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篇1

關鍵詞：高校體育工作；體育檔案；發展策略

中圖分類號：G4

文獻標識碼：A

doi：10.19311/ki.1672.3198.2016.28.092

1 高校體育檔案管理的意義

教育的重要意義在為社會、為國家培養德智體全面發展的社會主義接班人，因此，體育教育是全面落實素質教育的重要組成部分。近年來，國家相繼出臺了一系列關于高校體育教學方面的法律法規。例如《大學生體育合格標準》、《體育法》等，都強調了高校體育的重要地位，在體育教學中落實“認真落實健康第一的指導思想，增加學生體質。”這些法律法規的提出，體現了國家對高校體育的重視，在這種情況下，也對高校體育檔案管理提出更高要求。體育檔案可以反映高校體育教學的開展情況，為教育發展提供信息化參考和理論依據。

2 高校體育檔案管理的發展策略

2.1 端正思想，樹立正確意識，建立完善的體育檔案管理制度

體育檔案管理工作是高校基礎性管理工作的重要組成部分，對高校各項工作的發展都有重要意義。因此，相關工作人員端正思想，樹立正確意識，充分認識到檔案管理工作的重要性和必要性，是做好檔案管理工作的首要任務。相關機構應當承擔起監督相關工作人員采集、整理、歸納總結檔案材料的責任，保證體育檔案管理工作的順利進行。

目前，高校體育檔案管理制度不完善，導致各項管理工作沒有正確的制度作為依托，因此，高校體育檔案并沒有發揮其應有的作用。

建立完善的體育檔案管理制度，涉及工作的各個方面，從體育檔案的采集、歸納整理到歸檔、借閱、管理人員的獎懲和考核等，內容廣泛且重要。完善、健全的體育檔案管理制度將有效的指導各項體育檔案管理工作，使各項工作有據可依，有章可循。

建立完善的體育檔案管理制度，還需要依托在科學的管理模式之上。高校的體育部門不能作為體育檔案的管理處，體育檔案應該由學校檔案部門統計監督管理，設立專門的體育檔案室，配備具有專業管理經驗的管理人員，提升檔案管理人員的專業素養。同時，學校專業的管理人員應該對體育老師、體育部門的檔案收集行為進行指導，要求他們按時、按量、保證質量上交檔案到檔案室，保證高校體育檔案管理工作的順利、有序、科學的進行。

2.2 構建全面的體育檔案內容體系

構建全面的體育檔案內容體系應建立在各高校體育工作的實際情況中，體育檔案的內容非常廣泛，包括國家下發的關于高校各項體育工作的相關法律法規和指導思想，高校體育工作的內容規范和制度，體育老師的教師素質情況、教學內容、課時安排和計劃，高校的體育經費投入和體育科研成果，高校舉辦的各項體育競賽和相關活動情況。這些都是比較寬泛的內容，在此內容上，高校應該細分出眾多目錄和子目錄。高校體育檔案的內容的建立形式不應有所局限，視頻資料、文字和圖片等都可以作為檔案內容的形式，通過運用多樣化的記錄形式，建立全面的體育檔案內容，充分發揮體育檔案對體育工作的指導作用。

2.3 提高檔案管理人員素質

檔案管理人員的素質水平關系著檔案管理工作能否科學、有效的切實進行，檔案管理工作的信息化和數字化要求從業人員具有更高的文化素質和與時俱進的思想水平。因此，提高高校體育檔案管理人員的文化素質是非常重要的。我國各高校目前的體育檔案管理人員很少有相關專業出身，甚至有些學校的從業人員身兼數職，因此，培養專門人才，提高人員素質迫在眉睫。

一名合格的高校體育檔案管理人員，首先要具有良好的職業道德，認識到檔案管理工作的重要性，有強烈的責任心。其次，具有不斷學習和不斷進步的學習思想。隨著信息化的發展，檔案管理人員不應墨守陳規，應該根據時展，不斷學習新的知識和技術手段，不斷的開拓思想，提升自己的管理水平和專業知識。在實踐中不斷學習進步，提高自己的業務能力、文化素質。掌握各項現代化的管理技術，促進高校體育檔案管理的信息化和數字化。

在學校方面，應該重視對檔案管理人員的培訓和培養，在更新硬件設備的同時，給以管理人員接觸和學習現代化技術的條件，全面增加檔案管理人員的素質水平。檔案管理工作應該從領導層開始重視，開始轉變思想，培養人才。

2.4 加強與教學管理單位之間的聯系

收集檔案是一個耗費大量人力、物力、財力的過程，整個過程相當繁瑣，會遇到很多意想不到的問題。因此，此項工作又對檔案管理人員的協調能力提出很高要求。高校的體育檔案管理部門應當加強和各教學單位收集材料人員之間的聯系和指導，積極溝通、協調檔案收集中遇到的問題，保證檔案收集工作的順利進行。

參考文獻

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關鍵詞：人事檔案；問題；對策；信息化；社會化

中圖分類號：G271 文獻標識碼： A 文章編號： 1007-4074(2011)05-0173-03

一、人事檔案管理的價值

人事檔案是“機關、事業單位、社會組織在人事管理活動中形成的，記錄相關人員個人的自然情況、思想品德、社會經歷、專業水平、業務能力、歷史和現實的表現以及獎勵處罰情況的，由有關機構統一整理、保存起來用以備查的原始材料。”[1]人事檔案管理對社會經濟發展與個人利益的促進具有重要的價值。其價值主要體現在以下幾點：

（一）人事檔案全面反映相關個人的思想政治表現、愛好特長、學習工作經歷以及獎懲情況。其中的“登記表、自我鑒定、履歷表等等，充分反映了有關人員的經歷、家庭和社會關系；而年度考核，則記載著個人不同時期的現實表現和組織的評價；入黨、入團、提職、晉級等原始材料，則是個人在組織教育培養下成長的佐證；工作情況的考核、獎懲與科研成果的登記，是個人工作能力、成績貢獻、技術專長的充分展現。”[2]

（二）人事檔案也就是人事文件材料，它是依照一定的程序保存起來以備查。在人事管理活動中，出于管理需要，反映個人情況的文件材料需要特別保存，這就形成檔案。“人事檔案以個人姓名為特征組成的專卷或專冊，這是由人事檔案的形成特點與作用決定的。人事檔案管理所具有的現實性、真實性、動態性、機密性的特點，使之成為各級組織考察、了解和正確使用人員的重要依據。”[3]因此，管好用好人事檔案，對人才資源的優化配置起著非常重要的作用。

（三）人事檔案信息是一種重要的公共信息資源。它記載了個人學習工作的歷史發展與現實表現等各方面情況，使得全面了解和正確選拔人才得以實現。加強人事檔案管理顯然有助于提高人事工作效率和質量，有助于全社會的人才調配，對社會經濟發展起著積極的推動作用。

二、人事檔案管理中存在的問題

我國現行的人事檔案制度是我國計劃經濟體制和干部制度的產物。它作為一種公共管理工具，對干部管理和社會經濟發展等方面作出了歷史性的特別重要的貢獻。但是，隨著改革開放和社會經濟發展的不斷加快，人事檔案管理的一些弊端也逐漸顯現。當前存在的主要問題是：

（一）對人事檔案管理的重要性認識不到位。長期以來，一些工作人員甚至單位領導認為人事檔案管理只是保管檔案的事務性工作，只要能應付查檔和外調就可以了，沒有充分認識到人事檔案管理的重要價值。這種觀念嚴重制約了人事檔案管理工作效率和質量的提高。有些單位，就連人員、經費、場所都沒有保障，更談不上檔案管理工作的創新提高。“目前，由于很多用人單位根本不用調檔，相關人員認為只要有工作素質和創新能力，有施展才華的舞臺就可以，人事檔案可有可無。還有一些單位采用重新建檔的做法引進人才，使得一些求職者根本不管自己的人事檔案。此外，檔案管理投入偏低，經費投入不足，檔案室設施不夠，且多數檔案室建設不標準、不規范，保管條件比較差，柜架配備不到位，庫房條件簡陋。”[4]迄今為止，全國還有一些管檔單位沒有配備專用庫房，相關設備陳舊，管理手段落后，檔案檢索主要靠傳統的手工操作。

（二）人事檔案的相關制度不健全，管理分散，隸屬混亂。就我國總體而言，人事檔案大多是由用人單位來保管。隨著我國社會經濟發展，流動人口增多，再加上對人事檔案的認識不到位，“分散多頭”現象在人事檔案管理中屢見不鮮。有的由過去的單位保存，有的由現在的單位保存，還有的由人才交流中心保存，處于一種“分散”的管理狀態。而人事檔案管理牽涉到多個主管部門，職能交叉，權責不明，管理分散，隸屬混亂。有些基層單位檔案材料收集不齊，采集不科學，立卷不規范，案卷質量不高。“目前不少單位的人事檔案掛靠勞動人事部門，大都沒有專職人員分管人事檔案工作，人事檔案長期無人整理，根本做不到‘鑒別認真、分類準確、歸檔齊全完整、目錄清楚、編排有序、裝訂整齊’的要求，存在零亂無序、死檔棄檔、虛假檔案、人檔脫節、檔案克隆等現象，嚴重影響了人事檔案的真實性和嚴肅性。”[5]

（三）人事檔案管理人員業務能力偏低，管理手段落后。人事檔案管理具有較高的專業性，而多數檔案管理員對業務不熟，專業知識缺乏，責任心有待提高，敬業精神有待加強，加上管檔人員更換頻繁，后續培訓跟不上，致使管檔人員的工作狀態差，分類混亂，數據不準。[6]而且，人事檔案的管理手段也陳舊落后，目前，調閱檔案時大多采用手工操作，反復使用原件，經常造成紙張揉皺破損和字跡褪色現象，檔案的完整與安全缺乏保障。

（四）人事檔案管理的信息化程度不高，資源利用率低。人事檔案的利用大多是被動性的，缺乏主動精神，只是等待查閱和調動。“利用材料主要是黨團材料和工資調資方面的，真正用于人才選拔，培養開發及預算等方面的較少，沒有發揮人事檔案應有的作用。另外，人事檔案查找方式落后，檢索工具單一，嚴重限制了其信息服務和交流功能的發揮，人事檔案信息資源開發利用的廣度和深度受到制約。”[7]近年來，雖然科技手段在更新，計算機水平在提高，但有些先進的技術手段還沒有廣泛應用于人事檔案管理，資源浪費嚴重，工作效率亟待提高。

（五）現行的人事檔案管理限制了人才的合理流動。人才資源也是社會生產力，社會迅猛發展的重要基礎就是最大限度地開發人力資源。如果人才不流動，甚至被擱淺埋沒，就會造成資源浪費，進而影響整個社會的發展。現行人事檔案管理隨意性大，有關個人的品行和工作鑒定全憑主管領導的偏好而定，當事人卻全不知情。這樣，容易產生單位負責人借此壓人、整人的情況。還有基于私人利益的考量，千方百計篡改檔案。

三、人事檔案管理的完善

（一）提高認識，加強領導，增加投入，進一步夯實人事檔案管理工作基礎。領導重視是做好檔案工作的重要保證，應將檔案管理工作擺到重要位置，定期或不定期對檔案管理工作進行檢查，發現問題及時解決。基于目前人事檔案意識普遍不強的狀況，當務之急是加強檔案宣傳，增強檔案意識。檔案工作要有專門的經費預算，以保障人事檔案的維護、搶救及信息化建設；要搞好綜合檔案室的規范化建設，“注重通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等設施配套，添置空調、電腦、掃描儀、監視器等設備，”[8]努力提高檔案管理的信息化程度，保障檔案利用的安全與高效。

（二）提高人事檔案管理人員的素質。檔案人員的政治覺悟與業務水平的高低決定檔案工作質量的好壞。因此，要配置專門的檔案管理人員，并對他們進行及時培訓，這非常重要。要配置政治素養和文化水平高、工作責任心強的人員擔任檔案管理人員，并注重培訓。在新的歷史時期，人事檔案管理人員應更加具有高度的政治責任心、嚴明的政治紀律和良好的職業道德，能夠擔當起人事檔案管理的重任。人事檔案管理人員不但要有埋頭苦干的工作精神，還要全面學習業務知識，熟練掌握和運用現代化管理手段。

（三）健全制度，進一步規范檔案管理。人事檔案的規范化管理的可靠保證是相關制度的完善，因此，各單位要及時建立健全一套完整科學的人事檔案管理制度，以“保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規范化，真正發揮人事檔案的作用。為了避免檔案的丟失、改動，必須建立健全人事檔案工作目標管理考核制度和責任追究制度，嚴格手續，有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素。”[9]對檔案管理中出現的問題的，要及時解決，要嚴格追究相關人員的責任，以保證人事檔案管理的規范有序。

（四）加強人事檔案管理的信息化建設，推進檔案管理的現代化。要充分利用計算機網絡技術來進行人事檔案管理創新，實現檔案信息的社會共享。而要實現人事檔案管理的信息化，人事檔案管理電子化則是第一步要實現的。即，要“把原先的紙質型檔案轉換成電子型檔案，將人事檔案有關信息輸入計算機，通過電子手段建立個人信息體系，并建立準確、完備的人事信息數據庫，通過辦公自動化網絡系統，建立綜合信息，實現無紙化辦公、無紙檔案與紙質檔案相互結合。”[10]

（五）改革人事檔案的宏觀管理機制，實現人事檔案管理的社會化。國家要制定有關人事檔案管理的政策和制度，努力建設面向社會的開放型的人事檔案管理模式。這種模式實際上是一種社會化的管理模式。該模式建立了具有較強社會性的人事檔案管理機構，面向社會，可以為整個社會提供人事檔案服務，有利于人才的合理流動。“傳統的人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內部人事機構行使，人事檔案來源僅限于本機構人員，內容也較簡單；而社會化的人事檔案管理機構，其來源要可以是社會各類人員，檔案內容也豐富多樣。傳統干部檔案工作由組織、人事部門管理，工人檔案由勞動部門管理，但新的用人制度打破了傳統干部、工人的身份界限。傳統的干部檔案、工人檔案正逐漸被以職業特點為標志的國家公務員檔案、醫生檔案、教師檔案、職工檔案等所替代，”[11]當前，我國各行各業的的人事檔案都在走向社會化，這種變化是順應時勢的。

綜上所述，人事檔案管理是一項長期重要的工作，要在改革創新的過程中不斷發現問題并及時解決，為社會經濟發展做出更大貢獻。

參考文獻：

[1] 王愛榮.關于我國人事檔案管理改革若干問題的探討[J].黑龍江檔案，2010（1）.

[2] 王英瑋,張秋燕.關于改革我國人事檔案管理機制的幾點建議[J].檔案學通訊，2009(4).

[3] 王英瑋,陳曉,張秋燕.關于人事檔案管理改革指導思想的理性思考[J].北京檔案，2009(3).

[4] 王愛榮.關于我國人事檔案管理改革若干問題的探討[J].黑龍江檔案，2010(1).

[5] 昌韜.對人事檔案管理工作改進策略的思考[J].桂林師范高等專科學校學報，2010(1).

[6] 李海燕.當前人事檔案管理存在的問題及對策[J].蘭臺世界，2010(增刊).

[7] 戴春波.現代化管理―――人事檔案管理的必然出路v黑龍江檔案，2009 (3).

[8] 王愛榮.關于我國人事檔案管理改革若干問題的探討[J].黑龍江檔案，2010(1).

[9] 王英瑋,陳曉,張秋燕.關于人事檔案管理改革指導思想的理性思考[J].北京檔案，2009(3).

[10] 王愛榮.關于我國人事檔案管理改革若干問題的探討[J].黑龍江檔案，2010(1).

[11] 王英瑋,陳曉,張秋燕.關于人事檔案管理改革指導思想的理性思考[J].北京檔案，2009(3).

On the Problems and Solutions of the Management of Personnel Archives

ZHANG Bin

(Logistics Department,Hunan Radio and Television University,Changsha,Hunan410000,China)

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圍繞學校中心工作，配合迎評創建工作，促進檔案事業，進一步提高學校檔案管理水平，使學校檔案工作更好地為教學、科研、管理等各項工作服務。

二、主要工作目標

（一）加強學校檔案部門自身建設。加強綜合檔案室基本建設，提高管理人員業務素質，推進檔案管理的制度化、規范化和科學化。

（二）進一步推進我校檔案工作的二級管理模式。落實《系（部）檔案管理暫行辦法》，重點抓好系（部）檔案建設。

（三）加強對各部門、處室、系（部）檔案工作的管理。依據高校檔案管理辦法，切實抓好各單位檔案管理的督查工作。

（四）加強我校檔案資源建設。完善工作機制，積累檔案資源，充實檔案資源庫。

（五）加強學校檔案信息化建設。落實學校電子檔案管理辦法，推進紙質檔案與電子檔案管理的雙軌制。

（六）提高檔案使用效益。創新方式方法，改進檔案服務工作，努力做到檔案工作為學校教育教學各個崗位服務。

三、主要措施

（一）三月份

1．完成年度檔案工作計劃。

2．完成全市事業單位登記管理2020xx年度報告工作。

3．舉辦年度第一次檔案工作培訓班。

（二）四月份

1．檢查各部門、處室、系（部）20XX年度檔案整理情況。

2．完成檔案工作流程構建工作。

（三）五月份

1．認真做好新建檔案室的規劃設計工作。

2．更換學校組織機構代碼證。

（四）六月份

1．收集、整理校級檔案材料，完成20XX年度檔案歸檔工作。

2．舉辦年度第二次檔案工作培訓班。

3．做好部門、處室校級檔案移交工作。

（五）七月份

1．20XX年度檔案歸檔工作終期檢查。

2．做好各類檔案統計工作。

（六）八月份

1．收集教育部、檔案局、省教育廳、師專編發的各類檔案制度，編印《馬鞍山師范高等專科學校檔案制度手冊》。

2．認真做好新建檔案室的建設工作。

3．完成電子檔案使用軟件設計并投入使用。

4．舉辦年度第三次檔案工作培訓班。

（七）九月份

完成新建辦公樓綜合檔案室內部設計工作。

篇4

[關鍵詞]檔案管理；體制改革；要點問題

改革開放以來，伴隨我國社會的不斷進步，高度發達的社會經濟對我國各個領域產生影響的同時，也推動了檔案管理體制的改革。我國社會主義市場機制不斷健全、個人信息走向網絡化以及檔案的信息化建設等都促使檔案管理體制的調整。通過分析檔案管理機構進行檔案管理工作的主要指導思想，并且結合當前管理體制中存在的主要問題，進一步探索我國檔案管理體制的未來發展之路，是實現我國檔案管理現代化的重要研究方向。

一、檔案管理體制概述

（一）檔案管理的定義

檔案其實就是歷史記錄，它指的就是特定的國家機構、社會團體組織或者是個體在進行社會活動時，所直接形成的具有保存價值的各類記錄形式和各類載體的統稱。檔案管理就是對這些歷史記錄或者說是各類載體所進行的統一規范化的管理工作，檔案它本身是和人類的生產以及生活密切相關的，那么檔案的產生也就必然是依組織或者是個人的形式。由于個人或者組織所進行的社會活動本身是豐富多樣的，相對應的檔案的內容也會多種多樣。

（二）檔案管理體制的概念

檔案管理體制是國家和政府為了規范檔案管理工作，確保檔案管理工作的科學化、合理化而設立的一定的制度和體系。體制中它包括各種檔案業務機構、行政管理機構的設置、劃分和組織形式[1]。檔案管理體制本身又可以分為兩種類型的體制類別，一種體制是分散式的另一種便是集中式的檔案管理體制。不過這兩種體制類型都具有相同的管理內容，一是統一化的檔案管理體制，另一種是分級進行管理。分級管理體制又可以細分為三個方面的內容，它們分別是：首先把檔案工作已經載有黨政內容的檔案進行統一化的管理，其次對全部的檔案進行分析，明確檔案工作的管理機構，確保全國各處的檔案管理工作都能夠有特定的領導進行管理，第三就是把各個地方的檔案全部都按照中央制定的檔案管理條例進行分類和分級，實現對不同類別檔案統一化管理。

二、檔案管理體制改革難點及存在的問題

（一）檔案管理體制改革難點

第一、檔案的數量比較龐大。由于我國的國土面積幅員遼闊，具有悠久的歷史文化，并且我國的人口和自然資源數量龐大，這些龐大信息使得我國的檔案資料比較豐富，這些不同的方面都會相應的導致我國的檔案信息量比較龐大。對于這些龐大的檔案資料如果不能夠進行科學有效的管理就會很容易造成檔案信息的混亂甚至是丟失，等到需要某種檔案資料的時候就會很難找到。如何對這些龐大的檔案信息進行科學合理的管理，從而實現對檔案中所有具有價值的信息的利用已經成為了我國檔案管理工作中亟待解決的難題。第二、檔案的類型呈現復雜多樣性。我國的檔案資源比較豐富，不僅僅是數量比較龐大還存在類型復雜多樣的特點，不僅僅包括各類政府機關、自然資源檔案還包括個人檔案、社會組織檔案。再加上我國的國情比較復雜，各個黨并存，相應的也造成了我國的檔案類型混雜的局面。第三、不同重要程度檔案存在區分不明確的現象。由于我國的檔案管理體制還不夠健全，對各類檔案的重要性并沒有明確的劃分，相應的就會導致在存放檔案的時候出現輕重不分。比如說在進行黨政檔案的管理時，很多管理人員對黨政沒有明確的認識，黨政不分，導致兩種檔案混在一起，嚴重影響檔案信息明了性。

（二）檔案管理體制存在的問題

第一、檔案管理部門對檔案管理工作不夠重視，缺乏資金投入。如今，檔案管理有關部門沒有對檔案管理工作的重要意義進行很好的宣傳普及，致使檔案管理工作的重要性還沒有被廣大人們所熟知，對管理工作的具體內容沒有正確的認識，認為檔案管理工作只是簡單的對信息的收集，忽視檔案管理信息化建設的重要意義[2]。因此，他們沒有對檔案管理工作沒有足夠的認識，相應的資金投入就會非常的少。第二、檔案管理機制落后，管理工作不夠規范。檔案管理工作的信息化建設在我國才剛剛起步，目前很多的檔案管理機構仍然是采用傳統的檔案管理方式，已經很難適應現階段對行政執法工作的需求，導致管理工作中存在嚴重的不規范、不合理。檔案在收集以及處理的過程中還會很容易出現肆意修改、整理不規范、利用環節隨意等現象。第三、管理手段過于滯后，服務低效。檔案的管理工作至今還沒有設計出一個專門的管理軟件，更別說使用先進的手段。現在對檔案的管理工作一直都是采用手工編輯、修改和檢索，非常不利于檔案的管理，當需要調出檔案的時候，又會費時費力，不能做到高效、高質量的為檔案管理工作提供服務，制約著檔案管理工作的發展。

三、實現檔案管理體制改革的工作要點

（一）對檔案資源進行整合和統一管理

檔案管理的統一、集中化管理是我國在進行檔案管理的重要指導思想，很多實踐經驗都已經表明對檔案進行統一化的管理對推動我國檔案管理工作具有重要的作用。所以在進行檔案管理的時候一定要秉承統一管理的思想，加強對檔案的統一性，爭取早日構建“大檔案”。

（二）實現檔案管理體制的多元化

我國社會主義市場經濟的進一步發展推動了我國檔案管理工作走向多元化，當前我國的國家檔案在進行管理時采用的是集中管理的形式，一些非國有的企業或者是個人檔案進行管理的時候如果硬要進行統一管理也會不符合實際需要[3]。所以為了能夠實現檔案管理工作的科學合理化，可以建立多元化的管理體制，針對不同類型的檔案采用不同的管理方式。

（三）實現檔案管理過程的政、事分離

在檔案管理體制中應該要實現政、事之間的分離，要把檔案館和負責進行檔案管理監督的有關部門進行分開設立，對兩者之間的權責關系進行明確區分，檔案館負責塊塊管理只是負責對檔案的收集、保管以及應用；檔案管理相關的行政部門進行條條管理，對檔案管理工作進行統一調配和規劃，起到對檔案管理監督的作用。

結語

綜上所述，隨著我國綜合實力的不斷提高，信息技術得以不斷發展和進步，檔案管理工作一直在不斷的進步，不過由于我國當前檔案管理工作仍然是處在發展變革的道路上，處在摸索階段難免出現一定的問題。國家和政府要想能夠實現檔案管理體制的完美改革就需要對這些存在的問題有深入的研究，找出要點問題的所在，才能夠對癥下藥，進而確保我國檔案管理工作早日走向世界先進行列。

參考文獻

[1]王萍.我國檔案管理體制改革的要點與難點分析[J].辦公室業務，2014，21：58-59.

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一、對人事檔案信息化建設形成正確的認識

（一）人事檔案的信息化建設是我國信息社會發展的必要要求。伴隨著電子技術和信息技術的快速發展，我國社會信息化建設步伐越來越快，信息逐漸成為一種重要的社會發展資源，人們越來越意識到信息的獲得就意味著資源的獲取，這個觀念正受到越來越多人的認可與認同，信息資源已經成為人類經濟活動和社會活動的公認戰略資源。人們先前之所以重視人事檔案的管理工作，是因為人們普遍認為其是一種原生的信息資源，在生產力由人才決定的觀念中，人們對人事檔案管理工作的重要性形成了非常明確的認識。信息技術和網絡技術的持續發展，極大的改變了人們的生產、生活方式，使人事檔案管理逐漸朝著開放化、社會化的方向發展，這給人事檔案管理工作帶來了新的機遇，使得人事檔案管理信息化建設逐漸被提上了新的日程。

滿足社會民眾的客觀需求是認識檔案管理工作的基本初衷，服務社會是人事檔案管理工作的基本目的，人事檔案管理信息化建設是我國政務信息化迅速發展的表現，而檔案管理工作信息化建設的發展要求又會反過來推動我國人事檔案管理的改革，順應了我國人事管理工作和政務信息工作的民主化潮流，體現了新的社會發展要求。

（二）人事檔案的信息化建設對工作質量和勞動效率提升具有非常積極的作用。隨著社會的發展，現代信息改變了傳統意義上的人事檔案管理方式，在人事管理的操作過程中，多媒體網絡系統的信息共享能力、系統信息能力、直觀能力和綜合能力能夠給人事管理提供全方位、立體化的人事信息。基于這一技術，管理人員能夠對人事簡歷信息、人事素質、自然狀況、人員優勢和人事道德情況等信息進行準確、快速的提取，還可以基于電子檔案對人事生活、學習和工作方面的影響和聲音信息進行快速地查詢和提取，實現即時化、動態化的人事檔案管理，使得全方位人事信息的獲取變得非常的方便、快捷。

人事檔案信息管理中互聯網和局域網的應用的優點在于其能夠有效避免不同部門對同一信息的重復錄入，大幅降低勞動重復現象的產生，進而能夠提升工作效率。同時，由于信息化檔案的電子特點，實踐操作中產生的即時新信息，各部門完全可以根據自身的職責即時進行信息更新，確保人事檔案信息資源的第一時間更新與收集，為其他部門和領導提供第一手的最新重要信息，這會在很大程度上提升工作信息的時效性。在共享人事檔案信息后，管理人員可以通過局域網對一個人進行多角度、多部門的交流，從不同的角度去了解特定人員的局限性。人事檔案管理的信息化建設能大幅提升對人事了解的廣度和深度，進而能在有效的時間內高水平、高質量地完成人事檔案管理工作。

二、新時期人事檔案管理信息化建設的指導思想

在信息化建設受到越來越多關注的當下，體現人事管理的便捷性、即時性和動態性是人事檔案管理自動化、信息化系統的主要管理目。想要更好地實現信息化的人事檔案管理。我們必須要不斷強化檔案管理工作的指導思想，對檔案信息化建設的重要作用形成清楚的認識。第一，人事檔案管理工作人員必須具有強烈的進取心，上進好學，具有優良的創新精神和創新意識，敢于創造條件，具有一定水準的先進技術掌握和利用能力。第二，全體工作人員必須具有良好的檔案認識和檔案意識，盡最大努力做好檔案管理的統一性、體系性和綜合性工作，綜合考慮，統籌兼顧，積極調動各方有力力量。第三，實事求是，一切從實際出發，積極探討和研究怎樣切實有效地進行應用水平的提升，對信息化管理的變化趨勢和變化內容進行深入地分析，分析總結現存問題，積極探索新的問題解決途徑。

三、人事檔案管理信息化建設的主要內容

當前，我國人事檔案信息化建設還不成熟，完全意義上的檔案信息化管理仍未實現，因此，我們需要不斷改變傳統的人事檔案管理模式，積極推進信息化建設的進程，開展人事檔案建設和管理中的“面”的人事檔案管理模式，向實體檔案管理為“線”的檔案管理模式轉變，有效推進檔案信息網絡化和數字化變革，將服務社會作為人事檔案管理的重心，提升服務思想，逐漸提升檔案管理的服務水平和管理效率，為人才任用和人才晉升提供切實可靠的人事檔案信息。具體來講，其內容主要包括下列幾個方面：

（一）變更傳統的檔案儲存模式。在人事檔案管理過程中，我們應妥善處理那些利用頻率較高、內容載量較大和損壞相對較為容易的重要檔案信息。通過先進技術的應用，將檔案信息進行網絡化和數字化處理，為后續的提取和保管提供方便。

人事檔案中所承載的信息往往是與企業員工切實利益密切相關的信息，對于員工職稱的評定和職位的選報具有重要的法律性和證據性。人事檔案在職員考核、工資晉升和職稱評定以及人事糾紛方面具有法律意義，發揮著關鍵性的參考和證據作用。

（二）構建人事檔案目錄數據庫。從時間上來說，人事信息檔案的管理是一個漫長的過程，一般來說每個人的檔案信息都需要保管幾十年，甚至時間更久，特別是對于那些身份比較特殊的人來說，他們的信息具有一定程度的史料作用，對此需要做好數據庫。人事信息復雜而且變動較大，傳統的紙質版信息檔案，需要占用相當大的數量和空間，給檔案的查閱和管理帶來了很大的難度，這就需要我們積極推進檔案信息管理的信息化建設，加大建設力度，用先進的電子化檔案取代傳統的紙質檔案，以實現檔案管理工作水平和效率的大幅提升。

（三）人事檔案管理信息化的作用。人事檔案管理信息化建設具有十分重要的積極作用，信息化檔案管理方式會對企事業單位的組織和人事工作產生非常重大的影響，主要表現為：第一，服務領導的決策。干部任用和干部選拔是人事檔案信息的一個非常重要的作用，做好人事檔案的管理工作能夠在一定程度上為人事組織部門的“用人”“選人”提供有利條件，檔案管理信息化的實現有利于人事信息的調取和共享，將使得上級領導和人事組織部門對各級干部的考察工作變得更為快捷、更為直觀，在考察現職干部中具有不可估量的作用。第二，可以準確及時地進行信息更新。傳統的紙質檔案管理方式，盡管具有一定的優點，但是弊端也同樣非常明顯，例如，紙質版的檔案使得檔案轉遞相對困難，數據庫資源和檔案信息內容具有延時性，檔案信息的更新和補充工作相對較為耗費精力，數據承載具有一定的誤差。而檔案管理實現網絡化后，檔案信息本人便可以根據自身的權限對自己的基本信息進行了解，一旦發現誤差或者錯誤，便可以及時地提出建議，進而讓人事檔案更為完整、豐富和準確。

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關鍵詞：檔案管理 工作要點

前言：隨著信息科學技術的飛速發展，社會由工業化轉型為信息化已經基本明確。知識產業也已經逐步形成，作為一種新的經濟形式，已經日漸成為新的經濟增長點。在新世紀新形勢下，檔案管理工作既面臨著新的機遇，也帶來了新的挑戰。作為重要的社會信息資源，檔案資源也應采用更高效的信息技術進行管理。作者認為，要做好當代檔案資源的管理工作，應做好以下內容。

1、檔案管理工作應采取管理工作標準化的管理思想

當代的檔案管理工作，不僅要確立管理現代化的中心思想，更要確立管理標準化為主要前提的管理思想：

1.1檔案管理工作標準化的意義

檔案管理工作，確立管理現代化的中心思想，就是要建立當代檔案管理的信息網絡，確立以現代計算機技術應用為基礎，實現檔案管理的高效準確。要達到檔案管理的高效準確，就必須確立各項業務工作的標準化基礎，應著力避免內容混亂，系統不協調、設備不配套的混亂狀況的出現，這也是檔案管理工作實現現代化的先決條件。只有實施檔案管理標準化措施，才能使服務工作的質量滿足相關要求，減少相關資源的投入，以達到最佳效益。因此，確立檔案管理工作的標準化意識，是實現檔案管理工作現代化的必要條件。

1.2實施檔案管理工作標準化的措施

具體來說，應做到以下幾點：⑴對于不同專業不同內容的檔案，應先按大類進行分別存檔，在這些不同門類的檔案中，還應按照科學的分類辦法以及標準進行分類存檔，實行標準化規范化的檔案管理；⑵應根據自身參與管理的實際工作內容，制定符合實際檔案管理工作特點，便于利用現代化設備進行操作的標準；⑶對于不同形式的的文字以及音像材料，應實行按形式、時間來具體分類，針對不同的保管期限進行立卷歸檔。

2、檔案管理工作應實現信息資源數字化的管理效果

2.1實現檔案管理工作信息資源數字化的意義

隨著當代信息技術的飛速發展，檔案信息資源實現數字化和網絡化的目標，這不僅是新世紀檔案管理工作發展的必然趨勢，也對今后的檔案信息資源的管理工作有著十分深遠的影響。相關的檔案管理單位，可以采取將檔案信息資源以數字化形式進行存儲，并提供相應的網絡查詢服務，也可提供其他各種形式的遠程信息查詢，提高檔案信息資源的傳輸速度，最大限度地滿足各類人群對檔案信息資源的需求，提供高效有序的資源共享環境，實現檔案公里工作的信息資源的數字化管理效果。

2.2實現檔案管理工作信息資源數字化的措施

為確保檔案管理工作信息資源數字化的順利實施，可以采取以下的措施：檔案管理的相關部門首先應建立高效保密的局域網系統，各相關科室應根據檔案內容與形式的不同，分門別類的將檔案資源進行數字化處理，然后對形成的電子檔案信息資源進行建檔儲存，之后，檔案部門再將所有的資源進行統一規劃，完成數字化的核心工程系統建設。這樣，不僅可以節省大量的人力物力資源，提高了用戶檢索查閱的效率，快速有效的完成從全宗但案卷目錄之后到具體文件內容的快速查閱，同時，在對原有的檔案信息資源進行數字化處理的過程中，也保持了原檔案文件的的原貌，對檔案原件進行了有效的保護。

3、檔案管理工作應實現服務工作網絡化的管理內容

3.1實現檔案管理工作服務網絡化的意義

由于歷史原因，過去很長一段時間內，檔案管理體制基本上處于封閉狀態，所采用的立卷方法和原則不少是沿襲其他國家的檔案管理經驗，集合自身特點總結出來的方法。雖然這套方法在概括檔案文件的特點，保護檔案文件之間聯系，便于查找利用等方面有一定的優勢，但這一方法畢竟已經不能滿足現代大量信息需要查找的要求，相比于不斷完善的現代化檢索技術，這種固有的方法和要求就過于繁雜，應以現代化的方法進行取代，其主要內容就是以計算機系統來完成這方面的工作。而且，由于文書和檔案是由不同的獨立部門分別管理，導致檔案部門不能及時的在文件信息積累的起始階段就轉化為檔案，不能及時投入開發利用。現代檔案管理體系，就應做到在文件形成之初就利用計算機進行有機地聯系，依據計算機系統工程的處理方法將其分成若干系統進行處理，制定統一的規范和標準，利用子系統逐次分類技術達到檔案信息在網上共享。因此，只有制定檔案管理工作服務網絡化，才能有效地提高檔案利用時效，利用發展迅速的現代化技術，提高立卷方法改革的可行性。

3.2實現檔案管理工作服務網絡化的措施

運用計算機檢索檔案文件，既可以做到只要準確的確定檢索條件，就能夠快速的查到所需文件；又能達到查閱時不需要調動原件，不需要進入庫房的效果。要實現檔案管理工作服務網絡化，就要做到以下幾點：⑴檔案管理部門在收集信息資源的同時，也應加強對信息資源的共享，實現多種形式的檔案資源傳導，將工作重點逐漸由文件管理轉移到整體信息的儲存和開發上；⑵利用計算機加工已形成的各種文獻，建立檔案信息數據庫，通過網絡系統傳輸到有需求的用戶，實現檔案管理部門由管理型向服務型的轉便；⑶利用現有的辦公條件，發展檔案管理的對象，將單一的文件管理收集向多元化的電子檔案收集發展。

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【摘　要】現階段，婚姻問題作為涉及到民生的重要大事，在事業單位各項基本管理工作中占有極其重要的地位。在婚姻檔案登記管理工作中，民政局相關部門應該采取有效的措施，加強婚姻檔案管理，提高其服務水平。

關鍵詞 婚姻登記檔案；婚姻登記

婚姻登記檔案管理相較于一般性的的檔案管理而言，其主要特點在于婚姻登記檔案管理具有廣泛性和社會性，這主要是指婚姻登記服務對象涉及社會大到各個階層，小至每個群體，對于整個社會關系的發展都有著重要的影響。因此，本文將主要針對現階段的婚姻登記檔案管理現狀進行詳細的闡述，并針對婚姻登記檔案管理存在的問題提出建議，以規范婚姻登記檔案管理，提高婚姻登記的服務水平。

一、婚姻檔案管理的基本內涵

所謂婚姻登記檔案管理，就是民政部門在辦理婚姻登記過程中所形成的一系列憑證材料，并對這些材料進行專門化管理，以提高檔案管理水平，促進民政部門婚姻登記的規范化管理。婚姻登記檔案管理規范化，可以更好地提高婚姻檔案利用率，更好地滿足檔案利用者的需要，提高服務水平。一般意義而言，婚姻登記檔案的管理內容主要包括以下三個方面：一是民政部門在辦理結婚、離婚、補發婚姻登記證等而具結的材料，如《申請結婚登記聲明書》《申請離婚登記聲明書》《申請補領婚姻登記聲明書》。二是婚姻登記機關在辦理過程中需當事人提交的基礎性材料，如身份證復印件、戶口簿復印件、照片等。三是在全國婚姻登記管理信息系統程序下形成的反映婚姻情況的紙質材料，如《結婚登記審查處理表》《離婚登記審查處理表》《補發婚姻登記證審查處理表》。隨著社會經濟的發展和婚姻登記的規范化管理，婚姻登記檔案在日常生活中的作用也日趨明顯，檔案利用者對檔案利用的要求也越來越廣泛，小到遷戶口、批生育證，大到買房子辦貸款都要用到婚姻檔案。根據《婚姻登記檔案管理辦法》的要求，不但管理規范到位，而且要利用好檔案，多為檔案利用者提供服務，做到物盡其責，提高檔案服務水平。

二、加強婚姻登記檔案管理的主要措施

（一）婚姻登記檔案管理首先應該以科學的思想為指導。婚姻登記檔案作為一項重要的法律文書，保管期限由原來的60年改為現在的100 年，在現代管理理念下，隨著婚姻登記工作中新情況、新問題的不斷出現，婚姻登記檔案應適應不斷變化的需要，這就要求檔案管理部門樹立科學的管理觀念，并制定科學的指導思想。首先，由于婚姻登記具有廣泛性和社會性的特點，婚姻登記檔案也必然具有數量大、內容反復、程序嚴格等特點，對此，婚姻登記檔案管理人員在檔案管理工作中，一定要建立健全檔案管理制度，對檔案立卷、歸檔、移交、查詢等環節都要有明確的規范，以確保檔案在管理過程中不會發生遺漏、遺失等情況，確保婚姻登記檔案的安全和真實。

（二）婚姻登記檔案應制定完善的規章制度。婚姻登記是一項涉及千家萬戶的社會事務性工作，是一種嚴肅的行政執法工作，因此，婚姻登記檔案區別于一般的企事業檔案的突出特點在于婚姻登記檔案具有法定性，這就意味著婚姻登記檔案已經涉及到了政府和國家行為。因此，婚姻登記檔案在管理過程中一定要嚴格遵守《婚姻法》和《婚姻登記檔案管理辦法》，確保依法行政，程序合法。此外，由于婚姻登記涉及到了登記者的詳細信息，一旦信息出現泄漏，很有可能會對登記者的信息安全產生不利影響，因此，婚姻登記檔案查詢時，對服務對象要嚴格把關，嚴格按照《婚姻登記檔案管理辦法》的要求執行，確保只針對婚姻當事人及公、檢、法機關，不得隨意向不相關人員泄露當事人的婚姻信息。

（三）加強婚姻登記檔案信息化管理。由于網絡信息化的飛速發展，檔案管理信息化建設已經成為大勢所趨，因此，在婚姻登記檔案管理工作中，面對著婚姻登記執法的嚴肅性，實現婚姻檔案信息化也成為民政部門信息化建設的主要內容之一。具體而言，就是通過全國婚姻登記管理信息系統，把當事人的姓名、身份證號碼、婚姻狀況、戶口所在地等相關信息輸入計算機，通過全國聯網系統進行計算機核查，并與當事人的個人聲明進行比對，切實掌握當事人的婚姻情況，可以減少甚至杜絕當事人重婚或騙婚現象的發生，全國婚姻登記檔案信息能做到共享，可以防止若干悲劇的發生。同時，還要加強檔案信息化安全建設，采用最先進的網絡信息安全技術為婚姻登記檔案信息提供更可靠的安全保障。

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目前，各地的稅務檔案在初期一般采取分散和粗放式管理。各稅務分局、稽查局的業務檔案分開管理，缺少統一的部門協調，檔案種類多、載體多、管理雜亂，給稅務檔案的查閱和利用帶來了諸多不便。如今，這種管理方式已經不適應稅收事業發展的需要。要想維護稅務檔案的安全性和完整性，最大限度地提高檔案的利用率，必須對稅務檔案進行集約化管理，實現檔案管理效能的最大化。

一、檔案集約化管理的優越性

為了有效解決稅務檔案的粗放式管理，更加科學的服務稅務工作，集約化管理是一條必經之路。對檔案進行集約化管理，具有以下優越性：

（一）檔案集約化管理有利于提升檔案管理水平。檔案集約化管理使稅務各種檔案門類更加齊全，運轉更加有序，基本實現了檔案管理的制度化、規范化、標準化和信息化。最大限度地發揮稅務檔案在征收管理、納稅評估、稅務檢查等方面的積極作用。檔案集約化管理是對稅務檔案工作管理體制、機制的創新，對于整合檔案資源，拓展服務領域，提升檔案管理水平，有效推進稅務檔案工作的發展有著不可估量的作用。

（二）檔案集約化管理有利于檔案資料的開發利用和保護修復。檔案集中管理增加了檔案資料的存儲量和系統性，提高了檔案資料的傳遞和交流速度，可以更好地為領導決策和其他人員服務。檔案進行集約化管理后，檔案管理部門可以對系統的征管資料信息進行嚴格篩選、綜合、歸納和提煉，為決策者提供決策依據。對檔案進行集中管理，還有利于用戶方便及時地檢索到完整準確的資料。

（三）檔案集約化管理有利于各類檔案密級的執行。只有由檔案管理部門的檔案專業人員實行統一管理、專業化管理，才能準確把握檔案的密級，有效掌握檔案機密遞減規律，確保檔案的保管和利用。

（四）檔案集約化管理有利于更好地實施信息管稅。稅務檔案反映了稅務部門征管工作的動態和工作成績，是最重要的信息資源之一。根據信息論的觀點，信息具有系統性、序列性和傳遞性，稅務部門的信息化建設要求快速、準確的信息檢索、提取、傳輸和顯示，進而構建整個信息系統。對檔案進行集約化管理，不但有利于檔案工作的信息化，也有利于信息管稅的實施。

（五）檔案集約化管理有利于發揮檔案主管部門的業務指導、監督和管理作用。實行檔案集中管理，檔案資料、管理人員和管理部門相對集中，便于檔案主管部門對檔案管理工作進行業務指導、監督和管理，從而提高檔案管理人員的業務水平和工作積極性，提升檔案的質量和管理水平。

（六）檔案集約化管理有利于實現檔案的“六個統一”。“六個統一”即統一資源管理，統一質量標準、統一管理系統、統一開發利用、統一技術服務、統一檔案管理制度。

二、完善檔案集約化管理的應對措施

檔案管理是稅務部門的重要基礎工作之一，必須克服局部觀念、封閉觀念，樹立整體觀念、開放觀念，實現檔案的規范化、科學化管理，為稅收事業發展提供保障。筆者認為，主要可以采取以下幾個方面的措施加強檔案集約化管理：

（一）全面規劃、整體控制。相對獨立的檔案管理中心成立以后，逐步將原來分散在各稅務分局、稽查局的檔案全部移交入檔案管理中心。力求將檔案管理中心成為檔案的保管基地和利用中心，實行集約化管理，實現對檔案的整體控制，促進稅務各類檔案從專業化管理到綜合化管理的轉變，逐步實現檔案管理的科學化、規范化和集約化。

（二）科學管理、制度規范。為了使稅務檔案管理工作有章可循、有法可依，在檔案管理中心成立以后，必須著手建立起一整套統一的規章制度，作為整個系統開展檔案管理工作的規范和標準。檔案管理不僅應當執行上級制定的各項規章制度和國家標準，還應依據本單位具體情況，制定本單位切實可行的檔案管理標準及制度，包括檔案室工作職責、檔案人員工作守則、檔案材料收集、管理制度等，從制度上保障稅收檔案的集中化管理，真正做到依法建檔、依法治檔、依法管檔、依法用檔。

（三）結合分類、集中保管。檔案集中管理以后，可能會出現“貌合神離”的現象，即形式上集中，實質上仍然維持原來的檔案管理板塊，各自為政。要從整體優化的指導思想和便于利用的工作原則出發，把檔案在實體上構成一個統一的、科學合理的類別體系。為此，需要采用一種既能反映單位稅收征管活動、又能滿足各方面利用需要的綜合分類法，使檔案資料構成緊密聯系的有機整體。另外，在接收各稅務分局、稽查局實體檔案的同時，還要將分散在各單位的檔案電子數據庫統一集中到檔案管理中心的檔案管理系統中，對檔案電子數據進行再整合，規范錄入格式和檔號規則，實現全系統檔案信息資源的高度集中。同時，在集中全系統檔案實體資源和電子信息資源的基礎上，還要實現服務方式、服務手段的高度集中，并依托現代信息技術，完善檔案信息資源推送服務方式，最大限度地發揮稅務檔案在征收管理、納稅信譽評估和稅務稽查等方面的積極作用。

（四）全面開發、信息共享。檔案集中管理后，一方面可以集中人力、物力，更有效地全面利用開發檔案信息資源；另一方面，要逐步建立健全檔案管理的網絡體系，并作為檔案信息系統納入單位信息系統予以管理，實現信息共享，更好地服務稅務事業發展。在具體工作中，一要搞好檔案的編目和檔案檢索工具的編制，完善檢索體系，實現多渠道、多角度檢索；二要探索檔案信息資料開發利用的手段和形式；三要積極開展檔案資料的編研工作。

（五）加強培訓，提高素質。檔案管理人員不僅要具有良好的政治素質、強烈的事業心和高度的責任感，還要掌握檔案學基礎理論和稅收業務專業知識以及計算機應用、辦公自動化、信息管理等技能，能夠適時、全面地提供稅收征管信息，為稅收事業發展建言獻策。為適應這一變化，必須對檔案管理人員進行培訓，培養檔案管理復合型人才。可以對檔案管理中心的專職檔案員以及分散在各稅務分局、稽查局、機關各部門的兼職檔案員進行全面培訓、統一管理，提高全體干部職工的檔案管理意識，營造關心、支持檔案工作的良好環境。

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文獻標識碼：A一、建立檔案管理現狀

1、所謂醫院檔案管理現代化，就是指利用現代化科學技術手段和科學方法進行檔案管理，提高檔案管理的質量和檔案管理工作的效率，以適應新時代對現代醫院檔案工作的要求。目前，當今社會存在著檔案管理意識淡薄，也是影響著醫院提提高檔案管理最關鍵原因。

2、因此，加強實現醫院檔案管理現代化是必然趨勢的，當今社會存在著不重視思想、制度不完善、管理人員素質低、管理工具落后等，所以一定要通過加強的訓練和培養。當前，應該要通過學習、宣傳等多種方式和渠道，廣泛宣傳黨和國家有關檔案工作的法律、法規和制度，強調整個社會的檔案意識，改變全院干部職工的思想觀念和心理觀念。二、關于檔案管理的問題

1、醫院檔案管理中存在很大的問題，如從業人員觀念陳舊。當前檔案工作者觀念沒有完全的轉變過來，與因經濟社會發展而日漸增長的檔案信息需求不相適應。隨著現在的社會經濟不斷發展，檔案信息對經濟發展的重要性日漸為人們所認識，檔案法頒布實施后，人們的檔案意識普遍增強，越來越意識到檔案是一種重要的經濟資源。另一方面，醫院檔案信息已經成為一種具有重要價值的信息載體，在信息社會，其經濟價值不言而喻。而檔案信息的有償服務還沒有引起從業人員足夠的重視，嚴重地影響了檔案信息的開發利用及有償服務工作的開展等。

2、醫院管理不規范。一些基層資源所檔案管理不規范，極易使重要資源檔案流失。諸如氣候、地理等自然原因，例如氣候潮濕等給資源檔案保管帶來的不利因素沒有及時把握等一切原因。三、解決檔案管理的問題

1、醫院檔案部門首先要充分利用網絡技術，進一步的完善優化醫院檔案信息網絡化系統。依托計算機信息管理技術與網絡技術，堅持以計算機信息管理與傳統檔案管理相結合，遵循檔案管理相關標準，提供靈活的檢索途徑和方式，根據便于掌握和易于操作的原則,選擇適應醫院檔案管理需要的軟件，充分利用計算機、互聯網等先進技術，推進醫院檔案管理向網絡化、數字化轉變，不斷提高醫院管理現代化水平。

2、必須盡快培養精通計算機技術的檔案專業人，培養一批既懂檔案業務又精通計算機專業知識的人，才是檔案部門的當門之急。當然還要在加強全員計算機知識培訓的同時,通過招考、然后接受深造等渠道選拔、培養一批高、精、尖計算機管理應用人才,使他們不僅精通計算機技術而且熟悉檔案業務,熱愛檔案事業，不僅會操作而且會設計程序,能夠開發軟件等。

3、建立健全維護電子文件真實和安全的法規在電子文件的形成、處理、歸檔,電子檔案的保管、利用等各個環節,信息都有被更改、丟失的可能性,即使擁有完善的信息安全技術,也需要有相應的管理措施來保證其得以實施。因此,建立健全相關法規和管理制度,對于維護電子檔案的原始性、真實性,保證其安全具有重要的意義。要通過法律形式將電子檔案的保管和利用標準規定下來,使人們能夠自覺地遵守這些規定。同時要通過立法確認電子文件、電子檔案的法律憑證作用,確保國家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。

4、要制定科學的合理的嚴密的電子檔案工作標準和規范，隨著電子文件的大量產生,迫切需要建立一套科學、合理、嚴密的電子檔案管理標準和規范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式,用標準和規范確定下來,使電子檔案從誕生之初就得以科學、有序、規范地管理,這是擺在檔案部門面前的一項重大課題,也是迫切的需要解決的基礎性工作。建議由國家檔案局牽頭,研制開發適應檔案管理現代化的軟件,并在全國檔集系統統一推廣。我們盼望醫院檔案局能把該問題列為工作重點,以此帶動全國醫院檔案系統現代化管理水平的提升。

5、目前，辦公自動化的廣泛實現,信息高速公路的建成,對傳統的檔案工作是一次巨大的沖擊,必將促使檔案工作從管理方式和管理手段上進行一次徹底。檔案部門要盡快認清形勢,采取有力措施,從工作重點和方式上來一次大轉變,從人才和技術力量上來一次大儲備,以勇敢地應對信息時代的挑戰。

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隨著《全國檔案信息化建設實施綱要》以及《檔案事業發展“十一五”規劃》的陸續出臺，加快檔案信息電子化系統建設，實現檔案工作各個環節的計算機化，是實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。

1.檔案管理信息電子化建設的必要性

隨著計算機和網絡技術的發展和普及，信息電子化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。檔案管理信息電子化可沖破檔案利用的局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。其次，檔案管理信息電子化可用詳實的檔案信息是否完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證，這樣才能決策的及時、正確，以保障管理措施的適當。對此，檔案信息化有著獨特的優勢，可以發揮重要的作用。第三，實現檔案管理信息電子化，可為科學研究和知識普及等提供智能化服務。檔案信息化，可一次投入，多次產出，遠程服務，資源共享，同時，亦可縮短二次文獻信息的編著時間，提高檔案信息利用的時效性。

2.如何實現檔案管理信息電子化

首先，要實現檔案部門基礎設施建設。主要包括計算機、交換機、路由器、服務器、存儲器，以及操作系統、數據庫管理系統、信息安全系統等。只有建設先進的計算機網絡，才能充分發揮檔案信息化的整體效益。運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工。并要建立和完善局域網，使各項工作網絡化，加強檔案的利用，以達到資源共享的目的。

其次，要實現檔案管理信息電子化項目的試點與推廣工作。制定檔案信息化管理的有關標準，推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，建立、規范、聯通各局域網絡，并選取一定數量的具有行業代表性的單位進行信息化建設的試點，并提供相應的資金和技術資源支持。檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個環節都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。

第三，要實現檔案管理信息電子化標準規范建設。需要加強頂層設計，通過業務流程、生命周期、信息技術和資源描述等多重視角把握檔案信息化建設標準，做到框架合理、體系完整，能夠覆蓋電子文件和檔案管理的全過程。管理規范包括數字檔案相關要領定義、移交、整理、價值鑒定、存儲、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等，業務規范包括數字檔案的術語標準、資源描述、數字檔案文件格式、元數據、對象數據格式標準等，技術規范包括軟硬件基礎設施建設技術標準、軟件系統工作平臺技術標準、存儲壓縮格式、數字水印、加密算法等。這是檔案信息化快速、有序、健康發展的保障。第四，要實現檔案管理信息電子化人才素質培養。信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規律，因此針對檔案管理信息電子化人才應積極進行思想教育，有計劃有組織地進行培訓，使其掌握信息技術的新知識。檔案人員還要邊學習邊實踐，不斷提高檔案信息化管理的水平，這樣才能使檔案信息化建設符合正確的方向，才能滿足社會發展對檔案工作的需求。

3.目前檔案管理信息電子化工作中存在的問題

3.1 戰略定位不準確，理論研究不深入。在2006年編制的《檔案事業發展“十一五”規劃》中提出“以檔案信息化建設為重點”的工作任務，但檔案管理信息電子化工作仍然存在中長期的總體指導思想、戰略目標、基本原則、主要任務與發展架構尚不清晰，檔案信息化在檔案工作發展與改革的地位與作用還不十分明確，檔案信息資源在國民經濟與社會發展中的基礎性戰略信息資源地位尚未確認等等問題。雖然目前關于檔案管理信息電子化的理論著作較多，但都只停留在了實踐方法和技術應用的層面上，理論研究不夠深入，并未形成系統的檔案管理信息電子化理論研究。

3.2 法律支持空缺，地位認識不足。檔案管理信息電子化已日益成為社會發展的趨勢，但國家相關檔案法規中尚無檔案信息化概念與要求的相關表述，這與檔案信息化發展的現狀、規律及其檔案事業發展、社會發展的要求不相吻合，造成檔案信息化建設、管理的法律失據現象，大大地阻滯了檔案信息化的發展進程。除此之外，雖然這幾年各級檔案部門對檔案信息化的認識有所提高，但是總體上檔案部門對檔案信息化在新時期檔案事業發展中的戰略地位認識不足，危機意識和機遇意識不強，嚴重影響了檔案信息化的推進，也影響了檔案事業的改革與發展。