導語：如何才能寫好一篇檔案管理的整改措施，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

【關鍵詞】行政事業 檔案管理 存在問題 改進措施

行政事業單位檔案是記載行政事業單位一切活動的真實記錄。它可以再現單位一切活動的歷史真實面貌。有了這些檔案，行政事業單位就可以很好的在以往工作的基礎上繼往開來，在繼承中發展。而且重視檔案管理對于規范機關管理提高機關工作效率具有重要意義。

一、行政事業單位檔案管理工作的重要性

行政事業單位是國家機構的組成部分。國家機構正常的運轉與行政事業單位的健康發展有著密切的關系。而行政事業單位對檔案進行科學有效的管理，是保證行政事業單位健康發展的有效措施。行政事業單位檔案記載著本單位各項業務活動的全部信息資料。也記載著本單位內部人員的文檔信息資料。行政事業單位的工作人員要想搞好本職工作，必須對本單位的歷史、現狀有所了解，或參考，或借鑒，或繼承…，而檔案資料就是了解這些的唯一資料憑借。所以做好檔案工作對單位工作的順利健康發展有著十分重要的作用。

二、行政事業單位檔案工作中存在的問題

（一）檔案工作還沒有提高到一定的重視程度。行政事業單位的工作千頭萬緒，放在業務前沿的工作決不是檔案管理。檔案管理只是單位眾多工作中的一個不太起眼的部分。而且還是尚處于幕后的一項隱形的服務性工作。所以往往容易被領導所忽視。個別單位對檔案工作重視不夠，監督不力。對檔案工作所需要的人、財、物沒有給予適當的支持。加之，有的單位年度考核的目標并沒有對檔案工作給予足夠的重視。因而檔案工作滯后，重要的業務檔案沒有及時收集、整理、歸檔的現象時有發生。

（二）行政事業單位檔案管理人員的素質參差不齊

由于一些行政事業單位的領導對檔案管理工作不夠重視，從而忽視了對行政事業單位檔案的嚴格管理。檔案工作，對這些領導來說，只要求進行基本的日常維護，不要求有什么新的改進。所以對檔案館員的人員組成并沒有過多的去考慮他們的專業性。甚至會把一些無關緊要的閑置人員調到檔案管理崗位，也會無緣無故的把剛剛適應工作的人員調離檔案工作崗位。還由于對檔案工作人員只有使用，沒有培養。因而這些單位的檔案管理人員素質基本上不會很高。檔案管理人員業務水平參差不齊，檔案管理工作處于應付地位，是這些單位檔案管理工作的常態。

（三）行政事業單位檔案管理軟硬件跟不上社會發展的需要

隨著科學技術的不斷發展，信息技術進入了各個領域。為了滿足現代行政事業單位檔案管理的需要，大量的應用于檔案管理的先進科學技術應用而生了。這為我國檔案的信息技術不斷完善創造了極好的條件。然而，由于我國行政事業單位檔案制度不夠完善，以及一些行政事業單位的領導對這一工作的不夠重視，從而導致行政事業單位檔案管理的一些現代化的軟硬件設施欠缺。使得現有的檔案管理條件滿足不了現代化的光盤和電子檔案處理的需要。這對行政事業單位檔案資料的保存管理是一個不少的損失。

（四）行政事業單位檔案管理的方法單一缺乏創新

近年來，隨著社會的進步，計算機技術的不斷發展，辦公自動化已遍及各行各業。檔案數字化管理以其方便、快捷、文檔一體化的優越性也已被很多檔案管理部門所采納。但在部分行政事業單位，由于領導的重視程度不夠和資金的缺乏，目前，一些行政事業單位檔案的管理還停留在過去的簡單管理水平上，檔案管理方式不能夠充分利用現代化技術來提高檔案管理的技術含金量。致使行政事業單位的檔案室雖然形成了大量的電子文件，但是電子文件的歸檔和其他各類檔案的數字化工作不能夠很好的開展。其結果造成了大量的檔案信息的丟失和缺損。

三、搞好行政事業單位檔案管理工作應采取的對策

（一）加強行政事業單位領導對檔案管理重要性的認識

行政事業單位領導有決策權，領導的意志決定走向。單位的領導如果對檔案工作重視了，那就會在人力、財力、物力方面給予檔案工作大力的支持。檔案工作也就會在領導的關懷下做的有神有色。反之，如果領導對檔案工作不太重視，那這一工作就會停滯不前。所以為了檔案信息能夠有效的管理，行政事業單位領導應該加強學習，提高認識。只要領導的認識提高了，檔案的順利開展就不是一個問題了。

（二）提升行政事業單位檔案管理人員的專業素質

針對一些行政事業單位檔案管理人員的專業素質不高，業務不精，提升行政事業單位檔案管理人員的專業素質的方法有三。一方面，要引進一批優秀的檔案管理工作人員，并把那些不稱職的人員調離檔案工作崗位。另一反面，加強檔案工作的培訓工作，全面提升在職檔案工作人員的業務素質。第三，作為行政事業單位檔案管理工作人員，為了能夠更好地做好自己的本質工作，應主動加強檔案業務技能的自身學習，以便在行政事業檔案管理工作中做出自己應有的貢獻。

（三）加強行政事業單位檔案管理科學化和信息化建設

行政事業單位檔案管理科學化和信息化建設，離不開引進現代檔案管理的軟硬件設施。同時檔案管理人員也必須對這些先進設備掌握其操作的方法。有了先進設備，也有了能夠熟練操作這些先進設備的管理人員，檔案管理人員就能夠在面對未來龐大的行政事業檔案信息時不再疲于應付，而是能夠運用先進的檔案管理設備和技術來從容應對檔案信息管理。從而讓行政事業單位的檔案管理工作做的更加合理和有序。

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一、新醫改實施后醫院檔案管理出現的問題

（一）醫院檔案管理的政策不夠具體完善。大部分醫院制定的檔案管理相關政策不夠完善，在整理與檢查中漏洞百出，主要原因在于國家下發了通用的檔案管理規范，但各地醫院未依據自身情況完善檔案管理制度，從而欠缺規范性與嚴謹性，在相關部門進行檢查時，出現了工作效率差、不能快速找到所需材料、部分資料缺失等問題。

（二）醫學檔案管理的重要性未引起所有人的重視。在醫院發展過程中，大多數人將目光放在了醫療技術的研究上，而對檔案管理沒有明確的認識，甚至會認為檔案的存在對醫院的發展沒有太大的影響，處于可有可無的地位，從而降低了對檔案管理的要求，致使檔案管理不具備完整性和利用性，沒有真正體現出檔案的實用價值，致使檔案內容出現缺失。

（三）部分檔案管理人員不具備良好的專業素質。在各個醫院的檔案管理人員中，存在著一個普遍的問題，那就是管理人員能力分配不均。從事檔案管理工作的人員，在專業水平、理論研究、文化程度等方面素質區別較大。檔案管理人員大多數是因部門需要而調動過來進行檔案管理的，他們很少有人具備專業的管理能力，對檔案的認識欠缺，而且缺乏創新意識，無法在檔案管理方面有所作為，更不可能進行高效管理。從而出現檔案管理不及時、缺乏專業檔案管理的能力，導致醫院發展沒有可靠的材料依據等問題。

二、改善醫院檔案管理的措施

為深化醫療衛生改革，不斷增強醫院檔案管理水平能力，現根據以往經驗以及所出現過的問題，重點將整改措施放在能長久推進醫院發展的檔案管理層面。現提出三條對檔案管理行之有效的解決方法：

（一）擺正態度，增強檔案管理人員對檔案的重視。進一步改善檔案管理的內容，首先要讓檔案管理人員意識到自己工作的重要性，這要求醫院領導和各部門負責人、檔案管理人員重視檔案工作，進行定期統一的培訓，清楚工作職責，重點加強對檔案的收集、整理、分類、歸檔等，為方便日后的管理與查找做好鋪墊。還要培養管理人員的創新能力，充分發揮各自優勢，各抒己見，提出高效管理檔案的方法和措施，豐富檔案內容，提高檔案質量，做到真正使檔案發揮自身優勢，為醫院的發展作出貢獻。此外，醫院要對檔案管理工作進行適當的宣傳，不僅要讓檔案管理的人員知道它的必要性，還要讓其他方面的工作人員了解檔案管理的重要性，這樣才能更好地配合檔案管理人員的工作，使檔案管理工作順利進行。

（二）完善醫院檔案管理制度，制定一套創新、高效的管理措施。隨著醫改工作的不斷發展，對檔案的管理要求也更加嚴格，如何能跟進醫改發展的步伐，提高醫院的檔案管理水平，需要相關管理部門制定出一套創新高效的管理措施。在進行檔案管理的過程中，應專門成立一個檔案管理小組，并配有專業的管理人員進行大局的管理，指導其他人如何高效地對檔案進行分類、歸整。此外，在檔案具體內容、檔案人員分配、檔案管理?h境等方面都要有創新性研究，從而高效提高醫院檔案管理的能力。

（三）提高對檔案管理人員的要求。醫院檔案管理的好壞與管理人員的素質高低有著密切的聯系。只有將檔案管理人員的行為規范到符合管理工作的要求后，才能使檔案管理的工作順利進行。醫院在選擇管理人員時，應對其責任心、對待工作的嚴謹性、思維創新性、管理能力各方面進行考核。同時，要不斷提高他們的文化能力和對專業知識的培養，不定時舉行部門檔案管理水平競賽，激發他們工作積極性，面對問題時學會運用所學知識進行解決。并要求檔案人員定期進行工作總結，多聽取他人的經驗，多看有關醫療政策和檔案方面的報道、論文等，做到與時俱進，能夠通過創新性思維高效開展管理工作。

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一、加強了領導，落實了責任

我局認真落實了保密工作領導責任制。專門設有保密工作領導小組，明確由主要領導周建華同志任組長，副局長張丹丹同志任副組長，各科室負責人為小組成員。具體負責檔案保密工作。

二、牢固樹立了檔案工作的保密意識

1、局班子非常重視檔案保密工作，始終把檔案保密工作作為局工作的大事來抓。組織全體人員深入學習有關文件精神，堅決防止麻痹思想和僥幸心理，努力提高工作人員對檔案保密重要性的認識。強化人員保密意識，即要熱情接待利用者，又要加大檔案保密監管力度，以確保檔案絕對安全。

2、加強了檔案保密工作。首先，加強對歸檔文件材料的保管以及保密力度，由文書統一集中管理，任何個人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件資料。其次，做好檔案的收集、整理工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統;嚴格按照《保密法》和《檔案法》管理檔案，保證檔案的安全和利用。嚴格執行《借閱制度》、《查檔規定》做好保密工作。

3、把保密制度落到實處。在查檔、借閱方面，未經主管領導批準原件不準外借離館，嚴格審查利用者的有效身份證件，檔案借閱歸還前，要求有關工作人員認真清點，確保不出任何紕漏。

4、計算機信息系統的保密工作。采取以下措施：首先，計算機使用嚴格按照計算機使用及管理制度執行，從制度上保證計算機使用及保密;二是檔案館設有專用計算機供檔案查詢使用;三是每臺電腦系統都安裝了防火墻或瑞星殺素軟件，防止黑客、病毒入侵;四是要求全局工作人員嚴格按規范操作，發現病毒及時報告;五是明確規定涉密不上網，上網不涉密，確保檔案管理的保密性和安全性。

5、對開放檔案進行一次清查工作，保證檔案信息安全。對在核查中發現的不安全因素，立即采取措施加以整改;對開放檔案內容做到精確鑒定，涉及個人隱私，組織機密的不予開放;保證有開放價值的開放，該守密的不開放，該開放的不守密，做到不僅要保證檔案實體的安全，而且又要確保檔案信息安全。

三、局保密工作存在問題及整改措施

通過自檢、自查，我局對檔案保密工作有了進一步的明確，同時，也發現了一些存在的薄弱環節。個別同志對檔案保密工作認識不到位，保密意識不強等。今后我局將發現的問題作為整改的重點，對個別同志單獨進行《保密法》培訓。堅決把保密隱患消弭在萌芽中。具體整改措施如下：

1、并堅決做到計算機及通訊保密規定的十不得。

2、定期召開檔案保密領導小組工作會，專題研究檔案保密工作;做到年初有計劃，年終有總結;做到檔案保密工作的會議、檢查和工作有記錄，堅持檔案保密工作與業務工作同步安排部署，落實崗位責任制。

3、對各全縣單位、各鄉鎮街進行業務培訓、指導時,同時宣傳相關保密知識和保密法。

4、探索建立涉密人員管理長效機制，明確了涉密人員的資格和范圍，認真落實保密承諾書簽訂工作。并進一步加強了涉密載體的清理和管理，重點抓好涉密計算機、涉密移動存儲介質、辦公自動化設備和手機使用的保密管理。認真貫徹實施《國家秘密載體銷毀管理規定》，加強涉密檔案載體銷毀管理工作。

篇4

論文關鍵詞：檔案；管理創新；信息化 

 

一、工程檔案概念 

檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式，是把往復不斷的現象真實的記錄下來，成為人們進行反復觀察和研究歷史現象，準確尋找事物發展規律的可靠依據。 

在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄就是工程檔案。工程檔案管理是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、檢索、編研提供利用等活動的通稱；是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，含準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。 

二、工程概況 

蕪湖電廠五期工程2008年12月31日以發改能源[2008]3704號文獲國家發改委核準，于2009年8月8日高標準開工建設，2010年12月24日，#1機組順利完成168小時滿負荷試運行，實現了“廠用電受電、鍋爐水壓、汽機扣缸、鍋爐點火、汽機沖轉、并網和168h滿負荷試運”等“七個一次成功”，提前跨年度投產發電，成為中電投集團公司裝機容量突破7000萬千瓦的標志性機組。蕪湖電廠五期工程由中國電力國際有限公司獨資建設。委托管理單位為中電投電力工程有限公司，主體設計單位為華東電力設計院，監理單位為長春國電監理公司，調試單位為安徽新力電業科技咨詢有限責任公司。#1至#5標段分別由安徽電建二公司、上海電建、東電煙塔、安徽電建一公司、安徽水利負責。鍋爐、汽機、發電機分別由北京巴布科克·威爾科克斯有限公司、東方汽輪機有限公司和東方電氣股份有限公司制造生產。 

三、工程檔案現代化創新管理 

1.落實項目檔案領導責任制，建立健全工程檔案管理組織和管理制度并監督有效運行 

（1）統籌部署，完善體系制度。蕪湖發電廠成立了由發電公司、工程公司蕪湖項目部、各主要參建單位領導組成的檔案管理領導小組。并按照統一領導、分級管理的原則，建立了由發電公司、工程公司蕪湖項目部、監理單位及參建單位檔案主管組成的檔案管理網絡。負責各職責范圍內檔案的收集、整理工作，并確保歸檔資料的完整性、真實性和準確性。蕪湖發電廠和工程公司蕪湖項目部以國家、行業有關檔案管理規定為依據，結合項目檔案的歸檔要求，以文件形式編制并聯合下發了《工程檔案管理實施細則》，規范了各參建單位的歸檔范圍及職責要求，明確了移交檔案的時間、數量和質量，對檔案資料的形成和流向進行了追蹤管理。 

（2）建立現場辦公制度。檔案管理人員要做到現場辦公，進行現場調查，參加技術例會，了解工程進展情況，做好詳細記錄，了解檔案形成情況和收集對象，有針對性地開展工作。對出現的問題，能夠及時查出參考性資料，協助解決問題。所以，要在主動做好對工程檔案業務指導、現場跟蹤服務、檔案接收工作的同時，對登記在冊的工程項目進行清查、摸底、分析研究，積極探索，特別是對一些影響大、意義深遠的工程，不但深入現場進行業務指導，而且還與各參建單位就工程的有關特殊事項進行現場勘查，了解工程的實際情況，在思想認識上達成一致，再制定檔案整編方案，做好項目檔案的示范樣本，現場指導、實地操作，及時解決疑難性問題，并做好該工程的跟蹤服務工作，創出了重點工程服務的新路子，得到各參建單位的好評。 

（3）建立資料歸檔會簽制度。工程檔案部門不僅要同計劃、財務、工程等部門形成驗收會簽制度，還應與相關部門形成考察培訓資料會簽制度，避免考察資料的流失，為工程項目日后使用提供方便。 

拓寬新領域，擴大收集范圍；對國家基建項目歸檔范圍所規定的合同、監理大綱、工作總結、月報、質量檢驗單等各類文件資料，檔案管理人員應當積極協同工程技術人員根據工程過程出現的新情況、新特點，及時擴大收集范圍，保證竣工檔案的完整性、連續性，反映工程運作全過程。 

2.穩定檔案管理人員，不斷提升檔案業務技能 

在工程建設期間，為提高大家的檔案意識和檔案管理知識水平，定期對各參建單位檔案人員開展檔案知識專業培訓。穩定檔案人員隊伍，保證檔案管理的延續性檔案工作連續性強，許多工作，特別是基礎業務和規章制度建設，需要檔案人員較長時間的學習，積累經驗，才能逐漸適應或逐步完善。另外，要建立健全必要的人員進出管理制度，促進檔案工作持續穩定發展。同時，要加強對現有檔案人員的繼續教育。工程公司采取“請進來指導、走出去學習”的方法，組織檔案人員通過調研、現場觀摩、培訓等方式提升自己的專業技能和業務水平。本項目參建單位較多，資料員的管理水平也參差不齊，針對這一情況，安工部與信息部門聯手進行基礎培訓，組織了七次pap管理軟件培訓班；努力推行pap管理軟件的全面運行。在項目建設過程中，曾多次邀請集團公司、中電建協、中電國際和工程公司的專家來到蕪湖項目進行培訓指導；分4次派出管理人員赴上海、北京、長沙等地參加培訓、學習，回來后及時組織參建單位宣貫、培訓用于施工過程中，從而更有效的確保歸檔文件材料的案卷質量。強化過程控制，梳理歸檔流程，嚴格把關審查歸檔文件，確保歸檔文件質量關為加強工程檔案的管理工作，蕪湖發電廠五期工程推行“合同管理制、建設監管制”，為工程檔案的超前控制創造了良好的外部環境。工程檔案管理人員從“立卷型”轉變為“管理型”，由原來的檔案人員集中收集檔案材料、統一整編變為分級管理，誰形成、誰負責收集整編。由于工程建設周期長，所有的招投標工作、簽訂合同、設備文件的到貨都是陸續完成的，為切實做到工程檔案管理工作的“三同步”。 

（1）理清工作思路、制定統一標準，使檔案工作有章可循。根據檔案管理必須與建設同步的原則，在項目建設初期就明確了“誰經辦、誰立卷、誰負責”的管理原則。各參建單位進場時，便將相關管理制度和標準及時貫輸到各施工單位，要求把工程檔案管理納入工程建設計劃和有關檔案管理人員的崗位職責，努力實現檔案資料的“精細化”管理。對文件資料內容的字體、字號、行間距、編號等統一標準，并要求所有工程文件必須使用激光打印機打印，所有簽名為黑色碳素墨水書寫。 

各專業根據評定標準以及本項目的實際情況，下發單位工程一覽表，并且統一了施工技術記錄、工程聯系單、設計變更單等施工文件的表式以及卷內文件排序。 

（2）嚴格過程管理，為編制高質量竣工資料打好基礎。明確要求各參建單位工程文件的形成、積累、立卷和整理必須接受各管理單位的統一監督和指導，統一使用pap軟件以便于溝通，工程文件閉環后三天之內將電子版掛接到pap中，文本和電子版一并產生，工程公司和監理公司對文件的規范性進行審核，發現問題及時通知施工單位整改閉環，這樣把工作量消化在常態管理中，大大提高了竣工資料組卷和審核速度。 

（3）加強設備文件完整性管理。設備資料的收集工作由設備代保管負責，再由工程公司物資主管確認，收集完整后交由工程公司資料員進行分發、組卷、歸檔。凡發現設備材料不齊全，簽字、蓋章不規范等均做好記錄由物資專業協助代保管單位進行催要、完善。 

（4）加強設計變更的管理。由于專業多，反應變更的形式也多樣。我們要求各施工單位按專業對所有變更文件（如圖紙會審、成品確認單、工程聯系單、工地代表修改通知單、設計變更申請（聯系）單等文件）一一整理并進行反饋，并在單位工程一覽表中反映出跟本單位工程有關的所有變更。 

（5）加強竣工草圖的管理。要求施工單位專業技術人員根據現場實際情況編制竣工草圖，在每一份竣工草圖后附上本卷冊編制說明以及有關變更文件的復印件，要求監理和管理公司專工對竣工草圖進行審核。努力做到圖實相符。 

（6）把好審核關。組卷前共召開了七次竣工資料專題會，對歸檔范圍和組卷順序作了明確規定，要求各參建單位上報竣工資料移交計劃；對竣工文件的質量，采取嚴密的審查流程，將竣工資料按單位工程落實到責任人。做到每一份文件在專業管理、資料管理上均有專人負責。規定每一卷竣工資料中均付上“竣工資料預檢/復檢情況表”，各環節審核人員進行確認簽字。將存在的問題及時反饋給施工單位進行整改，以保證竣工資料的準確性、齊全性和完整性。 

（7）把好整改關。認真對待各種形式的指導、檢查，對其產生的不符合項，不間斷地進行跟蹤管理，要求施工單位自查、復查，落實整改措施，將整改問題解決在組卷之前；本項目共形成不符合項報告十六份，不符合項99條，均已進行了整改閉合。 

（8）做好竣工圖的管理。多次向華東設計院發出工程聯系單，對竣工圖的出圖深度、時間以及質量提出明確要求。試運結束后，項目公司和工程公司領導多次和華東院聯系，要求#1機組竣工圖盡快出圖，2011年1月26日工程公司蕪湖項目部總經理親自將設計變更基礎資料送至華東設計院。竣工圖到場后要求監理對竣工圖進行了認真審核并按專業出具審核報告。根據監理審核出的竣工圖審查確認單小結，把需整改的詳細資料用快件寄至華東院，要求設計院限期整改，同時檔案管理人員將設計變更復印件插入到相應的竣工圖中。 

3.竣工驗收備案與檔案管理工作結合 

工程竣工驗收備案工作是工程建設項目管理的最后一道程序，其形成的備案文件材料是工程檔案的重要組成部分，也是各級建設行政主管部門日后管理工程的重要依據，而且工程備案和工程檔案管理的性質和目的在很大程度上是一致的，因此將工程竣工驗收備案工作與工程檔案管理工作結合起來，委托各級城建檔案管理機構管理，對深化建設工程管理體制，規范檔案收集、整理、歸檔、保管，建立健全工程建設長期有效的監督機制是十分必要的。 

篇5

新形勢下，人們對檔案信息資源的需求逐步增加，檔案保密制度建設不健全、思想認識不到位、技術手段不先進等問題直接影響著機關檔案保密工作的有效開展。針對新形勢下機關檔案保密工作面臨的問題和挑戰，檔案部門可從健全檔案保密管理體制、開展檔案保密法制教育、加強涉密檔案全過程控制、規范涉密檔案人員管理方面，提升檔案保密工作整體水平。

（一）健全管理體制，促進長效發展。健全管理體制是確保檔案保密工作長效發展的基礎保障。各級機關一是堅持按照“誰主管誰負責、誰運行誰負責、誰審批誰負責”的原則，嚴格落實領導干部檔案保密工作責任制，強化檔案保密工作責任追究。二是成立保密委員會和保密委員會辦公室，檔案工作人員加入其中。三是將檔案保密工作會議列為常態工作，分析檔案保密工作形勢、探討檔案保密管理難點、部署檔案保密工作要點。四是機關各部門要將各種安全隱患消滅在萌芽狀態，首先，實行定期檢查與不定期抽查、全面檢查與重點抽查相結合，對檢查中發現的問題，要及時提出整改措施，及時堵塞漏洞，防止失、泄密事件的發生，使保密工作制度落實到實處；其次，推進檔案保密自查自評工作規苑化、常態化，開展檔案保密自查、自評工作專項檢查，加強督促指導，抓好自查結果運用，及時消除泄密隱患。 

（二）開展法制教育，促進意識提升。加強檔案保密法制教育，是增強廣大干部職工保密法制觀念的重要途徑。針對在檔案管理工作中存在的保密意識淡薄、缺乏保密安全教育等問題，一方面要對檔案使用者加強宣傳教育，另一方面要從檔案管理工作的內部入手，建立高素質的檔案管理隊伍。檔案工作人員特別是各級檔案領導干部，必須從高度出發，充分認識檔案保密工作的重要性，充分認識到保密工作的復雜性和艱巨性。將保密宣傳當作一項常態化工作來抓，廣泛宣傳保密法律法規和保密常識，讓大家充分認識到新形勢下保密工作的緊迫性和重要性，進一步提高各級領導干部保守國家秘密的自覺性。多層次開展保密業務培訓，提高保密知識水平。

（三）加強全過程控制，促進制度落實。機關檔案部門要按照保密管理規定，采取人防、物防、技防等措施，杜絕因違規操作造成泄密隱患的情況發生。加強對涉密檔案管理和各類文件的印制、歸檔、利用、保管等工作酌保密安全措施。涉密檔案的使用要嚴格履行審批、登記、編號、簽收等手續，傳遞時應當包裝密封，標明密級，通過機要途徑或指定專人傳遞。匯編檔案中如摘錄、引用涉密檔案內容，應當按照涉密檔案的密級、保密期限和知悉范圍管理。涉密檔案要選擇安全保密的場所和部位保存，配備必要的保密設備，設專人管理、密碼控制。涉密檔案保管場所無特殊情況不得隨意進入，對因工作需要進入的人員，采取嚴格的保密管理措施。加強網絡裝備保密管控，嚴格按照“涉密信息不上網，上網信息不涉密”的原則，禁止在非涉密計算機上存儲、處理、傳輸涉密檔案，禁止在涉密計算機上使用具有無線互聯功能的設備，禁止在涉密計算機及非涉密計算機之間交叉使用移動存儲介質。同時，機關檔案部門要增強保密技術防控能力，推進保密新技術、新產品的應用和關鍵保密技術裝備配備，提升保密技術監管水平。

篇6

市人民政府辦公室：

我院在接到X政辦發（2004）102號文件通知后，對檔案執法工作檢查非常重視，迅速組織相關人員按照通知要求的內容，開展檔案執法自查工作，現將自查情況匯報如下：

一、自查基本情況匯報

（一）、領導重視，思想統一，任務明確

我院的檔案工作由院長XXX直接分管，辦公室主任XXX主管，XXX到XX鄉掛職后，又由院志辦主任XXX主管，檔案員負責的領導和管理體制。我院一直把學習、宣傳、貫徹實施《中華人民共和國檔案法》、《檔案實施辦法》和《云南省檔案條例》貫穿于法院工作的始終。做到了年頭布置時有任務，大小會議上經常講，檢查工作中對照查，年底總結時談利弊。通過這一系列途徑的學習、宣傳、貫徹、實施“兩法一條例”，增強了全體干警的法制觀念、檔案工作觀念、保密觀念，使我院的檔案管理工作在1998年12月18日經考評驗收已達省C1級標準的基礎上，又有了新的進展。

（二）、增加經費投入，抓緊系統化的檔案管理

我院于1996年12月就設置了機關綜合檔案室，專職檔案員在原有一人的基礎上，于2003年又增加了一人。現有的兩人中，其中一人已于2003年參加了云南省檔案人員崗位資格考試，并取得了專業資格證書，改變了我院過去一直沒有合格的專業人員管理檔案的歷史。我院現有各類庫存檔案近4萬卷，每年又新增近2千卷。原有的庫房和閱卷室只有66平方米，已不能適應年年大量新增檔案的發展要求。根據實際情況，2003年我院在經費非常困難的情況下，又投入了五萬余元的經費，將新大樓二樓小法庭改擴建為新的檔案室，總面積達140平方米，比原來的檔案室擴大了74平方米。其中庫房面積100平方米，閱卷室40平方米；新購置密集架5列10組，加上原來的10列30組，現有密集架15列40組；標準檔案柜2組10個、滅火器2個、電風扇一臺、586型電子計算機一臺，改善了依法管理檔案的條件。

經過不懈的努力，完成了1950年至2003年的訴訟檔案、文書檔案、會計檔案、司法鑒定檔案、聲像檔案、科技檔案、實物檔案的立卷歸檔工作，所有各種檔案歸檔均符合要求，查找方便，利用效果好。2002年至2003年兩年間各檔案借閱326卷次，利用檔案268卷次。檔案更好地為各類立案、審判、執行、申訴復查工作提供了利用服務。

（三）、建立健全檔案管理制度，強化檔案管理工作

為使法院系統的檔案管理工作逐步走向制度化、規范化、科學化，更好地開展各項審判業務和審判理論研究。我院制定了《XX市人民法院檔案管理辦法》、《XX市人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》、《XX市人民法院行政文書立卷歸檔辦法》、《歸檔制度》、《檔案員職責》等辦法、制度，建立健全和完善了檔案管理的一整套制度。同時建立了各種檢索體系，編制了總目錄、分類目錄、卷內目錄、案卷目錄、專題目錄等。制定了保密管理制度、庫房管理制度、歸檔制度、借閱制度、鑒定及銷毀制度，為檔案工作進入科學規范的管理創造了有利條件。

（四）、做好歸檔工作，不斷豐富庫藏工作

做到歸檔時間早知道，每年12月底前辦公室就以文件通知的形式下達各庭、室、處、局、隊告知歸檔的時間、順序、要求等，使其做好歸檔的準備工作。截止2003年6月底止，綜合檔案室共收集整理保管各類檔案32064卷、36340冊。其中，訴訟檔案31548卷，35824冊；行政文書檔案516卷；會計檔案382卷；司法鑒定檔案726卷；資料檔案64卷；科技檔案9卷；聲像檔案6卷；實物檔案2件，歸檔后的檔案門類齊全，庫藏豐富，結構合理，為我院檔案管理工作逐步走向正規化奠定了基礎。

二、存在的問題

（一）在歸檔工作中重視訴訟檔案、司法鑒定檔案的歸檔，對行政文書、會計、聲像、科技、實物、資料等檔案的歸檔工作重視不夠。

（二）沒有過細地深入到各庭室檢查、落實檔案的收集、整理、裝訂等工作，因此出現訴訟檔案有空號、重號及裝訂不太標準的情況；有的部門還存在不認真按時按質量歸檔的情況，特別是在行政文書、聲像、科技檔案歸檔工作上有不足。

（三）按檔案管理正軌化、信息化的要求，該更換的設備沒有更換，該配備安裝的設備一直沒有安裝。如586型電子計算機維修未跟上，因此檔案管理處于手工操作的管理狀態；庫房的溫控設備也沒有配備。因此庫房的溫度大部分時間是處于正常溫度（14℃——24℃）以上，但有時也超過30度以下，不符合檔案管理規定的要求。

（四）檔案庫房盡管加設防盜鋼條，但保衛人員看不到其外圍，保衛視角差，存在著安全隱患。

三、整改措施

（一）院領導要繼續加強對檔案工作的領導和重視，定期或不定期地檢查檔案管理工作，辦公室、檔案管理人員要經常向領導匯報檔案管理工作，做到下情上傳、上情下達、心中有數，不斷總結經驗，解決好存在的問題。

（二）從廣度到深度進一步認真貫徹《檔案法》、《云南省檔案管理條例》，依法開展檔案管理。

（三）加強全院干警的檔案意識，以及業務學習和培訓，特別是文秘人員、檔案人員、內勤人員、書記員的業務學習和培訓，努力提高工作質量、工作效率與管理水平。

（四）針對自查中存在的問題，不斷完善各種規章制度，對存在的問題進行整改，該配備、更新的設備爭取配備、更新齊全。

（五）抓好檔案管理的工作指導，堅持落實好已經建立健全的各種規章制度，把問題解決在檔案歸檔入庫之前，保證每年歸檔工作按質量和進度順利進行。

（六）做好檔案管理開展利用工作，使檔案資料更好地為法院審判工作服務，為經濟建設服務，為社會服務。

特此報告

篇7

自查報告是一個單位或部門在一定的時間段內對執行某項工作中存在的問題的一種自我檢查方式的報告文體。下面就讓小編帶你去看看財務會計工作自查總結報告范文5篇，希望能幫助到大家!

財務會計工作自查報告1觀云村轄6個村民小組，1589戶，共5109人左右，兩委班子成員共12名。

根據來賓鎮政府的安排，觀云村村財務經組織村兩委自糾自查，現將結果報告如下：

一、個人方面

作為一名村會計，我始終嚴格要求自己，不斷學習，提高思想認識，認真領會黨在農村的各項政策及措施，始終保持清醒的頭腦。我還主動學習其他多種知識及技能。目的是為了提高自己的業務專業知識，以便更好的干好本職工作。在工作中，自己按照發展要有新思路，改革要有新突破，開放要有新局面，各項工作要有新舉措的要求，在工作中能夠堅持原則、秉公辦事、顧全大局，遵守財經紀律。認真履行會計崗位職責。

二、財務狀況：

(一)嚴格按財務審批程序執行。村委員會嚴格執行財務審批制度，對于農民關心的土地補償費的發放，工程項目的開支等根據規定都召開了相關的會議，進行民主決策。在清查過程中未發現除會計外的其他人代收款現象，集體資金管理趨于規范化、制度化。

(二)建立日常財務收支管理制度。重視日常財務收支管理，為了加強這一管理，我們建立健全了各項財務制度，這樣財務日常工作就能做到有法可依，有章可循，實現管理的規范化、制度化。

(三)建立民主理財監督管理制度。以民主日活動為載體，切實加強村務、政務公開工作。村民對財務收支進行監督，由財務人員對發生的收支情況進行通報，解答群眾提出的疑問，并將結果按時上墻公布，切實加強了村務、財務公開工作，做到了政務公開一事一公開，財務公開一票一公開。使兩公開的內容完整，程序規范，格式明了清晰。

(四)做好村級財務結報工作。我能夠立足崗位，認真完成好本職工作。村財務總是村民關注的焦點，我對村務公開一直很重視，每次民主理財結束后，我都將各項收支整理好，讓村民監督。

三、存在的問題及應對措施

近年來，鎮政府推出了村級會計任職及工作的種種制度，使我村財務工作取得了一定的發展。同時，也應該看到，我村財務管理還存在一定的問題和不足，主要表現在：報賬不及時。由于各方面原因，我村財務支出項目、款額，與鎮政府對接不夠及時。經此次自糾自查我村兩委會還應在以下幾個方面多下功夫：

第一、加強村級資產管理，努力控制非生產性支出;

第二，及時報賬，做到與鎮政府財政所及時、有效對接;

第三，積極做好富余勞動力轉移工作，為農民增加收入，維護我村穩定。

在今后的工作中，我將更加努力勤奮工作，鞏固已經取得的成績，發揚我村制度建設等方面的優勢，克服缺點和不足，以勤奮務實、開拓進取的工作態度，為我村的建設和發展貢獻自己的力量。

財務會計工作自查報告2根據鎮政府的安排，盧溝村財務經村兩委自查，現將自查結果報告如下：

一、基本情況：

盧溝村共8個生產小組，510戶，共2100人左右，兩委班子成員共8名。村里無村辦集體企業。

二、財務狀況：

根據鎮政府具體安排，結合我村實際情況，村兩委主要從以下幾個方面著手進行了財務檢查：

1、在財務審批程序方面，村委員會都能嚴格執行財務審批制度，對于農民關心的土地補償費的發放，工程項目的開支等根據規定都召開了相關的會議，按照4+2+1工作法進行決策。

在清查過程中未發現除會計外的其他人代收款現象，集體資金管理趨于規范化、制度化。

2、民主理財監督管理情況：以民主日活動為載體，切實加強村務、政務公開工作，民主理財小組發揮了監督作用。

村理財小組成員由3人組成，不定期召開民主理財會，對財務收支進行監督，由財務人員對發生的收支情況進行通報，解答群眾提出的疑問，并將結果按時上墻公布，切實加強了村務、財務公開工作，做到了政務公開一事一公開，財務公開一票一公開。使兩公開的內容完整，程序規范，格式明了清晰。

3、各項收入、支出清查結果：就村委員會2011年的收入、支出進行統計清查。

集體的主要資金來源財是鎮政府補貼村級轉移支付資金。我村支出大于收入，主要的支出項目是生產性開支和非生產性開支。

三、存在的問題：

近年來，鎮政府推出了村級會計委托制、民主理財制、村級兩委交叉任職等措施，取得了明顯的成效。但是，我村財務管理還存在一定的問題和不足，主要表現在：報賬不及時。由于各方面原因，我村財務支出項目、款額，與鎮政府對接不夠及時。

四、對策：

通過這次清理工作，村兩委對財務管理都很重視，在審批權限、審批程序上都能堅持執行財務審批制度，在財務決策上發揮了民主監督作用，但是我們所做的與鎮黨委政府要求的還很遠，經此次自查我村兩委會還應在以下幾個方面多下功夫：

1、加強村級資產管理，努力控制非生產性支出。

2、及時報賬，做到與鎮政府財政所及時、有效對接。

3、建立征用地臺帳，及時登記耕地變動情況，理順往來關系。

4、積極做好富余勞動力轉移工作，為農民增加收入，維護我村穩定。

財務會計工作自查報告3一、工作組織部署階段

根據工作方案，公司對本次專項活動作出以下組織部署：成立規范財務會計基礎工作專項活開工作領導小組和辦會室，由辦公室負責具體項目實施，7月31日之前，由財務部組織召開動員會議，向各區域財務部和各子公司財務部傳達深證局發[2010]109號文《關于在深圳轄區上市公司全面深進展開規范財務會計基礎工作專項活動的通知》中的文件精神，和公司的工作要求，范文之整改報告:財務基礎工作自查報告。

二、自查階段

本階段的工作內容是公司全體財務職員先通過學習了解財務會計基礎工作的相干規章制度，熟悉財務會計基礎工作規范的重要性和必要性，把握財務會計基礎工作規范的要求;有了熟悉以后，根據《關于填報〈深圳轄區上市公司財務會計基礎工作調查問卷〉的通知》和《關于深圳轄區上市公司會計基礎工作常見題目的通報》中的內容逐條進行自查，發現題目并確定整改計劃。

三、整改進步階段

本階段的主要工作是落實整改措施，提升公司的財務會計基礎工作水平，進步會計信息質量。

四、自查內容、發現題目及整改措施

根據《中華人民共和國會計法》、《企業內部控制基本規范》、《會計基礎工作規范》、《會計電算化管理辦法》、《會計檔案管理辦法》等相干規定，公司逐項對比《調查問卷》和《常見題目通報》進行了認真、全面地自查。自查情況：

1、財務職員和機構設置基本情況

1.1主管會計工作負責人及會計機構負責人情況

主管會計工作負責人由總經理提名，董事會決議聘任。主管會計工作負責人及會計機構負責人未在其它單位兼職，不存在人事關系在其他單位情況，未發現不規范事項。

1.2

會計職員崗位設置情況

會計崗位設置公道，符合內部牽制要求。制定了崗位輪換制度，并按要求執行。雖然公司有躲避制度，但未制定專門的財務職員任用躲避制度。

整改措施：在財務職員管理制度中，增加關健崗位財務職員任用躲避制度。

責任人：財務部

整改期限：10月15號之前

1.3

會計職員專業制度培訓情況

公司有安排會計職員定期或不定期參加企業內外部各種專題培訓，包括參加新會計準則、稅務、會計職員繼續教育等內部和外部的相干培訓和講座。公司制定了《員工外出培訓管理規范》，財務部會計職員遵照執行，未發現不規范事項。

2、會計核算基礎工作規范性情況

2.1會計憑證編制及管理情況

會計憑證由專人保管。有部份原始單據未附在記賬憑證后單獨裝訂寄存的情況(主要是銀聯簽購單、售卡申請表等)，主要是出于便于查詢及管理保存的角度斟酌。自查中發現，存在少許自制原始憑證保管不完全、部份憑證或賬簿打印裝訂不夠及時的情況。

整改措施：總部財務部制定記賬憑證附件要求，規范自制原始憑證格式。未及時完成憑證裝訂的賬簿打印的分店在10月15日之前全部整改終了。各公司財務部嚴格依照公司制度的規定執行，財務部不定期進行抽查。一旦發現憑證原始單據不齊全或憑證、賬簿未及時裝訂的，將作為會計工作質量題目進行通報批評。

財務會計工作自查報告4根據____證監局《關于開展規范上市公司財務會計基礎工作專項活動的通知》(廈證監發〔20____〕18號)(以下簡稱“通知”)精神和要求，為切實加強新華都購物廣場股份有限公司(以下簡稱“公司”)財務會計基礎工作，提升財務會計核算水平、提高財務信息披露質量，公司制訂了《關于開展規范財務會計基礎工作專項活動的工作方案》(以下簡稱“《工作方案》”)，并成立專項活動領導小組。根據上述文件規定和工作方案的安排，本次專項活動時間為20____年4月至10月，分為三個階段，4月至6月為公司自查自糾階段、7月至9月為實施專項檢查階段、10月為整改提高階段。

截至本自查報告日，公司完成了自查自糾的階段性工作，形成了《新華都購物廣場股份有限公司關于開展規范財務會計基礎工作專項活動的自查報告》(以下簡稱“《自查報告》”)，并經公司董事會審計委員會和第三屆董事會第三次會議審議通過。現將本次專項活動的組織開展情況、自查內容和發現問題以及擬訂的整改措施等報告如下：

一、專項活動組織與開展情況

(一)專項活動的組織

1、公司根據《通知》精神，成立了以周文貴董事長為組長的專項活動領導小組。

2、按照“統一領導、分級管理”的原則，實行公司總部與子公司的分級管理：公司總部負責實施方案的制定、布署、組織檢查及制度完善工作;

各子公司負責本單位規范化的具體實施。

3、由財務部、審計部對公司財務會計基礎工作進行對照檢查。

公司其他部門人員配合、協助本次專項活動的開展。

4、董事會審計委員會對自查工作進行監督與指導。

(二)專項活動的開展

1、各獨立核算單位依據《中華人民共和國會計法》、《企業內部控制基本規范》及其應用指引、《會計基礎工作規范》等規定，對《____上市公司規范財務會計基礎工作專項活動調查表》所列的自查事項進行逐條對照，全面、深入地查找存在的問題，分析原因;

在自查自糾過程中，邊查邊改，對可以馬上解決的，立即整改;對一時難以解決的問題報告總部，經確認后統一整改。

2、自查自糾期間，審計委員會指派內部審計部門采取審閱資料、現場走訪、約談相關人員，對公司自查進行指導、督促、形成工作記錄。

3、各獨立核算單位自查結束后，公司抽調骨干力量組成小組進行抽查。

4、制度梳理：根據最新指引文件，結合公司實際情況對公司現有制度進行修訂、完善，對公司缺少的制度，加以制定。

使公司的規范財務會計基礎工作更有成效。

二、自查工作的內容

依據《中華人民共和國會計法》、《企業內部控制基本規范》、《會計基礎工作規范》、《會計電算化管理辦法》、《會計檔案管理辦法》等相關規定，公司逐項對照《調查問卷》進行了認真、全面的自查。公司在財務管理組織架構和人員配置、會計核算基礎工作規范性、資金管理和控制、財務管理和會計核算制度建設和執行、財務信息系統使用和控制、母公司對子公司財務管理和控制等方面的財務會計基礎工作較為規范，同時按相關文件的要求也存在一定不足之處需進一步加以完善，公司為此提出整改措施、整改期限和整改責任人，認真加以落實。

三、自查結果及整改措施

(一)財務人員和機構設置基本情況

1、公司依據《中華人民共和國會計法》的規定，設置會計機構及財務人員。

2、公司按照國家《會計基礎工作規范》要求和公司章程的規定，選聘主管會計工作負責人和會計機構負責人。

公司主管會計工作負責人和會計機構負責人在財務管理方面具有豐富的管理經驗，有較強的溝通協調能力。

3、公司對主管會計工作負責人和會計機構負責人有明確的崗位職責和考核制度。

主管會計工作負責人、會計機構負責人為公司經營班子成員。

4、主管會計工作負責人和會計機構負責人人事關系均在本公司，未在本公司以外的其他單位領取薪酬。

主管會計工作負責人，會計機構負責人與控股股東、實際控制人和上市公司董事、監事、不存在親屬關系，未在其他單位(上市公司母公司、子公司以及參股公司以外的主體)兼職。

5、公司依據《會計基礎工作規范》要求，根據會計業務需要設置會計工作崗位，配備會計人員。

崗位職責和考核制度明確，崗位設置符合內部牽制要求。現有財務會計人員均具備相關專業知識和專業技能，具備會計從業資格。

6、公司《財務管理制度》依據《會計基礎工作規范》要求，對會計人員的離職交接做了規定，會計人員離職交接嚴格按制度中的規定辦理。

7、會計人員的工作崗位實行有計劃地進行輪換，但尚未形成書面制度。

整改措施：修訂公司《財務管理制度》，對會計人員的工作崗位實行有計劃地輪換作出明確規定。

整改期限：20____年7月10日前

整改責任人：主管會計工作負責人。

8、公司重視會計人員的專業培訓，鼓勵會計人員自行參加各類會計職稱及執業資格考試。

公司按照國家《會計基礎工作規范》要求，每年組織會計人員參加財政部門組織的會計人員繼續教育培訓，最低不少于24課時;并不定期多次以外派人員參加培訓、向外聘請專家學者到公司講座、以及公司內部的培訓等多形式對員工進行培訓，提升會計人員的專業素質。

9、會計人員任用實際采取了回避，但尚未形成書面制度。

整改措施：修訂公司《財務管理制度》，對會計人員任用回避原則作出明確規定。

整改期限：20____年7月10日前

整改責任人：主管會計工作負責人。

(二)會計核算基礎工作的規范性

1、公司根據《會計基礎工作規范》及公司財務管理制度的要求，記帳憑證所附的原始憑證合法有效單據齊全，部分由母公司開具的發票清單因量較大另行裝訂與每月的憑證一起存放。

2、采購業務記賬憑證后通常附有增值稅發票、應稅勞務銷貨清單、商品驗收單、進價變更單、用款申請單、付款銀行回單。

原始單據齊全。.

3、記賬憑證的編制：在憑證的編號上，采用按照發生經濟業務的`先后順序編號，對一筆經濟業務涉及兩張以上記賬憑證時，采取分數編號;

“摘要”填寫對所記錄的經濟業務的簡要說明;將經濟業務中所涉及的全部會計科目，按照先借后貸的順序記入“會計科目”欄中的“一級科目”和“二級及明細科目”，并按應借、應貸方向分別記入“借方金額”或“貸方金額”欄;憑證分別由有關人員簽章，明確經濟責任。

4、憑證的審核：為了保證會計信息的質量，在記賬前由財務經理(或審核人員)對記賬憑證進行嚴格審核，主要審核記賬憑證是否有原始憑證為依據，所附原始憑證的內容與記賬憑證的內容是否一致，審核其項目是否填寫齊全;

審核科目是否正確;憑證金額是否正確。

5、公司各科目的明細賬由記賬憑證自動過入系統。

6、公司使用用友NC財務系統，記帳憑證每日打印每月裝訂成冊，總賬、明細賬按年打印并訂裝。

7、公司單體財務報表是由系統自動生成，在編制單體財務報表前都與集團內有關企業先進行對賬。

8、公司每月編制合并報表，合并范圍內各主體對于同一經濟事項的具體核算原則一致，母公司系通過對公司各項業務制作賬務處理范例而達成。

9、公司會計估計變更實際履行董事會審批程序，但尚未形成書面制度。

整改措施：修訂公司《財務管理制度》，對會計估計變更須履行董事會審批程序作出明確規定。

整改期限：20____年7月10日前

整改責任人：主管會計工作負責人。

10、對公司會計政策變更需履行哪些審批程序尚未形成書面制度。

整改措施：修訂公司《財務管理制度》，對會計政策變更須履行的審批程序

出明確規定。

整改期限：20____年7月10日前

整改責任人：主管會計工作負責人。

(三)資金管理和控制情況

1、公司制定了資金管理的相關制度，貨幣資金日常管理由財務部負責，財務總監負責公司資金的統籌、融資及預付款的審批。

對外投資、對外擔保、技改基建、風險投資等審批權限分別集中于股東大會及董事會。

2、資金管理嚴格按照制度執行，審批人在授權范圍內進行審批，不超越權限審批。

3、公司資金管理業務的負責人與控股股東、實際控制人和上市公司董事、監事、高級管理人員不構成親屬關系;

出納人員與控股股東、實際控制人和上市公司董事、監事、高級管理人員不構成親屬關系，與上市公司主管會計工作負責人、會計機構負責人不構成親屬關系。

4、公司按照《支付結算辦法》和《銀行賬戶管理辦法》開設和管理銀行賬戶，不存在以個人名義開設賬戶，財務由專人編制銀行余額調節表，公司開通了網上銀行支付功能，支付、審核權限符合《支付結算辦法》、《銀行賬戶管理辦法》和內部控制要求。

資金的支付審批、復核與執行崗位分離;資金的保管、記錄與盤點清查崗位分離;出納人員未兼任稽核、會計檔案保管、收入、支出、費用、債權債務賬目的登記工作。

5、收付原始單據由出納人員加蓋現金付訖或轉賬付訖字樣。

銀行收支憑證由專門會計人員進行賬務處理，出納人員均有核對收付款憑證。

6、公司禁止開據加蓋銀行預留印鑒的空白票據。

7、公司財務印鑒有財務專用章、法人代表章、發票專用章分人管理，避免印鑒保管風險。

8、公司日常票據主要有支票和銀行承兌匯票。

銀行承兌匯票設置票據登記簿管理。支票領用人在支票存根簽名，

9、個別子公司作廢票據能及時注明作廢字樣，但仍由出納保管備查，4月起改由會計保管備查。

(四)財務管理制度建設及執行情況

1、公司根據《中華人民共和國會計法》、《企業會計準則》、《會計基礎工作規范》、《會計電算化管理辦法》、《會計檔案管理辦法》、《企業內部控制基本規范》等相關規定制訂《財務管理制度》。

公司的財務管理制度下設十三個章節，包括總則、財務會計工作、財務管理的基礎工作、流動資產管理、非流動資產管理、負債管理、成本費用管理、財務報告與財務分析、會計電算化、股利政策、內部審計、事務管理等內容。同時制訂了有關費用、收入、固定資產等十二項的內控制度。公司財務管理制度能有效地保障公司及全體股東的合法利益，保證公司的資產安全。

2、公司財務管理制度實行由公司財務部門負責制定及修改，由總經理審定，董事會批準的分級審核制度。

3、公司統一制定下屬子公司的財務管理制度，統一制定下屬子公司的會計政策，并督促其按財務管理制度、會計政策執行。

4、公司對重大會計差錯更正需履行的審批程序未作出相關規定。

整改措施：修訂公司《財務管理制度》，對重大會計差錯更正須履行的審批程序作出明確規定。

整改計劃：在20____年7月10日前

整改責任人：主管會計工作負責人。

(五)財務信息系統使用和控制情況

1、公司使用用友NC版財務軟件，模塊運行正常，基本能滿足公司目前的運營需要。

2、公司財務信息軟件系統日常的管理和維護由系統管理員負責，數據庫每周備份一次;

系統服務器由信息部專人負責維護，技術問題由用友公司負責處理，公司購買軟件系統的合同條款里明確規定了專業機構的維護人員不得泄漏公司財務信息。

3、公司對用友NC軟件系統訪問及操作權限根據不同的職責與崗位進行了設置。

不屬于財務部門的人員無法訪問及獲取財務信息。

4、公司財務信息系統在結賬后進行“反結賬”操作時需要履行向總部財務總監申請及審批程序。

(六)母公司對子公司財務管理和控制情況

1、母公司對子公司財務人員的管理情況

子公司財務經理為子公司財務負責人，子公司的財務負責人由母公司任命，其對母公司負責;子公司財務負責人的考核由子公司進行初評，母公司財務總監進行復評，最終由母公司總裁確認。

子公司其余財務人員的招聘、任免均由母公司負責。母公司對子公司一般財務人員的任職資格要求與母公司一致，須持有會計從業資格證。母公司不定期組織對子公司財務人員的專業培訓。

2、母公司對子公司的資金管理情況

子公司每日下班前須向母公司財務總監報送《資金日報表》，每周一報送《周資金收支預算及執行情況表》;每月、每年均需報送月資金預算及執行情況表、年資金預算及執行情況表，便于母公司了解子公司的資金管理及運營情況;由母公司負責統籌安排資金需求。

母公司不允許下屬子公司之間發生日常經營業務以外的資金往來，子公司對外拆借資金、對外擔保和大額對外投資等須經母公司批準;母公司對子公司實行全面預算管理。

子公司開立銀行賬戶須經母公司審批。

四、自查總結

通過此次專項活動的開展與自查，公司董事、高級管理人員和財務部門對公司存在的問題進行了總結并認真進行分析和反思，提出了整改方案及措施，規范了公司的運作水平，增強了公司財務人員對會計基礎工作的認識，提高了財務人員的業務水平和整體素質。公司將以此為契機進一步規范財務會計基礎工作運行體制，形成促進財務會計基礎工作規范開展的長效機制，提高公司規范運作意識和治理水平。

財務會計工作自查報告5為了進一步加強和規范會計基礎工作，堵塞資金安全管理的漏洞，根據區財政局《關于開展全區會計基礎工作規范化檢查的通知》的精神，結合2011年5月區審計局關于審計區環保局2009年和2010年預算執行狀況的審計處理意見，切實加強財務會計基礎工作，提升財務會計核算水平，我局開展了規范財務會計基礎工作的檢查，現將檢查的組織開展狀況、自查狀況、以及整改狀況匯報如下:

一、組織開展狀況

為使我局會計基礎規范檢查工作落到實處，確保會計工作信息質量的真實、完整和國家財產的安全。我局成立了以局長彭平為組長，副局長胡銘祥為副組長，各部門負責人為成員的領導小組。確定了檢查的主要目標，并要求各部門要以高度的職責心，緊緊圍繞會計基礎規范檢查的目標任務，加強統籌規范，全面安排部署，采取有力措施，自查面要到達100%，確保會計基礎規范檢查工作目標的實現。

二、自查狀況

1、嚴格按照《會計法》和《會計基礎工作規范》的要求，依法建帳。

2、原始憑證的格式、資料、填制方法、貼合會計制度的要求，并嚴格按照財政國庫集中收付的報賬要求，明確了財務收支審批程序、記賬人員與審批人員、經辦人員的職責權限，業務金額無論大小，務必由經手人填制，科室負責人證明，經單位負責人和分管財務的領導審核無誤后方可報支。

因此充分地明確了職責，做到了相互制約，公開透明。使各項業務事項得以有序進行。

3、記賬憑證資料、填制方法、所附原始憑證等貼合會計制度的'要求，字跡清楚，裝訂整齊。

4、加強了單位財務印簽的管理。

財務專用章與法人代表私章分開放置，做到既相互配合，又相互制約。

5、會計憑證、會計賬簿、會計報表等按照規定定期整理歸檔，妥善保管，業務往來單位需調閱有關資料時，務必經單位負責人同意后，并辦理相關登記手續方可調閱。

6、不存在賬外設賬行為。

7、對兩個下屬單位財務內部管理每年堅持內審。

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【關鍵詞】總承包；檔案管理；問題；措施

近年來，總承包單位圍繞著建立國際工程公司戰略目標，不斷開拓工程總承包市場，在工程總承包項目管理上積累了豐富經驗。但是，工程總承包檔案管理卻普遍嚴重滯后，嚴重影響總承包項目的收款工作及業務快速發展。然而，電力工程檔案是評價質量的信用依據，對工程質量起著監督和驗證作用，是電力企業信息資源的重要部分。《國家重大建設項目檔案驗收辦法》提出未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收。而且，業主及上級主管單位在工程達標投產考核時對工程檔案驗收極為重視，工程檔案管理驗收不合格，工程就不能達標。同時，《火電建設項目文件收集及檔案整理規范DL/T241-2012》明確規定對申報優質工程的火電建設項目，應在檔案專項驗收合格，且按DL/T5210的規定通過程質量整體評價（含檔案整體評價）后才能申報，可，項目檔案管理是工程創優的必備條件之一。因此，實行工程總承包的建設項目，工程檔案管理是總承包項目管理的重要工作，要想向業主單位交把“金鑰匙”，就必須重視工程檔案管理。

一、電力工程總承包檔案管理的特點

電力工程總承包的檔案形成的渠道多，牽涉面廣、專業性比較強，參建單位比較多，不同地區、不同行業、不同性質的單位都有可能，同時，在實際工作中，電力行業檔案標準與其他行業檔案標準有些規定會存在差異，來自不同行業的參建單位檔案人員對電力檔案見解不同，眾說紛紜，經常為執行哪個標準而爭論不休。因此，總承包檔案管理過程中，除了深入了解本身電力行業的標準，還要必須了解與之有關聯的行業或專業的標準，同時要組織，協調溝通，指導各參建方的檔案管理工作，保證整個總承包項目的檔案管理工作有序開展。

二、 電力工程總承包檔案管理存在問題

對于在建的總承包項目和已竣工的工程檔案管理，根據各項目部反映的問題，結合檔案管理實際工作綜合分析，主要存在以下問題：

1.重建設，輕檔案管理。很多參建單位對檔案管理重要性認識不足，在工程合同中對檔案管理的條款很少，甚至是沒有，往往只是抓工程質量和進度，忽視檔案管理工作，而是等工程快到竣工時，才知道工程檔案要驗收，導致后期因資料移交問題，與建設單位出現了很多扯皮問題，從而影響了工程收款的工作。

2.工程總承包項目檔案管理基本是個空白，檔案意識薄弱。往往認為檔案人員工作只不過是一些收發文的文職工作而已，項目部臨時聘用沒有工程檔案專業知識，對工程項目管理管理一竅不通的資料員。然而，總承包項目工程周期長，專業性較強，文件種類繁多，內容繁雜，數量較多，如果沒有專業的檔案管理人員，很難將檔案收集，管理好。或者有些總承包項目，沒有設專責檔案管理人員，往往一人兼任多職，疲于應付日常事務，沒有過多的精力和時間投入檔案工作，忽略了項目前期階段的資料收集，導致文件資料嚴重丟失，等到項目快到完工時，才投入人力、物力搞突擊，造成移交檔案質量差，準確性，真實性、完整性達不到規范要求。

3.在現場施工高峰期，技術人員忙于現場施工進度質量管理，同時要兼顧堆積如山的項目文件的審查簽字，面對如此繁重的工作負荷，再加上對檔案工作不重視，技術人員往往就把檔案質量把關忽略，而檔案部門人員只能被動接收項目資料，即交什么就收什么。直到項目竣工文件移交驗收時，才發現檔案存在技術專業質量問題，但此時，大部分技術人員已經調離項目，而檔案人員卻無從下手，導致項目檔案最后無法移交驗收。

三、總承包項目檔案管理的基本要點

（一） 項目前期準備及策劃

1.把檔案工作納入合同管理制。在項目立項開始，檔案人員要提前介入，參與項目各階段合同談判。在合同中要對項目文件的收集內容、整理、移交責任和竣工檔案的執行標準，套數、時間和違約責任，是否向城建館移交等提出明確要求，從合同條款約束參建各方，保證項目檔案的完整、準確、系統性。

2.明確檔案管理職責分工，采取經濟考核制度約束。根據總承包項目管理實際情況，建立項目檔案管理網絡，明確項目部、各分包商等的職責。分包商單位應按照職責要求，把檔案管理納入工程負責人和有關部門責任制，把項目文件管理作為工程建設工作中重要一項，以保證檔案管理工作與工程建設同步。另外，由于項目建設周期長，人員流動性大，很多項目技術人員在過程中就沒有重視檔案，等到項目文件移交時才發現檔案存在技術質量問題，造成了項目文件無法移交。因此，在項目實施過程中，應把檔案管理工作與經濟考核掛鉤，進行考核約束項目部每位成員及分包商。

3.設立文檔專人專責，唯一接口。保證文件的歸口統一性。總承包項目內部各部門、以及與項目參建單位各方的文件流轉接口，要建立唯一接口檔案網絡體系。總承包項目部設立文控中心，作為本項目資料歸口負責管理部門，配專職文檔管理人員負責項目文件資料的分類、登記、編號與發放，整理及歸檔等，確保文件流轉高效、版本可控，歸口統一。

4.制定統一標準化。在項目開工時，總承包單位應及時與業主單位，監理單位，分包單位，共同溝通協調，把項目文件的編制標準（使用表式，文件編號、項目名稱，各參建單位名稱等）、質量要求，原件份數，竣工文件整理組卷標準、以及各參建方檔案責任等相關事宜，以書面形式明確下來。同時，加強檔案規范標準的宣貫，增強項目成員檔案意識。在制定標準時，應由檔案人員與專業技術人員共同結合完成，檔案部分由檔案人員負責，專業部分由專業技術人員提供，通過檔案管理與專業技術相融合，確保標準內容全面、系統性和可操作性。

（二） 加強項目管理實施過程管控

1.加強項目過程中文件的收集和積累。項目文件的收集工作的好壞將直接影響項目檔案的齊全完整性。項目文件收集的工作要從文件形成的源頭抓起，要采用“日記式”，不要“回憶式”，做到每事必有記錄、每事必能跟蹤，從工程項目的前期規劃、立項、初步設計，審查，開工到竣工驗收投產的全程檔案的收集，形成首尾鏈接，互為因果，全程控制的完整體系，確保項目文件系統性，完整性。

2.加強過程管控，確保項目檔案與工程建同步。在項目檔案管理過程中，總承包項目部以“檔案與合同相結合、過程指導與控制相結合、檢查與整改結合”的工作思路，保證項目檔案管理與工程建設同步。總承包項目要求分包單位按照工程實際進度節點制定項目文件編制報審的計劃、歸檔的計劃；并定期組織業主，監理，總包單位的技術人員及檔案人員進行對分包單位的資料進行過程檢查，就存在的問題，提出整改措施，限期整改，否則不給予支付工程進度款。

（三） 加強項目竣工檔案審查工作

項目竣工檔案質量審查是項目檔案移交的一個重要環節，是確保項目檔案質量必不可缺少的程序。而項目竣工檔案審查分為技術審查和檔案審查。在項目建設中，技術人員是項目文件形成的主體，他們對項目文件形成過程，文件所記錄的內容，施工工序、執行標準，以及現場實際情況最有了解，因此，技術人員負責審查與工程技術有關的內容，進行技術方面把關，而檔案審查，由檔案人員從檔案保管與利用的角度，系統整理的要求，對檔案的完整性，成套性、系統性整理的規范性、歸檔文件的質量等進行審查把關。采用技術與檔案相結合審查，既確保了項目檔案的內在質量，也保證項目檔案的完整、系統、有效性。

（四）工程總承包項目檔案管理應注意問題。

1.竣工圖的竣工圖章標準問題。

由于電力行業的標準《電力工程竣工圖文件編制規定》（DL/T5229）中對竣工圖章的樣式和使用的規定與《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28）、《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T50328）存在差異，給檔案人員對標準的執行和實施帶來了很大的困惑，因此，在項目竣工圖編制前，總承包項目應與業主單位進行溝通，尤其是竣工圖需要向城建館移交總承包項目，更應該主動與城建溝通協調，取得一致意見，避免引起不必要的矛盾與返工。

2.加強特殊載體檔案收集歸檔。

所謂特殊載體檔案就是非紙質檔案的統稱，包括照片檔案、影像檔案、電子文件、實物檔案等，它們是從另一個角度反映項目建設的全過程，是證明工程質量的合格，優良性的關鍵材料之一。在檔案專項驗收，達標投產及創優檢查當中，特殊載體檔案是檢查中必查的其中一項。因此，在項目實施過程中，應加強收集歸檔的力度 。

3.項目檔案原件份數和歸屬于何處。

根據《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T50328-2014）規定，“工程檔案的編制不得少于兩套，一套應由建設單位保管，一套（原件）應移交當地城建檔案管理機構保存。”，然而，檔案專項驗收，機組達標投產，創優工程檢查，往往檔案的核查必須提供原件，特別是涉及到項目前期依據文件，隱蔽工程，關鍵部位的施工文件，所以，對于需要向城建館移交檔案的總承包項目，開工之時，要加強與業主、城建檔案館溝通，確認項目文件原件的份數以及原件歸屬等問題。否則，將影響項目檔案移交、機組達標投產，工程創優。

（五） 提高檔案人員素質

項目檔案管理是項目管理的窗口，反映項目的基礎管理水平，而檔案管理人員的素質決定著檔案管理的水平。

電力行工程建設既有通用性，又有極具專業性，因而對電力行業的總承包項檔案員是有獨特的要求。既要懂得自己本身檔案行業的國家規范標準，電力行業的檔案標準，又要了解電力行業的特點，了解行業生產運行流程，了解行業工程建設各階段的啟動和驗收流程，只有這樣才知道項目檔案要收集什么，歸檔什么，控制什么，才能對整個工程檔案進行監督，指導、把控。同時，要做到腿勤、口勤、手勤；熱心、細心、耐心，多關注現場施工進度情況，真正融入項目檔案管理工作，充分發揮檔案的服務功能，在服務中收集檔案，在服務中完善檔案，讓檔案工作與項目同步發展，充分全面提高了自己素質。

（六） 建立檔案信息化管理平臺。

目前，有些總承包項目檔案保存形態主要以紙質形式存在，現場的管理人員不能隨時調閱施工圖紙，技術人員各行其是編制項目文件，項目文件出現不規范，不統一，甚至會因人員變動，項目文件會出現遺失；項目文件流轉審查只靠工程秘書“跑腿”傳遞等原因，影響了項目齊全完整性，規范性，項目管理信息無法及時傳遞。然而，隨著計算機和信息技術迅速發展，我國電力檔案管理的信息化程度也在不斷加強，所以，總承包項目應建立現代化的檔案管理信息技術和先時的管理理念，來改善檔案管理中不合適的方法和手法，通過項目檔案信息化管理，建立項目檔案標準體系，將檔案信息輸入計算機數據庫，實現項目管理無縫連接，提高檔案管理工和效率，使檔案管理工作俗薊，規范化。

三、結束語

工程總承包檔案是建設工程的歷史記錄見證，是工程竣工驗收，交付使用、維護、改造等的重要依據。因此，總承包項目應以人為本，以顧客為至上的管理理念，重視項目檔案管理工作，提供高檔案管理水平，促進電力企業管理水平發展，為企業發展打下更好的基礎。

參考文獻：

[1]《電力工程竣工圖文件編制規定》（DL/T5229）.

[2]《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28）.

[3]《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T50328）.

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Abstract: The file collection and management of hydraulic engineering construction is of great significance, records management staff should fully understand the importance of managing project files to ensure the completeness and timeliness of the files in the construction process, so that project files better serve for engineering construction. In this paper, how to do a good job on file management in the hydraulic engineering construction is expounded, combing with actual construction of east and west docking engineering of diverting Qinglong river to solve water issues of Qinhuangdao.

關鍵詞： 水利工程；工程檔案；檔案管理

Key words: hydraulic engineering；project files；file management

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1006-4311（2012）15-0089-01

0引言

自二十世紀九十年代初以來，秦皇島市洋河水庫水體的富營養化問題越來越突出，藻類頻繁爆發，嚴重影響了秦皇島市的城市供水質量，洋河水庫的富營養化問題引起了市政府和各級部門的重視，為盡快從根本上解決水質問題，保障秦皇島市城市供水安全，提出了引青濟秦東西線對接工程建設項目。秦皇島市引青濟秦工程東西線對接工程概算總投資14114.8萬元，工程線路總長16.18KM，歷時18個月，于2006年8月3日順利開工建設。引青濟秦東西線對接工程將桃林口的水直接引到市區，避開了被富營養化困擾的洋河水庫，實現全線封閉輸水，控制水體污染。引青濟秦東西線對接工程，從立項、審批、設計到開工建設，形成了大量檔案資料，做好這些檔案資料的收集與管理，對促進工程建設，保障工程順利進行以及工程的日后維護管理工作，具有十分重要的意義。

1加強思想認識，充分認識工程建設中檔案管理的重要性

秦皇島市引青濟秦東西線對接工程是公益性公共基礎設施建設項目，對秦皇島市供水起著非常重要的作用，因此工程建設中的檔案管理工作也具有重要意義。水利工程建設中的檔案管理工作是一項服務項、專業性很強的工作，水利工程檔案資料不同于一般的歷史資料，它對工程的運行、安全、管理和維護等有著直接的影響，需要給予高度重視，特別是在工程進行過程中往往面臨著時間緊、任務重的情況，這又使檔案管理工作具有其獨特性和復雜性，在這種情況下，收集和管理好工程建設過程中的檔案至關重要，這就要求檔案管理人員把工作做足、做細，從思想上加強認識，充分認識到水利工程建設中檔案管理工作的重要性。

1.1 領導重視。在引青濟秦東西線對接工程籌備階段，各級領導就明確表示，一定要做好整個工程建設中的檔案資料管理工作，確保檔案資料的完整性。在組建工程建設各部門時，專門成立工程檔案管理小組，具體負責工程建設過程中的檔案資料的管理工作，明確分工，明確責任，建立了檔案管理工作制度，使檔案管理工作有序進行。

1.2 檔案管理人員要不斷加強業務學習，努力提高業務素質和工作能力，增強責任心，認真負責，勤奮敬業，不僅要保管好檔案，還要充分發揮檔案的服務，充分體現檔案的自身價值，做好工程建設中的檔案管理工作，努力提高檔案管理水平，維護好水利工程建設的安全運行。

2確保檔案資料的完整性和及時性

2.1 確保檔案資料的完整性在引青濟秦東西線對接工程建設過程中，形成了大量的檔案資料，如：征占地材料、工程報告、批復、合同、圖紙標書、協調文件及領導視察活動等資料，要做到條理清晰，按照工程進展進度對其進行分類整理，分階段進行整理歸檔，如可分為：立項階段、設計階段、施工階段等，使各類檔案資料條目清楚、存放有序，管理規范。對一時難以判定的資料，先整理歸檔，經主管領導審查后再進行取舍，廣泛利用錄音錄像、實物等多種形式，盡量全面系統的記錄工程建設全貌。

2.2 確保及時收集檔案資料要注意工程檔案資料收集的及時性，檔案管理工作是不斷積累形成的，隨著工程的施工建設，許多檔案資料如不及時記錄、收集、歸檔，會造成不可彌補的損失，而且水利工程建設過程中形成的文件材料涉及面廣、內容繁雜，稍有疏忽就可能遺漏，待工程竣工，工程建設臨時機構解散后，會加大檔案資料的收集難度，為了保證檔案資料收集齊全、完整，檔案管理人員要樹立主動意識，認真了解水利工程建設工作的具體操作程序和工作分階段的工作安排，對檔案資料的內容、數量做到心中有數，認真做好每個階段的檔案歸檔工作，在工程建設過程中不斷收集完善檔案資料，包括直接資料和相關資料，即：文字資料、圖片、錄音錄像等。待工程驗收完畢后，統一交檔案室，完成好檔案交接工作。

3確保檔案資料的規范化和現代化

3.1 對檔案進行規范化管理，及時把整理的檔案資料裝訂成正規卷，加強對檔案的跟蹤檢查，檢查檔案的內容、質量、收集、整理情況，使之與工程進度同步，把住工程檔案的質量關，對不符合要求的及時提出整改措施，及時改正，保證整個工程項目檔案做到齊全、完整、準確、系統。在借閱檔案時，要建立檔案借閱管理制度，認真做好檔案登記工作。加強檔案室建設，注意檔案的防火、防盜，認真做好工程檔案的保密工作，使工程檔案的管理達到高標準的管理水平。

3.2 推進檔案管理的現代化進程，提高工程檔案現代化管理水平。要充分利用計算機及檔案管理軟件對水利工程檔案進行管理，在整理工程檔案的同時，將檔案資料目錄及時輸入電腦，制作與之相對應的工程檔案電子數據，隨時為業務部門提供更全面的信息資源，提高存檔質量和工作效率。加強對電子文件和聲像圖片資料的收集、整理、歸檔工作，廣泛利用錄像機、照相機等現代化的管理設備，促使檔案管理更上新臺階。

水利工程檔案是水利工程建設活動的憑據，是全面反映工程建設全過程的真實記錄和歷史見證，具有十分重要的作用。檔案管理人員要充分認識其重要性，努力提高檔案的管理水平，保證工程檔案資料的連續性和完整性，充分發揮檔案的服務，讓工程檔案更好的為工程建設服務。

參考文獻：

[1]張春珍.建立水利工程檔案管理途徑初探[J].山西水利，2001年S1期.

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關鍵詞：教學檔案管理；教學評估；二級院系

中圖分類號：G64 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2012）31-0288-02

近年來，省教育廳不斷開展各種形式的教育評估，如獨立學院專業建設工作抽檢評估、獨立學院教育工作合格評估等，形式多樣化的教育評估其目的是簡單明確的，就是通過檢查學校教育教學質量和整體運行情況，推動高校管理不斷改革，真正達到“以評促建，以評促改，以評促管，評建結合，重在建設”的目的。而教育評估所用到的信息和材料則是取自獨立學院的各類教學檔案，所以教學檔案管理規范化是獨立學院辦學質量體現的視口，不斷優化教學檔案管理是保證高校教學質量提高的途徑之一。

一、通過教育評估，二級院系教學檔案管理中的問題

1.檔案材料收集難，容易出現不齊全現象。二級院系檔案管理工作起步比較晚，相應的檔案管理制度存在不完善的地方，比如大多數二級院系沒有制定切實可行的檔案管理制度，沒有明確檔案歸檔的具體要求，這就導致各二級院系的檔案管理人員在收集資料時無章可循，存在一定的隨意性，對檔案管理工作缺乏一個完整的認識。獨立學院還存在外聘教師多這一普遍現象，在一定程度上也影響著教學檔案收集的困難。比如外聘教師提供的教學資料容易主觀臆斷的按照自己所在學校的格式填寫，出現填寫內容不規范現象；不能自覺及時的提交教學材料；為了應付交差，對上交材料進行臨時突擊，整理內容草率導致檔案質量低等現象。這些做法都對院系教學檔案收集設置“攔路虎”，在客觀上加大了教學檔案管理的難度。教學檔案具有分散性的特點，這就使得其在收集整理工作上存在一定的困難。如每學期的有關實踐教學各項活動方案的制定，在實施過程中對做的具體工作缺少相關文字記載和問題整改措施及總結；又如有的工作做的比較好且效果明顯，但是在實施過程中沒有及時形成相應的文字材料，當到了教育評估時，對不齊全的部分再花費相當大的人力和物力來進行補充和完善，這不僅對日常的教學工作產生沖擊，擾亂了院系教學工作的秩序，而且還對教學檔案內容的真實性產生較大的影響，使得院系教學檔案管理工作處于被動局面，同時還在一定程度上造成院系教學資金和人力資源的浪費。

2.檔案材料不規范，缺乏一定的系統性。由于二級院系沒有制定相應的管理規章制度，所以在檔案材料的收集和整理上存在很大的隨意性。該收集的沒有收集，不需要收集的卻都收集了起來，而且在收集上來的資料存放年限無明確規定，導致部分到期文件沒有及時做出銷毀措施，所有文件都堆放在儲物架上，使得有限的儲存資源被占據。在教學檔案歸檔過程中，學院與二級院系之間沒有對接好統一整理文件材料的管理要求，沒有明確哪些材料上交部門，哪些教學檔案由二級院系保存，致使一些教學檔案重復保存，一些則無人收存，從而導致了教學檔案管理處在一個無序的狀態中。二級院系在教學資料歸檔過程中，還存在只注重上級下發文件的收集和整理，而忽略了自身在教學管理過程中產生的有價值的材料收集工作。如二級院系開展的各類教學經驗交流座談會、教師互相聽評課記錄、院系會議記錄等，是二級院系自身因實際情況而產生的教學成果，也需要納入歸檔范圍。在部分原始檔案記錄中使用的紙張規格不一，或使用圓珠筆或鉛筆進行內容填寫，使得字跡模糊，這些不良習慣都不利于資料長期保存。絕大部分二級院系的歸檔載體上存在單一性，對于教學文件中實物類的檔案如教師教學課件、課程視頻材料、音頻材料等沒有及時同步歸檔，這在一定程度上破壞了教學材料的完整性。

3.其他方面。在教育評估過程中，缺少對相應教學數據進行歸類統計，比如學生使用教材的優秀教材統計及近三年新教材的使用率等從量的角度體現教學管理的數據分析；二級院系與學院相關部門之間檔案數據不一致的現象；部分教學檔案如課題申報表等缺少上級部門的批復原件或復印件；部分教師擔心自己的教學資料在歸檔后被他人使用或日后借閱不方便等因素，只上交其中一部分材料這一不良現象。

二、上述問題發生的原因

1.檔案管理意識的薄弱，缺少專職的教學檔案管理人員。首先是院系領導、教師及管理人員的檔案歸檔意識薄弱，他們會偏見的認為只要搞好教學和科研就是代表教學工作圓滿完成的標準，對于其具體實施過程中產生的各種教學檔案材料覺得可有可無，也覺得與自己無關，這就嚴重制約了二級院系教學檔案管理工作的發展。在獨立學院二級院系中的教學檔案管理人員大多數為兼職檔案員，由于不是專職從事檔案工作，沒有接受過系統的檔案管理訓練，所以會缺乏基本的檔案管理知識及能力，業務能力較低，這就造成了教學檔案收集不齊全，質量低等問題。兼職檔案員大多數是由教學秘書承擔，他們日常工作本就繁瑣，使得他們對教學檔案收集不及時，錯過最佳收集時間；同時他們也缺少足夠的時間和精力對相關教學材料檔案進行整理，這也會導致大量的教學材料因整理歸檔不及時而造成丟失的后果。

2.教學檔案管理的收集與利用工作中存在盲區。在檔案歸檔過程中容易造成這一傾向，就是只注重材料的收集和整理工作，忽略了如何將這些教學檔案有效的展開利用。而這一思維傾向就導致了院系教學工作人員對教學檔案的不重視，會讓他們覺得這些材料只是為了檢查而準備的資料，不重視日常的收集整理工作，這種表面現象的管理會造成大量的教學信息使用價值流失，沒有很好的體現教學檔案應用于教學的這一理念。同時在檔案的借閱流程中存在手續不完善的問題。部分二級院系在檔案借閱過程中沒有及時做好相關借閱登記手續，導致有些文件因借出時沒有相關記錄而造成后期找不到文件下落，造成信息流失的現象，這在一定程度上破壞了教學檔案歸檔的合理性和完整性。

三、強化二級院系教學檔案管理的對策

1.二級院系領導加強教學檔案管理工作的重視。院系領導要轉變觀念，從教學檔案管理工作的意義上對教師開展檔案管理的教育工作，正面認識教學檔案工作的重要性，增強檔案意識，在日常教學過程中，積極主動及時的上交各項相關的教學文件資料，從根本上提高檔案歸檔的自覺性，在院系間確立教學檔案一體化管理的理念。

2.建立和完善教學檔案管理的規章制度及實施細則。二級院系要從實際出發，建立切實可行的檔案管理規章制度，其內容要詳細包括歸檔范圍、保管期限、歸檔時間及要求、借閱登記要求、移交時間及相關手續。為了加強教學檔案管理工作保質保量的實施，可以將教學檔案管理工作于相關工作人員的年終考核、職稱評定等利益掛鉤，從側面進一步提高工作人員的積極性。

3.加強教學檔案管理人員工作能力的提高。對于目前二級院系教學檔案管理人員沒有受過系統的訓練，管理過程職責不明等問題，應對本院系的檔案管理人員進行不定期的、科學化的、系統化的培訓，應讓他們熟悉檔案業務；在新時代下，還要加強他們現代信息技術的學習，不斷提高自身知識修養和管理能力。在收集教學檔案過程中，針對外聘教師材料收集問題上，管理人員應按照院系檔案管理規章制度，嚴格要求教師及時上交相關教學資料，并對教學資料的內容和質量進行嚴格把握。比如可以在學期初擬出需要教師提供的資料并且標明上交時限，對不符合要求的材料要求限期修改，使得檔案管理工作從原始資料就開始規范起來，充分發揮教學檔案管理人員的職責。

教育評估能夠促進和加強教學檔案的建設。二級院系可以按照教育評估指標體系來對教學檔案進行分類，使得教育評估與日常教學工作相結合，同時通過教育評估糾正教師不重視教學資料歸檔的錯誤觀念，真正達到“以評促建，評建結合”的境界。

參考文獻：

[1] 胡曉靜，朱立.高校二級學院教學檔案管理建設初探[J].中國科技信息，2009，3）.