企業檔案管理辦法范文

時間:2023-05-04 13:17:08

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企業檔案管理辦法

篇1

本標準規定了xxxxxx會計檔案管理管理的管理職責、管理內容與要求、檢查與考核

本標準適用于xxxxxx會計檔案的管理。2引用標準

下列標準所包含的條文通過在本標準中引用而構成為本標準的條文。

財政部會第4號《企業財務通則》。

財政部會第5號《企業會計準則》。

財政部財工字(92)574號《工業企業財務制度》。

華中電力集團電力工業企業成本管理辦法(試行)

3管理職責

會計檔案管理工作由局長工作部負責,會計(文書)檔案管理人員負責日常具體管理。

4管理內容與要求

××1基本任務

×××1負責接收、編目、保管、查閱、鑒定、銷毀與統計本局形成的會計檔案,做到保

管妥善、存放有序、查閱方便。

×××做好會計檔案的查閱、復制利用工作,為全局經營管理工作服務。

×××負責對本局形成的財務檔案的歸檔工作進行業務指導。

×××負責對已超過保管期限的或無保存價值的會計檔案提出存毀意見,并監銷經批

準銷毀的會計檔案。

××2歸檔范圍

×××1會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務報告等會計核算專業材料,是記錄和反

映本局經濟業務的重要史料和證據,具體包括:

1)會計憑證類:原始憑證,記帳憑證,匯總憑證,其他會計憑證。

2)會計帳簿類:總帳,明細帳,日記帳,固定資產卡,輔助帳簿,其他會計帳簿。

3)財務報告類:月度、季度、年度財務報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明,其

他財務報告。

4)其他類:銀行存款余額調節表,銀行對帳單,其他應當保存的會計核算專業資料,會計

檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊。

×××2局財務部采用電子計算機進行核算的會計材料,除應當歸檔打印出的紙質會計檔

案外,還應將磁盤、光盤等磁性介質移交局檔案館保管。

×××會計檔案具體歸檔范圍詳見本局標準:《文件材料歸檔管理規定》。

××3歸檔要求和時間

×××1本局每年形成的會計檔案,應由局財務部按照歸檔要求,負責整理立卷,裝訂成

冊(做到卷內無裝訂金屬物,紙張無破損),并編制會計檔案保管清冊。

×××2當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,暫由局財務部保管一年,期滿之后,

第二年由局財務部編制移交清冊,向局檔案館移交。

×××3編制會計檔案移清冊時,應列明移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度等

內容。

×××會計檔案人員接收會計檔案時,須按照移交清冊所列容逐項交接,交接完畢后,

交接雙方經辦人在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

×××已歸檔的會計檔案,原則上應當保持原卷冊的封裝,個別需要拆封重新整理的,

檔案人員應會同局財務部經辦人共同拆封整理,以分清責任。

××4會計檔案的管理

×××1會計檔案管理人員對已歸檔的會計檔案,按照《供電企業檔案分類表》(試行)

、《會計檔案管理辦法》的規定進行編號、劃分保管期限。

×××2根據計算機檔案管理程序的要求,對已歸檔的會計檔案,按會計名稱、案卷號的

順序,逐卷、逐個字段地輸入微機。

×××3使用標準檔案裝具裝盒,填寫好裝具脊背和盒面各欄項目的內容后,按“年度—

—會計名稱——案卷號”的順序排架。

××會計檔案的鑒定與銷毀

×××1會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類,定期保管期限分為3年、5年、15年、

25年4類。

×××2全局職工工資表、年度財務報告(決算)(包括文字分析)、會計檔案保管清冊

、銷毀清冊等,定為永久保管。

×××3現金和銀行存款日記帳、固定資產卡片,其保管期限定為25年。

×××4原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、總帳(包括日記總帳)、明細帳、日記帳、輔

助帳、會計檔案移交清冊等,其保管期限為15年。

×××5銀行余額調節表、銀行對帳單、固定資產報廢清理后的卡片、月、度會計報表其

保管期限定為5年。

×××主要財務指標快報(包括文字分析),其保管期限定為3年。

×××本規定確保的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。

×××保管期滿的會計檔案,由局檔案館會同局財務部提出段意見,編制會計檔案銷毀

清冊,列明銷毀會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期

限、銷毀時間等內容。

×××局分管領導須在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

×××銷毀會計檔案時,會計檔案人員和局財務部派員共同監銷,監銷人在銷毀會計檔案前,按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,須在會計檔

案銷毀清冊上簽字蓋章,并將監銷情況向局分管領導報告。

×××保管期滿后但未結清債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得

銷毀,須單獨抽出立卷,保管到未了事項完結時為止;單獨抽出立卷的會計檔案,需在會計檔

案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

××會計檔案的利用

×××1編制會計檔案案卷目錄(含會計憑證目錄、會計帳簿目錄、會計報表目錄等)檢

索工具,積極主動地提供檔案,為全局經濟工作服務。

×××2歸檔保存在會計檔案只供本局財務人員查閱,不得外借;如有特殊需要,經局分

管領導批準,可以提供查閱或復制,并辦理登記手續。

×××3查閱或復制會計檔案的人員,不準在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

×××4本局的會計檔案任何人不得攜帶出境。

××會計檔案的保管

×××1會計檔案庫房須按國家標準保持適宜的溫濕度,即:溫度控制在14℃~24℃之間

,濕度控制在×××~×××之間。

×××2庫房內每層密集架中須定期投放防蟲藥片(盒),以防治害蟲對庫存檔案的侵蝕

5檢查與考核

篇2

會計檔案亦是企業檔案的重要組成部分,多年來始終受到國家財政與檔案主管機關重視:1984年,財政部和國家檔案局聯合下發《會計檔案管理辦法》;1998年8月,財政部、國家檔案局針對我國市場經濟發展,經濟和會計工作中的新情況、新問題及原會計檔案管理規定中不適應經濟發展和會計改革要求的問題,重新修訂了《會計檔案管理辦法》;1999年頒布的《會計法》。國家一系列法律法規不僅為會計檔案管理提供了法律依據,同時表明在市場經濟條件下和建立現代企業制度進程中,加強會計檔案管理,對于貫徹執行《會計法》,提高會計工作科學化、規范化水平具有重要意義和作用。

為加強我國會計檔案的科學管理,《會計法》原則規定了會計檔案的范圍、保管、銷毀等問題,從而將會計檔案管理納入法制化軌道。會計檔案管理是一項技術性、政策性都很強的工作,為此,《會計法》授權國務院財政部門會同有關部門制定《會計檔案管理辦法》,對會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀,以及單位變更后的會計檔案管理等問題作出了更加明確的規定。

各種法規頒布以來,我集團堅持把會計檔案管理作為企業檔案工作的重要內容,先后制定了《會計檔案管理暫行規定》、《會計檔案整理標準》等制度標準,推行了會計檔案集中統一管理,集團公司主要生產、輔助單位的會計檔案紛紛移交檔案部門保管,提高了會計檔案規范化管理水平。1999年,根據國家頒布的《會計法》,結合我集團實際情況,檔案主管部門會同財務部門重新修訂了我集團《會計檔案管理辦法》,加大了會計檔案管理力度,進一步提高了我集團會計檔案工作的管理水平。具體體現在以下諸方面:

一、對交由檔案部門管理的會計檔案進行了系統整理、排列、編目,有的檔案室還引進計算機管理模式,形成了比較好的管理基礎,為及時、快捷查閱創造了條件。

二、會計檔案移交檔案部門管理,減輕了會計人員負擔。確保了會計核算材料的安全質量。

三、對會計檔案實行集中統一管理,符合檔案法規要求,使企業檔案更加齊全完整。

四、由于會計檔案借閱實行嚴格的審批手續,使查閱利用控制在允許范圍,有效保護了企業秘密。

五、會計檔案管理規范化,促進了會計檔案作用發揮。據統計,近年來會計檔案為我集團內部審計、清產核資、追收欠款、解決經濟糾紛、維護合法權益提供了依據和參考。取得明顯成效與經濟效益。

六、集團公司實施會計電算化后,按照國家有關規定制定了相應的實施細則,對會計檔案存檔手續、保證備份數據的安全:打印輸出的憑證、帳冊、報表等書面形式的會計檔案管理:對隨計算機配置而來的操作系統、各類應用程序軟件以及購買的商品化會計核算系統軟件和以上軟件的備份磁盤,均作為會計檔案保管;同時對備份磁盤會計檔案出借的管理及對偽造、非法涂改變更、故意毀壞數據文件、帳冊、備份磁盤等的行為的處置都做了詳細的規定,通過一系列可操作性的規定,不僅完善了內控制度也保證了會計檔案完好。

縱觀我集團會計檔案管理工作,雖然取得一定成績,但也存在一些問題:

(一)少數單位的會計檔案未能按法規要求管理。《會計法》規定“當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由會計機構保管一年,期滿之后,應當移交本單位檔案機構統一保管”。截止目前,我集團少數輔助單位或“三產”企業仍存在著會計部門自行保管會計檔案現象。

(二)部分超過保管期限的會計檔案不能及時鑒定銷毀。《會計檔案管理辦法》規定,保管期限已滿的會計檔案除未結清債權債務的原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證不得銷毀外,可以按照報批程序銷毀。由于很多應銷毀會計檔案不能正常銷毀,加大了檔案部門工作量,并影響檔案庫房、裝具合理使用。

(三)會計電算化給會計檔案管理帶來的新問題亟待解決。伴隨會計電算化技術的普遍應用,與之俱來的會計電算化所形成會計核算材料的歸檔、保管、利用問題,檔案部門目前尚無較為明確的管理規定與標準,還有待研究探討。

為深入貫徹落實《會計法》,加強會計檔案管理,筆者建議如下:

一、提高認識,把會計檔案管理作為貫徹《會計法》的一項內容來抓。會計檔案管理是會計工作組成部分,直接關乎企業財務管理水平和經濟效益。有關方面應把會計檔案管理作為貫徹《會計法》的具體內容,為規范有序的會計工作夯實基礎。

篇3

會計檔案管理辦法征求意見稿最新版20xx

財政部就《會計檔案管理辦法》征求意見,公眾可通過中國政府法制信息網、財政部網站提出反饋意見,截止時間為20xx年6月27日。

《會計檔案管理辦法》征求意見稿,20xx年12月版和20xx年5月版的兩個版本做對比有四大變化。

此前,由于1998年版的《會計檔案管理辦法》與征求意見稿在內容上有很大的不同,針對《會計檔案管理辦法》征求意見稿,20xx年12月版(一下簡稱:一稿)和20xx年5月版(以下簡稱:二稿)的兩個版本做對比,把現行的《會計檔案管理辦法》一同貼出,只是為了直觀的看出與征求意見稿的差距。

二稿在一稿的基礎上明確了,會計檔案一般包括紙質會計檔案和電子會計檔案。納入保管的會計資料增加了固定資產卡片、納稅申報表兩類。

二稿不同于一稿的重要變化有四點:

1、移交期限。

現行的《會計檔案管理辦法》對會計檔案移交的期限,規定在會計年度終了后,可暫由本單位財務會計部門保管一年。一稿改為半年內移交,二稿又恢復了原來的規定,可在一年內移交檔案。

2、保管期限。

會計檔案的保管期限,根據其特點,分為永久、定期二類。對于定期保管的期限規定不同。

現行的《會計檔案管理辦法》:定期保管期限分為三年、五年、十年、十五年、二十五年五種。

一稿:定期保管期限分為5年、20xx年、20xx年、20xx年四類。

二稿:定期保管期限分為20xx年、30年兩類。

3、駐外機構檔案管理。

二稿第二十七條:駐外機構和境內單位在境外設立企業、機構的,其會計檔案管理應優先遵守駐在國家(地區)的有關法律及行業監管部門的有關規定。在不違反駐在國家(地區)相關法律及規定的前提下,應當按照本辦法及我國有關規定進行管理。

現行的《會計檔案管理辦法》未涉及此內容,一稿是駐外機構和境內單位在境外設立企業的會計檔案應當按照本辦法和國家有關規定進行管理。

此處可以理解為與國際會計準則趨同的國際大形勢。

4、審計機構參與檔案保管期限鑒定。

二稿第十五條:單位應當由檔案機構牽頭,組織會計機構、審計機構、紀檢監察等機構共同定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定。

現行的《會計檔案管理辦法》沒有提到對到期的會計檔案進行鑒定,一稿的規定則是會計檔案保管期滿,需要銷毀時,由本單位檔案部門提出銷毀意見,會同財務會計部門共同簽定。

此處的變化可以理解為審計機構的業務范圍又增加了。

另外增加兩部分:

1、檔案機構接收電子會計檔案時,應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測。

2、應當建立健全會計檔案查閱、復制、借出登記制度。

附通知原文:

財政部關于《會計檔案管理辦法(征求意見稿)》公開征求意見的通知

為了加強我國會計檔案管理工作,提升會計檔案管理工作水平,根據財政部立法工作計劃,我部對1998年財政部、國家檔案局聯合印發的《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)進行了修訂,形成了《會計檔案管理辦法(征求意見稿)》,現向社會公開征求意見。公眾可通過以下途徑和方式提出反饋意見:

1.登陸中國政府法制信息網(網址:),進入首頁左側的部門規章草案意見征集系統提出意見。

2.登陸財政部網站(網址:),進入首頁右下方的財政法規意見征集信息管理系統提出意見。

會計檔案管理辦法

第一條 為了加強會計檔案管理,統一會計檔案管理制度,更好地為發展社會主義市場經濟服務,根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規定,制定本辦法。

第二條 國家機關、社會團體、企業、事業單位,按規定應當建賬的個體工商戶和其他組織(以下簡稱各單位),應當依照本辦法管理會計檔案。

第三條 各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。

第四條 各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導,建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴防毀損、散失和泄密。

第五條 會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料,是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括:

(一)會計憑證類:原始憑證,記賬憑證,匯總憑證,其他會計憑證。

(二)會計賬簿類:總賬,明細賬,日記賬,固定資產卡片,輔助賬簿,其他會計賬簿。

(三)財務報告類:月度、季度、年度財務報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明,其他財務報告。

(四)其他類:銀行存款余額調節表,銀行對賬單,其他應當保存的會計核算專業資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊。

第六條 各單位每年形成的會計檔案,應當由會計機構按照歸檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。

當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由會計機構保管一年,期滿之后,應當由會計機構編制移交清冊,移交本單位檔案機構統一保管;未設立檔案機構的,應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。

移交本單位檔案機構保管的會計檔案,原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的,檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理,以分清責任。

第七條 各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要,經本單位負責人批準,可以提供查閱或者復制,并辦理登記手續,查閱或者復制會計檔案的人員,嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度。

第八條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、20xx年、20xx年、20xx年5類。

會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。

第九條 本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限,各類會計檔案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執行。各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,可以比照類似檔案的保管期限辦理。

第十條 保管期滿的會計檔案,除本辦法第十一條規定的情形外,可以按照以下程序銷毀:

(一)由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

(二)單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

(三)銷毀會計檔案時,應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷。國家機關銷毀會計檔案時,應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷毀會計檔案時,應當由同級審計部門派員參加監銷。

(四)監銷人在銷毀會計檔案前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監銷情況報告本單位負責人。

第十一條 保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

正在項目建設期間的建設單位,其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

第十二條 采用電子計算機進行會計核算的單位,應當保存打印出的紙質會計檔案。

具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的,由國務院業務主管部門統一規定,并報財政部、國家檔案局備案。

篇4

(一)檔案收集意識弱

具體體現在以下三個方面。一是許多領導只關心企業的經濟效益,很少關心企業檔案管理工作,似乎該部門的存在,只是一種擺設,沒能充分認識到檔案工作對企業發展的作用。二是檔案管理人員由于不被重視,工作熱情不高,長此以往也逐漸淡化了檔案收集意識,只是被動坐收檔案。三是基層部門更缺乏主動收集整理歸檔的意識致使部分資料原件及關鍵資料散落丟失。

(二)歸檔文件不齊全

多年來這一問題一直嚴重制約著企業檔案收集管理質量,一些企業只關心紅頭文件,不太關心其它文件的收集如企業在日常工作中所形成的調查報告、典型材料、統計報表、公證書、合同協議等;注重了行政職能部門的相關材料,而對生產、研發過程中產生的文件資料缺乏跟蹤、指導。同時不少企業觀念陳舊僅熱忠于紙質文件的收集,對一些新型載體的檔案,如照片、錄音、錄像、光盤、磁盤等的收集不夠重視、不夠熟悉,收集質量也得不到保證[1]。此外,一些重要的會議記錄如黨委會、辦公會記錄等以問題不能歸檔而留存在有關部門。值得注意的是部分科技人員從各自利益出發拒絕移交檔案,檔案私存問題較為普遍。凡此種種不勝枚舉。

(三)檔案收集范圍窄

企業檔案收集部門除了對一定范圍內的檔案進行收集外,對于以下類型的檔案還缺乏有效的收集:一是對突發事件的檔案收集,如工傷事故、自然災害損失、設備故障維修等;二是對會議檔案收集,包括各種表彰、重要會議發言、經驗總結等。三是對實物檔案的收集,如獎牌、錦旗、字畫等。四是電子檔案信息的采集,這些資料大部分仍留在各相關部門并隨時間的推移而丟失。五是新形勢下歸檔范圍也相應擴大,收集內容也在不斷變化中。

二、檔案收集工作的主要難點

(一)檔案收集工作艱巨復雜

檔案是企業經營活動的真實依據,信息資料不僅繁多,而且檔案內容要求真實、及時、完整,使得企業檔案收集工作艱巨而復雜。《企業檔案實體分類法》中將企業檔案分為黨群、行政管理、生產管理、基礎建設、職工檔案、產品及科研類等,直接涉及到企業管理的各個方面,在企業檔案資料中,一般科研項目及基建工程項目等專業性較強。因此,要做好檔案的收集工作,除了需要一批高素質的檔案管理人員之外,還需要企業的各個部門協同進行。

(二)檔案收集工作保障機制不健全

雖然企業內部建立了檔案管理的各項規章制度,但檔案工作制度依然不夠完善,還缺乏對檔案工作監督和保障。部分領導存在著“重業績、輕檔案”的錯誤思想,這對企業檔案部門進行立卷歸檔工作造成了很大的影響。

(三)檔案收集工作面臨著新挑戰

隨著計算機網絡技術的普及,企業檔案在辦公自動化的帶動下出現了大量以光盤、磁盤為存儲介質的文件,使傳統的紙質檔案逐漸被多載體并存的形式所替代。新形式下,現代化的電子文檔及檔案收集的網絡管理方式對傳統檔案收集工作帶來了新的挑戰,鑒定電子檔案的真實性、電子檔案多種多樣的保存格式、軟件的升級等問題都對企業檔案收集工作帶來了很大的困難。

(四)檔案工作管理不力

由于檔案不對企業產生直接效益,所以一些企業領導不太重視檔案工作的建設,檔案管理明顯滯后。表現在收集阻力大、部門不配合、資料不齊全等。同時許多員工也缺乏檔案知識,缺少處理相關業務的能力,不能有效收集保存有用的資料,各種資料隨意丟放無人保管,無法保證收集到完整、全面、真實的檔案資料,檔案管理工作極為被動。

三、加強企業檔案收集的措施

(一)加強“兩法”學習,開展檔案宣傳工作

企業檔案工作者應加強學習《檔案法》和《企業檔案管理辦法》。在企業領導的支持和帶領下,大力開展檔案宣傳教育工作,如舉辦《企業檔案管理辦法》的專家講座、知識競賽,經常開展檔案立卷歸檔檢查和評比工作等,結合企業的實際情況,將檔案工作服務于各個部門、各項工作中,從而有效發揮檔案存在的價值,讓企業員工了解檔案收集與管理工作的重要性必要性,自覺做到遵法守法,努力提高歸檔意識[2]。

(二)建立檔案工作保障機制,確保檔案事業健康發展

建立檔案工作保障機制,應健全檔案工作管理制度,遵循“依法治檔”的管理辦法,真正落實《企業檔案管理辦法》中提出的“把檔案收集和立卷歸檔工作納入企業的各個部門職責范圍、把檔案工作納入企業整體的發展規劃、企業在檢查、總結及驗收各項工作中,對檔案工作也要進行檢查、總結和驗收。”同時,為加強企業檔案服務,應強化行政制約措施并將檔案工作納入年終考核范圍。

(三)提高檔案管理人員素質,加強檔案工作的監督指導

加強企業檔案的監督指導能有效的保證檔案收集的完整性和全面性。檔案工作人員只有通過熟悉國家和企業關于檔案收集工作的辦法、原則、政策以及任務,及時更新知識,不斷提高自身素質、業務能力及服務水平,才能更好的監督指導企業檔案工作。同時還應充分掌握和了解對各個部門、各個階段檔案工作所存中的問題及情況,熟悉各種檔案資料的作用及價值并主動下基層耐心細致地幫助各部門檔案兼職人員提高業務水平。只有這樣,上下聯動才能促使檔案更好地服務于企業的各項工作中。

(四)加強組織領導,改進薄弱環節

要改變企業普遍存在的檔案工作管理不力的局面,企業領導必須高度重視,檔案人員也應經常與部門領導溝通、匯報并將企業檔案利用所產生的效益及時反饋給相關領導,讓他們充分認識到檔案工作的重要性和必要性,從而取得領導的支持和幫助。在此基礎上應健全高效的檔案管理網絡組織并正常行使職能,同時一定要將檔案管理制度真正落到實處。若企業管理制度形同虛設措施不能到位,檔案的管理工作也無法跟上,也就很難收集到掌握在員工個人手中的重要檔案資料[3]。尤其在遇到崗位調動、人員分流等情況下,一些重要資料往往被帶走或直接丟棄,企業將面臨重大的損失。

(五)創新檔案工作服務機制,不斷適應形勢變化需求

企業檔案收集工作是否順利,關鍵在于檔案部門提供檔案利用的服務質量以及企業關于檔案工作的相關制度保障。優質的檔案服務可促使企業內部員工對檔案的認知和熱愛,從而促進檔案收集工作的順利開展。當前計算機網絡技術、管理信息化、辦公自動化的迅速發展,使檔案收集工作在服務與創新過程中得到了技術保障。為此檔案工作人員應加強檔案信息現代化建設,努力實現檔案收集及提供服務的現代化模式,其中包括建設檔案全文數字化和建設檔案目錄數據庫,從而為企業員工查閱檔案提供更多的方便。此外,還應利用網絡平臺積極探索電子文檔的收集與歸檔集中一體化管理,以實現企業檔案的創新管理與服務。

篇5

[關鍵詞]會計;檔案管理;事業單位

doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.159

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194(2015)08-0209-01

1 會計檔案的分類

會計檔案主要記錄與單位業務經濟相關的重要資料、各種收據和歷史記錄等,方便單位查證和核算,包括會計賬簿、會計憑證以及財務相關報告。主要有以下幾類。

(1)會計憑證類:匯總憑證、賬目憑證、原始憑證以及其他會計憑證。

(2)會計賬簿類:日記賬、輔助賬簿、明細賬目、總賬目、固定資產卡以及其他會計賬簿。

(3)財務報告類:年度、季度和月度的財務報告,包括會計報表、附注、附表和相關文字說明等。

(4)其他類:銀行對賬單、銀行款項調節表、會計檔案流向清冊、會計檔案注銷清冊、會計檔案托管清冊以及其他需要留檔的會計核算相關資料。

2 當前會計檔案管理中存在的問題

2.1 電子數據檔案應用不廣

隨著會計電算化的推進,大部分事業單位都放棄了舊式手工紙質記賬方式,而采用電算化進行會計工作,給會計核算工作帶了諸多便利。財政部門專門頒布的《會計電算化工作規范》,進一步明確了會計電算化的重要性,并詳細定義了電算化會計檔案內容,規范了電算化會計檔案的管理防護工作,要求做好防潮、防火、防塵和防磁細節,養成備注雙份重要會計檔案的自主意識,以備查證。但是,目前仍有很多單位因為電子設備和工作人員自身問題等各種原因,忽視電子數據備份的重要性,只是把計算機打印的賬本和憑單等歸納到會計檔案進行保管,沒有做好雙份備注工作。也有些單位單純依賴計算機電子數據備份,一旦電腦出現故障就可能造成備份數據丟失,或者財務軟件更新后未保存原有數據,致使電子數據無法查閱。

2.2 部門預算方法新形勢的要求

《會計檔案管理辦法》于1999年1月1日實施,隨著科學技術的迅猛發展,其中的部分規定已無法適應新形勢需求。2002年,我國已經開始全面實行部門預算,所有事業單位都實行了編制部門預算方法,這種部門預算方法在事業單位中得到廣泛接受和實施,并取得良好反響。部門預算方法統一和規范了編制預算辦法,使財政保障的程度顯著升高,有效促進社會經濟事業的和諧發展。在事業單位實行部門預算方法時,進行的“二上二下”編程會產生一系列對應的輸出表,是部門預算的相關細則業務材料,在會計工作中的意義重大,有著較強的可比性和連貫性,如果只是保存其文書檔案的話,無法對財務情況進行準確、有效地分析利用。

2.3 會計檔案管理工作主管部門不明確

很多企業的會計檔案管理的主管部門是由出納兼任的,明顯違反了行業規則。在實際會計工作中,主管部門很少關注《會計檔案管理辦法》,檔案部門的年度檔案業務培訓也沒有將會計檔案人員包括在內,會計檔案管理處于無人管束的境地。企業的會計工作很受重視,每年都會投入資金對會計人員進行業務培訓,這些培訓雖然偶爾會涉及會計檔案管理內容,但大都偏重于理論方面,缺乏實踐指導意義。這導致企業會計檔案管理質量不高,檔案封面信息填寫不齊全,裝訂不夠規范,檔案分類歸納不夠到位,很多檔案沒有目錄或者目錄不夠詳細,使得會計檔案管理的處于混亂狀態。

2.4 單位財務部門和檔案部門職責不明確

《會計檔案管理辦法》規定:“各單位每年形成的會計檔案,應當由會計機構按照歸檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊,當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫且由會計機構保管一年,期滿之后,應當由會計機構編制移交清冊,移交本單位檔案機構統一保管。”很多單位雖然設立了檔案機構單位,但是會計檔案仍然由會計機構進行保存,由于檔案機構處理的檔案比較繁多,很難及時對會計檔案進行及時歸檔和整理,會計檔案是國家檔案的重要組成部分,這樣的處理方法明顯不妥,影響到檔案的處理有效性。

3 如何解決會計檔案管理問題

3.1 加強對會計電子檔案的管理

會計的信息化程度越來越高,電子檔案比紙質檔案有更多的優勢,很多檔案都以電子檔案的形式保存,但把紙質檔案轉換為電子檔案,并不意味著檔案管理工作的結束,還應嚴格按照《會計電算化工作規范》的要求,對電子檔案數據進行備份,根據檔案重要性的不同,選擇電子檔案的存儲介質。載有會計檔案數據的光盤和磁盤應該放在防潮防磁的容器里。

3.2 修訂會計管理辦法的規范操作制度

應該擴大對賬單的定義,不僅僅局限于銀行出具的對賬單,部門預算表也應該納入會計檔案中,使會計檔案起到還原企業經濟活動和組織活動歷史畫面的作用。

3.3 加強會計檔案管理人員的技能培訓

人才是企業發展的源動力,對于會計部門也是如此。財政部門和檔案部門應定期對檔案人員進行培訓,規范會計檔案管理人員檔案分類、立卷、裝訂、移動、編寫目錄等具體操作,把會計檔案管理納入企業日常工作檢查中。

主要參考文獻

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1 對城建檔案管理法規和規章特征的分析

1.1 立法時間分析。通過對華東地區9個較大的市以及上海市(直轄市)等10個城市(以下簡稱華東地區10個城市)的調查,共獲得地方性行政法規2部,地方性行政規章10部。12部規范性法文件展示了近30年10個城市城建檔案管理立法工作的基本成就。華東地區10個城市城建檔案管理現行法規和規章及其生效時間,見表1。

表1 華東地區10個城市城建檔案管理現行法規規章及其生效時間[2] ~ [13]

調查表明,早在1980年前后,已有南京、徐州、合肥、寧波等8個城市先后頒布了相關法規和規章,開始依法管理城建檔案工作的進程。為適應經濟、社會發展和城建檔案管理工作的需要,自2000年以來,華東地區10個城市相繼出臺了新的地方性法規和規章用于規范和指導本市城建檔案管理工作。例如,徐州市2004年出臺了新的規范性法文件對原有規定進行更新,2011年又出臺新的規章對2004年的規定進一步進行了補充和完善,這是距今最新的城建檔案管理規章之一,在體現地域特色和時間特色方面具有代表性。

1.2 立法地域分析。統計數據顯示,各地城建檔案管理立法規模不一,法規規章頒布與修改時間差異較大,非發達城市和內陸城市立法步伐更快,這與各個城市經濟、社會的發展水平和城市規模并非完全一致,它更多體現的是區域差異,尤其是當地政府、人大重視程度的不同所帶來的影響。例如,淄博市人民政府和合肥市人民政府在制定和《淄博市城市建設檔案管理辦法》和《合肥市城市建設檔案管理辦法》之后不久,又以市政府的名義制定和了《淄博市城市建設檔案管理實施辦法》、《〈合肥市城市建設檔案管理辦法〉實施細則》,進一步提高了規章的可操作性。

1.3 立法技術分析

1.3.1 整體架構分析。華東地區10個城市的12部城建檔案管理法規和規章,其整體框架主要有兩種:分章節論述和按條款列舉。其中,7部為分章節論述,5部為按條款列舉。分章節進行論述的文件均分為總則、附則兩部分,內容主要包括城建檔案的管理與利用、歸檔范圍、移送與接收及法律責任等模塊。可見,各個城市城建檔案管理立法的重點主要集中在城建文件的歸檔、城建檔案的管理與利用以及法律責任等幾個方面。

1.3.2 立法目的、立法依據分析。12部地方性法規和規章均在總則的第一、第二條對城建檔案管理立法的目的做了相似的描述,即“為了加強對城建檔案的管理,規范城建檔案的收集、整理和保管工作,充分發揮城建檔案在城市規劃、建設、管理中的作用,制定《管理辦法》或《實施細則》”。

各地城建檔案管理立法多以《中華人民共和國檔案法》、國務院《建設工程質量管理條例》及省級城建檔案管理辦法為依據,制定市級城建檔案管理法規和規章,踐行了統一領導、分級管理的原則,體現了一定的地方特色。

1.3.3 立法內容分析。(1) 共性。第一,各市法規和規章對城建檔案的定義差異不大,均是指在城市規劃、建設、管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的歷史記錄。第二,各市的城建檔案由相應地區市級城建檔案館接收保管,城建檔案管理工作的主管單位均為城市規劃或建設行政主管部門,業務上受同級檔案行政管理部門指導。第三,對建設工程的竣工圖都有極為嚴格的要求,必須有完善的竣工圖,不完整或缺失的都要根據相關規定由相應部門補繪并歸檔。第四,文件的實施范圍描述方式分為兩種:“在本市行政區域內形成、管理、利用城建檔案的單位和個人”或“本市行政區域內城市建設檔案形成、收集、整理、保管、利用等管理活動”。(2)特色。特色之一,實行兩套制歸檔。《南京市城市建設檔案管理辦法》第十七條、《〈合肥市城市建設檔案管理辦法〉實施細則》等法律條文中均涉及“建設工程檔案不得少于兩套,城建檔案館(室)、建設單位各保存一套”,該規定在一定程度上為城建檔案保存的完整性提供了法律保障。特色之二,城建檔案利用逐漸受到重視。如《蘇州市城市建設檔案管理辦法》第七條規定“城建檔案的管理應當逐步采用新技術,實現信息化管理”,第三十二條規定“城建檔案館應定期公布開放檔案目錄,并簡化利用手續,為利用者提供方便。我國公民和組織持有合法證明,可以利用已經開放的城建檔案”,體現出文件制定者先進的服務思想和立法理念。特色之三,建立城建檔案管理網絡。《合肥市城市建設檔案管理辦法》第四條規定“建立以市、縣城建檔案館(室)為中心,以城建檔案形成單位的檔案館(室)為基礎的城建檔案管理網絡”,先由形成單位予以歸檔管理,然后根據相關規定,將檔案移交給城建檔案館(室),二者有機銜接,這將從根源上避免城建檔案外流和管理不善等問題的發生。特色之四,城建檔案業務工作與行政管理活動緊密結合。《徐州市城市建設檔案管理辦法》在第五條、第九至第十一條規定檔案業務機構隸屬于規劃(建設)行政主管部門,詳細闡述了城建檔案工作者參加城市建設工程的竣工驗收、審核和城建檔案館(室)接收長期、永久保存的城市建設竣工檔案等內容。

2 對城建檔案管理法規和規章中存在問題的分析

2.1 罰款數額差異大,裁量階次少。有些法規和規章對于法律責任和獎懲的內容存在表述含糊、標準不夠明確的情況。如涉及處罰金額,有的規定1萬至10萬元,有的規定2000元,還有的規定執法部門可以采取自主裁量。法規和規章確定的罰款數額的巨大差別、罰款裁量階次的過少和不加約束的行政裁量權限的授予,無疑增加了執法的隨意性,當國有單位、國有組織和國有企業以及黨政機關出現問題時,懲罰措施往往不易落到實處。

2.2 城建檔案管理立法工作跟不上城市建設發展的步伐。具體體現在:一是地方性法規規章多,全國統一的法規規章少。隨著《行政許可法》的出臺和完善,地方性法規和規章的規范力度變得越來越弱。二是地方性規章多,由人大通過的地方性法規少。從選樣調查的對象看,地方性法規有2部,只占總量的17%,明顯偏低。三是一些城市法規和規章的修改周期過長,修法工作進展緩慢。從10個城市的現行法規規章看,最早的修訂于2001年,最晚的修訂于2011年,之間相差10年。還有幾部修訂于2002年,距今也有12年之久。四是城建檔案法規規章與建設主管行業法規規章之間存在一些矛盾之處,且缺乏有效的協調機制,影響了城建檔案工作的順利開展。

2.3 對電子文件歸檔和電子檔案管理的要求有所缺失。信息時代的到來使得電子文件激增,文檔一體化催生城建檔案館對電子文件歸檔和電子檔案管理的需求。在華東地區的10個城市中,只有徐州市在2011年出臺的《徐州市城市建設檔案管理辦法》中對電子文件歸檔有所涉及。該《辦法》第八條“要求建設工程項目應當同時報送紙質和電子竣工檔案,檔案必須符合《建設工程文件歸檔整理規范》(GB/T20328―2001)和《建設電子文件與電子檔案管理規范》(CJJ/Tl l7.2007)”, 而其他11部地方性法規和規章對此均無相關的規定和要求。

2.4 法規和規章的地方特色不夠十分突出。12部地方性法規和規章,普遍存在結構相似、內容相近甚至雷同的現象,未能突出體現各個城市的地方特色。縱觀華東地區10個城市,有的以交通建設為主,有的以歷史建筑出名,各地產業結構各不相同,城市建設規模不一,經濟、社會發展水平具有一定的差別,立法內容至少應當在部分條款中用于展示自己獨特的風貌和建設實際。

3 完善城建檔案管理法規和規章的建議

城建檔案管理立法工作要實事求是,以城市建設的基本需要和社會發展的最新需求為出發點,加快相關法規和規章的廢、改、立進程,確立城建檔案法規規章與建設主管行業法規規章之間的協調機制,及時化解二者存在的矛盾和沖突。在立法的過程中,應當充分調動相關領域專業人員和專家學者的積極性,充分汲取他們的建設性意見和建議,以彌補現有法規和規章中存在的不足,從而更好地發揮地方性法規和規章應有的作用。

篇7

2015年12月11日,新修訂的《會計檔案管理辦法》(財政部 國家檔案局令第79號)正式公布。為方便各單位更好地理解、貫徹和實施,本刊從第二期開始連續四期刊登國家檔案局經科司蔡盈芳同志的文章,就《會計檔案管理辦法》進行全方位解讀,本期對《會計檔案管理辦法》保管期限的修訂內容進行解讀。

向單位檔案管理機構移交時間更加靈活

原《辦法》要求會計年度終了后,會計檔案可暫由會計機構保管一年,一年后應當移交本單位檔案機構統一保管。實際工作中,很多單位會計機構的需要應對會計師事務所的審計以及業務主管部門、審計部門、稅務部門等的檢查,通常近三年的會計憑證、賬簿、報表需要隨時查閱。為此,新《辦法》第十一條規定,“當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可由會計機構臨時保管一年后移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的,應當經單位檔案管理機構同意。會計機構臨時保管會計檔案最多不超過三年。”

明確會計檔案出境要求

對于會計檔案能否攜帶出境,原《辦法》規定“我國境內所有單位的會計檔案不得攜帶出境”。1999年經國務院批準,國家檔案局的《中華人民共和國檔案法實施辦法》(國家檔案局令第5號)規定檔案出境實行分級審批制度。據此,新《辦法》第二十四將其修改為“單位的會計檔案及其復制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的,應當按照國家有關規定執行。”

《中華人民共和國檔案法實施辦法》第十九條:“各級國家檔案館館藏的一級檔案嚴禁出境。各級國家檔案館館藏的二級檔案需要出境的,必須經國家檔案局審查批準。各級國家檔案館館藏的三級檔案、各級國家檔案館館藏的一、二、三級檔案以外的屬于國家所有的檔案和屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案及其復制件,各級國家檔案館以及機關、團體、企業事業單位、其他組織和個人需要攜帶、運輸或者郵寄出境的,必須經省、自治區、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準,海關憑批準文件查驗放行。”

會計檔案出境根據其等級不同由不同級別的檔案行政管理部門審查批準,機關、團體、企業事業單位、其他組織和個人的會計檔案需要攜帶、運輸或者郵寄出境的,必須經省、自治區、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準。有關辦理方法可參見各地檔案行政管理部門主頁有關行政審批事項辦理方法。

《關于加強在境外發行證券與上市相關保密和檔案管理工作的規定》第三條規定“在境外發行證券與上市過程中,境外上市公司向有關證券公司、證券服務機構和境外監管機構提供或者公開披露涉及國家秘密的文件、資料和其他物品的,應當依法報有審批權限的主管部門批準,并報同級保密行政管理部門備案。是否屬于國家秘密不明確或者有爭議的,應當報有關保密行政管理部門確定。”第四條規定“在境外發行證券與上市過程中,境外上市公司向有關證券公司、證券服務機構和境外監管機構提供或者公開披露涉及國家安全或者重大利益的檔案的,應當依法報國家檔案局批準。”

對單位間會計檔案交接的修改

會計檔案的移交有可能發生在以下兩種情況中:

第一種情況是因單位分立、合并等變動而引起的檔案移交。新《辦法》第二十一條規定“單位分立后原單位存續的,其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管,其他方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。單位分立后原單位解散的,其會計檔案應當經各方協商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關規定處置,各方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證,應當單獨抽出由業務相關方保存,并按照規定辦理交接手續。”上述要求中“復制與其業務相關的會計檔案”和“單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證,應當單獨抽出由業務相關方保存”均會發生會計檔案交接。

第二種情況是單位業務移交而引起的移交。新《辦法》第二十一條規定“單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案,應當由原單位保管,承接業務單位可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。對其中未結清的會計事項所涉及的會計憑證,應當單獨抽出由承接業務單位保存,并按照規定辦理交接手續。”第二十三條規定“建設單位在項目建設期間形成的會計檔案,需要移交給建設項目接受單位的,應當在k理竣工財務決算后及時移交,并按照規定辦理交接手續。”上述業務移交和建設項目移交也會發生會計檔案交接。

對于上述發生會計檔案交接,根據新《辦法》第二十四條規定,紙質會計檔案的交接,“移交會計檔案的單位,應當編制會計檔案移交清冊,列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限和已保管期限等內容。交接會計檔案時,交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接,并由交接雙方的單位有關負責人負責監督。交接完畢后,交接雙方經辦人和監督人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。”會計檔案交接文據的格式可參照《檔案交接文據格式》(GB/T 13968-1992)中第三條和第四條相關內容執行;新《辦法》對會計檔案交接最大的修改是電子會計檔案的交接,電子會計檔案的交接的有關要求解讀請參照《中國檔案》2016年第3期《修訂內容要點解讀(之二)》

對違反《會計檔案管理辦法》處罰的修改

原《辦法》并沒有對違返其管理規定進行處罰的條款,給會計檔案管理責任追究帶來了困難,不利于規范會計檔案的管理。對原《管理辦法》修訂征求意見過程中,不少單位提出需要增加罰責的意見。為此,新《辦法》增加了第二十七條,規定“違反本辦法規定的單位和個人,由縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門依據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規處理處罰。”盡管新《辦法》并沒有對違反有關規定如何處罰作出具體的規定,但由于違返新《辦法》均屬檔案違法違紀,可依據以下法律法規進行處罰。一是依據《刑法》第三百二十九條 “搶奪、竊取國家所有的檔案的,處五年以下有期徒刑或者拘役”,“違反檔案法的規定,擅自出賣、轉讓國家所有的檔案,情節嚴重的,處三年以下有期徒刑或者拘役”的規定。二是依據《中華人民共和國檔案法》第二十四條、第二十五條的規定;三是依據監察部、人力資源和社會保障部、國家檔案局聯合印發的《檔案管理違法違紀行為處分規定》(國家檔案局令第30號)中有關規定;四是依據《中華人民共和國會計法》第四十二條、第四十四條規定。

其他修改內容

一是完善會計檔案利用的有關要求。原《辦法》規定,“各單位保存的會計檔案不得借出”。實際工作中,在業務主管部門的檢查、國家審計部門的審計中或者司法工作中,會計檔案會被借出。因此新《管理辦法》規定,“單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據國家有關規定必須借出的,應當嚴格按照規定辦理相關手續。”

二是對不具備設立檔案機構或配備檔案工作人員條件的單位做出了特別規定。針對小微企業等不具備設立檔案機構或配備檔案工作人員條件的單位以及依法應當建賬的個體工商戶,新《辦法》規定“其會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執行。”(第二十八條)。此外,隨著我國會計服務外包發展迅速,很多小微企業委托中介機構記賬,因此,新《辦法》明確了記賬中涉及的會計檔案管理問題,規定“單位委托中介機構記賬的,應當在簽訂的書面委托合同中,明確會計檔案的管理要求及相應責任。”

三是對委托記賬機構的檔案管理責任明確了要求。新《辦法》第二十六條規定,委托人委托記賬機構記賬,應當在相互協商的基礎上,訂立書面委托合同。委托合同除應具備法律規定的基本條款外,應當明確下列內容:(1)雙方對會計資料真實性、完整性各自應當承擔的責任;(2)會計資料傳遞程序和簽收手續;(3)編制和提供財務會計報告的要求;(4)會計檔案的保管要求及相應的責任;(5)終止委托合同應當辦理的會計業務交接事宜。記賬機構接受委托對單位的會計檔案進行管理的,應當遵照《辦法》的有關規定執行。記賬機構如滿足新《辦法》第八條、第九條規定條件的,可以利用信息化手段管理委托人的電子會計檔案。

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【關鍵詞】會計檔案;管理現狀;完善對策

會計檔案具有原始記錄性,有很強的憑證依據性,不僅是經濟決策的重要依據,還對保護國家財產、執行國家財經紀律起到監督的作用,會計檔案是重要的經濟檔案,是國家檔案的重要組成部分,也是各單位的重要檔案之一。它在會計工作和經濟管理工作中具有多方面的重要的利用價值,因此,會計檔案管理是會計工作的一項重要內容,必須充分重視和加強會計檔案的管理,進一步提高會計檔案的管理水平,充分發揮會計檔案在各項事業中的重要作用。

一、財務會計檔案管理的特點及作用

1.會計檔案的特點

會計檔案具有原始記錄性、信息性、知識性和價值性,由于它反映的對象內容及業務性質不同,又決定了它具有自己獨有的特點,其特點主要表現如下:

(1)來源的廣泛性。會計檔案來源于具有獨立會計核算的單位。因此,凡是實行獨立經濟核算、財務收支的單位都會形成會計檔案。

(2)內容的專業性。會計檔案是通過會計核算的方法形成的,而這種方法是會計特有的專門手段。通過這種專門手段形成的會計檔案是與經濟活動和財務收支緊密相關的,其內容是直接反映機關、企業、事業單位所有各項經濟業務收支情況,表現出會計檔案的專業性。

(3)形成過程的嚴密性。會計核算是利用設置賬戶、復式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產清查和會計報表等一系列專門方法,對會計對象進行連續、系統、完整地記錄、反映和監督。因此,會計核算的嚴密性也就決定了會計檔案形成過程的嚴密性。

2.會計檔案的作用

從宏觀方面來說,國家需要從會計檔案記錄的數據進行匯總,考核國家經濟總體情況,以實現計劃和預算的執行,從而制定有利于經濟建設的方案和決策。從企事業、機關單位來說,可以根據會計檔案的原始數據分析公司的運營情況,制定更加有效有力的監督管理方案。

二、財務會計檔案管理中存在的問題

1.企業領導對財務會計檔案的管理不夠重視

雖然在《會計法》中有明確規定“公司管理負責人需要負責本公司的會計工作和相關會計資料的真偽性、完整性。”但是,很多公司負責人只是口頭上重視這項工作,實際中卻是“說起來重要,做起來次要,忙起來不要”,并不關心財務會計檔案管理工作,甚至采取不聞不問的態度,導致會計檔案歸集不到位,甚至檔案缺失。

2.企業財務會計檔案缺乏完整性的管理

從整體來看,檔案管理的完整性包括:公司應該依法保管所有的會計核算數據;公司的會計檔案應當包括全部的會計資料。而現在的公司經常出現故意或無意的忽視某些數據,造成賬務混亂,收支記錄與實際不符。甚至有些公司財務人員故意銷毀檔案材料,致使有些重要的歷史資料消失,無法查證。

3.對原始憑證的審核與監督不夠

原始憑證是記錄經濟業務發生情況的重要資料和證據,原始憑證的真偽、經濟信息是否全面等決定著會計信息資料的正確性和準確性。由于對于發票、收據等票據的使用范圍沒有嚴格的界定,只要是正式票據(有稅務監制章或財政監制章),不論票據上記載的內容是否屬于票據適用范圍,一律按照正常、合法、合規票據處理;另外,會計從業人員素質參差不齊,責任心等的差異,對于原始憑證構成要素的審核與處理不夠嚴謹。上述審核與監督不到位等因素都導致不合法、不合規原始憑證在會計信息資料中普遍存在。

三、完善會計檔案管理工作的措施

針對上述會計檔案管理中存在的問題,我們必須采取有效的措施,才能有效的改進和完善檔案管理工作,分別從以下幾個方面入手:

1.提高對會計檔案管理重要性的認識

要抓好會計檔案管理這項工作,分管領導、財務處及其他有關部門領導、必須認真學習《中華人民共和國檔案法》、《會計檔案管理辦法》等規章制度,充分認識會計檔案是所具有的不可替代的重要作用。將會計檔案管理作為一項重要任務來布置、落實,常抓不懈。

2.加強會計檔案管理的技能培訓、考核與監督工作

會計檔案具有專業性,在公司財力與人力條件允許的情況下,配備專門的檔案管理人員是最好的最有效的途徑。然而,一些公司、企業受規模資金的約束并沒有專業的會計檔案管理人員。這種情況下會計人員成為檔案整理的主要負責人。

3.制定詳細的會計檔案管理崗位職責,設置專人進行檔案管理

依據有關的法律法規和文件規定,制定會計檔案管理崗位職責。在職責中明確崗位責任、制定崗位標準,提出崗位要求,在做好檔案管理職能、檔案服務職能的同時,進一步挖掘檔案中具有指導意義的數據,并將數據充分運用,指導當前及以后的會計核算與管理,真正把檔案用活、用細、用充分。

4.會計檔案的鑒定與銷毀

會計檔案銷毀是會計檔案管理中重要的一個環節。《會計檔案管理辦法》第10條規定,除保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證不得銷毀外,其余保管期滿的會計檔案應由本單位檔案機構會同會計提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管年限、己保管年限、銷毀時間等內容。單位負責人在會計檔案銷毀清冊上還需簽署意見。會計檔案按照相關法律及時進行鑒定和銷毀可以節省存儲空間,節約企業單位的人力、物力。

參考文獻

[1]陳逸軒.管理會計.中央廣播電視大學出版社,2007.

篇9

1 會計檔案管理的現狀和存在的問題

實現會計電算化后,會計檔案的范圍擴大了,管理的內容也增加了,除了按照《會計檔案管理辦法》對紙質會計檔案進行管理外,還要對電子會計檔案進行管理。電子會計檔案管理需要檔案管理人員不僅懂會計知識,還要具備較高的計算機軟硬件操作技能。目前,我國絕大部分企事業單位都實現了會計電算化,會計檔案的管理工作比以前更加繁重,管理成本也提高了,具體表現在會計檔案的內容增加,管理難度加大,需要的管理人員也相應增加,并且對管理人員的素質要求也提高了,會計檔案所占用的庫房面積也增加,生成、打印和保管會計檔案的機器設備投入更大。也就是說,實現電算化后,會計檔案管理的人力、物力和財力等相應增加,管理范圍增加了,難度加大了。會計電算化只是將會計人員從繁重的會計核算等工作中解放出來了,會計檔案管理的工作不但沒有減輕,反而更重了,難度更高了。

目前的會計檔案管理工作存在哪些問題?我們如何才能減輕會計檔案管理工作的任務,提高會計檔案管理工作的效率呢?

1.1 會計檔案保管期限規定不切實際。1999年1月1日施行的《會計檔案管理辦法》第八條規定了會計檔案的保管期限分為3年~25年的定期保管和永久保管。現在的市場競爭越來越激烈,很多企業存續的時間很短,根據2013年8月份國家工商總局的統計數據,中國企業的平均壽命6.09年,60%的中國企業平均壽命僅5年,中小企業的壽命就更短,平均壽命僅2.5年。而我們目前的法規規定會計檔案要保管15年、25年乃至永久,其實際意義究竟何在?作為法律責任的主要承擔者的企業已經不復存在,檔案留著還有什么用?即使有法律責任要追溯,向誰追溯?這一規定顯然與目前的經濟形勢不符,特別是對中小企業和民營企業更是不切實際。國有企業和大型的企業集團存續時間稍長,平均壽命也不過7年~8年,當然也不排除像“同仁堂”、“六必居”這樣的百年企業,但這樣的企業在中國屈指可數。

同時,《會計檔案管理辦法》第十三條規定,單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的,在終止和辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案,應當由終止單位的業務主管部門或財產所有者代管或移交有關檔案館代管。很多中小企業沒有業務主管部門,那么,這些已經終止的中小企業的會計檔案應該由檔案館代管,或者由財產所有者代管。但保管這些會計檔案是需要成本的,這個成本由誰來承擔?檔案館的人員和空間也是非常有限的,已注銷企業的會計檔案全部由檔案館來代管顯然是不現實的。財產所有者通常認為企業已經沒有了,與企業有關的法律責任也應該終止了。會計檔案“是扔還是留”也是很多業內人士的困惑,實際情況是,隨著企業的注銷,很多企業的會計檔案也就慢慢散失了。

1.2 會計檔案管理方式不統一。盡管很多會計人員都知道紙質會計檔案和電子會計檔案應該并存,但是究竟哪些會計檔案需要紙質保存,是原始憑證?還是會計報告?或者是全部的紙質會計檔案?實際的情況是,有的企業保留了所有的紙質會計檔案和對應的電子會計檔案,有的企業只保留了電子會計檔案,當稅務部門來檢查時,再把所有的紙質會計檔案打印出來。但是,有的企業又反映稅務局查賬的時候根本不看打印的賬本,只看手工賬。還有電子會計檔案要定期備份,哪些電子會計檔案需要定期備份?用什么介質備份?多久備份一次?眾說紛紜,這就給企業的會計人員造成很大困惑,不知何去何從。

1.3 會計檔案銷毀工作不及時。《會計檔案管理辦法》第十條規定,保管期滿的會計檔案可以進行鑒定后銷毀。但是在實踐中,保管期滿的會計檔案進行鑒定銷毀的企業寥寥無幾。以鄭州市的二十幾家大型企業為例,廠齡40年左右的有6家企業,超期保存的會計檔案占所有會計檔案的60%左右,廠齡在30年左右的12家企業,超期保存的會計檔案占所有會計檔案的40%左右。這些占用了大量庫房和檔案管理人員的檔案平時也很少被利用,被調查企業都希望銷毀這些期滿的會計檔案以節約管理成本。但是會計檔案的銷毀要按規定的程序進行,在銷毀前要申請、造冊和鑒定等一系列繁雜的程序,特別是鑒定工作,不僅工作量大,而且沒有統一的鑒定標準,如果會計檔案一旦鑒定不當而銷毀,法律責任誰來承擔?這一系列問題不僅使期滿會計檔案不能及時銷毀,占用大量庫房,而且使得查找和利用會計檔案也變得十分困難。

1.4 會計檔案管理成本過高。一張張的光盤、磁盤等電子會計檔案日益增加,并且還要定期備份,這些電子會計檔案的保管對庫房環境和管理人員的素質要求更高。另外,還要再把這些電子會計檔案打印出來,不僅耗費電腦、打印機、紙張,勞力費神,而且厚厚的紙質會計檔案也占用大量的庫房。特別是那些公共服務行業,比如銀行、保險公司和通訊行業每年的業務量巨大,需要大量的紙質會計憑證。僅以中國人保財險為例,僅2012年其資金支出業務量就超過3000萬筆,使用發票數量超過7000多萬張,再加上相應的紙張、倉儲、運輸、打印裝訂和人工成本,管理成本超過千萬元。推及開來,整個保險行業的會計檔案管理成本會有多高,整個中國企事業單位的紙質會計檔案管理成本又有多高呢?耗費巨大的財力、物力和人力,而這一切與我們目前一直倡導的“低碳會計”、“綠色會計”背道而馳。目前,會計檔案管理存在上述諸多問題,那么,會計檔案管理該何去何從?會計檔案數字化將解決以上這些問題,是會計檔案管理的未來趨勢。

2 會計檔案數字化的優勢

會計檔案數字化就是將所有的原始憑證通過影像掃描、電子簽名、OCR等先進的技術手段轉化成電子文件,通過會計軟件而隨之生成的記賬憑證、會計賬簿和財務報告等會計檔案都以電子文件的形式出現和管理。只保留極少數重要的原始憑證紙質檔案,原始憑證也不再附在記賬憑證后面作為附件來裝訂,不需要打印紙質會計檔案。即從原始憑證的輸入開始一直到最后的財務報告的生成,整個流程都通過電腦來完成,全程實現數字化采集和數字化處理。日常活動也都通過計算機和網絡來獲取、查找、利用和管理會計檔案。會計檔案數字化的優勢主要體現在以下幾個方面:

2.1 數字化的會計檔案節省空間。會計檔案實現全程數字化后,每年的會計檔案只有幾張光盤(或磁盤等)和一本原始憑證,數字化前每個月的會計檔案都比這個要多不知多少倍。以一個小型企業最低限度來估算,每年至少也需要12本憑證,一本總賬,兩本日記賬和一本活頁式的明細賬,財務報告幾十頁吧。相比之下,是不是節省了很多存放空間,這里只是列舉了一個小型企業,那么大中型企業的會計檔案更多,可能是小企業會計檔案的幾倍到幾十倍。數字化會計檔案為我們節省了巨大空間,一間庫房存放幾十年的會計檔案都綽綽有余,不像現在很多企業的會計檔案室爆滿,需要好幾間甚至十幾間庫房來存放,而且成堆的檔案,很難查找和管理。

2.2 數字化的會計檔案方便查找和管理。會計檔案實現數字化后,一切會計檔案都可通過計算機和網絡進行查找、統計分析、計算和管理,實現了資源共享,大大提高了工作效率,也提高了檔案的利用率,同時也避免了紙質會計檔案因翻閱和借閱造成的磨損和丟失。比如需要查找一張2年前的原始憑證,我們只需要通過計算機設定查找內容,就可以看到這張憑證的具體內容和存放地點,只需幾分鐘的時間便可做到。同樣,對于保管到期需要銷毀的會計檔案,可以先在電腦上進行銷毀前的鑒定,不需要一本本地翻閱紙質憑證和賬本,節省了大量時間和勞力。

2.3 數字化的會計檔案大大節省了管理成本。數字化會計檔案不但節省存放空間,方便查找和管理,而且也節省了大量的人力、物力和財力。由于土地資源的稀缺,房價不斷上漲,在這個寸土寸金的時代,節省了存放空間就等于節省了資金。會計檔案數字化可以減少大量紙質憑證、賬簿和報表的打印、傳遞、裝訂和保管成本,也符合國家“十二五”規劃提出的綠色、低碳發展理念。2012年底,中國電信廣東省分公司和中國聯通兩家企業率先開展了會計檔案數字化管理的試點工作,中國電信廣東省分公司已從中嘗到了甜頭,每年帶來直接經濟效益約1000萬元,眾多企業都翹首以盼實行檔案數字化管理。2013年12月,財政部印發了《企業會計信息化工作規范》,從2014年1月開始實施,這一法規的實施也加快了會計檔案數字化的進程。

3 會計檔案數字化需要解決的問題

3.1 數字化會計檔案的安全性。會計數據的保密性、安全性非常重要,試想,正在傳輸數據突然出現死機,內部會計信息對外泄露,未經授權的人可以輕易獲取、篡改企業的會計檔案,計算機遭受病毒侵襲,這對企業將是多大的損失。目前,財政部和國家檔案局已經鼓勵中國聯通等企業開始了這方面的嘗試,我們也可以借鑒各商業銀行的經驗,銀行系統已經在會計檔案數字化方面先行了一步,取得一定的成績,可以采取統一身份認證、設置權限、密碼保護、數據監控等措施確保數字化會計檔案的安全性和保密性,同時還可以嘗試建立“災難恢復中心”確保會計檔案數據萬無一失。

3.2 會計檔案數字化的IT人才。會計檔案數字化不僅需要專業的會計知識,還需要較高水平的計算機技能,而我國目前這方面的人才非常短缺。全國各大高校至多設置了會計電算化這樣的常規課程,僅僅具備這一知識還遠遠不夠,在一般的企業中,基本沒有這方面的人才,只有很少數的大型企業通過自己研發,才培育出會計檔案數字化的專業IT人才。不過我們可以通過社會培訓等方法來培育這方面的人才,為會計檔案數字化的早日實現鋪平道路。

篇10

一、基本情況

我們公司是中鐵大橋局集團公司下屬的一個二級子公司,成立于年月,現有干部職工名,其中,具有高級技術職稱的人員名、中級技術職稱的人員名、中級技術職稱的人員名。機關管理辦公人員名一線工作人員名。下設廠部和室。公司近年來,堅持科學發展觀,開拓進取,追求卓越,在市場經濟大潮中勇立潮頭,實現了社會效益和經濟效益的雙豐收。

二、工作做法

(一)加強組織領導,統一大家思想認識

首先,公司黨政領導高度重視人事檔案管理工作,成立了專門組織機構,有專門分管領導負責此項工作的指導與協調,定期或者不定期親自督促檢查,并一次次對人事檔案管理工作提出提出明確任務和具體要求,并定期聽取匯報,對工作中出現的問題及時分析和處理。同時,通過組織召開有關人員參加的會議,統一和提高大家的思想認識,經過學習討論,使大家深刻認識到:檔案信息資源是中鐵大橋局集團信息資源的重要組成部分,在企業經濟建設中發揮著越來越重要的作用。我們從企業人事檔案最薄弱處下手,全面健全人事檔案體系,就是想通過人事檔案管理,進一步提高整個企業管理水平。為了保證人事檔案標準化、規范化整理如期完成任務,公司領導統籌兼顧,從基層單位抽調力量解決人手不夠的問題、及時解決檔案庫房裝具等問題,由于領導的重視,保證了人事檔案管理工作順利開展。

(二)加強制度建設,實現管理規范有序

沒有規矩,不成方圓。根據我公司實際,對公司所屬各單位的人事檔案管理部門提出了干部檔案管理工作的具體要求,并先后制定了《干部人事檔案管理辦法》、《干部檔案材料收集制度》、《干部檔案鑒別歸檔制度》、《干部檔案查(借)閱制度》、《干部檔案轉遞制度》、《干部檔案保管保密制度》等多項制度,確保了檔案收集、歸檔、鑒別、轉遞、查借閱等各個環節的規范性。同時,制作《查(借)閱人事檔案登記簿》、《檔案材料收集歸檔登記簿》、《檔案轉遞登記簿》等記錄簿,使機關人員堅持照章辦事、按程序辦事。制度的建立健全,使得我們人事檔案管理工作步入了規范化、制度化的軌道。

(三)加強人員培訓,提高業務工作素質

人事檔案管理的好與壞,培訓強化是關鍵。我們組織了業務專題培訓,采取派員去總公司培訓和自己本公司自己組織培訓兩種形式。通過培訓,使公司機關和來自公司下屬單位的人員學習了干部檔案管理的基本知識以及基本操作技能。在培訓中,學員們認真學習了人事檔案管理辦法及檔案實務操作規范制度,進行了工作研討和實務操作,討論在工作中出現的一些問題。大家通過學習,進一步明確了方向,熟悉了管理人事檔案工作的規范要求和工作標準,為下一步檔案管理工作的開展打下了堅實的基礎。同時,公司人事檔案管理部門還及時了解檔案管理工作中出現的新情況、新問題,積極探求解決的方案和辦法,根據各下屬單位提出來的一些具體問題,經過認真研究,再以電話、通知、以會代訓等不同方式指導下面開展工作,并且鼓勵大家業余堅持自學業務,使大家明確了解決問題的對策,有效提高了心理素質和業務素質。

(四)加強大硬件投入,夯實基礎設施建設

為了加強人事檔案管理基礎設施建設,不斷改善管理環境安全條件,我們公司解放思想,內部挖潛,千方百計從別的地方擠出經費,對檔案管理的硬件加大資金投入力度,先后為公司人力資源部檔案室添置了計算機臺,彩色打印機部、裁紙打孔一體機部、專用打孔機部、裁紙刀和先進的檔案裝具-密集架,具備中央空調、消防監控等各種先進硬件設設備,不斷改善人事檔案管理條件,經過努力,已經基本達到總公司提出的“三室”分開的要求,保證了“六防”措施的有效落實,同時,要求我們公司所屬的各基層單位對檔案管理的硬件加大投入,經過各個單位的努力,檔案庫房建設基本上達到了總公司的要求

(五)加強機制完善,達到管理優質長效

建立和完善了人事檔案管理的長效機制,確保管理運行的工作效率和工作質量。1、實行關口前移,調查摸底先行:在健全人事檔案之前,首先對全公司人事情況作了充分的調查,對不同員工的情況做好記錄,保證了人事存檔的準確性和真實性。2、實行安全防范,依靠組織保障。首先,各級人事檔案管理部門領導高度重視防范工作,積極實施了有關檔案系統安全方面的各項措施;其次,讓管理人員對檔案安全性作深入地了解,使他們積極地自覺地遵守各項安全制度和措施,防患于未然,降低了人事檔案信息系統的安全風險。3、實行規范操作,依靠制度保障。通過制定相應的政策與規范,并采取必要的措施強化落實,做到制度規范人事檔案管理行為,保障人事檔案信息執行到位。4、實行優質服務,提供信息依據。