導語：如何才能寫好一篇檔案管理規劃，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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【關鍵詞】規劃；土地；檔案；管理；佐證；

中圖分類號： F301.2 文獻標識碼： A 文章編號：

引言

規劃土地管理局是國家土地規劃和管理的重要監督和執行部門，該部門的業務檔案管理是其主要的工作內容之一，為相關的研究人員、單位或者個人提供土地資源的使用情況資料。土地規劃管理局的業務檔案管理是協調和處理土地糾紛，查處違法違章案件的重要參考依據，在進行土地違法違規案件的審理中具有公正、公平、佐證的作用。實踐證明，規范和完善規劃土地管理部門業務檔案管理工作，在國土資源的有效管理中具有舉足輕重的作用。據相關的研究資料顯示，新形勢下的土地規劃和管理局在進行業務檔案管理工作中存在著一定的問題，這些問題需要認真對待，并找出解決的方案。[1]

一、規劃土地管理局業務檔案管理的相關介紹

規劃土地管理局業務檔案管理是指對于地籍、地政、資源信息、執法檢查、規劃等的、在空間和時間上所積累的技術和行政資料，用文字檔案的形式加以保管以便于人們借閱、查詢。規劃土地管理局業務檔案管理工作是將上述珍貴的資料，用現代科學技術手段加以規范、整合、匯編，從而方便對于這些資源的管理和使用，力求達到管理規范化、科學化，使得業務檔案具有實用性和可操作性。在可能的情況下，發揮業務檔案的公正、公平、佐證的功效。

二、規劃土地管理局業務檔案管理的重要性

檔案是記述歷史資料的載體，是客觀存在的、靜止的史志資料和文字，具有極大的參考、借鑒、收藏價值。檔案資料具有重要作用，它是后人對于以往事物的考察、推定當代事物的發展變化軌跡的依據。規劃土地管理局的業務檔案管理工作隨著國家經濟發展，開發利用國土資源的工作的推進，發揮著日益顯著的作用，它已經成為國土資源管理工作不可或缺的一部分。自上個世紀八十年代，我國的土地管理組織系統機構成立以來，土地規劃管理的業務檔案就為相關的機構和單位、個人提供了大量的真實、可信的土地資源信息，為我國的土地規劃事業起到了積極的促進作用。規劃土地管理局的業務檔案具有實用性、科學性和可操作性，隨著我國土地管理事業的發展，業務檔案管理體制和規章日益完善。[2]在長期的土地規劃管理工作中，對于土地資源的利用狀況做了詳細的記錄，尤其是對于全國開展的首次土地調查、土地規劃、地籍調查等資料及相關的文件都有詳細、科學、真實的文字記載，對于當今的國家土地資源研究具有重要的指導意義。另外，規劃土地管理局的業務檔案管理對于土地糾紛案件的處理、違法侵占土地資源的查處都具有重要的法律佐證效果。

三、完善規劃土地管理局業務檔案管理工作的有效途徑

1、提升業務檔案管理意識，加強對于業務檔案管理人員的培訓

提升業務檔案管理意識是做好檔案管理工作的重要前提，只有從思想上重視業務檔案管理工作的重要性，管理人員才能夠以積極、嚴謹、認真的工作態度來正確對待檔案管理工作。定期對于檔案管理人員進行專業的工作技能和業務的考核，及時發現管理人員在工作意識、工作態度上的不足之處，發現其在檔案管理工作中存在的問題，是提升管理人員業務水平的有效途徑。因此，可以根據工作人員的具體考核水平，選擇定期對于檔案管理人員進行培訓，增強其對于檔案管理工作重要性的認識，扭轉不良的工作習慣，提高工作效率，促進檔案管理水平的提升。

2、依靠現代科技手段，轉變檔案管理工作方式

新的科學技術的發明和應用是適應人類生產、生活需要而產生的，因此，采用新技術手段，摒棄以往的落后的工作方式，是人們進行工作、生產的必然選擇。采用新的技術手段能夠有效的節約工作時間、提高工作效率、保障工作質量，符合社會發展需要。規劃土地管理局在進行業務檔案管理的過程中，可以依托科學技術，對于現有的檔案管理手段和方式進行改革，以利于高效、科學的檔案管理模式的推廣和應用。目前，對于檔案的管理手段中，較為先進的管理方式是采用電子檔案管理模型。電子檔案與紙質檔案相比，存在著諸多的優勢，例如，電子檔案可以有效的節約檔案保存室的空間資源，以信息存儲方式保存的文獻資料能夠在保障文獻資料的完整性的前提下，最大限度地保存紙質文獻資料的內容。并且電子檔案具有紙質檔案所缺乏的獨特優勢，它可以將圖像、數字、符號、圖表、注解文字等綜合信息顯示出來。

電子檔案與紙質檔案相對應，采用計算機磁盤等存儲設備進行資料信息的存儲，將相互關聯的通用電子圖像文件加以集合與整編，以案卷為單位進行保存。[3]嚴格意義上講，電子檔案是一種虛擬檔案，是與紙質檔案等客觀存在的實體檔案相對照的，是將實體檔案的信息以比特、字節的方式進行表征并使之在電腦網絡上進行自由的流動，供人們自由查閱，它在很大程度上消除了實體檔案對于借閱者的時間和空間的限制，實現土地信息資源的公開化、透明化。電子檔案具有存儲密度高、與不同的媒體相承接、查找和修改便捷等特點，因而成為當代檔案管理模式的主流。

3、建立和健全業務檔案管理規章制度，提高規劃土地管理局的業務檔案管理水平

建立健全規劃土地管理局的業務檔案管理制度，是為了更好的促進檔案管理部門工作質量的提升。具體來講，可以采用以下措施：

建立健全業務檔案管理人員的崗位責任制，將具體的業務檔案管理工作落實到具體的負責人身上。通過建立崗位責任制，相關的工作人員就會從思想意識上提高對于工作的重視程度，改變以往的責任不清，工作任務不明的檔案管理工作狀態。

建立健全相關的業務主管科室問責制。通過問責制的建立，可以加強相關科室的責任意識，從而在思想上提高對于檔案監督及管理工作的認識。問責制的建立和實施是新時期國家行政事業單位改革工作模式，提高工作效率的重要手段，應用到業務檔案管理工作中，可以加強相關的責任領導的重視，從而形成自上而下的監督意識。

建立健全接待和資料查閱制度。任何形式的檔案資料都是歷史的記載與傳承，是后人對于以往的事件的研究的重要參考資料，具有極高的科研和保存價值。規劃土地管理局的業務檔資料具有極高的法律功效，是解決土地糾紛的主要參考依據，因此，加強對于相關業務資料的保有和管理是非常重要的。業務的檔案管理人員在進行優質服務的同時，也要注重對于資料查閱單位、個人的資格審批，以保護相關資料不被違法利用。

結語

總之，規劃土地管理局業務檔案的管理是一項關系國有土地資源的開發與保護，土地糾紛案件的解決與處理的法律依據，是國家進行公共工程建設、城市規劃與設計、現代化建設的重要參考數據。因而，做好規劃土地管理局的業務檔案管理工作是十分迫切并且必要的。

參考文獻

[1] 趙甲信.關于加快推進縣域檔案信息化建設工作步伐的幾點體會[J].陜西檔案,2008,(06).

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關鍵詞：檔案服務；城市規劃；項目生命周期理論

一個城市規劃項目從立項到完成所經過的各個階段，由于項目的側重點發生改變，對應的檔案管理工作也會發生變化。基于項目生命周期理論，城市規劃項目可以分為四個階段，分別是立項期、啟動期、成熟期以及完成期，如何在不同階段，準確、高效地做好檔案管理工作，客觀地記錄項目編制過程的真實情況，更好地服務后續其他規劃項目，具有重要的意義。基于項目生命周期理論的城市規劃檔案的信息化管理是未來主流的管理模式。本文以增城市城市規劃設計室（以下簡稱設計院）的協同辦公系統為例，開展協同辦公系統的項目管理模塊在實際工作中運行情況進行分析。

一、城市規劃檔案管理工作的三個發展階段特征

隨著城市規劃檔案管理工作制度的日趨完善，對檔案的準確化、規范化、信息化、精細化、安全化的要求更加明晰，城市規劃管理工作大致可以分為三個發展階段。第一階段，以項目結題、歸檔為導向。檔案管理主要工作是收集規劃最終成果，包括紙質成果和最終電子文檔。管理流程簡單，只需按年份、按類型歸檔即可，多數設計院在初期發展時期都采用這一模式。設計師根據新的項目需求，自行搜索設計院的檔案庫，新招聘員工也可以在檔案室迅速了解、學習設計院已經完成的規劃成果。第二階段，以項目回溯為導向。在第一階段收集最終成果的基礎上，加強項目立項和項目編制中間成果的收集歸檔。項目立項包括項目建議書、項目招標文件、項目投標文件、項目開題報告等等項目在立項期主要資料。中間成果則包括了初步成果、中期成果、審查意見等項目在啟動期、成熟期的主要資料。隨著設計院規模變大，業務量上升，對檔案管理的要求更加規范化，檔案管理工作在項目立項期就已經開始介入，跟蹤管理項目編制全過程。第三階段，以項目流程、品牌延伸為導向。隨著信息化技術手段的不斷完善，檔案管理可以做得更加精細化，由最初的成果管理轉變為全流程的管理，最終成果也不再是檔案管理的最后一個步驟，評獎材料、成果的可視化宣傳展示等后續品牌管理成為新的任務。這一階段，檔案管理的內容包括項目立項、基礎資料（包括案例資料）、工作日志、最終成果、評獎材料、科研論文、成果展示等方面，全面覆蓋項目生命周期所涉及的四個時期。其中，新增的工作日志取代以往中間成果，通過時間流的方式，利用移動平臺的新一代互聯網信息技術，詳細記錄項目編制過程與甲方的交流過程，記錄每一個重要節點對方案提出的修改意見，輸出方案的時間節點，甚至是項目收款信息都可以納入工作日志中。工作日志模塊的出現，不僅解決了檔案管理中信息丟失的問題，也為工程師的工作交接產圖1城市規劃檔案管理工作的三個發展階段生積極作用，讓工程師快速了解項目的全過程。評獎材料、科研論文、成果展示三個模塊主要針對項目的品牌管理，打破以往項目管理的最終目標是一份份厚厚的紙質文檔，而是將報獎材料、科研論文、可視化成果宣傳展示作品納入城市規劃方案檔案管理的范疇。

二、協同辦公系統的項目管理模塊設計

設計院的協同辦公系統中集成了項目管理模塊。項目管理模塊是基于項目生命周期四個時期來進行設計的，由工程師和檔案管理人員同步操作，將檔案管理融入項目的全過程。項目管理模塊包括了指定參與人、辦案、項目完成、退件、一覽、統計六個子功能。其中，辦案子功能模塊是檔案管理人員與設計人員協同完成檔案管理工作的主要模塊。辦案模塊包括了項目信息、項目參與人、項目工作日志、項目文檔、付款方式等五個功能。以《新塘鎮瑤田村“三舊”改造規劃研究》項目檔案管理為例，項目信息的字段包括了：項目編號、項目年份、歷史編號、項目名稱、保密日期、項目來源、項目類型、合作項目、委托單位、承接單位、地址、項目合同、項目規模、項目負責人等信息。項目信息的每一個字段都可以作為檔案檢索字段。檔案管理員在項目啟動期主要完成該子模塊的信息內容。《新塘鎮瑤田村“三舊”改造規劃研究》項目工作日志，詳細記錄了該項目工作每個節點所面臨的問題和完成工作，項目工作日志的文字內容可以實現超鏈接，直接鏈接到文字內容所提及相關規范文件、基礎資料、階段成果等，從根本上實現了檔案管理工作由結果管理轉變為流程管理。

三、目前協同辦公系統存在的主要問題

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城市建設規劃是一項系統的工程，涉及到社會生活的方方面面，對保密性和專業性的要求也較高。因此，城市建設檔案管理工作相對于其他管理工作來講更加具有技術性，所要求具備的管理水平更高，然而現階段我國的城市規劃檔案管理工作存在著種種弊端，嚴重制約了檔案管理工作的長遠發展，對此，應該大力探索創新型的發展模式。

1.傳統模式下城市規劃檔案管理的弊端

1.1規章制度不健全

改革開放以前，我國長期處于計劃經濟時代，社會經濟發展處于停滯階段，城市化建設緩慢，因此城市規劃檔案管理工作難以進行實質性的開展，政府部門對城市規劃檔案管理工作也沒有進行重視，更沒有一系列切實可行的規章制度對城市規劃檔案管理工作進行規范和管理。在改革開放之后，我國社會經濟處于高速發展的階段，但是一些傳統思維和舊的模式還是根深蒂固，這就造成了舊思維和新形勢之間的不可磨合的矛盾。規章制度的不健全直接導致了檔案管理工作人員的業務素質不高，工作態度不端正，責任心不強等問題，對城市規劃檔案管理工作的開展帶來了不利的影響。有些工作人員缺乏必要的工作技能，難以對檔案資料進行有效的歸檔、整理、分析等等。這種規章制度上的缺失是阻礙城市規劃檔案管理工作健康發展的的主要因素。

1.2對城市規劃檔案管理的理解存在偏差

在傳統的思維模式下，城市規劃檔案管理工作是一項可有可無的工作，單純地將其工作范圍限定在相關檔案資料的保存和收藏，這種理解是非常片面的。其實，城市規劃檔案管理在城市建設中發揮著重要作用，工作范圍廣泛，是相關政府部門開展城市建設規劃工作的主要依據，它不但涉及到檔案資料的歸檔和保存管理，而且還涉及到對相關文獻資料數據的分析和整理，是各種建設項目具體情況的直接反映，而且還能夠為以后城市規劃和建設提供重要的參考依據和強大的智力支持。因此，各級政府部門都應該加強對城市規劃檔案管理工作的重視程度，充分認識到該項工作的城市化發展中的特殊價值，以使城市規劃檔案管理工作能夠更為有效地進行。

2.城市規劃檔案管理創新發展的重要意義

現在，我國已經進入社會主義市場經濟的新時代，政府部門的體制和各項工作方式都發生著深刻的改變。城市規劃檔案管理工作在舊的發展模式下效率低下，管理落后，已經遠遠不能適應市場經濟環境，必須對其進行管理創新和制度創新，轉變思維模式和工作態度，為城市規劃和建設工作提供更加科學的數據參考資料。同時，對城市規劃檔案管理工作進行發展創新還能夠通過網絡化的信息處理機制更加高效地開發利用在城市規劃中產生的越來越多和越來越復雜的檔案資料，而這對傳統的檔案管理工作模式來說一般是難以勝任的。因此，發展創新是城市規劃檔案管理工作長遠健康發展的必經之路。

3.城市規劃檔案管理創新發展的注意點

3.1轉變工作態度，提高業務素質

相關檔案管理部門要將工作重點放在提高該部門工作人員的業務素質和專業技能上來，積極開展本部門員工培訓工作，通過座談會、業務交流會或者報告會等形式來促進工作人員之間的業務交流，使其增強責任心，轉變工作態度，由過去被動消極的工作轉變為現在積極主動地工作。工作態度的轉變必將帶動工作質量和效率的極大提升。同時，還要努力培養工作人員對信息處理設備的操作能力，使得城市規劃檔案管理工作在信息化和網絡化的辦公環境下能夠得以順利進行。

3.2健全規章制度

科學和嚴格的規章制度是一項工作得以正常開展的重要保障，也是城市規劃檔案管理創新發展的重要要求。各級城市規劃檔案管理部門要充分重視工作規則制度的完善工作。制定適合本地區具體情況的具體規章制度，設立嚴格的工作程序和責任歸責機制，將具體工作任務和責任落實到個人，促使工作人員產生壓力感，進而端正工作態度，為城市規劃檔案管理工作的創新發展提供強大的人力資源保障。

3.3加強基礎設施建設

政府部門應該重視城市規劃檔案管理工作，并采取具體的措施來支持該項工作的完善和發展，例如，政府可以設立專項建設基金來加強對城市規劃管理工作的軟硬件建設，為該項工作的有效開展提供一個良好的平臺。另外，城市規劃檔案管理部門還應該順應時代的發展，積極對檔案管理工作進行信息化和網絡化建設，引進既懂管理又懂專業計算機知識的人才隊伍，優化本部門的人才結構，使大量的數據資料在信息設備的支持下可以得到高效地處理，同時也節省了大量的人力資源，便于將有限的人力資源投放到要求更高的工作中去，提高城市規劃檔案管理工作的整體運行效率。

參考文獻：

[1]曉章.北京市公安局檔案工作會議強調依法治檔科技興檔素質保檔.北京檔案.2001（4）.

[2]何嘉蓀，葉鷹.文件連續體理論與文件生命周期理論.檔案學通訊.2003（5）.

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關鍵字：城市規劃檔案；管理工作；發展與創新

城市規劃檔案，是城市建設檔案中的重要組成部分，具備權威性、客觀性、真實性等特點，是城市規劃的審批環節里直接形成，具保存意義的圖紙、圖表、文字、聲像等各類歷史數據資料的記載，同時也是建設工程展開規劃工作、勘測工作、設計工作、施工工作、管理工作、運行工作、維護工作、科研工作、抗災工作的關鍵依據。城市規劃檔案應按完整、規范、標準、系統的要求實行整理及編制，包括各類技術資料與竣工圖、經政府的報批檔資料應該要和工程項目同時進行。在工程竣工時，作為驗收條件之一，為日后維修、管理、改建提供書面依據。

1 城市規劃檔案的含義及特點

城市規劃是在某一時期里為實現城市各項發展為目標確定的城市性質、規模與發展方向，并為此做出具體的安排，如土地的合理利用、城市空間布局的協調、建筑物的綜合性部署等。要保證城市規劃的科學、合理，相關管理者就應該先熟悉該城市發展的歷史，對城市現狀及其發展相關的其他情況加以了解。城市的規劃檔案是城市規劃與建設的相關歷史記載，可為規劃部門提供可靠的相關參考。

城市規劃檔案源自于城市規劃管理的檔材料。按規劃管理工作的性質，其檔材料大部分在以下環節中產生：建設用地。包含建設用地的申請報告、相關部門批準的基礎建設計劃、項目任務書或項目計劃、指標、建設用地的審查記錄、承辦單、用地選址材料、用地許可證、征用地材料、相關圖紙、規劃圖等等；工程管理。主要有工程申請報告、批復等相關檔、土地證、開工報告、平面布置圖紙、設計圖、動遷協議、工程說明書、規劃方案的審定材料等等；管線工程管理。有管線工程申請書、管線工程的設計方案、管線工程的施工圖、工程材料、竣工圖等。

城市規劃檔案的特點主要有以下三個：

（一）法律權威性。在辦理建筑物相關的產權、產藉證的過程中，它起到的法律憑證的作用是其余城建檔案無法相比的。在城市的規劃管理工作中所形成的工程一書兩證的原件，是按相關法律及其他法規性檔所規定的法規程序形成的，匯聚了諸多職能部門，如計劃部、國土部、規劃部等的相關審批意見，是土地的使用、工程的建設憑據，具備法律的權威性。

（二）客觀真實性。其直觀的反映了建設工程的各方面情況，在批復書上有建設項目的施工單位名稱、工程的性質、建筑的面積、功能、造價等等信息。

（三）內容廣泛性。它包括了單位及個人建設工程的報建、建筑物的改造、功能變更、建設單位變更、建筑物招牌、裝修等內容。

2 城市規劃檔案重要地位

規劃檔案的種類眾多，包含城市的總體、詳細、分區、控制性、修建性、管線工程等眾多規劃檔案，在城市的建設體系之中起到主導的作用。城市規劃檔案是重要的法律依據，從城市規劃的審批權限而言，根據我國相關法律法規規定，國家以法律的形式對城市規劃審批的權限進行規定，目的在于強化合理布局、統一管理，確保其規劃嚴格按照規劃的方案實施。所以城市的規劃檔案具備權威性，是城建檔案的第一檔案。

3 城市規劃檔案管理工作存在問題

（一）意識不強。有一部分城市規劃部門的檔案工作地位與作用并沒有得到普遍的認同，許多人覺得檔案管理沒什么意義，從而產生重使用、輕管理的現象。檔案工作得不到重視，使檔案管理人員的工作積極性受到很大影響，從一定程度上限制了城市規劃檔案管理工作的發展與創新。沒有形成檔案工作的良好氛圍，一些部門與工作人員檔案意識較差，甚至有將重要檔資料據為已有的情況產生，嚴重影響了檔案的收集與再利用。

（二）信息化建設緩慢。對于實施電子政務，不管是從流程、相關技術標準或是人員的素質等方面都未有充分的應對準備，另外，檔案信息化的建設目前并沒有相關的行業規范標準，絕大部分只是引用了我國有關信息法律法規作為依據而展開工作，指導上受到限制，操作上有難度。

（三）檔案人員素質較低。在當前的檔案管理員在整體素質上偏低，知識結構單調、相關知識、理念沒有更新、缺少專業知識、不具備檔案管理從業的資質、專業知識老舊、仍按傳統方式管理檔案、分析鑒別的能力差等因素都嚴重影響了檔案管理的創新與發展。

4 城市規劃檔案管理工作的發展與創新

（一）創新服務機制。首先要勇于創新，把城市規劃檔案的服務領域進行合理拓展。在城市規劃檔案開發利用中必須適應城市的發展，堅持與時俱進的原則，開拓創新，做好其管理工作。打破阻礙城市規劃檔案發展的傳統觀念與方法，改進服務方式，探索新途徑，對服務意識進行加強，以保證其由管理型轉向服務型。其次采用多樣形式提供優質服務。相當檔案工作者要從單純的管理員變為主動的服務者，改變傳統形式，為了城市規劃檔案的開發與利用營造良好環境。利用的手續進行簡化，提升服務的質量，對服務的手段實施創新，實現手工和現代化檢索并行的方法等，真正的做到全方位服務。

（二）實行科學管理。一是實施綜合管理。將各門類、各載體的相關規劃檔案都納入到集中、統一的管理范圍之內，以維護檔案完整性與安全性，提升工作效率，為檔案資源更深度的開發利用提供便利。對城市規劃檔案加強保護工作，改變以往在檔案出現破損后才開始修復的工作模式，在資料檔案入庫前就對存放環境、資料破損的實際情況等多因素進行研究分析，以預防為主，防治相結合。與此同時，利用復印、掃描、微縮等現代化科技手段，實時的做好檔案備份工作，以減少原件損耗，從一定程度上延長相關檔案使用的壽命。二是實施目標管理。結合實際，將定性管理變為定量管理，層層分解目標并逐項進行落實。三是標準化管理。制定相關的管理標準，讓各個步驟，各道工序，各個環節都做到有章可循。現代化管理。以現代化的管理技術為指導，加強基礎業務，加強保護技術，充分發揮已有設備的潛力，探索現代化管理新方法。

（三）提高人員素質。首先檔案部門必須有計劃、有步驟的對檔管管理員進行定期培訓、指導，采用現代化人力資源管理方式，提升城市規劃的檔案管理人員綜合素質與水平，讓他們有機會借鑒別人的工作經驗，開拓管理新思路。其次相關檔案部門必須堅持以人為本的理念，關心檔案管理人員的精神、物質各方面生活。依據部門與地區的實際情況，制定不同的相關激勵方法，營造良好的工作氛圍，調動員工的積極性，激發工作熱情。第三管理人員結合本職崗位工作，提高個人業務水平，邊學邊實踐，還要重視檔案工作和其他專業滲透與融合，在提升業務水平的同時，重視計算機技術、信息技能學習，讓自身成為具有信息相關知識與網絡技能的綜合型、新型規劃檔案管理人員。

5 結 語

綜上所述，城市規劃檔案的管理工作的創新與發展是目前城市檔案管理中的重要研究課題，做好城市規劃檔案的管理工作對一個城市的規劃、建設與發展至關重要，借助于城市規劃檔案提供的可靠、準確的參考依據，城市才能科學、合理的穩步發展，為我國城市化進程發展打下堅實的基礎。

參考文獻

[1]白興莉,高鈞.對城市規劃檔案管理工作的幾點認識.[J].黑龍江檔案.2007(6)

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【關鍵詞】檔案；管理；工作

1.進一步提高對檔案管理規范化認識促進檔案管理工作現代化

（1）檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節，。我們要在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。其中，公文制發是檔案工作達到規范化、標準化的前提條件，堅持“以本單位形成文件為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節；提高案卷質量是推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證；利用計算機管理檔案，是使檔案工作達到規范化，標準化的有效途徑。

（2）做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。

（3）檔案管理規范化工作是檔案現代化管理的重要組成部分，是衡量檔案管理水平的重要標志之一。充分有效地開展檔案規范化工作，對于總結檔案工作經驗，探索、掌握檔案工作規律，提高檔案管理水平都具有不可估量的作用。因此，我們要充分認識做好檔案工作的重要性，立足于檔案管理長遠發展大計，緊緊圍繞檔案管理為中心工作，切實加強對檔案工作的領導，遵循檔案管理原則，把檔案工作列入本單位總體發展規劃和計劃，納入工作人員的崗位職責，納入工作評估指標，并同步布置、檢查、總結、驗收檔案工作。

2.加強檔案管理規范化工作必要措施分析

2.1實施正確的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節

（1）相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。

（2）在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好二個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

2.2公文制發是推進檔案工作規范化、標準化的基礎性前提

公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。

2.3加強檔案工作的組織領導是推進檔案工作規范化、標準化的必要舉措

首先，為進一步加強對檔案工作的領導，單位要成立校檔案工作委員會。檔案工作委員會研究決定檔案工作的重大事宜，審議通過檔案工作規劃，負責對各單位檔案工作進行監督、檢查和考核。同時成立檔案室，是檔案工作的職能部門，是永久保存和提供檔案利用的機構。各單位、各部門相應成立檔案工作領導小組，領導小組組長由各單位分管檔案的領導擔任，成員由各單位檔案員和有關工作人員組成。各單位應根據實際工作需要配備一定數量的檔案員，負責本部門檔案的收集、整理和移交工作。其次，加強檔案工作隊伍建設。要建設一支高素質檔案工作隊伍，是做好檔案工作的基礎。各單位、各部門要根據檔案工作需要明確本單位檔案員，同時加大檔案員的教育培訓力度，定期組織檔案員進行業務學習，切實提高檔案人員的檔案基礎知識與基本技能；為檔案員提供外出學習機會，開闊眼界，拓展思路，盡快提高檔案工作水平。要充分調動廣大檔案工作者熱愛檔案工作、做好本職工作的積極性、主動性和創造性，努力建設一支相對穩定的專兼職檔案員隊伍。

2.4提高案卷質量是推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證

不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。

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關鍵詞 實驗室 檔案建設 規范化管理

一、引言

實驗室是開展各項工作的主要場所，一般實驗室內存有較多的檔案資料，其反映了實驗室以往研究的情況，是教師、學生、研究人員以及管理人員在開展相關工作與學習時保存下來的經驗總結。因此，實驗室檔案建設與規范化管理的質量尤為重要。本文就對實驗室檔案建設與規范化管理進行深入研究。

二、實驗室檔案建設與規范化管理的相互作用

實驗工作檔案指的是在進行實驗室內教學、科研以及社會服務等各項工作中所形成的資料文件，其中包括圖表文件、影像資料等。[1]為了便于實驗室檔案資料的查詢，提高實驗室檔案建設與管理十分必要，以便更好地開展實驗教學、實驗室管理等工作。

（一）實驗室檔案與實驗室教學的關系

以前的實驗教學工作過于隨意，實驗能力的培養是需要一段時間的，實驗教學質量關系到學生的實踐能力的提升。因此，實驗室的資料存檔與教學質量息息相關，檔案能夠檢驗教學的實際效果，督促教師更好地開展實驗教學。

（二）實驗室檔案與隊伍建設的關系

實驗隊伍關系到實驗工作的質量，對提升實驗室隊伍的素質十分重要。通過檔案建設，能夠使人員在工作中、業務水平以及科研中提供有效的依據，讓工作者對自己的工作有更深入的了解，以便為今后的工作起到督促作用。

（三）實驗室檔案與發展規劃建設的關系

實驗室檔案還有助于推動實驗室規劃發展，根據檔案內容與社會發展現狀，制定規劃發展建設目標，為學校基礎建設提供有效建議。

三、實驗室檔案管理存在的問題

（一）實驗室工作人員缺乏檔案管理方面的知識，沒有認識到檔案管理的重要性

有的工作人員缺乏相關的專業知識，沒有經過培訓就進行實驗管理工作。從而導致在工作中不能科學規范地收集與整理檔案，影響檔案管理的效果。

（二）實驗室檔案管理缺乏相關的規章制度

在實驗室的檔案管理中，沒有制定詳細的制度，導致檔案管理工作的質量得不到保障，從而無法對實驗室檔案管理工作進行理論指導。

（三）檔案管理的方法落后

當前有的高校的檔案管理方式還采用傳統的手段，主要以手動的方式展開檔案管理工作。當前是信息化時代，對于電子文件的資料逐漸增多，檔案管理的信息化成為檔案管理的主要方式。因此，做好檔案信息化的安全管理是提高實驗室檔案建設與管理的有效手段。

（四）資金投入不夠

檔案管理的信息化已經得到廣泛應用，然而有的高校或者單位在這方面的投資還不夠，其中包括備份管理文件服務器、高速掃描儀等。大力投入建設資金，能夠保證實驗室檔案管理的質量。

四、提高實驗室檔案建設與管理的策略

（一）增強實驗室工作人員的檔案意識，履行工作職責

首先，要增強實驗室檔案管理人員的責任意識，使其認識到檔案管理工作的重要性，使工作人員認真履行工作職責。[2]另外，還要注重檔案管理人員的培訓工作，有計劃、有目的、有針對性地進行管理人員的培訓，從而提升管理人員的專業知識，提高實驗室檔案管理工作水平。

（二）建立健全實驗室檔案管理的規章制度

要想提高檔案管理工作的質量，明確實驗室檔案工作任務十分重要。學校要加強檔案建設，建立相關的規章制度，在各方面提出一些建議，并將檔案管理工作制度落實到位，以此推動實驗室檔案工作的順利開展。

（三）實施檔案管理信息化建設

傳統的檔案管理方式已經無法適應時代的需求，隨著科學技術的快速發展，一些新型信息設備不斷出現，其中包括電子文件、多媒體技術等。因此，改革傳統的檔案管理方式十分必要。需要加強檔案管理的信息化建設，將以往的紙質文件轉為電子文件，增強信息采集、傳輸等功能，從而提高檔案管理的質量，適應現代化的檔案管理發展趨勢。

（四）提高實驗室檔案工作的必要環境與設施

在實驗經費中應劃撥一定數額的資金投入到實驗室檔案建設，完善實驗室的硬件條件，購置先進的檔案管理設備，比如計算機、檔案管理軟件等，為提高實驗室檔案管理質量提供物質保障。

（五）開發實驗室檔案管理信息系統

為了提高實驗室檔案的技術效用與管理效率，采用數字化的檔案管理手段，實施各類資料的數字化管理。[3]可以利用計算機等網絡技術進行檔案管理，便于檔案的儲存、管理與查詢，有效提高實驗室檔案管理水平。

（六）落實多級管理體制

實驗室檔案管理工作可以開展多級管理，首先要制定有效的運行機制，將實驗室檔案的收集與整理分布與檔案管理相關的人員，實施統一管理、分工合作的方式，有效提高實驗室檔案管理的質量。

五、結語

實驗室檔案建設與管理是實驗室工作的重要環節，檔案管理人員要認識到檔案管理工作的重要性，認真履行工作職責。[4]然而，當前實驗室檔案管理還存在一些問題，比如實驗室工作人員缺乏檔案管理的專業知識、實驗室檔案管理缺乏相關的規章制度、檔案管理的方法落后等。因此，提高實驗室檔案建設與管理十分重要，首先要增強實驗室工作人員的檔案意識與責任感；根據實驗情況制定確實可行的規章制度；加強檔案管理信息化、現代化建設；改善實驗室檔案工作的環境與設施；開發高校實驗室檔案管理信息系統；落實多級管理體制，這樣才能提升檔案管理的水平。

（作者單位為西北政法大學）

參考文獻

[1] 瞿翠玲，堵錫華，岳瑋.高校實驗室工作檔案的建設與規范化管理研究[J].廣東化工，2014（20）：175+177.

[2] 郭夢鷗，黃金蓮，馬細珍.試論高校實驗室檔案實現規范化管理的突破口[J].企業家天地下半月刊（理論版），2008 （07）：83-84.

篇7

關鍵詞：檔案；不動產登記；不動產登記檔案

2018年，新組建的中華人民共和國自然資源部，開始對不動產登記檔案實施集中管理。不動產登記檔案是指在不動產登記工作中形成的具有保存價值的各種形式各種載體的原始性憑證和材料。不動產登記檔案客觀、全面、真實記錄了工作過程中的各種活動，對于不動產各項工作的開展具有重要的參考價值和指導意義。

1不動產登記檔案的特點

1.1復雜性。不動產登記主要涉及土地、海域、房屋及林木等定著物，涉及的部門和內容多。從不動產登記的類別來看，包括首次登記、變更登記、注銷登記、查封登記等；而從具體不動產權利來看，《不動產登記暫行條例》中明確了十大類適用不動產登記的權利，包括集體土地所有權、建設用地使用權、地域權及宅基地使用權，等等。可以看出，不動產登記工作本身就比較復雜，而從不動產登記的具體運行來看，各項工作的程序也十分復雜，譬如，房屋登記工作，需要全面了解土地信息、常住人口、房屋銷售面積等，需要搜集記錄大量的內容和數據。而我國疆域遼闊且人口眾多，不動產登記工作十分復雜，相對應檔案管理工作也具有復雜性，管理難度大。1.2動態性。市場經濟快速發展，不動產交易成為市場交易的一種普遍形式，最為常見的即商品房交易。有交易就會涉及不動產產權的變化。不動產登記工作是動態發展的一項工作，需要即時更新相關的信息，以確保信息的準確性，從而確保產權人的合法權益。基于此，不動產檔案同樣需實時更新，真實客觀地反映不動產交易的各項活動，檔案管理工作要求及時、全面、客觀、真實。1.3專業性。從專業性的角度來看，不動產登記檔案具有其獨特性，是一種特殊的專業檔案，2016年，《不動產登記暫行條例實施細則》頒布，其中第六章第九十四條明確了不動產登記檔案的具體內容：一是不動產登記簿等不動產登記結果；二是不動產登記原始資料，如申請人身份材料、登記原因等。［1］可以說，不動產登記檔案存儲了權利人的所有登記信息，能夠為相關職能部門和個體用戶提供不動產登記信息、出具相關證明，相比于一般的文書檔案，不動產登記檔案具有較強的專業性。

2不動產登記檔案管理的問題分析

2.1管理難度比較大。不動產登記檔案管理難度大主要源于三點原因：一是檔案意識薄弱。不動產登記檔案以法律的形式明確了物權所有者的權利，能夠保護物權所有者的合法權益。但在檔案管理的實際工作中仍存在意識不強的問題，部分單位并未出臺符合工作實際的配套管理制度，檔案管理缺乏規范性。二是配套設施不完善。互聯網+時代，檔案的信息化建設、數字化管理成為發展趨勢，但由于資金問題，部分基層管理部門仍存在基礎設施和設備不健全的問題，這不利于檔案的規范化管理。三是檔案數量與日俱增。隨著市場經濟的繁榮發展，城市規模不斷擴大，房地產市場十分活躍，不動產管理活動在社會生活中發揮著越來越大的作用，也造成了各種不動產檔案資料的不斷累積。［2］發達省份的市級單位產生的不動產檔案存卷可能多于100萬卷且資料分散保存在各個不同的部門，難以實現檔案的統一規范化管理。2.2信息更新不及時。前文已經提到，不動產登記檔案工作具有較強的動態性，隨著我國房地產市場的繁榮發展，不動產交易的數量和頻次與日俱增，房產權屬的變更成為普遍現象，這就要求不動產登記檔案管理工作做到信息的即時更新，以確保信息的準確性和真實性。但從不動產登記工作的實際運行來看，全國范圍內每天的交易次數多，可能存在應發生變更的不動權屬，但不動產檔案尚未緊隨權屬的變更而即時更新數據，這樣就可能造成后期產生法律糾紛問題。此外，隨著經濟和社會發展的需求，國家的土地政策也歷經了多次改變，由于檔案意識薄弱或者專業人員不足等原因，不動產登記檔案信息更新不及時，從而產生系列后續問題。2.3管理格局不成熟。不動產登記檔案涉及的內容十分廣泛，既包括自身各檔苑論壇類業務工作行程的檔案資料，還包括從不同部門，如農業部門、林業部門、房管部門等移交過來的檔案資料，形成了一個十分龐大的檔案信息資源庫。目前，不動產檔案管理工作主要由自然資源和規劃部門負責，能夠有效解決城鎮化建設中住房拆遷安置補償問題和市場經濟中房地產交易問題。但不動產登記檔案涉及多個部門，部分領域不動產登記檔案工作機制尚不成熟，仍存在收集不齊全完整、保管不規范等問題，這就給不動產登記檔案的規范化管理帶來了不良影響。如何進一步完善管理格局，逐步實現不動產登記檔案的統一規范化管理值得探究。2.4數字化管理不健全。“互聯網+”時代，信息技術快速發展，“互聯網+不動產登記”大大提升了不動產登記工作的效率，但給不動產登記檔案管理帶來了沖擊，主要體現為三個方面：一是不動產登記機構更加注重精簡流程，業務部門完成登記后，未即時與檔案管理部門完成有效對接，由此造成業務工作與歸檔工作脫節。二是“互聯網+不動產登記”，此種工作方式能夠實現“不見面審批”，推行“無紙化辦公”，但部分機構忽視電子文件的歸檔，只是在業務系統中完成信息的相關登記，并未完整保存好業務過程中形成的各類電子文件，導致登記材料缺失影響正常歸檔。三是“互聯網+不動產登記”形成的檔案資料包括紙質和電子兩種載體，相比于傳統的紙質檔案管理，檔案管理的手段和方式均需進行調整。［3］

3不動產登記檔案規范化管理探析

3.1參照相關標準，完善管理制度。完善的管理制度能夠為不動產登記檔案的規范化管理提供執行依據，為實現檔案管理的規范化、科學化、現代化，各省市職能部門均結合自身不動產登記工作實際出臺了相應的管理規范。譬如，2019年，湖南省不動產登記中心制定的《不動產登記檔案管理規范》正式，立足湖南省不動產登記工作實際，明確了不動產登記檔案的分類標準、歸檔范圍及保管期限等相關規范，［4］對于推動省內不動產登記檔案的管理具有重要意義。職能部門出臺的相關管理規范在檔案管理方面發揮著重要作用，完善相關管理制度要參照相關的標準，如《中華人民共和國檔案法》《不動產登記暫行條例》《不動產登記暫行條例實施細則》等，這些是開展不動產檔案管理工作的重要參照標準，在遵循法律法規的前提下，要以上述規定標準為主要指導依據。3.2理順工作機制，實施動態管理。不動產登記檔案具有較強的實時性，需要進行動態管理，保障產權人的合法權益。實施動態管理需關注三點內容：一是實現業務工作與檔案工作的無縫對接。不動產登記工作本身就具有動態性，任何環節的變動、任何信息的更改均會影響檔案，檔案管理工作要緊隨業務工作的進度適時更新相關信息。二是明確各職能機構的職責。不動產登記檔案管理工作涉及多個部門，各部門之間應強化交流，對檔案管理工作進行統一規劃，明確各職能部門在檔案管理中的作用并督促落實各項工作，確保檔案收集的齊全完整。三是要強化檔案意識。通過宣傳教育進一步強化產權人、業務辦理人員和檔案管理人員的檔案意識，各參與人員意識到檔案的重要性有利于實現各方的良性溝通，有利于做好檔案數據的更新工作。3.3掌握核心技術，推進數字管理。“互聯網+”時代，不動產登記檔案面臨新的機遇與挑戰，檔案管理的模式需要進一步完善以適應不斷變化的形勢。不動產登記檔案管理機構應充分運用大數據、云存儲等先進技術，實現檔案的智能化管理。推進數字化管理可以從三個方面著手：一是逐步推進傳統載體檔案的數字化建設。將以前遺留的紙質載體檔案進行數字化處理，采用OCR識別技術將數字化形成的圖像文件轉化為文字文件，實現檔案的全文檢索。二是建立不動產登記檔案管理系統，實現各業務系統與檔案管理系統的有效對接，用大數據思維管理檔案，檔案的收集、利用等各項工作均實現在線辦理。三是注重信息化人才的引進與培養。不動產登記檔案的數字化管理是一項系統工程，是一個持續性發展的工作，需要專業的人才作保障。

在人才引進階段，注重考察人才的專業技能、信息技術及職業素養。此外，注重人才的培養，系統開展專業技能、信息技術、知識結構和服務理念等方面的培訓，以更好地適應不動產登記檔案管理工作出現的新變化和新需求。

參考文獻：

［1］不動產登記暫行條例實施細則［EB/OL］.［2020-08-30］.

［2］王小童.不動產檔案的集約化管理思路和策略分析［J］.蘭臺世界，2019（9）：73—75.

［3］韋宇珉.基于“互聯網+不動產登記”檔案管理探析［J］.城建檔案，2019（6）：54—58.

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關鍵詞：醫院檔案管理；規范化；可行性分析

醫院檔案管理在醫院的發展中非常重要，醫院作為基礎設施建設中一個重要的環節，不能被忽略。在醫院的建設中，要重視醫院檔案管理，隨著醫療衛生事業的不斷發展，熱門對醫院檔案管理也有著較高的要求，尤其是醫院檔案管理上的要求在逐漸增加，在醫院檔案管理的過程中，對規范化有著較高的要求，醫院檔案管理應該實現規范化，這樣對醫院檔案的使用也是有利的，也會減少醫院檔案丟失的情況，在檔案管理上規范化是一個重要的發展趨勢。

1 醫院檔案管理的發展現狀

醫院檔案管理在醫院的發展中是非常關鍵的，醫院檔案主要是記錄醫院的具體工作情況，對醫院的患者基本情況進行記錄，醫院檔案還可以為領導的決策作出貢獻，除此之外，對醫院的正常運轉也有著重要的影響，在醫院檔案的管理中還存在著很多的問題，如果不將這些問題解決，那么我國的醫院檔案管理是無法發揮作用的。現在的醫院檔案管理中存在著很多不規范的行為：

首先，在檔案管理方面的人才十分的少，有很多的檔案管理人員并不了解檔案，由于醫院的不重視，這樣就導致了醫院檔案管理人員有些是借調，有些是其他崗位的即將退休人員，這樣就導致了檔案管理面臨著規范化的問題。其次，在醫院檔案的收集上僅僅重視對病歷檔案的收集，對其他檔案的收集并不重視，這樣就導致了有很多的醫院檔案存在著丟失的情況，在出現問題的時候沒有可以參考的依據。

再次，醫院檔案管理在機制上缺乏統一性，醫院檔案與其他的檔案是不同的，這主要是由于醫院檔案管理有著特殊性，因為醫院檔案的種類較多，就導致了檔案管理的時間和程度是不同的，在有限的時間中，其他的檔案就無法進行保存，在管理上也去缺乏措施，沒有進行分級管理，僅僅是通過同一個檔案管理層級進行管理，這樣對檔案管理有著很大的限制。

最后就是醫院檔案的設備存在著落后的現象，由于醫院對檔案管理并不重視，為了減少成本并不會及時進行設備的更新，在管理設備上就存在著落后的現象，在信息化設備出現的今天，醫院的檔案管理已經無法滿足醫院發展的要求。大部分醫院的管理設施還是比較落后的。仍然采用傳統的紙質載體與傳統的書面檔案管理方法，受保存地點的環境、濕度影響較大，同時保存時間段較短。海量的患者檔案嚴重的占用了醫院有限的檔案管理資源，保存與管理設施的落后直接導致了檔案管理工作的混亂，嚴重制約了醫院正常的工作秩序。

2 醫院檔案管理規范化可行性的分析

2.1 保存傳統的檔案有利于進行規范化的管理

醫院檔案有很多的用處，是醫院發展的依據，利用傳統的手段保存的檔案在整個醫院發展中是十分關鍵的，從這些檔案中可以看出醫院的發展歷史，也可以從這些傳統的檔案中找到醫院檔案管理中存在的問題及時的解決。傳統的醫院檔案管理雖然面臨著不規范的問題，但是由于由很多的紙質檔案都保存下來，這樣可以作為醫院檔案管理規范化的必要依據，在對醫院檔案進行規范化管理的過程中，要將整個醫院的檔案進行有序的整合，按照患者的病情進行分類，這樣就可以將檔案進行劃分，還可以根據實際的需要，將檔案按照就診的時間進行劃分，總之，可以按照醫院的正常標準對醫院檔案進行分類，保證醫院檔案管理的規范化。

2.2 利用傳統的模式建立統一的管理體系

傳統的醫院檔案管理中主要存在的問題就是缺乏統一的管理，在整個醫院檔案管理的過程中，要想進行規范化的管理，就要建立統一的管理體系，參照傳統的醫院檔案管理模式可以將醫院檔案管理中存在的問題進行合理的解決。傳統的醫院檔案管理中存在的問題有很多，例如分工不明確，在保存上缺乏有效性，都是傳統的醫院檔案管理中存在的問題，面對這些問題可以有效的規劃，對這些問題進行分析和研究，將有利的一面應用到醫院檔案管理體系中，在新檔案管理模式下，杜絕傳統檔案中出現的問題，完善檔案管理體系，對整個醫院檔案管理有著重要的影響。

有的醫院是各個科室各自保管患者的檔案，有的醫院是患者檔案與其他檔案分開管理，只有統一的患者資料檔案管理辦法，對其他例如行政、人事檔案的管理并不重視，所以沒有建立一個有效的檔案管理體系。沒能將整個醫院所有的檔案都納入到統一的檔案管理體系當中來。在新的規范化檔案管理中，正好需要建設統一有效的檔案管理體系，這不需要過去已有的管理基礎重新建立一個管理體系，只需要設立一個嶄新的管理體系，一定程度上簡化了規范化管理的程序。

2.3 科技的運用使管理更加方便

傳統的檔案管理雖然能夠保證檔案儲存的長久性和完整性，但也存在很多問題，往往占用大量的空間，工作人員在查找時也比較麻煩，費時費力。隨著網絡科技的發展，檔案管理逐漸實現電子化管理，醫院逐步建立了檔案數據庫。電子檔案管理可以節省大量的存儲空間，同時減少了貯存面積，使工作人員檢索起來更加方便，從而提高了工作效率。電子檔案管理應該和傳統檔案管理結合起來，對于特殊的檔案實行數據庫管理。這不僅使檔案管理更方便快捷，還適應了科技發展的要求，使檔案管理更加科學規范，有利于實現醫院管理的科學化、規范化。

2.4 可以為規范化管理節約資金，減少浪費

由于過去投入不足等原因，導致醫院相關的檔案保存管理設備不齊全，保管條件不達標，甚至保管場所不夠用，各種因素都制約了醫院相關檔案的管理與保存。新的規范化管理模式要充分的利用高科技手段，使用音頻、視頻、射頻等方法對檔案進行分類管理，并且需要高科技的保管場所與保管設備。這些都需要投入大量的資金與人力物力。但是由于許多醫院以前本身并不具有這些相關的設備與儀器，在一定程度上避免了設備的折舊與浪費。由于設備與管理人才的缺失，正好可以引進最新的科技與人才，從頭建立一個完善的檔案管理系統。

3 結論

在當前的情況下，隨著經濟的不斷發展，人們對醫療水平需求的提高，以及正在進行的醫改等活動，對醫院的檔案管理提出了更高更艱巨的要求。醫院要充分把握好這次改革的機遇，通過對規范管理的可行性分析，建立一個完善的檔案管理體系，為醫療水平的進步提供充實的保障。

參考文獻

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【關鍵詞】醫院；檔案管理；規范化；思路建議

檔案管理作為醫院管理工作中的一項重要內容，其管理工作的優劣對醫院發展來說具有重要意義，能夠對醫院醫療工作及科研探究提到一定的促進作用。近年來，雖說醫院檔案的相關建設工作有一定程度是加強，但仍舊存在著一些不容忽視的問題，一是檔案管理意識薄弱，高層領導未正確認識到檔案管理的重要性與必須性；二是資金投入不足，檔案管理的基礎硬件設備建設不足；三是管理制度不完善，導致檔案管理工作混亂分散；四是人員綜合素質不高，專業水平與職業素養無法符合規范化管理的具體要求；五是檔案管理信息化程度不高，無法快速適應當前信息時代的發展。因而，如何才能有效開展規范化的檔案管理，也已經成為醫院管理工作中亟待解決的問題。

一、加強檔案管理意識

醫院高層管理者應正確認識到檔案管理工作的重要作用，加強醫院全體員工對檔案進行規范化管理的意識，并將醫院檔案管理工作與醫療業務發展放在同一戰略高度，在醫院發展和規劃的同時注重檔案管理工作的開展。一方面，是要注重醫院檔案工作的宣傳力度，正確認識檔案管理工作的重要意義，促使所有員工建立明確的檔案管理意識，為檔案管理工作規范化奠定基礎。另一方面，是要有效轉變檔案管理人員“重管輕用”的管理理念，避免無作為、混時間等消極管理思想的產生。將以往的封閉式管理模式轉變為開放式管理模式，針對主動來查閱檔案的人員應為其提供周到的服務，及時解決其在查閱過程中遇到的困難，以此來為醫學科研活動提供數據保障。

二、確保管理硬件建設

加大對醫院檔案管理工作的資金投入，確保檔案管理工作硬件設施的建設，能夠為檔案管理的規范化提供基礎保障。首先，應改善檔案的存放環境，建立專門的檔案儲存和管理庫房，加強檔案保護設施以及現代化管理技術配置。例如，建立可防潮、防蟲、防火以及防有害氣體的專門儲存檔案的庫房，配備相應數量的管理人員對其進行整理和管理；在管理設施配備上盡量將檔案存、閱、管三個辦公室分開。另外，注重對硬件設備的升級和更新，配備必需的計算機、信息網絡及管理軟件等，借助網絡管理體系實現對醫院不同部門相關檔案搜集、整理、分類以及存檔管理過程中的規范化，通過這種方式不僅可以有效提升醫院檔案的管理效率，還可以為日后的查閱和運用提供一定的便捷。

三、建立完善管理制度

要想確保醫院檔案管理工作的規范化，完善的管理制度是重要保障。醫院每個職能部門及所有科室在運營中都會產生許多文件檔案，并且這些檔案大都具有分散性的特點，不利于收集工作的開展。針對這種情況，醫院應建立一套完善的檔案管理制度。由于時代形勢的不斷發展，醫院應順應時代趨勢，同時結合醫院實際情況，不斷對自身檔案管理制度進行修改、補充、完善以及更新，使之能更好的適應醫院在新形勢下的發展。例如，醫院可根據自身實際制定《檔案歸檔管理制度》《檔案借閱制度》《檔案歸檔范圍及保管期限》等相關規章制度。除此之外，醫院還可以將檔案管理工作納入季度或年度綜合考核指標中，促使全體員工能夠自覺主動的進行規范化的檔案管理。

四、提高人員能力素質

檔案管理人員管理水平的高低對醫院檔案管理工作質量有著直接的影響，提高檔案管理人員的專業管理能力和綜合素質是優化檔案管理工作的有效渠道。因此，為了更好提升檔案管理人員的專業管理能力和綜合素質，醫院可以采取各種不同形式，定期對檔案管理人員開展專業的管理知識和技能培訓。并且，隨著當前信息化建設的深入開展，醫院的檔案管理工作也已經由傳統手工管理逐漸轉變為先進信息化管理。所以，為了更好的適應檔案管理的科技化、信息化發展，醫院還應加強對檔案管理人員相關的計算機專業培訓，并且借助省、市開展的各種學習和培訓全面提升管理人員綜合素質，以便讓其能夠滿足現代化檔案管理工作的相關技能要求。

五、建立管理網絡體系

建立高效的檔案管理網路體系是實現醫院檔案管理規范化的最佳捷徑。作為醫院管理一體化的前提，醫院相關檔案及資源信息具有舉足輕重的作用，而對這部分資源信息的管理方法直接影響著醫院檔案資源的利用效率。而通過計算機網絡體系的建立，能夠將醫院繁瑣復雜、雜亂無章的檔案資源依照業務、科研、黨政、器材、財務等不同類別進行整理和儲存，不僅具有高效、快速、便捷的優勢，在最大程度上節約人力勞動資源，實現醫院資源利用的最大化，還能夠有效提升醫院檔案管理的工作質量，使檔案信息在計算機網絡中精準、快速、便捷地再現，使檔案信息的處理和傳輸獲得前所未有的積極效果。總而言之，規范化的醫院檔案管理是增強醫院醫療水平、提高醫療檔案利用率、推動醫院發展的重要工作內容之一。醫院應加大檔案管理人員對檔案管理工作的重視力度，充分認識檔案管理規范化的重要性，提升管理人員綜合素質，從而符合當前信息化形勢下醫院檔案管理工作的目標，確保醫院在新形勢發展道路上能夠越走越順。

參考文獻：

[1]趙宏.醫院檔案規范化管理初探[J].中國醫療管理科學,2015(03):51-54.

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一、完善管理制度，建立網絡系統

檔案管理工作在事業單位中普遍存在，一般而言檔案管理工作主要是對事業單位內部人員的檔案進行統一的收集與整合，以方便事業單位對企業內部人員的控制與管理。在進行事業單位檔案規范化建設的過程中建立起有效的管理制度是關鍵，具體而言包括以下幾個方面：（1）完善管理制度。檔案管理工作在事業單位中一般缺乏有效的發展空間，很少有事業單位會關注單位內部檔案管理制度的創新與完善，因此大部分事業單位的檔案管理工作在制度上都存在缺失。鑒于此，有關工作人員應積極的對事業單位檔案管理制度進行一定的完善，使得有關工作人員可以在制度的規范下進行具體的工作。這是事業單位檔案規范化建設的基礎。（2）建立網絡系統。隨著現代科技的發展，網絡技術也融入到了社會生活的方方面面。因此在進行檔案管理的過程中，有關人員也應將網絡技術應用其中建立起有效的網絡檔案管理體系，將檔案管理部門與單位其他管理部分有機的聯系到一起，提高事業單位檔案管理與應用的效率。

二、搞好管理分類，做好檔案歸檔

檔案在進行管理的過程中要進行一系列的工作，而檔案分類是其中最主要的工作之一。在實際的工作過程中有關工作人員應搞好檔案的分類管理，做好檔案的歸檔工作。檔案的分類管理一般要按照檔案的內容，檔案的先后順序，檔案的實際情況等進行分類，這些分類有利于檔案的查詢，對于檔案的提取與應用有著一定的幫助作用。因此在進行檔案分類的過程中，有關人員應對檔案的分類進行嚴格的規定，并采取科學的分類方法確定具體的檔案類型。除了檔案的分類外，檔案的歸檔也是檔案管理中的重要環節。因此為了保障檔案歸檔的質量，防止檔案在借閱的過程中丟失，有關事業單位應針對檔案的歸檔建立起有效的規章制度，以明確檔案調取與歸檔的程序，減少檔案歸檔過程中問題的出現。

三、嚴格檔案整理，堅持科學管理

檔案在進行存放的過程中，要進行一定的整理針對不同的需要對檔案的存放地點，存放方式等進行更改，同時還要對一些受損檔案進行修復，對一些過期檔案進行集中處理。因此為了有效的搞好檔案的整理工作，有關工作人員應嚴格檔案整理工作，對檔案管理工作進行細化，針對檔案管理工作中出現的問題進行有效的修正，采用更加科學的方式進行檔案的管理。并針對檔案的重要程度以及檔案的時間順序等進行合理的整理。

四、加強法律宣傳，搞好保密工作

檔案中涉及到了事業單位工作人員的各項隱私信息，因此事業單位在對檔案進行管理的過程中，應對檔案的管理工作給予足夠的重視，避免因檔案管理不善而造成事業單位員工隱私信息外泄的情況。首先，事業單位應加強法律的宣傳，使得檔案管理人員可以對檔案管理的重要性產生認識，提高檔案管理的規范程度。其次，檔案管理人員應在檔案保密工作上下工夫，制定出有效的檔案保密條款，對于檔案的取閱，檔案信息的公布等進行嚴格的控制，以此減少檔案信息外泄的情況。最后，有關檔案管理人員在對檔案進行銷毀的過程中，應保障銷毀的徹底性，要在多人監督的情況下進行粉碎銷毀或者燃燒銷毀，杜絕一切可能造成檔案信息外流的機會。

五、完善檔案室建設，注重服務質量

紙質檔案需要一定的存放空間，檔案越多占有的空間面積越大，同時由于紙質檔案容易受到外界因素影響，經常會產生發霉，受潮的現象。因此有關事業單位應對檔案的存放地點進行合理的選擇，建立起符合存放要求的檔案室，完善檔案室的建設，避免檔案因存放不當造成檔案的損壞。除此之外，檔案室管理人員的工作能力也與檔案存放的質量有著密切的關系，因此有關檔案管理人員應積極的學習檔案管理知識，吸取周圍工作人員的工作經驗，注重提高服務的質量，使得事業單位檔案管理工作可以取得長足的進步。

六、建立電子檔案，實現信息管理

紙質的檔案在存放以及查閱等方面都存在著一定的局限性，因此隨著現代科技的發展，建立電子檔案成為了事業單位檔案管理的主要工作。在進行工在的過程中，有關管理人員通過信息錄入的方式，將紙質檔案轉化為電子檔案存放在計算機中，并利用網絡技術與各部分進行連通，方便各部分的查閱，有效的提高了檔案管理工作的速度，促進了事業單位檔案規范化建設的進程。