導語：如何才能寫好一篇村級檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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第二條本辦法所稱村級檔案，是指村委會和其他組織、個人在村級各項活動中形成的具有查考和利用價值的各種文字、圖表、聲像及其它形式的原始記錄。

第三條村級檔案應實行集中統一管理，任何部門和個人不得據為已有。

第四條地、縣、鄉（鎮）檔案管理部門要加強對村級檔案工作的監督、檢查和指導；鄉、鎮人民政府要切實加強對村級檔案工作的領導，把村級檔案工作納入鄉、鎮人民政府建設規劃、納入文明建設目標、納入鄉鎮工作考核范圍，使村級檔案工作與鄉鎮各項建設同步協調發展。

第五條村委會要加強對村級檔案的管理工作，切實解決檔案管理工作中遇到的實際問題。

第六條村委會應當明確兼職檔案管理人員，負責本村檔案的收集、整理、保管和提供利用。地、縣檔案行政管理部門應當監督、配合各級鄉鎮人民政府，加強對村級檔案人員的檔案專業知識和技能的培訓。檔案管理人員變動時，應辦妥檔案移交手續。

第七條村委會應依法建立健全檔案收集、保管、保密、借閱、鑒定及銷毀等制度，并對開展落實的各項工作認真記載歸檔，使村級檔案工作步入規范化、制度化的管理軌道。

第八條歸檔的村級檔案材料，應做到齊全完整、字跡工整。禁止使用圓珠筆、鉛筆等字跡不耐久的書寫材料。

第九條當年形成的村級檔案應當在次年6月底以前整理、歸檔完畢。

第十條村級檔案應按照檔案整理的要求分類清楚、排列有序、整理規范，可暫不編寫全宗號和保管期限。

第十一條條件較好的村，應設立檔案室，暫無條件的村，至少要有檔案柜，并做好防盜、防潮、防鼠、防火等工作，確保檔案安全。

第十二條村級檔案應配置符合規范的檔案裝具，并編制檔案目錄等檢索工具。

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關鍵詞：鄉鎮檔案；信息化；服務能力；人員素質；宣傳

中圖分類號： G271 文獻標識碼： A

一、鄉鎮檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理工作不規范

鄉鎮工作大多重視文書檔案，而忽視基建、會計、聲像、實物等檔案的規范管理，材料的整理歸檔存在很大的漏洞，不便于查找利用，有些檔案未作為資料保存，未納入統一管理，查詢起來很困難；有的歸檔不全面，檔案殘缺不全；有的檔案人員在工作變動時，移交不按程序辦事，不檢查，不清理，不簽字；有的單位或部門對檔案工作不夠重視，從而使得工作人員存在只要做了就行，至于做好做壞不重要的思想。責任心不強，工作積極性不高，導致鄉鎮檔案工作不規范、不齊全。

（二）檔案信息化工作滯后

檔案信息化建設任重道遠，雖然從 80 年代開始計算機就已經應用于檔案工作中，但在鄉鎮的運用也是近兩年才開始起步的，大多數還是處于對檔案的檢索統計等工作，在一定區域內也未實現資源共享，在查詢上也只能到當地檔案室查詢，異地查詢則無法實現。鄉鎮檔案信息化工作滯后還有一個重要原因，就是資金投入力度不夠，設備不齊全，計算機配置不高，運行不暢。

（三）鄉鎮檔案服務功能開發不足，限制了其社會影響的進一步擴大

大多數檔案人員對鄉鎮檔案管理的定位還停頓在重保管，輕利用上，對檔案信息資源的開發利用下功夫不深或者根本不愿下大氣力去開發檔案資源。鄉鎮檔案管理不僅應當對全鄉鎮檔案工作實行規劃、協調、監督和指導，而且還應當是鄉鎮的綜合信息利用中心，同時還應是彰顯檔案服務機關、服務群眾、服務社會的重要場所，而目前的一些檔案機構放棄了檔案信息的開發，也就是放棄了檔案與檔案工作的正面宣傳機會，間接地導致了鄉鎮檔案管理工作地位的下降。

（四）檔案工作人員專業素質普遍偏低

鄉鎮檔案管理工作人員一般都不是專業人員，而是機關內部身兼數職的職工，檔案管理專業素質比較差。對檔案進行收集、整理、入檔、管理、使用整個過程不甚了解，甚至是一邊工作一邊摸索，影響檔案管理工作效率和質量。鄉鎮檔案管理工作人員不是專人專職就會分散檔案管理工作的注意力，而且身兼數職增加職員工作任務，再加上人員調動頻繁，久而久之就會滯后檔案管理工作。

二、提高鄉鎮檔案管理水平的對策

（一）增強檔案管理工作意識和制度化建設

增強鄉鎮檔案管理工作首先要做的就是要增強鄉鎮領導的檔案管理意識，嚴格按照《檔案法》規定的內容開展檔案工作，把檔案管理工作加入到新農村建設工作日程中去。要加大政府考核檔案管理工作的比重，督促機關部門嚴格遵守規章制度來開展檔案工作。建立完善目標管理機制，加強對檔案管理部門的考核力度。可以適當的引入獎勵機制或者競爭機制，以此來激發員工檔案工作的參與積極性。要針對機關部門的檔案工作進行權、責、利的明確管理，理清工作順序，完善工作環境，認真做到責任到位、權力突出以及利益保證，要確保鄉鎮檔案管理工作的賞罰分明。建立健全工作管理制度，保證檔案管理工作有章可循、有理可依，保證工作的有效性。

（二）維護檔案的真實性、完整性和連續性

為保證檔案資料的真實性，檔案管理人員要嚴格把好入檔材料關，對擬入檔的材料嚴格把關，堅決不給投機造假者提供可乘之機。對存在偽造嫌疑的材料，經調查研究確認為偽造的材料，管理人員要堅持原則、出以公心，不徇私情，堅決清除，切實保證檔案的真實性。

檔案是“有時無用，無時有用”，但是，為充分發揮檔案的作用，保證檔案的完整性和連續性。在人才流動頻繁的今天，當檔案管理范圍每個人職位發生變動時，檔案管理人員要與相關單位聯系，及時做好檔案轉接工作，使流動人才自身的合法權益和應有的社會、政治待遇得到保障。

（三）提高檔案服務能力

檔案服務是檔案工作的重要目的。隨著經濟和社會的快速發展，鄉鎮檔案利用日趨社會化、多樣化、平民化，檔案的公眾服務面和服務需求日益凸顯。因此要不斷改進檔案服務工作，提高服務能力，切實增強檔案為經濟社會服務的功能。

1、要不斷明確服務方向

檔案管理人員要對檔案服務功能有更加全面的認識，既要為黨委和政府服務，也要為農村和農民服務。要主動提供檔案信息，明確服務方向。要掌握服務需求，積極主動開發檔案信息資源，定向提供專題服務，真正把群眾對檔案的需求作為服務的方向。

2、要不斷拓展服務領域

隨著我國經濟和社會建設的不斷發展，鄉鎮檔案工作在做好原有領域建檔服務的同時，積極做好新的領域的建檔服務。一方面，要重視現有檔案中的民生檔案資源的整合與開發，綜合利用好現有的土地承包檔案、林權檔案、計生檔案、會計檔案等。 另一方面，要進一步拓展民生檔案的服務領域，切實做好近幾年新形成的新型合作醫療檔案，土地流轉檔案，民營企業檔案，農技推廣檔案，村級財務檔案等事關人民群眾生產生活的民生檔案，作為服務平臺，進行科學整合開發利用，為人民群眾利用檔案提供實實在在的服務。

3、不斷提升業務指導能力

縣檔案局要進一步加強宏觀管理，強化管理職能。 建立一個有計劃、有步驟的多形式、多層次，布局合理的相互協作的業務指導體系。要根據鄉鎮各自的特點，采取分類指導，辦培訓班等形式，不斷提高鄉鎮檔案管理人員的業務技能。 引導鄉鎮檔案管理人員轉變觀念，及時捕捉新信息，發現新問題，拓展新思路，提高工作效率。

（四）提升工作人員專業素質

1、對檔案管理工作人員進行專業培訓，針對鄉鎮檔案管理人員流動性大的特點，調整培訓時間和培訓方式，可以將培訓時間縮短為三個月或者是半年，采取重點培訓以及輪流培訓的方式進行培訓學習，使之可以熟練掌握鄉鎮檔案管理工作內容，增強檔案管理工作相關專業知識。

2、鄉鎮檔案管理機關應該增設檔案管理人員，做到專職專員，減少或者消除身兼多職的現象，降低管理人員的工作壓力，提高工作質量。同時，機關部門應該加強對管理人員的待遇管理，可以采取激勵機制，激發工作人員的潛力，提升工作效率，保證鄉鎮檔案管理工作體系的穩定性以及優質性。

（五）做好檔案宣傳工作

加強宣傳教育是做好檔案工作的重要基礎。只有通過廣泛宣傳活動，才能形成檔案工作的社會共識和合力，才能從根本上體現鄉鎮檔案的價值。開展各種形式的檔案法律法規宣傳和教育，使檔案工作與群眾的日常生活密切地結合起來，促使群眾形成良好的檔案意識，為農村各項政策的貫徹執行打好扎實的社會基礎。在此基礎上，為解決農村土地糾紛、維護農民合法權益、穩定農村經濟秩序等積極開展檔案活動，以促進鄉鎮檔案的長效管理，增強群眾對檔案的認識。

結語

綜上，隨著我國改革的日益深化，加強檔案管理工作，無論對現在還是將來的事業，都是一件任重道遠的工作。鄉鎮檔案管理人員要不斷完善檔案管理，充分提高其使用價值，使其為社會經濟的發展提供強有力的保障。

參考文獻

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一、現代的檔案管理工作的轉變

（一）檔案載體的轉變

在電子檔案管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優勢大量出現。通過計算機輔助設計使產品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產或開發一項較大項目的產品就需產生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。

（二）企業檔案的分類變化

舊有的關于文書檔案、科技檔案、產品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統分類方案將被打破，取而代之以電子檔案管理系統中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統中，計算機依照規定指令根據工作目標隨時設立和調整類目。各企業檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是電子檔案管理過程中檔案分類更能貼近管理的需要，分類也將更詳細、更科學、更規范。

（三）檔案接收和保管上也有所改變

在電子環境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說檔案人員如果不進入到信息集成系統中去，則很難掌握到信息的核心部分甚至接收不到檔案。

無時無刻不在產生的電子文件、電子圖紙使檔案工作者再也無法坐等檔案的最后形成與歸檔了。他們必須在產生電子文件的源頭就行使檔案的監督指導職能。參照國家有關文件制定出本單位的《電子文件管理辦法》，提請信息集成系統的編制人員在其系統的設計和運行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等電子檔案管理內容。檔案工作者要在專業人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理。

此時企業檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的經過檔案人員鑒定歸檔的企業檔案信息將存入“虛擬庫房”。

二、電子檔案工作面臨的問題

（一）電子檔案原件的真實性問題

電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權威性。即使有人出于自己的目的將軟盤中存的內容進行了刪改，也難以發現和確定。

（二）電子檔案內容的保密性問題

用網絡的任何終端設備都能索取到存儲在網絡某一個設備上的電子文件。另一方面，一個終端上的電子文件也可同時發給若干個網絡終端。這對于在一段時間需保密的內容或限制提供利用的內容的安全保密問題，帶來了極大的威脅。

（三）電子檔案保笛的長久性問題

隨著辦公自動化的不斷深人，好多單位將會實現無紙辦公，所有的情況、決策、信息存儲在網絡中，人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實為檔案的歸檔存儲簡化了程序，也方便了利用，但是一旦網絡突然癱瘓或被毀，如出現“黑客”問題，遇到病毒問題或其它方面的故障，電子文件可能會在一瞬間同時消失，造成難以彌補的損失。

（四）檔案管理軟件的統一性問題

計算機軟件研制大大落后于硬件的發展，遠不適應各方面存儲的需要。檔案系統各地區之間、單位之間不使用統一的軟件，勢必會影響到互相之間的利用以及全國的聯網。

三、建議采取的對策

（一）盡快培養精通計算機技術的檔案專業人才

培養一批既懂檔案業務又精通計算機專業知識的人才已是檔案部門的當務之急。當前要在加強全員計算機知識培訓的同時，通過招考、送出去深造等渠道選拔、培養高、精、尖的電子檔案管理應用人才，使他們不僅精通計算機技術而且熟悉檔案業務，熱愛檔案事業；不僅會操作而且會設計程序，能夠開發軟件。

（二）建立健全維護電子文件真實和安全的法規

在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個環節，信息都有被更改、丟失的可能性，即使擁有完善的信息安全技術，也需要有相應的電子檔案管理措施來保證其得以實施。因此，建立健全相關法規和管理制度，對于維護電子檔案的原始性、真實性，保證其安全具有重要的意義。要通過法律形式將電子檔案管理和利用標準規定下來，使人們能夠自覺地遵守這些規定。同時要通過立法確認電子文件、電子檔案的法律憑證作用，確保國家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。

（三）制定科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規范

隨著電子文件的大量產生，迫切需要建立一套科學、合理、嚴密的電子檔案管理標準和規范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式，用標準和規范確定下來，使電子檔案從誕生之初就得以科學、有序、規范地管理，這是擺在檔案部門面前的一項重大課題，也是迫切需要解決的基礎性工作。

（四）研制開發數據格式標準統一、可以互相兼容的檔案管理軟件

建議由國家檔案局牽頭，研制開發適應電子檔案管理現代化的軟件，并在全國檔集系統統一推廣。我們盼望國家檔案局能把該問題列為工作重點，以此帶動全國檔案系統現代化管理水平的提高。

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通過運用科學的管理手段以及管理方式對民政檔案進行管理，可以有效的確保民政檔案管理工作順利開展，并且為民政檔案管理工作的深入改革以及可持續性發展打下堅實的基礎。一般來講，基層民政檔案管理與過人民群眾的關系最為緊密。在我國邁入經濟、社會發展新常態的階段，怎樣加強、深入落實基層民政檔案管理，相關的研究人員根據工作經驗淺談對此問題的想法。

1現階段我國基層民政檔案管理中存在的問題

1.1 我國各級民政部門工作人員缺乏對民政檔案的管理的重視程度

造成這種情況出現的主要原因是由于各級民政部門對民政官案管理工作的重視程度不夠，使得民政檔案管理工作一種沒有得到重視。雖然上級單位與基層單位對民政檔案管理的認識得到了同意，同時也對提升了對民政檔案管理工作的重視程度，同時也在民政檔案管理方面增加的投入。但是雖然民政檔案管理工作在整體上朝著正規化的方向發展，但是在個別基層單位中仍然存在著一些檔案管理人員對民政檔案管理的重要程度重視程度不夠的情況出現，缺乏工作所必須的檔案管理相關知識以及法律知識，在檔案管理的過程中依舊使用傳統的方式，重視業務、輕視工作。并且存在著極為個別的領導缺乏正確的思想認識，這直接導致了檔案管理人員在民政檔案管理的過程中只出工不出力。

1.2 在檔案管理過程中對檔案資料的收集不全

在民政檔案管理過程中的資料收集過程中，是由多科室協同進行的。但是由于在民政管理過程中，不同科室之間的工作步調并不一致，這就造成了民政管理部門在進行檔案材料收集管理的過程中信息收集不全面，甚至一些人員為了今后工作的方便，對某些有重要參考價值的材料留在手中，不上交，這就造成了一些民政檔案的缺失，嚴重的影響了民政檔案的完整性，同時也在一定看程度上影響了對檔案的發掘與利用，同時也對日常的服務工作造成了極大的影響。

1.3 民政檔案的利用效率較低

基層民政檔案管理有其自身的特點，例如：民政檔案管理涉及到的種類多也比較復雜、同時管理的數量非常大。但是由于在檔案收集過程中的問題，造成檔案收集不全，使得在進行優待撫恤、復轉軍人接受、安置等工作時有很大的工作阻礙，嚴重的影響了了民政部門的工作效率。

2民政檔案管理的對策

2.1 增加相關法律法規的宣傳力度，加強檔案管理工作人員的意識

對于民政部門的領導來講，必須要加強對檔案管理工作的重視程度，與此同時也要求相應的檔案管理人員需要重視對檔案管理系統使用的學習，加強對檔案管理目的、要求的認識程度，加強對民政檔案管理的認識。并要動員和組織民政部門的全體工作人員參與到檔案管理的工作中來，同時要加強對工作中的一些文件的收集與管理工作。對于那些不能即時收集的資料要進行記錄，以便于日后對其進行填補。

2.2 需要加強基層民政檔案工作的管理

2.2.1 領導需要加強對民政檔案管理工作的重視程度，同時加大投入的力度

基層民政部門的領導需要根據民政檔案管理工作中的實際情況，加大對民政檔案管理工作的投入，例如，為方便民政檔案管理工作的開展可以按照相關的工作要求，購買具有明顯分類功能的檔案盒、對專用的檔案計算機以及檔案管理工具進行更新。

2.2.2 加大宣傳力度，強化收集意識

對全體民政干部進行培訓，使民政干部了解檔案管理的相關規定和目的，不斷提高民政干部參與檔案管理工作的主動性、積極性和自覺性，認真督促各股室、局屬各單位主動整理檔案資料。同時加強對日常資料的收集、保管，對不能立即收集的，要做好登記，便于以后的整理歸檔，確保檔案的完整性和實用性，為領導查閱和決策做好服務工作。

2.2.3 是及時整理檢查，提高管理效率

對全面地收集干部人事檔案資料及時進行整理歸檔、登記等，充實完善干部人事檔案，同時采取定期和不定期自檢，做好有關材料的查漏補缺工作。加強日常規范檔案查閱、復印以及借閱程序。對于需要歸檔的人動、工資調整等材料，及時通知相關人和局屬單位負責檔案管理工作人員，并按干部管理權限及時收集存檔，確保現存檔案不丟失，無紕漏。

2.2.4 嚴格執行制度，加強業務交流

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關鍵詞：基層醫院 檔案管理 問題 對策

一、基層醫院檔案管理存在的主要問題

（一）檔案管理意識薄弱

現階段，在基層醫院發展的過程中，大部分領導的基層檔案管理意識薄弱，不能夠將檔案管理納入到醫院發展規劃之中，導致部分工作人員不重視檔案管理環節，認為檔案管理對醫院的發展沒有什么作用。此外，部分醫務人員不能夠熟悉和了解在檔案管理材料中的一些具體要求，對檔案的管理只是形式上的存在，并沒有發揮實質上的作用。

（二）檔案管理制度落后

現階段，在基層醫院發展的過程中，包括很多方面的管理制度，例如，醫療制度、護理制度以及財務制度等等，但是，大部分基層醫院卻沒有設置檔案管理制度。因此，在檔案管理的過程中，醫院沒有明確檔案管理的具體負責人員，進而無法實現檔案管理的系統性，不能夠將檔案管理與醫院發展的實際狀況有機的結合在一起，這不利于加快基層醫院的發展進程。

（三）檔案管理人員的專業素養較差

伴隨科學技術的快速發展，以及信息化時代的到來，在檔案管理的過程中，醫院對檔案管理人員提出了更高的要求和標準，要求檔案管理人員應不斷提高自身的專業素養，以適應信息時展的要求。但是，現階段，大部分檔案管理人員的專業素養較差，部分檔案管理人員是從其它部門調劑過來，因此，對檔案管理缺少系統、理論化的管理，這已經無法適應信息時展的基本要求。

二、完善基層醫院檔案管理的對策

（一） 強化檔案管理意識

目前，在基層醫院發展的過程中，檔案管理環節發揮重要作用，能夠記錄和承載單位的歷史記錄，是基層醫院發展不可缺少的重要信息資源。因此，要想加快基層醫院的發展進程，應強化基層醫院領導基層對檔案管理的重視，以使檔案管理能夠納入到基層醫院發展規劃之中，并且還應大力宣傳與檔案法相關的基本條例，進而使基層醫院領導充分認識到檔案管理對醫院發展的重要性，以使醫院檔案管理的進程不斷加快。

（二）建立完善的檔案管理制度

為了有效確保檔案管理工作的順利開展，要求基層醫院應當建立健全檔案管理制度，嚴格按照檔案管理的具體要求，以及醫院自身發展的實際狀況，以使檔案管理制度能夠與醫院發展的實際相結合，明確工作人員的具體職責，使醫院的全體員工都能夠加入到醫院管理之中。此外，對于檔案管理人員，醫院應進行嚴格的考核，使考核與管理人員自身的利益融合在一起，從而調動管理人員工作的積極性，更好的投入到檔案管理之中。

（三）提高檔案管理人員的專業技能與專業素養

檔案管理人員的專業技能與專業素養直接影響檔案管理效率，因此，在基層醫院檔案管理的過程中，提高管理人員的專業技能與專業素養具有很重要的現實意義。這就要求醫院應認識到提高檔案管理人員專業素養的重要性，定期組織檔案管理人員進行培訓，培訓方式可以由單一化轉變為多樣化，例如，可以通過專家講座、座談會議、交流會議等等，逐漸轉變檔案管理人員的認知水平。

此外，醫院的領導階層也應定期參加與檔案管理相關的國際交流會議，吸收其先進的管理理念，引進專業素養較高的管理人員，為其提供良好的工作環境，使其能夠更好的服務于醫院的檔案管理。

（四）明確檔案管理人員的具體責任

目前，在基層醫院檔案管理的過程中，檔案的交接環節至關重要，因此，醫院的領導階層應提高重視程度，將檔案交接納入到重要議程之中。因為在醫院檔案管理的過程中，涉及的內容比較多，并且部門分散、復雜，因此，檔案具有很強的專業性和技術性，這就要求醫院應建立全面、系統的檔案交接制度，改進和完善檔案材料的傳遞制度，實現檔案的動態化管理，一旦發現任何問題，及時找到解決的對策。

（五）加強檔案的開發效率

在基層醫院檔案管理的過程中，要求相關管理人員不應只是停留在整理、保管階段，應始終堅持服務的基本理念，由以往的被動逐漸轉向主動開發檔案信息資源。

例如，檔案管理人員應充分利用各種檔案載體，使檔案內容豐富、形式多樣化，為基層醫院開展文化建設提供有利的素材，以向工作人員弘揚醫院文化，為醫院的發展奠定良好的基礎。

三、結語

綜上所述，通過分析醫院檔案管理存在的主要問題，以及完善的基本對策，我們可以看出，在基層醫院發展的過程中，檔案管理環節至關重要，是基層醫院得以生存和發展的基礎，但是，由于受到多種因素的限制，在檔案管理的過程中，仍舊存在諸多的缺陷，不利于加快基層醫院的發展進程。因此，基于以上存在的問題，這就要求醫院相關管理人員應充分認識到檔案管理對醫院發展的重要性，建立健全檔案管理體制，提高檔案管理人員的專業技能與專業素養，引進專業素養較高的檔案管理人員，明確檔案管理人員的具體職責，強化檔案的開發效率，以使醫院朝向更好、更快的方向發展。

參考文獻：

[1]張紅文，徐秀玲，劉麗麗等.淺談基層醫院如何實現檔案管理的現代化[J].醫學信息與管理，2011，（06）.

[2]李曉紅，劉玉婷，張筱雨等.淺談基層醫院檔案管理存在的主要問題以及完善的基本對策[J].人民教育出版社，2011，（08）.

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關鍵詞： 土地資源 土地利用 農村宅基地 檔案管理 檔案利用

農村宅基地的管理是基層國土部門的重要工作，國家規定申請宅基地的基本條件是“一戶一宅”，農村宅基地的審核工作是基層國土部門的基本工作，“三到場”的第一步就是村民提出申請，由基層國土部門到實地審查申請人是否符合條件，擬用地是否符合規劃。這一系列的條件基本都是靠村干部和村民陳述，不真實的審查結果往往給基層國土部門的工作造成很大被動性。此時，宅基地檔案的作用就顯現出來了。

宅基地檔案是一項在我國土地資源管理工作活動中形成的具有一定特性的檔案，它是農村土地資源管理工作的一項重要內容和基礎工作。同時，加強對農村宅基地檔案的管理和利用，可以提高基層國土資源部門的工作效率和工作質量創造必要的條件。農村宅基地的檔案，記錄了每一戶村民的家庭、個人基本信息和住宅信息，包括個人身份證、家庭成員姓名和年齡、宅基地位置和面積、周邊四鄰基本情況等等，合理地利用這些信息，將會給我們貫徹“一戶一宅”的政策、有效防范工作失誤、限制“小產權房”建設等方面起到強大作用。筆者根據在基層國土部門十幾年的工作經驗，現將怎樣合理利用宅基地檔案的做法和建議作簡單介紹。

1.宅基地檔案的有效利用關鍵在統計

目前的宅基地檔案是按年度歸檔，形成要審核一戶村民是否曾經進行過宅基地登記，就得從最初的審批年度開始往下一戶一戶查找，給工作帶來很大難度，也影響工作效率。那么如何解決這個問題呢？就是統計，即按村別進行統計。

1.1統計范圍

歷年的農村宅基地審批和登記檔案、小區和聯建房及個人住宅違法用地查處卷宗資料。其他如農村土地調查資料檔案、其他工作涉及的村組提交的組員名錄資料等。

1.2統計的分類和排列

分為小區、集中居住區、聯建戶、分散戶四類。

由于相對來說宅基地的變化較少，所以不需要每戶一檔，只按村統計、按組別進行排列，有明顯地標的再按地標排列，如某某路東、某某河西等等。在村民名下錄入其宅基地要素和變化情況。

1.3統計的要素

村、組、戶主姓名和身份證號碼、四鄰界址、宅基地邊長和面積、申請原因（如分戶新建、落戶新建、原拆原建、拆舊重建、拆遷安置等）、審批時間和許可證號、登記時間和土地證號、審批和登記卷宗號、變更情況記錄等等。

1.4注意要點

身份證號必須要準確錄入。因為身份證號是我們區別他們或者說是核實申請人是否曾經登記過其他宅基地的主要證據。

四鄰界址涉及到其他村民宅基地的，必須錄入其名。錄入姓名后，在進行查找時就可以有放矢地進行實地調查核實，即可了解真實情況。

卷宗號按戶錄入。要把涉及某一戶村民的所有材料的卷宗號都錄入其名下，這樣在需要使用原始資料進行核對時就不必多處查找。

變更情況的錄入要詳實。這對基層國土部門的工作人員來說，可以更深入地了解轄區內的宅基地使用情況。

農村土地調查檔案很重要。雖然這些檔案中的一些住戶并未進行登記，有的卷宗里甚至只有一張紙的草圖，都不要遺漏掉，統統按位置錄入，因為這是真實存在的宅基地，不是因為未進行審批登記就可以忽略的。

2.農村宅基地檔案合理利用的實際作用

2.1發揮檔案資料在宅基地監督管理上的作用，切實保障“一戶一宅”法律制度的落實

“一戶一宅”并不是指某一村民只登記了一宗宅基地，而是實際擁有的只有一處宅基地。目前農村有些村民擁有不止一處宅基地，但不愿意為老宅基地補辦手續，這就形成了國土部門對村民住宅情況的了解不夠，面對新宅基地申請時，村委會證明了其沒有老宅基地，本部門審批登記名錄中又查找不到，往往就審核通過了。而將農村宅基地檔案全部合并統計后，即使未辦理土地手續的宅基地也一目了然。

2.2對“小產權房”的有效管控

作為基層國土部門，有效管控“小產權房”是我們義不容辭的責任。由于加大了違法用地的管控和打擊力度，使得“小產權房”的開發商不得不到國土部門辦理土地手續，針對國家政策，這些“小產權房”都為自己找了件“合法的外衣”，即以鎮政府或村委會的名義進行申請建設安置房、集中居住區和聯建房，其真實的情況就是鎮或村將臨近鎮、村中心或主要道路兩側的集體土地低價出售給開發商，開發商將房子預售給購房戶，再以農村宅基地的形式向國土部門申請審批，然后為購房戶辦理集體土地使用權證書。

在基層工作的這些年中，我們先是要求提供安置戶或聯建戶名單，然后張貼到村進行公示，然而明明是對外出售的卻公示無異議。后來要求提供安置戶或聯建戶的身份證原件進行核對，要求村組針對每一戶出具其符戶宅基地條件的證明材料并寫下承諾書，等等手段還是不能有效控制這些披著“合法外衣”的商品房建設，因為沒有證據，即使懷疑其是商品房，但申請人捧著一堆材料來申請時，不辦就是不作為，辦了心里又沒底。而這些開發商往往“神通廣大”，工作人員到實地了解時根本問不到真實情況。

而當所有的檔案資料錄入電腦后，根據申請人提供的姓名和身份證號，工作人員可以輕松地核對出申請人是否是本村村民、申請人及其配偶是否有宅基地（不管是已經登記發證了的、還是審批了未登記的，甚至是既未審批也未登記的老宅地或違法建筑，只要是事實存在的就屬于有）、申請人的申請理由是否屬實等情況都可以立刻一目了然。在第一時間獲得真實情況之后即可作出受理或拒絕申請人的宅基地申請決定。

2.3有效防范基層國土資源部門職務犯罪發生

由于“小產權房”的建設有利可圖，很多開發商不擇手段與相關人員拉近關系。因此，將所有宅基地檔案材料錄入電腦形成系統后，杜絕了將“小產權房”合法化，杜絕了“一戶多宅”現象的發生，也有效地防范了職務犯罪的發生，某種意義上來說這也是對基層國土部門工作人員的行為起到了監督和保護的作用。

2.4建立系統的過程中得以將過去工作進行“回頭看”，及時糾錯和進行處理

對檔案進行“回頭看”時，可以總結經驗，還能發現問題。最常見到的問題有：申請審批表的申請人姓名和身份證號碼與身份證不一致、有些申請人在不同年度兩次申請宅基地獲得審批的情況、審批面積與登記面積不符、涂改現象較多，非本地戶口取得宅基地批準手續。從這些問題中可以看出存在明顯錯誤的宅基地檔案，如何處理呢？一方面保持檔案原貌，另一方面就卷宗里的錯誤進行調查了解，將調查情況和真實結果在卷宗備忘里進行詳細說明并留下調查人的姓名和調查時間。在距卷宗形成最短的時間里，還原最真實的情況。

2.5為加快宅基地確權登記發證工作打好基礎

雖然國家早就要求各地加快宅基地確權登記發證工作，但因種種原因，老宅基地的發證率依然很低。將歷年的農村違法用地檔案、農村土地調查檔案再與已審批登記的宅基地檔案進行合并統計后，雖然老宅基地的登記發證率未提升，但每個村組共有多少宅基地，分別屬于哪些村民、哪些村民是租住房、哪些宅基地沒有進行登記發證等情況就很清楚了，再經過平時工作中隨時隨地的補充更新，在條件成熟時為老宅基地進行登記時就很方便了。

3.對國土資源檔案工作幾點想法

檔案管理就其基本性質和主要作用來說，是一項具有管理性、服務性、政治性特點的工作。檔案管理工作不僅僅是收集、分類、裝訂、保存，更大的作用是通過提供檔案信息為社會實踐服務，其目的是為了更好地適應社會的利用需要。檔案管理工作，要遵循集中統一管理檔案、維護檔案的完整與安全、便于利用的原則。

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關鍵詞:高校檔案管理;存在問題;解決對策

中圖分類號:G27文獻標識碼:A

文章編號:1009-0118(2012)09-0211-02

高校檔案記載著一個學校的過去和現在,更加映射著一個學校的未來。所以,高校檔案管理是學校的一個重要組成部分,是提升一個學校競爭力的指標之一,然而新形勢下的檔案管理工作還存在很多不足,本文針對檔案工作人員,學校規章制度等方面對高校檔案管理現狀進行分析,提出相應措施。

一、檔案管理服務創新的意義

管理就是一種服務,檢驗檔案管理工作是否到位,關鍵是能否為檔案利用人員服務到位,檔案內容是否完整,檔案查閱是否方便,是否真正把檔案利用者視為客戶。

二、高校檔案管理工作重要性的認識

高校檔案是指高校從事招生,教學,科研,管理等直接形成的對學生,學校和社會有保存價值的各種文字,圖表,聲像等不同形式,載體的歷史記錄,主要分為黨群檔案,科研檔案,教學檔案,學生檔案,產品檔案,財會檔案,基建檔案,設備檔案,出版檔案,外事檔案及聲像檔案等。

檔案管理活動是包含了信息的輸入,存儲,加工,輸出這樣一個信息傳輸過程,是一種信息控制系統,但與其他文獻管理活動相比,它又具有自己的特點:(一)檔案資源積累過程的患慢性;(二)檔案管理過程扣階段性;(三)檔案管理活動對檔案形成者的依附性;(四)檔案管理工作對社會的相對封閉性。

三、高校檔案管理的基本任務

(一)內容

1、貫徹執行國家關于檔案工作的法令,政策和規定,規劃全校檔案工作。

2、制訂本校關于檔案工作的規章制度,并負責監督,指導和檢查執行情況。

3、負責接收、管理、分類、鑒定、統計、保管全校的各類檔案及有養料。

4、開展檔案的開放或利用工作。

5、負責編輯檔案,參考資料,編制檢索工具,積極開展檔案信息資源。

6、參加檔案信息工作的整體化建設,積極開發檔案信息資源。

7、參加檔案信息工作的整體化建設,開展多方面協作,進行檔案信息交流。

8、負責對全校檔案工作人員的業務培訓,開展檔案宣傳工作和利用者教育活動,開展檔案學術研究和交流活動。

(二)理論知識創新,是檔案管理活力的源泉

當今時代是知識經濟時代,也是信息時代,在這個時代中,各行各業都發生著日新月異的變化。檔案管理工作只有不斷進行理論知識方面的創新,才能適應新時展的要求,跟上時展的步伐,新形勢下檔案工作創新有著廣闊的創造空間。另外,隨著我國社會主義市場經濟體制的建立和完善,政府職能部門都應考慮和實踐的大問題,另外,隨著我國社會主義市場經濟體制的建立和完善,政府職能以及行政管理模式必然隨之變化,對檔案工作來說,涉及的問題會越來越多,工作也越來越繁重。新問題,新挑戰迫切需要廣大檔案工作者既要在思想上高度重視,又要在行動主動探索,更要在實踐上進行積極創新,才能使檔案工作跟上形式的發展,實現其應有的促進和推動作用。

(三)技術管理創新,是檔案管理全面發展

技術管理創新一方面要努力推進管理模式的創新,檔案管理者要自覺堅持在管理方法的創新上下工夫,在管理手段現代化上下功夫,堅決克服等、要和各種因循守舊思想的束縛的,牢固樹立檔案是一種信息資源,同樣產生經濟和社會效益的理念,把有限的被動服務轉變為主動服務,由以傳統的靜態服務,間接服務轉變動態的,直接的高層次服務,由封閉型的管理向開放型管理轉變,由單一服務向多元化服務轉變。另一方面要努力推進管理手段的創新檔案管理主要是和數字與文字打交道,數字化檔案將成為今后檔案管理事業的主要存在形式,建設數字化檔案已經成為檔案管理的發展方向。

四、檔案管理的創新基本內涵

檔案管理人員要在思想觀念方面創新,首先要對檔案管理工作的變化有明確的認識,過去檔案工作主要是為政治服務,是相對封閉的,服務的方式也是被動接待為主,改革開放之后,檔案工作已經有了重大的轉變,既要為政治服務,還要為經濟建設,教學科研,編史修志服務。要面向社會,全面開放,并主動開放檔案信息資源,為改革開放和經濟建設服務。社會主義市場經濟建立后,對檔案事業提出了新的更高的要求,在不斷發展的新形式下,檔案工作者只有解放思想,更新觀念,開拓創新,才能研究新情況,解決新問題,實現新突破。檔案管理者必須注重創新思想培養,創新思想是一個相對性的概念,是相對于常規思維而言的一種思維方式,創新思維是一般具有獨特性,新穎性,靈活性,邏輯性,對象的潛在性等特點,因此,要使檔案管理部門創新成功,必須培養創新思維。

五、目前高校檔案管理存在的問題

(一)在管理體制上,檔案機構設立不健全,絕大多數檔案機構都是黨辦,校辦下的科級建制,歸屬校辦管理,編制少,人手不足,致使分工不夠具體,職責難以劃分清楚。

(二)檔案工作人員素質偏低,在安排工作時,一般不會安排工作能力強的人員擔任兼職檔案員,大我數是半路出家,沒有經過業務學習和培訓上崗,致使檔案管理人員業務知識缺乏,業務不精通。

(三)檔案門類不全。目前的高校檔案內容單一,主要以黨政,財會類檔案居多,而其他檔案門類如照片,聲像檔案,實物檔案等嚴重匱乏,不能滿足各個層次檔案利用主體的需求。

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畜牧檔案作為一種重要的信息資源，是畜牧業科技研究、重大動物疫病防控、畜產品質量監管和畜牧獸醫活動的直接記錄，它記載和反映了一個地區畜牧業發展的全部過程和具體成果，是一項重要的信息資源和知識寶庫。因此，做好畜牧檔案管理工作對于總結前人經驗教訓、滿足今后畜牧生產建設和科研工作的需要，對于促進畜牧業經濟社會全面發展、對于夯實畜牧大市建設基礎，具有重要的意義。

一、畜牧部門檔案管理存在的問題

1.制度建設有待加強

制度的建立及完善是畜牧檔案管理的重要支撐，畜牧部門要遵循國家相關法律法規制定科學、合理的檔案管理制度，并將其貫徹執行，保證檔案管理工作者有章可循，有據可依，從而實現檔案及檔案管理的標準化和規范化。

2.人員隊伍建設有待提高

畜牧部門檔案管理干部隊伍結構參差不齊，整體表現出檔案管理專業知識和計算機技能的缺乏。檔案專業出身的工作人員只占到較少的一部分，此外還存在沒有接受任何檔案專業培訓的人員;從事檔案管理工作的干部一般都是年齡較大的工作人員，其對計算機和互聯網的認識和使用“不敏感”，學習起來存在一定的困難，這也無形中加大了檔案管理工作中的難度。

3.硬件設施比較落后

畜牧檔案具有內容多、范圍廣、分類雜的特點，目前傳統的畜牧檔案在收集整理以及后期查閱中存在低效的問題。主要表現在，尚未建設專業的檔案保管室，尚未配套檔案管理所需的設備，檔案管理還沒有達到辦公自動化，人工形式的檔案管理不僅工作量大，效率低下，讓工作人員承擔較大的工作壓力及工作挑戰，還給檔案的檢索和利用帶來了一定的麻煩，嚴重阻礙了檔案管理工作的現代化發展。此外，隨著時代的發展，畜牧檔案門類與其數量不斷增加，人工形式的管理容易導致記錄不全面，不具體和檔案件過多等問題。在信息技術高速發展的今天，畜牧資源缺乏共享與推廣的平臺和渠道，嚴重影響了其社會效益與經濟效益的發揮。

二、幾點建議

1.加強領導，提高對畜牧檔案的認識

畜牧部門是一個專業性質非常強的部門，領導往往重視業務工作而忽視檔案管理工作，各級領導要提高對畜牧檔案工作的重視程度，應該把檔案工作切實的提上日常工作的議事日程上，并以分管負責人為組長主抓檔案工作，制定專人負責檔案管理的各項工作。形成對檔案管理工作的重視，只有單位領導帶頭重視檔案管理工作，認識到檔案管理工作對畜牧業發展的重要性，才能把檔案管理各項工作落到實處。

2.健全檔案管理制度，加強畜牧檔案的收集

畜牧部門要健全檔案管理制度，規范化檔案管理。要明確檔案查閱及使用方法。畜牧檔案管理工作者應根據畜牧部門工作的特點，建立合理完善的檔案收集制度。針對實際工作情況，隨時和定期收集檔案資料。還應開展檔案建立及相關法律法規的宣傳工作，使全體職工充分認識建立檔案的重要性。通過營造良好的工作氛圍，使干部職工做到自覺將應該存檔的材料交給檔案管理工作者建立檔案。

3.提高檔案人員的工作意識和自身綜合素質

首先，畜牧部門要保證檔案管理工作者能夠持證上崗，以提升整體的檔案管理水平。此外，要將檔案管理列入日常工作事宜中，完善檔案管理機構，成立專項領導小組，在相關領導的大力支持下發現并落實解決問題;挑選具有高素質且熟悉計算機操作的檔案工作人員，并經常對其進行理論與實踐技能的培訓，使檔案管理工作者與時俱進，在工作中不斷發現新問題，總結新方法，掌握新技術，才能適應檔案工作的需要。與此同時，作為檔案管理工作者，要從自身做起，更新觀念，改善自己的工作方式，在工作中，不斷推陳出新，以滿足社會的發展對檔案工作提出的新要求。

4.加大硬件設施和自動化辦公設施的投入

在本著分開庫房、查閱及辦公的原則，依照相關標準建立符合畜牧部門實際情況的檔案專用庫房。在檔案專用庫房中要設置一定的消防設施等必備設施，力求做到防盜、防潮、防火、防塵、防鼠及防高溫等防范工作。還要加大基礎設施的資金投入，配置掃描儀、計算機等設備，配備管理專用的軟件系統，讓各個門類的檔案資料實現數字化歸檔，使用計算機錄入全部文件資料，真正地實現檔案的信息化管理，最大程度地提升檔案資料檢索速度，盡力為畜牧業各項工作提供有效服務。

5.強化激勵機制，提高檔案工作者的地位和待遇

長期以來，檔案管理部門一直都不受重視，年輕人都愿意搞業務工作，導致檔案管理人員一般都年齡較大。要徹底改變這種情況，首先畜牧部門領導要高度重視檔案工作，加大對檔案部門的資金投入，改善工作環境，提高檔案管理工作人員的薪資待遇，增加檔案管理工作人員職稱評定的數量和聘請指數等方法以提高檔案管理工作人員的社會地位和工作積極性。

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基建檔案指的是各種工程項目在建設期間產生的有參考價值和使用價值的文字、視頻、工程圖紙、項目文件等重要資料。基建檔案一般是需要進行統一的集中管理，要確保檔案材料的完整性和準確性，以便后續有效、系統地進行利用。通過檔案，我們可以更好地了解過去，通過對以往資料的總結和理解，把握好現在和未來，基建項目檔案包含的是項目工程建設中最為重要的成果，對未來的發展起著至關重要的作用，同時也是連接過去和現在、未來的樞紐。

1 基建檔案管理的重要意義

有關數據顯示，基建檔案管理的好壞可以直接影響項目建設的成本及進程。許多城市在建設項目驗收時都將基建檔案作為驗收的內容之一，基建檔案是否完整，關系著項目工程驗收的順利與否。另外，一個單位或者工程建設基建檔案管理的好壞程度，與該單位或公司的檔案管理章程和檔案管理負責人以及管理人員水平有著緊密的關系。

第一，檔案是項目工程管理中重要的歷史依據。項目建設工程在完成交付后，如果出現任何的非人為因素導致的問題，都可以通過翻查當時的基建檔案來進行分析排查，查明問題出現的原因以及部位，歸屬的責任方，以便及時維修、修復以及追究責任方責任，進行賠償，以避免發生不必要的糾紛。

第二，工程檔案在項目建設上具有一定的增值效益。在各工程建設中，對基建檔案的有效使用可以在很大程度上減少工程的施工時間和增加施工的安全，間接或直接地具有一定的增值作用。在檔案中保存的關于建筑工地中線路管道、隱形環節以及各種器材的承重力等的重要資料和數據，在后續對該工程項目維修起著重要的作用，另外，建立基建檔案更是對工程的擴建、改建以及修復工作提供著關鍵的參考依據。

第三，基建檔案對未來項目工程的發展具有良好的參考價值。完整有序的基建檔案可以為未來進行相似類型工程建設提供一定的參考和借鑒。在進行類似的項目工程建設時，工作人員可以通過對相關的基建檔案，了解項目建設的可行性、方案設計、投資經費等方面的情況，充分對歷史材料進行研究和分析，更好地借鑒之前的檔案記錄，提高本工程的進度。

2 基建檔案管理中存在的問題

基礎項目建設一般表現為一次性、唯一性、系統性和固定性等特點，因而基礎建設的檔案除這幾點外，還有專業性、多樣性、復雜性、實用性及滯后性等專有特性。隨著改革開放，我國的經濟也在飛快地發展，同時基礎建設項目也伴隨著經濟發展得到了進一步的發展，一般城市的基礎建設多以企業及各單位改善員工住宿條件而建設的經濟型適用房、舊房改建、商業住宅房的開發等為主，在為城市發展做出大規模改造的同時，也為工程項目建設檔案管理提出了新的要求。目前，我國在基建檔案管理中的問題也日益浮現在人們的眼前。

2.1 對建立基建檔案意識不強

由于一些工期原因，有些負責人只重視工程的成本，而忽略了對項目檔案的建立，導致基建檔案資料收集困難，無法開展整理歸納的工作，從而造成檔案管理工作停滯，影響后續工作。在工程建設中，經常出現檔案不完備、不規范等情況，例如：注重工程圖紙的設計，在驗收報告上不蓋章；施工完成后立刻撤離，沒有移交相關資料；較大的工程項目中，工作人員積極度不高，收集資料不完整、不及時等，致使檔案建立緩慢，使用率低下等情況。

2.2 檔案工作管理人員不重視

目前，大部分管理檔案的工作人員對自身工作的重視程度不深，對檔案的保護不到位，有些工作人員年齡淺、經驗較少、對檔案管理的工作內容認識程度不深。從專業的角度來看，檔案管理的工作人員雖然具有一定的檔案管理經驗，但是對工程建設方面的知識了解不足，不熟悉項目建設流程；然而，項目工程人員和施工人員雖然對基建工作非常擅長，但是對于檔案工作不熟悉，缺少對檔案工作的了解和重視。雙方的工作人員不能進行有效的溝通和及時的交流，很容易影響檔案工作的順利開展。

2.3 資料收集難度大，信息不完整

基建資料的搜尋和整理一直是檔案管理中存在的重要問題，由于基建檔案的建立具有完整性和專業性等特點，使得檔案資料搜尋歸納工作開展困難。另外，從有些基建檔案資料的整理情況來看，有些材料和工程圖紙不完整，缺少標注日期；有些無簽名和章印，檔案資料不完整、不準確。

2.4 檔案文件缺少原件

現如今，基建檔案里的文件資料多為原件的復印本，原件卻不知所蹤。眾所周知，原件是基礎工程建設中最為重要一個證據，雖然材料內容是一樣的，但是原件與復印件的價值卻相差巨大。在一些需要原件、需要具有法律效益的文件材料的關鍵時候，復印件便不能取代原件的作用，原件的丟失不利于檔案的長期管理，更會給今后的工作帶來諸多麻煩。

3 對策分析

3.1 重視基建檔案管理工作

要樹立正確的檔案管理意識，做好檔案管理的基礎工作，首先要從觀念上重視自身所從事的工作，要從思想上認識到對檔案的嚴格管理是在保護企業和單位重要材料的工作。其次要鼓勵全體人員積極配合，一起完成對工程建設的檔案管理這項基本工作。

第一，通過集中學習等方式，轉變傳統的思想觀念，營造一種和諧濃厚的工作氣氛，在觀念上重視基建檔案的管理工作。因此，領導們應該積極鼓勵工作人員加入到基建檔案管理工作中，優化基建材料收集有關流程，讓各部門積極配合管理人員工作，及時地移交有關材料，以保證工作可以有效推進。

第二，領導應該重視基建檔案管理工作，將其增添到會議日程和工作匯報中，可以制定一定的考核制度和獎懲規則，同時也要加強對管理工作的硬件設施投放，以確保工作的有效進行。

3.2 強化基建檔案管理制度

有些工程建設的施工單位較多，項目涉及范圍較廣，因而，不同單位對相關檔案管理的方式也有所不同。因此，需要制定一個統一的、合理的、適用性較強的項目檔案管理的相關制度，并且對領導負責人、職能分工、獎懲制度等都要有著明確的規定，以及對檔案材料的收集、分類整理、歸納及竣工驗收等流程做出具體的規定要求。另外，要分配具有專業知識的檔案管理人員，有效地執行工作，完善檔案管理的制度，還應讓項目人員與管理人員進行有效的溝通和及時的交流。

3.3 利用新型科學技術

現在是網絡技術時代，信息化更是給檔案管理工作提供了新的機遇，應該適應現代科學技術的發展，利用計算機技術，優化項目管理的工作模式，使基建檔案管理更加信息化和科學化。檔案管理體系應當合理地利用管理應用技術，實現檔案管理網絡化，利用網絡傳輸、實時查閱、同步保存，逐漸將文書檔案轉變為電子檔案，進行檔案工作的收集、保存等，最終建立檔案電子數據庫。

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關鍵詞：檔案管理；問題；對策

中圖分類號：G472.4 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）010-00-02

人事檔案是在人事管理活動中形成的，記載和反映個人履歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料，是每個人的經歷學歷、社會關系、思想道德品質、工作學習狀況以及考核獎勵處罰等情況的原始記錄。人事檔案管理是將人事檔案先進行收集、整理、保管然后提供給人們利用的活動，對人力資源開發起著重要的作用。

一、人事檔案的作用

在現代勞動用工管理中，人事檔案的作用包括兩個方面：

對職工個人而言，檔案具有任何材料都不可能具備的真實依據和原始憑證作用，所以它的法律效力極強。無論是考研、就業、出國審查還是升職晉級、各種社會保險、離休退休手續辦理以及各種證明材料的出具等都離不開檔案材料作為重要依據。

對于用人單位來說，人事檔案作為人才信息的重要載體，是人才信息最基本和最主要的來源，通過利用檔案，可以清楚地了解員工過去的工作軌跡，考察其德、能、勤、績、廉等各方面的情況，從而全面準確地了解一個人的基本情況、素質能力，是知人、選賢、舉能的重要工具，對培養選拔人才開發人力資源具有重要作用。

二、當前人事檔案管理工作中存在的問題

1.人事檔案管理硬件條件嚴重落后，管理水平較低。當前有相當一部分單位人事檔案管理仍停留在過去原始的手工操作階段，設備設施簡陋，應付湊合，技術落后，徒耗時間和精力，檔案的完整、準確難以得到保證。據統計，不少單位沒有專門的檔案管理庫房，辦公、閱檔、倉庫合一，缺乏空調、去濕機等設備，嚴重影響了檔案的安全性和保密性。

2.人事檔案管理人員不足，隊伍不穩定，專業素質偏低。很多單位根本沒有達到中央組織部要求的“管理一千人的檔案需要配備一名專職干部”的基本人員配置，不但有一人兼職管理幾千卷檔案情況，甚至用臨時工管理檔案的也屢見不鮮。一些檔案管理人員學歷和專業素質低，對檔案缺乏責任感，不經過培訓就上崗，不具備最基本的業務知識，不懂電腦的使用。而且很多檔案管理人員身兼數職，對檔案管理工作精力投入不足，致使檔案材料未能及時整理歸檔，案卷達不到“歸檔齊全完整、鑒別要認真、分類要準確、編排必須有序、目錄務必清楚、裝訂要整齊”的要求，嚴重影響了檔案管理水平。

3.人事檔案內容質量不高。一是人事檔案造假嚴重。在各種利益驅使下，一些人利欲熏心，利用手中權力和管理漏洞，偽造、涂改檔案內容，假工齡、假年齡、假黨員、假職務、假榮譽等屢見不鮮，從“原共青團石家莊市委副書記王亞麗，身份、年齡、履歷、檔案均涉嫌造假”的新聞也可以看出，一些單位的檔案造假已經到了非常嚴重的程度。二是檔案材料內容質量不高。人事檔案是每個人信息的“記錄儀”、“儲存器”和“說明書”，應從各個方面反映一個人全面的基本的情況，“見檔如見人”。然而現實中的情況卻是，很多人的人事檔案寥寥數字，幾無更新，信息量很少，個性特征更是無從談起，可利用價值不高。很多鑒定、考核和評價材料都給人以“千人一面”、“如出一轍”的感覺，內容及形式雷同，不能準確反映個人的真實情況。三是人事檔案在觀念上多是重政治輕業務，反映政治表現、家庭狀況及社會關系等方面的內容較多，而能反映一個人業績特別是動態反映一個人工作情況的信息，如：管理能力、技術專長、工作實績、心理素質、崗位培訓、繼續教育等情況，則少之又少。有的即使有，數量也有限或補充不及時。

4.人員流動過程中出現的檔案管理滯后問題。隨著市場經濟體制的確立、用工方式的多樣化以及人才資源配置方式的變化，人才流動日益頻繁，越來越多的“單位人”轉變為“社會人”，出現了擅自扣檔、擅自帶檔、重新建檔、棄檔、檔案丟失、傳遞混亂等情況。例如，近年來越來越多的高校畢業生把就業目標投向了非公有制單位或外企，這些單位不需要個人檔案，只需要相關的學歷證明和身份證明，而多數國有企業在吸收人員時，也基本上實行了靈活的聘任制，而非終身雇傭制。人事檔案的這種社會功能的弱化，造成了越來越多的人不重視人事檔案，而一旦需要時又手足無措，費盡周折。

5.人事檔案信息開發利用不夠，重保密輕服務。檔案管理，無論是收集、整理，還是鑒別、保管，究其本質，都是為了提供信息，服務于識人、選人、用人，為人事決策提供參考依據，有效利用是檔案管理的出發點和歸宿。但就目前而言，人事檔案利用工作基本都是被動服務，等待相關人員主動找上門來查閱才提供，缺少主動服務精神，開發意識差；即使查閱利用，范圍也有限，往往只提供黨團材料、社會關系、簡歷職稱等膚淺表面的自然情況，而真正用于人才選拔、培養、開發乃至預測等方面的內容較少，嚴重影響和弱化了人事檔案的現實效用和歷史價值。另外，由于人事檔案具有機密性，加之利用檔案審批手續比較嚴格，限制較多，因此利用也不夠充分。許多檔案除了在職稱評定、工資晉升時利用外，長期沉睡在檔案盒里。

三、解決問題的對策

1.夯實人事檔案管理的基礎。檔案管理部門要按照檔案管理設施建設的有關要求，配備標準的檔案用品、微機和空調、防潮、除濕等設備，建立牢固的防火、防盜、防蛀、防光照的專用庫房，庫房設施設備和安全措施應定期檢查，檔案庫房、閱檔室和工作人員辦公室應三室分開。檔案管理人員應及時收集各種檔案材料，認真整理，鑒別分類，及時歸檔。對不符合歸檔要求的材料要及時處理，手續不全的內容要及時補辦，確保檔案材料整齊完備、真實、準確、權威。

2.加強隊伍建設，提高檔案管理人員的能力素質和知識儲備。檔案管理工作的政策性和業務性較強，需要各種高素質、高學歷和復合型人才。檔案管理人員應緊密結合工作需要，跟上飛速發展的時代步伐，時刻掌握計算機操作、網絡和多媒體等新技術新知識和先進的管理技術，增強使用現代化工具的能力。另外還要積極學習本專業領域相關知識，熟悉各個崗位環節，提高業務技能。只有這樣，才能成為具有較強管理能力和實際操作能力的檔案管理能手，才能更好地提供單位所需的優質、快捷的檔案管理和開發服務。檔案管理人員還要深入了解檔案管理的重要性，不斷加強自身職業道德修養，增強使命感、責任心和事業心，提高主動服務意識和服務水平。

3.建立健全人事檔案管理工作制度，提高檔案質量，提升服務水平。檔案工作頭緒多、瑣碎繁雜，需要一定的制度來制約，否則會無章可循、無所適從。一是要加大對《檔案法》等法律法規的宣傳力度，不斷增強民眾的法治觀念，檔案管理人員必須知法、守法，更要時刻不忘自覺宣傳《檔案法》。要盡快制定出臺《人事檔案管理法》，使人事檔案管理真正納入法制化軌道，朝著程序化、規范化、標準化的方向發展。二是從源頭上抓起，做好檔案收集工作并從根本上把好關，對制假、造假、涂改者依法處置，嚴懲不貸。三是嚴格管理，實行人事檔案管理目標責任制和責任追究制，對檔案材料歸、轉、進、出等嚴格要求，堵塞管理環節上的漏洞。四是增加透明度，除確實不能公開的涉及個人隱私的一些內容外，其它諸如職稱、學歷、工齡、年齡等自然情況和基本狀況，均應在一定范圍內公開公示，并加強有關部門對檔案管理的監督檢查，接受群眾和社會監督。

4.加強流動人員人事檔案管理。一是完善制度，明確要求，制定完善流動人員人事檔案審核工作方案，建立健全流動人員檔案材料收集網絡，確保形成的材料及時歸檔、及時更新。二是規范程序，嚴格管理，不斷健全檔案查（借）閱制度、收集制度、鑒別歸檔制度、轉遞制度、檢查核對制度、保管保密制度等規章制度，使檔案記錄內容全面、客觀、動態，檔案查借閱、轉移規范高效。三是便民利民，人。引入計算機管理檔案，建立計算機索引系統，提高檔案管理的效率，方便檢索。

5.提高人事檔案管理現代化和信息化水平。檔案管理部門要加強信息化技術手段的應用，配備先進的計算機等成套設備，對人事檔案實行計算機輔助管理，通過計算機、攝像機、照相機、掃描儀等現代設備和現代數字技術，將人事檔案材料錄入電腦，將圖片、影像、文字等資料轉變成數據資料，既有紙質檔案，又有數據格式，二者并存。甚至可以開發一套功能強大、方便高效、格式統一的信息系統軟件，建立完善人事檔案信息數據庫，以滿足檔案信息化建設的基本要求。還要充分利用網絡對人事檔案管理體制進行創新，實現非保密檔案信息的共享，向社會提供高效優質的檔案信息服務，既方便了利用者，又能大大提高人事檔案工作的效率和檔案的利用率。

參考文獻：

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