導語：如何才能寫好一篇檔案管理責任書，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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城建檔案事業的發展必須依靠制度管理為手段

有了法規的支持，沒有強有力的制度管理再詳盡的法規實施不了也是一紙空文。2001年，河南省建設廳下文在全省全面實施“一書一證”制度，從這幾年的管理效益來看，是搞好城建檔案管理工作的有效途徑。“一書一證”制度即建設單位在領取《建設工程施工許可證》前，須與城建檔案館簽訂《建設工程檔案報送責任書》，將簽訂責任書作為領取許可證的一項前置條件，做到有一份《建設工程施工許可證》就有一份《建設工程檔案報送責任書》。使建設單位能對工程檔案早有認識、早做準備、早抓落實。城建檔案驗收合格后，城建檔案館向建設單位發放《建設工程檔案驗收合格證》。這樣既明確了建設單位和城建檔案館各自的職責，又使城建檔案館在工程剛剛起步時就能開始跟蹤服務，避免事后補救、檔案工作滯后等現象的發生。在實施“一書一證”制度時我覺得還需把好這“四關”。即：把好建設工程檔案報送責任書簽訂的“源頭關”；把好建設工程檔案驗收的“審驗關”；把好建設工程竣工檔案的“催繳關”，把好不按規定報送工程建設檔案的“查處關”。“四關”絲絲相扣、環環相連，使建設工程檔案的管理形成了一套“閉合式”管理模式，從而使建設檔案步入了規范化管理、良性化循環的發展軌道。多方配合，形成合力，是搞好城建檔案管理工作的根本。

城建檔案事業的發展必須依靠多方配合為前提

眾所周知，城市建設檔案管理工作涉及到建設系統各部門、各單位，僅僅依靠檔案館單方面開展工作往往寸步難行，惟有借助方方面面的力量，才能有所作為。在《建設工程檔案報送責任書》的簽定上，如果沒有建設行政主管部門的支持與配合，建設工程檔案是難以管理的。在《建設工程檔案驗收合格證》的發放上，如果沒有質檢部門的支持與配合，案卷質量是難以保證的。在建設工程竣工檔案的催繳上，如果沒有城建監察部門的支持與配合，建設工程檔案的全部歸檔是難以做到的。所以，多方配合、形成合力、借助外力、謀求發展，是我們把城建檔案做大做強的法寶。

城建檔案事業的發展必須依靠一定的資金作后盾

積極開展技術咨詢服務業務，是城建檔案管理工作可持續發展的重要保證。因此，適當收取一定的技術服務費用，增強城建檔案管理的自我主動性、積極性，是使城建檔案事業走上自我造血、自我積累、自我發展的有效途徑。在工作中，應結合實際，在服務費用的收取上大膽探索，改變城建檔案單一保管、單一查找的模式，使城建檔案管理貫穿到整個工程建設中去，做到事前能技術服務、事中能檔案整理、事后能查找咨詢，提升城建檔案自身價值和社會經濟價值。一旦與建設單位簽訂責任書，就承擔了相對的責任與技術服務義務，要對建設單位進行檔案業務指導，開展工程檔案初驗、催繳、整理、保管等一系列技術服務工作，把城建檔案的技術咨詢服務與城建檔案管理上的責任相結合，把服務與責任捆綁在一起，融“責任-管理-服務-效益”于一體。

城建檔案事業的發展必須構筑出立體式的管理網絡

構筑城建檔案立體式管理網絡，是搞好城建檔案管理工作的基礎。城市規劃區域內不具備招投標條件的建設工程是建設市場的重要組成部分，是建設管理的重要內容，也是城建檔案歸檔管理的一個重要門類，需建立起城建檔案管理縱向與橫向結合的網絡建設。在縱向管理上，針對城市規劃區內的各個辦事處轄區內的零星建設和私人建房，也可按照以經濟促管理的模式，納入有效的城建檔案管理視野，以形成城建檔案管理的縱向網絡。在橫向管理上，加大對城市規劃區外各縣的城建檔案管理業務指導力度。在其建館建室、業務培訓、政策支持等方面給予幫助，使各縣的城建檔案跟上其城市建設步伐，不至于形成管理的盲點和漏區，最后在全市形成建設系統、建設管理單位在內的縱向到底、橫向到邊的立體式城建檔案管理網絡，全方位推動城建檔案事業發展的大格局。

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一、簽訂重點工程檔案歸檔責任書

重點工程檔案歸檔不及時不僅影響了重點工程形象，而且也影響了重點工程建成投產后運行、維修、管理、改擴建和技改等工作。通過以往的重點工程檔案工作實踐，我們認為造成重點工程檔案歸檔不及時的主要原因是大多數參建單位的領導、工程技術人員和管理人員把主要精力放在抓工程的進度和工程的質量上，對工程檔案工作不夠重視，檔案管理不到位，檔案工作不落實，把檔案工作看成“軟任務”，造成重點工程檔案歸檔難。由于重點工程參建單位多，如果沒有一種強制的手段管理各參建單位的檔案歸檔工作，工程檔案的歸檔工作一定會出現很多問題，而且扯皮現象肯定時有發生，最后必將影響重點工程檔案的歸檔時間和檔案質量。我們認為以重點工程檔案歸檔責任書的形式加強參建單位領導的檔案工作意識是―項行之有效的辦法。因此，我們采取了與參建單位簽訂《重點工程檔案歸檔責任書》的辦法。《責任書》明確規定了對參建單位的檔案工作要求，工程檔案的歸檔時間、歸檔檔案的質量、違約的處罰等，使有關參建單位領導真正地從思想上重視重點工程檔案的歸檔工作。實施《重點工程檔案歸檔責任書》管理辦法后。重點工程檔案的完整率、準確率、歸檔率、合格率基本達到了國家規定的要求。

二、改進重點工程設備開箱隨機資料的管理工作

重點工程設備開箱隨機資料是指設備的出廠證、合格證、質保書、安裝圖、使用說明書、保修卡、質檢報告等資料。重點工程設備開箱隨機資料的歸檔管理工作長期以來―直是重點工程檔案管理工作中的難題。以往，三鋼重點工程檔案的設備開箱隨機資料有的是施工單位收，有的是項目部技術人員收，有的是工程項目部檔案員收，比較混亂，造成設備開箱隨機資料的歸檔不完整。為確保重點工程設備開箱隨機資料完整歸檔，我們改進重點工程設備開箱隨機資料的管理方法。一是在明確設備開箱責任人方面，要求供應公司在設備開箱時應通知項目部技術人員參加，并做好設備開箱資料的驗收簽字工作，并在開箱后的兩天內向項目部檔案員移交，確保及時歸檔。二是在保證設備開箱隨機資料歸檔的完整性方面，對不將開箱資料及時歸檔或將開箱資料據為已有者，采取了嚴格的處罰制度，要求供應公司應將每周的重點工程設備開箱資料清單通知綜合檔案室，綜合檔案室不定期對項目部資料室進行檢查，若發現重點工程設備開箱資料沒有按時移交項目部檔案員，由公司企管處從項目部所在分廠月獎中扣罰。通過從制度管理上嚴格要求，確保了重點工程設備開箱隨機資料得以完整歸檔。三是施工單位做竣工資料用的設備合格證一律到項目部資料室復印，用復印件代替，原件一律保存在項目部資料室，等工程竣工驗收后再移交項目所在分廠檔案室，由此避免了以往開箱資料遺失責任不清的問題，保證了設備開箱隨機資料的完整性。重點工程設備開箱隨機資料管理采取新的管理辦法后，歸檔的開箱資料的原件率達到了95％。

三、實施重點工程檔案專項檢查工作制

重點工程建設的特點是任務重，工作量大，建設周期長，參建單位多，作業線長(包括調研、論證、決策、立項、勘測、設計、施工、調試、試生產、竣工、驗收等)，文字材料、圖紙、圖表、聲像材料等檔案數量多。任何一個參建單位、一個部門、一個工程技術人員(或管理人員)，在某一個工作環節、某一項具體工作、某一個工作時段沒有做好重點工程檔案的形成、積累、整理工作，都有可能給重點工程檔案管理工作帶來困難，甚至造成損失。為使施工和監理單位能在工程竣工驗收后的3個月內向綜合檔案室移交完整、準確、合格的竣工檔案資料，我們對重點工程檔案的歸檔工作實施工程檔案專項檢查工作制，一是指定一位檔案員負責工程檔案的檢查、指導工作，每月檢查一次，及時跟蹤施工單位工程檔案的收集、整理工作。二是檔案部門定期參加工程監理例會，一方面了解整個工程進展的情況，另一方面向參加會議的有關單位匯報工程檔案專項檢查中出現的問題，及時協調、解決檔案歸檔工作中出現的問題。通過實施重點工程檔案專項檢查工作制后，施工單位的領導、工程技術人員開始重視工程檔案的歸檔，一方面主動向我們通報檔案收集、整理工作中發現的問題，另一方面自身也重視歸檔檔案的質量，主要體現在歸檔的原件率比以往明顯提高，對專項檢查中發現的問題能夠及時整改。近年來，通過實施重點工程檔案專項檢查工作制進一步提高竣工圖的編制質量和文字材料的整理質量。

四、發揮監理在重點工程檔案審核檢查中的作用

國家建設部在2001年5月了《關于認真貫徹國務院第279號令和第78號令加強工程檔案管理工作的通知》，其中第二條明確規定了監理單位在工程檔案管理中的職責：“監理單位要協助建設單位監督檢查各單位工程文件的形成、積累和立卷歸檔。”在實際工程檔案管理工作中由于檔案部門工作人員一是沒有親自參與工程施工建設；二是檔案工作人員并非工程技術專業人員，對于施工過程中的一些具體事項和環節不可能做到像監理那樣了解，因此對重點工程檔案質量的把關有限。而監理人員因為熟悉了解工程的每一個環節、每一道工序，掌握每一處質量隱患和每一起質量事故產生的原因、發現過程和處理結果，因此我們要求監理單位對施工單位提交的工程檔案資料進行簽章時要認真、負責地審核、檢查，如果發現檔案質量有問題要及時退回施工單位整改，直至工程檔案質量符合歸檔要求才給予簽章，這對提高重點工程檔案質量，確保重點工程檔案在工程竣工后及時移交有著重要的作用。為使監理能夠真正重視對施工單位提交的重點工程檔案進行認真、負責地審核檢查，使施工單位移交的重點工程檔案符合國家檔案管理規定的要求，我們與參建單位簽訂的《重點工程檔案歸檔責任書》中明確規定，“監理單位應確保施工單位向檔案部門移交的竣工檔案完整、準確、系統、齊全、合格，若出現移交的檔案不合格現象，檔案部門將通知基建部門按照工程監理款的1％～3％對監理單位進行處罰。”由此使監理單位在重點工程檔案的審核檢查中真正重視起來，確保了重點工程檔案的質量和檔案的及時移交。

五、強化重點工程檔案的監控力度

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【關鍵詞】精細化 涉密 檔案 管理者

精細化管理是細節觀念的理論化、系統化、實踐化，是細節觀念在管理領域的升華。它使細節觀念充分深刻地融入到管理之中，使細節觀念充分、深入地在管理實踐中發揮作用。時代需要精細化管理，精細化管理也非常適應當今的需要。在涉密企業里都存有大量不同密級的各類涉密檔案，并隨著企業生產的發展，規模的擴大而不斷產生更多不同價值的涉密檔案，在當今的信息時代，先進的技術和計算機網絡為收集和使用各類檔案信息提供了方便，同時也增加了內容敏感的涉密檔案管理的難度。使用互聯網、電話、手機、傳真機、復印機等辦公自動化設備，稍有不慎，就會導致泄密，給國家和企業帶來隱患或不可彌補的損失。因此，如何加強涉密檔案的管理是每個涉密企業的重要工作之一。細節決定成敗。我們公司在涉密檔案管理中實施精細化管理，科學地維護和利用了涉密信息、檔案，為國家和企業創造了潛在的價值。

一、宣傳保密教育，樹立涉密檔案精細化管理理念

對企業全體員工進行普法保密教育，宣貫《保密法》。保密是每個公民應該履行的義務，尤其是對涉密檔案管理者。因其特殊的工作崗位和身份，了解企業涉密檔案內容較多，企業涉密檔案有無失泄，跟檔案管理者保密責任有著重大的關系，直接影響到企業保密工作的好壞。因此，要對涉密檔案管理者及承載場所和載體進行精細化規范，統一管理，定期培訓保密法律法規，學習《檔案法》、《國家秘密管理規定》、計算機、網絡保密防范技術知識，了解各類涉密檔案的保管和利用，各種密級檔案及其知悉范圍，要懂保密，會保密，善保密，努力提高通過計算機、網絡等介質泄密的識別能力和防范處置能力，可以通過保密知識手冊、知識競賽、宣傳欄、組織觀看泄密案例教育片等形式對檔案管理者進行保密教育和保密提醒，增強保密意識，提高敏感性和責任心，在工作中自覺遵守保密原則，時刻牢記“敵人就在你身邊，泄密就在一瞬間”。用高度的保密意識和理念，及時發現泄密隱患，堵塞泄密漏洞。用嚴謹的工作作風把守住企業的每個秘密。

二、精細涉密檔案管理制度

對制度的行為要求，執行責任，操作程序，監督措施等方面進行細化完善，以高技術防范手段和嚴密的監督制約措施對涉密檔案管理工作的各個環節進行保護，完善各項規章制度是做好涉密檔案管理工作的保障。我們公司根據《保密法》、《檔案法》結合企業生產情況，制定了嚴密而簡明、易于操作的保密管理細則，如《涉密檔案保密管理細則》、《涉密檔案歸檔制度》、《涉密檔案利用制度》、《涉密檔案解密制度》等，使涉密檔案管理工作有制度可依，有章可循，同時用制度約束管理者在收集、整理、編訂、保管、使用、解密、銷毀等涉密檔案管理的各個環節不出差錯，減少泄密事件的發生。對不同涉密載體(光盤、U盤等介質)的檔案分門別類的制定規章制度，各類涉密檔案根據密級的不同，按照國家密級保管要求(秘密級10年，機密級20年，絕密級30年)制定不同的管理措施，辦理相對應的登記審批手續，任何個人都無權私自存放、使用涉密檔案，涉密檔案必須在規定時間內使用完經審核后及時歸檔，不得隨便摘抄復印、復制、遺失。如有失泄應及時查明原因，盡快補救，減少損失。這么多年來，我們公司從無發生涉密檔案失泄事件，多次被河南省國防科工委評為保密先進單位。

三、精細責任

人是有責人感的，只要環境適當，人們不僅會承擔責任，而且還會追求責任，愿意在工作中發揮自己的聰明才智和創造性。企業建立保密責任制，從公司領導到檔案管理人員，層層簽訂保密責任書。替代壓制性管理，推動管理者自覺完成擔負的責任。我們公司采取責任雙方共同簽訂的方式，上一層履行監督管理職責，下一層向上一層負責，形成一張“橫向到邊，縱向到底，一級向一級負責”的保密責任網絡。可以“按圖索驥”進行責任監督，責任考核和責任追究，做到“層層簽訂保密責任書，事事明確保密責任人，誰出問題誰負責”。用制度約束、監督，將安全保密責任轉化為崗位操作規范，盡量減少知悉者的彈性空間，將對涉密檔案人員的管理納入考核，建立職責考核記錄，一方面對考核記錄不好的管理者進行保密提醒，扣發保密津貼，對記錄好的給予獎勵;另一方面注重分析履行職責不力的原因，引以為戒。獎懲分明的實施提高了管理者履行保密職責的能力，增強保密意識。公司對涉密檔案各環節的管理制度化，標準化，責任到人，進行系統管理，做到未雨綢繆，防范未然，最大限度地杜絕泄密事件的發生，使國家秘密得到有效保護。

四、精細日常管理

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(一)建設單位不重視地下管線檔案

建設單位不重視地下管線檔案管理主要體現在以下兩個方面：一方面，建設單位不重視自身建設工程管線檔案的形成歸檔移交，地下管線檔案的形成時間存在極為嚴重的滯后性，導致后續工程的利用受到巨大的影響。另一方面，建設單位不重視地下管線檔案的利用，在施工過程中因為不清楚原有管線的位置，導致損壞原管線的情況。

(二)缺乏統一的管理體系

城市地下管線檔案管理不僅會關系到城管、煤氣、水務、廣播電視、電力以及電信等各個機構，同時城市規劃、建設等政府管理機構也會涉及到地下管線檔案管理工作。設計機構過于廣泛，同時缺乏一個針對整個城市地下管網工程建設實施綜合協調、監管的權威部門，導致檔案館與檔案行政管理機構難以針對地下管線檔案實施規范、統一、協調的管理。此外，由于地下管線工程缺乏一套統一的技術規范與標準，導致地下管線檔案所收集的內容也存在巨大的差異性。城市中各種地下管線檔案的形成與管理的內容、范疇都存在明顯的差異性，而大部分城市并沒有針對地下管線檔案管理工作制定一套統一的技術規程，導致地下管線檔案管理工作難以進行規范、統一的管理。

(三)缺乏行政管理手段

因為缺乏有效的行政制約措施，導致各個城市并沒有制定地下管線竣工檔案驗收體系；因為缺乏制度約束，造成管線施工機構（建設機構）并沒有根據相關要求向城市城建檔案館移交管線工程竣工檔案；因為管線工程項目信息資源的缺失，導致地下管線工程項目檔案管理難以實施有效的跟蹤、監督以及指導。而大部分城市也沒有嚴格落實國務院的《建設工程質量管理條例》，導致不按規定移交地下管線工程檔案的機構沒有受到應有的處罰。

二、應對措施

(一)加大宣傳力度

正如上文所述，地下管線檔案管理工作涉及的機構非常多，只是依靠檔案管理人員與技術人員是難以保障地下管線檔案管理工作的有序開展。這就需要加大宣傳力度，切實提升工作人員與廣大人民群眾對地下管線檔案管理工作的重視程度。不僅要向社會宣傳地下管線檔案管理工作相關的規章制度，同時也要向社會宣傳因為地下管線檔案的信息不暢、管理分散以及檔案不全對整個城市發展所造成的巨大影響。通過宣傳，切實提升社會對地下管線檔案管理工作的重視程度，從而有效保障地下管線檔案管理工作的有序開展。

(二)加大法規建設力度

1.建立健全地下管線管理法規。

要想有效保障城市建設與發展，就必須要針對地下管線規劃建設工作進行有效的監管，深入推動地下管線管理法規工作的開展，確立地下管線的執法主體與管理體系，促進地下管線的審批、規劃、監管以及建設朝著規范化的趨勢發展，尤其是要進一步明確地下管線竣工測量與報送城建機構備案等規定。此外，各個城市還應當制定一套統一的地下管線工程檔案管理措施，切實規范地下管線檔案管理行為，加大地下管線工程檔案的收集、開發、歸檔以及利用工作，保障地下管線檔案管理工作法制化、制度化、規范化的發展。

2.完善地下管線統一管理體系。

地下管線的管理實質上是針對城市地下空間資源所進行的管理，其本身應當屬于政府行為。對當前地下管線各個產權機構各自為政的情況，各個城市應當構建一個地下管線規劃監管部門，針對地下管線實施統一、協調，由該部門負責整個城市地下管線的規劃與建設工作，并且針對地下管線工程的申請、初審、查勘、發證以及挖掘回填等流程進行嚴格的監管。

(三)健全管理舉措

1.建立健全地下管線行政管理舉措。

一方面，要深入貫徹落實《城市地下管線工程檔案管理辦法》、《建設工程質量管理條例》等規章制度，采用《建設工程檔案合格證》與《建設工程檔案報送責任書》制度。對城市中的地下管線建設項目，在進行“施工許可證”與“建設規劃許可證”以前，必須要和城建檔案管理機構簽訂相應的《建設工程檔案報送責任書》；對沒有獲得《建設工程檔案合格證》的工程不可以進行備案。另一方面，要貫徹落實地下管線竣工測量與歸檔管理工作。因為地下管線項目所具有的隱蔽性特征，倘若不制定管線施工竣工圖、不實施竣工測量，會導致未來新建或者改建地下管線的建設、規劃等各個方面受到巨大的影響，并且還會在地下埋下巨大的安全隱患。所以，地下管線項目在進行覆土之前，相應的建設機構必須要委托具備有關資質的工程測量機構來開展竣工測量工作，并按照相關要求制定管線施工竣工圖，上報城建檔案部門進行歸檔管理。各個地下管線建設與監管機構必須要嚴格遵循相關的規章制度來進行專業管網圖編制，并定期上報城建檔案機構。對不辦理建設工程與規劃定點許可的機構，必須要進行查處；對沒有根據規定進行地下管線查詢的，規劃機構不能對其管線項目實施規劃定點審批。

2.加強地下管線管理。

其一，加大地下管線規劃管理工作。必須要把各種地下管線規劃工作納入到城市整體規劃工作中來，并且要明確各個管線的建設順序、建設時間，保障地下管線的建設能夠與城市規劃進行有機的協調。與此同時，要進一步加大城市道路管理綜合規劃力度，科學指導各個管線權屬機構正確利用地下資源，防止各種管線之間以及有關建筑物之間產生的矛盾。其二，加大地下管線建設環節的管理力度。必須要嚴格要求各個管線建設機構按照相關標準與要求來執行報批手續，持續加大管線建設工作的監管工作，對隨意改造地下管線位置、不執行報批手續以及不根據批準方案進行施工的行為必須要給予嚴格地查處。同時，還要將建設機構的不良行為納入到單位信用檔案當中，根據危害程度、情節以及性質等各個方面，給予吊銷營業證書、降低企業資質、責令停業整頓、限制市場準入、評標扣分、經濟處罰等處理方案。

三、結束語

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文書檔案是醫院工作的一個重要環節，是反映醫院整體管理和衛生事業發展水平的一個關鍵指標。本文從辦公室文書檔案管理的特點出發，結合個人實際工作，分析辦公室文書檔案在實際工作中需解決的問題，并提出改進方法。

【關鍵詞】

文書檔案；檔案管理；辦公室

醫院文書檔案是醫院長期行政管理的歷史記錄，其內容囊括了醫護管理、黨務管理、醫政管理、人事管理等許多方面；涉及到了醫療、教學、科研、公共衛生等各種工作的實施和開展情況；保存著醫院的規章制度、發展規劃、統計資料、會議記錄等重要內容，對于醫院的日常管理和臨床科研都十分具有保存和參考價值。因此辦公室的文書檔案管理工作顯得尤為重要。

一、辦公室文書檔案管理特點

（一）文書檔案管理涉及面廣。文書檔案管理工作是通過單位的文檔室進行的。文書檔案內容豐富，涉及面廣。包括來自上級或本單位制定的文件、協議、合同、電子檔案、責任書、往來信件記錄及其他材料。

（二）文書檔案管理工作一體化。文書檔案來源與文書工作，文書檔案的質量直接影響到了檔案質量和檔案工作，而文書檔案管理是建立在文件搜集、運轉、催辦和承辦基礎上的，是文書工作的終點。

（三）文書檔案管理的重要性。由于文書檔案主要進行的是文書材料的立卷工作，為了保證文書檔案管理工作能更好地為中心服務，起到在工作中的參謀和宣傳教育作用。文書檔案管理的重要性不言而喻。

（四）文書檔案管理的相對保密性。辦公室文書檔案管理人員的首要責任就是維護檔案的安全。而醫院文書檔案具有很強的專業性，檔案利用者也具有局限性，為了尊重醫患關系，需要相對較高的保密要求。

二、文書檔案管理現狀中出現的問題

（一）文書檔案管理制度方面不完善。通常辦公室文書檔案資料都設置于綜合檔案室或庫房里，辦公室工作人員由于主觀上的個人原因如工作繁重、使用方便等及客觀上的存放檔案受區域限制，沒有及時將文書檔案資料歸檔。這造成管理松散，使用效率低下，在出現問題時各個部門相互推諉，十分不利于管理。加之文書檔案管理工作得不到重視，管理意識薄弱，檔案管理制度不完善，職責分工不明確等最終造成了管理成果與管理標準相去甚遠的結果。

（二）辦公室文書與檔案工作認知不足。文書與檔案工作相輔相成，目前大多數單位采用的是文書和檔案“分塊管理”的制度。雖說這種管理制度具備一定的有效性和科學性，但文書管理人員在實際工作中對檔案意識較為單薄，對自身職責認知不清以及檔案人員對于其工作內容理解的不到位，不愿意花精力作指導，于是在某種程度上這種制度讓文書工作和檔案工作產生了分歧，無法真正做到和諧的統一。甚至會導致管轄區內的文書檔案管理工作存在一定的滯后性。

（三）文書檔案管理工作人員缺乏專業素養。由于文書檔案的管理人員存在專業知識與文化程度的差異。很多人員基本素質有待提高，新知識明顯儲備不足。專業知識的欠缺在實際工作中會致使歸檔文件材料質量不高，文件材料分散不利查閱和管理。再加上少數檔案人員的工作責任心不強，沒有認真記錄與整理相關的檔案文件，造成檔案文件的真偽性不明。這些均嚴重影響了文書檔案管理工作的可持續發展。

三、辦公室文書檔案管理工作的有效實施途徑

（一）完善文書檔案管理制度。單位領導需真正認識檔案管理的重要性，重視制度的制定，完善管理中需要的配套硬件，并能深入貫徹實施文書檔案管理制度。文書是檔案的來源。遵照立檔歸檔原則，以醫院形成的文書為準則，工作中嚴格統一工作流程，建立健全歸檔制度。認真學習省檔案局頒布的規章制度，擬定相應的工作計劃。并在工作中注意：1.嚴控立卷歸檔的時效。2.保證文書的完整并合理分組。3.明確分檔的重點。4.定期清理已無保存價值的文檔。

（二）保證文書檔案齊全完整。辦公室文書檔案管理工作者在工作中不僅要將已形成的檔案收集齊全完整，而且還應關心文書檔案的形成與辦理過程中的相關情況。文書工作者在最初歸檔時要認真檢查材料，發現應有附件而未及時歸檔的要記得催要；有外借卻未按時上交的文件要跟蹤收回。在做收文登記后應甄別該文件會否具有保存價值，不具社會價值的無需歸檔。在檢閱完畢后進一步完成歸檔工作。認真完成從零散“頁”到“件”，再到裝盒為“卷”的檔案入庫工作。

（三）實施“自動化”文書檔案管理。在自動化環境下，文書的儲存、分類、瀏覽等將更加容易與規范。文檔管理數字化、信息化能更加迅速、準確地處理各種信息，提高辦公效率，這是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

（四）加強在職教育，強化管理文員培訓。辦公室文書檔案管理人員的能力直接影響檔案管理工作的質量，因此需要具備豐富的檔案管理知識與扎實的管理操作能力。1.由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，積極完成自我學習并參加相應的省市檔案局的有關檔案管理培訓。2.要進一步提高文檔管理人員對文檔工作的認識，增強管理意識。3.加強制度建設，建立長效培訓機制。4.明確在職教育的原則，選擇課程內容。

四、結語

文書檔案管理工作要求既要把握大局，又要嚴格控制每個工作細節，可從文書檔案整理到建立健全規章制度和工作程序等方面入手。做到不斷提高辦公室人員的文書檔案管理水平，認真搞好文書檔案與其他工作的銜接。

作者：商棗河 單位：山東棗莊市婦幼保健院

【參考文獻】

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doi：10.3969/j.issn.1674-4985.2012.08.096

醫院檔案管理是醫院管理工作中一個重要組成部分，是研究和借鑒醫院發展歷史經驗的重要參考資料，對研究醫院的學術、技術進步經驗，推動醫療衛生事業的發展都有重要參考價值。當前，如何準確把握新時期醫院發展的特點，加強醫院檔案管理，最大限度地發揮檔案的作用，對促進醫療事業的發展具有重要作用，筆者結合多年檔案管理實踐，探討一下加強醫院檔案管理的幾條途徑。

1加強全員的檔案管理意識

加強檔案法的學習，增強醫院干部、職工的檔案意識，特別是領導干部的檔案管理意識。領導重視是檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為醫院發展的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展;要大力宣傳檔案工作，使醫院領導、醫院管理者、醫院職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作。醫院以醫療服務為根本任務，長期以來對醫院檔案缺乏嚴格的考核，因而實際工作中往往出現檔案管理可有可無的模糊認識。并且由于受到人員、設施、經費等方面的限制，檔案管理工作很易受到冷遇。提高各級干部檔案工作認識，才能使檔案工作順利開展。

2健全醫院檔案管理制度

醫院檔案管理制度內容十分廣泛，如檔案收集和歸檔制度、檔案利用、保管等制度，制訂檔案保管期期限、歸檔范圍等規定，并將這些制度和規定納入醫院崗位責任制和考核辦法之中。由于醫院檔案工作具有其內容繁多復雜、部門眾多而又分散、專業性技術性強、檔案保管要求及機密程度高低差異懸殊等特點，因此，應建立符合醫院實際情況的檔案管理制度，并在工作中不斷加以完善。其中，建立和健全檔案收集制度尤為重要。從醫院整體角度看，醫院臨床醫技各科室、醫院行政管理及后勤等各部門、醫院各級領導、各科室干部和醫護技術人員，都或多或少地形成文件材料檔案，材料形成的這種分散性往往會影響檔案的收集工作。這就需要建立健全有效的檔案收集制度，在提高醫院全員檔案意識、積極配合檔案部門工作主動歸檔的同時，建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實現動態管理，一旦發現遺漏丟失，及時查找補救，確保檔案材料的完整性。

3拓展醫院檔案歸檔范圍

醫院由于處于一種特定的條件下，面臨諸多新的問題。因此，拓展歸檔范圍，加強有關內容的收集是檔案工作的新課題。如醫院經營方面，所進行租賃、承包、核算的方案、協議等應實行歸檔收集。又如提倡采購招標，其招標方法、程序、協議、合同也應進入歸檔材料之中。所以，要進一步健全檔案管理組織，落實專人收集。

4重視檔案資源的開發利用

檔案資源的開發利用是檔案管理的主要目的，一方面，通過檔案深層次開發，提高檔案的使用價值，為醫院業務、醫院管理及患者服務。同時，通過利用檔案為醫院創造良好的社會效益和經濟效益，提高檔案在醫院管理中的地位和作用，促進檔案建設；另一方面，檔案管理人員要樹立服務意識，使醫院的檔案為臨床醫療、教學、科研工作服務。同時，積極開展多種編研活動，對信息進行開發，編寫各種專題匯編，為利用者提供多方面、有實效的信息。另外，還要加強檔案利用反饋信息的管理，以滿足醫療、教學和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發揮其社會效益。

5加強病案的規范化建設

檔案管理必須強調制度化，病案是醫院檔案的重要內容。要加強對醫務人員病案書寫的教育，提高對病案嚴肅性的認識，使醫務人員從思想上以予以重視，嚴格要求，養成嚴謹認真的工作作風。落實病案書寫規章制度，加強病案書寫規范化的培訓，要實行專人負責。當前在病歷書寫中存在代上級醫師簽名的現象，反映了各級醫師對病案書寫的嚴肅性缺乏應有的認識，要強化管理抓落實。實行監督制度，對病歷實行抽查，有獎有罰， 要使職工明確病歷既反映了一個人的敬業精神和態度，也反映了醫療質量的好壞。病歷質量低下，很可能由此引起醫患糾紛。

6積極制定相應的考核制度

檔案管理是一項長期工作，要使各級嚴格把關，責任到人，還須建立相應的考核制度。筆者所在醫院將此內容納入科室管理責任書之中，將檔案管理與科主任工作實績考核獎懲掛鉤，明確科主任對科室檔案工作的管理責任，要求科主任抓好歸檔材料的收集、整理，促進了檔案管理的規范化。

7實現醫院檔案管理現代化

充分發揮電子計算機在檔案管理中的作用。利用電子計算機管理檔案信息的收集、傳遞、開發利用的主要功能。在目前最重要、最基本的現代化管理手段之一是計算機管理，將檔案內容按黨群工作、行政管理、業務管理、科研教學、基本建設、儀器設備、財會等分門別類地輸入計算機，這具有檢索快捷、方便、高效等優點，使查檔案材料費時費力的原始勞動，變得在幾分鐘甚至數十秒鐘便可解決的問題。這樣既是人類勞動能力的解決，更是工作質量的飛躍。加大電子檔案管理相關規范的宣傳教育，可以使檔案信息在現代化機器設備中迅捷、準確、方便地再現，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。

8實現檔案管理設施的標準化

地區醫院積極實現基礎設施標準化，辦公設備自動化，保管設施配套化，建立了人事檔案專用庫房，做到檔案庫房、閱檔室、辦公室“三室”分開，配備計算機，打孔切紙機和打印復印、擋描一體機及照相機等器材設備，并在檔案庫房添置空調、滅菌機、去濕機及滅火器等設備，嚴格執行防火，防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等六防措施，確保了檔案保管的安全，為檔案保存提供了更為舒適的環境。

9提升檔案管理人員的專業化

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（一）重工程建設，輕檔案管理

由于經濟利益或趕工期等原因，往往重建設、輕管理，重竣工、輕保存的問題，致使工程檔案管理的機構、人員、經費、庫房等得不到有效落實。

（二）管理制度不健全，且管理執行不到位

工程檔案收集齊全完整難；檔案整理環節多，規范整理難度大；檔案數量多，頁數、件數、卷數及套數等都較多，正確統計難度大。

（三）檔案管理人員配備不足，工程建設檔案管理體制不完善

由于工程建設單位人員和經費的原因，許多單位沒有建立工程檔案管理部門，檔案管理不健全。參建單位配備的專職檔案人員少，多為兼職人員，檔案管理人員工作穩定性差，而且對航道工程檔案的收集、整理、規檔不熟悉，使得案卷質量差，無法達到檔案管理要求。

（四）檔案管理現代化水平不高，未能實現資源共享

檔案管理現代化程度不能適應單位和工程建設快速發展的需要，沒有應用專業的檔案管理軟件。許多參建單位沒有應用專業的檔案管理軟件，計算機應用僅是打字的水平，影響了檔案管理的工作效率和經濟效益。在實際工作中，參建單位重視紙質文件的歸檔，輕視電子文件的歸檔，紙質文件與電子文件未能同步歸檔，航道工程檔案信息不能實現共享。

二、加強工程檔案管理的措施和對策

（一）領導要高度重視工程檔案工作

通過檔案法律、法規普及及宣傳等方式方法，讓領導從檔案實際應用中認識到檔案工作在整個工程建設中的重要作用和地位，從而在各方面給予支持，促進檔案工作健康協調發展。

（二）依法規檔，樹立依法管理的意識

江蘇省交通廳航道局二00九年編印的，《航道建設項目檔案管理文件匯編》，下發到各工程建設指揮部和各基層單位，通過工作會議、座談交流、業務培訓、檔案法制知識競賽等多種形式，大力宣傳工程檔案法制化、規范化管理的重要意義和作用。認真學習，貫徹落實各項文件規定，提高思想素質和理論水平，實行依法治檔。

（三）增強檔案意識,嚴格履行職責

建設行政主管部門在建設單位辦理工程規劃許可或者工程施工許可時,與建設單位簽訂工程建設檔案責任書,明確建設單位以及施工、監理等參建各單位在工程建設檔案管理方面的責任和義務,并監督執行。建設單位在工程開工前,應將本單位各部門和參建單位有關工程檔案的形成、積累、整理、歸檔等工作標準和要求,以正式文件的形式印發,以便于各單位(部門)檔案人員收集相關資料,使應當歸檔的各類文件材料“顆粒歸倉”。

（四）制定明確的崗位責任，進行考核并與獎懲掛鉤

工程建設是百年大計，有了工程沒有檔案將后患無窮。成立工程建設檔案工作領導小組，建立檔案工作人員網絡體系，明確每人的工作職責，加強考核，建立健全項目檔案工作各項規章制度，建立切合實際的項目檔案工作管理體制和工作程序。定期召開工程建設檔案工作會議，及時布置相關的檔案整理工作。

（五）加強專業化指導和培訓，提高

基層檔案工作人員檔案管理水平講解工程檔案的收集標準、分類編號、整理步驟和申報資料、驗收程序等，并將現場操作示范和組織參觀有機結合起來，現場講解有關注意事項，講解案卷、案卷目錄的填寫，圖紙折疊是否規范標準、統一，發現問題及時整改。

（六）培養一批專業化工程檔案整理

人員到指導工作崗位上去對于政策理論性強，具有豐富管理知識和管理經驗，善于協調溝通，并對整個工程前期直至驗收竣工整個工程形成的文件、圖紙、照片、視頻等資料十分了解的專業人才進行重點培養，工程檔案整理需要這種新型復合式專業技術人才。

（七）通過網絡開展業務指導

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一、本責任書保密主管部門為XXXXXX；保密責任單位為XXXXXX；保密的內容為國家有關法律法規確定的涉及國家秘密、商業秘密或個人隱私的資料、信息、圖件及相關技術資料等。提供單位為XXXXXXXXX。

二、保密責任單位已被告知并承諾按照上述法律法規的規定，對XXXXXX提供的資料有責任進行有效管理，切實做好安全保密工作。

三、保密責任單位所申請使用的資料或資料的秘密等級為：XXXX機密級。保密責任單位聲明已具備獲取相應密級資料的條件，并對本單位所提供信息的真實性負全部責任。

四、資料僅限于本單位使用，不得擅自復制、轉讓或者轉借。未經批準單位的書面許可，保密責任單位不得以任何形式向包括承擔單位在內的第三方提供副本。

五、資料存放設施與條件應符合國家保密、消防及檔案管理的有關規定和要求，建立完善的保密管理制度，并提供相應的證明材料。

六、申請使用單位被撤銷或合并時，應當將資料移交給承擔其原職能的機關、單位或上級機關，并履行登記、簽收手續。

七、保密責任單位向承擔單位提供資料，應比照本保密責任書與承擔單位另行簽訂安全保密責任書。

八、保密責任單位有責任和義務進行經常性的保密教育和檢查，落實各項保密措施，使有關人員知悉與其工作有關的保密范圍和各項保密制度；支持、配合保密主管部門做好資料的保密檢查工作。

九、本責任書自簽訂之日起生效。

十、本責任書一式三份，分別由保密主管部門、資料分發管理單位、保密責任單位存檔備查。

申請使用單位（簽章）

負責人（簽字）：

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試卷檔案 教學管理 檔案利用

一、加強高校試卷檔案管理的必要性和重要性

1.當前試卷管理仍然存在一定的問題

目前，雖然相當一部分高校的試卷管理達到了一定的水平，但仍存在有待改進的地方：試卷檔案的規范化仍有待加強，如試卷歸檔程序不完善，注重期末試卷歸檔管理、忽視開學補考試卷歸檔工作等；試卷檔案的電子化建設有待加強。試卷檔案材料中，除了紙質試卷本身的唯一性、不可替代性較強以外，其他檔案均可建立電子檔案形式，但現實是紙質的試卷檔案歸檔一般比較規范，而電子材料則保存不完整，缺乏系統性；重保存，輕利用，檔案材料建立的最終目的是發揮其借鑒作用。而高校試卷檔案的管理，最受重視的試卷歸檔過程，一旦試卷材料成為真正的“檔案材料”，就被束之高閣，使得試卷的檔案價值得不到很好的體現。

2.加強試卷檔案管理具有重要的意義

試卷檔案作為重要的教學檔案，對于學生、教師、院系都具有重要作用。對學生來說，試卷及其附屬材料是一學期的學習成果的集中體現。而且學生也可以通過試卷歸檔材料，檢驗自己對所學課程知識的掌握程度，總結經驗教訓，提高學習能力。對于教師而言，試卷歸檔材料有助于教師增強對課程的理解和把握，為以后提高教學水平，改進教學方法提供了方向。對于院系而言，試卷歸檔材料反映了本學期教學工作的一個重要方面，反映著學校的教學水平和教學管理質量。同時，試卷檔案也是本科教學評估的重要參考資料。

二、高校試卷檔案的內容和歸檔程序

試卷檔案管理意義重大，而由于試卷檔案材料繁多，歸檔過程復雜，因此試卷材料的歸檔，更應明確歸檔內容和歸檔程序。

試卷檔案建立的前提是充足而完整的試卷歸檔材料。在每學期開學一周之內，由教學秘書將期末試卷歸檔材料收集整理，為試卷歸檔做好準備。試卷歸檔材料包括：學生試卷；與試卷相關的材料、附件。包括：卷內歸檔目錄、課程教學大綱、命題責任書、空白樣卷AB卷、標準答案、試卷分析報告、試卷復查表、考場記錄單、學生成績總表、平時成績登記表、異常情況說明等。另外，還包括裝訂成冊后所用的試卷封面。附件材料一般用A4紙張，材料需完整有效，凡需要有教師本人、教研室主任、系主任以及教學院長簽字處，均需有相應的簽名。試卷裝訂封面的內容應包括考試的課程、日期、班級、學科、課程性質、試卷份數、任課教師、試卷批閱、歸檔時間等。

試卷歸檔材料收集完成之后，接下來是試卷材料的歸檔工作。將學生試卷按學號由小到大的順序整齊排放，與試卷封面一起裝訂成冊。將試卷歸檔材料按順序排列，依次為卷內歸檔目錄、課程教學大綱、命題責任書、空白樣卷AB卷、標準答案、試卷復查表、考場記錄單、試卷質量分析表、學生成績登記表、平時成績單、異常情況說明。將以上附件材料裝訂成冊，與裝訂好的學生試卷冊放在一起。這就構成了完整的試卷歸檔材料。打印試卷歸檔目錄，將試卷歸檔材料按年級、專業區分開來，按次序放進試卷柜，試卷歸檔工作即告完成。

以上所說是期末試卷的歸檔過程，由于學期期末考試是規模最大、組織最嚴密、材料最齊全的考試，因此具有較強的示范意義。實際上，高校還有開學補考及畢業補考等試卷材料類別。開學補考和畢業補考試卷材料也是試卷檔案的重要組成部分。開學補考和畢業補考試卷歸檔必須遵循歸檔工作的一般原則，同時又有其特殊性。開學補考和畢業補考因考生來自不同的班級，而且附件材料的形成過程也不同于期末試卷，因此其歸檔材料比較雜亂，缺乏系統性，大體包括補考試卷、考場記錄單、補考成績記載表幾項。在歸檔時，將補考試卷按場次整齊擺放，然后將考場記錄單、補考成績記載表放入補考試卷所在的檔案盒或檔案袋，填寫歸檔學年、學期，補考時間、補考科目、補考人次等項，制成完整的補考試卷檔案材料，放入試卷檔案柜。由于補考試卷相對于期末考試試卷具有其特殊性，因此補考試卷檔案應與期末試卷檔案分開存放。

由于試卷歸檔材料數量龐大，包含的內容非常廣泛，而且歸檔過程耗時較長，因此，歸檔過程的規范性和有序性就非常重要。試卷材料的歸檔應遵循以下幾條原則：

1.有序排列、完整統一

試卷檔案材料的擺放位置，一定要嚴格按照卷內歸檔目錄進行。試卷歸檔材料要和卷內歸檔目錄所列條目完全一致。

2.注重時效、按時歸檔

由于高校每個學期都必然會有期末考試、開學補考，因此試卷材料有很強的周期性。因此，試卷材料歸檔工作的時效性要求也比較強。一般在考試結束一周之內，試卷歸檔材料的回收工作便正式展開。在歸檔材料回收工作完成后，教學秘書就要及時進行材料歸檔工作。保證材料及時裝訂、審核，并將試卷檔案按時移交檔案室。

3.真實準確

真實準確是檔案材料的基本要求之一，試卷檔案尤其如此。試卷檔案的組成材料，如考場記錄單、成績單、紙質試卷等，必須保證真實準確，是當時情況的原始記錄，不弄虛作假。

三、試卷檔案的管理和利用

試卷檔案建立后，需要建立與之相適應的制度，保證試卷檔案的正常管理和使用。一是試卷檔案的定期檢查維護制度。試卷歸檔后，要定期或不定期地進檔案室檢查試卷檔案的保存情況，檢查是否有霉變、破損等情況，發現問題及時修補；二是檔案的借閱登記制度。試卷檔案的查閱、復印，均需建立嚴格的登記制度。

檔案的建立，其最終目的是為了服務現實的需要，為以后的工作提供借鑒。試卷檔案同樣也是如此。然而長期以來人們對于檔案的認識存在偏差，造成了檔案材料的封閉狀態。高校的試卷檔案利用過程也或多或少地存在類似的問題。試卷檔案應擯棄那種只為存檔而存檔的舊觀念，要強化試卷檔案為教學科研服務的作用，要研究怎么樣使試卷檔案成為活資料，更好地服務于教學和教改，服務于現代高校教學管理水平的提高。

試卷檔案的管理工作，是高校的一項常規性工作，但又是一項極其重要的工作。試卷檔案展現著高校日常教學的成果，是教師教學活動的重要總結，是學生大學生活的重要見證，同時又為教學改革和創新提供線索。如此，必須加強高校試卷檔案的規范化管理，充分發掘試卷檔案的利用價值。

參考文獻：

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1.1完整性要求維護醫院檔案的完整，可以說是檔案管理的基本原則。要達到完整性要求，一方面要保證醫院檔案數量齊全，成分多樣，使應該集中保存的檔案不致分散和遺漏，維護全宗和全宗群的完整;另一方面要盡量保持醫院檔案間的歷史聯系，不能人為地割裂、分散。

1.2安全性要求醫院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，而且年代越久遠的檔案，其價值往往越大。但由于社會的和自然的原因，檔案材料不免遭到損毀。因此，盡可能地延長檔案的壽命，保護其安全，避免醫院檔案中的機密泄露，就成為檔案管的基本任務之一。

1.3科學性要求現代的醫院檔案管理工作，不再是對醫院檔案的簡單出納和保管，而要采用科學的理論和方法，遵循檔案工作的發展規律，把檔案管理活動作為一個復雜的系統來進行科學管理使醫院檔案管理工作向更高水平邁進。

1.4規范性要求規范性要求，也就是醫院檔案管理的標準化要求。檔案管理系統不是孤立的系統，各個檔案管理系統之間，檔案管理系統和其它文獻管理系統之間有著千絲萬縷的聯系，并正在向網絡化方向發展。這就要求統一規劃、統一協調，實行檔案管理工作的標準化、規范化，使得檔案信息資源得以共享。要達到規范性要求，除了要制訂各項醫院檔案管理業務標準和技術標準并貫徹實施外，還可通過法規手段來實現。

1.5經濟性要求在醫院檔案管理過程中應盡可能用最少的投資達到最大的效益，無論采用哪種管理手段，都要考慮它是否經濟實用，能否用較少的成本獲得較大的經濟效益。由于我國大多數檔案機構經濟條件有限，經濟因素往往在檔案管理系統運行中起決定作用。

1.6現代化要求醫院檔案管理現代化已成為一種發展趨勢，將各種現代化技術如計算機技術、縮微技術、復制技術、視聽技術等應用于檔案管理中，可大大提高檔案管理工作的效率，提高醫院檔案現代化管理水平。

2醫院檔案管理工作的特點

醫院檔案管理活動與其它文獻管理活動一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程，是一種信息控制系統，主要表現在以下四個方面:

2.1醫院檔案管理工作對社會的相對封閉性醫院檔案直接關系到其形成者的切身利益，所以，檔案一般自形成之日起，對外有相當一段時間的封閉期，然而醫院檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個過程，并由此推動檔案管理工作不斷向前發展。

2.2醫院檔案管理過程的階段性就醫院檔案的流轉程序而言醫院，檔案管理過程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個階段。處于不同階段的檔案所起作用不同，具有不同的價值，服務對象不同，醫院檔案管理方式也有不少差異。在檔案室階段，檔案具有憑證價值，主要為其形成單位控制和使用，為本單位日常工作經常查考，具有過渡性;在檔案館階段，檔案對其形成單位的作用降低，具有歷史價值和科學文化價值，進入永久保存時期。這個階段的檔案管理工作不僅僅是為某個單位服務，而是要有意識地開發檔案信息資源，主動地提供檔案為整個醫院的各項工作服務。

2.3醫院檔案管理活動對檔案形成者的依附性醫院檔案是在其形成者活動過程中產生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點、經驗和成果，包含了與其形成者利益密切相關的事實和數據。因此，檔案歷來為形成者所有與控制，其價值與它的形成者有密切關系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來源聯系的作法就充分說明了這一點。[3醫院檔案管理工作的新思路

3.1提高檔案管理人員的素質,增強人們對檔案管理的意識，檔案資源是一種潛在的生產力醫院的檔案管理與醫院的醫療、教學、科研是緊密相連的。隨著醫院管理向科學化、現代化和標準化發展,檔案工作已成為醫院管理的重要組成部分,醫院檔案工作人員是醫院檔案工作的管理者,對醫院的檔案工作實施全面的管理,在檔案管理中起著領導、決策、指導、監督作用。因此,建立一支具有堅定理想信念、掌握現代科技知識和專業技能、勝任本職工作、富有創新能力的檔案管理隊伍,并使他們充分意識到檔案的價值及檔案帶來的社會效益和經濟利益,自覺參與檔案管理工作,已經成為我們工作的當務之急。

3.2完善醫院檔案管理的體制建設和制度建設多數醫院原來的檔案管理沒有獨立的機構,造成檔案管理沒有自,工作處于被動狀態。醫院應通過認真地調查研究,制定相應的改革措施,逐步建立醫院檔案管理的職能機構,確立檔案室在醫院中的地位,實現檔案管理從分散模式向集中模式的轉變,從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開發。檔案管理是一項長期工作,醫院各級部門要嚴格把關,責任到人,建立相應的考核制度。醫院應將檔案管理工作納入科室管理責任書之中,與科室主任工作實績考核獎懲掛鉤,明確科室主任對科室檔案工作的管理責任,抓好歸檔材料的收集、整理,促進檔案管理的規范化。

3.3實行檔案標準化管理是檔案管理信息化的根本檔案管理現代化不僅是先進設備的配置，還包括管理方式的標準化。醫院檔案的標準化是指現代化檔案管理要符合檔案的各項標準化內容、分類、編號及案卷目錄，各個項目都要求標準化，符合各標準的規定。檔案要做到標準化是指現代化醫院檔案管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個環節、各個步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的內容。

4結論

檔案從幾千年來的紙質載體到21世紀的電子載體，從理論到實踐，從思想意識到管理模式，從工作手段到工作方法，從工作規范到質量標準等都面臨著機遇和挑戰。研究知識經濟給檔案管理帶來的機遇和挑戰，針對醫院檔案管理的特點和要求，探索知識經濟時代新形勢下的醫院檔案管理對策，提出具體的、針對性的措施，對于提高醫院檔案管理水平，強化醫院的檔案管理，豐富醫院檔案管理的理論內容，促進醫院檔案管理現代化建設，具有重要的理論意義和應用價值。

參考文獻

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