導(dǎo)語：如何才能寫好一篇財(cái)務(wù)檔案室要求，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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二、歸檔時(shí)間：

1、立卷整理的文件、材料一般在第二年的一季度向檔案室移交。

2、基建檔案在工程竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)向檔案室移交。

3、財(cái)務(wù)專業(yè)檔案由財(cái)務(wù)人員保管一年，期滿后，由財(cái)務(wù)人員編造清冊(cè)向檔案室移交。

4、股室、單位編制的年度報(bào)表，經(jīng)上級(jí)批復(fù)后，送交一份給檔案室存檔。

5、照片(底片)錄音、錄像在辦理完畢后，及時(shí)送檔案室歸檔。

6、各類榮譽(yù)證(如獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、錦旗等)要及時(shí)送檔案室保存。

三、歸檔要求：

1、必須按照立卷歸檔的范圍，將應(yīng)歸檔的文件材料收集齊全、完整。

2、歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，科學(xué)分類、立卷和編目。

3、案卷標(biāo)題應(yīng)簡明確切，并注明保管期限。

4、歸檔的案卷必須編制移交目錄，交接雙方根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)并履行簽字手續(xù)。

5、重要檔案實(shí)行多套制。

四、檔案借閱、查閱：

1、局機(jī)關(guān)檔案室收藏的檔案，原則上對(duì)局屬股室、單位和本系統(tǒng)上、下級(jí)機(jī)關(guān)服務(wù)；外系統(tǒng)確因工作需要需查閱的，須持單位介紹信經(jīng)批準(zhǔn)方可提供。

2、查閱檔案、資料必須首先填寫《檔案借閱及效果登記表》。未履行登記手續(xù)者，檔案室拒絕提供檔案、資料。查閱檔案者，要將利用效果反饋檔案室。

3、查閱涉及機(jī)密性質(zhì)的檔案，必須經(jīng)分管辦公室的局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，其它檔案由辦公室主任批準(zhǔn)。

4、查閱者應(yīng)愛護(hù)檔案、資料，不準(zhǔn)將卷皮弄臟，嚴(yán)禁在文件、資料上劃線、打折作記號(hào)、折角，更不允許涂改和拆撕檔案、資料。查閱時(shí)，禁止吸煙，違者按情節(jié)輕重追究責(zé)任。

5、借閱檔案者不能隨便進(jìn)入庫房，只能調(diào)卷在閱文室查看，要摘抄的或要復(fù)印的需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

五、檔案保管

1、定期或不定期對(duì)所有檔案的保管情況進(jìn)行認(rèn)真檢查，做到一周一小查，一月一大查，特殊情況或意外事故及時(shí)查。發(fā)生意外，應(yīng)及時(shí)采取有效補(bǔ)救措施。

2、檔案庫房必須堅(jiān)固，有防盜、防火、防蟲、防潮、防鼠、防塵、防高溫等安全措施，保持適當(dāng)?shù)臏囟群蜐穸取?/p>

3、檔案庫房嚴(yán)禁吸煙和存放易燃品及雜物，經(jīng)常保持庫房整潔衛(wèi)生，未經(jīng)同意，非檔案工作人員不得擅自進(jìn)入庫房。

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［關(guān)鍵詞］ 加強(qiáng) 財(cái)務(wù)檔案 管理

一、現(xiàn)行會(huì)計(jì)檔案管理工作存在的問題

隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，檔案管理越來越得到各部門的重視，而財(cái)務(wù)檔案管理方面卻相對(duì)較差，存在各方面的問題，現(xiàn)歸納以下幾點(diǎn)：

1.財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)淡薄。財(cái)務(wù)檔案工作是保存歷史、服務(wù)現(xiàn)實(shí),承上啟下的一項(xiàng)重要工作,但在當(dāng)前各單位財(cái)務(wù)工作人手少、工作繁雜、檔案管理經(jīng)費(fèi)又較為緊張的形勢下,對(duì)財(cái)務(wù)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足、重視不夠,存在應(yīng)付思想。檔案資料的收集、整理往往被忽視,以致單位形成的一些重要合同及文件等資料散失、霉變;有的甚至將一些資料據(jù)為己有,在工作調(diào)動(dòng)、崗位調(diào)整、離退休時(shí)一并帶走。

2.財(cái)務(wù)檔案沒有專人負(fù)責(zé)。除一些大型企業(yè)設(shè)有專門的財(cái)務(wù)檔案管理人員外，大部分企業(yè)機(jī)構(gòu)缺乏對(duì)財(cái)務(wù)檔案的重視和正確認(rèn)識(shí)，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案的管理責(zé)任不明晰，該歸檔案部門管理還是財(cái)務(wù)部門管理不明確，出現(xiàn)了亂堆亂放的現(xiàn)象。歸財(cái)務(wù)部門存放的，年久丟失損壞的較多；歸檔案部門存放的，分類不明確，沒有按會(huì)計(jì)流程編號(hào)，查找費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

3.會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容不全、不規(guī)范。應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案不但包括各種憑證、賬簿、報(bào)表，還應(yīng)包括納稅申報(bào)表及稅務(wù)的其他材料，各種票據(jù)的領(lǐng)用使用登記簿，財(cái)務(wù)人員移交清單及交接登記簿，會(huì)計(jì)電算化磁盤拷貝及光盤，各種經(jīng)濟(jì)合同、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告，借款合同及抵押合同，驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告及各種內(nèi)部審計(jì)報(bào)告等。而大部分單位只將憑證賬表等歸檔，對(duì)于一些重要的應(yīng)永久性保存的合同卻不整理，以致多年后查無實(shí)據(jù)。

4.檔案室的設(shè)施不完善。有的企業(yè)沒有設(shè)專門的檔案室，有的企業(yè)將財(cái)務(wù)檔案與其他檔案混放同柜，還有一些企業(yè)檔案室條件差，以致有些檔案潮濕、污損,也沒有配備一些專用設(shè)備，國家規(guī)定的《檔案法》中的防蟲、防火、防濕、防盜、防塵、防霉、防光的“七防”要求相差甚遠(yuǎn)。

5.管理制度不健全。多數(shù)財(cái)務(wù)檔案管理部門沒有系統(tǒng)的規(guī)章制度，日常工作無章可循，基本上憑經(jīng)驗(yàn)辦事，可隨便借閱，有些檔案保管期限不明確。會(huì)計(jì)檔案銷毀也不及時(shí)，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規(guī)范。

二、做好會(huì)計(jì)檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

1.強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。要提高財(cái)務(wù)檔案管理水平，首先應(yīng)從意識(shí)上著手，必須要讓領(lǐng)導(dǎo)層意識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理對(duì)于整個(gè)企業(yè)或者單位的重要性，讓領(lǐng)導(dǎo)層深刻了解財(cái)務(wù)檔案對(duì)整個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和生產(chǎn)經(jīng)營的重要影響，提高檔案意識(shí)，能夠?qū)⒇?cái)務(wù)檔案工作納入到財(cái)務(wù)管理工作的議事日程上。

從事財(cái)務(wù)檔案管理的人員也應(yīng)強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，明白財(cái)務(wù)檔案不僅是對(duì)企業(yè)提供信息保障，還是對(duì)財(cái)務(wù)工作的監(jiān)督檢查。不僅是維護(hù)正常經(jīng)濟(jì)、工作秩序的法定書證，也是儲(chǔ)備會(huì)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)、智慧和教訓(xùn)的知識(shí)庫。

2.財(cái)務(wù)檔案管理由專人負(fù)責(zé)。對(duì)于一些小型企業(yè)可由一名財(cái)務(wù)人員專或兼職財(cái)務(wù)檔案的管理工作，但出納人員不得兼任此項(xiàng)工作。由財(cái)務(wù)人員做這項(xiàng)工作，能很好的把握財(cái)務(wù)檔案工作中的細(xì)節(jié)，能按會(huì)計(jì)工作流程序時(shí)地將會(huì)計(jì)檔案整理成冊(cè)，不易造成編號(hào)混亂，利于查找。如企業(yè)檔案不是很多，也可由財(cái)務(wù)人員將財(cái)務(wù)檔案整理歸檔后，統(tǒng)一交由檔案室分別歸柜存放。

負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案整理的人員除了熟悉財(cái)務(wù)的處理流程外，還應(yīng)學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，參加上一些檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，這樣才能不斷提高自身水平，將財(cái)務(wù)檔案管理工作做得更好。

3.做好財(cái)務(wù)檔案的分類，提高現(xiàn)代化管理水平。財(cái)務(wù)檔案信息電子化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。科學(xué)劃分財(cái)務(wù)檔案手續(xù)，充分利用檔案管理信息系統(tǒng)，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將檔案劃分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、預(yù)決算管理、票據(jù)管理、資產(chǎn)管理、重要合同、其他財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料等類，對(duì)整理好的所有檔案資料進(jìn)行分類錄入。

只有在檔案細(xì)分類的基礎(chǔ)上，我們才能逐步建立財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，并探索積極將電子文件歸檔管理和檔案信息化資源數(shù)據(jù)庫等檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容主動(dòng)納入建設(shè)規(guī)劃,探索利用統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)整合檔案信息資源,最大限度實(shí)現(xiàn)信息資源共享的有效途徑，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)化，網(wǎng)絡(luò)化。

4.加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)。不斷加大財(cái)務(wù)檔案管理硬件投入，配備了專門的檔案柜、計(jì)算機(jī)、滅火器、濕度計(jì)、干燥劑、檔案憑證專用裝訂機(jī)、切紙機(jī)等專用設(shè)備，原則上應(yīng)有專門的財(cái)務(wù)檔案室，如企業(yè)規(guī)模小可統(tǒng)一歸入一個(gè)檔案室，檔案室應(yīng)由專人管理，外人不得入內(nèi)，檔案室內(nèi)應(yīng)通風(fēng)好，保持干燥整潔，這樣才能為財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為提高財(cái)務(wù)檔案管理水平的提高提供保障。

5.完善財(cái)務(wù)檔案管理制度。依據(jù)《會(huì)計(jì)法》和《檔案法》等法律法規(guī)，依法加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理工作，首先要建立和完善財(cái)務(wù)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，將財(cái)務(wù)檔案管理納入到整個(gè)企業(yè)工作的整體規(guī)劃中來，制定財(cái)務(wù)檔案管理的工作目標(biāo)，建立諸如《財(cái)務(wù)檔案工作人員守則》、《財(cái)務(wù)檔案查閱制度》等一系列規(guī)章制度，規(guī)范財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作環(huán)節(jié)，使財(cái)務(wù)檔案工作真正做到有法可依、有章可循。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，并制定電子檔案管理辦法。

總之，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作是我們當(dāng)前財(cái)務(wù)管理中急待改進(jìn)和加強(qiáng)的重要工作，高度重視、積極行動(dòng)，從基礎(chǔ)工作做起，切實(shí)提高財(cái)務(wù)管理工作水平，加強(qiáng)和完善電算化會(huì)計(jì)檔案管理,將成為各個(gè)企業(yè)在財(cái)務(wù)工作以及在整個(gè)企業(yè)經(jīng)營管理工作中必須考慮的問題,財(cái)務(wù)檔案管理的好壞將直接影響到企業(yè)的管理和效益。

參考文獻(xiàn):

[1]《中華人民共和國檔案法》

[2]《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》

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1 行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題

1.1 思想不夠重視

目前，在諸多行政事業(yè)單位中，對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作中，很多財(cái)務(wù)人員甚至是單位領(lǐng)導(dǎo)都不夠重視，對(duì)該項(xiàng)工作缺乏充分的認(rèn)識(shí)，工作應(yīng)付性較強(qiáng)，認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案管理工作是一項(xiàng)費(fèi)時(shí)費(fèi)力又不討好的工作，并且會(huì)計(jì)檔案工作與會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作之間也存在脫節(jié)的情況。還有就是在會(huì)計(jì)檔案管理人員的配置上，很多單位都存在的問題是，會(huì)計(jì)檔案管理人員對(duì)檔案管理工作缺乏經(jīng)驗(yàn)，或沒有進(jìn)行過檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，對(duì)檔案管理的基本操作規(guī)程不懂，導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)。此外，還有少數(shù)行政事業(yè)單位，在會(huì)計(jì)檔案管理方面沒有制定相關(guān)的管理制度，只作為財(cái)務(wù)管理中的一個(gè)分支，而部分單位雖然對(duì)檔案管理制度也詳細(xì)的進(jìn)行了制定，但是在制度的落實(shí)方面存在較大問題。

1.2 資料收集不全

在對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)行收集管理中，存在的主要問題有：首先，部分單位只對(duì)報(bào)表、賬簿及憑證等專業(yè)資料進(jìn)行收集歸檔，而對(duì)會(huì)計(jì)磁性介質(zhì)、文件資料等的整理與歸檔工作不夠重視，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案不完整、不齊全。雖然也有單位會(huì)將會(huì)計(jì)信息資料存入到磁性介質(zhì)中，但對(duì)光盤、磁盤等管理不當(dāng)，導(dǎo)致信息極易丟失。其次，在已交單位會(huì)計(jì)檔案的時(shí)候，沒有嚴(yán)格進(jìn)行清點(diǎn)，已交清單缺失，未按照定期、永久兩類分別保存，導(dǎo)致檔案查找難度較大。最后，隨著會(huì)計(jì)電算化技術(shù)的發(fā)展和軟件的升級(jí)，而諸多單位對(duì)軟件系統(tǒng)沒有進(jìn)行升級(jí)換代，造成部分會(huì)計(jì)電算化檔案無法調(diào)取使用。

1.3 檔案管理不細(xì)致

部分單位對(duì)會(huì)計(jì)憑證不能及時(shí)裝訂，導(dǎo)致會(huì)計(jì)憑證以及丟失；在對(duì)一些活頁賬簿進(jìn)行裝訂的時(shí)候，沒有裝訂封面，也沒有按照頁碼或順序進(jìn)行裝訂成冊(cè)，對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)表也是分散存放，未按月裝訂。在對(duì)會(huì)計(jì)檔案立卷時(shí)，分別按照保管期限立卷歸檔，而是在一個(gè)檔案盒內(nèi)隨意存放。部分單位對(duì)保密性過分強(qiáng)調(diào)，嚴(yán)格限制了會(huì)計(jì)檔案人員的身份，會(huì)計(jì)檔案的作用也無法發(fā)揮出來，只是作為一份資料保存在檔案室內(nèi)。在超過保管期的會(huì)計(jì)檔案鑒定與銷毀方面，檔案管理人員缺少權(quán)限，即便是已經(jīng)超過保管期間，也沒人敢對(duì)檔案進(jìn)行銷毀。

1.4 監(jiān)管力度不足

行政事業(yè)單位對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)與檢查工作中，對(duì)會(huì)計(jì)檔案往往不作為檢查與管理的重點(diǎn)。而且在單位內(nèi)部，財(cái)政財(cái)務(wù)管理中也很少將會(huì)計(jì)檔案管理工作真正融入，沒有將會(huì)計(jì)檔案管理作為會(huì)計(jì)工作的固有環(huán)節(jié)對(duì)待，會(huì)計(jì)檔案管理也與其它各環(huán)節(jié)之間脫節(jié)，沒有形成相互促進(jìn)、相互制約的監(jiān)管機(jī)制，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的成效和管理質(zhì)量都帶來不利影響，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的有效利用直接產(chǎn)生影響。

2 加強(qiáng)行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策

2.1 建立健全會(huì)計(jì)檔案管理工作制度

首先，應(yīng)該對(duì)財(cái)務(wù)檔案歸檔制度進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)歸檔范圍、程序、期限、要求以及整理的方法進(jìn)行明確；其次，建立檔案安全保密制度及保管制度，利用科學(xué)的管理方法和先進(jìn)的管理手段對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理，保證檔案不會(huì)出現(xiàn)損壞、銹蝕及泄密等情況，對(duì)管理人員的職責(zé)進(jìn)行明確；第三，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作責(zé)任制度進(jìn)行建立健全，對(duì)各責(zé)任人的職責(zé)進(jìn)行明確，保證會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)工作都能落到實(shí)處；第四，制定會(huì)計(jì)檔案管理獎(jiǎng)懲制度，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作定期進(jìn)行檢查，對(duì)管理人員的管理能力進(jìn)行評(píng)價(jià)，通過精神獎(jiǎng)勵(lì)、物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)及處罰措施配合應(yīng)用，提高會(huì)計(jì)檔案管理工作的水平。

2.2 提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)

作為單位領(lǐng)導(dǎo)而言，首先要認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，要在領(lǐng)導(dǎo)的工作日程中加入會(huì)計(jì)檔案管理工作，從法律的高度來對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理。對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作人員也要加強(qiáng)培訓(xùn)，使其掌握檔案管理的操作技能與管理方法，在上崗前，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，在工作過程中，也要定期進(jìn)行培訓(xùn)，使會(huì)計(jì)檔案管理人員的執(zhí)行力及責(zé)任心得到強(qiáng)化。在會(huì)計(jì)檔案工作硬件設(shè)施方面，也應(yīng)適當(dāng)加大投入，改善硬件設(shè)施，對(duì)檔案室的部分設(shè)備要進(jìn)行更換與添置，如空調(diào)、滅火器、防盜門等，檔案室配備打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、掃描儀及去濕機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)信息化的會(huì)計(jì)檔案管理需求。

2.3 規(guī)范會(huì)計(jì)檔案整理歸檔工作

在會(huì)計(jì)檔案管理日常工作中，對(duì)會(huì)計(jì)憑證要及時(shí)進(jìn)行整理裝訂，對(duì)封粘、簽章要進(jìn)行規(guī)范，會(huì)計(jì)檔案裝訂完成后要莊河保管，確保會(huì)計(jì)檔案的保管壽命得到延長。按月份要求對(duì)會(huì)計(jì)憑證依據(jù)先后順序裝入憑證盒，財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)賬簿及其它會(huì)計(jì)檔案逐卷裝入檔案盒，并且要在盒面上寫清楚盒內(nèi)檔案的內(nèi)容。對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表、賬簿、系統(tǒng)日志等數(shù)據(jù)要定期采用統(tǒng)一的紙質(zhì)進(jìn)行打印裝訂并存檔，并且要進(jìn)行備份，檔案室做好防火、防磁、防塵及防潮工作。如果檔案采用磁性保存，必須做好備份，并定期進(jìn)行檢查。對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管進(jìn)行規(guī)范，如果單位建立有綜合檔案室，財(cái)會(huì)部門可對(duì)會(huì)計(jì)檔案保存一定時(shí)間后，轉(zhuǎn)交到綜合檔案室保存。如果沒有綜合檔案室，則財(cái)會(huì)部門由專人對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行妥善保管。

2.4 強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案的開發(fā)利用

對(duì)會(huì)計(jì)檔案查閱利用手續(xù)進(jìn)行嚴(yán)格制定，確保各個(gè)環(huán)節(jié)都要詳細(xì)記錄，明確各環(huán)節(jié)時(shí)間、責(zé)任人等。對(duì)檔案案卷、專題、文號(hào)等目錄進(jìn)行編制，方便檔案的索引與查找，可利用計(jì)算機(jī)快速實(shí)現(xiàn)檔案的查找，提高檔案利用速度。建立財(cái)務(wù)檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，如文書檔案匯總、財(cái)務(wù)檔案查閱、財(cái)務(wù)檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)檔案移交清冊(cè)等登記簿及臺(tái)賬。對(duì)單位的預(yù)算執(zhí)行能力及財(cái)務(wù)運(yùn)行中的不足與特點(diǎn)等可利用財(cái)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行分析總結(jié)，并針對(duì)性的提出預(yù)防的措施，為單位領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)。對(duì)會(huì)計(jì)檔案銷毀制度也要明確規(guī)定并嚴(yán)格執(zhí)行。與財(cái)會(huì)部門一起，會(huì)計(jì)檔案管理人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案要做好鑒定工作，妥善保管有價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，對(duì)已經(jīng)失去價(jià)值的檔案可大膽銷毀，而對(duì)一些已經(jīng)過了保管期，但是還存在債權(quán)債務(wù)等問題的檔案，不能銷毀，可作為單獨(dú)的項(xiàng)目的進(jìn)行保管，在保管清冊(cè)及銷毀清冊(cè)備注欄內(nèi)注明檔案情況。

2.5 強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案監(jiān)督管理

審計(jì)、財(cái)政及檔案部門對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行檢查時(shí)，其工作的內(nèi)容之一也要針對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理進(jìn)行檢查，才能使單位會(huì)計(jì)檔案管理工作得到監(jiān)督，管理水平也才能得到根本性的提升，單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的價(jià)值才能發(fā)揮出來。將會(huì)計(jì)檔案監(jiān)管工作作為單位內(nèi)部管控制管理的重要內(nèi)容，在日常管理中，也要嚴(yán)格遵循，將單位會(huì)計(jì)檔案管理工作作為一項(xiàng)長效工作來抓。

篇4

一、主要工作情況

（一）加強(qiáng)宣傳工作，城建檔案意識(shí)增強(qiáng)

加強(qiáng)對(duì)《中華人民共和國檔案法》、《市城鄉(xiāng)檔案管理規(guī)定》的宣傳工作。利用咨詢服務(wù)形式，向建筑單位、施工單位廣泛宣傳《檔案法》和《管理規(guī)定》等法律、法規(guī)、規(guī)章，通過召開宣傳會(huì)議、發(fā)放檔案目錄指南資料等方式，營造宣傳聲勢，形成大家共同關(guān)心、支持城建檔案工作的良好氛圍。

（二）運(yùn)用科學(xué)管理手段，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)

1.抓基礎(chǔ)、重審核，檔案工作進(jìn)一步規(guī)范

一是完善舊制度。隨著形勢的變化，我檔案室及時(shí)完善、修改了檔案管理相關(guān)工作制度，對(duì)檔案的移交、審核、保管、借用等制度進(jìn)行適度調(diào)整，緊跟發(fā)展步伐。

二是建立新制度。為加強(qiáng)工程竣工檔案整理，提高檔案案卷質(zhì)量，使工程竣工檔案更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，我檔案室結(jié)合工作實(shí)際和工作在存在的問題對(duì)入庫檔案在立卷、排序等方面提出了“七項(xiàng)要求”；嚴(yán)格了建設(shè)單位對(duì)工程竣工檔案的移交成套性；加強(qiáng)了工程竣工圖報(bào)送工作。

三是認(rèn)真落實(shí)一書制度。嚴(yán)格執(zhí)行市城建檔案館關(guān)于工程檔案管理的規(guī)定，在有關(guān)施工單位、建筑單位、監(jiān)理單位的支持和配合下，《建設(shè)工程檔案移交責(zé)任書》制度得到很好落實(shí)。全年共簽訂《建設(shè)工程檔案移交責(zé)任書》32份，對(duì)建設(shè)工程檔案進(jìn)行嚴(yán)格審查，入庫檔案質(zhì)量高。

四是嚴(yán)格審核。我檔案室嚴(yán)把審核關(guān)，對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)和要求不放松，盡力收齊入館檔案，盡量要求補(bǔ)充遺缺材料，盡可能保證檔案的成套性和系統(tǒng)性，為將來的利用做好鋪墊。

2.抓內(nèi)部、重管理，案卷質(zhì)量進(jìn)一步提升

一是加強(qiáng)職工培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。制訂了學(xué)習(xí)制度，將學(xué)習(xí)制度化、自覺化，教育職工要勤于學(xué)習(xí)、善于學(xué)習(xí)，講究學(xué)習(xí)方法，學(xué)以致用，學(xué)會(huì)在學(xué)習(xí)中找差距、求進(jìn)步，在學(xué)習(xí)中拓思路、爭創(chuàng)新。在工作緊張、經(jīng)費(fèi)較緊缺的情況下，安排人員參加了市城建檔案館的有關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。不斷豐富職工的各項(xiàng)知識(shí)，提升職工的業(yè)務(wù)能力。

二是完善工作流程。針對(duì)以前工作中存在的問題，結(jié)合平時(shí)工作實(shí)際，我檔案室設(shè)計(jì)出更加便捷的工作流程，可當(dāng)面洽談、可電話答復(fù)等，方便業(yè)主，方便自身，提高工作效能。

三是強(qiáng)化檔案室管理。加大庫房巡查次數(shù)，勤打掃、勤通風(fēng)、勤投藥、勤檢查，認(rèn)真做好八防，保證庫房衛(wèi)生，確保館藏檔案絕對(duì)安全。

3.抓業(yè)務(wù)、重利用，檔案效益越來越好

一是抓收集。在局機(jī)關(guān)檔案方面，完成了局機(jī)關(guān)全年度文書檔案、檔案的接收整理歸檔工作；在城建檔案方面，加大了對(duì)市政、道路等縣重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案和局重點(diǎn)股室檔案的接收力度。本年度共接收整理檔案169卷，豐富了館藏。

二是抓業(yè)務(wù)指導(dǎo)。加強(qiáng)檔案入庫前期準(zhǔn)備工作。每項(xiàng)工程辦理手續(xù)之時(shí)，要求施工、建設(shè)單位資料員到場并現(xiàn)場提出檔案入庫規(guī)范要求，提供參考樣本，免費(fèi)發(fā)放規(guī)范要求和相關(guān)制度，為保證進(jìn)館檔案質(zhì)量提供保證。

三是抓整理。嚴(yán)格按照《城建檔案整理規(guī)范》，對(duì)進(jìn)館檔案進(jìn)行分類、整理、編目、入庫，同時(shí)對(duì)庫房的案卷進(jìn)行了科學(xué)的分類和保管，排架整齊。全年共整理檔案資料169卷，案卷整理合格率達(dá)98%，確保檔案不積壓。

四是抓利用。我檔案室在做好檔案接收管理的同時(shí)，積極開展檔案查閱利用服務(wù)。全年共接待檔案查閱約50人次，利用檔案約60卷次，提供復(fù)印資料約35張，為城市建設(shè)、工程備案、房產(chǎn)辦理、資質(zhì)年審、司法部門取證、房屋維修等方面提供了大量的憑證和依據(jù)，取得了良好的社會(huì)效益。

（三）抓廉政、重廉潔，確保檔案工作者良好形象

一是內(nèi)抓財(cái)務(wù)制度建設(shè)和落實(shí)。嚴(yán)格按照規(guī)定收取費(fèi)用，不擅自提高或減免檔案費(fèi)用，真正做到應(yīng)收盡收，需減則減、需免則免，防止任何亂收費(fèi)行為發(fā)生。財(cái)務(wù)制度堅(jiān)持一支筆審批，嚴(yán)格一支筆審批，做到了制度嚴(yán)密、程序合法、手續(xù)齊全，無違法、違規(guī)現(xiàn)象。今年共收取檔案管理費(fèi)37200元整。

二是外拒業(yè)務(wù)相對(duì)人吃請(qǐng)。我檔案室認(rèn)真落實(shí)黨風(fēng)廉政責(zé)任制落實(shí)推進(jìn)年相關(guān)制度要求，管好自身的嘴，管好自身的手，從不接受業(yè)務(wù)相對(duì)人的吃請(qǐng)，嚴(yán)守檔案入庫程序和標(biāo)準(zhǔn)，獲得了業(yè)主及施工單位的好評(píng)。

三是強(qiáng)抓廉政教育明心志。一年來，我檔案室按照落實(shí)黨風(fēng)廉政責(zé)任制，認(rèn)真抓好廉政建設(shè)工作。首先，按照市局的部署和安排，提高思想認(rèn)識(shí)，自查自糾，加強(qiáng)內(nèi)部管理，嚴(yán)格業(yè)務(wù)工作程序，規(guī)范業(yè)務(wù)人員行為，廉潔從政，樹立良好形象。其次，不斷強(qiáng)化自律意識(shí)，努力工作，勤政、廉政，認(rèn)真學(xué)習(xí)十精神，嚴(yán)格要求自己，積極做好表率作用。再次，以廉政謀工作發(fā)展，以工作促廉政建設(shè)。在工作中切實(shí)把提高人員素質(zhì)作為一項(xiàng)大事來抓，注重加強(qiáng)干部職工隊(duì)伍思想政治教育和綜合素質(zhì)的提高，日常工作管理中有章可循、有法可依。

二、存在問題

（一）聲像檔案工作有待加強(qiáng)，缺少竣工詳細(xì)圖紙和照片保存，難以對(duì)工程項(xiàng)目的建設(shè)、城區(qū)實(shí)景及舊貌。

（二）數(shù)字化建設(shè)進(jìn)度有待加快，隨著形勢發(fā)展的需要，檔案需求增多，舊的檔案管理模式在實(shí)際利用過程中已存在著許多的不足。

（三）各建設(shè)、施工、監(jiān)理單位文件資料中缺少法定審批材料原件，還需一定程度上的協(xié)調(diào)。

三、今后的打算

（一）加大收集力度，不斷豐富館藏和優(yōu)化結(jié)構(gòu)

加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，加大重點(diǎn)工程檔案、市政基礎(chǔ)設(shè)施檔案、數(shù)字（電子）檔案收集力度，進(jìn)一步豐富和優(yōu)化館藏。認(rèn)真落實(shí)市局有關(guān)城建檔案方面的方針、政策和法律、法規(guī)。結(jié)合本地實(shí)際，形成和建立我縣城鄉(xiāng)建設(shè)的檔案，改善館藏結(jié)構(gòu)。

（二）突出重點(diǎn)，加快城建檔案信息化建設(shè)步伐

認(rèn)真實(shí)施《建設(shè)電子文件與檔案管理規(guī)范》，加強(qiáng)電子文件歸檔工作和電子檔案的規(guī)范化管理。對(duì)工程規(guī)劃檔案、重點(diǎn)工程檔案要進(jìn)行數(shù)字化處理，抓緊檔案著錄工作，建立數(shù)據(jù)庫。對(duì)現(xiàn)有管理軟件進(jìn)行更新，以適應(yīng)現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)的需要，為建立數(shù)字檔案館奠定基礎(chǔ)。

（三）把住關(guān)鍵，加大城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)力度

重點(diǎn)抓好兩個(gè)方面的工作，一是創(chuàng)新工作方面，開展工程竣工圖紙電子化報(bào)送工作，實(shí)行嚴(yán)格執(zhí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案同保管方案。二是進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)建設(shè)、施工單位資料員的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助其解決檔案工作中存在的困難和問題，引導(dǎo)其提高檔案意識(shí)，從而推動(dòng)城建檔案整體工作水平的提升。

（四）圍繞中心，努力做好城建檔案服務(wù)工作

重視城建檔案信息資源的開發(fā)利用工作，根據(jù)城建工作需要和現(xiàn)藏檔案資料，不斷拓寬服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)方式，提高服務(wù)水平，特別是要圍繞城建中心任務(wù)，主動(dòng)做好聲像拍攝服務(wù)等。

篇5

關(guān)鍵詞：醫(yī)療機(jī)構(gòu) 會(huì)計(jì) 檔案 管理

醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案主要指醫(yī)院內(nèi)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的紙質(zhì)及電子版會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)資料等專業(yè)材料。它作為會(huì)計(jì)分析的工具，是在醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理和各項(xiàng)會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中直接形成的。它體現(xiàn)了醫(yī)療機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來的過程和記錄，通過會(huì)計(jì)核算方法，對(duì)本單位經(jīng)濟(jì)情況、財(cái)務(wù)收入與支出情況作連續(xù)的登記、綜合評(píng)價(jià)，是醫(yī)療機(jī)構(gòu)在經(jīng)濟(jì)收支中的重要?dú)v史資料和證據(jù)。

行政機(jī)構(gòu)、事業(yè)單位、企業(yè)單位以及其他開展經(jīng)濟(jì)核算業(yè)務(wù)的部門在業(yè)務(wù)往來中都會(huì)形成自己的會(huì)計(jì)檔案，醫(yī)療機(jī)構(gòu)自不例外，但有自己的特殊性。醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案所包含的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)資料等四部分的材料中儲(chǔ)存了很多有價(jià)值的信息，對(duì)于一個(gè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的發(fā)展、目標(biāo)實(shí)現(xiàn)以及經(jīng)濟(jì)預(yù)測都有很重要的作用。本文談到了醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的特殊性和重要性，以及醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的基本方法：

1.醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的原則

1.1統(tǒng)一管理與分工負(fù)責(zé)的原則

統(tǒng)一管理指醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案由檔案室和財(cái)務(wù)科統(tǒng)一管理。會(huì)計(jì)檔案是醫(yī)院檔案的一部分，也是國家檔案的重要組成部分。在醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案要首先按照國家檔案管理的統(tǒng)一要求，由檔案部門統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一制訂制度。每年末，由財(cái)務(wù)人員整理、立卷、裝訂成冊(cè)，按時(shí)移交醫(yī)院檔案室，由醫(yī)院檔案室統(tǒng)一保存。

1.2會(huì)計(jì)檔案的完整性原則

醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案要全部歸檔，財(cái)務(wù)人員與經(jīng)辦人員要按照限期將應(yīng)歸檔的財(cái)務(wù)檔案全部移交到檔案室，保證會(huì)計(jì)檔案的齊全與完整。

1.3會(huì)計(jì)檔案的簡便易行原則

會(huì)計(jì)檔案的管理工作不為外界所知，因此醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的辦法要做到簡單易行，便于使用與查閱。在有條件的單位，可建立計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)。隨著會(huì)計(jì)電算化技術(shù)的應(yīng)用,既可以提高工作效率，又可以充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的作用。

2.醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的作用

2.1真實(shí)完整的會(huì)計(jì)檔案可以在醫(yī)院管理、財(cái)務(wù)規(guī)劃中發(fā)揮重要的作用，它是如實(shí)反映、參與醫(yī)院經(jīng)營管理的重要信息資源，醫(yī)院財(cái)務(wù)部門的重要職能之一就是真實(shí)、完整、及時(shí)的提供會(huì)計(jì)信息，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案所儲(chǔ)存的信息要與實(shí)際情況相符，這對(duì)于醫(yī)院管理決策層迅速掌握醫(yī)院經(jīng)營管理的真實(shí)情況，發(fā)現(xiàn)存在的問題以及醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益的提升提供了重要的支撐作用。

2.2近年來我國醫(yī)患糾紛越來越多，他們中的大部分要進(jìn)行醫(yī)療技術(shù)鑒定和司法鑒定，快速合理的解決好醫(yī)患糾紛，日益成為關(guān)系醫(yī)院形象以至醫(yī)院生存發(fā)展的重要問題。醫(yī)患糾紛中有很多的案例都與患者在住院看病期間的消費(fèi)有關(guān)，而醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案記錄著患者的客觀信息。從一定意義上講，醫(yī)院收費(fèi)憑證同時(shí)也是患者維護(hù)自身正當(dāng)權(quán)益的有效證據(jù)。醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性與完整性對(duì)于維護(hù)醫(yī)患雙方的正當(dāng)權(quán)益、公正合理的解決醫(yī)療糾紛提供了有效的法律依據(jù)。

3.醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容及分類

3.1會(huì)計(jì)憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明，會(huì)計(jì)憑證類主要包括：匯總憑證、自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、銀行存款對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、其他會(huì)計(jì)憑證等。

3.2會(huì)計(jì)賬簿是按照一定的格式和相互連接的賬頁組成，以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，進(jìn)行連續(xù)、系統(tǒng)記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍，主要包括總分類賬、明細(xì)分類賬、現(xiàn)金日記賬、輔助賬、固定資產(chǎn)卡片、銀行存款日記賬及其他會(huì)計(jì)賬簿等。

3.3財(cái)務(wù)報(bào)告主要包括年度、季度、月度財(cái)務(wù)報(bào)告，報(bào)告中包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、備注以及文字說明等。會(huì)計(jì)報(bào)表是其中的重要內(nèi)容，它是反映一個(gè)單位財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件，主要包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表和財(cái)務(wù)情況說明書等。

3.4其他分類還可以包括會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、銀行對(duì)賬單、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、銀行存款余額調(diào)節(jié)表以及其他應(yīng)保存會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料等。

4.醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的收集

4.1醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理制度的建立和完善

會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容具有一定的機(jī)密性，使用價(jià)值較大。因此在開展會(huì)計(jì)檔案的收集、整理工作前，財(cái)務(wù)科要十分重視會(huì)計(jì)檔案的法制建設(shè)，根據(jù)《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法規(guī)的規(guī)定，依法建立制度管理會(huì)計(jì)檔案。

4.2醫(yī)院會(huì)計(jì)材料的歸納

醫(yī)院會(huì)計(jì)資料歸檔范圍包括形成的會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表、賬簿等會(huì)計(jì)專業(yè)材料。但因會(huì)計(jì)檔案完整性以及備查的需要，有關(guān)財(cái)會(huì)方面的政策、制度、預(yù)算、計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)告、以及往來文書也可以作為醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案歸檔。

4.3醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的積累收集

醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的收集要在建立、完善并實(shí)行醫(yī)院歸檔制度的基礎(chǔ)上來開展。在一些非正常情況下，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案往往不能及時(shí)歸檔，分散在醫(yī)療部門及各科室。會(huì)計(jì)人員要逐人逐年完整地將會(huì)計(jì)資料收集齊全。必要時(shí)要召集知情人、當(dāng)事人協(xié)調(diào)開展會(huì)計(jì)檔案收集工作，進(jìn)行廣泛收集。

5.醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的整理方法

5.1醫(yī)院會(huì)計(jì)憑證的整理

醫(yī)院會(huì)計(jì)憑證是會(huì)計(jì)檔案整理的重點(diǎn)，在醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案中有著重要的地位。會(huì)計(jì)憑證要堅(jiān)持每月裝訂，裝訂前先要分好類，根據(jù)順序排列好，還要看一下順序號(hào)是否齊全。在歸類時(shí)要按照以下情況進(jìn)行：一是先按照會(huì)計(jì)憑證匯總的具體時(shí)間作歸類，二是對(duì)與記賬憑證不相同的，如比記賬憑證大的要折成與憑證同樣大小。三是要查驗(yàn)會(huì)計(jì)憑證的序列號(hào)碼，不準(zhǔn)出現(xiàn)前后顛倒的問題。四是查看有沒有缺頁和少號(hào)的。五是檢查附件中有沒有缺少材料的情況，如果發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)解決。六是查看在記賬憑證上有沒有蓋有關(guān)單位的印章，有無漏蓋或者印章不符的情況。一切檢查整理好后，要在會(huì)計(jì)憑證的外面加上封面，封面的規(guī)格應(yīng)該略微大于所附的記賬憑證，會(huì)計(jì)憑證的厚度一般為1.5厘米。會(huì)計(jì)憑證在裝訂時(shí)要注意，使用棉線進(jìn)行裝訂。順序如下：先在左上角打三個(gè)孔，然后打活結(jié)，裝訂時(shí)盡量減少占用的空間，讓會(huì)計(jì)憑證、附件等最大限度的表露出來。最后裝訂完畢后抹上膠水，膠水干后在會(huì)計(jì)憑證封面上填好所裝訂會(huì)計(jì)憑證的種類等，簽好經(jīng)辦人員的名字，寫上卷號(hào)和種類編號(hào)，以便于檔案的調(diào)閱和使用。現(xiàn)在新型的憑證裝訂機(jī)，是通過打孔、斷管、熱鉚一次完成，具有簡便、美觀、結(jié)實(shí)等特點(diǎn)，摒棄了以前棉線裝訂，多年后腐爛，憑證散落的缺點(diǎn)。

5.2醫(yī)院會(huì)計(jì)賬簿的整理

整理醫(yī)院會(huì)計(jì)賬簿前，要做好三個(gè)查對(duì)，一個(gè)是對(duì)照各個(gè)賬簿根據(jù)啟用表進(jìn)行逐一查對(duì),看是否符合，不符合找出原因。二是對(duì)賬頁數(shù)及序號(hào)進(jìn)行查對(duì),看是否齊全和連續(xù)。三是會(huì)計(jì)賬簿過去保留的使用過的賬頁要查對(duì)，看賬簿頁數(shù)填寫是否齊全。三個(gè)查對(duì)做完后，要在賬本封面填寫賬目種類以及卷號(hào)。會(huì)計(jì)賬簿在裝訂時(shí)要做到結(jié)實(shí)、整潔，不能有折頁、空白頁、錯(cuò)頁、掉頁的現(xiàn)象，按照先封面后啟用表然后目錄最后封底的順序裝訂。裝訂后要檢查賬簿封面是否齊全平整，還要注明所在的年份和賬簿的名稱和編號(hào)，編號(hào)的順序是：先總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、最后明細(xì)賬，會(huì)計(jì)部門的負(fù)責(zé)人和賬簿裝訂人員都要簽字蓋章。

5.3醫(yī)院會(huì)計(jì)報(bào)表的整理

會(huì)計(jì)報(bào)表每月都要進(jìn)行裝訂，裝訂前首先要按照目錄進(jìn)行核對(duì)，看一下是否齊全，整理的報(bào)表頁數(shù)要仔細(xì)查看，兩邊對(duì)齊后壓平，不能出現(xiàn)折角、損壞的情況。如有損壞要對(duì)損壞部分進(jìn)行修補(bǔ)。

6.醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的保管與銷毀

保管醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案是發(fā)揮檔案作用的基礎(chǔ)，為了延長醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的壽命，保管利用好會(huì)計(jì)檔案，財(cái)務(wù)科和檔案室都應(yīng)重視會(huì)計(jì)檔案的保管。本年的醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度末在財(cái)務(wù)科暫時(shí)保管一年，一年后由財(cái)務(wù)科編制清冊(cè)統(tǒng)一移交單位檔案室保管。檔案室在歸檔時(shí)要設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿等，設(shè)立專用檔案房屋保管，防止出現(xiàn)損壞、丟失等情況。醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案要為本單位所需的財(cái)務(wù)決策等提供支持，不得外借查閱。特殊情況需借閱時(shí)，需要單位上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及會(huì)計(jì)室負(fù)責(zé)人同意。借閱人員不得在檔案案卷中亂畫亂涂，拆散檔案，不得攜帶或復(fù)印原件等。收回檔案時(shí)要及時(shí)辦理借還手續(xù)。

銷毀會(huì)計(jì)檔案前，要按照銷毀檔案清冊(cè)所列出的項(xiàng)目進(jìn)行逐一核對(duì)，核對(duì)正確后要報(bào)上級(jí)財(cái)政主管部門批準(zhǔn)，由上級(jí)財(cái)政主管部門派專人會(huì)同醫(yī)院檔案室與財(cái)務(wù)科人員一起銷毀檔案。銷毀檔案后相關(guān)人員要有銷毀冊(cè)上簽字，蓋上“已銷毀”章，同時(shí)將有關(guān)情況編寫文字歸檔備查。

篇6

（一）分管檔案工作局領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制

1、領(lǐng)導(dǎo)局系統(tǒng)的檔案管理工作。

2、審定局系統(tǒng)檔案管理各項(xiàng)制度，并監(jiān)督貫徹執(zhí)行。

3、解決檔案工作中的實(shí)際問題。

（二）主管檔案工作辦公室領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制

1、組織制定檔案管理制度，并認(rèn)真執(zhí)行。

2、抓好局機(jī)關(guān)和局屬單位檔案建設(shè)與管理工作。

3、定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能。

（三）檔案管理人員崗位責(zé)任制

1、對(duì)機(jī)關(guān)各處室和局屬各單位形成的各種文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

2、負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理本單位各種門類和載體的檔案以及有關(guān)資料。

3、為黨和國家積累檔案財(cái)富，按規(guī)定將具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案向省檔案館移交。

4、貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)及各項(xiàng)方針政策，建立健全檔案室的各項(xiàng)規(guī)章制度。

5、對(duì)檔案實(shí)行科學(xué)管理，熟悉所藏檔案情況，積極提供利用，為全局各項(xiàng)工作服務(wù)。

6、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。

二、文書檔案立卷歸檔制度

檔案是本單位在工作活動(dòng)中形成的保存?zhèn)洳榈脑加涗洝榱藲w檔文件材料的齊全完整，提高歸檔案卷的質(zhì)量，結(jié)合實(shí)際制定本制度。

（一）凡是各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的、具有查考利用價(jià)值的文件及其他材料，均屬于接收范圍。具體包括重要的收發(fā)文件、會(huì)議文件、內(nèi)部文件、會(huì)議紀(jì)要、調(diào)查報(bào)告、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃總結(jié)、重要件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表、電報(bào)、電話記錄、本單位編印的刊物、聲像材料以及圖表、簿冊(cè)等。以上應(yīng)立卷歸檔的文件材料，由各處（科）室文書管理人員負(fù)責(zé)組織整理、立卷，并按期向局綜合檔案室或所在單位檔案室移交，任何人不得私自拆取和銷毀文件材料，也不得據(jù)為己有。

（二）文件立卷工作實(shí)行誰辦理誰立卷的原則，即由哪個(gè)處室辦理的文件材料，就由哪個(gè)處室立卷歸檔。

（三）歸檔的文件材料要按規(guī)定進(jìn)行分類，每份文件的頁數(shù)及卷內(nèi)目錄、備考表應(yīng)齊全完整，每一案卷一般不得超過200頁。

（四）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件放在一起組卷。

（五）不同年度的文件，一般不得放在一起立卷。跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年份立卷；沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年立卷。

（六）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

（七）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次給有文字的每面材料編寫頁號(hào)，正面頁號(hào)編在右上角，背面頁號(hào)編在左上角。編寫頁號(hào)一律用黑色鉛筆，并做到不重復(fù)、不漏頁。號(hào)碼一律用阿拉伯?dāng)?shù)字。

（八）歸檔的案卷必須按規(guī)定的格式填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表，填寫的字跡要工整、清晰，一律用毛筆或鋼筆書寫，鋼筆要求用炭素墨水或藍(lán)黑墨水，禁用純藍(lán)墨水。卷內(nèi)文件目錄放在卷首，備考表應(yīng)置卷尾。

（九）卷宗內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破損的文件材料應(yīng)裱糊，理順取齊，案卷采用三孔一線的方法裝訂，孔距7公分。

（十）案卷標(biāo)題要簡明，準(zhǔn)確反映卷內(nèi)文件材料內(nèi)容，要用鋼筆書寫或微機(jī)打印，字跡要工整、清晰，標(biāo)題末尾不用句號(hào)，保管期限欄內(nèi)必須填明保管期限。

（十一）歸檔。每年四月底以前，各部門必須將上年度的文件材料及相關(guān)資料整理立卷，向檔案室移交歸檔。歸檔時(shí)，交接雙方核對(duì)案卷，并在檔案移交登記表上簽字。

三、檔案利用制度

（一）檔案室所藏檔案，主要是供局機(jī)關(guān)、局屬單位及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)利用。

（二）檔案管理人員要熟悉所藏檔案的情況,根據(jù)機(jī)關(guān)工作的需要,編制必要的檢索工具，充分利用檔案信息資源，為全局工作服務(wù)。

（三）凡利用檔案資料者必須確保檔案的安全，不得遺失、涂改、勾畫、批注、剪裁、拆卷和折疊。

（四）利用檔案工作結(jié)束后，利用者須如實(shí)填寫《檔案利用效果登記表》，及時(shí)交檔案室存查。

（五）歸還檔案時(shí)，檔案管理人員必須當(dāng)面嚴(yán)格檢查核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)與原卷不符或其他問題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告。

（六）檔案管理人員要注意收集檔案利用效果的反饋意見，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，做好檔案開發(fā)利用工作。

四、檔案保密制度

（一）檔案管理人員必須嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的保密法規(guī)及檔案管理的規(guī)章制度，確保保密檔案的安全。

（二）保密檔案的保管和利用，密級(jí)的變更和解密，必須按照國家有關(guān)保密的法律和行政法規(guī)辦理。

（三）保密檔案要嚴(yán)格限制查閱利用范圍，查閱利用須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。利用保密檔案，嚴(yán)禁復(fù)印、摘抄、涂改、偽造、圈劃、抽換、批注、折縐，如發(fā)現(xiàn)此類情況，應(yīng)及時(shí)追查并報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。

（四）保密檔案要專人管理，定期檢查。嚴(yán)格執(zhí)行保密紀(jì)律，對(duì)失密、泄密事件要及時(shí)報(bào)告并認(rèn)真查處，情節(jié)嚴(yán)重者要追究法律責(zé)任。

（五）檔案管理人員要嚴(yán)守秘密，不得將保密檔案私自帶出檔案室，言談通信中不得涉及保密檔案事宜。

五、檔案保管制度

（一）檔案室（庫）由專人管理，未經(jīng)工作人員許可，不得擅自進(jìn)入檔案室（庫）。

（二）嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱、歸還登記制度，個(gè)人不得私自保存檔案。

（三）檔案保管工作要做到四不：不散、不亂、不丟、不壞。

（四）檔案閱覽室及檔案室（庫）內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁在其周圍堆放易燃易爆物品。

（五）檔案室（庫）要保持衛(wèi)生清潔，做到“八防”：防潮、防塵、防光、防火、防高溫、防盜、防蟲、防鼠，確保檔案的安全。

（六）隨時(shí)檢查庫房消防設(shè)備、電器電源及門窗等設(shè)施設(shè)備的安全情況，發(fā)現(xiàn)問題要立即向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取有效措施及時(shí)解決。

六、檔案查閱、借閱制度

（一）查閱檔案，必須在檔案室進(jìn)行。局機(jī)關(guān)各處室、局屬各單位查閱檔案須與檔案管理人員聯(lián)系，并履行審批登記手續(xù)。外單位查閱檔案，必須持單位介紹信，經(jīng)局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)組副組長批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)后方可進(jìn)行。

（二）查閱檔案，如需復(fù)印或摘抄，需經(jīng)局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)組副組長同意。復(fù)印材料由檔案管理人員負(fù)責(zé)辦理。摘抄的材料，由檔案管理人員認(rèn)真審查核對(duì)，不得有誤。

（三）檔案一般不外借，如有特殊情況需借閱時(shí)，可持單位介紹信，說明原因，經(jīng)局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)組副組長批準(zhǔn)，履行借閱手續(xù)。

（四）借閱檔案時(shí)間最長為一個(gè)月，如不能按時(shí)歸還，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱的檔案必須妥善保管，不得泄密、遺失或轉(zhuǎn)借他人，更不得在材料上涂改、污損或作任何標(biāo)記。

（五）歸還檔案時(shí)，檔案管理人員必須詳細(xì)檢查檔案材料是否完整無損，并在借閱登記簿上注明歸還時(shí)間。

七、檔案鑒定和銷毀制度

（一）局檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)本局保存的檔案進(jìn)行鑒定。

（二）局檔案鑒定小組每年年初對(duì)各處室交回的案卷進(jìn)行鑒定，對(duì)不符合要求的案卷退回重新整理。每年年終根據(jù)《檔案保管期限表》的規(guī)定，對(duì)超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，決定銷毀確無利用價(jià)值的檔案。

（三）銷毀檔案需逐卷登記造冊(cè)，經(jīng)局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)組副組長簽字批準(zhǔn)，在保密局指定地點(diǎn)銷毀。銷毀時(shí)必須由兩人以上監(jiān)銷。監(jiān)銷人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，防止在銷毀過程中遺失材料，保證絕對(duì)安全。

八、檔案統(tǒng)計(jì)制度

（一）檔案統(tǒng)計(jì)工作由檔案管理員負(fù)責(zé)。

（二）檔案統(tǒng)計(jì)要實(shí)事求是，如實(shí)反映客觀情況，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、完整、系統(tǒng)。

（三）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容主要有：檔案機(jī)構(gòu)人員情況，保存檔案、資料狀況，檔案資料收進(jìn)和移出數(shù)量，檔案利用情況，檔案庫房、設(shè)備情況以及上級(jí)機(jī)關(guān)和檔案部門要求統(tǒng)計(jì)的其他內(nèi)容。

（四）上級(jí)機(jī)關(guān)和檔案部門要求報(bào)送的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表、資料，必須按照要求統(tǒng)計(jì)、填寫，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可報(bào)出。

篇7

1　加強(qiáng)科研單位會(huì)計(jì)檔案管理的必要性

科研單位會(huì)計(jì)工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性。科研項(xiàng)目種類和內(nèi)容繁多，財(cái)務(wù)需要按項(xiàng)目類別分別核算，因此形成的檔案資料數(shù)量也較多。目前，科研單位的資金來源主要包括財(cái)政撥款、科學(xué)技術(shù)成果轉(zhuǎn)讓收入、貸款及合作引入資金四類。其中財(cái)政撥款包括科學(xué)事業(yè)費(fèi)、科技三項(xiàng)費(fèi)用、撥入專項(xiàng)資金、自然科學(xué)基金、科研基本建設(shè)資金等。財(cái)政撥款仍然是各科研單位的主要資金來源，但是隨著科技體制改革的不斷深化，科學(xué)研究面臨著重大轉(zhuǎn)變。科研單位將面向經(jīng)濟(jì)建設(shè)、面向市場自主經(jīng)營，成為獨(dú)立自主的科研經(jīng)營實(shí)體，科學(xué)技術(shù)成果轉(zhuǎn)化收入將成為科研單位的最主要資金來源，科研工作逐步實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)自給。會(huì)計(jì)檔案可以真實(shí)記錄科研項(xiàng)目或試制產(chǎn)品成本，據(jù)此準(zhǔn)確定位成果轉(zhuǎn)讓價(jià)格，反映科研經(jīng)濟(jì)效果，從而創(chuàng)造更好的經(jīng)濟(jì)效益。因此，科學(xué)管理與利用科研單位會(huì)計(jì)檔案，對(duì)推動(dòng)和促進(jìn)科學(xué)事業(yè)發(fā)展具有不可估量的重要作用。

2　科研單位會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題

2.1　歸檔資料不完整，管理不善　部分科研單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案材料管理不規(guī)范，注重紙質(zhì)檔案的存檔保管，忽視了對(duì)會(huì)計(jì)電算化的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等磁性介質(zhì)重要資料，沒有按會(huì)計(jì)檔案的要求歸檔保存。有的單位領(lǐng)導(dǎo)不重視，專業(yè)人員缺乏，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，對(duì)檔案室的投入不夠。保管場所不符合要求，存在安全隱患。

2.2　保管不規(guī)范　財(cái)務(wù)部門缺少專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理、立卷、歸檔工作，不能按要求將會(huì)計(jì)檔案及時(shí)移交檔案管理部門；財(cái)務(wù)部門對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作觀念陳舊，工作被動(dòng)且缺少熱情，為了自己使用方便，不愿意將會(huì)計(jì)憑證、工資冊(cè)等會(huì)計(jì)檔案資料移交檔案室保管，以致超過了歸檔期仍遲遲不將這些資料歸檔。

2.3　重保管、輕利用　多數(shù)科研單位的會(huì)計(jì)檔案工作仍停留在建檔、管檔、很少加以利用的狀態(tài)，許多有價(jià)值的會(huì)計(jì)資源沉睡在檔案室。會(huì)計(jì)信息無法為使用者提供快速、高效的信息服務(wù)，這種落后的管理理念與方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代科研快速發(fā)展的需要。會(huì)計(jì)檔案作為科研單位會(huì)計(jì)信息的重要來源和載體，對(duì)科研改革與發(fā)展具有重要決策與參考價(jià)值的檔案資源的開發(fā)與利用，其地位與作用不容忽視。

3　加強(qiáng)科研單位會(huì)計(jì)檔案管理與利用的建議

3.1　提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)　加強(qiáng)宣傳幫助、引導(dǎo)單位領(lǐng)導(dǎo)與廣大科技人員，正確認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案資源的價(jià)值，將會(huì)計(jì)檔案管理作為―項(xiàng)重要任務(wù)常抓不懈。充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案所提供的史料和證據(jù)對(duì)科研方針和策略的制定、經(jīng)濟(jì)問題的查證、預(yù)防貪污所具有的不可替代的重要作用。充分利用會(huì)計(jì)檔案，對(duì)科研資金運(yùn)用過程中各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的反映和監(jiān)督，達(dá)到用最少的科研投入獲取最大的產(chǎn)出，促進(jìn)科技成果轉(zhuǎn)化。積極利用辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使會(huì)計(jì)檔案服務(wù)躋身于科研、生產(chǎn)的第一線，開展特色服務(wù)，為科學(xué)研究提供會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息。

3.2　完善會(huì)計(jì)檔案管理的組織機(jī)構(gòu)　引進(jìn)和培養(yǎng)高層次的信息資源管理人才，做到正確的認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案，保管會(huì)計(jì)檔案，利用會(huì)計(jì)檔案，通過檢查監(jiān)督，促進(jìn)財(cái)務(wù)部門和檔案部門規(guī)范業(yè)務(wù)行為，提高會(huì)計(jì)檔案管理水平。注重對(duì)會(huì)計(jì)檔案的深度挖掘，主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)或決策者提供重要信息。

篇8

一、文件生命周期理論相關(guān)概念的簡要評(píng)述

首先，就讓我們從基本理論層面，對(duì)“文件生命周期理論”的相關(guān)理論概念進(jìn)行初步了解。“文件生命周期理論”中的“文件”概念是一種廣義概念，較之常規(guī)意義的“文件”概念要寬泛得多。“文件生命周期理論”把文件視為“文件的集合體”，認(rèn)為“檔案”（非現(xiàn)行文件）的形成只是廣義文件運(yùn)動(dòng)的最終結(jié)果，一切的文件運(yùn)動(dòng)形態(tài)，都只是“廣義文件運(yùn)動(dòng)過程中某一特定階段的代稱，都是廣義文件的組成部分”[1]。

由此，“文件生命周期理論”以“文件集合體”的形式，合理的維護(hù)了文件各階段的整體統(tǒng)一性，進(jìn)而將文件運(yùn)動(dòng)以整體的形式，跨越了從形成直至銷毀或永久保存的各階段，并且能讓管理者以一個(gè)完整、清晰的視角，觀察、界定文件運(yùn)動(dòng)的整體過程。實(shí)際上，基于這一完整過程，可以明確文件價(jià)值的階段性變化，以及在廣義文件運(yùn)動(dòng)過程中文件價(jià)值形態(tài)與管理形式、保管場所、服務(wù)對(duì)象之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系。而在文件價(jià)值形態(tài)轉(zhuǎn)化的同時(shí)，從階段性的廣義文件運(yùn)動(dòng)視角出發(fā)，可將廣義文件依次劃分為現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件與非現(xiàn)行文件。此三種廣義文件的劃分，同樣適用于我國的文件檔案運(yùn)動(dòng)過程。

二、中西方文檔保管機(jī)構(gòu)的差異、我國文檔工作的融合以及推動(dòng)實(shí)現(xiàn)文檔工作一體化

實(shí)際上，我國的文件檔案保管機(jī)構(gòu)同國外存在較為明顯的差異。這種差異體現(xiàn)在：我國的半現(xiàn)行文件是存放在本單位檔案室或檔案館，而國外的半現(xiàn)行文件則送交文件中心保管。實(shí)際上，這種差異顯著。根據(jù)聯(lián)合國教科文組織對(duì)文件中心的定義：文件中心是在檔案行政管理機(jī)關(guān)管理之下的，對(duì)各不同行政機(jī)構(gòu)的半現(xiàn)行文件進(jìn)行經(jīng)濟(jì)地保管與提供利用，并在這些文件被銷毀或移交檔案館之前進(jìn)行系統(tǒng)處置的保管機(jī)構(gòu)。文件中心是獨(dú)立于文件形成機(jī)關(guān)和檔案館的，又處于文件形成機(jī)關(guān)與檔案館之間的過渡性機(jī)構(gòu)。

顯而易見，國外建立的“文件中心”，作為半先行文件的儲(chǔ)存、管理機(jī)構(gòu)，及其文件價(jià)值鑒定、銷毀、移交機(jī)構(gòu)，既節(jié)省了文件來源單位的空間、人力、財(cái)務(wù)資源，又避免了因單位不同，所導(dǎo)致的文件整理標(biāo)準(zhǔn)各異，以及鑒定、銷毀程序的不統(tǒng)一、不規(guī)范。再者，又提高了文件管理的整體效率，減少了移交過程中不必要的時(shí)間浪費(fèi)，極大的提升了文件管理的科學(xué)性、規(guī)范性與效益性。

此外，文件中心與形成機(jī)關(guān)檔案室存在顯著差異。其一，文件中心有的歸屬于檔案行政管理機(jī)構(gòu)，有的是獨(dú)立運(yùn)營的商業(yè)機(jī)構(gòu)，而檔案室則明確歸屬于文件形成機(jī)關(guān)。其二，二者的保管對(duì)象存在差異。文件中心保管的對(duì)象是半現(xiàn)行文件， 而機(jī)關(guān)檔案室保管的對(duì)象包括半現(xiàn)行文件、乃至非現(xiàn)行文件。其三，二者的職能存在明顯差異。文件中心承擔(dān)文件的保管、鑒定以及提供利用的職責(zé)， 而機(jī)關(guān)檔案室則主要承擔(dān)本機(jī)關(guān)文件的收集、利用和保管工作[2]。

實(shí)際上，相較于西方的文件管理中心，我國各機(jī)關(guān)檔案室的文檔管理工作，往往存在著文檔管理質(zhì)量良莠不齊、管理效率偏低、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等諸多問題。而要解決這些問題，則必須要明確文件工作、檔案工作的統(tǒng)一性和整體性，統(tǒng)一制定與執(zhí)行文檔工作的管理流程與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并正確處理好兩者之間的有效融合和順暢銜接的問題，以此真正實(shí)現(xiàn)我國文件管理與檔案管理的一體化，推動(dòng)我國整體的文檔管理工作實(shí)現(xiàn)質(zhì)的跨越。此外，筆者認(rèn)為，在符合我國文檔工作自身需求、特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，參照西方文件中心的管理模式、功能設(shè)置，對(duì)我國眾多的機(jī)關(guān)檔案室進(jìn)行有針對(duì)性的改造，是解決文檔管理工作現(xiàn)存問題的關(guān)鍵一環(huán)。具體來講，就是要科學(xué)、合理的調(diào)整我國機(jī)關(guān)內(nèi)部的檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置與體系，將本機(jī)關(guān)辦公室的文件管理工作與檔案室的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)合并，統(tǒng)一文件檔案管理工作與職能；聯(lián)合不同機(jī)構(gòu)部門的檔案室，實(shí)現(xiàn)共同辦公與集中布局，低成本、高效率的實(shí)現(xiàn)文件、檔案的一體化管理，并制定和執(zhí)行統(tǒng)一的文件檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與操作規(guī)范，做到文檔管理的統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)與有序。

此外，基于文件生命周期理論的內(nèi)在要求，參考西方國家的文檔工作體制，總體來看，應(yīng)將我國的機(jī)關(guān)公務(wù)文書處理工作與檔案管理工作緊密聯(lián)系起來，并從業(yè)務(wù)體制上將兩者建立緊密的聯(lián)系，把文書處理與檔案管理融為一體，將檔案室工作與檔案館工作緊密結(jié)合起來，形成文書處理部門、檔案室、檔案館密切相聯(lián)的一體化業(yè)務(wù)體制[3]。實(shí)際上，基于文件生命周期理論“連續(xù)統(tǒng)一”的思想內(nèi)涵，參考相關(guān)西方國家，如法國、意大利、瑞典等國家所建立的集中式檔案管理體制及其特點(diǎn)[4]，結(jié)合我國檔案工作集中、一體化管理的現(xiàn)實(shí)情況與發(fā)展要求，筆者認(rèn)為該建議的理由有如下幾點(diǎn)：其一 ，“文件生命周期理論”根本上強(qiáng)調(diào)的文件運(yùn)動(dòng)的整體性，應(yīng)該體現(xiàn)到文書與檔案的一致性上。將文書處理與檔案管理融為一體，可以深刻體現(xiàn)文書形成的主觀意圖，從而更加明確文件檔案的長遠(yuǎn)價(jià)值，有利于文件檔案價(jià)值的鑒定工作的進(jìn)行以及文件檔案潛在價(jià)值的挖掘與實(shí)現(xiàn)。其二，實(shí)現(xiàn)文書處理與檔案管理的融合，可以使文書處理工作統(tǒng)一于國家的相關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。并且，在緊密聯(lián)系文件檔案管理部門之間關(guān)系的同時(shí)，防止了管理銜接上的疏漏與責(zé)任推諉，做到協(xié)同配合、有的放矢、權(quán)責(zé)明確。其三，該措施不僅能降低成本、精簡機(jī)構(gòu)，而且能提高文書立卷、歸檔移交的質(zhì)量與效率，同時(shí)保持文件檔案管理的連續(xù)性與一致性。

基于上述論述，筆者認(rèn)為，參照西方的文件中心，在保留我國機(jī)關(guān)部門檔案室的同時(shí)，對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的功能改造、體系調(diào)整與集中布局，同時(shí)將文件形成及處理工作與檔案工作在業(yè)務(wù)上實(shí)現(xiàn)有效融合，構(gòu)建前后銜接、連續(xù)統(tǒng)一的文檔案管理體制，進(jìn)而推動(dòng)落實(shí)文檔工作一體化。當(dāng)然，這種模式仍有待于我們?cè)趯?shí)踐中檢驗(yàn)與摸索，并使之逐步符合我國文檔工作及其一體化管理的現(xiàn)實(shí)需要。

篇9

關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案管理；存在；問題

中學(xué)檔案室作為基層檔案部門之一，與其他基層檔案部門有著共同的特點(diǎn)，都具有雙重職能，即對(duì)本單位所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行管理和對(duì)本單位檔案進(jìn)行收集、保管并提供利用。它即是本單位檔案工作的職能部門，又是保存和提供利用本單位檔案的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，雙重職能是它的基本性質(zhì)和工作基礎(chǔ)。中學(xué)綜合檔案室在工作任務(wù)、服務(wù)對(duì)象、檔案種類等方面有其獨(dú)特之處：

首先，中學(xué)檔案建設(shè)必須重視校史資料的積累和保存。檔案是歷史信息的集合，是各單位活動(dòng)的真實(shí)記錄。它們真實(shí)地記載每個(gè)學(xué)校的發(fā)展和興衰、學(xué)生的成功與失敗、教師的汗水與功勛。其次，以學(xué)生為主體，突出教學(xué)。中學(xué)是每個(gè)人人生中的一個(gè)重要階段，學(xué)生們常常為一次獎(jiǎng)勵(lì)而活躍，或?yàn)槔蠋熞淮闻u(píng)而沮喪，考好了他們喜笑顏開，考砸了他們垂頭喪氣，當(dāng)他們長大成人之后，回過頭來找尋他們?cè)谶@里留下的足跡時(shí)，學(xué)校檔案室是他們唯一可依靠的地方。因此，中學(xué)檔案室要本著對(duì)每個(gè)學(xué)生負(fù)責(zé)的態(tài)度，不能輕易遺漏了有關(guān)資料。再次，綜合性，麻雀雖小，五臟俱全，中學(xué)綜合檔案室雖然很小，但內(nèi)容卻不少，包括文書檔案、人事檔案、教學(xué)檔案、聲象圖片數(shù)字檔案、基建檔案、財(cái)務(wù)檔案、等等。也就是說，但凡學(xué)校的行政部門如辦公室、教務(wù)處、政教處、總務(wù)處等經(jīng)辦或形成的文字材料都必須由檔案室整理歸檔。根據(jù)中學(xué)綜合檔案室的以上特點(diǎn)，下面例舉四類檔案存在的問題進(jìn)行分析。

一、文書檔案。對(duì)與基層單位，文書檔案是利用率最高的檔案。文件與檔案是一個(gè)過程的兩個(gè)階段，兩者不可分，檔案是由文件轉(zhuǎn)化來的，文件是檔案的基礎(chǔ)和源泉，要想使檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，文件必須首先要實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，可是從目前情況看，文件在標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)方面相對(duì)地落后于檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化。要想使文書檔案齊全完整，必須收集的文件齊全，由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及各部門的檔案意識(shí)相當(dāng)薄弱，必然造成檔案收集的困難。如何解決文書檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大等狀況與檔案利用中的集中、系統(tǒng)、方便的矛盾？我認(rèn)為關(guān)鍵是建立系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)管理。我們用“經(jīng)、緯、綱”三個(gè)字來形容網(wǎng)絡(luò)的組成：校長就是檔案管理的“綱”，負(fù)責(zé)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)和督促全校各部門的檔案工作；綜合檔案室是“經(jīng)”該室的專職檔案員是檔案工作的骨干，象經(jīng)線一樣，聯(lián)絡(luò)部門之間并具體指導(dǎo)和督促各處室兼職檔案員的工作；所謂“緯”就是指檔案兼職人員，他們每年負(fù)責(zé)收集、整理、移交本處室在學(xué)校工作活動(dòng)中形成的檔案材料，他們就象緯線一樣互相貫通，從而形成檔案管理體系。

二、人事檔案。現(xiàn)在基層的人事檔案，仍局限于“看門守?cái)偂笔降墓芾砟Ｊ缴希饕憩F(xiàn)在重管理，輕服務(wù)；方法繁瑣，不易操作。由于現(xiàn)在公文用紙的不規(guī)范，A4型紙、16開型紙、B5型紙等紙張不統(tǒng)一，人事檔案整理要求嚴(yán)格，必須達(dá)到四邊整齊，使小的變大，就必須粘貼，要大的變小就必須剪切，不能剪貼的就折疊。一頁紙可能粘貼多次，紙的顏色、厚度不一，很多都呈層次狀。也有的一頁紙剪切多次，把原來比較正規(guī)的格式切得不成形狀，還有很多材料的內(nèi)容被粘住或切掉。這樣整起來的材料已經(jīng)失去了檔案的原始性、真實(shí)性和權(quán)威性。學(xué)校的人事檔案應(yīng)加快檔案工作信息化建設(shè)步伐，建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)，將干部檔案資料輸入電腦，使干部檔案數(shù)據(jù)化、信息化，并在檔案的查閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作方面實(shí)行自動(dòng)化操作，保證干部檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

三、教學(xué)檔案。教學(xué)檔案是學(xué)校管理諸方面的重要一環(huán)，它對(duì)提高教學(xué)質(zhì)量，強(qiáng)化對(duì)學(xué)生的管理，發(fā)揮學(xué)校教育育人的職能，有著極為重要的意義。關(guān)于教學(xué)工作的文件、文件管理，檔案、檔案管理各自為政，缺乏有效的監(jiān)督、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，出現(xiàn)了文件的形成與歸檔脫節(jié)，導(dǎo)致檔案管理混亂，極不規(guī)范。有些單位教學(xué)檔案記錄缺項(xiàng)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)聽課卻沒有聽課記錄；學(xué)校每學(xué)期都要召開教學(xué)工作會(huì)議，卻沒有規(guī)范的會(huì)議紀(jì)要；教研室有青年教師培養(yǎng)部署，卻拿不出像樣的培養(yǎng)規(guī)劃和總結(jié)。沒有很好地遵循教學(xué)檔案集中統(tǒng)一管理的原則。教學(xué)檔案是學(xué)校管理和建設(shè)的重要組成部分，是反映一所學(xué)校教學(xué)秩序、規(guī)模、質(zhì)量、效益等方面的重要背景資料，具有很高的使用價(jià)值和保存價(jià)值，學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須引起足夠的重視并采取必要的措施加大管理和監(jiān)督力度。要建立必要的組織機(jī)構(gòu)和教學(xué)檔案管理和建設(shè)制度，進(jìn)一步明確各級(jí)各類人員的任務(wù)和職責(zé)，實(shí)施必要的定期檢查驗(yàn)收公示制度，把教學(xué)檔案的管理和建設(shè)納入各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)責(zé)任管理之中。

四、聲像圖片數(shù)字檔案。一切先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和管理手段必將取代傳統(tǒng)的管理手段，檔案載體將由傳統(tǒng)的“白紙黑字”轉(zhuǎn)變成“電子數(shù)字”。檔案的收集、存儲(chǔ)、管理和利用等項(xiàng)工作環(huán)節(jié)都將發(fā)生本質(zhì)的改變，傳統(tǒng)的檔案工作程序轉(zhuǎn)變?yōu)椤靶畔⑤斎搿幚怼敵觥钡幕灸Ｊ健＿@類檔案大部分都是學(xué)校各單位、各部門在工作過程中形成的圖片、聲像、文字性材料，這些都可以直接錄入存盤，也可有選擇性的在校園網(wǎng)上信息。要實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)學(xué)化管理，建立起學(xué)校檔案信息中心是很有必要的，這樣通過校園網(wǎng)絡(luò)為各單位提供校內(nèi)所有歸檔文件檔案，為校內(nèi)各部門提供檔案文件及其他有關(guān)信息的查找、閱覽服務(wù)，同時(shí)也為各部門、各單位信息提供統(tǒng)一的平臺(tái)，提高辦公的透明度，樹立學(xué)校文明辦公形象。

沒有規(guī)矩，不成方圓，學(xué)校綜合檔案管理最要根本的要求就是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。隨著社會(huì)對(duì)檔案利用、需求形勢的變化，對(duì)檔案工作的要求越來越高，學(xué)校檔案工作也直接反映和體現(xiàn)著學(xué)校的辦學(xué)質(zhì)量、管理水平。組織建設(shè)是基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)建設(shè)是關(guān)鍵，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是保障，開發(fā)利用是根本，多管齊下，采取切實(shí)有效的措施，改進(jìn)工作思路，拓展工作對(duì)象，創(chuàng)新工作手段，豐富學(xué)校綜合檔案室的資源，使檔案信息有取之不盡，用之不竭的來源，確保檔案資源開發(fā)利用工作的效率和質(zhì)量，為學(xué)校改革與發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。（作者單位：泰安長城中學(xué)）

參考文獻(xiàn)

篇10

[關(guān)鍵詞]檔案管理 現(xiàn)代化 信息化

[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1009-5349（2016）20-0145-02

為了進(jìn)一步加強(qiáng)高校的檔案管理，一般高校都能夠?qū)ｉT設(shè)立檔案室、配備專業(yè)人員管理檔案。與此同時(shí)還加強(qiáng)了檔案管理制度建設(shè)，制定出臺(tái)相應(yīng)的檔案管理辦法，使高校檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。為貫徹落實(shí)圍繞中心、聚焦主業(yè)、深化“三轉(zhuǎn)”的精神，解決紀(jì)檢檔案資料管理不規(guī)范、信息化程度不高的問題，為紀(jì)檢監(jiān)察工作提供強(qiáng)有力的后勤保障，柳州地稅著力推進(jìn)紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理信息化、規(guī)范化、專業(yè)化。

一、高校檔案管理工作存在的問題

（一）管理不夠?qū)I(yè)

現(xiàn)在很多高校不能強(qiáng)化檔案管理，使得管理松散。目前，很多高校沒有專門的工作人員專項(xiàng)負(fù)責(zé)檔案管理工作以及材料收集、整理和電子錄入等相應(yīng)工作。對(duì)照有關(guān)檔案工作的法規(guī)要求，將檔案分門別類進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致地歸檔，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案分類明確，排列科學(xué)合理，編排規(guī)范。檔案管理部門制定了相應(yīng)的法律法規(guī)明確了立卷歸檔、裝訂整理、保管利用、鑒定銷毀、責(zé)任追究等每一個(gè)流程，建立了《檔案管理員崗位職責(zé)》《檔案保密制度》《庫房管理制度》《檔案室設(shè)備管理制度》等一系列配套制度，在檔案借閱、使用等工作中均按規(guī)章制度進(jìn)行，借閱必須經(jīng)過審批，屬資料，還要求借閱者簽訂保密責(zé)任書，使高校檔案管理工作走上制度化、規(guī)范化軌道。

實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的專業(yè)化要求按照一級(jí)檔案室的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)高校檔案室，檔案室實(shí)行庫房、微機(jī)、辦公、閱覽四分開，檔案庫房按標(biāo)準(zhǔn)配備專用檔案密集架，配置防火系統(tǒng)、自動(dòng)滅火裝置、除濕機(jī)、臭氧消毒機(jī)、吸塵器等設(shè)備，使檔案的管理工作硬件設(shè)施齊備，安全保護(hù)實(shí)現(xiàn)了專業(yè)化。

（二）查閱程序不夠規(guī)范

部分檔案管理人員沒能對(duì)各種檔案猿旨笆薄⒑俠懟⒂行У姆擲嗪駝理。只有檔案分管管理?xiàng)l件大為改善，才能夠提高檔案管理工作的效率。

（三）信息化不夠完善

實(shí)現(xiàn)高校的檔案管理信息化需要配套自主研發(fā)高校檔案管理系統(tǒng)。目前高校的檔案編制了全引目錄、案卷目錄、違紀(jì)人員處分索引等索引目錄數(shù)據(jù)庫，但是還沒有完全實(shí)現(xiàn)檔案信息查詢的電子化、自動(dòng)化，檔案調(diào)閱效率低。

二、高校檔案管理現(xiàn)代化的具體策略

推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)，加強(qiáng)制度建設(shè)、健全監(jiān)督機(jī)制，明確操作規(guī)范，各大高校在推進(jìn)檔案管理的道路上，留下了一連串清晰而深刻的印記。為了確保普遍實(shí)現(xiàn)各大高校檔案的長效管理，按照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，要對(duì)需要?dú)w檔的文件全部整理歸檔，做到時(shí)時(shí)收集、年年歸檔，并嚴(yán)格管理，規(guī)范使用，確保檔案工作規(guī)范化運(yùn)轉(zhuǎn)。具體措施如下：

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)實(shí)現(xiàn)檔案管理精細(xì)化

“天下難事始于易，天下大事始于細(xì)”，精細(xì)化財(cái)務(wù)管理并不復(fù)雜，只是細(xì)中求精。各高校應(yīng)該以細(xì)、全、高、嚴(yán)、新、實(shí)“六字”精細(xì)化管理原則，圍繞檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等制定制度，使高校的檔案管理水平進(jìn)一步完善提高。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律和行政法規(guī)，各高校應(yīng)該分別制定適應(yīng)自己的檔案管理辦法，進(jìn)一步明確學(xué)校的檔案管理工作。

目前，各大高校采取紙介質(zhì)和計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理檔案。紙質(zhì)文檔數(shù)字化，在收集整理的同時(shí)在檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行歸檔，使高校檔案管理逐漸走向制度化、規(guī)范化。高校數(shù)字化檔案室的建立，有利于實(shí)現(xiàn)國家級(jí)數(shù)字化檔案室。

“數(shù)字化檔案室”是指將實(shí)體檔案信息數(shù)字化，基于網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、保管和共享利用，并能夠確保檔案安全和高效便捷。高校的數(shù)字化檔案室建設(shè)應(yīng)該獲得上級(jí)檔案局在政策、技術(shù)等方面的支持。例如資金方面，用于購買專用檔案柜、電腦、掃描儀等檔案工作必備用品和配套設(shè)備，建成后將實(shí)現(xiàn)公文交換系統(tǒng)（OA）與檔案管理系統(tǒng)的無縫對(duì)接。

數(shù)字化檔案室是高校檔案建設(shè)中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，能夠穩(wěn)步提高檔案信息化管理水平。建設(shè)高校數(shù)字化檔案室還應(yīng)增強(qiáng)檔案的服務(wù)功能，提高檔案管理的日常辦公效率和質(zhì)量；通過完善機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案管理的精細(xì)化；并且通過加強(qiáng)檔案管理作為促進(jìn)高校檔案管理規(guī)范化、制度化、信息化建設(shè)的有效手段。

高校數(shù)字化檔案室建設(shè)要做到檔案資源數(shù)字化、檔案管理系統(tǒng)化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息數(shù)據(jù)化、檔案利用知識(shí)化。目前，很多高校已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了“前三化”，接下來還要繼續(xù)實(shí)現(xiàn)“信息數(shù)據(jù)化”“利用知識(shí)化”等兩個(gè)目標(biāo)。除了與OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫對(duì)接，高校檔案管理還應(yīng)該將檔案管理系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)、微信公眾平臺(tái)相結(jié)合，部分文檔信息通過移動(dòng)端實(shí)時(shí)，實(shí)現(xiàn)信息公開，也為有需求的人提供便捷。如此一來，通過數(shù)字化檔案室與移動(dòng)端的結(jié)合，從根本上提高居委會(huì)日常辦公效率和質(zhì)量。

（二）明確操作規(guī)范實(shí)現(xiàn)過程精細(xì)化管理

高校的檔案的規(guī)整和管理是很煩瑣和復(fù)雜的。因此，各大高校因該明確提出檔案管理操作規(guī)范。從檔案的收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)入手，理清思路，摸清家底，健全制度，規(guī)范流程，強(qiáng)化責(zé)任，推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范運(yùn)行，為科學(xué)、有序、高效地開展各項(xiàng)外匯管理工作打下了良好的基礎(chǔ)。檔案管理辦法規(guī)定，高校應(yīng)該嚴(yán)格按照《檔案管理?xiàng)l例》及相關(guān)制度規(guī)定進(jìn)行操作，使檔案更好地為高校的管理服務(wù)。嚴(yán)格按照要求，逐級(jí)分類管理，多措并舉、扎實(shí)推進(jìn)高校檔案管理工作。完善制度，規(guī)范管理。嚴(yán)格按照查借閱手續(xù)，在保證檔案安全、保密的前提下，提高相關(guān)工作人員查閱資料的速度，從而在整體上提高檔案的利用效率。與此同時(shí)，加強(qiáng)專業(yè)人員的培訓(xùn)。包括文件材料的收集歸檔范圍、立卷歸檔原則、立卷歸檔分工、文件材料整理原則及要求、歸檔文件材料質(zhì)量要求、歸檔時(shí)間和手續(xù)等六個(gè)方面。培訓(xùn)能夠增強(qiáng)工作效率，讓管理人員進(jìn)一步加深對(duì)檔案工作方法及重要性的認(rèn)識(shí)與理解，看清檔案整理工作中存在的差距和不足。及時(shí)培訓(xùn)能夠進(jìn)一步提高檔案整理的業(yè)務(wù)水平和實(shí)際操作能力，為進(jìn)一步規(guī)范檔案工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，也為今后更好的服務(wù)和工作的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

（三）健全監(jiān)督機(jī)制實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制精細(xì)化

用制度約束和規(guī)范檔案管理，是高校檔案管理工作中的一個(gè)亮點(diǎn)。檔案管理辦法明確了高校檔案鑒定、銷毀、移交的要求，高校將定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，并形成檔案鑒定意見書。檔案鑒定工作由高校檔案館牽頭，組織其他機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。加強(qiáng)督促歸檔、嚴(yán)格審查機(jī)制。嚴(yán)格按照條例做到保質(zhì)保量地完成檔案材料的整理歸檔工作的同時(shí)，對(duì)檔案要及時(shí)審查，對(duì)符合要求的要及時(shí)整理，對(duì)不符合要求的要完成未盡事項(xiàng)、補(bǔ)正相關(guān)資料。

結(jié)語：強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，明確人員責(zé)任。今年以來各部門高度重視檔案歸檔工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)定，按照相應(yīng)的原則，抓好檔案的歸檔整理工作。完善檔案制度建設(shè)，強(qiáng)化歸檔工作。先后建立完善檔案歸檔范圍和保管期限的規(guī)定，檔案歸檔的操作規(guī)程等檔案管理制度，將資料進(jìn)行整理、分卷、復(fù)核、編目。召開培訓(xùn)班，全員參與，自查自改，進(jìn)一步完善檔案工作。其中的每份檔案都應(yīng)該進(jìn)行電子檔案登記，并針對(duì)以前檔案目錄中只見案卷名不知案卷內(nèi)容的弊端，專門在案卷目錄中增加簡單的索引項(xiàng)，借閱檔案可以先從電子目錄上看有沒有自己要找的文件，避免盲目翻閱，大大提高了查閱檔案的效率。為了推進(jìn)實(shí)體檔案和電子文檔同步歸檔，高校的檔案中心應(yīng)該為檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)上的培訓(xùn)指導(dǎo)，工作人員利用業(yè)務(wù)管理QQ群作為信息交流平臺(tái)，同時(shí)采取一對(duì)一、面對(duì)面的指導(dǎo)方式，幫助資料員掌握電子檔案的文件登記、著錄、掃描上傳、立卷歸檔等相關(guān)業(yè)務(wù)。高校的檔案管理部T為保證電子檔案的順利報(bào)送提供可靠保證。當(dāng)前，實(shí)體檔案和電子文檔同步歸檔接收工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，實(shí)體檔案和電子檔案的同步歸檔，體現(xiàn)了高校檔案工作跨入了檔案管理的先進(jìn)行列，同時(shí)也表明高校檔案事業(yè)進(jìn)入了信息化時(shí)代。

此外，為規(guī)范完善檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，高校應(yīng)該強(qiáng)化四項(xiàng)措施，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作：一是強(qiáng)化資料收集，指定專人負(fù)責(zé)檔案的日常收集管理工作，辦公室注重對(duì)平時(shí)文件資料進(jìn)行收集和積累，以及校內(nèi)開展的重要活動(dòng)，及時(shí)收集照片、錄音、錄像等各種載體的信息資料，按照月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)順序負(fù)責(zé)歸檔整理，按時(shí)移交到檔案室，由專人立卷歸檔；二是強(qiáng)化信息化管理，加強(qiáng)檔案的電子化管理，對(duì)各文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)文件材料、聲像材料、電子文件材料等重點(diǎn)數(shù)據(jù)資料及時(shí)進(jìn)行備份保存，進(jìn)行電子化管理，方便統(tǒng)計(jì)資料的查閱和利用，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化；三是強(qiáng)化安全保密，遵守保密制度，切實(shí)履行公文的收發(fā)、登記、傳遞、借閱、歸檔和銷毀等各工作環(huán)節(jié)，對(duì)各專業(yè)報(bào)表嚴(yán)格執(zhí)行簽字、登記、歸檔手續(xù)，嚴(yán)禁隨處丟放，確保檔案資料的安全；四是規(guī)范檔案裝訂工作，做好目錄索引，統(tǒng)一裝訂格式，資料歸類規(guī)范，一目了然。

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