導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案管理分類方案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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測(cè)繪成果資料是測(cè)繪生產(chǎn)活動(dòng)過程的直接記錄,是具有使用價(jià)值的成果資料,是進(jìn)行社會(huì)決策和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要依據(jù)。隨著測(cè)繪數(shù)字化的迅速發(fā)展,測(cè)繪檔案管理的手段和技術(shù)的更新也成為必然。而且隨著測(cè)繪活動(dòng)的不斷開展,測(cè)繪資料的不斷增加,科學(xué)確定符合本單位實(shí)際的測(cè)繪檔案管理方案是提高測(cè)繪檔案管理效率的必然要求,也是對(duì)已有測(cè)繪資料進(jìn)行開發(fā)利用的一種需要。雖然國(guó)內(nèi)也有一些檔案管理軟件,但要做到完全適合本單位的實(shí)際情況,還需要我們進(jìn)一步進(jìn)行分析。

2測(cè)繪成果信息的特點(diǎn)

2.1測(cè)繪種類

目前我國(guó)的測(cè)繪行業(yè)中種類可謂繁多,而且隨著科技的發(fā)展,還會(huì)出現(xiàn)一些新的門類。就目前而言,測(cè)繪行業(yè)的分類大致為:大地測(cè)量、攝影測(cè)量、遙感測(cè)量與其它方法地形測(cè)量、地圖制圖與地圖印刷、工程測(cè)量、科學(xué)研究等。而這其中又可以細(xì)分為多種小的類別的測(cè)繪信息,如不同的比例尺、各大類下的多種專業(yè)活動(dòng)等。如大地測(cè)量中的三角網(wǎng)、導(dǎo)線網(wǎng)、長(zhǎng)度測(cè)量、水準(zhǔn)測(cè)量、GPS測(cè)量等。

2.2測(cè)繪載體

隨著科技的發(fā)展,測(cè)繪成果一般以多種載體的形式出現(xiàn)。按載體形態(tài)可分為:觀測(cè)手簿、軟盤或光盤、底片、航測(cè)內(nèi)外業(yè)原圖、清繪原圖、二底圖、印刷紙圖等。而且隨著測(cè)繪技術(shù)手段的不斷發(fā)展,新的測(cè)繪載體還會(huì)不斷出現(xiàn)。

2.3時(shí)空分布

測(cè)繪成果總是伴隨著不同的空間地域特性而存在,并且隨著時(shí)間的推移、地形的變化,測(cè)繪成果的更新又成為必要,這樣就有了不同時(shí)間和空間的測(cè)繪成果。

3測(cè)繪資料檔案的管理

以上測(cè)繪成果信息的特點(diǎn)具有普遍性,在進(jìn)行測(cè)繪檔案管理方案的確定時(shí)可以借鑒。但具體到某一個(gè)測(cè)繪生產(chǎn)單位,則仍然要結(jié)合本單位的實(shí)際情況來確定最適合的測(cè)繪檔案管理方案,以達(dá)到科學(xué)管理和開發(fā)利用的最佳效果。

3.1測(cè)繪檔案管理的原則

測(cè)繪檔案管理的原則主要有以下4個(gè):①統(tǒng)一管理原則;②獨(dú)立管理原則;③檔案標(biāo)準(zhǔn)化原則;④共建共享原則。各類測(cè)繪資料檔案均應(yīng)及時(shí)歸檔,并由檔案室采用統(tǒng)一的分類方案、歸檔細(xì)則對(duì)單位內(nèi)的各種測(cè)繪資料檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理,任何產(chǎn)生檔案的各部門都不能擅自占有、使用和管理各類測(cè)繪檔案。完成歸檔后的各類測(cè)繪檔案將可以通過本局的局域網(wǎng)進(jìn)行查詢,實(shí)現(xiàn)資源共享。

3.2測(cè)繪檔案管理的目的

通過制定合理的適合本單位的測(cè)繪檔案管理方案,能夠使檔案管理人員非常熟練地查閱相關(guān)資料,使非檔案管理人員在較短的時(shí)間里熟悉測(cè)繪檔案管理方案后也能方便快捷地查閱檔案資料,得到所需要的信息。并通過對(duì)單位內(nèi)的各種測(cè)繪資料檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理,達(dá)到充分利用已有資料取得社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的最大化。說到底測(cè)繪檔案管理的目的是為了測(cè)繪檔案的利用,而非單純的保管。

3.3測(cè)繪檔案管理的功能

3.3.1測(cè)繪檔案立卷歸檔功能

一項(xiàng)測(cè)繪項(xiàng)目結(jié)束后,必須將所有相關(guān)資料提交給檔案室,由測(cè)繪檔案管理人員立卷歸檔。組卷時(shí)一般是按測(cè)繪項(xiàng)目進(jìn)行立卷歸檔,同時(shí)按載體的不同進(jìn)行分開管理。大致分為紙質(zhì)類、地圖類、電子文件類等分別存放,并考慮到檔案資料管理的密級(jí)和期限。

3.3.2測(cè)繪檔案查詢應(yīng)用功能

應(yīng)該說測(cè)繪檔案的查詢應(yīng)用是任何測(cè)繪單位進(jìn)行測(cè)繪檔案管理時(shí)的非常重要的一環(huán)。因此測(cè)繪檔案管理方案制定的合理與否直接關(guān)系到查詢的方便快捷程度,也涉及到所要查詢的檔案資料能否齊全準(zhǔn)確。同時(shí)隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展,能夠進(jìn)行單位局域網(wǎng)內(nèi)直接查詢也是一個(gè)方向。一些有條件的單位已經(jīng)這么做了,效果很好。

3.3.3測(cè)繪檔案后期維護(hù)功能

測(cè)繪檔案的管理不光是立卷歸檔和查詢應(yīng)用,在這以外還包括檔案的移交、鑒定、密級(jí)管理、統(tǒng)計(jì)以及催還、續(xù)借、歸還等。統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目主要包括測(cè)繪檔案工作基本情況、年度統(tǒng)計(jì)匯總表、各季度測(cè)繪資料匯總表等。

3.3.4測(cè)繪檔案高級(jí)管理功能

在建立計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)查詢系統(tǒng)時(shí)考慮到測(cè)繪檔案信息的安全性,需要對(duì)不同的用戶設(shè)置不同的管理權(quán)限,包括訪問操作權(quán)限和數(shù)據(jù)操作權(quán)限等。訪問操作權(quán)限包括用戶需不需要登錄才可以查閱、數(shù)據(jù)操作權(quán)限指用戶查詢檔案資料后可不可以對(duì)檔案資料進(jìn)行更改、刪除等。

3.4測(cè)繪資料檔案編目方法的確定

一個(gè)好的測(cè)繪檔案管理系統(tǒng)必然會(huì)有一個(gè)好的編目方法。但是按照通常的測(cè)繪檔案編目方法來進(jìn)行本單位的測(cè)繪成果目錄編制并不一定適合。因此需要制定一個(gè)適合本單位的實(shí)際情況的編目方案。按照我局的實(shí)際情況,我們制定了一個(gè)切實(shí)可行的方案:在對(duì)紙質(zhì)材料進(jìn)行立卷歸檔時(shí),我們按表1進(jìn)行立卷歸檔。我局按照測(cè)繪項(xiàng)目所在地進(jìn)行分類,而不是按照測(cè)繪大類(諸如大地測(cè)量、遙感測(cè)量等)進(jìn)行分類的,再次分類按照測(cè)繪資料類別進(jìn)行。其他測(cè)繪單位也可根據(jù)自己的實(shí)際情況進(jìn)行更改或擴(kuò)充。這樣就比較方便查詢,只要你知道所要查詢的測(cè)繪資料位于哪個(gè)地區(qū),就能比較快地確定查詢范圍。或者直接到檔案室的哪個(gè)地區(qū)檔案柜內(nèi)去取相關(guān)資料。

3.5測(cè)繪資料檔案的查詢

3.5.1信息文件的建立

將每一個(gè)測(cè)繪項(xiàng)目的紙質(zhì)材料如技術(shù)設(shè)計(jì)書、選點(diǎn)埋石資料、外業(yè)觀測(cè)、內(nèi)業(yè)計(jì)算成果、技術(shù)總結(jié)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等進(jìn)行卷內(nèi)目錄登記。將每一個(gè)測(cè)繪項(xiàng)目的電子文件材料按測(cè)繪項(xiàng)目和年代進(jìn)行存放,統(tǒng)一管理。而對(duì)于地圖類等大幅面資料則按測(cè)繪項(xiàng)目的年代存放在地圖柜內(nèi),并在柜外標(biāo)注起始年份。同時(shí)按每個(gè)測(cè)繪項(xiàng)目進(jìn)行相關(guān)信息的登記建檔,如卷內(nèi)目錄文件、電子目錄文件(即一個(gè)測(cè)繪項(xiàng)目文件夾內(nèi)包括的電子文件名稱)、地形測(cè)量成果目錄統(tǒng)計(jì)表(該表內(nèi)包括測(cè)區(qū)、名稱、比例尺、測(cè)區(qū)面積、分幅方法、圖幅數(shù)量、作業(yè)依據(jù)的規(guī)范、細(xì)則、圖式、坐標(biāo)系統(tǒng)、高程系統(tǒng)、施測(cè)時(shí)間等)等。并且根據(jù)實(shí)際情況我們又在地形測(cè)量成果目錄統(tǒng)計(jì)表內(nèi)加了起算點(diǎn)坐標(biāo)、高程等欄目。

3.5.2測(cè)繪檔案的查詢

在建立了上述3個(gè)文件后,我們?cè)O(shè)置了兩個(gè)關(guān)聯(lián)文件。在查詢時(shí)分兩步可以查詢到用戶需要的所有該測(cè)繪項(xiàng)目的信息。第一步:只要用戶輸入要查詢的地名或類別(也可同時(shí)輸入這兩個(gè)信息,查詢速度會(huì)更快),這時(shí)可以顯示該地名或該類別的所有測(cè)繪項(xiàng)目名稱。第二步:輸入要查詢的具體的測(cè)繪項(xiàng)目名稱,這時(shí)通過關(guān)聯(lián)文件信息可以顯示該測(cè)繪項(xiàng)目的檔案盒內(nèi)文件目錄、所有電子文件名稱以及該測(cè)繪項(xiàng)目的其他屬性(即地形測(cè)量成果目錄統(tǒng)計(jì)表內(nèi)的信息)。用戶即可根據(jù)需要到測(cè)繪檔案室調(diào)閱檔案盒內(nèi)文件或電子文件或紙質(zhì)圖形等,非常方便快捷。

篇2

關(guān)鍵詞：積存檔案；零散文件；組織整理

中圖分類號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：

檔案是歷史文件的積累物，現(xiàn)行文件的立卷整理歸檔，一般屬于文書部門和有關(guān)部門的任務(wù)，但是由于歷史檔案的收集及其他某些特殊原因，檔案室需要對(duì)積存檔案或零散文件進(jìn)行整理，或協(xié)助指導(dǎo)有關(guān)部門整理積存檔案或零散文件，此項(xiàng)工作比較復(fù)雜，是一項(xiàng)較為艱巨的任務(wù)，怎樣才能系統(tǒng)的整理這些文件讓它們的價(jià)值得到充分發(fā)揮呢？本文主要針對(duì)云南省水文水資源局的積存檔案和零散文件的組織整理情況進(jìn)行了闡述。

1 現(xiàn)階段云南省檔案管理工作的實(shí)際情況

到目前為止全省各個(gè)水文觀測(cè)站點(diǎn)當(dāng)中保管的相關(guān)水文資料以及各類檔案材料一共有12萬多卷冊(cè)，在這當(dāng)中1928-2007年期間的水文原始檔案大約有10萬余卷冊(cè)，1937-2005年期間的整編成果大約達(dá)到了2萬余卷冊(cè)，1887-2006年期間刊印成果將近3千多冊(cè)，除此之外還包括文書、實(shí)物、財(cái)務(wù)、地圖、聲像、基建、專題、設(shè)備、民國(guó)、照片、科技圖書等各種門類、載體檔案若干卷冊(cè)，這些檔案仍然以每年3800多卷的數(shù)量快速增加；整個(gè)水文資料檔案排架的長(zhǎng)度達(dá)到了7400米，一共擁有1500多個(gè)檔案柜，3棟?rùn)n案庫(kù)房，庫(kù)房的總占地面積接近3000平方米。此外，全省水文數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)的水文數(shù)據(jù)達(dá)到了400多兆，并且以每年200多萬組數(shù)據(jù)的速度在增加。但是，在檔案整理的過程中積存檔案以及零散文件的整理工作還存在很多問題，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，由于積存時(shí)間過長(zhǎng)或者過于零散等原因很容易被人們忽視，導(dǎo)致水文檔案資料不夠全面，水文工作得不到可靠的保障。

2 做好積存檔案以及零散文件的整理準(zhǔn)備工作

2.1制定高效可行的整理工作方案

為了使積存檔案和零散文件的整理工作能夠順利地進(jìn)行，在整理以前，應(yīng)先了解檔案的情況，訂出一個(gè)整理工作方案。此工作方案包括以下內(nèi)容：立檔單位的歷史沿革和檔案狀況，整理的要求和具體方法，工作程序勞動(dòng)組織，以及各次工作完成時(shí)間。根據(jù)所要整理的檔案狀況、數(shù)量以及參加整理的人數(shù)的不同，整理工作方案可詳可簡(jiǎn)。整理工作方案一般以全宗為單位編訂。整理互有聯(lián)系的或同類型的若干全宗時(shí)，也可以合編一個(gè)整理工作方案。

2.2立檔單位的歷史沿革

積存檔案和零散文件的整理，一般是從研究立檔單位的歷史沿革和檔案狀況開始的。只有熟悉了立檔單位及其檔案的歷史和現(xiàn)狀，才能深刻地了解和掌握被整理檔案的各種特點(diǎn)，才能正確地解決整理工作中一系列的實(shí)際問題。對(duì)立檔單位歷史沿革和檔案狀況研究的結(jié)果，應(yīng)寫成書面材料，通常稱為“立檔單位和全宗歷史考證”，作為整理工作方案的一部分，或作為單行材料。立檔單位和全宗歷史考證，對(duì)檔案的整理和日常管理有多方面的作用。它是制訂可行性整理工作方案和科學(xué)地組織檔案整理工作的依據(jù)，如對(duì)該全宗及其各個(gè)部分檔案的整理要求如何確定，采取何種方法等等，均應(yīng)在研究全宗材料實(shí)際情況的基礎(chǔ)上確定。較為詳細(xì)的歷史考證，不僅是檔案整理的整個(gè)過程中一種必要的參考材料，它對(duì)判定文件所屬全宗，考證文件日期和所屬組織機(jī)構(gòu)等等，都有輔助作用，而且對(duì)日后進(jìn)行檔案價(jià)值的鑒定工作、編制檢索工具和利用檔案，也有一定的參考作用。質(zhì)量較高的歷史考證，實(shí)際上是一種頗有實(shí)用價(jià)值的工具書。

2.3 立檔單位的檔案狀況

立檔單位和全宗歷史考證，一般由立檔單位沿革和全宗狀況兩部分構(gòu)成。立檔單位的主要內(nèi)容如下：（1）立檔單位成立的時(shí)間和原因，機(jī)關(guān)名稱的變化，撤銷的時(shí)間和原因，機(jī)關(guān)的名稱；（2）立檔單位的性質(zhì)、任務(wù)和職權(quán)范圍，它在社會(huì)中的地位，它與其他相關(guān)組織的關(guān)系；（3）立檔單位活動(dòng)的情況，如活動(dòng)地點(diǎn)、范圍等；（4）立檔單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置及其職能，機(jī)構(gòu)的變化，立檔單位及其各組織機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人姓名；（5）立檔單位文書工作制度及其變化情況，文件處理中使用的各種印章戳記及其作用。另外，全宗狀況，即檔案情況部分，一般包括以下內(nèi)容：（1）全宗檔案內(nèi)容與成分的概況；（2）全宗的歷史：檔案入館（室）前的保管處所和保管情況，檔案館（室）接收檔案的時(shí)間等，入館（室）后檔案管理的情況（如是否經(jīng)過整理，是否受過損失和經(jīng)過銷毀，及其它情況）；（3）檔案現(xiàn)狀，如整理、鑒定的質(zhì)量等；（4）檔案被利用的情況。總之，立檔單位和全宗歷史考證，通常在開始整理全宗之前寫出初稿，在檔案整理過程中邊使用邊補(bǔ)充修改，全宗整理結(jié)束時(shí)最后修訂定稿，存入“全宗卷”內(nèi)。

3 積存檔案以及零散文件的整理程序

整理積存檔案特別是零散文件，在研究立檔單位及其檔案情況的基礎(chǔ)上制訂整理工作方案時(shí)，必須科學(xué)地安排整理工作程序，它對(duì)于提高工效和整理質(zhì)量具有直接意義。整理積存檔案和零散文件的工作程序大致如下：（1）區(qū)分全宗；（2）全宗內(nèi)檔案的分類（分類中補(bǔ)充區(qū)分全宗）；（3）初步立卷（立卷中補(bǔ)充分類），擬寫標(biāo)題草稿；（4）案卷的初步排列；（5）調(diào)整案卷，修改標(biāo)題，系列排列案卷內(nèi)的文件，確定案卷的起止日期；（6）案卷的加工整理：案卷內(nèi)文件編號(hào)，填寫卷內(nèi)文件目錄和卷末備考表，卷內(nèi)文件技術(shù)修整，填寫案卷封面，案卷裝封等；（7）確定各類內(nèi)案卷的排列順序和案卷編號(hào)；（8）編制案卷目錄。以上這些序列步驟，只是全面系統(tǒng)地整理零散文件的一般程序。在實(shí)際工作中，應(yīng)根據(jù)不同情況，因檔案的狀況和整理的具體要求而采取相應(yīng)的程序安排。從上述步驟的全過程可以看出如下特點(diǎn)：零散文件整理程序，是在檔案整理工作基本程序的基礎(chǔ)上，有規(guī)律地交錯(cuò)結(jié)合而組成的；零散文件的整理程序及其實(shí)際運(yùn)用較為復(fù)雜，但如運(yùn)籌得當(dāng)，卻又可能擺脫材料由文書部門經(jīng)檔案室到檔案館這種常規(guī)流程所造成的限制，而把整理工作程序組織得更為科學(xué)。

4 積存檔案以及零散文件的整理措施

最近幾年以來，我省水文水資源局在檔案管理的過程中存在很多問題，尤其是積存文件和零散文件的管理，給檔案的管理和搜查造成了極大的困難。在檔案管理過程中，常常會(huì)由于檔案管理方法以及管理措施過于落后導(dǎo)致管理效率水平低下，造成管理不規(guī)范。這就要求我們必須不斷的更新改進(jìn)檔案管理方法和措施，提高檔案管理的效率。所以，目前在水文水資源局的檔案整理過程中需要通過采用現(xiàn)代化信息技術(shù)來提高檔案整理的效率，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。

4.1 通過制定統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，采用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行分類整理

在人工立卷的過程中，工作人員都是按照自己對(duì)文件的理解進(jìn)行分類，雖然分類標(biāo)準(zhǔn)都能夠統(tǒng)一，但是每一個(gè)人對(duì)文件的理解和判斷都不盡相同，在分類的過程中也存在一定的不一致現(xiàn)象，難免會(huì)發(fā)生分類不準(zhǔn)確的問題，這就直接影響到了檔案的整理質(zhì)量，在日后對(duì)檔案進(jìn)行搜索和利用時(shí)會(huì)產(chǎn)生很多不便。另外傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案整理工作過于繁瑣，需要大量的勞動(dòng)力，耗費(fèi)過長(zhǎng)的勞動(dòng)時(shí)間。因此通過使用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行積存檔案和零散文件的整理，能夠獲得更佳的效果，不需要再對(duì)案卷的標(biāo)題進(jìn)行擬定，可以有效的降低勞動(dòng)強(qiáng)度，縮短勞動(dòng)時(shí)間，并且在利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索時(shí)更加方便快捷，極大程度的減少了檔案整理過程中由于人為因素而造成的不良影響，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)檔案整理的優(yōu)勢(shì)，有效提高積存檔案和零散文件組織整理工作的效率。

4.2 提高積存檔案和零散文件管理人員的素質(zhì)水平

檔案整理組織工作的質(zhì)量會(huì)直接受到檔案管理人員業(yè)務(wù)水平高低的影響，為了提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，讓其能夠更好的適應(yīng)檔案組織整理工作的需要，應(yīng)該盡可能的調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性，增強(qiáng)他們的工作責(zé)任心。由于積存檔案特別是零散文件不管是從種類上還是從載體上來說，都具有多樣化的特點(diǎn)，所以還需要及時(shí)更新管理方法，這就對(duì)檔案管理人員提出了更多的要求。而過去所采用的方法已經(jīng)無法再繼續(xù)適應(yīng)現(xiàn)階段的發(fā)展形式，因此還需要盡快做好檔案管理人員的教育培訓(xùn)工作，幫助其盡快掌握管理新技術(shù)。

5 結(jié)語

總而言之，積存檔案和零散文件的組織整理工作非常重要，隨著信息化的不斷發(fā)展，對(duì)檔案管理的要求也不斷增多，這就要求檔案管理人員能夠做好立檔單位和全宗歷史考證工作，嚴(yán)格按照積存檔案和零散文件的整理程度，不斷的引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，采取新措施，從基礎(chǔ)抓起，制定統(tǒng)一的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化檔案檢索，完善積存檔案和零散文件的組織整理制度，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)力度，確保其能夠?yàn)閷?shí)際工作提供更多更全面的檔案資料。

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延長(zhǎng)油礦是中國(guó)四個(gè)具有獨(dú)立勘探開采石油天然氣資質(zhì)的單位之一，具有悠久的歷史。中國(guó)陸上第一口油井于1905年在延長(zhǎng)縣七里村完鉆，距今已有106年。檔案部門主要負(fù)責(zé)油田各類檔案資料的接收、征集、整理、立卷、歸檔工作。由于油田歷史悠久，所以各類檔案資料較為繁多，檔案工作量較大。

檔案部門從1985年成立至今，共形成和保管文書類、科技類、會(huì)計(jì)類、基建類、設(shè)備類、專門類等檔案3萬余卷。自2000年起用西安創(chuàng)怡科技有限責(zé)任公司與檔案事業(yè)部聯(lián)合研發(fā)的《世紀(jì)科怡》檔案管理軟件。

自2001年以來局域網(wǎng)的建成和OA系統(tǒng)的開發(fā)使用，逐步形成積累了一批電子文件。對(duì)于電子文件如何收集歸檔？歸檔后如何管理？如何保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性？如何開發(fā)利用？如何在紙質(zhì)實(shí)體文件和電子文件并列運(yùn)行的過渡時(shí)期內(nèi)進(jìn)行綜合管理？等等都迫切需要我們提出科學(xué)、合理的意見和辦法。

二、檔案管理軟件實(shí)施情況

目前檔案管理軟件能實(shí)現(xiàn)電子文檔一體化管理，由7個(gè)功能模塊構(gòu)成，即文件接收、歸檔管理、檔案管理、檔案利用、檢索終端、利用終端、系統(tǒng)維護(hù)等。

1、文件接收

（1）電子文件接收――提供對(duì)本單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中產(chǎn)生的歸檔電子文件的接收；

（2）非電子文件接收――提供其他單位來文的紙質(zhì)文件及本單位產(chǎn)生的紙質(zhì)文件的接收；

（3）老檔案的接收――提供檔案室以前年度產(chǎn)生的未進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的老檔案的錄入及接收功能。

2、文件歸檔組卷（件）

歸檔方案設(shè)置：

（1）歸檔方案表――根據(jù)本檔案館藏檔案的結(jié)構(gòu)建立無卷歸檔的方案；

（2）合并同類――提供系統(tǒng)自動(dòng)組合卷（件）功能；

（3）自動(dòng)歸檔――根據(jù)分類方案自動(dòng)提供對(duì)歸檔文件歸檔時(shí)，賦文件檔號(hào)、轉(zhuǎn)庫(kù)功能；

（4）臨時(shí)歸檔――提供對(duì)歸檔文件的隨時(shí)接收、隨時(shí)歸檔、賦文件檔號(hào)、轉(zhuǎn)庫(kù)功能。

3、檔案管理

（1）檔案檢索

綜合檢索――提供檔案庫(kù)全部著錄項(xiàng)目的邏輯組合檢索；分類檢索――提供實(shí)體分類中各分類字段的分類查錄、自動(dòng)排序檢索功能；清晰檢索――提供檔案庫(kù)著錄項(xiàng)目中各字段則清晰檢索。簡(jiǎn)易檢索――按檢索者日常習(xí)慣簡(jiǎn)單點(diǎn)擊就能進(jìn)行查找檢索。

（2）檔案鑒定

保管期限表――根據(jù)國(guó)家規(guī)定的檔案保管期限表設(shè)定每卷（件）檔案的保管期限。

（3）檔案退庫(kù)：在已歸檔庫(kù)內(nèi)對(duì)不符合要求的檔案，作退庫(kù)處理，或轉(zhuǎn)檔案處理庫(kù)重新處理，符合要求后再入庫(kù)。

（4）檔案接收進(jìn)庫(kù)

歸檔檔案接收―接收每年度的新檔案并轉(zhuǎn)入進(jìn)庫(kù)；各檔案的接收一接收以前年度老檔案并轉(zhuǎn)入總進(jìn)庫(kù)；備份檔案的接收―接收從備份庫(kù)轉(zhuǎn)入進(jìn)庫(kù)的檔案。

（5）檔案的統(tǒng)計(jì)

保管期限統(tǒng)計(jì)――統(tǒng)計(jì)不同保管期限檔案的數(shù)量；文件類型的統(tǒng)計(jì)――分別統(tǒng)計(jì)不同分類檔案的數(shù)量；組織機(jī)構(gòu)檔案統(tǒng)計(jì)――分別統(tǒng)計(jì)各處室每年形成檔案的數(shù)量；歸檔年份統(tǒng)計(jì)――分別統(tǒng)計(jì)不同年度的檔案數(shù)量。

（6）檔案編目

按保管期限編目；按信息類型編目；按各種專題編目。

4、檔案利用

（1）檔案登記

（2）檔案借閱管理

（3）借閱檔案管理

（4）檔案利用統(tǒng)計(jì)

5、系統(tǒng)維護(hù)

（1）系統(tǒng)設(shè)置表管理――系統(tǒng)全部數(shù)據(jù)庫(kù)的用戶管理模式；

（2）系統(tǒng)用戶管理――系統(tǒng)用戶的建立、修改、刪除及用戶權(quán)限的設(shè)定；

（3）系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份――提供系統(tǒng)全部數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)。

三、探索與思考

1、首先一定要真正做到無紙化辦公、網(wǎng)絡(luò)上辦公，讓自動(dòng)化各流轉(zhuǎn)系統(tǒng)真正運(yùn)轉(zhuǎn)，這樣才能實(shí)現(xiàn)電子文件的真實(shí)性。我們要以建立數(shù)字化油田為契機(jī)，從設(shè)備、人員培訓(xùn)到工作制度、思想意識(shí)等各個(gè)方面向這個(gè)目標(biāo)不斷努力和靠攏，這樣就一定能實(shí)現(xiàn)檔案工作一體化管理。

篇4

1．1管理制度不健全

制度建設(shè)是檔案管理工作的保障，建立健全檔案管理制度能夠保障檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確與完整地歸檔。個(gè)別水土保持部門沒有建立健全的工程檔案管理制度，致使在檔案管理過程中原件資料丟失與損壞現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

1．2檔案管理不規(guī)范

規(guī)范的水土保持檔案管理必須做到及時(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，歸檔的資料首先經(jīng)過分類整理，并按照要求組成案卷，再按檔案管理規(guī)定的原則和方法，將有保存價(jià)值的資料系統(tǒng)整理并編制目錄，最后經(jīng)過詳細(xì)核對(duì)后裝訂成宗卷。部分地區(qū)的水土保持工程檔案資料缺少統(tǒng)一的編碼管理，致使個(gè)別地區(qū)檔案資料調(diào)閱、調(diào)集或查詢的難度增加，降低了檔案信息利用效率。

1．3個(gè)別地區(qū)無“專人專屋專柜”管理

個(gè)別地區(qū)水土保持管理人員不足，做不到水土保持檔案的專人管理，致使部分應(yīng)歸檔材料未能及時(shí)完整地歸檔。個(gè)別地區(qū)檔案沒有專門的檔案存放地點(diǎn)和書柜，致使檔案資料無處存放，或保管過程中丟失、破損。

1．4管理人員素質(zhì)亟待提高

檔案管理人員的業(yè)務(wù)高低直接決定了檔案管理工作的好壞，特別是信息化和數(shù)字化的深入發(fā)展對(duì)檔案管理人員在信息化設(shè)備操作能力方面提出了更高的要求。目前，個(gè)別地區(qū)檔案管理人員傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)和操作能力沒有得到及時(shí)的更新和提高，不能很好地適應(yīng)信息化檔案管理的新形勢(shì)和新要求。

2建議

針對(duì)目前檔案管理工作中存在問題，在總結(jié)已有的成功經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合自己參加檔案管理工作的實(shí)踐，談?wù)劶訌?qiáng)水土保持工程檔案管理工作一些體會(huì)。

2．1領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)籌安排

為了確保水土保持工程檔案資料完整、準(zhǔn)確與系統(tǒng)地歸檔，水土保持部門應(yīng)成立由領(lǐng)導(dǎo)班子組成的檔案工作小組負(fù)責(zé)日常工作的組織協(xié)調(diào)。在日常管理過程中，將檔案管理工作視為內(nèi)業(yè)管理的重點(diǎn)，并從經(jīng)費(fèi)投入和制度建設(shè)等方面上保證日常管理的需要。加強(qiáng)與專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)的交流，探索水土保持信息有償服務(wù)反哺檔案建設(shè)等事宜，從而不斷提高水土保持檔案管理水平和檔案利用率，使檔案管理過程得以順利實(shí)施，為建檔工作的順利開展創(chuàng)造良好的組織保障。

2．2建立規(guī)章，規(guī)范管理

近年來國(guó)家制定了完整的檔案工作規(guī)章制度與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對(duì)歸檔文件材料的整理原則和具體做法做出了明確的規(guī)定，遼寧省很多地區(qū)也都結(jié)合本地區(qū)的特點(diǎn)制定了細(xì)化與可操作性較強(qiáng)的管理制度。如朝陽(yáng)市水土保持局不斷的探索過程中，規(guī)范了包括收集﹑整理﹑分類與歸檔等環(huán)節(jié)的任務(wù)和要求，從而規(guī)范水土保持工程檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，使檔案管理工作有章可循。在檔案管理過程中，針對(duì)檔案本身的特點(diǎn)和檔案管理工作的特殊性質(zhì)進(jìn)行科學(xué)安排，合理歸類。建立完備的借閱制度，做到借閱登記，歸還簽字，避免丟失，充分保證全部檔案資料安全有效地服務(wù)于各項(xiàng)工作。

2．3統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)管理

日常管理嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，統(tǒng)一編號(hào)。按年建檔，嚴(yán)格分類，認(rèn)真整理，及時(shí)歸檔，定期整理，確保所有重要資料能夠及時(shí)歸檔并妥善管理。規(guī)范操作流程和分類標(biāo)準(zhǔn)。首先將全部檔案分類:文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案、電子檔案、聲像檔案和特殊載體檔案7大類。每一類又分為若干小類，例如，業(yè)務(wù)檔案又分為:小流域綜合治理規(guī)劃設(shè)計(jì)、建設(shè)項(xiàng)目水土保持方案、坡耕地治理實(shí)施方案、水土保持監(jiān)測(cè)、“四荒”資源出讓與治理和水土保持行政執(zhí)法等7類。每一小類再按照年度細(xì)分，同年度的再按照“永久、長(zhǎng)期、短期、10a和30a”等5類保管期限分別整理。先錄入軟件，再打印目錄，裝入標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒，盒外按統(tǒng)一格式貼好標(biāo)簽，按照順序存入檔案柜。

2．4專人負(fù)責(zé)，全員參與

各類檔案資料分別由各科室分類整理，待資料全部齊全后移交給檔案專管員統(tǒng)一保管。移交時(shí)雙方分別簽字，落實(shí)責(zé)任，實(shí)行層級(jí)負(fù)責(zé)制。各類檔案均齊備后移交檔案專管員，專管員負(fù)責(zé)登記、歸檔，錄入檔案軟件。在檔案由專人負(fù)責(zé)的基礎(chǔ)上，每個(gè)人將代表單位參加的重要會(huì)議材料等資料及時(shí)收集、整理、分類、歸檔，形成了人人參與、人人有責(zé)的制度。檔案管理時(shí)充分發(fā)揮單位職工專業(yè)技術(shù)特長(zhǎng)。技術(shù)檔案及重要技術(shù)資料均由多年從事水土保持專業(yè)的技術(shù)人員負(fù)責(zé)收集、整理。文秘檔案、文件資料及音(影)像資料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集、整理。圖片和照片由擅長(zhǎng)攝影技術(shù)的專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)收集、整理。電子檔案(備份資料)一應(yīng)俱全，由微機(jī)室專門技術(shù)人員隨時(shí)整理，隨時(shí)歸類、存儲(chǔ)于專門電腦，并加設(shè)密碼，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，其他人員禁止使用。

2．5加強(qiáng)培訓(xùn)，完善設(shè)施

加強(qiáng)檔案管理人員的現(xiàn)代信息處理技能培訓(xùn)，提高檔案管理工作的技術(shù)含量。不斷補(bǔ)充和完善信息規(guī)范化技術(shù)采集數(shù)據(jù)，形成紙質(zhì)檔案庫(kù)、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)及查詢系統(tǒng)為一體的互動(dòng)管理模式，逐步實(shí)現(xiàn)水土保持檔案管理信息化，并根據(jù)實(shí)際情況和工作利用的需要實(shí)時(shí)更新檔案總目錄、編制必要的檢索工具。加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善檔案存儲(chǔ)條件，設(shè)立專門的檔案室，增添電子信息設(shè)備，安裝檔案軟件，裝備布置檔案室，使空調(diào)、溫濕度計(jì)、滅火器等設(shè)備齊全，落實(shí)防火、防盜、防潮、防塵、防蟲等措施，有效改善檔案室的軟硬件條件。

3結(jié)語

篇5

[摘 要] 隨著時(shí)代的發(fā)展，對(duì)于電力企業(yè)檔案管理工作的要求也日漸提高。結(jié)合當(dāng)前檔案數(shù)字化發(fā)展要求，考察檔案數(shù)字化的質(zhì)量及安全性保障，提出優(yōu)化數(shù)字化方案、正確選擇數(shù)字化軟件、制定標(biāo)準(zhǔn)、確定參數(shù)、及時(shí)檢驗(yàn)與評(píng)估是檔案數(shù)字化的質(zhì)量保障，建立嚴(yán)格規(guī)章制度、確立網(wǎng)絡(luò)安全保密方案、加強(qiáng)安防系統(tǒng)建設(shè)是檔案數(shù)字化安全性的有效保障。

[關(guān)鍵詞] 電力企業(yè)；檔案管理數(shù)字化；質(zhì)量；安全性保障

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 07. 067

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）07- 0141- 03

0 前 言

檔案是記錄與反映原始信息的重要載體，檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性、服務(wù)性與機(jī)要性，它直接影響到一個(gè)單位未來查核校驗(yàn)的憑證與參考，具有極強(qiáng)的規(guī)范化要求。隨著信息化的推進(jìn)，檔案管理工作的要求也隨之提高，檔案數(shù)字化也進(jìn)入了快速發(fā)展的階段，當(dāng)前檔案數(shù)字化的方法主要有紙質(zhì)檔案的掃描、縮微拷貝片的掃描、數(shù)碼相機(jī)的拍攝（包括非紙質(zhì)檔案）、激光三維立體掃描、音頻、視頻檔案的數(shù)字化采集，本文結(jié)合電力企業(yè)檔案管理工作的崗位要求，探析檔案數(shù)字化的質(zhì)量及安全性保障。

1 電力企業(yè)檔案管理工作的崗位職責(zé)

電力企業(yè)檔案管理工作的崗位職責(zé)，既有檔案管理工作崗位的一般要求，也有其行業(yè)的特定職責(zé)，具體來說，主要有以下十個(gè)方面：一是負(fù)責(zé)綜合檔案室日常業(yè)務(wù)管理工作，根據(jù)上級(jí)主管單位檔案管理階段工作目標(biāo)，制定本單位檔案工作任務(wù)安排。二是負(fù)責(zé)局綜合檔案庫(kù)房及檔案安全管理工作。三是負(fù)責(zé)局科技檔案收集、檢查、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用、鑒定銷毀工作，負(fù)責(zé)變電站、小型基建工程竣工檔案的管理工作。四是負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案工作交底，參加檔案中間檢查、竣工檔案內(nèi)部驗(yàn)收。五是負(fù)責(zé)收集、整理檔案利用典型實(shí)例。六是負(fù)責(zé)做好全宗卷編制及管理工作。七是負(fù)責(zé)開展檔案信息資源的開發(fā)利用及編研工作。八是負(fù)責(zé)全局各職能部門和區(qū)局檔案工作指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查、培訓(xùn)等。九是負(fù)責(zé)局檔案評(píng)價(jià)迎檢及局屬各部門、各單位檔案評(píng)估工作。十是統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)本組相關(guān)工作。由此可見，對(duì)原始信息的收集、檢查、保管、統(tǒng)計(jì)是檔案管理工作的基本要求，而負(fù)責(zé)變電站、小型基建工程竣工等檔案的管理工作是電力企業(yè)檔案管理工作的特定要求。

2 電力企業(yè)檔案管理數(shù)字化的質(zhì)量控制

質(zhì)量控制，即為達(dá)到質(zhì)量要求所采取的作業(yè)技術(shù)和活動(dòng)，它是為了監(jiān)視質(zhì)量形成過程，消除質(zhì)量環(huán)節(jié)上所有引起不合格或不滿意的因素，以達(dá)到質(zhì)量要求，檔案工作的特點(diǎn)要求在檔案數(shù)字化過程中，必需對(duì)其進(jìn)行質(zhì)量控制。具體來說，電力企業(yè)檔案管理數(shù)字化的質(zhì)量控制主要包括優(yōu)化數(shù)字化方案、正確選擇數(shù)字化軟件、制定標(biāo)準(zhǔn)、確定參數(shù)、及時(shí)檢驗(yàn)與評(píng)估。

2.1 優(yōu)化數(shù)字化方案

數(shù)字化方案制定直接影響檔案數(shù)字化的質(zhì)量，檔案數(shù)字化方案主要包括檔案數(shù)字化策略與原則、技術(shù)路線與支持、流程重組與再造、操作方法與步驟等，優(yōu)化數(shù)字化方案是檔案管理數(shù)字化質(zhì)量控制的首要。

2.2 正確選擇數(shù)字化軟件

數(shù)字化軟件的種類繁多，各具特色，因此，在選擇時(shí)，要對(duì)其進(jìn)行廣泛調(diào)研，并結(jié)合各單位自身的特點(diǎn)選對(duì)軟件，選擇適用的數(shù)字化軟件是控制檔案數(shù)字化質(zhì)量的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，對(duì)之后的工作能起到事半功倍的作用。

2.3 制定標(biāo)準(zhǔn)、確定參數(shù)

檔案數(shù)字化質(zhì)量控制過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是制定標(biāo)準(zhǔn)和確定參數(shù)。目前，國(guó)家已經(jīng)制定出了檔案數(shù)字化的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，電力企業(yè)可根據(jù)自身特點(diǎn)制定出適用的標(biāo)準(zhǔn)。

2.4 及時(shí)檢驗(yàn)與評(píng)估

檢查、監(jiān)督、驗(yàn)收及評(píng)估是整個(gè)質(zhì)量控制的最后一關(guān)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的成功與否取決于它。檢查的對(duì)象包括設(shè)備、人員和工作流程三個(gè)方面。監(jiān)督就是要不斷發(fā)現(xiàn)問題并針對(duì)所發(fā)現(xiàn)的問題提出解決方案，若有解決不了的問題則上報(bào)上級(jí)主管部門。驗(yàn)收分為粗驗(yàn)和細(xì)驗(yàn)，粗驗(yàn)主要由自動(dòng)驗(yàn)收軟件完成，細(xì)驗(yàn)就是在自動(dòng)驗(yàn)收軟件驗(yàn)收的基礎(chǔ)上，分別對(duì)每個(gè)畫幅進(jìn)的完整性、清晰度、重頁(yè)、拼頁(yè)等進(jìn)行檢查。評(píng)估就是對(duì)整個(gè)數(shù)字化過程中，檔案的掃描質(zhì)量、檔案信息的真實(shí)完整性、檔案數(shù)字化成果的網(wǎng)絡(luò)利用效果等進(jìn)行綜合測(cè)試和評(píng)價(jià)。

3 電力企業(yè)檔案管理數(shù)字化的安全保障

安全保密工作是檔案工作的重要內(nèi)容，檔案數(shù)字化的安全保密控制，就是要保障檔案實(shí)體、檔案信息和數(shù)據(jù)的安全，避免出現(xiàn)泄密問題。安全保密控制是檔案數(shù)字化過程中應(yīng)優(yōu)先考慮的問題。數(shù)字化安全保障是指對(duì)檔案數(shù)字化實(shí)施過程中存在的不安全因素進(jìn)行預(yù)先分析，并依據(jù)數(shù)字化工作中人、物、環(huán)境等因素的運(yùn)動(dòng)規(guī)律，從技術(shù)和管理上采取措施，有效控制泄密事故的發(fā)生。檔案數(shù)字化工作的安全保障主要包括建立嚴(yán)格規(guī)章制度、確立網(wǎng)絡(luò)安全保密方案、加強(qiáng)安防系統(tǒng)建設(shè)。

3.1 建立嚴(yán)格規(guī)章制度

進(jìn)行數(shù)字化處理的檔案中包含程度較高的信息，要保證這項(xiàng)工作能安全高效地進(jìn)行，必須有一套行之有效的安全保密管理制度，通常包括：檔案數(shù)字化系統(tǒng)及設(shè)備使用的安全保密規(guī)定，數(shù)字化加工人員選擇和管理辦法，數(shù)字化加工場(chǎng)所安全保密方案，檔案數(shù)字化設(shè)備的安全管理制度，參與人員身份識(shí)別管理制度，訪問控制規(guī)則設(shè)置的規(guī)定，密碼密鑰的保密管理規(guī)定，掃描員、系統(tǒng)維護(hù)員、掃描質(zhì)檢員、系統(tǒng)安全員、檔案保管員、值勤警衛(wèi)工作職責(zé)等。

3.2 確立網(wǎng)絡(luò)安全保密方案

首先，所有的操作必須在一個(gè)封閉的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，與所有的外網(wǎng)物理隔斷；其次，檔案數(shù)字化客戶端計(jì)算機(jī)及服務(wù)器必須存放安全，做到防火、防水、防震、防暴、防外來人員進(jìn)行物理破壞和盜取，還要防止外界電磁場(chǎng)對(duì)數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)各個(gè)設(shè)備的電磁干擾，防止由于計(jì)算機(jī)、服務(wù)器及其他網(wǎng)絡(luò)設(shè)備電磁輻射而造成的泄密事故，保證數(shù)字化加工工作在安全保密的環(huán)境中進(jìn)行；最后工作人員（即直接接觸檔案數(shù)字化系統(tǒng)的人員）進(jìn)入系統(tǒng)前必須進(jìn)行身份鑒別，防止非法用戶的進(jìn)入。

3.3 加強(qiáng)安防系統(tǒng)建設(shè)

安防系統(tǒng)是安全保密的重要保障。包括門禁系統(tǒng)、防盜報(bào)警系統(tǒng)、閉路（帶紅外）電視系統(tǒng)、消防報(bào)警及自動(dòng)滅火系統(tǒng)、恒溫恒濕空調(diào)系統(tǒng)等，以保證整個(gè)加工場(chǎng)所的安全防護(hù)。

4 結(jié) 語

伴隨著時(shí)代的l展，電力工程行業(yè)在不斷壯大，然而傳統(tǒng)電力企業(yè)檔案管理模式已然難以適應(yīng)，在未來發(fā)展時(shí)期與時(shí)俱進(jìn)采用新的檔案管理模式，檔案管理數(shù)字化將是電力企業(yè)檔案管理工作的內(nèi)在要求。

主要參考文獻(xiàn)

[1]陳秀菊.電力企業(yè)檔案管理一本通[M].北京：中國(guó)電力出版社，2016.

篇6

關(guān)鍵詞：檔案；分類；農(nóng)業(yè)；成果；

中圖分類號(hào)： G272.5文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2016） 04（c）-0000-00

農(nóng)業(yè)的快速發(fā)展始終要靠科技來支撐，農(nóng)業(yè)科技成果轉(zhuǎn)化是農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新體系中的重要環(huán)節(jié)，也是價(jià)值體現(xiàn)，更是農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力的最終歸宿。當(dāng)前新形勢(shì)下，成果轉(zhuǎn)化工作尤為重要，國(guó)家近年來的多項(xiàng)相關(guān)文件：《中華人民共和國(guó)促進(jìn)科技成果轉(zhuǎn)化法》、《實(shí)施〈中華人民共和國(guó)促進(jìn)科技成果轉(zhuǎn)化法〉若干規(guī)定》、《黑龍江省科技成果使用、處置、收益管理改革的實(shí)施細(xì)則》等，都體現(xiàn)了國(guó)家對(duì)于成果轉(zhuǎn)化工作的重視。成果檔案管理，作為成果管理工作中重要的內(nèi)容之一，應(yīng)當(dāng)高質(zhì)高效的服務(wù)成果管理及轉(zhuǎn)化。成果檔案的分類是否規(guī)范與符合實(shí)際需要，直接關(guān)系到成果檔案管理效率的高低。

一、 定義

梳理農(nóng)業(yè)科技成果檔案的定義與內(nèi)涵則有利于分類方案的制定。

1農(nóng)業(yè)科技檔案

我國(guó)2008年的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》中對(duì)科學(xué)技術(shù)文件材料（以下簡(jiǎn)稱科技文件材料）定義為：記錄和反映科學(xué)研究、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)和設(shè)備儀器運(yùn)行、維護(hù)及其管理工作的圖表、文字、聲像等不同形式文件材料的總稱。科學(xué)技術(shù)檔案定義為：科學(xué)技術(shù)檔案（以下簡(jiǎn)稱科技檔案）國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事社會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，對(duì)國(guó)家、社會(huì)、本單位和個(gè)人具有保存價(jià)值的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件 [1]。黑龍江省檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)教材《科技檔案管理》中引用了這一概念，并進(jìn)一步闡述科技檔案是生產(chǎn)、科研、基建及管理活動(dòng)的原始記錄[1]。

可見，農(nóng)業(yè)科技檔案可概括為，農(nóng)業(yè)科研、生產(chǎn)、基建、設(shè)備及管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的原始記錄。

2農(nóng)業(yè)科技成果檔案

科技成果，是指通過科學(xué)研究與技術(shù)開發(fā)所產(chǎn)生的具有實(shí)用價(jià)值的成果。職務(wù)科技成果是指執(zhí)行研究開發(fā)機(jī)構(gòu)、高等院校、企業(yè)等單位的工作任務(wù)，或者主要是利用上述單位的物質(zhì)技術(shù)條件所完成的科技成果[2]。

可見農(nóng)業(yè)科技成果是指，在農(nóng)業(yè)研究與技術(shù)開發(fā)中產(chǎn)生的具有實(shí)用價(jià)值的成果。

黑龍江省農(nóng)科院2016年根據(jù)國(guó)家法律、法規(guī)及規(guī)定，結(jié)合本院工作實(shí)際，將我院的科技成果概括為，本院職工執(zhí)行科研任務(wù)（項(xiàng)目和課題）或者利用省農(nóng)科院提供的物質(zhì)技術(shù)條件開展智力活動(dòng)創(chuàng)造的職務(wù)科技成果。主要指選育的主要或非主要農(nóng)作物新品種（品系）、動(dòng)物新品種（品系、配套系）、肥料、農(nóng)藥、農(nóng)機(jī)、農(nóng)產(chǎn)品深加工等專利技術(shù)及其它職務(wù)科技成果（包括非專利技術(shù)成果）[3]。

黑龍江省農(nóng)科院草業(yè)研究所，從事草業(yè)科學(xué)研究。可見，我所的科技成果檔案產(chǎn)生于科研任務(wù)（執(zhí)行項(xiàng)目和課題）中產(chǎn)生，主要指選育的新品種（品系）、專利技術(shù)以及其他職務(wù)科技成果（包括非專利技術(shù)成果）等材料。

3.區(qū)別

可見農(nóng)業(yè)科技成果檔案的歸檔材料的范圍小于農(nóng)業(yè)科技檔案。

二、分類

1科技成果類型分類

科學(xué)技術(shù)成果有幾種不同的分類方法，根據(jù)于吳敬學(xué)先生的研究分類，所取得的成果可分為以下三種類型：第一種，基礎(chǔ)性研究成果。它是以創(chuàng)新、探索知識(shí)為目的理論性研究近期應(yīng)用效果與近期經(jīng)濟(jì)效果均不明顯，但具有很高的學(xué)術(shù)價(jià)值。成果形式一般為學(xué)術(shù)論文或?qū)W術(shù)專著；第二種，應(yīng)用研究成果。這一類研究成果以實(shí)用為目的，采用基礎(chǔ)研究的原理，研究行之有效的新技術(shù)、新品種、新農(nóng)藝的科技活動(dòng)；第三種，開發(fā)研究。它是運(yùn)用已有的基礎(chǔ)研究、應(yīng)用研究成果和現(xiàn)有的知識(shí)，為創(chuàng)造新產(chǎn)品、新品種、新技術(shù)、新材料，以生產(chǎn)產(chǎn)品或完成生產(chǎn)任務(wù)而進(jìn)行的技術(shù)活動(dòng)。它是以獲取商業(yè)價(jià)值為直接導(dǎo)向，其成果能夠用于商業(yè)化生產(chǎn)或提供商業(yè)化服務(wù)[4]。

2檔案管理學(xué)分類原則

檔案管理學(xué)中提到的，最常用的分類方法有三種，即組織機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法、年度分類法。其中根據(jù)便于保管和利用為原則，組織機(jī)構(gòu)分類法，適用于立檔單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)穩(wěn)定且分工明確的單位；問題分類法適用于立檔單位內(nèi)部分工簡(jiǎn)單，或職能有交叉等情況；年度分類法大多單位都適用。

根據(jù)工作實(shí)際，黑龍江省農(nóng)業(yè)科學(xué)院草業(yè)研究所以草業(yè)研究為工作中心，專業(yè)統(tǒng)一，內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)分工不復(fù)雜，但某些部門間職能有交叉。如內(nèi)部設(shè)有牧草育種研究室、牧草栽培研究室、草地生態(tài)研究室、玉米育種研究室、種質(zhì)資源研究室、成果管理室、基地管理室等研究室。由于成果管理室與基地管理室與其他研究科室研究?jī)?nèi)容或職能設(shè)置有交叉。分類方法更

具體將其劃分為：牧草育種、牧草栽培、草地生態(tài)、飼用玉米研究、種質(zhì)資源研究等五個(gè)類別。既保障分類清楚，又涵蓋所內(nèi)研究各個(gè)方向[5]，且方便檢索利用。

3.草業(yè)所成果檔案分類方案

將農(nóng)業(yè)成果檔案進(jìn)行三級(jí)分類。一級(jí)分類，分為已轉(zhuǎn)化成果檔案與未轉(zhuǎn)化成果檔案。二級(jí)分類，以服務(wù)成果轉(zhuǎn)化以依規(guī)，根據(jù)科技成果類型進(jìn)行劃分，分為基礎(chǔ)研究成果、應(yīng)用研究成果、開發(fā)研究成果。三級(jí)分類，根據(jù)檔案管理學(xué)分類原則中的問題分類法，分為牧草育種研究、牧草栽培研究、草地生態(tài)研究、飼用玉米研究、種質(zhì)資源研究等專業(yè)方向進(jìn)行分類。

三、結(jié)語

全國(guó)大多省份都設(shè)有省級(jí)農(nóng)業(yè)科學(xué)院，以黑龍江省農(nóng)業(yè)科學(xué)院為例，其直屬科研院所共有30個(gè)。農(nóng)業(yè)科技成果檔案的分類方法或各有不同。針對(duì)目前科技成果轉(zhuǎn)化日益受到重視的現(xiàn)象，此類研究具有應(yīng)用價(jià)值。現(xiàn)以草業(yè)研究所為例淺嘗輒止，進(jìn)行了分類研究，此類研究仍需后續(xù)探究以改進(jìn)完善。

參考文獻(xiàn)

[1] 劉偉.科技檔案管理[M]哈爾濱：黑龍江人民出版社，2008：2.

[2] 人大常務(wù)委員會(huì).中華人民共和國(guó)促進(jìn)科技成果轉(zhuǎn)化法[EB/OL].中華人民共和國(guó)主席令第三十二號(hào).（2015-08-29）.

[3] 黑龍江省農(nóng)科院.黑龍江省農(nóng)業(yè)科學(xué)院科技成果轉(zhuǎn)化管理辦法（征求意見稿）.[Z].黑龍江：2016.

篇7

關(guān)鍵詞： 教學(xué)檔案 計(jì)算機(jī)管理 分類方法 方案

一、教學(xué)檔案的作用及微機(jī)管理的重要意義

隨著教育體制改革的不斷深入，教學(xué)管理方法的更新，有關(guān)教改文獻(xiàn)資料及教學(xué)管理文件、教師業(yè)務(wù)檔案、教學(xué)計(jì)劃以及學(xué)生成績(jī)單等文件管理是高校教學(xué)檔案管理的重要組成部分。這些文獻(xiàn)資料的收集整理、管理利用是否妥善直接影響教育改革和教學(xué)改革的進(jìn)程。教學(xué)檔案在教學(xué)管理中起著重要的參考作用，主要有：一是有助于教學(xué)規(guī)律的研究；二是有助于教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)和教學(xué)改革；三是有助于學(xué)生全面素質(zhì)的培養(yǎng)；四是有助于學(xué)校工作的發(fā)展；五是有助于教育的發(fā)展。微機(jī)應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)管理，是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案管理標(biāo)志。原來那種手工管理教學(xué)檔案的方法已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)發(fā)展的需要。當(dāng)前各高校校園網(wǎng)已經(jīng)建立并投入使用，在校園網(wǎng)的環(huán)境下，開發(fā)教學(xué)檔案管理軟件，利用網(wǎng)絡(luò)這一先進(jìn)的管理工具，組織管理、檢索教學(xué)檔案已成為現(xiàn)實(shí)，采用微機(jī)管理、查詢檢索，對(duì)提高教學(xué)檔案的利用率有重大的意義。

二、教學(xué)檔案微機(jī)管理的范圍及分類方法

教學(xué)檔案內(nèi)容繁雜，它包括國(guó)家和上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門有關(guān)教育的條例法規(guī)和文件，學(xué)校的各種教學(xué)大綱和教學(xué)計(jì)劃、學(xué)期授課計(jì)劃、圖紙、掛圖和教學(xué)工作總結(jié)、學(xué)生成績(jī)和各班成績(jī)統(tǒng)計(jì)、教師業(yè)務(wù)檔案與有關(guān)教學(xué)材料。采用微機(jī)管理必須對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行合理地分類，確定微機(jī)管理的范圍。本人就此提出以下幾點(diǎn)看法：

從教學(xué)檔案構(gòu)成的方式看可分為：文書文件和非文書文件兩大類。其中文書文件包括：教育、教改、專業(yè)設(shè)置、課程建設(shè)、教學(xué)計(jì)劃、師資隊(duì)伍和學(xué)生學(xué)籍、學(xué)生成績(jī)等有關(guān)文獻(xiàn)資料。非文書文件是指除文書文件以外的資料。

由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的特殊性，我們探討的利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理的教學(xué)檔案的范圍限于文書文件。

1.教育、教改，包括學(xué)校和上級(jí)主管部門下發(fā)的有關(guān)文件、資料，可以按文件形成的年份、文號(hào)、性質(zhì)進(jìn)行分類編號(hào)。

2.教學(xué)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的綜合性材料，包括上級(jí)下達(dá)的教學(xué)工作方面的規(guī)劃、指示等；學(xué)校制訂的教學(xué)工作規(guī)劃、工作計(jì)劃、工作總結(jié)；有關(guān)教學(xué)方面的制度、規(guī)定、辦法、教學(xué)檢查、評(píng)估和各級(jí)優(yōu)秀教師質(zhì)量評(píng)獎(jiǎng)材料、學(xué)生運(yùn)動(dòng)會(huì)材料等。

3.學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)方面的文件材料，包括上級(jí)有關(guān)學(xué)科、專業(yè)設(shè)置及實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的文件材料；學(xué)校有關(guān)學(xué)科、專業(yè)、實(shí)驗(yàn)室評(píng)估、申報(bào)、審批材料；重點(diǎn)學(xué)科專業(yè)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)材料；學(xué)科、專業(yè)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)計(jì)劃、總結(jié)材料等。

4.招生管理方面的文件材料，包括上級(jí)有關(guān)招生工作的文件材料，學(xué)校的招生計(jì)劃、規(guī)定、生源計(jì)劃、新生錄取材料及新生名單。

5.學(xué)籍管理方面的文件材料，包括新生入學(xué)登記表、學(xué)生學(xué)籍卡片、學(xué)生成績(jī)總冊(cè)，在校學(xué)生名冊(cè)，學(xué)生學(xué)籍變更材料及學(xué)生獎(jiǎng)懲材料等。

6.教學(xué)計(jì)劃及課程教學(xué)實(shí)踐方面的文件材料，包括學(xué)校各專業(yè)教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程建設(shè)要求及安排，校歷表、課程表，各系、部專業(yè)課程試題庫(kù)，優(yōu)秀教案、重要備課記錄、教師情況登記表。

7.教材方面的文件材料，包括自編、主編教材，自編、主編教學(xué)指導(dǎo)書、課程設(shè)計(jì)指導(dǎo)書、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書和習(xí)題集等。

8.教師培訓(xùn)方面的文件材料，包括教師教學(xué)情況、教師工作量的規(guī)定及執(zhí)行情況，教師業(yè)務(wù)考核材料，教師進(jìn)修培訓(xùn)的計(jì)劃、總結(jié)、學(xué)習(xí)成績(jī)等文件材料。

三、教學(xué)檔案微機(jī)管理方案

以上所述的教學(xué)檔案資料大多是以文書文件的形式存在，只有部分資料如學(xué)生成績(jī)單和學(xué)生基本情況以電子文書形式存在。這就要求教學(xué)檔案管理人員定期或不定期地將收集到的有關(guān)文件資料輸入到計(jì)算機(jī)內(nèi)，使其成為電子產(chǎn)品，方案如圖1：將文書文件以A4紙張大小，通過掃描儀掃描成電子圖片，然后再根據(jù)其內(nèi)容加以分類、編號(hào)，存入教學(xué)檔案管理信息庫(kù)內(nèi)，以便進(jìn)行檢索利用。

1.教學(xué)檔案的檢索利用

教學(xué)檔案的檢索需要一個(gè)教學(xué)檔案管理信息庫(kù)的客戶端管理程序，通過校園網(wǎng)或Intenet詢問信息庫(kù)，并可以通過終端打印機(jī)打印出源文件，該程序應(yīng)具有如下功能：

A、按年份查找：輸入年份可查找到該年份的所有教學(xué)檔案資料；

B、按分類查找：輸入某類文件信息，可找到與該類文件有關(guān)的所有資料；

C、按關(guān)鍵字查找：輸入某個(gè)關(guān)鍵字可找到與關(guān)鍵字有關(guān)部門的所有資料；

D、糊查找：通過輸入不同關(guān)鍵字進(jìn)行組合查找。

2.網(wǎng)絡(luò)連接方案

3.可能性分析

篇8

一、健全機(jī)構(gòu)、配齊人員

兩河指揮部根據(jù)國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)改委聯(lián)合的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》規(guī)定，充分認(rèn)識(shí)工程檔案在建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收中的重要性以及對(duì)項(xiàng)目建成后的管理、使用、維護(hù)、改建、擴(kuò)建、技改、審計(jì)等方面的重要作用，從項(xiàng)目立項(xiàng)開始，就成立檔案小組，配備專門工作人員，負(fù)責(zé)文件、圖紙、合同等資料的收集、管理工作。對(duì)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，對(duì)本單位各部門和設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位進(jìn)行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)，確保項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。定期召集有關(guān)參建單位及檔案管理人員參加項(xiàng)目檔案工作會(huì)議，匯報(bào)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)度，安排部署下步工作。

二、加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

檔案管理信息化是新事物，有別于傳統(tǒng)的檔案管理模式。因此要通過各種形式，組織檔案管理人員的培訓(xùn)，使他們學(xué)會(huì)新知識(shí)，掌握新技能，提高對(duì)檔案信息化管理的重視程度，加大對(duì)法律法規(guī)的宣傳力度，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。一是積極參加各級(jí)檔案管理部門組織的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。二是在工作中實(shí)行一對(duì)一的幫扶方法，由業(yè)務(wù)工作水平較高的檔案管理人員對(duì)業(yè)務(wù)能力較差的管理人員進(jìn)行幫帶培訓(xùn)工作，在檔案資源、文書等方面的工作能力進(jìn)行科學(xué)有效的培訓(xùn)。

三、建立健全檔案管理規(guī)章制度

一是檔案收集工作。陡河青龍河防洪排澇綜合整治工程在與設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理等參建單位簽署各類合同、協(xié)議時(shí)，明確規(guī)定工程檔案應(yīng)具備的質(zhì)量和數(shù)量要求、移交時(shí)間等，把項(xiàng)目文件資料的收集、整理和歸檔納入合同管理，明確圖紙資料移交的具體要求和處罰條款。指揮部制定了《唐山市環(huán)城水系工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料歸檔范圍及保管期限表》、《唐山市環(huán)城水系工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料歸檔目錄》，按照前期資料、施工資料、監(jiān)理資料等八項(xiàng)內(nèi)容將檔案整理的收集歸檔范圍進(jìn)行了分類，明確了建設(shè)單位資料接收范圍及向城建檔案館移交資料范圍。《施工監(jiān)理階段資料立卷整理標(biāo)準(zhǔn)》對(duì)施工監(jiān)理單位提出了詳細(xì)的立卷整理方法及數(shù)量等要求。

二是建立合同臺(tái)帳。合同管理是項(xiàng)目建設(shè)中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。項(xiàng)目建設(shè)初期應(yīng)該成立專門的部門對(duì)項(xiàng)目建設(shè)簽訂的合同內(nèi)容進(jìn)行審核、把關(guān)。制定合同審批單，對(duì)合同簽訂日期、內(nèi)容摘要、審核領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)辦人、份數(shù)、保管出處等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)登記，并分類匯總，建立臺(tái)帳。圍繞合同，由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)收集相關(guān)資料，整理裝盒后定期移交檔案室。并為日常管理工作和審計(jì)工作提前做好充分準(zhǔn)備。

三是檔案移交、鑒定工作。依據(jù)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》，為保證項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，指揮部結(jié)合實(shí)際，分別制定了適用于指揮部?jī)?nèi)部資料及施工監(jiān)理單位移交程序及表格：指揮部相關(guān)各處室、所屬各單位均按照《歸檔目錄》要求及移交流程移交資料，遵循“誰形成誰負(fù)責(zé)”的原則。在掌握審核標(biāo)準(zhǔn)上，堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求、不馬虎遷就，以確保項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。

四是檔案分類編號(hào)。為了系統(tǒng)、科學(xué)的管理檔案，充分發(fā)揮工程檔案的作用，安全有序的對(duì)檔案進(jìn)行保管，檔案室首先對(duì)工程總體情況進(jìn)行了摸底、調(diào)研工作。按照六個(gè)單獨(dú)立項(xiàng)子項(xiàng)目將檔案分類大項(xiàng)依次分類。結(jié)合工程實(shí)際特點(diǎn)，編制了檔案號(hào)、檔案類目設(shè)置、檔案分類形式、排序等具體方案。

五是檔案數(shù)字化建設(shè)方案。隨著信息社會(huì)的到來，信息與信息技術(shù)應(yīng)用在檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)中日漸增多，檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)，成為了檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。兩河指揮部將工程檔案及文書檔案列入檔案數(shù)字化范圍，按照檔案部門規(guī)定，制定檔案數(shù)字化掃描加工方案。

四、加強(qiáng)檔案信息化管理軟、硬件建設(shè)

篇9

關(guān)鍵詞：機(jī)構(gòu)檔案管理；操作模式；信息分類原則，問題研究

1 區(qū)域機(jī)構(gòu)整合化檔案管理體系的基本格局

在現(xiàn)代的機(jī)構(gòu)檔案管理方面，包括著多種形式的組織結(jié)構(gòu)模式。在管理模式方面，包括四個(gè)方面的經(jīng)營(yíng)形式，一是直接管理形式，對(duì)基本機(jī)構(gòu)的行政及人事檔案進(jìn)行垂直的管理。二是開放平臺(tái)管理，對(duì)企事業(yè)單位的操作及服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行規(guī)劃分析。三是資金服務(wù)性管理，利用一定的平臺(tái)服務(wù)進(jìn)行收費(fèi)保持機(jī)能正常運(yùn)轉(zhuǎn)。四是趨勢(shì)發(fā)展管理，對(duì)管理的層次結(jié)構(gòu)因素進(jìn)行分析找出關(guān)鍵點(diǎn)推動(dòng)其重點(diǎn)發(fā)展。在具體的實(shí)操化管理狀態(tài)中要結(jié)合相應(yīng)的制度原則，創(chuàng)新原則，分析原則，對(duì)既定的管理目標(biāo)進(jìn)行相應(yīng)的優(yōu)化分析，得出科學(xué)有效的結(jié)論，推進(jìn)管理效果的高效集中化，以發(fā)展為探討情況，針對(duì)特定的存在進(jìn)行特定的管理，堅(jiān)持一切從實(shí)際出發(fā)的管理態(tài)度，才能對(duì)實(shí)際檔案信息進(jìn)行深刻有效的管理，從而提高管理機(jī)能的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

2 基本檔案人事管理職能的主體地位凸顯

基本的機(jī)構(gòu)檔案管理的過程中要以具體化、精細(xì)化的任務(wù)為整體導(dǎo)向，即在過程中建立任務(wù)具體責(zé)任模式，使人員在檔案的基本管理中能夠保證擁有與利用豐富的服務(wù)機(jī)會(huì)，以真正獲得真正的管理經(jīng)驗(yàn)。任務(wù)具體的模式是多種實(shí)現(xiàn)方式的集合體，包含著“以具體任務(wù)為定向、以管理為過程、以解決為目的”的共同特征。以任務(wù)為導(dǎo)向的管理還包括人員走出管理的理念，樹立精細(xì)化的管理理念。在具體過程中落實(shí)到每個(gè)人員、每個(gè)小組具體的責(zé)任，在保證進(jìn)度和質(zhì)量的前提下，優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)，多方面進(jìn)行管理搭配，提高效率。

3 機(jī)構(gòu)信息化檔案管理體系主要問題

3.1 管理體系建設(shè)問題

深入分析現(xiàn)代的機(jī)構(gòu)檔案管理模式，可以感受到在管理方面的核心競(jìng)爭(zhēng)力的缺乏，但由于目前管理體系不夠完善，因而也導(dǎo)致管理模式的建設(shè)體系建設(shè)與飛速發(fā)展的信息趨勢(shì)不相適應(yīng)，而組織結(jié)構(gòu)化的管理體系建設(shè)與整體制度體系建設(shè)密不可分，據(jù)有關(guān)調(diào)查顯示：目前有82%的人們對(duì)基本的人事檔案體系建設(shè)不夠滿意，而有32%的個(gè)人和78.5%的產(chǎn)業(yè)用戶對(duì)機(jī)構(gòu)檔案制度管理體系建設(shè)不夠滿意；目前還沒有建立科學(xué)、規(guī)范、高效的“管理機(jī)構(gòu)”，有43.2%的社會(huì)群體對(duì)企事業(yè)單位的檔案信息管理的信用度不夠認(rèn)可，這說明政府還么有把信用體系建設(shè)納入到機(jī)構(gòu)整體事業(yè)管理發(fā)展戰(zhàn)略當(dāng)中，這就會(huì)導(dǎo)致事業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大但由于管理體系不夠完善，因而會(huì)制約現(xiàn)代企事業(yè)機(jī)構(gòu)單位的發(fā)展。

3.2 制度體系建設(shè)問題

盡管企事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)模式取得了長(zhǎng)足進(jìn)步，而且在未來也有很好的發(fā)展前景，但目前仍然沒有建立科學(xué)、完善、高效的運(yùn)營(yíng)管理制度。在管理方面，由于沒有相關(guān)的制度進(jìn)行規(guī)制，就會(huì)使很多不法分子有機(jī)可圖，無論是社會(huì)還是個(gè)人的利益都有可能受損，因而會(huì)導(dǎo)致人們對(duì)管理失去信心。可以肯定的說，目前在管理服務(wù)中上當(dāng)受騙的個(gè)人比比皆是，很多社會(huì)矛盾糾紛都無法順暢的解決，很多人也就只能忍氣吞聲、不了了之。這說明管理在運(yùn)營(yíng)制度方面仍然不夠完善，這是需要檔案管理未來發(fā)展戰(zhàn)略中必須認(rèn)真加以考慮的問題，否則就會(huì)制約企事業(yè)單位的未來發(fā)展。

3.3 檔案規(guī)劃制度的問題

檔案管理規(guī)劃制度的不合理和中途不斷地改變也是導(dǎo)致管理方案不斷改變的重要因素。整體的檔案規(guī)劃體系與整體的管理方案是相互配套實(shí)行的，一方面出現(xiàn)問題勢(shì)必影響另一方面的進(jìn)度實(shí)施。但是在現(xiàn)實(shí)中配套管理方案的規(guī)劃往往成為了被忽略的重要因素，從而使整體規(guī)劃管理體系缺乏了整體管理方案的導(dǎo)航，導(dǎo)致進(jìn)度的落后，不能如期完成管理工作。所以選擇一個(gè)完美合理的方案是解決整體信息檔案管理的首要因素。只有這樣才能為高效率的檔案管理實(shí)施打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4 協(xié)調(diào)解決信息化檔案管理問題的路徑研究

4.1 創(chuàng)新性的組織搭配模式

創(chuàng)新性管理模式是一種新的理念文化。它是源于歐美發(fā)達(dá)國(guó)家的一種工程高校管理理念，同時(shí)，創(chuàng)新性管理業(yè)是社會(huì)分工的精細(xì)化的體現(xiàn)，是現(xiàn)代管理模式的必然要求，是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上實(shí)行的一種全新型管理運(yùn)營(yíng)模式，并將常規(guī)管理引向更加深入高效的管理模式，是一種以最大限度地減少技術(shù)管理所占用的時(shí)間和社會(huì)資源和降低時(shí)間成本為主要目標(biāo)的全新的管理模式。

4.2 創(chuàng)新性工作管理方式的運(yùn)用

現(xiàn)代創(chuàng)新管理有三個(gè)層次：第一個(gè)層次是制度規(guī)范化，第二層次是方案精細(xì)化，第三個(gè)層次組織分工協(xié)調(diào)化。創(chuàng)新化管理就是落實(shí)到每個(gè)人具體的分工管理責(zé)任，將管理精細(xì)化、方向化，它要求每一個(gè)管理者都要把工作做到位。要把具體的工作步驟化并保證每天的工作要完成，每天都要對(duì)當(dāng)天的情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，及時(shí)處理瑕疵等等。實(shí)質(zhì)上的創(chuàng)新化管理是整個(gè)項(xiàng)目工作的運(yùn)行核心。管理要做好，需要有效運(yùn)用創(chuàng)新技術(shù)與手段來對(duì)整體管理工作進(jìn)行精確指導(dǎo)、促進(jìn)整體管理的有效運(yùn)作。在實(shí)施創(chuàng)新化管理的過程中，最為重要的是邏輯性與創(chuàng)新思維相結(jié)合的意識(shí)。創(chuàng)新的境界就是將管理中的不確定性與可操作性完美地結(jié)合起來，從這個(gè)角度來講，創(chuàng)新化管理具有把整體管理引向成功的確定性方向。

4.3 信息檔案管理模式開發(fā)系統(tǒng)的規(guī)劃性操作

信息管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)本質(zhì)上就是通過科學(xué)方法的綜合性分析，充分考慮外界的影響因素，進(jìn)行機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)的優(yōu)化選擇從而提出符合實(shí)際情況的設(shè)計(jì)方案從而提高系統(tǒng)的安全性，可靠性。在具體細(xì)化分析背景的要求之下，通過系統(tǒng)設(shè)計(jì)師設(shè)計(jì)出合理的系統(tǒng)規(guī)范設(shè)計(jì)，充分考慮可變和工程可控性的因素從而提高系統(tǒng)工程的合理性，防止造成系統(tǒng)信息的混亂。其實(shí)系統(tǒng)工程的開發(fā)操控系數(shù)在很大程度上受項(xiàng)目設(shè)計(jì)師的設(shè)計(jì)水平和開發(fā)部門的開發(fā)能力決定的.要充分考慮系統(tǒng)模式的規(guī)范性要求，而且還要兼顧到信息管理系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)適用性和使用功能耐久性。一般情況下，系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要滿足以下的性能規(guī)范：

1.系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的安全性

所謂系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的安全性設(shè)計(jì)是指在不影響信息系統(tǒng)正常工作的前提下，系統(tǒng)結(jié)構(gòu)能夠承受各種外界環(huán)境因素的影響，有一定的防災(zāi)害性能。并且能夠在一定的突發(fā)狀況下面前有一定的防控強(qiáng)度。安全性是系統(tǒng)建設(shè)的剛性要求，任何系統(tǒng)的建設(shè)都要將設(shè)計(jì)的安全性作為第一考慮因素。

2.系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的經(jīng)濟(jì)性與適用性

經(jīng)濟(jì)性建立在安全性的前提條件之下的，只有保證了系統(tǒng)結(jié)構(gòu)模式的安全性，才能夠考慮建筑系統(tǒng)工程的經(jīng)濟(jì)性和適用性。在一般的情況下，系統(tǒng)工程首先要有良好的內(nèi)部穩(wěn)定條件和設(shè)計(jì)前景規(guī)劃，進(jìn)而創(chuàng)造出良好的檔案信息服務(wù)系統(tǒng)。

5 結(jié)語

滿足于趨向化多元化的檔案信息服務(wù)要求是滿足于檔案信息基本服務(wù)的有效前提，對(duì)于在信息媒介影響下的機(jī)構(gòu)檔案的信息管理在滿足于檔案信息高效率操作的前提下，對(duì)于既定和傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行有效的創(chuàng)新，充分提高檔案信息的適用性和信息系統(tǒng)的操作完善性。

參考文獻(xiàn)

篇10

關(guān)鍵詞:基層單位;工傷保險(xiǎn)檔案;管理

中圖分類號(hào):X922 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:B 文章編號(hào):1009-9166(2010)014(C)-0128-01

工傷保險(xiǎn)檔案是指企業(yè)職工在工作過程中遭受意外傷害而就醫(yī)過程中直接形成的、有保存價(jià)值的文字、圖表、電子文檔材料等,它既是工傷認(rèn)定過程的真實(shí)反映和記錄,又是勞動(dòng)能力鑒定重要基礎(chǔ)和依據(jù),也是單位維權(quán)的憑證和依據(jù)。工傷保險(xiǎn)檔案具有內(nèi)容的單一性、載體的多樣性、形式的特殊性等特點(diǎn)。隨著我國(guó)醫(yī)藥改革的到來,工傷檔案的內(nèi)容、形式、載體等屬性也發(fā)生較大的變化,而一個(gè)完整的工傷保險(xiǎn)檔案要經(jīng)過工傷快報(bào)、工傷認(rèn)定、停工留薪審批、勞動(dòng)能力鑒定等階段,要經(jīng)過經(jīng)辦機(jī)構(gòu)、定點(diǎn)醫(yī)院、上級(jí)主管部門、單位等部門,程序繁瑣、工作量大,就此對(duì)工傷檔案管理談幾點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。

一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),建立基層檔案組織

抓好工傷檔案工作,首先要從思想上重視工傷檔案管理工作,提高認(rèn)識(shí),從監(jiān)與管兩方面入手,分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給以多方面的支持和提供可靠地保障,用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來要求工傷檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作,建立起“內(nèi)外”有別而又相互統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。“內(nèi)”就是要協(xié)調(diào)內(nèi)部各職能部門增強(qiáng)檔案意識(shí),注重收集與及時(shí)移交,防止工傷檔案材料的散失;“外”就是要抓住每一個(gè)環(huán)節(jié)的檔案收集,積極與企業(yè)勞資人員、定點(diǎn)醫(yī)院通力協(xié)作,以保證歸檔檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。建立基層檔案管理組織,不僅是行政管理的重要組成部分,而且是必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作,因此,要明確有關(guān)人員與部門的職責(zé),用制度管人,用制度辦事,將工傷檔案工作以法律文書的形式規(guī)定下來,鼓勵(lì)和支持檔案管理人員深入現(xiàn)場(chǎng)收集檔案資料,作為檔案人員應(yīng)有針對(duì)性地列出所需收集的資料名目,自企業(yè)報(bào)送工傷材料開始,就積極介入。

二、建立健全工傷檔案管理制度、編制分類方案和規(guī)則

制度要健全,執(zhí)行要堅(jiān)決。按照檔案管理的法律法規(guī)及國(guó)家規(guī)定的有關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn),對(duì)已經(jīng)收集的文字、圖紙、圖片資料,應(yīng)根據(jù)工傷檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn),在便于保管和利用的前提下,進(jìn)行科學(xué)分類整理,設(shè)置相應(yīng)的歸檔類目,應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際情況和具體要求,制定本單位的工傷檔案管理實(shí)施細(xì)則,細(xì)則應(yīng)主要明確本單位工傷檔案的范圍,歸檔的基本要求和基本內(nèi)容,工傷檔案的移交與整理、保存與借閱的要求。這樣就可以在組織工傷檔案的過程中給相關(guān)人員提供標(biāo)準(zhǔn),增加工傷檔案資料整理的可操作性。

資料要齊全,內(nèi)容要完整。要達(dá)到此目標(biāo)要求,應(yīng)該重視抓好工傷資料的收集工作,堅(jiān)持檔案部門與工傷部門相結(jié)合,編制分類方案,正確區(qū)分和把握政策性文件、業(yè)務(wù)性文件、工傷財(cái)務(wù)文件、工傷備案材料、工傷認(rèn)定材料、工傷保險(xiǎn)傷殘工亡待遇核定材料、工傷保險(xiǎn)醫(yī)療待遇核定材料、工傷預(yù)防費(fèi)用核定材料、工傷人員登記變動(dòng)材料的分類工作,齊抓共管,進(jìn)一步做工傷檔案歸檔工作。

管理要及時(shí),立卷要規(guī)范。為確保工傷檔案齊全、完整、系統(tǒng),立卷要做到格式統(tǒng)一、字跡工整、圖表清晰,同時(shí)根據(jù)工傷材料的形成規(guī)律,對(duì)工傷材料的內(nèi)容、價(jià)值、數(shù)量進(jìn)行系統(tǒng)整理,按工傷保險(xiǎn)待遇類別組卷,使檔案資料做到齊全、分類準(zhǔn)確、體系鮮明、方便管理,方便利用,保持其整體功能。并將立卷好的工傷檔案按規(guī)定移交有關(guān)檔案管理部門,嚴(yán)格交接手續(xù),認(rèn)真核查案卷質(zhì)量并確保檔案的完整。

三、加強(qiáng)對(duì)檔案人員的素質(zhì)培訓(xùn)完善規(guī)章制度

工傷檔案是民生檔案重要組成部分,它涉及參保人員的基礎(chǔ)信息、待遇領(lǐng)取、核準(zhǔn)材料等,這些信息和材料有的要伴隨參保人員的一生,關(guān)系著參保對(duì)象的權(quán)益和享受社會(huì)保險(xiǎn)待遇的切身利益。通過現(xiàn)場(chǎng)觀摩提高其感性認(rèn)識(shí);請(qǐng)進(jìn)來就是邀請(qǐng)檔案局、檔案館的專業(yè)人員,針對(duì)社保業(yè)務(wù)檔案的具體情況,手把手地從工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案基本材料收集整理、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo),提高實(shí)際操作能力。組織本單位檔案人員及其相關(guān)人員,認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》及國(guó)家關(guān)于工傷檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)和辦法,在各部門間形成檔案共識(shí),不斷提高業(yè)務(wù)能力,自覺增強(qiáng)責(zé)任意識(shí),做到主動(dòng)出擊、提前擬定計(jì)劃方案,同時(shí)要樹立“檔案質(zhì)量,人人有責(zé)”的觀念,只有這樣,才能保證檔案的完整性、統(tǒng)一性,也才能保證電子文檔的及時(shí)傳輸和電子文檔的及時(shí)歸檔。

四、完善檔案執(zhí)法機(jī)制、把依法治檔工作落到實(shí)處