導語：如何才能寫好一篇消防檔案管理制度，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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【關鍵詞】高校消防工作 檔案管理 利用

消防檔案是在消防安全管理工作中直接形成的文字、圖表、視頻、聲像等真實的歷史記錄，是消防安全管理工作至關重要的依據和信息資源。在消防工作中，消防檔案管理是其不可或缺的基礎性工作，其管理和利用水平的高低直接影響到消防人員對各類火災救援和事故處理質量的好壞。當前，高校消防工作檔案管理和利用仍存在諸多問題，如消防檔案管理重視不足，管理模式過于陳舊；消防檔案管理制度不完善，管理設施不齊全；消防檔案管理手段落后，管理人員素質偏低。面對這些問題，我們應該積極應對，盡快解決。首先要高度重視，加強高校消防工作檔案的有效管理與合理利用，具有先進的管理理念，努力學習專業知識，提高業務水平，強化綜合素質，建設一支高素質、高水平、高能力以及具有創新精神和探索意識的消防檔案管理人才隊伍，從而確保消防檔案的安全性，提高消防檔案管理質量，推動高校教育事業的健康發展。

一、高校消防工作檔案管理存在的問題

（一）消防檔案管理重視不足，管理模式過于陳舊

當前，高校各大院校并沒有高度重視消防檔案管理工作，消防檔案管理意識淡薄。有些消防檔案管理人員認為，消防檔案管理工作是好是壞，對單位發展不會有很大影響，其責任應該在于單位消防安全責任人，他們只要盡職盡責值好班，無火災事故發生就可以了，從而導致他們在實際工作中消防安全意識不強，工作不e極，缺乏主動性。此外，許多高校消防檔案管理工作仍過多沿用傳統單一的管理模式，“為保管而保管”，以案卷不丟失為原則，僅僅只對消防滅火器進行簡單的數量統計，未能配備相關的專職人員對消防檔案進行有效管理，因而難以使消防檔案發揮其應用的利用價值和作用。

（二）消防檔案管理制度不完善，管理設施不齊全

就目前來說，高校消防檔案管理制度不夠完善，消防檔案立卷、借閱、保管、利用以及歸檔等環節缺乏明確統一的規定要求，管理措施缺乏規范性，從而致使消防檔案管理工作無章可循，無據可依，難以真正落到實處。另外，許多高校消防檔案管理設施不夠齊全，未能配備專門的消防檔案庫和檔案柜，致使消防檔案堆積擱置，材料信息收集不全，即使有檔案庫，其消防檔案管理室的基本硬件設施不健全，不具備基本的防水、防潮、防火、防電、防盜、防損壞等“六防”條件，因而不利于消防檔案的保管和利用。

（三）消防檔案管理手段落后，管理人員素質偏低

當前，高校消防檔案管理方式過于落后，傳統的手工登記、人工查詢管理方式仍占主導地位。管理人員缺乏先進的管理理念和現代化管理技術手段，導致消防檔案管理工作的嚴重滯后，大大降低了消防檔案管理工作效率。與此同時，許多高校對消防檔案管理人員培訓不足，導致他們專業知識不強、安全防范意識不足、業務水平不高、管理能力不夠的現狀。加之，部分消防檔案管理工作者職業責任心不強，業務上不精益求精，缺乏知識更新的主動性和自覺性，導致他們專業知識老化，知識面較窄，缺少創新意識，從而影響了消防檔案管理人員綜合素質的提高。

二、高校消防工作檔案的有效管理和利用措施

（一）完善管理制度，確保高校消防檔案管理工作的有序開展

消防檔案管理是高校消防安全管理工作中不可或缺的基礎性工作，要加強消防檔案管理必須進一步完善消防檔案管理體系。一方面，要根據《中華人民共和國消防法》和《中華人民共和國檔案法》制定消防工作檔案管理制度，明確消防工作檔案管理的責任部門、責任人以及相關工作職責，力求將消防檔案管理工作真正落到實處，從而推動高校消防檔案管理工作的有序開展；另一方面，要注意把消防檔案管理作為消防安全管理的一個重點來抓，并將消防檔案管理制度和有關規定要求納入日常的績效考核辦法之中，最大限度地增強高校廣大教職員工和學生的消防安全意識。要不斷健全消防檔案工作考核檢查制度，對于消防檔案的立卷、借閱、移交、保管、保密 、利用以及銷毀等各個環節都應做到可規可循，有據可依，從而規范消防檔案工作秩序，使之形成良好的運行機制，確保消防檔案安全。

（二）推行科學管理，提高高校消防檔案管理水平和實效

當前，高校消防檔案管理和利用仍存在傳統的“為保管而保管”“只保管不利用”的陳舊落后管理思想。隨著高校教育事業的快速發展以及現代科學技術的不斷進步，傳統單一的消防檔案管理手段和形式已難以適應當前高校消防檔案安全管理的發展需要。面對這一現狀，我們應該把握好以下幾點：一是要做到與時俱進，及時轉變管理理念，注意將先進的管理技術和設備設施引入到具體的消防檔案管理工作中，借助現代化的管理手段，推行科學化管理，加強消防檔案管理應用系統建設，逐步將消防檔案形成載體從紙質、圖片、聲像、光盤轉變為消防檔案管理信息系統應用，并安排專人管理操作，從而充分發揮消防檔案的利用價值。二是要充分利用信息化檔案管理軟件，有目的、重點、有針對性地將現有消防檔案信息數字化，把現存的消防檔案案卷目錄轉化為機檢數據，并通過設置防火墻、數據備份和加密等多種安全防護措施，防止消防檔案信息的丟失和泄露，以確保消防檔案的完整性、保密性以及安全性，從提高高校消防檔案管理水平和實效。三是要充分借助校園網絡，在高校校園網的信息平臺上創建消防檔案管理網站，將其作為宣傳高校消防檔案工作、開展消防檔案信息服務的重要窗口，并提供一定的網上查詢和使用服務，從而進一步加大消防檔案管理力度，提高消防檔案管理和利用水平。

（三）加強培訓，提高高校消防檔案管理人員綜合素質

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我國現在已經進入了高度信息化時代，機關單位檔案管理工作方式也出現了轉變，朝著信息化方向發展，機關單位在信息化環境中，只有通過積極落實科學有效管理策略，探索科學化發展路徑，才能更好地適應社會發展，促進檔案管理工作更加高效有序。

 

1 我國機關單位檔案管理中存在的問題

 

我國機關單位檔案管理目前還存在較多問題，需要及時分析并解決，多數機關單位并不重視檔案管理工作，機關單位檔案管理在管理制度中有所體現，但是實際執行過程中力度還不足，相關監管部門沒有積極地履行其職責，導致管理制度形同虛設。檔案管理屬于基礎性工作，也比較枯燥，不能快速地反應業績，這使得多數管理部門領導及基層工作人員對此都不重視，使得檔案管理缺乏科學性[1]。

 

思想決定行為，機關單位領導及管理人員不重視檔案管理工作，因此在這方面資金投入也比較少，各項檔案管理設備在其他各種設置更換情況下也不經常更換，使得檔案管理部門工作環境較簡陋，使用的檔案柜也比較破舊。

 

檔案管理工作其實比較復雜，沒有明確統一性規定，要求管理人員具有較高工作專業性及連續性，單位在這方面資金、人力投入不足導致其很難做好檔案管理工作，很多沒有檔案管理教育背景人員進行檔案管理，導致檔案管理人員整體素質較低。

 

2 科學化管理在機關單位檔案管理中的實施價值

 

檔案管理是機關單位的基礎性工作，具有管理性、服務性及政治性特點，信息化環境中，機關單位怎樣提高檔案管理科學化水平，確保單位更加高效有序運行現在是一件非常重要的事情，檔案管理科學化也具有重要意義，其意義主要體現在以下幾方面。

 

(一)有利于推動社會健康可持續發展

 

網絡信息技術及媒體設備日益發展，人們生活也出現了巨大變化，傳統檔案管理方式已經被社會淘汰，檔案管理現在正朝著系統化、網絡化及規范化方向發展，相關人員應積極學習關注社會及科技發展新趨勢并積極創新，逐漸提高檔案管理的科學化水平[2]。

 

(二)有利于機關單位高效、有序協調地運行

 

檔案管理中內容很好地將機關單位發展歷史體現了出來，真實地記錄了單位以往的工作活動情況，單位領導與決策者能夠從檔案管理中比較全面科學地了解單位基本情況，然后以此為基礎對單位發展戰略進行調整與制定。單位領導及決策者通過查閱檔案，也能發現優秀人才，這樣就能有效提升選拔效率。

 

檔案管理對于單位基層工作人員來說，他們個人的成長被記錄在檔案中，這些工作人員能夠結合檔案進行分析，對過去工作作一個充分認識，然后適時地調整目標，進行自我提升。

 

(三)有利于機關單位進行深化改革

 

我國積極推進機關單位改革，機關單位的政務公開、財務公開及人員公開等已經成為了新時代要求，這些內容要想更好地公開，需要通過系統、科學、民主的檔案管理制度實現，社會各界能夠通過查閱單位檔案資料來看到其歷史發展全部面貌，這樣就起到了有效監督作用，也能選擇優秀機關單位開展合作，取得共同發展[3]。

 

3 信息化環境下的機關單位檔案科學化管理路徑

 

(一)制定完善的管理制度

 

實現檔案管理的科學化，首先要提升機關單位對檔案管理的認知程度，增強檔案管理事業宣傳工作力度，詳細講解檔案管理有關法律法規，增強機關單位及管理人員對檔案管理工作的重視，并明確認識到檔案管理的重要性。

 

機關單位要結合自身發展狀況，制定出比較科學完善檔案管理制度，這些管理制度不僅對管理人員有強制約束力，對領導也有約束力，明確劃分管理責任，對員工進行定期考核，懲罰那些沒有積極履行制度的人員。

 

(二)增大資金投入力度

 

機關單位檔案管理得到單位領導重視之后，還應加大在檔案管理設施上的資金投入，積極改善檔案館工作環境，使員工在舒適環境中辦公。單位檔案館應配備專用柜子及消防設備，進一步完善檔案館信息化工作，除此之外，還要相應地配置計算機進行網絡化檔案管理，增強檔案管理人員工作積極性，為實現檔案管理科學化打下堅定基礎。

 

(三)培養專門管理人才

 

機關單位實現檔案管理的科學化，還要重視單位檔案管理人才隊伍建設，將其作為檔案管理工作的重要組成部分，單位應培養出一支專業化管理人員團隊，定期對員工進行檔案專業知識培訓，使其認識到檔案管理重要性及必要性，引導其緊跟上社會發展步伐，積極學習掌握并及時更新檔案管理技術，使員工在頭腦上具備最先進的管理理念[3]。

 

同時還要對管理人員進行思想政治教育，增強其思想素質，使員工更加明確自身職業責任，樹立正確職業觀念，積極投身于檔案管理事業中。單位人員調動工作，應將檔案管理部門工作人員排除在外，確保檔案管理團隊的穩定。

 

(四)促進檔案管理的信息化進程

 

機關單位要想更好地實施檔案管理科學化，應積極跟隨時展潮流，響應信息化時代要求，提出更高發展目標，機關單位檔案管理部門應加大資金投入，積極充分地使用計算機等現代技術設備，構建高效、科學的檔案管理系統，將檔案信息及時、準確地導入進去，促進檔案管理的自動化與電子化，提升檔案檢索效率。

 

4 結語

 

檔案具有記錄社會經濟建設發展信息的重要作用，為相關研究提供了重要的信息資料，隨著社會經濟的快速發展，計算機網絡技術已經廣泛地應用于檔案管理事業中，促進了檔案管理工作的現代化。機關單位在信息化環境下，更應該探索出檔案管理的科學化路徑，利用網絡實施檔案管理，學習相關理論知識，結合機關單位檔案管理工作現狀，提出科學化建議。

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一、領導重視，將檔案安全工作擺在第一位。

檔案安全是檔案工作的重中之重，確保檔案安全是檔案工作者的天職。我局十分重視檔案安全工作，專門成立了由局（館）長任組長，副局（館）長為副組長的檔案安全工作領導小組。實行安全領導負責制，將檔案安全工作細化，分解到人，責任到人，落實到人。將檔案安全工作落到實位，保障了檔案安全工作的順利開展。牢固樹立“安全第一，預防為主”的思想，堅決防止松懈、僥幸心理，確保檔案安全萬無一失。

二、認真落實檔案安全制度的建立及執行，狠抓責任落實。

為確保檔案安全管理工作，我局（館）嚴格按照檔案法律法規要

求，制訂了檔案安全管理制度，包括《檔案庫房管理制度》、《檔案統計制度》、《檔案保管保密制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案管理人員崗位職責》等相關制度。實行檔案專人保管，專人查閱，集中歸檔的原則。并按照各項規章制度的要求認真落實到人。與消防部門聯合定期對庫房進行安全檢查，確保了檔案庫房的安全；節假日由單位帶班領導負責，落實到人，認真巡查做好記錄；安排專人落實、做好檔案庫房的“十防”和電子、文書等各種檔案的保密工作，定期檢查。另還對已配備設施，如：電腦、空調、除濕機、溫濕度自控制系統、防火防盜報警系統、電源電線等進行了完好檢查，并對案卷的數量、質量、霉變情況進行檢查，落實了檔案管理安全責任制。

三、加大了檔案館基礎設施建設。

我局對檔案保管設施投入大，現配有計算機18臺、復印機2臺、掃描儀1臺、刻錄機1臺、空調機10臺、數碼攝相機1臺、防磁柜4個、消毒柜2個、配置了溫濕度自控系統、防火防盜報警系統。還制做了裱糊桌和裱糊墻框架。并落實了專人負責，真正實現了將電子技術運用到檔案工作，進一步保證了檔案管理的科學化、有序化。

四、嚴格執行檔案工作法律法規，確保檔案安全工作常抓不懈。

在檔案管理工作中，我局（館）始終堅持以檔案法律法規為基礎，嚴格遵照《檔案法》、《湖南省檔案管理條例》的要求，進一步落實檔案安全管理措施。今后將繼續努力，鞏固和發揚過去已取得的成績，積極探索研究新時期檔案安全工作的新情況、新問題，今后在上級主管部門的監督指導下，不斷增強檔案安全管理意識，使檔案安全工作常抓不懈，進一步提高檔案保護和利用水平，為全市檔案管理事業作出新的貢獻。

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“四個能力”驗收程序

一、隱患自查（12月10日前完成）

1、消防設施運行情況（2010年維保合同與檢測報告的提供）

2、平面布置（疏散**、安全出口的暢通，使用性質及原有設計平面結構是否有改動，如有改動告知轄區監督員）

3、表識的完善到位（消防設施、疏散**、主要設備間）

4、“三提示”工作，根據“三提示”各類場所要求執行

5、填寫單位自查記錄表，并注明整改時間，報大隊備案（并在12月15日前將隱患全部整改完畢）

二、培養明白人

1、被驗路線的確定、參驗人員的確定(包括沿途講解員，及各設備間的值班人員在位的講解員、消防安全責任人及管理人)、沿途工作人員、參加演練的工作人員，為“四個能力”備抽人員

三、員工培訓

1、掌握“四個能力”“三懂、三會”的內容，要求12月15日之前全部背會，2、消防設施（滅火器、室內消火栓）每名員工要會使用，3、明確疏散預案中的個人職責，本崗位職責（控制室、配電室、水泵房）。

四、備驗資料的準備（12月15日）

1、制度、預案、規程的制定（1份滅火預案 定人定崗）10項制度、4個規程，2、各項記錄（三化時的八表）至少保證2-3個月的檔案記錄。

 

 

單位先選定被查的地點和路線：

由解說員介紹本單位開展“四個能力”建設情況

1、現場提問消防安全管理人和責任人的職責內容和“四個能力”內容；“檢查消除火災隱患的能力、組織撲救初起火災的能力、組織人員疏散逃生的能力、消防宣傳教育培訓的能力”

做到：填好該填的消防控制室的各類登記表，平時的檢查、巡查登記，故障發現維修記錄；

現場的消防演練，臨時出一個“情況”讓在場的工作（值班、保潔、員工等10人）人員處置，

消防控制室人員要持證上崗，并熟記“消防控制室崗位職責”，要“三懂 三會”“懂基本消防常識、懂消防設施器材使用方法、懂逃生自救技能” “會查改火災隱患、會撲救初起火災、會組織人員疏散”   

“三提示”： 人員密集場所應提示公眾所在場所火災危險性；提示公眾所在場所安全逃生路線、安全出口的具置、遇到火災等緊急情況如何正確逃生、自救；提示公眾所在場所內滅火器、逃生設備器材具體放置位置和使用方法。

 

十項制度

檔案管理制度

防火巡查、檢查制度、

火災隱患整改制度

滅火應急疏散預案演練制度、

消防安全教育、培訓制度、

消防工作考評獎懲制度、

消防控制室值班制度、

消防設施、器材維護管理制度、

用火用電用氣管理制度、

志愿消防隊的組織管理制度

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1、物業檔案管理概述

物業檔案是指物業管理活動中所產生的所有文件材料，是原始性證明。由于物業檔案的形成者非常之復雜，既有物業管理公司、物業管理人員、物業使用人員，也有工程圖紙的設計人員、房地產開發商、規劃局等，物業檔案種類多，載體形式也多，如：圖片、聲像資料、表、文字材料、計算機軟件等。

物業檔案是物業管理活動的依據，從物業管理活動開始，建筑物的養護、維修等都離不開檔案。隨著房地產業的快速發展，物業管理內容越來越多，而物業檔案的種類也逐漸增多。目前，物業檔案的種類主要有兩種：一是物業管理公司在其日常管理活動中產生的檔案資料，比如說：黨群工作檔案、經營檔案、設備檔案、人員檔案等。二是基層檔案人員在日常管理活動中形成的專門檔案，如：物業維修檔案、業主資料檔案、物業管理服務檔案等。

今天的物業檔案具有形式多樣化、隱秘性、動態性、完整性等特點，它要求工作人員不斷提高自身素質，提高物業管理水平，及時收集、整理、歸檔各類物業檔案，提高物業檔案的利用率，從而有效提高物業管理服務水平，促進物業公司的可持續發展。

2、物業檔案管理工作中存在的問題

雖然說許多物業公司都認識到物業檔案管理的重要性，但是，物業檔案管理工作仍然還存在很多問題，不利于物業管理水平的提高。

2.1資料收集不全

物業檔案具有很強的動態性，它伴隨著物業管理活動的運轉而不斷增加，這也就要求物業檔案管理人員及時收集、整理相關的資料，并形成物業檔案資料。但是，當前我國許多物業公司的檔案管理人員檔案資料收集意識低，不了解資料收集的流程和方法，導致收集回來的材料質量不高。檔案材料在流轉中手續不健全，導致材料的收集、補充工作異常艱難。另外，由于物業公司沒有明確規定檔案的整理、歸檔方面的工作制度，進而就導致檔案人員填寫資料時出現不完整、不清晰現象。

2.2管理人員素質有待提高

檔案管理是一項非常專業的工作，對工作人員的專業性、職業道德修養要求較高。但是，許多物業公司的檔案管理人員是由客服人員兼任的，他們對檔案的收集、整理、歸檔、保管等方面的業務了解不透徹，檔案管理意識薄弱。由于他們還有其他的工作任務，因而很多時候都只是將檔案存放到檔案盒中就了事，檔案管理水平低。而且，在檔案的流轉過程中，由于手續不健全，一旦出現檔案的丟失、破損現象，經常出現大家相互推卸責任的現象，這也不利于物業管理效率的提高。所以說，在當前形勢下，要提高物業管理工作效果，就必須盡快提高物業檔案管理人員的素質，加強物業檔案的收集、整理、歸檔和保存，提高物業檔案管理工作效率，促進物業公司的可持續發展。

2.3檔案管理制度不健全

物業公司管理者對檔案管理工作重視度不高，沒有制定出健全的檔案管理制度，比如說：檔案管理人員的工作職責和義務、檔案的分類和歸檔規定、檔案人員的業績考核、檔案管理的目標等。于是，在基層物業檔案管理上，存在“只存不管”的現象，物業檔案管理規范性、保密性差，物業檔案管理工作效率低下。多數物業檔案管理人員不知道保密性是什么，這也就加大了泄密風險，不利于物業公司的可持續發展，甚至會引起多方糾紛現象。

2.4檔案利用率低

由于物業檔案是在物業管理活動中產生的，它與人們的日常生活息息相關，比如說：房屋維修檔案、房屋租賃檔案、管理繳費檔案等就經常被反復調閱，這也說明物業檔案的利用率比較高。但在實際工作中，由于物業公司的檔案資料非常之多，而且物業檔案的載體也在逐漸增多，但是物業檔案管理水平低，要查閱某些檔案資料時往往需要花大量的時間，進而影響到物業管理活動的順利進行，也間接導致檔案利用率低，給物業公司的經營管理活動帶來了一定程度的困擾。

3、做好物業檔案管理工作對策

隨著市場經濟的快速發展，物業公司也面臨著激烈的市場競爭壓力，管理者必須深刻認識到檔案管理工作對企業發展的重要影響，努力提高檔案管理水平，提高物業管理服務水平，增強企業市場競爭力，降低經營風險。

3.1增強檔案管理意識

企業領導是企業所有經營管理活動的核心，提高領導的檔案管理意識才能逐步自上而下的提高所有人員的檔案管理意識。增強領導的檔案管理意識才能逐步完善檔案管理制度，建立完善的責任制，并加強檔案管理，將檔案管理工作作為物業管理工作的重點，將檔案管理工作作為物業管理水平的重要考核標準，進而在企業內部形成人人關心檔案管理的工作作風，穩步提高檔案管理水平。

增強企業所有員工的檔案管理意識，將檔案管理納入到每年的工作計劃中，并將其分解落實到各個部門的工作目標中，所有人員在日常工作中都能時時想到“檔案”，加強檔案的收集、整理、歸檔和保存。增強檔案管理意識一定程度上提高了檔案管理人員的保密意識，降低了物業檔案的泄密風險。增強檔案管理意識有利于物業檔案收集質量和效率的提高。提高全體員工的物業檔案管理意識，使所有員工在實際工作中想到檔案，并積極主動去收集物業檔案，及時收集檔案，提高檔案管理水平。

3.2完善檔案管理制度

檔案管理制度是物業檔案管理工作的標準和依據，而物業公司卻并未建立起嚴密的檔案管理制度，需要企業領導認真考核企業的檔案管理現狀，借鑒其他物業公司檔案管理的成功經驗以及國外的成功經驗，逐步完善檔案管理制度，建構嚴密的檔案管理制度體系，提高檔案管理水平。

比如說：根據企業物業檔案的特點下發《物業檔案歸檔制度》、《物業檔案鑒定規范》、《物業檔案管理工作人員的職責》、《物業檔案流轉手續》、《物業檔案整理規范》等文件，并通過培訓教育的形式使所有檔案管理人員熟悉檔案管理制度，并嚴格按照管理制度的要求開展檔案管理工作，從而逐步提高物業檔案管理的規范性和科學性。

建立科學的物業檔案管理體系，并結合具體的措施落實物業檔案管理體系，抓好物業管理每一環節的工作，逐步提高物業檔案管理的規范性。使所有檔案人員都能嚴格執行管理制度，收集、整理、歸檔、保存物業檔案，逐步提高物業檔案管理水平，為物業管理帶來更多便利，促進企業的可持續發展。

3.3加強培訓，提高檔案管理人員的業務素質和職業道德修養

檔案管理工作是一項任務重、責任大、要求高的工作，只有不斷提高檔案人員的專業素質和職業道德修養才能逐步提高檔案管理水平。

第一，招聘一批專業的檔案管理人員從事檔案管理工作，豐富檔案管理隊伍，推動檔案管理隊伍建設。

第二，通過形式多樣的業務培訓和進修，做到持證上崗，提高檔案管理人員的業務素質和專業知識水平，轉變檔案管理人員的管理理念。學習先進的科學技術，創新檔案管理方法，促進檔案管理的信息化、現代化、自動化，提高檔案管理效率和質量。

第三，通過法律教育、職業道德教育等提高檔案管理人員的責任意識、保密意識、法制意識等，使檔案管理人員細心、耐心的完成每一天的檔案管理工作，在檔案管理上默默奉獻，逐步提高企業的物業管理水平。

3.4引進先進的管理方法，提高檔案管理的信息化

隨著科學技術的發展，物業檔案管理方法越來越多。就檢索方式上來說，分為計算機檢索和手工檢索，計算機檢索是一種利用計算機軟件實現的高效檢索方式，而手工檢索卻需要耗費大量的人力、時間，給檔案管理工作帶來不便。所以說，物業公司要積極引進先進的管理方法，引進先進的物業管理軟件系統，提高檔案管理的信息化水平，提高檔案管理工作效率。

而規模較小的物業公司檔案少，檔案管理則可以采用普通的EXCEL表格來完成，根據檔案工作的需要，重新設置EXCEL表格的某些選項，然后再將相關內容錄入進去，利用EXCEL表格提高檔案管理效率。

引進先進的管理方法可以提高檔案管理效率，減少管理人員的工作量，提高檔案的利用率，使物業檔案在物業管理工作中充分發揮作用和價值，提高物業管理效率。

3.5建設專門的物業檔案室

建設專門的物業檔案室，檔案室則應符合《檔案法》的相關標準，具有堅固耐用的特點。同時，由于檔案資料很多都是紙質文書，這也就要求檔案室必須有相應的防火、防潮、防蟲、防塵、隔熱等措施，采用專業的溫濕度調節裝置、防火防光窗簾、消防器材等。同時也有許多檔案是電子文檔、視頻資料等，這也就要求有相應的防火墻的安全措施。檔案是企業的一級機密，所以說，檔案室還要有相應的防盜措施。

3.6強化檔案收集

物業檔案種類多，載體多，而收集是檔案管理的第一步，企業必須派遣專業的檔案管理人員從事檔案的收集整理工作，加強收集力度，及時將物業管理活動中產生的檔案收集起來，并伴隨著物業管理活動的發展而不斷豐富和完善檔案。將原始的材料收集回來之后嚴格按照相關規定將材料制成標準的圖、文、卡、冊、表等檔案。圖一般是指各類圖紙，如：房屋的施工設計圖。文則是各類文字資料，比如說：房屋租賃合同、房屋裝修合同等。而卡則是物業管理活動中產生的各種卡片，如：設備維修卡。冊是為了提高物業管理水平而形成的專題化手冊，如：綠化管理手冊。表則是指各類房屋裝修申請表、業主情況登記表等。

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【關鍵詞】檔案信息資源共享 網絡環境 對應措施

檔案信息資源共建共享機制，伴隨著網絡信息技術的發展而產生，它提供給檔案利用者更優的資源查詢環境。不容忽視的是在檔案信息資源共享建設過程中還存在著一些的比較突出的問題，同時給檔案管理帶來了嚴峻的挑戰。

一、規范管理是做好房產管理的工作基礎

房產檔案從立項到批復，從招（投）標設計、開工到駿工，既含概土地、規劃、城建、監測、地產開發商、承建、消防等單位環節。房產的上市、交易、轉讓、過戶等都需要動態的管理。這些環節中我們是否能準確歸檔、迅速提取查閱，不斷提高房產行政管理部門的管理質量，對工作流程進行標準化，規范化，現代化的管理起到重要的作用。科學應用理論知識，規范管理方法，有效推進現在化檔案信息管理，宣傳工作要到位，領導要加以重視，建立管理制度，業務要熟悉，確保收集完整，分類科學、組卷合理、保管期限劃分準確、裝訂整齊、目錄編號要正確科學。建立檔案工作臺帳，做到帳物分明，相符。

二、建立檔案信息資源共享，開發房產檔案信息，實現檔案服務的利用價值

實現檔案信息資源共享是檔案信息資源建設的前提與基礎，檔案的標準化具有實質性意義。在檔案信息資源的存儲、查詢、交換、管理、使用和檢索等各個環他中，都應該形成一套標準與規范。建立好檔案管理系統的標準化，能促進檔案信息資源共建共享機制建設的健康發展。

檔案信息資源共建共享機制建設是一個復雜的規模巨大的信息系統，檔案信息利用網絡化充分利用了當今先進的網絡技術和現代化設備，檔案共享信息化具備以下優勢：一是提高工作效率；二是實現檔案資源的共享；三是實現異地遠程查詢，快速便捷。但是，檔案信息資源共建共享機制建設也存在技術上的一些難題與挑戰：例如網上傳遞的手段必須通過多媒體技術應用、數據庫、海量存儲、加密技術、智能檢索等技術，這些復雜又先進的技術在各個環節中處于不斷的發展變化之中，同時對檔案信息資源共建共享機制建設提出了更高更嚴格的要求。

三、房產檔案的合理利用

隨著當今日益增長的生活水平，經濟建設不斷發展和公民法制觀念的提高，房產交易，權屬登記，房屋拆遷等房產檔案的查閱開放也提供了便捷，這些產權檔案面向社會，在一定程度上影響著個人的隱私權是否被侵犯，因此在這個問題上，我們要如何加強房產檔案的管理，完善管理措施，為社會各界事業服務。檔案利用工作可以帶動并促進整個檔案事業的發展促進經濟建設和社會發展。

（一）統一管理，提高素質，奠定檔案信息資源共建共享的人才基礎。

檔案部門應該利用網絡環境提供給的便利條件，分工協作，檔案信息管理人員要不斷進行技能培訓繼續教育，學習先進的網絡通訊技術、靈活、有效掌握計算機技術，提高和更新自身的知識結構，建立起危機意識、競爭意識、創新意識接受新的挑戰，適應網絡環境下的快節奏、高質量、高效率的社會需要，提高檔案資源的利用效率與利用效益。結合傳統的檔案利用工作經驗，根據檔案信息的自身特點探索解決網絡檔案信息資源交流、利用的安全性與可靠性問題，積極開展網絡環境下的檔案信息資源共建共享機制建設實踐。

（二）建立健全的檔案利用工作制度。

為了使檔案利用作順利實施，做到有章可循，有法可依，維護檔案利用工作的正常秩序，確保檔案的安全，必須建立和完善有關的檔案管理制度，其內容應包括以下幾方面：

查閱對象的要求；利用檔案須知以及違反須知事項的處罰與處理方法；檔案復制件和摘錄內容的管理；有償服務項目及收費標準；檔案館的開放時間。以上制度制定出來后應張貼于檔案館內，接待室等場所，讓檔案利用者全面了解有關的相關規定。

（三）查閱房產檔案資料應嚴格把關、手續齊全，制定一套嚴格的管理制度。

房產檔案資料對外查閱，方便了群眾的同時，但存在著一個漏洞，那就是個人隱私的泄露，因此，房產檔案檔案部門在提供高質量、高效率的社會需要便利條件的同時，加強利用的安全性與可靠性問題，加強內部管理，嚴格把控，應注意以下幾方面問題：

權屬登記工作人員和檔案管理工作人員應該明確職責，凡與檔案管理無關人員不能隨意調閱檔案資料，并作好相關登記；若執法機關查閱權屬檔案，則要提供單位介紹信，管理部門應驗收其執法證等證明材料。如個別特珠案件要配合調查，不便公開身份的，應報上級主管機關領導批準存檔備查；檔案管理工作人員對查閱過程和收證情況應詳細做好登記。

參考文獻：

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隨著水利行業安全生產標準化建設工作的持續開展，安全生產檔案在安全生產工作中的重要性也日益凸顯，逐漸引起了人們的重視。然而，水利工程管理單位的安全生產檔案管理工作還未走向成熟和平衡，有些單位安全生產檔案的管理很不規范，未按要求設置單獨的檔案庫房或檔案專柜，管理人員往往認為只要把檔案材料收集起來，集中放進檔案盒中保管，丟不了就可以了，沒有進行規范的分類、整理和存放。這樣以來，無論是在檔案的利用、還是在檔案的保管保護方面都存在著一定的問題，所以建立健全安全生產檔案的收集、整理、歸檔、保管制度是很有必要的。

 

1 水利工程管理單位安全生產檔案的作用

 

1.安全生產檔案是水利工程管理單位安全管理的基礎

 

水利工程管理單位的安全生產檔案詳實記錄了本單位安全生產制度建設、安全文化建設;人員的管理、培訓;所轄水利工程的運行、監測、維修、安全養護等方面最基礎、最原始的資料，是水利工程管理單位開展安全生產工作、落實安全生產主體責任的基礎。

 

2安全生產檔案是分析事故原因的原始資料

 

事故的發生雖然有突發性和特點，但大部分事故與當事人思想麻痹和工作疏忽有關。對每次事故發生時間和導致事故發生的原因做出詳細的調查和完整的紀錄，就有可能將他們和其他檔案資料綜合在一起，找出事故發生的共性原因，發現隱藏在事故背后一些規律性的東西。這樣做可以抓住安全工作的關鍵點，著重做好事故多發時間和多發部位的防范工作，使安全生產工作更有針對性，起到事半功倍的效果。

 

3.安全生產檔案是職能部門安全監管監察的重要手段

 

安全生產檔案，便于檢查人員查閱安全生產資料，有重點地勘察水利工程現場，有效地了解和掌握水利工程管理單位在自身管理過程中全員、全過程、全方位安全管理的狀況，從而有事實、有依據、有針對性地監督指導水利安全生產管理工作。

 

2 水利工程管理單位安全生產檔案的主要內容

 

水利工程管理單位安全生產檔案的內容主要有以下幾個方面

 

1.本單位安全生產組織機構、安全生產規章制度

 

安全生產組織機構成立和職責分工情況;本單位制定的安全生產規章制度(包括安全生產責任制度、安全生產管理制度、安全操作規程、危險源管理制度等)。

 

2.安全生產工作文件

 

包括國家和各級政府所頒發的有關安全生產的法律、法規和條例;上級下發關于安全生產工作的文件及本單位貫徹執行的文件;單位擬定的安全生產管理目標與工作計劃、執行情況及年度總結;本單位第一責任人和直接責任人主持會議的記錄;單位討論重大問題的會議紀要;安全生產例會制度執行情況。

 

3.安全生產經費投入材料

 

安全生產措施費落實情況(安全隱患項目的整改、安全防護、消防器材購置等情況;勞動保護用品購置及使用情況;管理人員及從業人員安全生產培訓等費用情況;安全生產經費的實施情況(包括經費計劃安排、使用臺賬等材料)。

 

3.安全生產責任書、考核及獎懲材料

 

本單位與安全生產責任人簽訂的責任書;對安全生產責任人年度考核材料;對安全生產先進單位和個人表彰獎勵;對違反安全生產責任人的處罰材料。

 

4.安全生產檢查材料

 

本單位安全生產(包括現場安全設施設備、勞動保護用品發放、危險品管理、安全操作、安全保衛及防范、安全防火等)檢查記錄;本單位第一責任人和直接責任人檢查安全生產工作記錄;建立事故隱患臺賬，組織開展安全隱患排查治理、督促落實隱患整改、報送隱患排查治理情況;重大危險源登記建檔、治理情況。

 

5.安全生產學習教育培訓材料

 

組織安全生產學習、會議的情況(包括學習、會議的內容、參加人員、記錄、照片等);本單位制定的安全教育培訓計劃，開展安全生產方面的宣傳、教育及培訓評估改進情況;在職職工參加安全生產知識的培訓，及對特種作業人員、新參加工作人員上崗前培訓、三級教育情況。

 

6.應急機構、預案及演練材料

 

應急組織機構和應急隊伍建設情況;制定完善安全事故應急預案、加強演練情況(包括生產安全事故應急預案、防洪度汛預案及演練情況等)。

 

3 加強水利工程管理單位安全生產檔案管理工作的方法

 

1.加強對安全生產檔案管理工作的領導

 

水利工程管理單位的各級領導，要把安全生產檔案管理工作作為檔案事業的重要組成部分和單位建設的重要內容來抓。要切實加強對安全生產檔案管理工作的領導，把單位的安全生產檔案管理納入單位工作計劃，與其他各項工作同步安排，同步部署。

 

2.規范安全生產檔案管理工作，完善安全生產制度

 

制度建設是規范安全生產檔案管理工作的根本保證。水利工程管理單位要結合水利實際，逐步建立、健全安全生產檔案的收集、鑒別、歸檔及保管保護等制度，明確檔案人員的職責，并將檔案管理和工作人員崗位責任制落實情況納入考核內容，做到職責明確，規范管理。安全生產檔案管理，往往涉及到單位各個部門，需要各部門協調解決。因此各部門要齊抓共管，密切聯合，建立起科學系統的檔案管理網絡。安全生產檔案管理工作者還要深入到可能產生安全生產檔案的各單位，了解和掌握實際情況，為收集整理工作打下堅實基礎。

 

3.加強隊伍建設，提高管理人員素質

 

檔案管理工作水平的高低，人是決定因素。安全生產檔案管理人員應熟悉檔案專業理論知識，熟悉安全生產管理業務，忠于職守，遵守紀律，具有履行職責必需的文化知識和專業技能。要定期接受相應培訓，不斷學習檔案管理的新知識和新技術，以適應檔案管理科學化進程的需要。此外，檔案管理工作連續性強，檔案管理人員要較長時間才能逐漸適應。因此，從維護檔案工作的長遠利益考慮，必須保持檔案管理人員隊伍的穩定。

 

4.實現安全生產檔案的科學化、現代化管理

 

安全生產檔案管理部門應根據本單位實際情況，對歸檔文件進行科學系統地分類、排列、編目和保管，采用先進技術和管理方法，推動文檔一體化進程，實現檔案管理現代化。

 

檔案管理設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化，決定了檔案管理方法要不斷改革。只有堅持與時俱進，才能適應新形勢，開創檔案管理工作的新局面。

 

為加強水利安全生產檔案管理工作，充分發揮檔案在安全生產工作中的作用，水利工程管理單位應根據國家檔案法規和有關規定要求，建立、健全水利安全生產檔案管理體系，履行檔案工作中的責任和義務，確保水利安全生產檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用。

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酒店安全自查報告范文(一)根據公司總裁辦的工作指示，為落實酒店安全工作，切實消除火險安全隱患。我司組織保安部、工程部專職安全技術人員以及消防維保單位人員對酒店所屬各部門區域進行了安全大檢查。具體檢查情況如下：

一、安全管理情況

1.落實消防安全責任制和崗位消防安全責任制，明確各崗位消防安全職責。

2.確定各級、各崗位的消防安全責任人。

3.成立了防火委員會，按規定簽訂了安全生產責任書。

4、建立了安全組織機構，配備了安全管理人員，組建了義務消防隊

5、以"誰主管，誰負責"為原則，做到安全管理責任到人，安全管理制度、應急預案完備齊全。

6、檢查消防安全檔案管理，各崗位安全值班記錄情況良好。

二、硬件設施：

1、檢查消防監控中心火災自動報警系統運作情況良好。

2、檢查各區域安全疏散指示標志、應急照明燈的配置、使用情況良好。

3、檢查各區域消火栓、自動噴淋探頭，水壓正常、配件齊全，清潔保養、檢查情況良好。

4、檢查各部門配置的ABC干粉滅火器，清潔保養、檢查情況良好，無失效、過期情況。

5、檢查消防廣播、音像切換系統情況正常。

6、檢查各區域消防樓梯、安全出口及消防通道無堵塞、圍占現象，防火門、閉門器使用情況正常。

三、存在的主要問題及整改措施：

(一)、存在的主要問題

1、消防控制系統備用電池無法自動充電。

2、未組織20xx年消防疏散演習。

3、個別包廂電源接頭接觸不好，容易發生漏電、火災事故。

(二)、整改措施：

酒店針對排查發現的問題做出如下整改措施。

1、針對消防控制系統備用電池立即檢修更換。

2、擬定消防演習方案并實施。

3、針對個別包廂的漏電隱患立即檢修更換，杜絕安全隱患。

酒店安全自查報告范文(二)值元旦春節來臨之際，根據市旅游局下發的<關于做好節慶期間旅游安全生產工作的通知>文件精神，為有效防范各類事故發生，確保安全經營，本酒店特從用電安全，用火安全，旅客安全，食物安全幾個方面對酒店進行徹底自查及整改，具體如下

1、工程部負責對酒店整體用電線路，用電設備做安全檢查，確保線路無隱患，設備無故障。

2、安保部負責對酒店的消防設施設備，做好安全維護，按要求添置相應的滅火設備，并做好每日消防安檢巡查工作。

3、安保部負責對進入酒店的可疑人員進行詢問，監控，驅逐，，確保住宿就餐賓客人身及財產安全

4、餐飲部負責食品安全，確保原材料合格符合進貨標準，加工及服務場所衛生符合標準，對所用餐具做到每餐消毒，對中大型宴會做好食品留樣，確保食品安全。

5、所有的用電設施設備，責任到人，專人管理。

6、對燃氣罐做到誰使用誰負責的制度，加強管理。

7、培訓全體員工的安全安檢意識，突發事件應急處理方法，緊急疏散演練。

8、加強員工星級酒店禮儀培訓，按規定要求著裝，提升綜合服務質量。

酒店安全自查報告范文(三)根據深圳市旅游局下發的緊急通知(深旅行管【20xx】25號文件)，以及公司總經室的工作指示，為落實"五一"及奧運會火炬傳遞期間旅游安全工作，切實消除火險安全隱患。我司于5月7日組織物業服務部、工程部專職安全技術人員以及消防維保單位人員對公司所屬各部門區域進行了安全生產大檢查。具體檢查情況如下：

一、硬件設施：

1、檢查消防監控中心火災自動報警系統運作情況良好。

2、檢查各區域安全疏散指示標志、應急照明燈的配置、使用情況良好。

3、檢查各區域消火栓、自動噴淋探頭，水壓正常、配件齊全，清潔保養、簽到檢查情況良好。

4、檢查各部門配置的ABC干粉滅火器，清潔保養、簽到檢查情況良好，無失效、過期情況。

5、檢查消防廣播、音像切換系統情況正常。

6、檢查各區域消防樓梯、安全出口及消防通道無堵塞、圍占現象，防火門、閉門器使用情況正常。

二、安全管理情況：

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關鍵詞：中職學校；檔案管理；學生

中圖分類號：G717 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2013）22-0280-02

一、引言

中職學校的學生檔案管理，是對學生在入學到畢業期滿結業之間的生活、學習和社會實踐等信息的記錄，也是中職學校在今后就業與發展時重要的考核依據之一，更是每一個學生最終走向社會重要的人生履歷之一。就目前就業方面的競爭壓力，中職學校學生的檔案是畢業生從業的一項重要憑證，也起著非常重要的作用。目前中職學校的檔案管理工作還有很多弊端，對于這些弊端的出現，加強管理與改革是重要的解決方式，對學生檔案管理有著重要的意義。本文正是從檔案管理的效率與質量方面展開的研究，為問題的出現與解決提出了相關的解決辦法。

二、檔案管理工作中亟待解決的問題

1.硬件不硬。為了適應新時期檔案工作的要求，國家檔案法對基礎設施建設提出了更高要求。然而部分中職院校基礎設施、消防設施、防盜設施以及防有害生物的必要設施嚴重不足，技術設備配置不到位，設備老化或損壞等現象仍然存在。

2.管理工作不規范。即使有部分學校按照檔案法的要求，但是管理滯后甚至部分檔案分散不能集中管理，缺少專職的檔案管理人員，更談不上建立科學合理的管理制度。由于檔案意識薄弱，導致一些中職學校檔案長期不整理、不裝訂，甚至流失。

3.人員素質良莠不齊。專業技術人員少且具有專業技術職務的人更少，加之隨著新形勢的發展，即使檔案管理人員的學歷層次提高了，隨著學校檔案范圍的拓展，現代化管理要求在不斷提高，專業知識得不到及時更新，就更不用說適應檔案信息的開發和編程等檔案現代化管理要求。

4.管理方式落后。傳統的手工管理方式仍然是目前中職院校檔案管理的主要手段，這很難為學校的發展提供高速度、高水平和高精度的服務。

學校檔案工作存在的這些問題最主要的是，一直以來人們認為教學時學校的生命線居于主要地位，一切工作為教育教學服務，檔案管理只是后勤服務。二是檔案建設人力、物力、財力投入不足，導致檔案建設跟不上學校發展社會發展的需要。

三、中職學校檔案建設的建議及對策

基于遇上存在的主要問題，做好新時期中職學校檔案管理工作，應該從以下幾個方面著手。

1.學校領導要提高認識，為檔案管理工作提供組織保障。《普通中等學校檔案管理辦法》指出：“檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，學校必然把檔案工作納入整體發展規劃，加強對檔案工作的領導和管理。”學校各級領導要充分認識到檔案是一種具有特殊價值的信息資源。對于學校來說，檔案真實詳細地記錄了一所學校發展成長的歷程，真實反映和客觀記載學校教教育教學管理過程中的每一個環節，它是制定學校中長期發展的重要的客觀依據。因此學校要加大財務投入，加大人力資源投入，為檔案管理信息化提供必要的硬件和軟件。同時要提高全體教職員工的思想認識，只有全體教職員工的檔案意思整體提高了，才能共同做好檔案工作。

2.遵循科學規范的原則，健全制度，完善機制，規范管理。①檔案管理必須集中統一、學校各部門形成的檔案必須有專職的檔案管理人員在檔案館（室）集中統一管理，防止分散甚至流失現象。②完善管理制度。檔案的形成過程要科學，要有嚴格的管理制度，如：檔案征集的時效性、檔案整理裝訂的規范性、檔案查找手續的完備性等。首先嚴把收集關。收集要及時準確，忌事后整理“回憶錄”；收集要全面，忌“丟三落四”；收集要系統，忌“時斷時續”。其次嚴把鑒別關。對收集的材料進行認真的鑒別審核，做到去粗取精、去偽存真，忌“眉毛胡子一把抓”。三是嚴把整理關。科學立卷、分類準確、編排有序、目錄清楚，忌“雜亂無章”。四是強化服務意識，檔案管理人員既要保證檔案管理正常有序，又要及時準確的將有關信息反饋給學校相關部門及有關個人，忌單純充當檔案“保管員”。最后要建立相關的考核考評機制，既要考核檔案管理員，也要考核主管責任人員及相關領導，把考核結果與考核評定、績效工資掛鉤。讓每一個與檔案管理有關的責任人忠實履行職責。

3.提高檔案員素質對檔案工作的成效起著決定性作用。首先要建立一支能夠適應學校實際校情有效運作的檔案管理隊伍。要確保檔案管理動作正常高效運轉，又能夠確保檔案工作的持續性和完整性。要注意培養年輕的專業管理人員，注意管理員的年齡層次分布科學，及時調整管理員崗位，確保基層檔案工作的穩定性。二是強化檔案管理人員培訓。根據需要對管理人員的基本知識、專業知識、基本技能等分階段有計劃進行業務培訓，不斷提高管理人員的整體素質。

4.加強學校檔案信息化建設，推進升級達標。檔案的信息化管理離不開現今的信息技術，學校在加大資金投入改善檔案館硬件設施的同時，要以推進檔案的數字化進程為基礎，要根據新形勢新要求，充分利用網絡技術，推進檢索自動化。努力實現“網絡信息檔案”與“實物紙質檔案”相結合，這將有助于加強電子檔案管理和建設，提高檔案管理質量，使學校的檔案更好地服務于教學、科研和各項管理工作。

四、結語

在中職學校檔案管理工作中，需要創新與改革的地方有很多，很多方面也存在著相應的缺陷，要想更好的提高檔案管理工作的效率與質量，就要切實的落實以上改革方案，在實際的操作工程中注意相關的問題，實現檔案的高效高質管理。

參考文獻：

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關鍵詞：檔案安全；高職院校；多因素分層模糊綜合評價方法

中圖分類號：G712 文獻標識碼：B 文章編號：1002-7661（2013）28-021-03

2011年山東省泰安衛生學校升格為泰山護理職業學院，成為一所公辦全日制普通高等專科學校，院校學生數量和教職工規模大幅增長，傳統的學校檔案管理模式在新形勢下日益暴露出其內在的弊端，對學校檔案安全工作形成巨大的挑戰。如何防范與應對新升格高職院校的檔案安全出現的新問題、新情況，成為新升格高職院校檔案安全工作的重中之重。為此，新升格高職院校應及時建立檔案安全風險評估指標體系與評估機制，分析檔案部門在安全工作的各個階段與各個環節中所存在的潛在風險與隱患，及時采取防范與應對措施，這不僅有利于檔案安全體系建設的科學、規范、健康發展，而且也能為各項檔案基礎業務建設提供有力保障。

一、構建檔案安全風險評估指標體系

檔案安全評估是對檔案實體和檔案信息資源所面臨的威脅及其可能造成的影響的評估。確定檔案安全風險評估指標體系是檔案安全風險評估的首要任務，也是建立和推行檔案安全管理工作的重要依據。本文將從檔案安全日常管理、安全基礎

設施、安全防護設施、檔案信息安全四個方面構建高職院校檔案安全風險評估指標體系[1]。

1、檔案安全日常管理的健全性

檔案安全日常管理主要包括基本規章制度的建立、組織機構的設置、事故處理預案的設置等方面。檔案安全基本規章制度是檔案安全管理工作的首要任務，其健全性事關檔案安全管理的全局。一般健全的檔案安全規章制度包括檔案安全保密制度、檔案庫房管理規定、檔案評估制度、檔案出入庫登記交接制度、設備定期檢查管理制度、移動存儲介質保密管理制度、信息內容范圍規定、檔案安全事故報告制度、日常安全巡查制度、電子文件（檔案）管理制度等。檔案安全規章制度的不健全會使檔案的接收、整理、移交、保管、利用等各個工作

圖1 新升格高職院校檔案安全風險評價指標體系

環節存在潛在的安全隱患，健全檔案安全規章制度、設置合理的組織結構是及時發現與排除安全隱患的重要途徑。因此，將基本規章制度的健全性、組織機構的設置、事故處理預案的可操作性等日常管理指標納入檔案安全風險評估指標體系是非常必要的。

2、檔案安全基礎設施是否符合標準

檔案安全基礎設施是檔案安全的基本保障，事關檔案事業的可持續發展。檔案管的建筑設計、防火、防雷、抗震的設計、供電系統與消防系統等都應符合相關的標準與規范要求，檔案館建設應符合《檔案館建筑標準》、《檔案館建筑設計規范》等有關標準要求，處于沿海地區、地震帶等特殊地理位置和區域的檔案館的防火抗震設計應按照《建筑物防雷設計規范》、《檔案館建筑設計規范》等要求確定不同的防范等級，防雷設計按照《建筑物防雷設計規范》的要求確定不同等級。《檔案館建設設計規范》對檔案室的供電系統與消防系統也進行了明確規定，有可操作性的指標，便于對檔案安全基礎設施進行有效的安全風險評估。

3、檔案安全防護設施的合理性

檔案安全防護設施是檔案的“安全防護網”，是確保檔案安全不可或缺的因素。安全防護設施一般包括視頻監控系統的配備、入侵報警系統的配備、出入口控制系統的完善、溫濕度與控制質量符合標準、重要場所的安全防護等。安全防護設施不當將對檔案直接構成破壞性威脅與損失，因此，安全防護設施是否符合標準要求是評價檔案安全的重要指標。

4、檔案信息安全是否符合要求

檔案信息安全主要是檔案信息化建設中計算機與網絡系統的安全性，以及檔案信息內容的安全，此外還考慮了信

息安全的預警機制是否完善。

根據以上四個方面的內容，本文構建了新升格高職院校檔案信息安全風險評價指標體系（圖1）。

二、檔案安全風險評價

對新升格高職院校檔案安全風險的評估采用多因素分層模糊綜合評價方法。模糊綜合評價方法是一種建立在模糊數學基礎上的定量評價方法，它利用模糊集合論概念與最大隸屬度原則，對受多種因素制約的對象作出綜合評價，這種評價方法適用于受諸多因素影響的檔案安全風險評估[2]。本部分基于檔案安全風險評價指標體系，以泰山護理職業學院為例，利用模糊綜合評價方法對新升格高職院校的檔案安全風險進行評價。

1、設立模糊評判矩陣

綜合評價矩陣對應的評價因素分別為檔案安全日常管理、檔案安全基礎設施、檔案安全防護設施、檔案信息安全，按照最大隸屬原則，檔案安全日常管理所對應的評價等級為較低，檔案安全基礎設施所對應的評價等級為很低，檔案安全防護設施所對應的評價等級為較低，檔案信息安全所對應的評價等級為很低。

2、綜合評價

根據一級指標權重及綜合評價決策矩陣P的值進行模糊變換的合成運算，得出高職院校檔案安全風險評價結果為：

P=[0.2068，0.3489，0.2563，0.1291，0.0401，0.0174，0.0014]

由B值可知評語為相當低，很低，較低，較高，高，很高，相當高的可能性分別為0.2068，0.3489，0.2563，0.1291，0.04，0，0174，0.0014，按照最大隸屬原則，隸屬度最大值為0.3489，對應評語為很低。這表明泰山護理職業學院檔案安全風險評價等級屬于低級，該系統的整體安全水平較低，與國家對檔案安全的要求相差甚遠。

三、新升格高職院校檔案安全管理工作存在的問題

從對泰山護理職業學院檔案安全風險評價結果來看，新升格高職院校的檔案安全管理存在諸多的問題，檔案安全存在潛在的風險。主要表現在：

1、院校對檔案安全管理工作重視程度較低

新升格高職院校受傳統管理觀念的影響，對檔案安全管理的重視程度不夠，安全意識淡薄，檔案安全管理制度、安全防范設施等仍沿用傳統的規章制度，難以適應學生與教師規模擴張對檔案安全管理的新要求。同時也使得學校檔案安全存在較大的安全隱患。

2、檔案管理人員業務素質較低

檔案管理人員業務素質較低，檔案專業人力缺乏，尤其缺乏具備計算機網絡技術的人才，使得檔案管理方式與管理手段較為落后，檔案信息化建設水平較低。這也導致在網絡環境下檔案安全潛在風險增加，網絡病毒、網絡不安全因素對電子檔案的潛在威脅增加。

3、檔案安全管理資金不足

新升格高職院校對學校檔案安全管理工作的不重視，也使得檔案安全管理資金不到位，檔案安全基礎設施較為落后，從而難以有效應對火災、水災、震災、害蟲、霉菌、灰塵、紫外線、有毒有害氣體等自然因素的影響。

四、高職院校檔案安全保障體系建設

1、更新安全理念，強化檔案安全保障意識

高職院校應樹立檔案安全即為學校生命線的理念，將檔案安全工作放在學校檔案管理工作的首位，完善檔案安全管理規章制度，提升管理層次[3]。加強對檔案管理人員的安全教育和培訓，提高工作人員及全校師生的檔案安全意識與技能。落實檔案安全責任制，制定相應的獎懲制度，確保各項規章制度的有效運行。

2、提供充分的經費保障

在學校財政許可的限度下，應設置學校檔案安全保障建設資金，積極主動通過多種渠道與方法，將檔案安全保障體系建設列入院校正常的資金預算中。從而為檔案安全基礎設施建設、安全防范設施建設、檔案信息化建設提供有力的資金保障，消除檔案安全隱患與安全漏洞。

3、重視檔案專業人才的選拔與培養

學校應盡可能地配備具有檔案專業背景的檔案業務人員與專業技術人員，提高檔案安全保障水平，滿足檔案安全管理需求。對檔案管理人員開展系統培訓，并選派優秀人才到高校、政府部門學習，為學校儲備一支既有檔案管理專業知識，又有現代化網絡技術知識的高素質檔案管理隊伍[4]。

參考文獻：

[1] 方 昀，劉守恒.檔案館檔案安全風險評估內容分析和評估指標研究[J].檔案學研究.2011（6）：74-77.

[2] 陳雪剛，程杰任.多因素分層模糊綜合風險評估方法的應用研究[J].計算機工程與應用.2012.48（30）：128-131.