導語：如何才能寫好一篇檔案數字化管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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現代化檔案數字化管理的特征主要表現為：①以網絡化為基礎的特征。檔案數字化管理的一大特性就是網絡化。隨著互聯(lián)網的發(fā)展，網絡的運用已經滲透到各行各業(yè)。基于網絡化的基礎上進行檔案的管理，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能最大限度的節(jié)省相關的人力物力，對于檔案完整性的保持上，網絡化的運作也體現出最大的優(yōu)勢。②數字化管理模式的特征。對檔案進行數字化的管理就是指基于數字化的基礎上，對各類文件或者是圖紙進行掃描，進而轉化成為電子資源的形式。電子資源的最大優(yōu)勢就是能最大限度的節(jié)省空間，提高管理工作的效率和準確性，而且在查詢和整理環(huán)節(jié)，也提供了巨大的便捷。③檔案高效使用的特征。檔案管理最終目的是合理應用檔案信息。采用數字化管理模式不僅能夠提高管理的效率同時也能提高對于檔案信息的使用效率。上文已經對檔案數字化管理的含義有了一定的了解，而結合我國檔案管理的現狀來看，檔案數字化管理的推進有一定的現實意義，不僅能夠將管理者從繁瑣的管理工作中解放出來，還能促進整個社會的檔案意識的形成。

2現代檔案數字化管理存在的主要問題

結合筆者實踐工作經驗，認為現代檔案數字化管理存在的問題主要有：①檔案數字化建設缺乏有力的支持。a.缺乏國家與政府的有力支持。我國當前的檔案數字化建設無論是在技術上還是在組織都缺乏政府的支持，沒有明確的技術性與管理性標準，處于自我探索的階段，影響了檔案數字化建設。b.硬件環(huán)境問題。我國當前檔案館所開發(fā)的計算機軟件，實用性與通用性還比較滯后，且設備的性能不能滿足檔案數字化建設對硬件設備的要求。②檔案數字化建設缺乏統(tǒng)一的標準與規(guī)范。片面重視高檔的計算機系統(tǒng)以及先進通信設備的購置，忽視了檔案信息的規(guī)范化與標準化建設，這是當前我國檔案數字化建設普遍存在的問題。這不僅增加了檔案數字化建設中的資金投入，還沒能體現出檔案數字化的服務功能。

3加強現代檔案數字化管理的措施

（1）建立健全現代檔案數字化管理制度。①現代檔案數字化管理有別于傳統(tǒng)的檔案管理方式與方法，因此，檔案管理部門要結合自身的實際情況，建立一套新的并適合檔案數字化管理的規(guī)章制度，如檔案工作制度、檔案信息的管理規(guī)范、檔案信息安全保密制度以及機房管理制度等，使檔案數字化管理有制度的保障，實現檔案數字化管理的規(guī)范化與標準化。②樹立安全保密意識。檔案數字化建設中一個重要的問題即是安全問題。電子檔案信息是通過數據的形式儲存在數據庫中的檔案信息，若出現安全問題，就可能造成大量的數據損壞。因此，在檔案數字化建設過程中，要加強安全防范意識，正確操作計算機，并采取有力的措施防止黑客與病毒的入侵。（2）科學利用相關資源。①保證資源的準確性與完備性。對于檔案資源的掃描、入庫以及整理環(huán)節(jié)一定要注意資源的準確性，不要出現一些過失性的錯誤。檔案資源數字化系統(tǒng)建設之前仍需要一部分人力勞動，而人力勞動難免出現疏忽，因此需要避免資源遺漏現象的出現。②統(tǒng)一配備軟硬件設施。相關軟件硬件設施是檔案數字化管理建設正常進行的基礎保障，其直接決定著檔案資源入庫后一系列工作的正常開展，因此對于軟件硬件設施的統(tǒng)一配備也是建設開始之前必不可少的準備工作，它不僅有利于提高信息資源的使用率，對于一些網絡技術的支持上，同樣也發(fā)揮著重要的作用。③定期檢查和更新。社會的快速發(fā)展，對于檔案管理工作的更新速度方面有了新要求，對于檔案的更新方面，仍需要大量人力物力的投入，因此在檔案管理數字化建設當中，對于檔案的更新也應得到一定的技術支持，同時還應配備相關的專門部門開展檔案的更新工作。（3）強化現代檔案數字化管理標準化建設。現代檔案管理數字建設并不是一項容易的工作，其涉及的環(huán)節(jié)諸多，且存在許多容易被遺漏的地方，因此在具體數字化建設過程當中，相關檔案主管部門應提高重視程度，聘請相關的專家對管理系統(tǒng)的構建做出一套詳盡的計劃，并且對于相關的工作原則以及工作任務的分工應盡量細致到每個部分和環(huán)節(jié)，盡量減少疏漏。信息管理系統(tǒng)建設的過程中，提高相關的硬件操作上的要求，并且對于網絡安全問題采取相關的措施，按照行業(yè)化的標準對檔案數字化管理系統(tǒng)進行科學合理的構建。

4結束語

綜上所述，長期以來，檔案資料一般用紙質文檔存儲在檔案室里面，查找檢索時浪費很多時間，存儲空間又大，維護不方便，備份需要大量的人力物力，而且容易出現錯誤。隨著計算機信息技術的發(fā)展，現代檔案數字化管理已成為必然的趨勢。

作者:劉玉俊 單位:海東科技投資有限責任公司

參考文獻

[1]鄒薇.新常態(tài)下談事業(yè)單位檔案的數字化管理[J].卷宗，2016（05）.

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1 照片檔案數字化管理的重要性

隨著社會日新月異的發(fā)展，各級政府機關、企事業(yè)單位以及群眾個體在撰寫史志、社會宣傳、招商引資、多媒體制作、電子郵件等方面的工作需求日益增加。為了適應與滿足倍增的需要，勢必要運用現代高新技術，如信息技術、掃描技術、計算機技術、存儲技術等，與傳統(tǒng)的檔案收集、歸類、整理、保管、查閱、利用等一系列方法相結合，建立起電子照片檔案系統(tǒng)，這就形成了照片檔案的數字化管理。數字化是一個系統(tǒng)工程，主要包括了檔案資源數字化、信息傳輸網絡化、信息資源共享化、信息利用社會化等內容。照片檔案的數字化管理具有其必然性和重要性。

首先，數字化管理使得照片檔案的收集方式更具靈活性。由于這些傳統(tǒng)照片具有稀缺性與寶貴的歷史記憶價值，通常有些照片檔案的所有者并不具有將照片交給檔案部門管理的意愿，并且無法提供可以進行復制的底片，因此，檔案館只能夠通過翻拍的方式來收集所需的照片檔案。倘若照片檔案的所有者對照片保管不妥善，極有可能導致一些珍貴、重要照片檔案永久性丟失，給以后的檔案收集工作帶來麻煩。照片檔案實現電子化管理之后，不僅可以實現照片檔案在相紙、磁盤、光盤等不同載體上的轉移，而且各歸檔單位通過網絡系統(tǒng)就可以直接將照片傳送到檔案部門。

其次，電子化管理的完善讓照片檔案的保存更加安全方便。傳統(tǒng)的照片檔案是以感光材料作為載體，對保存環(huán)境有較高的要求，耐久性不佳。無論是黑白照片，還是彩色照片，均會隨著時間的推移出現影像褪色、滲化和消失等現象，使得照片效果大打折扣，甚至到了失真的地步。因此，即使照片能夠保存下來，其所發(fā)揮的作用也會受到影響。照片檔案的電子化管理，使得照片檔案的載體變成磁盤、光盤、移動硬盤等，這些載體不僅具有容量大、占用空間小、存放方便等特點，而且保存與復制過程中不會存在變質、褪色等問題。同時，在照片修復上，可以先將老化、破損的照片掃描到電腦，再利用Photoshop等軟件進行修復處理，使得圖片達到較好的效果。

第三，電子化管理實行后，照片檔案的利用會變得更加靈活便捷。人們在查閱和使用照片檔案時，并不一定按內容一對一地調用照片，而是根據所需有所選擇，這給手工操作帶來許多麻煩。同時，照片檔案的使用具有排他性，同一張照片不可能讓多人同時使用。照片檔案電子化管理，使得用戶對照片檔案的利用可通過計算機隨時隨地檢索，使得檔案工作人員的勞動強度大大降低，節(jié)省了大量的查閱時間，工作效率得到提升。而且查詢速度快、支持多人同時使用、調看同一張照片而不必動用原件，還可通過通訊網絡以電子郵件等方式進行遠距離傳輸，充分實現檔案資源共享，照片的利用率得到大幅度提高。

2 照片檔案數字化管理現狀分析

近幾年，隨著國家社會的發(fā)展和各地經濟的增長，照片檔案管理工作也進入到一個新的歷史發(fā)展階段。由于傳統(tǒng)的照片檔案有相應的《照片檔案管理規(guī)范》，所以在管理實施的過程中會有章可循，相對規(guī)范，但對于數碼照片檔案的管理相對而言就不是那么規(guī)范了。

2.1 管理制度不完善

國內雖然早已出臺了《照片檔案管理規(guī)范》，但這個規(guī)范只適用于傳統(tǒng)照片檔案的管理，具有一定的限制性，對于新興的數碼照片檔案在較長一段時間內一直沒有制定出一套相對完整的的管理規(guī)范，這給照片檔案的數字化管理帶來了嚴重的影響。直至2014年，國家出臺了《數碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014），使得數碼照片檔案的管理終于有章可循。雖然各級單位在照片檔案電子化管理工作中，開始執(zhí)行國家的相關規(guī)范，但由于長時間缺乏一套完整的規(guī)范，很多的檔案館（室）現行的管理制度仍不夠完善健全，并且存在檔案管理人員對照片檔案的電子化管理意識還較為薄弱的現象，在管理過程中出現執(zhí)行不嚴格，缺乏力度的情況。另外，一些檔案館（室）的上級管理部門仍未結合實際的具體情況，制定出相適應的電子化管理實施細則，如對數碼照片檔案歸檔時間、歸檔范圍、歸檔要求、保管條件以及數碼照片檔案的利用等未做出具體的規(guī)定。因此，實際上，很多單位對于數碼照片檔案管理工作仍然處在一種無章可循、無序的工作狀態(tài)，這對照片檔案電子化管理工作產生了直接影響。

2.2 收集、整理難度大

與傳統(tǒng)照片的管理對比而言，數碼照片檔案的收集難度更大。數碼照片具有無底片、不用沖洗的特點，無需產生購買膠卷和沖洗的費用，使得照片數量比以往大幅增加。在這些大批量的數碼照片中，質量參差不齊，也不全都具有收集價值，而且缺乏相應的收集細則，這為檔案管理人員的收集工作增加了許多隱性困難。其次，現今數碼相機的普及率很高，甚至智能手機也具有優(yōu)質的攝像功能，不僅照片數量增多，收集對象更是難以把握，這使得檔案人員很難將所有照片進行收集歸檔。

與收集工作密切相關的整理工作難度也加大。上述數碼照片的收集已難以做到及時，更遑論做到及時的整理了。數碼照片檔案的數量相比傳統(tǒng)照片?n案的數量更加巨大，在整理數碼照片時既要鑒定篩選，又要進行重命名、刻錄光盤、編寫文字說明等一系列繁瑣的工作，數碼相片的質量參差不齊，檔案管理人員需要對這些照片進行整理、選擇，所以數碼照片的整理很難做到及時、準確。

2.3 安全隱患嚴重

數碼照片的存儲依賴于電子設備和計算機，這給數碼照片檔案的安全帶來了嚴重的隱患。當存儲設備發(fā)生故障時，數碼照片有可能就會丟失。數碼相片是數碼文件，其具有數碼文件的易損性、易改性，計算機和操作系統(tǒng)有被病毒感染的危險性，這會造成大量數碼照片被破壞，甚至丟失。

3 加強照片檔案數字化管理的對策

3.1 進一步完善數碼照片收集歸檔制度

數碼照片與紙質照片具有一定的區(qū)別，就形成模式和保存載體而言，數碼照片與紙質照片完全不同，數碼照片是電子靜態(tài)圖像文件，需要依靠計算機系統(tǒng)進行閱讀、處理。因此，制定適合本地區(qū)本單位的切實可行的歸檔制度是首要之舉。各檔案館（室）應當根據當前工作的實際內容以及自身部門的需要來制定一套與當前部門現狀相符合的關于數碼照片檔案管理的規(guī)章制度。上級管理部門應當明確提出數碼照片歸檔的各項指標要求，即對數碼照片的格式、分辨率等作出細致具體的規(guī)定。檔案管理人員應當專門制作歸檔照片著錄卡片，對每張照片進行逐張編號并按照編號逐張進行錄入說明，包括時間、地點、內容、主要人物和攝影者。嚴禁對拍攝影像進行加工修改，以保證歸檔數碼照片的真實性、完整性和有效性。只有責任到人，工作要求明確，形成常規(guī)才可能有效解決照片由于存放散亂而未存或丟失的問題，形成數碼照片檔案收集的工作網。

3.2 建立有效的照片歸檔審核機制

歸檔的數碼照片要求是真實且完整的原始文件，因此，檔案管理人員在收集照片檔案時，首先要打開數碼照片文件仔細檢查，通過讀取照片EXIF 信息，判別圖像是否經過編輯，如添加、合成、修改、挖補等后期編輯制作處理，不允許照片有調整、刪改、壓縮的處理，以確保歸檔數碼照片的有效性和真實性。此外，對于數量巨大的數碼照片必須嚴格審核，篩選條件主要包括照片的主題是否鮮明、有沒有代表性、畫面質量清晰度高不高等，以此確定其保存的價值，才能決定能否轉化為照片檔案。對反映同一內容的若干張照片應去粗取精，將反映事件全貌的或典型細節(jié)的圖像文件歸檔，選擇清晰度高的、對活動又具有表現力的、有重要價值的照片歸檔。使得每張歸檔照片都是有效的、可利用的，提高歸檔效率和質量。

3.3 加強安全保護

各檔案館（室）對歸檔的數碼照片要嚴格按照《數碼照片歸檔與管理規(guī)范》進行管理，要加強對照片檔案電子化管理工作的執(zhí)行力度。在電子計算機中建立分類整理完畢的數碼照片電子版，保存方式分別建立三種備份形式，一是只讀式光盤一式兩份，進行脫機保存，遠離強磁場，數字光盤的儲存和利用方便，通用性較強，容量較大；二是移動硬盤，選用存儲容量為500-1000 GB容量的，要注意移動硬盤的存放環(huán)境，避免磁化、強光照射和磕碰；三是傳統(tǒng)的紙質照片，應選取一定數量比較常用的且具有代表性和有價值性的數碼照片資料在入檔案時就特殊記錄，輸出一套高質量的紙質照片進行整理存檔，方便臨時使用時閱覽參考。實行一套紙質，兩套電子，三備份制度。

電子版照片備份存檔后可放置在專用的防磁柜中保存，要定期檢查。使用數字光盤和移動硬盤儲存的數碼照片資料，都有丟失的風險，光盤和硬盤都可能因為灰塵、光照、使用過頻、磕碰等環(huán)境因素而使壽命縮短，從而造成存儲內容丟失。在數碼圖像都丟失的情況下，也可利用紙質照片進行翻拍、掃描，把丟失的數碼影像恢復過來。

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關鍵詞：計算機互聯(lián)網 網絡安全　法制建設

隨著計算機技術的普及和發(fā)展，互聯(lián)網技術應用已經遍布我們生活和工作的各個領域。中國互聯(lián)網信息中心的數據顯示，2010年底中國聯(lián)網用戶數量已經超過5億。McKinsey&Co稱中國每月的新增網民數量約為600萬，到2015年將增加到7.5億。數字化、網絡化、信息化改變了人們的生產方式、生活方式和思維方式，網絡信息的確給人們帶來了諸多方便，然而，網絡網絡安全問題卻影響了網絡環(huán)境建設，并干擾正常秩序，危害社會，稍有不慎造成經濟損失難以估量。為了確保檔案數字化管理之數據安全，在日常工作中必須高度重視網絡安全工作，不斷加強管理，加強網絡安全技術研究。

眾所周知計算機學科分類從研究方向劃分基本上可以分為計算機系統(tǒng)結構、計算機應用、計算機軟件與理論三個大類，每個分類又劃分數十個學科。近年來國內各大專院校在專業(yè)設置上幾乎沒所學校都開設與計算機有關的專業(yè)，國家每年通過各種途徑培養(yǎng)計算機科技人才數百萬人次，1994年經原國家教育委員會(現教育部)批準，由教育部考試中心主辦，面向社會，用于考查應試人員計算機應用知識與能力的全國性計算機水平考試體系已經日益完善，全國計算機等級考試(National Computer Raank Examination，簡稱NCRE)為推動計算機技術普及和提高起到了積極的推動作用。

經常上網的朋友都還記得2006年12月至2007年1月，那段讓中國網民遭遇浩劫的日子。“熊貓燒香”在短短兩個多月時間時間內席卷整個互聯(lián)網，病毒不斷入侵個人電腦、感染門戶網站、擊潰數據系統(tǒng)，上千萬臺次的電腦遭到病毒攻擊和破壞，給眾多個人用戶、網吧及企業(yè)局域網用戶帶來巨大的損失，被《2006年度中國大陸地區(qū)電腦病毒疫情和互聯(lián)網安全報告》評為“毒王”。在那段令人驚心動魄的日子里無數家著名網站遭到攻擊，數以萬計的計算機相繼被植入“熊貓燒香”病毒。由于這些著名網站的日瀏覽量特別大，致使“熊貓燒香”病毒的感染范圍擴散速度快，范圍廣，許多企業(yè)和政府機構相繼中招，其中不乏稅務、金融、能源等關系到國計民生的重要部門。一個技工學校畢業(yè)的中專生，沒有受過計算機知識的專門訓練的計算機業(yè)余愛好者，竟然荼毒了半個中國的互聯(lián)網。若不是由于當初地震引發(fā)海底光纜故障，那只頷首敬香的熊貓，極有可能遠涉重洋，荼毒整個互聯(lián)網。

網絡的構成是由無數個終端前的個體構成的小群體，進而夠成一個龐大無比的大群體，就個體而言是指每個終端，而終端的操作者通常是一個或者數個人。也就是說，網絡社會的構成最基本要素仍然是人。網絡技術的日趨進步和完善，網絡應用的日漸普及，互聯(lián)網已經成為很多人生活工作重要的一部分。就象電被發(fā)明以前，蠟燭和各種油燈是每戶家庭夜晚照明用必須物品。然而，這樣一個方便溝通聯(lián)絡的信息渠道，卻因為不文明甚至齷齪行為導致變味，甚至與原功效背道而馳。種種現象的發(fā)生已經導致了網絡的負面影響不斷加深，很多家長因為孩子迷戀網絡而視網絡如大敵，當然，這雖然只是片面的局部的表象，但卻在一定程度上反映了客觀存在的事實。

當然，也存在一些如“黑客”攻擊、騷擾、制作傳播網絡病毒、流氓軟件等等，作為一種對某種元素不滿的發(fā)泄也好，作為對自身“超凡”本領的無忌憚展現也好，這些行為也給其他用戶造成了損失和傷害，也是一種不道德的行為。比如“黑客”可能是由于好奇心使然，也可能是技癢難耐，但卻只實施的過程中給受者造成困擾甚至是巨大的經濟損失，通常這種行為的后果是損人不利己，相信在現實社會中這種損人不利己的行為發(fā)生的概率是相當低的，但為什么在網絡上發(fā)生率卻如此之高?而且屢禁不止?

即使有各種各樣的“防火墻”、“防病毒”軟件出現并被大規(guī)模利用，但這些手段還是不足以防范和控制掌握著更高技巧卻用心不良的網絡使用者，況且，從來就沒有一種真正有效的手段出現過，這是網絡應用的一個巨大缺陷。另外，相關互聯(lián)網管理法律的缺失和不完善導致出現不文明行為以及所產生的負面效應局面難以得到有效且合理的處理，這又在一定程上助長了該行為的日益囂張。

計算機、互聯(lián)網作為當代高科技產物，在改變著人們的生產生活方式的同時，也深刻影響著社會文化發(fā)展。黨的十七屆六中全會《決定》指出：“加強網上思想文化陣地建設，是社會主義文化建設的迫切任務。”我們從事計算機技術、網絡技術教育要著眼于發(fā)展健康向上的網絡文化，不斷強調依法管理，加強網絡法制建設，依法懲處傳播有害信息行為。通過依法管理計算機網絡，發(fā)展健康向上的網絡文化，通過積極推進網絡法制建設，改變我國現有互聯(lián)網法律法規(guī)還不完善，與網絡管理執(zhí)法工作實際需要不相適應的現狀，不斷建立健全互聯(lián)網法規(guī)體系，實行依法管網、依法辦網、依法上網。要不斷加快立法進程，抓緊制定完善有關計算機、互聯(lián)網方面的法律法規(guī)，加強對現有法律法規(guī)適用網絡管理的延伸和司法解釋工作。同時，加大執(zhí)法力度，壯大執(zhí)法隊伍，健全執(zhí)法體系，落實執(zhí)法責任，真正做到有法必依、執(zhí)法必嚴、違法必究。

計算機、互聯(lián)網給人們帶來的便捷的同時面臨的最大問題是數據安全問題，檔案數字化管理數據安全問題是不容忽視的，必須采取有效措施妥善解決數據的安全問題。做好檔案數字化管理數據備份工作，不僅要積極做好本地數據備份，還要根據現有條件做好數據異地備份，只有這樣才能在防止本地計算機、互聯(lián)網故障的同時，做好防地震、洪水等自然災害造成數字檔案數據安全工作。避免像汶川地震、98長江洪水那樣的重大自然災害造成不可挽回的損失。隨著電子信息技術的飛速發(fā)展計算機、互聯(lián)網技術日臻成熟，數據庫管理，數據集成的成功經驗比比皆是，要做好數據集成的軟件開發(fā)工作，檔案數據化管理系統(tǒng)要像第二代居民身份證管理系統(tǒng)那樣便于數字化檔案錄入數據庫，便于查詢檢索，便于實時更新數據庫管理數據。

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［關鍵詞］醫(yī)院檔案；數字化管理；安全防范

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2016.02.134［中圖分類號］G270.7；R197.3［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194(2016)02-0173-01

醫(yī)院檔案數字化管理是互聯(lián)網+時展和信息技術進步必然產物，數字化醫(yī)院檔案的發(fā)展成為當前醫(yī)院檔案管理主流，給醫(yī)院管理工作帶來很大便利。但是，醫(yī)院檔案數字化管理過于依賴互聯(lián)網技術，更多的是以不同地理位置、載體數字化信息資源進行存儲，利用互聯(lián)網進行連接實現檔案數字化管理。因此，在醫(yī)院檔案數字化管理工作中，需要綜合考慮互聯(lián)網技術、檔案安全性和保密性，否則將會給醫(yī)院檔案數字化管理工作帶來安全隱患，這已成為當前醫(yī)院檔案工作人員需要重要考慮的問題。

1醫(yī)院檔案數字化管理工作安全問題

當前，很多醫(yī)院檔案數字化管理正在建設并逐步完善，在信息化管理方面取得了很大成績，給醫(yī)院管理帶來了極大便利，但仍需要關注醫(yī)院檔案數字化管理工作的安全問題，主要涉及技術系統(tǒng)不可靠、工作保密等問題。醫(yī)院檔案數字化管理工作面臨技術系統(tǒng)不可靠的安全問題。醫(yī)院檔案數字化管理系統(tǒng)受到黑客惡意攻擊破壞，在傳輸保存時感染病毒，直接威脅醫(yī)院檔案的安全性；醫(yī)院檔案數字化管理系統(tǒng)尚不完善的，作為一個開放式管理系統(tǒng)，很可能存在不少管理系統(tǒng)、技術支持等方面的漏洞，一旦系統(tǒng)受黑客攻擊或感染病毒，技術安全問題將再次升級，面臨系統(tǒng)安全問題；在醫(yī)院檔案傳統(tǒng)管理中，安全使用和保密工作更多是依靠檔案載體開展工作。在醫(yī)院檔案數字化管理工作中，安全使用和保密工作面臨全新變化，導致傳統(tǒng)檔案安全管理措施不再適用。當前醫(yī)院檔案數字化管理工作中，仍存在檔案保密管理漏洞，如很多檔案信息沒有設定保密級別，存在隨意復制、拷貝現象，檔案管理工作人員安全意識薄弱，沒有按操作規(guī)范實施檔案管理工作，存在檔案信息泄露問題，很可能遭受重大損害。

2醫(yī)院檔案數字化管理工作安全防范對策

2.1技術防護

醫(yī)院檔案數字化管理通過錄像、照片、紙質檔案等進行數字化整理、加工形式，工作安全主要是為了確保醫(yī)院檔案實體安全基礎上，防止數字化檔案數據丟失、被盜、更改、破壞、非法下載等問題，針對檔案實體管理、數據管理、信息管理三方面，實施的虛擬化檔案規(guī)范管理。筆者認為加強醫(yī)院檔案數字化管理技術安全防范主要從源頭運行和備份入手。第一，堅決從源頭杜絕安全隱患，醫(yī)院檔案數字化管理需要配置基本技術安全系統(tǒng)，應用防火墻、數字簽名、用戶認證等技術安全工具，對醫(yī)院檔案實行分級管理。第二，及時安裝后期安全程序，在醫(yī)院檔案數字化管理工作中，往往會在不經意間感染惡意病毒程序，導致醫(yī)院檔案系統(tǒng)遭受攻擊，或計算機程序面臨篡改缺陷，使得醫(yī)院檔案泄密、破壞，這就需要工作人員及時發(fā)現系統(tǒng)漏洞，安裝各類安全補丁或程序，彌補系統(tǒng)程序缺陷。第三，為了防止醫(yī)院檔案數據、信息丟失，醫(yī)院應設立檔案備份系統(tǒng)，通過對檔案數據、信息進行拷貝、異地備份，實現檔案數字化管理安全存儲、安全管理，確保數字化檔案安全。

2.2安全使用

為加強醫(yī)院檔案數字化管理安全使用，需要強化對檔案工作人員的安全教育，強化安全使用措施。第一，實施物理隔離措施。醫(yī)院檔案數字化管理使用計算機要堅持“專機專用”原則，從源頭隔離外網混用現象，避免遭受黑客攻擊，最大化降低安全威脅。第二，禁止在醫(yī)院檔案“專機”安裝未經安全認證的程序、軟件，禁止安裝非工作軟件，如游戲等娛樂程序，避免因木馬、病毒帶來的系統(tǒng)可靠性威脅，避免系統(tǒng)遭受癱瘓安全隱患。第三，盡可能減少使用優(yōu)盤管理檔案行為。優(yōu)盤自身具有隨機讀寫數據特性，且在不同計算機讀寫數據，很可能交叉感染病毒，成為系統(tǒng)病毒傳播主要途徑，所以應盡可能少用優(yōu)盤管理醫(yī)院檔案。第四，醫(yī)院檔案工作人員還需要注意陌生文件，不輕易打開來路不明文件，因為很多木馬、病毒都是捆綁在這些文件中的，因此要保持高度警惕，避免系統(tǒng)遭受病毒感染。

2.3安全保密

醫(yī)院檔案數字化管理安全保密需要強化工作人員保密意識，設置分級管理制度，獨立管理醫(yī)院檔案。第一，培訓醫(yī)院檔案工作人員的風險防范意識和安全意識，加強檔案工作人員法律意識，強化檔案工作法律保護意識，做好工作保密自我防范，避免職業(yè)風險；第二，設置分級管理制度，在管理系統(tǒng)中設置不同的管理權限，對醫(yī)院檔案實行分級管理，尤其要加強保密檔案的管理，以封閉式檔案數字化工作環(huán)境隔離檔案泄密，杜絕檔案信息隨意查閱、盜取的可能，實施檔案數字化獨立管理。同時，還可采取檔案保密措施，嚴禁工作人員、外部人員私自溝通檔案信息，嚴禁工作人員向外部傳遞系統(tǒng)檔案，一旦發(fā)現嚴重處理。

3結語

醫(yī)院檔案數字化管理工作在互聯(lián)網+時代既是一大機遇，也是一項挑戰(zhàn)，先進科技的背后勢必存在安全隱患，檔案工作人員要解放思想，積極創(chuàng)新，但也要注意數字化檔案管理工作安全防范，維護醫(yī)院數字化檔案管理工作安全。

主要參考文獻

［1］劉麗春.淺析醫(yī)院檔案信息與數字化管理［J］.辦公室業(yè)務,2015(5).

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摘要：如今許多數字技術出現，呈現出良好的發(fā)展態(tài)勢，奠定了檔案數字化的基礎,而照片檔案在檔案中占據著重要地位，因此，對照片檔案進行數字化管理具有一定意義。

關鍵詞 ：數字技術 照片檔案 數字化管理

檔案能夠真實記錄實踐活動和作為信息的載體。為克服傳統(tǒng)照片中出現的問題，應不斷提高現代化管理水平以及照片檔案管理質量，在保證照片管理同時盡可能優(yōu)化數字化管理。

一、照片檔案數字化管理的基本概述

照片檔案實際上是具有一定保存價值的利用光感材料和影響為主體的能夠切實反映歷史的記錄。一般的照片檔案主要包括照片、底片和文字。照片是通過底片構成的，在選擇數字化管理對象的時候，是把掃描對象還是底片作為數字化管理對象成為數字化管理首要問題。在進行數字化照片檔案管理的時候包括兩種主要方式，數碼相機翻拍錄入以及掃描儀掃描輸入。在選擇照片保存格式的時候，具有很多種類，例如，JPEG、BMP等，為了可以永久的保存照片，可以刻錄具有一定自動播放和查詢功能的光盤，建立說明文件方便于以后的管理。

二、照片檔案數字化管理的步驟

1.妥善整理好原有的照片檔案

（1）重新對照片進行編號。以件為基本單位，依據年度進行編號，盡可能把對應的照片和底片使用相同的編號，如果它們因損壞或者褪色沒有相應的利用價值，應該剔除。對于具有相同場景的很多照片，適當選擇主要的進行歸檔。對于處于同一活動或者事件的照片依據照片的內容進行排列，保證管理期限，能夠以適當的標準入冊。

（2）對照片卷內目錄進行正確編制。依據國家相關保準，歸檔照片的時候需要確保具有齊全的照片、底片以及說明，照片應該與底片相符合，并且對于照片具有明確規(guī)范需求，文字說明主要包括時間、人物、地點、事件、背景以及攝影者。為了能夠從根本上對照片檔案進行數字化管理，需要在保證具有原來照片面貌的前提下，對照片卷內目錄進行正確編制，保證具有完整、齊全的照片檔案。

（3）實現照片檔案的數字化處理。掃描輸入傳統(tǒng)照片進行存儲。可以利用數碼相機或者掃描儀來對傳統(tǒng)底片和照片進行數字轉化，然后適當的存儲到計算機中。在掃描照片的時候，需要設置好相關參數，例如，色彩位置、分辨率等，一般來說分辨率都是30 0 dpi。掃描之后一般利用TIFF和JPEG格式進行儲存。如果是比較重要的照片，建議是圓通TIGG格式。

2.對照片進行相應的圖像處理

對于已經輸入的照片合理的存儲為JPEG的形式，在不會失真的前提下利用Photoshop軟件進行一定的處理，例如，銳化、校色，以此合理修飾老照片的瑕疵。一般情況下，利用自動對比度以及自動色階的調整就可以很好的提高照片質量。

3.完成照片檔案的數字化管理

數字化管理照片檔案的重點就是數據錄入，建立數據庫屬于長時間、工作量大并且很細致的工作，需要具備一定的專業(yè)素質以及實際操作能力，保證數據錄入具有一定安全性、準確性以及時效性，為實現數字化管理提供基礎。建立數據庫給利用照片檔案帶來一定發(fā)展，為檢索照片提供了很大方便，只有輸入相關要求，才能夠精確的進行查詢，還可以在一定程度上保障安全性。

三、照片檔案數字化管理的優(yōu)化

1.增強照片檔案數字化管理的先進意識

照片因材質和特性不同，保護及存儲需求也不同。一般來說，主要的照片檔案材料就是片基和乳劑膜。因此，對于數字化檔案管理就有更加嚴格的要求和規(guī)范，充分分析制成照片的實際材料，可以盡可能保證具有一定的完整性，對于修復破損照片具有一定意義。

2.落實與提升行政監(jiān)管的職能，制定有效制度

針對照片檔案數字化管理所出現的問題，國家相關部門需要依據檔案法的的規(guī)范和標準，不斷落實政策，嚴格處分在管理照片檔案的時候出現嚴重錯誤的人員，達到警示的作用，避免出現損壞、分散以及流失照片的問題，帶動數字化管理的發(fā)展。

3.做好照片檔案的收集歸檔與鑒定方面的工作

需要定期對檔案照片進行歸檔和鑒定，例如，檢查照片圖片的質量、清晰度以及數字化格式等，上述幾方面對于照片檔案具有一定價值，不管是什么方面出現問題都會造成很大影響，導致照片失去原有的價值。

總而言之，對照片檔案進行數字化管理能夠保證可以長久的存儲照片檔案，充分保障具有一定的安全性和完整性，方便與使用人員查詢照片檔案，能夠最大限度降低成本。在照片檔案數字化管理的時候，合理的實現規(guī)范化和標準化的管理是一項需要長期堅持的項目，需要進行充分分析和研究。

參考文獻

[1][1]劉萍.照片檔案數字化管理初探[J].云南檔案,2011(3):57-58

[2]姚麗文.照片檔案數字化管理的探討[J].數字與縮微影像,2010(2):33-34,36

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關鍵字：檔案管理；數字化；技術變革

中圖分類號：F299.23；G270.7

隨著互聯(lián)網信息技術的發(fā)展，數字化技術運用到人們工作和生活的許多個方面，在檔案管理中，數字化也得到了極大的運用。檔案管理的數字化就是在檔案管理過程中利用計算機技術和信息技術，使檔案變成數字化和網絡化的利于管理和處置的電子檔案。采用數字化的存儲方式，能夠節(jié)約大量的存儲空間，方便檢索，便于保存，對于更好的高效利用檔案資源有著積極的意義。在檔案數字化的運用中，要堅持真實性、安全性、便捷性等原則，提升檔案數字化管理的效率。

一、檔案管理數字化的意義

實現檔案管理的數字化管理是十分必要的，檔案管理數字化技術的運用主要是指利用計算機、數字攝影和掃描等先進技術，將檔案資料以數字化信息的形式進行保存并加以利用，形成系統(tǒng)的檔案管理信息庫，進一步提高檔案管理的質量和效率。方便快捷的檔案數字化管理將改變以往傳統(tǒng)的管理模式，有效地提高管理效率。

檔案管理數字化主要具有兩個方面的意義。一是數字化能夠節(jié)約檔案管理的空間。紙質檔案比較厚重，占據較大的空間，保存紙質檔案需要較大的場地，在保管的過程中，對于庫存的條件要求比較高，在搬運的過程中需要的人力財力也比較高。而采用數字化的存儲，更夠有效的節(jié)約存儲的空間，存儲較為便捷。二是數字化資源方便檔案的處置和共享。采用數字化檔案管理的模式，檔案檢索利用都較為方便，且電子化的檔案館也方便讀者進行查閱下載，這有利于對檔案資源行進行有效的管理和處置，以達到檔案資源的高度共享。

二、檔案管理數字化的現狀和問題

雖然我國進行檔案的數字化管理的時間還不是很長，但也取得了可喜的進步，自上個世紀九十年代行業(yè)實行檔案數字化管理以來，檔案管理逐漸從手工管理向信息化轉變，既保護了檔案信息，又加快了檔案的開發(fā)和利用，全面提高了檔案管理的合理性。但檔案管理數字化技術的運用還是一個不穩(wěn)定的、易出現問題的新事物，這也體現了事物發(fā)展的普遍規(guī)律，發(fā)展都需要過程，不會一蹴而就。所以，對于不成熟的檔案管理數字化管理工作而言，并不是十全十美。當今檔案管理數字化技術的運用所出現的問題可以歸納為以下幾點。

（一）檔案管理的數字化系統(tǒng)不健全

檔案數字化管理的目的就是為了方便檔案的存儲查閱和利用，這就需要建立起完整的檔案管理的數字化系統(tǒng)。從檔案的存儲管理和利用都有著一套較為便捷的平臺。但是就目前來說，檔案管理的數字化系統(tǒng)并不健全。長時間以來，檔案管理資料的作用只是為提供咨詢或者證明等簡單的服務，在實際利用效果和服務上都缺乏深入和創(chuàng)新，使得檔案管理工作只是停留在表面，開發(fā)程度還不夠，所以很多服務還無法開展。

（二）缺乏標準的檔案數字化管理標準

在如今經濟和科技都快速發(fā)展的時代背景下，信息技術與計算機技術越來越發(fā)達，為人們的生活、工作提供了很多便利，但事物的屬性都是相對的，大量信息的每日更新使得檔案管理資料在搜集與整理的過程中都存在著一定難度，這可能會造成資料的缺失和錯誤。對于檔案管理的數字化建設，需要統(tǒng)一的標準和流程。但是目前，我國在檔案管理標準化建設還沒有統(tǒng)一的標準，對于檔案管理的數字化的相關規(guī)范和要求還不夠健全。

（三）缺乏專業(yè)的檔案管理人才

對于檔案創(chuàng)新形式的運用，最重要的是要培養(yǎng)熟悉檔案數字化管理的人才。但是目前來說，我國對于檔案管理學方面的培養(yǎng)力度還不夠。很少有專門的大學開設檔案管理學，所培養(yǎng)的專門性人才還不多，難以滿足檔案數字化管理的現實需要。

三、檔案管理數字化的改進措施

（一）培養(yǎng)專業(yè)性人才

人才是第一生產力，這一點在各行各業(yè)中都有很明顯的體現，當然，行業(yè)中的檔案數字化管理工作同樣注重人才的培養(yǎng)和利用。只有擁有大量既懂得先進計算機技術，又懂得檔案管理的人才，這一領域才能在時代洪流中獲得更好的發(fā)展。而我國檔案管理數字化管理人才的培養(yǎng)主要可以從兩方面入手。首先，對已有的數字化檔案管理人才進行專業(yè)知識的培訓，使他們逐漸改變陳舊觀念，更新知識結構，提高創(chuàng)新能力和管理能力，進一步改善該行業(yè)的人才結構。其次，要積極吸納高水平、高技能的數字檔案管理人才，要從招聘、管理、激勵等方面，留住人才。

（二）加強標準體系的建設

缺乏標準化的檔案數字化管理會造成檔案管理資料保存的不完整且不規(guī)范，那么檔案管理的數字化管理就失去了滿足社會需要、加快檔案管理建設的意義，更不用談檔案管理數字化應有的價值。然而，目前檔案管理數字化管理中，這種現象還普遍存在，一些檔案館的數字化管理手段和管理制度還不標準、不規(guī)范，這極大的阻礙了檔案管理數字化管理的正常發(fā)展和創(chuàng)新。于是，加強檔案管理數字化建設就具有重要意義，只有健全了相關體系，保證檔案管理信息的規(guī)范和完整，那么數字化技術在檔案管理中才能得到更好的利用。此外，規(guī)范檔案管理的標準和體系，會對檔案管理數字化建設、發(fā)展產生極大的促進作用。

（三）健全電子檔案數據系統(tǒng)

原始的檔案管理資料大多是紙質的，通過人工錄入或者用掃描儀進行掃描等兩種方式，將紙質版的檔案資料轉化為數字版的檔案資料。這是數字檔案制作的兩種最主要的形式，但前者是一種效率較低、容易出錯且占用大量人力資源的方式，而通過掃描儀將紙質版檔案轉變?yōu)殡娮影鏅n案就是一種比較實用的方法了。但要保證檔案管理資料不遺漏、不缺失，就要健全電子檔案數據系統(tǒng)的建設。這主要體現在兩方面，首先，數字檔案的管理人員通過掃描儀在將紙質檔案轉變?yōu)閿底謾n案時，也要將紙質版資料重新錄入，并及時修改、補充、更新數據資料；此外還要講原始的紙質資料保存完好，因為數字檔案在存儲或傳輸的過程中可能會出現很多不可控的因素導致資料的丟失或損壞。

四、結論

檔案管理數字化極大地節(jié)省了人力資源，將人力逐漸轉向服務行業(yè)，簡化檔案管理流程的同時，還提升了檔案管理的質量和效率。在運用數字化進行檔案管理的過程中，要注意堅持可用可查可共享的基本原則，簡化檔案的查詢流程，方便檔案的使用。為了推進檔案數字化的進程，必須進一步培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，加強檔案標準化體系建設，進一步健全電子檔案的數據系統(tǒng)。

篇7

[關鍵詞] 裝備機關； 檔案數字化； 信息系統(tǒng)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 05. 062

[中圖分類號] G270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）05- 0108- 02

1 檔案數字化及其發(fā)展現狀

檔案數字化是指利用計算機技術、掃描技術、數字成像技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，以網絡化的形式互相聯(lián)結，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享，是檔案信息化建設的重要內容。

近年來，隨著我國基層檔案工作規(guī)范化的推進和社會信息化整體進程的加快，數字檔案室已成為城鎮(zhèn)、社區(qū)和機關單位檔案信息化建設的重要目標。2000年起，國家檔案局、中央檔案館開始機關單位電子文件歸檔管理的試點工作[1]。在此基礎上，2011年初制定的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》要求“在試點基礎上推動機關電子文件管理工作，加強對在辦公區(qū)域相對集中機關事業(yè)單位建立‘文件（檔案）管理中心’的指導”。一批國家部級單位以及北京、上海、杭州等地市級機關數字檔案室試點工作的開展，在標準制定、數字檔案管理系統(tǒng)推廣、制度規(guī)范等方面取得了一定成績，為機關數字檔案室建設積累了寶貴經驗。

要實現機關數字檔案室的順利運行，對傳統(tǒng)檔案進行數字化并對數字化檔案進行高效管理，最重要的解決方案即是構建數字化檔案管理系統(tǒng)。這種系統(tǒng)將開發(fā)先進的管理模塊、軟件和檔案信息資源庫，并強化檔案行政管理職能，可以更加規(guī)范、高效地管理檔案工作。數字化檔案管理系統(tǒng)能夠實現檔案收集、管理、提供利用、上報移交、年檢、業(yè)務指導及監(jiān)督指導等功能，最大限度地滿足檔案部門管理、監(jiān)督和指導的需求，使檔案管理現代化邁上新的臺階。

2 軍隊裝備機關業(yè)務檔案數字化管理的內涵

軍隊裝備機關業(yè)務檔案數字化管理，就是在部隊主管裝備工作的各級機關，改變以紙質資料形式存儲保管業(yè)務檔案資料的傳統(tǒng)方式，采用先進的信息技術，借鑒和運用檔案數字化管理理論及先進方法，開發(fā)建設裝備機關數字化業(yè)務檔案管理信息系統(tǒng)，將部隊各級裝備機關日常業(yè)務工作及各專項活動中形成和積累的各種計劃、方案、批示、報告、規(guī)章制度、法規(guī)標準、會議材料等文檔資料及圖片、視音頻多媒體資料進行采集、歸類、整理、維護，實現裝備機關各種業(yè)務檔案資料數字化存儲與管理，并提供檢索查詢服務。通過數字化業(yè)務檔案管理系統(tǒng)，可解決裝備保障業(yè)務工作檔案資料的積累、儲存、管理、查詢等難題，對裝備工作的開展具有重要的輔助支撐作用。

3 裝備機關業(yè)務資料管理現狀及問題

軍隊各級裝備機關負責本級部隊軍事裝備建設與發(fā)展、使用管理、維修保障、器材籌供等裝備工作，每年都會形成和保留種類復雜、數量龐大的工作資料。從內容上講，包括年度業(yè)務工作文件、專項活動工作文件資料；從形式上講，包括各類報表、文本文件以及圖片、視頻等多媒體資料。這些資料記載和反映了裝備工作的發(fā)展，是裝備保障業(yè)務工作的成果積累，對裝備保障的建設發(fā)展具有重要作用，應給予安全存儲和有效利用。

目前，裝備機關文檔資料的存儲管理方式有兩種：一是傳統(tǒng)的以實物形式保存，手工立卷加紙質目錄的檔案管理方式在裝備保障系統(tǒng)普遍存在。實物化的方式占用空間大、不利于儲存管理和及時收集整理，容易造成文件失存，查詢檢索困難，已經不能滿足文檔資料儲存管理需要。二是部分能夠電子化的資料在各業(yè)務信息系統(tǒng)中分別生成和保存。部分業(yè)務信息系統(tǒng)生成的電子化文檔分散存儲于不同業(yè)務信息系統(tǒng)中，存檔文件不能集中存放，查詢不便，不利于對車輛裝備保障工作文檔的整體掌控和運用。

應用數據庫技術，實現數字化檔案資料管理是當前條件下文檔資料管理的必然趨勢。將裝備文檔資料全面電子化，并集中存放管理，有利于形成裝備保障工作的歷史積累，有利于文檔資料的科學管理，能夠顯著提高資料信息查詢使用效率。

4 裝備機關數字化業(yè)務檔案管理系統(tǒng)建設目標

裝備機關數字化業(yè)務檔案管理系統(tǒng)的建設目標，是采用先進的計算機技術建設基于數據庫的數字化檔案管理系統(tǒng)，將裝備保障系統(tǒng)工作檔案資料進行集中管理，實現電子檔案接收、檔案資料整理加工、檢索利用、檔案編研、檔案鑒定等功能。系統(tǒng)應具有高可靠性和安全性，適應海量存儲需求，易于管理和維護，并具備較高的開放性，即能夠提供各種接口及服務，以利于其他業(yè)務系統(tǒng)的調用，與相關業(yè)務系統(tǒng)緊密耦合，使得業(yè)務數據能自動歸檔到系統(tǒng)中，提高工作效率。

5 裝備機關數字化業(yè)務檔案管理系統(tǒng)功能規(guī)劃

裝備機關數字化業(yè)務檔案管理系統(tǒng)包含兩大部分：檔案資料數據庫和檔案資料檢索維護系統(tǒng)。

5.1 檔案資料數據庫

裝備保障檔案資料數據庫是以特定方式組織起來的文檔資料數據集合。裝備保障檔案資料數據庫由目錄數據庫、業(yè)務資料數據庫、文檔資料數據庫、多媒體資料數據庫組成。

（1） 目錄數據庫：將各類檔案信息按照一定格式錄入到計算機中保存形成的數據集。即過去手工抄寫的案卷目錄、文件目錄等檢索工具的內容，錄入計算機，形成機檢目錄，以備查詢利用。

（2） 業(yè)務資料數據庫：是裝備保障業(yè)務數字資源的數據集合。具體地講就是借助數字設備及第三方軟件將以紙質等載體形式存在的、需要存檔的重要業(yè)務文件轉化為可用計算機等數字設備閱讀、處理的電子文件信息的數據集合。具體包括：裝備保障維修文檔資料、器材籌措供應文檔資料、訓練工作文檔資料、科研學術項目情況及文檔資料、經費管理文檔資料、專項重大活動文檔資料等。

（3） 文檔資料數據庫：具體包括已經頒布實施的裝備保障系統(tǒng)相關行政法規(guī)、規(guī)章制度、標準規(guī)范等的數字化文檔。

（4） 多媒體資料數據庫：業(yè)務工作或重大活動形成的需存檔的圖片、音像資料等多媒體數據集合。

5.2 裝備保障檔案資料檢索維護系統(tǒng)

（1） 裝備保障檔案資料分類管理功能。能夠進行裝備保障檔案資料數字資源分類管理，能夠完成類別的增加、刪除、修改和查詢。

（2） 數字檔案錄入功能。系統(tǒng)能對文檔、圖片、音頻和視頻等內容進行錄入、上傳。在錄入時可設立多級目錄，分類存放各部門文件。用戶端可上傳、瀏覽文件，并可設定共享單位，指定共享、不共享或有限共享，顯示上傳時間及用戶名。

（3） 數字檔案檢索功能。可以基于資料文件名、創(chuàng)建者、編號、屬性、創(chuàng)建時間、更新時間、目錄和關鍵字（主題）等屬性組合搜索，從海量文檔中快速準確定位所需文檔。支持聯(lián)網遠程訪問，使資料得以多人共享，方便協(xié)同查看，工作人員需要訪問調閱某些文件時，只需登錄系統(tǒng)即可查看，再也不用重復傳輸及復印，節(jié)約了成本。

（4） 統(tǒng)計功能。主要根據發(fā)文時間、資源上傳時間、資料類別等進行統(tǒng)計。

（5） 用戶級權限管理功能。系統(tǒng)應能夠創(chuàng)建用戶，并根據用戶的不同等級，實現對訪問各類檔案數據的授權和管理，并確保用戶不能越權訪問數據。

（6） 系統(tǒng)管理功能。主要功能包括：系統(tǒng)數據的備份、查詢用戶登錄系統(tǒng)情況等。系統(tǒng)管理功能的使用者是系統(tǒng)管理人員。

（7） 系統(tǒng)幫助功能。一是系統(tǒng)操作使用的電子教程，二是系統(tǒng)版本說明。

6 系統(tǒng)建設中的難點與關鍵問題

6.1 檔案文件的系統(tǒng)分類

工作文件資料涉及裝備工作的方方面面，既有業(yè)務資料，也有首長重要批示和講話、上級機關下發(fā)的各類文件及法規(guī)標準、行政規(guī)范；既有手寫文檔資料，也有油印和打印資料，還有照片、音頻視頻等多種資料。總體數量龐大，種類復雜，需要按照檔案電子化需求重新進行梳理分類，構建裝備保障檔案資料分類框架體系，為下一步方案管理和查詢奠定良好的基礎。

6.2 檔案存儲與檢索技術

一是要科學設計各類檔案資料的存儲方式和存儲結構，做到低冗余、全覆蓋、安全高效；二是對于文檔、資料進行存儲時，是將其轉換成圖片進行存儲，并沒有直接存儲該文件資料的全部文字性內容，同時音視頻文件在存儲時，存儲的只是具體二進制文件，為了進行檢索，還需要在保存文檔時，對文檔的主要內容進行描述，比如采用關鍵字方式對該資料（文檔圖片、音視頻）進行描述，如何根據用戶輸入的查詢關鍵字進行文檔匹配，保證查全率和查準率，對查詢結果進行排序，保證系統(tǒng)的檢索速度等都是建設系統(tǒng)時需要研究的內容。

6.3 檔案資料數字化過程控制

將大量的檔案數字化，是一個龐大的系統(tǒng)工程。首先要做好收藏文件情況的調查，包括檔案的類型、載體形態(tài)與狀態(tài)、數量、檔案信息利用等基本情況。其次要制訂檔案數字化的科學規(guī)劃，包括服務器、電腦、掃描設備等硬件的購置計劃和數字化處理規(guī)劃。檔案數字化是一項費時較長的工程，在大規(guī)模、流程化的數字化過程中，所有檔案原件都需從檔案庫房分批大量取出，一定要保障檔案原件的完整，不允許出現損毀和遺失的現象。檔案數字化過程要實施全程控制，要對文檔資料做全面的質量檢查，加強數據的質量控制。質量檢查應包括以下幾方面內容：一是數字化前的檔案整理檢查。要進行數字化的檔案原件必須完整、排序正確，對折損嚴重影響掃描質量的原件應預先修整。二是數字化中的人員業(yè)務培訓。數字化工作是需要人來完成的，人員業(yè)務培訓不過關，直接導致返工，間接導致成本的增加，時間段的延長。三是數字化后的數據質量、圖像質量檢查。錄入后的檔案信息要有非常高的正確率，掃描后的文件圖像應保持檔案的原貌，字跡清楚不失真，無錯掃、漏掃，對文件圖像質量有問題的應重新掃描。

篇8

關鍵詞：數字化管理；查閱；開放式管理

房地產又叫不動產，是指房屋及其占用的宅基地、院落等使用的土地。房地產檔案是房地產管理部門在房地產權屬登記、調查、測繪、產權轉移、房屋變更等房地產權屬工作中，直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同歷史時期所形成的歷史記錄，是城市房地產權屬登記管理工作的真實記載和重要依據。

所謂房產檔案數字化，就是指在房產檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。

為了更好地分析房屋權屬檔案的數字化工作，本文擬從數字化管理的原則、具體實施以及對數字化管理的思考三個方面加以闡釋。

1.數字化管理的原則

1.1實用性原則

所謂實用，是指在數字化管理過程中，應采用性能穩(wěn)定、與現有房產運行系統(tǒng)相兼容的技術與設備，以最大限度地滿足房產檔案館（室）現有業(yè)務和未來發(fā)展的需求。實用性原則的本質要求乃在于新建系統(tǒng)能夠長久穩(wěn)定地運行、使用。

1.2安全性原則

安全是數字化檔案建設不可忽視的重要方面.甚至是頭等大事。如果由于采取措施不當，導致應該保密的房產檔案信息外漏或必要的房產檔案信息毀損，使房產權利人因此而遭受合法權益損失的，檔案館要承擔必要的民事及行政責任。而客觀上，由于存儲電子文件的計算機軟盤、光盤等化學磁性材料壽命較短，不易長久保存以及軟件系統(tǒng)的更新?lián)Q代可能產生電子文件存儲的數據結構是否兼容及其數據結構轉換等問題。電子檔案本身又具有不穩(wěn)定性的特點口。為此，必須采取一系列的措施，使系統(tǒng)無論是硬件還是軟件都具有免受自然災害和人為破壞的能力，防止房產檔案的散失、泄密。

1.3真實性原則

真實是電子檔案的基本要求。在數字化管理過程中，如果未及時發(fā)現并糾正虛假或錯誤的檔案信息，可能會引起不必要的房產權屬爭議，加劇糾紛當事人的矛盾，并可能導致檔案管理部門承擔民事、行政責任。因此，在實踐中，必須貫徹真實性原則，從錄入、運行、維護等各階段嚴格要求.建立權、責、利相結合的制度，避免產生失真檔案。

2.數字化管理的具體實施

2.1數據庫選擇

建立產權數字化檔案館（室）是一項龐大、復雜的系統(tǒng)工程。為此，對于房產權屬電子檔案數據庫建設，應盡量采用最為先進的存貯系統(tǒng)。針對產權電子檔案極高的安全性要求，在采用高可靠性存貯系統(tǒng)的同時，建立完善的光盤庫備份和恢復系統(tǒng)，以保持當前電子數據庫的光盤復本。光盤備份，恢復系統(tǒng)采用智能化調度機制，可實現定時、定量（全備份，增量備份）的自動化操作。另外，與其它靜態(tài)的檔案不同。產權檔案隨時因房產權屬的改變而發(fā)生增量變化，應構建一個動態(tài)的電子檔案系統(tǒng)。通過在數字化檔案館系統(tǒng)中內置權屬檔案異動的動態(tài)更新機制，可為房產測繪應用和房產管理應用提供相應的系統(tǒng)接口，在線跟蹤房產的權屬變化（轉讓、變更、抵押，查封、滅失等等），動態(tài)更新電子檔案的狀態(tài)和內容，保證了電子檔案與房產權屬現狀的嚴格同步和一致。

2.2人員培訓

人員培訓主要包括兩個方面：一是針對選擇的數據庫技術，對員工進行培訓；二是數字化管理的職責劃分，即分清誰是權屬檔案微機數字錄入員、掃描員、審核員、備份員，并明確其相應的工作內容、責任后果。

2.3錄入、掃描及備份

對相應人員進行培訓后，就進入了由紙質檔案轉化為數字化檔案的生產運行程序。

第一道工作程序：房屋權屬檔案資料的錄入。檔案資料錄入人員必須具有極端負責的工作態(tài)度，熟練的打字基礎，對所輸入的每一卷房屋權屬檔案的內容不得有絲毫的疏忽和大意，確保所輸產權檔案內容的真實性、可靠性、完整性。

第二道工作程序：房屋權屬檔案資料掃描。房屋權屬檔案資料掃描人員在掃描過程中，不得漏掃或隨個人意愿隨意增減、丟失房屋權屬檔案中每一頁資料，不得造成因在這個工作程序中，房屋權屬檔案資料得不到應有的完整保護而丟失或散失，給房屋權利人造成不可彌補的損失。

第三道工作程序：對錄入、掃描的全過程進行檢查。房屋權屬檔案資料每一個信息歷經錄入、掃描以后，就進入檢查階段。檢查階段是至關重要的階段，是紙質檔案轉變?yōu)殡娮訖n案的最后一道關鍵環(huán)節(jié)。檢查人員要對房屋權屬檔案中每―個信息的真實性負總責，并對圖片的歪斜程度進行必要的調整。

第四道工作程序：對形成的電子檔案進行及時備份。此時的房屋權屬檔案已經是傳統(tǒng)的紙質檔案的載體與信息的一體化，其生命具有了明顯的整體性。因此，在保管紙質檔案時，要更多地關注其整體存在。在這一點上，工作人員必須有清醒的認識和嚴肅認真的工作態(tài)度。每天房屋權屬檔案的錄入、掃描、檢查全過程完畢后，都要認真做好電子檔案的備份工作。要嚴格按照備份制度進行備份，把備份制度真正落到實處，以防由于不可知的破壞性.為數據丟失后的補救工作打好堅實的基礎。

2.4開放性管理

所謂開放性管理，是指按照法律法規(guī)的規(guī)定，以公開方式對房產信息查閱、變更所進行的管理。其主要包括兩方面內容：一是權利人對房產信息的公開查閱。根據建設部《房屋權屬登記信息查詢暫行辦法》第七條規(guī)定，“房屋權屬登記機關對房屋權利的記載信息，單位和個人可以公開查詢。”但是，需要注意的是，公開查閱并不是無限制的查閱，其只能在權限范用內查閱，未經特別委托許可，原則上不得查閱他人的房產信息，為此，《房屋權屬登記信息查詢暫行辦法》第八條、第九條對此進行了詳細規(guī)定。二是權利人對房產信息的變更。變更與查閱的性質不同，其直接涉及了當事人的權利義務內容，因此，必須嚴格遵循法定程序，審查當事人的變更請求，并要求當事人提供相關的原始憑證，否則，由于房產檔案管理部門的疏漏而對權利人造成的損害，房產部門要承擔賠償責任。

3.數字化管理的思考

房屋權屬檔案的數字化管理已勢在必行，然而，變革之余，重新審視、反思，卻仍然會發(fā)現數字化管理的諸多弊端。與傳統(tǒng)紙質檔案的真實性、穩(wěn)定性、可靠性及原始性相比，電子檔案要遜色不少，并且，由于以下三方面的事由，可能影響檔案的運行管理：一是錄入錯誤，即由于錄入員的粗心等原因而導致的檔案信息錯誤；二是病毒侵入，導致電子檔案信息殘缺不全。三是非法修改而致的電子檔案失真。電子文件具有可變性，其真實可靠性遠不如紙質檔案，隨時都可能被非法修改。當然針對如上弊端，我們也可以采取如下措施進行預防：一是加強培訓，提高檔案工作人員的素質并幫助其樹立責任心，從主觀上避免疏忽大意，并要建立責任追究制度。二是加強電子檔案的使用管理.安裝殺毒軟件，減少外來軟件、硬件的拷貝、編輯，阻斷病毒侵入途徑，建立完善的光盤庫備份和恢復系統(tǒng)，以保持當前電子數據庫的光盤復本。三是設定登錄限制、使用文件權限，更改文件屬性，不與他人共享文件資源，減少無關人員的接觸機會。盡管瑕不掩瑜，數字化管理的弊端并不能根本性地阻礙改革的步伐，但是，房產檔案的重要性，需要我們慎之又慎，在完善數字化管理的同時，對傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式絕不能完全拋棄。更為理智的做法是，取長補短，將紙壓檔案與電子檔案管理結合起束，共同為房產事業(yè)服務。

參考文獻：

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【2】任松華，陳輝.論房產檔案管理的信息化啪蘭臺世界，

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數字化病歷檔案室的建設要以病歷檔案使用需求為原則，以最大限度服務病歷檔案使用者為導向，建立一種多功能的數字化病歷檔案智能平臺。數字化病歷檔案室主要由兩部分組成：

（一）病歷檔案信息資料的數字化是數字化病歷檔案存在的基礎

病歷檔案信息資料的收集是病歷檔案工作者的最基礎工作。將病歷檔案信息資料數字化是數字化病歷檔案室存在的基礎。數字化病歷檔案是傳統(tǒng)病歷檔案管理通過“應用數字技術處理和存儲病歷檔案”的方式來管理病歷檔案信息資料。它們的區(qū)別不只是處理和存儲病歷檔案的方式上，同時也是在病歷檔案室發(fā)展階段的不同上的區(qū)別。在電子病歷后時代，數字化病歷檔案室是傳統(tǒng)病歷檔案室發(fā)展的一個全新階段。病歷檔案信息資料的數字化來源包括：

1.病歷檔案數字化影像處理系統(tǒng):主要是將傳統(tǒng)的紙質病歷檔案進行影像化處理，然后以文檔和數據庫的方式存儲并配以加工、管理、應用的體系。目前我國紙質病歷檔案數字化技術主要有三種：翻拍、掃描、縮微掃描結合三種方案。數字化影像處理系統(tǒng)將紙質病歷檔案數字化后，存儲成JPEG或PDF文件格式。PDF通常占用空間比較小，易于傳輸與儲存，也易于閱讀和展現。一般醫(yī)院都采用PDF格式存儲。

2．電子病歷系統(tǒng)：這是未來數字化病歷檔案室數據來源的主要形式。電子病歷是指醫(yī)務人員在醫(yī)療活動過程中，使用醫(yī)療機構信息系統(tǒng)生成的文字、符號、圖表、圖形、數據、影像等數字化信息，并能實現存儲、管理、傳輸和重現的醫(yī)療記錄，是病歷的一種記錄形式。電子病歷系統(tǒng)則是采集、存儲、傳輸、處理、使用電子病歷的一整套工具和應用程序。在電子病歷系統(tǒng)中，電子病歷存儲的格式通常有兩種:一種是XML(Extensi-bleMarkupLanguage)，是當前處理結構化文檔信息的常用工具。另一種格式是PDF，電子病歷可以采用虛擬打印的方式生成PDF文件。PDF文件支持電子簽名、支持帶水印的顯示輸出，有助于保證數字化病歷檔案的安全性和合法性。一般醫(yī)院都采用PDF來實現數字化病歷檔案的歸檔和存儲。PDF是數字化病歷檔案的較理想存儲格式。

3.病歷檔案數字化影像處理系統(tǒng)與電子病歷系統(tǒng)相結合形成一份完整的電子化病歷。根據衛(wèi)生部電子病歷基本規(guī)范：對目前還不能電子化的植入材料條形碼、知情同意書等醫(yī)療信息資料，可以采取措施使之信息數字化后納入電子病歷并留存原件。因此，即便在電子病歷時代，電子病歷所無法包含的知情同意書等也必須通過數字影像化處理后，才能形成一份完整的電子化病歷。故完整的數字化病歷檔案管理系統(tǒng)包括了數字化影像處理系統(tǒng)與電子病歷這兩種存儲方式。

（二）數字化病歷檔案的管理與服務參照傳統(tǒng)病歷檔案管理及三級醫(yī)院評審要求，數字化病歷檔案室的病歷檔案管理與服務的應用應包括如下幾系統(tǒng)：

1.病歷檔案管理系統(tǒng)：對病歷檔案資料、病歷檔案服務及對象進行管理。有病歷檔案信息管理模塊；病歷檔案查詢與檢索模塊；病歷檔案報表管理；病歷檔案科研檢索模塊等。

2．病歷檔案資料提供與服務系統(tǒng)：提供病歷檔案復印、復制及打印功能。還包括用戶登記、身份證明資料存儲、復印的病歷檔案資料項目登記及服務收費登記等。

3.智能數據平臺。這是數字化病歷檔案室的終極目標。它是一個使用方便、界面友好的通用數字化病歷檔案智能信息服務平臺。是基于電子化病歷檔案信息系統(tǒng)、電子醫(yī)學圖書館、電子醫(yī)學期刊及相關醫(yī)療信息及醫(yī)療法律法規(guī)等有關電子病歷檔案系列知識的一個綜合性平臺。主要是對病歷檔案信息進行二次開發(fā)，包括針對科學研究及統(tǒng)計分析建立的智能專題病歷檔案信息數據庫。其功能包括：數據檢索權限管理、智能數據應用導航、專題病歷檔案數據檢索系統(tǒng)、自定義數據庫設計及智能知識庫檢索系統(tǒng)等。當然，在醫(yī)院數字化病歷檔案室的基礎上，未來，還可建立區(qū)域數字化病歷檔案室。

（三）數據化病歷檔案室的實踐

我院電子病歷于2007年6月4日開始實施，至今其電子病歷檔案管理擁有的信息集成及應用系統(tǒng)有：

1.電子病歷檔案管理系統(tǒng)集成了如下幾子系統(tǒng)：電子病歷系統(tǒng)、醫(yī)囑子系統(tǒng)、手術麻醉子系統(tǒng)、檢驗系統(tǒng)、影像系統(tǒng)、護理系統(tǒng)、臨床路徑、日間手術等，基本涵蓋了所有的病歷資料。圖片導入功能：對不能電子化的紙質病歷檔案案如知情同意書等進行掃描或拍攝導入電子病歷系統(tǒng)，以保證病歷檔案的完整性。

2.電子病歷檔案管理工作站：含這幾個模塊：電子病歷檔案編碼、審核模塊；病歷檔案回退管理；病歷檔案歸檔管理；電子病歷檔案借閱管理：電子病歷檔案復印管理；電子病歷檔案封存管理；

3.數據化病歷檔案應用系統(tǒng)目前只有病歷檔案首頁管理模塊及綜合查詢模塊。

（四）體會

數字化病歷檔案室提高了病歷檔案的服務能力，它是數字化醫(yī)院的重要組成部分，是提升病歷檔案管理與信息利用水平的必由之路。

1.年輕化、專業(yè)化的人力資源隊伍是實現數字化病歷檔案室的基礎。我院是一所新發(fā)展起來的專科“三甲”婦幼保健醫(yī)院，其病歷檔案室成員的專業(yè)化與年輕化是它的主要特點；和其它醫(yī)院相比，它少了老醫(yī)院病歷檔案室的種種冗余，多了觀念的創(chuàng)新及病歷檔案信息新技術和主動服務技巧；同時，科室文化倡導積極主動的學習與參與意識，積極參與醫(yī)院的各種有關病歷檔案建設；同時，努力按照PDCA管理模式精細化管理病歷檔案，力爭打造一個服務型、學術型病歷檔案管理隊伍。

2.專業(yè)素養(yǎng)的建立。病歷檔案管理是一門邊緣學科，其管理人員除了具有病歷檔案管理及醫(yī)學知識外，還必須具有計算機技術、網絡技術及知識產權保護、法律法規(guī)等多方面知識的一種全新的復合型人才。

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檔案管理數字化具有很多的有點和意義，主要表現在以下幾個方面：第一，檔案管理數字化可以使得檔案的儲存空間變得更加簡略，它可以節(jié)省很多文字信息的存放空間。我們可以利用現代的網絡存儲技術，將那些紛繁復雜的紙質的檔案資料以數字化的形式放在計算機里面，這樣可以避免紙質檔案的殘缺和破損；第二，檔案管理數字化可以提高我們的檔案信息管理的時效性，縮了我們在整理檔案信息資料時的加工時間；第三，檔案管理數字化把檔案信息的利用率迅速提升。現在的網絡技術如此發(fā)達，檔案管理數字化可以將檔案信息和最新的科學技術連接在一起，同時在以先進的網絡技術和計算機技術為基礎，可以充分得將檔案管理數字化的功能發(fā)揮出來。我們可以利用現代網絡系統(tǒng)將整理的檔案信息的成果快速的發(fā)到各個部門，延展了我們的信息的可利用范圍；第四，檔案管理數字化可以縮短查找檔案信息的查找時間。傳統(tǒng)的手工檔案信息在檢索時，是需要大量的查找時間的，我們得先檢索檔案目錄，在進一步查找，這個過程中需要很多的時間和浪費人力。而在檔案管理數字化中，我們進入頁面，只需要搜索相關信息的關鍵詞就能快捷地找到相應的檔案資料。

2、關于落實檔案管理數字化的方法問題

2.1既然檔案管理數字化能夠給我們的生活帶來這么多的方便和快捷，那么如何真正落實檔案管理數字化的方法就是我們面臨的重要問題。我們要保證檔案的原件處于安全狀態(tài)，同時要把檔案信息的利用率提高。這樣我們就得注重檔案管理數字化，這是比較基礎的工作。那么在進行檔案數字化的管理時我們需要從以下幾個原則上進行把握：第一，遵循方便利用的原則，這是數字化管理的主要目的和要求；第二，掌握排序的原則。在管理檔案數字化中，我們要提前建立好每個文件的相關的目錄數據庫，這是數字化工作得以開展的基礎，在目錄數據庫建立中，我們要注重質量，準確無誤地對檔案信息資料進行整理、著錄、分類以及編頁，這樣就能可以建立一個質量很高的文件目錄和案卷目錄。同時我們也為檔案數字化打下了牢固的基礎，杜絕了數字化管理在源頭上的錯誤。這一定程度也決定了管理檔案數字化的勝負；第三，掌握復制克隆的基本原則。我們要在管理檔案數字化中注意信息的完整性，在進行縮微、鑒定整理、數字化以及仿真復制這些工作中，要進行合理安排和布局，不要出現掃描錯誤，不能多次重復掃描。當然我們不能因為信息的敏感程度和重要程度不同而對有的信息進行刪除，這樣會造成檔案的不完整性，從而給檔案的利用帶來不必要的麻煩。要盡可能地保持檔案的原來面貌，減少損害檔案原件的可能性。