導語：如何才能寫好一篇檔案歸納方法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞：檔案管理；檔案歸納整理；管理分類

檔案具有原始信息記錄的作用，同時這也是檔案的特征，檔案是普遍存在而且具有深刻的意義的社會現象，對人類文化的、歷史的傳承有重要作用，是跟隨人類社會的產生而存在的，人類社會特有的現象，檔案的保存對后世也有很大借鑒意義，因此通過分類、歸納、整理等過程，讓檔案能夠在保管過程中不會丟失信息，而且方便查詢。

1 檔案管理歸檔整理分類現狀

1.1 檔案整理理念有待于進一步提高。針對當前機關檔案整理仍然基于傳統模式，缺乏一定現代化管理思想作為指導，缺乏一定分類歸檔的思想，尤其處于現代化歸檔的思想是其重要理論，只有更好地運用分類思想，才能發揮出覺得的檔案功能，目前機關檔案整理工作人員缺乏現代化整理思想，因此傳統機關檔案整理模式缺乏一定歸檔的規范性，要求檔案整理的準確性而非規范性，因此，傳統檔案整理具有一定弊端，需要轉變觀念，樹立新思想。

1.2 檔案整理缺乏專業化。據調查表現，當前機關檔案整理工作人員出身基本是非檔案相關專業，基本上是由機關內部調整或者其他工作人員崗位調整而組成的，這樣直接影響其機關檔案整理工作的整體專業性，專業化檔案整理是發揮其檔案強大功能的前提和基礎，因此筆者認為當前機關檔案整理缺乏專業化具體表現為：一是機關檔案管理缺乏專業化整理人員；二是缺乏專業化整理方法；三是機關內部缺乏專業化整理程序與規范，四是檔案整理人員不穩定，檔案整理人員比較靈活，直接導致整體檔案整理的專業化下降，以上是筆者認為當前機關檔案管理存在的普遍問題。

1.3 檔案整理缺乏信息化。信息化是當前機關檔案管理不可或缺的重要組成部分，目前我國機關檔案整理缺乏一定信息化技術，信息化檔案整理能夠節省傳統檔案整理的人力以及物力等，因此，具體表現為以下幾個方面：一是機關檔案管理缺乏信息化技術設備，如檔案整理數據庫等；二是缺乏信息化儲存與保管的思想；三是機關內部檔案整理缺乏信息化技術人員。

1.4 歸檔裝訂上的錯誤

一是使用不符合要求的裝訂材料及工具。歸檔文件裝訂材料與工具應具備保護檔案、操作方便、價格便宜等三個要求，目前使用的縫紉機線裝方式在文件的縫線處易斷損、可逆性不好、操作耗時；塑料夾裝方式成本高、易老化；無酸紙套方式易散失歸檔文件。最好的方式恐怕是研制出不銹的金屬或其他材料的訂書針，同時注意不用微波消毒方式。二是在每份歸檔文件上使用封面，有的檔案行政管理部門甚至于在這種封面上印上多項欄目，要求檔案室的同志填。這種方法增加了整理工作量和裝訂成木，嚴重違背《規則》的簡化原則。三是沒對不符合要求的文件材料進行處理。裝訂前應對殘缺、薄弱、破損、裝訂線側有文字等情況的重要文件采取相應的補缺、托裱、接邊等措施；對字跡模糊（如熱敏紙傳真件）、字跡易擴散或褪變的重要文件進行復制；對大于A4幅面的紙張進行折疊；對所有的歸檔文件拆除金屬物。這些前處理工作不做，會嚴重影響檔案的保管。四是對“件”的處理擴大或縮小。《規則》對“自然件”及“可為一件”的歸檔文件都作了明確的規定，不能隨意擴大與縮小。實際工作中，有的單位將件的范圍擴大，認為同一問題的歸檔文件都應成為一件，殊不知“可為一件”的歸檔文件是同一事由中具有“來文與復文”，性質的歸檔文件。擴大件的范圍，實際上又回到傳統立卷的老路上去。

2 檔案管理歸納整理分類技巧

2.1 檔案管理技巧

在檔案管理過程中我們有幾個非常需要注意的地方，首先要注意檔案是否有損害，檔案有歷史以及經濟文化等方面的作用，有重要的意義，許多原始檔案是非常珍貴的孤本或是脆弱的磁盤，在管理中注意檔案是否有損害，有哪些損害這些都要進行細致的記錄，否則一旦檔案發生損害，甚至不可恢復的話，會導致巨大的物質財富和精神財富的損失，特別是文化斷層的出現，不利于文化的傳承和發展，削弱了國家的軟實力；其次還要注意到維護檔案安全，一方面的安全是指作為實物存在的珍貴文物、孤本等的安全，這些珍貴的實物能夠真實的映射出當時的統治階級、政治思想、社會經濟、文化等方面，必須讓它們能夠安全存在。一方面的安全指的是檔案作為記錄國家政治、軍事等方面決策的文件，如果不能保證它的安全，導致泄密情況的發生的話，那么國家在政治上就會處于不安全的情況，不利于國家的安全、團結和發展；最后還要注意到要延長檔案的壽命，有些紙質或老化的機器，由于脆弱性和不可恢復性的特點，在檔案管理工作中要注意采取恰當的措施延長檔案的壽命，防止不必要的損失。

2.2 檔案歸納整理技巧

在檔案的整理歸納過程中，首先，注意對檔案文件有一個初步的了解，確定檔案中哪些是有用的，哪些是需要刪除的，科學取舍進行歸納整理，還要根據檔案的重要性進行細致的劃分，同時檔案之間是存在歷史聯系的，因此在檔案歸納整理過程中要注意檔案間的聯系，不要把它們分割開；其次還要注意加大檔案資料的收集力度和收集質量，這樣在檔案歸納整理過程中可以保證檔案完整性，不會有信息的缺失，確保整理工作的順利進行；其次，由于從前國家針對檔案歸納整理沒有制定統一的規則標準，因此省市縣之間的檔案歸納整理方法不盡相同，不利于檔案館之間的交流，針對這種情況國家下發文件《歸檔文件整理規則》制定了統一的規則標準，我們在進行檔案歸納管理時要注意改變從前的歸納整理方式，遵循統一的規則，這樣館和館之間的交流就變得容易許多；最后還要注意在檔案歸納整理過程中如果發現類目不符的情況要逐一進行修訂，還有已歸檔文件如果出現錯誤的話要注意及時進行更正，同時一些細致的工作如裝訂、封皮、卷皮填寫要保持仔細認真的態度，否則在出現錯誤后再進行更正的話，就會浪費許多時間和精力，不利于檔案事業的發展。

2.3 檔案分類技巧

在檔案分類過程中要注意，對檔案文件內容有大概的了解，根據檔案的具體內容進行科學分類，分類是檔案工作的核心工作，檔案分類正確的話可以保證檔案信息的提供和檔案利用率的提高，同時針對分類文件要有明確的標識，確保尋找方便，有利于檔案工作的順利進行。

結束語

檔案在我們社會和生產、生活中扮演了重要的作用，針對檔案現狀中存在的問題，導致的檔案工作困難，促使我們對檔案管理、歸檔、整理、分類等環節的技巧進行總結，使檔案工作能夠順利進行。

參考文獻

[1]田真.文書整理歸檔的現實意義[J].中國管理信息化，2015（02）.

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由于水庫在建設和管理期間，產生的工程技術資料多而珍貴，為了方便對這些資料的管理運用，水庫科技檔案工作者針對這些資料進行了分類，總體包括以下幾種。

（一）水庫設計規劃科技檔案。水庫設計規劃檔案主要是水庫前期工作的規劃設計方案、周圍土地質量、勘測報告、施工規范要求、設計圖紙、地理圖片等。（二）水庫水情科技檔案。水庫水情科技檔案主要是針對水庫周圍水深程度、降水和蒸發量，水庫里的水進出量等有關方面的資料，還有就是水流速度、水流量、水庫橫面剖面的測量等資料。（三）水庫工作科技檔案。水庫工作科技檔案主要是對水庫在進行工作的時候，對它進行全面的觀察記錄資料，例如工作日志、安全檢查記錄、工作的數據、統計報表、工作分析歸納總結等資料。（四）水庫后期工作的科技檔案。水庫后期工作的科技檔案主要是對水庫進行維修維護工作的記錄資料。例如除險加固工作、日常基本的維修維護的工作計劃、管理承包市場化的合同書、施工技術的設計資料等有關水庫后期工作的資料。（五）水庫設施設備的科技檔案。水庫設施設備的科技檔案主要是有關于水庫設施設備的記錄資料。例如，設施設備的安裝使用說明、安裝調試的記錄資料、鑒定報告、日常對設施設備的保養記錄、操作技術流程等資料。

二、水庫科技檔案管理存在的問題及相應措施

（一）科技檔案設備不完善，投資少

雖然我國在水庫工作方面投入了一定的資金，但是在科技檔案設備這一方面的投入量卻有一定的有限程度，導致了科技檔案設備不完善，管理工作效率效益不高的現象。其實水庫科技檔案的管理工作和管理設備都需要資金做強力的后盾，這樣才能提高科技檔案的管理水平，使管理更加的合理標準化和科學化。

（二）科技檔案管理人員專業知識匱乏，自身素質有待加強

很多水庫的科技檔案管理人員一般都是用非檔案專業管理人員代替，這些工作人員沒有豐富的專業知識，也沒有經過專業的培訓，因此缺乏管理的專業知識技術，對科技檔案知識進行一般的收集整理、歸納存放等，電子科技檔案也是如此，致使科技檔案管理問題成為一個難題，無法充分發揮科技檔案的作用。

（三）有關部門管理意識薄弱，科技檔案管理人員責任不強

管理人員對科技檔案的管理工作不給予高度的重視，思想觀念還停留在傳統上面，只覺得科技檔案的管理工作沒有任何意義，就是對資料進行收集整理，歸納存放而已，而且又沒有任何經濟價值。除此之外有關部門的管理意識不強，沒有對有關項目的各種資料進行管理，同時也沒有加強對資料的收集整理、歸納存放，等到項目工作完成后，才把大量且凌亂的資料拿給科技檔案管理人員。國家針對這些現象，應該加強對管理工作人員的培訓和對有關部門進行責任制，落實責任人，明確管理人員及有關人員的工作職責，嚴格要求按照“同步管理”的有關要求開展工作。

三、科技檔案在實踐中的利用

對科技檔案進行管理保存，其根本目的在于水庫對它的利用。由于科技檔案的利用價值非常高，運用范圍非常寬廣，我們就只選取幾個方面進行說明。

（一）在水庫大壩安全鑒定工作的利用價值

第一點就是要查閱科技檔案的資料，對水庫的歷史和工作運行有個全方面的了解熟知，提供了安全鑒定工作的可靠依據。第二就是很節約時間和資金，因為有了水庫大壩的各方面齊全的資料，就不需要有關工作人員再去勘測計量等，這樣既節約了時間，有節約了資金。

（二）在生活生產的利用價值

相關的技術人員可以調出科技檔案中的水情檔案各方面的資料進行認真的分類歸納總結，從而設計出灌溉用水使用的科學方案，從而滿足人們在生活生產對水的需求。并針對現有的科技檔案資料進行討論，可以對用水的調度設計方案不斷的修改，從而把它的利用價值全部發揮出來。

（三）在水庫規范管理的利用價值

眾所周知，水庫建立以后，對水庫管理必須要連續進行，而科技檔案也必須隨之連續，因此科技檔案管理工作是水庫管理工作的重要組成部分。科技檔案的管理工作順利開展，有助于水庫管理工作的標準化、科學化、合理化，從而提高水庫工作的管理水平。

四、水庫科技檔案管理與利用問題的解決措施

（一）加強管理工作人員的自身素質，提高他們的綜合能力

第一，有關部門領導應該加強對科技檔案管理工作人員的培訓，提高他們專業知識的水平，例如，讓他們熟悉熟知《水利科學技術文件材料歸檔范圍和保管期限表》等。第二，科技檔案管理人員必須加強自身素質，不進要求具備豐富的專業知識，還要自覺的學習有關方面的專業技術。第三，由于科技檔案管理需要用到計算機做管理工具，因此這就要求科技檔案管理工作人員必須加強對計算機操作的學習。第四，有關部門的領導還應該要求工作人員對有關水庫工程的水利方面基本知識的學習，這樣有助于準確無誤的找出檔案使用者需要的資料。第五，還應該加強系統內部管理人員的交流培訓，借鑒優秀的管理方法，摒棄不科學的管理方法，從而滿足實現水庫對科技檔案的工作需要。

（二）完善管理制度，落實責任人

有關部門的領導應該加強管理意識，投入相應的資金在階級檔案管理的工作上，定期的對設施設備進行維修維護；同時還要樹立管理人員的管理意識，完管理制度，配置專門的管理人員對科技檔案進行管理，落實責任人，明確工作人員的職責范圍，除此之外，還要嚴格要求相關工作人員必須確保科技檔案與工程項目的“同步管理”。

（三）利用現代化技術，提高科技檔案的管理水平

水庫科技檔案隨著時間的增加而增加，太多的檔案資料便于檔案管理人員的尋找。因此這就要求檔案管理工作人員利用現代化技術對科技檔案資料進行管理，每個工作人員都應該配有相關的電子檔案管理軟硬件，建立科技檔案信息系統，實現科技檔案的自動化、智能化，從而提高科技檔案的管理水平。

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關鍵詞：維新派；檔案；思考

一、康有為的檔案鑒辨成就

康有為“二十七歲而盡讀漢、魏、六朝、唐、宋、明及國朝人傳注考據義理之學”。所以，康有為對中國傳統文化很有研究。他的成果主要有：

（一）《新學偽經考》

1、《周禮》辨偽。康有為認為，該書是劉歆偽撰，以欲“附成莽業”，因為書中“與莽所更法立制略同”就是證明。康有為有簡述《周禮》行世后，歷代學者尊、黜不一的情況。指出在劉歆偽作諸經中，《周禮》之偽，“最易見”，“早為人窺破”。此外，他還指正《周禮》“原出于《管子》及《戴記》”的幾條證據，并指出劉歆“多見故書雅記”，所以作偽詳密、“證據深通”，這也是后儒因此“惑溺”的癥結。

2、《漢書》辨偽。康有為認為：“《漢書》實出于歆，故皆為古學之偽說，聽其顛倒杜撰，無之不可，其第一事則偽造河間得書、共王壞壁也”他以為，劉歆偽竄《漢書》，可姑且不論，但是《史記》中不見有“古文經”的記載，就極遭人質疑。《史記?太史公自序》中明言，司馬遷曾向孔安國“問故”，又《史記?儒林傳》中說：“孔氏有《古文尚書》，而安國以今文讀之，因以起其家，逸書得十余篇，蓋《尚書》滋多于是矣”。這是針對孔壁發現《古文尚書》而言。又《仲尼弟子列傳》中有：“則論言弟子籍，出孔氏古文近是”。此外，《史記》中也不止一處引述古文經說。對此，康有為都避而不談。

（二）《孔子改制考》

《孔子改制考》的序言長達千余言，其中集中表達了康有為作書的目的，用大同社會代替封建專制統治，向封建社會提出了挑戰。在書中，康有為猛烈抨擊了封建專制主義，表現了民主自立的思想。康有為認為，人類大同理想要到遙遠的太平盛世才能實現，“方今欏據亂之世’，只能言小康，不能言大同。”然而，康有為并不是消極地等待大同之世，而是主張積極爭取。實際上就是用維新變法的“孔子”打到因循守舊的“孔子”，從而為期維新變法打好基礎。

二、梁啟超檔案鑒辨成就

一是提出了文獻學的研究方法和原則。梁啟超認為，文獻學各個領域“各門有各門的特別資料和特別的研究法”。具體說來，文獻學的研究有五大原則：第一，用懷疑精神去發生問題；第二，用耐煩功夫去搜集資料；第三，用冷靜頭腦去鑒別資料；第四，用細密技術去整理資料；第五，用謙謹的態度去判斷問題。據此五條原則，文獻學的研究才可客觀、科學。

二是提出“史學革命”，提倡新史學。梁啟超對封建傳統的史學進行了猛烈的批判，痛斥傳統史學“知有朝廷而不知有國家”，“知有個人而不知有群體”，“知有陳跡而不知有今務”和“知有事實而不知有理想”的四大弊病和“能鋪敘而不能別裁”和“能因襲而不能創作”量大弊端，以及由此而產生的難讀、難別擇和無感觸的三大惡果。他還介紹了西方史學，提出“史學革命”的主張。

三是分析偽書出現的原因和鑒辨方法。梁啟超分析了偽書出現的原因，主要分為“有意的”和“非有意的”兩種。有時輾轉流傳、散亂或誤解等也會造成古籍文獻的失真。梁啟超在其《中國歷史研究法》中歸納了鑒辨檔案史料的12條公例。這12條公例，是歷史上最具體和周密的鑒辨方。

四是總結了校勘史料的四種方法。梁啟超對歷代學者的校勘做了總結，、提出四種校勘方法：第一、那兩本對照，或根據前人征引，記其一同，擇善而從。第二、根據本書或他書的旁證反證。第三、發現著書人原定體例，根據它刊正訛誤。第四、根據別的資料校正原著者之錯或遺漏。

五是歸納了清代考據學派的治學方法與步驟。梁啟超對考據學家的學風和方法進行了概括歸納，如孤證不立，多方求證；廣搜證據，相互比較；喜好窄而深的研究，提倡樸實簡潔的文風等。梁啟超還總結了清代考據學者的治學步驟：一、必先留心觀察事物，看出某點有應特別注意之價值；二、既注意于一事項，則凡與此事項同類者或相關者，皆羅列比較以研究之；三、比較研究的結果，立出自己一種意見；四、根據此意見，從各方面博求證據。

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[關鍵詞]醫院；文書檔案；現代；信息化；方法

[DOI]1013939/jcnkizgsc201810113

一般醫院在處理行政管理事務的活動的時候，會將普通式的文書轉為文書檔案，這樣文書檔案的保存使用就變成了醫院管理內容上關鍵的組成方面，針對醫院后續的發展前景起到極其有效的作用。醫院文書的檔案管理方面一般包括檔案的歸納分類、設卷立名、使用管理以及最后銷毀等全套的管理措施，因此我們在文書檔案的管理過程中要具備很強的規范效力，針對一些不對外公開的檔案要有保密意識，以及針對不同檔案使用者的服務意識。所以我們要想通過檔案文書為醫院后續發展決策保證關鍵的信息來源，就必須不斷改善在文書檔案管理上面的能力，始終致力于為醫院的健康有序進步。

1醫院文書檔案工作的現狀

通過資料的查閱我們知道，醫院文書檔案的典型特征有四個方面：第一，文書的規范性，醫院公書檔案的規范性標準即對公文的歸納整理使用，即整個公文檔案的關鍵點，同時是提高公文檔案管理的最低保證。因此，要確認這樣的規范性是提高檔案管理安全性的要點。這個過程一般是利用文件、檢查、筆跡、語言等經過嚴格篩查。以此確保規范。第二，文件的標準性。我們對文件的記錄和管理也必須有一定的標準，并遵循一定的標準嚴格實施。整個環節都要相互連接，有嚴格的標準。第三，文件的保密工作。文書的形式主要劃成兩種，依次為紙質文件和電子文件。這種紙質類型的文件是需要保密的。第四，文書的服務性能。文檔文件的服務性能關鍵是體現在能夠顯示出醫院在一些文獻中所要的數據，顯示在使用、編譯和統計工作這樣的層面中，而且使用的效率非常高。

目前中國的文書檔案管理上有著的一些現狀問題主要有：第一，從上到下都不關注檔案的文書管理，首先即上層部門領導的不過問，因此下層的檔案歸檔員工對于這個檔案管理工作的績效較低，不愿投入時間精力。對檔案管理工作的懈怠，使得文書檔案管理的現狀十分混亂。第二，國家在法律層面匱缺完善的科學管理規章條例。而且針對醫院檔案牽扯范圍廣泛的特性，一旦缺失健全的科學的檔案條例規定和準則，將會使我們的文書檔案歸檔制度變得盲目和混亂。第三，缺乏專業檔案管理人員。上級領導沒有在檔案管理工作上引起關注，醫院的人事部門一般不會招聘專業的檔案管理人才，所以這些現在的醫院文書檔案管理人員都是從其他工作部門調過來的，很難勝任醫院檔案工作的實際需求，導致了檔案管理工作的品質驟降。第四，硬件設施面臨淘汰。大部分的醫院在檔案館使用的硬件設施不夠規范，多數的檔案工作依然是困在傳統的手工操作中，沒有使用先進的信息管理設備，造成檔案材料歸檔跟不上工作需要，極易流失。第五，信息化程度低。我國醫院檔案管理工作沒有一套完整的系統信息化，一個系統的規劃，造成數據收集不全、資料不詳盡、升級落后等，最后造成了檔案信息的無序化。

2醫院文書檔案管理工作的方法及策略

21材料的歸納整合工作

我們在進行文書檔案管理的任務時，首先是要進行材料的收集和整理，因為處理人事檔案的員工參與了整個檔案產生過程，熟悉了檔案的形成標準，在此再融合辦公室綜合智能化，更為便捷地收集檔案資料，這樣便確證檔案材料的全面性。在進行處理上級文件時，檔案人員必須先做好登記的系列任務，包含收到登記、檢查和核查、審批、承辦、督辦和備注。接著關于文件的內容和需求有一定程度的關注和了解。在進行傳閱文件情況時，提醒上級領導抓緊閱辦，而且對于上層領導批示下來的文件及時分發，在上情下達的實現上做一個好典范，并且要督促文件的執行部辦公室及時達成文件內容要求。

22對于檔案立卷歸檔分清主次

分清主次先需要將整個檔案的有效性和針對性搞清楚。當前階段完成的文件任務才能夠放入檔案，那些沒有結束的不能放入，一旦混入會造成檔案管理混亂。我們要尤其關注那種在文件形式上、文件的內容方面以及文件的使用對象上都非常相似的文件檔案，注重劃分它們的儲存位置和方式，在一定程度上注意更新它們的重復率和冗余度，提高工作的效率。接下來，檔案工作人員要確保相關檔案的相關性和全面度。于檔案整理中要把握關鍵，分清主次，嚴防入口檔案的規范準則，不夠要求的文件不能夠并入。同一類問題的文件檔案要善于歸納，這樣能夠提升文件的使用價值，并形成文件后的歸檔是完整和清晰的。

23提升文書檔案管理人員專業水準，促進檔案的開發使用

促進整個檔案系統的開發使用十分重要，醫院文書檔案是服務于上級部門的決策和服務部門，主要針對醫院的服務事業的發展而使用。文書檔案的服務能力顯示了整個醫院的各種不同工作層面上的開發和利用。信息資源的主動開發始終是文獻管理的最終目標。比如醫院在快速進步和規范化治理方面累計了很多的文獻資料，包含等級醫院評審、資質認定、資質認定等級、專業建設和基礎建設的評價，這些文件不但有著鮮明的行業特色，具有很大的使用潛力，更是作為一個醫療單位綜合素質標準的表達。

目前，隨著醫院醫療服務水平的持續發展，醫院中的基礎設施也在持續進步，使得檔案的使用率持續地被拉升，在目前的醫院檔案建設方面，針對一些證書的文獻和檔案信息的開發利用是非常關鍵的一個內容。因此醫院檔案類文件的開發和利用進程里，相關檔案人員需要主動依據醫院工作的開展而不斷進步，為醫院保證相關的文件檔案可以達到醫院開展醫療工作時對檔案中內容的需求。同時檔案部門還必須完善項目的程序過程，保證對檔案的跟蹤整理，保證重要檔案的全面安全程度。 24健全文書檔案管理制度，完善文書檔案信息化管理

文書檔案的信息化主要是說使用計算機、互聯網和通信技術等各種方式方法，使不同的載體，不同地區的正在被使用的珍貴的檔案信息通過數字的形式來進行保存，這樣能夠在互聯網上達到信息共享的程度，提升整個檔案的現代化、使用和服務準則度。總的來說這樣的檔案信息管理的特征有下：①檔案信息能夠完整的在網絡上共享；②醫療服務管理的辦公效率大大拉升；③檔案資料的保存文件的時效性更強；④檔案資料文件在傳輸的過程中更加高速，并且安全性得到有效的保證。

3結論

醫院檔案工作是提供服務、技術和業務于一身的工種，所以在檔案管理工作中，必須對文檔管理規則進行深入的改進，并對文件管理的標準規范嚴格要求，以確保檔案文件具有更好的完整性，進一步地保證檔案資料的開發和使用，讓它的潛力更加明顯地表達。中國的科學技術在持續進步，落后的管理方法已經不能達到新的社會標準和相關領域的需要，需要不斷完善我國檔案文書管理的現代化程度。傳統管理是以手工工作作為主要的方式，標準規范化和錯誤率上不能得到保證，信息化電子技術的發展能夠提高文書管理方案的標準化水平，讓錯誤率減小。要做到這一點檔案文書的信息化勢在必行，所以文書檔案的工作人員更需要專業的素養，掌握主次，更好地做好醫院文書工作。

參考文獻：

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隨著我國社會主義市場經濟的發展和社會的進步，國土資源檔案已經在我國建設中占據著重要的地位和作用。如何做好國土資源檔案的管理工作，為開展我國社會主義事業提供可靠的依據，是國土資源檔案管理人員、管理部門必須認真思考的一項重要問題。本文結合我對國土資源檔案管理工作幾十年的認識和經驗，談談自己的體會。

國土資源檔案資料管理的存在的問題

隨著經濟的發展、社會的進步和信息網絡技術的應用，國土資源檔案管理的重要性已經慢慢地被淡化，很多人對檔案的重要性缺少正確的認識，認為國土資源檔案管理對自己沒有多大的意義，可有可無。有些國土資源檔案管理人員由于自身的素質就不高，在國土資源檔案管理的過程中缺乏責任心和良好的職業道德，辦事態度比較差，沒有樂于奉獻的精神和國土資源檔案管理的基礎。因此，就不能把國土資源檔案管理工作落到實處，不能實現國土資源檔案管理的真正意義所在。有的國土資源檔案管理部門自身的國土資源檔案管理就存在著缺失，對國土資源檔案管理的宣傳力度不夠，不利于有關領導的重視，導致了整個國土資源檔案管理部門意識弱化。這些因素都制約著國土資源檔案管理的有效進行，使國土資源檔案管理處在危險的邊緣發展。

做好國土資源檔案資料管理工作的體會

加強國土資源檔案管理的途徑。國土資源檔案管理工作比較繁瑣，勞動量比較大，而且繁瑣，只有正確的做好國土資源檔案管理才能達到良好的效果。要收集檔案。檔案是在工作中或者生產活動中形成的文件，由于各個單位或者企業機構比較分散，查找相關的文件資料就必須進行集中。所以，就需要將分散的文件驚醒歸納和統一，按照時間、順序等方法收集起來，統一進行管理。在收集的過程中，國土資源檔案管理人員要根據檔案的重要性、時間前后、成文日期、重要性等方面進行整理和歸納，確保檔案的完整性、準確性和原始性。要利用科學的方法對檔案機型分類。收集起來的檔案由于內容復雜，數量比較多，雜亂無章。為了方便查找和整體進行歸納，我們就要把這些檔案進行分門別類，那些重要、那些次要的，我們進行分類存檔，以便在需要的時候我們能及時的找出這些檔案。

做好檔案的安全工作和保密工作。檔案的保密性是非常重要的，它關系著國家、單位以及個人的重要信息，所涉及相關的秘密事項，往往關乎著國家、企業以及個人的完全和利益，這就要求每一位國土資源檔案管理人員要做好檔案的保密工作，不違規、不翻閱或者抄襲有關檔案。國土資源檔案管理人員應該參加國土資源檔案管理培訓和保密工作培訓，讓每一個人真正的認識到國土資源檔案管理的重要性和檔案保密工作的重要性，讓他們嚴格按照我國《國土資源檔案管理保密制度》、《檔案法》、《檔案保密法》嚴格的要求自己，增強自我的法律意識，認真的做好每一份國土資源檔案管理工作。做到不泄露、不損毀、不借閱抄襲，嚴格按照我國的國土資源檔案管理制度辦事。

做好檔案的借閱和維護工作。對于一個國家、一個單位、一個人來說，檔案的保密工作和檔案的完整是非常重要的，鑒于檔案的這種特殊性要求，在檔案借閱的時候，應該按照檔案節約的有關規定進行結語，借閱的過程要按照一定的程序，先填寫借閱單，再經過有關領導的簽字或者同意后，最終辦理好檔案的借閱手續。在檔案歸還的時候，我仔細的查閱檔案的頁數、看看檔案是否和原先的檔案一致，然后按照原來的順序放回原位，方便以后再次借閱。檔案的存放要在一個適合的溫度環境里，保證及時的通風、干燥和檔案室內部的環境干凈、整潔。國土資源檔案管理人員有定期或者不定期的對檔案室進行打掃，發現灰塵、蟲子、垃圾等及時處理和補救。

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一、房地產檔案管理的特點

1.1房地產檔案信息的復雜性特征

房地產檔案信息是房地產產權產籍管理活動中形成的權證、契約、文件、照片、圖紙、表冊等不同形式和不同載體的歷史記錄以及經過再加工后形成的信息產品。房地產信息匯集過程中，設計的房地產平面圖測繪、房地產面積測量、土地界限的認定等均需要規范、嚴謹、技術性的專業要求。

在建立好房地產檔案之后，部分檔案屬性也在不斷變更，如房地產的買賣、繼承、贈與、交換等權屬變更，同時房屋的擴建、翻改、拆遷等也在不斷變化，有很強的動態性特點。房地產檔案隨著產權人的變更而變化，因此需要及時補充和更新材料，以確保房地產檔案的可靠性與真實性。

房地產檔案信息的可靠性與真實性能夠為產權審核和調處糾紛提供明確參考與有力保障。房地產管理部門按照一定的操作要求代表政府行使職能。各程序之間能夠相互制約、相互監督，從而使房地產檔案信息具有真實性與法律性。

另外房地產作為固定資產，無論在單位集體還是在個人財產構成中，都占有重要的財產比例，因此房地產檔案的存儲質量將直接決定產權人房地產檔案的價值和其佐證作用。

1.2房地產檔案的多角度服務特征

隨著房地產二、三級市場的逐次放開，房地產的交易也逐步活躍起來。只有通過對房地產權屬檔案進行查證，才能確保各交易行為的合法有效性。一方面能夠有效為法院解決房地產糾紛服務。隨著房地產事業的發展，各種房地產糾紛案（事）件也呈逐步上升的趨勢。在房地產權屬登記管理過程中形成的權屬檔案能夠有效的保護當事人合法權益；另一方面作為一種永久性的重要信息資源，當地產檔案不僅可以為國家各種住宅建設宏觀決策提供重要的信息數據，同時還可以較為全面的反映出各種權屬房產的結構、戶數、面積等，能夠有效的將各類數據提供給建設部門。

1.3房地產檔案價值的漸進性特征

初始文獻信息的開發能夠通過收集整理房地產檔案原件、復印件形成匯編結果。通過對初始信息的歸納梳理，有利于房地產檔案管理部門的閱覽、證明等，使龐雜的信息數據更為有序集中。

在初始文獻信息的基礎上，對房地產檔案原件需再次進行整理。經整理后的信息檔案能夠提供房地產檔案信息線索，以供查閱房地產檔案信息的來源。經過梳理后的檔案信息，脈絡更為清晰、查找更為便捷、統計更有效率，可以在較短的時間內對較大信息量的房地產檔案信息有大概的了解。

在以上信息梳理的基礎上，可以經過歸納總結和分析研究，概括形成更為濃縮的房地產檔案信息。高度概括的房地產檔案信息不僅具有更強的指導意義，也因其提供的動態性、預測性、評述性內容而具有更高的參考價值。

二、房地產檔案管理的方法

近年來，隨著房地產檔案數量的增長和房地產檔案使用率的不斷增加，房地產檔案管理的重要作用逐步凸顯，如何加強房地產檔案管理成為亟待解決的問題。

2.1提升從業人員與相關人員對房地產檔案管理的重視度

房地產檔案管理科學與否直接影響房地產市場的管理秩序和發展進程。加強房地產檔案管理，能夠充分依托房地產產權的原始依據，合法證明權利人與房屋土地的權力關系，為實施產權管理和產權保障提供可靠的法律依據。因此，為維護房地產權力人的合法權益，各級政府和相關部門從業人員需對房地產管理工作高度重視，并爭取在財力、人力、物力上給予充分的支持。

2.2以制度為準繩規范房地產檔案管理

嚴格的管理制度，是規范當地產檔案管理行為的有效方法。按照房地產檔案管理的工作要求，需要建立于完善立卷歸檔制度、檔案借閱制度、檔案保管制度、檔案統計、鑒定、銷毀制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責任制度、檔案信息化管理制度等，以此規范房地產檔案管理的方法和程序。

2.3夯實房地產檔案管理的基礎工作

依據《檔案法》、《城市房地產權屬檔案管理辦法》、《城市房地產管理法》等相關規定，做好房地產檔案初始信息收集、多次信息梳理、系統分類歸檔等工作；同時按照收集、整理、歸檔的工作流程，收集整理、歸檔調檔等腰嚴格檢查、認真校對，對原有房地產檔案信息進行徹底清查，以保證初始、基礎信息的連續有效性；依據房地產管理分類的相關規定，制作統一規范的管理標準，建立統一分類、編碼目錄，使檔案編號和登記冊、簿、卡等保持一致。注意檔案排放的有序性，以便于查閱、管理和使用；做好基礎檔案的審核工作，保證房地產檔案的真實性，對各個環節的檔案認真校對，并與原始憑證進行核對。

2.4充實人才隊伍加快房地產檔案的信息化管理

房地產檔案管理工作需要專門的從業人員，需要熟悉檔案管理業務同時，也精通計算機方面的專業知識。因此需要加強房地產檔案管理人員的技能培養，充實現代化檔案管理的專業知識，使房地產檔案管理人員能夠全面系統的掌握檔案管理專業知識，能夠更好的收集檔案、管理檔案和開發利用檔案資源。同時要加強從業人員應用計算機工作的業務能力與水平，以人才為基礎加快建立現代化的檔案管理信息處理系統，從而使房地產檔案的價值得到進一步提升。

2.5建立檔案管理網絡暢通檔案管理渠道

依據《檔案法》集中統一管理原則，房地產檔案管理可施行三級管理制度，采取集中分級管理相結合的辦法，建立檔案管理領導小組，對檔案管理工作進行統籌、組織、管理、協調；同時應有分管檔案工作的負責人，并有負責檔案管理工作的專職從業人員，負責檔案具體的收集、整理、編目、立卷、移交等工作。最后應建立綜合檔案管理室，作為專門的檔案管理部門負責收集、移交和檔案的利用，將檔案管理工作與全面整體管理工作結合起來，提高房地產檔案的利用率和利用價值。

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（一）明確收集制度，嚴格按規定辦事

有三點收集制度我們必須明確，第一，持嚴謹的工作態度，務必將工作中產生的文件資料存檔。第二，登記內部文件，嚴格遵守交接規定，做到不遺漏資料，不錯誤登記資料，將資料歸納整理得井井有條。第三，完善歸還檔案制度，認清歸檔的時間、流程、范圍，將其歸入職責范圍內。

（二）提煉精華，提高歸檔質量和效率

根據資料的屬性、特性、價值等將資料進行科學的分類，在歸納過程中盡量做到心中有數，提高資料提取效率。具體來說，就是把學校工作活動所產生的資料作為收集對象，做到科學篩選重要資料，使所選資料都可以全面反映教學工作，提取精華，使存儲資料質量提高，以價值為標準去存檔。

（三）存檔系統化，科學化；鑒檔準確化，細致化

一方面，要明白中專的檔案管理工作不僅僅是將資料、檔案簡單地保存和提取，準確來說應該是把零散、雜亂、需要條理化的資料分類、重組，編目，根據工作中教育教學資料、課堂探究、賬務財政、人動、行政教育等活動的本質規律存檔，使其完整化、條理化，易于保存和利用。另一方面，檔案的鑒定在檔案管理工作中也是不可或缺的，要以資料的價值為標準，加強對重要資料的保護，根據時間的變動及時將失去時效的資料清理掉，其依據為資料的價值、有效期、作者、內容等。

二、提高檔案管理人員素質和工作能力

新的時代要求檔案管理人員必須端正工作態度，提高工作能力，積極探索學習先進的檔案管理知識，負責任，正確理解自己工作的重要性以及其對教育事業甚至整個社會發展的意義，熱愛工作，真正做到用心服務學生和學校。檔案管理是一門學問，需要工作者有強硬的專業知識技能。作為新時代的檔案管理員，我們必須走在時代的前沿，認真聆聽科學發展之音，勇敢地冒險并嘗試新的管理方式，將創新后的檔案管理模式運用于工作之中，必須懷著謙遜的態度學習研究檔案管理業務技能，深入了解工作內涵，提高自身文化素質修養。因為工作的每一個環節都離不開文字和電子信息技術的指導，所以我們要掌握電子存檔技術，用現代科學武裝自己，為了更好地服務學生，著實提高自身文化水平、科研能力、檔案管理專業技能和科技信息技術。

三、重視學校檔案基礎建設

學校要積極響應上級檔案管理工作，創建完善的檔案管理機構，在學校各職能部門分配兼職或者專職的檔案管理人員，以“部分”促進“整體”工作效率的提升。校領導不定時地抽查檔案的完整性、系統性，嚴格監管檔案管理工作，防止工作中出現紕漏。學校多安排檔案管理人員聽課、做記錄，培養他們收集、整理信息的能力。最不可缺少的就是“監察部門”，要求全體教職工在每月月底進行檔案管理工作是否合格的投票活動，并且提出對檔案管理部門的建議，借群眾的眼睛發現問題，及時解決，促進檔案管理的工作進度、工作質量以及工作人員的工作能力。

四、擦亮眼睛，找出管理缺陷，及時修正便能進步

當今存在于檔案管理工作中的問題很多，工作人員應當注重實踐結果，及時發現問題，積極探索，尋找合適的解決方法。問題的種類繁雜，比如：“校領導不夠重視時我們該如何引起他們對檔案管理事業的重視并加強對該事業的建設？工作人員態度不端正，我們如何轉變他們觀念將他們引上認真負責的道路上？檔案管理的規章制度不健全，我們怎樣完善？檔案保管室的基礎設施落伍，我們如何改進保管室的基礎設施？”針對這些諸如此類的問題，校領導及其工作人員都應該重視并積極落實解決方案。

五、結論

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【關鍵詞】重要性；問題；措施；檔案管理

引言

化工企業工程項目檔案是指新建和改建工程項目，從建設項目立項開始至竣工驗收以及使用維護過程中，所形成的具有保存、查閱、利用價值的各種形式和載體的歷史記錄。當前，化工企業如何使用和管理這類檔案，服務于化工企業，已成為化工企業檔案類工作的重點。

1.化工企業工程項目檔案管理的重要性

化工企業工程項目檔案管理是化工企業尋求發展的重點，而化工企業工程項目檔案管理是化工企業在管理中的關鍵內容。建設實用的資料收集保存制度，保證項目建設和檔案資料的同步是化工項目檔案管理的重要使命，各個工程建設相關單位必須把項目檔案工作列入工程建設管理程序，控制并保障項目檔案的完整性和準確性，按時且合法的歸納項目建設中各種資料，嚴格按照國家及化工企業對檔案的準則來編制項目檔案，從而保證項目檔案的合理合法。

2.目前化工企業工程項目檔案管理的情況

2.1檔案管理意識不強

化工企業建設工程涵蓋項目的可行性調研、上報建議書、選址、土地規劃、勘探設計、施工、竣工、試運行、投產等各部分，涉及范圍廣，需要較長的時間累積而成。檔案部門無法把檔案觸角深入到工程的方方面面，有些檔案文件資料無法跟蹤、掌握，在整個建設項目檔案歸檔中，檔案部門更多的是處于“坐等”收集狀態，與工程管理部門和施工單位聯系不夠密切，缺乏主動管理的意識。尤其在施工的整個過程，因為工程量大，參加建設的單位通常對時間，質量，成本控制問題有更高的關注度，檔案工作反而被忽略或滯后，等到馬上完工時，臨時突擊檔案工作，集中時間來彌補檔案缺失的部分，答復驗收。這樣的集中突擊使檔案的形式化嚴重，而實際有價值的內容大大減少，導致不能確保檔案的整體性和真實性，并且對于日后檔案的使用也造成了麻煩。

2.2收集檔案的人員業務水平不足

目前，許多工程建設項目檔案負責人不明確，資料的形成和整理不完整，多是現場施工人員來臨時兼職檔案管理，未建立檔案工作具體明細，由于施工人員對檔案專業的掌握程度過低，而某些兼職的工作人員缺少專業的培訓，施工過程中只要人員變動就會導致檔案的流失，或者出現沒有人繼續完善檔案工作的情況，導致檔案未能保存妥當，更談不上保證檔案的質量。致使檔案的整體性和準確性不足，通常都有著材料歸檔不完整；內容缺失、簽章手續不到位；復印件過多，整理不規范等不足，這種情況都嚴重影響著檔案質量，致使重點工程的檔案無法真實的展現工程情況且無法發揮檔案本身具有的功效。

2.3管理制度不健全

工程檔案管理的整個制度并不成熟，管理方法不夠健全。建設方和承包方在檔案管理時責任分配不清晰，缺少明確責任意識，建設方、監理方及施工方各自的檔案工作沒有進行有效的交流，各自的標準不一樣，檔案資料的走向不完善，使得資料工作的進行受阻，檔案的及時性和準確性受到質疑，而檔案最終的收集整理也被推遲。

3.加強檔案管理工作的舉措

3.1強化宣傳，加強檔案意識

化工企業工程檔案工作關系到施工單位、設計單位、建設單位、檔案行政管理、監理單位等多個部門，僅僅依靠檔案部門來工作是不夠的，必須應用多種方式，加強工程主管項目部與監理、施工等各個單位的檔案觀念，將工程檔案與領導責任掛鉤，將檔案工作的內容歸納進工程管理的內容中，保證檔案的完整。近幾年我公司把檔案工作“三納入”作為開展工作重要抓手，即將檔案管理納入企業的發展規劃和年度工作計劃、納入領導的議事日程、納入員工的工作職責之中，建立了項目檔案管理工作人員網絡體系，指定專人負責文件、圖紙、計算數據、聲像等文件材料的收集、管理工作，制定了明確的崗位責任。

3.2健全檔案管理，建設合理的化工企業工程檔案管理制度

做好工程檔案的管理工作除了在思想上應引起足夠的重視外，還應以建章立制、規范管理為基礎。工程檔案管理作為項目管理工作之一，也應實施程序化、規范化管理，這樣可使工程文件、檔案管理工作有章可循、有條不紊地進行。建立合理的檔案管理大綱、組織機構、崗位職責與資格、工程文件的接收、分發、傳遞、存檔、計算機管理、登陸檢索利用、檔案的分類與編碼、檔案處理流程、檔案的利用規定、規范化的工程文件格式要求、標示方法、存檔方式等。對于具體的建設項目法人來說，制定一套適用于本企業工程建設項目特點的工程項目文件、檔案管理細則，是企業順利開展工程項目文件、檔案管理工作的前提和保證。

3.3強化對檔案的收集

工程項目檔案是項目施工管理過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄。目前各項目在收集聲磁檔案和竣工圖編制上還存在一些問題，還需要強化對檔案的收集和編制。工程照片及音、錄像（光盤）材料是工程檔案的重要組織部分，對工程形象的、直觀的反映，直接體現了所做工程的面貌，工程完后，項目部應及時將工程全貌及構造物照片資料收集齊全，形成一套完整的技術檔案資料交檔案部門。

3.4實行同步跟蹤管理

化工企業工程檔案管理工作和工程建設進程必須同步，當建設項目申請立項時，就要開始對工程檔案材料進行收集、整理、審查工作，當工程竣工驗收時，就必須把工程檔案的驗收工作完成，從工程的源頭就開始控制檔案的管理質量。檔案管理部門也要定期或不定期深入施工現場進行檢查和指導，及時發現并解決各種問題。各參建單位也要及時做好煤礦重點工程檔案的審理鑒定工作，完成一項歸檔一項，不要等整個工程要竣工驗收了，才忙于補充資料、整理資料。

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關鍵詞：檔案安全保障；指標體系；評價實施

檔案安全保障體系是否有效、如何實施評估，檔案安全保障體系的建設應當遵循什么原則、確定什么樣的評價指標等問題，是檔案安全保障體系建設過程中的重要內容，也是整個檔案安全保障體系中客觀因素與主觀判斷的相結合的問題。

1檔案安全保障體系建設應當遵循的原則

對檔案安全保障體系的評價評估的目的，是對檔案安全保障體系的有效性進行評估。而設定評估評價應當遵循的原則是建立評價評估體系的基礎。就目前的研究成果看，與檔案安全、檔案信息安全、信息安全、環境安全相關的評價、評估的原則在許多文獻中都有論述，我們從中選取9篇有代表性的節點文獻（文獻目錄見參考文獻），采用統計歸納的方法，從中提煉出可供參考的共性原則是：

可操作性原則。“評價指標應該簡單、明確、使用方便，要考慮到指標的量化及數據獲得的難易程度和可靠性，盡量選取那些表征性強的、實用的、便于統計和量化的參數作為指標。評價指標必須有良好的可操作性才能保證評價值準確、快捷獲得，以確保評價工作的正常進行。指標個數的多少應以能說明問題為準，同時，保證指標的公正性。”[1]

科學性原則。“科學能揭示事物發展的規律，作為人們改造世界的指南。建立電子檔案信息安全指標體系，也必須反映實際以及事物的本質，反映影響電子檔案信息安全狀況的主要因素。只有堅持科學性原則，獲得的信息才具有可靠性和客觀性，評價的結果才有效。此外，指標體系的建立，還應符合國家有關信息和信息系統安全的法律和法規。”[2]

系統性原則。“在構建檔案安全標準體系時，必須從系統的角度出發，綜合分析檔案安全管理各環節、各要素之間的關系，形成一個具有全局意義的標準體系。在這一體系中，要考慮今后標準的制定修訂與已有標準的相關性、連續性和勻補性。又要確保體系內每一項標準的內容和技術前后一致，相關標準之間在內容與技術方面的一致，只有這樣，才能有效地維護檔案安全管理在整體上的系統性及與其他相關標準間的一致性。”[3]

動態性與穩定性相結合原則。“評價指標體系內容不能頻繁變動，在一定時期內應保持相對的穩定性，這樣，有利于評價的連續可操作性和可比性；同時，指標體系也不是一成不變的，應隨著社會發展和技術進步而逐步調整。”[4]

定性與定量評價的結合性原則。“評價指標體系的設計應當滿足定性與定量相結合的原則，即在定性分析的基礎上，還要進行量化處理。量化指標有利于進行準確、科學、合理的評價，對于那些難以量化的指標，可采用評分法，利用專家意見近似實現其量化。”[5]

可持續發展原則。“檔案安全體系的建設是一個循序漸進、不斷完善的過程。這一過程需要不斷優化，不斷完善，以達到科學、合理和實用的目的。因此，檔案安全標準體系中的每一項具體標準，都應該在檔案管理和檔案保護長期實踐和理論研究的基礎上，反映優化了的技術、工作程序、組織程序和管理水平，要能夠體現目前先進而成熟的技術手段、設備情況和管理方法，使整個標準體系具有領先性和一定的超前性。”[6]

實用性原則。“檔案安全標準體系的構建，必須依據我國檔案部門的實際發展需要和客觀可能性，從現實情況出發，適時制定有關標準，使標準的規定事項同實際工作的技術狀況和管理水平不致產生太大的差距。我國《標準化法》規定的標準定期復審制度，目的就是要保證標準在社會不斷發展的情況下，有所更新、有所完善，保證標準能在一定時空范圍內，保持相對的技術指導性和推薦性，能夠付諸實踐，也保證標準能隨檔案事業發展的實際變化而修訂，真正起到提高檔案管理水平和管理效益的作用。”[7]

2檔案安全保障的評價指標體系

依據上述原則，檔案安全保障體系評價指標體系層級的劃分不宜過多，按照以往檔案系統各種評價、評估指標體系劃分的慣例，采用由大到小、由面到點、逐層分解的方法，將檔案安全保障體系評價指標體系分為3個層次，從上到下依次為目標（宏觀）層、要素（中觀）層和指標（微觀）層。除目標層外，每一層次選擇能反映其主要特征的要素，下層為具體指標層，要素的內容和關聯度，由下而上，層層遞進。

2.1檔案安全保障評價指標體系的層級劃分。第1層次的目標 (宏觀) 層，以檔案安全保障體系核心要素作為總目標層，用來衡量檔案安全保障體系的總體水平，包括環境因素、管理因素和技術因素3項。

第2層次的要素(中觀)層，選取“周邊環境”、“館庫環境”、“設備環境”、“工作環境”、“網絡環境”；“安全管理機構”、“管理規范”、“規章制度”、“工作流程”、“管理措施”；“業務技能”、“保護技術”、“網絡技術”13個特征要素。

第3層次的指標(微觀)層，選擇了72個具體的評價指標。詳見下表。

2.2指標說明及分值設定

3實際測評指標值換算與使用

從可操作性出發，實際測評以計分制的方式實行。具體測評指數值換算方法是，三級指標中的72個指標項，每項的分值均為2分，總分為144分。以達到指標項要求的程度，分為“優”、“良”、“中”、“差”、“劣”5個檔次，對應的分值從2分到0分，每個檔次的分差為0.5分。即優―2分、良―1.5分、中―1分、差―0.5分、劣―0分。

在實際測評中，通過分級加總，可以獲得被測評單位的總體安全狀況，三個層面上不同方面的安全情況。比如，在目標層（一級指標），可以通過對環境因素、管理因素和技術因素分別加總，對環境因素、管理因素和技術因素的安全情況進行比較，尋找對整體安全影響最大的因素。再比如，在目標層（一級指標）環境因素下的要素層（二級指標），可以通過對周邊環境、館庫環境、設備環境、工作環境、網絡環境分別加總，對周邊環境、館庫環境、設備環境、工作環境、網絡環境的安全情況進行比較，尋找對環境因素影響最大的子要素。同樣，也可以通過對要素層（二級指標）下的某一項的具體指標得分情況，來分析和尋找對該項二級指標影響最大的三級子要素。

4檔案安全保障體系評價檔次與檔案安全風險評估等級的對應關系

檔案安全保障體系評價實際上是進行檔案安全風險評估。我們將檔案安全保障體系評估結果分為“優”、“良”、“中”、“差”、“劣”5個檔次，對應于檔案安全風險評估的“安全”、“比較安全”、“臨界狀態”、“比較危險”、“非常危險”5個等級。因此，在進行檔案安全保障體系評估時，應該考慮下面幾個重要因素：

4.1原有基礎的差異。檔案安全保障體系評估重點主要是對檔案館進行評估。因此，一定程度上，檔案館原有基礎的差異，就決定了檔案安全保障體系評估的結果。在實際評估中是考慮原有基礎的差異，采用不同標準分類分層次評估，還是不考慮原有基礎的差異，采用同一標準進行評估？如果將評估視為一般性工作，可以考慮原有基礎的差異，采用不同標準分類分層次評估，以便盡可能地體現公平公正；如果將評估當做風險檢測，就不應該考慮原有基礎的差異，而應該采用同一標準進行評估，以便查找安全風險及安全漏洞。

4.2確定控制性要素。在上述指標項中，為了便于操作與換算，全部72個指標的賦值是相同的。但各個指標項在整個指標體系中的重要程度卻是完全不同的。有些指標在整個指標體系中處于關鍵地位，是整個指標體系中的控制性要素。這些要素一旦缺失或存在問題，無論其他指標得分有多高，整個檔案安全保障體系就將處于危險狀態。需要將這些控制性要素尋找出來，并明確其準許的底線。

4.3分層分項控制。由于采用的是底層等值加總的方式換算評估的總體得分，往往容易以總分高低論英雄。但檔案安全只要有一個方面存在問題，就會影響到整個系統的安全。因此，在實施評估時，應當采用分層分項計分的方式，確定只要各層次有10的項處于“差”或5的項處于“劣”時，該檔案館的檔案就處于“比較危險”狀態；各層次如有20的項處于“差”或10的項處于“劣”時，該檔案館的檔案就處于“非常危險”狀態的原則。文中的百分比值只是一個說明性的估值，具體應該定一個什么樣的值，有待在具體測評中通過實踐來確定。

5結語

“收、管、用”是檔案工作的最基本內容。“收齊”、“管好”、“好用”則是檔案工作的目標，也是對“三個體系”建設最為通俗的解讀。進行檔案安全風險評估指標體系研究，是“三個體系”建設中的重要環節，不僅是一個理論問題，更是一個實踐問題，需要我們在檔案安全保障的具體工作中不斷地研究、摸索、探尋、完善。盡快建立起一套簡便有效的檔案安全風險評估指標體系，為建立健全檔案安全保障機制，提高檔案安全保障能力提供支撐。

參考文獻：

[1] [2] [4] [5]田淑華. 電子檔案信息安全管理研究[D]. 中北大學: 中北大學，2009.

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近十年來，隨著依法治國方略的實施，檔案法治、檔案法制成為檔案學者及檔案行政管理者關注的重點與焦點，研究的論文大量見諸檔案期刊，但是，這些論文多是從立法、執法、守法的某個角度、層面或方面進行研究，鮮有從法律制的角度進行研究，成果甚少。

隨著法治國家建設的推進和社會主義法律體系的建立與完善，我國的檔案工作法制化出現了許多新情況和新問題，其中之一就是檔案及檔案工作不僅受以《檔案法》為核心的檔案法律法規的規制（2016年9月底在國務院法制辦網站上檢索到的標題中涉及“檔案”的法律法規有238部），還受到整個法律體系中眾多其他法律法規的規制（2016年9月底在國務院法制辦網站上檢索到的條文中涉及“檔案”的法律法規就有7097部）。相關法律法規的數量是檔案法律法規的30倍。這一新情況給檔案工作的法律規制落實造成了知曉、理解、熟悉、掌握、運用等多方面的困難，使檔案法制、檔案法治工作面臨著新的嚴峻挑戰。

對檔案及檔案工作進行法律規制，建立全部法律規制下的檔案記錄體系，是全面依法治國方略要求和檔案外延擴張、數量激增的共同需求。