導語：如何才能寫好一篇個人檔案與人事檔案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞：人事檔案；檔案管理；制度改革

中圖分類號: D630文獻標識碼：A文章編號：1672-3791(2011)03(a)-0000-00

1要加大宣傳工作的力度

要結合普法教育、結合人才資源開發工作、結合本地區、本單位人事檔案管理的實際，充分利用報刊、廣播電視和網絡等多種輿論工具，廣泛宣傳人事檔案管理在人才資源開發中的重要地位和作用。通過宣傳教育，使大家都認識到，在市場經濟條件下，無論是企業的競爭，還是一個地區經濟實力的競爭，最終就是人才的競爭。一個不重視人事檔案管理的部門和單位，一個對人事檔案所蘊藏的豐富的人才信息資源沒有充分認識的領導，就不可能更多地發現人才、更好地使用人才，更不可能在激烈的競爭中立于不敗之地。要使干部職工自覺增強檔案意識，牢固樹立價值觀念、信息觀念、法制觀念和服務觀念，真正把人事檔案管理工作列入議事日程，擺上重要位置，切實抓好。

2要加大體制創新的力度

人事檔案應逐步從“單位檔案”向“社會檔案”轉變。實行人事檔案的社會化管理。長期以來，由于受計劃經濟體制的長期禁錮，“人是國家的、地區的、部門的、單位的”的傳統觀念根深蒂固，從上學直至畢業分配，個人選擇的余地相當小，人事檔案也隨之成為地區所有、單位所有，人事檔案變成“單位檔案”。隨著計劃經濟向市場經濟的轉變，人的屬性己經發生了根本性變化:人是屬于全社會而不僅僅屬于某個地區、部門或者單位。只是在某個時段區間里，人與單位訂有勞動合同，存在勞動關系，而一旦勞動關系解除，人自然而然又回歸社會。人的屬性己經從“單位人”轉變成為“社會人”，人才‘流動已經成為個人與社會發展的必然。所以，人事檔案管理也應順應這一變革，實行社會化管理，變“單位檔案”為“社會檔案”。只有這樣，才能與人的社會化屬性相一致，也只有這樣，才能適應市場經濟的發展規律。我們可以看到，人事檔案制度的人本化必然以承諾個人的自由與流動、發展的權利為前提，只有實現檔案關系與勞動關系的分離，實現人事檔案的社會化管理，才能實現人力資源的最優組合。至于社會化管理的具體模式，可以借鑒美國、加拿大等國的經驗，先建立地區性的人事檔案管理中心，由政府賦予專門的職能，集中管理一個地區的人事檔案，在條件相對成熟后，再建立全國性的管理機構。這樣，既可解決目前人事檔案多頭管理的問題，也可以擺脫“死檔”、“棄檔”現象大量存在的困境。

3要加大政策創新的力度

社會化是人事檔案管理的方向，但它的實施涉及改革的深層次矛盾和高層次決策問題，而且需要其他社會改革配套進行，不可能一墩而就，因此，在大力推進人事檔案管理社會化進程的同時，必須抓緊進行政策創新。就當前來說，當務之急就是各地方黨委組織和政府人事等有關部門要負責牽頭相關組織對各級各單位是否具有人事檔案管理權限進行資格認定，并實行年審制度，符合條件的發給資格證書，年審不合格的，限期整改合格，否則取消其檔案管理資格。其次是要規范人事檔案的內容，盡量減少陳舊、不合時宜的信息。第三是要貫徹公開、公平、公正原則，揭開多年來籠罩在人事檔案頭上的神秘面紗，尊重和維護公民個人的知情權，將人事檔案作為社會信息源之一，有條件地向社會開放，特別向本人開放，讓公民有依法維護個人檔案的權利，對違反有關規定的行為，要有責任追究制度。只有令人事檔案成為一個透明、適度開放的個人社會公信平臺，才能充分保障人事檔案當事人的合法權利得到保障，也才能使現有制度的既得利益者在公共平臺上實現共贏。第四是要把人事檔案管理納入行政執法責任制考核的內容，加大考核力度，及時發現問題、處理問題，確保各項政策法規的落實。對違反有關規定的行為，嚴格責任追究制度。

4要加大個性化管理的力度

真實性是人事檔案的本質要求。人事檔案的真實性有兩個層面。第一個層面是人事檔案的客觀性、完整性、合法性，這是真實性的基礎層面，維護人事檔案的真實有效，來滿足對人事檔案主體的管理和一般了解；第二個層面是人事檔案的個性，是人事檔案的縱深面，體現人事檔案的價值，來滿足對人事檔案主體的篩選和使用。真實性的第一個層面是前提和基礎，而第二個層面則是對前者的補充和深化。人事檔案失去第一層面的真實，人事檔案就失去了存在的基礎，失去基礎則個性和權威都無從談起；而人事檔案失去真實的個性，則意味著失去了重要的內容特質和價值要素。兩個層面相互依存，有機結合，共同作用于人事檔案主體，彰顯人事檔案鮮活的生命力。但在現實生活中，人們對人事檔案真實性的認識大多停留在第一個層面上。不可否認，第一層面確系首要的，也是必須的，但對真實性的理解如果僅僅停留在第一個層面上，也顯而易見是不妥的，人事檔案的個性化同樣不容忽視。缺乏個性的人事檔案盡管客觀真實，但因它缺乏實用的信息，其價值、作用便大打折扣。真實的人事檔案需要由個性的內容來支持，個性鮮明的人事檔案才是完整意義上的真實。人事檔案個性化管理正是要求人事檔案形成部門和形成者需要兼備政策觀念、責任觀念和創新觀念，在客觀公正、實事求是的基礎上，，去體現出不同人事檔案主體的特點和個性，檔案內容要與主體多元化、社會職能多樣化相適應，根據不同類型人員，可采用不同的歸檔標準、內容，尤其是需要增加反映個人綜合能力、專業素質、科研水平等實際材料；處于社會轉型期，人事檔案內容更應與建立市場經濟條件下的個人信用體系相聯系，增添諸如個人身份證明、履約情況、銀行信用記錄、涉案情況等信用記錄材料。更通俗而言，也就是對不同類型的人才提供不同的檔案服務。檔案信息數字化是一種新型的檔案信息形態，是信息時代檔案管理領域的一場革命，它能夠把分散于不同地區、不同單位、不同載體的人事檔案資源，以數字化的形式貯存起來，以網絡化的形式互相聯接起來，是提高檔案利用率，實現人事檔案資源社會共享的最有效途徑。

結語

人事檔案管理制度作為一項公共政策，在社會轉型的大背景下，面對傳統人事檔案政策老化失效這一現實情況，必須做出積極回應:探索良性的政策替代方案，選擇科學的最佳路徑，本著“以人為本”和“以民為本”的基本理念進行合理而有效的改革與創新。可以想見，人事檔案管理制度只有走更科學、更富實效的創新改革之路，才能最大限度地發揮人力資源的積極性、主動性和創造性，使我國人口資源的潛在優勢轉化為現實的人才優勢，促進人力資源的有效、優化配置。

參考文獻

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[2]所桂萍.析流動人員人事檔案管理的疏漏及解決對策[J]檔案時空(業務版),2005,(04).

[3]吳承明.論二元經濟[J]歷史研究,1994,(02).

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1 人事檔案管理的作用

1.1 為選用干部人才提供參考 人事檔案管理是企業人事管理活動的重要內容和對象，其較為全面的記錄了每個企業干部員工的工作和學習經歷、政治思想、工作能力和業績以及興趣愛好等詳細情況。人事檔案管理是一項具有動態性、機密性、真實性、系統性等特征的文件材料，具有較強的使用和保存價值。人事檔案管理是企業考察任用干部時重要的參考資料，對企業干部人才的正確選用有著直接的影響，從而與企業的發展有著密切的關系。

1.2 為規劃人力資源戰略提供支持 企業制定科學的人力資源整合規劃，是企業可持續發展的重要途徑之一。人事檔案的主要管理內容是真實反映企業全體人員的全方位信息，包括以往與現階段。人事檔案科學化的管理，能夠為企業科學合理的預測人才的需求數量級類型，為人力資源戰略規劃提供支持，促進人力資源開發。

2 當前人事檔案管理存在的問題分析

2.1 人事檔案管理意識薄弱 第一，企業領導不夠重視人事檔案管理。目前部分企業領導忽視檔案管理，認為檔案管理是企業內部的小工作，對企業的經營發展沒有太大的意義，因此在精力以及資金方面投入甚少，造成人事檔案管理的基礎設施以及模式、方法得不到有效的更新；第二，檔案管理部門的責任意識差。由于上級領導的不重視直接導致了檔案管理部門對自身所肩負的責任認識不夠明確，使工作觀念產生了偏離，不認真對待檔案管理工作，造成工作上的失誤。另外企業沒有專業的檔案管理人員，有的是其他部門的人員進行兼任，極大地降低了檔案的權威性。

2.2 缺乏專業的檔案管理員 人事檔案管理人員需具備較強的專業知識和技能，才能夠勝任人事檔案管理這項復雜、繁瑣以及連續性較強的工作，否則就會對檔案管理的質量和管理水平的提高產生影響。有的企業分配的檔案管理人員較少且有的是兼任，不僅要進行檔案資料的日常維護及管理工作，譬如收集、整理、編目、分類、電腦輸入、排架、編研等，同時還需要擔負多方面的工作，例如企業文書的編寫、科研管理、基建等，這就使得檔案管理人員處于超負荷工作狀態，精力無法過多的投入到檔案管理工作上，從而降低了檔案管理工作的有效開展。

2.3 人事檔案管理的科學信息化水平低 人事檔案管理工作內容多、要求高、任務重，僅就檔案信息管理信息化建設而言，諸如標引著錄、數據錄入、重要檔案的全文存儲等工作相當艱巨。雖然目前有人事檔案管理系統，但在實際的檔案管理工作操作中還沒有充分挖掘和發揮其應有的作用，人事檔案管理缺乏信息化、智能化、數據化以及科學化的廣泛應用，部分企業的人事檔案管理在計算機系統的應用上只是簡單地將個人信息、檔案目錄進行錄入，而資料檢索、調閱則進行手工操作，導致人事檔案材料歸檔整理不及時，存在檔案資料不完整的情況，而且耗費時間長，耗費人力多，降低了檔案管理工作的效率。

3 改革人事檔案管理的建議

3.1 強化人事檔案管理意識 企業領導要充分認識到人事檔案管理的意義，其是企業的一項隱形財富。各企業在人事檔案管理工作中要安排充足的專職檔案管理工作人員，并確保檔案管理隊伍的相對穩定，提高管理人員的責任意識，通過定期對人事檔案管理人員的業務培訓、政治教育、專業知識與技能的學習以及完善定期交流與培訓進修等制度，來提高人事檔案管理人員的綜合素質和業務水平。人事檔案管理工作的領導責任要明確，在管理工作過程中，做好監督與管控工作，加強定期、不定期的深入管檔工作進行督查，同時強化業務指導，對存在的問題及時提出改革建議或解決措施，并責令迅速整改到位。

3.2 規范、完善制度和程序 要進一步系統檔案的搜集、整理歸檔、更新等一系列程序。檔案信息搜集要全面、嚴謹、規范地利用多種方式確保信息的準確性、完整性以及及時性；檔案信息整理歸檔根據材料的內容、時間以及屬性等條目，優化檔案的整理歸檔工作，避免錄入的電子檔案和紙質檔案存在出入，不便于日后的查檢閱工作；檔案信息更新要嚴格落實制定的更新計劃，檔案管理工作要根據企業人員的流動實況制定相關的每周、每月或者季度更新方案。

3.3 信息化管理 時代科學技術的發展要求企業人事檔案管理工作變革滯后的管理模式，利用現代化的技術以及結合企業的實況改變管理方法，來提高人事檔案管理的科學化水平和工作效率，以促進企業的發展與時代接軌。充分利用和完善人事檔案管理數據系統，例如運用人事檔案日常管理軟件進行檔案編目、檢索及日常查借閱等工作，提高人事檔案信息的真實性、時效性。此外應積極利用現代化的設備，如計算機、掃描儀等，實現紙質檔案向數據檔案的轉變，推動以及加快人事檔案管理信息化的建設，使企業人力資源得到合理、靈活的開發與利用，從而促進企業更好的生產經營以及服務社會。

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【關鍵詞】信息時代；深化改革；企業檔案；管理工作

企業改制后人事檔案由集團公司檔案中心統一接管，無論民營化、股份制、集團控股企業或集團公司人事檔案，仍由集團公司統一管理，這樣保證了職工的合法權益，解決了職工檔案后顧之憂。

在企業改制中利用人事檔案是維護企業職工的合法權益的重要憑證：一是企業改制領取安置補償金的重要依據；二是職工辦理社會保險的重要依據；三是職工退休辦理的重要依據；四是職工享受增量補貼、特殊津貼的重要依據。

企業改制后人事檔案，打破了傳統的干部和職工檔案的區分，集團統一實行改制后職工檔案分類方法，人事檔案采取按姓氏筆畫統一排列，劃分為四部分：在職職工、離退休職工、辭職職工、死亡職工檔案。檔案在使用的過程中隨著職工本身角色的變換，隨時調整。

1.改制后存在的問題及原因

1.1人事檔案管理的重要性認識不夠

長期以來，相當一部分領導對人事檔案管理工作的認識都存在著一些誤區，認為人事檔案工作就是保管的事務性工作，不是單位的主要工作，只要不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。甚至有些領導認為檔案工作只是檔案部門的事，對檔案工作不聞不問，不想管也不愿管。

1.2人事檔案存在嚴重的斷檔和人檔分離現象

在改制利用人事檔案的過程中，存在部分職工檔案有斷檔或缺檔現象。有以下幾類：

（1）隨著人才流動性的增大，很大部分人的檔案并沒有隨之流動，檔案存于原工作單位，由于人才的流出，檔案管理人員不再對此人的檔案進行更新，流出后的工作經歷一片空白。本人在整理人事檔案的時候，就發現某些同志的檔案不存在連續性，畢業分配后，有單位接收，但是接收后到來我單位之間這段時間檔案就是空白，究其原因，就是在原單位辭職后，去了其他企業，應聘我單位后去原來單位把檔案調出，就存在了斷檔現象。

（2）　企業將人才引進后，很少去查看求職者的檔案，用人單位也基本是以個人在實際工作中的業績來考評員工。人事檔案掛在人才市場，沒有及時提交單位而仍放在人才市場，但是檔案沒有更新，這也是造成斷檔的原因之一。

（3）　隨著社會的發展，特別是隨著人才資源配置市場化，人才流動日益頻繁，越來越多的“單位人”變為“社會人”，人才的流動造成人檔分離，棄檔不用的人員越來越多。并且由于許多公司、單位對檔案沒什么要求，導致了這種人檔分離的情況愈加嚴重。

1.3人員配備不足

由于目前檔案管理人員單位僅配備12人，負責集團公司文書、科研、基建、會計、人事等門類的檔案管理工作，即要維持大量借閱、查詢、日常維護工作，又要做好檔案資料的收集、整理、分類、編目、排架、電腦輸入、編研工作，導致了檔案人員工作量過大；又因為大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，因此會嚴重影響了檔案管理水平。

1.4人事檔案管理的信息化程度不高

科學技術手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高，但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費。

2.關于解決問題的對象

2.1人事檔案的收集

為了便人事檔案能夠真實地全面反映個人全貌，人事檔案管理要經常通過人事部門收集職工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內容。收集的人事檔案材料，必須經過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實準確。完整齊全，文字清楚，對象明確，手續完備、具有保存價值。不屬于歸檔范圍的材料，不擅自歸檔，經過鑒別，可據情況予以處理。

2.2人事檔案的整理

人事檔案管理人員對收集的人事檔案材料按規定進行整理，并按在職職工檔案、離退休人員、辭職人員及死亡檔案進行整理、分類、編號、入柜。對人事檔案應建立登記和統計制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發現問題及時解決。嚴：格執行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。。在整理裝訂人事檔案材料時，凡不歸檔需處理的材料必須填寫《處理人事檔案材料清單》，并報請有關領導審查批準，由專人負責監毀。

2.3檔案的轉遞

隨著用人機制的改革，企業人員流動大，人事檔案的轉遞量日益增大，檔案，中心應在收到

2.4人事檔案的鑒定與銷毀

集團公司規模大、檔案資料多，庫房有限。大量檔案資料充實著檔案庫房，給檔案管理帶來不便。特對檔案材料的鑒定銷毀做如下規定：凡是沒有保存價值和屬銷毀處理的材料按規定需要銷毀檔案材料時，必須經單位主管檔案工作的領導批準。死亡、失蹤人員的檔案由檔案中心保管15年后，可報集團領導審核同意后予以銷毀。企業對國家、省和市級模范人物及有特殊貢獻的人員死亡后，其檔案仍有檔案中心保管。若檔案鑒定和銷毀工作不及時，會影響了企業職工檔案的管理工作，使工作人員造成繁重的工作量，也阻礙了檔案工作現代化管理。

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一、認證檢查簡介

目前，邵陽市直一、二級機構有近200個單位檔案工作規范化管理未達到省二級以上標準，為促進這些單位檔案工作發展，我局決定2012年開展市級標準認證工作，納入全年工作計劃，并經市委常委會議研究同意，納入“檔案工作規范化管理年”活動一項重要內容。年初，在印發的《邵陽市檔案工作規范化管理年》（邵檔發[2012]2號）中推出市級認證標準，文件中確定“8月為評估合格認證月”。6月，我局印發了《關于開展首批檔案工作規范化管理合格認證檢查的通知》（邵檔業[2012]4號）文件，首批確定134個單位為合格認證檢查對象。8月份，全局領導、干部分成6組開展合格認證檢查。截止目前，一共檢查了99個單位，達到市級合格標準有50個，限期改正有49個，其中書面限期改正28個，口頭限期改正21個，較好地促進了基層單位檔案工作的發展。

二、認證檢查的特點

1.追究性特點。根據《檔案法》第六條規定“國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業，對全國的檔案事業實行統籌規劃，組織協調，統一制度，監督和指導”，《檔案執法監督檢查工作暫行規定》第八條規定“縣級以上檔案行政管理部門對各自管轄范圍內檔案法規的貫徹實施情況進行監督檢查。檔案執法監督檢查應與檔案業務工作密切結合，檢查的內容和重點應根據檔案法規實施的情況具體確定”。為此，我們按“檢查的內容和重點”結合本地的實際情況，加大對基層單位檔案工作薄弱環節的監督指導，以認證的形式，重點檢查薄弱環節，促進工作發展。這樣，依法檢查，合格底線，不容打折。凡是認證不合格的單位，依法追究，限期改正。認證檢查與其他檢查有明顯的不同，非淺嘗輒止，而是追究到底，直到合格。追究性特點，提示我們“開弓沒有回頭箭”。

2.必檢性特點。凡未達到檔案工作規范化管理省二級標準以上的單位，都在合格檢查認證之列，一改過去對那些檔案工作管理差的單位沒有一個較硬的措施來監督的局面，“江邊洗蘿卜，一個個來”。同時也強化了檔案行政管理部門的職責，就是不能容許檔案工作不合格的存在，沒認證的必須檢查認證，不合格的必須抓緊改正。合格認證評估借鑒《湖南省檔案工作規范化管理標準》的評估模式，按照《邵陽市檔案工作合格標準評分細則》的內容全面檢查評估，集檢查、監督、指導為一體，采用100分制，其中組織管理20分，保管保護25分，基礎業務工作35分，開發利用20分。通過聽、看、評、議等程序，將認證檢查情況向被檢查單位反饋。必檢性特點，告訴我們檔案行政管理部門贏得了“發球權”。

3.強制性特點。認證合格除評估總分要求在60分以上，還強調必須具備3個條件：一是必須健立健全檔案管理各項工作制度。如檔案工作人員崗位職責、保密、庫房管理、安全保衛、查閱利用、立卷歸檔、電子文件歸檔管理等制度，缺一項扣0.5分，缺3項制度（含3項）的為不合格標準。二是必須不存在安全隱患。三是必須各門類檔案整理達到80%的記分比例。如文書檔案、業務或專業檔案、會計檔案、基建檔案、特殊載體檔案等門類檔案整理規范（10分），每門類檔案整理計2分。這3條是檔案執法監督下達整改通知前提條件，10項行為所涵蓋的內容，我們從中選擇這3條，是基層單位普通存在的薄弱環節，把它作為合格認證檢查的重點，也是單位必須做好檔案工作的底線。同時，也是我們開展認證工作的底氣，具有較強的強制性。強制性特點揭示認證檢查的底線和底氣所在。

三、認證檢查的意義

1.加大依法行政力度，形成長效機制。合格認證檢查的推出，檢查對象廣，按《檔案法》規定屬地管理的原則，任何單位無一例外，對檔案工作規范化管理未達到省二級以上標準的單位都有了約束機制。檔案工作搞得差的，限期改正，搞得好的，鼓勵爭創省二級以上標準，使檔案工作監督指導得以全面展開，具有追究性、必檢性、強制性三大特點，加大了依法行政的力度，并且合格證不搞終身制，3-4年復查一次。由此，激活整個認證體系，形成了對基層單位檔案管理長效的監督機制。

2.促進平衡發展，消除死角隱患。我市共有省特級檔案室 28個，市直單位省一級檔案室65個，而還有為數不少的單位沒有達到省二級標準，檔案工作缺乏爭先創優、上等達標意識，發展不平衡。開展檔案合格認證檢查，不管你愿不愿意，回避不回避，都要進行認證，這樣對后進單位有較大的促進作用。確保合格的底線，單位再無理由借口，推諉不動，停滯不前，促使全市檔案工作全面、平衡發展。特別是消除了基層單位檔案工作存在的安全隱患，以及《檔案法》難以輻射到的死角。

3.完善認證體系，打造高低呼應的格局。檔案工作認證管理，是國家檔案局在《加強對基層單位檔案工作的監督指導的意見》文件中，給予充分肯定的一種監督指導方式。但僅有的《湖南省檔案規范化管理標準》的自愿申報認證模式，尚不足以推動工作全面開展，新建立的市級標準合格認證檢查模式，能彌補省級上等達標輻射面的不足。省、市標準一高一低，一柔一剛，這樣就自然形成高低呼應、剛柔相濟的認證格局，使認證管理體系更逐完善。

四、認證檢查的不足

1.出臺模式還不夠規范。合格認證工作在今年全市檔案工作會議上進行了部署安排，合格認證標準在《邵陽市檔案工作規范化管理年》文件中推出，而沒有單獨行文，相應的認證管理辦法，由于種種原因沒有及時跟進，合格認證管理辦法正式出臺，要爭取市委、市政府兩辦的名義，甚至以市政府的名義印發，這樣文件出臺規格高，執行力度大。

2.宣傳、行動還不夠深入。合格認證工作是我市檔案工作的一項新生事物，市直動了，縣區沒動，這項工作要進一步宣傳貫徹落實，統一認識，統一標準，統一行動，要努力形成合格認證大勢所趨的氛圍。同時對基層單位要掌握認證的主動權，分期分批督促他們達到合格標準。對基層單位也要相應開展以合格標準為內容的專門培訓、指導，如我局9月份組織了未合格單位開展檔案整理“三集中”立卷活動。

3.評估條款還有待完善。目前認證還處于試行階段，通過試行檢驗，評估條款有的需要調整。如評估條款中涉及當前檔案中心工作的，可隨時調整，如圍繞貫徹國家檔案局8號令，編制檔案保管期限表，圍繞民生檔案工作，開展家庭建檔工作，這些工作有的只是一時的。所以，今后修改時以“檔案中心工作或當前檔案工作”靈活設置考評欄目為宜。

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關鍵詞：大學畢業生 人事檔案 科學分析

高校畢業生的檔案問題，原本不是一個很難破解的難題。探究問題出現的原因，多由大學生主觀因素而造成，從而導至畢業生個人工作生活上的被動局面。大學生不能正確地對待檔案問題，歸由于對檔案的重要性認識不夠，認為只要有了畢業證、學位證，就可以相對輕松地上崗就業。于是長期對自己的檔案置之一邊，不管不顧，將記錄自己重要人生履歷的歷史信息主要載體放諸腦后。等到真需要檔案的時候，又一時取不到手，錯失人生中有限的幾次絕佳機會。

1、大學生畢業后的檔案留存現狀

經在工作中調查，大學生畢業后的檔案多放于高校與人才中心（人才市場）。

1.1 仍將檔案放置于高校

當前，高校畢業生多為自主擇業，有的畢業生畢業一兩年甚至畢業幾年時間仍沒有找到合適的工作，因沒有工作單位，就沒有辦理檔案移交手續，檔案仍存于高校中。有的畢業生已找到了工作，由于所找的工作單位對檔案要求不嚴格，對畢業生的檔案沒有強制性的轉移要求，學生本人也就將檔案問題放置一邊，甚至忘記個人檔案一事。有的畢業生即使找到了工作，也不愿將檔案轉入相應的人才市場，因為各地的人才市場每年數百元的存檔費對剛畢業的大學生們來說是一筆不菲的開支，不如放在高校之中，即無存檔費一說，又有安全性系數可言。

1.2 檔案放在各地人才市場

各省市的人才檔案管理中心一般經常對失去聯系超過5年的流動人員的人事檔案進行網上公示，以促使相關人員回人才交流中心交納檔案保管費。從各地公示的檔案中，公示的檔案份數規模堪稱龐大。有的省市的人才中心在公示期滿后仍沒有前來辦理相關手續的畢業生，進行解除原檔案的托管關系。 部分人才市場，即使多次公示，許多檔案的相關人員一直也不露面，所存的檔案也成了“死檔”，有的檔案一二十年了，都無人前來過問，更何談交納檔案保管費了。

2、“棄檔”原因分析

當前的就業形勢十分嚴峻，大學生找工作難已成一個普遍的社會問題。由于人才流動的加快，幾十年前的那種受制于檔案、戶口的就業模式已早不適應于當今大學生就業的選擇。這一方面說明了社會的進步，另一方面，也引發了不重視檔案問題的趨勢，這種人才擇業模式，導致了整個社會漠視檔案的現象。由此也發生了大量“棄檔”現象的發生。

2.1 就業單位不重視檔案

在人事制度改革不斷深化的前提下，人事檔案的重要性有所減弱，它不再是就業單位考察、選拔人才的惟一標準。 大學生的擇業觀和思想上追求自由的個性，人才流動也處于頻繁的狀態，完整的人事檔案不再成為就業與人才進步的重要根據。由于畢業生工作單位的不確定性、不穩定性，致使有的大學生寧愿將個人檔案放在高校內，也不愿意轉到人才市場，除非找到了相對來講比較正式的工作單位，才想到去找自己的檔案。有的由于工作變動過于頻繁，最后主動放棄了個人的檔案。 部分事業單位在選拔人才時，不再以檔案為準，人力資源部門將本單位的人員分為事業編制、長期合同編制、短期合同編制、非固定工等三六九等的用人機制，也導致對檔案的要求不再那么嚴格。重視專業和技能，已成為最大的用人標準，檔案則放置一邊了。

2.2 對檔案的用途知之甚少

盡管人事檔案的作用正在進一步弱化，從而減少了檔案中客觀記錄的科學性。在當前的社會轉型期，人事檔案的作用仍不能由其他方面來代替。大學畢業生不重視自身檔案問題，很大程度上是由于對檔案的認識上有欠缺，對檔案的重要性認識不足。

3、長期不重視檔案易發生的問題

盡管檔案的作用在部分大學畢業生中沒有引起足夠的重視，但當他們在選擇就業時，尤其在報考國家公務員或事業單位崗位時，檔案是必須要過的一關。檔案中有不良記錄，勢必影響到大學生的就業選擇。重視并妥善安置自己的檔案，作為一個忽視的問題，擺在了大學生的工作日程上。

3.1 檔案放高校工齡難計算

沒有完整的人事檔案，用人單位將不能為其計算工齡。畢業生到人才交流服務中心辦理了人事后，人才中心將為其辦理轉正定級、年度考核、檔案工資審批等手續，計算成本工齡。畢業生檔案放在高校中，畢業生與學校之間無人事隸屬關系，學校沒有資格為畢業生出具涉及人事關系的證明。檔案留在學校，不但不能計算工齡，還會影響到今后的轉正定級及職稱評定事宜。

3.2 檔案保存不善沒有資格報考公務員

有的高校由于與畢業生的聯系不暢，把畢業生的人事檔案轉回原生源地的人事部門，而畢業生本人不想在自己的原籍就業。致使他沒有資格在目前居住的城市報考國家公務員，嚴重影響了個人的發展。

3.3 戶口難以落戶

有的畢業生不重視檔案問題，在畢業后的戶口落戶時，遇到了很大的麻煩。按照國家的戶籍管理規定，大學生的戶口落戶，需要相關的檔案、干部介紹信、落戶證明等手續，由于檔案管理不善，或不知個人檔案在何處，即使找到了工作，在相關城市落戶時也是一件麻煩事。戶口落不下，就辦不了新的身份證。不但如此，在畢業生的工齡計算、研究生考試、公務員考試、職稱評定、醫療養老保險的上交、出國手續辦理、結婚生育審批上等都離不開個人的檔案。

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【關鍵詞】高校學生檔案 檔案管理 新思路 探討

【中圖分類號】G47 【文獻標識碼】A 【文章編號】1006-5962（2013）02（a）-0017-01

高校學生檔案是學生在校期間形成的，反映學生德、智、體及家庭政治、經濟狀況的個人信息材料；是學生在校學習、生活、成長的真實記錄，是學校考察、錄選、培養、教育學生過程中的第一手資料；也是大學生就業及今后各級組織和用人單位選撥、錄用、考核人才的重要依據。高校學生檔案管理是國家人事檔案的組成部分，也是學校常規管理的重要組成部分。如何做好高校學生檔案管理工作，既是一個老生常談的問題，又是一個值得研究的課題。筆者通過調查和文獻查閱，對高校學生檔案管理工作的新思路進行分析和探討，提出自己的觀點，以期和大家共享交流，為全面做好這項工作盡一份力量。

1、高校學生檔案的重要性

目前，在市場經濟條件下，隨著人事制度改革的深化，工作崗位與人事檔案之間的依附關系逐漸減弱，因此大部分的高校畢業生認為，在商業社會中，用人單位不會太重視個人檔案，而是更重視當前個人的表現，只要能順利完成工作，用人單位不會關注檔案的。殊不知，忽視個人檔案會產生許多消極影響。

第一，影響個人利益。

有了檔案，就可以享受相關的勞動、人事、社會等的保障服務。不管是在原來單位供職的人員，還是辭職后另找工作崗位者，在領取失業金、辦理社會保險時，個人檔案記錄的職務、待遇、工齡、工資、社會保障年限等這些都是重要的依據。

第二，影響畢業生轉正定級和工齡計算。

許多畢業生找到工作后仍然是學生身份，從而影響了自己的轉正定級，也影響到工齡和退休金的計算。

第三，耽誤職稱評定和工作調轉。

有些畢業生的檔案既沒有提交單位，也并沒有存在政府指定的人才服務中心，職稱評定就會因手續的不全而受影響；有些人雖然在畢業后，把檔案存到了人才服務機構，但又沒有及時辦理就業手續，等到過了幾年調動工作的時候，才發現需要辦理參加工作后的所有手續，并要在轉正定級后才能正式調動。

第四，導致留學人員保險斷檔。

現在自費出國留學人數不斷在增加，但是，當眾多學子海外深造歸來、大展宏圖之時，卻發現由于人事檔案存放不當，自己無意間居然做了幾年的“無業人員”，給之后的工作帶來了諸多不便。

2、高校畢業生學生檔案管理中存在許多問題

2.1 畢業生對自己的檔案重視程度不夠

大部分的畢業生認為人事檔案“沒什么用了”，對人事檔案重要性的欠缺認識，不僅阻礙畢業生未來的職業發展，更影響人事檔案在人才資源開發利用中所起的作用。

2.2 檔案管理不規范

檔案管理部門沒有形成自己的實施細則和制度，另外，管理檔案人員在管理上流于形式，僅充當檔案保管員的角色，對學生檔案進行不規范的操作導致檔案內容不全、管理混亂等問題，影響了人事檔案管理的嚴肅性，降低了人事檔案工作效率。

2.3 檔案管理人員素質有待提高

目前檔案管理人員缺乏創新意識，不會或者不懂得使用新方法（比如利用現代化信息技術和計算機網絡技術等知識）、新思路管理檔案。

3、創新高校畢業生檔案管理的新思路

3.1 從思想上高度重視

采取多種途徑，增強檔案管理意識，要充分認識檔案的重要性，提高檔案工作的地位和作用，認識檔案工作給社會、給學校帶來的效益，從而使各級領導、師生員工提高對檔案管理工作的認識，使大家知道檔案工作不是可做可不做的，而是應該認認真真、扎扎實實、規范完整的做精、做好。

3.2 從檔案管理的基礎工作做起，保證檔案的完整性

第一，重視學生人事檔案的建檔質量，加強畢業生人事檔案管理，嚴格按照相關規定及時將畢業生檔案送達學生就業單位或相關人才服務機構。第二，創新管理模式，配備高素質的管理人員，實現現代化的檔案管理。隨著計算機網絡技術的廣泛應用，檔案的載體也多元化，諸如光盤、音像帶、錄音帶、圖片等等都需要在很好的環境條件下保管。因此要加大對檔案基礎設施建設的投入，建設多元化、高標準的檔案館和資料室。同時要配備必需的計算機、照相機、打印機、裝訂機等辦公設施、真正做到日常辦公有場所、收集整理有工具，存放檔案有庫房、查閱利用有保證。面對快速發展的科技創新時代，新的技術不斷涌現，要求檔案管理工作人員，除了有很好的政治素質外，還必須掌握多學科多領域的知識與技能，精通檔案專業知識并能掌握現代高科技知識，辦事效率高，能靈活運用電子計算機和光盤刻錄技術。因此學校要把那些政治強、作風好、業務精的同志選調到檔案管理崗位上，發揮其才智，管理好人事檔案。

3.3 建立畢業生信息反饋檔案

此措施可以為在校畢業生提供就業的相關信息，一個是間接的反映當前社會對大學生在知識、品德、專業技能以及心理等方面的具體要求，是高校學生能夠根據這些信息對自己進行有意識的設計，使自己適應社會的需要。二是諸如用人單位的用人條件等直接信息。學校可以根據這些信息調整自己的教學計劃，使培養出來的學生更加適應市場的需求。

3.4 加大學生檔案的信息化建設

當前，隨著計算機技術的日益發展，招生、培養和就業的一體化網絡管理機制已經成熟。因此學生檔案的管理要進一步信息化，這不僅可以提高工作效率，而且可以使檔案管理更加科學、有序，可以采取紙質和電子檔案相結合的形式來管理學生檔案。

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說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來忘掉。據了解，“人事檔案無用論”正在社會上逐漸流行。隨著越來越多“單位人”變成“社會人”，導致“棄檔”現象越來越嚴重，尤其是大中專院校的畢業生，放棄人事檔案呈逐年上升的趨勢。

導致“人事檔案無用論”主要有以下幾方面原因造成：一是人事關系存檔費高，導致不少人紛紛“棄檔”；二是用人單位與人事檔案之間的依附關系不大，加之轉檔的手續繁瑣，或有些人合同末滿就想跳槽，為了逃避交納違約金，很多人在流動或工作轉換中放棄檔案；三是大中專學生畢業后自謀職業成普遍趨勢，暫末找到工作的畢業生將檔案放在人才市場后置之不理。通常情況下，不少檔案就會長期掛靠無人過問，從而產生了人們俗稱的“死檔”、“棄檔”。

為什么人事檔案由昔日的“香餑餑”變成為今天的“雞肋”？更進一步剖析，不難發現：在計劃經濟向上市場經濟轉軌過程中，人事檔案的作用在淡化，檔案與就業、工資、分房等息息相關的現象已漸漸走進歷史，檔案不再是眾多企事業單位考察個人能力的標準。其二，戶籍制度改革的深化和戶籍觀念的淡化，連戶口都不如的檔案多了一個被遺棄的理由。其三，一些不合時宜的規章制度成了人才自由流動的絆腳石，過高的檔案管理費和煩瑣的檔案調動手續，成了“棄檔”的借口。其四，各地人事檔案管理單位對檔案僅限于保管這一低層次服務，無法給當事人帶來就業或成長的指導和幫助，是導致檔案日益貶值的重要原因。

筆者認為：人事檔案是一個人的人生履歷，非常重要。檔案如果長期“沉睡”或丟棄，會給檔案所有者的人生道路帶來始料不及的麻煩，以至影響一生，主要有以下四個方面。

1.影響養老金的領取。辦理養老金領取的時候，要經過檔案的審核，工齡、工資、待遇、職務、社保受保時間等都是以個人檔案的記錄為依據的。除了養老金外，其他社會保險，也與個人檔案相關。

2.影響轉正定級和計算工齡。有很多畢業生找到工作后，沒有及時辦理參加工作的有關手續，幾年以后仍是學生身份，從而影響轉正定級和工齡及退休金的計算。

3.影響職稱評定和工作調動。大學畢業后，學生檔案需要經過轉正定級后，才能成為干部檔案，才能正常調動。而某些畢業生檔案在畢業后沒有提交單位，也沒有存在政府指定的人才服務中心，職稱評定就會因手續不全而受到影響。

4.影響考研、出國等手續辦理。考研、考公務員、出國升學、結婚、生育等，這些事情都需要政府所屬人才市場開具相關證明，缺少檔案將無法辦理這些證明。

因此，做為檔案管理工作者，要充分重視此項工作，采用科學管理的工作方法，才能順應新時期文書檔案管理發展的需要，繼而利用檔案材料和檔案信息在日常工作的有效價值，指導和服務于管理工作，實現其工作的特有職能。

（1）提高對人事檔案重要性的認識。一是做好咨詢服務工作，要讓廣大畢業生充分認識到，畢業生人事檔案并不是可有可無的，它對畢業生今后的就業、生活方面都有著極其重要的影響。人事檔案是反映畢業生綜合素質的一個重要方面，是用人單位選賢舉能的重要依據，是對畢業生本人進行定位的重要參考，即使不設人事檔案的企業、公司也是十分重視人事檔案所提供的人才信息；二是加強自身學習，提高管檔人員素質。管檔人員要充分認識到畢業生人事檔案管理工作在人才資源開發中的重要性，不斷改進工作方法，提高工作效率，開發、管理和利用好畢業生人事檔案這一信息資源。

（2）加強對畢業生人事檔案的規范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個環節科學規范。一是全面普查案卷，對接收到的畢業生檔案應重新整理，并編寫頁碼、目錄、標題，一一對應，裝訂成冊；二是加強收集工作，完善檔案內容。結合本地實際注意收集那些能體現畢業生實踐能力、思想品德、政治素質等方面的材料，準確、客觀地反映畢業生的綜合素質與現實表現，提高檔案的利用價值；三是實行專門統一管理。將所有畢業生的人事檔案統一整理，分門別類，按照人員年齡、學歷、專業、姓名等統一編號，并建立多種檢索方式，便于查找與利用。建立專門的畢業生人事檔案庫，實行科學、規范的管理。

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第一，人事機構的服務質量有待提高。人事機構的定位是社會服務，但在開展醫院人事檔案的管理運行中卻不能從行政管理型向社會服務型進行有效的職能轉變，十足的優越感導致服務態度惡劣。人事機構服務態度的不到位，一方面使人事人員在辦理相關業務時感覺自尊心頗受打擊，另一方面使醫院人事檔案管理人員沒有卸掉繁瑣的人事管理事業，導致醫院的人事檔案管理成本有增無減。第二，醫院人事管理特點使人檔分離度制度的優勢蕩然無存。人事檔案制度的一大優點就是通過“人檔分離”來將技術性和事務性的人事管理事宜交給專業的人事機構，優化單位的人力資源配置并降低人事管理成本。但由于醫院人事管理的特點使得其對人事檔案的依存度較高，人員在醫院工作期間涉及到工資調整、晉升及年度考核等都要形成相應的人事材料并需要查詢相關檔案信息，如果每一次檔案信息的查詢都要到人事機構進行，那么會無形中增加很多檔案查閱的時間及各類繁瑣的手續。第三，人事機構的人事檔案內容不能及時更新。由于“人檔分離”，人事機構所管理的人事檔案只是人員最初的檔案資料，人員在醫院工作期間因工資調整、崗位調換、晉升及年度考核等形成的人事材料無法第一時間在檔案中進行補充（材料交接具有一個時間差），從而導致人事機構的人事檔案內容相對滯后。

二、醫院人事檔案制度的優化建議

1.規范檔案管理操作流程，明確醫院和人事機構的工作職責

實行人事制度后，醫院人事檔案工作開展需要醫院和人事機構雙方的共同協作才能完成，這就要求雙方在良好溝通和協作的基礎上，制定出規范的檔案管理操作流程，對雙方的職責范圍、工作程序等進行明確的劃分（避免因權責不清而造成工作中的扯皮現象），對人事檔案工作開展中的關系不順、職責不清、信息反饋不及時和程序不規范等問題進行重點解決，從而構建一整套包括材料收集、人事檔案保管與保護、人事檔案真偽的鑒別、查詢、傳遞、與人員和醫院定期聯系等方面的規章制度，確保醫院人事檔案工作的開展都有章可循。

2.構建醫院人事檔案制度的監察機制

制度監察機制對于醫院人事檔案制度的落實有著非常重要的影響，它可以監察人事人員的各項權益是否得到保障、人事機構的服務是否落到實處等，為此要構建由政府職能部門組織或組建的監察機構，對涉及醫院人事檔案工作的醫院人事檔案管理部門和人事機構的工作情況進行跟蹤檢查，對于違規行為要給予嚴厲的處罰（尤其是對醫院主管人事檔案管理工作的領導和人事機構的負責人實行責任追究制），然后對制度執行中出現的偏差和失誤進行分析，從而針對性地采取調控措施。

3.加快醫院人事檔案的網絡數字化建設

第一，構建人事檔案基本信息數據庫。在原有醫院人事檔案基本信息的基礎上構建基本信息數據庫，將性別、年齡、姓名、黨團時間、籍貫、工作年限、職稱、學歷、工資、考核標準、獎懲情況、職務及合同等基本信息都包含在其中，并且健全與人事檔案密切相關的五險一金等人事信息功能。第二，推廣人事檔案管理信息軟件。醫院人事檔案管理部門和人事機構都要積極研發和使用人事檔案管理信息軟件，對檔案信息進行及時更新和動態管理，確保檔案內容的完整性、時效性和準確性。在遵守檔案保密制度的前提下，醫院人事檔案管理部門和人事機構要利用計算機和現代網絡技術，使人事檔案管理工作實現信息化，推廣人事檔案信息的網上查詢服務（查詢時要對用戶的身份進行驗證，避免檔案被不法分子竊取）。此外要不斷拓寬檔案利用渠道，利用現代技術來便于檔案的檢索、信息統計分析、預測等工作的開展，切實提高人事檔案管理工作的效率。

4.轉變觀念，提高人事機構的服務水平

一方面，人員因身份穩定性較差、待遇不公平等原因，在心理和言語上都比較抵觸人事檔案制度，這對于醫院人事檔案制度的順利實施和人員的日后發展都是很不利的。為此，人員要轉變理念，積極配合人事機構，主動移交具有參考價值和保持價值的個人材料，以便在確保個人檔案完整性和及時性的同時，為相關部門考察選用人才提供檔案依據。另一方面，人事機構在管理檔案時涉及的內容較多且政策性較強，它需要檔案管理人員具有較高的責任心、豐富的人事知識、良好的主動服務意識和現代化的人事檔案管理技術。為此人事機構要加強檔案管理人員的專業技能培養，確保檔案管理人員具備相關的專業知識和業務技能，轉變工作作風并增加服務意識，由目前的被動式服務向主動式服務轉變，并且在工作中不斷拓寬服務領域，通過與人員和醫院的溝通來搭建人事檔案工作開展的良好平臺。

三、小結

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（一）醫院人事檔案的概念

醫院人事檔案是醫院檔案工作的重要組成部分，是醫院人事部門在培養、選拔干部等工作中，將個人閱歷、業務能力以及工作表現等內容進行記錄的文件材料，是對醫院相關人員進行了解的必要參考。

（二）醫院人事檔案的構成要素

醫院人事檔案針對人員的個人經歷、政治面貌以及獎罰標準提出了更為系統詳細的要求〔1〕，人事檔案與人力資源和經營管理工作的聯系密切相聯。醫院人事檔案主要包括個人的基本信息、政治信息以及個人的獎懲情況等。個人基本信息主要是指學歷證明和技術職稱等；獎罰情況是指在以往學校或者工作單位是否受到過獎勵或者懲罰，還要考慮相關的工資福利待遇情況等方面。因此在進行人事檔案管理時，要完善個人檔案資料，將其交到人事管理部門進行相應的考察、審核，妥善保管好。醫院人事檔案是醫院工作人員真實情況的客觀反映，使用價值性非常高，可以為醫院人事檔案的決策工作提供切實可行的參考依據。

二、醫院人事檔案在人力資源和經營管理中的作用闡述

醫院人事檔案在醫院人力資源和經營管理中發揮著不可忽視的作用，醫院人事檔案要結合醫院的實際情況進行人員的選拔、任用，從而為醫院的發展建設提供高素質的人才隊伍建設，為醫院注入嶄新的生機與活力。

（一）有利于促進醫院人事管理的發展

通過真實、有效地醫院人事檔案，可以充分了解和掌握醫務人員的實際情況，為醫院的人才培養建設提供必要的參考。基于此，可以不斷促進醫院人事管理的發展，實現醫院人才培養的建設目標。

（二）有利于提升醫務人員的專業水平與技能素質

醫療事業對新入職的醫務人員的要求越來越嚴格，醫務人員要具有高度的綜合素質。醫院在進行人事檔案管理中，會定期安排相關資格考試與職業證書考試，考核力度也得到了進一步的強化，對于考核資料也提出了更加全面的要求。如果處理不慎，就會嚴重阻礙到醫院人事檔案工作的正常進展。因此，要不斷完善醫院人事檔案，禁止由于醫務人員管理工作的失誤而對人事檔案造成不利的影響，確從而保醫院考核的質量和水平。

（三）有利于建立健全醫院薪酬與激勵機制

由于受到醫療改革的影響，一定程度上推動了醫院的薪酬機制和激勵機制。針對于員工的薪酬來說，醫院要注重結合義務人員的社會閱歷、職業生涯以及貢獻程度來進行分析。不斷完善人事檔案的工作內容，提供必要的保障性依據，進而形成系統全面的醫院薪酬與激勵機制。此外，在以往醫院的工資核算中，往往就是根據以往財務報表方面的信息進行總結，因而具有一定的誤差性。但是，醫院人事檔案的實施，主要通過每個人檔案信息的錄入、修改以及核實等方面進行系統嚴密的匯總，進而成為了廣大醫院進行工資結算的重要參照指標。因此，工資待遇的不斷優化，大大提升了員工的工作熱情，不斷挖掘個人潛能。

（四）有利于不斷完善醫院人力資源和經營管理的信息服務體系

醫院人力資源的使用需求在不斷地擴展中，對人事檔案管理工作的要求也更為嚴格。人事檔案管理工作的順利開展，對于醫院的穩定發展具有極大地推動作用，可以不斷滿足于醫院人力資源的使用需求。醫院要想在激烈的行業競爭中占有一席之地，就必須要綜合分析和考慮醫院的人事檔案管理，創新高素質、高質量的醫務團隊。并且要創新醫院人事檔案的管理方法，進而促進醫院人力資源和經營管理的信息服務體系的形成。

三、醫院人事檔案管理工作中所存在的不足之處

良好的人才團隊是人事檔案工作的重要推動力和支撐點，人事檔案的直接負責人是相關人事管理部門的領導，并且與醫院的管理改革的聯系較為緊密，逐漸成為了衛生人事制度改革的工作重心。但是，目前醫院人事檔案管理工作并不盡人意，在管理模式、流程、制度方面仍然存在著較多的缺陷，急需進一步的應對和處理。

（一）人事管理缺乏一定的不合理性、不規范性

醫療事業正在不斷完善人事制度、促進人才規模上的合理流動。在人事檔案中的人才選拔和使用手段等方面進行了一定程度地優化，但是也尚未能及時調整原有的人事檔案制度，進而造成了人才的靜止和凝固，很難實現高效的流動性〔2〕。例如：流動人員人事檔案的重視程度嚴重不足，對于已經辭退或者取消勞動合同等員工的人事檔案資料，并不能及時地進行移交和保管，進而造成人事檔案的缺失和漏洞。出現此類現象的原因主要是由于人事檔案管理工作的不規范性引起的。此外，人事檔案資料的手續也欠缺著一定的流程性和秩序性，會使醫院很難就新聘請的醫務人員展開詳細的人事審批工作，已經嚴重超出了人事檔案的管理范圍。

（二）尚未形成完善的人事服務體系

對于醫院人事檔案管理中的人事機構來說，具體的服務內容比較單一、淺顯、片面，很難進行人事檔案資料的開展工作，逐漸形成了單一的保存模式，進而無法充分發揮出人事檔案的實質性作用。同時，醫院在人才培養和實際需求中的矛盾越來越突出，很難實現統一性。例如：在聘請專業人員時，過于注重考試面試，而且人事檔案的轉檔手續比較復雜繁瑣，“棄檔”現象非常嚴重〔3〕，使人事檔案管理工作變得越來越混亂、無序。

（三）人事信息更新速度比較緩慢

一些工作人員并沒有及時更新和調整醫院人事資料，很難掌握員工工作信息，導致資料收集工作的嚴重不合理性，一定程度上使醫院相關領導、管理者無法就人事檔案信息而開展員工的選拔與晉升活動，因此，崗位分配不合理的現象時有發生，嚴重影響著醫療工作事業的正常進行。此外，醫院人事檔案工作人員缺乏較強的業務能力，人事檔案管理工作人員由于受到專業水平和工作能力等條件的限制，經常在醫院人事檔案資料的保存、整理以及收集等工作中出現問題，對于工作流程的掌握程度也存在著很大的漏洞。人事檔案管理人員還缺少嚴謹的保密觀念，人事檔案資料流失、泄漏的現象經常發生。由此可見，醫院人事檔案管理人員自身職能的缺失也是人事信息更新速度較滯后的重要因素。

（四）管理方法方式缺乏著可操作性和可執行性

目前，對于醫院人事檔案的管理工作而言，缺少專人掌管，檔案管理隊伍和業務培訓機制較不完善。人員流動性比較大，缺乏系統完善的培訓計劃，使剛入職的人員很難及時掌握檔案管理的業務流程。與此同時，醫院的人員編制也存在著較大的不合理性，有時還會出現一些非正式員工來負責人事檔案的管理工作。此外，一些醫院也尚未安排專門的辦公室專用房，只是在普普通通的辦公室進行存檔工作，進而無法充分體現出人事檔案管理的嚴密性，大大阻礙了醫院人力資源部門的發展。

四、醫院人事檔案在人力資源和經營管理中的開發建議、策略

（一）不斷完善人事檔案管理工作

對于醫院的人事部分來說，要高度重視人事檔案管理工作，建立健全人事檔案管理制度。人事檔案工作要加強人力資源信息的管理，將檔案資源作為開發利用的重要推動力，提升人事檔案工作的應用價值。此外，還要不斷強化人力資源信息的收集工作，使資源得以優化配置，實現資源信息的共享性需求。要通過一定的渠道和來源來獲取人才信息，并及時傳遞到相關的科室，不斷提升醫療事業的服務水平與服務質量。

（二）不斷完善人力資源規劃方案

促進醫院人事檔案資源配置的合理性于規劃性，可以進一步地掌握醫院管理和發展方向。人事專員要提升醫院人事檔案管理的重視程度和認知程度，制定更加科學完善的人力資源規劃方案。加強對各類人才資料的深入分析，特別對于人才的社會經歷、工作經驗以及潛能發揮等。同時，還要不斷優化人事檔案管理結構，以便于醫院能夠充分掌握人力資源的實際情況。而且要不斷更新各類人事檔案資料，增強資料的完整性、細致性以及長效性，從而為人力資源管理制度的確立奠定堅實的基礎，也是建立科學高效的醫院經營管理機制的重要前提條件。

（三）借助于現代科學技術，建立現代化人事檔案信息管理

1.要進一步提高醫院檔案管理部門對現代化管理的重視程度與認知程度，充分發揮出現代科學技術的先進性于優越性等優勢，實現精細化的管理目標。要制定醫院信息管理系統方案，實現人力資源信息的優化利用與實時共享。還可以構建計算機網絡分系統，充分發揮人力資源信息的完整性于全面性特征。因此，要加強行政管理系統與人事信息系統的緊密聯系與契合程度，要達到一定的額協調與統一，進而為醫院醫務科和臨床教學科提供好有利的參考依據。2.強化人力資源信息檔案管理系統建設，要借助互聯網信息技術不斷進行人力資源資料的收集工作，促進資源多元化共享目標的實現。在醫院信息化工作進行中，要將人事、財務以及科研等信息的檔案規劃工作，對人力資源信息實施集中化、統一化的管理。與此同時，要盡快建立人事檔案數據庫，根據信息資源的特點來不斷規劃和處理數據庫，要在醫院人事檔案數據庫中充分體現醫院的管理、技術、專業等重大領域方面。為了確保現代化人事檔案信息管理的實施效果，還可以建立起個人電子檔案系統，借助于互聯網信息技術將紙質人事檔案資料轉變為電子檔案數據，從而為長期的統計利用與歸檔工作提供強而有力的便捷性。

（四）強化醫院檔案管理工作的綜合素養，拓寬培訓渠道

要不定期地對醫院檔案管理人員進行思想政治教育，加大醫院檔案管理人員的學習與培訓力度，從而增強檔案管理人員的知識水平和技能素養。與此同時，要積極鼓勵技術創新，規范醫院人事檔案管理的秩序，在保證檔案管理人員綜合素質的前提下，充分發揮醫院人事檔案開發與利用的價值與優勢。此外，醫院方面還要不斷建立健全激勵與約束機制，對于態度認真、業績良好的管理人員要給予一定的物質獎勵與精神獎勵，從而創造出更大的貢獻價值；反之，對于態度不良好、表現不出色的管理人員來說，要予以一定的懲戒，以警世人。通過激勵與約束機制的制定來看，旨在不斷激發醫院人事檔案的積極性、主動性以及創造性，從而為醫院人事檔案管理工作注入嶄新的生命力。

（五）發揮薪酬和人才選拔的促進作用，樹立以人為本的人事檔案管理思想

1.人事檔案可以真實反映出人才的政治表現、工作經驗以及技術水準等，已經作為醫院考察人才的重要參考依據，可以促進人員培訓和素質團隊的科學性、合理性。與此同時，在醫院的發展過程中，要廣泛吸納社會各界高素質人才，激發醫務人員的積極性、主動性以及創造性，不斷建立健全醫院人力資源的薪酬管理制度。在薪酬改革中，人事檔案可以較為詳細地反映出醫院人事的方方面面，提供出更具有價值性資料信息，是醫院進行人力資源管理決策過程的重要參照。2.加強醫院人事檔案管理工作，可以進一步提升醫院的服務標準，促進科學化與規范化管理模式的形成，使之在醫院的人力資源和經營管理發揮出應有的價值。因此，要加強人事檔案的科學化與高效化，要堅持一切從實際出發的管理原則，實事求是，不斷與時俱進，延伸人事檔案信息的來源與渠道，為醫院的發展建設提供新的團隊力量。

（六）建立專門的人才庫〔4〕，提升檔案管理人員的信息編研能力

1.要建立專門的人才庫，科學分析醫院各科室的人員分類。通俗地理解，醫院人事檔案是對醫院人員進行詳細系統的記錄，確保高質量的醫院人事管理信息。因此，要積極培育專業的醫務人才，不斷貫徹落實于醫院工作的方方面面，構建科學完善的人力資源管理體系，發揮醫務人員的主觀能動性，進而不斷形成醫院人事檔案管理的專項人才庫。2.醫院人事檔案管理人員要提高自身人事檔案信息加工的能力要對人力資源信息進行深度的加工和分析工作。檔案管理人員還要具有良好的人事檔案信息互動能力，在編研人事檔案時，要保證自身較強的文字敘述能力，可以與醫院局域辦公網和醫務工作者開啟良好的互動模式。

（七）實施分類的人力資源培養模式

對人事檔案信息加以利用，明確不同人才優勢，重點培養醫院的骨干力量，發揮學術帶頭作用，醫院人力資源要認識到不同人才的能力和價值有著本質性的區別。因此，醫院人事檔案要對醫院人才管理進行規劃和統籌，做到知人善任、任人唯賢，實現醫院人才利用效益的最大化。人事檔案管理可以對醫務人員在工作中的表現做出詳細完備的記錄，在實施分類的人力資源培養模式中，要充分挖掘人才的長處，對于人才存在的不足之處，要加以正確的改正和引導，從而增強醫院人力資源管理部門的影響力、凝聚力。

五、結束語

綜上所述，醫院人事檔案在人力資源開發與經營管理中的作用與開發勢在必行，具有巨大的推動和促進作用，提供高素質的人才，確保醫院人事部門的正常運作。醫院人事檔案在人力資源開發與經營管理的建設任重而道遠，并不是一時之間就能取得良好成效的，相對來說是一個較為漫長且循序漸進的過程。要適度改變以往傳統的人事檔案管理模式，做到不斷與時俱進、開拓創新，形成更加科學完備的檔案管理制度，從而為醫療事業開拓更為廣闊的發展空間。

作者:周燕松 單位:廣東省湛江中心人民醫院

〔參考文獻〕

〔1〕王英.對新時期醫院人事檔案管理工作重點的探討〔J〕.辦公室業務，2016，（10）：173.

〔2〕張濤.芻議醫院人事檔案信息在人力資源管理中的作用〔J〕.辦公室業務，2015，（19）：94.

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一、醫院人事檔案管理工作存在的問題

（一）缺乏先進的檔案管理方法。目前，很多醫院人事檔案管理方法十分落后，僅是利用紙質檔案管理，缺乏先進的檔案管理設備、人事檔案管理軟件等設施。大部分是手工錄入紙質檔案，不及時對檔案進行分類與裝訂，都是個人檔案直接放進該職工的檔案袋，這樣不僅加大人力，還會影響工作效率。并且紙質的檔案袋保管不當，檔案容易受潮、霉變和蟲蛀，會出現損壞和遺失，影響人事檔案的完整性與安全性。

（二）檔案管理人才素質有待提高。部分醫院的檔案管理人員不是檔案管理專業出身，檔案管理、計算機與保密等知識欠缺，缺乏專業的檔案管理方法。或者是由人事專員兼管檔案管理工作，人事工作本身就繁雜，難以兼任更多的工作，容易造成對檔案工作的疏忽。也可能由于一些醫院對人事檔案工作的不重視，對人事檔案管理人員待遇不公，沒有開展人事檔案人員的專業培訓，導致人事檔案管理人員工作積極性不高，工作方法落后，這樣不利于醫院人事檔案管理工作的開展。

（三）人事檔案真實性與完整性不足。一些偏遠地區的醫院與效益不好的醫院，人員流動性大，職工的人事檔案難以保證完整與真實。可能會出現在人才調動中，相關檔案沒有做好轉移手續，也可能職工之前的企業不重視人事檔案工作，都會造成人事檔案的不完整。加上過去很多單位企業對人事檔案工作的不重視，與過去工作環境、條件與政策的原因，人事檔案工作沒有做到位，很多過往的信息沒有記載，或者會有一些檔案涂擦、書寫不規范等問題，其真實性與準確性就無從考證，導致人事檔案的真實性與可靠性降低。

二、完善人事檔案管理工作的建議

（一）加強人事檔案管理信息化、現代化。傳統的人事檔案管理方法早已不適應現代醫院的發展與需求，醫院應提高認識檔案管理工作的重視力度，加大資金的投入，為人事檔案管理部門配備高科技的電子計算機設備，如人事檔案管理系統的開發與自動化檔案設備。將人事檔案管理手段信息化、現代化與無紙化，實行電子化辦公，對能通過系統錄入、分類與生成的檔案信息，要利用計算機實現，通過計算機系統對人事檔案信息進行審查，及時找出出生年月、工作時間與入黨時間等前后記載不一致的問題，對不齊全的檔案提出信息提醒。可以結合醫院人力資源部門的人員信息系統的數據，進行人事檔案的維護，也可以定期組織職工采集個人基本信息，以此來與人事檔案進行核對，并不斷更新人事檔案。這樣不僅能提高人事檔案管理人員的工作效率，減少手工紙質檔案出現的筆誤等，方便檔案的保管，還能為醫院領導作決策提供方便。