導語：如何才能寫好一篇電子檔案信息，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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1.1對軟硬件系統的依賴性

電子文件是按照確定的某種標準規則，記錄在特定載體上的編碼信息集合，需要特定的軟硬件系統環境才能翻譯閱讀。脫離了這種特定環境，就根本無法看到電子文件的存在和記錄的信息內容，所以電子文件對產生的標準規則及軟硬件系統環境有極強的依賴性。隨著信息技術的發展，原標準規則及計算機軟硬件技術發展更新，就有可能導致原有電子檔案信息無法讀識。電子檔案信息對軟硬件系統的過度依賴性給今后的安全問題帶來了很大的困難。

1.2存儲的高密度性

電子信息的發展和數量，呈幾何倍數增漲，海量的數據需要大容量的存儲介質，隨著記錄技術的快速發展，數字信息由早期的紙帶打孔到后來的磁帶、磁盤再到現在的光盤等，存儲密度不斷提高。目前一塊硬盤容量已達數個TB，一張藍光光盤通過納米級波長的藍光激光光源及多層記錄技術的應用，可以記錄數百GB數據。光盤上構成0和1數據刻痕直徑小于0.15μm，1張光盤可存數百萬張打印在紙上的文字信息。電子檔案的高密度，一方面對節約空間、拓展應用帶來有利條件，另一方面卻對電子檔案的保護提出了嚴格的要求，任何一個小的失誤或一條輕微的劃痕都有可能導致數量巨大的檔案信息遭到破壞。

1.3信息與載體之間的可分離性

傳統檔案是固化在某種載體上，不能分離，稱之為檔案實體，有明顯的原始性特征，不易被復制加工。而電子檔案，雖然依賴于軟硬環境，但按一定的規則可以非常輕易地被復制、更改，傳輸，可以做到迅速而不留任何痕跡。因此電子檔案的原始性、真實性、憑證作用就受到威脅和質疑。這種信息與載體之間的可分離性，給電子檔案信息的安全提出了前所未有的挑戰，檔案管理人員不僅要保護電子檔案實體不受破壞，同時也要保護信息內容不被人為篡改。

2檔案信息的保護目標

電子文件技術隨著整個計算機信息技術的發展而發展，電子文件的產生環境、文件格式、存儲介質在不斷更新，而作為檔案的電子文件卻需要長期或永久保存并被查詢利用。因此，如何確保電子檔案的長期可用性是保護電子檔案安全的主要任務之一。同時，電子檔案的真實性、完整性、安全保密性也是主要保護目標。

3電子檔案保護的技術措施

3.1電子檔案系統安全

電子檔案系統安全，一般是由硬件系統和軟件系統構成。硬件系統本身的安全稱為物理安全，軟件系統的安全主要有操作系統的安全、網絡系統的安全、數據庫系統安全及各種功能的應用軟件系統安全等。因此，這種保護措施可分以下幾類：1）設備層的安全管理。設備層的安全主要通過采用物理防范，解決機房場地的防災保護，電源的穩定與凈化，重要服務設備的冗余設計，安全可靠的存儲，以及信息系統的異地存儲保護，不低于3套的脫機光盤保存等，同時制定完整物理層面的管理規范和措施提供安全技術方案，使設備免受外來攻擊造成意外損失。2）網絡層的安全管理。網絡層的安全任務主要是防止病毒、木馬、黑客的攻擊，防止檔案數據被非法訪問。最有效的辦法就是運行檔案信息系統的網絡與外界實行物理隔離，但電子檔案的最大優勢，如遠程查訊利用、共享資源等受到局限。而在公共網絡上，資源雖可以得到充分利用，但安全問題又成為難題。近年來，隨著政務信息的公開，檔案資源的逐步開放，公共網上出現了越來越多的應用。外網的安全是必須面對并努力解決的問題，目前可以通過使用路由器及交換技術設置、防火墻、入侵防御系統等網絡安全策略的制定提供相對安全的解決方案。3）應用層的安全管理。應用層的安全主要通過使用網絡監控與恢復技術，防病毒、漏洞檢測，入侵檢測技術，上網行為管理等對網絡安全進行掃描、實時監控、權限控制、自動報警，并對計算機信息網絡系統的使用情況建立日志記錄，及時發現系統中的異常情況。

3.2電子檔案信息內容安全

確保電子檔案真實性、完整性、長期可讀性，是檔案信息內容安全的基本要求。電子文件的存放壽命依賴于存儲介質的壽命，理論上光盤的壽命可達百年，但實際上誰也不能保證該光盤數據10年后還能夠完整讀出。尤其文件格式技術上的發展與改進，軟件環鏡與硬件系統的更新，都需要檔案人員對存檔的電子文件進行備份轉存、文件存儲格式的轉換等維護。這一過程，要建立制度，明確責任，嚴格審核、評估、管理，以延續電子檔案保存期限，確保檔案內容的安全。另外，應用軟件系統中針對用戶權限的管理；檔案數據密級劃分，目錄和文件的讀寫權限，開放范圍的劃控等，是對在線檔案信息內容安全管理的必要手段，是任何一個檔案信息管理系統重點思考解決的問題。

4電子檔案信息的災難恢復

4.1災難恢復含義

《信息安全技術信息系統災難恢復規范》（GB/T20988—2007）中表述災難恢復是指將信息系統從災難造成的故障或癱瘓狀態恢復到可正常運行狀態，并將其支持的業務功能從災難造成的不正常狀態恢復到可接受狀態。將災難圈定為由于人為或自然災害，技術風險、設備故障等原因，造成信息系統運行嚴重故障或癱瘓。主要涉及的技術和方案有數據的存儲、備份和恢復；本地的高安全防護和遠程異地防護方案等。

4.2災難恢復前的存儲備份方式

信息數據的存儲、備份，是災難恢復的前提，沒有安全可靠的存儲、備份，無從談起恢復。備份的方式有多種多樣，最常用的主要是全備份、增量備份、差分備份。全備份是將整個系統中相關軟件、數據全部備份一遍；增量備份就是每次備份的數據只是相當于上一次備份后增加的和修改過的數據；差分備份就是備份上一次全備份之后新增加的和修改過的數據。全備份所需時間最長，占用的空間最大，但恢復操作最簡單，當系統中數據量不大時，采用全備份是可行可靠的；增量備份恢復起來比較麻煩，但每次的備份任務少，系統資源占用最少；差分備份相對節省存儲空間，恢復較方便，但備份時較麻煩。因此，在備份時要根據他們各自的特點靈活使用。在實際應用中，采用的備份方式常是以上幾種的結合。

4.3災難恢復采用的技術

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檔案信息電子化的現狀

檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館口室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差：檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

檔案信息電子化的發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

檔案信息電子化的益處

可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影Ⅱ向了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

檔案信息電子化，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。檔案事業超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎。

慎重選定技術路線，信息技術的飛速發展成為當代技術革命的主要特征

目前，對我國檔案信息自動化工程影響最大的技術是微機口工作站、服務器性能的提高，網絡技術的成熟及數據庫技術和應用軟件開發工具的發展。網絡技術的發展促使局域網、廣域網以及信息高速公路的建設和開通。在信息技術發展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統的技術路線是十分重要的，應當推行適應的先進技術，使經濟效益的合理性和技術的先進性相統一，技術路線的選擇要符合我們的實際。檔案部門對先進技術的潛在需求很大，但現實的需求又往往跟不上，要實事求是地分析現狀，充分考慮先進技術的發展，再進行每一項具體的決策。

實事求是地改進管理體制

集中統一是管理任何社會化大生產所必需的方式，信息自動化這一高新技術系統也不例外。人機結合是自動化系統的建設方針，其含義為檔案業務人員直接使用微機開展工作，這亦是研究自動化系統管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結合。目前我國檔案信息自動化系統的管理體制，同時存在集中統一管理不力和使用不方便的問題，建立集中統一管理下的分散式系統，是較理想的模式，但這種高技術結構，必須有較強的管理能力和技術能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。

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關鍵詞：電子檔案；風險；預防

當前，人們生活中越來越離不開電子計算機，具有多種多樣的功能，這為企事業單位、政府機關的辦公帶來了巨大的變革，提高了效率，使政府機關、企事業單位辦公變得更加方便快捷。在信息技術時代，最新的檔案管理方式就是電子信息檔案的管理，它對政府機關、企事業單位在高科技方面的創新意義重大。但是根據具體情況來看，電子信息檔案并不全是優化，它也有自己的不足，比如與傳統的紙張檔案相比，具有更大的風險性，如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致政府機關、企事業單位的數據被盜，所以，政府機關、企事業單位在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。

一、避免風險的措施

提前預防，在風險還沒有出現的時候就進行遏制是規避風險最有效的方式，也是最有效的方式，對于電子檔案來說，應該以其自身的潛在缺陷為根據來實施控制管理，來保證內部信息的安全可靠，主要措施有：

1.及時消除風險。為了確保信息檔案數據的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內，政府機關、企事業單位尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網絡的的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。

2.積極引進最新技術。計算機在工作過程中要同時結合多種措施，而規避風險的最好的辦法就是引進新的技術，新技術對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現代操作系統最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。

3.及時進行預防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數據受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。

4.制定管理制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企事業單位、政府機關要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，也可以根據需要授權檔案管理人員自己制定制度。

二、緩解風險的措施

電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內，那么管理人員應該怎么做才能使風險得到緩解？目前，許多單位開始利用風險轉移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關資產重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關資產價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發生前為減少損失程度執行的方案；后者是在損失發生后為減少損失執行的方法。需要強調的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發生危險，那么不管是什么情況，企事業單位、政府機關都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關鍵的。

三、分散風險的措施

在電子信息檔案管理中，還有一種經常使用的規避風險的措施就是轉移策略，所謂轉移策略實質上是一種風險的分散，即把風險轉到其他的地方，以此來把已經存在的風險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風險轉移的方法實施修正，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機構、或者與提供商簽署服務合同等等。經過這樣的處理之后，我們可以把復雜的風險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優化改進，創造更加先進的電子信息檔案管理系統。此外，還可以與網絡供應商互相協調，讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調的是，外包同樣隱含著風險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給企事業單位、政府機關造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。

四、評估風險的措施

當風險來臨后，企事業單位、政府機關最需要做的就是積極采取措施進行處理，為了把風險造成的影響控制在最小的范圍內，還要積極與其他措施相結合使用。風險評估的目的是為了能夠使預防計劃更加科學合理，在對電子信息檔案實施全面分析的基礎上，探究引起風險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內容是：發生危險的概率，危險帶來的后果有多大，危險的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企事業單位、政府機關管理者要樹立風險觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風險的預防計劃。需要強調一點，如果機構中每個已被識別的弱點通過承認得以控制，這說明企事業單位、政府機關在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企事業單位、政府機關防范風險的最大弊端在于，許多經營管理者錯誤地認為電子信息檔案無危險性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環節的工作，這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風險能夠及時發現，并把其扼殺在萌芽狀態，對于已經發生的風險要積極采取措施，力求使風險造成的損失最小。

總之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風險不是主觀的，而是客觀存在的，這種風險不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風險的警覺度，把預防風險看做所有工作的重中之重，積極制定風險防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規避風險和降低損失有重要的意義。

參考文獻

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電子檔案比紙質檔案對環境的依賴性更強，其信息安全受環境影響程度更大。因此，電子檔案的信息安全問題十分重要。對于傳統的紙質檔案,其信息與載體是一體的，具有不可分離性，確保了它的物理安全，就在很大程度上保證了它的信息安全。而電子檔案的信息與載體是分離的，因此，要想保證電子檔案信息安全，就要既保證它的物理安全，又要保證它的邏輯安全。由此可見，電子檔案的信息安全保障與紙質檔案是具有一定差異的。

二、影響電子檔案信息安全的因素

影響電子檔案信息安全的原因有很多，本文從以下幾個因素進行分析。

1.環境因素。與紙質檔案一樣，環境因素會對電子檔案的信息安全產生很大的的影響。首先，電子檔案信息安全受自然環境影響。所有的電子檔案都是存儲在大自然中的，一些自然災害，如洪災、火災、地震、雷電等等，都會影響電子檔案的信息安全。其次，電子檔案信息安全受保管環境影響。電子檔案信息安全也會受到存儲電子檔案的設備、庫房等保管環境的影響。“環境條件不符合有關標準會對檔案信息造成危害，如檔案信息網絡控制中心機房場地和工作站的環境不合要求:電源質量差，溫濕度不適應,無抗靜電、抗磁場干擾和無防塵、防火、防水、防雷電、防漏電、防盜竊的設施和措施，以及光、空氣污染物及害蟲、霉菌等有害生物都會給檔案信息帶來不利的影響。”

2.技術因素。技術因素是威脅電子檔案信息安全的一個主要因素。在技術層面，對于傳統的紙質檔案，主要是紙張本身的耐久性和書寫字跡的耐久性問題會影響檔案信息的安全。而對于電子檔案，其存儲載體質量、讀取技術、網絡技術、計算機技術等都會影響檔案信息的安全。電子檔案是在數字設備上進行存儲、閱讀和利用的，可通過網絡進行傳輸。我們一般都利用光盤、磁盤、磁帶等存儲電子檔案信息，但是這些載體具有脆弱性和易壞性的特點，容易受到破壞，導致檔案信息的無法讀取，甚至丟失.并且隨著技術的不斷發展，這些物質載體也陸續的更新換代，容易造成檔案信息的丟失。與此同時，電子檔案的信息與載體是可分離的，其信息可以實現在不同介質中轉存、拷貝，在拷貝、傳遞的過程中，由于技術的不完善也會導致檔案信息的丟失、泄露。計算機病毒和電腦黑客的侵害對電子檔案信息安全也構成很大威脅“。由于移動存儲介質體積小、方便攜帶，人們不僅能輕而易舉地將大量的、含有完整機密信息的電子文件傳播出去，而且極易因內外網間交叉混用，遭受病毒、黑客的攻擊，造成重要數據流失。”計算機病毒具有種類多、危害大的特點，存儲電子檔案的計算機一旦感染了病毒，就會導致電腦指令出現問題，甚至是導致電子檔案信息的丟失。當存儲電子檔案信息的計算機在網絡中運行時，可能遭到電腦黑客的入侵，導致電子檔案信息被篡改、泄露或者丟失。

3.管理因素。紙質檔案從收集、整理到利用、服務整個過程中都有很完善的檔案管理制度與標準，這就在一定程度上保證了紙質檔案信息的安全性。與紙質檔案相比，電子檔案的管理流程標準還不是十分的完善。如果沒有嚴格的操作方法與管理制度、檔案管理人員不具備檔案信息安全意識、沒有應急處理預案等等，這些都會會威脅到電子檔案的信息安全。“從檔案部門來看，我國還缺少一個國家級的與國家信息化進程相匹配的檔案信息安全工程規劃。地方檔案信息組織管理機制也是不健全的，使管理檔案信息的機構、人員未能落實到位，乃至政出多門，出現誰都在管但又管不好、管不了的局面，執法不力。”由此可見，我國的檔案信息安全管理制度還不夠完善，有待提高，國家應建立一套健全的電子檔案信息安全管理機制，為電子檔案信息安全做好管理制度支撐。

4.人為因素。人為因素也是影響電子檔案信息安全的一個重要因素，應逐漸引起人們的重視。我認為人為因素可以分為兩種：一是故意破壞，二是操作失誤。無論是操作失誤還是故意破壞，都會威脅到電子檔案的信息安全。故意破壞就是在有意識的前提下,故意篡改、竊取、損毀電子檔案信息內容，如黑客等；操作失誤就是電子檔案管理人員由于對電子檔案管理操作流程不熟悉、操作不規范、電子檔案信息安全意識不強等原因，在管理電子檔案時產生操作失誤，破壞了電子檔案信息。目前很多檔案部門對檔案信息安全的重要性認識不夠深入，檔案管理人員的操作不規范、檔案信息安全意識薄弱、不關心檔案信息的安全性。同時，社會大眾對于檔案信息安全的了解也不多，在利用檔案信息的時候，有時會忽略檔案信息的安全問題。這些情況都會給檔案信息安全帶來很大隱患。

三、保障電子檔案信息安全的措施

1.加強檔案信息安全意識。電子檔案信息作為信息資源的一種，具有很大的價值，包括憑證價值、參考價值、文化價值等等，是我們寶貴的財富，因此，保障電子檔案信息安全，是十分重要的任務。要想確保電子檔案的信息安全，我們必須加強人們的檔案信息安全意識。這里說的加強電子檔案信息安全意識包含兩方面，一是加強檔案工作者的檔案信息安全意識，二是加強社會公眾的檔案信息安全意識。檔案工作者是否具備較好的檔案信息安全意識，會影響到電子檔案信息的安全與否。很多檔案工作者對于檔案信息安全的了解還局限于紙質檔案，并不了解保證電子檔案信息安全的重要性。如果檔案工作者在工作中不注重對電子檔案信息的保密，對檔案信息安全技術不了解，那就無法保證電子檔案信息的安全。因此，檔案部門應該認真的學習相關的電子檔案信息安全知識，提高檔案工作者的檔案信息安全意識，確保電子檔案信息的安全。同時，我們還應該增強社會大眾對電子檔案的信息安全意識。電子檔案可以同時為很多人提供利用，具有很好的共享性，具有很大價值。相關部門也要向社會公眾宣傳保障檔案信息安全的重要性，通過展覽、講座、宣傳板等方式，提高社會公眾的電子檔案信息安全意識。

2.提高檔案信息安全技術保障。隨著計算機技術以及互聯網的不斷發展，電子檔案數量與日俱增，面對大量的電子檔案，怎樣從技術層面確保電子檔案的信息安全，已經成為了一個很重要的課題。因此我們應該完善各種信息安全技術,保障電子檔案信息安全。人們對信息安全技術的要求越來越高，主要包括了信息加密技術、防火墻技術、防病毒技術、信息備份和恢復技術等等。（1）信息加密技術。對電子檔案信息進行加密主要是為了防止檔案信息被竊取、篡改、泄露和丟失。一些電子檔案，它們是不宜公開或者是限制公開的，當需要在網絡上傳輸這類電子檔案時，為保證其機密性，就應采取信息加密技術。“在實際應用中，人們常常將常規密碼和公鑰密碼結合在一起使用，檔案信息的加密技術就是將兩者結合使用的，即發方使用收方的公開密鑰發文，收方只用自己知道的解密密鑰解密。由于機密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從中破解原文的內容，從而確保傳輸中檔案信息的安全。”（2）防病毒技術。計算機病毒具有種類多、傳染快、更新快、危害大的特點，保存電子檔案的計算機或者是檔案管理網絡一旦感染病毒，就會造成檔案信息篡改或丟失。因此，我們應加強對防病毒技術的研究，主動預防，實時監控，最大程度上防止電子檔案受到病毒的感染，即使計算機受到病毒入侵，也要以最快速度查殺病毒，保證電子檔案信息安全。（3）防火墻技術。防火墻技術就是按照某些特殊的規定,允許或者是阻止一些數據在網絡中進行傳輸,對于保證信息安全有很大作用。隨著網絡技術的不斷發展，會出現黑客非法入侵計算機竊取、破壞電子檔案信息的情況，相關的檔案部門可以利用防火墻技術，制定適用于本單位的防火墻類型，最大限度的保證本單位的檔案信息安全。（4）備份技術。為了防止電子檔案信息的丟失或者遭到篡改無法恢復的情況發生，我們可以采取檔案信息備份技術，保障電子檔案的信息安全。我們可以采取異地備份和多份備份，這樣即使檔案信息出現了破壞、失真、丟失的情況，我們還可以通過查閱備份的檔案信息，恢復原有信息。

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關鍵詞：電子檔案安全管理介質

中圖分類號: G270 文獻標識碼：A

電子檔案是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟件、參數和其他相關數據。它能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。它以數字編碼的形式存在，具有非直讀性，當使用技術和設備將信息記錄于存儲載體后，就永遠離不開這種技術和設備。電子文件的信息與載體相分離，其內容存儲的位置不是固定的，可以從一個載體轉換到另一個載體上，內容卻不發生任何變化，電子文件可以通過網絡傳輸，具有極強的共享能力，因而也存在較大的安全隱患。

電子文件與紙質文件這些截然不同的性質，決定其在信息安全管理方面的復雜性。電子檔案的保管期限是電子檔案內容來定，而實現電子檔案保管期限，取決于載體的壽命、電子計算機的軟硬件生存周期和載體所載檔案與計算機軟硬平臺的一致性等。另一方面，電子文件從形成到利用，各個環節，都有信息更改、丟失的可能性，建立并執行一整套科學、合理、嚴密的管理制度，從每一個環節杜絕信息失真的隱患，對于保證電子文件的原始性、真實性是十分重要。那么，信息化時代應如何安全有效地維護電子文件及其歸檔后產生的電子檔案的信息安全呢？

一、電子檔案在收集、利用方面的信息安全

(一)收集環節：如果電子文件的傳輸通過局域網進行，例如各單位內部的辦公系統，通常我們界定這樣的局域網與互聯網是安全隔離的。那么我們可以通過在自動辦公系統中對除文件管理員外的所有用戶進行限制，賦予這些用戶對定稿的電子文件 "只讀"的權限。一旦定稿的電子文件需要修改，只能由文件管理員根據相關負責人的簽字來進行，并在電子文件的備注欄上進行說明。這種修改電子文件的流程可以集成在辦公系統上，并在系統的數據庫中記錄下修改的痕跡。如果對信息安全有更高的要求，在修改電子文件的審批環節中，我們可以借助"數字簽名"技術來進行強化。

如果電子文件的傳輸發生在多個單位的協同辦公網上或者在互聯網上，為了保證電子文件的原始性、真實性，可以綜合使用"數字簽名"、"加密技術"、"VPN虛擬專用網絡"、"身份驗證"、"防火墻"等技術。目前這些技術都趨于成熟，但是安全技術是一面雙刃劍，以犧牲資金、運行速度、可操作性為代價，所以有一個"適度"的問題。對于多家單位聯合的協同辦公網，例如市政府的辦公資源網，其安全度就應與互聯網區別對待，普通電子文件與密級電子文件傳輸也應分而待之。對于發生在協同辦公網上的不必歸檔的普通電子文件，文件產生單位可通過辦公網直接發送到收文單位；對于需要歸入收文單位檔案庫的普通電子文件，我覺得要提倡"發"、"取"相結合的方法，來認證電子文件的原始性、真實性。首先是文件產生單位主動將電子文件傳送到收文單位的信箱，同時在發文單位服務器的某一個位置留存"只讀"付本，如果收文單位要將這個文件歸檔，那么可以使用"身份驗證"技術，登錄到發文單位的文件區去核對收到的電子文件。這種核對方法簡單易行。對于密級文件，按規定只能在保密網上利用專線傳輸，我們將之視為安全環境，對通過這種網絡傳輸的文件原則上不應懷疑它的真實性。 （二）利用環節：對于電子檔案通過網絡來利用這一環節，由于還沒涉及到"憑證"這一程度（有待立法），只是一般的查閱性質，強調的是真實性，所以關鍵在于保證數據源不被篡改。當利用發生在本單位為范圍的局域網環境下時，通過"身份認證"，按用戶的級別控制利用范圍，所有的用戶都只允許用"只讀"形式調閱，相關的數據源也配置為"只讀"，以防由于誤操作、有意刪改等原因造成文件信息的改變。對于存放電子檔案的數據庫服務器，要配置相應的"安全審計"記錄各種超越范圍的試探、企圖和各用戶使用情況，以便及時發現問題。這種方法安全的問題由后臺管理員來負責，對于利用者來說是透明的，相當方便，易于接受。當電子檔案的利用通過互聯網網站實現時，通常我們認為網站上的電子檔案是公開的，關鍵是要保證網站數據庫的數據安全，防止篡改，利用現有的計算機技術，這一點已經可以做到。

二、電子檔案整理、歸檔過程的信息安全

(一)要建立和執行科學的歸檔制度。歸檔時應對電子文件進行全面、認真的檢查，在內容方面檢查歸檔的電子文件是否齊全完整，真實可靠；歸檔的電子文件是否最終稿本；CAD電子文件是否反映產品定型技術狀態的版本或本階段產品技術狀態的最終版本；電子文件與相應的紙質或其它載體文件的內容及相關說明是否一致；軟件產品的源程序與文本是否一致等。為了使人們能夠完全理解一份電子檔案，歸檔時要同時保存"元數據"和"背景信息，"元數據"說明電子文件的內容、結構和上下文關系。 "背景信息"是關于電子文件業務和行政背景方面的數據，有助于說明文件的真實性，并能幫助文件使用者理解文件的內容。在技術方面應檢查歸檔電子文件載體的物理狀態，有無病毒，讀出信息的準確性等。

（二）要保證電子檔案內容邏輯上的準確。電子檔案的內容是以數碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于計算機軟硬件平臺將電子檔案的內容，還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。因此，對于一些必須以原始形成的格式進行還原顯示的較為特殊的電子檔案，要保存電子檔案相關支持軟件，即在保存電子檔案的同時，將與電子檔案相關的軟件及整個應用系統一并保存，并與電子檔案存儲在一起，利用時，使之按本來的面目進行顯示。

（三）歸檔時要盡可能地以主流技術統一電子檔案的保存格式。電子檔案來自各個方面，往往是在不同的計算機系統上形成的，且在內容的格式編排上也不盡一致，這種在技術和形式上的差異，必然導致在以后還原時，所采用的技術與方法的不同。所以，歸檔時要全面了解電子檔案的使用技術，在考慮連續性的前提下，選擇一種主流技術進行統一。

三、電子檔案保管和利用過程中的信息安全

（一）要保證電子檔案載體物理上的安全。要建立一個適合于磁、光介質保存的環境。

其次，要對電子檔案載體進行有效的檢測與維護。對所保存的電子檔案載體，必須按照有關規定進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。

（二）要密切關注計算機技術的發展方向，不斷對歷年來電子檔案使用的軟件升級、更新情況進行記錄、保存，適時對電子檔案的格式進行轉換。當發現檔案室（館）中電子檔案所依存的軟件技術變化時，要將新的軟件以及電子檔案轉換說明保存下來存檔。當軟硬件平臺發生較大變化時，就有必要對電子檔案實行整理或格式轉換。

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近年來，電子檔案發展越來越快，其信息安全問題也逐漸凸顯出來，并受到了人們的廣泛關注。在這種情況下，本文對電子檔案開放利用中的信息安全保障過程中存在的問題進行了詳細的探討，并有針對性地提出了相應的解決對策，希望對保障我國電子檔案的信息安全起到促進作用。

【關鍵詞】

電子檔案；信息安全；開放利用；問題；對策

信息安全問題存在于電子檔案從形成到利用整個過程中的方方面面。近年來，在越來越嚴重的信息安全問題下，大量學者展開了研究，希望通過技術的加強、人才的培養及法規的制定等方面來對提高電子檔案的信息安全，逐漸形成一個完善的電子檔案信息安全保障體系。現階段我國的電子檔案信息安全問題已經取得了一定的成就，然而在信息技術不斷進步的今天，我國還需要不斷地進行努力，促進其加強與穩定。

一、電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題

保護信息安全，提高電子檔案的穩定可用性，要從三方面入手：首先，檔案信息的真實性，這里指得是原始的信息。其次，完整性，指檔案信息在管理和利用過程中不會出現篡改等現象。最后，長期有效性。它的這三個特點及對信息技術較高的要求，導致其安全性很容易受各方面影響而遭到破壞。

（一）網絡層次威脅。

信息技術的進步，促使網絡的覆蓋面越來越大，然而其不安全的結構、脆弱的網絡協議及人文操作的事物等方面原因，將會導致每一個層次的網絡結構都存在一定的安全隱患。首先，底層的威脅是來自于物理層方面，威脅著線路及硬件設備的安全。電源不穩造成的間斷、輻射、漏電等都屬于環境的安全威脅；而電腦的硬件和設備受到外力的破壞屬于自然災害，人為的操作失誤導致安全漏洞屬于人為災害，這兩種災害會對硬件及線路造成嚴重的安全威脅。在種種威脅之下，系統很容易發生癱瘓。其次，威脅數據的安全主要發生在鏈路層方面，這一層面的安全威脅將會促使信息發生丟失或篡改等現象，導致信息不再完整可讀。同時，不停發送較高的請求導致節點資源被占用是一種嚴重的隱藏攻擊，用戶對其的正常使用將受到影響，而且檢測時也很難發現問題，通常會將其判斷成通信環境差。

（二）滯后性。

一方面，滯后性體現在信息化建設方面，我國不同的檔案管理機構近年來已經逐漸構建了數據庫，這些數據庫大小不一，而且相互獨立，沒有建立起一個統一的聯系，更沒有一個統一的標準對其進行規定和管理，控制的不規范導致了極大的安全隱患。并且滯后性還體現在網絡安全自身的發展上，安全技術應當隨著對抗的發展而不斷進步，只有當出現了安全問題以后，才能夠有針對性地對技術進行研究，這就導致安全技術始終滯后于安全威脅，起不到防范的作用。另一方面，滯后性體現在安全管理方面。管理、應用等相關人員在日常的檔案信息網絡管理中，在意識上對安全問題警惕性不足。很多工作人員在沒有經歷嚴格的培訓之前就進入了工作崗位，他們對信息安全的防范不夠重視，促使工作缺乏針對性。

二、提高電子檔案開放利用中信息安全保障的對策

（一）加強基礎環境建設。

對硬件、人為及基礎設施的建設是建設基礎環境的主要內容。其中硬件及基礎設備的建設目的是對實體內容加強保護，包括電腦、儲存儀器和網絡基礎設施等，防止其在水災和火災等自然災害當中受到嚴重的破壞而無法進行正常的工作。在加強基礎環境建設的過程中，最主要的一個手段就是對相關檔案數據采用異地備份的方式。在建設人為環境的過程中，要對工作人員加強教育及培訓，從意識上提高他們對信息安全的重視。因此相關部門應當促進制度的完善，不僅要能夠詳細體現出信息安全保障的重要性，還要對培訓制度充分落實。并且還要關注社會大眾信息安全保障意識的提高，在使用檔案過程中，要能夠減少因疏忽大意造成的檔案泄漏等現象的發生，為電子檔案信息安全奠定穩定的基石。

（二）加強網絡系統建設。

在加強網絡安全方面，其技術應當包含大量的內容，如路由、主機數據庫和密碼等技術是其廣義上的內容。現階段我國要想對網絡系統進行加強建設，必須綜合運用多種安全技術手段，對相關網絡設備及產權系統軟件進行開發，從而促使電子檔案的安全威脅減小。還可以備份及恢復相關信息，補救部分失真或丟失的電子檔案。由于滯后性是電子檔案信息安全最大的缺陷及特點，在現階段的狀態下是無法保證網絡完善的，再加上操作者個人的事物等原因，電子檔案的信息安全威脅無時無刻都存在，在這種情況下，建立完善的信息備份和恢復系統具有重要的意義，只有這樣，才能夠在信息丟失或被篡改的時候，系統還能夠正常運行，提供正常的服務，促使完整性在檔案信息中得到充分的體現。

三、結論

在信息技術飛速發展的背景下，我國在進行檔案管理的過程中，信息化和數據化的趨勢越來越明顯，然而各地對檔案的管理不夠統一，更沒有一致的標準來對其進行管理，再加上網絡本身的不穩定性，給檔案信息安全造成很大的威脅。現階段加強基礎環境建設和網絡系統建設對于提高電子檔案開放利用中信息安全的保障具有重要意義。

作者：許正 單位：大連市農業科學研究院

【參考文獻】

[1]駱偉娟.政府信息公開環境下檔案開放利用中的公民權利保護探析[D].吉林大學,2012.

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關鍵詞：檔案信息；電子化；信息加工。

所謂檔案信息電子化，就是用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。電子文件對檔案業務管理工作的影響是深遠的。

在信息電子化系統中，電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。在信息電子化條件下，傳統的檔案工作開始引進現代化技術，一向隸屬于社會科學領域的檔案工作，在電子化建設過程中要融合、滲透許多自然科學領域的技術與知識，這使得檔案工作中的科技含量顯著增加。從長遠看，檔案信息化建設的發展就是檔案信息化的推進，檔案信息化建設涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發而動全身的作用。具體地說，檔案信息電子化的作用主要有以下幾個方面：

1、可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館（室）對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能物盡其用。

2、縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，這條"慢工出細活"的工作方式，即從文件資料形成到開發"二次文獻信息"時間長，往往造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

3、檔案信息電子化，可一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。出版手工編研信息成果需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，企望國家給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能"待字閨中"。

4、檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

5、檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。雖然"信息高速公路"在我國尚在起步階段，但檔案事業要注意這方面發展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現在的勞動電子化，為將來"信息高速公路"中有一束檔案信息打下基礎。

鑒于人們可以在機器上隨時方便地復制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定、電子文件能否作為檔案、是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。為此，檔案界應采取如下對策：

1、做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為"只讀性"文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

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高校是知識和人才高度集中的教學科研基地，是高新技術、教學創新和教學改革的主要發源地。高校檔案是高校在教育和科研過程中按照一定的立卷歸檔制度集中保管起來的文字材料、圖像、音像、光盤等不同形式的歷史記錄，其見證了一所高校的發展歷史、教學管理改革、教學質量提升、人才目標建設等重大事件，其是從事教學科研活動必不可少的條件之一。高校檔案工作在高校各個領域中扮演著十分重要的角色，在知識創新和應用，科研開發，高新技術成果轉化等方面發揮著不可替代的作用。隨著信息時代的到來，高校傳統檔案建設模式已經不能適應時展的要求，做好高校電子檔案建設管理工作就成為目前我們需要重點研究的內容。

一、高校電子檔案建設管理應用信息技術的必要性和緊迫性

1.應用信息技術可以實現高校電子檔案的大容量儲存

將信息技術應用到高校電子檔案建設管理中，可以進一步拓展高校電子檔案儲存的穩定性，實現電子信息大量儲存，更方便檔案工作人員對不用類型的檔案信息進行針對性管理。隨著信息技術的進一步應用，高校電子檔案建設管理能夠實現自動化和網絡化，并進一步提升檔案管理人員的工作效率。此外，當各種信息錄入電腦信息系統之后，系統能夠對相關信息進行進一步的統計分析，為學校其他行政工程提供相應的數據支撐。

2.應用信息技術能夠轉變高校檔案管理人員的工作方式

將信息技術應用到高校電子檔案建設管理工作中后，就能夠進一步提高檔案信息的真實性和原始性，將工作人員從繁雜的檔案工作中解脫出來，從而保證高校電子檔案建設的豐富性和全面性，有利于更好發揮高校電子檔案的作用和功能，確保為高校其他行政部門服務。此外，在高校電子檔案建設過程中，檔案分類、收集和開發工作也是一項十分繁雜的工作，如果電子檔案平臺管理不完善，上述幾項工作肯定會受到不同程度的影響。而將信息技術融入到高校電子檔案建設管理中，能夠避免上述問題的產生，從而更好提高檔案工作的質量和效率。

二、高校電子檔案建設存在的問題分析

1.對高校電子檔案建設沒有形成系統性認識

相對于紙質檔案來說，高校電子檔案建設還屬于一門比較新興的事物。在很多高校檔案建設和管理部門中，工作人員的思維模式和工作觀念還停留在過去傳統檔案建設管理思想中，對高校電子檔案建設的相關理論和知識認識性不足，缺乏對相關領域的全面認識，沒有將高校電子檔案和傳統檔案在工作形式、工作方法和工作對象之間的差異性進行很好的區分，對高校電子檔案建設缺乏系統性和長期性的規劃和建設。由于高校檔案部門不注重電子檔案建設，極大的限制了高校電子檔案建設工作的開展，同時還很容易造成高校電子檔案建設重復性，最終影響到高校電子檔案功能的發揮，無法提高高校檔案管理的質量和效率。

2.高校電子檔案的真實性和原始性建設難度比較大

不管是紙質檔案還是電子化檔案，檔案數據信息的真實性和原始性都是體現檔案價值和功能的本質屬性。對于紙質檔案來說，其原始性和真實性通常形式上都比較單一，很容易區分，因此，紙質檔案在辨別過程中比較簡單，而高校電子檔案在形成過程中信息很容易變動，信息形成之后能夠被管理員修改或者刪除，因此，電子檔案信息很容易失去真實性。再加上高校電子檔案和信息載體能夠分離，利用移動設備能夠對檔案進行轉移，因此，在高校電子檔案建設和管理過程中，如何保證電子檔案袁術數據的真實性，如何對電子檔案開展真實性檢驗就成為高校電子檔案建設過程中需要面臨的一項重要課題。

3.高校電子檔案建設范圍需要進一步作出明確

高校電子檔案建設具有儲存信息量大，非物質化特征。高校電子檔案建設需要借助現代計算機技術、網絡通信技術和數據庫儲存技術，實現三者的有效結合才能實現高校電子檔案建設管理。在高校電子檔案建設過程中需要我們進一步熟悉掌握高校電子檔案管理系統，儲存介質的儲存量以及建立完善備份制度。但是在系統建設過程中應該建設什么樣的系統，使用哪種數據庫技術，檔案生成格式的確定等建設范圍還沒有一個統一的建設標準，電子檔案建設范圍難以確定，進而造成了高校電子檔案建設和管理的適應性、兼容性和通用性較差，系統運行存在極大的不安全因素，電子檔案安置和復制隨意現象十分普遍，嚴重影響到電子檔案的利用價值和正常功能的發揮。

4.電子檔案安全方面容易遭受威脅

在高校電子檔案建設過程中，主要利用計算機和網絡技術開展建設管理工作，而電子檔案文件在產生、傳輸和儲存保管過程中都會受到儲存介質、軟件系統和數字化環境的影響。高校電子檔案系統最終容易受到外界因素的影響，如電腦病毒、黑客攻擊、人為操作不當等因素嚴重威脅到高校電子檔案建設和管理的安全性。現階段，高校在進行電子檔案建設過程中對系統的安全性還沒有進行有效的評估，在檔案利用和管理環節方面還存在很多漏洞。檔案內容經常被修改，在存取過程中相關信息很容易被覆蓋，從而對檔案信息的原始性和完成性造成嚴重破壞。

三、信息技術在高校電子檔案建設管理中的應用對策分析

1.強化檔案信息化基礎設施建設

高校檔案管理部門應該將電子檔案信息化工作納入到本單位的總體規劃中，強化電子檔案信息化基礎設施建設。進一步推進微機管理檔案的進程，提高檔案管理部門和各個單位檔案室計算機和網絡系統的應用程度和水平，進一步發揮好檔案室功能和作用。進一步強化檔案部門內部局域網建設，將其和辦公局域網絡進行有效對接，并在校園網上使用檔案網絡管理系統，提高檔案管理系統的兼容性、適用性和適應性，真正實現高校電子檔案建設管理的數字化。

2.加強檔案信息資源建設

要充分利用好信息化檔案管理軟件，分重點，按步驟的將現有的檔案信息及時實現數字化。在信息資源建設過程中一方面由學校各個基層單位將本年度生產的歸檔電子文件目錄按照檔案部門的要求直接錄入到檔案網絡管理系統中，降低檔案部門工作人員的工作量，同時還能夠保證各個系部和部門的檔案原始信息的真實性，對加快實現檔案信息資源共享有很大幫助。另一方面檔案部門需要組織人力將高校原有的檔案卷目轉化為機檢數據信息，根據電子化檔案接受、保管、利用的相關技術手段，加強對高校各個系部部門電子檔案的收集、鑒定、著錄和歸檔，保證有保存價值文件的真實性和原始性。同時，還要嚴格按照紙質文件和電子文件并存的原則，實現兩種形式文件的并存保管，最終對本校的檔案資源有目的、有計劃實現信息化建設和數字化處理。

3.建設完善檔案信息化管理系統

要嚴格按照規范、先進、實用的原則，既要保證滿足當前檔案信息化建設的要求，又要符合檔案信息化發展趨勢，進一步加大對檔案管理軟件的推廣和應用力度，提高檔案信息化管理力度和信息化應用水平，為檔案信息交換和實現檔案信息資源共享奠定堅實基礎。進一步加強高校檔案信息庫建設，要轉變認識，將檔案數據為高校的重要信息資源去管理，將其納入到高校網絡辦公總體格局中，逐漸建成全校的文獻資源數據庫，在校園網絡平臺上有計劃的開放檔案目錄，并上傳已經公開的全部檔案信息，并提供相應的檔案服務工作。

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關鍵詞：檔案;電子信息化;發展

一、檔案電子信息化現狀

信息網絡時代的來臨，對諸多行業產生了極大的沖擊，尤其是檔案管理工作，傳統的紙質檔案已經難以滿足日益增長的工作需求，影音、圖像、電子文本等多種電子信息載體的不斷更新使用，使得檔案管理工作的電子信息化不斷發展。隨著近兩年來的不斷發展，電子檔案已經在各個行業領域及部門得到了極其廣泛的使用。對于檔案管理電子信息化發展的分析是當前工作中檔案管理進一步提高改善的要求以及保證。

二、檔案電子信息化發展環境

社會信息化發展已經開始帶動檔案信息化發展，檔案信息化建設也是信息社會建設的重要的有機組成部分。20世紀80年代以來，信息技術的快速發展和廣泛應用，引發了一場新的全球性產業革命――信息產業革命。在這場新興的產業革命中，國民經濟與社會發展的信息化是一項核心的內容，信息化水平已成為衡量一個國家和地區現代化水平的重要標志。黨的十七大報告指出：“大力推進信息化與工業化融合，促進工業由大變強。”我國信息化發展開始進入全方位、多層次推進的新階段，各行各業、各個領域的信息化迅猛發展，信息化已成為我國國民經濟與社會發展的必然趨勢。檔案作為信息資源，面對信息化的發展潮流，檔案信息化也必然成為檔案事業發展的戰略選擇，這是時代賦予檔案事業的要求，攸關檔案事業的發展前途。同時信息化也是檔案事業創新發展的契機，無論是國家信息化中對于信息資源建設作為核心內容的要求，還是先進的信息技術為手段為檔案各項事業的發展所提供的技術支持和保障，都是檔案事業實現改革與發展的重要契機，檔案部門必須緊緊抓住這一重要發展機遇期，適應時展的要求，積極作為，科學謀劃，夯實檔案信息資源作為國民經濟與社會發展的戰略性基礎信息資源的地位，通過檔案信息化推動檔案事業的跨越式發展。

三、檔案電子信息化的政策支持

國家政策的支持導向。1996年國家檔案局成立了電子文件歸檔與電子檔案管理研究領導小組，集合有關力量開展相關研究。2002年《全國檔案信息化建設實施綱要》，將電子文件歸檔作為主要任務納入全國檔案信息化建設。2007年召開全國電子文件中心經驗交流會，鼓勵、倡導地方政府電子文件的集中管理。2010年國家檔案局在全面分析我國電子文件系統建設現狀的基礎上，開展了“國家電子文件支撐平臺系統”建設項目，旨在通過認真總結我國十多年電子政務建設正反兩方面經驗與教訓、民族軟件企業發展模式的利弊和認真梳理、分析黨政機關、企事業單位對電子文件管理系統共性業務與技術需求，實現對電子文件管理系統標準體系的研究和編寫，最終形成符合我國國情的、具有自主創新性與示范意義的、能夠被社會所認可的、可以公開標準的、并可持續發展的國家電子文件支撐平臺系統，初步實現我國對電子文件系統按統一標準規劃、設計、建設、應用與管理，推動我國電子政務的標準化、國產化進程。

四、檔案電子信息化的意義

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其意義有：

1、可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

2、縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題―選材―編輯―出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

3、檔案信息電子化，可一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，企望國家給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

4、檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

5、檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但檔案事業要注意這方面發展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎。

五、檔案信息電子化的發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

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一、電子文件的分類

以“載體的異同”劃分標準。可以把電子文件分為光盤文件，硬盤文件，軟盤文件和磁帶文件。（1）以“文件的不同用途”分，又可以把光盤文件，硬盤文件，軟盤文件，磁帶文件可分為程序文件和數據文件兩大類。程序文件是管理設備，生成數據文件的文件，數據文件是供人們利用加工的數據信息的集合，而程序文件又有系統軟件和應用軟件之分，以“文件內數據的組合形態”為劃分標準，數據文件又有數據庫文件和非數據庫文件之件，數據庫文件內的數據關聯性強，非數據庫文件內的數據關聯性弱。（2）以“不同屬性”為劃分標準，數據庫文件又有FOXBASE數據庫，FOXPRO數據庫，ACOF3數據庫，OGOAL數據庫等。（3）而無論數據庫文件還是非數據庫文件，又有文本文件，超文本文件和純文本文件之分，文本文件帶有一定的格式，超文本文件是集文，像，聲于一體的多媒體文件，純文本文件是不帶格式的文本文件（4）以“數據的表現形式”為劃分標準，它有字符文伯，表格文件，圖文混排文件，數據庫文件，圖形文件，動態影像文件與聲音文件之分。

二、當前電子文檔管理面臨的挑戰

1.電子文件的原始件鑒別和保存、輸出形式的多元化。電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式。（1）電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡。（2）電子文件制作過程的虛擬化使得對其原件的界定難于實現。（3）電子計算機軟硬件技術的不斷更新換代，迫使電子文件必須不斷地適應新的“生存環境”，這種適應往往需要以自身結構，格式的改變為代價。（4）電子文件不再具有固定的存儲載體，根據利用需要，人們可以采和不同的方式輸出。（5）電子文件不再具有特定的字跡。人們可以根據需要以不同的字體，字號以將電子文件輸出，無法從字跡上分辯其原始性。（6）目前電子文件的簽署技術還不普及，我們還不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。

2.電子檔案管理需要信息化技術的支持。對于電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，需要計算機技術和數據通信技術的協同管理，如果檔案管理人員不懂電子文件形成，存儲，傳輸，檢索，利用等技術，就無法對電子文件，電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案進行管理，更無法達到長期保存和開發利用電子檔案的目的。此外，對于檔案管理人員來講，怎樣保證電子檔案的可存或可取性，可用性，可理解性，怎樣確定和保證電子檔案的開放年限，保密級別，以及怎樣解決跨館利用等問題，都是必須要面對和解決的問題。

三、檔案管理信息電子化的優點

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集，篩選和不同層次的加工，使之轉化為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其長處有（1）可以充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。（2）縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。（3）檔案信息電子化。可一次投入，多次產出，可改變信息加式工作受經費限制局面。（4）檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。（5）檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝。

四、加強檔案信息電子化的措施

1.實施電子文檔標準化管理。電子檔案管理是一項極其復雜的技術工程，與紙質等載體檔案截然不同，所以一開始就要充分注意到電子檔案的各項管理標準，法規，制度的建立。制定出本單位的電子檔案的管理規章和制度，制定統一的工作流程。

2.對電子文件的“原始性”概念進行重新界定。電子文件的自身特點使我們無法采用與紙質文件相同的標準和方法來判斷它的原始性，這就需要建立一個新的“原始性”概念。對于一份電子文件來說，只要它的內容確確實實是當時，由原作者撰寫或制作出來，此后從未修改過，我們就應該承認它是原始的。

3.加強辦公自動化系統安全防護工作。首先要抓好信息存儲載體制成材料問題。嚴把電子文件制成材料質量關，提高電子文件載體的保存壽命。一般應存入光盤，最好不用磁盤存貯，二是要保證計算機網絡系統的運行安全，可設定登錄限制，使用文件權限和文件屬性等。三是做好數據庫備份工作，保證信息安全。罩要在計算機系統上安裝防毒軟件，預防病毒，防止網絡系統遭受到侵害，對電子檔案的管理也應做到不壞，不丟，不散，不亂。

4.以人為本，建設復合型文檔管理人才資源。電子檔案管理，實質是一項檔案技術工程的管理，電子文檔管理的發展趨勢，要求檔案專業人員必須成為既能從事現代文書的處理和檔案的管理，又難從事檔案，又能從事檔案，圖收，情報等綜合信息的管理，文檔案室管理人員既要掌握文書知識和又要具備檔案管理基礎知識，熟練地掌握電子計算機軟硬件技術，數字通信技術等。

五、電子文檔管理的發展趨勢

1.信息內容數碼化。電子文件是將文字，圖形，圖像，影像，聲音等信息，按照一定的格式轉換為數碼或符號，進行存儲，傳輸，通過相應的軟硬件技術還原后才能知曉。

2.文檔處理一體化。在電子文件形成階段，檔案人員要參與，進行指導，使產生的電子文件能按歸檔要求歸檔，并能進行統一管理和長期保存，同時還要了解具有長期保存價值的電子文件產生背景，設計思想，數據形式，以及相應的電子計算機軟硬件技術等。