導語：如何才能寫好一篇公司檔案管理辦法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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第一章 總 則

第一條 為加強公司檔案管理，提高檔案利用效率，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業檔案管理規定》，結合企業實際，制定本規定。

第二章 檔案管理

第二條 公司檔案實行集中與分級管理相結合的原則，檔案室在總經理辦公室領導下，負責全公司主體檔案的管理，并對部門及所屬單位檔案管理工作進行指導、監督和檢查。

第三條 檔案室履行下列職責：

（一）貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策，制定本企業文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度；

（二）統籌規劃并負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作；

（三）指導各部門和所屬單位文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；

（四）監督、指導本企業所屬機構的檔案工作。

第四條 各部門確定人員負責歸檔文件材料的收集和整理，按各種檔案歸檔時間定期交檔案室集中管理。

第五條 檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業知識和業務能力。

第三章 檔案的歸檔

第六條 歸檔的范圍是公司在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料。

一、本企業內部形成的文件材料；

二、本企業所屬單位和派出機構（包括境外機構）應報本企業的文件材料；

三、本企業引進項目、外購設備等帶來的文件材料；

四、本企業投資的全資、控股、參股企業應向本企業提交的文件材料；

五、本企業參與的合作項目，合作單位按要求應向本企業提交的文件材料；

六、本單位執行、辦理的外來文件材料。

第七條 歸檔的時間:

一、管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

二、工業企業產品、非工業企業業務項目、科研課題、基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。

三、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。

四、企業職工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后及時歸檔。

五、會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。

六、電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。

七、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔。

第八條 下列文件材料應隨時歸檔：

一、變更、修改、補充的文件材料；

二、企業內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；

三、企業產權變動過程中形成的文件材料；

四、其他臨時活動中形成的文件材料。

第四章 檔案的鑒定

第九條 每年應對檔案進行一次清理，從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別，確定各類檔案的保管期限（文書、財務、科技檔案見具體辦法附表）。

公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。

第五章 檔案的銷毀

第十條 檔案銷毀的具體工作由檔案室管理室承辦，對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，立卷歸檔，永久保存。

第十一條 送交檔案形成部門（分公司）對擬銷毀案卷的清冊進行初審，經處（分公司）級負責人簽字同意后，連同銷毀檔案的書面報告送總經理簽字批準。

第十二條 銷毀時要有檔案人員二人以上，并由主管部門派人監銷，共同在銷毀清冊上簽字。

第六章 檔案的保密安全

第十三條 檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴格遵守國家保密法及公司各項保密制度，認真做好保密工作。

檔案管理人員，必須嚴格執行檔案查閱借閱制度；履行借閱登記手續，認真審查審批權限是否符合規定的要求。

第十四條 借出的檔案材料務必定期歸還。借出使用期間，不許轉借他人，不許帶入公共場所。

第十五條 任何人不許將檔案內容泄露給無關人員，如有泄露和公布檔案內容者，應視情節輕重，按《檔案法》要求嚴肅處理。

第十六條 檔案管理人員向借閱檔案者提供、出具有關證明時，一定要以檔案材料原始記載為依據，不得弄虛作假出假證；涉及企業機密的檔案材料，必須經總經理同意后再作決定，嚴防泄密。

第十七條 檔案室禁止吸煙，嚴禁將易燃易爆物品和私人物品帶入庫房, 明顯處要有安全防火設備。

第十八條 非檔案管理人員，未經批準不準進入。

第十九條 檔案人員下班必須對檔案室進行檢查，鎖好門窗、檔案柜，切斷電源后方可離開。

第七章 檔案的利用

第二十條 凡需利用檔案者，均須填寫文件查閱單，依據調閱權限和檔案密級，經各級領導簽批后方能憑單閱檔。

第二十一條 案卷一般僅供在檔案室閱看，利用檔案人員必須愛護檔案，不得涂改、損壞、私自抄錄、復印、圈點、批注等。

第二十二條 查閱文書、人事、財務、科技檔案，分別由總經理辦公室、人事、黨委、財務、技術、設計等主管部門負責人簽批。抄摘檔案內容，須主管部門同意才能帶出檔案室。如需復印檔案資料，應有主管部門批準并在查閱單中注明復印內容，由總經理辦公室安排。

第二十三條 本單位借閱檔案應由本部門負責人簽字，外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，主管部門簽署意見后，經總公司主管領導或總經理、黨委書記批準。

第二十四條 借閱期限不得超過15天，到期歸還；如需再借，應辦理續借手續。

第二十五條 借閱檔案應嚴格履行手續，辦理借閱登記，當面點交清楚。歸還時嚴格檢查，并在借用登記予以注銷。借閱者要愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。

第二十六條 檔案管理人員對查閱借閱檔案及歸還檔案，均應在檔案查閱登記薄上進行登記；對重大或重要項目的查閱，要做好利用效果的反饋工作。

第八章 附則

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[關鍵詞]科技檔案 管理 創新

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）24-0344-01

傳統的科技檔案管理辦法僅局限于實體檔案的收集、整理、保管和查閱，隨著計算機技術的飛速發展，網絡技術的不斷普及，傳統的檔案管理辦法已經無法適應信息時代對資料的迫切需求。科技檔案的類別、內容、載體、信息不斷增加，使科技檔案信息化管理工作的重要性、必要性和緊迫性都提高，必須加強科技檔案管理的創新工作，利用現代化計算機網絡實現信息自動管理，嘗試科學的方法與傳統管理辦法相結合，綜合管理科技檔案信息。

1 如何做好科技檔案創新管理

新形勢下企業科技檔案管理部門面對新的考驗和新任務，必須改變原有的科技檔案管理觀念、管理模式、組織機構、管理方法、服務方式等，勇于創新勇于實踐，才能從根本上做好科技檔案管理工作。

1.1 改變思想觀念，解決科技檔案信息化基礎設施建設

企業領導要對檔案信息化建設工作提高認識度，高度重視、支持和加強科技檔案管理工作，將其納入企業檔案信息化建設總體規劃，納入企業有關職能部門的崗位職責和員工績效考核范圍。檔案部門要解放思想，轉變觀念，對科技檔案信息化建設要做到有組織、有計劃、有安排。企業要將科技檔案信息化建設經費列入年度財務預算，充分考慮科技檔案保管數量的增加和檔案載體形態、技術手段的變化等因素，增加經費投入，配置先進的配套設施、檔案管理軟件、網絡安全設備等，解決好科技檔案信息化基礎設施建設等關鍵性問題。

1.2 創新組織機構，實現科技檔案管理向技術型轉變

在檔案機構建設方面需要企業設置專門的綜合檔案室，配備配齊專職檔案工作人員，建立健全檔案工作規章制度，要將科技檔案管理作為一項重要內容抓好。在檔案人員隊伍建設上，要大力引進檔案、計算機應用等相關專業管理人才；要加強檔案人員的培訓教育，開展提升計算機應用能力培訓，使檔案人員熟練掌握計算機基本知識、網絡知識和操作技術，不斷提高檔案人員的知識水平和業務素質，實現科技檔案管理手段由手工型向技術型轉變。

1.3 創新管理模式，實現數字化、網絡化信息管理

在管理體制上，企業科技檔案工作要實行“統一領導、分級管理”的體制，避免科技檔案由部門或個人分散保存，確保科技檔案完整、準確和齊全。在管理機制上，要實行總經理負責、總工程師分管、檔案部門和技術部門齊抓共管的機制，真正抓好落實。在管理方式上，要做好科技檔案規范化、標準化、科學化管理，大力加強科技檔案信息化建設，應用現代化計算機網絡信息技術，對科技檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務，使科技檔案管理模式由傳統的檔案實體保管，逐步轉變為現代化的檔案實體的數字化、網絡化信息管理。

1.4 創新管理辦法，建立科技信息管理和提取中心

建立科技檔案數字化、網絡化信息管理中心。首先要正確選用企業檔案管理軟件，其體系結構、系統功能、適用網絡結構、后臺數據庫、與辦公自動化系統數據接口、以及科技檔案管理模塊等要符合檔案信息化建設的要求。其次要做好科技檔案案卷級、文件級目錄數據庫的錄入、查詢和維護工作，通過查找目錄、原文傳輸及掃描等方式，實現科技檔案案卷、文件目錄檢索和全文查詢，逐步建成母子（分）公司等兩級科技檔案數字化、網絡化信息管理平臺，形成電子文件、電子檔案管理和利用中心。

1.5 創新服務方式，提供主動的現代化的服務

通過局域網和因特網為本單位各部門提供科技檔案查詢服務，開展科技檔案在線服務，可以跨越時空，突破地域限制，實現科技檔案信息資源高度共享，充分保證科技檔案的安全性和保密性，有效預防和杜絕網上泄密、侵權或違法行為，更好地保護和利用科技檔案， 促進溝通交流，提高工作效率，提升企業形象，為企業發展提供高效服務。利用主動的、現代化的服務方式逐步取代被動的、手工式的檔案查閱利用方式。

2 企業科技檔案管理創新的意義

2.1 科技檔案管理創新有助于實現企業利益最大化

科技社會的飛快發展促使企業的體質、機制和信息管理的方式都朝著信息化、集成化、電子化、智能化等趨勢發展。企業依托資源優化發展，走可持續發展的道路，創新的科技檔案管理方法可以幫助企業在競爭激烈的市場環境中掌握先機，實現利益最大化。

2.2 科技檔案管理創新便于信息查閱和提取

科技檔案管理就是為企業開發和運行提供信息資料服務，通過創新的服務體制和服務觀念，強化市場經濟意識，勇于開拓新思路、新方法，擴展全面領域的服務，結合信息化計算機技術，提高檔案管理效率，便于用戶及時迅速的查閱信息。

2.3 科技檔案管理創新可以為用戶提供準確信息

通過創新工作思路和工作方式，應用全新理念實現科技檔案信息全方位多層次的高效管理，減少繁瑣的程序，為企業開發和運行提供準確信息。

2.4 科技檔案管理創新實現信息科學管理和保存

創新管理手段，改變原有的分類保存檢索方式，實現科學分類和信息檢索，更好的完成資源分類、保存和保密工作。

3 結論

創新企業科技檔案管理辦法，有助于切實整理好科技檔案，方便用戶使用，有利于挖掘企業生產潛力，增強企業的科技創新能力，提高企業的現代化管理水平，具有重要的現實指導意義和長遠發展意義。

參考文獻

[1] 宋慧英.淺談科技檔案管理創新.[J]機電兵船檔案.2008.3.

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檔案的鑒定銷毀工作是企業檔案管理工作的一個重要環節。但檔案鑒定銷毀成了企業檔案工作中的“老大難”，對企業推進檔案信息化進程造成障礙。

1 企業檔案鑒定銷毀難的原因

1.1 企業對鑒定銷毀工作的不重視，怕擔責任。對于歸檔保存的檔案來說，大部分檔案最終要被銷毀。檔案具有不可再生性，企業面臨的檔案庫存矛盾再大，困難再多，與鑒定失誤相比，責任要小得多，這種求穩保守的思想直接影響檔案鑒定工作的開展。

1.2 國有企業缺乏效益觀念，不計成本。保管檔案需要多方面的費用支出，如保存空間、裝具、人力等保管費用。隨著檔案數量的不斷增長，檔案庫容日趨飽和，檔案數量的無限增長與有限的保存能力之間產生矛盾，檔案鑒定銷毀工作應從長遠考慮，從效益出發。

1.3 新舊標準不統一，產生遺留問題。如會計檔案，財政部、國家檔案局1984年頒發的《會計檔案管理辦法》規定，會計憑證的保管期限為15年，其中，“涉及外事和對私改造的”會計憑證和賬簿要永久保存。1998年，修訂后的《會計檔案管理辦法》出臺，將會計憑證的保管期限統一規定為“15年”。在管理辦法修訂前的十多年中，大部分與國外有業務往來的企業對會計檔案保管期限的劃分標準尤其是對“涉及外事”普遍感到難以把握。有的單位從建廠設備、生產技術到所用原料都是從國外購買，產品也大部分銷往國外，認為本企業的會計檔案基本上都“涉外”，索性將會計檔案的保存期限統統定為“永久”；有的企業認為十幾年之后，會計檔案的利用率大大降低，無永遠保存必要，即使部分檔案歸檔時定的保管期限較短，還有銷毀前的鑒定這一程序來補救，就不加區別地將會計憑證的保管期限全部定為“15年”。前者將會計檔案全部永久保存，省略了“銷毀”這一工作環節，檔案數量只增不減；后者因為會計檔案歸檔時的鑒定簡單粗糙，對保存到期的檔案進行細致的鑒別，工作量太大，也造成了銷毀工作年復一年延遲。

1.4 缺乏科學的檔案價值評價體系，可操作性不強。在國家檔案行政管理部門制定的各類檔案管理辦法中，涉及檔案鑒定銷毀工作這一內容時，只籠統地規定“根據檔案的保管期限”、“按規定程序報批”，等等，在工作實踐中，往往感到現行標準缺乏可操作性。如，《會計檔案管理辦法》中明確規定了會計檔案的保管期限，但在執行中，如只按照保管期限進行檔案的鑒定與銷毀，而不考慮會計檔案可能涉及的債權債務、稅務等問題，勢必造成誤鑒。檔案鑒定工作需根據各單位的實際情況、保管檔案的成本等外在因素綜合考慮，要有一系列的綜合評價體系進行評估和測定。

1.5 檔案鑒定銷毀工作缺乏監管，無制度約束。在我國現行檔案管理法律規章中，沒有關于過期檔案不開展鑒定銷毀應追究責任的條文，致使檔案鑒定工作一直無法納入檔案管理的計劃之中。

2 企業檔案鑒定銷毀難的對策

2.1 成立專業機構，監督指導鑒定銷毀工作。由檔案行政管理機關、企業檔案部門以及業務部門組成檔案鑒定銷毀機構，專業從事鑒定銷毀工作，定期對企業過期檔案鑒定銷毀工作進行監督指導。把檔案的

轉貼于

鑒定銷毀工作納入企業內控制度，每年按內控流程定期開展對過期檔案的鑒定銷毀工作。在流程中，明確規定各環節人員的工作職責和應承擔的權利和義務，通過程序的合理性、科學性，盡可能地減少人為因素對檔案鑒定銷毀工作產生的風險。

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關鍵詞：會計檔案；財務管理

1 會計檔案的特點

與文書檔案、科技檔案相比，會計檔案有它自身的特點，主要表現在三個方面：

（一）形成范圍廣泛。凡是具備獨立會計核算的單位，都要形成會計檔案。這些單位有國家機關、社會團體、企業、事業單位以及按規定應當建賬的個體工商戶和其他組織。一方面會計檔案在社會的各領域無處不有，形成普遍；另一方面，會計檔案的實體數量也相對其他門類的檔案數量更多一些。

（二）檔案類別穩定。社會上會計工作的種類繁多，如有工業會計、商業會計、銀行會計、稅收會計、總預算會計、單位預算會計等，但是會計核算的方法、工作程序以及所形成的會計核算材料的成分是一致的，即會計憑證、會計賬簿、財務報告等。

（三）外在形式多樣。會計專業的性質決定了會計檔案形式的多樣化。會計的賬簿，有訂本式賬、活頁式賬、卡片式賬之分。會計憑證在不同行業，外形更是大小各異，長短參差不齊。會計檔案的這個外形多樣的特點，要求在會計檔案的整理和保管方面，不能照搬照抄管理其他門類檔案的方法，而是要從實際出發，防止“一刀切”。

2 會計檔案管理中會存在的問題

（一）會計檔案立卷不規范。有些單位會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；有些單位的會計憑證、計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統一標準填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方沒有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且也不合乎會計檔案管理要求。

（二）會計檔案保管不規范。有些單位的會計檔案未按要求歸入單位檔案部門保管，而是由會計人員自行保管；有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設有專職檔案管理人員，但未接收會計檔案；有些單位由于領導不了解《會計檔案管理辦法》，要求會計人員自行保管會計檔案；還有個別單位由于檔案柜不足，將會計檔案裝入紙箱中，任意堆放。

（三）會計檔案管理及銷毀不規范。會計檔案管理不科學，存放沒有順序、查找不方便，借閱登記制度不健全。會計檔案銷毀也不及時，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規范。

3 解決會計檔案管理中存在的問題和措施

（一）規范會計檔案立卷。裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。裝訂完畢后必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內目錄”和“會計備考表”。

（二）加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。單位的會計檔案，應嚴格按照《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，明確會計檔案的保管是單位的檔案管理部門，由財務部門將本單位的會計檔案整理規范，在財務部門暫保管1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，連同打印的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向單位的檔案管理部門移交。

（三）規范會計檔案保管。財會部門應按檔案管理部門的要求辦理相關手續，將會計檔案移交檔案管理部門保管。未建立檔案管理部門的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，但要由專人負責。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施，對已離任的會計人員，其會計檔案應交本單位檔案部門或財會部門保管，不得自行存放。

（四）規范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理。各單位會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案保管期滿需銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。各單位按規定銷毀會計檔案時，應由會計檔案保管部門和財會部門共同派人監銷。監銷人在銷毀會計檔案前，應認真清點核對，銷毀后，應在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告單位領導。

總之，加強會計檔案管理工作是我們當前財務管理中急待改進和加強的重要工作，各單位都要高度重視、積極行動，從基礎工作做起，切實提高財務管理工作水平，更好地為社會主義市場經濟服務。

參考文獻

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[3] 李美華. 走進桃江會計檔案管理[J]. 檔案時空（業務版）. 2005（12）

[4] 趙清，周生玉. 上市公司會計檔案管理[J]. 中國檔案. 2006（08）

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1健全制度,落實責任制

健全管理制度,實行領導負責制,貫徹執行國家《檔案法》,樹立全員責任意識和法制意識,制定完善可行的檔案管理規章制度,是保證檔案資料真實、完整、準確、系統的有效措施。作物科學所在項目實施過程中,嚴格執行《中央級科學事業單位修繕購置專項資金管理辦法》、《農業部科學事業單位修繕購置專項資金管理實施細則》、《農業部科學事業單位修繕購置專項資金儀器設備項目驗收辦法(試行)》、《中國農科院修繕購置專項資金管理辦法》、《中國農科院修繕購置專項資金檔案管理辦法(試行)》。同時,結合自身的實際情況制定了該所的《中國農業科學院作物科學研究所中央級科學事業單位修繕購置專項管理辦法》、《中國農業科學院作物科學研究所中央級科學事業單位修繕購置專項資金管理辦法》、《作物科學研究所儀器設備檔案管理辦法》,并根據每個項目的具體情況制定符合項目實際的項目實施計劃和儀器設備采購方案。在項目管理方面,堅持項目法人責任制、招投標制、監理制、合同制管理。為了保證項目的順利實施,根據項目內容成立項目領導小組和實施小組。領導小組為項目的決策機構,組長由法人代表擔任,所領導班子成員和相關專家為領導小組成員,主要負責項目實施方案制定、項目招投標和人、財、物協調及項目驗收等重要事項決定。儀器設備實施小組組長由熟悉儀器設備的專家擔任,成員由綜合辦公室和相關人員組成,負責設備具體采購事宜。檔案管理實施小組組長由分管條件建設工作的辦公室副主任擔任,成員由檔案管理員和儀器小組的相關人員組成,負責項目執行過程中檔案資料的收集整理。財務管理實施小組組長由主管財務的所長擔任,成員由計財處和設備小組相關人員組成,負責項目的經費管理。

在檔案管理方面,采取領導小組負總責、檔案組長督察審查、實施小組落實、專職檔案員指導的四級分級負責制,從而落實檔案管理體系。項目領導小組,負責總體執行情況監督檢查,協調管理。檔案小組組長,負責項目前期報批階段形成的檔案資料的收集整理,在項目實施中對儀器小組檔案資料收集整理工作進行指導監督檢查,對整個項目形成檔案資料的完整性審查,負責與招標單位聯系落實收集檔案資料,其在項目檔案資料收集、歸檔、保存中起著非常重要的作用。儀器設備小組,負責儀器設備采購過程中形成的檔案資料的收集整理工作,特別是安裝調試階段檔案資料的收集。該所的專職檔案員,負責檔案資料的組卷、分類、編號的指導檢查和完整性復合及裝訂、檢索等。總之,只有健全管理制度,責任落實到人,才能使檔案資料的負責人、技術和管理人員明確各自的職責,樹立責任心和法制意識,從管理制度上保證項目檔案的齊全、完整、準確、系統,做到項目檔案管理工作有法可依,有章可循。

2注重收集,資料完整化

在實際工作中,該所總結了儀器設備采購的基本流程,即實施方案批復后,制定設備采購、招標方案,申請設備進口財政審批,委托中介公司進行儀器招標,簽訂儀器設備采購合同,進口設備辦理進口免稅,機電審批自動進口許可,進口報關法檢,到貨安裝調試驗收,資料收集檔案整理,項目驗收。屬于政府直采設備,簽訂政府采購協議,電子驗收單,項目驗收。國產設備公開招標后簽訂合同,直接到貨安裝驗收。根據上述基本流程,在項目實施的不同階段,形成不同材料,責任落實到各相關單位人員,其中,招標單位檔案管理機構針對招標項目配備專人負責收集、反饋項目資料。項目實施管理單位按照檔案管理要求,設備落實到課題組,設置兼職檔案員,指定專人負責。進而抓好項目全過程的檔案資料收集,確保檔案資料準確完整。重視檔案資料的分類、收集、整理工作。在項目實施前對新參與項目的檔案管理人員進行培訓,使其熟悉所收集材料的范圍及歸檔要求,在項目實施中能夠認真負責地做好檔案資料的收集整理工作。同時將招標單位項目文件資料收集整理納入合同管理,將檔案資料的收集繳存作為合同執行的一部分。在資料收集過程中實行“一同步”、“三納入”和“四參加”,即資料收集與設備采購進程同步;檔案收集工作納入領導議事日程,納入項目有關人員的職責范圍,納入研究所管理制度;檔案小組人員,參加收集整理培訓,參加設備開箱驗收,參加設備安裝調試,參加項目驗收活動。

在資料收集分類方面,根據項目執行進度,將檔案資料分為前期資料、安裝調試驗收階段形成的資料和項目驗收階段形成的資料。前期資料包括:申報書、項目批復文件、實施方案、預算批復文件、進口產品審批文件、會議紀要、來往函件等;招標合同、招標公告、技術指標、招標文件、投標文件、評標報告、中標通知書、購置合同、自動進口許可證(商務部機電辦)、免稅證明、報關單等;政府采購供貨協議、電子驗收單等。安裝驗收階段包括:裝箱單、說明書、合格證、證明書、保修單、質量保證書、設備認證、產品標識、配件目錄、安裝調試報告、大型設備試運行報告、測試記錄、培訓確認、驗收報告證明、技術及質量上的異議處理結果、開箱驗收記錄、軟件、光盤等。項目驗收階段包括:財務決算專項審計報告、項目總結、項目驗收報告。特別提醒,項目前期管理文件缺失后不易補齊,注意收集。項目實施過程中發生調整和變更,研討論證材料及領導班子決策等會議及時寫紀要及時做保存。

3分類整理,歸存精細化

項目完成后,首先要求儀器設備小組的檔案管理人員對收集的文件、資料等進行簡單分類、整理后交檔案小組組長審查;檔案組長對資料的完整性核查無誤后交所專職檔案員復核把關;專職檔案員按照項目檔案管理規定進行認真復審提出整改意見,并指導項目檔案管理人員進行整改。項目檔案管理人員在所專職檔案員的指導下做好以下5方面的工作:

3•1清理文件資料

從立項審批、招投標、設備到貨、安裝調試、驗收等全過程形成的具有保存價值的文字、圖表和光盤等各種載體的文件材料進行清理、剔除重復后,分類組卷。

3•2排序分類整理

排序原則是:遵循文件的形成規律,保持文件材料之間的有機聯系,按照文件材料性質區分不同價值,調整文件排序,便于保管和利用。排序,按其重要性或時間順序排列,批復在前,請示在后,批轉在前,報告在后,主件在前,附件在后,正本在前,定稿在后,結論性材料在前,依據性材料在后,紙質性資料在前,光盤等資料在后。分類,按照文件、請示、批復,招標文件資料,投標文件資料,評標文件資料,項目驗收資料,設備按單機分類組卷,說明書單獨組卷,采購合同、裝箱單、安裝調試報告等單獨組卷。整理,根據國家檔案管理要求結合項目實際情況,各種文件的歸檔范圍和保管期限,文件分類辦法及編號方案,以“件”為歸檔文件的整理單位。清點卷內文件材料,檢查材料齊全性、完整性、準確性、系統性,對不符合要求的檔案資料,及時糾正、補齊。

3•3文件質量要求

原件內容真實、準確;已破損的文件應予修整;字跡模糊或易退變的文件應予復制;耐久性書寫材料,字跡清楚、圖表整潔、簽字蓋章完備;文件材料國家標準A4幅面;說明書遵循原貌。

3•4頁碼編寫

按自然頁數編寫頁碼,凡有文字的頁面均要編碼,頁碼編寫位置在裝訂線的另一側右下角,用阿拉伯數字編寫,避免空號和重號。

3•5編寫目錄擬寫標題

按文件題名編寫卷內目錄,每份文件要按原文題名編寫目錄,沒有題名的材料要根據內容自擬標題后再編寫目錄。擬寫案卷標題時,將該卷的主要文件內容概括提煉,使其綜合反映卷內內容。案卷編號依據檔案管理規范進行,最后填寫備考表。項目檔案管理小組人員完成上述工作后,將全部檔案資料交所檔案室。由所檔案員對檔案資料的分類、立卷、卷內目錄及備考表等進行全面復核無誤后,填寫封皮內容,打印案卷封面,裝訂成冊,編制檢索工具,裝盒上架排列,便于查找和檢索利用。

4檔案管理工作的幾點體會

4•1領導重視,建立健全檔案管理體系

俗話說,搞好搞不好關鍵在領導,任何工作只要領導重視,認真去抓去管,做好督促檢查,同時明確各個階段的管理人員,落實好分工和崗位責任制,確保每個環節不出漏洞,檔案工作抓出成效。

4•2抓好崗前培訓,資料收集“三勤”

在項目實施前,抓好檔案管理人員的崗前培訓,要讓檔案管理人員上崗之前就懂得在哪個環節收集哪些資料,以及如何進行分類、編目和整理歸檔等。在資料收集中做到“三勤”,即“勤收集、勤督促、勤檢查”,是保證檔案資料完整和真實有效的有力對策。

4•3制定收集檔案資料的保證措施

在簽訂招標、儀器設備的采購合同時,既要在合同條款中明確對方提交的檔案資料范圍、質量水平和移交時間,又要明確違約責任,以保證檔案資料的真實完整。

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首鋼總公司是首鋼集團的核心企業，首鋼搬遷所需費用高達500多億元，涉及員工多達8萬余人，是迄今為止中國規模最大、最徹底的一項城市特大型國有企業搬遷工程。

大變革帶來大發展，機遇與挑戰并存，檔案工作如何做好服務，如何做到深層次的、快捷的、有效的服務是擺在首鋼檔案工作者面前的重大課題。

1．為搬遷做好服務。首鋼的搬遷工作，包括現有廠礦單位的改制、撤銷、部分保留，針對搬遷工作的內容，檔案服務工作包括改制單位檔案歸屬的服務，撤銷機構檔案移交的服務，保留單位檔案的管理服務，拆遷過程的歷史記錄歸檔服務等。

首鋼內部單位重組改制是一項重要的改革措施，檔案處根據《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》制發了《關于企業重組改制工作中加強檔案管理意見的通知》。文件規定以首鋼占有股權的比例來確定檔案的整體歸屬，首鋼股權在51%以上的單位，改制前后檔案不進行移交，新單位成立后形成的檔案按新全宗進行管理。文件還規定單位改制后，首鋼國有股權全部退出或大部分退出，其檔案處置辦法為：基建檔案、設備儀器檔案隨其實體歸屬。產品、科研檔案(其中含有專利、商標、專有技術等檔案)屬總公司項目的向檔案館移交；屬本單位項目的由改制單位自行管理。會計檔案按《會計檔案管理辦法》執行；法律、行政法規有特殊規定的，依照法律、行政法規的規定處理。生產技術管理類、經營管理類檔案由改制單位與檔案館協商是否移交。黨群工作類、行政管理類檔案向首鋼檔案館移交永久、長期卷。人事檔案隨人員流向進行歸屬。檔案業務關系劃轉屬地進行管理，改制單位應主動與上級檔案行政管理部門取得聯系。

撤銷機構檔案移交的服務。此次首鋼搬遷涉及拆遷單位多，時間短，為做好服務工作，檔案處及時與規劃計劃部門取得聯系，了解和掌握搬遷進度安排，通過年報合理安排館內庫房，及時組織有關人員對須進館檔案提前介入進行移交指導，確保移交進館檔案的質量。撤銷單位主要移交黨群、行政、經營、生產技術、科研、產品等類檔案，設備檔案隨設備拆遷劃轉，基建檔案視建筑物存、拆情況待定。

保留單位檔案管理的服務。根據搬遷方案，北京地區仍將保留房地產、高新技術、餐飲服務等行業和單位，這些單位檔案的管理仍將沿襲首鋼集中統一領導、分級保管的方法，檔案處將積極指導這些單位將強與相關行業主管單位的聯系，貫徹落實行業檔案管理規章制度。

重要檔案提前接收的服務。為進一步加強核心技術檔案的管理工作，總公司檔案處對近10年共計71項保存在基層單位的科研、新產品檔案組織開展了接收，在開展機關檔案目錄計算機數據接收的基礎上，此次技術檔案接收將同時接收檔案目錄計算機數據、檔案案卷，并盡快完成文件掃描。

拆遷過程的歷史記錄歸檔服務。借鑒北京老城區搬遷改造的經驗，首鋼搬遷將在注重文字記載資料歸檔的同時，對圖片記錄、影像記錄做好歸檔工作，力爭全面、翔實地記錄首鋼搬遷的歷史過程。檔案處將制定專門的搬遷專題檔案歸檔管理辦法，積極與規劃部門、宣傳部門密切協作，保證在第一時間、第一地點抓拍到珍貴的歷史場景，為首鋼搬遷留下美好的記憶。

為建設做好服務。首鋼新時期的建設主要分為北京地區的建設、曹妃甸地區的建設、其他地區的建設。為系統做好工程項目檔案的管理工作，檔案處編發了《首鋼建設項目(工程)檔案管理手冊》。公司領導非常重視，王青海總經理特為手冊寫序，希望各建設、設計、監理、施工、機關部廳、檔案部門等單位，都能夠站在“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的高度，充分認識工程檔案工作的重要性，積極協調配合，采取各種措施，共同做好首鋼工程檔案工作。

2、創新檔案專業管理服務的新模式。首鋼的搬遷建設迎來了首鋼大變革的時期，大變革對首鋼檔案工作而言帶來了創新發展的新要求，總部經濟檔案管理、跨地區為主的檔案管理等都是嶄新的課題，必須以創新的精神開展檔案管理各項工作。

經過多年的調整，首鋼集團的產業除鋼鐵業外還有電子機電業、建筑地產業和餐飲旅游服務業等。

在總部經濟之外，首鋼集團還有三大基地：唐山、山西和秘魯。其中，唐山的基地是鋼鐵制造中心，首鋼集團的重心將往那轉移；山西基地在臨汾。三大基地檔案管理將實行首鋼集中統一領導與屬地管理相結合的方式，分別以曹妃甸新首鋼、臨汾焦煤公司、秘魯鐵礦為中心建設檔案部門，相對集中保管所屬單位的檔案。跨地區為主的新的企業管理模式，使首鋼檔案專業原有的檔案工作協作組管理方法有了更大的發揮作用的意義，原首鋼集團所屬單位由總公司檔案處按照形成檔案特點，并考慮各單位的地理位置劃分組成的檔案工作協作組，并逐年圍繞檔案專業重點工作開展活動，這一方法對企業檔案管理人員數量偏少，集團所屬單位相對分散，業務監督檢查容易不到位的現象是一種很好的緩解和彌補。

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論文關鍵詞：基層；科技檔案；電力建設

科技檔案是指在自然科學研究、生產技術、基本建設等活動中形成的對國家和社會具有保存價值的應當歸檔保存的文字、數據、聲像、圖表、軟盤等各種載體，并且按照一定的歸檔制度作為真實歷史記錄集中起來保管的科學技術文件材料。

一、電力建設項目檔案的特點和形成規律

電力建設項目按照工程建設性質可分為新建工程、改建工程、擴建工程和恢復建設工程。這些建設項目一般由多個單位工程組成。

電力建設項目檔案是指整個電力建設項目按照基本建設程序，一個工程從醞釀、決策、設計、施工、竣工到建成投產的全過程中形成的、有保存價值的、應該歸檔的文字、圖紙、圖表、計算和聲像材料等各種形式和載體的文件材料。包括依據性材料、基礎性材料、工程設計（含初步設計、技術設計、施工設計）、工程施工、工程竣工和工程驗收的文件材料。由于大的電力基本建設項目從醞釀決策到竣工投產有著工程建設周期長、施工單位多、工程復雜和專業性強等特點，因此，記載和反映工程建設歷史全過程的工程檔案，也就具有相同于工程一樣的形成周期長、專業復雜、成套性強和數量大的特點。而零星項目（如城農網、縣城電網建設與改造工程中的10kv及以下工程）則因為工期短、同時施工項目多、分散施工等特點，其記載和反映工程建設全過程的工程檔案，也就有著形成周期短需及時積累、整理材料、共用立項、審批文件和典型設計圖和數目多的特點。

電力建設項目檔案的形成，按照電力建設的基本程序一般分為三個階段。

一是前期工作階段，形成的檔案主要有立項及審批文件、項目建議書及批復、項目評估、可行性研究、設計基礎材料、設計任務書、征用土地、紅線圖、房屋拆遷及拆遷賠償、合同協議、工程和設備招投標文件及施工現場的“五通一平”等工程管理性文件。以上這些文件材料多以文字或圖冊的形式存在。一般來說，格式較為規范，書寫材料基本符合要求。一個建設項目雖然從審批立項到開工需要較長的時間，來往文件較多，但只要有專人負責，把住收、發文件關，堅持文件的統收統發、集中管理，特別注意帳外文件的管理，前期文件是能夠達到齊全完整要求的。

二是施工階段，該階段形成的檔案主要有施工許可證、施工組織設計、開工報告、工程技術交底、施工記錄、施工圖及圖紙會審記錄、材質證明、設備使用說明書、產品檢驗、工藝規程、出廠合格證、設計變更通知單、工程聯系單、驗評資料、質量鑒定、隱蔽工程驗收記錄、事故處理報告、設備安裝調試記錄、分項分部工程質量檢驗評級、工程質量檢驗評級文件、施工技術總結、未完工程清單和工程項目的監理、生產技術準備、安全操作規程、技術培訓、技術準備計劃、開停車方案、試生產和涉外文件等方面的文件材料。施工階段由于現場辦公條件較為簡陋，設計、施工、監理、調試等多個單位現場工作，文件材料來源多，信息量大，給文件的收集帶來了一定的困難，施工階段形成的文件有圖紙、表格、照片、探傷底片、錄像帶、文字材料和計算機軟盤、光盤等多種形式和載體，書寫材料很難控制。因此，加大施工階段檔案工作的力度，制定相應的控制措施，認真做好施工階段各類文件材料的積累、整理、歸檔工作，是工程檔案能否達到齊全、完整、準確的關鍵，也是檔案人員工作的難點和重點。

三是竣工階段，形成的檔案主要有工程竣工圖、工程質量的評審材料、反映工程建設過程的現場聲像材料、工程竣工驗收鑒定書、竣工總結、竣工報告、工程決算報告、審計報告和環保、工業衛生、消防、移民等單項驗收所形成的文件材料。竣工階段形成的文件材料大多為圖紙、照片、錄音、錄像和文字等形式和載體，格式較為規范，書寫材料基本符合要求，而且一般比較齊全、完整。這個階段最為關鍵的工作是竣工圖的編制和編制質量的審查工作，而竣工圖質量的高低，主要是做到圖實相符。要做到這一點，一是要有完整準確的更改通知單，二是工程監理應認真做好對竣工圖的審查工作。竣工圖的編制應嚴格按照國家和電力行業有關竣工圖的編制規定，按照不同的企業類別，分別由施工單位或設計單位進行編制。

工程的前期工作到施工階段再到竣工階段，形成的檔案有著不同的特點，但又與整個工程建設過程的基建程序和專業技術內容相銜接，只有收集到工程建設全過程的文件材料和圖紙，才能確保一個電力建設項目竣工檔案的齊全、完整、準確、系統。

二、電力建設項目檔案工作的特點及原則

電力建設項目檔案工作是一項以項目管理為中心內容的專業性和服務性的工作，是實現電力建設科學管理不可缺少的技術基礎工作。它隨電力建設項目的開始而建立，又隨電力建設項目的竣工投產、交付使用而告終，與工程項目建設的進程同步。

1.電力建設項目檔案工作的特點

（1）有特定的工作對象。一個具體工程的檔案管理。

（2）有特定的工作內容。檢查、指導工程建設項目文件材料的形成、積累、整理、歸檔，進行建設項目檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和開發利用。

（3）有特定的作用。為工程項目的可行性研究、立項審批、工程設計、施工管理、竣工驗收、質量驗評、生產準備、試生產及投產后的生產和管理等各項工作提供依據、提供服務。而這種依據和服務所起的作用不僅體現在促進工程項目及時投產、發揮投資效果方面，而且還延伸到整個工程交付使用后經濟效益的充分發揮。

2.集中統一管理檔案是我國檔案工作的基本原則

電力基本建設周期長（或極短）、單位工程多、技術要求高、檔案數量大，因此，更應該認真貫徹落實《檔案法》和《檔案法實施辦法》。實行集中統一管理的原則，這是強化檔案管理工作，確保項目工程檔案的完整、準確、安全和有效利用的前提條件，也是我們開展業務指導工作必須遵循的基本原則。

三、建設項目檔案工作目前存在的問題

近年來，由于國家對檔案管理的要求越來越高，特別是國家電力體制改革。廠網分開后，由于輸變電工程項目的建設相對于水、火電廠建設而言，受到投資少、建設周期短、電壓等級不同、施工隊伍的水平參差不齊等因素的影響，不少建設、設計、施工和監理單位對建設項目檔案管理不夠重視，電網建設中檔案管理的問題不斷暴露出來，影響到整個工程項目的驗收。

四、對基層科技檔案提出的建議

基層科技檔案工作雖然有一定的提高，但是與新時期對檔案工作提出的新的要求相比，尚有較大差距。為使基層檔案管理及時跟上社會發展，滿足新形式下對檔案管理的要求，建議對基層科技檔案工作從四個方面進一步加強。

1.健全科技檔案的規章制度

近年來，隨著社會法制化進程不斷地深入推進，科技檔案在維護企業的合法權益和提供優質服務等方面的重要性越顯突出。隨著各界對科技檔案管理意識的增強，《四川省檔案工作規范化管理辦法》、《重大建設項目檔案驗收辦法》、《電力工程達標投產管理辦法》、《國家電網公司輸變電優質工程考核項目及評分標準庫（2009版）》等涉及檔案工作的管理辦法及規定相繼出臺，基層科技檔案工作應抓住這一有利時機，結合工作實際情況，參照建立一整套切實可行的制度、辦法和具體實施細則，明確各級檔案管理責任，并加大對基層檔案管理貫徹執行情況進行督促檢查和考核的力度，做到有章可循，權責分明，一切按制度辦法辦事。在工作中，結合工作實際情況，制訂了《輸變電建設工程檔案管理辦法》、《技改、大修項目檔案管理辦法（試行）》等管理辦法。以《輸變電建設工程檔案管理辦法》為例，在總則中規定了該管理辦法的范圍、制定原則、管理體系等；在管理職責中細化了相關單位的職責，如建設部門職責、辦公室（檔案）職責；把歸檔范圍進行細化并落實責任部門；明確檔案的歸檔要求，如必須提交正本、竣工圖的編制及修改、歸檔文件的材質要求等。通過一段時間的執行后，檔案工作已初見成效。

2.加大科技檔案管理的投入

科技檔案管理的投入包括物的投入和人的投入兩方面。

“巧婦難做無米之炊”，“物”的投入是前提。物的投入包括能滿足要求的檔案庫房、閱覽室、辦公室以及必備的計算機、打印機、刻錄機、掃描儀、照相機、復印機、攝影機、服務器等現代化管理設備，也包括滅火器材、空調機、去濕機、溫濕度測試儀、吸塵器、消毒殺蟲設備等現代化設施。

配備足夠比例的檔案人員。在當今快速發展的環境下，要充分認識到人在檔案工作中的關鍵作用。造就具有良好政治素質、多學科知識、掌握現代化管理技術和熟悉檔案業務的專業人員，以適應現代化檔案工作的需要。科技檔案包含的范圍廣，如電力企業科技檔案就包括電力系統生產調度、科學技術研究、基本建設以及設備、儀器四大類。其中，電力系統生產調度又包括電力系統運行、繼電保護、自動裝置、調度通訊等六類。科學技術研究包括調度通訊、自動化及供用電科研、架空線路、配電網科研、變電站科研、直流輸電線路科研等八類。基本建設包括調度自動化通訊工程、架空線路、配電網工程、電力電纜線路工程、變電站工程等八類。設備、儀器包括綜合設備、架空線路、配電網設備、電力電纜及檢測設備、變電站設備等八類。要做好如此多類別的檔案工作，要求科技檔案人員一定要有相關的專業基礎知識。因此，在配備基層檔案人員時，應從科技檔案管理的要求入手，注重年齡、文化水平，應特別重視人員的專業結構。為保證檔案工作的相對穩定和工作連續性，不要隨意、頻繁調換檔案人員。重視保證檔案人員的合法權利，特別是獎勵、晉升的權利，穩定檔案工作人員隊伍。

3.加強對基層科技檔案人員的培訓

對基層專（兼）職檔案人員上崗前實行上崗培訓，上崗培訓包括檔案職責范圍、檔案知識、計算機知識、檔案應用系統知識等，經考試合格后持證上崗。組織定期和不定期的業務培訓，結合具體工作開展情況進行業務指導和交流、及時傳達檔案管理的相關文件和要求。開展繼續教育培訓以跟上檔案工作發展的要求，不斷提高其檔案工作水平。

4.注重科技檔案的利用

科技檔案應由過去單一的保管向有利于利用的方向發展，提供利用才是科技檔案工作的目的，充分發揮其在維護企業的合法權益和提供優質服務等方面的作用。首先要轉變觀念，改變公眾對科技檔案工作不正確的認識。其次，檔案工作人員要充分發揮各級人員的主動性，不斷提高科技檔案管理業務水平，采取多種形式，迅速、準確地提供詳實的材料并做好相關記錄，總結經驗教訓，更好地為企事業單位和國家機構、社會組織及個人提供檔案服務，充分體現檔案的價值、地位、作用和意義。

基層科技檔案的利用一般比較簡單，主要表現在三方面。一是起憑證作用。一般需要提供檔案中的合同、協議。在法制化日趨完善的今天，檔案以其權威性對其提供的證據作用已引起公眾重視。它使企事業單位和國家機構、社會組織在保護自身合法權利的同時，避免不必要的經濟損失。二是通過規范、詳實的科技檔案利用，使相關工程項目提前竣工投產、設備維修提前使用。一般需要提供的是檔案中的設備資料。三是工程設計中重復利用科技檔案，既節省設計工作量，而且經重復利用的圖紙是經實踐考驗過的，設計質量又有保證，它在提高科技檔案利用率的同時，也大大提高了工程設計的效率，節約了工程設計的人力、物力的投入。需要提供的是檔案中的竣工圖。宜賓電業局的《利用科技檔案節約設計工作量創效益》就獲得了四川省開發科學技術檔案信息資源成果評獎活動三等獎。針對這三方面的利用，各基層單位檔案工作人員可根據已往經驗結合其實際情況，開通“綠色通道”，采取有利于利用，又不與檔案法律法規相違背的最好方式提供服務。

5.加強科技檔案的現代化管理

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關鍵詞：境外企業 檔案 檔案管理

近年來，隨著經濟全球化日益加速、我國對外開放程度不斷加深，我國企業紛紛“走出去”，在境外開展業務、設立駐外機構、建立海外子公司，從而產生了大量境外企業檔案。這些境外企業檔案是我國企業檔案全宗的重要組成部分，也是我國企業境外資產的重要組成部分。加強境外企業檔案管理研究具有十分重要的理論價值和現實意義。筆者對1992年至2012年我國境外企業檔案管理研究文獻進行了調查統計與分析評述。

一、文獻統計分析

筆者于2012年7月22日，以中國知網（）的“中國期刊全文數據庫”、“中國博士學位論文全文數據庫”、“中國優秀碩士學位論文全文數據庫”和“中國重要會議論文全文數據庫”4大數據庫為基礎，用“境外檔案”、“跨國檔案”、“境外企業檔案”、“海外企業檔案”、“跨國企業檔案”5個關鍵詞，分別進行題名檢索，檢索精度為模糊，共檢索出有效的相關文獻33篇。

從文獻發表時間來看，1992年首次有人提出境外企業檔案管理的問題，2001年之前有關境外企業檔案管理研究的文獻較少，2001年中國加入世界貿易組織之后，相關文獻數量開始增加（2002年為3篇），尤其是2010年以來增幅明顯（2011年為8篇）。可以預見，隨著我國企業“走出去”戰略的逐步推進，有關境外企業檔案管理研究的文獻數量將呈快速上升的趨勢。

二、主要研究成果

（一）境外企業檔案的價值

學者們都認識到，境外企業檔案作為一種原始憑證，是維護企業合法權益的重要武器，尤其在是贏得法律訴訟、規避合同風險時發揮著不可替代的作用。除此之外，一些學者還認為：

第一，境外企業檔案是企業經營管理的重要基礎。王強、唐振華指出：“境外檔案工作也是加強境外單位內部管理和控制的重要基礎，是檢驗境外單位整體管理水平的抓手”。[1]羅亞利提出，跨國企業參考總部和境外子公司的檔案材料可以加深對彼此的了解，促進企業內部的文化融合，還能為企業總部管理層決策提供重要依據。[2]

第二，境外企業檔案是企業重要的信息資源和知識資產。張斌指出，境外企業檔案“不僅記錄了境外企業經營管理的活動過程，同時也沉淀了境外企業經營管理的經驗，是企業不可或缺的知識資源和財富”。[3]王強、唐振華認為，境外檔案是境外單位的重要知識資產和核心信息資源，為境外單位提供了可靠的信息資源保障，在服務國際化經營上發揮著重要作用。[4]

第三，境外企業檔案對促進我國境外企業的整體發展意義重大。李向群認為，“加強境外企業檔案管理是加強境外資產管理的重要內容，檔案工作對境外中央企業資產保值增值意義重大。”[5]吳廣平認為，管理好國有境外企業檔案，不僅是國有境外企業自身經營和發展的需要，也是國家政策研究及經濟戰略發展的需要。[6]

（二）境外企業檔案的特點

境外企業在資產屬性、經營模式、管理方法等方面，與境內企業相比存在諸多不同之處，相應地作為境外企業活動伴生物的檔案也有著不同的特點：

第一，形成與保管的分散性。許多學者提到，跨國企業的境外企業或駐外機構點多面廣，涉及多個國家、地區，檔案的形成地域很分散，檔案保管也是分散的，基本上是誰經辦誰保管，甚至留存在個人手中。

第二，來源及內容的單一性。高衍[7]、郭潤華[8]、林阿娜[9]等認為：境外企業在文件來源上，基本上是本公司形成的，境內主管機關的文件一般不發至境外企業，文件來源比較單一；在文件內容上，主要以商貿往來文件為主，黨群類的文件較少。

第三，語言文字的多樣性。檔案記錄語言文字的多樣性，一直是困擾跨國企業檔案管理的一大難題。郭潤華指出，中石化公司的駐外機構檔案材料語種復雜多樣，不僅僅有中文，還有相當一部分涉及駐在國的語種，如英語、德語、法語、日語等。[10]王強、唐振華也指出：“石油企業境外單位較多分布在非母語英語國家，文件檔案記錄的文字往往涉及多語種問題，如果這些外文文檔得不到及時翻譯，就容易造成利用上的困難”。[11]

（三）境外企業檔案管理現存的問題及原因

學者們認為，目前我國境外企業檔案管理主要存在以下問題：境外工作人員檔案意識淡薄，檔案工作沒有得到足夠的重視；國內檔案法規對境外企業檔案管理缺乏有效制約，境外企業檔案管理制度不健全；文件形成和保管分散，檔案收集困難；缺乏有力的檔案業務指導，檔案專業人才不足。境外企業檔案的知識產權歸屬、價值鑒定，電子文件的收集、保管與利用等也是困擾檔案部門的難題。究其原因，學者們認為主要在于以下幾個方面：

一是國內有關境外企業檔案管理的法規不健全。目前，我國已頒布的有關境外企業檔案管理的部門規章或規范性文件主要有《關于加強境外投資、承包工程、設計咨詢科技合作和勞務合作項目檔案工作的通知》（國家檔案局、國家計劃委員會、對外經濟貿易部1993年）、《關于加強駐外機構和境外企業檔案工作的意見》（國家檔案局2005年頒布）、《關于加強在境外發行證券與上市相關保密和檔案管理工作的規定》（2009年證監會、國家保密局和國家檔案局頒布）。此外，一些地方了一些相關的地方性法規制度，如《廣州市境外企業檔案管理辦法》（廣州市政府1994年頒布）、《廣東省駐境外及港澳地區國有企業檔案管理辦法》（廣東省人民政府2002年頒布）等。但總體而言，國內有關境外企業檔案管理的法規不夠健全，使得境外企業檔案工作面臨無法可依的困境。鄧達宏認為：“企業‘走出去’戰略實施后，境外國有企業檔案的監管仍缺少明確的法律法規。我國的檔案法規中涉及到關于境外國有企業檔案管理的條款太少，且規定不甚明確。”[12]

二是受所在國家或地區的法律限制。境外企業所在國家或地區對于企業檔案有著不同于國內的法律規定，從而增加了境外企業檔案管理的復雜性。例如，郭潤華論及，英國規定，與企業稅務有關的檔案材料最少要保存6年以上，以備稅務部門檢查；也門、沙特等國不允許將地質檔案材料帶出國境。[13]任鳳仙指出：對于企業財會檔案，日本的民法、商法、稅法中明確規定，在規定的保管期限內，企業有保管這些檔案材料的義務，而超過保管期限的檔案材料如何處置由企業自己決定；有的國家或地區規定企業形成的財會文件材料須交由當地律師樓保管；香港地區的法律對有裝訂痕跡的證據材料是不承認其法律效力的。[14]孟秀麗提到，中原油田對境外項目產生的會計檔案要按當地國家稅務審計的要求而存放在境外，接受當地國家定期或不定期的稅務審計和稽查。[15]

三是受分散式管理體制的制約。張斌指出：“我國企業檔案管理遵循集中統一管理原則，實行企業檔案綜合管理。而一些國家的企業檔案大多處于分散管理狀態，沒有統一的管理體系和制度加以約束，我國一些境外企業的管理模式或組織設計基本上模仿所在國的企業管理模式，這樣往往會帶來文件檔案流向不清、管理缺失的問題，而一些境外企業卻沒有認識到這種管理上的漏洞，極有可能造成企業知識的流失以及國有資產的流失。”[16]

四是跨區域、遠距離的障礙。王勤[17]、孟秀麗[18]認為，由于距離遙遠、境外企業駐地分散，母公司檔案部門對境外檔案的業務指導難以開展。張斌指出，跨區域是企業境外檔案管理的兩大難題之一，跨國企業的境外企業往往涉及多個國家或地區，使文件檔案具有明顯的分散性。[19]

五是檔案人員多為兼職且流動頻繁。中石油檔案室指出：“針對資源國對外籍員工勞務簽證的嚴格限制，以及嚴峻的政治、安全風險，同時為提高海外業務國際化程度，境外基層檔案隊伍一般都是兼職人員。”[20]

（四）加強境外企業檔案管理的策略

第一，強化檔案意識培養。鄧達宏指出，要樹立“大檔案”的理念，提高境外國有企業檔案意識，把大檔案的理念貫徹到企業的生產、經營、銷售的始終，貫徹到企業的檔案工作中。[21]任鳳仙認為，要將檔案工作列入境外企業國內主管單位舉辦的境外企業管理人員培訓內容，培訓工作應重點提高境外企業專兼職檔案人員的思想素質、業務素質以及語言素質。[22]中石油檔案室認為，針對公司人員輪換頻繁和基層檔案隊伍兼職的特點，加強培訓工作成為培養員工檔案意識、規范公司檔案管理的有效途徑。[23]潘艷敏等提出應有計劃地實施檔案培訓，對海外項目員工采取“普及”培訓的方式，側重檔案宣傳教育；對海外兼職檔案員采取“一對一”培訓的方式，側重檔案工作操作規范和技術標準。[24]

第二，完善檔案法規體系。吳廣平認為，要加強對國有境外企業檔案管理的立法，以法律的規范約束國有境外企業檔案工作行為。[25]鄧達宏認為，要分階段進行立法，檔案行政管理部門要加強調研，研究新情況、新問題，搞好規劃、現行試點，制定地方關于境外國有企業檔案方面的規章制度。[26]

第三，理順檔案管理體制。郭潤華指出：應堅持“統一領導、分級管理”的檔案管理體制，形成檔案管理部門、外事管理部門、駐外機構主管單位齊抓共管、分工負責的運行機制；應確立駐外機構和境外企業檔案工作由主管單位的檔案部門指導和監督的原則。[27]許多學者提出，境外企業檔案管理應制定專人負責并與領導責任及經濟利益掛鉤。中石油明確了各級領導的檔案業務管理職責，公司建立了以國內總部檔案室、海外單位檔案機構為業務管理主線，以各專業系統和海外項目兼職檔案員為基層工作隊伍的檔案工作網絡體系。[28]中國交通建設集團規定由駐外辦事處總經理、項目負責人負責檔案工作，檔案部門提供的各駐外機構工程項目歸檔情況作為年終獎金發放的依據之一。[29]中原油田對外經濟貿易總公司規定，項目經理為境外項目檔案管理的第一責任人，實行檔案“一票否決”權，將檔案歸檔情況與項目經理工作業績和經濟效益掛鉤。[30]

第四，健全檔案管理制度。王勤建議，將“實施檔案檢查”的內容加入到對下屬境外企業的內部審計工作中。[31]宋瑩認為：對于境外項目檔案管理，“‘項目經理負責制’是最好的辦法，以項目經理為主，如何操作則由其根據工程的具體情況指定專人或兼職人員管理，就可加強境外檔案管理。”[32]許多企業針對境外企業檔案的特點與管理要求，制定了因地制宜、針對性強的規章制度。例如，中原油田對外經濟貿易總公司修訂了《關于加強境外項目檔案的管理辦法》，并建立健全了境外企業（項目）檔案管理制度和辦法。[33]中國石油天然氣勘探開發有限公司制定了《關于加強海外檔案管理工作的意見》《關于加強海外檔案工作的通知》《境外檔案工作管理實施細則》和《中國石油海外勘探開發公司境外檔案工作考核辦法（試行）》等。[34]中國交通建設集團制定了《駐外機構工程項目科技文件資料歸檔辦法》。[35]

第五，創新檔案管理機構。一者建立信息中心。鄧達宏認為：“境外國有企業應建立起檔案信息資料中心，統一、動態地管理本企業的文件信息，并定期地傳送給境內企業總部，以便總部的監督。”[36]任鳳仙認為，要以企業檔案工作為依托，成立海外市場信息服務中心，建立網上檔案管理系統，為企業搜集情報，提供咨詢服務。[37]二者建立寄存中心。張斌指出：“可以將非核心機密的文件檔案交由當地信譽度較高的文件中心，文件檔案寄存或保管機構代為保存。”[38]任鳳仙[39]、吳廣平[40]認為，可以嘗試采用托管方式，在境外成立服務性的檔案托管機構保管企業檔案資源。

第六，應用先進信息技術。境外機構與境內機構相距遙遠，使得境內母公司對境外子公司的指導和監督比較困難，互聯網技術的應用有助于克服這一難題。例如，2010年國資委對駐港澳臺地區的中央企業的檔案工作進行調研后，認為要“確立中央企業檔案信息化和企業信息化的關系，將檔案信息化納入企業信息化總體規劃，通過技術手段推動境外中央企業檔案管理的規范化和制度化。”[41]中國中化集團公司在集團公司 IT 部的支持下，通過全集團的局域網，在 NOTES 平臺上建立了“檔案專欄”，使境內外機構的檔案人員可以了解到檔案工作的政策法規、行業標準、檔案知識等方面的內容，并與集團公司檔案部門進行業務交流。[42]中國石油海外勘探開發公司總部機關搭建了檔案資源管理遠程檢索信息平臺，建立了檔案管理系統，各境外單位可以通過網絡遠程把數據上傳到服務器，實現了檔案信息的網絡管理。[43]中原油田外經貿總公司的檔案人員用內部管理系統登錄公司網站，在“業務往來”中對境外公司進行業務指導。[44]

第七，多種收集方法相結合。田巧玲認為，境外項目檔案不方便帶回時，可以按照年度向國內主管部門移交當年的歸檔目錄，如所在國不同意帶回的，應將復印件或備份件報國內主管部門統一備案后歸檔移交。[45]宋瑩認為，可以采取定期收集、隨時收集與重點收集、跟蹤收集相結合的辦法進行資料收集工作，采用光盤或電子文件的形式是境外項目檔案接收最有效的方式，針對其中重要的、最有法律效力的紙質文件進行接收。[46]楊琦認為，對于境外企業檔案的管理，要有適當的靈活性，重點要求境外企業做到重要文件，如企業注冊登記、業務檔案、法律文書、合同協議、資產權屬證明、業務經營權的批準文件等重要文件予以歸檔。[47]

三、總體評價

（一）研究不足

總體上，國內在本領域已取得一定成果，但仍存在如下不足：

第一，視野高度不夠。多數學者僅從企業檔案部門的自身業務或者從本行業，如檔案收集、項目檔案、會計檔案等出發，著眼于確保境外檔案完整齊全開展研究，未能從服務企業整體經營戰略，促進企業全面發展的角度出發進行研究；亦未能順應全球化趨勢，從國家推進“走出去”的戰略高度出發，立足于維護國家與企業權益和安全進行審視。

第二，研究深度不足。許多論文僅從表面論述境外企業檔案管理的現存問題和應對策略，沒有透徹分析問題背后的深層次原因，未能提出一套科學有效的境外檔案管理體系。

第三，思想理念陳舊。多數學者未運用現代檔案管理理論來指導實踐工作，或者試圖套用舊的檔案學理論分析新出現的境外企業檔案問題，未能“跳出檔案圈看檔案”，運用新的管理理念開展研究。

（二）研究方向

筆者認為，將來可從著重以下幾個方面進行探索：

第一，加強境外國家或地區企業檔案法律研究。跨國企業檔案管理的基本原則之一是“雙重遵從”，即既遵從母公司所在國家或地區的檔案法律，同時又遵從子公司所在國家或地區的檔案法律。因此，我國應加強對“走出去”的重點國家或地區檔案法律的研究，深入了解這些國家或地區對于其管轄范圍內企業的檔案管理有哪些具體的規定和要求，從而才可能提出在“雙重遵從”原則下境外檔案管理的可行解決方案。

第二，運用先進的管理理念。應該突破原有理論框架，“跳出檔案圈看檔案”，從企業檔案作為企業核心信息資源、重要知識資產，作為內部控制、國有資產監管重要工具的角度出發開展研究。

第三，開展案例分析及實證研究。鑒于目前本領域內宏觀研究較多、具體研究較少，理論研究較多、實證研究較少，可以選擇幾個中國企業“走出去”的重點國家或地區的幾家具有代表性的境外企業作為典型個案，開展案例分析和實證研究。通過分析這些境外企業檔案管理面臨的問題，提出因地制宜、具有針對性的解決方案，進而探索我國如何建立境外企業檔案管理體系。

本文為國家社會科學基金項目“國有企業境外檔案監管體系研究”（批準號：12CTQ036）階段性研究成果之一。

注釋：

[1][4][11]王強，唐振華.關于境外檔案工作“以人為主”管理策略的思考——以中國石油境外檔案工作現實為例[J]. 北京檔案， 2012（1）：17-18.

[2]羅亞利.跨國企業檔案的價值體現[J].浙江檔案，2012（2）：64.

[3][16][19][38]張斌.企業境外檔案的跨區域和跨文化管理[J].檔案管理， 2008（3）：13-15.

[5][41] 李向群.港澳地區中央企業檔案工作調研報告[J].機電兵船檔案，2011（4）：10-11.

[6][40]吳廣平.論國有境外企業檔案的管理[J].中國檔案，2003（12）：24-25.

[7]高衍. 談境外企業檔案工作[J]. 中國檔案，1993，（6）.

[8][10][13][27]郭潤華.企業境外機構檔案管理現狀分析及對策[J].北京檔案，2011（7）：31-33.

[9]林阿娜.淺談境外企業的檔案工作[J].山西檔案，1995（5）：34-35.

[12][21][26][36]鄧達宏.新“走出去”戰略下境外國有企業檔案監管工作探略[J].蘭臺世界，2006（1）：14-16.

[14][22][37][39]任鳳仙.境外投資企業檔案管理存在的問題及對策[J].北京檔案，2005（7）：19-21.

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[17]王勤.不應忽視境外企業的檔案管理[J].上海檔案，2010（11）：32-33.

[20][23]中國石油天然氣勘探開發有限公司檔案室.跨國企業檔案工作的“四大支柱”——培訓檢查 考核通報[J].機電兵船檔，2010（6）：23-25.

[24][28][34][43]潘艷敏，楊松萍，唐振華.跨國企業檔案管理的探索與實踐[J].中國檔案，2011（5）：54-55.

[25]吳廣平.論國有境外企業檔案的管理[J].中國檔案，2003（12）：24-25.

[29][35]周秀閣.淺談境外建筑施工企業工程項目檔案收集歸檔的難點與對策[J].機電兵船檔案，2007（1）：21-22.

[30][33]石立銘.控管結合加強歸檔標本兼治提升利用——中原油田談境外企業（項目）檔案管理[J].檔案管理，2011（3）：75-76.

[31]王勤.不應忽視境外企業的檔案管理[J].上海檔案，2010（11）：32-33.

[32][46]宋瑩.境外項目檔案管理工作[J].北京檔案，2004（12）：21-23.

[42]何衛東.我國駐外機構和境外企業檔案工作的現狀及對策[J].中國檔案，2004（2）：35-37.

[45]田巧玲.如何做好有天境外項目檔案工作[J].檔案管理，2009（5）：80.

篇9

20xx年最新保險公司檔案管理辦法全文第一條為規范社會保險業務檔案管理，維護社會保險業務檔案真實、完整和安全，發揮檔案的服務作用，根據《中華人民共和國檔案法》和社會保險相關法規，制定本規定。

第二條依法經辦養老、醫療、失業、工傷、生育等社會保險業務的機構(以下簡稱社會保險經辦機構)，管理社會保險業務檔案，適用本規定。

第三條本規定所稱社會保險業務檔案，是指社會保險經辦機構在辦理社會保險業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。

第四條人力資源社會保障行政部門負責社會保險業務檔案管理工作的組織領導。

社會保險經辦機構負責社會保險業務檔案的管理工作，并接受檔案行政管理部門的業務指導。

社會保險業務檔案由縣級以上社會保險經辦機構集中保存。

第五條社會保險經辦機構配備專門的管理人員和必要的設施、場所，確保檔案的安全，并根據需要配備適應檔案現代化管理要求的技術設備。

第六條社會保險經辦機構應當認真落實檔案保管、保密、利用、移交、鑒定、銷毀等管理要求，保證社會保險業務檔案妥善保管、有序存放，嚴防毀損、遺失和泄密。

第七條社會保險經辦機構辦理社會保險業務過程中形成的記錄、證據、依據，按照《社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》(見附件)進行收集、整理、立卷、歸檔，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。

第八條社會保險業務檔案分類應當按照社會保險業務經辦的規律和特點，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用年度業務環節或年度險種業務環節的方法對社會保險業務材料進行分類、整理，并及時編制歸檔文件目錄、卷內目錄、案卷目錄、備考表等。負責檔案管理的機構應當對接收的檔案材料及時進行檢查、分類、整理、編號、入庫保管，并及時編制索引目錄。

第九條社會保險業務檔案的保管期限分為永久和定期兩類。定期保管期限分為20xx年、30年、50年、120xx年，各種社會保險業務檔案的具體保管期限按照《社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》執行。

社會保險業務檔案定期保管期限為最低保管期限。社會保險業務檔案的保管期限，自形成之日的次年1月1日開始計算。

第十條社會保險經辦機構依法為參保單位和參保個人提供檔案信息查詢服務。

第十一條社會保險經辦機構應當對已到期的社會保險業務檔案進行鑒定。

鑒定工作應當由社會保險經辦機構相關負責人、業務人員和檔案管理人員，以及人力資源社會保障行政部門有關人員組成鑒定小組負責鑒定并提出處理意見。

鑒定中如發現業務檔案保管期限劃分過短，有必要繼續保存的，應當重新確定保管期限。

第十二條社會保險經辦機構對經過鑒定可以銷毀的檔案，編制銷毀清冊，報同級人力資源社會保障行政部門備案，經社會保險經辦機構主要負責人批準后銷毀。

未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。

社會保險經辦機構應當派兩人以上監督銷毀檔案。監督人員要在銷毀清冊上簽名，并注明銷毀的方式和時間。銷毀清冊永久保存。

第十三條社會保險經辦機構按照有關規定，將永久保存的社會保險業務檔案向同級國家綜合檔案館移交。

第十四條社會保險經辦機構有下列行為之一的，限期改正，并對直接負責的工作人員、主管人員和其他直接責任人員依法給予處分;給參保單位或者個人造成損失的，依法承擔賠償責任：

(一) 不按規定歸檔或者不按規定移交檔案的;

(二) 偽造、篡改、隱匿檔案或者擅自銷毀檔案的;

(三) 玩忽職守，造成檔案遺失、毀損的;

(四) 違規提供、抄錄檔案，泄漏用人單位或者個人信息的;

(五)違反社會保險業務檔案和國家檔案法律、法規的其他行為。

篇10

一、領導重視，任務明確

同志曾指出“檔案工作是各項工作發展的重要基礎，這個基礎不牢固，將來我們是要負歷史責任的”、“我對檔案工作重要認識的加深，是從市政建設中的管道問題開始的”。馬鞍山市的各屆領導也對城建檔案工作，尤其是城市管網檔案管理工作十分重視，早在1983年市領導就兩次參加了市建委、檔案局聯合召開的城建檔案工作會議，并在會上明確強調“城市要實行科學管理，管網搞不清怎么行，三年不行，五年行不行？我們在兩年內能否理個頭緒出來。”為此市政府專門頒發文件，下達了主要管網單位補測補繪任務，對做好補測補繪資料整理、歸檔等工作提出了具體要求，責任到單位領導，并規定了完成任務的期限。從此，馬鞍山市的管網管理工作開始逐步走上正軌。接到市政府下達的任務，市煤氣公司、自來水公司、郵電局和馬鋼自控所、動力廠等有關單位立即進行布置，制定計劃，并付諸實施。為進一步推動這項工作的開展，市政府又于1984年10月19日在市煤氣公司召開了全市管網補測補繪現場匯報會，檢查文件貫徹落實情況和主要管網單位半年來工作開展情況。會上市領導肯定了煤氣公司管網補測補繪的經驗，并對各單位的工作再次提出了具體要求和希望。1985年11月省建設廳、省檔案局還專門在我市召開了全省城市管網檔案管理工作會議，對我市開展管網補測補繪，給予高度評價。從而，有力地推動了我市管網檔案管理工作的開展。

二、確立城市規劃的權威性，

做到審批一支筆，管理一盤棋

城市規劃既要加強和改善對全市有影響的給排水、供熱、煤氣、通訊、人防和供電等主要管網的宏觀管理，也要注意各住宅小區和單位內部的支線、支管的微觀管理。凡在我市行政區域內興建的各項管線工程（包括坑道工程），無論中央和省屬單位等都應按市規劃局做出的統一規劃，合理布局地上地下管線工程，城市建設部門和負責該項工程的建設單位嚴格按照先地下、后地上的原則，統一協調、組織施工。不斷提高管網檔案的準確性，各管網單位對于地面構筑物的變化，地下管網調整以及實際應用中發現的錯漏，要隨時糾正，力求管網檔案與實際相符。要盡快將管網竣工圖標到1/1000市航測新地形圖紙上，統一將相對位置，修正為坐標位置，絕對高程，加快全市綜合管網圖的繪制。

三、管網檔案管理要逐步做到

制度化、系統化、標準化、法制化

管網管理爭取做到一路一卡，既要有比較詳細的1/1000的管網拼圖，又要有1/10000管網概況圖。在各種數據調查準確后，推廣應用縮微、錄像、電子計算機等現代化新技術，把管網管理工作提高到一個新的水平。還要根據我市的實際情況，制定《馬鞍山市城市管線工程管理辦法》、《實行建設工程規劃審批前查詢城建檔案制度》，對不按章辦事，亂破馬路，亂接管網，應加倍處罰，由此而造成的損失，由責任單位承擔，情節嚴重者，追究個人責任。確保我市建設工程不受損壞，保證城市建設和城市生產、人民生活的正常進行，保護建設工程所有者、使用者的合法權益，使管網管理工作逐步做到法制化。認真貫徹落實《安徽省城市建設檔案管理辦法》和《馬鞍山市城市建設檔案管理試行辦法》，充分運用經濟的、行政的、法律的手段來確保管網竣工檔案及時交城建檔案館歸檔。對凡列入基建計劃項目管網工程，沒有完整、系統、準確的管網竣工檔案，不能評為全優工程，不得驗收。

四、堅持集中統一管理的原則，

積極做好管網檔案的歸檔利用

1. 分級管理，多套制保存，做好城市管網檔案的歸檔工作。考慮城市的開發開放，經濟建設與發展，以及戰爭、自然災害等因素，一個城市必須要有一套較完整、準確的管網檔案。全市主要管網單位經過補測補繪建立健全的管網測繪資料，進行復核、整理后，首先，將管網檔案交本單位檔案室立卷歸檔，保證管網檔案齊全，完整、準確。其次，按要求及時向市城建檔案館移交一套，實行多套制保存，并形成制度。市煤氣公司、自來水公司、郵電局等單位檔案室還要按規定將每年新鋪設的煤氣、給水、電訊等管線改建和擴建的管網竣工圖移交一套給市城建檔案館保存。現在有的單位保存了部分管網檔案，視其為本單位資本，而不把它看成是國家的財富，不愿意集中歸檔，這是不對的。

2. 積極做好管網檔案的開發利用。馬鞍山市城建檔案館是接收和保管城市管網檔案的重要基地，對管網檔案管理應從封閉型向開放型、從保管型向智能型轉化，主動提供利用。該館自1992年以來主動將《城市地下管網檔案目錄》送一份給市規劃局，為規劃部門提供第一手城市地下管網檔案材料，積極為城市規劃管理服務。

同時，該館正在逐步實現管網檔案工作的重心從傳統的實體管理向管網檔案信息開發加工轉移。開發城市管網檔案信息資源，掌握城市建設動態，正確地處理保密與利用的關系，編制出管網檔案各種各區域、容量、分布和綜合專題目錄介紹等等，提供領導決策，為城市經濟建設服務。