導語：如何才能寫好一篇檔案管理和規章制度，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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[摘 要] 新時期，檔案數字化管理及其創新具有重要意義，不僅順應時展趨勢，還能提高檔案管理水平，提升檔案工作服務質量。為彌補工作中的不足，提升檔案管理水平，需要加強宣傳工作，完善管理規章制度，重視數據庫建設，并構建安全保障體系，提高檔案管理人員素質。從而順利時展趨勢，推動檔案管理創新發展和服務質量提升。

[關鍵詞] 檔案管理；數字化；創新策略；規章制度；檔案信息安全

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 05. 093

[中圖分類號] F290；G251.5 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）05- 0175- 03

0 引 言

新時期，隨著檔案管理水平和服務質量的提升，再加上信息技術的應用，創新管理方式，推動檔案管理數字化是十分必要的。這樣不僅順應時展趨勢，還能有效提升檔案管理水平，為人們獲取檔案信息資源創造便利。但不能忽視的是，目前檔案數字化管理工作中仍然存在不足，需要革新思想觀念，完善管理規章制度，促進檔案管理水平和服務質量提高。

1 新時期檔案數字化管理及其創新的意義

在信息技術被應用到檔案管理工作之中的背景下，檔案管理數字化趨勢越來越明顯，其重要作用表現在以下幾點。

1.1 順應時展趨勢

當前，信息技術、掃描儀等先進設備逐漸被廣泛應用到檔案管理活動當中，有力的推動檔案管理的創新發展，也為檔案管理創新發展提供了便利，有利于提升檔案管理水平。因此，在這樣的背景下，創新管理方式，健全完善管理規章制度，實現檔案管理數字化，這是順應時展趨勢的必然要求，對推動檔案管理各項活動順利進行具有重要作用。

1.2 提高檔案管理水平

當前，在信息技術和掃描技術得到有效利用的背景下，再加上檔案管理人員綜合技能的提升，檔案管理數字化是一種必然趨勢。事實上，實現管理數字化，不僅方便檔案信息資源的整理和歸檔，還能方便查詢，可以有效滿足使用者的需要，促進檔案管理服務質量提升。數字化管理還可以減少檔案資料的占地面積，提高檔案資料的防火、防水能力，進而促進檔案管理水平提高，有效滿足人們使用檔案信息資源的需要。

1.3 提升檔案工作服務質量

在檔案管理數字化的趨勢下，通過創新管理方式，構建檔案信息資源數據庫，對檔案資料進行數字化處理，然后編號并存儲，構建完善的檔案信息資料庫。當使用者需要使用檔案資料時，只需要輸入目錄和編號就可以快速查詢到所需要的檔案資料，滿足使用者獲取并使用檔案信息資源的需要。并且這對提升檔案信息服務質量，有效滿足人們日常生活需要的重要意義是不言而喻的。

2 新時期檔案數字化管理及其創新的策略

當前，在檔案管理過程中，由于一些管理人員素質偏低，相關制度沒有嚴格落實，制約檔案管理水平提升，影響檔案管理的創新與發展。為彌補這些不足，順應檔案管理數字化趨勢，促進檔案管理水平提升，有效滿足人們使用檔案信息資源的需要，需要從以下幾個方面采取創新策略。

2.1 做好宣傳工作，重視檔案數字化管理

新時期，要充分認識檔案管理數字化的重要意義，創新思維，革新管理理念，順應時展趨勢，推動檔案管理工作水平提升。并在制度、資金、檔案管理人才等方面加大支持力度，健全完善檔案管理制度措施，加大相應的資金投入，注重提高檔案管理人員的綜合素質，進而推動檔案管理數字化的各項活動順利進行。檔案管理人員要增強責任感和使命感，順應時展趨勢，把握檔案管理數字化的要求，加強自身學習，掌握檔案管理專業知識和技能，不斷豐富檔案管理工作經驗，努力適應新形勢和新需要，進而推動檔案管理工作順利進行，有效提升檔案管理水平。

2.2 健全完善檔案數字化管理的規章制度

根據檔案管理數字化需要，健全完善管理規章制度，并嚴格執行和落實，為各項活動順利開展提供制度保障，推動檔案管理規范化和制度化。要明確檔案管理人員職責，建立并落實責任制，讓他們自覺遵守制度要求，履行好自己的職責。健全完善檔案管理制度，加強整理、歸檔、存儲、使用等各環節的管理，從而提高管理工作的規范化水平。建立獎懲激勵機制，對管理工作到位，服務質量高的部門和個人實施獎勵。從而激發他們的主動性，更好順應檔案管理數字化趨勢，努力提升檔案管理和服務質量。

2.3 重視數據庫建設，提高數字化管理水平

構建檔案管理數據庫，對檔案信息資源進行統一管理。做好檔案資料掃描、圖像處理、業務管理、目錄管理、信息查詢、數據分析等工作，充實和完善檔案管理信息系統。同時還要采集檔案信息資源，構建檔案信息數據庫。利用掃描儀、數據壓縮等技術，將紙質檔案轉化為電子檔案，并保證檔案信息資料完整，從而方便數據信息查閱和使用，促進檔案管理水平提升。

2.4 構建安全保障體系，確保檔案信息安全可靠

加強安全管理，構建安全保障體系也是不可忽視的內容。應該重視檔案管理安全保障技術應用，綜合采用密鑰技術、訪問控制技術、加密存儲和傳輸技術等有效措施，提高數據庫信息的安全，防止檔案信息泄露，避免檔案資料丟失，進而有效確保檔案信息資料的安全。對于紙質檔案，也要及時整理和歸檔，保證室內環境良好，注重防水、防火和防鼠害等工作，避免檔案信息資料丟失。綜合采用上述安全保障措施，進而實現對檔案信息的有效管理，確保檔案資料完整，為人們有效使用檔案信息資料創造便利。

2.5 提高檔案管理工作人員綜合素質

加強檔案管理工作隊伍建設，注重引進基礎扎實，檔案管理技能強的工作人員，建立素質高的工作隊伍。在此基礎上，還要做好管理人員的培訓工作，讓他們熟練掌握信息技術和檔案管理技巧，有效開展各項工作，順應數字化管理趨勢，努力提升檔案管理水平。

3 結 語

新時期，隨著信息技術在檔案管理工作的應用，檔案數字化管理趨勢越來越明@。在這樣的背景下，應該注重現代信息技術應用，創新思想觀念，健全完善管理規章制度。從而有效約束和規范檔案管理的各項工作，促進檔案管理水平和服務質量提升。

主要參考文獻

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[3]季軒.高校檔案管理創新及檔案管理數字化探索[J].產業與科技論壇，2016（15）：209-210.

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提高對檔案管理工作重要性的認識。要充分認識檔案工作對促進企事業單位發展的重要作用，切實增強做好檔案工作的使命感和責任感，進一步明確抓好檔案工作是企事業單位領導義不容辭的責任和義務。檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，各企事業單位領導要充分認識到檔案管理工作的重要性，加強領導，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持，為檔案管理創造良好的發展環境。

建立健全檔案管理機制。建立健全檔案管理體制和機制，健全檔案管理的各項規章制度，是企事業單位檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發展，檔案管理手段的更新和管理水平的不斷提高，就必須建立與之相應的科學的檔案管理體系，明確職能，將各個門類、不同載體的檔案統一管理，使檔案管理與單位各項工作同步推進，同步發展。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門，在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

加快檔案管理信息化步伐。信息化是當今社會發展的一大趨勢，檔案管理必須適應信息化要求，企事業單位為檔案部門要知難而上，積極參與信息化建設。檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案立卷歸檔、查閱檢索等業務工作。要加快檔案信息化步伐，積極開展檔案數據庫建設，逐步實現用計算機進行檔案查閱檢索，使檔案信息化管理在檔案管理工作中充分發揮作用，更好地服務于企事業單位的管理和發展。

提高檔案管理服務水平。服務的好壞是衡量檔案工作者職業道德標準的重要尺度，發揮好檔案信息資源的作用,使其充分地為社會主義現代化建設服務，是我們檔案工作者義不容辭的責任。檔案管理人員要樹立“以人為本”和“工作就是服務”的觀念，以“增強服務意識”和“主動熱情服務”作為工作的出發點，要明確查找目的，端正服務態度，樹立創新意識，提高服務質量，以良好的服務態度和優質的服務水平，盡職盡責，精益求精，盡最大限度滿足社會各界和人民群眾查找利用檔案得的需要，贏得社會的認可和尊重。

增強檔案管理人員素質。作為企事業單位檔案工作人員，積極參加檔案業務培訓，盡快熟悉和掌握檔案工作的基本要求。要建立健全繼續教育管理制度和激勵機制，要通過檔案專業知識繼續教育，促使檔案管理人員不斷更新業務知識，進一步提高業務能力和檔案信息化管理水平。堅持“學用結合、按需施教、重視實效”的方針，積極為檔案專業人員提供全面、系統的學習機會，特別要加強對檔案管理人員保密教育，不斷增強保密意識和責任感，確保檔案管理無失（泄）密現象發生。

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[關鍵詞] 整合學校；檔案移交；檔案管理；交接工作

【中圖分類號】 G717 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1007-4244（2014）01-204-1

一、整合學校的檔案管理與分類

學校各部門在教育教學及其它各項工作中形成的各類檔案，應由學校檔案室集中統一管理。加強學校檔案的科學管理，逐步實現檔案管理工作的標準化、規范化、科學化和制度化。學校檔案室是學校的內設機構，由學校行政校長分管，日常工作由校長辦公室、教務處具體領導。檔案室負責統一管理全校的黨群類、行政類、教育教學類、基建類、聲象類、設備類、榮譽實物類的所有檔案。根據學校檔案信息形成的規律，我們把學校檔案分為文書檔案、教學檔案、學生檔案、基建檔案、人事檔案、財會檔案等。

二、檔案有效管理對學校整合工作的作用

對這些檔案的管理具有以下作用：一是可以把檔案構成要素更加緊密地結合在一起，相互促進，使檔案事業在復雜的環境中順利進行；二是可以綜合運用各種知識和技能，去尋求成功的管理經驗與規律；三是可以有效地管理和開發檔案資源，最大限度地滿足知識經濟和信息時代對檔案信息的需求。

三、學校檔案管理要求

一是對人的要求，包括對分管領導及檔案干部隊伍的要求。分管領導應對所分管的檔案工作的歷史、現狀、今后發展思路以及檔案隊伍思想狀況、知識水平、年齡結構等有基本的了解，以便對檔案隊伍的管理創新進行有效考核，從而對管理創新形成強大的推動力。檔案干部隊伍則要積極參與管理創新，在檔案管理中發揮更大的作用。二是檔案工作規章制度的要求。這些規章制度不能僅停留在以往的水平上，而要隨著社會實踐活動的發展而發展。檔案工作部門和業務部門應適時調整不適應社會改革變化的檔案工作規章制度，以適應社會實踐發展的需要。檔案工作規章制度要真正納入各項管理中，不能僅停留在紙面上，而應真正和各項管理活動融為一體。三是對現代化設備的要求。現代檔案管理的重要內容就是實現現代化管理。不僅要有硬件設備，更重要的是檔案工作者要掌握現代化設備的應用問題，使現代技術特別是信息技術在檔案工作中得到普遍應用，從而提高檔案管理的科學水平。

四、對整合學校檔案管理工作的建議

筆者結合所在學校整合后的檔案管理工作經驗，對合并學校的檔案管理提出以下建議：

（一）對合并前各單位的檔案應根據原有室藏特點、適用范圍、利用方便的情況，采取統一管理、分散存放的辦法，即原檔案不動存藏各單位合并前的檔案。然后將整合后學校的檔案，集中保存在一個檔案室；一個全宗的檔案不宜分散保管，不同全宗的檔案也不能混雜。

（二）繼續做好原單位檔案的收集、整理工作。如合并前各校的文書、教學、管理等方面，按年度計劃中項目的連續性在合并時未完成的項目等方面產生的檔案繼續進行收集、整理工作。合并時，各校廢止不用的圖章、牌匾、獎品、證書、校級文物、紀念品等，應由學校的檔案部門繼續做好收集、整理、保管等項工作，以保持原全宗檔案的有機聯系。

（三）對合并后形成的檔案，要采取高起點的管理模式。按照檔案工作的規律，首先要建立適合保存檔案的專用庫房。要求恒溫、恒濕、防塵、遮光、消防安全，室藏容量在10～15年左右。其次是組建高素質的檔案管理隊伍。這支隊伍的整體素質要符合學校檔案事業的發展需要，工作人員要有熱愛檔案事業的奉獻精神，人人要有管理檔案的較強能力。

（四）建立檔案網絡。這一網絡既要兼顧合并前各館（室）藏的特點，更要注意合并后檔案工作發展的新要求。筆者以為可取的模式是：合并后的學校設綜合檔案館，原有的各校檔案室設綜合檔案室，綜合檔案館主要負責管理好合并后的各門類檔案的同時，還必須在行政與業務上對本校所屬各分校的綜合檔案室工作進行指導、監督和檢查，綜合檔案館為基層檔案工作服務。一方面是本專業管理體制的要求，另一方面也是綜合檔案館本身工作的需要。檔案室接受綜合檔案館的領導，繼續做好原有檔案的保管與利用，及時又要根據工作的實際需要，編制各種目錄、卡片、索引，編制各種參考資料，以便及時、主動地提供檔案信息，為上級主管領導和學校各項工作服務。

綜合檔案館成立后，按照檔案產生的不同來源，學校任何一個職能部門要按方便收集的原則確定相應數量的專、兼職檔案員，這些專、兼職檔案員在行政上屬各部門領導，業務上由檔案館領導，以便及時做好日常檔案的收集、整理、立卷，最后移交檔案館（室）的暫時性工作。

（五）建立必要的規章制度，使檔案管理按規范化動作。新校的檔案工作雖在起步階段，但原有各單位在檔案的業務管理模式上有較為可行的規章制度，這些原有的模式或規章制度，為新校檔案的科學而規范管理打下了良好的基礎。為進一步規范學校整合學校檔案管理工作，在原先的基礎上重新制定制度：檔案查閱利用制度、檔案資料保管期限規定、檔案工作條例等。在新校檔案管理運作前，要博采眾長。繼承和發揚原有規章制度的科學部分，建立和健全新的管理運作模式，使檔案的收集、保管、利用、編研等各項工作按規范化、科學化的規則運行。通過以上措施，可以為合并后的學校信息整理提供借鑒，進行信息的整合，為以后的信息管理以及信息查詢提供方便。

總之，學校檔案的管理工作是學校工作中的一項重要任務，檔案的管理工作成敗，也是衡量學校工作成績的標準。隨著社會的進步和科學技術的發展，教師和學生對檔案信息的要求將更高，檔案工作人員應嚴格要求自己，做好檔案管理工作，使檔案發揮其更大的作用。

參考文獻：

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1傳媒企業集團數字化檔案建設的現狀

首先，傳媒企業集團的數字化檔案建設工作中隨意性較強。在傳統的傳媒企業集團的檔案管理工作中，缺乏規范性的、系統性的工作程序，檔案的搜集和整理受多種因素的制約，檔案管理工作人員沒有統一規范的工作細則導致辦公室檔案管理混亂現象時常出現。在傳媒企業集團中，有很多實際價值和藝術價值非常巨大的文字、音響資料，重要的文件、對外交往簽署的合同等，這些資料或文件中大部分是由企業多個單位、多個部門單獨存檔或管理，這些資料和檔案的管理需要統一規范的檔案管理體系，以免造成資料及檔案搜集不全、遺失、損壞等情況的出現。

其次，傳媒企業集團的數字化檔案建設工作中缺乏檔案管理意識。傳媒企業集團中，很多資料、對外簽署的合同對未來傳媒信息的多層面分析、研究、項目開發等都具有十分重要的意義和實際的價值。但是在實際的管理工作中，管理部門缺乏這方面的工作管理意識，造成重要資料不全、遺失等無法挽回的結局，為以后的檔案管理工作帶來相當大的難度也是文化研究上的重大損失。

再次，傳媒企業集團的數字化檔案建設工作中存在重視硬件建設、輕視軟件開發的現象。隨著網絡信息技術在工作中的多方面應用，已經意識到信息技術的優勢所在。在集團的檔案管理工作中，過度地重視硬件的購置，網站、網絡的建設。但是對于涵蓋傳媒企業集團特色的軟件開發上重視程度不夠，沒有落實限制檔案利用的條框，不適用網絡建設的規定等，導致沒能充分地利用數字化檔案的優勢，沒能有效地提高檔案的管理效率。

最后，傳媒企業集團的數字化檔案建設工作中隊伍管理意識薄弱。傳媒企業集團的工作性質決定了工作內容和工作形式，導致整個企業集團的工作重心傾向于日常的采編、節目生產等工作，缺乏對檔案工作的整體管理，沒有形成管理檔案的團隊和相應的檔案管理軟硬件設備。

2傳媒企業集團的數字化檔案建設的方法和策略

2.1建設傳媒企業集團的數字化檔案建設工作要提高企業集團領導的思想認識。建設數字化檔案對于企業集團的發展是非常重要的，領導需要對企業的發展負責，優先樹立科學的、合理的思想認識，做好思想建設才能加強頂層規范設計，由上而下由科學的檔案管理思想指導，徹底貫徹執行。在具體的實施中，發現問題，反饋思想，從而優化傳媒企業集團的數字化檔案建設工作的指導思想。在領導層中加強檔案管理的重要性認識，加強對管理部門的管理，做好對檔案數字化建設的監督，對每一份資料和檔案都要負責，精心、盡心做好檔案數字化管理工作。

2.2建設傳媒企業集團的數字化檔案建設工作要建立全面的規章制度。全面的規章制度是企業集團數字化檔案管理具體工作的執行標準。建立健全的規章制度是企業集團實現檔案數字化管理高效完成的保障。可以使企業集團從宏觀角度和微觀角度同時實現對數字化檔案建設的綜合管理。在具體的實施中，工作人員能夠明確檔案信息的采集、存儲、管理、利用，對所有存檔的電子文件進行注錄、編輯等具體實際操作中的規范。實現全面的規章制度建設能夠確保數字化檔案建設的成功完成，每一份資料和檔案的正確整理和入檔，企業中檔案的安全管理和有效使用。

2.3建設傳媒企業集團的數字化檔案建設工作要重視度檔案數據庫的完善。傳媒企業集團中建立有本企業特色的數據庫，能夠很好地實現在網絡信息資源的平臺上實現檔案信息的公司內部共享。在具體的實施中，逐步增強數字化檔案室的效能。加強檔案管理工作人員電子文件的收集、歸檔的實際操作能力，電子文件是檔案數字化數據庫的主要組成部分，是檔案管理工作中的主體部分。加強電子文件的管理，可以從根本上保證并提高檔案管理的效率。在注重電子文件的數量的同時更要重視電子文件的質量，保證文件的完整性和可利用性。真正實現檔案數據庫建設的價值。完善檔案數據庫建立在規范的管理模式的基礎上，無規矩不成方圓，檔案管理是企業集團內部管理的重要內容，在數字化的檔案管理中要采用統一的格式便于整理，統一的索引標準便于檔案的查找，統一規格的數據描述便于進行資料的整理、對比和分析。建立數字化檔案建設的標準能夠很好地實現檔案的有效管理和應用。

2.4傳媒企業集團的數字化檔案建設工作要完善檔案數字化的硬軟件環境建設。檔案的管理重要性不言而喻，企業集團領導階層做好思想建設后，要做好相關的硬軟件環境建設。在數字化檔案的建設中，需要配備一定水準的計算機、掃描儀等專用設備，完善檔案數字化的硬件建設。相對而言檔案數字化的軟件建設更加復雜，難度更大。既要做好數字化檔案相應的管理制度，還要注意計算機軟件的更新和優化。

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一、當前房管專業檔案管理中存在的主要問題

1.管理機構多元化不利于房管專業檔案規范化管理

當前，我國房管專業檔案的管理機構情況比較復雜，各地對房管專業檔案的管理采用不同的機構管理模式，沒有統一的機構管理標準，各地呈現多樣化的特點。有的地方專門成立了負責管理整個行政區域內所有房產檔案的專業機構，如廣州市的房地產檔案館；有的地方有房產檔案館，但只保存房產權屬檔案，如常州市的房產檔案館，其只是房產交易中心的一內設機構；也有的地方把房管專業檔案保存于綜合性檔案管理部門，如上海的浦東新區檔案館，它的主要任務是保存浦東新區政府各部門產生的所有檔案；還有的地方既沒有成立房管專業檔案管理部門也不把檔案移交于綜合檔案部門，而是由其相應的業務部門自行保管其產生的房管專業檔案。總之，管理機構的多樣化對規范化管理房管專業檔案產生了弱化作用。這種各自為政、自我封閉的狀態不利于實現地區間的房管專業檔案資源共享和互動交流，也不利于國家主管部門統一規范地管理。

2.檔案管理觀念和手段滯后于政府行政管理新模式

隨著信息技術的發展，OA系統、各類業務管理信息系統不斷產生，信息化管理已成為政府行政管理不可逆轉的趨勢。然而，目前全國各地檔案管理水平參差不齊，有少數地方管理思路先進，信息化管理模式已初步形成，但大多數地方管理思路相對陳舊，管理手段落后。這嚴重影響了房管檔案信息的及時匯集和準確、快速有效地利用。例如，在上述系統中，電子文件結合紙質文件在各部門流轉，但受傳統檔案管理理念和手段的束縛，這些承載著業務流轉數據和結果的電子文件沒有明確的歸檔范圍和要求，業務部門只向檔案管理部門移交紙質文件，信息系統的數據沒有實現同步移交，還留在業務部門或信息化部門；而紙質文件也只是配合信息系統中數據的流轉，沒有和信息系統中的數據統一管理。檔案管理部門由于對具體業務的了解程度不夠或沒有信息系統的支撐，不能確定在每項業務中究竟會產生哪些檔案，因此，也只能被動地接收整理紙質檔案，造成兩種不同載體類型的檔案管理脫節，極大地影響了檔案的有效管理和利用。

3.規章制度陳舊與現實需要脫節

隨著社會的發展和時代的進步，房管專業檔案的形式、載體和內容不斷變化，傳統的規章制度已經落后于現實的檔案管理需要。就房管專業檔案而言，房地產剛起步的時候，房管專業檔案只留于紙質，而現在每天都會產生大量的、不同材質的房管信息數據。隨著越來越多檔案的產生，舊有的檔案管理規章制度已無法適應新情況，滿足現實的需要。此外，其他的房管專業檔案的管理制度以及相關標準規范等也沒有建立起來，特別是近幾年來，隨著住房保障業務的發展，廉租房檔案、經濟適用房檔案、公共租賃房檔案等新的業務檔案不斷產生，這些新的檔案材料哪些應該納入房管專業檔案管理范圍，應當如何進行管理才能有效為社會提供服務，這些問題都需要房管專業檔案管理部門制定明確的新標準。

4.檔案管理模式落后于時展

由于房管專業檔案關系民生，因此在平時工作中的利用率非常高，檔案產生部門出于查找便利的目的，習慣于將檔案存放在本部門。因此，現有的房管專業檔案保管分散，管理模式多種多樣，省(市)局級的房管各業務部門、各事業單位、各區縣自成系統，各管各的，整個房管系統各部門間形成了小而全的分散型檔案管理模式。然而很多單位無論是資金、技術、人員還是庫房等軟、硬件設施都不具備長期保管檔案的條件；檔案的保管需要大量人力、物力，這種管理模式容易造成部門間重復投資，造成不必要的浪費；再有紙質檔案的大量產生和堆積不僅使行政成本上升，也給保管帶來不便，甚至容易引發火災，存在不少隱患。這種分散型的管理模式使得在數字化信息化時代各區縣各部門的檔案信息資源無法實現共享，不利于檔案資源的開發利用，造成了資源浪費。

傳統型的管理模式也是一種被動型和后置式的管理模式，基本上是一種“看門守攤”、“坐等上門”的被動管理服務方式。在檔案的接收上，沒有參與到整個業務流轉的過程中，而只是等待業務結束后，負責文件材料的接收整理；在檔案的服務利用上也是一種封閉和半封閉的狀態，豐富的檔案信息資源遠未得到充分開發利用，開放檔案的工作也無法適應社會各方面的發展需要。

5.人員隊伍結構不合理和素質有待提高

由于某種社會歷史原因造成了人們在傳統觀念上認為檔案工作就是悠閑、輕松但又單調、乏味與社會脫節的工作。因此一些年齡偏大的人員往往會被調到檔案部門，使得當前從事檔案工作的人員整體業務水平不高、年齡偏大、隊伍結構不合理，制約了檔案業的發展。

二、對房管專業檔案創新管理的幾點建議

為了更好地管理房管專業檔案，服務民生，服務大眾，檔案的管理部門需要更新管理思路，創新管理模式和管理方法，變檔案資源的分散管理為集中統一管理，強化檔案部門的管理主體地位和服務功能。對此，筆者提出以下幾點建議：

1.轉變傳統的檔案管理觀念，統一房管專業檔案管理機構

針對當前房管專業檔案管理機構多樣化的現狀，筆者認為房管系統檔案管理部門可參照城建檔案管理的機構設置，成立專業房管檔案管理機構，負責整個行政區域內所有的房管檔案的集中保管，統籌統一管理房管檔案，包括房地產權屬檔案、保障性住房檔案、拆遷檔案、物業檔案等行政管理部門產生的檔案，也應包含各房產管理協會、各房產開發公司、拆遷公司和物業公司等產生的各類檔案資料。

2.更新檔案管理思路和手段，逐步實現房管專業檔案標準化和數字化管理

更新房管專業檔案管理的思路，關鍵在于房管行業的檔案從業人員要樹立檔案標準化管理的理念，要把大的行政區域(省、自治區、直轄市)的房管專業檔案作為一個整體進行管理，要有檔案管理發展的規劃方向。并針對房屋管理的特點，統一行業檔案分類目錄，明確各類業務的專業檔案歸檔范圍；對入庫的檔案、資料進行嚴格區分，實行整個大的行政區域的分類管理，實現房管行業檔案管理

的統一性和標準化。

加強房管專業檔案的信息化建設，是滿足當前經濟社會發展的需要。為此，必須推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化，建立房管檔案信息資源基礎數據庫群，實現房管檔案信息資源的高度共享和利用，實現庫藏檔案的信息化自動管理。

3.樹立法制意識，建立統一的房管專業檔案管理的規章制度

房地產行業涉及的部門繁多，產生的檔案內容豐富，有房地產市場管理、拆遷管理、物業管理和住房保障管理等，但是到目前為止相關的法律法規僅有住房建設部分別于2001年、2006年通過的《城市房地產權屬檔案管理辦法》、《城鎮廉租住房檔案管理辦法》，這兩個《辦法》對權屬檔案和廉租房檔案有明確的管理規定。有關其他類型的房管專業檔案管理方面的規章制度還需要在實踐工作中不斷摸索、探尋，從而逐步制定和不斷完善統一管理的規定或辦法，為房管專業檔案的規范化管理提供理論依據。

4.創新檔案管理模式和方法，實行集中化管理和全程化管理的模式

針對分散型的管理模式，筆者認為可在房管專業檔案標準化管理的基礎上，統一各單位各部門的實體檔案管理模式，建立行政區域內統一的房管專業檔案--資料數據庫，共享檔案信息，使房管專業檔案信息在統一的平臺上進行管理、查詢，提高工作效率，為公眾利用檔案提供便利。

針對被動式的管理模式，筆者建議建立全程化管理的檔案管理模式。傳統的檔案管理模式往往比較滯后，檔案一般都是定期移交給檔案管理部門，且移交后還要經過一段時間的整理和數字化，之后才能查閱利用，如在整理期間需查閱某份檔案，無疑是大海撈針，且未必能找到，給工作造成了很大不便。因此，改變檔案的滯后管理迫在眉睫。全程化的檔案管理模式是在統一行政區域內檔案數據庫的基礎上，實行電子文件取代紙質檔案全程同步歸檔，做到檔案即時歸檔，即時提供查閱，將檔案管理貫穿到整個行政區域的房管管理的公文處理和業務辦件的整個過程中，對該過程產生的需要歸檔的各類資料進行即時的跟蹤管理，且把歸檔作為整個公文處理和業務辦件辦結的標志。這種全程化管理模式可以有效地提高檔案的利用效率。

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本人結合多年的管理經驗，從以下兩個方面去努力。

一、加大收集渠道

1掌握建設項目檔案收集的方法 。檔案收集可以體現企業的管理質量和水平。檔案收集方法應體現跟蹤收集和管理的原則。由于文件材料門類繁多， 要明確規定企業檔案應具備的質量和數量要求，移交時間等，把項目文件材料的收集、整理和歸檔納入具體要求中來，收集的難點是一些影像和圖章的簽署，一些重要的資料必須要加蓋并完備簽署，項目檔案的管理工作必須從重視收集工作開始。協調各部門做到從上而下，層層有人負責，防止和減少文件資料的流失。

2.文件材料的收集. 檔案的收集在系統中進行操作以外，還必須有一套完整的紙質的登記冊，防治登記檔案造成無法挽回的損失；新建檔案和補充材料錄入系統后，要及時處理入庫，新建檔案和補充材料的收集情況要進行檢查復核。做到收集工作的檢查和指導隨時定期收集相結合。設置檔案柜檔案入柜存放，按照統一存放檔案外還要陳列，建立健全文件資料的收集歸檔制度、加強對平時收集工作的檢查和指導工作。保存下來的有價值的珍貴實物，要做到隨時收集和定期收集相結合 ，進行查漏補缺，嚴要求嚴格對照檔案的標準，根據文件材料形成時間的規律主動收集，加強與各部門的溝通，避免歸檔時遺漏。在整個準備過程中做到資料多不雜，專職檔案管理人需要對檔案資料進行加工，變死材料為活信息，為開展各項管理工作提供可靠的檔案信息資源。優化檔案管理的條件，加強宣傳，增強檔案管理意識。

二、加強管理意識

1.加強檔案培訓提升業務素質。檔案管理信息化是社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發展的必然方向。舉辦檔案管理員培訓認真學習檔案專業知識理論，學會利用先進技術設備，加強檔案人員的業務能力培養提高檔案工作者素質。同時注重檔案收集加強過程管理。檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，加強檔案管理業務學習，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習和掌握， 請專職檔案員定期對全體檔案員開展培訓學習資料鑒定和編號和立卷、檢索工具的編制等方面知識，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，注重計算機知識、信息技術的學習，提高檔案員的業務水平，加強檔案基礎工作抓好每年歸檔工作。各類文件、材料能否齊全、完整地按期歸檔是能否做好檔案工作的一個基礎，努力使自己具備信息技術和網絡技術的綜合型檔案管理人才。

2.利用現代化技術，提升檔案利用價值的同時也解決檔案管理費問題。既可以像青島市人才流動服務中心一樣開展以證書認定和工作履歷認定等為基礎誠信檔案，可以改革人事檔案材料的收集范圍，利用計算機等現代化手段整理檔案，將人力資源管理和人才職業發展的材料收入歸檔范圍內，然后按類別將屬于條目的內容打印出來，按文件形成的先后順序排列，在取消檔案管理費后，可以充分利用檔案的價值，為單位和個人提供新的個性化的人才服務，收取一定的服務費。利用計算機提高檔案工作，降低了人為因素的影響，實現檔案信息化管理，可以收到事半功倍的效果。

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【關鍵詞】圖書館 檔案管理 問題 改進措施

隨著信息技術的發展，大量的信息處理已經脫離了手工操作，在圖書檔案管理方面，傳統的手工檔案存檔、歸類、整理及查詢遠遠不能滿足現在學校發展的需要。中職學校圖書館檔案管理工作存在諸多問題，急待改進。

一、中職學校圖書館檔案管理工作中存在的問題

（一）對圖書檔案管理重視不夠。長期以來，相當一部分人員對檔案管理的認識都存在一些誤區，認為檔案管理就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是學校的主要工作，不能給學校創造經濟效益，只要“守好攤”就行了。輕視檔案管理的思想都表明了一些人對檔案管理缺乏了解，忽視檔案管理已無法適應現在的管理需求。

（二）圖書館設備太落后。學校圖書館大多沒有實現設施、設備的現代化，圖書檔案的分類、編目、存檔、歸類、整理以及讀者對文獻的檢索等等工作還是原始的傳統的手工操作，不論是圖書檔案管理員、還是讀者，要完成一項任務都需要花費很長的時間，耗費很大的精力。

（三）圖書館制度不健全。中職學校在管理中雖然制定了使用與本單位的、較為健全的教育、教學等方面的管理制度和各級各類人員工作職責，但涉及檔案管理的制度、職責較少，沒有建立一套科學的檔案管理制度，沒有統一祿準，缺乏統一管理，很多文件材料沒有進行系統整理歸檔，管理混亂。中職學校的檔案形成于學校日常管理、教研活動和教研成果的開發推廣中，檔案材料涉及面廣、內容繁雜，如果沒有健全的檔案管理制度，是很難保證檔案材料收集完整。

（四）圖書館管理不到位。在中職學校，圖書館檔案管理工作并沒有受到應有的仲好似，主要表現在幾個方面：一時缺乏專職檔案員負責圖書館檔案的收集、整理工作；二是大難管理人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識單薄；三是少數中職學校沒有專用檔案室，檔案無法集中管理，缺乏保護措施，不利于檔案的管理。

（五）利用不充分。圖書館是中職學校的窗口部門，圖書館的工作會產生大量具有保存價值的檔案材料，為領導決策、業務工作和科研的重要資料。充分利用已收集的檔案資料，對圖書館的發展有著十分重要的作用。但由于檔案管理意識落后，許多學校的圖書館的檔案管理基本上都屬于重藏輕用，造成了圖書館但當唉資源的浪費。

二、改進中職學校圖書館檔案管理工作的措施

圖書館檔案是中職學校圖書館工作的一個重要組成部分，它真實地記載著一個學校圖書館在每一個歷史時期的發展軌跡，具有很強的信息利用價值。因此，學校的檔案工作應著眼于今后的發展，既要適應今后管理的基礎工作，又要盡快運用現代劃管理理論和科學技術，實現檔案管理現代化。

（一）領導重視。領導重視是搞好中職學校圖書檔案管理工作的重要條件。一個學校檔案工作管理的怎么樣，與學校領導的重視程度有很大關系。要做好圖書館檔案工作，首先要積極爭取領導對檔案工作的支持。

（二）配備專職檔案管理人員。學校一方面要指定有責任心、能吃苦的同志專職負責檔案管理工作；另一方面也要加強檔案工作隊伍建設，加強對他們的教育培養，關心他們工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案管理人員。此外，作為檔案管理人員，也要注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個關節和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。

（三）配備先進的軟硬件設施設備。硬件是提高中職學校檔案水平的基礎，也是檔案管理質量的重要保障。把檔案設施建設列入學校基本建設的總體規劃，配置足夠的檔案庫房，庫房內可適當配備空調、去濕機以及防蟲、防火、防盜等基本設備；按需配置計算機、打印機、掃描儀、數碼相機、攝像機等現代化辦公設備。以提高工作效率。在軟件方面，應安裝檔案管理軟件，把檔案錄入計算機，建立電子檔案，極大地提高圖書館檔案管理中存儲、處理、開發利用檔案信息的能力，以實現圖書館檔案管理的現代化。

（四）建立健全檔案管理制度。建立健全檔案管理制度，是搞好檔案工作的前提條件。圖書館應根據國家有關檔案文件規定，結合學校圖書館的實際情況，制定出科學的檔案管理制度，建立科學的檔案組織管理和運行機制，建立檔案管理工作責任制，建立健全各項規章制度，使檔案管理工作做到按章辦事、按規操作、妥善保管。建立健全檔案管理制度必須遵循以下要求：第一，規章制度要體現合理性、科學性；第二，簡明實用；第三，堅持制度約束的雙向性，既約束領導又約束職工；第四，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

（五）科學分類。科學分類就是按照檔案部門的要求，根據圖書館的實際情況，按部門，內容等，分成不同類別。一是黨群類。包括上級文件、校內文件、計劃、總結、規章制度等。二是業務類。包括個業務部門的報表、工作日志、各類活動等。三是人事類。包括職稱晉升、考勤、考核、職工培訓及進修情況等。圖書館的檔案收集通過科學分類，便于系統地查找利用。

（六）電子歸檔。檔案信息化建設是當今社會發展的一大趨勢，也是現代檔案管理的基礎，是檔案管理現代化的必經之路。為此，中職學校圖書檔案管理中，要逐步實現技術現代化，采用計算機等現代化辦公設施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務質量。它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，已盡快實現檔案信息化管理。

（七）提高服務水平。檔案管理人員要樹立“工作就是服務“的觀念。要明確服務方向，端正服務態度，樹立創新意識，提高服務質量，服務的好壞是衡量檔案工作者職業道德標準的重要尺度。

中職學校圖書館是學校的重要組成部分，也是學校檔案的重要組成部分檔案管理工作不是一朝一夕的工作，而一個漫長的從觀念到技術再到實際應用的過程，是中職學校基礎建設的一部分。在中職學校的橫向比較過程中，除了辦學的師資力量，現代化的校園管理方式也是學校綜合能力的集中體現，因此圖書管理工作對學校的和總體實力是非常重要的做好中職學校圖書館檔案工作，對于提高圖書館的管理水平，對學校的教育和科研都起著十分重要的作用。

參考文獻：

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一、高校實現檔案信息化建設的重要意義和作用

在當今信息時代的形勢發展需求下，高校檔案信息化建設擺在了十分突出的位置，只有實現檔案信息化建設和科學管理，建立多功能管理的信息化檔案體系，才能為本單位和社會各界、廣大公眾提供準確、有效、全面、權威的檔案信息，實現檔案信息資源的開發和利用價值。

（一）實施檔案信息化建設，有利于提高檔案信息收集的完整性和時效性

建設一個科學和完善的檔案信息化體系，原始信息資料的采集是關鍵，隨著現代互聯網以及高校內部局域網絡建設的日趨完善，各部門和院（系）之間相互聯通，信息資源的收集由點及面，不斷增大信息資源數據容量，確保信息收集的完整性，電子文件的收集直接通過郵件或本單位局域網等網絡手段傳輸匯集，是一種相當普及與便捷的方法。

（二）強化檔案信息化管理，有助于提升檔案管理工作的規范化、標準化水平。

實現檔案信息化，主要目的是通過現代高科技的網絡手段為信息利用者提供快速、準確和全面的信息，提高檔案的利用率和利用價值，促使檔案工作的管理方法、工作方式、信息處理等環節不斷改進，從而推動檔案管理工作流程更加科學化、規范化和制度化。

（三）完善檔案信息化體系，有利于實現高效快捷的信息檢索

隨著社會經濟的不斷發展和時間的推移，高校的檔案數量與日俱增，如果僅僅依靠傳統的查找方法和落后的檢索工具，難于適應當今社會的發展需要，阻礙了檔案管理工作的現代化進程，只有不斷完善檔案信息化體系，找出適用于本單位局域網信息組織與管理的方法，及時解決好各方面技術的銜接問題，不斷優化計算機應用技術，實現網絡檔案信息檢索系統，將促進檔案的服務質量大大提高。

（四）加強檔案信息化建設，有利于更好地開發和利用檔案信息資源

如果說信息采集是基礎，管理是過程，開發利用并提供服務則是檔案管理工作的最終目標，“檔案工作的目的之一是開發利用，利用工作開展得好壞是檢驗檔案工作的最佳尺度”[2]。檔案信息化建設管理目標是實現信息的開發與利用，檔案信息資源共享成為信息社會中檔案利用工作的新要求。檔案信息資源的開發利用是檔案工作矛盾運動的必然結果，是滿足檔案信息利用社會化的實際需要，是時展的客觀要求，為此，加強檔案信息化建設是為社會提供強有力的信息保障。

二、當前檔案信息化建設進程中存在的問題

近年來，高校在實現檔案信息化建設過程中取得了很大的進步，特別是電子檔案的出現給傳統的檔案管理工作帶來了一場革命，檔案信息化的管理優勢亦為人們所認識，但在日常的檔案管理工作中還存在一些問題亟待進一步解決。

（一）檔案信息化建設意識淡薄

長期以來，傳統的檔案管理觀念在一些人的意識之中根深蒂固，檔案材料的書寫和形成中就存在不規范、不統一問題，特別是原始資料交接不及時，往往造成大量的信息資源被丟失。同時，由于檔案信息化管理意識淡薄，某些部門、院（系）還自行保管紙質檔案資料，造成檔案信息收集不齊全與滯后問題，嚴重地影響了檔案信息數據庫的建設，阻礙檔案管理信息化的發展進程。

（二）檔案安全意識薄弱

高校實現檔案信息化管理，大大地突破了檔案利用的時空限制，使檔案信息資源利用變得更加方便和快捷，但由于某些檔案工作人員的檔案保密意識和檔案安全意識嚴重滯后，使用未經殺毒的外來移動磁盤、鏈接互聯網等等，極容易造成檔案信息系統數據錯亂、丟失、病毒入侵、重要文件資料在網絡上流傳等等的問題。

（三）檔案管理人員業務能力薄弱

檔案信息的管理和利用很大程度上受到檔案工作人員業務水平的制約，不少部門、院（系）的檔案管理人員由辦公室管理員兼任，未經過專業的業務培訓，人員崗位流動性頻繁，部分管理人員在工作中只能是“摸著石頭過河”。由于檔案管理人員不熟悉信息技術，有的檔案管理人員還只滿足于使用計算機管理檔案目錄，未能掌握相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識，未能使檔案信息多元化、拓展檔案應用領域。近年來，隨著檔案載體向著檔案數字化的方向發展，高校普遍對紙質檔案進行了電子化處理，并在此基礎上建立了電子閱覽室，隨著檔案軟硬件設備的更新換代極大地改變了傳統的檔案管理工作的方式方法，但從目前情況看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更是缺之又缺，檔案隊伍不穩，人才流失嚴重的境況。

三、推進高校檔案信息化建設的幾點建議

目前，高校的檔案管理工作已逐漸向制度化、規范化、標準化、信息化方向發展，但在發展的進程中仍要不斷改進檔案管理工作模式，穩步、扎實地推進檔案信息化的建設。

（一）建立一支人員穩定、業務綜合素質高的檔案隊伍

推進檔案信息自動化的關鍵是人才，隨著計算機和信息網絡技術在檔案管理工作中的應用和發展，對檔案管理人員的業務知識、管理能力、操作能力等方面提出了新的、更高的要求。任何先進的設備和技術應用都離不開人去掌握運用，因此，高校檔案信息化建設程度的高低很大程度上取決于人的素質，沒有一支知識結構合理、人員穩定的檔案隊伍，難于適應現代檔案管理工作的發展需要。要不斷通過各種渠道、多種形式加強檔案管理人員再教育，促使檔案管理人員不斷更新業務知識，特別是計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡化技術知識、現代管理技術知識的培訓。只有努力培養和打造一支具備現代檔案管理知識的高素質檔案隊伍，才能切實擔當起實現檔案管理現代化的重任。由于電子檔案信息內容的數字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術化，開發利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就要求檔案管理隊伍要相對穩定，要具有熟悉的電子計算機操作的信息技術專業人才，使之能適應當前高校檔案工作現代化管理之需要。

（二）加大宣傳力度，增強隊伍的檔案信息化建設意識，加強檔案人員的事業心和責任感

長期以來，由于人們特別是某些領導同志對檔案管理工作重要性認識不足，使得檔案工作經常處在可有可無的輔質的尷尬境地，嚴重阻礙了檔案工作的健康發展。因此，搞好檔案管理工作關鍵在領導，領導思想通了、認識深刻了，做好檔案工作就能起到事半功倍的效果；其次要逐步提高檔案工作人員對檔案實現信息化管理重要性的認識，這就要求檔案工作人員在收集檔案資料時，做到口勤、手勤、腳勤，收集齊全完整、內容真實可靠的檔案材料，及時追補和不斷補充新的資料，將收集的紙質資料迅速進行電子化處理，提高檔案工作的效率和水平。

（三）建立和完善檔案信息化管理的規章制度

檔案信息化的建設離不開一套嚴謹的規章制度，沒有一套行之有效的規章制度，難以保證檔案管理工作的順利開展。因此，要根據工作的實際需要，制定和完善檔案管理規章制度，例如制訂一套如《檔案歸檔制度》、《檔案保密制度》、《數字檔案備份制度》、《網絡安全管理制度》、《檔案人員崗位責任制》等等，通過規章制度管人，使檔案管理工作做到有章可循。同時要規范操作標準和流程，如歸檔電子文件（檔案）存儲要按照《電子文件歸檔與管理規范》操作，存儲歸檔電子文件信息數據的計算機設備一定要安全可靠，并且要不斷更新備份設備，嚴防電子檔案被清洗、丟失，確保信息化檔案信息安全及資源的有效利用，通過一系列的規章制度和規范化管理，使檔案信息化管理工作逐步走上良性的循環軌道。

（四）建立檔案信息安全保障體系，逐步完善檔案信息安全管理體制

要充分為信息利用人提供準確、完整、有效的信息資源，必須加強對計算機檔案管理系統的管理和維護，確保檔案數據庫的安全。一是檔案部門的內部局域網必須切實與公共網絡實行物理隔離，確保檔案信息網絡傳輸的安全；二是要加強檔案數據庫的管理，應對數據進行異地脫機備份；三是為信息利用人提供優質服務的同時，要認真采用身份認證、密鑰管理、防火墻等安全防護措施，確保檔案信息在網絡傳輸和利用過程中的系統安全。

（五）加大專項資金的投入，不斷更新軟硬件設備

俗語說：“巧婦難為無米之炊”，檔案信息化建設離不開軟硬件的更新換代，檔案管理專用軟件、電子計算機、服務器、高速掃描儀、縮微機、刻錄機、開通內部局域網、配套信息安全防護措施等等，都需要投入大筆的資金，如果沒有一定的設備投入，檔案信息化建設只能是紙上談兵。

總之，檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設的實現不是檔案部門的單一工作，也不能僅僅單憑幾個計算機技術人員就能實現的，它需要所有檔案人員的積極參與和配合，因此，信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規律，從而創新更科學、更先進的管理方法，使檔案信息化建設工作達到質的飛躍。

參考文獻：

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一、新時期檔案管理工作的問題

新形勢下，雖然數字化檔案的應用越來越廣泛，其作用也愈加明顯。但由于管理制度不完善，一些管理人員素質偏低，婦幼保健檔案管理仍然面臨以下問題。

（一）婦幼保健檔案的原稿管理被忽視。為方便打印，人們習慣應用計算機起草和制作文件。但文稿一旦打印完成后，很多人容易忽視文件管理。多數人不注重加強電子文件管理工作，或者未能將其保留下來，文件被清除或被新的文件夾覆蓋。一些人員忽視保護文件夾，對文件任意進行增減、刪除或篡改操作，導致原始的電子文件面目全非。

（二）婦幼保健檔案的?w檔管理不被重視。傳統紙質檔案都是在文件形成后，由管理人員分類和編號，然后交由管理部門和工作人員管理。紙質檔案使用時間長，工作人員經驗豐富，總結出行之有效的工作流程、方法和原則，相關制度較成熟，有利于提升婦幼保健檔案管理水平。而數字化檔案寫在磁盤上，方便修改，制作和修改完成后存儲于磁盤中，并保留在信息數據庫，方便檔案信息資源共享。但由于數字化檔案生成環境特殊，從制作到歸檔，不能按照紙質檔案方式進行，婦幼保健檔案歸檔管理也容易被忽視，制約管理水平的提升。

（三）婦幼保健檔案的安全管理不足。數字化檔案如果被盜取，其受損壞程度往往比較嚴重，甚至導致婦幼保健檔案數據資料難以恢復。一些單位忽視建立完善的管理制度措施，安全管理不被重視，安全防護技術手段不足，未能綜合應用防火墻技術、密鑰技術等，安全管理制度措施沒有嚴格執行。

二、新時期檔案管理工作的創新對策

為彌補婦幼保健檔案管理的不足，根據新時期和新形勢，以提高管理水平為目的，筆者認為應該從以下方面入手，采取優化和創新策略。

（一）加強婦幼保健檔案的原稿管理。數字化檔案制作或打印之后，不能任意刪除或修改，而應該加強原稿管理，做好存儲和備份工作。同時注重文件收集，與紙質檔案完全不同的是，數字化文件收集方式、范圍和要求也不同。草稿文件一般不具備正式的文件功能，可以不保留。對具有輔助作用的文件、正式的文件應該做好搜集工作，進行整理和歸檔。并與紙質檔案建立對應關系，方便查閱和使用。還可以將其制作成紙質拷貝件或微縮品，避免檔案丟失。

（二）完善規章制度，加強婦幼保健檔案的歸檔管理。完善婦幼保健檔案管理規章制度，推動管理工作制度化和規范化。明確相關人員職責和權限，讓他們有效適應檔案管理需要，嚴格落實制度措施。重視檔案綜合利用，加強管理，使管理和利用工作更為有效地開展下去。婦幼保健檔案歸檔過程中，可采用硬盤存儲或外部載體保存，避免受到不必要的損失。

（三）重視婦幼保健檔案的安全管理。重視軟件維護，確保婦幼保健檔案安全有效運營。完善安全管理措施，預防安全隱患發生，明確管理人員職責和權限，讓他們有效開展安全管理工作。加強軟件和系統更新維護，確保婦幼保健檔案存儲設備安全。落實專機專用制度，保證檔案存儲設備處于良好性能和運營狀態。注重婦幼保健檔案備份，避免出現安全隱患。加強網絡防火墻建設，重視安全密鑰的使用，合理設置密碼，防止受到攻擊和破壞。做好備份工作，綜合應用加密技術、訪問控制技術、數字簽名、信息備份與恢復等措施，實現對婦幼保健檔案的有效管理，確保其安全可靠。

（四）提高婦幼保健檔案管理人員的素質。建立完善的管理制度，明確管理的目的、流程和方法。落實管理責任制，讓每個管理人員有效開展管理工作。這樣既能預防安全隱患，還能推動檔案管理規范化和制度化，保障檔案管理效率提升。引進基礎扎實、責任心強、信息技術應用水平高的管理人員，實現對婦幼保健檔案的有效管理。完善管理培訓制度，學習理論和前沿知識，促進婦幼保健檔案管理效率提升。管理人員要加強學習，掌握檔案管理制度和規范要求，提高計算機業務水平，有效利用其開展婦幼保健檔案管理工作。積極參與檔案管理業務培訓，豐富理論知識，增強動手操作能力，提升婦幼保健檔案管理水平。

（五）優化婦幼保健檔案管理服務方式。綜合利用多媒體技術、光盤制作技術、信息技術，為用戶提供個性化服務，促進婦幼保健檔案資源共享。為用戶提供在線咨詢服務，完善婦幼保健檔案咨詢平臺，嚴格各項操作，優化管理服務方式。

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一、建立集中統一的檔案管理網絡

加強對國土檔案工作的集中統一管理、是國土檔案齊全、完整、規范的重要保證。要遵照統—領導、統一制度，統一管理的原則。各級國土管理機構應該成立國土檔案工作領導小組，確定專人負責，統一協調檔案管理工作。由基層工作人員，兼職國土檔案員，在上級專職檔案員的幫助下，形成全系統的檔案管理統一模式。同時，完善檔案制度建設，修訂檔案崗位責任制及檔案管理制度，做到職責分明，層層把關。無論是在上級國土局發的文件，都能從上保證文件材料不疏漏、不散失、使檔案管理工作達到了系統化、規范化、標準化。

二、轉變觀念，超前管理

長期以來，我們對國土檔案內容和工作范圍的理解偏于狹窄，思想不夠開闊，工作不能創新。對于各類業務檔案的管理工作沒有一種超前管理的意識、沒有很好地和上級檔案員聯系。沒有將國土檔案工作滲透到各個環節之中。導致各類業務和檔案管理長期以來各自為政、檔案資料積累殘缺不全、給檔案的整理歸檔帶來了困難。由于以前檔案整理歸檔不全，造成現行檔案利用中的一系列問題，造成了許多不必要的矛盾糾紛。新時期的檔案工作，應充分認識到到檔案工作不是臨時性工作，要逐步轉變觀念，制定措施，對國土檔案進行超前管理。

三、國土檔案特點，拓寬檔案收集渠道

從實際情況看、國土檔案是比較復雜的。它分類為九大部分，從每個部分的內容比較來說層次不齊。建設用地類的報批經歷時間長、稍有疏忽、就可能遺漏。聲響材料類形成的文件數量不多，不易引起檔案人員的足夠重視。為了保證檔案資料收集齊全、完整，檔案管理人員首先了解各類業務工作存檔的分類程序和流程，對哪些檔案資料、資料的內容、數量做到心中有數。建立文件檔案檔案收件簿。并對各相關部門制訂檔案收集上交制度，拓寬檔案收集渠道，確保檔案齊全完整。

四、制定規范，及時立卷

根據國土資源檔案的實際情況，應建立健全檔案管理規章制度，制定《檔案人員崗位責任制》、《檔案管理規定實施細則》、《檔案整理歸檔制度》、《電子文件歸檔及管理制度》等。要向管理要質量、要效益，進一步規范檔案管理工作，加大依法管理檔案的力度，以此帶動其他工作的規范化、制度化。要將檔案工作納入目標責任制考核，嚴格考核獎懲，調動從事檔案工作的積極性。對需歸檔的文件資料，及時立卷歸檔，并建立起檔案管理分類大綱。根據歸檔范圍、保管期限、業務內容、檔號分類方法等，將國土檔案共分為九大類：(1)綜合類；(2)計劃財務類；(3)地籍管理類；(4)土地利用規劃類；(5)建設用地類：(6)土地監察類：(7)宣傳科技類；(8)聲像材料類；(9)礦產資源類；并在每一類中確定了基本歸檔范圍。把應該收集歸檔的文件資料進行分類整理。可以裝訂成正規卷的、及時把它們裝訂成正規卷、使檔案管理工作逐步走向規范化、科學化。

五、強化檔案人員的業務素質、提高檔案管理水平

檔案的收集管理，是為了更好的利用。為達到國土檔案整理規范化的要求，客觀上對國土檔案工作人員的素質提出了更高的要求。在強化檔案人員的業務水平上：一要進一步加大招考力度，通過向社會公開招考的方式，把那些出身于檔案專業，把那些懂法律、精管理，會外語、計算機等專業的復合型年輕人才，優先充實到國土資源管理檔案隊伍中來，迅速改變目前知識結構不合理、年齡結構老化的狀況。二要繼續加大在職培訓教育力度，通過培訓讓檔案員不僅精通國土資源管理法律法規，還要熟悉掌握檔案業務管理知識、計算機應用等基礎知識，適應國土資源管理新形勢、新任務的需要。三要對兼職檔案管理人員要進行一次正規的培訓、講解了國土檔案工作中會形成哪些類型的文件材料。哪些是屬于有保存價值的檔案今后需歸檔、并講解了具體的歸檔范圍。同時，按照國土檔案管理要求，對文件的起草、書寫要求和制成材料的規范化、作詳細的講解。使大家對國土檔案內容提前了解，在工作中有的放矢，注意積累資料。為今后建檔工作奠定了基礎，使檔案的標準化、規范化，有效利用檔案有切實的保障。

在提高檔案利用效率方面，要快速轉變職能，加強開發利用。要迅速扭轉檔案開發利用跟不上國土資源管理新的形勢發展的需要，加大從收集保管向開發利用服務轉變；從為本單位服務為重點向為社會服務為主轉變；從被動、單一、封閉型服務向主動、多領域、開放型服務轉變；要加大從靠行政手段微觀管理向依法管理轉變。平時，尤其要注重珍貴資料的收集、開發、利用，特別要潛心開發那些對經濟發展有帶來效益的，或能反映單位特色和職工精神風貌的檔案資源。

六、通過開發利用檔案信息，促進檔案管理工作

做好國土檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存國土檔案是為了利用、而更好地開發利用檔案信息，反過來也會促進國土檔案管理工作。國土檔案的形成是為以后利用起到查詢的作用，通過文件材料收集歸檔將其轉化為檔案信息資源、而這些資源又通過檔案工作者提供給工作人員利用。在近幾年來實施電腦化管理、將國土檔案資料及時輸入電腦，隨時為各類業務提供依據，每當業務人員從利用檔案中獲得信息時、更積極主動地向檔案室歸檔文件材料、從而保證了國土檔案的完整性，促使國土檔案管理更上新臺階。

七、檔案利用過程中的保密工作