導語：如何才能寫好一篇財務檔案室要求，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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二、歸檔時間：

1、立卷整理的文件、材料一般在第二年的一季度向檔案室移交。

2、基建檔案在工程竣工驗收后一個月內向檔案室移交。

3、財務專業檔案由財務人員保管一年，期滿后，由財務人員編造清冊向檔案室移交。

4、股室、單位編制的年度報表，經上級批復后，送交一份給檔案室存檔。

5、照片(底片)錄音、錄像在辦理完畢后，及時送檔案室歸檔。

6、各類榮譽證(如獎牌、獎狀、錦旗等)要及時送檔案室保存。

三、歸檔要求：

1、必須按照立卷歸檔的范圍，將應歸檔的文件材料收集齊全、完整。

2、歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯系，區分保存價值，科學分類、立卷和編目。

3、案卷標題應簡明確切，并注明保管期限。

4、歸檔的案卷必須編制移交目錄，交接雙方根據移交目錄清點核對并履行簽字手續。

5、重要檔案實行多套制。

四、檔案借閱、查閱：

1、局機關檔案室收藏的檔案，原則上對局屬股室、單位和本系統上、下級機關服務；外系統確因工作需要需查閱的，須持單位介紹信經批準方可提供。

2、查閱檔案、資料必須首先填寫《檔案借閱及效果登記表》。未履行登記手續者，檔案室拒絕提供檔案、資料。查閱檔案者，要將利用效果反饋檔案室。

3、查閱涉及機密性質的檔案，必須經分管辦公室的局領導批準，其它檔案由辦公室主任批準。

4、查閱者應愛護檔案、資料，不準將卷皮弄臟，嚴禁在文件、資料上劃線、打折作記號、折角，更不允許涂改和拆撕檔案、資料。查閱時，禁止吸煙，違者按情節輕重追究責任。

5、借閱檔案者不能隨便進入庫房，只能調卷在閱文室查看，要摘抄的或要復印的需經辦公室主任批準。

五、檔案保管

1、定期或不定期對所有檔案的保管情況進行認真檢查，做到一周一小查，一月一大查，特殊情況或意外事故及時查。發生意外，應及時采取有效補救措施。

2、檔案庫房必須堅固，有防盜、防火、防蟲、防潮、防鼠、防塵、防高溫等安全措施，保持適當的溫度和濕度。

3、檔案庫房嚴禁吸煙和存放易燃品及雜物，經常保持庫房整潔衛生，未經同意，非檔案工作人員不得擅自進入庫房。

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［關鍵詞］ 加強 財務檔案 管理

一、現行會計檔案管理工作存在的問題

隨著社會的發展和科技的進步，檔案管理越來越得到各部門的重視，而財務檔案管理方面卻相對較差，存在各方面的問題，現歸納以下幾點：

1.財務檔案管理意識淡薄。財務檔案工作是保存歷史、服務現實,承上啟下的一項重要工作,但在當前各單位財務工作人手少、工作繁雜、檔案管理經費又較為緊張的形勢下,對財務檔案工作的重要性認識不足、重視不夠,存在應付思想。檔案資料的收集、整理往往被忽視,以致單位形成的一些重要合同及文件等資料散失、霉變;有的甚至將一些資料據為己有,在工作調動、崗位調整、離退休時一并帶走。

2.財務檔案沒有專人負責。除一些大型企業設有專門的財務檔案管理人員外，大部分企業機構缺乏對財務檔案的重視和正確認識，對于財務檔案的管理責任不明晰，該歸檔案部門管理還是財務部門管理不明確，出現了亂堆亂放的現象。歸財務部門存放的，年久丟失損壞的較多；歸檔案部門存放的，分類不明確，沒有按會計流程編號，查找費時費力。

3.會計檔案內容不全、不規范。應歸檔的會計檔案不但包括各種憑證、賬簿、報表，還應包括納稅申報表及稅務的其他材料，各種票據的領用使用登記簿，財務人員移交清單及交接登記簿，會計電算化磁盤拷貝及光盤，各種經濟合同、資產評估報告，借款合同及抵押合同，驗資報告、審計報告及各種內部審計報告等。而大部分單位只將憑證賬表等歸檔，對于一些重要的應永久性保存的合同卻不整理，以致多年后查無實據。

4.檔案室的設施不完善。有的企業沒有設專門的檔案室，有的企業將財務檔案與其他檔案混放同柜，還有一些企業檔案室條件差，以致有些檔案潮濕、污損,也沒有配備一些專用設備，國家規定的《檔案法》中的防蟲、防火、防濕、防盜、防塵、防霉、防光的“七防”要求相差甚遠。

5.管理制度不健全。多數財務檔案管理部門沒有系統的規章制度，日常工作無章可循，基本上憑經驗辦事，可隨便借閱，有些檔案保管期限不明確。會計檔案銷毀也不及時，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規范。

二、做好會計檔案管理工作的幾點建議

1.強化檔案管理意識。要提高財務檔案管理水平，首先應從意識上著手，必須要讓領導層意識到財務檔案管理對于整個企業或者單位的重要性，讓領導層深刻了解財務檔案對整個企業經濟活動和生產經營的重要影響，提高檔案意識，能夠將財務檔案工作納入到財務管理工作的議事日程上。

從事財務檔案管理的人員也應強化檔案管理意識，明白財務檔案不僅是對企業提供信息保障，還是對財務工作的監督檢查。不僅是維護正常經濟、工作秩序的法定書證，也是儲備會計工作經驗、技術、智慧和教訓的知識庫。

2.財務檔案管理由專人負責。對于一些小型企業可由一名財務人員專或兼職財務檔案的管理工作，但出納人員不得兼任此項工作。由財務人員做這項工作，能很好的把握財務檔案工作中的細節，能按會計工作流程序時地將會計檔案整理成冊，不易造成編號混亂，利于查找。如企業檔案不是很多，也可由財務人員將財務檔案整理歸檔后，統一交由檔案室分別歸柜存放。

負責財務檔案整理的人員除了熟悉財務的處理流程外，還應學習檔案管理知識，參加上一些檔案部門組織的業務培訓，這樣才能不斷提高自身水平，將財務檔案管理工作做得更好。

3.做好財務檔案的分類，提高現代化管理水平。財務檔案信息電子化是檔案管理工作發展的必然趨勢。科學劃分財務檔案手續，充分利用檔案管理信息系統，按照檔案分類標準，將檔案劃分為會計憑證、會計帳簿、財務報告、預決算管理、票據管理、資產管理、重要合同、其他財務會計資料等類，對整理好的所有檔案資料進行分類錄入。

只有在檔案細分類的基礎上，我們才能逐步建立財務檔案數據庫，并探索積極將電子文件歸檔管理和檔案信息化資源數據庫等檔案信息化建設的重要內容主動納入建設規劃,探索利用統一的網絡平臺整合檔案信息資源,最大限度實現信息資源共享的有效途徑，實現財務檔案數據化，網絡化。

4.加強硬件設施建設。不斷加大財務檔案管理硬件投入，配備了專門的檔案柜、計算機、滅火器、濕度計、干燥劑、檔案憑證專用裝訂機、切紙機等專用設備，原則上應有專門的財務檔案室，如企業規模小可統一歸入一個檔案室，檔案室應由專人管理，外人不得入內，檔案室內應通風好，保持干燥整潔，這樣才能為財務檔案規范化管理奠定堅實的基礎，為提高財務檔案管理水平的提高提供保障。

5.完善財務檔案管理制度。依據《會計法》和《檔案法》等法律法規，依法加強財務檔案管理工作，首先要建立和完善財務檔案管理的各項規章制度，將財務檔案管理納入到整個企業工作的整體規劃中來，制定財務檔案管理的工作目標，建立諸如《財務檔案工作人員守則》、《財務檔案查閱制度》等一系列規章制度，規范財務檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作環節，使財務檔案工作真正做到有法可依、有章可循。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，并制定電子檔案管理辦法。

總之，加強會計檔案管理工作是我們當前財務管理中急待改進和加強的重要工作，高度重視、積極行動，從基礎工作做起，切實提高財務管理工作水平，加強和完善電算化會計檔案管理,將成為各個企業在財務工作以及在整個企業經營管理工作中必須考慮的問題,財務檔案管理的好壞將直接影響到企業的管理和效益。

參考文獻:

[1]《中華人民共和國檔案法》

[2]《會計檔案管理辦法》

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1 行政事業單位會計檔案管理存在的問題

1.1 思想不夠重視

目前，在諸多行政事業單位中，對會計檔案工作中，很多財務人員甚至是單位領導都不夠重視，對該項工作缺乏充分的認識，工作應付性較強，認為會計檔案管理工作是一項費時費力又不討好的工作，并且會計檔案工作與會計業務工作之間也存在脫節的情況。還有就是在會計檔案管理人員的配置上，很多單位都存在的問題是，會計檔案管理人員對檔案管理工作缺乏經驗，或沒有進行過檔案業務知識的培訓，對檔案管理的基本操作規程不懂，導致檔案管理不規范、不標準。此外，還有少數行政事業單位，在會計檔案管理方面沒有制定相關的管理制度，只作為財務管理中的一個分支，而部分單位雖然對檔案管理制度也詳細的進行了制定，但是在制度的落實方面存在較大問題。

1.2 資料收集不全

在對會計檔案資料進行收集管理中，存在的主要問題有：首先，部分單位只對報表、賬簿及憑證等專業資料進行收集歸檔，而對會計磁性介質、文件資料等的整理與歸檔工作不夠重視，導致會計檔案不完整、不齊全。雖然也有單位會將會計信息資料存入到磁性介質中，但對光盤、磁盤等管理不當，導致信息極易丟失。其次，在已交單位會計檔案的時候，沒有嚴格進行清點，已交清單缺失，未按照定期、永久兩類分別保存，導致檔案查找難度較大。最后，隨著會計電算化技術的發展和軟件的升級，而諸多單位對軟件系統沒有進行升級換代，造成部分會計電算化檔案無法調取使用。

1.3 檔案管理不細致

部分單位對會計憑證不能及時裝訂，導致會計憑證以及丟失；在對一些活頁賬簿進行裝訂的時候，沒有裝訂封面，也沒有按照頁碼或順序進行裝訂成冊，對會計報表也是分散存放，未按月裝訂。在對會計檔案立卷時，分別按照保管期限立卷歸檔，而是在一個檔案盒內隨意存放。部分單位對保密性過分強調，嚴格限制了會計檔案人員的身份，會計檔案的作用也無法發揮出來，只是作為一份資料保存在檔案室內。在超過保管期的會計檔案鑒定與銷毀方面，檔案管理人員缺少權限，即便是已經超過保管期間，也沒人敢對檔案進行銷毀。

1.4 監管力度不足

行政事業單位對會計業務進行審計與檢查工作中，對會計檔案往往不作為檢查與管理的重點。而且在單位內部，財政財務管理中也很少將會計檔案管理工作真正融入，沒有將會計檔案管理作為會計工作的固有環節對待，會計檔案管理也與其它各環節之間脫節，沒有形成相互促進、相互制約的監管機制，對會計檔案管理的成效和管理質量都帶來不利影響，對會計檔案的有效利用直接產生影響。

2 加強行政事業單位會計檔案管理工作的對策

2.1 建立健全會計檔案管理工作制度

首先，應該對財務檔案歸檔制度進行監督，對歸檔范圍、程序、期限、要求以及整理的方法進行明確；其次，建立檔案安全保密制度及保管制度，利用科學的管理方法和先進的管理手段對會計檔案進行管理，保證檔案不會出現損壞、銹蝕及泄密等情況，對管理人員的職責進行明確；第三，對會計檔案管理工作責任制度進行建立健全，對各責任人的職責進行明確，保證會計檔案管理各項工作都能落到實處；第四，制定會計檔案管理獎懲制度，對會計檔案管理工作定期進行檢查，對管理人員的管理能力進行評價，通過精神獎勵、物質獎勵及處罰措施配合應用，提高會計檔案管理工作的水平。

2.2 提高會計檔案管理人員的素質

作為單位領導而言，首先要認識到會計檔案管理的重要性，要在領導的工作日程中加入會計檔案管理工作，從法律的高度來對會計檔案進行管理。對會計檔案管理工作人員也要加強培訓，使其掌握檔案管理的操作技能與管理方法，在上崗前，要對檔案管理人員進行技能培訓，在工作過程中，也要定期進行培訓，使會計檔案管理人員的執行力及責任心得到強化。在會計檔案工作硬件設施方面，也應適當加大投入，改善硬件設施，對檔案室的部分設備要進行更換與添置，如空調、滅火器、防盜門等，檔案室配備打印機、計算機、掃描儀及去濕機等現代化辦公設備，實現信息化的會計檔案管理需求。

2.3 規范會計檔案整理歸檔工作

在會計檔案管理日常工作中，對會計憑證要及時進行整理裝訂，對封粘、簽章要進行規范，會計檔案裝訂完成后要莊河保管，確保會計檔案的保管壽命得到延長。按月份要求對會計憑證依據先后順序裝入憑證盒，財務報告、會計賬簿及其它會計檔案逐卷裝入檔案盒，并且要在盒面上寫清楚盒內檔案的內容。對會計電算化系統產生的會計憑證、報表、賬簿、系統日志等數據要定期采用統一的紙質進行打印裝訂并存檔，并且要進行備份，檔案室做好防火、防磁、防塵及防潮工作。如果檔案采用磁性保存，必須做好備份，并定期進行檢查。對會計檔案保管進行規范，如果單位建立有綜合檔案室，財會部門可對會計檔案保存一定時間后，轉交到綜合檔案室保存。如果沒有綜合檔案室，則財會部門由專人對會計檔案進行妥善保管。

2.4 強化會計檔案的開發利用

對會計檔案查閱利用手續進行嚴格制定，確保各個環節都要詳細記錄，明確各環節時間、責任人等。對檔案案卷、專題、文號等目錄進行編制，方便檔案的索引與查找，可利用計算機快速實現檔案的查找，提高檔案利用速度。建立財務檔案統計臺賬，如文書檔案匯總、財務檔案查閱、財務檔案數量統計、財務檔案移交清冊等登記簿及臺賬。對單位的預算執行能力及財務運行中的不足與特點等可利用財務基礎數據資料進行分析總結，并針對性的提出預防的措施，為單位領導的決策提供依據。對會計檔案銷毀制度也要明確規定并嚴格執行。與財會部門一起，會計檔案管理人員對會計檔案要做好鑒定工作，妥善保管有價值的會計檔案，對已經失去價值的檔案可大膽銷毀，而對一些已經過了保管期，但是還存在債權債務等問題的檔案，不能銷毀，可作為單獨的項目的進行保管，在保管清冊及銷毀清冊備注欄內注明檔案情況。

2.5 強化會計檔案監督管理

審計、財政及檔案部門對相關業務進行檢查時，其工作的內容之一也要針對會計檔案規范化管理進行檢查，才能使單位會計檔案管理工作得到監督，管理水平也才能得到根本性的提升，單位會計檔案管理工作的價值才能發揮出來。將會計檔案監管工作作為單位內部管控制管理的重要內容，在日常管理中，也要嚴格遵循，將單位會計檔案管理工作作為一項長效工作來抓。

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一、主要工作情況

（一）加強宣傳工作，城建檔案意識增強

加強對《中華人民共和國檔案法》、《市城鄉檔案管理規定》的宣傳工作。利用咨詢服務形式，向建筑單位、施工單位廣泛宣傳《檔案法》和《管理規定》等法律、法規、規章，通過召開宣傳會議、發放檔案目錄指南資料等方式，營造宣傳聲勢，形成大家共同關心、支持城建檔案工作的良好氛圍。

（二）運用科學管理手段，加強檔案業務建設

1.抓基礎、重審核，檔案工作進一步規范

一是完善舊制度。隨著形勢的變化，我檔案室及時完善、修改了檔案管理相關工作制度，對檔案的移交、審核、保管、借用等制度進行適度調整，緊跟發展步伐。

二是建立新制度。為加強工程竣工檔案整理，提高檔案案卷質量，使工程竣工檔案更加規范化、標準化，我檔案室結合工作實際和工作在存在的問題對入庫檔案在立卷、排序等方面提出了“七項要求”；嚴格了建設單位對工程竣工檔案的移交成套性；加強了工程竣工圖報送工作。

三是認真落實一書制度。嚴格執行市城建檔案館關于工程檔案管理的規定，在有關施工單位、建筑單位、監理單位的支持和配合下，《建設工程檔案移交責任書》制度得到很好落實。全年共簽訂《建設工程檔案移交責任書》32份，對建設工程檔案進行嚴格審查，入庫檔案質量高。

四是嚴格審核。我檔案室嚴把審核關，對照標準和要求不放松，盡力收齊入館檔案，盡量要求補充遺缺材料，盡可能保證檔案的成套性和系統性，為將來的利用做好鋪墊。

2.抓內部、重管理，案卷質量進一步提升

一是加強職工培訓與學習。制訂了學習制度，將學習制度化、自覺化，教育職工要勤于學習、善于學習，講究學習方法，學以致用，學會在學習中找差距、求進步，在學習中拓思路、爭創新。在工作緊張、經費較緊缺的情況下，安排人員參加了市城建檔案館的有關業務培訓。不斷豐富職工的各項知識，提升職工的業務能力。

二是完善工作流程。針對以前工作中存在的問題，結合平時工作實際，我檔案室設計出更加便捷的工作流程，可當面洽談、可電話答復等，方便業主，方便自身，提高工作效能。

三是強化檔案室管理。加大庫房巡查次數，勤打掃、勤通風、勤投藥、勤檢查，認真做好八防，保證庫房衛生，確保館藏檔案絕對安全。

3.抓業務、重利用，檔案效益越來越好

一是抓收集。在局機關檔案方面，完成了局機關全年度文書檔案、檔案的接收整理歸檔工作；在城建檔案方面，加大了對市政、道路等縣重點建設項目工程檔案和局重點股室檔案的接收力度。本年度共接收整理檔案169卷，豐富了館藏。

二是抓業務指導。加強檔案入庫前期準備工作。每項工程辦理手續之時，要求施工、建設單位資料員到場并現場提出檔案入庫規范要求，提供參考樣本，免費發放規范要求和相關制度，為保證進館檔案質量提供保證。

三是抓整理。嚴格按照《城建檔案整理規范》，對進館檔案進行分類、整理、編目、入庫，同時對庫房的案卷進行了科學的分類和保管，排架整齊。全年共整理檔案資料169卷，案卷整理合格率達98%，確保檔案不積壓。

四是抓利用。我檔案室在做好檔案接收管理的同時，積極開展檔案查閱利用服務。全年共接待檔案查閱約50人次，利用檔案約60卷次，提供復印資料約35張，為城市建設、工程備案、房產辦理、資質年審、司法部門取證、房屋維修等方面提供了大量的憑證和依據，取得了良好的社會效益。

（三）抓廉政、重廉潔，確保檔案工作者良好形象

一是內抓財務制度建設和落實。嚴格按照規定收取費用，不擅自提高或減免檔案費用，真正做到應收盡收，需減則減、需免則免，防止任何亂收費行為發生。財務制度堅持一支筆審批，嚴格一支筆審批，做到了制度嚴密、程序合法、手續齊全，無違法、違規現象。今年共收取檔案管理費37200元整。

二是外拒業務相對人吃請。我檔案室認真落實黨風廉政責任制落實推進年相關制度要求，管好自身的嘴，管好自身的手，從不接受業務相對人的吃請，嚴守檔案入庫程序和標準，獲得了業主及施工單位的好評。

三是強抓廉政教育明心志。一年來，我檔案室按照落實黨風廉政責任制，認真抓好廉政建設工作。首先，按照市局的部署和安排，提高思想認識，自查自糾，加強內部管理，嚴格業務工作程序，規范業務人員行為，廉潔從政，樹立良好形象。其次，不斷強化自律意識，努力工作，勤政、廉政，認真學習十精神，嚴格要求自己，積極做好表率作用。再次，以廉政謀工作發展，以工作促廉政建設。在工作中切實把提高人員素質作為一項大事來抓，注重加強干部職工隊伍思想政治教育和綜合素質的提高，日常工作管理中有章可循、有法可依。

二、存在問題

（一）聲像檔案工作有待加強，缺少竣工詳細圖紙和照片保存，難以對工程項目的建設、城區實景及舊貌。

（二）數字化建設進度有待加快，隨著形勢發展的需要，檔案需求增多，舊的檔案管理模式在實際利用過程中已存在著許多的不足。

（三）各建設、施工、監理單位文件資料中缺少法定審批材料原件，還需一定程度上的協調。

三、今后的打算

（一）加大收集力度，不斷豐富館藏和優化結構

加強檔案資源建設，加大重點工程檔案、市政基礎設施檔案、數字（電子）檔案收集力度，進一步豐富和優化館藏。認真落實市局有關城建檔案方面的方針、政策和法律、法規。結合本地實際，形成和建立我縣城鄉建設的檔案，改善館藏結構。

（二）突出重點，加快城建檔案信息化建設步伐

認真實施《建設電子文件與檔案管理規范》，加強電子文件歸檔工作和電子檔案的規范化管理。對工程規劃檔案、重點工程檔案要進行數字化處理，抓緊檔案著錄工作，建立數據庫。對現有管理軟件進行更新，以適應現階段檔案信息化建設的需要，為建立數字檔案館奠定基礎。

（三）把住關鍵，加大城建檔案業務指導力度

重點抓好兩個方面的工作，一是創新工作方面，開展工程竣工圖紙電子化報送工作，實行嚴格執行紙質檔案與電子檔案同保管方案。二是進一步強化對建設、施工單位資料員的檔案業務指導，幫助其解決檔案工作中存在的困難和問題，引導其提高檔案意識，從而推動城建檔案整體工作水平的提升。

（四）圍繞中心，努力做好城建檔案服務工作

重視城建檔案信息資源的開發利用工作，根據城建工作需要和現藏檔案資料，不斷拓寬服務領域，創新服務方式，提高服務水平，特別是要圍繞城建中心任務，主動做好聲像拍攝服務等。

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關鍵詞：醫療機構 會計 檔案 管理

醫院會計檔案主要指醫院內在經濟業務中產生的紙質及電子版會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計資料等專業材料。它作為會計分析的工具，是在醫院經濟管理和各項會計核算活動中直接形成的。它體現了醫療機構經濟業務往來的過程和記錄，通過會計核算方法，對本單位經濟情況、財務收入與支出情況作連續的登記、綜合評價，是醫療機構在經濟收支中的重要歷史資料和證據。

行政機構、事業單位、企業單位以及其他開展經濟核算業務的部門在業務往來中都會形成自己的會計檔案，醫療機構自不例外，但有自己的特殊性。醫院會計檔案所包含的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計資料等四部分的材料中儲存了很多有價值的信息，對于一個醫療機構的發展、目標實現以及經濟預測都有很重要的作用。本文談到了醫院會計檔案的特殊性和重要性，以及醫院會計檔案管理的基本方法：

1.醫院會計檔案管理的原則

1.1統一管理與分工負責的原則

統一管理指醫院會計檔案由檔案室和財務科統一管理。會計檔案是醫院檔案的一部分，也是國家檔案的重要組成部分。在醫院會計檔案要首先按照國家檔案管理的統一要求，由檔案部門統一規劃，統一制訂制度。每年末，由財務人員整理、立卷、裝訂成冊，按時移交醫院檔案室，由醫院檔案室統一保存。

1.2會計檔案的完整性原則

醫院的會計檔案要全部歸檔，財務人員與經辦人員要按照限期將應歸檔的財務檔案全部移交到檔案室，保證會計檔案的齊全與完整。

1.3會計檔案的簡便易行原則

會計檔案的管理工作不為外界所知，因此醫院會計檔案管理的辦法要做到簡單易行，便于使用與查閱。在有條件的單位，可建立計算機會計檔案管理系統。隨著會計電算化技術的應用,既可以提高工作效率，又可以充分發揮會計檔案的作用。

2.醫院會計檔案的作用

2.1真實完整的會計檔案可以在醫院管理、財務規劃中發揮重要的作用，它是如實反映、參與醫院經營管理的重要信息資源，醫院財務部門的重要職能之一就是真實、完整、及時的提供會計信息，醫院會計檔案所儲存的信息要與實際情況相符，這對于醫院管理決策層迅速掌握醫院經營管理的真實情況，發現存在的問題以及醫院經濟效益的提升提供了重要的支撐作用。

2.2近年來我國醫患糾紛越來越多，他們中的大部分要進行醫療技術鑒定和司法鑒定，快速合理的解決好醫患糾紛，日益成為關系醫院形象以至醫院生存發展的重要問題。醫患糾紛中有很多的案例都與患者在住院看病期間的消費有關，而醫院的會計檔案記錄著患者的客觀信息。從一定意義上講，醫院收費憑證同時也是患者維護自身正當權益的有效證據。醫院會計檔案的真實性與完整性對于維護醫患雙方的正當權益、公正合理的解決醫療糾紛提供了有效的法律依據。

3.醫院會計檔案的內容及分類

3.1會計憑證是記錄經濟業務、明確經濟責任的書面證明，會計憑證類主要包括：匯總憑證、自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、銀行存款對賬單、銀行存款余額調節表、其他會計憑證等。

3.2會計賬簿是按照一定的格式和相互連接的賬頁組成，以會計憑證為依據，進行連續、系統記錄各項經濟業務的簿籍，主要包括總分類賬、明細分類賬、現金日記賬、輔助賬、固定資產卡片、銀行存款日記賬及其他會計賬簿等。

3.3財務報告主要包括年度、季度、月度財務報告，報告中包括會計報表、附表、備注以及文字說明等。會計報表是其中的重要內容，它是反映一個單位財務狀況和經營成果的總結性書面文件，主要包括資產負債表、損益表和財務情況說明書等。

3.4其他分類還可以包括會計檔案移交清冊、會計檔案銷毀清冊、銀行對賬單、會計檔案保管清冊、銀行存款余額調節表以及其他應保存會計核算專業資料等。

4.醫院會計檔案的收集

4.1醫院會計檔案管理制度的建立和完善

會計檔案的內容具有一定的機密性，使用價值較大。因此在開展會計檔案的收集、整理工作前，財務科要十分重視會計檔案的法制建設，根據《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等法規的規定，依法建立制度管理會計檔案。

4.2醫院會計材料的歸納

醫院會計資料歸檔范圍包括形成的會計憑證、報表、賬簿等會計專業材料。但因會計檔案完整性以及備查的需要，有關財會方面的政策、制度、預算、計劃、工作總結、報告、以及往來文書也可以作為醫院會計檔案歸檔。

4.3醫院會計檔案的積累收集

醫院會計檔案的收集要在建立、完善并實行醫院歸檔制度的基礎上來開展。在一些非正常情況下，醫院會計檔案往往不能及時歸檔，分散在醫療部門及各科室。會計人員要逐人逐年完整地將會計資料收集齊全。必要時要召集知情人、當事人協調開展會計檔案收集工作，進行廣泛收集。

5.醫院會計檔案的整理方法

5.1醫院會計憑證的整理

醫院會計憑證是會計檔案整理的重點，在醫院會計檔案中有著重要的地位。會計憑證要堅持每月裝訂，裝訂前先要分好類，根據順序排列好，還要看一下順序號是否齊全。在歸類時要按照以下情況進行：一是先按照會計憑證匯總的具體時間作歸類，二是對與記賬憑證不相同的，如比記賬憑證大的要折成與憑證同樣大小。三是要查驗會計憑證的序列號碼，不準出現前后顛倒的問題。四是查看有沒有缺頁和少號的。五是檢查附件中有沒有缺少材料的情況，如果發現問題要及時解決。六是查看在記賬憑證上有沒有蓋有關單位的印章，有無漏蓋或者印章不符的情況。一切檢查整理好后，要在會計憑證的外面加上封面，封面的規格應該略微大于所附的記賬憑證，會計憑證的厚度一般為1.5厘米。會計憑證在裝訂時要注意，使用棉線進行裝訂。順序如下：先在左上角打三個孔，然后打活結，裝訂時盡量減少占用的空間，讓會計憑證、附件等最大限度的表露出來。最后裝訂完畢后抹上膠水，膠水干后在會計憑證封面上填好所裝訂會計憑證的種類等，簽好經辦人員的名字，寫上卷號和種類編號，以便于檔案的調閱和使用。現在新型的憑證裝訂機，是通過打孔、斷管、熱鉚一次完成，具有簡便、美觀、結實等特點，摒棄了以前棉線裝訂，多年后腐爛，憑證散落的缺點。

5.2醫院會計賬簿的整理

整理醫院會計賬簿前，要做好三個查對，一個是對照各個賬簿根據啟用表進行逐一查對,看是否符合，不符合找出原因。二是對賬頁數及序號進行查對,看是否齊全和連續。三是會計賬簿過去保留的使用過的賬頁要查對，看賬簿頁數填寫是否齊全。三個查對做完后，要在賬本封面填寫賬目種類以及卷號。會計賬簿在裝訂時要做到結實、整潔，不能有折頁、空白頁、錯頁、掉頁的現象，按照先封面后啟用表然后目錄最后封底的順序裝訂。裝訂后要檢查賬簿封面是否齊全平整，還要注明所在的年份和賬簿的名稱和編號，編號的順序是：先總賬、現金日記賬、銀行存款日記賬、最后明細賬，會計部門的負責人和賬簿裝訂人員都要簽字蓋章。

5.3醫院會計報表的整理

會計報表每月都要進行裝訂，裝訂前首先要按照目錄進行核對，看一下是否齊全，整理的報表頁數要仔細查看，兩邊對齊后壓平，不能出現折角、損壞的情況。如有損壞要對損壞部分進行修補。

6.醫院會計檔案的保管與銷毀

保管醫院會計檔案是發揮檔案作用的基礎，為了延長醫院會計檔案的壽命，保管利用好會計檔案，財務科和檔案室都應重視會計檔案的保管。本年的醫院會計檔案，在會計年度末在財務科暫時保管一年，一年后由財務科編制清冊統一移交單位檔案室保管。檔案室在歸檔時要設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿等，設立專用檔案房屋保管，防止出現損壞、丟失等情況。醫院會計檔案要為本單位所需的財務決策等提供支持，不得外借查閱。特殊情況需借閱時，需要單位上級領導以及會計室負責人同意。借閱人員不得在檔案案卷中亂畫亂涂，拆散檔案，不得攜帶或復印原件等。收回檔案時要及時辦理借還手續。

銷毀會計檔案前，要按照銷毀檔案清冊所列出的項目進行逐一核對，核對正確后要報上級財政主管部門批準，由上級財政主管部門派專人會同醫院檔案室與財務科人員一起銷毀檔案。銷毀檔案后相關人員要有銷毀冊上簽字，蓋上“已銷毀”章，同時將有關情況編寫文字歸檔備查。

篇6

（一）分管檔案工作局領導責任制

1、領導局系統的檔案管理工作。

2、審定局系統檔案管理各項制度，并監督貫徹執行。

3、解決檔案工作中的實際問題。

（二）主管檔案工作辦公室領導責任制

1、組織制定檔案管理制度，并認真執行。

2、抓好局機關和局屬單位檔案建設與管理工作。

3、定期組織檔案管理人員學習檔案工作的法律、法規和方針政策，不斷提高檔案管理人員的業務技能。

（三）檔案管理人員崗位責任制

1、對機關各處室和局屬各單位形成的各種文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進行監督和指導。

2、負責集中統一管理本單位各種門類和載體的檔案以及有關資料。

3、為黨和國家積累檔案財富，按規定將具有長遠保存價值的檔案向省檔案館移交。

4、貫徹執行檔案工作的法律、法規及各項方針政策，建立健全檔案室的各項規章制度。

5、對檔案實行科學管理，熟悉所藏檔案情況，積極提供利用，為全局各項工作服務。

6、辦理領導交辦的其他檔案業務工作。

二、文書檔案立卷歸檔制度

檔案是本單位在工作活動中形成的保存備查的原始記錄。為了歸檔文件材料的齊全完整，提高歸檔案卷的質量，結合實際制定本制度。

（一）凡是各項工作活動中形成的、具有查考利用價值的文件及其他材料，均屬于接收范圍。具體包括重要的收發文件、會議文件、內部文件、會議紀要、調查報告、會議記錄、工作計劃總結、重要件、統計報表、財務報表、電報、電話記錄、本單位編印的刊物、聲像材料以及圖表、簿冊等。以上應立卷歸檔的文件材料，由各處（科）室文書管理人員負責組織整理、立卷，并按期向局綜合檔案室或所在單位檔案室移交，任何人不得私自拆取和銷毀文件材料，也不得據為己有。

（二）文件立卷工作實行誰辦理誰立卷的原則，即由哪個處室辦理的文件材料，就由哪個處室立卷歸檔。

（三）歸檔的文件材料要按規定進行分類，每份文件的頁數及卷內目錄、備考表應齊全完整，每一案卷一般不得超過200頁。

（四）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件放在一起組卷。

（五）不同年度的文件，一般不得放在一起立卷。跨年度的請示與批復，放在復文年份立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷。

（六）卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

（七）卷內文件材料應按排列順序，依次給有文字的每面材料編寫頁號，正面頁號編在右上角，背面頁號編在左上角。編寫頁號一律用黑色鉛筆，并做到不重復、不漏頁。號碼一律用阿拉伯數字。

（八）歸檔的案卷必須按規定的格式填寫卷內文件目錄和備考表，填寫的字跡要工整、清晰，一律用毛筆或鋼筆書寫，鋼筆要求用炭素墨水或藍黑墨水，禁用純藍墨水。卷內文件目錄放在卷首，備考表應置卷尾。

（九）卷宗內文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應裱糊，理順取齊，案卷采用三孔一線的方法裝訂，孔距7公分。

（十）案卷標題要簡明，準確反映卷內文件材料內容，要用鋼筆書寫或微機打印，字跡要工整、清晰，標題末尾不用句號，保管期限欄內必須填明保管期限。

（十一）歸檔。每年四月底以前，各部門必須將上年度的文件材料及相關資料整理立卷，向檔案室移交歸檔。歸檔時，交接雙方核對案卷，并在檔案移交登記表上簽字。

三、檔案利用制度

（一）檔案室所藏檔案，主要是供局機關、局屬單位及上級領導機關利用。

（二）檔案管理人員要熟悉所藏檔案的情況,根據機關工作的需要,編制必要的檢索工具，充分利用檔案信息資源，為全局工作服務。

（三）凡利用檔案資料者必須確保檔案的安全，不得遺失、涂改、勾畫、批注、剪裁、拆卷和折疊。

（四）利用檔案工作結束后，利用者須如實填寫《檔案利用效果登記表》，及時交檔案室存查。

（五）歸還檔案時，檔案管理人員必須當面嚴格檢查核對，如發現與原卷不符或其他問題，應及時報告。

（六）檔案管理人員要注意收集檔案利用效果的反饋意見，不斷總結經驗，做好檔案開發利用工作。

四、檔案保密制度

（一）檔案管理人員必須嚴格執行黨和國家的保密法規及檔案管理的規章制度，確保保密檔案的安全。

（二）保密檔案的保管和利用，密級的變更和解密，必須按照國家有關保密的法律和行政法規辦理。

（三）保密檔案要嚴格限制查閱利用范圍，查閱利用須經領導批準。利用保密檔案，嚴禁復印、摘抄、涂改、偽造、圈劃、抽換、批注、折縐，如發現此類情況，應及時追查并報告領導。

（四）保密檔案要專人管理，定期檢查。嚴格執行保密紀律，對失密、泄密事件要及時報告并認真查處，情節嚴重者要追究法律責任。

（五）檔案管理人員要嚴守秘密，不得將保密檔案私自帶出檔案室，言談通信中不得涉及保密檔案事宜。

五、檔案保管制度

（一）檔案室（庫）由專人管理，未經工作人員許可，不得擅自進入檔案室（庫）。

（二）嚴格執行檔案查閱、借閱、歸還登記制度，個人不得私自保存檔案。

（三）檔案保管工作要做到四不：不散、不亂、不丟、不壞。

（四）檔案閱覽室及檔案室（庫）內嚴禁吸煙，嚴禁在其周圍堆放易燃易爆物品。

（五）檔案室（庫）要保持衛生清潔，做到“八防”：防潮、防塵、防光、防火、防高溫、防盜、防蟲、防鼠，確保檔案的安全。

（六）隨時檢查庫房消防設備、電器電源及門窗等設施設備的安全情況，發現問題要立即向領導報告，并采取有效措施及時解決。

六、檔案查閱、借閱制度

（一）查閱檔案，必須在檔案室進行。局機關各處室、局屬各單位查閱檔案須與檔案管理人員聯系，并履行審批登記手續。外單位查閱檔案，必須持單位介紹信，經局檔案管理領導組副組長批準，并辦理登記手續后方可進行。

（二）查閱檔案，如需復印或摘抄，需經局檔案管理領導組副組長同意。復印材料由檔案管理人員負責辦理。摘抄的材料，由檔案管理人員認真審查核對，不得有誤。

（三）檔案一般不外借，如有特殊情況需借閱時，可持單位介紹信，說明原因，經局檔案管理領導組副組長批準，履行借閱手續。

（四）借閱檔案時間最長為一個月，如不能按時歸還，應辦理續借手續。借閱的檔案必須妥善保管，不得泄密、遺失或轉借他人，更不得在材料上涂改、污損或作任何標記。

（五）歸還檔案時，檔案管理人員必須詳細檢查檔案材料是否完整無損，并在借閱登記簿上注明歸還時間。

七、檔案鑒定和銷毀制度

（一）局檔案鑒定小組負責對本局保存的檔案進行鑒定。

（二）局檔案鑒定小組每年年初對各處室交回的案卷進行鑒定，對不符合要求的案卷退回重新整理。每年年終根據《檔案保管期限表》的規定，對超過保管期限的檔案進行鑒定，決定銷毀確無利用價值的檔案。

（三）銷毀檔案需逐卷登記造冊，經局檔案管理領導組副組長簽字批準，在保密局指定地點銷毀。銷毀時必須由兩人以上監銷。監銷人員要認真負責，防止在銷毀過程中遺失材料，保證絕對安全。

八、檔案統計制度

（一）檔案統計工作由檔案管理員負責。

（二）檔案統計要實事求是，如實反映客觀情況，做到準確、及時、完整、系統。

（三）統計內容主要有：檔案機構人員情況，保存檔案、資料狀況，檔案資料收進和移出數量，檔案利用情況，檔案庫房、設備情況以及上級機關和檔案部門要求統計的其他內容。

（四）上級機關和檔案部門要求報送的各種統計報表、資料，必須按照要求統計、填寫，經領導審批后方可報出。

篇7

1　加強科研單位會計檔案管理的必要性

科研單位會計工作具有較強的專業性。科研項目種類和內容繁多，財務需要按項目類別分別核算，因此形成的檔案資料數量也較多。目前，科研單位的資金來源主要包括財政撥款、科學技術成果轉讓收入、貸款及合作引入資金四類。其中財政撥款包括科學事業費、科技三項費用、撥入專項資金、自然科學基金、科研基本建設資金等。財政撥款仍然是各科研單位的主要資金來源，但是隨著科技體制改革的不斷深化，科學研究面臨著重大轉變。科研單位將面向經濟建設、面向市場自主經營，成為獨立自主的科研經營實體，科學技術成果轉化收入將成為科研單位的最主要資金來源，科研工作逐步實現經費自給。會計檔案可以真實記錄科研項目或試制產品成本，據此準確定位成果轉讓價格，反映科研經濟效果，從而創造更好的經濟效益。因此，科學管理與利用科研單位會計檔案，對推動和促進科學事業發展具有不可估量的重要作用。

2　科研單位會計檔案管理存在的問題

2.1　歸檔資料不完整，管理不善　部分科研單位對會計檔案材料管理不規范，注重紙質檔案的存檔保管，忽視了對會計電算化的財務核算系統、數據結構等磁性介質重要資料，沒有按會計檔案的要求歸檔保存。有的單位領導不重視，專業人員缺乏，業務素質不高，人員隊伍不穩定，對檔案室的投入不夠。保管場所不符合要求，存在安全隱患。

2.2　保管不規范　財務部門缺少專人負責會計檔案的整理、立卷、歸檔工作，不能按要求將會計檔案及時移交檔案管理部門；財務部門對會計檔案工作觀念陳舊，工作被動且缺少熱情，為了自己使用方便，不愿意將會計憑證、工資冊等會計檔案資料移交檔案室保管，以致超過了歸檔期仍遲遲不將這些資料歸檔。

2.3　重保管、輕利用　多數科研單位的會計檔案工作仍停留在建檔、管檔、很少加以利用的狀態，許多有價值的會計資源沉睡在檔案室。會計信息無法為使用者提供快速、高效的信息服務，這種落后的管理理念與方式已遠遠不能適應現代科研快速發展的需要。會計檔案作為科研單位會計信息的重要來源和載體，對科研改革與發展具有重要決策與參考價值的檔案資源的開發與利用，其地位與作用不容忽視。

3　加強科研單位會計檔案管理與利用的建議

3.1　提高對會計檔案管理重要性的認識　加強宣傳幫助、引導單位領導與廣大科技人員，正確認識會計檔案資源的價值，將會計檔案管理作為―項重要任務常抓不懈。充分認識會計檔案所提供的史料和證據對科研方針和策略的制定、經濟問題的查證、預防貪污所具有的不可替代的重要作用。充分利用會計檔案，對科研資金運用過程中各個環節進行及時、準確、完整的反映和監督，達到用最少的科研投入獲取最大的產出，促進科技成果轉化。積極利用辦公自動化、網絡技術，使會計檔案服務躋身于科研、生產的第一線，開展特色服務，為科學研究提供會計檔案數據信息。

3.2　完善會計檔案管理的組織機構　引進和培養高層次的信息資源管理人才，做到正確的認識會計檔案，保管會計檔案，利用會計檔案，通過檢查監督，促進財務部門和檔案部門規范業務行為，提高會計檔案管理水平。注重對會計檔案的深度挖掘，主動為領導或決策者提供重要信息。

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一、文件生命周期理論相關概念的簡要評述

首先，就讓我們從基本理論層面，對“文件生命周期理論”的相關理論概念進行初步了解。“文件生命周期理論”中的“文件”概念是一種廣義概念，較之常規意義的“文件”概念要寬泛得多。“文件生命周期理論”把文件視為“文件的集合體”，認為“檔案”（非現行文件）的形成只是廣義文件運動的最終結果，一切的文件運動形態，都只是“廣義文件運動過程中某一特定階段的代稱，都是廣義文件的組成部分”[1]。

由此，“文件生命周期理論”以“文件集合體”的形式，合理的維護了文件各階段的整體統一性，進而將文件運動以整體的形式，跨越了從形成直至銷毀或永久保存的各階段，并且能讓管理者以一個完整、清晰的視角，觀察、界定文件運動的整體過程。實際上，基于這一完整過程，可以明確文件價值的階段性變化，以及在廣義文件運動過程中文件價值形態與管理形式、保管場所、服務對象之間的對應關系。而在文件價值形態轉化的同時，從階段性的廣義文件運動視角出發，可將廣義文件依次劃分為現行文件、半現行文件與非現行文件。此三種廣義文件的劃分，同樣適用于我國的文件檔案運動過程。

二、中西方文檔保管機構的差異、我國文檔工作的融合以及推動實現文檔工作一體化

實際上，我國的文件檔案保管機構同國外存在較為明顯的差異。這種差異體現在：我國的半現行文件是存放在本單位檔案室或檔案館，而國外的半現行文件則送交文件中心保管。實際上，這種差異顯著。根據聯合國教科文組織對文件中心的定義：文件中心是在檔案行政管理機關管理之下的，對各不同行政機構的半現行文件進行經濟地保管與提供利用，并在這些文件被銷毀或移交檔案館之前進行系統處置的保管機構。文件中心是獨立于文件形成機關和檔案館的，又處于文件形成機關與檔案館之間的過渡性機構。

顯而易見，國外建立的“文件中心”，作為半先行文件的儲存、管理機構，及其文件價值鑒定、銷毀、移交機構，既節省了文件來源單位的空間、人力、財務資源，又避免了因單位不同，所導致的文件整理標準各異，以及鑒定、銷毀程序的不統一、不規范。再者，又提高了文件管理的整體效率，減少了移交過程中不必要的時間浪費，極大的提升了文件管理的科學性、規范性與效益性。

此外，文件中心與形成機關檔案室存在顯著差異。其一，文件中心有的歸屬于檔案行政管理機構，有的是獨立運營的商業機構，而檔案室則明確歸屬于文件形成機關。其二，二者的保管對象存在差異。文件中心保管的對象是半現行文件， 而機關檔案室保管的對象包括半現行文件、乃至非現行文件。其三，二者的職能存在明顯差異。文件中心承擔文件的保管、鑒定以及提供利用的職責， 而機關檔案室則主要承擔本機關文件的收集、利用和保管工作[2]。

實際上，相較于西方的文件管理中心，我國各機關檔案室的文檔管理工作，往往存在著文檔管理質量良莠不齊、管理效率偏低、執行標準不統一等諸多問題。而要解決這些問題，則必須要明確文件工作、檔案工作的統一性和整體性，統一制定與執行文檔工作的管理流程與標準規范，并正確處理好兩者之間的有效融合和順暢銜接的問題，以此真正實現我國文件管理與檔案管理的一體化，推動我國整體的文檔管理工作實現質的跨越。此外，筆者認為，在符合我國文檔工作自身需求、特點的基礎上，參照西方文件中心的管理模式、功能設置，對我國眾多的機關檔案室進行有針對性的改造，是解決文檔管理工作現存問題的關鍵一環。具體來講，就是要科學、合理的調整我國機關內部的檔案機構設置與體系，將本機關辦公室的文件管理工作與檔案室的檔案管理工作實現合并，統一文件檔案管理工作與職能；聯合不同機構部門的檔案室，實現共同辦公與集中布局，低成本、高效率的實現文件、檔案的一體化管理，并制定和執行統一的文件檔案管理業務標準與操作規范，做到文檔管理的統一、標準與有序。

此外，基于文件生命周期理論的內在要求，參考西方國家的文檔工作體制，總體來看，應將我國的機關公務文書處理工作與檔案管理工作緊密聯系起來，并從業務體制上將兩者建立緊密的聯系，把文書處理與檔案管理融為一體，將檔案室工作與檔案館工作緊密結合起來，形成文書處理部門、檔案室、檔案館密切相聯的一體化業務體制[3]。實際上，基于文件生命周期理論“連續統一”的思想內涵，參考相關西方國家，如法國、意大利、瑞典等國家所建立的集中式檔案管理體制及其特點[4]，結合我國檔案工作集中、一體化管理的現實情況與發展要求，筆者認為該建議的理由有如下幾點：其一 ，“文件生命周期理論”根本上強調的文件運動的整體性，應該體現到文書與檔案的一致性上。將文書處理與檔案管理融為一體，可以深刻體現文書形成的主觀意圖，從而更加明確文件檔案的長遠價值，有利于文件檔案價值的鑒定工作的進行以及文件檔案潛在價值的挖掘與實現。其二，實現文書處理與檔案管理的融合，可以使文書處理工作統一于國家的相關業務標準。并且，在緊密聯系文件檔案管理部門之間關系的同時，防止了管理銜接上的疏漏與責任推諉，做到協同配合、有的放矢、權責明確。其三，該措施不僅能降低成本、精簡機構，而且能提高文書立卷、歸檔移交的質量與效率，同時保持文件檔案管理的連續性與一致性。

基于上述論述，筆者認為，參照西方的文件中心，在保留我國機關部門檔案室的同時，對其進行相應的功能改造、體系調整與集中布局，同時將文件形成及處理工作與檔案工作在業務上實現有效融合，構建前后銜接、連續統一的文檔案管理體制，進而推動落實文檔工作一體化。當然，這種模式仍有待于我們在實踐中檢驗與摸索，并使之逐步符合我國文檔工作及其一體化管理的現實需要。

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關鍵詞：中學檔案管理；存在；問題

中學檔案室作為基層檔案部門之一，與其他基層檔案部門有著共同的特點，都具有雙重職能，即對本單位所屬機構的檔案工作進行管理和對本單位檔案進行收集、保管并提供利用。它即是本單位檔案工作的職能部門，又是保存和提供利用本單位檔案的科學文化事業機構，雙重職能是它的基本性質和工作基礎。中學綜合檔案室在工作任務、服務對象、檔案種類等方面有其獨特之處：

首先，中學檔案建設必須重視校史資料的積累和保存。檔案是歷史信息的集合，是各單位活動的真實記錄。它們真實地記載每個學校的發展和興衰、學生的成功與失敗、教師的汗水與功勛。其次，以學生為主體，突出教學。中學是每個人人生中的一個重要階段，學生們常常為一次獎勵而活躍，或為老師一次批評而沮喪，考好了他們喜笑顏開，考砸了他們垂頭喪氣，當他們長大成人之后，回過頭來找尋他們在這里留下的足跡時，學校檔案室是他們唯一可依靠的地方。因此，中學檔案室要本著對每個學生負責的態度，不能輕易遺漏了有關資料。再次，綜合性，麻雀雖小，五臟俱全，中學綜合檔案室雖然很小，但內容卻不少，包括文書檔案、人事檔案、教學檔案、聲象圖片數字檔案、基建檔案、財務檔案、等等。也就是說，但凡學校的行政部門如辦公室、教務處、政教處、總務處等經辦或形成的文字材料都必須由檔案室整理歸檔。根據中學綜合檔案室的以上特點，下面例舉四類檔案存在的問題進行分析。

一、文書檔案。對與基層單位，文書檔案是利用率最高的檔案。文件與檔案是一個過程的兩個階段，兩者不可分，檔案是由文件轉化來的，文件是檔案的基礎和源泉，要想使檔案工作標準化，文件必須首先要實現標準化，可是從目前情況看，文件在標準化建設方面相對地落后于檔案工作的標準化。要想使文書檔案齊全完整，必須收集的文件齊全，由于學校領導及各部門的檔案意識相當薄弱，必然造成檔案收集的困難。如何解決文書檔案的分散、零亂、質雜、量大等狀況與檔案利用中的集中、系統、方便的矛盾？我認為關鍵是建立系統網絡管理。我們用“經、緯、綱”三個字來形容網絡的組成：校長就是檔案管理的“綱”，負責統一領導協調和督促全校各部門的檔案工作；綜合檔案室是“經”該室的專職檔案員是檔案工作的骨干，象經線一樣，聯絡部門之間并具體指導和督促各處室兼職檔案員的工作；所謂“緯”就是指檔案兼職人員，他們每年負責收集、整理、移交本處室在學校工作活動中形成的檔案材料，他們就象緯線一樣互相貫通，從而形成檔案管理體系。

二、人事檔案。現在基層的人事檔案，仍局限于“看門守攤”式的管理模式上，主要表現在重管理，輕服務；方法繁瑣，不易操作。由于現在公文用紙的不規范，A4型紙、16開型紙、B5型紙等紙張不統一，人事檔案整理要求嚴格，必須達到四邊整齊，使小的變大，就必須粘貼，要大的變小就必須剪切，不能剪貼的就折疊。一頁紙可能粘貼多次，紙的顏色、厚度不一，很多都呈層次狀。也有的一頁紙剪切多次，把原來比較正規的格式切得不成形狀，還有很多材料的內容被粘住或切掉。這樣整起來的材料已經失去了檔案的原始性、真實性和權威性。學校的人事檔案應加快檔案工作信息化建設步伐，建立干部人事檔案數據庫系統。利用計算機、掃描儀等現代化設備和技術，將干部檔案資料輸入電腦，使干部檔案數據化、信息化，并在檔案的查閱、歸檔、統計等日常工作方面實行自動化操作，保證干部檔案信息的時效性、真實性和準確性。

三、教學檔案。教學檔案是學校管理諸方面的重要一環，它對提高教學質量，強化對學生的管理，發揮學校教育育人的職能，有著極為重要的意義。關于教學工作的文件、文件管理，檔案、檔案管理各自為政，缺乏有效的監督、指導和協調，出現了文件的形成與歸檔脫節，導致檔案管理混亂，極不規范。有些單位教學檔案記錄缺項，學校領導聽課卻沒有聽課記錄；學校每學期都要召開教學工作會議，卻沒有規范的會議紀要；教研室有青年教師培養部署，卻拿不出像樣的培養規劃和總結。沒有很好地遵循教學檔案集中統一管理的原則。教學檔案是學校管理和建設的重要組成部分，是反映一所學校教學秩序、規模、質量、效益等方面的重要背景資料，具有很高的使用價值和保存價值，學校各級領導必須引起足夠的重視并采取必要的措施加大管理和監督力度。要建立必要的組織機構和教學檔案管理和建設制度，進一步明確各級各類人員的任務和職責，實施必要的定期檢查驗收公示制度，把教學檔案的管理和建設納入各級領導目標責任管理之中。

四、聲像圖片數字檔案。一切先進的科學技術和管理手段必將取代傳統的管理手段，檔案載體將由傳統的“白紙黑字”轉變成“電子數字”。檔案的收集、存儲、管理和利用等項工作環節都將發生本質的改變，傳統的檔案工作程序轉變為“信息輸入—處理—輸出”的基本模式。這類檔案大部分都是學校各單位、各部門在工作過程中形成的圖片、聲像、文字性材料，這些都可以直接錄入存盤，也可有選擇性的在校園網上信息。要實現檔案數學化管理，建立起學校檔案信息中心是很有必要的，這樣通過校園網絡為各單位提供校內所有歸檔文件檔案，為校內各部門提供檔案文件及其他有關信息的查找、閱覽服務，同時也為各部門、各單位信息提供統一的平臺，提高辦公的透明度，樹立學校文明辦公形象。

沒有規矩，不成方圓，學校綜合檔案管理最要根本的要求就是實現檔案管理規范化、標準化。隨著社會對檔案利用、需求形勢的變化，對檔案工作的要求越來越高，學校檔案工作也直接反映和體現著學校的辦學質量、管理水平。組織建設是基礎，業務建設是關鍵，基礎設施建設是保障，開發利用是根本，多管齊下，采取切實有效的措施，改進工作思路，拓展工作對象，創新工作手段，豐富學校綜合檔案室的資源，使檔案信息有取之不盡，用之不竭的來源，確保檔案資源開發利用工作的效率和質量，為學校改革與發展提供優質服務。（作者單位：泰安長城中學）

參考文獻

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[關鍵詞]檔案管理 現代化 信息化

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2016）20-0145-02

為了進一步加強高校的檔案管理，一般高校都能夠專門設立檔案室、配備專業人員管理檔案。與此同時還加強了檔案管理制度建設，制定出臺相應的檔案管理辦法，使高校檔案管理逐步實現規范化。為貫徹落實圍繞中心、聚焦主業、深化“三轉”的精神，解決紀檢檔案資料管理不規范、信息化程度不高的問題，為紀檢監察工作提供強有力的后勤保障，柳州地稅著力推進紀檢監察檔案管理信息化、規范化、專業化。

一、高校檔案管理工作存在的問題

（一）管理不夠專業

現在很多高校不能強化檔案管理，使得管理松散。目前，很多高校沒有專門的工作人員專項負責檔案管理工作以及材料收集、整理和電子錄入等相應工作。對照有關檔案工作的法規要求，將檔案分門別類進行認真細致地歸檔，才能夠實現檔案分類明確，排列科學合理，編排規范。檔案管理部門制定了相應的法律法規明確了立卷歸檔、裝訂整理、保管利用、鑒定銷毀、責任追究等每一個流程，建立了《檔案管理員崗位職責》《檔案保密制度》《庫房管理制度》《檔案室設備管理制度》等一系列配套制度，在檔案借閱、使用等工作中均按規章制度進行，借閱必須經過審批，屬資料，還要求借閱者簽訂保密責任書，使高校檔案管理工作走上制度化、規范化軌道。

實現高校檔案管理的專業化要求按照一級檔案室的標準建設高校檔案室，檔案室實行庫房、微機、辦公、閱覽四分開，檔案庫房按標準配備專用檔案密集架，配置防火系統、自動滅火裝置、除濕機、臭氧消毒機、吸塵器等設備，使檔案的管理工作硬件設施齊備，安全保護實現了專業化。

（二）查閱程序不夠規范

部分檔案管理人員沒能對各種檔案猿旨笆薄⒑俠懟⒂行У姆擲嗪駝理。只有檔案分管管理條件大為改善，才能夠提高檔案管理工作的效率。

（三）信息化不夠完善

實現高校的檔案管理信息化需要配套自主研發高校檔案管理系統。目前高校的檔案編制了全引目錄、案卷目錄、違紀人員處分索引等索引目錄數據庫，但是還沒有完全實現檔案信息查詢的電子化、自動化，檔案調閱效率低。

二、高校檔案管理現代化的具體策略

推進會計檔案管理是一項長期而艱巨的任務，加強制度建設、健全監督機制，明確操作規范，各大高校在推進檔案管理的道路上，留下了一連串清晰而深刻的印記。為了確保普遍實現各大高校檔案的長效管理，按照《檔案法》的有關規定，要對需要歸檔的文件全部整理歸檔，做到時時收集、年年歸檔，并嚴格管理，規范使用，確保檔案工作規范化運轉。具體措施如下：

（一）加強制度建設實現檔案管理精細化

“天下難事始于易，天下大事始于細”，精細化財務管理并不復雜，只是細中求精。各高校應該以細、全、高、嚴、新、實“六字”精細化管理原則，圍繞檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等制定制度，使高校的檔案管理水平進一步完善提高。根據《中華人民共和國檔案法》等有關法律和行政法規，各高校應該分別制定適應自己的檔案管理辦法，進一步明確學校的檔案管理工作。

目前，各大高校采取紙介質和計算機、網絡通信等信息技術手段管理檔案。紙質文檔數字化，在收集整理的同時在檔案管理系統進行歸檔，使高校檔案管理逐漸走向制度化、規范化。高校數字化檔案室的建立，有利于實現國家級數字化檔案室。

“數字化檔案室”是指將實體檔案信息數字化，基于網絡來實現檔案收集、整理、保管和共享利用，并能夠確保檔案安全和高效便捷。高校的數字化檔案室建設應該獲得上級檔案局在政策、技術等方面的支持。例如資金方面，用于購買專用檔案柜、電腦、掃描儀等檔案工作必備用品和配套設備，建成后將實現公文交換系統（OA）與檔案管理系統的無縫對接。

數字化檔案室是高校檔案建設中的一項基礎性工作，能夠穩步提高檔案信息化管理水平。建設高校數字化檔案室還應增強檔案的服務功能，提高檔案管理的日常辦公效率和質量；通過完善機制，實現檔案管理的精細化；并且通過加強檔案管理作為促進高校檔案管理規范化、制度化、信息化建設的有效手段。

高校數字化檔案室建設要做到檔案資源數字化、檔案管理系統化、傳遞網絡化、檔案信息數據化、檔案利用知識化。目前，很多高校已經實現了“前三化”，接下來還要繼續實現“信息數據化”“利用知識化”等兩個目標。除了與OA系統實現無縫對接，高校檔案管理還應該將檔案管理系統與網絡、微信公眾平臺相結合，部分文檔信息通過移動端實時，實現信息公開，也為有需求的人提供便捷。如此一來，通過數字化檔案室與移動端的結合，從根本上提高居委會日常辦公效率和質量。

（二）明確操作規范實現過程精細化管理

高校的檔案的規整和管理是很煩瑣和復雜的。因此，各大高校因該明確提出檔案管理操作規范。從檔案的收集、整理、歸檔等環節入手，理清思路，摸清家底，健全制度，規范流程，強化責任，推進檔案管理工作規范運行，為科學、有序、高效地開展各項外匯管理工作打下了良好的基礎。檔案管理辦法規定，高校應該嚴格按照《檔案管理條例》及相關制度規定進行操作，使檔案更好地為高校的管理服務。嚴格按照要求，逐級分類管理，多措并舉、扎實推進高校檔案管理工作。完善制度，規范管理。嚴格按照查借閱手續，在保證檔案安全、保密的前提下，提高相關工作人員查閱資料的速度，從而在整體上提高檔案的利用效率。與此同時，加強專業人員的培訓。包括文件材料的收集歸檔范圍、立卷歸檔原則、立卷歸檔分工、文件材料整理原則及要求、歸檔文件材料質量要求、歸檔時間和手續等六個方面。培訓能夠增強工作效率，讓管理人員進一步加深對檔案工作方法及重要性的認識與理解，看清檔案整理工作中存在的差距和不足。及時培訓能夠進一步提高檔案整理的業務水平和實際操作能力，為進一步規范檔案工作打下堅實基礎，也為今后更好的服務和工作的發展提供強有力的保障。

（三）健全監督機制實現內部控制精細化

用制度約束和規范檔案管理，是高校檔案管理工作中的一個亮點。檔案管理辦法明確了高校檔案鑒定、銷毀、移交的要求，高校將定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，并形成檔案鑒定意見書。檔案鑒定工作由高校檔案館牽頭，組織其他機構或人員共同進行。加強督促歸檔、嚴格審查機制。嚴格按照條例做到保質保量地完成檔案材料的整理歸檔工作的同時，對檔案要及時審查，對符合要求的要及時整理，對不符合要求的要完成未盡事項、補正相關資料。

結語：強化檔案管理意識，明確人員責任。今年以來各部門高度重視檔案歸檔工作，嚴格執行檔案管理規定，按照相應的原則，抓好檔案的歸檔整理工作。完善檔案制度建設，強化歸檔工作。先后建立完善檔案歸檔范圍和保管期限的規定，檔案歸檔的操作規程等檔案管理制度，將資料進行整理、分卷、復核、編目。召開培訓班，全員參與，自查自改，進一步完善檔案工作。其中的每份檔案都應該進行電子檔案登記，并針對以前檔案目錄中只見案卷名不知案卷內容的弊端，專門在案卷目錄中增加簡單的索引項，借閱檔案可以先從電子目錄上看有沒有自己要找的文件，避免盲目翻閱，大大提高了查閱檔案的效率。為了推進實體檔案和電子文檔同步歸檔，高校的檔案中心應該為檔案管理人員進行業務上的培訓指導，工作人員利用業務管理QQ群作為信息交流平臺，同時采取一對一、面對面的指導方式，幫助資料員掌握電子檔案的文件登記、著錄、掃描上傳、立卷歸檔等相關業務。高校的檔案管理部T為保證電子檔案的順利報送提供可靠保證。當前，實體檔案和電子文檔同步歸檔接收工作已經實現，實體檔案和電子檔案的同步歸檔，體現了高校檔案工作跨入了檔案管理的先進行列，同時也表明高校檔案事業進入了信息化時代。

此外，為規范完善檔案管理，實現檔案規范化、標準化，高校應該強化四項措施，進一步加強檔案管理工作：一是強化資料收集，指定專人負責檔案的日常收集管理工作，辦公室注重對平時文件資料進行收集和積累，以及校內開展的重要活動，及時收集照片、錄音、錄像等各種載體的信息資料，按照月報、季報、年報順序負責歸檔整理，按時移交到檔案室，由專人立卷歸檔；二是強化信息化管理，加強檔案的電子化管理，對各文書檔案、科技檔案、會計文件材料、聲像材料、電子文件材料等重點數據資料及時進行備份保存，進行電子化管理，方便統計資料的查閱和利用，實現檔案管理信息化；三是強化安全保密，遵守保密制度，切實履行公文的收發、登記、傳遞、借閱、歸檔和銷毀等各工作環節，對各專業報表嚴格執行簽字、登記、歸檔手續，嚴禁隨處丟放，確保檔案資料的安全；四是規范檔案裝訂工作，做好目錄索引，統一裝訂格式，資料歸類規范，一目了然。

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