導語：如何才能寫好一篇檔案管理優秀事跡，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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（一）理想和人生觀方面的教育功能

通常情況下，高校檔案館記錄著很多過去的優秀事跡，特別是本學校的先進人物和學者等，以及很多先進工作者的故事和圖片等，因此，在個人價值、人生理想和人生觀等方面，高校檔案館發揮著重要教育作用。在實際教學過程中，教師可以利用這些優秀的事跡來鼓勵學生，并將學生的事跡學習需求、人生目標、未來發展規劃等，與檔案館中的相關資料結合在一起，可以起到很好的引導作用，從而幫助學生樹立正確的人生觀、價值觀和世界觀，是提高教育教學水平的重要支持。與此同時，高校圖書館的有效建設，還可以為學生提供很多豐富的資料，讓學生系統的了解學校的發展歷程，從而在各種優秀事跡的熏陶下養成良好的學習習慣，是促進學生綜合素質全面發展的重要途徑。

（二）愛國主義和愛校敬業方面的教育功能

在我國高校教育事業中，較多檔案館的資料都是學校不同時期各種事跡的濃縮，可以作為很好的愛國教育材料，從而讓學生清楚認識到自身擔負的重要責任，最終將國家的命運和自己的未來發展緊密聯系在一起，是培養學生愛國主義、愛笑校業精神的有效途徑。在實際辦學過程中，每個學校都有自己的風格和特色，是高校教育事業長期發展總結出來的優秀傳統，也是未來發展的重要引導。因此，高校檔案館中很多資料都是學校各種發展成果的重要展示和見證，在增強學生自豪感、增強學生的愛校自覺性等方面有著重要影響，對于推動高校教育事業可持續發展發揮著重要作用。

（三）科研能力和知識創新方面的教育功能

通過長期的實踐教學，教師可以獲得很多教學成果，是教育科研工作有效進行的重要支持。因此，高校檔案館的有效建設，可以為科研工作提供豐富的資料，從而提高各大高校的科研能力。與此同時，將檔案館的資料和學生的實際教學工作結合到一起，定期開放檔案館，可以有效培養學生的科研興趣，從而提高學生的創新能力，讓他們勇于探索和不斷提升，并不斷更新檔案館的各種資料。

二、高校檔案館文化教育功能的實現策略

（一）注重基礎建設，加強檔案館各種檔案的收集、編研

在高校教育工作中，想要有效發揮檔案館的教育功能，就必須注重基礎建設，不斷完善各種檔案資源，制定合適的檔案管理制度，加強檔案管理工作人員的專業培訓和素質培訓，才能在技巧檔案館各種資料的收集、編研等工作的基礎性上，有效提高檔案資料的真實性、準確性和可靠性。在實際的檔案管理工作中，不同類型的檔案有著相應的編研規則，必須嚴格按照相關規定執行，此案呢過為利用者提供所需的資料，從而促進高校檔案館建設有序進行。

（二）合理運用現代信息技術，推動檔案管理信息化發展

隨著高科技信息技術的不斷發展，現代信息技術在高校檔案管理工作中的合理運用，是社會不斷發展的必然趨勢，對于提高檔案管理工作效率、檔案資料質量等都有著重要影響。因此，在實際的檔案管理工作中，充分利用各種信息技術，注重檔案管理的多樣化，在加大檔案管理宣傳力度的同時，還可以提高檔案管理工作人員的管理意識，最終推動高校檔案管理信息化發展。

（三）注重“以人為本”，全面提高檔案館管理效用

在高校檔案館的建設過程中，檔案管理工作人員發揮著重要主導作用，是檔案管理工作效率不斷提高的重要保障。因此，注重“以人為本”的檔案管理工作理念，注重檔案管理工作人員的專業培訓和現代信息技術的掌握，不斷增強他們的責任感和管理意識，是全面提升檔案管理工作人員綜合素質的重要保障。根據高校檔案館建設的情況來看，其教育功能的充分發揮，還需要提高檔案管理工作人員的服務意識，才能充分體現人文關懷理念，最終全面高校檔案管理效用。

（四）提高利用效率，真正有效發揮檔案館的各種教育功能

在高校檔案館各種資料不多完善的過程中，高技能、高素質人才的培養，需要不斷提高檔案資料的利用效率，才能真正發揮高校檔案館的各種教育功能，從而推動高校教育不斷改革和創新。在不斷以往教育工作的優秀經驗的過程中，學生可以選擇性的吸取自己所需的知識，在樹立遠大理想、明確人生目標的同時，還可以對自己的未來發展進行合理規劃，從而將學校的發展、國家的命運和自己的發展緊密聯系在一起，盡自己最大的努力去拼搏。

三、結束語

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關鍵詞: 醫院 醫德醫風 檔案管理

隨著醫療體制改革的不斷深化，醫療市場的競爭日益激烈，如何做好醫院的醫德醫風檔案管理工作，有效發揮檔案的社會功能，促進醫務人員道德素質的提高，更好地為醫療、科研、教學服務，筆者有如下幾點體會。

一、健全醫德醫風管理制度，抓好醫德醫風檔案管理的基礎工作

我院于2002年建立了醫院第一份醫德醫風檔案，但直到2004年為迎接醫院管理年活動，醫院的醫德醫風檔案管理才有了一定起色。這個階段，筆者認為，領導重視，建立起較為規范的規章制度，是我院醫德醫風檔案管理工作的起點。首先，醫院成立了醫德醫風管理領導小組，制定了《醫務人員醫德考評制度》、《醫務人員醫德醫風考核辦法》、《醫院醫德醫風檔案管理細則》等切實可行的規章制度。其次，確定了醫院醫德醫風檔案的基本構成。主要分成三個大部分：第一部分記錄職工的基本情況；第二部分記錄職工平時的醫德醫風考核內容、結果和獎懲情況；第三部分是職工歷年來醫德醫風的總結和組織考核意見。再次，培訓專職檔案管理員。各科室設立了兼職檔案員，由辦公室檔案部門負責檔案員的日常考核。個人年度醫德醫風總結在科室評議通過后，由檔案員將考核表載入其檔案。其他事跡、材料由檔案員收集，存入檔案并隨時記錄在相關表格上。以上措施，有效保證了檔案材料收集工作的順利完成。最后是醫德醫風檔案的立卷工作。我們參照了人事檔案管理辦法，每人一卷，活頁裝訂，以姓氏筆畫為序編制案卷號和案卷目錄。卷內材料分表格、個人醫德醫風總結、獎懲原件、復印件、照片等。每類材料之間設立明顯標志，各類材料單獨編制卷內目錄和頁碼。每年對上年度材料進行整理裝訂，經醫院醫德醫風委員會審核并簽署意見，年度醫德醫風檔案即告完成。

二、提高認識，重視資源，做好醫德醫風檔案的開發利用

建立醫德醫風檔案的首要目的即是利用。因此，我們采取了多種措施，使檔案資源利用達到最大化。一是將檔案

資料量化、細化，使檔案資料易于操作，便于考評。具體做法就是將醫德醫風自查自評部分分成10個方面，每部分賦予相應的分值，總分為100分。規定了評議的及格分，即90分，并以此作為獎懲的依據。二是每季度將醫德醫風建設和考評情況通過專門簡報的形式下發各科室，通知到每個職工。這個方面我們進行了大膽嘗試，事實證明效果不錯。具體做法就是每季度各科室檔案員將醫德醫風檔案從檔案室領回，讓每個職工都能看到自己的檔案內容。優秀的同志會更加努力，爭取更大的進步；落后的同志以優秀同志為榜樣，奮起直追。如2003年我們有4名同志因服務態度方面存在問題，醫德醫風考核不合格。看到自己的檔案內容，這4名同志知道了問題所在，以后就再沒犯過同類錯誤，并以此為鑒，在下一年度的醫德醫風考核中取得了優異成績。三是將醫德醫風檔案考核結果作為科室評優、個人評先和職稱晉升的重要依據。規定如科室有2%的同志醫德醫風考核在90分以下，則科室不能參加評優。科室醫德醫風考核達到100%則自動成為精神文明科室，并給予適當物質獎勵。個人醫德醫風考核連續兩年達到優秀則享有優先晉職資格。這些規定的實施，極大調動了科室及職工的工作積極性，為樹立醫務人員的正

面形象，構建和諧醫患關系，打造醫院品牌而做出積極的貢獻。

三、 加強培訓，提高檔案工作者的素質

做好醫德醫風檔案的管理及利用，人才是關鍵。所以自立檔之日起我們即把人員培訓當作工作的重中之重來抓。

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經過學習和內部試運行，我認真編寫了硫酸廠生產工段一班“誠信自律”班組申報材料以及班組詳盡的規章制度，通過一年來不斷的學習、改進，我們從最開始的“毫無頭緒”到如今大家在工作和生活中都形成了自覺意識。同時我還肩負著對硫酸廠稿件的審核工作，為提高自己的寫作水平，搞好新聞寫作，我對公司局域網上刊登的文章進行深入學習，時刻了解公司工作動態，保證了硫酸廠新聞稿件的針對性、及時性和真實性。

在廠領導的大力支持下，我堅持正確的宣傳原則，對在生產崗位中涌現出的典型事跡、安全生產、質量控制進行了宣傳報導，鼓舞了員工的士氣。多層次，全方位的展示了硫酸人的精神風貌和工作中取得的優秀成績，為硫酸廠宣傳報道盡了一份自己的力量，作為硫酸廠稿件負責人，我認真排版校對，在自己負責的范圍內避免稿件的失誤，因表現突出，我在宣傳報道中被評為“硫酸廠宣傳報道先進個人”。

7月1日，我通過應聘進入行政部檔案管理員工作崗位，主要負責公司檔案管理方面的工作。我非常珍惜與熱愛這份工作，入職以來，我一直希望呈現給大家一個真誠、理性、執著、堅毅的我。 平時我認真做好公司檔案管理、存檔、借閱、復印等每一項工作。

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這一年我從云南大學畢業后非常幸運的來到三環中化。一開始從事硫酸生產工作，對于我來說是不平凡的一年。面對新的工作環境、新的工作崗位，沒有因為遇到困難和考驗而退縮，而是陌生的領域里積極探索并迎難而上。努力學習硫酸專業知識，工作中我積極主動、認真負責、服從上級分配、聽從指揮，平時與同事們和睦相處，真正做到工作中是同事，生活中是朋友的和諧局面。除完成自己的工作外，還積極參與公司和硫酸廠組織的各項活動，共慶祖國60華誕”演講競賽中榮獲三等獎。同時，非常熱愛團隊工作，通過競選成為硫酸團支部宣傳委員，協助硫酸團支部書記做好團支部各項工作，為把硫酸團支部建成一個團結活潑、充溢暮氣的群體而努力。

公司建議創立“誠信自律”班組活動以來，從6月份。與班組人員一同認真學習公司創立“誠信自律”班組的有關內容。經過學習和內部試運行，認真編寫了硫酸廠生產工段一班“誠信自律”班組申報資料以及班組詳盡的規章制度，通過一年來不斷的學習、改進，從最開始的毫無頭緒”如今大家在工作和生活中都形成了自覺意識。同時我還肩負著對硫酸廠稿件的審核工作，為提高自己的寫作水平，搞好新聞寫作，對公司局域網上刊登的文章進行深入學習，時刻了解公司工作動態，保證了硫酸廠新聞稿件的針對性、及時性和真實性。廠領導的大力支持下，堅持正確的宣傳原則，對在生產崗位中涌現出的典型事跡、平安生產、質量控制進行了宣傳報導，鼓舞了員工的士氣。多層次，全方位的展示了硫酸人的精神風貌和工作中取得的優秀成果，為硫酸廠宣傳報道盡了一份自己的力量，作為硫酸廠稿件負責人，認真排版校對，自己負責的范圍內避免稿件的失誤，因表現突出，宣傳報道中被評為“硫酸廠宣傳報道先進個人”

通過應聘進入行政部檔案管理員工作崗位，7月1日。主要負責公司檔案管理方面的工作。非常珍惜與熱愛這份工作，入職以來，一直希望呈現給大家一個真誠、理性、執著、堅毅的平時我認真做好公司檔案管理、存檔、借閱、復印等每一項工作。檔案管理工作比較瑣碎，一直努力希望能在較短的時間內熟悉各項檔案管理的工作，以后的工作中我會明確工作的順序、方向，具體的工作中形成了一個清晰的工作思路，盡快令自己能夠順利開展工作并熟練圓滿地完成本職工作。今后我將努力改正我缺點，發揚優點，再接再厲把工作做的更好。

盡管有了一定的進步，總結一年的工作。但在一些方面還存在著不足。比如有創造性的工作思路還不是很多，很多工作還不夠完善，這有待于在今后的工作中加以改進。以后日子里，將更加認真學習，努力使思想覺悟和工作效率全面進入一個新水平。

誠摯的感謝部門領導和同事在工作中對我協助和關心，將會在以后的工作中更加努力。發揮出自己的滿腔熱情,最后。依靠自己的勤學苦練,自己平凡的崗位上發明一個個不平凡的奇跡。為公司的再次騰飛貢獻自己的全部智慧和力量。

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（周口師范學院 院長辦公室，河南 周口 466001）

摘 要：改革開放以來，我國高校建設也取得了巨大的發展.但是，在高校的發展的過程中，高校的檔案管理工作卻嚴重滯后.高校檔案是高校建設中的有機組成部分，高校檔案長期被忽視影響了高校全面發展.該文主要說明高校檔案的重要性，現代高校檔案管理中存在的問題以及解決方案.

關鍵詞 ：高校檔案；重要性；問題；對策

中圖分類號：G251 文獻標識碼：A 文章編號：1673-260X（2015）05-0211-02

1 高校檔案管理工作的重要性

1.1 檔案是高校發展的堅實底蘊

高校檔案是學校在發展的過程中整理起來的，它客觀地反映著高效發展的歷程，高校在發展中所經歷的事件.它從不同的角度反映著學校的人文氣息、歷史文化和學校傳承下來的優良傳統.這些體現了高校優良傳統的檔案，在高校的進一步發展中起著激勵師生奮發進取的作用，在高校的建設和發展中起著精神的作用.高校在發展的過程中，通過對學校不同年代事件的的記錄，把學校在發展中所經歷的歷史時刻進行記錄和發揮，可以增加師生對高校的歸屬感，激發師生的創造熱情，為學校的發展提供經久的動力.此外，學校可以將學校教育在各個領域中優秀人才的事跡編撰出來，進行不同形式的宣傳，他們的成功不僅僅只僅限于他們自己，他們的事跡也將成為高校這個整體的財富.

1.2 對檔案的合理利用可以提高的教學質量

高校檔案中十分清晰、有系統地記錄了高校的教育過程.這其中包括了課程的設置、學生對課程和教學效果的反饋.高校檔案在很大的程度上，記錄著高校教學的成敗經歷，這對高校教學的順利開展在很大的程度上起著指導性的作用.高校在進行課程設置的時候，可以參照檔案中所反映出的不同問題，調整專業設置，根據不同的需要設定專業課程，改善教學方式和教學方法.因此，對高校檔案的合理分析和利用，可以有根據的改變教學方案，滿足學生的需求，適應社會主義市場經濟的發展，達到供需平衡.

1.3 檔案對高校的管理工作起著指導性的作用

檔案是一張晴雨表，記錄著學校在以往的發展中取得的經驗.高校行政管理是高校建設中的重要組成部分，構成高校日常工作中最基礎的部分，是高校一切工作順利進行的前提.行政管理工作在高校進行改革發展中發揮著后勤保障一般的作用，同時高校的行政管理工作也是高效發展和建設的重要方面之一.高校檔案中關于行政管理方面的資料經驗，可以為高校行政管理工作的正常進行和進一步發展提供理論上的指導，避免高校在今后的發展中再走彎路.檔案中記錄的以往行政管理工作的利弊得失，可以為今后的工作提供借鑒作用.

2 高校檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理中存在著人才稀缺的現狀

高校檔案的搜集、整理、歸檔都是在專門人才的整理上下完成的，但是，現在高校檔案管理中存在著檔案管理人才嚴重不足的現狀.現下高校人才不足，主要表現為兩個方面.首先，在高校檔案管理中存在著嚴重的人手不足的現狀，隨著學校的擴招，以及教育、教學的不斷發展.檔案的種類和數量也不斷增很多.檔案管理工作面臨著十分嚴峻的挑戰，但是，由于人數不足，導致了檔案整理工作的嚴重滯后.部分學校甚至有數年的檔案工作，急需檔案管理者去進行管理，但是，由于人手上的不足，導致了檔案工作一拖再拖，無法按時完成任務.沒有整理好檔案無異于一堆另外的信息，檔案在高校建設中所起到的重要作用，也無法發揮出來，嚴重阻礙了學校的發展.其次，專業人才缺少.隨著學校的發展，對檔案管理者的要求也越來越高.由于編制問題，雖然高校在發展的過程中都有相應的人才引進計劃，但是檔案管理部門的人才引進卻遲遲得不到改善.現代檔案的管理，不僅要求管理者有著十分專業的檔案管理方面的知識與經驗，同時還要求檔案管理者有著十分廣泛的知識.可以對大量的檔案資料進行分門別類，分別完成管理工作，但是由于檔案管理者素質良莠不齊，檔案管理觀念陳后，導致了許多檔案管理者已經不能很好地適應現代的檔案管理工作.由于專業人才缺少和檔案管理者的素質問題，致使檔案在管理中總是出現不同的錯誤.

2.2 檔案的管理方式落后

隨著科學技術的發展，信息技術越來越深入社會發展的各個方面.實現檔案的數字化，建設數字化檔案，已經成為檔案管理工作中新的潮流.但是，由于資金不足和專業人才上缺乏，導致檔案的管理方式仍舊十分落后.建立數字檔案具有管理科學、利用便捷、服務人性化等特點.但是，在我國高校中，對檔案的管理大都還停留在原始的階段.就很多高校而言，現在對檔案管理工作，還是人工管理，人工檢索的方式，檔案的搜集、整理、立案、歸檔等管理工作還是采用紙制版的形式.對于計算機設備的使用，有很多高校還只是處在進行目錄管理的形式.這不僅造成了時間和空間的浪費，也導致了檔案的利用率不高.造成這種現狀的原因有兩個方面.首先，硬件設施不足，數字化檔案的建設與管理，需要相應的設備來做支持，而硬件設施的缺乏也導致了檔案的管理方式嚴重滯后.其次，專業人才缺乏，建設數字化檔案，要求檔案的管理者必須擁有十分熟練的現代網絡技術和信息技術，而專業人才的缺乏，導致了在建設數字化檔案的過程中面臨著重重的困難.檔案管理模式的落后，嚴重的限制了檔案管理的水平和檔案的利用效率.

2.3 高校檔案管理中存在著服務能力差的現狀

高校建立檔案的初衷，除了對必要的信息進行保存意外，也是為了使檔案的管理工作服務于學校的建設，服務于學生.但是，現代檔案管理工作的服務能力十分差，甚至在部分高校檔案館形同虛設，本來應該起到的作用并沒有充分發揮出來.檔案服務能力差的表現主題要體現在兩個方面.首先，檔案管理者在理念上沒有意識檔案的服務作用，檔案者管理在理念上只是為了完成學校交給的任務.對檔案管理工作缺乏深刻的認識，服務意識較差，這嚴重的限制了檔案在學校和學生在發展中所起到的重要作用.其次，檔案管理的服務能力差.隨著人類社會的發展.在進入知識經濟時代之后，人們工作學習方式發生了重大的變化.但是，眾多高校中對檔案的管理模式還處于十分落后的狀態，高校檔案的利用和使用方式已經與人們的現代生活節奏嚴重脫節，這也導致人們對高校檔案館鮮有問津.現代高效檔案由于其服務能力差的原因，經常處于尷尬地位，一方面隨著社會的發展，人們對于檔案的要求越來越嚴格，另一方面，檔案的發展嚴重與時代脫節，不能滿足人們的需求.

3 改善高校檔案管理工作的策略

面臨著高校檔案管理中存在的種種問題只有，通過改善對高校檔案的管理，才能發揮出高校檔案，在建設高校中應有的作用.如何改善高校檔案的管理，該文認為可以從以下幾點出發.

3.1 要建立的合理檔案反饋系統

高校檔案的建立是以服務人們的需求為目的的.因此，要加強對高校檔案的管理，發揮其服務于用戶的功能，必須與用戶聯系起來，建立用戶反饋系統.使用戶可以及時地把在檔案館辦理中存在的各種問題提出來，從而提高高校檔案管理工作的改進和進步.同時，檔案管理者也應該不同用戶的不同需求，有針對的進行管理，形成自己的特色，滿足客戶的不同需求.只有實現檔案的管理者之間與用戶之間的直接交流，才能及時發現高校檔案管理中存在的問題和不足，才能有針對的的做出改變，真正發揮檔案的作用.

3.2 建立現代化的檔案管理方法

隨著社會的進步以及人們生活節奏的加快，傳統的檔案管理模式不論是進行檔案管理，還是對用戶進行服務，都已經不再適應這個時代.因此，高校就應該加強檔案管理的信息化建設.加強檔案的信息化、數字化建設，要轉變觀念，認識到檔案管理的重要性.高校在實現檔案管理的數字化、信息化時，首先要加大對檔案管理工作的投入，滿足實現數字化、信息化的硬件設施.其次，要加強對已有人才培養，提高他們的專業素質，同時，也應該主義引進人才.唯有做到這兩點高校檔案的數字化、信息化建設才有可能取得實效.

3.3 加強不同高校檔案管理之間的交流

高校在進行檔案管理時，不同的高校之間可以通過建立交流平臺，交流檔案管理的經驗，以促進高校之間檔案管理的共同進步.在知識經濟時代，敝帚自珍只能導致一起落后.實現高校之間檔案管理經驗的共享，才能一起解決在檔案管理中所遇到的不同的問題，實現共同進步.使檔案促進學校發展，促進學生進步的作用真正的發揮出來.

4 結語

在信息化時代，高校檔案的作用不再僅僅體現在對學校發展的促進上，同時也對學生、對社會的發展也起著十分重要的作用.但是，現在檔案的管理方式顯然不能把檔案的全部作用發揮出來.因此，改變高校檔案管理的模式應該放在檔案管理工作的重中之重.

參考文獻：

〔1〕江燕,武紅橋.當前高校檔案管理工作中存在的問題與對策[J].理論探索,2012(17).

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（1.赤峰學院 學報編輯部；2.赤峰學院 科技處，內蒙古 赤峰 024000）

摘 要：高校的檔案管理工作是高校的重要工作之一，隨著教育教學環境的不斷變化，各大高校應順應時勢的發展，不斷改革創新檔案管理工作，服務好學校的教學科研工作.高校的檔案管理工作重要而又復雜，不僅關乎學校的發展，還關乎全校師生的前途與命運，做好檔案管理工作也是促進學校發展壯大的重要任務之一.當前的高校檔案管理工作還存在許多問題，檔案管理體制不全，影響學校的檔案管理工作的發展；檔案管理設備落后，遺失或缺失問題嚴重；檔案管理人員思想落后，跟不上時代的發展.針對高校檔案管理工作存在的問題，本文從幾個主要方面展開分析，并結合當前形勢的發展，提出創新高校檔案管理工作的對策.

關鍵詞 ：檔案管理；高等院校；管理創新

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1673-260X（2015）03-0171-02

檔案是國家機構，社會組織及個人在社會活動中形成的，保存以備查詢的各種文字，音頻，影像的原始記錄.高等教育越來越普及，高校的檔案管理工作也變得愈加重要，檔案管理的作用日益突出.檔案管理是高校日常管理的重要工作之一，檔案管理工作的水平，體現了高校管理工作的水平，為高校的各項工作提供檔案信息服務，從而促進高校的建設與發展.高校檔案管理工作的重要性不言而喻，它真實記錄著學校各個時期的辦學特色與教學風貌，創新高校的檔案管理工作變得越來越緊迫.

1 高校檔案管理工作存在的主要問題

當前我國許多高校的檔案管理工作仍然存在著許多的問題，對檔案管理創新內涵認識不足，耽誤了檔案管理的創新發展.

1.1 落后的觀念，淡薄的意識

很少有人能認識到檔案管理工作的重要性，一些高校的領導認為學校的主要工作是教學科研與學生管理，只要教學科研成果突出，學生順利就業，其他的就不那么重要了.檔案管理經常被人們所遺忘，檔案工作就是高校最冷門的工作，很多人不愿去做檔案管理工作，以致高校的檔案管理者都是一些年老的工作人員，對于繁雜的檔案管理工作經常有心無力.高校對檔案管理工作經費投入不足，一些新的檔案設備沒有及時更新，高校的信息化檔案項目發展緩慢，檔案管理工作的發展跟不上學校的建設[1].檔案管理工作人員思想也較落后，認為只要把檔案整理好，保存完整就可以了，沒有利用檔案資源服務學校建設的意識.在現代社會下，檔案管理人員的思想跟不上時代的發展，就會嚴重阻礙檔案建設的發展，最終影響到學校的發展.

1.2 落后的管理體制，繁瑣的管理方法

目前各大高校的檔案管理體制僵化，缺乏活力，一點創新氛圍都沒有.對于檔案管理工作的機構設置過于簡單，管理人員工資待遇不高，缺乏獎勵，沒有引進專門人才進行管理，整個檔案管理部門死氣沉沉.檔案管理人員即使工作做得再好，也未必能增加薪酬福利、晉升職務，這就導致了從事檔案管理工作的人員工作缺乏積極性，檔案管理工作停滯不前.傳統的檔案管理包括資料的收集、整理、分類、組卷、編制目錄、保管和提供利用等一系列繁瑣的工作，工作量大，任務重，工作手段落后，檔案管理人員未能及時整理出相應的檔案資料[1].雖然一些高校也進行了檔案管理的信息化，但建設程度低，僅僅是利用電腦進行簡單的信息檢索，離真正的信息化檔案還有很大的距離.高校投入的檔案建設經費不足，管理人員只能利用落后的檔案管理設備，艱難的整理和保存學校眾多的資料檔案，有時候光收集資料一項工作就要耗費管理人員大部分的時間，管理人員叫苦連天.沒有科學的檔案管理方法，先進的技術設備，要想完成高校的信息化檔案建設，幾乎不可能.檔案建設的滯后，導致檔案利用低效，信息涵蓋不全，最終阻礙了高校的發展建設.

2 管理人才匱乏，檔案開放力度不夠

檔案管理是一項非常復雜的工作，要求管理人員必須掌握相關技術知識，專業性很強，一般的人員沒有一定的檔案知識，根本無法開展檔案管理工作.檔案管理還是一項十分枯燥的工作，常常得獨自在成山的檔案資料里翻閱查詢，單調而乏味，管理人員除了要具備專業的技能，還要有沉穩的性格，良好的思想道德素養.在目前的檔案管理人員中，出現了年齡老化、專業水平不高、職稱較低的問題，整個檔案管理部門機構設置與人員配置不合理，造成了檔案管理工作人員服務質量不高、工作效率低下的問題，不能完全發揮出檔案資源的作用.

隨著經濟社會的不斷發展，人們對高端神秘的檔案資源的需求越來越大，檔案資源的價值日益突出.然而，由于檔案管理部門封閉保守的思想觀念，市場意識不強，對檔案資源的內容、成分及查詢檔案的方法宣傳報道較少，加上檔案管理人員“保密保險，利用危險”的陳舊觀念還未根除，把檔案資源利用與保密檔案對立起來，從根本上限制了檔案資源的利用和檔案事業的發展[2].

3 高校檔案管理創新內涵與作用分析

高校檔案管理的創新，不僅關乎高校檔案事業的發展，對高校的建設也具有巨大的影響，深刻理解檔案管理創新的內涵，認識到檔案管理創新的作用，才能更好的發揮檔案管理的巨大作用.

3.1 高校檔案管理創新的內涵

高校檔案管理的創新包括管理理念、管理形式、管理內容的創新，通過轉變檔案管理的思想觀念、建立服務型檔案管理部門、豐富檔案的內容，達到檔案管理創新的目的.轉變檔案管理人員的思想觀念，把以前單純的保管檔案的思想觀念，轉變為服務學校與師生，充分利用檔案資源為學校的建設、師生的全面發展做出貢獻.建立服務型的檔案管理部門，主動為學校的建設，師生的全面發展貢獻自己的力量.衡量檔案管理水平的指標，不再僅僅局限于場所面積的大小、設備配套的新舊和館藏容量的多少，而在于著重考察檔案資源的利用價值的發揮，檔案服務工作開展的情況，特別是重點查看檔案開發利用和檔案服務的實際效果[3].不斷豐富高校的檔案內容資源，開發出更多規范的檔案副本，以便廣大師生加以利用.

3.2 檔案管理創新對高校的作用

檔案管理創新，優化了高校的檔案管理工作，使用科學的管理方法與先進的技術，促進了高校檔案管理工作的發展.高校檔案管理創新工作不僅能促進學生各項素質的提高，還可提高教師的教學水平.通過檔案展示學校的辦學特色，展開對學生的愛校教育；開發和利用本校的先進事跡，開展理想信念教育；開發學生學籍與綜合測評資源，展開學風教育和法紀教育.通過形式多樣的教育，全面提高學生的素質，為社會培養合格的人才做出重大貢獻.通過建立名師檔案，促使教師不斷提高教學水平；宣傳學校最新的科研成果，促使科研隊伍努力開展科研工作.通過創新高校檔案管理工作，高校的教學科研環境得到了極大的優化.

4 如何創新發展檔案管理工作

高校檔案管理工作存在許多問題，阻礙了高校檔案事業及高校建設的發展，高校檔案管理改革創新迫在眉睫，應如何創新，確實值得我們深思.本人從高校檔案管理理念、管理形式、管理內容等主要方面入手，提出了高校檔案管理創新的幾點建議.

4.1 樹立科學發展的觀念，助推檔案管理創新

要想推進檔案管理的創新工作，沒有觀念的轉變，幾乎就是不可能完成的任務.思想觀念的轉變，是改進檔案管理工作的前提.檔案管理要樹立以人為本的工作理念，一切工作都應圍繞廣大師生的全面發展，以促進教師教學水平和學生整體素質的提高為最高目標.樹立全面發展的檔案管理工作理念，高校各職能部門及二級院系的檔案建設應統一到學校的檔案建設當中，形成檔案工作的全面發展.以加強全校師生的檔案意識為目標，全面鋪開檔案管理工作，促進檔案管理的建設.樹立協調發展的檔案管理工作理念.在加強學校重要教學科研工作的同時，也應重視檔案管理工作的發展，協調各項工作的發展，以高校各項工作與檔案工作協調發展為目標，加快檔案管理的建設，服務于高校各項工作的開展.

4.2 樹立服務型的檔案管理部門，提高服務水平

檔案管理部門要有服務學校建設的意識.檔案管理人員應深刻理解“檔案利用”的思想，改變過去“保密第一，有限利用”的陳舊觀念，打破“看攤守點，等客上門”的僵局.檔案管理部門應主動服務于學校的建設，積極參與學校的重大活動，為其提供檔案信息服務.

檔案管理部門要有服務校園文化建設的意識.充分發揮檔案館豐富的文化資源的優勢，為豐富校園文化、促進校園文化建設的發展貢獻自己的力量.積極搜集整理有關學校歷史的資料，開展校園文化專題展，不斷提高學校的文化底蘊與學生的集體榮譽感.開創名師檔案，開展優秀學生先進事跡宣傳活動，不斷優化學校的教學科研工作環境.

檔案管理部門應有服務學生就業的意識.高校檔案的重要內容之一為學生檔案，學生檔案數量巨大，內容眾多，對學生就業具有重要的影響.高校的檔案管理部門應積極、規范地開發學生的檔案副本，如學生的心理健康檔案、學生社會實踐檔案、學生誠信檔案等等.通過豐富學生檔案的內容，不斷促進學生的全面發展，提高學生的綜合素質，構建學生與社會相連的橋梁，為社會培養合格的現代人才，為學生的順利就業提供幫助.

4.3 引入專門人才，建設信息化檔案系統

高校檔案管理的工作者，必須具備全面的專業知識與良好的職業素養，這對如今各大高校的檔案管理部門是個很大的壓力.專業的人才光靠內部發掘是遠遠不夠的，檔案管理部門必須由外部引入專門的人才，全面負責其檔案管理的工作.檔案管理部門如今最缺的就是既懂最新的信息技術，又具備傳統檔案管理技能的人才，高校必須投入更多經費，以引進大量的專門人才.建設信息化檔案系統必須具備先進的信息技術設備，高校應及時更新檔案管理設備，保障信息化檔案建設的順利進行.對高校的各類檔案科學合理分類，主要分為教學檔案、黨政管理檔案、設備檔案、科研檔案、財會檔案、人力資源檔案、學生檔案等幾大類[4].規范管理學校的各類檔案，對各學院，各職能部門的檔案統一用相同的檔案管理方法進行管理.不斷加強高校信息化檔案的安全級別，建立長效機制，保障檔案不被泄露、竊取.

高校檔案管理的創新工作十分重要，對于全校師生的發展都具有重大的影響.深刻理解檔案管理創新的內涵，利用科學的方法及先進的技術管理高校檔案，促進高校檔案管理的發展，使其為了學校的建設及師生的發展發揮巨大的作用.

參考文獻：

〔1〕武鋒.淺議當前高校檔案管理工作的創新[J].教育與職業，2012（05）：38-39.

〔2〕楊婷.高校檔案管理工作中存在的問題與對策分析[J].中國信息化，2012（14）：97-98.

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【關鍵字】 高校檔案 檔案管理 互聯網 信息化建設

高校檔案是高校在教學、科研、黨政管理以及其他各項活動中形成的，歸檔保存備查的文字、圖表、聲像等各種形式的、歷史的原始記錄，是高校最寶貴的信息財富之一。檔案既是高校事業發展和教學等各項工作的真實歷史記錄.又是總結經驗、制訂計劃、處理問題、改進管理的依據。在信息時代，高校檔案信息將日益成為經濟和社會發展所不可缺少的重要組成部分。這給當今的檔案工作帶來了非常大的變化，我們只有充分認識到開展檔案的信息化建設對檔案工作的重要性，才能改變對檔案的傳統認識，適應時代的發展趨勢，從根本上做好檔案的信息化建設。高校檔案應建立健全檔案管理制度和機制，加強檔案信息資源建設，全面推動高校管理信息化建設，為建設數字校園服務。

隨著國家經濟的發展、教育改革的不斷深入，教育事業引來了大發展大繁榮，同時對教育軟硬件的要求提出了更高的標準。一方面促使學校重視師資力量、教育硬件條件、生源的綜合素質等外部客觀因素；另一方面，則更加重視對教育教學工作的管理，著眼于創造和形成學校的教育精神、人文精神、學術精神、科學精神等內容為中心的校園文化。

學校檔案是歷史的鏡子，記錄著學校的過去和現在，承載著未來的發展方向。學校檔案記錄了學校的一切活動，保存備查學校各種文字材料的總和，是學校建設的歷史證明和依據。學校的制度、文件和活幽諶莨程，就是學校在教育教學工作實踐中所形成的一種基本精神和行為準則。通過學校檔案就能反映學校的教育教學管理風格、組織結構、工作方式、校園文化等內容。學校檔案工作圍繞學校教育教學管理建設開展，促進了學校管理模式的形成：

一、檔案管理中折射出學校的人文精神對學校整體和學校每個師生的道德價值取向及行為準則起導向作用。檔案中記錄了學校優秀的傳統、先進教師和學生的事跡、多年教育教學工作的總結等等，學習這些內容，可以起到承上啟下的作用，把學校管理經驗的成果傳承下去。

二、學校文化被學校全體師生共同認可之后，會產生較大的凝聚作用。

三、學校文化建設的目的就是造就一個工作氛圍、工作環境，使全體師生從內心產生一種情緒高昂、奮發進取、互幫互學、相互尊重的效應。

四、學校對每個師生的思想和行為具有約束和規范作用。學校檔案中記載了多年來學校形成的一整套規章制度，記錄了學校教育教學目標、職業道德、工作守則、心理素質、人際關系等無形的行為準則，從而推動著學校文化的發展。

五、學校文化建設的成果，是學校物質財富和精神財富的總和，學校文化具有對外輻射的育人作用。

隨著計算機信息技術、網絡技術和高等職業教育事業的高速發展，高校檔案管理信息化的需求也日益迫切。從當前高校檔案管理信息化建設發展現狀看，還遠不能適應檔案管理信息化的需要。尤其對于一些合并升格的高校來說，要想適應形勢發展，使檔案工作在學校工作中真正發揮積極的作用，就必須走信息化的道路，實現跨越式的發展，轉變觀念，從隊伍結構、軟硬件設備等方面提供必要的條件，推進檔案管理的信息化建設。近幾年高校發展速度越來越快，規模越來越大，所形成的檔案數量和門類也越來越多，單以紙質檔案為載體來記錄信息，在檔案整理過程中需要投入更多的物力、人力，而且會占用更大的儲存空間，浪費庫房資源。同時紙質材料也不易長久保存。所以檔案載體類型必須要從過去的單一紙質發展為以磁盤、光盤等多種磁性檔案為載體的檔案，結合計算機技術，實現檔案資料的信息化，只有這樣才能保證檔案的完整和安全，發揮檔案資料的作用。其次，高校信息網絡化、數字化，能將整個檔案系統和使用者之間有機的結合起來，在這樣新的檔案工作環境下，檔案使用者，無論在什么時間、在什么地方、只要有計算機并且能上網就能進入檔案管理系統，查詢檔案信息。這樣使得檔案工作人員編研檔案，檔案使用者查閱檔案都變得極為簡單、方便。同時這樣還保證了檔案的安全性，避免了紙質過程借閱中所出現的不必要的磨損。

檔案管理在高校改革發展中地位與作用非常重要，其信息化發展是知識經濟時代的必然趨勢，也是教育信息化發展的必然要求，更是檔案管理這種特殊管理工作與時俱進的需要。為此，高校檔案管理信息化作為檔案管理信息化的一個重要分支，已經成為教育界、檔案界研究的熱點。高校檔案管理信息化是信息化時展的一個標志，是檔案管理模式和方式、理念發展現代轉型的重要標志，是高校檔案管理從管理實物實體檔案到管理數字檔案轉型的一個重要過程。

參 考 文 獻

[1]《湖北檔案》.2013（9）：26-26

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一、石化科研單位設置科研兼職檔案員的重要性

隨著石油化工科學技術的不斷創新、突破，研究院的科研領域不斷拓展、延伸，承擔的科研項目越來越多，形成的科研檔案也越來越多。例如研究院科研一線有20個部門，每個部門設置多個課題組，每個課題組承擔多項課題研究。在這種情況下，依靠人數有限的專職檔案員深入一線進行文件資料的收集整理，顯然是力不從心的。為了更好地做好科研檔案工作，研究院組建專兼職檔案員隊伍，形成檔案管理網絡，以加強科研檔案前端控制和工作指導。

科研兼職檔案員作為檔案管理網絡的主要組成部分，是科研檔案的基礎單元，其重要地位由文件材料的原始性決定。科研兼職檔案員活躍在科學研究的一線，非常熟悉課題研究工作的進展，熟知各類原始材料的形成和價值，經過科研兼職檔案員收集整理的文件材料，更能保證科研檔案的完整、準確、系統。因此，研究院要求科研部門從實際工作出發，在部門中設置主要兼職檔案員和協理兼職檔案員。主要兼職檔案員配合專職檔案員做好部門檔案管理工作，協理兼職檔案員分設在不同課題組，配合主要兼職檔案員做好課題原始材料的收集整理工作。科研兼職檔案員在部門內預先完成科研項目文件材料的收集、整理、立卷工作，亦即科研檔案的預立檔工作，這是做好科研檔案工作的關鍵。

二、石化科研單位科研兼職檔案員工作中存在的問題

（一）科研兼職檔案員檔案意識薄弱。研究院的科研兼職檔案員普遍具有較高的學歷，在部門工作中承擔著科研工作。由于科學研究的復雜性，往往需要耗費大量的時間和精力，造成了兼職檔案員對“兼任”的檔案工作不夠重視，缺乏做好檔案工作的動力和魄力。一些科研兼職檔案員認為檔案工作不是自己的專業特長，不能體現個人的價值和能力，而把檔案工作視為額外的、臨時性的工作，造成兼職檔案員檔案意識薄弱，思想上不重視檔案工作。當科研項目結束，需要歸檔時，科研兼職檔案員才被迫“重視”檔案工作，花大力氣進行文件材料的收集、整理。預立檔工作的滯后，往往造成事倍功半的后果，影響科研檔案的質量，不利于科研檔案工作的開展。

（二）科研兼職檔案員業務素質不高。研究院科研兼職檔案員由科研部門自行指定，一般是具有石油化工專業背景的人員擔任，普遍缺乏檔案知識，檔案業務能力也不強。科研兼職檔案員經常在歸檔任務下達后“臨時”找專職檔案員進行溝通，了解文件材料的收集范圍、整理要求，邀請專職檔案員進行預立檔工作的現場指導。在完成歸檔工作后，科研兼職檔案員又將檔案工作擱置起來，不及時進行檔案業務工作的經驗總結，不開展檔案知識的查漏補缺。如果科研兼職檔案員隊伍專業素質總是徘徊不前，將會阻礙研究院的科研檔案管理工作水平的提高。

（三）科研兼職檔案員人員更替頻繁。科研工作具有不可預見性，一個課題從立項到結題，短的一兩年，長的數十載，無法固定課題完成的具體時間，因此，在課題的進展過程中，可能會經歷幾任兼職檔案員。科研兼職檔案員的不固定，會使兼職檔案員認為做好課題的預立檔工作不是自己的責任，甚至相互“推諉”責任。科研兼職檔案員的不穩定性，帶來科研進展過程中各種文件材料散落在不同時期、不同科研人員的手里，人為的造成收集文件材料的困難。一旦有科研人員離職或退休，兼職檔案員沒有及時從他們手里收集文件材料，就會造成這些文件材料的缺失，造成該課題檔案的不完整，甚至造成科研工作的斷層。

三、解決科研兼職檔案員工作中問題的辦法

科研檔案工作是否能做好，關鍵在于科研兼職檔案員隊伍的整體素質。提高科研兼職檔案員的檔案意識、業務水平、職業擔當是提高科研檔案員隊伍素質的決定因素。

（一）加強宣傳，提高檔案意識。在信息化高度發達的今天，可以通過多種形式的宣傳，提高科研兼職檔案員的檔案意識。在宣傳方式上，可以是現場講座，灌輸檔案意識；可以是畫冊展覽，表現檔案文化；也可以是網絡社媒，推送檔案信息……通過多種途徑、多個視角，以不同的手段進行多維度宣傳，不僅加大了信息的受眾面，還滿足了不同人的喜好，達到了加強宣傳、擴大影響的效果，更有效地提高了科研兼職檔案人員的檔案意識。

宣傳內容可以是介紹檔案工作人員的先進事跡，學習榜樣，宣傳忠于職守、吃苦耐勞的檔案人精神，傳遞正能量，提高科研兼職檔案員的職業道德水平；可以是表彰優秀的科研兼職檔案員，樹立典型，用身邊人身邊事的方式，引導兼職檔案員成長為一名合格的科研兼職檔案員。還可以宣傳檔案的法制觀念、保密意識，通過端正觀念、加強意識，形成嚴謹細致的工作作風，學會用法制的手段維護科研檔案的管理工作，保護好研究院的無形資產。

（二）加強培訓，提升業務能力。加強對科研兼職檔案人員的培訓，提升科研兼職檔案人員的業務能力，使得兼職檔案員對科研檔案實務操作熟稔于心，按照標準和規范完成文件資料的收集、整理，做好科研檔案的預立檔工作，逐步實現科研兼職檔案員從非專業化向專業化的轉變。

對科研兼職檔案員的培訓可以是集中培訓和個別指導兩種形式相結合。集中培訓可以是開展培訓講座，以自上而下授課型的方式，將檔案知識傳授給兼職檔案員；（下轉第148頁）（上接第131頁）也可以是組織知識競賽，以賽促學，以自學的方式，將檔案知識消化吸收。個別指導可以是專職檔案員對兼職檔案員的檔案工作進行現場示范指導，及時糾正工作中出現的問題；也可以是專兼職檔案員借助社交媒體“一對一”進行溝通交流，例如微信、QQ、郵件等等，甚至可以通過視頻“遠程”指導工作。

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一、充分認識做好中小學校檔案工作的重要作用

中小學校檔案是中小學校在各項管理工作及教學、教研活動中直接形成的具有查考價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它涉及面廣，包括綜合管理、校園文化建設、招生、學籍管理、課堂教學與教學實踐、畢業生工作、教學研究、校園環境建設、校園文化建設等方面的文字材料和聲像載體。

中小學校檔案真實客觀地記錄了中小學校發展的歷程，是中小學校重要的信息資源。它既是一個中小學校長期教學活動中各個方面的實踐經驗總結，又是促進中小學校在今后工作中揚長補短不斷繼續前進的重要條件。分析中小學校檔案，可以全面掌握中小學校教育教學工作等方面的延革和演變情況，更好地總結學校自身形象和價值觀建設的得失、成敗，為新的時期學校建設提供借鑒和依據。同時，中小學校檔案匯集了中小學校現有的知識成果，記錄了中小學校優秀的傳統和歷年來先進教職員工的事跡，形成特色的教育教學總結，是中小學校成長和奮斗的沉淀和記錄，能有效的推動中小學校自身形象和價值觀的發展。

二、當前中小學校檔案工作普遍存在的問題

1、檔案意識淡薄

長期以來，由于人們檔案意識不強，在中小學校教學過程中，上至學校領導下至一線教師，他們“重教學、輕檔案”的意識還在相當程度上存在，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在中小學校建設中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案歸案意識不強，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。

2、檔案材料殘缺不全

中小學校檔案應為中小學校的發展留下真實生動的軌跡，應該客觀完整記錄下中小學校各方面的工作。但目前在很多中小學校普通存在兩種現象：一是沒有綜合檔案室，學校各科室按照傳統慣有的做法，只負責把自己科室自認為有用的材料加以收集整理匯總，檔案保管各自為政；二是學校各部門與檔案室協調工作嚴重脫節，檔案工作人員沒有深入各科室全面收集，各科室教職工貪圖一時之便，也沒有主動移交手中的檔案資源。加之沒有健全的檔案管理制度，又缺少必要的監督機制，檔案的錯歸錯放、隨意歸檔、缺失散失現象相當嚴重。

3、檔案管理手段落后

中小學校檔案不僅是一種歷史資料，更是一種信息資源。因此，如何更為有效地利用這種資源成為中小學校工作發展的關鍵。目前的學校檔案管理多是進行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動對檔案資料進行分析、編研，以便有效地提供利用服務的意識，操作上也都是傳統的、低效率的手工方式，極少運用計算機及網絡技術進行管理，工作上也只是“你查我調”，還處于一種被動的、消極的狀態，這些都不能充分發揮檔案的作用及利用價值。

三、做好中小學校檔案工作的幾點思考

1、增強檔案意識，健全各項制度

增強全員檔案意識是搞好檔案工作的重要保證。首先，中小學校領導要經常向全體教職工宣傳《檔案法》，通過舉辦檔案法講座、開展檔案知識競賽來提高教職工的檔案意識。其次，制定明確的崗位目標責任制，從而使各部門重視檔案的收集、整理、歸檔。第三，建立檔案的收集、保管、立卷歸檔和借閱制度，使檔案資料進、出（室）及時，真正實現資源共享。第四，各部門要積極參與和配合，及時收集有關資料，使檔案資料的完整性、準確性得到保證。

2、認真開展檔案業務工作

檔案工作是一項積累性工作，這首先需要檔案工作者在日常工作中注重中小學校各類材料的收集和整理。檔案工作者要加強宣傳，密切保持與學校各科室、部門的聯系，全方位收集中小學校本身產生的檔案，同時，努力拓寬檔案收集范圍，挖掘檔案資源，比如收集分散的知名校友檔案等，使室藏檔案內容豐富充實起來。二是制定符合中小學校檔案特點的管理規范，包括歸檔范圍、立卷程序、保管期限及密級規定；三是將檔案信息及時提供給中小學校領導、各教研組和社會有關部門，使他們親身體驗到檔案信息的價值，促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。

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“學籍”專指符合招生規定條件被正式錄取,并按規定辦理注冊手續后所取得的學生資格。而學籍管理則是對學生從招考入學到畢業的整個培養過程中的學籍注冊、課程選擇、學習成績的評定與遷移為中心的考核與管理。學籍檔案是中職學校檔案的重要組成部分。管理和利用學籍檔案是中職學校管理工作中的一項基礎性工作。健全和完善學籍檔案的管理,加強學籍檔案的開發和利用,促進學籍檔案管理工作的規范化、科學化和標準化,對規范中職學校的教育教學秩序、提高教育教學質量、促進良好學風的形成、實現向社會輸送全面發展的合格人才的最終目的等都有巨大的促進作用。

一、中職學校檔案管理的現狀

為適應社會的發展,服務地方經濟,近年來中職學校出現了辦學形式和生源多樣化的轉變,學籍檔案的種類和內容也呈現出復雜多樣的局面。在這樣的形勢下,學籍檔案的管理出現了一些不容忽視的問題,主要有:

1.品種繁多,內容復雜,管理難度大。中職學校為適應市場發展,逐步開設了名目繁多的專業,這也是為了在劇烈的市場競爭中求得一席之地。中職學校不僅有中職,還有中專大專連讀、3+2班、大專函授班等辦學層次,而不同層次的學籍檔案管理要求不相同,但沒有統一的檔案管理規章制度,各行其是,顯得雜亂無章。

2.中職學校現行的學籍管理制度欠完善、欠規范。現階段中職學校的綜合管理工作紛繁復雜,其內部的檔案管理如人事、財務、校志、教育教學(包括教學計劃、課程、教材、考試、學生成績、學籍、德育等)等檔案管理也多種多樣;同時,少數中職學校把學籍檔案工作與教學中心相比較,認為學籍檔案管理無關學校整體工作之痛癢,“不足掛齒”地不加重視或重視不足。因此,中職學校在學籍檔案管理方面制度的制定工作之疏漏在所難免。

3.中職學校的學籍歸檔程序欠明確、欠適當,檔案信息的存儲又欠安全。少數中職學校的學籍管理是“摸著石子過河”,對學籍電子文件的歸檔程序缺少制度約束、要求欠明確;較少使用專用電腦或電腦未加密或未設置本文由收集整理訪問權限,檔案數據儲存分散,未進行備份,防病毒措施較差,易于丟失。

4.中職學校紙質學籍檔案的歸檔整理不及時,信息完善不足。少數中職學校的建校時間較長,學籍檔案因未按年代及時分門別類地有秩序存放而導致其積壓堆積眾多;同時,新近學生的學籍,應做齊資料的卻沒有及時補足,或任意增刪丟棄而導致檔案或遺失或信息不全或索引困難,這都勢必會影響日后檔案的開發利用。

5.中職學校學籍檔案管理的專業人才缺乏,檔案管理設備落后。一方面,中職學校檔案管理的理念、內容和方法、人才資源培訓和使用的方式依然陳舊,抑制著學籍檔案的正常管理,另一方面,隨著時間的推移與學生學籍檔案不斷增加,原有保存學籍檔案的存儲條件已不能滿足學籍檔案的數量日益增長的需要。

二、中職學校學籍檔案管理的內容

學籍檔案是學生從入學到畢業整個培養過程中在德、智、體各方面發展狀況的真實記載和反映,是學生整個在校學習過程的原始記錄,是學生在校期間學習、考試、實習和社會實踐等一系列教學活動中直接形成的,具有保存與利用價值的文件材料。根據《中華人民共和國檔案法》和國家教委《普通高等學校檔案管理辦法》,結合中職學校的實際情況,中職學校學籍檔案主要包括:(1)招生計劃、新生名冊等;(2)在校學生名冊、新生登記表、學生學籍卡片、考試成績卡、學生學籍變更(休學、復學、轉學、轉專業等)的材料;(3)學生職業技能培訓參訓情況和所獲證書統計表;(4)各年級實習計劃和實習單位合同、學生實習情況、實習報告和實習成績;(5)學生獎懲材料:獲獎、評優、處分等;(6)畢業證書和發放登記表;(7)畢業生就業單位統計表和簽約單位合同;(8)擴展材料,即畢業生跟蹤調查統計情況:使用單位對畢業生質量的意見、畢業生社會滿意度調查、優秀畢業生情況和典型事跡等。

為適應社會發展,服務地方經濟,近年來中職學校出現了辦學層次多樣化的轉變。招生種類多導致了學籍檔案復雜多樣的局面,各教學部門各行其是,要求不一,甚至該歸檔的不歸檔,這給中職學校學籍檔案管理工作帶來了一定的困難。另外,隨著高科技的發展,假畢業證日益增多,為了更好地杜絕和打擊假證的泛濫,確保畢業證的真實可信,各中職學校必須做到有證可查,有據可依。

三、中職學校學籍檔案管理的特點

1.復雜性。中職學校學籍檔案的內容十分復雜,包含學生在校期間的各種表現及相關情況,是學生在校期間學習、考試、實習和社會實踐等一系列活動中形成的具有保存和利用價值的文件材料。

2.多變性。中職學校學籍檔案產生形成的周期較長,學生學籍情況處于不斷的變化中,比如有的學生考試成績可能從不及格到補考及格;有的可能從受處分到取消處分;有的可能從休學到復學等,這些變化都要及時做好記載,以便準確反映學生的學籍情況。

3.保密性。每份學籍檔案都記載了學生的很多個人情況,如姓名、照片、出生日期、身份證號碼、成績記載等,這些都屬于個人隱私,在一定的范圍內需要保密,要按照有關規定進行管理。這既是對學生的愛護,又是學校防止出現因學籍檔案管理不善而引發法律糾紛的必要舉措。

4.利用的頻繁性。學籍檔案是中職學校檔案利用最頻繁的。學生報考高一級學歷層次(如專科或本科)、證書丟失、應征入伍等,都需要利用其在校期間的學籍檔案。用人單位鑒定證書真偽、學生找工作等利用學籍檔案的也不在少數。

四、加強中職學校學籍檔案管理的措施

1.針對中職學校辦學層次多樣化,要逐步完善學籍檔案管理制度,統一要求,做到學籍檔案的種類和內容合理有序,多而不雜。

2.各級領導要關心和愛護基層學籍檔案管理人員,提高待遇,積極創造條件,通過培訓、經驗交流、考察學習等方式,使他們接受系統的檔案管理業務知識培訓,提高業務能力。同時,要堅持檔案管理人員持證上崗制度,確保在崗檔案工作人員的素質和要求,使之逐漸形成一支相對穩定的、責任心強、水平較高的專業隊伍。

3.加強學籍檔案管理規范化、程序化和高效化。在中職學校中要逐步推行電子學籍檔案管理,利用校園網進行學籍檔案管理,將工作人員從繁雜、低效、重復的工作中解放出來,改變過去的“經驗型”和“手工操作”管理模式,使數據可靠、準確,情況反饋及時、迅速,增強管理工作的科學性和時效性。

五、做好中職學籍檔案管理工作的方法

1.做好學籍檔案的收集和整理工作,保證學籍檔案的完整齊全。學籍檔案的收集、整理是學籍檔案管理工作中的基礎環節,直接決定著學籍檔案的質量和齊全程度,也關系到提供利用工作能否順利進行。因此,做好學籍檔案的收集、整理工作尤為重要。

(1)做好前期指導工作。一是要與教學管理部門和學生管理部門協商、研究有關學籍材料項目的設計和范圍的確定,尤其重視學籍材料項目的設計與學生的動態發展聯系起來,完整地反映學生在校期間的全面情況。二是要做好歸檔前的立卷工作,按照檔案整理立卷的規范,在形成部門移交學籍檔案前做好相關指導工作,盡量把問題解決在歸檔前,以保證學籍檔案進館(室)的質量。

(2)主動收集,跟蹤收集。由于學籍檔案具有復雜多樣、產生形成周期長的特點,如果不熟悉學校的辦學模式,不主動了解學校的辦學情況,那么很可能出現學籍檔案收集不齊全的問題。所以,在收集學籍檔案以前,就要主動收集相關資料,比如,當年畢業班級數量、每個班的人數、各班的畢業率等。跟蹤收集主要針對畢業或肄業學生學籍材料的后續補充收集。由于學生畢業或肄業以后其補充的材料都是由教務部門形成的,因此檔案部門就要加強與教務部門的聯系,并做好宣講工作,尤其要讓相關人員意識到這些材料的重要性,從而密切配合檔案部門,主動把這些補充材料交到檔案部門。

(3)做好檢查驗收工作。由于學籍檔案材料的內容繁多,加上檔案整理人員繁多,學籍檔案的立卷整理質量就參差不齊。這就要求在收集時進行檢查,一旦發現問題,就立即予以糾正。

2.針對中職學校辦學形式和生源多樣化,要逐步完善學籍檔案管理體制,提高管理意識。學籍檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一,必須把學籍檔案工作納入學校整體發展規劃,完善管理體制,從而加強對檔案工作的領導和管理。要建立和完善歸檔制度,分散收集,集中管理。將學籍檔案的歸檔作為各部門人員的職責,做到每學期、每年級按時、完整、準確歸檔。要從制度上加強對學籍檔案真實性的認證和鑒別,保證其真實可靠。還應制定完善的考核管理制度和激勵機制,獎罰分明。

3.加強學籍檔案管理人員培訓,提高素質,穩定工作隊伍。學籍檔案管理是一項非常細致的工作,具有極強的程序性和專業性。學籍檔案管理人員必須具備檔案業務知識和一定的科學文化知識;必須熱愛檔案事業,忠于職守、遵守紀律;必須有極大的責任心和學習精神,經常研究工作中出現的新情況,解決新問題。要建設這樣一支隊伍非一朝一夕可以實現,中職學校的領導者必須重視檔案管理人員的培訓,提高管理人員素質;必須有針對性地引進人才,培養人才,穩定學籍檔案管理隊伍,保證檔案管理工作的嚴肅性與持續性。