導語：如何才能寫好一篇檔案管理數字化建設，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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為了滿足時展的需求，檔案管理工作也迎來了新一輪的改革。信息技術在各個領域中已經高度普及，檔案管理的數字化趨勢已經成為了必然。而城建檔案作為城市發展歷史的“見證者”和“記錄者”，其數字化建設的全面落實也顯得更加迫切，本文針對城建檔案數字化建設的問題進行幾點研究。

【關鍵詞】

城建檔案；數字化建設；思考

引言

在城市建設和發展的過程中，城建檔案是非常重要的依據和參考，它記錄城市建設活動中的重要信息和事件，在社會進入了信息化時代之后，城建檔案管理工作也開始向著全面落實數字化的趨勢轉變，實現檔案管理的數字化，能夠克服檔案檔案管理中存在的諸多問題，同時也能夠緩解當前檔案管理的諸多壓力，促進城建檔案工作的可持續發展。

1.城建檔案管理數字化建設中存在的問題

任何事物的發展都不是一帆風順的，在構建城建檔案管理信息化的過程中，也會遭遇很多問題，管理人員必須要客觀看待這些問題，并積極去解決這些問題，才能夠更快、更好的實現檔案數字化，下面針對城建檔案管理數字化建設中存在的問題進行幾點分析：

1.1我國在檔案管理過程中，長期存在技術落后、管理制度不完善的問題，在實現數字化管理也是如此，計算機軟件與硬件建設方面也非常薄弱，不能做到及時更新。信息時代檔案資源更新換代非?？焖伲绻A性建設不完善，那么數字檔案信息也很難及時更新，同時也不利于信息儲存的安全性與規范性。

1.2從城建檔案管理的特點來看，其具有一定的法律價值，在以往的管理中，紙質檔案是主要的記錄載體，檔案信息在被記錄之后，改變比較困難，因此在保密性和安全性方面與數字化檔案相比，存在明顯優勢。但是實行了數字化管理之后，網絡技術本身存在很多安全隱患，加之我國在網絡管理以及數字化檔案管理方面的法律比較欠缺，數字檔案信息的安全性得不到有力保障。

1.3數字化檔案信息具有一定的共享性，也可以說信息共享是數字化管理的一個突出特征，實現了信息共享，就可以全面提升管理的效率和質量，可以節約大量溝通交流的時間，對于檔案管理工作的意義非凡。但是實現共享的前提是數字檔案形式的規范和統一，必須要統一所有的數字檔案形式，才能夠實現共享。但是目前我國并不具備統一的數字檔案格式和規范，同時在數字化建設方面也比較欠缺，這樣必然會影響日后的資源共享。

1.4傳統檔案雖然管理任務重，但是在保存上相對安全，并且也具有良好的穩定性，保存時間很長，因此傳統的紙質檔案與電子檔案相比具有一定的優勢。而數字化檔案雖然實現了管理空間以及時間上的優化，為管理人員提供了極大的便利，但是缺乏對管理環境依賴性較大，必須要借助完善的信息化系統以及設備來實現，一旦系統環境出現了問題，信息數據就非常容易丟失，電子檔案的穩定性與保存期限都不及傳統檔案，這也成為了我國城建檔案數字化建設中的一大難題。

2.對做好城建檔案數字化建設的基點思考

基于以上對城建數字化建設中存在問題的研究，可以看到制定更加完善的數字化策略已經非常迫切，在信息化的背景下，數字化建設在城建檔案管理中的落實和普及已經成為了一個不可逆轉的趨勢，因此有計劃、有目的的制定建設措施是非常必要的。

2.1前期的全面規劃。全面、科學的規劃是進行城建檔案數字化建設的前提，科學的規劃能夠提成數字化建設的速度，也能夠保障數字化管理的順利進行。首先，要將有價值的紙質檔案進行數字化文檔的轉化，這個轉化工作的工作量非常大，因此管理人員必須要對整體館藏有全面、具體的了解，做好調查分析，在這個前提下，對數字化檔案的轉化工作進行全面規劃，轉化需要依據一定的規范和程序進行，要掌握重點，主次分明，因此做好調查，合理規劃是不可缺少的環節。

2.2加強標準規范建設。由于我國缺乏數字化檔案管理的規范和依據，因此在建設方面遭遇了很多問題。所以在進行數字化建設的同時，必須要強化數字化建設的標準。針對文檔資源共享的需求，建立相關的標準以及規范體系。具體來說包括信息化標準規范、數字檔案的規范等等。

2.3加強信息系統建設。城建檔案的數字化管理主要是依靠計算機網絡，創建出一個檔案信息系統不僅需要一定的設備，還要有相應的軟件，建立一個獨立的網絡平臺紀合檔案的管理和共享在這里要注意信息系統的安全性使用者或者管理者在訪問網站時要進行安全認證和身份認證，以免發生信息被盜或者毀壞等情況的發生保障信息系統和檔案信息的安全。

2.4完善資源渾的建設。城建檔案需要進行基本信息資源庫的建設這里包括目錄數據、目錄中心、全文數據庫以及多媒體數據庫等的建設為了提高數字檔案的專業性河以將工作的重點放在特色資源庫的建設上將各個專業和類型的檔案信息資料建立專門的數據庫使數據庫變得更加條理清晰一目了然提高數字檔案的實用性肩利于檔案管理工作的順利進行。

2.5提高檔案的使用效益。城建檔案作為相關城市資料的提供者除了憑證需要還有應起到其應有的查詢、使用功能，為社會帶來一定的價值城建檔案數字化應滿足建設部門以及社會對于相關檔案資料的需求，并為其提供查詢和使用的服務，以實現檔案的最佳使用效益。

結束語

城市建設的過程中城建檔案的數字化建設是不可忽視的重要方面，并且發揮著不缺取代的作用。為了能夠促進城市建設發展，必須要積極完善城建檔案數字化建設的制度和規范，客觀看待存在于建設過程中的問題，有目的、有針對性的制定建設措施，這樣才能夠以最快的速度實現城建檔案的數字化建設，為城市的建設規范提供更加完善的數據支持。

作者：楊桂榕 單位：黑龍江省大慶市杜爾伯特蒙古族自治縣住房和城鄉建設局城建處

參考文獻：

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1.檔案數字化建設的必要性

1.1檔案數字化建設是信息時代的發展要求

隨著科技的進步以及信息時代的飛速發展。人們的生活、學習、以及工作都在這信息化浪潮中發生著巨大改變。辦公自動化水平的提升使無紙化辦公成為了必然，為適應時代的發展需求，檔案管理從傳統的管理模式走向了信息化管理的發展道路。數字化建設比傳統的管理模式更加迅速和準確。

1.2檔案數字化建設是社會發展的需要

檔案所包含的原始憑證是最真實可靠的記載，是國家信息資源的重要組成部分，具有很大的經濟價值。當今的人們已經越來越開始關注獲取檔案信息的便捷性和時效性了。與傳統檔案載體相比較，數字化檔案的獲取更加方便快捷，而且不會損壞到原文件。所以順應社會發展的實際需要，應該盡快改變傳統的管理模式，加快檔案數字化建設的步伐，準確及時的為各個領域提供便利，實現檔案信息資源的共享。

1.3檔案數字化建設是檔案管理發展的必然趨勢

檔案數字化建設之所以會成為檔案管理的必然，是由于傳統的管理和數字化管理存在著幾點顯著的差別。傳統的紙質檔案載體成本高、容量有限，而且一旦遭到破話，將難以得到恢復。而數字化檔案載體成本低、容量大，數字檔案可以通過備份避免檔案受到損害。再加上紙質檔案工作繁瑣、浪費時間和精力，而數字檔案只需通過計算機就可以很方便的在很短的時間檢索到所需的內容。最重要的差別是數字化檔案可以滿足人們在建筑設計和科研等方面的多維需求，這是傳統模式不能相比的。

1.4檔案數字化建設是開發和利用檔案信息資源的基礎

如果能將檔案的數字化工作做的出色，就能實現檔案信息資源的合理開發。開發檔案信息資源的目的是為國家更好的服務，達到社會資源共享的效果。檔案數字化建設之所以說是開發和利用信息資源的基礎，是因為數字化建設可以克服地域的限制，實現大規模檔案信息資源的服務和使用，確保檔案信息資源的準確、時效性。因此，應該加快檔案的數字化建設，使檔案信息資源得到最大限度的開發和利用，為社會主義現代化的建設事業服務。

2.提高檔案數字化管理的對策

2.1建設系統工程，實現信息共亨

檔案電子化建設是一項系統工程，包括總體設計、設備選型、軟件開發、檔案管理、掃描錄入、系統管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等一套硬件加軟件的系統。由于各大型機關、企業日常工作中，每天都要產生大量的文字檔案，需要進行錄入、保管，因此該系統應采取雙服務器、磁盤陳列存儲、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時，為了提高利用率，還應設置適當的檔案查詢系統，通過觸摸屏查詢及文檔網絡上傳，達到資源共享的目的。

2.2提供科學技術保障措施

在技術上進行不斷改進和創新，技術創新要多樣化，譬如信息加密技術，數字簽名技術，防火墻技術，操作系統安全內核技術，入侵檢測技術和長期可存取技術等。只有技術的不斷進步與不斷更新才能促進檔案數字化建設的安全性，提供科學有效的技術保障，促進檔案數字化管理的順利進行。

2.3實現數字檔案統一管理

針對檔案數字化建設中的問題，要保障電子檔案的真實性與完整性，需要從管理的角度出發。主要包括對管理體系的加強、提升體系標準化、增強研究體系的支撐體系等。在管理制度上，也要從不同方面來完善。譬如，要改善人員安全管理制度，加強文檔管理，健全系統運行環境安全管理制度等。在建立檔案數字化建設標準體系時，必須依據國家確定的國家信息化相關規定來制定，同時還要與行業和地方的相關政策、辦法相結合，使之形成嚴密的體系，從而使整個數字化建設標準統一，步調一致，有利于部門之間、單位之間、系統之間，乃至整個城市、國家和國際之間的互通互聯。

2.4完善紙質檔案規范處理

由于之前的檔案館存儲的文件等信息主要是紙質文件、圖紙、照片和錄像帶等。所以，現在大部分檔案工作者首要的任務就是將這些檔案資源從各種不同的載體全部都轉化為數字檔案資源，從而實現網上數字信息的傳遞。首先，對提供利用率高的檔案信息，優先進行數字化，將檔案信息的案卷級目錄、文件級目錄、摘要、提綱、重要數據等數字化。然后，利用相應的設備，分階段依據不同的載體，采取不同的方式，著手實施必要的數字化處理。只有通過數字化的轉換，才可使大量的館藏的固定化的信息被激活，使信息管理技術得到發展，從而適應新世紀中高速高效的網絡環境。

2.5加強數據系統設施建設

數據庫建設已成為信息資源開發的重要手段之一，其建設在數字化信息資源管理中有著舉足輕重的地位。基礎設施的優化，需要配備適應數字檔案信息發展所需的軟硬件。檔案部門應根據實際情況、配備適應檔案數字化工作需要的辦公設備，保證能夠滿足檔案資料從輸入、存儲、管理到利用的數字化管理全過程的需要，努力實現網絡、應用、技術和產業的良性互動，促進網絡融合，實現資源優化配置和信息資源共享，充分利用數據庫技術對檔案信息資源進行合理的組織與加工。同時，還要配置先進、適用和可靠的數據庫管理系統軟件，從而提高檔案信息的有序性、完整性、可讀性以及安全性，此外，數據庫技術與網絡技術的完美融合極大地方便了檔案信息資源的開發利用，提高了開發效率。

2.6建立檔案安全保障體系

隨著科技的發展，社會上網絡犯罪的手段也愈加高端，如今網絡違法犯罪等問題日漸突出，譬如，計算機病毒、網絡攻擊、垃圾郵件、系統漏洞、網絡竊密和虛假有害信息等問題層出不窮。要利用殺毒工具、訪問級別控制、防火墻、加密技術和病毒防護技術等全面堵截，防止網絡文件被非法破壞。在加強軟硬件以及網絡安全維護的同時，也不能忽略自然因素對管理工作造成的影響。要采取有效措施，積極預防應對地震、火災、冰雪和洪澇等突發自然災害對重要檔案造成的破壞，避免造成難以估量的損失。數字檔案的存放如果能存放在不同的地方，這樣會大大降低損失率。數字檔案在保管條件上要求高，在選擇存放地點時要多角度、全方位地考察，將檔案的安全風險系數降到最低，確保數字檔案的安全管理。

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【關鍵詞】大數據；人事檔案；數字化

1引言

在信息數字化時代，企事業人事檔案記錄著員工在職時工作、學習以及生活的整個過程，其與企事業職工的個人經歷、綜合素質、績效考核以及人事任免等多項工作有著密切聯系。因此，基于大數據的人事檔案數字化管理系統，能夠有效革新傳統人事檔案的管理模式，實現人事檔案管理的標準化以及服務便利化，極大地提高人事檔案管理的水平[1]?；诖髷祿臄底只芾硐到y，主要是通過采集所需數據，并對其進行清洗、過濾，以及歸并后放入數據庫，方便未來工作時的信息數據提取以及深度分析，實現數據價值效應化[2]。因此，在大數據環境下，對企事業人事檔案進行數字化管理，這不僅能夠促使人事檔案管理工作具有規范性、整體性，還能夠共享人事檔案信息數據，充分提高利用率。在傳統人事檔案管理模式下，查詢人事檔案需要企事業單位各級職能部門相互協調，在增加人力成本以及時間成本的同時，還影響了后續工作的時效性[3]?；诖髷祿娜耸聶n案管理，主要是將企事業員工的各類信息進行技術處理，實現人事檔案相關信息的數字化。與此同時，在大數據環境下，人事檔案會存入特定的數據庫，盡可能保證人事檔案管理的安全性、可靠性。基于大數據的人事檔案數字化管理模式，通過對人數檔案數據信息進行篩選、挖掘以及預配置，來簡化工作流程。一定程度上，既避免了人力資源的閑置與浪費；也能夠通過利用數字化技術手段，提升人事檔案存儲安全等級。此外，為了保障基于大數據的人事檔案數字化管理的質量，需要配備適宜的軟硬件設施。

2當前人事檔案數字化管理現狀

2.1人事檔案利用率低

由于部分企事業單位的人事檔案管理人員責任感以及參與度都比較低，影響了人事檔案管理相關崗位的員工對其工作職責的認知度，無形中增加了人事檔案泄密的概率。在實際的人事檔案管理相關工作中，提供查閱作為日常的利用方式[4]，在查閱檔案之前，仍需要查檔人員填寫查檔審批表格，其過程繁瑣，本質上并沒有為人事檔案的使用服務提供便利。人事檔案管理以及使用過程中缺少便利性，不僅影響了各部門之間后續工作的時效性；還由于逐級上報、審批的過程，花費了更多的人力、物力。當前，人事檔案的相關管理、使用工作只服務于特定對象，并沒有在企事業單位內部形成公共服務的意識，直接導致人事檔案的數據資源利用率不足。傳統的人事檔案管理還是以人工輸入以及紙質歸檔的方式為主，僅靠個人經驗甄別的人事檔案資料，很難保證其真實性以及完整性[5]。此外，部分人事檔案數字化管理平臺，無法對輸入數據的真實性進行判斷。因此，無論是人為工作的疏忽，還是數字化管理平臺遭受網絡病毒攻擊后，導致人事檔案的失真，都會對人事檔案數據信息的利用率產生直接影響。

2.2管理模式陳舊

人事檔案相關管理工作還是以人事檔案管理以及檔案庫房管理為主，在沒有實現人事檔案數字化管理的情況下，工作量是非常大的。因此，在對人事檔案錄入與打印的過程中，傳統的數字化管理模式并沒有提高人事檔案相關管理工作的效率。由于當前人事檔案數字化管理平臺的相應設置并不完善，在進行人事檔案變更管理權限時，只能夠通過手動輸入的方式完成更新。企事業單位的人事檔案庫房面積大，在采用傳統的數字化管理模式時，僅能通過招聘更多相關管理人員的方式保證工作效率[6]。這不僅沒有改善管理弊端，還提高了企事業單位的人工成本。在傳統的人事檔案數字化管理模式中，主要途徑就是提供檔案查閱，并不能對人事檔案中的信息進行分析以及預測評估。此外，紙質歸檔與數字檔案結合的傳統人事檔案管理模式，判斷檔案材料真實性的方式，僅能通過人事檔案管理人員的工作經驗肉眼識別。一定程度上，既無法保證在數字檔案轉換過程中的數據一致性，也無法保證每一個管理環節的真實性。

2.3數字化建設重視程度不足

部分企事業單位對人事檔案數字化管理缺乏充分認知，不愿意投入資金以及專職人事檔案管理人員，直接導致人事檔案不能體現其真正的服務價值[7]。人事檔案數字化管理模式受傳統管理觀念的影響，各類人事檔案數字化的整理、修改以及存儲都得不到制度的支持，導致人事檔案數字化管理困難重重。由于企事業單位的人事檔案數量非常多，不僅需要數字化管理平臺的存儲容量大，還需要大量人力、物力。當前人事檔案數字化管理已有制作數字檔案的規定，但由于管理平臺的軟硬件配置達不到要求，還不具備對人事檔案相關數據的真實性進行查驗的條件。在一定程度上，傳統的人事檔案數字化管理模式限制了其信息化的發展，甚至引發人事檔案相關數據信息的保密問題。當前，人事檔案數字化管理平臺，只支持人事檔案部門內部單機使用。因此，在開放部分人事檔案數據權限共享的過程中，各層級部門未能實現信息共享，無法進一步提高溝通效率。根據當前人事檔案數字化管理現狀，可以通過引入大數據技術，在保證人事檔案相關信息可靠性的基礎上，實現人事檔案相關數據的共享[8]。

3基于大數據的數字化管理系統設計

隨著大數據技術的快速發展，企事業單位的人事檔案數字化管理，不僅包括數字、符號等結構式人事檔案數據，還可以包括人事檔案的半結構式數據。創建基于大數據技術的人事檔案數字化管理系統，不僅能夠彌補人為管理人事檔案的不足，還能夠為人事檔案數字化管理提供分析以及評估，構建管理系統框架見圖1。

3.1系統硬件設計

檔案數字化管理系統選用Mysql數據庫，具有較高的便捷性，并運用Linux操作系統環境器，可兼容Firefox瀏覽器和Windows10瀏覽器，CPU應I5以上，硬盤500G，內存8G，可實現5臺PC服務器同時運作，每臺服務器包含兩個CPU，虛擬服務器4核。

3.2系統軟件設計

3.2.1管理權限模塊基于大數據的人事檔案數字化管理，為了規范人事檔案數據共享的權利及義務，需要明確數字化人事檔案的共享權限及范圍，進而確定數字化人事檔案相關數據的共享層級。通過分析企事業內部不同的數字化人事檔案級別，以及不同的人事檔案操作權限，從而確定檔案可查閱等級。通常情況下，在不可越級查閱數字化人事檔案的前提下，只有經過相關管理部門的審批，才能夠提供人事檔案的查閱服務。這不僅有效防止企事業單位內部人事檔案的信息泄露，還能從源頭禁止訪問者拷貝人事檔案的相關信息。在大數據技術環境下，形成局域網連接，確保了在人事檔案共享的情況下，數據的可靠性，權限設置頁面見圖2。圖2權限設置頁面此外，企事業單位內部的人事檔案具有保密性，不能將企事業單位的內部信息直接放在公共網絡。因此，在數字化管理人事檔案過程中，可以建立私有云計算模式，進而保證該管理模式的私密性以及可控性。3.2.2檔案分類模塊在基于大數據的人事檔案數字化管理過程中，通過大數據的先進手段，完善人事檔案的查閱方式，對檔案進行精準分類。大數據技術的引入，需要配備專職人事檔案管理人員。創新后的管理模式，人事檔案管理人員的工作職責具體包括：定期更新管理平臺相關軟件、協助數字化查閱保密協議的簽訂、保證人事檔案數字化存儲的安全性。

4結語

基于大數據的人事檔案數字化管理系統，改變了原有管理模式的落后性，并通過利用大數據、信息互聯網以及云計算等相關技術，實現人事檔案管理框架化、數字化，縮短人事檔案查閱時間以及提高后續相關工作效率，是人事檔案數字化管理的關鍵。此外，由于企事業人事檔案自身存在特殊性，為盡可能地避免泄密情況的頻繁發生，需要在人事檔案相關電子文件傳閱過程中，建立信息專用傳輸通道，確保操作者的嚴謹性、保密性。

【參考文獻】

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[關鍵詞]高校；檔案；管理；信息化；建設

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.119

[中圖分類號]G647.24；G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-01

0 引 言

信息時代的到來，要求高校的檔案管理必須向檔案管理信息化轉變，必須注重計算機和網絡在檔案管理中的重要作用。而且，教育部和國家檔案局也共同提出要加快高校檔案管理信息化建設的進程，要求要不斷提高高校檔案管理的基礎業務水平。高校n案管理信息化主要是指通過運用計算機技術和信息網絡技術，將傳統的紙質版的檔案資料和音頻資料轉移到計算機等電子設備中，以實現檔案資料的網上管理。雖然各大高校也在落實政策，進行檔案管理的信息化建設，但是信息化建設的結果不是很理想，還存在許多需要改進和完善的地方，必須不斷對其進行優化，使其管理水平進一步得到提高。

1 當前高校檔案管理信息化建設中存在的問題

1.1 缺乏完備的基礎設備

硬軟件基礎設施是高校檔案管理信息化建設的基礎，沒有這些基礎的設施，檔案管理信息化建設也就失去其存在的物質載體。然而，各高校的硬軟件配備情況卻不是很理想，有的高校認為配備幾臺計算機就實現了檔案管理的信息化，而沒有對計算機進行相應程序系統的設置，也沒有配備其他相機、掃描儀等基礎電子設備。

1.2 未建立完整的檔案信息數據庫

高校檔案管理信息化建設中的一個關鍵方面，就是要建設一個完整和持續更新的檔案信息數據庫。而各大高校檔案信息數據庫的現實狀況是，錄入的檔案信息不完整，只是走形式象征性地錄入一些信息；錄入信息之后就不再管理，很少根據現實情況進行更新；錄入的信息未經嚴謹的核實，存在虛假的信息等?？傊?，各大高校所建立的檔案信息庫還存在不全面、不真實、更新不及時等問題。

1.3 缺少專業的檔案管理人員

高校檔案管理的信息化過程不同于傳統的檔案管理過程，其中必然會涉及電子計算機等網絡技術，因此，對檔案管理者的綜合素質有了更高的要求。檔案管理者不僅需要具備基本的檔案管理的業務能力，還需要具備熟練的計算機能力以及其他電子設備的使用能力。但是現實情況卻是各高校的檔案管理者要么具有基本業務能力，要么具有計算機使用能力，很少同時具有業務能力和電子設備使用能力。

1.4 未意識到檔案信息的安全問題

各高校在進行檔案信息化的建設過程中，很容易忽視的一個問題就是檔案信息的安全問題。因為在傳統的檔案管理中基本不會出現安全問題，而實現檔案管理信息化之后，就必須高度重視檔案信息的安全問題，防止黑客或其他人的惡意攻擊以及電腦病毒等帶來的信息丟失問題。

2 高校檔案管理信息化建設的優化渠道

2.1 完善檔案信息管理的基礎設施

各大高校要想真正實現檔案管理信息化就必須打好根基，也就是要完善檔案管理的各種硬軟件設施。檔案管理信息化過程是一個復雜的過程，涉及眾多信息的輸入、更新、交換和共享等，因此，配備的計算機必須是高端的而且要設置好相應的系統程序。同時，也要配備相機、掃描件、錄像機等其他電子設備，以用來進行圖文的拍照、掃描和錄像等?？傊?，就是要加大資金的投入，完善硬軟件基礎設施，為真正實現檔案管理信息化打下堅實的基礎。

2.2 加快檔案信息數字化的進程

要想真正實現檔案信息的數字化，首先，需要將所有人的檔案信息錄入電腦中，不僅包括文字信息還包括音頻信息等，保證信息的完整性；其次，需要將錄入的信息數據進行認真的核實，保證信息的真實性；最后，還要不斷更新和管理信息，保證信息的及時性。總之，加快檔案信息數字化的進程也就是保證信息完整性、真實性、及時性的過程。

2.3 培養專業的復合型檔案管理人才

檔案管理人才作為檔案管理信息化的核心，必須注重對其綜合素質的培養。檔案管理人員應該是同時具有計算機等電子設備使用能力和檔案管理基礎業務能力的復合型人才。一方面，對現在任職人員的實際情況進行相對應的專業培養，以彌補其所欠缺的方面；另一方面，專業培養一批同時掌握計算機技術和專業檔案管理技術的復合型人才。

2.4 提高檔案管理信息化中的安全意識

雖然高校通過檔案管理信息化的建設，檔案信息實現了網上共享，為管理檔案資料提供了巨大方便，但是檔案信息的安全問題是絕不可以忽略的。一方面，必須提高檔案管理人員的安全意識，提高其日常工作中的安全警覺性；另一方面，注重電腦自身系統的防護功能，避免黑客及其他人的惡意攻擊，及時備份檔案資料，避免因病毒等因素造成資料的丟失。

3 結 語

高校檔案管理信息化的建設過程是一個不斷完善的長久過程。高校必須針對目前出現的問題，采取對應的措施，如完善檔案信息管理的基礎設施、加快檔案信息數字化的進程、培養專業的復合型檔案管理人才及提高檔案管理信息化中的安全意識等，來推動高校檔案管理信息化的建設，來提高高校的檔案管理水平，從而使其更好地發揮作用。

主要參考文獻

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關鍵詞： 高校 學籍檔案 數字化管理建設

高校學籍檔案是學生入學到畢業期間在學校的學習狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對學生以后就業和升學都是比較重要的證明，所以加強對高校學籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術的應用，其在學籍檔案管理中的應用比較關鍵，從而提高學籍檔案管理效率。

1.高校學籍檔案數字化管理建設重要性及主要特征

1.1高校學籍檔案數字化管理建設重要性分析

對高校學籍檔案進行數字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動的投入。由于高校學生學籍檔案中存有學生比較豐富化的信息，加上高校招生人數的增加，自然在學籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數字化管理下能將管理問題得到有效解決[1]。不僅如此，在數字化管理方式下對學生學籍檔案在信息的完善性層面得到增強，數字化管理將不同學習信息內容進行集中呈現，讓學生的檔案信息更完整。另外，學生的學籍信息共享成為可能，實現對檔案的科學化管理，讓學生的學籍檔案為學生和學校及社會服務。

1.2高校學籍檔案主要特征分析

高校學籍檔案數字化管理建設有比較鮮明的特征體現，首先是在學生學籍檔案形成過程中較分散化，是從各項活動及教務處和學生處等層面進行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動上的付出相對較多。再者就是學籍檔案內容較廣泛，從學生學籍檔案的內容層面看，主要有學生的學習成績及獎懲情況等[2]，而電子學籍信息則包含學生從入學到畢業期間的所有基本信息內容?；趯W籍檔案的內容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。

2.高校學籍檔案數字化管理建設問題及優化策略探究

2.1高校學籍檔案數字化管理建設問題分析

從實際發展情況看，我國高校學生的學籍檔案數字化管理建設過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現在學籍檔案數字化基礎設施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術及通信網絡的傳輸數據在速度上達不到標準要求，存在安全性問題，數字化程度還不是很充足，當前高校使用的數據庫及網絡技術和時代的發展步伐無法緊密結合。學校對學籍檔案的數字化管理建設存在重視硬件輕視軟件的現象，這些方面對高校學籍檔案數字化管理建設都會造成很大的影響。

再者，高校學籍檔案數字化管理人員的檔案意識不強，在對學生的學籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規范化。另外，高校學籍檔案的管理系統層面沒有得到完善，以及在學籍檔案管理人員自身對計算機操作的水平方面相對比較薄弱，因為學籍檔案的管理工作相對比較復雜化，工作內容不容易量化，造成檔案管理人員的流動性較大，管理隊伍不穩定等[3]。除此之外，高校學籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強。

2.2高校學籍檔案數字化管理建設優化策略探究

第一，針對高校學籍檔案的數字化管理建設要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應的原則，這樣才能將數字化管理的作用得到充分發揮。主要就是將協調統一的原則得到充分體現，學籍和成績管理是重點管理內容，在學籍檔案數字化建設過程中與學校整體發展相結合，建立獨立的學籍檔案管理系統，實現學籍檔案的科學收集及管理和共享[4]。另外，還要遵循學籍檔案數字化的標準規范管理原則，確保數據格式及數據庫建立的規范統一，在兼容擴展的原則層面得到顯著體現。

第二，對高校學籍檔案數字化建設的加強要從基礎設施建設層面著手，從具體措施實施來看要配置高容量及高服務器和刻錄機、掃描儀的學籍檔案管理軟件，并要對學籍檔案的資源網站等服務系統的建設進行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關制度建立上進行加強和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。

第三，高校學籍檔案的數字化管理建設離不開專業的管理人員，所以要加強管理軟件的開發人員及學校學籍管理人員之間的聯系，結合實際開發出適合學校學籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數字化效果良好呈現[5]。不僅如此，在信息技術高水平的學籍檔案管理隊伍的建設層面要加強，提高自身信息技術水平，在專業化培訓及考核層面嚴格按照要求，培養適合高校學籍檔案數字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學籍檔案數字化管理目標實現。

總而言之，針對高校學籍檔案數字化管理建設的策略實施，要和實際相結合，不斷增強管理人員在這一領域的管理能力，學生學籍檔案數字化管理是發展趨勢，所以要充分重視。

參考文獻：

[1]秦芳遠，劉環瓊.學生檔案數字化建設的實施方法研究[J].蘭臺世界，2015（23）.

篇6

關鍵詞：檔案；數字化管理；體系建設

信息技術的不斷發展對檔案數字化管理體系的建設提供了更多支持，然而在實際工作的開展過程中還存在一些問題。深度整理已成為電子檔案管理工作中的重要組成部分，電子檔案文件級著錄工作的重要性逐漸得到提高，對整理效果以及服務效率產生了巨大影響。基于此，欲使檔案管理的服務質量得到提升，需要切實落實電子檔案深度整理工作和文件級著錄工作，下面對相關工作進行闡述了分析。

1電子檔案文件級著錄難點分析

1.1著錄規則具有極強的系統性

目前，我國紙質檔案著錄標準較為完善，電子檔案著錄方面有所欠缺，為了更好的應對電子檔案文件級著錄工作，管理人員需要對著錄規則系統性方面的要求進行明確，對相應的規則體系進行建設和完善。現階段，電子檔案著錄工作中存在的問題也均是由規則體系的不完整所導致的。

1.2來源方面存在問題

對電子檔案著錄工作而言，文件背景信息及來源具有重要作用。來源背景、文檔結構、內容格式、原文等內容均包含在電子檔案的著錄信息內，同時文件利用與查找的方法之間的關系也是其中的重要組成部分。如今，文檔系統與背景信息一類的內容和電子檔案產生較大的關聯，甚至其本身也具有極其重要的地位，雖然大部分的電子文件可以簡單的獲取來源信息，但也存在一些電子文件的來源復雜（多個人或多個機構），即使來源相同的文件也可能出現分散的情況。目前在電子檔案著錄體系中，關聯信息、背景資料、生成者的著錄工作還存在較高的重復性，對檢索工具與著錄文件進行重復操作時便會造成共享功能的浪費。

1.3在格式方面的項目設置復雜程度較高

電子檔案結構中沒有過多的著錄項目，管理人員需要對結構載體特征、規格、類型標識等內容進行著錄，同時需要將字節、字符一類的邏輯格式內容進行著錄，對于程序文檔方面，應將編程語言與版本一類的信息進行著錄。但目前對電子檔案的產生系統方面未能提出相應的著錄規范及要求，文件名、系統、軟件甚至硬件環境方面的情況均包含在著錄工作中。

2解決電子檔案文件級問題的對策

2.1搭建軟件平臺，為文件級著錄工作奠定堅實基礎

管理人員對電子檔案文件級著錄時，若想使著錄工作的水平有所提升，需要結合現代化的信息技術和數字技術，對著錄及管理工作進行完善。通過對文件級著錄軟件平臺的搭建，可以使后續的著錄工作按部就班。一些電子檔案的易變性較高，需要經常對其進行更新或調整，因此著錄工作靈活性較強，若想使電子檔案的應用價值、實用價值得到保障，提高其準確性，管理人員需要通過動態的方式完成著錄工作，進而對傳統著錄工作中的靜態性質進行調整和改變，實現多維度的實時著錄。電子檔案文件級著錄軟件平臺的搭建可以對上述問題進行有效的處理和解決，對全程著錄方面工作的實現具有較高的價值和意義，并且這種方式可以確保管理人員在各個時期能夠更好地控制電子檔案信息，對著錄工作進行實時調整，并將背景信息以及檔案內容當作基礎，促進深度整理工作的開展，最終使著錄工作的效率得到提升，對檔案事業的發展產生更多積極的影響。

2.2明確著錄標準與規范，促進多級著錄工作的開展

管理人員需要做好信息資源方面的控制工作，這也是電子檔案文件級著錄方面的重要要求和內容，對其屬性進行分析，可以將其歸類于智力控制。為了使人們可以對電子檔案文件進行高效的利用，發揮其最大價值，人們需要對文件級著錄工作更加重視，進而促進電子檔案資源的共享。若想實現深度整理，人們需要對著錄標準與規范方面的內容進行明確，同時制定出相應的多級著錄規則，最終使規則趨于完整和完善。此外，人們需要對著錄細則進行明確，這樣在出現著錄方面的問題時，可以依據細則內容對其進行處理。我國標準規范的制訂人員要對國際標準進行研究，完善我國的規則的不足之處。為了使不同級別的實體管理方面的內容可以由電子檔案文件進行明確的表達，管理人員需要提高電子檔案管理的工作效率，為著錄工作的開展奠定堅實的基礎。在對多級著錄規范和標準進行明確時，需要對社會理論原則方面的內容進行考慮，對實際的工作情況進行考慮，最終形成特有的著錄系統及結構，使其可以獨立對著錄問題進行處理，促進著錄工作效率的提高。

2.3外包模式及管理工作的細化分析

管理人員在對電子檔案進行管理時，需要將多級著錄方面的管理工作以及外包模式進行分解，換言之，管理人員不僅需要對電子檔案進行標準、規范的管理，同時還應對自身的服務水平進行提升，使電子檔案配置工作變得更加科學合理，提高電子檔案資源的利用程度。管理人員需要對設備、資金以及人員方面進行合理調配，通過有效的管理手段對其進行管理，對操作模式以及外包條件進行規范化處理，最終使著錄管理及外包模式的工作效率得到提升。

作者:張冬梅 單位:中航飛機股份有限公司西安分公司

主要參考文獻：

［1］孫寧寧.檔案數字化管理體系建設問題研究［J］.黑龍江史志,2014(3).

［2］閔莉.探究檔案數字化管理體系建設面臨的困境及應對策略［J］.卷宗,2015(9).

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關鍵詞：大數據時代；檔案；數字化

伴隨現代化技術的不斷發展，大數據逐漸運用到各行各業，采用信息化與數字化技術構建檔案資源綜合管理平臺具有重要意義。其中作為企事業檔案的重要組織機構，檔案資源的規范管理具有十分重要的意義，檔案資源管理系統的建立，可有效地保證企業資源管理系統共享機制，構建數字檔案信息資源庫，順應信息化時代的發展趨勢，也是促進檔案管理信息化、增強日常檔案資源服務質量的主要舉措。

一、大數據時代背景

目前計算機技術與信息技術與人們的生產生活日益緊密，各行各業都紛紛推廣互聯網，行業數據迅速增長，與之而來的行業數據應用需求逐漸旺盛。由此可見，傳統的計算技術將逐漸被大數據處理的計算技術所代替，并推動軟件工程技術、操作系統、人工智能、程序設計技術與方法等技術的發展。同時，以大數據處理為中心的計算機技術還可以汲取傳統計算技術的優勢，雙方進行深度的融合，從而探討更多的研究熱點。

伴隨大數據時代的到來，檔案資源數據信息服務，主要是利用檔案資源的各種數據信息進行新開發與新利用，從而有效地促進數據信息快速的擴散、數據信息的增值、數據信息的創新利用。同時，還能憑借信息搜索、重組、分析等功能，按照用戶的需求提供更便捷、更時效的數據信息服務，有效地完善檔案資源館數據信息管理。對企業人力與文件檔案的管理工作，可幫助基層企業理人員對現有人力、財產、設備等資源科學的規劃與利用，從而促進企業經濟快速、協調、健康、持續的發展。

二、大數據背景下的檔案資源管理存在的難題

在大數據時代背景下，檔案資源數據的管理需要從社會服務、管理、開發利用等方面進行革新。不同于傳統的檔案館藏資源，數據信息管理系統不僅擁有海量的信息量，而且還包含多種格式的數據與載體行駛，這對現有檔案資源管理增添了工作難度。

在大數據背景下的檔案資源不僅面臨海量信息，而且還得在非結構化的數據中進行分析管理，這需要通過信息技術來開展深度的挖掘與剖析，并將挖掘到的有價值信息反饋給用戶。所以，對于檔案資源信息化管理來說，必須建立提供智力服務的數字檔案館，形成豐富系統的知識數據庫，這是當前工作的重中之重。不同于傳統信息匱乏的社會，目前各行各業的信息管理工具更加現代化、信息化，電子文件的利用十分普遍，這就容易造成信息泛濫、冗雜等不良現象。所以，檔案資源的信息化建設在信息數據數據管理上需要加大人力物力財力，為用戶提供精準及時的海量信息搜尋功能，保證信息數據的有效性，這項工作任重道遠，還需要多方面的硬軟件建設。

三、大數據背景下的檔案資源管理探究分析

從設計思路來看，檔案資源管理可從以下方面入手：1、分布式內外集成。構建“數據物理分布、服務邏輯集成”的方式，實現數據分布式管理，從而保證在各市、縣區等區域都能有效地儲存電子文件，形成高效運行的管理環境；2、內外網服務結合。通過檔案資源系統可實現內網檔案信息服務、外網檔案信息服務的有效結合。具體來說，外網檔案信息服務是一個只包括在檔案堅定后的非涉筆檔案信息庫服務，而內網檔案信息服務更加完整，不僅提供信息庫服務，還能承擔非信息庫服務的功能。此外，前者主要為公眾提供檢索服務，并能和企業公開查詢、政務公開查詢形成信息共享機制；后者是為內部工作人員與管理人員服務，帶有一定的機密性。3、多層次服務。內部檔案信息服務主要是為內部工作人員與管理人員提供檔案信息檢索、檔案目錄服務；公開申請與控制服務，能滿足外部用戶受理申請與電子文件利用的需求；實現檔案信息服務的公開，能滿足外部用戶的檔案目錄信息查詢需求。其檔案實體與聯系模型圖如下所示：

圖1 檔案結構模型對比圖

在網絡建設方面，檔案資源信息化建設還應不斷構建“互聯網、政務網、網”相互獨立又相互聯系的網絡應用體系，并實現海量信息數據儲存的功能。根據“檔案服務大平臺、應用系統大集成、檔案數據大集中”的戰略目標，檔案資源管理在系統集成與網絡設備方面的需求逐漸旺盛，必須結合實際檔案信息實情進行檔案資源的各種整合，構建符合信息化需求的檔案資源集群平臺架構；重新規劃檔案設備資源，在統一系統、統一用戶管理、統一數據管理的基礎上，優化檔案館藏的各種硬件資源與軟件資源，從而最大限度地發揮資源的功能。并且，還應構建檔案館的網絡安全審計管理平臺，在應用服務器、數據庫服務的熱備集群基礎上，保證檔案館各項信息數據的有效存儲。同時，在網絡安全上，還要建立績效考核機制，嚴格控制與管理檔案資源工作人員與管理人員的工作活動，促使其履行職責，在權限范圍內開展工作，并存儲與監控數據庫安全審計系統的各項操作記錄，形成對應的操作日志；互聯網應建立對應的門戶網站，為用戶提供檔案目錄服務；政務網應在數字地理空間框架平臺的基礎上，不斷完善與開發，為檔案資源的工作人員與管理人員提供政務決策服務；網必須保證檔案資源信息的準確性、更新及時性、安全性。

四、結語

總而言之，面臨信息化時代的到來，加強檔案資源信息化平臺建設迫在眉睫，必須順應大數據的發展環境，不斷地完善檔案資源的信息化管理與數據化管理。事實上檔案工作雖然是基礎性的工作，但是一項長期性的重要工作，任何與檔案管理有關的信息數據均應得到準確、細致地管理，必須在保障檔案工作穩定的基礎上，最大限度地發揮與挖掘檔案資源的社會價值，將其更好地運用到國民經濟的發展中，推動社會與企業的持續健康發展。（作者單位：山東省博興縣金泰利彩鋼板有限公司）

參考文獻：

[1] 韓晗.“數據化”的社會與“大數據”的未來[J].中國圖書評論，2014（05）.

[2] 王衛平.論大數據對檔案工作的影響及其帶來的挑戰[J].檔案，2014（04）.

[3] 謝君.建設大檔案，應用大技術，實現大服務―大數據時代下的大檔案觀[J].辦公自動化，2015（02）

[4] 趙琳.大數據時代檔案管理對企業記憶支撐的作用分析[J].才智，2016（14）.

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關鍵詞：醫院 數字化檔案建設 困境 消解方法

在信息技術不斷發展的條件下，信息技術已經被廣泛應用于諸多領域，尤其是在醫院檔案管理中的應用，通過建設醫院數字化檔案，使得檔案管理水平有了顯著的提升，所以醫院數字化檔案的建設為醫院檔案管理工作的開展創造了有利條件。與傳統檔案相比，數字化檔案具有存儲量大、便于檢索等優勢，因而各大醫院都加強了數字化檔案建設。但是，在醫院數字化檔案建設過程中，由于受到諸多因素的影響，導致數字化檔案建設還存在很多問題，所以必須采取有效措施加強對醫院數字化檔案的建設，從而提升檔案管理能力，為提高醫院醫療服務水平發揮數字化檔案的作用。

一、醫院檔案數字化的內涵

所謂醫院數字化檔案指的是將紙張、錄像帶和錄音帶等介質作為原始檔案資料，將這些資料通過掃描、轉化和壓縮等手段轉化成聲音文件、圖片文件等，轉化成的文件都是數字化檔案。在文字識別和存儲管理技術的作用下，將圖片和索引文段等存儲于磁帶庫或者是光盤里，在存貯介質上實現對文件的管理。醫院為了提高檔案管理效率，通過數字化檔案建設，使得對檔案進行高效管理，醫院運用諸多查詢手段，迅速的檢索相關檔案資料，然后將數字化檔案信息到醫院的內部網、局域網和廣域網中，在全新的檔案管理技術作用下，采用數字化檔案管理方式，對醫院檔案信息予以有效管理，為醫療和科研工作的開展奠定良好基礎。

總之，醫院數字化檔案以數據庫技術和計算機網絡技術為依托，打造新型檔案信息形態，以電子存取服務方式，對醫院檔案加以管理、存儲和數字化加工。現代信息技術在醫院檔案管理中的應用，將綜合檔案信息資源作為中心，然后對其進行處理，實現對醫院檔案信息的高效處理和管理。因此，數字化檔案為醫院各項工作的開展創造了有利條件。

二、醫院數字化檔案建設存在的問題

（一）電腦和網絡安全性問題

在醫院數字化檔案建設過程中，由于電腦和網絡的安全性問題，使得醫院數字化檔案建設有待進一步完善。雖然信息技術和網絡技術在不斷進步，但對電腦和網絡構成的威脅有很多，當電腦或者是網絡中存在病毒時，將對醫院網絡系統造成影響，因而對醫院數字化檔案信息構成威脅。雖然醫院數字化檔案有空間小、傳閱速度快等特點，與傳統醫院檔案相比有很多優勢，但在網絡技術環境下，仍然存在著很多因素對醫院數字化檔案構成了威脅[1]。醫院電子檔案信息具有不穩定性，對電腦和相關硬件有很高的要求，如果硬件或者是軟件不符合要求，不法分子惡意修改將導致整個醫院網絡系統出現崩潰現象，醫院數字化檔案信息的安全性下降，不利于醫院數字化檔案的建設。

（二）醫院數字化檔案建設資金投入不足

在醫院數字化檔案建設期間，醫院必須投入大量的資金，才能保證數字化檔案項目的順利開展。在醫院數字化檔案建設時，醫院需要投入一定資金用于硬件方面的購置和軟件的開發，而且還包含對相關人員的培訓。此外，醫院數字化檔案系統和數據庫的維護也需要有充分的資金作為保障[2]。然而，醫院財務預算不足，大部分資金用于提升醫療水平上，需投入較多的資金再購置先進醫療設備，并需要一部分資金用于醫護人員培養，因而在醫院數字化檔案建設中的財務支出不充足。

（三）信息存儲載體存在問題

在醫院數字化檔案建設過程中，檔案信息都將存儲在載體中，如果存儲載體存在問題，將對醫院數字化檔案的建設造成嚴重的影響。當前，醫院數字化檔案一般存儲在硬盤或者是光盤內，進而對醫院數字化檔案的存儲。但是，在外界環境的影響下，存儲載體容易受到影響，比如，存儲載體受到灰塵污染、劃傷影響，或者是受潮，都將使得存儲載體受到傷害，存儲載體中的數據信息損壞甚至丟失，有些數據信息難以修補[3]?？傊?，存儲載體具有不穩定性，對醫院數字化檔案信息的完整性造成嚴重影響。

（四）紙質文件和電子文件共存

一些醫院在數字化檔案建設過程中，依然還存在著紙質文件和電子文件保存共存的現象，因而造成資源上的浪費，并且未能充分發揮數字化檔案建設的作用。因此，醫院必須轉變檔案管理的觀念，對數字化檔案管理予以全面認知，從而最大限度的發揮醫院數字化檔案建設的作用。

三、醫院數字化檔案建設面臨的困境及消解方法

（一）加大醫院數字化檔案建設資金投入力度

醫院在經營過程中，會形成不同類型的檔案，而這些檔案是醫藥醫療服務和科研工作開展的有利依據，所以醫院對檔案管理予以高度重視。隨著信息技術水平的不斷提升，醫院已經向數字化檔案方向發展，在醫院數字化檔案建設期間，需要大量的資金支持，為了確保醫院數字化檔案建設取得了良好的效果，醫院應該加大在數字化檔案建設資金投入力度，為醫院數字化檔案建設提供資金支持，通過將資金用于加強軟件和硬件方面的建設，從而實現醫院數字化檔案的良好發展[4]。

（二）增強醫院數字化檔案信息的安全性和可靠性

醫院在數字化檔案建設過程中，應該不斷增強醫院數字化檔案信息的安全性和可靠性，從而確保醫院數字化檔案建設取得良好效果。在提高醫院數字化檔案信息安全性和可靠性時，醫院可以采取信息加密和防火墻等安全防護措施，對醫院數字化檔案信息予以保護。目前，對于網絡安全管理手段而言，比較可靠的有防火墻和信息加密，這些信息防護手段對信息保護都能發揮巨大的作用[5]。因此，醫院需要建立完善的網絡防護體系，及時備份信息資料，避免數據庫內的檔案信息被損壞或者是不可修復。在信息加密和防火墻等安全防護措施的作用下，有利于醫院做好數字化檔案的備份工作，以免數據庫內的信息被損壞，即使檔案信息受到損壞也可以得到恢復，最大程度的提高醫院數字化檔案信息的安全性和可靠性。

（三）提升醫院數字化檔案建設人才的綜合素質

醫院為了促進數字化檔案建設取得良好的效果，應該加強人才隊伍的建設，通過提升醫院數字化檔案建設人才的綜合素質，確保醫院數字化檔案建設更加符合規范，為醫院的可持續發展奠定良好基礎。醫院在數字化檔案建設時，不僅要滿足一定的軟件和硬件條件，而且應當注重對人才的培養。

為了使得數字化檔案管理效果得到提高，醫院要建設高素質的專業數字化檔案管理隊伍，定期對數字化檔案管理人員進行培訓，使得醫院字化檔案管理人員能夠熟練操作計算機系統，并掌握數字化檔案管理理論，為醫院數字化檔案建設做好鋪墊[6]。

（四）搭建數字化平臺

當前，在數字化背景下，醫院為了提高檔案管理效率和質量，加大了數字化檔案的建設力度，然而，實際上還面臨著一些問題，導致數字化檔案建設未能取得良好的效果，而且數字化在檔案管理中沒有得到有效應用[7]。因此，為了對醫院數字化檔案建設面臨的困境進行消解，醫院必須搭建數字化平臺，通過營造良好的數字化環境，從而為醫院檔案管理工作的開展提供保障。由于醫院數字化檔案建設是一項系統性的工程，軟件開發、檔案管理和光盤備份等都是數字化檔案建設中的重要組成內容，所以在搭建數字化平臺過程中，醫院需要加大檔案管理軟件開發和應硬件設施購置上，選擇安全性和可靠性比較好的軟件和硬件設施，創建安全的資料存儲環境。

總之，在搭建數字化平臺時，醫院所采取的硬件組合和其他產品，一定是磁盤陣列方式的，而且是通過冗余設計而成的，那么，醫院可以選擇雙口光纖硬盤和陣列控制器等。同時，磁盤陣列要有不同的RAID保護級別，支持熱插拔功能，滿足用戶的需求。醫院在醫療服務過程中，會產生大量的數據信息，為了便于對文字和影像等檔案的管理，醫院在搭建數字化平臺期間，還可以利用高速掃描儀和雙服務器等將信息進行錄入和保管，醫院相關人員以觸摸屏查詢和文檔網絡傳輸方式就能夠實現對資源的共享，確保在數學化下醫院提高檔案管理質量和效率[8]。

結束語

隨著科學技術水平的不斷提升，醫院在檔案管理過程中，應該將信息技術應用在醫院檔案管理工作中。因此，醫院需要加強數字化檔案的建設，為醫院可持續發展提供有力的保障。

參考文獻：

[1]張明，李力佳.醫院檔案數字化的應用研究[J].中國美容醫學，2011，20（2）：285- 285.

[2]楊亦軍，李曉琳.醫院數字化檔案建設存在的問題及應對策略[J].齊魯醫學雜志，2010，25（6）：560，562.

[3]劉師岐.數字化檔案在醫院的應用[J].中國保健營養（上旬刊），2014（1）：520- 520.

[4]劉少德.檔案數字化管理在醫院檔案管理中的應用探討[J].哈爾濱醫藥，2012，32（2）：131.

[5]朱月恒.檔案數字化管理在醫院檔案管理中的應用[J].中國保健營養（中旬刊），2013（9）：988- 989.

[6]趙學武.淺談醫院數字化檔案建設[J].中外健康文摘，2010，07（31）：434- 435.

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關鍵詞：基建檔案；數字化；建設

中圖分類號：P231 文獻標識碼： A

一、檔案的數字化

檔案的數字化管理其實就在我們每個人的身邊。比如說現在經常提到的電子檔案，以及指紋錄入等，這些都屬于檔案數字化管理的內容。下面筆者就簡單的針對檔案數字化管理的應用以及檔案的數字化管理的優點等方面做一個介紹。

（一）檔案數字化管理的應用

檔案的數字化管理現階段的應用非常普遍。它的出現一方面解決了紙質檔案的不容易保存，查找困難，局限性大等一些難題。還增設了指紋錄入DNA采集等比較先進的新形勢的檔案。這樣看來，檔案的數字化管理應用會越來越廣泛的。

紙質檔案的缺點暴露，一方面是推動了數字化管理的發展，另一方面也是比較長時間的促進了檔案管理的發展。可以說傳統檔案的缺點非常明確，但是也不能完全的拋棄，畢竟傳統檔案的優點也是存在的。這樣就得需要相關的技術人員仔細斟酌，什么樣的檔案需要數字化。

（二）檔案數字化管理的優點

檔案數字化管理的優點非常多，大致可以分為三點：提高經濟效益、提高辦公效率、增強檔案原件保護等。每一點也是非常容易理解的。

提高經濟效益簡而言之就是改變了過去一直用的是紙質版的檔案，管理檔案的人員非常多，而且數字化檔案的管理相對比較簡單方便，不僅僅是節約了管理成本，節省了檔案的空間儲備，而且閱讀與查找起來還非常的方便快捷。

提高辦公效率主要體現在信息的傳遞上。不僅僅是查找較為方便，而且在異地調檔案的時候，非常容易的發現檔案的數字化管理大大提高相關人員的工作效率?？梢哉f真正的足不出戶就能辦成事情了。這樣還將文件的實體保管變成了一種最新形勢的信息中心。

增強檔案原件保護就是在紙質信息轉變為電子信息之后，檔案的使用就會相對比較安全，保管起來，也就比較省時省力。對于歷史久遠的檔案的保管，顯得尤為突出。而且這樣還防止了經常有檔案被篡改的行為。可以說增謙了檔案原件的一些保護。

二、基建檔案數字化建設存在的問題

（一）意識不強，管理制度不完善。我國現代化建設中，管理人員只注重基礎設施的建設，對檔案管理的認識嚴重不夠，導致基建檔數字化建設不能有效落實。部分管理人員的管理意識不強，影響檔案管理工作開展的有效性。與此同時，基建檔案管理制度不完善，缺乏嚴格考核標準，從而在實際工作中，檔案管理工作人員不注重檔案信息質量的確定和工作效率的提升，不按照規范標準執行檔案管理工作，給基建檔案數字化建設帶來很多困難。

（二）信息不全，檔案利用率低。在發展過程中，基建檔案的整理和收集沒有得到重視，使基建檔案出現信息缺失問題，致使基建檔案數字化建設部分標準不能得到有效執行。實踐過程中，檔案管理工作人員忽視數字化建設相關管理制度，不注重檔案信息的整理、收集和歸納，致使電子文件標準、電子目錄數據庫結構與交換格式等方面存在不統一問題。檔案管理考核標準的不完善，使檔案管理工作人員缺乏責任感，忽略網絡平臺的建設和與電力有關的網絡信息的收集，從而降低基建檔案數字化建設的工作效率。

（三）缺乏培訓，專業水平不高。對檔案管理工作人員的培訓沒有高度重視，使供基建檔案數字化建設出現工作人員專業性不強的問題。雖然檔案管理人員的管理意識已經隨著經濟的不斷發展有了顯著的增強，逐步重視檔案管理工作的質量提高，但是，數字化儀器、計算機等設備的運用沒有受到重視，從而導致基建檔案數字化建設無法達到預期效果。

（四）人才短缺，管理信息化不強。一般情況下，從事檔案管理的工作人員都趨向老齡化，檔案管理工作專業人才的短缺，導致基建檔案數字化建設速度非常緩慢。在實踐過程中，信息網絡技術得不到有效的運用，使基建檔案管理的信息化不強，給基建檔案數字化建設帶來極大影響。

三、加強新時期基本建設檔案數字化工作的對策與措施

（一）要重視檔案數字化工作標準體系的研究。檔案數字化的目的是適應信息時代檔案利用需要，實現網上共享共用，制度規范化和標準化是進行檔案數字化工作的基礎，是數字檔案信息資源生存和發展的基礎，是數字檔案資源共享的基礎。檔案數字化標準規范體系的建設，如各類別、各載體檔案的數字化規范、電子檔案備份、電子檔案保管、鑒定、下載利用等，都需要科學研究，標準體系建設應從管理性標準規范、業務性標準規范、技術性標準規范三個層面來研究制訂、確實推行。從簡單的標準化向科學、精確的標準化，從孤立的標準向標準間的聯系與協調發展，從單個標準向標準體系發展，是標準化發展的趨勢。但目前看，檔案數字化標準化建設還處在簡單、孤立、單個的狀態，還沒有形成完整的體系，在軟件開發、流程管理、數據管理等方面的標準還很不完善，亟需加強研究。

（二）加強宣傳，不斷提高有關領導和專業人員的思想認識?；窘ㄔO檔案是國家的重要信息資源，是服務當代、關系未來的珍貴歷史財富。而基本建設檔案的數字化建設，則是時展的客觀需要和基本建設事業現代化的必然要求。因此，我們要采取多種形式與途徑，經常向有關領導宣傳基本建設檔案及其數字化的重要性和必然性，取得有關領導對此項工作的重視與支持。領導的認識提高了，相關的人、財、物等問題，就會得到妥善地解決。與此同時，還要不斷強化檔案管理人員的檔案數字化管理意識，使他們增強責任感和緊迫感，以便積極、主動地投入到基本建設檔案的數字化、現代化的實踐之中。

（三）強化檔案業務建設，推動數字化工作深入發展。一是堅持規劃為先導，做好整個基本建設檔案數字化進程的規劃和統籌安排工作，力求基本建設檔案數字化工作規范、有序地開展。二是借鑒國內外基本建設檔案工作的經驗，重點構建基本建設管理規范化和基本建設檔案信息標準化體系，大力推進基本建設檔案的標準化、規范化和國際化建設，奠定基本建設檔數字化發展的基礎。三是加強基本建設檔案信息系統的建設，做好各大硬件環境建設、整個系統軟件建設和網路建設工作，努力提高基本建設檔案數字化的質量和安全性能。四是抓好基本建設檔案數據庫的建設工作，建構完整的專業化、數字化基本建設管理運行體系，整合好各大基本建設數據庫，全力做好基本建設檔案的數字化開發工作，努力做到科學完整、安全無誤。五是鼓勵和引導平時對基本建設檔案需求量較大的部門、單位，適應現代化的發展要求，盡量優先使用數字化的檔案資料。同時，要指導和幫助利用者學會檢索與使用數字化基本建設檔案，提高數字信息的利用率和實效。六是依托先進的科學管理理念和現代信息技術，做好基本建設檔案數字化和數字化服務等各項流程的科學設計和順利實施工作，將人為實施的流程和計算機系統實施流程有機整合，努力構建高效、有條不紊、動態共享的基本建設檔案數字化運行流程和服務流程。

（四）加強人才隊伍建設，全面提升專業人員的綜合素質。社會步入信息、數字化時代，人們對基本建設檔案提供利用工作，提出了更新、更高的服務需求。高層次的服務，需要高層次的人才。所以，強化人才培養，盡快提高檔案管理人員的綜合素質，是做好檔案社會化服務工作的重中之重。為此，一是根據目前基本建設檔案管理人員的相關素質現狀，通過各種形式，加大培訓和提高的力度。要在不斷增強檔案管理人員政治素質和檔案專業知識水平的基礎上，重點提高他們在計算機、信息化、網絡化等方面的專業知識與能力，使其較好地適應檔案數字化建設的需要。二是大膽招聘和吸引一批檔案數字化建設所需要的復合型的專業人才，充實到現有基本建設檔案管理隊伍。通過這些工作，加強基本建設檔案人力資源的開發與培養，為基本建設檔案數字化提供強有力的人才支撐，促進檔案事業的持續、健康發展。

結束語

基建檔案反映基建工程項目的真實面貌，基建檔案管理工作是單位事業和基建工程項目管理的重要組成部分之一，是一項對歷史負責，為現實服務，替未來著想的工作。在新的時代，緊密聯系改革、技術、發展的新要求，檔案人員應具有愛崗敬業、認真踏實的精神，做好基建檔案數字化管理工作，實現基建檔案工作自身價值，為發展和諧社會和經濟建設提供檔案服務，提升單位管理水平和基建工程建設水平。

參考文獻：

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[3]王學平.淺議我國檔案數字化建設實踐與發展策略[J].檔案學通訊，2011，06：54-57.

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【關鍵詞】計劃生育檔案管理創新;內容;重要性;存在問題;有效方法

創新是社會進步和國家發展的源泉，對于我國國民經濟的提高和社會各行各業的繁榮，有著重要的積極推動作用，社會各領域都應該積極創新，進而取得更優異的發展成績。計劃生檔案管理工作也不例外，相關的計生檔案管理部門必須在計生檔案管理實踐工作中開展創新，依據時展和社會進步需求對計生檔案管理進行數字化建設，從而更好地滿足我國的計劃生育工作發展需要。

1計劃生育檔案管理創新的重要性及創新內容

計劃生育檔案管理能夠為我國開展計劃生育工作提供大量具有實用價值的文件資料，對做好我國的人口控制工作，穩定我國的低生育率有著十分重要的作用。所以，計劃生育檔案管理人員必須充分認識到計劃生育檔案管理工作創新的重要性，同時進一步加強計生檔案的管理力度，力求實現計生檔案信息資源的有效共享。計劃生育檔案管理工作是我國實施計劃生育基本國策的重要信息基礎，通過不斷的對計劃生育檔案信息管理人員進行創新工作宣傳和數字化培訓，可以提升工作人員的工作效率，提升計生檔案管理的數字化建設程度，提高計生檔案的利用率。同時也可以使我國的計生檔案管理人員對自己的工作有更全面深入的認識，更積極主動地開展檔案管理服務。通常計劃生育檔案管理創新包括兩方面的內容：①對計生檔案實施規范化、系統化管理；②進一步提升計生檔案管理人員的綜合素質和檔案管理數字設備的性能。相關計生檔案管理部門在實際工作過程中，必須建立一個規范化、科學化的計生檔案數字化管理系統，進而提升計生檔案管理人員的工作效率和工作質量，增強計生檔案管理工作的權威性。同時計生檔案管理工作人員還應該熟練掌握各種檔案管理新技術和現代化信息設備，能定期維護檔案管理信息化系統，只有這樣才能加強檔案管理的規范性，合理有效地利用各種計生檔案信息資源。并且這種規范化的管理，還可以逐步加強計生檔案信息的真實性，提升我國計劃生育檔案信息的管理水平。開展計生檔案管理創新工作離不開優秀的檔案管理人才和先進的計算機軟硬件設備。因此計生檔案管理部門應該定期的對計生檔案管理人員進行檔案知識培訓和現代信息技術培訓，以增強計生檔案管理人員的檔案業務素質和信息技術專業技能，提高他們的檔案信息管理能力。然后，各級政府還必須撥出一定的專項資金供計生檔案管理部門購買先進的計算機設備、正規的檔案管理技術軟件以及各種信息安全防護軟件，進一步提升計生檔案管理數字化設備的各種軟硬件水平，創建起一個科學先進的計生檔案數字化管理系統，最終促進我國計生檔案管理工作的高效、安全、順利、有序進行，為我國計劃生育工作的持續開展保駕護航[1]。

2計劃生育檔案管理數字化建設過程中存在的問題

計劃生育檔案數字化建設是當前我國計生檔案管理工作中的一項重要任務，它的開展既是順應當今信息時代社會發展趨勢的結果，也是現代計算機技術和互聯網技術在計劃生育工作中大規模應用的必然結果。但是計生部門工作人員仍然應該清醒認識到，我國現階段在計劃生育檔案管理數字化建設過程中還存在一些問題，亟待相關人員深入研究并有效解決，這些問題大致可分為四個方面：

2.1沒有設定統一的計劃生育檔案管理機構

現階段，我國許多的計劃生育檔案管理工作人員其崗位屬于臨時調動，沒有統一的計生檔案管理機構對其考核管理。大部分計生檔案管理人員都沒有經過嚴格的計生檔案管理業務培訓，就直接上崗了。他們不能充分理解計劃生育檔案管理工作的重要性，檔案管理意識差，對各項計生檔案管理操作規定和業務知識也不太清楚，難以勝任日常的諸如計生檔案收集、整合、歸類、存檔等基本的檔案管理工作[2]。

2.2缺乏統一的檔案管理工作標準和完善的檔案管理制度

當前我國并沒有制定統一的計劃生育檔案管理標準，多數計生檔案管理機構都是自行發展，缺少規范化的檔案管理要求和準則。因為我國的計生檔案管理人員很多都是臨時抽調來的，檔案管理專業才能不高，所以他們在計劃生育檔案管理工作中工作表現不佳，常常在工作過程中丟三落四，存在大量的管理漏洞。同時計生檔案管理機構的管理制度也不完善，權責劃分不清楚。檔案管理人員對檔案數量、檔案內容等保密意識不強，一旦出現管理失誤和檔案泄密事件，很難查找具體的檔案管理責任人[3]。

2.3檔案管理數字化建設資金不足

由于我國是一個發展中國家，經濟條件還相對落后，所以我國各級政府在計生檔案管理工作上的資金投入是非常有限的。資金問題是現階段我國進行計劃生育檔案管理數字化建設的最大制約因素，資金不足嚴重限制我國計劃生育檔案信息化管理事業的進一步發展。因為檔案管理經費少，很多計生檔案管理部門就難以購置先進的數字化軟硬件設施，從而難以建設比較規范和科學的高性能計劃生育檔案管理數字化網絡系統。

2.4數據庫建設較為落后

各級計生檔案管理部門的數據庫建設嚴重落后，這也是現階段導致我國計劃生育檔案數字化建設發展緩慢的重要原因之一。雖然我國許多的計生部門依據時展創建起了不同規模的計劃生育信息檔案數據庫，然而因為這些數據庫沒有與先進的檔案管理軟件相結合，“信息孤島”現象嚴重，所以，它們的利用率不高，在進行一般的計生檔案管理時，很多時候仍需人工操作查找，增加了檔案管理人員的工作負擔，降低了計劃生育檔案管理的水平。

3加強計劃生育檔案管理數字化建設的有效方法

3.1提高計劃生育檔案管理人員的綜合素質

因為我國的計劃生育檔案管理人員很多都不是專業的檔案管理人才，所以計生檔案管理機構必須加強對這些人員的定期培訓，從而提高他們的綜合素質，幫助他們更好地勝任計劃生育檔案管理工作。一般在對這類檔案管理人員進行培訓時，其培訓內容可從三方面著手。①對他們進行職業道德培訓，使他們養成良好的職業道德習慣和信息安全保密意識，并讓他們充分認識到計生檔案管理工作的重要性，增強他們的工作責任心。②對他們進行檔案業務知識培訓，提高他們的業務處理能力。③加強他們的計算機技術和網絡技術培訓，從而提高他們的檔案管理設備操作水平[4]。

3.2加大資金投入，購買先進的檔案管理軟硬件數字設備

在進行計劃生育檔案信息化建設的過程中，各類軟硬件設備是建設基礎和建設工具。因此各級政府都必須加大對計劃生育檔案管理數字化建設的經費投入，幫助他們購置先進的檔案管理數字軟硬設備，為更好地開展檔案管理數字化建設工作提供強大的物質保障。

3.3做好計生檔案信息的虛擬化工作

計生檔案信息虛擬化，有利于檔案管理人員對計算機服務器資源進行集中化管理。①通過創建虛擬的計生檔案信息資源，可以增強服務器的管理性能，進而降低檔案信息數字化管理運行成本。②檔案管理工作人員還可以與其它的計劃生育檔案信息資系統相聯合，實現本部門計劃生育檔案信息的共享，提升計生檔案信息的利用率。③在計劃生育檔案管理數字化建設的過程中，不斷創建規范化的檔案信息管理系統，創新檔案信息管理方式等，也非常有利于檔案數據虛擬化的實現。簡而言之，現代計算機設備和互聯網技術的應用，極大地推動計劃生育檔案管理事業的發展[5]。

3.4加強情報監控加強計劃生育檔案的情報監控

對于完善各類計劃生育檔案信息，進行科學的檔案信息管理意義巨大。在計劃生育檔案數字化管理過程中，不斷應用新的信息模式，建立新型數據庫，能夠逐步增強計生檔案信息管理的標準性、適用性和安全性。在進行計劃生育檔案管理時，特別是在信息情報管理過程中，不斷進行網絡咨詢和實時瀏覽，能夠有效控制和迅速更新計劃生育檔案信息。在具體的計劃生育檔案數字化管理工作中，檔案管理工作人員必須具有較強的職業道德意識，充分借助現代互聯網技術、計算機信息技術等方法，對計生檔案分類、歸整，并最終實現計劃生育檔案信息的共享，提升計劃育檔案的利用率，確保計劃生育檔案管理的實用性、嚴謹性和真實性。也就是說計算機技術的應用和互聯網的普及極大地方便了計劃生育檔案管理的信息搜集、信息整合以及信息存儲，提高了檔案管理人員的資料管理效率，促進了我國計生檔案管理事業的進一步發展[6]。

4結語

綜上所述，對計劃生育檔案管理進行創新發展和數字化建設不但有利于進一步促進我國計生檔案管理工作的革新，還能促進計生工作的規范有序開展。所以以各級政府必須大力支持和全力配合計生部門檔案管理機構進行檔案管理創新和數字化建設。雖然當前我國計劃生育檔案管理數字化建設過程中還存在一些不足之處，但只要計生檔案管理工作人員積極學習檔案管理業務知識和現代信息技術，并配合其它一些針對性的措施，這些問題都是可以有效解決的，并且能有效實現計劃生育檔案信息資源共享。

參考文獻

[1]吳媛.初中語文隨筆訓練及作文教學研究[J].課外語文（下），2016，（1）：88，92.[1]王建國.計劃生育檔案管理創新及檔案管理數字化問題[J].中小企業管理與科技，2012（19）：57~58.

[2]李忠平.計劃生育檔案管理創新及檔案管理數字化問題探析[J].科技視界，2013（24）：192.

[3]劉海峰.計劃生育檔案管理創新及檔案管理數字化問題探析[J].黑龍江史志，2015（9）：151.

[4]崔慧.計劃生育檔案管理創新及檔案管理數字化問題探討[J].現代企業文化，2017（6）：105.