導(dǎo)語：如何才能寫好一篇合同檔案管理制度，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、醫(yī)院合同檔案管理工作中存在的問題

對合同檔案管理工作的重視不夠：目前很多醫(yī)院的高層領(lǐng)導(dǎo)不夠重視合同檔案管理工作，認(rèn)為合同檔案管理不會產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益，故而忽視在其管理方面的投入，致使醫(yī)院合同檔案管理出現(xiàn)設(shè)備不齊全、管理機(jī)制不完善、管理技術(shù)落后等問題。在實(shí)際工作過程中，檔案資料不齊全、不準(zhǔn)確等會帶來嚴(yán)重后果，大大降低醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，從而影響醫(yī)院未來的長遠(yuǎn)發(fā)展。現(xiàn)代化的合同檔案管理制度不夠完善：由于與合同檔案管理相關(guān)的各種制度得不到完善，使得醫(yī)院合同檔案管理工作開展無法可依、無章可循，是當(dāng)前醫(yī)院合同檔案管理工作中存在的最主要問題之一。以各部門的協(xié)調(diào)制度來說，合同檔案管理工作涉及到的內(nèi)容比較廣、要求較高，醫(yī)院各部門必須要積極配合合同檔案管理機(jī)構(gòu)的工作，相互協(xié)作，才能提高合同檔案管理工作的效率和質(zhì)量。但是，大部分醫(yī)院缺乏這方面的管理制度，致使各部門不能有效地配合工作，使醫(yī)院合同檔案管理的質(zhì)量和效率不斷下降。另外，部分醫(yī)院甚至未設(shè)立專門負(fù)責(zé)合同檔案管理工作的部門，一般都由其他相關(guān)部門代替，致使合同檔案管理工作比較滯后，很多檔案資料無法完整地保存，從而制約了醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展。合同檔案管理的信息化程度不夠高：隨著信息技術(shù)的全面發(fā)展，社會各行業(yè)都開始利用信息技術(shù)促進(jìn)自身的發(fā)展。對于醫(yī)院來說，必須要跟上時代步伐，充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，提高自身服務(wù)質(zhì)量和醫(yī)院的醫(yī)療水平，才能更好地迎接各種挑戰(zhàn)。在實(shí)踐過程中，醫(yī)院不僅要利用信息技術(shù)改進(jìn)自身的醫(yī)療服務(wù)方式，同時還要利用信息技術(shù)改進(jìn)合同檔案管理工作的方式，以真正提高合同檔案的管理水平。但是，大部分醫(yī)院只將信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院的服務(wù)方面，沒有在合同檔案管理工作上靈活運(yùn)用，使得合同檔案管理信息化建設(shè)滯后，信息化程度不夠高，無法有效地促進(jìn)醫(yī)院不斷發(fā)展。另外，部分醫(yī)院雖然重視將信息技術(shù)應(yīng)用于合同檔案管理工作中，但是因?yàn)槿狈染ê贤瑱n案管理工作，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才，使得醫(yī)院合同檔案管理信息化發(fā)展非常緩慢。合同檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)不高：目前，大多數(shù)醫(yī)院都存在合同檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)不高的問題，導(dǎo)致合同檔案管理工作的質(zhì)量和效率無法得到快速提升，給醫(yī)院合同檔案管理工作創(chuàng)新造成極大阻礙。在安排人員時，醫(yī)院將一些工作能力不強(qiáng)或年老的員工放在檔案管理工作的崗位上，致使合同檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)不高。隨著醫(yī)院合同檔案管理信息化建設(shè)腳步的不斷加快，很多醫(yī)院都開始對合同檔案資料進(jìn)行信息化管理，但是原有的合同檔案管理工作人員因?yàn)槿狈π畔⒓夹g(shù)方面的能力，無法適應(yīng)新時代合同檔案管理工作的需求，造成醫(yī)院合同檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)水平無法快速提升。信息不完整，合同檔案利用率低：在漫長的發(fā)展過程中，醫(yī)院合同檔案管理遺留了很多檔案信息方面的問題，合同檔案管理工作人員沒有進(jìn)行整理和收集，造成合同檔案相關(guān)信息的缺失，使醫(yī)院檔案信息的有效管理存在很多困難。在實(shí)踐過程中，合同檔案信息的整理、收集和歸納沒有得到真正落實(shí)，使醫(yī)院合同檔案信息出現(xiàn)不完整問題，給醫(yī)院各部門工作帶來嚴(yán)重影響，致使合同檔案利用率非常低，失去存在的真正價(jià)值。

二、醫(yī)院合同檔案管理工作創(chuàng)新的策略

創(chuàng)新管理意識，提高服務(wù)質(zhì)量：在制定合同檔案管理工作考核標(biāo)準(zhǔn)的同時，提高合同檔案管理工作人員的服務(wù)意識和專業(yè)水平，從而提高服務(wù)質(zhì)量。在實(shí)踐過程中，將合同檔案管理工作與醫(yī)院核心競爭力相結(jié)合，可以促進(jìn)企業(yè)市場競爭力的不斷提高，從而提升醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。在日常工作中，還要加強(qiáng)對合同檔案管理工作人員的監(jiān)督，嚴(yán)格按照國家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，確保醫(yī)院檔案信息的準(zhǔn)確性、可靠性和完整性。創(chuàng)新管理機(jī)制，提升管理水平：在創(chuàng)新管理機(jī)制方面，醫(yī)院必須積極學(xué)習(xí)各行業(yè)在合同檔案管理方面的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和國內(nèi)外的先進(jìn)管理技術(shù)，以根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況、工作性質(zhì)和特點(diǎn)，制定出符合本醫(yī)院需求的合同檔案管理制度，從而保障合同證檔案管理工作有法可依、有章可循。另外，在制定合同檔案管理制度時，還必須將該項(xiàng)工作與醫(yī)院的經(jīng)營制度、經(jīng)營模式、經(jīng)濟(jì)水平、企業(yè)文化等有機(jī)結(jié)合起來，確保該制度能夠有效地協(xié)調(diào)各部門之間的合作，共同推進(jìn)合同檔案管理工作的創(chuàng)新。創(chuàng)新管理隊(duì)伍，提高整體素質(zhì)：醫(yī)院合同檔案管理工作的創(chuàng)新，必須要加強(qiáng)對合同檔案管理人員的培養(yǎng)，提高合同檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。首先，必須要強(qiáng)化合同檔案管理人員對這項(xiàng)工作的認(rèn)識，端正自己的工作態(tài)度，在思想上重視這項(xiàng)工作；其次，必須要加強(qiáng)對合同檔案管理人員的基礎(chǔ)知識、信息技術(shù)能力等方面的培養(yǎng)，提高合同檔案管理人員的綜合能力。只有這樣才能真正滿足社會發(fā)展需求，推動醫(yī)院合同檔案管理不斷創(chuàng)新，促進(jìn)醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展。創(chuàng)新管理模式，提高信息化程度：信息技術(shù)在醫(yī)院合同檔案管理工作中的應(yīng)用，對于提高合同檔案管理的效率和質(zhì)量有著不可估量的作用。在實(shí)踐過程中，不斷創(chuàng)新醫(yī)院合同檔案管理模式，注重信息技術(shù)的合理應(yīng)用，可以將以前紙質(zhì)檔案的管理方式逐漸轉(zhuǎn)化為電子檔案管理方式，不論是檔案收集、檔案編輯，還是檔案存儲、檔案調(diào)用等工作的程序都得到了極大的簡化，大大提高了合同檔案管理工作人員的積極性。與此同時，信息技術(shù)的應(yīng)用，大大降低了合同檔案管理工作人員的工作量，使合同檔案資料變得更加準(zhǔn)確和完整，有效避免了手工管理方式出現(xiàn)的各種錯誤，大大提高了醫(yī)院合同檔案的利用價(jià)值和有效利用率。

作者:金銀善 單位:延邊大學(xué)附屬醫(yī)院

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關(guān)鍵詞：醫(yī)院 合同檔案管理工作 問題 創(chuàng)新思路

很多醫(yī)院仍舊是采用傳統(tǒng)的合同檔案管理辦法，使得管理工作存在很多的問題，讓醫(yī)院的合同檔案管理工作落后、效率和質(zhì)量都不高，檔案的管理是醫(yī)院工作的基礎(chǔ)，因此面對這種情況，必須對其的管理辦法進(jìn)行創(chuàng)新，不斷的提高管理工作的水平。

1、合同檔案的含義

其是指從合同的簽訂到終止，在這個時間段內(nèi)形成的體現(xiàn)了簽訂合同各方意志的，具有法律效力的文件以及和其相關(guān)的具有保存的價(jià)值的其它文件材料。

2、醫(yī)院合同檔案管理工作存在的問題

2.1合同檔案保管機(jī)制不完善，缺乏合理的規(guī)章制度

醫(yī)院中每個科室都有自己的工作職責(zé)，需要遵守相應(yīng)的規(guī)章制度，但是在合同檔案管理上雖然有相關(guān)的管理體系，但是卻仍然有一些問題，具體表現(xiàn)在缺乏完善的管理制度、管理人員的職責(zé)范圍也不完善，缺乏明確的規(guī)劃和劃分標(biāo)準(zhǔn)，這些都讓醫(yī)院的管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不統(tǒng)一，管理上也沒有統(tǒng)一，沒有發(fā)揮出其應(yīng)有的功能，對信息資源的整理和分類的工作無法有效的展開，這讓信息搜查變得難度很大[1]。整理、分類的工作都無法做好，信息資源就更加無法實(shí)現(xiàn)共享，這些都為科學(xué)化的合同檔案管理工作帶來了難度，也無法滿足醫(yī)院發(fā)展對于檔案管理的需求。

2.2缺少專業(yè)的管理人員，對醫(yī)院合同檔案管理的重要性認(rèn)知不足

信息化技術(shù)在其他領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，在醫(yī)院的合同檔案管理中也不例外，可以有效的提高管理工作的效率和質(zhì)量，但是還有一些人對于合同檔案管理的信息化建設(shè)缺乏正確的認(rèn)識，重視程度也不夠，他們的思想過于陳舊，還在使用傳統(tǒng)的卷宗檔案的管理方法，而且管理人員中缺乏專業(yè)的人員，檔案管理人員通常也都是別的科室來兼職的，他們?nèi)狈I(yè)的管理知識、方法，對于檔案的管理也沒有足夠的意識，讓醫(yī)院的合同檔案管理工作變成了一種形式，缺乏實(shí)質(zhì)性，讓醫(yī)院的合同檔案管理工作停步不前，與時代的發(fā)展脫節(jié)，阻礙了醫(yī)院的發(fā)展[2]。

2.3合同檔案利用率較低

信息資源在當(dāng)今的社會中也是一種十分重要的資源，也關(guān)系著行業(yè)的發(fā)展。醫(yī)院內(nèi)建立合同檔案，就是要為以后的工作提供借鑒和參考的資料，但是還是有很多醫(yī)院并沒有重視到檔案的重要性，知識將檔案收集整理后就結(jié)束了，并沒有真正的發(fā)揮其價(jià)值，檔案存在利用率低下的問題，沒有對檔案信息資源進(jìn)行合理的開發(fā)，比如一些對醫(yī)療、教學(xué)、科研有重大意義的病歷檔案卻放在那不加以使用，過了檔案保管的期限就急于清理和銷毀檔案資料，讓一些很有價(jià)值的合同檔案信息資料浪費(fèi)了[3]。合同檔案如果沒有充分的利用，就會讓其失去它應(yīng)有的價(jià)值，讓醫(yī)院的合同檔案管理工作止步不前，合同檔案信息無法物盡其用，長期如此會讓醫(yī)院的合同檔案管理工作得不到進(jìn)步，影響醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展。

3、有效提高醫(yī)院合同檔案管理工作創(chuàng)新性的策略

3.1完善合同檔案管理制度

創(chuàng)新是需要建立在完善的基礎(chǔ)上，因此首先應(yīng)該做的就是完善醫(yī)院合同檔案管理的管理系統(tǒng)，只有完善好管理系統(tǒng)才能在此基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，否則只會根基不穩(wěn)。雖然我國的醫(yī)療技術(shù)一直都在發(fā)展，對于合同檔案管理的工作方法和水平也都在不斷增強(qiáng)，但是因?yàn)楣芾矸椒惻f，使得在其管理工作中還是存在一些不足，且管理工作比較落后，因此需要先完善管理體系， 讓其能夠滿足實(shí)際的檔案管理的需求。在完善時，應(yīng)該要先明確合同檔案部門的職責(zé)，制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)以及評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，對醫(yī)院內(nèi)的不同類別的載體實(shí)行統(tǒng)一的管理和評價(jià)，讓檔案管理和醫(yī)療服務(wù)共同發(fā)展。另外還需要擴(kuò)大檔案管理的范圍，對于醫(yī)療市場改革時進(jìn)行的各項(xiàng)活動的資料等也要進(jìn)行收集和整理工作，讓采購和招標(biāo)工作能夠?qū)O經(jīng)理的進(jìn)行，總之要把醫(yī)療有關(guān)的信息都要記錄在檔案中，再教給專門的合同檔案管理人員進(jìn)行管理。

3.2加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

合同檔案管理是醫(yī)院各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，其重要性不言而喻，體現(xiàn)了醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)活動，記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷史，在醫(yī)院的檔案管理中非常重要。對于其的管理效率有效這醫(yī)院的整體管理工作。以人為本理念的提出，也對醫(yī)院合同檔案的管理工作提出了更高的要求。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，對于其的應(yīng)用越來越多，醫(yī)院的合同檔案管理工作中也必須加入信息技術(shù)，讓管理工作信息化是必不可少的，在檔案信息檢索中就必須要加入信息技術(shù)，可以提高合同檔案資源的開發(fā)效率，信息化的管理可以讓醫(yī)院合同檔案管理工作得到極大的發(fā)展，因此醫(yī)院要重視信息技術(shù)的應(yīng)用，加大對硬件設(shè)備以及醫(yī)療管理軟件的資金投入，加強(qiáng)信息化[4]。足夠的資金也是對其進(jìn)行創(chuàng)新的基礎(chǔ)，另外，還需要規(guī)范檔案管理工作內(nèi)容，保障檔案管理的信息化建設(shè)。

3.3提高合同檔案管理人員隊(duì)伍素質(zhì)

信息化的合同檔案管理也對工作的質(zhì)量提出了更高的要求，檔案的管理人員也不例外，管理人員除了要掌握專業(yè)的知識以外，還需要掌握信息化技術(shù)，需要具備多方面的知識和技能，滿足合同檔案管理工作對管理人員的需求。因此醫(yī)院需要為管理人員提供培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)知識以及信息技術(shù)的能力，加強(qiáng)他們的職業(yè)素養(yǎng)和道德水平，讓他們能夠明確自己的只能，用認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度面對合同檔案管理工作，提高管理工作的水平和質(zhì)量。

3.4探索合同檔案管理新領(lǐng)域

創(chuàng)新是發(fā)展的動力，因此醫(yī)院的合同檔案管理工作也要進(jìn)行創(chuàng)新，樹立創(chuàng)新的意識和理念，拓展合同檔案管理的新領(lǐng)域，要根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況以及時代的變化，對工作的原理、方法進(jìn)行改革和創(chuàng)新，通過創(chuàng)新和信息技術(shù)促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。醫(yī)院個合同檔案管理工作也要改變以往傳統(tǒng)的管理辦法，主動的去改變，不斷的優(yōu)化管理模式，讓醫(yī)院的合同檔案管理工作能夠順利的發(fā)展。

結(jié)束語：

當(dāng)今社會，信息也是一種很重要的資源，信息的保存其中一種就是建立檔案，且合同檔案管理工作是醫(yī)院其他工作的基礎(chǔ)，因此醫(yī)院必須要重視對合同檔案的管理工作，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的價(jià)值，充分利用這一種資源，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展，也對整個醫(yī)療科研事業(yè)具有積極的影響，醫(yī)院要為管理人員提供培訓(xùn)，加強(qiáng)他們的知識和技能以及職業(yè)道德，讓他們用認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度去面對合同檔案管理工作，完善合同檔案管理的機(jī)制，不斷的創(chuàng)新管理理念、方法等，滿足社會對醫(yī)療事業(yè)的需求，讓醫(yī)療工作能夠順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)：

[1]梁初蟬.信息化時代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新分析[J].科技展望.2015（15）

[2]張娟.關(guān)于醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀及創(chuàng)新探討[J].辦公室業(yè)務(wù).2015 （9）

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自身的合法權(quán)益而采取的必要手段。筆者在此結(jié)合實(shí)際工作，簡要的

闡述和分析了合同檔案管理的相關(guān)問題。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目合同；合同檔案；管理

1 前 言

合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。規(guī)范的合同管理是維護(hù)法人單位合法權(quán)益的有力保障。圍繞合同檔案管理，一直存在某些難點(diǎn)問題，如收集歸檔率低，保管期限劃分隨意性大，管理模式與利用需求存在沖突，開發(fā)利用水平低等，制約著合同檔案管理水平的進(jìn)一步提升。

2 合同檔案的有效管理

2.1合同檔案的收集

合同檔案收集難是一個普遍現(xiàn)象。這與合同的形成方式與一般公文有所區(qū)別有關(guān)。從辦理程序看，在一個法人單位，不同性質(zhì)和類別的合同往往由不同職能部門擬定和承辦，甚至每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經(jīng)歷諸多流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)；受內(nèi)外因素的影響，合同容易出現(xiàn)“中途截流”和分散保管的現(xiàn)象，從而給歸檔部門的收集工作帶來一定困擾，直接影響合同檔案管理質(zhì)量和開發(fā)編研工作的開展。

如何解決這一問題呢? 關(guān)鍵在于抓住合同流轉(zhuǎn)的中心環(huán)節(jié)。按照《合同法》第32 條規(guī)定：“采用合同書形式訂立合同的，自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章時合同成立。”如果在合同用印環(huán)節(jié)即注意對合同建立臺賬并進(jìn)行編號登記，作為追索合同文本的憑據(jù)，有助于提高合同收集歸檔率。

對一個企業(yè)單位而言，較為科學(xué)有效的方式是建立臺賬并實(shí)行統(tǒng)一格式的合同審批單。待合同簽署成立后，第一聯(lián)供歸檔部門作為合同審批材料，與合同文本（原件）一并歸檔；第二聯(lián)存財(cái)務(wù)部門，作為記賬憑證；第三聯(lián)可由合同部門作為專項(xiàng)資料保留。使用合同審批單既可以真實(shí)直觀地反映出每一份合同形成的全過程信息，又使得合同管理流程更加規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)。采用這一方式，并通過制定配套的合同管理和移交制度，則合同檔案的歸檔率得以有效保證，有助于從根本上解決合同檔案收集難的現(xiàn)象。

2.2 合同檔案的整理

合同檔案按“先問題再時間”的原則組卷。案卷內(nèi)反映同一個問題的合同文件應(yīng)排列在一起。如果合同文件數(shù)量多，可按問題組成幾個卷，按時間順序或問題重要程度排列。劃分合同保存期限時，要聯(lián)系合同價(jià)值進(jìn)行綜合分析。

例如，對一般經(jīng)濟(jì)合同而言，合同標(biāo)的、履行期限是重要參考指標(biāo)；可見，盡管鑒定合同價(jià)值并無具體標(biāo)準(zhǔn)可循，劃分保管期限也不宜一概而論，只要善于綜合各方面信息，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)的、法律的眼光和動態(tài)觀點(diǎn)看問題，就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準(zhǔn)確合理。

2.3 合同檔案的管理

在國家機(jī)關(guān)和企業(yè)檔案分類體系中，都未將合同檔案作為一個單獨(dú)的管理門類。換言之，在立卷歸檔階段，合同一般依據(jù)其性質(zhì)、類別和承辦機(jī)構(gòu)等特征，被分別納入不同的檔案管理門類。但是，隨著合同數(shù)量的激增、合同憑證的頻繁調(diào)用以及合同信息資源的深層次開發(fā)，傳統(tǒng)做法已無法很好地滿足對合同進(jìn)行集中查詢、綜合統(tǒng)計(jì)以及編研開發(fā)的需要，與當(dāng)前的利用需求存在一定矛盾。

另外，在保管方式上，以往不少單位出于業(yè)務(wù)工作考慮，往往指定合同部門或財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理本單位合同檔案，這也給合同檔案管理帶來一定風(fēng)險(xiǎn)性。首先，合同管理人員(一般為兼職) 檔案專業(yè)知識有限，合同檔案管理水平參差不齊；其次，合同存放于業(yè)務(wù)部門不利于保管使用和到期鑒定銷毀；第三，一旦組織機(jī)構(gòu)或工作人員發(fā)生調(diào)整變動，往往容易造成合同散失。收集、分析合同各階段執(zhí)行情況，加強(qiáng)對風(fēng)險(xiǎn)的控制能力，使動態(tài)管理合同成為一種新的管理形式和需求。

鑒于合同檔案所具有的特殊屬性，筆者認(rèn)為合同檔案的管理模式須分層次進(jìn)行。第一層次，實(shí)現(xiàn)合同安全統(tǒng)一管理。建議由計(jì)劃部對合同檔案文本實(shí)行集中管理，統(tǒng)一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發(fā)工作，避免檔案缺散流失。第二層次，開展合同執(zhí)行情況跟蹤管理。由合同部門(或財(cái)務(wù)部門) 負(fù)責(zé)及時記錄合同履行、變更、廢止等完備信息，并及時收集相關(guān)交易憑證(票據(jù)) 裝訂備查。當(dāng)然，機(jī)構(gòu)規(guī)模較小的單位也可結(jié)合本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置情況，指定檔案部門行使上述“二合一”的合同管理職能。

3 對變更、撤銷和失效合同的管理

對變更、撤銷和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲點(diǎn)，容易被忽視。事實(shí)上，由于合同具有法律意義上的特殊憑證效用，對其變更與解除也應(yīng)慎而處之。

《合同法》規(guī)定，當(dāng)事人協(xié)商一致的，可以變更合同。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)(解除) 登記手續(xù)的，依照其規(guī)定。必要時還需對履約執(zhí)行情況作出相關(guān)書面說明，雙方確認(rèn)后備案存查。避免因疏于管理或隨意處置造成受控合同流失，而造成不必要的經(jīng)濟(jì)糾紛或損失。

4合同檔案信息資源的開發(fā)

長期以來，合同管理中存在的上述現(xiàn)象制約著合同信息資源的深入開發(fā)和有效利用。積極開發(fā)合同檔案資源，找準(zhǔn)切入點(diǎn)，是檔案編研領(lǐng)域新的增長點(diǎn)。合同管理作為信用體系管理的重要組成部分，應(yīng)當(dāng)與信用體系互動互惠，從而發(fā)揮更大的現(xiàn)實(shí)意義。

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關(guān)鍵詞：建筑 合同 要求 實(shí)施要點(diǎn)

建筑建筑合同是對建筑工程進(jìn)行整個工程進(jìn)行全面監(jiān)督的法律性文件，通過對合同的檔案管理，可以保存與合同有關(guān)的相關(guān)證據(jù)材料，一旦發(fā)生糾紛，可以及時運(yùn)用檔案記載的內(nèi)容，依法維護(hù)單位的權(quán)益。合同檔案的有序管理還會為施工單位進(jìn)行后期的竣工驗(yàn)收和工程費(fèi)用結(jié)算支付帶來極大便利。目前按照建筑建筑合同管理“ 各負(fù)其責(zé)” 的模式要求 ，由兩方以上形成的資料，都按照按照“ 人執(zhí)一份”的原則，由各方對自己簽署內(nèi)容的真實(shí)性、完整性、有效性負(fù)責(zé)。這種合同模式在文本上明確了權(quán)利和義務(wù)的分工，也使在責(zé)任明晰的情況下，對工程的施工更加容易進(jìn)行管理。但是，在建筑建筑合同的管理過程中，因?yàn)榻ㄖㄖ贤№?xiàng)包含的數(shù)量多、種類雜、細(xì)節(jié)繁瑣，操作人員還要對以下幾個方面進(jìn)行關(guān)注：

一、建筑工程合同管理的原則

合同檔案管理是合同管理制度的組成部分，也是單位為維護(hù)自身的合法權(quán)益而進(jìn)行的必要工作。通過對合同的檔案管理，一方面可以保存與合同有關(guān)的相關(guān)證據(jù)材料；另一方面一旦雙方合同發(fā)生糾紛，可以及時運(yùn)用檔案記載的內(nèi)容，依法維護(hù)單位的權(quán)益。其主要內(nèi)容包括檔案的期限、檔案的管理部門、合同檔案的歸檔與借閱、檔案利用、檔案管理責(zé)任等。對于合同檔案的管理要遵循以下原則：

1、為合同檔案管理營造網(wǎng)絡(luò)管理體系，由公司合同管理組集中統(tǒng)一管理，以確保檔案完整、完全和有效利用。在現(xiàn)實(shí)中，經(jīng)常出現(xiàn)合同缺乏統(tǒng)一的管理模式。從合同管理機(jī)構(gòu)上看，有的單位成立了專門的合同室，工程合同管理較好。有的單位則不然，工程合同由其他業(yè)務(wù)部門代管或由文書合同員兼管，形成的合同分類五花八門。

2、為實(shí)現(xiàn)合同保管的有效性和秩序性，合同管理員應(yīng)該負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各業(yè)務(wù)分公司、各部門的合同管理工作。

3、各業(yè)務(wù)分公司、各部門應(yīng)分別建立建全合同文檔的形成、整理、歸檔工作體系，并確定一名負(fù)責(zé)合同文檔管理。避免出現(xiàn)專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏合同管理業(yè)務(wù)知識，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，難以適應(yīng)工作需要層單位的合同管理人員來進(jìn)行合同的保管的行為。

二、建筑工程合同有效管理的注意事項(xiàng)

（一）探索新型管理模式，保持同一項(xiàng)目合同之間的有機(jī)聯(lián)系。首先，可以嘗試集中統(tǒng)一、區(qū)別管理的模式，對母公司合同管理系統(tǒng)而言，要集中管理權(quán)屬公司本部以及子公司的檔案，各子公司將合同定期向母公司移交；同時對子公司或其他相關(guān)單位的有關(guān)合同實(shí)行目錄管控，建立合同之間的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。另外，建立責(zé)任傳導(dǎo)機(jī)制，解決合同管理分散問題。由于合同的產(chǎn)生過程不在檔案管理部門，所以要確保各個項(xiàng)目上的合同文件能夠完整的收集起來，并將其立卷、裝訂、移交的責(zé)任進(jìn)行分解，明確地傳導(dǎo)給項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)和合同管理部門，通過責(zé)任分解和獎懲制度，確保這部分合同檔案的齊全完整。

（二）建立健全合同打理制度是做好建筑工程合同檔案管理的基礎(chǔ)。為了加強(qiáng)對工程建設(shè)各階段合同資料的有序管理，保證歸檔合同和資料的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項(xiàng)目從工程立項(xiàng)開始，就應(yīng)按照國家合同管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實(shí)際情況，制定相應(yīng)的合同管理制度、措施。同時要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項(xiàng)目管理人員及合同人員在工程合同形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范合同資料的收集、整理，以保證工程自立項(xiàng)開始與合同跟蹤管理同步。

（三）加強(qiáng)對工程合同管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑合同管理工作的特點(diǎn)也有了新的變化，從而提高合同干部隊(duì)伍的管理水平也更加重要。合同管理人員的業(yè)務(wù)索質(zhì)包括服務(wù)意識、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平。合同管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識，認(rèn)清合同工作的意義和重要性。努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，要運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法，更好地服務(wù)于建筑工程合同管理工作。合同管理人員要更新觀念，提高認(rèn)識，變被動為主動，認(rèn)真領(lǐng)會和掌握有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運(yùn)用；要有較強(qiáng)的責(zé)任心，嚴(yán)把合同管理質(zhì)量關(guān)。

（四）建立健全規(guī)章制度，完善依法治檔體系。建筑施工企業(yè)大都呈現(xiàn)出投資主體、企業(yè)性質(zhì)、組織結(jié)構(gòu)和市場結(jié)構(gòu)的多元化特征，加上固有的分散、流動特點(diǎn)，再靠傳統(tǒng)的行政命令手段去推動合同管理工作顯然不行。為此，一方面應(yīng)繼續(xù)加強(qiáng)《檔案法》和適用規(guī)章制度的宣傳，讓依法治檔是維護(hù)國家利益、企業(yè)利益和職工權(quán)益的認(rèn)識深入到合同管理人員心中；另一方面，要抓緊清理健全相關(guān)的制度，建立與多元化特征相匹配的制度體系，制定現(xiàn)在缺失的制度，修訂或廢除不相宜的制度，建立起符合實(shí)際、相互聯(lián)系、共同遵守的合同檔案管理規(guī)范。

（五）充分利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開發(fā)建筑工程合同信息資源，做好合同信息統(tǒng)計(jì)工作。大力推行對縮微合同、磁介質(zhì)合同、電子文件合同在工程合同中運(yùn)用。當(dāng)前，多媒體電子文件合同管理已趨于成熟，近幾年在工程合同管理中采用autocad光盤技術(shù)。我們可以借鑒先進(jìn)管理方法，采用先進(jìn)技術(shù)，避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術(shù)已相當(dāng)普遍，國家又制定《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與合同管理要求》，使得工程建設(shè)合同管理中利用光盤塔或光盤庫載體進(jìn)行合同管理成為可能，成為項(xiàng)目合同管理的一個發(fā)展方向。近幾年，各個建設(shè)公司也開始對照片合同、錄像合同、紙質(zhì)合同制成多媒體和進(jìn)行光盤刻錄，對合同管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化作了有益探索。各部門還應(yīng)有效利用計(jì)算機(jī)資源，建立本部門的合同檢索系統(tǒng)。提高各部門（公司）的合同管理水平，提高各部門合同管理工作的協(xié)調(diào)工作能力，方便各部門（單位）對合同利用，藉以提高工作效率。按照合同的性質(zhì)和類型，收集整理的部門的合同資料，內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進(jìn)行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質(zhì)不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。

（六）及時做好合同的傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使合同的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時的對合同的增減變動及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解合同的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保合同的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效合同信息。

三、結(jié)束語

建筑建筑合同的管理是一項(xiàng)全面的、長期的、耐心細(xì)致的工作。要求管理人員在工作中程序上慎重、細(xì)節(jié)上穩(wěn)重，能夠熟悉各個合同的撰寫規(guī)范和要點(diǎn)，同時對工程各個環(huán)節(jié)還要有相當(dāng)高的認(rèn)識和理解才能做好。隨著電子合同管理等輔助工具的使用、合同管理人員自身素質(zhì)的不斷提升和合同管理理論的進(jìn)一步發(fā)展，相信建筑工程合同管理的工作強(qiáng)度會逐漸下降，合同管理工作的開展也會更加簡便、高效。

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篇5

高校合同關(guān)系與一般企業(yè)、公司合同關(guān)系最大的不同，是其在內(nèi)容上具有鮮明的特色，即主要是圍繞高校人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會服務(wù)、文化傳承等職能而進(jìn)行的基本建設(shè)、維護(hù)維修、物資采購、合作開發(fā)、合作研究、合作辦學(xué)、合作經(jīng)營、資產(chǎn)處置、融資、服務(wù)等活動，使高校與各市場主體之間產(chǎn)生了內(nèi)容各異的權(quán)利、義務(wù)關(guān)系。充分體現(xiàn)了高校的四大職能，即人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會服務(wù)、文化傳承職能。此外，與企業(yè)合同相比，高校合同一般還具有金額相對較小、種類相對較多、涉及經(jīng)辦部門相對較多等特點(diǎn)。因此，高校的合同管理具有其特殊性和復(fù)雜性。

二、高校合同管理的現(xiàn)狀分析

（一）合同風(fēng)險(xiǎn)意識不強(qiáng)，管理觀念淡薄

在合同管理的過程中，簽約責(zé)任人的法律觀念和風(fēng)險(xiǎn)意識，直接影響著以后合同管理的質(zhì)量和效率。由于高校不同于一般的企業(yè)法人，受傳統(tǒng)思維定勢的影響，管理者對學(xué)校合同管理重要性的認(rèn)識不足、風(fēng)險(xiǎn)意識不強(qiáng)、法律觀念相對淡薄。高校合同種類繁多，存在范圍廣，涉及周期長，所面臨風(fēng)險(xiǎn)的種類也是多樣的。合同談判簽約前，部分高校在對合同文本的合法性、合規(guī)性進(jìn)行必要的審核時，由于沒有設(shè)立專門的部門（機(jī)構(gòu)）和人員，審核往往難以做到嚴(yán)格把關(guān)。而在正式簽約時，又存在“應(yīng)付審計(jì)、走過場”的現(xiàn)象，草率簽訂合同，這就使得合同在簽訂之初就留下了較多的隱患，加大了法律風(fēng)險(xiǎn)。在合同履約過程中，缺乏必要的對履約情況進(jìn)行跟蹤、檢查、監(jiān)督。在合同履約完畢后，缺乏必要的績效評價(jià)機(jī)制。當(dāng)合同履約出現(xiàn)失誤時，也沒有相應(yīng)的追蹤問責(zé)體系，不易追究責(zé)任，更難挽回?fù)p失。

（二）合同多部門簽訂，無專門機(jī)構(gòu)管理

一些高校對合同管理重要性的認(rèn)識不足，缺乏統(tǒng)一歸口管理部門進(jìn)行集中管理，合同的責(zé)任歸屬不明確甚至是混亂，致使各部門之間各自為政，造成合同管理十分混亂。如：基建工程的勘察、設(shè)計(jì)、安裝、施工、監(jiān)理、檢測、以及影響房屋結(jié)構(gòu)的維修改造合同由基建部門或新校區(qū)建設(shè)辦公室管理；零星維修改造工程，包括水、電、設(shè)備、教室、學(xué)生宿舍維修改造等，合同由后勤或總務(wù)部門管理；資產(chǎn)的采購、處置，資產(chǎn)的出租出借及對外投資合同由資產(chǎn)管理部門管理；教材、教輔資料的采購合同，以及教育服務(wù)合同、聯(lián)合辦學(xué)合同由教學(xué)部門管理；圖書、期刊雜志、電子資源的采購合同由圖書館管理；融資合同由財(cái)務(wù)部門管理；科研合作、科技開發(fā)、科技咨詢、科技服務(wù)、成果轉(zhuǎn)讓合同由科技部門管理；開展國際（境外）合作辦學(xué)由外事部門管理等。這種由多部門分別進(jìn)行管理、簽訂的合同管理體制，當(dāng)產(chǎn)生履約糾紛、尤其是涉及多方主體時，各部門之間就難免地出現(xiàn)互相推諉扯皮現(xiàn)象，不利于及時、有效地解決問題。此外，合同的多部門管理、簽訂還會造成在合同歸檔過程中，合同及相關(guān)資料分散在學(xué)校的不同管理部門，一些合同文本和證據(jù)資料因不能及時歸檔和保存，或保存不善，甚至發(fā)生丟失，給高校帶來潛在的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)和法律糾紛隱患。

（三）合同內(nèi)容不夠嚴(yán)謹(jǐn)，未經(jīng)嚴(yán)格審核批準(zhǔn)

高校各類對外合同的簽訂，都必須嚴(yán)格依照《中華人民共和國合同法》等相關(guān)法律、法規(guī)，在全面、充分表達(dá)雙方真實(shí)意圖的基礎(chǔ)上，對合同的實(shí)質(zhì)性條款（包括附件）盡可能進(jìn)行完備地約定。由于高校的合同內(nèi)控制度建設(shè)比較滯后，在合同管理流程中，往往缺少關(guān)鍵的合同審核環(huán)節(jié)，由于沒有設(shè)立專門的部門（機(jī)構(gòu)）和人員，或由于合同審核人員專業(yè)知識的欠缺，或相關(guān)的法律知識不足，從而在審核中無法及時發(fā)現(xiàn)不當(dāng)或不利內(nèi)容和條款；也有的高校合同審核人員確實(shí)提出了恰當(dāng)?shù)男薷囊庖姡驗(yàn)閮?nèi)部部門之間溝通不暢，合同的經(jīng)辦人員沒有及時糾正這些不足。另外，業(yè)務(wù)主辦部門在實(shí)際簽訂合同時，有時礙于情面，或存在僥幸心理，自以為違約、糾紛不可能發(fā)生，覺得這類條款可有可無，忽視對違約責(zé)任、爭議解決等條款的約定。實(shí)際上，這些認(rèn)定違約責(zé)任、確定爭議解決辦法的條款正是日后處理合同糾紛的方法和依據(jù)，同時這些條款的存在，也可有效敦促雙方積極履行合同義務(wù)。

三、高校合同管理的對策分析

（一）加強(qiáng)教育，提高對合同管理工作的認(rèn)識

財(cái)政部于2012年11月29日了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》，要求各行政事業(yè)單位自2014年1月1日起施行，以進(jìn)一步提升高校內(nèi)部管理水平。高校合同管理是新時期高校依法治校的重要內(nèi)容，是高校內(nèi)部控制的重要組成部分，它直接規(guī)范著高校的對外經(jīng)濟(jì)行為。高校各級領(lǐng)導(dǎo)、各部門工作人員對合同管理工作的認(rèn)識提升以及他們的法制意識的增強(qiáng)是做好合同管理工作的重要保障。因此，應(yīng)對學(xué)校干部職工開展廣泛深入的普法宣傳教育，加強(qiáng)對專兼職合同管理人員的培訓(xùn)尤為重要與迫切。通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使他們進(jìn)一步增強(qiáng)法制觀念，依法履行管理職責(zé)；同時使廣大干部、職工認(rèn)識到，建立和完善合同管理機(jī)制，加強(qiáng)高校內(nèi)部控制，強(qiáng)化合同管理，是高校避免風(fēng)險(xiǎn)、提高經(jīng)濟(jì)效益、提升高校競爭力和發(fā)展?jié)摿Φ闹匾Ｕ希彩鞘袌鼋?jīng)濟(jì)的必然要求，對于在市場經(jīng)濟(jì)條件下維護(hù)學(xué)校的利益具有十分重要的意義。

（二）加強(qiáng)合同的制度化規(guī)范化管理

為保障合同在審核、簽訂、履行時以及出現(xiàn)糾紛后都能夠及時有效解決處理，不至于遇到問題束手無策，高校應(yīng)依據(jù)《合同法》等法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，建立健全一整套規(guī)章制度體系，制定一系列切實(shí)可行的高校合同管理制度，以加強(qiáng)合同的規(guī)范化管理，要從體制上、程序上、權(quán)限上規(guī)范和約束各職能部門履約的行為，以此規(guī)范學(xué)校的合同運(yùn)作和經(jīng)營行為。例如要完善簽訂合同的授權(quán)委托制度，防治受托權(quán)力的濫用和權(quán)力的過于集中，使學(xué)校法人代表———校長的授權(quán)委托行為規(guī)范化、合法化。同時還要建立和完善合同審核會簽制度、合同專用章使用管理制度、合同追蹤監(jiān)督體系、合同檔案查詢和保管管理制度等。通過一系列制度的精心制定、認(rèn)真執(zhí)行、監(jiān)督檢查，保證完整、準(zhǔn)確、全面履行合同，維護(hù)高校的合法權(quán)益。

（三）加強(qiáng)合同簽訂前的審核工作

合同訂立前，應(yīng)通過嚴(yán)格的審核會簽程序。合同審核可實(shí)行合同小組會簽制。小組成員可由業(yè)務(wù)主辦部門和相關(guān)職能部門如：校辦公室、招投標(biāo)辦、財(cái)務(wù)部門、紀(jì)檢審計(jì)等部門負(fù)責(zé)人以及相關(guān)專業(yè)人員組成。小組成員應(yīng)分工負(fù)責(zé)，密切配合，共同為維護(hù)學(xué)校經(jīng)濟(jì)利益把好關(guān)。可重點(diǎn)審核合同內(nèi)容的合法性、合規(guī)性。如當(dāng)事人的名稱、地址，合同標(biāo)的，質(zhì)量和數(shù)量，價(jià)款和酬金，付款的時間與方式，質(zhì)保金的收取與退還，后續(xù)的服務(wù)與維保，違約責(zé)任，解決爭議的方法等，是否都已在合同中具體載明清楚。審核合同時應(yīng)注意合同文字的規(guī)范、準(zhǔn)確，合同內(nèi)容在邏輯上應(yīng)保證前后一致，合同使用的概念切忌使用含混不清的語言，一個概念有多種解釋時要確定一種解釋避免糾紛。會審小組成員審核后應(yīng)在合同會審表上簽署意見。由業(yè)務(wù)主辦部門綜合以上專業(yè)意見拿出較成熟的方案，最后交校領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)。凡對外投資、融資、合作辦學(xué)以及學(xué)校資產(chǎn)聯(lián)合經(jīng)營等重大經(jīng)濟(jì)合同（50萬元或100萬元以上）和重要合同（具體金額由各校根據(jù)情況確定）應(yīng)請法律專業(yè)人員對合同的內(nèi)容、條款進(jìn)行咨詢把關(guān)并簽署意見，經(jīng)分管校領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)校長辦公會或?qū)W校黨委會審定后簽訂。高校在簽訂合同時不僅要講正面的合作，更要強(qiáng)調(diào)反面的責(zé)任。只有這樣，一旦發(fā)生合同違約時，才能確保高校合法權(quán)益不受損失。

（四）加強(qiáng)合同履行的監(jiān)督跟蹤管理

學(xué)校合同一旦訂立，就要開始履行。在此過程中，最重要也是最根本的是加強(qiáng)管理，提高執(zhí)行力，確保全面按時履約。相關(guān)部門要各司其責(zé)，業(yè)務(wù)主辦部門應(yīng)對合同履行情況進(jìn)行實(shí)時跟蹤監(jiān)督，指定專人跟蹤監(jiān)督合同的履行情況，按合同約定條款組織實(shí)施，對工程、物資、設(shè)備的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督檢查，嚴(yán)格監(jiān)督合同履行過程中是否按照合同規(guī)定辦理驗(yàn)收手續(xù)。涉及到合同中的付款條款，需經(jīng)雙方確認(rèn)后，由業(yè)務(wù)主辦部門辦理付款申請手續(xù)。學(xué)校財(cái)務(wù)部門應(yīng)依據(jù)合同履行收付款職責(zé)，并按審批權(quán)限，經(jīng)申請人、業(yè)務(wù)主辦部門負(fù)責(zé)人、審計(jì)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字，報(bào)主管該項(xiàng)目的校領(lǐng)導(dǎo)審批、簽字確認(rèn)后辦理款項(xiàng)結(jié)算，杜絕違反合同規(guī)定超進(jìn)度付款現(xiàn)象的發(fā)生。監(jiān)察、審計(jì)部門應(yīng)認(rèn)真履行督查職責(zé)，保障學(xué)校合法權(quán)益不受損失。如屬相關(guān)部門履行不當(dāng)造成損失的，應(yīng)追究相關(guān)部門或相關(guān)人員的責(zé)任。

（五）加強(qiáng)合同檔案的歸檔管理

高校要建立和完善合同檔案管理制度。合同歸檔可由校辦公室作為歸口管理部門，具體負(fù)責(zé)合同的歸檔、管理、查詢工作。校辦公室應(yīng)安排專人對合同檔案進(jìn)行整理、加工，對所有合同統(tǒng)一編號、分類歸檔、匯總列表備查。合同履行完畢后，業(yè)務(wù)主辦部門應(yīng)及時按檔案管理要求進(jìn)行整理，移送校辦檔案管理部門，不得隨意處置、銷毀或遺失。每一份合同正本、副本以及合同審核、會簽過程中提出的修改意見及與之相關(guān)的附件（如傳真件、文書、圖表等），變更、解除合同的協(xié)議（包括文書、電傳等）等資料，授權(quán)委托書、合同分批履行的情況記錄等材料均需妥善處理、及時整理歸檔，建立合同管理登記臺賬，為以后各方查閱使用提供方便。各部門因工作需要借用合同復(fù)印件，應(yīng)由借用部門負(fù)責(zé)人簽字，分管校領(lǐng)導(dǎo)審批。校辦檔案管理部門負(fù)責(zé)及時收回借出的合同。各部門應(yīng)對合同進(jìn)行保密，校辦合同管理人員不得擅自將合同（原件或復(fù)印件）借給外部門（個人），也不得泄漏合同內(nèi)容。

四、總結(jié)

篇6

【關(guān)鍵詞】合同管理 法律風(fēng)險(xiǎn) 防范

一、企業(yè)合同管理法律風(fēng)險(xiǎn)的概念

企業(yè)合同管理是指企業(yè)及所屬單位對自身為當(dāng)事人的合同進(jìn)行簽訂、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、中止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)是指在企業(yè)在經(jīng)營的過程中，由于內(nèi)部或外部的原因未按照法律規(guī)定或合同約定行使權(quán)力、履行義務(wù)，給企業(yè)帶來法律后果的可能性。本文所研究的企業(yè)合同管理法律風(fēng)險(xiǎn)是指企業(yè)在合同管理的過程中，由于內(nèi)、外部因素的影響導(dǎo)致實(shí)際的履行情況與預(yù)期的合同管理目的發(fā)生不一致的可能性，這種可能性會給企業(yè)帶來一定的法律后果。

二、企業(yè)合同管理法律風(fēng)險(xiǎn)的現(xiàn)狀分析

1.法律風(fēng)險(xiǎn)防范意識低。一些企業(yè)機(jī)構(gòu)和崗位設(shè)置存在空缺，法律意識薄弱，對法律風(fēng)險(xiǎn)以及造成的影響認(rèn)識不足，一旦風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生，企業(yè)只能作為“消防員”事后補(bǔ)救。還有一些企業(yè)合同管理制度不健全。企業(yè)合同管理缺乏制度支撐，沒有規(guī)范合同管理的體系，無法防范合同風(fēng)險(xiǎn)，給企業(yè)帶來不利的法律后果。

2.合同訂立管理不規(guī)范

第一，缺乏對合同對方當(dāng)事人的資信調(diào)查。企業(yè)在訂立管理的過程中，對合同對方當(dāng)事人的資信調(diào)查是保證合同順利履行的前提，如果發(fā)現(xiàn)合同對方當(dāng)事人主體資格、履約能力、誠信情況、財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營能力存在缺陷，應(yīng)立即采取相應(yīng)措施，降低法律風(fēng)險(xiǎn)，避免損失的發(fā)生。

第二，合同文本不規(guī)范。企業(yè)的合同文本應(yīng)該文字規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)、表述準(zhǔn)確、具體，但有些企業(yè)為了追求所謂的效率，合同條款約定不明，合同文本不規(guī)范，導(dǎo)致企業(yè)合法權(quán)益受到損害的時候無法主張權(quán)利。

第三，合同的簽訂主體設(shè)置不當(dāng)。有些企業(yè)簽訂合同是往往是合同雙方的代表人負(fù)責(zé)簽字，而不是法定代表人或者負(fù)責(zé)人，對簽訂主體和合同主體的法律關(guān)系認(rèn)識不清。一旦代表人無授權(quán)或授權(quán)不明，就會導(dǎo)致合同因無權(quán)或超越權(quán)限處于效力不確定的狀態(tài)。

3.合同履行管理不規(guī)范

第一，合同履行進(jìn)度管理不規(guī)范。合同履行進(jìn)度管理是合同目的實(shí)現(xiàn)的過程，只有控制過程才能把握結(jié)果。但有些企業(yè)不注重合同變更、交貨、付款、提貨、收款等基本的合同履行情況信息，不及時做好書面記錄，使企業(yè)承擔(dān)不必要的損失。

第二，合同檔案管理不規(guī)范。一些企業(yè)不注重檔案管理，對于合同訂立、履行的相關(guān)證據(jù)材料保管不當(dāng)，一旦發(fā)生糾紛，企業(yè)會因無法找到有利的書面證據(jù)，而導(dǎo)致不利的法律后果。

第三，合同糾紛管理不規(guī)范。合同糾紛的解決途徑無外乎協(xié)商、調(diào)解、訴訟、仲裁四種方式。企業(yè)通過哪種途徑解決糾紛應(yīng)依據(jù)合同糾紛性質(zhì)而定，不能一味的追求一種解決方式，每種解決方式產(chǎn)生的法律風(fēng)險(xiǎn)是不同的。

三、企業(yè)合同管理法律風(fēng)險(xiǎn)與防范的建議

1.合同管理模式設(shè)置中的法律風(fēng)險(xiǎn)與防范

第一，健全管理機(jī)構(gòu)。企業(yè)的合同管理應(yīng)實(shí)行“合同管理部門統(tǒng)一歸口管理與各合同承辦部門分級管理相結(jié)合的管理體制”。合同管理既要注重動態(tài)管理，也要注重靜態(tài)管理，不僅需要企業(yè)法律部門還需要各個層級的人員與部門的共同參與，各部門各司其職，分工負(fù)責(zé)。

第二，合同管理人員的選配。合同管理人員必須具備一定的法律知識，精通法律法規(guī)，熟悉公司的經(jīng)營管理流程。合同管理人員不能完全由法律專業(yè)人士負(fù)責(zé)，必要時可根據(jù)企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r、業(yè)務(wù)方位選配專業(yè)人員進(jìn)行輔助，達(dá)到取長補(bǔ)短的作用。

第三，合同管理流程體系的完善。企業(yè)內(nèi)部的合同管理流程并非越緊密越完善，太過細(xì)致導(dǎo)致企業(yè)反映速度降低，但是太過籠統(tǒng)又會缺乏跟蹤把關(guān)，將潛在的風(fēng)險(xiǎn)變?yōu)閷?shí)際的損失。一套有效的合同管理流程應(yīng)針對企業(yè)的實(shí)際情況，結(jié)合企業(yè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置對針對合同履行過程存在的異常情況做出快速的反應(yīng)，有效降低企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)。

2.合同訂立管理中的風(fēng)險(xiǎn)防范

第一，對方合同對方當(dāng)事人的審查。合同對方當(dāng)事人的審查包括對合同對方當(dāng)事人的證照、合同履約能力、資信情況、財(cái)務(wù)履行狀況、誠信情況的審查。企業(yè)可以建立合同對方當(dāng)事人準(zhǔn)入制度，使之規(guī)范化。

第二，合同授權(quán)委托管理。一方面，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)合同對方當(dāng)事人委托人的審核。合同對方委托人必須經(jīng)過法定代表人或負(fù)責(zé)人的授權(quán)，證明其事項(xiàng)、權(quán)限和期限，并應(yīng)保存授權(quán)委托書的原件；另一方面，企業(yè)應(yīng)建立合同授權(quán)委托制度。

第三，完善合同文本。企業(yè)要結(jié)合企業(yè)實(shí)際，組織合同管理部門、合同承辦部門等專業(yè)、非專業(yè)人員制定符合企業(yè)的制式合同文本。合同文本要內(nèi)容合法完備，權(quán)利義務(wù)對等，違約責(zé)任具體，文字表達(dá)清楚，保證風(fēng)險(xiǎn)可控的基礎(chǔ)上可重復(fù)使用。

3.合同履行管理的法律風(fēng)險(xiǎn)與防控

第一，合同履行進(jìn)度中的法律風(fēng)險(xiǎn)與防控。合同履行應(yīng)全面適當(dāng)履行，合同履行期間，企業(yè)要嚴(yán)格按照合同的約定履行合同義務(wù)，及時主張合同權(quán)利，跟蹤合同履行過程中合同相對方的履約情況，采取有效措施解決合同履約過程中出現(xiàn)的非正常履約情況，控制和降低合同風(fēng)險(xiǎn)。

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關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;合同管理;內(nèi)部控制;建議

所謂合同主要是指在平等的當(dāng)事人之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系方面的協(xié)議，又稱為協(xié)議、契約。合同作為一種民事法律行為，是當(dāng)事人雙方根據(jù)某一事項(xiàng)進(jìn)行協(xié)商后的必然產(chǎn)物。一般而言，依法成立的合同從成立之日起生效，具有較強(qiáng)的法律約束力。行政事業(yè)單位的合同管理主要是為了合理實(shí)現(xiàn)本單位合同目標(biāo)、充分維護(hù)單位合法權(quán)益、有效降低合同風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生、不斷提升行政事業(yè)單位公共服務(wù)效率、同時防止出現(xiàn)合同舞弊、預(yù)防腐敗問題發(fā)生的一項(xiàng)綜合性管理活動。

一、行政事業(yè)單位訂立的合同種類

行政事業(yè)單位訂立的合同種類有很多，根據(jù)合同內(nèi)容主要分為：買賣合同、供水供電供氣合同、借款合同、贈與合同、租賃合同、融資租賃合同、建設(shè)工程合同、運(yùn)輸合同、技術(shù)合同、委托合同等多種類型。其中買賣合同主要指單位采購辦公用品與設(shè)備、專用設(shè)備、無形資產(chǎn)、存貨等簽訂的合同;租賃合同主要是指出租人將資產(chǎn)交付給承租人使用或經(jīng)營，承租人支付租金，雙方簽訂的合同;技術(shù)合同主要是指單位就技術(shù)開發(fā)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、技術(shù)服務(wù)與咨詢等確立的合同。

二、行政事業(yè)單位合同管理內(nèi)部控制中存在問題分析

行政事業(yè)單位為了保障機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)，履行各項(xiàng)職能，并更好地為社會提供公共服務(wù)，參與了眾多經(jīng)濟(jì)活動，與不同的單位簽訂不同類型的合同，但在經(jīng)濟(jì)合同管理過程中，也存在一些問題，主要包括以下方面：

（一）沒有統(tǒng)一歸口管理

1.未明確經(jīng)濟(jì)合同歸口管理部門。《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》第五十四條規(guī)定“單位應(yīng)當(dāng)對合同實(shí)施歸口管理…”。由于經(jīng)濟(jì)合同涉及面廣、內(nèi)容復(fù)雜、專業(yè)性較強(qiáng)，行政事業(yè)單位對合同管理往往較為分散，由業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、政府采購部門、法務(wù)部門等分頭負(fù)責(zé)，對合同管理中的一些重要事項(xiàng)，如建立評審專家?guī)臁⒔M織專業(yè)的談判小組對重大合同進(jìn)行商務(wù)談判、部門間的溝通等，缺乏相應(yīng)的部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)，整體管理水平難以提高。

2.合同檔案未歸口管理。一是有的單位沒有對合同檔案進(jìn)行歸口管理，檔案分散在各個業(yè)務(wù)處室，導(dǎo)致難以掌握合同簽訂、履行的整體情況;二是單位各部門合同檔案管理水平參差不齊，甚至遺失合同資料。合同檔案包括合同審批流轉(zhuǎn)手續(xù)、合同正本、合同前期調(diào)研、招標(biāo)、認(rèn)價(jià)等材料，全面反映了整個經(jīng)濟(jì)活動的詳細(xì)情況，檔案管理不規(guī)范，對合同簽訂監(jiān)督以及合同執(zhí)行的跟蹤管理都十分不利。

（二）對合同事前審視不夠

1.采購需求審查不到位。根據(jù)《采購法實(shí)施條例》（國務(wù)院令第658號）要求，采購前采購人應(yīng)制定明確的采購需求，并且加以論證，專業(yè)性較強(qiáng)的還需請專家論證。有的行政事業(yè)單位在采購前開展的工作尚未達(dá)到此要求，對事項(xiàng)的認(rèn)定往往比較粗放，對如何制定、論證、提交和審查采購需求未做明確要求，也沒有相關(guān)責(zé)任規(guī)定，源頭管理不嚴(yán)，弱化了后續(xù)監(jiān)督，可能導(dǎo)致合同效益不高。

2.缺少必要的前期審查。這主要是由于缺乏必要的市場調(diào)研，同時對簽訂合同的主體缺乏專門的資格審查等造成的。合同簽訂前，對合同另一方的誠信度、履約能力、資質(zhì)等情況未做詳實(shí)調(diào)查了解，給合同履行埋下了隱患，增大了單位可能承擔(dān)損失的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）合同書面簽訂不規(guī)范、不完整

1.合同條款不嚴(yán)謹(jǐn)。存在合同條款有漏洞，關(guān)鍵事項(xiàng)約定不明的現(xiàn)象。有的合同到財(cái)務(wù)付款審查時才發(fā)現(xiàn)分期付款金額加總與合同總金額不相符，合同支付方式、票據(jù)提供等難以實(shí)現(xiàn)。

2.雙方簽名及簽訂時間不明確。在合同具體簽訂時，存在雙方簽名、簽訂日期欄空白的情況，易產(chǎn)生誤解，給合同執(zhí)行帶來隱患，如發(fā)生違約將對維權(quán)產(chǎn)生不利影響。

（四）合同管理與財(cái)務(wù)管理相分離

合同簽訂、履行等信息往往只有具體執(zhí)行部門了解，財(cái)務(wù)部門未能及時跟進(jìn)，如合同簽訂后，往往是等到結(jié)算時，才會向財(cái)務(wù)部門提交合同副本和相關(guān)單據(jù)申請付款，有的合同事項(xiàng)并未列入年初預(yù)算，導(dǎo)致合同履行時需申請調(diào)整預(yù)算，既不利于工作開展，耽誤工作進(jìn)程，也加大了預(yù)算執(zhí)行難度。在行政事業(yè)的財(cái)務(wù)管理體系中，合同管理是非常重要的環(huán)節(jié)，如果財(cái)務(wù)部門不能及時對合同的簽訂、履約、收付款情況等進(jìn)行監(jiān)督，將增大單位承擔(dān)經(jīng)濟(jì)損失的風(fēng)險(xiǎn)。

三、建議

針對上述行政事業(yè)單位在合同管理內(nèi)部控制中存在的問題，提出以下建議。

（一）理順管理機(jī)制，明確職責(zé)分工

1.明確合同歸口管理部門。根據(jù)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》（財(cái)會〔2012〕21號）第五十四條規(guī)定“單位應(yīng)當(dāng)對合同實(shí)施歸口管理…”的要求，結(jié)合單位管理體制，明確部門（如法務(wù)部門）負(fù)責(zé)牽頭組織梳理、完善管理制度，保管合同檔案，組織重大經(jīng)濟(jì)合同談判、管理合同專用章等，實(shí)現(xiàn)合同歸口管理，

2.明確各方職責(zé)，建立溝通機(jī)制。明確業(yè)務(wù)部門、合同歸口管理部門，以及財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門在合同管理中的職責(zé)，同時建立溝通機(jī)制，部門之間定期核對合同簽訂、履行與支付情況。

3.完善管理制度并貫徹執(zhí)行。結(jié)合現(xiàn)行法律法規(guī)要求，出臺或修訂制度明確合同管理各方的職能職責(zé)、簽訂經(jīng)濟(jì)合同的范圍與條件，合同審批權(quán)限等，并對經(jīng)濟(jì)活動關(guān)鍵環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)具體流程，明確要求，規(guī)范實(shí)施。

4.加強(qiáng)合同檔案管理。合同歸口管理部門應(yīng)定期整理更新、報(bào)告合同簽訂與履行情況，同時各部門均應(yīng)建立職責(zé)范圍內(nèi)的合同臺賬。

（二）強(qiáng)化源頭管理，加強(qiáng)對合同的事前調(diào)研

1.強(qiáng)化采購需求審查。采購活動實(shí)施前應(yīng)制訂采購需求，進(jìn)行立項(xiàng)審查，對采購目標(biāo)、服務(wù)要求等進(jìn)行前期論證，對于涉及較高專業(yè)技術(shù)、法律關(guān)系復(fù)雜的合同，必須組織相關(guān)技術(shù)專家、法律專家、財(cái)會專家等進(jìn)行論證，力求使采購需求切合實(shí)際，避免出現(xiàn)重復(fù)建設(shè)、資源浪費(fèi)，并充分了解市場信息進(jìn)行合理估價(jià)，根據(jù)金額大小及重要程度，分級進(jìn)行立項(xiàng)審批。

2.加強(qiáng)合同簽訂前期審查。雖然行政事業(yè)單位實(shí)行政府采購，但是為了降低風(fēng)險(xiǎn)，合同簽訂前應(yīng)對簽訂合同的對方當(dāng)事人的誠信狀況、資質(zhì)情況、履約情況、獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的能力等進(jìn)行充分調(diào)查，并對其資金情況、專業(yè)技術(shù)能力、產(chǎn)品質(zhì)量保障、合同簽訂價(jià)格等多方面進(jìn)行分析、比較、論證、調(diào)研。

（三）加強(qiáng)合同審查，強(qiáng)化監(jiān)督

1.加強(qiáng)合同審查。合同簽訂過程中，嚴(yán)格按流程進(jìn)行審批;嚴(yán)格審查合同文本，明確約定事項(xiàng);規(guī)范、完整簽署合同，避免出現(xiàn)漏洞，留下隱患。

2.強(qiáng)化合同執(zhí)行評價(jià)及監(jiān)督。根據(jù)不同的合同類型制定相應(yīng)的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，對合同進(jìn)度、完成情況、預(yù)期效果等按期進(jìn)行評估，強(qiáng)化對合同履行情況的管理與控制，及時發(fā)現(xiàn)在合同履行過程中出現(xiàn)的問題并予以糾正。另外，通過審計(jì)等手段規(guī)范合同簽訂行為、提高合同管理水平。

（四）認(rèn)真編制政府采購預(yù)算

隨著新《預(yù)算法》的頒布，以及各項(xiàng)政府采購規(guī)章制度的出臺，預(yù)算管理、政府采購管理、合同管理有機(jī)結(jié)合起來，政府采購預(yù)算是行政事業(yè)單位部門預(yù)算的重要組成內(nèi)容，是簽訂經(jīng)濟(jì)合同的依據(jù)，預(yù)算編制時一定要遵循精細(xì)化、實(shí)事求是、科學(xué)有據(jù)的原則，為預(yù)算執(zhí)行打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，為合同簽訂提供有力支撐。

（五）加大合同成果利用

加大合同后續(xù)跟蹤管理，保障合同成果有效利用，充分發(fā)揮財(cái)政資金效益。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊軍，陳春俠.科研事業(yè)單位實(shí)行政府采購存在等問題及對策探討[J].交通財(cái)會，2012（03）.

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一、開展民生檔案工作面臨的問題

一是全社會對民生檔案工作的認(rèn)識不平衡，沒有引起完全的重視；二是檔案基礎(chǔ)設(shè)施滯后，特別是基層檔案室，對檔案的保護(hù)保管經(jīng)費(fèi)投入不足，體現(xiàn)在設(shè)施設(shè)備老化、配套不齊，一些部門甚至是把檔案放在存舊的柜子里，不講究檔案室房間的選擇，沒有做好檔案保管通風(fēng)隔光、消毒等必要的工作，很難以適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要，只講完成任務(wù)不講究檔案的質(zhì)量，無法體現(xiàn)檔案的利用價(jià)值；三是檔案干部隊(duì)伍不穩(wěn)定，沒有專門的檔案工作者，多數(shù)是兼職，業(yè)務(wù)水平不高，很難適應(yīng)新時期對檔案工作的要求；四是意見不成熟，方法不統(tǒng)一，沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化指導(dǎo)性意見，導(dǎo)致檔案部門的工作滯后，在指導(dǎo)規(guī)范民生檔案工作上力度不夠。

二、采取措施開展民生檔案工作

(一)抓思想認(rèn)識，拓展服務(wù)民生的渠道

近年來，各單位普遍重視檔案工作，檔案工作在促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會穩(wěn)定等方面發(fā)揮著越來越重要的作用。但是，面對民生檔案工作這個概念很模糊，對民生檔案工作的開展沒有引起重視，根據(jù)國家檔案局關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見，檔案工作服務(wù)民生、服務(wù)人民群眾，是檔案部門在新的歷史時期的重要任務(wù),從貫徹落實(shí)黨的十七大精神的高度，將檔案工作主動融入到關(guān)注民生，服務(wù)民生的各個領(lǐng)域，把惠及百姓的方針政策作為開展民生檔案工作的突破口，抓緊、抓實(shí)、抓好，使民生檔案工作深入人心，切切實(shí)實(shí)地為人民群眾解決一些問題。一是利用“解放思想、擴(kuò)大開放”大討論活動的有利契機(jī)，圍繞民生檔案這個主題開展大討論活動，梳理出開展我區(qū)民生檔案工作的措施和方法，積極建言獻(xiàn)策，出點(diǎn)子、找路子，確保民生檔案事業(yè)與本地區(qū)、本部門經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和其他業(yè)務(wù)工作同步推進(jìn)，建立起與區(qū)域性中心城市和渝東南經(jīng)濟(jì)中心相適應(yīng)的檔案工作管理體系；二是抓典型，進(jìn)行宣傳動員，引用其它區(qū)縣的成功經(jīng)驗(yàn)，組織涉及民生檔案的重要行業(yè)和部門開展考察學(xué)習(xí)，開拓眼界、增強(qiáng)認(rèn)識，樹立多渠道服務(wù)民生的理念，營造開展民生檔案工作的良好氛圍，突出民生檔案在檔案資源體系建設(shè)中的重要地位，為全區(qū)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展注入新的活力。

(二)積極開展民生檔案調(diào)研工作

緊緊圍繞人民群眾的切身利益，及時對散存在各行各業(yè)的關(guān)于民生問題的相關(guān)資料收集齊全，扎實(shí)開展民生檔案的調(diào)研和嚴(yán)格歸檔工作。一是對涉及民生的重要單位開展專項(xiàng)調(diào)查，摸清情況，做好民生檔案的登記工作; 二是在審核涉及民生檔案部門的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》過程中，將民生文件材料是否納入歸檔范圍，作為審核的重點(diǎn)內(nèi)容之一，確保民生檔案及時建檔，有效管理。

(三)健全民生檔案管理的法規(guī)

一是區(qū)檔案局與相關(guān)部門共同研究，聯(lián)合制定辦法，采取有力措施，把相關(guān)單位的民生檔案工作納入檔案行政執(zhí)法檢查范圍，制定考核辦法，嚴(yán)格逗硬獎懲，對不合符規(guī)范和沒有按要求整理的，通報(bào)并限期糾正；二是以強(qiáng)化行政職能為契機(jī)，加強(qiáng)檔案法制化建設(shè)，構(gòu)建民生檔案法制監(jiān)管和利用體系，嚴(yán)防丟失、損壞和泄密等安全事件發(fā)生，確保民生檔案安全有效，推動民生檔案工作逐步走上法制化軌道。

(四)建立覆蓋人民群眾檔案資源體系，確保民生檔案齊全完整

1、要積極開展民生檔案建檔工作

民生檔案大多是在社會管理中形成的專門檔案。區(qū)檔案局要統(tǒng)籌規(guī)劃，加強(qiáng)監(jiān)督，本著“以改善民生為重點(diǎn)的社會建設(shè)開展到哪里，民生檔案工作就延伸到哪里”的原則，從源頭抓起，積極指導(dǎo)建立民生檔案。各民生檔案管理部門和單位要抓好民生檔案的收集工作，確保各個行業(yè)、部門形成的民生檔案及時建檔、有效管理、齊全完整，不流失、不散落，為服務(wù)民生提供真實(shí)可靠的信息來源。

2、要突出民生檔案建設(shè)重點(diǎn)

以強(qiáng)化民生檔案建設(shè)為中心，指導(dǎo)建立不同種類的民生檔案，隨著社會主義新農(nóng)村建設(shè)、西部大開發(fā)等各項(xiàng)惠民政策的不斷深入開展，涉及到群眾的方方面面，特別是各街道、鎮(zhèn)鄉(xiāng)等單位和部門，直接與老百姓打交道，直接為人民群眾解難事，辦實(shí)事，一是抓好農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案，鞏固發(fā)展鄉(xiāng)村檔案，推廣建立村情檔案，將計(jì)劃生育檔案、土地（山林）承包（延包）合同檔案、土地流轉(zhuǎn)合同檔案、宅基地檔案、農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案、新型合作醫(yī)療保險(xiǎn)檔案、失地農(nóng)民檔案和農(nóng)村換屆選舉檔案等列為管理重點(diǎn)。二是切實(shí)抓好與群眾自身利益密切相關(guān)社會保險(xiǎn)檔案、就業(yè)人員檔案、失業(yè)人員檔案、房地產(chǎn)檔案、婚姻檔案、城市拆遷檔案、公證檔案、環(huán)境監(jiān)測檔案、學(xué)籍檔案和企業(yè)職工檔案等重點(diǎn)民生檔案的建設(shè)，明確責(zé)任，規(guī)范管理。三是抓好 社區(qū)檔案，建立完善社區(qū)人口管理檔案、困難家庭和低保對象檔案、再就業(yè)檔案、居民健康保健檔案、特殊群體檔案及社會救助等方面的檔案建設(shè)和管理。

3、要建立健全民生檔案管理制度

各部門要采取相應(yīng)的辦法措施，將各類民生檔案的管理納入檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)范疇，建立完備的民生檔案管理制度。進(jìn)一步規(guī)范民生檔案歸檔機(jī)制，完善歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求等制度，報(bào)區(qū)檔案局審核。

4、建立適應(yīng)民生需求的檔案資源體系

要加強(qiáng)檔案館民生檔案資源建設(shè)。區(qū)檔案館要以民生需求為導(dǎo)向，積極調(diào)整館藏收集范圍，不斷整合各類民生檔案資源，建立面向民生的多元化檔案資源體系，對分散在各個領(lǐng)域的與民生有關(guān)的檔案進(jìn)行整合，將具有查考價(jià)值的民生檔案按照有關(guān)規(guī)定移交區(qū)檔案館，為服務(wù)民生準(zhǔn)備充足的檔案資源。

(五)強(qiáng)化民生檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高民生檔案的質(zhì)量

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在過去的幾十年里，多數(shù)事業(yè)單位由于其自身性質(zhì)，對生產(chǎn)成果業(yè)績考核工作并不重視，相應(yīng)的工作檔案的記錄缺乏完善記錄，經(jīng)常導(dǎo)致脫檔、死檔、虛假檔案的情況存在，再加之人事檔案中相關(guān)材料并不完善，使人事檔案的使用價(jià)值受到影響，造成檔案利用率較低。

2、檔案管理模式的創(chuàng)新需求

信息化時代，事業(yè)單位企業(yè)化改革在一定程度上推動了傳統(tǒng)干部人事檔案管理模式的改革。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，人事檔案數(shù)據(jù)庫的建立能夠讓企業(yè)及員工通過該平臺及時方便地獲取實(shí)時檔案信息，實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)繁瑣冗雜低效的傳統(tǒng)時代到清晰、快捷、高效的檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，這將讓人事檔案管理更加專業(yè)化、規(guī)模化。在企業(yè)化改革的背景下，相對于過去事業(yè)單位單一的人事檔案管理模式，未來的檔案管理模式需要不斷的順應(yīng)時展，需要以數(shù)字化、多元化、綜合化趨勢為主。在企業(yè)生產(chǎn)過程中人動不可避免，同時隨著企業(yè)化改革的不斷推進(jìn)，企業(yè)員工的綜合能力將越發(fā)受到重視，那么將個人德行、工作業(yè)績、主要成果作為檔案記錄的主要內(nèi)容，有利于建立完善綜合檔案管理模式。綜合性檔案應(yīng)該在原有的檔案基礎(chǔ)上盡可能詳細(xì)地記錄員工的履歷情況，掌握更為充分、豐富的資料，以便企業(yè)了解員工信息，使之在員工的業(yè)績考核、崗位調(diào)整的過程中對其作出客觀、準(zhǔn)確、綜合的判斷，以適應(yīng)企業(yè)對于人才多元化需求。

3、關(guān)于人事檔案管理創(chuàng)新的若干思考

3.1人事檔案材料篩選

知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展時代，人事檔案需要全面反映的員工個人的履歷情況。一份完整的人事檔案應(yīng)具有業(yè)務(wù)、任務(wù)及合同等幾個方面的檔案材料。其中業(yè)務(wù)檔案應(yīng)全面反映出員工德行、才能、業(yè)績等情況，任務(wù)檔案方面要表現(xiàn)員工主要的成就、業(yè)績，合同檔案方面要維護(hù)勞資雙方的權(quán)益。作為負(fù)責(zé)檔案管理的人力資源部門，應(yīng)以我國相關(guān)法律文件為依據(jù)，保證所保存的檔案材料的真實(shí)性。對接收放出的檔案材料內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格確認(rèn)，并根據(jù)審查結(jié)果對材料有針對性的篩選，保證檔案材料的真實(shí)性、價(jià)值性，并做好歸檔工作。有效鑒別檔案管材料是檔案管理工作者的職責(zé)所在，這就要求檔案管理者在篩選整理人事檔案材料同時要熟記檔案材料的相關(guān)各項(xiàng)政策法規(guī)以及材料收集范圍，對鑒別人事檔案材料的各項(xiàng)規(guī)定爛熟于心，保證材料質(zhì)量以及材料真實(shí)性，提高其使用的價(jià)值。

3.2建立檔案管理新模式

在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)信息化時代，人事檔案管理新體系應(yīng)主要依據(jù)我國的人事檔案管理體系分類、分層次的對檔案分類管理。結(jié)合我國當(dāng)前人事檔案發(fā)展情況，綜合健全的檔案管理模式應(yīng)具備宏觀與微觀相結(jié)合、整體與細(xì)節(jié)的結(jié)合。以陜西某地勘集團(tuán)為例，該單位作為國有大型企業(yè)公司，該集團(tuán)的人事檔案管理工作需要做到各子公司、分支機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一，即在集團(tuán)公司統(tǒng)一的人事檔案管理制度的指導(dǎo)下，各單位、部門根據(jù)自身的特點(diǎn)制定相應(yīng)的部門人事檔案管理規(guī)定。同時在進(jìn)行檔案管理工作時可借助網(wǎng)絡(luò)手段，實(shí)現(xiàn)對集團(tuán)公司及下屬子公司人力資源的全面了解。現(xiàn)今企業(yè)人事檔案管理通過利用多媒體、指紋、聲音等現(xiàn)代科技手段，在一定程度上彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案材料的不足。企業(yè)單位在查看所需人事檔案材料時，可通過系統(tǒng)檢索、關(guān)鍵詞搜索等方式全面直觀了解所需人才的資料。網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛運(yùn)用，可以為單位提供優(yōu)秀、高質(zhì)量的人力資源信息服務(wù)，同時提高了人事檔案管理工作者工作效率，這是當(dāng)今信息技術(shù)運(yùn)用對人事檔案創(chuàng)新管理的又一大優(yōu)勢。

3.3強(qiáng)力推動改革工

篇10

自2001年我國加入WTO以來，我國經(jīng)濟(jì)就持續(xù)快速增長。現(xiàn)代的企業(yè)為更好地發(fā)展，追求自身效益的最大化，則需要不斷完善自身的經(jīng)營管理以及加強(qiáng)與外界市場的交流與合作，而合同作為企業(yè)與其他企業(yè)單位交流合作的一種載體，因而合同管理的好壞就影響著企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展?fàn)顩r。合同約束了雙方的權(quán)利與義務(wù)，同時合同管理需要實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)防控、合規(guī)、效率三大目標(biāo)。

一、企業(yè)合同管理中存在的常見問題

1.就合同自身而言，合同主體不同，文字不夠嚴(yán)謹(jǐn)，這些都屬于合同在編制過程中出現(xiàn)的問題。企業(yè)在編制合同時，基本上都是從自身利益出發(fā)，用合同來行使自己的權(quán)利和明確對方的義務(wù)。所以，在編制過程中常常出現(xiàn)一些字義不明的情況，含糊其辭。在合同執(zhí)行過程中，當(dāng)雙方出現(xiàn)一些矛盾向當(dāng)?shù)厝嗣穹ㄔ浩鹪V時，這時一份合同的重要性顯而易見。

2.對簽訂合同雙方的情況不夠明確。在簽訂合同之前，企業(yè)對合同相對人的認(rèn)識較為片面，如對合同相對人的信用情況、資金狀況及履行合同的能力等了解不夠全面，導(dǎo)致雙方在后期對合同的履行情況都不理想，最終可能導(dǎo)致合同糾紛。

3.對合同的履行過程和履行結(jié)果監(jiān)管不嚴(yán)。在當(dāng)代企業(yè)，大部分的管理人員對合同管理的重要性認(rèn)識不夠深刻，他們認(rèn)為合同僅僅是一種形式問題。因此在簽訂合同之后，雙方合作沒有完全按照合同規(guī)定行使權(quán)力和履行義務(wù)，所以也不能達(dá)到預(yù)期的效果。同時，企業(yè)的法律顧問對合同的履行狀況也是不清不楚。

4.企業(yè)合同管理制度不健全，缺乏對合同的專業(yè)存檔管理。由于企業(yè)合同管理制度的不健全，在合同管理過程中往往會連帶出一些后續(xù)問題，可具體表現(xiàn)為在人員安排上，沒有專業(yè)的人員任職、在職人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)和法律素養(yǎng)而且其管理職責(zé)不明確。其次在后期工作中，企業(yè)對合同履行狀況的監(jiān)管機(jī)制不完善以及合同專業(yè)存檔保存制度不健全。出現(xiàn)合同糾紛，未能及時處理，造成合同雙方在經(jīng)濟(jì)上的重大損失。

二、企業(yè)合同管理中常見問題的原因分析

1.企業(yè)管理人員對合同管理重要性認(rèn)識不足。在現(xiàn)代企業(yè)中，企業(yè)一般以經(jīng)濟(jì)盈利為主要目標(biāo)和動力，一切的經(jīng)濟(jì)活動都圍繞著盈利展開，所以在企業(yè)沒有真正體會到合同給企業(yè)自身帶來的巨大好處之前，企業(yè)是認(rèn)識不到其重要性。所以企業(yè)可結(jié)合利用合同為本企業(yè)獲得巨大收益的成功案例，給合同管理人員闡述合同管理的重要性。特別是在出現(xiàn)合同糾紛時，合同的效果就顯而易見了。

2.企業(yè)以及企業(yè)員工的合同法律意識薄弱。企業(yè)僅僅把合同看作雙方進(jìn)行經(jīng)濟(jì)往來的一種形式，并沒有從真正意義上了解到合同中所蘊(yùn)含的法律效力。因而，訂立合同的時候也是較為隨意，缺乏依法訂立合同和簽訂合同的法律意識，一旦出現(xiàn)問題局對企業(yè)造成巨大的損失。

3.企業(yè)內(nèi)部部門分工不明確，而且缺乏關(guān)于合同管理方面的專業(yè)人才。由于我國的合同法律業(yè)務(wù)起步較晚，發(fā)展較慢，導(dǎo)致現(xiàn)在許多企業(yè)并沒有為合同管理分配一個獨(dú)立的部門，而是與其他部門一起辦公，所以有時和造成分工不明確、相互推卸責(zé)任的問題。同時，由于合署辦公，許多人都是身兼數(shù)職，對于合同管理事務(wù)來說，屬于兼職人員，專業(yè)性差。

4.企業(yè)合同管理制度不完善。制度的不完善可以說是根因，這讓合同從編制、修改、簽訂、履行等過程中，都沒有一個較為規(guī)范的范本，主觀性較強(qiáng)。

三、企業(yè)合同管理中常見問題的解決對策

1.明確企業(yè)內(nèi)部部門的分工，可設(shè)立單獨(dú)部門來進(jìn)行合同管理，提升合同管理的地位。職責(zé)清晰、分工明確才能確保每個人員在自己的崗位上履行自己的職責(zé)，而不是相互推卸責(zé)任。

2.招聘專業(yè)的合同管理人才，并進(jìn)行定期的培訓(xùn)。合同管理人員最直接接觸合同的，因而，合同管理人員的素質(zhì)高低直接決定著合同質(zhì)量的好壞。企業(yè)應(yīng)該招聘較為專業(yè)的合同管理人才，并對其進(jìn)行崗前培訓(xùn)。在職期間也定期對其培訓(xùn)，讓合同管理人員掌握必備的合同法律知識，并對其嚴(yán)格執(zhí)行年審制度，約束行為，提高合同管理人員的業(yè)務(wù)能力。

3.完善企業(yè)合同管理的制度。要從根本上解決合同管理中存在的問題，必須從其制度上著手。完善企業(yè)合同管理制度從本質(zhì)上規(guī)范了合同管理、使合同管理更具科學(xué)性、法律性，使合同管理人員在工作過程中有章可循。比如在合同的檔案管理方面，可先建立企業(yè)的合同檔案管理制度；再按制度要求對合同進(jìn)行整理、分類、裝訂成冊等有條理地存檔、銷毀管理，而不是像以前，純主觀意識上的簡單的把合同收集在一起存放及銷毀。

4.加強(qiáng)與企業(yè)其他部門的交流與合作。企業(yè)合同并不是一成不變的，企業(yè)合同的內(nèi)容體現(xiàn)了現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r與趨勢。因而，合同需與社會發(fā)展同步，與時俱進(jìn)。所以在企業(yè)的合同管理中，需加強(qiáng)與其他部門的交流與合作，得到較為全面的社會經(jīng)濟(jì)信息，為制定合同提供理論依據(jù)。