導語：如何才能寫好一篇電子文件與電子檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞：電子文件電子檔案管理

隨著計算機網絡的運用，電子文件與電子檔案已逐漸運用到各個單位的檔案管理中。電子文件及電子檔案的管理運用，不僅提高了檔案管理的工作效率，同時也為管理人員節省了更多的管理時間，使其能夠充分的投入到其他管理中，從而有效的節約了管理成本。此外，電子文件及電子檔案的管理運用，還在一定程度上創新了管理模式，提高了管理質量。

一、電子文件與電子檔案的特點

電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。與紙質文件相比較，電子文件的特點在于：首先，電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；其次，電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；再次，電子文件的利用不再受時間和距離的影響；最后，電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

歸檔后的電子文件稱為電子檔案。電子檔案與傳統檔案在信息記錄方式上有著根本的區別，它是以數字代碼方式記錄信息的。電子檔案具有兩個最主要的特性：一是信息的非人工識讀性。經過以數字代碼形式存在的電子檔案必須由計算機特定的程序解碼，人才能識讀它。計算機成為人和信息之間的翻譯。二是系統的依賴性。電子檔案需要依賴于計算機系統，包括軟、硬件系統的應用才具有生命力及發揮作用。電子檔案從生成、處理到歸檔后的一切管理活動都依賴于計算機系統來實現。

二、電子文件與電子檔案的管理

綜上所述，電子文件與電子檔案管理，不僅提高了管理效率，同時還提高了管理質量。然而，由于多方面因素的影響，以至于電子文件與電子檔案管理得不到有效的實施。因而，在完善電子文件與電子檔案管理的過程中，本文提出以下幾種途徑：

1.建立電子文件管理制度

建立完善的電子文件管理制度，是完善電子文件與電子檔案管理的基本前提。其主要理由有：首先，完善的電子文件管理制度，不僅對電子文件的形成、收集、鑒定及管理等實施了全過程的監控，同時還確保管理工作能有條不紊的進行。其次，在管理制度建立的過程中，通過相關條款的約束，明確文件的歸檔時間及相關數據信息，同時還能對計算機的相關軟件及格式等進行管理，從而在一定程度上保障了電子文件的質量。

2.明確電子文件歸檔范圍及方式

首先，電子文件歸檔范圍是電子文件歸檔以至今后電子檔案管理的關鍵環節。由此可見，電子文件的產生，離不開電子文件歸檔范圍的支持。其次，在電子文件歸檔的過程中，主要有兩種方式，即：介質移交和網絡移交。通過這兩種方式，來確保電子文件歸檔后的質量。最后，在電子文件歸檔的過程中，還應對其進行相應的病毒檢測，以此來確保其安全性。同時也為其他電文文件的安全提供了相應的保障。

3.做好歸檔電子文件的技術處理

在歸檔電子文件技術處理的過程中，就需要檔案管理人員能夠深入了解電子文件的具體來源及其管理過程，從而能夠對其進行詳細的了解及掌握，以便為今后的管理奠定堅實的基礎。其次，在處理的過程中，還應結合著文件選擇相應的識別結構，使其能夠在使用的過程中，順利的對其進行查閱。最后，在接受電子文件的同時，還應對其進行嚴格的病毒檢測，從而確保所接收的文件具有安全、可靠的性能。

4.完善電子檔案的保存

在電子檔案保存的過程中，主要有以下幾種方式：首先，在電子檔案保存時，要確保其周圍的環境及溫度，使其符合檔案保存的要求。其次，存放檔案載體的庫房必須按照相應規定進行管理，使其各方面達到所規定的要求。再次，在存放的過程中，必須遠離磁場，同時還應遠離有毒物質。最后，在管理的過程中，應認真核對每一個檔案數據，并及時對其進行更改、調整。

5.電子檔案的利用和更改

在電子檔案的利用和更改中，主要包括以下兩點：首先，為保證檔案的安全利用，管理人員可以針對部分檔案復制出相應的備份，使其在閱讀的過程中，使用所復制的備份資料。其次，在檔案更改的過程中，應由設計師填寫“更改通知單”，并經批準后，檔案人員根據“更改通知單”的要求，復制出修改用盤交設計師以改寫的方式進行修改，經評審后以修訂版本重新歸檔，其相同內容的紙質文件也應同時更改。

6.積極培養復合型人才，提高檔案管理水平

在電子文件與電子檔案管理的過程中，其最終操作者還是人，因而就需要在管理的過程中，能夠對檔案管理人員進行相應的計算機操作培訓。使其能夠在管理的過程中，使用正確的操作方法對其進行操作，同時，還應加強管理人員對網絡的維護及管理意識，使其能夠正確的認識到網絡管理的重要性。此外，管理人員也應在原有的基礎上，不斷更新自己的管理理念與管理模式，只有這樣，才能為電子檔案的安全管理奠定結實的基礎。

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Abstract:The thesis illustrates the definition and characteristics of the electronic document, and then describes the influence of electronic document on records management. The strategies that we should adopt are proposed to point out the significance of the records management.

關鍵詞:電子文件;檔案管理;影響;對策

Key words:electronic document;record management;strategies;significance

中圖分類號:G271 文獻標識碼:A文章編號:1006-4311(2010)04-0102-01

1 電子文件定義及其特點綜述

(1)電子文件不再是直觀的紙質文件,它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用;(2)電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞;(3)電子文件的利用是可共享的,也不再受時間和距離的影響;(4)電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同,它對保存場地的面積要求不高,而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

2 電子文件對檔案業務管理工作的影響

2.1 傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象,而應用計算機后,電子文件取代了以往的文字材料,它是由擬稿者直接寫在磁盤上,并在磁盤上進行修改,一經形成后,馬上存貯到辦公信息數據中,由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐,已總結出一套工作流程及方法、原則,如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點,也是文書工作和檔案工作的結合點,文件形成后,由文書部門收集立卷后,交檔案部門管理,一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生,隨時更改,存貯在計算機磁盤或光盤中。因此,它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔,必須以磁盤或光盤的形式移交,歸檔范圍也不能只是“辦理完畢,具有保存價值”的文件,還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。

2.2 由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性,其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化,原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大,要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論,文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限,而電子文件一方面由于制作方便,將產生比以往更多的文件,另一方面由于用戶的需要,信息和數據不斷地修改和補充,因此很難劃定固定的保管期限,況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。

3 電子文件對檔案學理論的影響

原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上,另一方面表現在檔案的形式上,如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等,都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性,才使得檔案區別于圖書、情報、資料等其它信息,而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統中,電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行,它便于修改、便于復制的特性,使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本,沒有草稿與印稿的區別,也沒有正本與副本的差異,甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地復制電子文件,這樣文件是檔案的前身,檔案是由文件有條件地轉化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等,便成為檔案界的一系列新課題。

檔案學理論研究的內容是由研究對象所決定的。以往的檔案學理論研究是以紙質檔案為主要對象,電子文件出現以后,檔案工作的對象發生了變化,其理論研究的對象自然也就發生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視,原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充,原有的檔案學科體系也將得到充實和完善。

4 檔案界所應采取的對策

4.1 做好歸檔電子文件的技術處理工作,實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行,這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域,對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導,保護電子文件的原始信息,了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說,通過采取技術處理,將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件,即只能讀不能寫的不可更改的文件,從而識別和保護電子文件的原始結構,保證電子文件的可靠性,使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

4.2 解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件,從理論上講能夠長期保存,因為它的信息讀出是無接觸式的,不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內,不怕外界磁場的影響,不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是,由于電子文件形成的時間短,缺乏實際貯存的驗證,所以,電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前,對于長久保存的電子文件,需要定期進行復制,以防止信息損失。

4.3 使檔案管理向立體化方向發展。以前的檔案管理是呈直線狀態的,隨著人們對利用服務工作的重視,使利用工作和其它基礎工作構成一個平面。這種平面結構只反映紙質檔案的情況,隨著電子文件的介入,檔案種類在增加,其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。因此,在原有平面結構基礎上,又增加了一項檔案信息載體內容,就構成三維空間,形成了立體化的管理結構。

4.4 檔案人員知識結構的變革迫在眉睫。檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化,首先要有現代化的人,管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平,不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看,許多檔案部門缺乏現代高技術人才,其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺,大部分檔案人員現代技術水平偏低,甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備,仍不能充分發揮作用,就談不上檔案信息電子化了?？梢钥隙?加快檔案人員知識結構的變革,多途徑、多層次培養人才,是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。

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關鍵詞：電子檔案文件；安全管理；風險防范

中圖分類號：G275．7文獻標識碼：A文章編號：1671-7864(2015)06-0195-02

作者簡介：夏忠球(1964－)，男，江蘇太倉人，蘇州健雄職業技術學院工程師，研究方向為網絡安全、軟件技術、數據庫技術及應用。

隨著電子政務的迅速發展，電子文檔成為政府部門和企事業單位體現數據流的主要表現形式，其流程中的瀏覽、復制、修改、打印過程中，存在著極大安全隱患。目前國內對于電子文件風險管理研究正在深入，經過，對于電子文件的風險類型和風險識別的研究，最早是在《電子文件物理歸檔完整性風險檢測研究》一文中提出。目前，國內對于信息化平臺中電子文件風險管理研究停留在比較初級階段，在《識別電子政務系統中的文件風險》一文中，分析了電子文件管理平臺的特點及各階段存在的基本風險。根據安全調查機構的數據顯示，有超過85%的信息泄密來自于企業內部，追溯源頭發現，電子信息的明文存儲和無控流轉是泄密事件頻發的根本。檔案管理人員的風險意識薄弱，對電子文件的完整性、可讀性、可鑒別性等概念認識不足。電子文檔安全管理中具體的保護實施，是廣大檔案管理工作者亟待研究的課題。。

一、電子檔案文件保護的特點

電子文檔的使用頻率已經超過了紙質文檔，給日常辦公帶來了極大方便。電子文檔是由文件內容信息和保存描述信息的元數據二者共同構成，以計算機硬盤、光盤、U盤等物理存儲介質為載體的文字、圖片、音視頻材料。電子文檔資料可以通過網絡傳輸，通過計算機系統存取。電子文檔主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙、紙質文本文檔的電子掃描版、記錄活動的影音文件等。但與紙質印刷品文檔相比較，電子文檔具有更易復制、更易修改、更易刪除和損壞的特點。電子檔案文件具備三個特征：(1)電子文檔真實一致性，是指電子文件的內容、結構和背景信息與電子文件形成時的原始狀況一致，沒有被非法篡改；(2)電子文檔完整性，是指文件的結構、內容、數據等無缺損，可以正常打開閱讀使用；(3)電子文檔有效性，是指電子文件具備法律法規的保障，應用電子簽名與數字證書，嵌入國家認證的數字證書中心頒發的證書，實現文件和載體的完好。根據電子檔案的特征，應從三個方面加強對應的文件保護措施：(1)從電子文件產生、運行、消亡的整個生命周期，加強電子文件運行環境的保護；(2)從電子文件的載體角度，加強對計算機硬盤、網盤等電子文件的存儲介質的保護；(3)從電子文件信息內容的保護出發，加強電子文件信息數據內容的可獲得和可讀取性保護。

二、電子檔案文件管理中的安全風險

當前，電子檔案文件在數據的訪問控制和存儲管理等方面存在諸多問題，其安全風險問題越來越受到重視。

(一)電子檔案在網絡傳輸中的安全風險

電子檔案的在線利用是通過網絡開展，在提供便捷利用的同時，也存在各種安全風險。目前網絡上用戶管理權限漏洞導致存在許多不可預測的安全風險，網絡數據被盜取等諸多安全事件越來越多。

(二)電子檔案文件在訪問控制中的安全風險

在電子檔案利用權限方面，給用戶授予的權限過大，導致權限劃分不清、越權行為的發生。失去對電子檔案的監護控制行為，產生諸如電子檔案文件的二次傳播問題、非法刪除和篡改問題，嚴重的會導致電子檔案的丟失。

(三)電子檔案文件在信息存儲中的安全風險

電子檔案在檔案管理信息系統中的存儲格式一般以常見的Office辦公文檔格式(如doc、xls、pdf、wps)存在，此類可編輯格式的電子檔案如果未經過嚴格的加密防范措施，在信息存儲和利用過程中就可能存在被篡改的風險。

三、電子檔案文件的安全存儲管理

(一)電子檔案文件的歸檔要求

實施電子文件登記檢驗制度，把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數據集。電子文件拷貝至耐久性的介質載體上，最好一式3份，一份封存保管，一份異地保存，一份供查閱使用。

(二)電子檔案文件的安全存儲

在電子文件的媒介存儲方面，應采用帶有備份功能的文件存儲服務器、磁帶、光盤等。存儲電子文件的存儲介質及包裝盒上要貼上包含編號、保密級別、名稱、軟硬件環境、保管期限等描述性標簽，以方便日常的安全管理。電子檔案文件的存儲安全管理具體要求。

四、電子檔案文件安全管理防范措施

(一)使用檔案信息管理系統對電子文件進行安全歸檔

嚴格按照我國指定的《信息系統安全等級保護基本要求》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》(國家檔案局令第6號)、《電子文件歸檔與管理規范》(國標GB/ti18894－2002)等法規，規范用戶角色分配、介質存儲管理和文件訪問控制等手段對電子文件進行過程控制。在政府機構、企事業單位的檔案信息管理系統中，設計系統管理員、安全管理員、安全審計員三種角色，符合三員權限及職責的有效分離，實現三方管理的相互制約機制及監督機制。其歸檔流程，按照以下步驟：使用用戶名登錄檔案管理系統—在線錄入文件歸檔表—按照目錄進行歸檔分類提交保存—檔案部門在線審核辦理檔案移交手續完成歸檔。

(二)電子檔案文件的加密及跟蹤保護

對電子文檔提供數字標密，并生成電子標簽功能。電子文檔擁有者可在電子文檔生成時，進行實施審批手續制定秘密等級。標密后的電子文檔可識別電子文件的創建者、創建時間、秘密等級等信息，能夠記錄文件的復制、打印和刪除等行為，實現動態跟蹤保護。在設置文件的授權訪問控制方面，可以按照用戶和文件兩個維度，建立二維矩陣式的內部權限控制體系，提供文件的標準授權、文件的定向授權和文件的向上授權這三種授權方式，給予用戶相應的權限。

(三)電子檔案文件的安全傳遞及文件恢復管理

在電子文檔的兩個關鍵階段：文件定密階段和文件外發階段，引入流程審批管理手續，實現對電子文檔使用過程行為的全程追蹤管理。電子檔案傳遞過程中，引入數字指紋技術和數字水印技術實現的安全傳遞管理。在數字指紋和水印中通過嵌入的是信息擁有者的信息和傳遞流向的相關信息，實現跟蹤監控，能夠防范解密后的電子文檔被不明身份的用戶非法篡改。另外，不同城市之間的異地存儲技術目前正應用于電子文檔的保護中，當發生檔案數據丟失時，可以使用備份文件完成數據恢復，保障檔案文件的安全。

五、結束語

總之，電子文檔的安全環境是信息安全范疇的薄弱環節，是防范的重點。在電子檔案文件的形成、積累、鑒定、歸檔及保管方面，需要從管理人員的安全意識、數字指紋物理技術等有效的物理安全防范措施，確保電子檔案文件的真實性、完整性、有效性。

參考文獻：

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關鍵詞：檔案 電子文件 紙質檔案 差異

隨著我國檔案事業的不斷發展，檔案的保存方式也發生了翻天覆地的變化。現代辦公的自動化，又產生了一類新型文檔文件：電子文件。認真分析比較電子文件與紙質檔案的差異，取長補短、互為補充，是一個需要研究的問題。

1.載體壽命的差異

紙張的壽命取決于纖維素的性質，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等作用下，可發生水解和氧化反應，使字跡發生擴散。但只要在檔案保護過程中，注意排除發生兩大化學反應所需要的條件，就可以使紙質檔案的壽命達到上百年甚至上千年。

電子文件的載體材料是磁性物質和光盤。磁盤和磁帶的支持體——聚酯底基具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、脫落、粘連、磨損、生霉等缺點，直接影響信息再現。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，是由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。但是目前構成光盤的碲、硒、碳鋁等化合物不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應，在激光熱效應下易物化變形。由于電子文件載體材料的這些特性使電子文件的壽命比紙質檔案的壽命要短得多，一般僅為5—15年。

2.環境條件影響的差異

2.1溫度和濕度影響的差異

不適宜的溫度和濕度對紙張、磁性載體和光盤均有影響。對紙張而言，高溫高濕，可促進紙張發生水解和氧化反應，導致紙張強度的降低，使字跡材料發生擴散、洇化現象，從而縮短紙質檔案的保存壽命。而電子文件載體受溫度和濕度的影響方式截然不同。首先在溫度過高或濕度過高的環境下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，且光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會很容易彎曲變形，這些都會影響到激光束的精確定位和數據的讀寫。其次連接底基和磁粉的粘和劑，在溫度過大的條件下會長霉水解，使磁性載體材料變質，直接影響信息再現。但是如果環境濕度過低，在信息輸入時片基容易產生靜電，吸附空氣中的塵埃而損壞磁性載體。

2.2灰塵影響的差異

對紙張而言，即使灰塵已經對其產生了實質性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、 產生色斑和霉斑等也可通過修復手段在很大程度上恢復其所記錄信息，使紙質檔案的壽命得以延長。而灰塵對電子文件載體的損壞則很難恢復，因為霉菌分泌的酶和有機酸會使磁性載體和光盤數據丟失，使計算機無法讀出原始信息；磁盤、光盤表面如果被劃傷，記錄信息就會被破壞和損毀； 灰塵中所含的化學成分也會不同程度地引起磁盤、光盤的腐蝕、降解，造成記錄信息丟失，導致信息不完整。一旦灰塵對電子文件載體造成了損壞，載體上所記錄的信息可能會局部丟失，影響了信息的完整性，使原始信息在計算機系統上無法被讀出，導致電子文件失去了保存價值。因此，防止灰塵對電子文件載體的危害有特別重要的意義。

2.3外來磁場和機械震動影響的差異

磁場和機械震動對紙質檔案無任何影響，但它能使電子文件的磁性涂層發生消磁或磁化，從而破壞記錄信號。因為電子文件的載體材料是磁性物質和光盤，磁性物質中的剩磁感應強度是記錄和再現信息的決定因素，但它極易受外界磁場的影響。當外來磁場作用于磁性載體時，它能使磁性涂層的剩磁發生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，從而影響讀出效果。此外，強烈的機械震動也會影響磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號。

2.4光線和有害氣體影響的差異

光線和有害氣體對紙張的危害主要是促進紙張發生水解和氧化反應，導致紙張強度的降低，從而縮短紙質檔案的保存壽命。而有害氣體和光線，特別是紫外線，對電子文件的破壞力更大。二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等具有酸性和氧化性的有害氣體，在一定條件下，會腐蝕、破壞磁性載體和光盤，致使盤基帶基老化、變質和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。光線能使電子文件載體材料發生光氧化反應，使盤基帶基老化，強度下降。同時，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩定性，導致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。

3.技術壽命的差異

紙質檔案信息記錄到載體后，就可以脫離其技術手段、書寫方法而獨立存在，它的壽命受新技術發展的影響程度較小，主要與介質因素和環境條件有關。只要注意溫濕度等環境條件，不使其發生化學反應，沒有天災人禍，就可以使其長期保存。

而電子文件整個生命周期都離不開產生它的設備技術環境。由于電子文件對計算機系統的依賴性，使IT 技術的發展對檔案資料的存儲期限也產生了重要影響。一旦技術過時，載體上的信息就必須轉移或者無法讀出，容易造成檔案信息的丟失。一般說來，大多數電子文件載體的預期壽命都超過了識讀它的硬件和軟件的技術期限，也就是說，在技術不斷創新的今天，對電子文件中數字化信息的長期存取而言，技術過時比載體損壞是更為嚴重的危害。

4.信息保護的差異

紙質檔案保護工作的目標是使檔案的載體——紙張“延年益壽”，因為載體和記錄的信息是結為一體的，保住了紙質文件的形體，以文字記錄的信息就得以保存。對電子文件而言，由于電子文件的信息與載體的可分離性，信息的易變性、可操作性和非永久性使文件信息隨時面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險。此外，電腦病毒也構成了危及電子文件信息保護的一個關鍵問題。電腦病毒是一種程序，它通過修改其它程序，并把自身的拷貝嵌入而實現對其它程序的傳染，導致電子檔案被破壞的面目全非，從而影響了信息的真實性和完整性。

目前，保護電子文件信息不被修改、盜竊、刪除的技術途徑主要有防火墻技術、存取權限控制、數據加密法、數字水印法、數字時間印章法等。這些保證了電子文件信息的唯一屬性和確保電子文件信息的真實性和原始性不受損害。然而，保護電子文件信息的技術只能是相對的，因為電子文件的加密和解密技術都在不斷地發展。

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應抓好電子文件的歸檔工作

歸檔是確定電子文件檔案身份的過程，電子文件歸檔關系到具有長遠保存價值的電子文件能否納入檔案管理體系。電子文件歸檔，是將應當歸檔的電子文件經整理確定檔案屬性后，從計算機的存儲器或其網絡存儲器上，拷貝或刻錄到可脫機的存儲載體上，以便長期保存的工作過程。電子文件歸檔應明確時間、范圍、技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、檢測數據等要求，保證歸檔電子文件的質量。電子文件的歸檔堅持按時歸檔的原則，可由本單位的檔案管理部門集中歸檔，也可由文件形成部門在形成過程中即時歸檔，待工程結束后集中歸檔。電子文件形成部門應定期將歸檔的電子文件向檔案管理部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上。電子文件正式文本應保存雙份，具有永久和長期保存價值的文本或圖像、圖形形式的電子文件，必須制成紙質文件或縮微品等，同步歸檔保存。這樣既可以解決歸檔文件的憑證、依據作用，又可以解決歸檔文件的提供利用和資源共享問題，達到互補的目的。由于電子文件來源廣泛，形成者不僅有生產部門、業務管理部門，還有通過數據錄入人員、信息管理與計算機技術人員等，頭緒繁多，與紙質文件相比，受制約因素多，歸檔涉及的問題更加廣泛。檔案管理部門可采取電子文件形成、檔案管理體系等相結合的方法，按照檔案歸檔的有關要求，開展業務指導和協調制定有關的制度，保證電子文件的歸檔質量。檔案管理部門既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網絡、管理電子信息的專業技術部門，應發揮制定電子文件歸檔制度和標準的職能，發揮各自的優勢，在電子文件歸檔中緊密聯系，共同形成高質量的電子文件檔案。

由于電子文件隨時產生，可以隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中，對計算機有很強的依賴性，因此必須選擇適當的歸檔方式。而不同環境條件產生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，就目前而言，電子文件歸檔應符合下列要求，首先從歸檔時間上看，應以一個年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲載體上，以利于今后的反復查閱和利用。對網絡環境下生成的大量的業務電子文件，可在網上進行備份，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺服務器上。其次，從歸檔電子文件的數量看，以雙備份為宜，一套由檔案管理部門統一保管，另一套由文件形成部門異地保管。歸檔電子文件的格式應為通用標準，在對電子文件進行歸檔的同時，還要注意對電子文件的運行環境、使用的操作平臺、設備要求等進行說明，必要時運行電子文件的原程序也要一并歸檔保管。

目前使用單位的OA辦公自動化系統及各種業務軟件普遍采用刻錄到光盤或服務器定期備份的歸檔方法，不但工作量大，而且一旦遇到系統故障或其他天災人禍，極易造成數據的丟失。應積極開辟電子文件檔案存儲的新途徑，建立一套既簡捷方便、又安全保險的電子文件歸檔方法。可以建立網上檔案室，進行電子文件的邏輯歸檔，開展電子文件的收集、整理、鑒定、編目，這需要在軟件系統中嚴格限定不同人員產生、處理、利用文件的權限。在具體操作中，可以由檔案管理部門在各生產部門與相關管理部門之間建立電子文件歸檔專用系統，將具有保存價值的電子文件按統一格式傳輸給檔案管理部門?；蛘哂尚畔⒐芾聿块T接收各生產部門的數據后，經過集中處理、匯總后輸送給各部門共享；數據由信息管理部門按檔案管理的統一要求進行鑒定、編目整理，傳輸給檔案管理部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。也可以以郵件的形式傳遞到檔案管理部門，或者用硬拷貝的形式送交到檔案室，由檔案管理人員設置一個個的文件夾，對各個部門形成的電子文件進行分類管理。

做好電子文件的管理工作

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【關鍵詞】電子檔案；重要性；整理；歸檔

隨著辦公自動化應用進程的加快，電子文件應運而生，檔案部門管理電子文件成為必然。正確認識電子文件的特點和性能，采取各種措施確保電子文件的完整、真實、準確與安全應成為檔案工作者不懈的追求。如何在借鑒傳統的檔案管理經驗和形式的基礎上，結合電子文件自身的特征，采用計算機和網絡技術，做好電子文件的歸檔管理工作是擺在我們面前亟待解決的重要問題。

目前紙質文件的檔案管理的目標和要求是相對完善、明確的，但電子文件檔案管理缺乏嚴格有效系統的管理辦法，加強電子文件檔案有效有序管理迫在眉睫。筆者認為，電子文件同樣涉及到保密、安全、管理、歸檔、利用等問題，應認真把握電子文件的特點，分析其檔案管理規律，結合辦公自動化的要求，完善各項制度和技術規范，不斷推動電子文件的檔案管理和有效利用。

1 電子文件的重要性

首先，做好電子文件的檔案管理工作有利于國家信息化建設的健康發展。近二十年來，電子信息技術取得飛速發展。辦公自動化、標準化、網絡化日趨完善，文件從產生至處理結案幾乎可以不使用紙和筆。因此，電子文件的檔案管理工作已經成為國家檔案工作、國家電子政務建設的重要組成部分。

其次，電子文件的檔案管理工作做得如何將直接影響電子檔案的真實、完整、長期可讀。電子文件同紙質文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。而電子文件的處置階段即是文件歸檔，應由檔案部門進行集中統一管理歸檔，這是《中華人民共和國檔案法》規定的有關要求，也是電子文件形成的必然選擇，有利于國家記憶的長久傳承。

最后，做好電子文件的檔案管理工作，可以更加準確、快捷、安全、完整地向用戶提供各種方式的服務，滿足用戶需求，也可及時發現利用系統中的弱點與不足，調整和改進工作方法或技術措施，使電子文件檔案信息最大程度的被利用起來，為電子文件的檔案管理工作提供更高的使用價值和基本條件。

2 電子文件的整理

電子文件整理時應根據文件整理目標和規律，借鑒已相當成熟的紙質文件整理程序方法和原則，將收集積累的電子文件分門別類進行清理，為歸檔做好準備工作。

2.1 電子文件的組織

在電子文件形成后要及時進行收集、整理、積累、歸檔工作，防止文件丟失情況的發生，也就是將零散的、雜亂的電子文件通過分類、標引、組合，使電子文件存儲格式處于一種有序狀態。文件名稱、文件號、分類和隸屬編號、密級等電子文件的著錄標引應由檔案部門的歸檔人員來完成。

2.2 建立數據庫

電子文件在數據庫中是以虛擬方式存在的，應建立“虛擬文件庫”。經過分類、劃分和排序后，依次將電子文件登記在“虛擬文件庫”中，并在電子文件名和電子文件內容之間建立關聯，實現數字數字保存、數字檢索和數字顯示。最好再建立一個電子文件索引數據庫，這樣更利于以后進行查找。

2.3 電子文件的存取

電子文件的整理是一個完整的生命周期，涉及多個部門。堅持紙質文件與電子文件并存，即保存二套檔案。利用計算機輔助管理系統對電子文件的形成處理、收集處理、整理歸檔、保管利用過程中，進行自動跟蹤管理，專人專機負責，再進行拷貝或刻錄到可以移動的磁盤、光盤介質上，以便長期保存其原始性和完整性。

3 電子文件的歸檔

電子文件的歸檔與傳統的紙質文件的歸檔有所不同，不論在形式或載體上都存在很大的差別。電子文件是將接收到的文件按要求進行分類、編制文號后轉到檔案數據庫或記有歸檔的標識。然后由檔案部門統一管理歸檔。

3.1 確定范圍

確定歸檔范圍是歸檔的首要任務，也是保證電子檔案管理的關鍵。凡是依據國家規定、能夠反映實際情況、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。將屬于同一種類、同一格式，具有歷史聯系的文件相對集中到一起，便于操作者查詢讀取文件，也便于計算機尋找文件。

3.2 明確時間

按規定每年度的電子文件應在次年的6月底前進行歸檔，因涉及到電子文件的技術環境條件，存貯介質的質量、壽命、功能等問題，一般以不超過2～3個月為宜。

3.3 制定規范

及時收集、積累電子文件，確保不丟失，保證其完整性、準確性、原始性。對于草稿文件，考慮到以后紙質文件逐步數字化，建議對其進行積累、鑒定、歸檔；對于起輔助作用或正式使用的電子文件，應及時收集、整理、歸檔；對于電子文件生成的軟硬件環境和原數據，也應加強管理，一并進行歸檔管理；對于歸檔電子文件格式盡可能的通用、標準；這樣可以大大提高檔案的真實性和可靠性。

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企業電子文件的組織結構

1.電子文件的管理已成為衡量各企業信息管理水平的標志，而在檔案部門現代化建設中存在的異質平臺、異質環境、異質數據庫的統一訪問、統一存取等問題是急需研究和解決的問題。應該看到，信息技術為企業構筑了技術創新的神經系統，數字檔案和電子文件新載體材質的變化，已引發了現代檔案和傳統檔案管理的深刻變革。信息技術下的電子文件管理，無論是本質上還是形式上都要發生程度不同的改變?，F代企業的組織變化已朝著以信息為基礎，結構扁平化，管理層次少的模式轉變。所以，企業電子文件的組織管理相應可分為歸檔管理和保管利用兩層。

歸檔管理層實現的基本要求和主要標志是：建立了確保電子文件隨時歸檔的運行機制及技術措施；建立了嚴密的歸檔電子文件原始性、完整性檢驗技術；建立了電子文件歸檔組織實施環境、處理技術；創建入庫檔案的原始性、完整性檢驗文檔及下載固化保存技術。

保管利用層實現的基本要求和主要標志是：建立了一套電子檔案數據原始性、完整性檢驗報告，即《電子文件生命周期表》；建立了接收檔案原始性、完整性的驗收技術；建立了嚴密的檔案數據遷移、入庫控制技術；建立新接收檔案原始性、完整性檢驗文檔及下載固化保存技術。

2.在目前實踐中，電子文件歸檔有兩種傾向方案：一是由企業計算機管理部門來管，二是由檔案部門來管。兩者都有優勢也都存在缺陷；一般計算機管理部門是控制著單位的網絡服務器或多終端系統的主機及單位數字設備的管理，有利于對歸檔電子文件進行登錄、轉儲、共享等技術處理。同時計算機管理部門都配有專業的計算機人員，有利于解決計算機應用中復雜的技術問題，有更多的機會接觸、跟蹤、應用計算機的最新技術。當然，歸檔電子文件管理有著復雜的技術問題，但同時也存在著方法問題和檔案的集中統一管理原則，這正是計算機管理部門缺少的專業知識。所以一種互補型的管理模式成為最佳方案――信息中心下的兩個部門。

3.電子文件的組織是以信息的流向為基礎的，要實現電子文件流向過程的控制與管理，貫穿其整個生命周期，包括形成、使用、歸檔、利用各個階段。因其涉及的部門、崗位、人員及種類多，控制會有一定的難度。所以，在一單位和企業必須編制一個規定，來正確全面地進行劃定電子文件格式和內容，也是當前確保本單位歸檔電子文件完整齊全的關鍵。電子文件的收集工作體系，要求采用文檔一體化管理方式，只有這樣才可以保證電子文件的內容。檔案部門應根據電子文件的生命周期的不同而采取必要的技術、規范標程及保護措施?，F代信息技術的發展已實現了對掃描、光盤刻錄、模擬數字合成、模擬影像與數字影像的雙向轉換技術。

4.電子文件與紙質文件的雙軌制管理。企業電子文件的雙軌制管理，使IT技術的發展沒有形成相對穩定的過渡時期。電子文件至少在以下三個方面是未知的：一是電子文件載體的保管壽命；二是電子文件格式的通用性還沒有定論；三是對軟硬件環境的依賴性。

電子文件的管理方式及技術支撐

雖然電子文件從根本上改變了企業內、企業間及企業與市場之間的溝通方式，但電子文件管理的基本原理、職能任務與責任并沒有改變。

電子文件的管理應與企業信息化發展同步。整個企業信息化的進程中，很少有檔案部門參與企業信息化工作，至于電子文件管理工作被動，這就要求檔案部門要利用自身在企業信息化建設中的重要作用，充分認識自己的優勢和實力，去爭取自己應有的地位，發揮行業專家優勢，積極為企業有關標準規范制定及相關軟、硬件的配備選擇出謀劃策。在企業信息化總體建設中，應推廣在檔案部門設立現代化技術室，參與企業網絡建設和大型的數據庫選購，做好咨詢服務和促進工作。

研究分析本單位計算機應用的現狀，由檔案部門會同計算機中心和各業務部門，按照本單位計算機應用的范圍，具體確定各部門電子文件的歸檔類目，凡目前尚未應用計算機管理的信息，暫不列入歸檔類目。隨著本單位計算機應用的不斷擴展，對該歸檔類目逐步修訂和補充，直至較為完善。

建立電子文件的“無卷”歸檔組織實施環境、處理技術。制定一個科學合理及符合我國企業實際情況的統一的電子文件管理及電子文件歸檔的管理標準，是目前企業全面實施電子文件管理及電子文件歸檔的首要問題。例如，檔案管理位于辦公自動化管理系統中的一個支系統，和本單位辦公自動化系統處于相同的工作平臺及軟件環境時，如何符合文檔一體化要求。

加強對電子文件的前端控制。對電子文件的形成流轉、處置加強監控，確保電子文件信息的完整性、真實性，為發揮數字檔案庫作為企業信息數據資源庫的作用打下基礎，檔案部門必須由過去被動接收、保管各部門的各類電子文件，為實施參與、控制、監督電子文件的誕生、流轉和移交。

檔案管理軟件要適應企業的辦公自動化建設。目前，各用戶單位辦公自動化的水平不同，對檔案管理軟件的要求則不一樣。過去，有的系統只是把檔案管理作為一個單一的模塊“嵌入”辦公系統中，僅適用于檔案室的工作，沒有真正融入到辦公自動化系統中，實現文檔一體化的管理；有的系統在編制檔案管理的模塊時，沒有充分考慮到檔案管理在無紙辦公的環境下如何開展，因此使用的是傳統的紙質檔案的方法。檔案管理軟件如何與不同的辦公系統連接，這是一個復雜的問題，也是檔案管理軟件所必須面對的問題。隨著電子文件的大量形成，檔案管理軟件如何管理電子檔案將是迫在眉睫的問題，也是檔案管理軟件如何使檔案工作貫穿于整個辦公系統中的問題，這也使傳統的檔案工作理念發生變化。

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【關鍵詞】 電子文件管理;利用;保存;電子檔案管理人員的培養

一、電子文件的特性

電子文件是人們在社會活動中形成,以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料,主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等。紙質檔案的管理工作經過長期實踐,已總結出一套工作流程及方法、原則。電子文件隨時產生,隨時更改,存貯在計算機磁盤或光盤中,它對計算機有很強的依賴性。在當今電子文件的環境中,文件的形式特征和內容特征均發生了變化,電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序,不再需要對它進行像紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要,利用辦公自動化系統對電子文件進行快速、便捷的自由組合分類。

二、電子文件的管理

首先,重視電子文件的歸檔工作。強化人們對電子文件歸檔管理的意識,各級領導應把電子文件的歸檔提上議事日程,重視、強化電子文件的歸檔管理,要形成以組織機構為保障、辦公室綜合檔案室為軸心、各部門為節點的檔案管理網絡體系,真正做到職責明確、上下聯動、保障有力。電子文件與紙質文件一樣,同樣涉及保密、安全、管理、歸檔、利用等問題,與紙質文件具有同等作用。不僅要加強對這方面專業知識的學習,應積極與相關技術人員和形成電子文件的部門加強聯系,提前介入,并按照歸檔的要求,開展業務指導和協調,協助制定有關制度,保證電子文件的歸檔質量。完善電子文件歸檔制度、做好電子文件的歸檔工作,電子文件來源廣泛,形成者不僅有業務管理部門的承辦人,還有數據錄入員、信息管理與計算機技術人員等。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度,并列入信息管理工作程序,在布置、檢查、總結、考核信息管理工作的同時,還要布置、檢查、總結、考核電子文件歸檔工作。

其次,加強收集整理工作。電子文件的收集是做好電子檔案管理工作的基礎,電子文件的特性決定了其收集、整理的范圍、方法和要求不同于紙質檔案。當正式的紙質文件有進行全文信息自動檢索要求或從保留文件重要修改過程的信息來考慮時,則應對起輔助作用或正式作用的草稿文件進行收集和整理,并與其相應的紙質文件之間建立標識關系,尤其是對無紙化系統生成的電子文件應該制定嚴格的措施,必要時應在收集整理過程中制作成紙質拷貝件或制成縮微品,避免系統發生意外情況時電子文件信息丟失。我公司從制度著手,制定了《電子文件歸檔與暫行規定》,從資料收集開始就落實到責任人,確保了電子文檔的真實性、完整性、系統性。

三、電子文件的利用

在檔案網絡化條件下,查詢檔案信息、利用檔案內容的手段發生了根本變化。檔案工作人員要運用信息技術手段和新的管理辦法來實現有效的服務,按照檔案管理現代化的要求,實現文書檔案、會計檔案、照片檔案、聲像檔案的電子檢索,降低人為因素在文件歸檔工作中的影響,發揮計算機的管理優勢,提高工作效率。加強檔案信息化建設,為方便快捷服務創造條件。按照國家檔案局制定的《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》統一管理,建立電子檔案管理制度,實現電子檔案標準化,以便使各類文件管理系統都能和檔案管理系統通過接口緊密連接起來,以便將來電子目錄進入檔案部門后實現數據共享,逐步實現檔案信息網絡化,達到資源共享。檔案信息化是國家信息化建設的重要內容,檔案信息化可為各行業、單位提供日常工作所需的共享數據,逐步形成決策咨詢系統,對實現管理的科學化、規范化、高效化將起到重要的推動作用。

四、電子文件的保存問題

電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內,不怕外界磁場的影響,不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。由于電子文件形成的時間短,缺乏實際保存的驗證,電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前,對于長久保存的電子文件,需要定期進行復制,以防止信息損失。建議磁盤每2年、光盤每5年復制一次并按原來編號保存。

五、電子檔案管理人員的培養

首先,重視吸納專業型的人才充實到檔案管理隊伍中來。其次,加大現有培訓力度,采取走出去和引進來的雙向方式,開展電子計算機知識、數字信息技術的強化培訓,盡快解決電子檔案管理人才緊缺的現狀。最后,適時組織人員到兄弟單位參觀學習,取長補短,切實提高檔案人員的業務水平。

參考文獻

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目前，國家對電子檔案先后頒布了《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》和《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》。雖然這兩個標準對基層檔案工作人員來說確實能解決不少問題，有了一個基本的操作依據，但是針對基層工作來說，文件的具體內容還不夠詳細，在實際過程中，電子檔案的移交接收依然沒有形成體系，沒有相對行之有效的操作規范，同時，由于缺乏統一規劃，新建成的OA系統及其它業務系統沒有標準檔案移交接口，大多只能導出數據重新進行歸檔，這完全違背了電子檔案保真、保密和保存的要求。此外，電子檔案收集與移交本身也存在思想意識不夠、知識積累薄弱的問題。這包含有兩個方面：一是檔案工作管理人員意識不夠、技術儲備不足的問題。電子檔案階段要求檔案人員對電子檔案的發展趨勢要有一個比較清醒的認識，同時由于電子檔案的載體規格不同、形狀不同、材料不同，檔案工作人員必須不斷掌握信息技術，積累電子文件與電子檔案方面的知識，才能更好地做好電子檔案管理工作。另一個是電子文件撰寫者檔案意識不夠問題。要求檔案人員要采取各種方法和手段大力宣傳電子檔案的積累與歸檔、電子檔案管理和利用，提高和增強他們的電子檔案意識。

基于電子檔案歸檔與接收存在的種種問題，研究如何最大限度地收集電子檔案，并保證其完整性、安全性，圍繞電子檔案歸檔管理現狀、電子檔案接收所面臨的問題、電子檔案的接收范圍、種類和數據格式以及電子檔案的移交接收方法和手段等問題進行研究成為電子檔案管理非常重要的事情。

廣東金融學院從全方位對電子檔案管理進行分析并做好技術研究，并重新梳理電子檔案歸檔流程，建立和完善電子檔案歸檔體系，設計一個操作性較強的電子檔案收集與移交規范，把電子檔案移交與接收納入到電子檔案管理的全局當中，并在研究過程中，充分考慮各方面因素，尤其考慮到電子檔案管理所涉及的各種技術問題，把提高檔案工作人員的知識積累放在了重要位置，以圖做到科學收集、管理、利用、檢測和保護檔案，也為檔案人員提前介入電子文件的形成階段，做到有效監控各部門電子文件形成、電子檔案歸檔工作做好技術儲備。

一、建立完善的電子檔案移交和接收體系

廣東金融學院在充分分析電子檔案產生及管理的各種影響因素，重新梳理電子檔案歸檔流程，建立了完善的電子檔案移交和接收體系。電子文件的有效管理不能依靠一項或幾項規范而需要一個科學、完備的規范體系，而規范體系也不是單個規范的簡單相加。這就從客觀上要求制定規范既不能“想當然”，也不能僅滿足于對當前實踐需要的“應付”。簡單地按照“需要一個，制定一個”的思路往往會導致規范制定的滯后、規范作用削弱、規范之間協調、配套性差等諸多問題。

二、建立了部門采集檔案的功能模塊

廣東金融學院檔案館在設計檔案管理系統的時候，增加了向部門采集檔案的功能，按照要求，學院各部門需在規定的時間內向檔案館移交檔案，圖1為系統采集截圖：

這里采集的是各部門以其他形式產生的電子檔案，OA系統產生的電子檔案直接由系統抓取，圖2是系統向OA抓取電子文件：

三、建立功能強大的采集審核模塊

對于不符合要求的檔案材料退回重新整理后再提交歸檔：圖3是審核功能截圖：

四、建立電子檔案檢查、隔離中心

在這個中心首先要確認所有需要移交的電子文件和對應的文字材料是否移交齊全，避免遺漏。其次，對照同時移交的原始文字材料檢查這些電子文件的真實性、準確性、完整性。然后對這些電子文件材料進行病毒或其他問題的檢查，這是一項非常艱巨的工作，它需要借助一套專業設備來完成，這套設備完全處于獨立狀態，即不與任何其他檔案信息網絡相聯結，這種獨立運行的環境可以使那些電子文件所攜帶的病毒或問題被檢查并解決時，不會影響和破壞檔案館保存的其他電子文件。最后，每一條檢查完的電子文件都要被同時轉換成兩種文件格式，一種保持其原始狀態，稱作“原始記錄版”，另一種是歸檔用的，被稱作“規范化格式版”，即經過規范化處理后被檔案館（室）長期保存的新的數據格式。目前以美國信息交換標準碼（ASC11碼）作為文本文件的標準代碼，用這種代碼存儲的文件成為“純文本文件”。這類標準形式可以被不同系統所識別，不管什么電子文件用什么軟件產生的都可以識別。

五、強化檔案信息管理員的整體素質

實現電子歸檔和做好檔案管理，首先要有掌握現代辦公技術的人員，檔案管理部門必須通過各種途徑積極地學習新知識，掌握電子檔案歸檔與管理所需要的各種技術，提高自身業務素質，做好電子檔案的管理工作。

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[關鍵詞] 電子文件； 歸檔； 檔案； 管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 15. 059

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）15- 0091- 01

電子文件作為一種新型的信息載體，以其自身獨特的記錄形式使工作質量和效率大大提高。隨著大量電子文件的不斷涌現，及時、有效收集電子文件，做好電子文件的歸檔工作成為檔案管理亟待解決的重要課題。

1 電子文件歸檔存在的問題

從目前來看，電子文件在歸檔方面存在很多問題。

（1） 草稿性電子文件易被忽視。目前，多數單位只用電子計算機起草文件，而一旦打印出紙質正式文件，作為草稿性的電子文件就會被忽視，甚至隨意對其進行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。

（2） 電子文件歸檔程序不夠完善。一方面電子文件歸檔后沒有把這些電子文件集中下載到可脫機保存的載體上；另一方面沒有把電子文件與紙質文件共同歸檔管理，對電子文件管理存在潛在的隱患，這樣，一旦信息系統出現問題，電子文件就會被破壞，甚至全部丟失。

（3） 電子文件存儲載體不安全。目前，很多單位的電子文件直接保存在硬盤存儲器上，如果系統出現故障，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤、光盤作為電子文件存儲的載體，由于軟磁盤、光盤極易遭到損壞，其保存期限、可靠程度、兼容性也存在較大問題，也極不安全。

（4） 電子文件歸檔鑒定不科學。現在有些單位對歸檔電子文件的完整性、有效性、有無病毒、存儲介質等不加辨別，只是將計算機上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面給歸檔的管理帶來了諸多不便。

2 電子文件歸檔的原則

為確保電子文件歸檔具有較強的可操作性，使電子檔案的管理工作有章可循，筆者認為，在電子文件的歸檔上需明確以下原則。

（1） 按時歸檔的原則。要求已經形成的正式的電子文件，以郵件或硬拷貝的形式，及時向電子檔案室進行移交。然后，由檔案管理人員設置一個個文件夾，對各個部門形成的電子文件進行分類管理。

（2） 核對、鑒定原則。有關專業人員定期對各部門已形成的電子文件進行可讀性、真實性、完整性和有效性鑒定，同時劃分出不同的保管期限。然后用殺毒軟件對這些電子文件進行檢測，確保無病毒感染后，再將這些電子文件分別轉錄到與應用網絡相隔離的存儲器中。在一定時間后，將這些電子文件轉錄至一次寫入的光盤中做脫機保存，同時編制文件索引，使查閱更加方便。

（3） 復制備份原則。一般情況下，電子文件從微機轉錄到光盤上時應該拷貝3份，兩份歸檔，一份對外提供利用。應定期檢查已歸檔光盤的保存情況，尤其是溫度、濕度和防塵情況。

3 做好電子文件歸檔工作的幾點建議

做好電子文件歸檔工作應從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發，摸清文件產生的源頭，并對產生的大量電子文件的收集、鑒定、存儲工作逐步進行完善。

（1） 建立嚴密的電子文件歸檔制度。電子文件的形成涉及的環節眾多，哪一個環節出現失誤都影響到電子文件的原始性、真實性和完整性。因此，電子文件收集歸檔，必須依靠制度約束。建立電子文件歸檔管理制度，明確各方面的職責，顯得尤為重要。

（2） 做好電子文件的收集、積累工作。收集工作是做好歸檔管理工作的基礎，重視對電子文件的及時收集，防止存有信息內容的載體發生丟失、損壞。收集要實行“雙套制”：紙質一套，電子版一套，特別要保證兩種載體的檔案內容信息的一致性。目前，很多單位各類公文的傳遞、批辦、催辦、均在網上操作，因此，電子文件的收集也要在網上進行，同時可以利用記錄系統的自動記錄功能，收集電子文件的形成、修改、責任人等信息。

（3） 做好電子文件的鑒定工作。電子文件的易逝性、軟硬件的依賴性、信息相關性等影響電子文件的鑒定工作，因此，電子文件的鑒定工作需要電子文件形成部門、檔案部門、計算機部門等多方參與，鑒定的內容包括電子文件的真偽、價值、開放度等。

（4） 嚴格電子文件的歸檔工作。就目前而言，電子文件歸檔應符合下列要求：首先從歸檔時間上看，文書檔案一般應以一個年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲載體上。其次，從歸檔電子文件的數量看，一般以保存3套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統一保管，一套由相關業務部門異地保管，另一套供查閱使用。再次，從歸檔電子文件的格式上看，宜采用通用標準，文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，圖像文件宜采用JPG格式，數據文件宜采用DBF文件等。