規范化的管理方式，可以保證各項工作的有序開展，發現問題之后能夠第一時間排查解決，實現衛生計生檔案管理的制度化、規范化。

（四）加強檔案人員隊伍建設。21世紀已經進入信息時代，衛生計生檔案管理的信息化建設也逐漸推進，這不僅要求檔案管理人員必須要具備豐富的專業知識，同時還應掌握一定的計算機操作技能。所以我們應當鼓勵支持檔案管理人員積極參與培訓學習，定期開展培訓講座會議，努力提升在職檔案工作者的綜合能力，同時幫助他們樹立現代化、信息化的檔案管理理念。在組織進行培訓教育的過程中必須要選擇多樣化的培訓方式，構建立體化的培訓模式，力求培訓工作的針對性與時效性。此外，還應進一步強化衛生計生檔案工作者的圖書館學與情報學等關聯學科知識，讓他們能夠主動地投入到檔案管理研究工作中來，清楚地認識和了解檔案管理工作的現狀與發展趨勢，更新其知識結構體系。

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[關鍵詞]高校學生檔案 管理

高校學生檔案是國家人事檔案的組成部分,是大學生在校期間學習、生活及各種社會實踐的真實記錄,是學生家庭社會關系、狀況的主要原始材料,也是大學生就業及今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據,更是每個學生由學校走向社會的重要人生履歷。在目前就業競爭激烈的情況下,高校學生檔案作為畢業生的一項重要憑證,有著難以替代的作用。

學生檔案管理旨在對學生在校期間,以及在畢業生追蹤調查中所形成的各種材料進行整理、歸檔,提供學生檔案的查、借閱服務及畢業學生檔案的轉遞、管理等工作。隨著我國高校改革的不斷深入,如何不斷提高高校學生檔案管理水平,使之更好的為學生服務,成為當前高校學生檔案管理工作面臨的迫切問題。

一、健全收集與補充制度,不斷完善檔案內容

目前多數高校學生檔案的主要內容包括:學生名冊,新生登記表,新生錄檢表,學籍變更材料,各學期成績匯總表,所受獎懲材料,實習鑒定表,畢業登記表,領取畢業證書存根等。

1.建立高校學生信用檔案

要堅持建立健全收集與補充制度,凡能在不同的時間、不同的場合證明高校學生使用的材料都應納入信用檔案的歸檔范圍。如:個人基本信息、個人誠信信息、在校期間國家助學貸款的還貸情況等。學生在校期間,每位學生都應建立一份《誠信記錄》,學生如有失信行為,包括考試是否有作弊行為、勤工助學是否有不良表現、與他人交往是否有欺詐行為等與品行有關的記錄材料,學校都應記錄在冊,并設定分值量化考核。對學生的誠譽事跡,也應記錄下來,給予表彰獎勵。在管理中應把學生信用檔案和其學籍檔案集中一起保管,然后再統一進行匯總、分類,為用人單位等社會有關方面了解大學生的信用和信譽狀況提供咨詢、評估服務。建立高校學生信用檔案是培養大學生誠信意識的一種途徑。也可以讓更多的用人單位了解學生情況,拓寬檔案信息的利用渠道,不僅要在評優、獎懲及選干等方面發揮其作用,更要參加校外交流與合作,讓更多的用人單位了解學生情況,為學生就業提供擇優錄用的機會。

2.建立貧困生個人檔案

現在高校的貧困生較多,特別是下崗職工子女、農村貧困縣區子女,有的學生時刻面臨輟學的困境。面對這種情況,高校應建立貧困生個人檔案,動員社會力量,盡學校最大努力,關心、幫助他們,確保他們順利完成學業。

3.建立畢業生跟蹤檔案

過去,人才的培養和就業完全靠政府計劃調節,高校兩頭不問,只管教學。隨著社會的發展和各項制度的改革,特別是隨著這些年高校招生規模的不斷擴大,高校畢業生就業中的矛盾會越來越突出。對于高校來說,則必須適當根據市場需求來培養人才。為了使高校更好地了解市場、適應市場需求,我們必須進行社會調查、市場調查,而建立畢業生跟蹤檔案是一個很好的辦法。一是利用畢業生跟蹤檔案及時反饋信息,從而調整高校所設學科、專業和課程,改革教學內容和方法,使學校的辦學目標、管理體制、運行機制緊跟經濟、社會和教育市場的發展形勢;二是利用畢業生跟蹤檔案,請在社會上作出突出貢獻的優秀畢業生回校傳經送寶,把他們的信息、經驗帶回學校,開闊在校學生眼界,為提高在校生的社會適應能力和綜合競爭力打下基礎。

二、主動服務,充分發揮學生檔案的作用

實踐證明,學生檔案能夠為正確總結過去的教學工作、不斷調整和充實教學內容、完善考試評分標準、了解學生整體情況等提供客觀可靠的數據。在教育教學不斷深化的形勢下,運用學生檔案作為輔助或直接的教材來培養教育學生,能為教學工作提供幫助。

1.檔案管理者在工作中應充分發揮主觀能動性,主動深入院系教學第一線了解存在的問題及檔案需求動向,認真當好利用者的參謀,變被動服務為主動服務。如:將每年各學科的學生成績匯集成冊,提供給新教師,讓剛走上工作崗位的教師了解所任教學科的過去幾年學生成績以及學生掌握知識的信息。平時將有用的信息有針對性地提供給各任課教師,以便讓年輕教師盡快了解學生,駕馭教材,以最快的速度適應教學。對剛參加工作的輔導員來說,常常需要了解先前學生情況資料,以熟悉學生情況作為借鑒經驗、制定班級發展計劃的參考。高校檔案管理部門應主動匯總所管理學生受獎勵及處分情況、班級在學校所處的地位等信息,提供給輔導員,使輔導員了解他人管理學生的成功方法與經驗,從而增強自己的工作才干。根據社會對人才的需求以及學校教學改革的進程,確定檔案工作重點。如:通過對各院系學生知識水平以及不同階段學習情況的有關數據進行統計匯總,向領導提出調整考試標準方案的建議,為領導決策服務,發揮參謀和助手的作用。

2.我們可以利用學生檔案,積極探討對學生進行德育教育的新途徑。高校檔案管理部門可以把每學年國家獎學金、勵志獎學金、學校特等獎學金以及國家級“三好學生”、“優秀學生干部”、省市級“三好學生”、“優秀學生干部”等檔案材料匯編成德育教育冊子,每年新生入學發給每人一冊,利用學生中的先進典型來對廣大同學進行理想教育,讓同學們一入學就有學習的榜樣,就有一種責任感和緊迫感,利用身邊的榜樣來教育學生,容易讓同學們產生心靈的共鳴。

篇7

關鍵詞：檔案管理；對策 ；探討

Abstract: Health supervision agency records management work has entered a new period of development, had hitherto unknown opportunities and challenges. How to adapt to the socialist market economic system, change the file management mode, strengthening the Archives standardization, standardization, institutionalized management, how to better play the function of the file, service to the society, is the key and difficult problems of health supervision agencies at all levels to jointly study and solve the. In this paper, combined with the work practice, we make some discussion on the problems and Countermeasures of health supervision agency records management work.

Key words: file management; countermeasure; study

中圖分類號：G271

一、衛生監督機構檔案管理存在問題

1.檔案管理意識淡薄，檔案利用效率低

近幾年，各級衛生監督機構雖然通過《檔案法》的宣傳貫徹，建立健全了三級檔案管理網絡，但是目前有關人員特別是有些領導干部對檔案管理意識比較淡薄，認為檔案工作可有可無，仍然存在著“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的思想，沒有從根本上認識到檔案工作在衛生監督執法中的重要性和必要性，致使有關人員為圖方便，隨意將檔案材料存放在自己辦公室的抽屜里，導致檔案材料的丟失或損壞。另外，由于有關領導對檔案重視程度不夠，工作標準貫徹落實不到位，以及檔案信息資源開發不足，造成檔案利用效率低下，從而影響了檔案工作的開展，影響了檔案的規范和質量提高。

2. 檔案管理專業隊伍不穩定，知識更新不夠，人員整體素質低

檔案管理隊伍和業務素質直接影響檔案的管理水平。目前我市各級衛生監督機構檔案管理人員配備隨意性大，均沒有專職檔案管理人員，基本都是由辦公室文秘兼職，因此在人才培養中，只重視專業技術人員素質的提高和繼續醫學教育，對兼職檔案管理人員的素質的提高還沒有納入計劃，缺乏系統的檔案專業知識培訓，缺乏創新和活力，因而導致兼職檔案管理人員的管理水平停留在經驗上，難以勝任日益繁重的檔案管理工作。

3. 檔案管理制度還不夠健全，檔案收集不全

近幾年，從我市每年檢查的情況看，各級衛生監督機構在制定管理制度和工作職責時，缺乏相應的檔案管理制度、職責以及檢查考核標準，有的雖然建立了規章制度，但是沒有納入崗位責任制，沒有進行嚴格考核。由于管理制度不健全，檔案收集歸檔、檔案信息整理過程緩慢，對檔案信息深層次加工編研不夠，直接影響到檔案規范化目標管理的深化。

4.檔案收集內容界定不清，管理范圍不夠明確

截至目前，全市衛生監督機構檔案的管理還沒有形成科學統一的管理制度標準。隨著時代的發展，科學技術的進步，社會信息化程度越來越高，檔案的管理內涵和外延發生了很大變化，各級衛生監督機構在管理檔案時，由于還沒有全國統一的管理標準和模式，多數都是根據單位實際和理解進行管理，有些單位把理應納入管理的檔案還沒有納入管理范圍。

5. 檔案硬軟件設施投入不足，缺乏現代化管理模式

近幾年，由于公共衛生體制改革，檔案業務進一步拓展，造成衛生監督機構辦公用房比較緊張，致使檔案用房達不到國家檔案室標準。另外，由于投入不足，檔案管理設備陳舊，管理技術落后，各級衛生監督機構運用計算機和網絡技術管理檔案還沒有得到全面推廣，基本停留在手工收集、檢索，制約了檔案事業的發展。

二、 衛生監督機構檔案管理對策

1. 加強領導，強化宣傳，提高意識

檔案管理是衛生監督機構依法行政的重要內容。各級衛生監督機構的領導應高度重視檔案管理工作，結合實際，充實調整檔案管理領導小組，加強對檔案工作的領導，把檔案管理列入衛生監督工作的長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位標準和工作職責，納入年度考核目標，與衛生監督工作同部署、同組織、同考核，真正做到認識到位，組織到位，措施到位。同時，要把專（兼）職檔案人員培養納入人才培養計劃，加大培訓、宣傳力度，通過舉辦專業培訓班、繼續教育、會議、組織有關人員外出參觀學習等形式，大力宣傳檔案管理工作的重要性，全面提高全員檔案管理意識。

2.加強制度建設，規范檔案管理

建立科學的管理制度是促進檔案工作規范管理的重要手段。各級衛生監督機構應結合本單位實際，依據《檔案法》等法律法規，建立健全科學、完整、系統、切實可行的、符合衛生監督機構實際情況的檔案管理制度，如檔案收集和歸檔制度、檔案保管和利用制度、檔案材料的傳遞、登記制度以及責任追究制度等，其中建立健全收集制度尤為重要，可使各級衛生監督機構對文件材料的形成、積累、收集、整理有據可依，同時要充實完善《檔案人員崗位責任制》和考核、獎懲制度，使檔案管理與衛生監督工作同步考核評價，同步發展。

3. 建立完善檔案收集內容，切實做到依法建檔

衛生監督機構建立完善的檔案收集內容是檔案管理工作的基礎，是繼續進行衛生監督工作和課題研究的依據，是積累資料、總結經驗、改進工作、提高效率的必要條件。各級衛生監督機構應結合實際，對衛生監督工作中形成的技術檔案進行明確分類，詳細確立歸檔范圍。具體內容可包括：(1)依法行政材料：包括衛生監督法規、標準、技術管理規范等；(2)預防性衛生監督材料：包括許可審批、復驗材料，新、改、擴項目審查材料等；(3)年度監督監測材料：包括監測記錄、監督監測總結、分析報告等；(4)違法案件調查處理材料：包括重大事故、食物中毒等突發事件現場調查材料、實驗室監測報告、案件處理材料等；(5)行政處罰材料：包括監督記錄、檢驗報告、合議記錄、聽證記錄、處罰決定書、結案單、送達回執等； (6)專題調查材料：包括調查設計、調查報告、統計匯總等。

4.加快檔案信息化建設步伐，提高檔案現代化管理水平

加強檔案現代化管理、有效發揮檔案信息功能的主要內容是加強檔案信息化建設，這是促進衛生監督工作持續發展的根本措施。 加大資金投入，要按照國家有關檔案室建設標準和檔案行業標準規范，配備完善檔案室硬件和軟件設施，大力引進現代化的技術裝備，充分運用計算機管理，實現檔案管理的自動化、現代化。

充分發揮檔案信息整體功能，各級衛生監督機構應圍繞實現優質服務的中心，將檔案信息資源網絡的規劃、設計、管理和運行納入衛生監督機構信息化技術總體規劃，實行統籌安排并加以實施，著力加強檔案信息的電子化和網絡化建設，擴大檔案信息的利用空間，提高檔案信息的利用效率，豐富檔案信息的利用手段。

篇8

一、衛生防疫一務檔案兩級管理的原則

防疫業務檔案兩級管理是指在衛生防疫站檔案工作管理委員會的統一領導下，將防疫業務形成的技術檔案實行分別站級、科級兩級管理。其內容有以下四個方面：

1將衛生防疫業務檔案納入站檔案工作管理體系：同其他門類的檔案一樣，業務檔案的管理也應在接受站檔案工作管理委員會的統一領導，由站檔案室負責具體組織實施。

2將業務檔案分為站科兩級：對業務活動中形成的大量疾病防治、衛生監督監測檔案分別為站級業務檔案和科級業務檔案兩個層次。

3站級業務檔案管理：凡劃歸的站級管理的業務檔案，由各科兼職檔案員負責收庥、整理、立卷，定期向站檔案室歸檔，交由站檔案室統一保管和提供利用。

4科級業務檔案管理：凡劃歸為科級管理的業務檔案，交科保存，由各科兼積檔案員負責收庥、整理、立卷，并負責保管和提供利用。二、站科兩級檔案范圍的確定

(一)站級業務檔案的劃分及范圍

在確定站級業務檔案的范圍時，應本著總體性、綜合性、分析性及學術性的原則對檔案進行劃分。即要將那些反映主要業務工作的總體水平的材料以及在基礎監督監測上形成的綜合性、分析性并具有一定學術價值且保管期限長的材料確定為站級檔案，以確保站存業務檔案能夠全面反映和概括本機構業務活動及工作水平。總體來看，站級業務檔案的范圍有以下幾個方面：

1業務工作法規、標準及技術方法的研究檔案。包括有關證書、研究報告、編制說明及驗證報告等。

2年度或跨年度的法定傳染病、地方病及中小學生常見病等疾病防治方案及總結、疫情流行病學分析、疫情流行趨勢預測等。

3年度或跨年度的衛生監督、監測的總結分析。

4重大事故、疫情暴發、中毒調查處理的有關材料包括調查報告及現場調查記錄及有關的行政行政處罰材料等或年度綜合性分析總結。

5專題調查。包括調查設計、調查報告或總結，統計匯總等材料。

6各項業務工作的統計月報、年報。

7省市級以上刊物上發表的業務論文。

(二)科級業務檔案的劃分及范圍我國各級防疫站在日常業務活動中更大量地、更直接地是形成服務對象檔案，即在對其所轄區內或對被劃定為本站管理的單位所提供的經常性的疾病控制、衛生監督監測服務中所形成的材料。這些材料的保管周期不易確定，需隨所服務的企業的存亡而定，而且不少材料還因工作需要逐年加以補充，因此存科保管更為便利。此外，衛生防疫工作成果的取得周期長，其疾病流行及防治規律得自于長期的大量的日常性監督監測材料的積累。這些常規性監督監測材料不僅對當年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能從中發現和分析出疫情流行規律。因此，這些一般性、經常性業務活動形成的材料不能因為有了綜合性或總結性報告，就可以隨意處置，而應做為科級業務檔案存科保管。科級業務檔案的范圍有以下幾個方面：

1衛生監督材料

(1)預防性衛生監督材料：包括所轄區內或直管單位許可證審批、復驗材料；新、改、擴建項目審查材料。

(2)常規性衛生監督監測材料：包括對所轄地區或監測點或直管單位公共衛生監測材料，包括監測記錄、記事，監測小結，控制結果，監測報告以及經常性衛生監督檢查、抽查材料。

2一般性違法案例、疫情、污染事故、食物中毒的調查處理材料，包括個案調查表，現場調查記錄(筆錄)，人員尋訪記錄，檢驗結果及處理報告等。

3行政處罰材料，包括監督筆錄、檢驗報告、合議記錄、聽證記錄、處罰決定書、結案單及送達回執等。

4各類所轄產品鑒定及出具證明材料；廣告登記管理材料。

5從業人員健康體檢、衛生知識培訓材料，包括體檢表、檢驗單、統計表；培訓計劃、教材及小結等。

6咨詢工作材料，包括咨詢登記、記錄及小結等。

7各種毒理檢驗、化驗材料。

三、實行兩級管理的意義

1兩級管理有利于解決檔案儲藏空間與業務檔案數量間的矛盾

我國各級防疫機構中，檔案室檔案庫房大多狹小，根本無法容納全部的業務檔案，因此，只能將那些保存價值更大、保存期更長的檔案集中到站檔案室中，而一般性的，基礎性的材料只能分散在科室保存。但這種分散管理也是納入全站檔案工作統一布署和指導下進行的。

2站級管理有利于防疫業務工作整體水平的提高

首先，站級業務檔案管理可使站檔案能夠反映業務工作全貌和工作水平，對于站領導及時把握全局，做出正確決策提供了有力依據。其次，由于站級業務歸檔范圍明確將具有總結分析性、學術性的材料交站歸檔，從而要求各科業務人員不能再僅停留在做一般性工作小結，而是要在大量的監督監測材料上做進一步的加工，形成分析性報告，從而促進了業務工作的提高。第三，站檔案室人員針對業務檔案開展信息加工，通過各種編研材料為全站科研防病工作服務，有利于防疫機構科研工作的開展。第四，站級檔案管理便于開展站際防疫信息的交流，為全市甚至全國的防疫工作提供利用。

3科級管理是有利于滿足防疫業務工作日常的需要

防疫業務有延續性，在對監測點、直管單位的監督監測中，要經常使用其前一年或前幾年形成的監督監測檔案；特別是隨著生產經營單位的變化，有些檔案還要不斷進行補充或注銷。如直管單位許可證檔案、建設項目檔案等就屬這種情況。因此科級管理就可以及時滿足衛生防疫的日常需要。

四、兩級管理的實施

1建立健全檔案工作網絡

兩級管理是通過檔案工作網絡層層的管理而實現有序的實施。因此，建立健全檔案工作網絡是這產行衛生防疫檔案兩級管理的組織保障。

建立檔案工作網絡即在站一級設立由主管站長牽頭、各科主任參加的全站檔案工作管理委員會，負責全站包括業務檔案在內的檔案工作的領導、規劃，提出業務檔案工作的總體要求，并協調解決在實行兩級管理中的各種困難。站綜合檔案室則依據站檔案管理委員對業務檔案的總體要求，具體制定業務檔案的各項管理制度，除管理站級業務檔案外，還要對科級業務檔案管理進行督促指導。各

科設兼職檔案員，在站檔案室的指導下進行站級業務檔案的歸檔及科級業務檔案的管理。這樣的檔案工作網絡使業務檔案由無序變為有序的管理。

2建立切合實際的業務檔案管理制度

對種類繁多、形式各異的業務檔案，要實行科學規范的管理，就必須建立切合實際的業務檔案管理制度。首先，在制定業務檔案歸檔范圍和歸檔制度時，站檔案室人員應深入各科室，了解各科主要業務活動，再結合衛生部“全國衛生防疫工作規范”關于業務活動形成材料范圍的規定，經與各科密切協商，具體確定符合業務實際的各科站級和科級業務檔案的歸檔范圍。其次，對于各科的科級業務檔案也要同站級業務檔案一樣，提出統一的立卷要求，以確保科級檔案立卷的規范，但可使用不同的卷皮，以示區分；第三，嚴格科級秋檔案的保管及利用制度，任何個人不得將檔案據為已有。

3加強對兼職檔案員的培訓和指導

各科兼職檔案員大多熟悉本科室的業務，檔案知識相對貧乏。因此，要做好業務檔案的立卷歸檔，就必須加強對他們的培訓和指導。檔案室可定期舉辦檔案業務培訓班，并將檔案業務學習列入兼職檔案員繼續教育的學習內容，進行學分評定，以提高他們學習檔案業務的積極性。同時，檔案室人員也要主動指導科室立卷和編目。

4推行責任制，加強考核

篇9

關鍵詞：衛生行政執法案卷；檔案管理；案卷制作

加強對衛生行政執法案卷的歸檔與管理，不僅是衛生行政執法部門執法和管理水平的體現，也是在面對衛生行政訴訟時進行舉證的重要書面證據。鑒于當前衛生行政執法案卷在歸檔和管理過程中存在的制作和管理紕漏，采取有針對性的措施來加強歸檔和管理制作工作，對于提升衛生行政執法案卷管理質量具有十分重要的作用。

1 衛生行政執法案卷歸檔與管理存在的問題

首先，目前衛生行政執法案卷普遍性存在著證據材料不充分、法律適用不準確、用語不當、執法程序不嚴格或不合法以及執法文書選用和制作不夠規范等現象，部分地區甚至還存在著新舊文書混合使用的現象，這必然導致案卷在分類和歸檔時出現紕漏和失誤，影響到案卷管理立體化、科學化、法制化體系的形成。

其次，衛生行政執法部門在制作文書的過程中，存在著文書項目填寫不全、簽字欄漏簽（或誤簽）、文書編號格式不規范、文件缺少印章等現象，這不僅影響到案卷本身的使用價值，更會對其歸檔與管理工作造成不必要的麻煩。

最后，衛生行政執法案卷在管理上存在一定的疏漏，這主要表現在三個方面：①管理人員甚至相關負責人員對此重視性還不夠，面對審批材料不夠審慎、得過且過，間接導致部分案卷完整性和準確性出現紕漏，無法歸檔；②缺乏統一的管理規范，沒有生成統一的歸檔標準，導致在案卷管理過程中部門和部門不一致、管理內容不確定，甚至對于案卷的擺放也沒有明確的要求，這必然給日后的使用和借閱工作制造麻煩。

衛生行政執法案卷在歸檔和管理過程中之所以會出現上述問題，其原因是多方面的，而要想妥善推動其歸檔和管理工作，必須充分認識到這些問題的癥結所在，方才能具體問題具體分析，對癥下藥，妥善解決。具體來說，導致這些問題生成的原因，主要有以下兩方面內容：

首先，衛生行政執法案卷的歸檔和管理人員，其個人的職業能力和法律素質以及綜合業務素質方面還有所欠缺，導致其所負責的工作范疇及具體內容不能得到妥善的落實和安排，這就導致了案卷的制作質量有所下降、管理上不能條分縷析，其清晰度、透明化也并不理想。而且，雖然現階段部分衛生行政執法部門對于工作人員進行了一定的業務培訓和職業教育，但是其大多流于形式，并沒有深入到工作的本質以及問題的精髓，因此倒是工作人員的工作態度和能力并沒有得到根本性的改善。

其次，思想上不夠重視是導致衛生行政執法案卷在管理和歸檔上出現問題的根本性原因。所謂意識對于事物的發展和人的行為具有能動作用，缺乏積極端正的思想態度作為指導，必然導致其工作流程無法做到制度化、系統化和科學化，管理也無所謂有序和完整，而且相關審查流程以及制度審批流程的缺失，導致案卷在歸檔工作進行時不能做到妥善的收集和檢驗，最終影響到了管理的質量和完整性。

2 衛生行政執法案卷歸檔與管理的完善對策

衛生行政執法案卷通常意義下是相關工作人員針對重要事件現場以及重要執法環節的真實記錄，尤其是證據類的案卷文書，是進行相關處罰活動的第一資料，擁有十分重要的法律作用；另外現場監督類的筆錄資料也是作為一般性案件處罰的重要依據，擁有其它任何資料都無法替代的作用。加強對其的歸檔與管理，將有助于推動相關執法工作人員各項工作順利、完備的開展，保障其各項政策制度妥善落實。同時作為行政處罰行為的重要載體，衛生行政執法案卷還是行政訴訟的重要依據，可以適當避免執法活動中的隨意性、限制其中的不規范行為，保障其合理、有效的推動與展開。

（一）提高執法案卷制作質量

各級衛生行政執法部門要加強對于執法案卷制作質量的把關和監督，充分認識到制作不規范、質量有瑕疵的案卷不僅會影響到眼前的檔案歸檔和管理工作，更有可能為日后的舉證和案卷借調工作帶來一定的困難。因此，相關主管部門必須要制定出一套嚴格的案卷制作流程，并由上而下嚴格執行這一流程，規范案卷制作辦法，提升其制作和辦案質量。這其中主要包括對于案卷相關項目信息（時間、項目負責人、負責人性別、年齡、職務、聯系電話信息，以及案卷編號）的檢查和校對，提升案卷筆述綜合性、理論性，提升其文字表達水平，保障筆風嚴謹。

（二）強化執法案卷歸檔意識

提高對于案卷歸檔的重視程度，并以此為標準加強對于相關工作人員的培訓，避免讓相關流程及辦事法則形同虛設。從領導層面來說，應加強對于案卷制作工作的重視力度以及對于歸檔工作的監督，促使每一位工作人員都能充分意識到其重要性，從而不斷提升自身有關執法辦事、案卷制作以及相關法律法規知識的學習；對于相關管理機構而言，要加強對相關工作人員的考核和責任落實，將對案卷的質量檢查工作納入到檔案管理體系當中，對信息填寫錯誤、重要印章漏蓋、簽字錯填漏蓋等現象進行嚴格檢查，提高管理人員的責任心，降低案卷的錯誤率，保障案卷歸檔質量。

（三）加強行政執法案卷管理

首先，衛生行政執法部門應制定相應的案卷動態監測流程，定期對已經歸檔的文書進行質量監測，對于發現問題的案卷及時與相關負責人進行溝通，了解案卷記載情況，妥善解決問題。其次，在落實相關管理責任人的基礎上，要制定案卷質量追責制度，對于管理歸檔工作做得不到位、因個人過失造成案卷信息質量出現問題的工作人員要給予相應的處罰；對于工作嚴謹負責、能夠及時發現問題并予以圓滿解決的人員要給予一定的鼓勵。第三，鑒于目前衛生行政執法案卷多為紙質載體，因此其在長期存放的過程中容易因為室內空氣環境的變化，以及外部自然條件的影響而發生損壞，進而造成無法彌補的損失。因此，管理人員在進行歸檔和管理過程中，要定期對案卷的保存情況進行排查，包括添置必要的工具儀器進行通風、防治蟲害等等。

3 結語

綜上所述，當前我國衛生行政執法部門在進行案卷歸檔和管理過程中存在著一定的問題，造成了案卷信息錯誤、質量低下，以及管理制度不夠健全、歸檔信息紊亂等問題。鑒于此，衛生行政執法部門以及單位相關工作人員需要嚴格落實相應的案卷制作流程和管理制度，提升案卷歸檔和管理意識，恪守相關管理章程。唯有如此，衛生行政執法案卷才能真正發揮其作用，避免因為相關流程和制度的缺失，以及信息準確度性方面存在的問題，變成形同虛設、有檔無用。

參考文獻

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[2]周艷琴，江春明.我國衛生行政執法過程中標準執行存在的問題及對策分析[J].中國衛生監督雜志，2010（01）：51-55.

篇10

【關鍵詞】醫療衛生機構 檔案管理 信息化建設

隨著醫療衛生體系的深化改革以及我國經濟的飛速發展，社會對醫療衛生機構檔案信息化建設需求越來越高。積極優化檔案管理新方式，加強檔案管理信息化建設，一方面能有效實現資源共享，一方面能全面強化醫院服務職能。

一、醫療衛生機構檔案管理信息化建設的問題所在

（一）人員綜合素質有待進一步提高

傳統醫療衛生機構檔案管理人員綜合素質有待進一步提升，部分檔案管理人員缺乏專業管理能力與技能，或是“身兼數職”，或是從其他崗位上轉行而來，真正檔案專業的人才少之又少。再加上醫療衛生部門領導階層不重視，在職檔案工作人員缺乏專業進修培訓，導致其專業水平偏低。

（二）對檔案管理信息化建設認識不到位

受傳統管理理念的影響，大部分醫院對檔案管理信息化建設認識不到位，沒有意識到檔案信息化建設的重要性，仍然沿用人工管理方式，輕編研、輕整理、輕統計，檔案資源利用率偏低，嚴重阻礙了檔案信息化建設的順利開展。

二、缺乏完善的制度支持

目前來說，醫院檔案信息化建設方向不明確，缺乏統一的管理準則與協調制度，缺乏合理、完善的管理制度。檔案結構簡單、資料標準不一，各項工作的開展缺乏制度支持，導致檔案信息化工作“無章可循”。

三、醫療衛生機構檔案管理信息化建設路徑

（一）全面提高檔案管理人員綜合素質

醫療衛生機構要想實現檔案管理信息化建設這一目標，必須加強對檔案工作人員的教育與培訓力度，全面提高檔案管理人員綜合素質。在檔案信息化發展的新形勢下，醫療衛生機構必須通過專門培訓、教育，持續提高工作人員業務技能與科技知識掌握程度，進一步優化檔案工作人員素質結構，更好地為信息化建設服務。第一，加強檔案工作人員信息技術培訓力度，通過專業技術培訓提高工作人員信息化處理能力、網絡安全維護能力以及電子檔案管理技能。第二，加強檔案工作人員對相關政策法規、行業標準的學習，加深工作人員對檔案信息化建設的了解與認識程度。第三，進一步提高檔案管理人員的風險判斷能力與風險防御能力，不斷提升工作人員的職業素養。第四，增強檔案管理人員的安全意識，避免個人信息資源的泄露。第五，完善檔案部門工作考評機制。直接將檔案工作人員考評結果與其薪酬、職業晉升相掛鉤，通過多種激勵性措施，建立一支高效、全能、優質的人才隊伍，更好地推動檔案管理信息化建設順利開展。

（二）正確認識檔案信息化的重要性

科學技術的迅猛發展使得檔案管理工作發生了深刻變革，因此，醫療衛生機構領導、檔案管理人員必須充分認識到檔案信息化的重要性，改變傳統思維，更好地順應時展變化。醫療衛生機構領導階層應充分認識到檔案信息化建設的必要性與重要性，將醫療檔案管理積極納入醫院整體發展規劃中，通過各種制度、資金支持，將檔案信息化建設落到實處。

（三）完善檔案管理制度

完善檔案管理規章制度，使各項工作開展有章可循。醫療衛生機構檔案管理部門應積極建設合理、科學的管理體制，加大信息化建設管理規章的建設力度，使得信息化建設在標準、規范框架下進行。應積極加強醫院各部門之間的聯系與配合，通過完善的檔案共享網絡，進一步實現醫院檔案規范化運作，及時、迅速發揮各類檔案應有價值。加強檔案的集中管理，統一病歷檔案與治療檔案，建立合理、科學的醫療服務平臺，保證醫患之間的正常交流，加快診療進度。完善檔案管理工作規程，進一步規范檔案管理具體行為，在相關法律政策與內部管理規范的共同配合下，積極推動醫療衛生單位信息化建設順利、健康、高效發展。

（四）加強信息化管理軟硬件支持

檔案管理信息化是醫療衛生機構信息化發展過程中的關鍵步驟，因此，醫療機構管理階層必須給予足夠重視與支持，積極創造條件加大信息化建設投入力度。加大檔案管理硬件環境建設力度，加大軟件系統開發力度，建立完善的檔案數據管理平臺，通過軟硬件系統的支持，促進檔案管理信息化建設順利開展。與此同時，醫療衛生機構還應加強檔案資源建設力度，通過多種載體、多種途徑豐富檔案資源，以加快醫療衛生機構檔案信息化建設的整體步伐。另外，加強醫療衛生機構不同科室之間的內網連接，有效提高信息共享程度，進而提高檔案利用率。

（五）整體統籌醫療衛生機構檔案信息化建設工作

醫療衛生機構檔案信息化建設屬于一項長期性、系統性任務，因此，醫療衛生機構必須將檔案信息化建設與自身戰略發展目標相結合。醫療衛生機構領導階層必須將檔案信息化建設納入醫院整體規劃中來，有步驟、有計劃、有重點的分步實施，制定檔案信息化建設總體目標、分步目標，預防檔案信息化建設工作出現“形式主義”等問題，將各項工作落到實處，真正促進醫療衛生機構檔案信息化建設工作的順利開展。另外，隨著網絡化、辦公自動化等發展，醫療衛生機構發展過程中出現了大量的電子文件，這些電子文件主要包括多媒體文件、文本文件、影像文件以及圖像文件等。因此，必須加強醫療衛生機構電子文件歸檔管理、紙質檔案數字化管理。電子文件資源屬于醫療衛生機構檔案信息管理的重要資料來源，必須嚴格按照相關標準要求進行編輯、整理。紙質檔案一式三份，一份供查閱使用，一份供異地保存使用，一份用來封存保管。

四、結語

綜上所述，在信息化時代背景下，積極加大醫療衛生單位信息化建設力度，是檔案部門跨越式發展的重要途徑，是醫療衛生單位健康、順利發展的前提。醫療衛生機構必須立足于檔案信息化建設的問題所在，并針對性提出解決對策，以期全面推動檔案管理信息化建設的高效發展。

參考文獻

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