導語：如何才能寫好一篇機關單位檔案規范化管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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[關鍵詞]電子檔案；規范化管理；現狀；原因；必要性

電子檔案，是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的，具有保存價值并已歸檔的電子文件及相應的支持軟件產品和軟、硬件說明。它伴隨著信息技術對人類生活的滲透而產生，是檔案多元化發展的產物，正發揮著越來越重要的作用，對它的規范化管理勢在必行。本文試就在對已有實踐回顧的基礎上，對基層單位電子檔案的規范化管理提出幾點粗淺的建議。

一、我國目前電子檔案的管理現狀

1、電子檔案管理的雙套制。對于電子檔案的管理，我國目前普遍采用的是雙套制，即在獲得電子文件的同時，仍然制作保留一份同樣內容的紙質文件，以備不時之需。作為一項新生事物，電子檔案尚處于摸索階段，理論還不完善，各項制度也不成熟，還要通過實踐來驗證。因此，就目前來看，電子檔案與傳統檔案將是一個優勢互補、的局面。

2、電子檔案管理還較混亂。在一些基層單位，電子文件常常只是作為過程性文件，分散保存在其形成的部門或是具體經辦人的電腦中，隨意處置，沒有歸檔。有的即使歸檔，也只是電子數據的簡單堆砌，未經系統化的整理和鑒定，管理混亂，保管措施不到位，數據丟失隱患嚴重。

3、電子檔案管理制度缺失。電子檔案有著不同于傳統紙質檔案的特有屬性，對電子檔案的管理方式也與紙質檔案有所不同。比如說，為保證電子檔案的長期可讀性，必須保留與之相配套的軟硬件系統，并定期做好備份工作，以保證電子檔案的長期可讀性。對于這些新特點、新要求，不少單位還沒有制定專門的規章制度去規范和管理，使得電子檔案的管理工作常常呈現出一種無章可循的狀態。

二、電子檔案管理不夠規范的原因

1、現有規范無強制執行力。早在1996年，我國就出臺了《電子文件歸檔與管理規范》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等規范性文件，對電子文件管理提出了一系列規范性要求。但作為推薦性標準，雖有參考價值，卻沒有強制執行的效力。所以在常規性的檔案檢查中，也并未將其列入評審標準，使電子檔案的管理處于失控的狀態。

2、檔案人員歸檔意識欠缺。電子文件是信息技術的產物，產生時間不長，對于不熟悉計算機操作技術的檔案人員來說還很陌生。由于管理人員的知識結構尚無法滿足電子文件管理的需要，故而很容易產生畏難心理。加之受到傳統觀念的影響，一味地側重紙質檔案的完整性，從而忽視了電子檔案的重要性，使得電子文件得不到有效管理。

3、來源過于分散增加了集中管理的難度。現代化的辦公環境離不開計算機，電子文檔的傳輸、修改、儲存又相當便捷，而一些文檔材料的讀取使用又必須依托于軟硬件系統，所以從文件的起草、收發、流轉到最后的整理歸檔等各個環節，無時無刻不在生成大量的電子文件，這些文件流轉于各個職能部門之間，呈現出雜亂無序的狀態，這給檔案人員平時及時收集整理也增加了不小的難度。

三、電子檔案規范化管理的必要性

1、有利于資料的真實有效完整。基層單位往往掌握著重要的第一手資料，其中有相當一部分以電子數據的形式存在，它們完整記錄了事件處理的全過程，反映出當時的真實情況，具有很大的參考價值。但是電子文件又極易被修改、復制，且變化不留痕跡，如果不能及時收集，很可能未及歸檔就已丟失，或者留存的已非最初版本，失去了歸檔的意義。為了保證歸檔電子文件的真實有效完整，必須對電子檔案形成的各環節進行規范化管理。

2、有利于檔案的長期保存。對于那些保管期限較長甚至是永久保存的檔案，為了延長檔案的壽命，除對庫房環境有一定要求外，有時也需要采取一定的預防性保護措施，如復制、修裱等。電子檔案的存在就可以看做是對紙質版的復制，且不會占用太多的庫房空間。在查閱利用檔案時，也可以直接調取電子檔案，進行拷貝、打印等操作，有效避免了紙質材料的二次損耗。

3、有利于檔案的編研利用。檔案的利用是檔案的生命力所在，也是文件歸檔的意義所在。在檔案的編研和利用過程中，電子檔案有著一些傳統的紙質檔案所沒有的優勢。首先，電子檔案體積小，易于攜帶。其次，在電子檔案的移動和使用過程中，對檔案制成材料的機械磨損相對較小。第三，在需要提供復制件的情況下，只要借助一定的輔助設備（如計算機的軟硬件平臺）即可將原始材料原樣再現，省時省力。第四，在對現有檔案進行編研時，電子檔案也為編纂整理和排版布局工作提供了極大的便利。

四、多管齊下，實現電子檔案的規范化管理

1、強化檔案人員歸檔意識。檔案人員是檔案工作的主體，他們的工作態度直接決定了檔案整體質量的好壞，是電子檔案制度實施的前提和基礎。因此，在規范電子檔案的工作中，首先要做的就是提高檔案管理者對電子檔案重要性的認識，時刻樹立檔案信息意識，積極主動地對可能產生的電子文件加以收集，保證歸檔電子文件的完整、有序。

2、建立電子檔案的長效管理機制。電子文件的歸檔工作尚處于摸索階段，很多單位并沒有成文的規章制度來加以明確。因此，應當在本單位現有立卷歸檔制度的基礎上，嘗試增加關于電子文件歸檔的條款，將電子文件的收集、整理、歸檔、保管、利用納入文書處理程序并列入相關人員的崗位職責，作為年度考核的標準。在實際運行過程中不斷探索完善，逐步形成行之有效的操作規程，使電子文檔的歸檔工作制度化、科學化、常態化。

3、加速檔案從業人員的知識結構調整。電子文件載體材料的特殊性，決定了其從采集、整理、鑒定、著錄直至最后歸檔的整個流程中，需要運用大量的現代化信息技術，建立一支具有現代科學技術知識和業務知識的專業隊伍至關重要。首先，檔案人員需看到自身差距，主動學習，不斷擴大知識面，更新原有知識體系，提升自己的素養，成為一名合格的檔案工作者。其次，上級檔案管理部門也應當加強對檔案人員的業務指導和培訓，比如利用好一年一次繼續教育的契機，有計劃、有目的地培養出更多高素質的復合型人才。

4、加強電子檔案的日常保管工作。鑒于電子文件的不穩定性，在電子檔案進入檔案室后，應當重視后續的保養維護工作。首先要為電子檔案提供一個適宜的保存環境，防止溫濕度、外界磁場、機械震動等各種可能的物理和化學損害；其次，對電子文件要定期進行安全性、有效性檢查，并及時備份，保證電子文件在其保管期限內的可讀取性。

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今天我們在這里召開全縣檔案工作現場會，任務有三個：一是進一步推進檔案工作規范化管理；二是在全縣實行計算機管理檔案；三是貫徹省新修訂的《省〈中華人民共和國檔案法〉實施辦法》。剛才大家參觀了工業港管委會的規范化檔案室，交流了規范化檔室建設經驗。大家要對照先進找差距，學習先進添措施，切實搞好本單位檔案規范化管理工作，充分發揮檔案“服務現實發展，記錄傳承文明”的職能作用，推進全縣檔案事業再上新臺階，為服務全縣經濟和社會發展作出積極貢獻。

近年來，縣委、縣當局高度注重檔案任務，切實增強了對全縣檔案任務的指導。我縣檔案任務有序開展，獲得了較大的績。縣上有關指導按期和不按期地研討檔案任務，聽取有關全縣檔案任務的狀況報告請示，研討處理存在的問題，為推進檔案建立、加速信息化建立、加強檔案效勞功用等方面提出了要求。下面我就連系此次現場會的三個義務講三個方面的定見。

一、關于進一步推進檔案工作規范化管理

檔案工作是各級機關單位維護其真實面貌和實施內部管理的一項基礎性工作。檔案工作規范化管理既帶動和促進檔案基礎工作，又提高檔案收集的完整程度和整理的標準化水平，是全面加強檔案法制建設的重要舉措，是各級黨委和政府對加強機關檔案工作的具體要求，是規范機關工作的必要手段，是加強檔案資源建設和開發檔案信息資源的有效途徑。

截至年12月30日，我縣已實現檔案規范化管理的部門、鎮及企事業單位共計70家。其中，鎮級3家，村級3家，縣級部門64家。一些未實現規范化管理的鎮和部門，單位領導對檔案工作重視不夠，檔案人員隊伍不穩定，人員變化大，業務素質較低，管理設備滯后，檔案庫（室）安全隱患嚴重。這樣的現狀嚴重制約了我縣檔案現代化的進程，一定程度上影響了檔案資源的充分利用和合理開發。按照配合市年創全國文明城市活動和要求，到年全縣各鎮、縣級各部門綜合檔案室都必須實現規范化管理。縣檔案局按照這一要求，對我縣檔案規范化管理工作作了年度計劃安排。今年安排實現規范化管理的鎮有5個，縣級部門25個。年底縣政府將對全縣各鎮各部門進行目標考核。對此我提兩點要求：

一是各部門各單位要本著對歷史負責、替未來著想、為現實服務的要求，高度重視檔案工作，認真抓好本部門、本單位的檔案工作規范化管理。要以規范化管理為手段，按照新出臺的檔案管理規范化標準和市檔案局關于加強機關檔案規范化建設的要求，加強檔案室庫、基礎業務建設，改善檔案保管條件，添置完善設施設備，切實改善檔案工作基礎條件，進一步建立健全檔案管理制度，從而提高檔案規范化、標準化水平以及機關工作效率。

二是要抓住縣委、縣人大、縣政府、縣政協機關年搬遷有利時機，加強本單位檔案室庫房建設。各單位在安排新辦公用房的同時，必須充分考慮搬遷后的檔案室的獨立性，做到檔案室規范、安全。在此，要特別強調三點：一要在搬遷前安排確定新辦公區檔案室用房，確保本單位新檔案室足夠的面積。同時作好本單位檔案清理、整理、造冊工作，集中統一保管，確保本單位檔案完整性；二要在搬遷過程中切實作好防范工作，防止檔案失密、泄密、損毀、遺失；三要在搬遷后及時清理，整理上架。各部門檔案分管領導要對這次檔案搬遷安全工作負總責，檔案人員要負具體責任。縣檔案局在此次檔案的搬遷過程中，必須依法進行監督，對存在的問題應及時糾正，對違法事件嚴肅查處。

二、關于在全縣實行計算機管理檔案

一是要本著“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的態度，堅持“統一領導、統一部署、統一行動、統一應用軟件”的基本原則，各單位各鎮分管領導要高度重視檔案現代化管理工作，將其納入領導議事日程、單位年度目標及本單位檔案人員的年度目標考核。

二是各單位、各鎮切實解決檔案工作中實際困難，為檔案使用計算機管理工作的開展提供良好的條件和必要的設備設施。及早安排，做到人員落實、經費落實、時間落實。

三是縣檔案局要加強對全縣實行計算機管理檔案的組織與管理工作的指導，保證全縣各單位實行計算機管理檔案工作的組織落實和任務落實。各單位在使用檔案計算機管理軟件系統時，請及時與縣檔案局聯系。

三、關于貫徹修訂后的實施辦法

《省〈中華人民共和國檔案法〉實施辦法》（以下簡稱《實施辦法》）已于年1月1日實施。全縣各級各部門都要本著“對歷史負責，對子孫后代負責”的態度，認真學習貫徹《實施辦法》：一是深入開展《實施辦法》宣傳教育。各鎮各部門領導要進一步提高認識，在《實施辦法》的貫徹執行方面，切實負起責任。要切實加強宣傳和引導，采取匯報、培訓、會議、簡報、櫥窗專欄等多種形式，向機關干部和職工宣傳《實施辦法》，加強檔案法規的學習，增強檔案法制意識。二是加強檔案規范性文件體系建設。各部門凡是出臺與檔案工作有關的意見、標準、規范，都要加強與檔案部門的溝通，取得一致意見并存檔備案。三是支持檔案行政管理部門依法行政。縣檔案局是主管全縣檔案工作的職能部門，是法定的檔案行政執法機關。各級各部門在涉及到檔案工作時，都要嚴格按照《實施辦法》的規定辦事，服從檔案局的業務監督、檢查和指導。

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1、服務項目建設。圍繞黨委、政府的工作大局，主動介入，靠前服務，抓好重點建設項目檔案工作的指導、管理和驗收。完成重點建設項目登記和竣工項目檔案驗收。主動服務于黨委、政府及有關部門的重大活動，積極提供檔案信息資源，及時收集有關檔案資料。

2、服務新區園區建設。加強對新區、園區和企業檔案工作的指導。貫徹實施國家檔案局第10號令，進一步推動企業檔案工作規范化管理。加強工業園區、新區和重點民營企業建檔的指導工作。

3、服務民生改善。重點抓好民生檔案的收、管、用工作。注重增加民生檔案的比例，提升民生檔案的價值，增強民生檔案的利用效果。加大對民生檔案的接收力度，對已有民生檔案資源進行科學整合，優先整理、優先數字化、大力開發利用；對新形成的民生檔案資源要建立好、保管好、利用好。積極爭取領導及各部門重視和支持民生檔案工作，加強與各涉民部門溝通與合作，加大民生檔案工作指導力度，特別要注意加強對新單位、新領域、新形式的民生檔案的建檔指導，實現齊抓共管，共同把民生檔案建好管好用好。

4、服務基層建設。抓好“三農”檔案工作。抓好鄉鎮（社區）和涉農單位檔案工作規范化管理、村級建檔和規范管理驗收工作。創造條件抓好新農村建設檔案工作示范縣創建工作。

二、進一步加強檔案館功能建設

1、縣綜合檔案館新館要按照“五位一體”的功能定位要求，力爭將新館建成為全縣新的愛國主義教育基地。

2、進一步完善館庫設備設施配套，爭取數字檔案館建設項目和資金支持。

3、加強檔案信息化建設。加大檔案網站建設力度，及時充實更新網站內容，優化網站欄目，提高網站質量。爭取信息化建設項目和資金，對館藏重點檔案和民生檔案進行數字化加工。

三、切實推進依法治檔工作

深入開展“六五”法制宣傳教育活動，重點加強對檔案法律法規的學習宣傳和教育活動；充分利用報刊、電視、網絡等宣傳媒體，普及檔案法律知識，宣傳檔案和檔案工作的重要性，不斷提高依法治檔水平和增強社會檔案法制意識，營造良好的檔案工作環境。抓好執法人員隊伍建設，加大檔案行政執法力度。結合實際，有針對性地開展檔案執法專項檢查或調研活動，依法糾正和查處檔案違法案件，進一步推進依法治檔進程。繼續深入貫徹國家檔案局第8號令、9號令和10號令，抓好年度文件材料歸檔、驗收和檔案工作年度檢查工作。

四、進一步加強檔案資源建設和檔案安全工作

1、做好檔案接收進館工作。制定年度進館計劃，嚴格監督落實。對不按期移交檔案進館的單位進行通報批評，并與年度考核掛鉤。

2、做好檔案資源開放利用工作。進一步完善檔案查閱利用工作，更好地服務機關單位、服務人民群眾。

3、做好檔案安全工作。加強館庫日常安全管理，落實人防、物防、技防措施，杜絕安全事故。加強對機關單位檔案安全工作檢查，督促整改安全隱患。

五、進一步加強檔案干部隊伍建設

1、切實開展好“轉作風·惠民生”活動，加強機關作風建設，提升干部隊伍素質，增強機關活力。抓好干部職工理論和業務學習，提高理論水平。加強黨風廉政建設，落實中央“八項規定”和省委、市委、縣委相關規定，落實反對“”的要求，進一步規范干部行為，提高工作效能和服務水平，樹立良好的機關形象。

2、加強檔案干部培訓，完成省、市檔案局干部培訓任務。采取多種方式搞好鄉鎮和縣級部門檔案人員業務培訓，提升業務能力。

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依法管理檔案事業保障有力。一是加強檔案法律法規的學習、宣傳和貫徹。抓住《檔案法》頒布20周年、結合法制宣傳日、利用每年召開的“兩會”時機，開展了檔案法和檔案知識宣傳活動，積極組織職工積極檔案法律法規與檔案工作知識競賽和讀書活動。開展了檔案行政執法檢查，檢查面達到98%以上。對檔案工作存在問題、違反檔案法事件及時按檔案法和規定程序處理。二是重視檔案工作的規范化建設。認真貫徹落實《四川省委辦公廳省人民政府辦公廳關于進一步加強檔案工作的意見》和《阿壩州委辦公室、州人民政府辦公室關于進一步加強檔案工作的實施意見》，并結合全州檔案工作實際，提出貫徹意見，形成一級抓一級，層層抓落實的工作格局。與建設住房管理局、發展與改革委員會聯合下發了《進一步加強城市建設檔案管理工作的意見》、《進一步加強重大項目檔案管理工作的通知》等文件，下發《阿壩州檔案局關于在機構改革中加強檔案管理工作的通知》，有力促進各項工作朝著制度化、法制化方向發展。檔案資源建設扎實有效。加大對重點檔案、抗震救災、援建檔案、項目檔案、城建檔案、機改檔案的收集。全州檔案部門征集和收集到了抗震救災各類檔案2萬余卷（冊、張）。做到檔案工作與機構改革工作同步進行，加強對機改撤銷合并單位檔案開展業務指導、接收工作，已接收進館檔案2700多卷（件）。根據州委、州政府的統一安排，州檔案局深入13個縣，對擴大內需災后重建4295個項目進行了督促檢查，確保了項目檔案收集齊全、歸檔準確。檔案基礎設施建設步伐加快。災后重建、西部檔案館建設步伐加快，災后重建有兩個縣檔案館竣工驗收，有三個縣檔案館主體工程已完成，有一個縣檔案館已動工建設，西部檔案館建設有兩個縣開展前期工作，各縣館按照《檔案館建設標準》、《檔案館建筑設計規范》等有關規定，努力把檔案館建設成為“五位一體”的新型公共檔案館。檔案信息化建設深入推進。

一是開通了“阿壩檔案信息”網站。二是全州共著錄了案卷級和文件級目錄50余萬條。收集州內重要會議、重大活動、珍貴文物圖片3000余張，掃描并刻制光盤2000多頁。對館藏清代檔案和藏文檔案進行了翻拍，實行數字化管理。三是加快館藏檔案目錄數據庫、圖片檔案數據庫、民國檔案數據庫和重點檔案全文數據庫的建設，實現了計算機檢索和查詢服務，檔案數字化初具規模。檔案的開發利用推陳出新。

一是州檔案館編纂了《軍在雪山草地圍追堵截檔案史料選編》、《留在撫邊的紅色記憶》、《阿壩藏族自治州檔案館藏文檔案選編》、《讓歷史銘記—5•12汶川地震檔案圖片集》以及《綜合防治大骨節病檔案資料圖片集》等。二是加強愛國主義教育基地建設，2006年成功舉辦了紀念70周年“史料專欄展”，2009年舉辦了“建國六十周年成就展”，共計5萬余人次參觀了檔案展覽。三是開展好檔案日常利用工作，“十一五”期間全州檔案部門共提供檔案90多萬卷次，為全州經濟社會發展、機關工作查考、編史修志、災后恢復重建、民生工作提供檔案信息服務。

二、精心謀劃“十二五”檔案事業的科學發展

阿壩州“十二五”期間檔案工作的主要目標是：

———不斷鞏固災后檔案館重建成果，努力推進西部檔案館建設和藏區跨越式發展檔案館建設的立項和建設工作，州縣機關、團體、科技事業單位、鄉鎮檔案室規范化管理單位達到80%，綜合檔案館全部實現檔案工作規范化管理省二級標準以上。將州各級檔案館建設成為“五位一體”的新型公共檔案館。

———進一步豐富館藏，優化結構，“十二五”期間全州計劃進館檔案5萬余卷。加大對藏羌文化檔案、重大活動檔案、新領域檔案等接收進館力度。在接收機關紙質檔案的同時，加強電子檔案、圖片檔案以及實物檔案的收集工作，建設成為民族特色的綜合檔案館。

———加快信息化進度。加大對數字化的投入，全州每年完成37.5萬條以上的檔案著錄，重要全宗實現計算機檢索，逐漸實現開放檔案、公開現行文件目錄的網上的公布、查詢，重視檔案信息產品開發。

———重點是以“5•12”汶川大地震形成的抗震救災和災后恢復重建檔案資料為基礎，按照“三基地一窗口”建設的要求，加強與有關單位的聯系合作，組織學校、社區等不同人群體觀展，最大限度地發揮愛國主義教育基地的宣傳、教育作用。

三、理清思路、突出重點，推動檔案事業邁上新臺階

“十二五”是我國全面建設小康社會的關鍵時期，也是阿壩州實施藏區跨越發展和長治久安總體戰略的攻堅時期，檔案工作應堅持以科學發展觀為指導，與時俱進、開拓創新，圍繞中心，服務大局，按照“加強行政執法、加強安全利用、加強隊伍建設、優化工作環境”的工作思路，不斷提升檔案部門軟實力，提高公共服務能力。

（一）加強行政執法

加強對機關、企業、學校、社區、農村檔案工作的指導、管理，把檔案收集、管理、利用等各個環節納入規范化、法制化軌道。一是注重科學管理。加強組織協調工作，充分發揮分管領導、各基層檔案館、檔案室的作用。落實管理責任，積極深入調研，及時了解掌握基層檔案工作開展和管理情況，因地制宜，分類指導，不斷建全完善各項業務管理制度。二是開展好執法檢查。對各單位檔案收集、歸檔、規范管理、利用等作為檢查的重要內容，采用必查、抽查、定期檢查不同形式，深入開展檔案行政執法檢查、檔案專項督查，逐步將各項執法活動納入法治化軌道。

（二）加強安全利用

一是建立完善檔案庫房值班、安全檢查制度，落實好檔案庫房“八防”安全設施、措施。同時，要確保檔案及時數字化、異質異地備份，網絡宣傳、信息化處理、保管和利用各個環節，納入安全管理體系。二是加快檔案資源的數字化、目錄數據庫、國家重點檔案、專題檔案、重大活動檔案數據庫建設，推進數字檔案館建設。

（三）加強隊伍建設

一是加強政治思想和形勢教育，進一步解放思想，更新觀念，牢固樹立“有為才有位，有位更應有為”的思想，牢記責任，愛崗敬業。二是加大培訓力度。采取多形式、多渠道，加大對法律法規、科學管理、現代技術、民族文化等方面的學習、培訓。三是著力制度創新，完善工作體制、機制。鼓勵干部深入基層，調查研究，實踐探索，使檔案工作逐步制度化、規范化。

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一、圍繞中心，努力提高檔案工作服務水平。

（一）繼續推進服務新漁農村建設檔案工作。根據市委四屆九次全會和全市經濟工作會議提出的工作目標，在五年內分期分批把182個漁農村新社區建設成為經濟發展、生活富裕、鄉風文明、環境優美、社會和諧、體制創新的小康社區。市委、市政府今年已確定20個漁農村社區為創建小康社區試點，并在漁農村實施“創業工程”、“增收工程”、“文明創建”工程、“平安社區”工程、“環境整治”工程和“體制創新”工程等，市檔案局將在去年出臺的《*市漁農村新型社區（村）檔案管理辦法（試行）》基礎上進一步細化《漁農村小康社區檔案管理規范化創建標準》。各級檔案部門要結合當地實際認真做好漁農村小康社區檔案規范化管理的指導服務工作。

各縣（區）要加強調研，密切與有關部門的聯系，積極開展創建“全省百個新農村示范檔案室”活動，力爭全市有12個社區（村）檔案室達到創建標準。同時在開展鄉（鎮）檔案室與便民中心一體化管理試點工作的基礎上，積極開展檔案信息與現行文件資料下鄉進村活動，為漁（農）民提供政策法規和科技信息、文化信息，為構建和諧社會服務。

（二）繼續抓好社會保障檔案工作，全面實施社會保障檔案的規范化管理。構建社會就業、社會保障、社會救助為一體的大社保體系，是建設“平安*”促進社會和諧穩定的重要內容，做好社會保障檔案工作，惠及廣大人民群眾。要根據省檔案局與省勞動和社會保障廳、民政廳、衛生廳聯合下發的《關于加強社會保障檔案工作的意見》及有關《檔案管理辦法》的文件精神，加強與相關部門聯系溝通，加強監督指導，形成齊抓共管的局面，進一步規范全市最低生活保障、社會保障和新型農村合作醫療檔案管理工作。一要正確界定各類社會保障文件材料的歸檔范圍，做到建檔對象一個不漏，歸檔材料完整齊全、真實準確、安全耐久。二要抓好社保檔案的科學整理與編目工作，使社保檔案管理符合規范化要求。三要推進社保檔案管理信息化、現代化，督促推動各有關單位將社會保障檔案管理納入社會保障業務管理系統中，做好電子文件歸檔管理，實現文檔管理一體化。同時，加快社保檔案數字化和網絡化步伐，充分發揮社保檔案信息的效用。

（三）抓好知識產權保護領域的檔案工作。黨的*屆五中全會和全國科學技術大會把提高我國的自主創新能力，建設創新型國家作為“*”時期的重要戰略任務之一，各級檔案部門也要為提高自主創新能力做好服務。今年我們將在調研的基礎上加強科研單位、特色產業及品牌建設檔案工作，突出抓好專利商標等知識產權保護領域的檔案工作。各級檔案部門要積極開展調研工作，指導和幫助有關知識產權部門、企業和科研單位，制定知識產權檔案管理規章制度，認真規范和抓好知識產權檔案的收集、管理和開發利用工作，為提高自主創新能力服務。

二、加強監管，全面推進檔案工作依法行政。

（一）建立健全檔案行政執法責任制。按照省檔案局、市政府有關行政執法責任制實施的要求，建立健全檔案行政執法責任制，明確檔案行政執法責任主體，梳理執法依據，明確執法范圍，劃分執法責任，分解崗位職責，把執法責任落實到人，并建立評議考核和責任追究制度。今年，市檔案局將印發《*市檔案行政執法責任制》和《*市檔案執法情況報告制度》，規范和監督檔案行政執法活動。各縣（區）要注意研究和解決在貫徹檔案行政執法責任制工作中出現的新情況、新問題，全面推進檔案行政執法責任制工作的實施。

（二）加大重大活動、重點建設項目檔案監管力度。

1、規范重大活動檔案管理。要認真貫徹落實《浙江省重大活動檔案管理辦法》，切實加強重大活動檔案的規范管理。重點做好“首屆世界佛教論壇”、第四屆中國*海鮮美食文化節、第八屆中國*國際沙雕節、第四屆普陀山南海觀音文化節等節慶活動的檔案工作，各承辦單位要切實做好重大活動檔案的收集工作，各級檔案部門要加強協調，主動介入，確保檔案的齊全完整。今年下半年，省、市檔案局將會同有關部門開展貫徹落實《浙江省重大活動檔案管理辦法》專項執法檢查，以進一步促進重大活動檔案的規范管理。

2、繼續加強重點建設項目檔案管理。各重點項目建設單位要認真貫徹執行《浙江省實施〈檔案法〉辦法》和《浙江省重點建設項目管理辦法》的規定，在項目前期工作中把項目檔案工作納入項目管理的“五制”之中，即工程質量領導責任制、項目法人責任制、工程招投標制、工程監理制度、工程合同管理制度。項目參與單位要認真履行各自職責，將檔案的形成納入建設項目工作程序，納入工程質量日常檢查內容，嚴格執行檔案管理制度，對現有檔案資料進行科學管理，實現項目檔案與項目建設同步。各級檔案部門要主動加強與各有關主管部門和項目建設單位的聯系與協調，繼續實行重點建設項目檔案登記、驗收制度，重點做好大陸連島工程、大陸引水二期工程、中遠集團修造船基地項目、六橫煤電一體化項目等事關*經濟社會發展百年大計的省、市級重點建設項目檔案工作，加大對重點建設項目檔案工作的監管力度，規范重點建設項目檔案管理。

（三）扎實推進基層檔案室工作。

1、完善監管手段，加強日常監督。今年將繼續實行文件材料歸檔年檢工作，加強監管手段，重點檢查各單位各門類檔案的齊全、完整情況，對檢查中發現的問題，要發出限期整改通知書，對不整改的單位依法予以查處，讓機關檔案年檢工作發揮執法檢查的效應。各檔案室要完善設施設備的配置，加強科學管理，確保檔案安全。同時在機關、團體、企事業單位繼續開展檔案工作目標管理認定活動和復查工作。對檔案管理水平降低或管理水平未按新的要求開展工作的單位予以降級或撤銷認定資格，同時責令其限期整改。建立完善監管長效機制，進一步推動機關檔案工作再上一個新臺階。

2、加強培訓，著力提高檔案人員工作能力。結合新形勢下檔案工作的新要求，圍繞加強檔案隊伍建設、基層檔案室規范化建設和重點工程檔案規范管理的需要，市檔案局將舉辦不同專題內容的檔案業務培訓班，以著力提高檔案人員工作能力，推進基層檔案室規范化管理的水平。

三、開拓創新，加快檔案信息化建設。

（一）加強對檔案信息化建設的規劃。各縣（區）要將檔案信息化建設規劃納入當地政府信息化建設和電子政務建設的總體規劃。并聯系本地實際，制定好“*”檔案信息化建設規劃，

（二）積極推進檔案網絡化建設。市局在繼續做好全市檔案網絡化管理軟件試運行工作和重大活動檔案管理等功能模塊設置完善的同時，今年將在市屬機關開展檔案網上年檢、移交等試點工作。市、縣（區）館要啟動《館藏檔案資源建設系統》網絡管理軟件的應用，開展電子檔案目錄移交、保管、利用、統計等各項業務工作的網絡管理。同時要積極開展機關檔案室電子文件、檔案管理方法的探索。制定統一、便于長期保管的電子文件、電子檔案收集、歸檔業務規范，啟動進館前電子文件、檔案的數字化工作。各機關檔案室要運用網絡管理系統積極開展電子文件、電子檔案的及時收集與積累，并認真做好網上移交。

（三）加快檔案數字化建設。市檔案館在繼續完成館藏檔案文件級目錄數據庫、照片檔案數據庫的同時，要逐步開展多媒體檔案數據庫、全文數據庫的建設。籌建視音頻采集系統，啟動*市重大活動電視節目的數字化采集工作。各縣（區）檔案館要抓緊完成館藏檔案文件級目錄數據庫建設，逐步開展照片檔案數據庫、全文數據庫建設。并圍繞省檔案局提出的“數字檔案室工程”要求，積極探索縣（區）級以上黨政機關傳統檔案數字化工作。

（四）進一步提高網站質量。今年，市檔案局將對黨政網和英特網上的《*檔案信息》網站進行全面更新，由自助式改為自建式。各縣（區）檔案局要加快網站建設，認真做好網站容量的擴增、內容的擴充以及板塊的更新，使網站的質量有明顯的提高。積極爭取在今年的全省檔案信息化建設評估和優秀網站評比中取得好成績。

四、強化基礎，全面提升檔案館功能建設。

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關鍵詞：網絡環境；檔案管理；影響

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）11-00-01

傳統的機關檔案管理模式主要以機關檔案室為主，以紙質材料為機關收集、管理檔案，這既不利于檔案的長久保存和查閱，也影響了檔案管理工作的創新和發展，而網絡技術的發展和計算機的普及應用，更是對傳統的機關檔案管理工作帶來了深刻的影響和沖擊。因此，探究網絡環境對機關檔案管理的影響對于促進機關檔案管理工作的發展和革新具有重要的現實意義。

一、網絡環境對機關檔案的形式產生了影響

在當前的網絡環境下，傳統的檔案管理已經無法適應工作的需求，無論是檔案的形成過程還是檔案的載體形式，以及對檔案的記錄形式等都發生了變化。

1.檔案的形成過程發生了變化。傳統機關檔案的形成過程主要是通過人工記錄的方式完成，然后以紙質文件的形式進行歸檔保存。不但形成過程緩慢，需要耗費大量人力物力，而且在出現差錯的時候，也不易及時的發現和改正。在網絡環境中，機關文件的形成過程更為多樣化。（1）可以手工制作機關文件。機關文書可以將文件以手寫的方式記錄下來，然后在計算機上進行輸入存檔和保存，文件的傳遞也通過網絡來完成，也便于機關文員在輸入存檔的時候，對文件中的錯誤部分（如字、詞書寫錯誤，語言不通順流暢等）進行及時的改正，提高文件內容的質量和傳送速度；（2）可以在計算機上直接制作文件。對于機關工作所需要的文件，機關文員可以直接在計算機上進行起草、校正和打印。對于機關工作會議中需要記錄的內容，機關文員也可以利用計算機來完成，可以顯著提高文件生成的速度。同時，計算機可以提供多種形式的文件模板以供選擇，機關文員只需要填入相應的內容即可，使文件既簡潔美觀又內容豐富，還可以滿足機關單位紙質和電子版本雙套保存的需求；（3）可以利用數碼設備生成。隨著數碼影像設備的普及和應用，機關單位的工作會議記錄和重要活動，可以進行可視化的全程記錄。機關文員可以將其制作成視頻文件和音頻文件進行保存，也可以根據視頻和音頻的回放，將會議或者活動內容整理成紙質文字進行存檔和保存。

2.檔案的載體形式也發生了變化。傳統檔案的載體主要為紙質，這既不利于長久保存，也造成了資源的浪費。在網絡環境中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度將逐步取代紙質文件。同時在文件的內容和形式上也更為豐富和生動，例如利用網絡技術，可以在電子文件中穿插電子圖片，使文件內容更為形象直觀，內容更豐富而具有說服力。這對于機關的宣傳工作和圖片處理工作帶來了極大的便利，不僅省時省力，而且保存的時間更長久。同時在文件的傳遞過程中，電子文件也有紙質文件所不具備的優勢。紙質文件的存檔需要人工運送完成，很可能會因為疏忽、遺忘等種種人為因素造成檔案的遺失，從而給檔案的保存工作帶來無法挽回的損失。而電子文件的存檔只需要通過機關內部的局域網傳輸就可以完成，而且電子文件備份過程簡單，幾乎不會出現檔案遺失的情況。此外，不僅大大提高了檔案存檔的時間和文件傳閱的時間，也提高了檔案存檔的安全性。

二、網絡環境促進了機關將檔案管理的創新

網絡環境不僅對機關檔案的形式產生了深遠的影響，而且促進了機關檔案管理工作的創新。

首先，提高機關檔案管理員的創新意識和管理技能。傳統的檔案管理員只負責檔案的歸檔、整理、查閱和保存工作，內容重復單調，管理工作相對簡單容易。在網絡環境中，很多檔案都是以圖形、圖像、視頻和音頻的形式存檔的，檔案管理的具體對象相對于傳統的紙質文件更為多樣化，這對管理員的工作技能提出了更高的要求。例如，機關檔案工作人員需要在專業人員的指導下學會專門的檔案信息接受管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集和管理技術，使機關檔案的保管擺脫卷盒和柜架等裝具的束縛，將經過鑒定歸檔的機關檔案信息將存入“虛擬文件柜”。檔案管理員不僅要掌握和檔案管理相關的網絡技術，還要認清檔案管理的發展趨勢，及時的隨著網絡技術的革新而強化自己的職業技能，使檔案管理趨于網絡化、知識化和社會化，樹立全新的管理理念。

其次，促進機關檔案管理服務創新。網絡環境對檔案管理服務創新主要體現在兩個方面：一方面是服務手段創新。相對與傳統的查閱紙質文件的服務手段，網絡環境下的檔案管理員可以建立檔案館網站，利用網絡開展多樣化服務。如利用單位網站資源制作自己的網頁，建設電子文件全文數據庫，實現網絡電子的統一管理和高效利用，使檔案信息服務網絡化和自動化。另一方面是拓寬了服務領域。傳統的機關檔案服務于機關單位本身，很少對外開放。而社會的發展使檔案服務逐步面向社會，生產建設、管理活動和行政活動等方面已經與信息服務密不可分，人們從對檔案信息的單一需求轉變為對檔案、圖書、文件和情報檢索資料的綜合需求，這使得通過網絡實現檔案資源共享、互通有無成為檔案管理工作的趨勢，從而滿足社會發展和經濟建設的需要。

最后，促進機關檔案管理理念的創新。管理理念是管理意識、管理宗旨和管理思想等觀念性因素的綜合，決定著管理手段和管理模式，并影響者最終的管理效果。網絡環境下，信息技術和網絡技術在檔案管理中的廣泛應用，嚴重沖擊了傳統檔案管理理念和服務理念，促進檔案管理理念由傳統的“人浮于事”向“人精于事”轉變。網絡環境中的檔案管理理念要堅持“以人為本”的原則，注重利用網絡技術向機關和社會提供周到、便捷和快速的公共服務，才能使檔案管理工作更有生機和活力，發揮檔案管理在機關工作和社會服務建設中的重要作用。

三、結論

總之，網絡環境對機關檔案管理的影響是全方面的，其意義重要而深遠。不僅改變了傳統檔案文件的生成過程、載體形式和存檔保管形式，提高了檔案傳輸的速度、檔案保存的安全性和檔案的利用率，而且改變了檔案管理理念和管理形式，提高了檔案管理員的職業技能和服務水平，促使檔案管理工作更為便捷化、全面化和系統化，從而真正體現檔案管理工作的價值，更好地為機關工作和社會發展服務。

參考文獻：

[1]姚美榮.對加強機關檔案規范化管理的幾點思考[J].檔案，2009（01）.

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一、抓作風、強隊伍、促提高

檔案干部隊伍是檔案事業可持續發展的關鍵因素。近年來，我局結合開展作風建設集中整治“庸懶散奢貪”活動，圍繞“提高整體素質，增強創新能力”的要求，加強檔案干部隊伍建設，為促進檔案事業又好又快發展提供可靠的人力支撐。

（一）抓作風、強隊伍

我局檔案干部參照公務員管理后，對檔案干部隊伍建設提出了更高的要求。今年是作風建設活動年，我們“以抓作風、促轉變、強隊伍、促提高”為工作目標。從工作制度，工作紀律和崗位職責上加強檔案干部隊伍建設。一年來，全局各股室充分發揮自身職能作用，依照局里制定的作風建設集中整治“庸懶散奢貪”的工作方案和市局的指導意見，嚴格實行上下班簽到制度、請假審批制度、崗位AB制和崗位責任制。在檔案服務、檔案編研、檔案管理和檔案指導上開展爭優創先活動，使檔案工作更加規范化。

（二）抓培訓強業務

一年來，我局先后組織5批共51名區、鎮檔案工作者參加省、市檔案局在省內外舉辦的檔案業務工作培訓；同時，我局還在三月份召開一次全區各鎮（街道）辦公室主任檔案工作座談會，采取座談加培訓的做法，直接部署抓好農村檔案歸檔工作，有效的加強檔案干部間的感情溝通和業務交流，提高檔案干部的整體素質和業務技能。

二、加強檔案資源建設

（一）檔案資源是檔案部門的立身之本。為了豐富檔案館藏資料，加強大檔案資源建設，認真貫徹執行《市重大活動照片音像檔案管理暫行辦法》，努力構建館藏豐富、門類齊全、結構合理，特色鮮明的檔案館。今年我局新購置了專業照相機和三部臺式電腦，兩臺溫濕度儀，一臺粉碎紙機；并把庫房和資料室內外門全部改造，安裝堅固的不銹鋼防盜門；全面改造整幢檔案館樓的電路電線，實現照明和空調用電分開設計使用。設置一個精品室，特制專門的不銹鋼資料柜，安裝一部變頻直流空調和溫濕度儀。此外，還注重發揮音像設備作用，積極參與區召開的黨代、人大兩會等實況拍攝，并編研音像資料存檔。今年來征集了260多張圖片資料和60多冊書刊資料（其中黃氏、周氏、林氏等宗譜18冊，張云逸將軍的畫冊、年譜、生平事跡資料3冊）。并把館藏的1500冊資料重新進行編目；還對進館的區委辦、組織部檔案109盒，目錄2980條著錄。每年制作一期瓊山重大事項圖片紀實專欄。

（二）對未進館的檔案做好指導安全保管工作由于我區檔案館藏庫房容量受到限制。我區許多機關部門的檔案無法及時進館。為了保護好檔案資源，確保檔案存放安全有效。我局多次派出管理股和指導股的工作人員分別下到的33個區直機關單位指導，幫助他們采取科學有效的措施，切實做好檔案安全保管工作，確保未進館的檔案得到有效的保護。

三、加強檔案工作的指導和檢查

為了做好檔案的收集、整理、歸檔工作，我局每年都向全區各鎮（街道）村（居）委會、直機關企業事業單位。部署做好上年度的文書歸檔工作。一是跟蹤指導。我局多次指派出指導股人員對各單位的文書歸檔工作進行督促指導，跟蹤抓落實，指導覆蓋率達到96%；二是深入指導。我局成立專門指導組，深入各鎮（街道）村委會、居委會，每個鎮選定一個農村檔案管理示范村，召集各村委會資料員，采取“一對一”、“面對面”和“動手做”、“大家學”的歸檔指導方式對他們進行現場指導，至今已全面完成新農村檔案整理歸檔的指導工作。三是經費幫扶。今年我局經費困難的情況下撥款4000元作為專項經費，幫助三門坡鎮整理原譚文鎮合并三門坡鎮前的檔案，使原撤并后的檔案得到統一管理。此外還支持4000元幫助潭口村委會做好建檔示范工作。四是考核檢查。我局通過與區效能辦溝通協調，把全區8個鎮和48個機關單位文件歸檔整理工作納入各機關單位效能建設共性工作考核目標這種辦法從根本上改變了各單位對文書歸檔整理工作不重視、不規范的狀況。年終由區政府辦發文，并抽調機關優秀檔案員，對鎮（街道）以及機關單位開展檔案整理歸檔工作進行全面考核檢查，全區文書整理歸檔工作完成率從去年的85%提高到今年的96.5%。通過考核檢查、評比，各單位歸檔材料收集齊全；整理質量提高，對歸檔工作有了新的認識，有效地促進全區檔案工作健康發展。

四、加強檔案利用服務工作

我局積極發揮檔案為社會和經濟建設服務的特殊作用，加強服務窗口建設，在作風建設中轉變服務態度，提高服務質量，今年，共接待檔案利用人數892人次，查閱利用各類檔案486卷，為利用者復印檔案資料2406頁，為查閱檔案者出具證明560張。發揮檔案的開發利用價值及為民排憂解難的作用。

五、圍繞中心，服務大局

今年，我局緊緊圍繞區委區政府的重點工作，出色完成區委區政府安排的各項任務。在局（館）經費緊張情況下，仍然支持聯系點單位——大坡鎮樹德村委會30000元，解決樹德村委會辦公環境，文明生態村建設和助學助教活動。積極參與區“五大工程”整治活動并很好的完成任務。我局負責的鼓樓街衛生門前三包責任區全年沒有被曝光批評。還主動配合區委組織部開展聯村進企幫扶工作，指派一名檔案干部長期進駐聯系點做好幫扶和黨建指導工作。為瓊山重點項目建設的土地權屬爭議提供相關服務；收集區重點項目建設相關的資料進館存檔，發揮檔案工作在建設新瓊山中的重要作用。

六、存在的問題和原因

今年來，我局的檔案工作雖然取得一定的成績，檔案工作基礎也較為扎實。但是我們也清楚地看到，檔案工作仍然存在一些問題。一是檔案管理跟不上時代的步伐，缺乏規范化管理；二是檔案館樓陳舊，庫房容量有限，造成多個單位到期檔案無法進館；三是農村檔案工作基礎薄弱，重視程度不夠，發展不平衡等。存在這些問題的主要原因：一是檔案工作經費投入不足，硬件設施和設備及人才隊伍專業化、年輕化跟不上檔案事業的發展要求；二是原有的檔案館由于建造年限長久，設計不合理，庫房面積過小，達不到縣級一類館的標準要求，庫房容量早已飽和；三是新農村檔案建設，缺少有知識懂業務的檔案員，檔案隊伍不穩定，責任心不強，業務水平有限，鎮一級指導不到位影響農村檔案工作的發展。在今后的工作中，必須繼續強化鎮、村一級檔案業務隊伍建設，加大檔案經費投入，加強業務的指導，在檔案工作中重點抓好檔案規范化建設。使檔案工作跟上時代的步伐。為國際旅游島建設提供優質服務。

七、2014年工作設想

1、全面加強進館檔案的安全管理，采取更加有效的措施做好館藏檔案的“十防”工作。

2、調整檔案庫房的現有布局，整事檔案館庫房資源，合理使用庫房，繼續完善庫房設備配套，全面安裝安全有效的電子監控設備。

3、全面整理期間的階級檔案和實物檔案，使各門類檔案得到規范、有效的保存。

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檔案服務站成立的背景

近年來，隨著社會主義市場經濟體制的逐步建立，《檔案法》得到了較好的貫徹和落實，使得檔案工作越來越被人們所理解和支持。但由于多數立檔單位行政事務忙、檔案材料多，且不配置檔案人員，都希望借助外部力量做好檔案工作。在實際工作中，檔案行政管理部門的業務量大、人員編制少，滿足不了社會的需求。長期以來，滕州市檔案局業務指導工作一直存在著人少事多、范圍寬、任務重的矛盾。市場經濟體制的確立和發展，多元化經濟的出現，使檔案形成的范圍更加廣泛，品種和數量更加繁多，進一步激化了這一矛盾。目前，該市行政轄區內有2000余個立檔單位（含1210個行政村、29個社區及21個鎮、街的315個站、所），該局只有兩名同志做業務指導工作，平均每人負責1000余個，而且各立檔單位基本上都是一個人兼任文檔、勞資等多項工作，調換又頻繁，新手多，業務不熟，一個單位往往需要去指導幾次才能解決問題。這樣，業務指導人員不堪重負，就是擠用檔案館的人員幫助指導，也很難勝任履行自身的監督、檢查和指導等行政職責。而檔案館又因大批人員被調用于檔案的監督和指導，嚴重影響了檔案館正常業務的開展。

面對這種形勢，滕州市檔案局強化宏觀管理，改正業務指導人員包攬所轄單位的具體檔案業務的做法。針對其經費缺、人員少的現狀，對傳統的檔案管理模式進行突破，借鑒國外檔案工作社會化、市場化的經驗，發展檔案有償代整業務。服務站正是在這種情況下應運而生。

檔案服務站的實踐

理順關系，明確自己的基本職能。檔案服務站是檔案行政管理部門自身改革、職能轉變的產物，其職能實際上是檔案行政管理部門微觀業務指導工作的″轉軌變型″。該服務站在獨立開展業務和經營的同時，自覺接受檔案行政管理部門的管理，特別是在業務上接受監督和指導。檔案局從組織上保證服務站工作的開展，從制度上要求服務站的工作規范，但不再直接參與或干涉檔案服務站的具體業務和經營，服務站從業人員全部是面向社會公開招聘。兩者的關系理順了，檔案服務站的基本職能也就明確了：主要是為社會各單位檔案工作提供技術性、事務。

搞活機制，激發自身的生機和活力。檔案服務站屬檔案中介機構，它是在市場經濟的風浪中生存發展起來的，機制不活是不行的。為搞活機制，激發自身的生機和活力，它引進經營機制，即在內部管理機制上，實行有別于行政管理部門的管理模式，采用企業式的管理方式，樹立市場意識、效益意識、獎罰意識，實行多勞多得的分配制度。

健全制度，確保服務的規范化。該站成立以后，先后制定了《檔案服務站管理辦法》、《檔案服務站工作人員守則》、《檔案服務站收費標準》、《檔案服務站咨詢服務標準》、《收費管理暫行規定》、《工作程序》等規章制度，使服務站工作走上規范化運作的軌道。他們依法經營，按章辦事，服務方式多樣，服務水平優質。工作中做到兩個結合、達到一個目的。兩個結合：無償咨詢與有償服務相結合；調檔集中整理與上門分散整理相結合。一個目的就是贏得客戶的滿意、社會的認可。

注重宣傳，贏得客戶理解檔案及檔案工作。首先，檔案服務站在開拓市場，尋找爭取客戶的過程就是一個宣傳檔案及檔案工作的過程。他們從《檔案法》的規定要求，檔案的定義、范圍，檔案工作的重要性以及檔案管理體制建設、網絡建設、業務建設等諸方面與客戶代表交換意見，直到達成共識、簽訂《協議》。其次，他們在為客戶提供服務期間，委派專人上門服務，與客戶領導、各部門溝通協調，作調查研究，結合實際為客戶制定檔案規章制度、歸檔范圍、分類方案、管理網絡等，然后進行收集、分類、編目、開發檔案信息資源等。正是這些工作讓客戶理解了檔案及檔案工作，了解了檔案工作的系統性、專業性和服務性。

開拓創新，增添自身的發展后勁。開拓創新，就是要拓寬檔案服務站的發展路子，增強其造血功能。該站在實踐過程中，不斷總結經驗，促進自身發展。具體說來，在服務對象上，從原來局限于檔案規范化管理（達標升級）的機關單位，向接受執法檢查、年度考核的個體私營企業單位以及體制改革中撤、并、轉單位拓展；在服務內容上，從原來局限于檔案整理、業務技術咨詢服務，向檔案現代化管理、檔案編研、檔案寄存等方面拓展；從服務手段上，從以手工為主向應用計算機技術、網絡技術等現代化手段方面拓展；在服務層次上，從簡單的低層次的服務，向高層次、高附加值的服務方面提升。實踐證明，檔案服務站只有不斷獲得發展后勁，才能顯現更廣闊的發展前景。

需研究解決的幾個問題

檔案服務站作為一個新生事物，是檔案工作的有效拓展，是檔案事業發展的必然趨勢。但從目前的實踐來看，今后需認真加以研究的問題主要有以下幾個方面：

1．檔案行政管理部門應如何加強對檔案服務站的管理。各級檔案行政管理部門應加強對檔案服務站管理，對各行各業設立檔案服務站的審批及其用人要按標準嚴格把關，這樣有利于檔案服務站名正言順地開展工作。

2． 如何引進競爭機制。引入競爭機制，是市場經濟的一條規律，要逐步改變過去那種一個地方有一家檔案服務站壟斷的局面，在嚴格標準的情況下，鼓勵建立第二家、第三家檔案服務站，形成自由競爭的靈活機制，促進檔案服務站不斷提升自我形象，提高服務質量，從而把檔案中介服務這塊“蛋糕”做大。

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關鍵詞：地方檢察機關；信息資源開發；合理利用

1 地方檢察檔案信息資源開發利用現狀調研情況

2011年8到9月之間筆者通過問卷調查及深度訪談的形式對某市10個縣級檢察院檔案信息資源開發與利用情況進行了分析。本次問卷題目為26道，以檔案工作者的現有知識情況出發，對當前開發與利用檢察檔案信息資源的方法、獲得的成效等方面為主進行研究。以該市縣級檢察院檔案工作者對此次調查問卷進行填寫，問卷發出總數為10份，全部回收，即10份回收，100%回收率，100%問卷有效率。具體建設情況如表1所示。

通過表1得出，在信息化建設環節，A市檢察檔案電子化具有較高水平，已經基本完成文書檔案掃描工作，正在緊密開展訴訟檔案電子化掃描工作。同時該檢察院檔案管理數據庫已經建立，局域網也在逐步完善，基本達到共享信息資源的目的。其他縣級檢察院，則檔案信息化建設步伐較慢，并沒有全部開展訴訟檔案電子化掃描工作，但都已建立檔案管理數據庫。

在檢察機關檔案利用方面，主要人員為公職人員，其需求主要來源于工作需要，檔案利用對象主要集中于文書、訴訟、會計等方面。隨后信息化技術水平的不斷提升，檢察機關逐步建立健全了檔案利用制度，明確規定了其利用權限。如A市人民檢察院，通過檔案數據庫的建立，可選取計算機進行電子版本的快速閱讀，同時也有利于檔案利用及查詢，大大提升了利用效率。但在全面提升地方檢察檔案信息資源利用的同時，因全面性、系統性在檔案信息內的缺失，導致收集各類檔案的重點存在極大差異，一般都會將業務、日常管理有關信息作為檔案信息收集的主體，特別是訴訟及文書檔案，在向檔案室歸納此類檔案時，整理時則又沒有統一標準，只能按照案件、時間進行整理，但該整理方式較為落后，系統性極差，只是在各個案卷內可能存在主題相同的檔案內容。除此之外，檔案使用過程中由于多種因素的影響，如保密等，將嚴重制約查閱利用的效率，降低利用率，無法最大限度滿足利用者的要求。現階段傳統的“重藏輕用”觀念及檔案服務內容不足等問題的存在，對充分發揮檢察檔案利用效果起到了嚴重阻礙，這都將引起廣大檢察人員的關注。

2 地方檢察檔案信息資源開發及利用的對策分析

1、提高認識檢查檔案的程度

在檔案認識方面，當前檢察系統的認識程度已經得到了顯著提升，領導對檔案工作愈加重視，檢察單位與檔案局密切配合，積極開展綜合評定、定期復查各級檢察機關檔案室等相關工作，要求實現機關檔案工作規范化管理，積極改善地方檢察院檔案工作環境，正確定位檢察檔案，重視檔案開發、利用工作，保證向各項檢察工作提供更好的檔案服務。

2、地方檢察檔案信息資源體系的完善

檢察檔案信息資源是否豐富對開發、利用檔案信息資源極為關鍵。作為檔案信息資源開發與利用的基礎前提，應對檢察檔案信息資源體系加以完善，實現規范管理檢察檔案，這也是做好檔案開發利用工作的重點。

（1）做好檢察檔案收集工作，狠抓立卷歸檔環節。作為檔案工作的主要內容，收集工作能夠統一集中管理檢察工作中產生的所有文件材料，以便于檔案利用。收集重點往往聚焦于文書、訴訟檔案，其特點為較強基礎性、業務性。同時還應重視音像檔案、會計檔案等收集。立卷歸檔工作中，在檢察檔案立卷歸檔制度建立與健全的基礎上，應向相關部門定期、不定期移交文書材料、訴訟案卷等，要求具有齊全完整的歸檔文件材料，以此滿足歸檔標準及需求。

（2）檢察機關檔案室室藏結構的完善。在檢察檔案開發利用結構科學構建中檔案室藏結構應具有合理性。在室藏結構中占據優勢地位的為文書檔案、訴訟檔案，其他檔案類型則處于劣勢地位。為緩解該現象，地方檢察檔案工作者應在合理歸檔文書、訴訟檔案的前提下，對收集、保管其他類型檔案加以重視，如會計檔案、基建檔案等，以此達到檔案室室藏豐富及結構優化的目的。

3、實現檢察檔案信息共享

通過信息化方式，對檢察檔案信息資源進行有效整合，達到數字化、網絡化、系統化及一體化的目標。對檢察檔案之間存在的各類矛盾逐步解決，避免信息孤島問題的長期存在，最大限度地對檢察檔案管理效率進行提升，實現利用效果優化的目的，且為檢察機關業務開展提供有利條件。

第一，歷史檔案數字化整合得以實現。歷史檔案數字化掃描及檔案著錄工作的有效完成，充分發揮歷史檔案利用價值。

第二，數字資源網絡化整合得以實現。網絡版檔案管理軟件的應用，不僅能夠對檔案室立檔方法加以改變，同時能夠做到部門立卷，這種方式能夠大幅度提升檔案信息資源收集效果。

第三，所有檔案資源的系統整合。利用網絡版檔案管理軟件，可全面對文書檔案、訴訟檔案、基建檔案等所有檔案進行整合。

第四，各類應用系統一體化整合的實現。歸檔接口一體化的設置與開發，以此為所有應用系統的無縫銜接模式得以實現提供有利條件，為應用系統信息歸檔速度的全面提升提供保障。

3 結束語

綜上所述，檢察機關作為國家法律檢察機關，在整個檢察工作中檔案工作貫穿始終。檢察檔案工作不僅是檢查機關工作效率、質量全面提升的保障，更是記錄檢察機關所有職能工作活動的重要資源，是檢察機關歷史發展過程的見證文獻，是信息資源得以開發與利用的可靠前提。通過開發檢察檔案信息資源，能夠將有效、有用的素材提供給立法工作，能夠將有力的證據提供給行政執法，能夠在很大程度上對產生的職務犯罪加以防范，能夠為法律監督作用的充分發揮提供可靠保證。

參考文獻

[1] 卜淑芬. 地方檢察檔案信息資源開發與利用的實證研究[D]. 湘潭大學 2012

[2] 曹一鳴，林文鈞. 運用信息化手段整合檢察檔案信息資源[J]. 中國檔案. 2011（11）

[3] 劉合什布. 加強和改進基層檢察機關檔案開發利用工作之管見[J]. 四川檔案. 2012（05）

篇10

（2005-2010）

一、序言

隨著信息處理技術的不斷發展以及計算機應用的日益普及和深入，政府機關和企事業單位信息化進程也不斷加快。作為信息化前沿的檔案部門，已經面臨著信息爆炸和技術變革帶來的強大壓力，如何變被動為主動，適應社會發展的潮流已經成為檔案部門不得不考慮的問題。隨著時間的推移，檔案工作者已經越來越深刻地認識到，利用新的理念、新的技術、新的方法來管理檔案的重要性，正在探索一條檔案管理現代化的道路，而最大限度地開發與運用計算機技術已經成為檔案管理現代化的最重要的內容。

在新的形勢下，國家檔案局頒布了《全國檔案信息化建設實施綱要》，這是“十五”計劃期間全國檔案事業發展的唯一一個專項規劃。在“十五”期間，全國檔案信息化建設的目標和主要任務是：本著統籌規劃、統一標準、分級建設、安全保密的原則，加快檔案信息化基礎設施建設，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動館藏檔案的數字化和數據庫建設，在部分中心城市建設示范性數字檔案館，開展公眾網上查詢檔案信息服務，加快推進檔案信息化標準體系、安全保障體系和人才隊伍建設。在《實施綱要》中提到：“十五”末，各省、自治區、直轄市檔案部門要努力建設并投入使用一批內部局域網，基本實現檔案管理現代化和辦公自動化；依托當地應用系統建設工程，建立為各級黨政機關服務的檔案目錄信息中心，為逐步構建中國檔案文獻數據庫創造條件；依托公眾信息網，建立面向社會、服務公眾的檔案網站，逐步構建全國檔案工作信息網。

根據國家檔案局“十五”規劃的要求，各省、直轄市都將檔案信息化建設納入了政府電子政務建設的總體規劃，同時陸續啟動了大規模的檔案信息化建設，例如上海、廣東、山東、北京、福建等省市在目錄中心建設、電子文件中心建設、“數字檔案館”建設、管理自動化等方面都做出了突出成績，取得了良好的效果，樹立了政府形象。

海南省的檔案信息化建設起步并不算晚，但由于缺乏總體規劃、政策支持、建設資金等各種原因，以至于現在已經遠遠落在了其它兄弟省市的后面。為此需要將檔案信息化建設盡快納入全省信息化工作的總體規劃，與各級政府機關網絡、硬件、應用系統等方面的建設同步、協調發展，使檔案部門也在海南“信息智能島”的戰略目標中占有一席之地，作出自己的貢獻，發揮檔案作為社會生活中的核心信息的獨特意義、作用和價值。

為落實省委、省政府關于建設“信息智能島”的重大決策，積極配合電子政務建設，實施信息化帶動策略，推動全省檔案事業可持續發展，根據《海南省信息化“十一五”規劃》和《全國檔案信息化建設實施綱要》的要求，結合我省檔案工作的實際，制定本建設規劃。

二、全省檔案信息化建設現狀

“九五”以來，海南省檔案局（館）就開始了檔案管理現代化建設的探索與開拓，尤其是近幾年來，我們以檔案信息化帶動檔案管理現代化，著眼檔案信息化建設全局，突出重點，加強引導，積極推進全省檔案信息化建設進程，努力使檔案信息化與全省信息化建設協調發展，取得了一定成就。目前，省檔案局(館)初步建成了“三網一庫一站”，“三網”即建成了90個信息點的局域網，按照物理隔離的要求，分別聯通了黨政專網、公眾信息網；“一庫”即建立了檔案基礎數據庫，現有檔案目錄數據80多萬條；“一站”即開通了海南省檔案信息網站——“瓊蘭閣”，為檔案政務處理、檔案宣傳和實現檔案信息資源社會共享提供了新的陣地。各市縣檔案局(館)結合實際，加強了對信息化工作的規劃、領導和投入，市、縣檔案局(館)都開通了檔案網站。縣級以上機關、企業事業單位檔案機構計算機擁有率、檔案管理軟件普及率有了明顯提高。

㈠檔案信息資源情況。

全省現有各級各類檔案館29個（其中：國家綜合檔案館19個，專門檔案館1個，部門檔案館4個，企業檔案館2個，科技事業單位檔案館3個），館藏1733個全宗，36.08萬卷檔案，音像檔案974盤，照片檔案5.27萬張,電子檔案264(盒、張）。通過開展檔案館達標升級活動，各檔案館館藏的檔案、資料基本上都經過規范化整理，編制了案卷目錄、卷內目錄、專題索引、專題卡片等各種檢索工具。已錄入計算機的檔案案卷目錄有12萬多條，文件級目錄近150萬條，約占館藏檔案著錄任務總量的15%。

省屬機關、企業事業單位檔案室156個，室藏31.11萬卷檔案，音像檔案31626盤，照片檔案2.95萬張,電子檔案1318(盒、張）。各單位已普遍使用計算機編輯、打印文件，每年有大量的電子文件在計算機中產生，而這些已經存儲在磁盤上的電子文件，經簽發打印成正式的紙質文件后，多數未能妥善保存，有的雖有保存，但缺乏統一管理，造成人力、財力和信息資源的浪費。據調查，在省直單位中，有近10%的單位實現了辦公自動化，文件歸檔采取電子文件與紙質文件并存的方式；有少量單位在紙質文件歸檔的同時開始收集電子文件，大多數單位尚未開始這項工作。

市縣屬機關、企事業檔案室2300多個，室藏檔案約60萬卷。除極少數單位外，絕大多數單位尚未開展計算機管理檔案。

㈡基礎設施建設情況。

目前，全省各級綜合檔案館擁有計算機145臺，服務器7臺，復印機29臺,中央空調3套、分體空調機109臺，去濕機42臺，消毒設備9臺。海南省檔案館九十年代中期建設了一個完整的局域網，全局接入點90個。由于服務器購買較早（1996年），配置低、性能差，根本無法滿足今天大型應用的需要，不能承載大型數據庫和海量業務數據，更不能運行依賴于高性能服務器的網絡應用。安全防護設施幾乎沒有，檔案數據保密方面的問題非常突出。

市縣級檔案館硬件建設較差，各級政府對檔案信息化建設的重要性認識不足，對檔案信息化建設經費投入過少，檔案信息化建設沒有納入本地、本部門信息化發展規劃和檔案事業發展計劃，政府信息化建設規劃未有檔案信息化建設成分。除海口、儋州、澄邁等少數幾個市縣外，大多數市縣都僅配置一臺計算機，而且檔次很低。有5個市縣檔案館沒有復印機、去濕機、空調機等設備。18個市縣檔案館中，僅有3臺消毒設備。

省屬廳局單位檔案室設備配置情況相對較好，省屬機關、企業事業檔案室擁有電子計算機167臺，服務器17臺，復印機60臺，分體空調機171臺，去濕機95臺，消毒設備為零。檔案管理被評為省一級的單位全部實現計算機管理檔案目錄。部分單位檔案部門的計算機與單位的辦公或業務計算機網絡連接，個別單位檔案部門已經實現了文件、檔案管理自動化，做到了電子文件的實時歸檔，即時提供利用。

㈢人才隊伍情況。

從1998年開始，省檔案局開展計算機管理檔案操作技術知識培訓工作，全省大多數檔案局（館）的領導和業務骨干受過培訓。通過培訓，各級檔案干部對檔案信息化建設的認識不斷提高，計算機知識不斷豐富。

據統計，目前全省各級各類檔案館中，專職人員257人，具有大學本科以上學歷的有79人，占31.73%，中專以下人員67人，占26.07%。省屬機關、企業事業單位檔案室中，專職人員115人，大學本科以上30人，占26.08%；中專以下人員22人，占19.13%。

全省共有研究館員1人、副研究館員7人，僅占全省各級各類檔案館中專職人員的3.11%；館員26人，占10.12%；助理館員以下初級職務73人，占28.40%。中級以上專業技術職務人員大部集中在檔案局(館)，省屬機關、企業事業單位檔案室不足20人。計算機專業本科以上畢業的專業人才廖若晨星，現職檔案人員中熟悉計算機操作的仍不多，尤其是既懂檔案業務、又懂計算機技術的復合型人才更少。部分市縣檔案部門由于沒有人才，現有設備的潛能沒有得到充分發揮。

㈣標準、規范建設情況。

海南省檔案局在長期的檔案工作中，按國家檔案局統一的國家標準、行業標準的要求開展檔案工作，在嚴格執行的基礎上，還根據自身需要，制定、完善和形成了一整套地方檔案工作標準，很好地規范和保證了全省檔案工作的開展。特別是近兩年來，根據檔案信息化建設發展的形勢需要，省檔案局先后制訂了《海南省檔案信息化建設實施意見》，并與省信息產業局聯合轉發《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894—2002），對全省電子文件歸檔管理提出了具體標準和要求。現在又在抓緊制定《海南省電子公文歸檔管理暫行辦法》、《海南省機關數字化檔案室建設標準》、《海南省機關檔案數字化規程》等規范性文件。但從總體上看，這些規范、標準仍偏重于檔案業務本身，在檔案信息化方面的標準制定上則存在很大不足，使檔案業務和信息化之間產生脫節，影響了檔案信息化建設的發展。

三、全省檔案信息化建設目標

堅持統籌規劃、統一標準、分級建設、安全保密的原則，加快我省檔案信息化基礎設施建設，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動館藏檔案的數字化和數據庫建設，建設數字檔案館，開展公眾網上查詢檔案信息服務，加快檔案信息化標準體系、安全保障體系和人才隊伍建設。以政務外網建設為基礎，加快檔案信息資源數據庫建設，實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化，檔案信息利用服務網絡化，檔案管理工作自動化，信息管理法制化。2010年以前要達到以下目標：

㈠各級國家綜合檔案館和專業（部門）檔案館，全面完成檔案基礎目錄數據庫建設，在此基礎上構建全省檔案目錄中心；

㈡依托海南省黨政綜合信息網絡平臺，建立電子文件歸檔和電子檔案管理的標準規范體系，設立為各級黨政機關服務的文檔數據中心，使文檔數據中心成為本級黨委、政府信息資源庫的重要組成部分。近期內首先在海南黨政內網上構建海南省電子公文歸檔管理系統，為省直機關各用戶提供電子文件的歸檔、查詢、利用等服務，實現電子文件信息的資源共享。海口市檔案局也應在近兩年內在市黨政網上建立“海口市電子公文歸檔管理系統”；

㈢對現有各級檔案網站進行改造升級，市縣檔案館主頁全部實行獨立域名管理,并上載開放檔案目錄及現行公開文件,全面提升全省檔案工作信息網絡的質量和水平；

㈣在我省電子政務平臺上構建文檔一體化管理系統，建立各種載體檔案和相關電子檔案同步的接收平臺；

㈤在海南省黨政綜合信息網絡及海南省政府門戶網站的統一平臺下進行“三網一庫”（內部局域網、行業廣域網、社會公眾網、檔案數據庫）建設，基本建成海南省數字檔案館和海口市數字檔案館，使社會公眾獲得“一站式”的已公開的現行文件和開放檔案查詢、利用服務。

內部局域網，主要是局（館）機關內部辦公自動化系統和館藏檔案管理系統，實現內部公文、信息、會務、督查及檔案采集、整理、管理、鑒定、檢索、編研、利用、數字化等主要業務網上辦理，為最終實現“數字檔案館”鋪設道路。

行業廣域網，就是依托省政府電子政務網建設工程，建立為全省各級黨政機關服務及與全省各市縣檔案局（館）聯網的全省檔案信息資源專網，實現省直機關內部網間網的橫向互聯和信息共享，同時與各市縣檔案館、檔案室之間縱向的政務信息傳遞、數據傳輸和資源共享等。

社會公眾網，就是依托各級公眾信息網，建立面向社會、服務公眾的局（館）省級檔案門戶網站，在網上公共信息和檔案信息，力求在解決網絡安全和保密問題的基礎上，在互聯網和系統專業網上進行館藏開放檔案目錄和現行公開文件的網上查詢和瀏覽服務，逐步提高檔案信息化程度，實現檔案信息資源共享，為各級政府和社會公眾提供快捷、優質的服務及對全省檔案信息網絡實行統一管理。

檔案數據庫建設，就是嚴格按照國家制定的最新標準規范和數據格式，建設一批檔案信息資源數據庫群，如檔案目錄數據庫、原文信息數據庫、典藉史料數據庫、各種多媒體檔案數據庫等，為各級領導科學決策、為改革開放和現代化建設、為滿足人民群眾日益增長的物質文化需要提供全面、及時、有效的服務。

四、全省檔案信息化建設任務

㈠進一步加強檔案信息化基礎設施建設

⒈提高應用計算機管理檔案的普及率。到2006年底，海南省各級各類檔案館都要普遍運用計算機管理檔案。到2010年底，省級機關檔案部門的計算機普及率要達到100%，市級機關要達到80%，縣級機關要達到60%。

⒉建設和完善計算機局域網。目前，海南省檔案館和海口市檔案館已建成局域網。到2005年底，三亞、儋州兩市檔案局(館)建成內部局域網，其他市縣檔案局(館)爭取在2007年底以前建成內部局域網。有條件的專門檔案館、部門檔案館、企業事業單位檔案館也應積極建設內部局域網。

⒊接入黨政網平臺。各級檔案部門要積極參與當地電子政務建設，檔案部門的局域網要按規定要求接入市、縣黨政專網，并通過海南省黨政綜合信息網絡平臺和省檔案館互聯互通，實現檔案信息資源共享。

⒋逐步添置檔案數字化設備和軟件。各級檔案館和單位檔案部門應當購置掃描儀、音視頻數字轉換設備、檔案管理軟件等，適應檔案數字化實際需要。

⒌提高檔案工作的智能化管理水平。各級檔案局(館)應當加強對庫房溫濕度監測與控制系統，防火、防盜報警系統等信息化改造，提高檔案保護、技術裝備的自動化程度。

㈡全力開展檔案基礎數據庫建設。

⒈加快檔案目錄數據庫建設，提高檔案目錄數據的質量。到2007年底，全省各級各類檔案館都要建立館藏全部檔案的案卷級機讀目錄數據庫和文件級機讀目錄數據庫,在此基礎上構建全省檔案目錄中心。市檔案館每年錄入條目不少于10萬條，縣檔案館每年錄入條目不少于5萬條。從2005年起，各級國家綜合檔案館在接收檔案進館時，應同時接收符合要求的機讀目錄，沒有機讀目錄的檔案應補齊著錄條目，否則不予接收進館。

⒉開展檔案全文數字化工作，建立檔案全文數據庫。在條件允許的情況下，各級檔案館和機關單位檔案室要有步驟地開展紙質檔案全文數字化工作，制定館(室)藏檔案數字化計劃，安排適當投入，逐步開展重要檔案的數字化工作，建立符合質量標準的檔案全文數據庫。

⒊穩步推進檔案多媒體數據庫建設。對錄音、錄像、照片檔案進行數字化，建立一定規模的多媒體檔案數據庫。至2005年底，省檔案館完成館藏全部照片、錄音、錄像檔案數字化，分別建立語音、視頻和靜態圖像數據庫，并開展多媒體檔案數字化相關技術研究，爭取成為全省多媒體檔案數字化示范基地。有條件的市縣檔案館、專門檔案館、部門檔案館以及機關單位檔案室也應當盡快開展多媒體檔案數字化工作，積極建設多媒體檔案數據庫。至2007年底，各市縣檔案館都必須完成館藏全部照片、錄音、錄像檔案的數字化任務。

㈢籌劃建設省、市數字檔案館。海南省檔案局要根據《全國檔案信息化建設實施綱要》的安排，在2005年內提出《海南省數字檔案館建設技術方案》，爭取納入次年的省級信息化建設計劃項目予以實施，逐年完成。海口市數字檔案館的建設工程也要同時啟動，力爭早日完成。主要工作任務有：

⒈基礎設施建設方面，抓四個平臺建設：

⑴數字檔案信息傳輸平臺建設。網絡傳輸平臺主要由局域網絡、黨政內網和國際互聯網絡三個平臺組成。局域網絡平臺，承擔數字檔案館內部數據采集、數據處理、數據利用等主要業務工作。黨政網絡平臺，連接各市縣委、政府計算機中心，實現市縣檔案館與進館單位檔案室網絡連接，通過省黨政內網的光纖主干線路將全省檔案網絡連成一個整體。市、縣檔案館必須與本地信息部門配合，使檔案館的布點工作順利完成。國際互聯網絡平臺，是數字檔案館連接國際互聯網的外部網絡平臺，承擔檔案信息、檔案信息在線利用等工作。

⑵數字檔案信息采集平臺建設。主要建設電子目錄采集平臺，全文數據采集平臺等，承擔數字檔案信息的日常采集工作。目錄采集平臺主要承擔館藏各種檔案資料目錄數據的采集，進館單位數據采集等工作。全文數據采集平臺主要包括館藏紙質檔案采集、電子檔案數據采集、照片檔案采集、多媒體檔案采集、資料信息采集等平臺。

⑶數字檔案信息存儲管理平臺建設。存儲管理平臺主要包括館內數據存儲管理服務器、全文存儲管理服務器、磁帶備份系統等設備，承擔數字檔案信息的存儲管理和信息工作。

⑷數字檔案信息應用平臺建設。一是館內應用平臺建設，實現數字檔案信息的查閱利用、編輯研究等功能。二是國際互聯網檔案信息和在線利用平臺建設，即檔案網站建設，提升現有檔案網站的功能和質量。三是政府網絡信息服務平臺建設，主要用于接收電子政務產生的電子公文數據，接收通過機關檔案管理系統整理完畢的電子檔案數據，開展檔案信息，檔案信息在線利用工作。

⒉檔案信息數據庫建設方面，抓三個類型的數據庫建設：

⑴檔案目錄數據庫：該數據庫主要存儲著錄標引產生的以二維數據表方式存放的檔案二次文獻，主要包括檔案資料案卷級、文件級目錄。數字檔案館目錄數據庫主要數據來源包括館藏檔案資料目錄數據，各進館單位檔案目錄數據。

⑵全文數據庫：主要包括紙質檔案資料數字化形成的圖像、文本數據，移交進館的電子檔案數據，重要資料信息數據。

⑶多媒體檔案信息數據庫：主要包括照片檔案數字化形成的圖像數據，館藏錄音帶、錄像帶數字化后形成的多媒體信息。

㈣加強電子文件歸檔與管理

⒈加強電子文件歸檔管理的標準規范的貫徹實施工作。各級檔案部門要組織宣傳、貫徹國標《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894—2002）和國家檔案局6號令《電子公文歸檔管理暫行辦法》。各級機關、團體和企事業單位檔案部門要按照規范化要求，開展電子文件收集、歸檔工作，加強分類指導，使電子文件和紙質文件一樣得到科學保管和有效利用。

⒉開展黨政機關電子文件歸檔管理的試點。按照文檔一體化原則、紙質文件與電子文件并存的原則、確保網絡安全的原則，以及機關檔案信息化與電子政務和辦公自動化同步發展的要求，2005—2006年，在三個以上省直機關、五個以上市直機關進行電子文件歸檔及管理試點。至2010年底止，有20%的省直機關建成數字化檔案室。

⒊繼續進行《瓊蘭電子文件歸檔與管理系統》研發，爭取在2005年底前完成軟件定型并予以推廣，以滿足機關辦公自動化對文檔一體化管理的需求。

⒋抓緊構建省級電子公文歸檔管理系統。省檔案局(館)利用省黨政綜合信息網絡平臺開展電子公文歸檔管理系統的建設，在2005年初，進行有關調研、設計概念模型、制訂政策框架、設置與電子文件標準，建立保證電子文件真實性，可靠性，準確性的有效工作機制，實現政務信息共享，為黨委、政府和社會各界利用電子文件提供有效服務。對電子文件海量存貯與安全保管技術進行研究，使得在電子政務和辦公自動化環境中產生的大量電子文件像紙質文件一樣得到永久保存。至2005年底，初步建成省電子公文歸檔管理系統。

㈤加強檔案管理應用系統建設

⒈繼續推廣先進、實用的檔案管理軟件。按照“相對統一、標準通用”的原則要求，在全省推廣應用《瓊蘭檔案管理系統》、《瓊蘭電子文件歸檔與管理系統》等檔案管理軟件。

⒉建立文檔一體化的信息管理體系。各級檔案局(館)、機關、企業事業單位檔案機構要積極參與本地區、本系統、本單位的辦公自動化應用系統建設，對文檔一體化應用項目提出需求分析和設計要求，做好文檔管理系統與辦公自動化管理系統的銜接。實現檔案計算機管理系統與辦公自動化管理系統的融合。

⒊加強檔案網站建設。各級檔案局(館)要積極參與當地電子政務和政府上網工程。各市縣檔案局(館)均應對現有檔案公眾網站（主頁）不斷地加以完善和更新，尚未獲得獨立域名的市縣應在2006年底以前辦理獨立域名，自主進行管理，并且要有計劃地上載開放檔案目錄以及已公開的文件、檔案全文信息，為社會公眾提供更多的文檔信息服務。

省檔案局(館)于1999年開通公眾網站——“瓊蘭閣”后，在2004年又開通了黨政網站，并將館藏檔案目錄數據庫上載。有條件的市、縣也應積極開通黨政網站，為機關工作提供更多更好的服務。各專業、部門、企事業檔案館和專業主管部門建立的檔案網站，要與海南省檔案館網站相鏈接。

充分利用和發揮檔案網站的作用，使檔案網站成為宣傳檔案工作、公開政務信息、開展檔案信息服務的窗口。要將海南省檔案網站——“瓊蘭閣”建設成具有海南特點，檔案特色，較高水平的門戶網站，為社會提供全方位，多層次，高效率的檔案信息服務。

㈥抓緊檔案信息化標準和規范建設

⒈加快推進檔案信息化法制建設。按照《中華人民共和國檔案法》及《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國家檔案局第6號令），加快研究和制訂我省電子公文歸檔、電子檔案管理、檔案信息公開和上網安全、網站建設與管理等方面的行政規章，形成有效的激勵約束機制，推動檔案信息化建設有序開展。

⒉完善檔案信息化標準體系。各級檔案部門都要學習、宣傳與貫徹國家檔案局制定的檔案信息化建設標準規范；省檔案局結合全省的檔案信息化建設，制定和完善海南省地方性標準規范和實施辦法。在今后幾年，要根據《電子文件歸檔與管理規范》，優先制訂本地區電子文件歸檔及檔案信息采集、交換、整合和安全管理等方面的技術標準，建立檔案信息化標準體系。

“十一五”期間，急需制定的海南省檔案信息化建設的地方標準有：

⑴《電子文件歸檔與管理細則》（地方標準）

⑵《各類檔案數據庫結構標準》（地方標準）

⑶《檔案數據交換格式》（地方標準）

⑷《網站資源歸檔與管理規范》（地方標準）

⑸《紙質檔案數字化技術規范》（地方標準）

⑹《照片檔案數字化技術規范》（地方標準）

⑺《錄音檔案數字化技術規范》（地方標準）

⑻《錄像檔案數字化技術規范》（地方標準）

⑼《數字檔案館設計與建設規范》（行業標準）

⑽《檔案管理網絡安全標準》（行業標準）

⑾《檔案文件開放控制辦法》（行業標準）

⑿《數字化聲像檔案著錄規則》（行業標準）

⒀《多媒體信息采集操作規程》（行業標準）

五、全省檔案信息化建設的保障措施

在信息化時代，檔案信息將日益成為經濟與社會發展不可缺少的重要組成部分，盡管擁有越來越現代化的手段，所處的技術環境也發生了巨大的變化，但面臨的仍將是艱苦的工作，如檔案信息資源的組織、整理、加工與建庫等，在網絡化、一體化過程中，還將會涉及資金、保密和知識產權保護、標準化、數據安全等問題。因此，實現檔案信息化需要強有力的保障措施。

㈠加大檔案信息化建設的宣傳力度。通過多種渠道，提高社會檔案意識和檔案工作者的信息化意識，正視信息化給檔案工作帶來的挑戰和壓力，加深對“實施信息化帶動策略”的理解。各級檔案局（館）要把檔案信息化建設作為檔案業務工作的一項重要內容來抓，融于業務監督指導、目標管理、執法檢查等活動之中。

㈡納入發展規劃，提供經費保障。各級檔案部門應圍繞“三網一庫一站”和電子文件管理申報項目，積極爭取將檔案信息化納入本地區、本部門、本單位信息化建設總格局。檔案信息化要納入檔案事業發展總體規劃，爭取財政投入并保持適當增長比例。

1．要根據國民經濟增長幅度，加大對檔案信息化建設資金的投入力度，以緩解檔案信息化建設資金不足、供需矛盾突出的問題。

2．認真做好檔案信息化建設的立項工作，財政部門要給予必要的支持，將檔案信息化建設所需經費納入本級財政經費預算。

3．加強對檔案信息化建設資金的統籌合理使用，引入信息化工程監理機制，加強相關項目的前期研究和可行性論證。

㈢加強檔案信息安全保障體系建設。

各級檔案部門在加強檔案信息化建設的同時，應把檔案信息安全放在突出位置，確保管理系統和數據的安全、可靠，防止檔案信息失密、泄密和丟失。

⒈全省各級檔案部門要嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》、《計算機信息系統保密管理暫行規定》等相關法規，逐步完善檔案信息安全管理體制，落實信息安全責任制度，制訂完善的信息安全應急預案，加強對系統管理員、信息安全員的培養、使用和考核，確保檔案信息系統安全。

⒉分類采取必要的安全防范措施，加強對計算機、網絡硬件設備和軟件系統的管理。抓緊構建省館局域網絡安全保障系統，在2005年內要確保完成省館局域網絡防火墻建設，使之成為全省檔案部門信息安全保障體系建設的示范工程。

⒊加強數據庫管理，采取脫機備份等有效措施，確保數據安全。

⒋加強檔案網上利用的身份認證和密鑰管理，確保檔案信息網絡傳輸和利用的安全。所有上網信息的都必須按規定程序和要求進行審查。

⒌開展信息安全和信息法制教育，提高全員的信息安全意識，防范、打擊計算機與網絡犯罪。

㈣優化專業結構，抓好隊伍建設。

檔案工作向前發展的趨勢，對檔案工作人員的專業結構提出了新要求，即一方面需要大量的信息處理人員，信息分析與研究人員，數據庫生產與維護人員，計算機軟件、硬件人才，網絡環境創建與運行維護人員，信息服務人員等；另一方面，信息技術的突飛猛進帶動了整個社會和技術的進步，使檔案工作中的新問題、新技術層出不窮，因而對檔案工作人員自身知識的補充與更新的提出了更高的要求。檔案工作現代化不僅取決于工作人員原有的知識與水平，更大程度上取決于他們的知識的補充和更新的速度。面對人員需求上的這一變化：一是檔案人員必須不斷更新知識結構才能適應形勢的發展，對在職人員可進行在職培訓或出去深造等各種形式的再教育，特別是各級檔案局（館）的領導和業務骨干必須接受有關計算機、網絡技術、數字化技術、信息管理、現代管理技術等知識的培訓，以適應新技術發展的需要。其次，單一的人員結構已不能滿足檔案工作現代化的需要，檔案管理不僅需要檔案專業人員，同時還需要信息技術、計算機、數據庫、網絡技術等方面的專業人員。因此，應注意引進這些方面的人才，優化人員結構，建立復合型多層次的專業隊伍，以適應檔案工作現代化的需要。各市、縣檔案局（館）在近年內，要至少配備一名具有專科以上學歷的計算機專業人才，并對他們進行檔案專業知識培訓，使之成為檔案、計算機復合型人才。

㈤加強與檔案信息化相關的政策法規標準體系的建設。

檔案信息化的應用和發展離不開政策法規標準體系的支持，要逐步研究和完善發展相關政策法規標準，如信息技術人才政策、行業信息應用軟件開發和技術服務等方面的政策標準。

隨著我國社會主義法制逐步健全，信息化建設必將在政策法規的框架下進行，因此要深入學習研究電子政務、電子商務、信息交換、政務公開、信息資源保護、企業信息化、信息產業、信息安全保密、知識信息產權、信息市場管理、信息產品價格政策等方面的法律、法規。在學習研究國家有關政策法律、法規的基礎上，研究建立我省檔案信息化發展的政策法律、法規體系，形成推動我省檔案信息化工作的法制環境的保障體系。

加強檔案信息化發展軟科學課題研究，提高信息化建設決策水平。發揮有關學會、協會、機關、團體的作用，請一批專家、顧問和有專長、有經驗的科技人員深入研究檔案信息化發展的思路、模式、體制、機制和法制，以及系統安全等方面的問題。

㈥加強對檔案信息化建設領導、指導、檢查與督促。