導語：如何才能寫好一篇工程檔案整理規范，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞:工程檔案;整理;模式

中圖分類號:C93

文獻標識碼:A

文章編號:1672-3198(2010)13-0172-01

大型工程的檔案資料,是工程在規劃、勘察、設計、施工、驗收等工作中直接形成的,具有保存價值的文字、圖表、數據及聲像等資料,是工程建設過程和建設成果的真實反映,加強對這些資料的收集整理,具有很強的使用價值和現實意義。

1 大型工程檔案收集整理特點

大型工程檔案的收集整理工作具有“五多兩少”的特點:一是參建單位多。大型工程是在市場經濟條件下,依托社會力量進行建設的,參與工程建設的施工、監理、物資供應單位較多。二是大型工程項目分類多。大型工程大多是綜合性的工程,有土建工程項目、安裝工程項目等。三是參與大型工程的各個單位收集整理工程檔案的標準規范多。有國家標準、企業標準、行業標準和地方標準。四是技術復雜、需攻克的科研課題多。大型工程為適應新時代社會的需要,建設質量要求高,會有許多新技術、新設備、新材料被應用,且施工工藝復雜,操作難度大,有很多不確定因素,因此,工程的設計變更可能較多,科研課題較多。五是大型工程文件資料表現形式的多樣性。工程的復雜性決定了工程文件資料表現形式的多樣性,這里的工程文件資料表現形式是指參建單位產生工程文件資料的式樣,如:文件、圖表、聯系單、報驗材料和電子聲像資料等。參建企業根據每個工程項目特點和國家行業規范,在以往的工程檔案工作中已形成了固定的模式,如:大型國企一般使用國家標準規范;民企一般使用省級制定的地方建筑標準規范;特殊行業使用行業標準規范,經過我們對這些標準規范進行深入研究后,發現他們都有很強的適用性和合理性。因此,大型工程文件資料的表現形式沒有必要統一到一種標準規范中來(實踐證明這也是不可能的),是可以呈現多樣性的,但應符合省部級以上的建筑標準規范。六是竣工移交時間緊、收集整理檔案資料的時間少。大型工程一般都有精確的時間節點,竣工后應盡快向使用單位移交,這也要求竣工時必須完成工程檔案的整理歸檔工作。通常越是大型的工程,工程檔案工作的時間節點越是緊迫(如奧運工程)。七是專業人員少。大型工程的文件資料和各種圖紙數量和種類多,工程檔案的收集整理工作相當繁重。而建設單位的檔案工作人員數量一般較少,有的單位沒有圖檔專業人員。

2 大型工程檔案收集整理的方法措施

施工單位普遍存在著重施工、輕檔案管理的觀念,有些單位沒有專人負責檔案管理工作。為此,我們反復強調,承建單位必須強化二個管理,一個是施工管理,要交一件合格的產品;另一個是檔案管理,就是交一份合格的檔案資料。為此,我們主要采取了以下措施:

2.1 明確大型工程檔案收集整理責任分工

用合同約定各單位收集整理工程檔案的責任。在與參建單位簽訂合同時,明確規定各單位收集整理工程檔案的條款。一是參建單位務必按照相關要求收集整理本單位負責的工程檔案。工程檔案同工程實體一樣,是工程竣工驗收的一項硬性指標。二是收集整理工程檔案必須參照相應的標準規范。三是工程檔案工作的時間約定。一項大型工程建成,與之配套的工程檔案收集整理完畢(工程驗收產生的資料除外),該項工程才能申請驗收。因此,工程檔案要邊施工,邊收集,邊整理,確保工程檔案工作與工程建設的時間節點相吻合。

2.2 合理地劃定立檔單位

通過合同的約定,工程文件資料的分類,建設單位的各部門和各參建企業順其自然地被劃成了若干個立檔單位。只不過這些立檔單位是人為指定的,是階段性的,他會隨著大型工程竣工驗收而自然結束。

2.3 科學地將工程文件資料進行分類

根據大型工程檔案工作的實際情況,將大型工程的文件資料分為三部分:一是建設單位產生的工程文件資料(含工程設計文件資料)。二是施工單位產生的工程文件資料(竣工文件資料)。包括施工組織設計文件;編制的預算文件;施工中間的經濟簽證;分部、分項工程驗收記錄表;分部和單位工程質量評定表;隱蔽工程驗收、評定資料;工程的主要材料、構件、設備的檢驗單、試驗報告和出廠合格證;工程的設計變更資料;本單位產生的與建設單位、監理單位來往的施工管理聯系單、會議紀要等文件;工程的竣工驗收資料及質量等級評定資料;工程竣工圖;工程竣工報告;編制的工程結算文件;施工情況總結;工程的質量保修資料;工程質量事故報告和處理情況報告;施工日志;工程的聲像資料等。三是監理單位產生的工程文件資料(監理文件資料)。包括監理規劃書;監理細則;本單位產生的與建設、設計、施工單位來往文件;監理工作日志;監理通知書;停(復)工通知單;會議記錄(紀要);監理工作月報;材料抽驗單;工程質量抽驗單;工程質量事故處理記錄(報告);專題報告;工程質量評估報告;監理工作總結報告等。

2.4 采取多種方法收集大型工程檔案

多種方法收集,是指各立檔單位從自身的實際出發,千方百計地全面收集與大型工程有關的所有工程文件資料,這是保證每個工程項目歸檔文件資料的真實、齊全和完整的基本要求,也是保證工程文件資料安全保密的需要。對全面收集來工程文件資料,一是按照職責分工的范圍,對號入座,組織鑒定。二是對于不在本單位整理范圍內的文件資料,交建設單位的檔案部門處理,重新鑒定后或歸檔,或統一銷毀。

3 統一歸檔,規范錄著,實現信息自動化管理各立檔單位將表現形式多樣的工程文件資料,采用多種方法收集齊全完整后,一定要遵照《大型工程檔案整理技術規范》的標準進行整理,做到外觀整齊化一、內容真實完整,實現數據電腦管理、檢索快捷便利。為此,可采用以下措施:

(1)根據《大型工程檔案整理技術規范》的有關規定,結合本工程項目的實際情況,制定下發《工程檔案整理實施辦法》(此文件的內容要與工程合同的有關條款相符),使工程檔案整理工作有章可循。

(2)對立檔單位的工程檔案人員進行標準化培訓。各立檔單位的工程檔案人員,有的是一直使用其它標準規范進行整理的;有的是從其它部門臨時抽調的非專業人員,從未接觸過工程檔案的整理工作。對他們進行有效的培訓是十分必要的。同時,建設單位的檔案部門最好能制作出工程檔案的標準樣品。從卷盒、案卷封面、卷內文件目錄、到備考表逐一做出樣品,供各立檔單位參考比對。通過培訓,使檔案人員從各種工程檔案整理標準規范的差異中統一起來;通過制作樣品,使檔案人員,特別是初次接觸工程檔案標準規范的人員,有更直觀的認識,更快地進入正規狀態。

(3)用工程檔案信息管理系統進行管理。各個立檔單位所使用的檔案管理系統有所不同,給參建企業下發統一的工程檔案信息管理系統。驗收后的工程檔案移交給建設單位后,使用統一的工程檔案信息管理系統將所有檔案信息錄入計算機,實現信息數據化管理。這樣,才能保證利用工程檔案自動化查詢服務。

綜上所述,這種工程檔案管理模式就是科學地利用了多種工程檔案收集整理規范,進一步明確責任分工,將繁重的工程檔案收集整理工作分攤到各參建單位和建設單位的各部門,使他們各司其職,各負其責,最后由建設單位的檔案部門統一進行驗收、歸檔和交付使用。始終使工程檔案工作與工程竣工驗收以及交付使用保持同步發展。

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高河礦井工程項目檔案管理存在的問題

(1)參建單位多，建設周期長，形成項目文件歸檔不齊全。一是高河礦井項目正式開工以后，建設單位，多個施工和監理單位進場，檔案管理主體因建設主體，參建單位的不同，呈現多元態勢，造成檔案來源復雜，管理難度大。二是建設項目周期長，高河項目從2003年開始籌備建設，2006年正式開工，2011年進合試運轉階段，從勘查、申報、審批到竣工驗收前后近10年時間，文件收集跨度時間長，中間多有變更，給檔案收集造成很大困難。三是檔案工作沒有與項目建設同步管理，建設單位建設期間各項批復文件和各專業技術資料，大多集中在各個責任部門;各施工單位只重視工程進度，平時不注重整理工程資料，驗收前突擊收集整理，缺少建設單位、監理單位把關。(2)礦井工程項目檔案整理規范不統一，部分規范陳舊，在實際運用中指導性有限。高河礦井項目竣工資料存在遵循國家標準《建設工程文件歸檔整理規范》GB/T50328－2001和檔案行業標準《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》DA/T28－2002兩個標準，管理規范的不統一這就給項目審計、質量評定、竣工驗收帶來隱患。在這兩個標準的基礎上，同時依據高河項目合同文件要求，采用以下煤炭行業及山西省標準:①礦建工程高河礦井項目礦建單位工程施工文件依照《煤炭建設工程質量技術資料管理規定與評級辦法》(煤規字1999第34號文)、《煤礦井巷工程質量檢驗評定標準》MT5009－94編制。②土建工程高河礦井項目土建單位工程施工文件依照《山西省建筑工程施工資料管理規程》DBJ04－214－2004及《山西省建筑工程施工質量驗收規程》DBJ04－214－2003編制。③安裝工程高河礦井項目礦井設備安裝文件按照《煤礦安裝工程質量檢驗評定標準》MT5010－95編制單位工程竣工資料，其他設備安裝文件依據其行業標準規范編制。有的規范都已經執行將近20年了，早已經不適應現在的煤礦項目建設實際情況了，礦建工程和安裝工程的規范中就缺少監理單位整理項目檔案的規范，必定給監理單位，施工單位在整理項目檔案資料時造成文件材料不齊全和檔案管理不完善的問題。(3)檔案工作人員素質良莠不齊，人員流動性大。在高河礦井項目檔案管理過程中涉及合作公司總工辦檔案管理人員，合作公司相關工程責任部門管理人員，監理單位人員和施工單位人員。高河礦井項目屬新建項目，各相關人員沒有經驗可借鑒，在項目檔案工作中走過不少彎路。很多檔案管理人員是臨時抽調人員，這些人沒有參加過檔案專業知識培訓，對檔案管理規范不熟悉，不能做到科學整理，歸檔和立卷，這就造成單位工程竣工資料質量低，影響了項目檔案的整理驗收。高河礦井項目由于建設周期長，監理單位和施工單位由于各自單位的原因，很多檔案管理人員流動性很大，很多人員工作一段時間，對檔案各項業務相對熟悉之后都被調離高河項目，新換的人員又得重新開始熟悉檔案各方面的專業知識，這給檔案工作帶來很大的不穩定性。

針對高河礦井工程項目檔案管理存在的問題采取的措施

(1)超前介入。為保證工程檔案工作與工程建設同步，在工程建設過程中，檔案人員自始至終參加工程建設全過程管理，努力做到提前介入，全程控制。在項目前期文件的管理上，檔案室與各工程管理部門共同梳理工作線索，劃定相關部門歸檔責任，歸檔范圍，各類文件歸檔的時間，使檔案管理的有關規定能夠緊密結合各職能部門管理工作實際，準確反映管理工作流程，在前期文件的收集上，堅持“早介入”、“早檢查”、“早動手”，緊緊跟蹤前期工作的進展，指導相關部門及時歸檔，同時做到隨時歸檔隨時整理，具備成卷條件的馬上歸檔組卷，并隨時根據后續資料補充調整，保證工程竣工時前期文件的齊全、完整。(2)納入合同管理。我公司在與設計、施工、監理等參建單位簽訂的合同或協議中列入了檔案工作的內容，采取預留5%相應工程款對其進行約束，采取工程完工檔案移交不及時或未移交按相應條款進行處罰。并對工程檔案的移交時間、整理質量和項目竣工圖的編制責任、編制質量和移交套數等，作了具體規定。(3)納入建設單位、工程監理、設計單位及質量監督全程控制。公司要求項目竣工圖需經監理單位監理人員審核，履行簽字手續;項目驗收前，監理單位需出具書面意見，要對檔案收集、整理歸檔等情況進行評價，質監站要對每個單位工程進行質量認證。通過各方人員的嚴格把關和審查，確保了歸檔資料符合程序標準和要求。(4)納入經濟責任制管理。按照每一實體工程造價5%的比例，預留檔案資料保證金，規定凡檔案資料不齊全的，扣除保證金;檔案工作與工程建設不同步的，不組織工程中間驗收、不進行月度工程結算;竣工工程資料不按要求歸檔或歸檔不符合要求的，停止該單位在礦井所有工程款的支付。經濟手段的制約，有力地推動和促進了項目檔案的收集歸檔工作，從而有效地保障歸檔文件資料及時性。(5)實行動態跟蹤監管。在礦井建設過程中，公司專職檔案人員經常到各責任部門和施工現場檢查工程檔案，督促、指導各施工單位在施工過程中形成的檔案資料，現場進行答疑解惑，保證資料的齊全、完整;公司檔案人員參加月末驗收和單位工程竣工驗收和工程資料例會，積極監督項目檔案工作，確保工程檔案與工程實體同步進行。(6)嚴格驗收程序。在單位工程竣工后，本公司嚴格執行竣工驗收管理規定，確保項目檔案的完整性、準確性、系統性、安全性。在組織每個單位工程竣工驗收時，均由潞安集團驗收組和我單位工程部門、計劃、財務等成員，以及設計單位、監理單位、質量監督單位成員一同參加、一同把關，不論工程還是檔案實行“一票否決”制，竣工驗收報告中無檔案人員簽字，就不能通過驗收、結算，直至工程和檔案均符合標準要求才能通過驗收。施工單位移交檔案均要經過監理、分管部門、質檢站、檔案人員進行多方審查，確保歸檔檔案符合程序和要求。(7)嚴把檔案移交關。本項目工程在嚴格執行竣工驗收程序和規定的同時，檔案人員嚴把工程檔案移交關。專業檔案人員系統地對每個工程檔案的完整性、準確性、系統性和安全性逐項進行認真檢查。檢查每個單位工程開工前的人員資質、管理制度等工程管理資料;檢查施工組織設計、圖紙會審、技術交底等工程技術資料;檢查設備、購配件等材料質量出廠證明文件等質量控制資料;檢查工程施工中測量、隱蔽、焊接等施工記錄資料;檢查分部分項檢驗批等工程驗收資料;檢查各類安全和主要功能各類檢驗、測試、系統運轉等核檢資料;檢查工程驗收質量評定等竣工驗收資料;檢查監理公司規則、細則、制度、報驗、造價控制等監理資料;檢查竣工圖是否符合程序和歸檔要求等。檔案人員嚴格的把關，保證了項目檔案的歸案質量。

本文作者：鄭超徐蘇云工作單位：潞安集團

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一、工程質量監督檔案類別及內容

（一）質量監督檔案的主要內容。包括工程質量監督注冊登記資料、工程監督工作方案及監督交底資料、工程質量監督工作記錄資料、工程質量驗收監督記錄資料、工程質量監督報告、工程質量事故報告及相關資料、行政執法資料、需要保存的其他文件資料等。

（二）竣工驗收備案檔案主要內容。包括市政基礎設施工程竣工驗收備案表、工程施工許可證、工程質量評價資料、工程質量監督報告、相關機構認可文件、工程質量保障文件、法律法規要求的其他文件資料等。

二、分類整理方法

（一）類號的確定。將工程質量監督檔案確定為專業檔案，采用混合號碼制方式確定類號，工程質量監督檔案確定為“Z1”，竣工驗收備案檔案確定為“Z2”。

（二）分類方法的確定。工程質量監督檔案圍繞工程建設分階段逐步自然積累，以工程項目為中心，對象明確，實體單一，聯系密切，構成了一個有機的整體。檔案資料有明確的內容，外部界限清晰，便于歸類?；谏鲜鎏卣鳎扇　靶再|―工程項目分類法”進行分類。

（三）檔案號的確定。市政工程大多跨多年施工，以年度為單位整理難以完整反映工程建設全過程，在編制檔案號時不以年度為限，直接以流水號順序排列，采取“分類號+案卷順序號”的方式編制檔案號。

（四）檔案保管期限的確定。工程質量監督檔案是與工程質量密切相關的原始資料記錄，是工程一旦發生質量問題、出現投訴后進行調查處理的重要依據，是監督機構和監督人員履職盡責的有效憑證，依據《建設工程文件歸檔整理規范》及《湖北省房屋建筑和市政基礎設施工程質量監督管理暫行辦法》，確定保管期限為永久。

三、結合檔案實際的特殊處理

（一）兩類檔案的對應。每項工程既有一套質量監督檔案，又有一套竣工驗收備案檔案。為照顧其相互聯系，在分類整理過程中，對兩類檔案分別確定類別號，但使用相同的案卷號。如此，通過工程名稱按照案卷號查閱到質量監督檔案后，同一案卷號對應該工程的竣工驗收備案檔案，反之亦然。

（二）工程建設周期的對應處理。利用流水號方式順序編排案卷號，直接從檔案號中無法反映檔案的生成年度和工程建設周期。整理過程中，采用增加備注、編制專用檢索工具的辦法予以解決。首先在檔案裝具封面上標注質量監督注冊登記號和竣工驗收備案號，直接反映工程的開工建設時間和驗收時間；其次是在編制檢索目錄時，在案卷號后備注對應工程的質量監督注冊登記號和備案號，在檢索工具中實?F一目了然。

（三）特殊檔案的處理。市政工程情況復雜，有的工程完工后遲遲不辦理竣工驗收備案手續，造成質量監督檔案已經形成，竣工驗收備案檔案無從整理。按照兩類檔案對應一致設置案卷號的原則，已形成的質量監督檔案也難以編號整理。為解決上述問題，對單獨形成的質量監督檔案，采取類別號剔除阿拉伯數字只確定為“Z”，案卷號仍以流水號方式編排的方式加以整理，集中保管時歸為臨時檔案，待對應的竣工驗收備案檔案形成后再重新編號整理。

四、相關工作體會

（一）根據檔案實際合理分類。各地工程質量監督體制多樣，質量監督機構承擔的工作職責也不盡相同，有的監督站可能并不承擔工程竣工驗收備案的工作職責。在工程質量監督檔案分類整理過程中，檔案人員應從已有的檔案資料出發，合理確定分類整理方法，保證檔案資料得到妥善保管。

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【關鍵詞】工程檔案管理；收集整理；編制歸檔；應對措施

1、加強政策宣傳

要做好工程檔案的管理工作,離不開各單位、各部門的支持和協作。我們在建筑工程檔案資料的收集過程中,注重運用行政、經濟等手段,多方式、多渠道、多層次地宣傳《檔案法》等法律法規,積極主動開展工作,使廣大工作人員真正認識到做好工程檔案工作的重要意義。

2、完善工作機制

首先應加強組織領導。堅持工程項目建設與工程檔案管理兩手抓,健全管理網絡。項目建設單位要將設計、施工、監理等各參建單位都納入管理網絡,建立檔案領導小組和檔案工作小組,以綜合檔案室為紐帶,開展工程檔案的監督管理和具體業務工作。理順檔案管理機構與各檔案生成單位和部門的關系,明確職責。一是部門職責。規定基建部門(工程項目部)負責項目檔案的收集、整理、匯總、歸檔工作。

勘察、設計單位負責各階段設計文件、竣工圖的移交歸檔工作。施工單位負責完成職責范圍或合同規定的工程文件和設備開箱文件的收集、整理、移交、歸檔工作;負責向設計單位提供竣工草圖及全部變更設計文件作為設計單位編制竣工圖的依據。監理單位負責收集、整理監理文件材料,向建設單位的移交歸檔;負責編制《設計變更匯總表》,審核施工單位的竣工文件、竣工圖等，并審核其完整、準確性。二是專、兼職檔案員職責。兼職檔案員負責工程管理部門工程材料的收集、整理，定期移交檔案室;專職檔案員負責各部門、單位的業務指導和質量把關,負責檔案管理、資料編研、提供利用;項目負責人負責對檔案文件材料內容的審核。

完善制度建設。建立健全工程檔案收集工作制度,將歸檔制度的有關規定細化到每項工作的標準程序中去。每項工作結束前都有一個收集整理和移交相關材料的程序,并將其列入工作質量的考核,使工程檔案收集真正成為一項日常性工作,保證工程檔案工作有章可循,有法可依,達到規范化管理的目標要求。

推進信息化建設。一方面,加快做好歷史紙質檔案的數字化整理工作;另一方面,嚴格按照國家有關電子文件歸檔及管理規范、檔案數字化技術規范等技術標準,統一系統數據庫的建設,統一檔案信息的歸檔存儲格式,確保信息技術條件下各類檔案能夠全面收集、安全保管、有效提供利用。

3、強化過程控制

前期介入。堅持從檔案材料形成的“源頭”抓起,做到前端控制。工程項目立項后,建設單位檔案管理部門對項目管理部門進行檔案交底,交底內容為項目前期和竣工驗收文件材料的收集、整理、歸檔的范圍及要求;工程項目開工后,建設單位項目管理和檔案管理部門對設計、施工、監理等參建單位進行檔案交底,檔案交底的內容主要是建設過程中文件材料的形成、積累、整理、歸檔的要求。各參建單位要以“建一流工程、創一流檔案”為目標,認真分解檔案工作目標任務。要根據規程規范要求,做好技術文件材料的形成、積累,并注重形成質量,技術文件材料的形成與工程建設同時計劃、同時布置、同時檢查、同時考核,保證其真實可靠。

中期控制。工程開工后,檔案管理部門要加強現場的檢查和指導力度,全程參與,確保工程檔案各個管理環節始終受控在控。檔案管理部門要檢查項目管理部門和各參建單位的工程技術文件的收集、整理情況,對不符合歸檔要求的文件提出意見,督促整改完成,形成閉環。在業務指導上,檔案專職人員應勤跑工地,跟蹤了解項目信息, 隨時檢查指導。

后期檢查。重大建設項目可采取階段性歸檔。項目管理部門和各參建單位在階段性工作完成后,要按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T11822-2000)對本單位(部門)涉及到的項目文件進行整理、立卷,編寫移交目錄清單。檔案管理部門應加強督查,歸檔文件應完整、準確、系統,應真實記錄和反映項目建設過程和竣工時的實際情況,圖物相符、技術數據可靠、簽字手續完備。檢查驗收發現不符合規范要求的,堅決退回整改。在檔案接收方面,要充分利用行政程序把關,建立工程檔案初驗認可制和檔案驗收合格報送移交制,保證工程檔案的規范化、標準化,保證不出現擅自修改、偽造或事后補做的現象。參與工程建設的施工、安裝、監理、調試等單位應在竣工驗收后一個月內,向項目管理部門移交。設計單位在調研、初步設計、施工圖設計、竣工圖編制等階段性工作完成后即歸檔,竣工圖歸檔時間不得超過竣工驗收后兩個半月?？⒐を炇蘸髢蓚€半月內項目管理部門將項目的全部檔案向本單位檔案部門整體移交歸檔,在移交紙質檔案的同時,還應移交相應的電子文件、工程重要活動的音像材料。歸檔范圍包括建設項目前期文件、招投標文件、施工文件、監理文件及竣工驗收文件。項目管理和檔案管理部門對各參建單位提交的竣工資料進行驗收,保證歸檔文件的完整、準確。確認符合歸檔條件后,辦理交接手續。

4、提高隊伍素質

人是生產力發展的第一要素。因此，加強現有檔案員隊伍建設, 培養和造就一支具有廣博知識、精通業務和恪守職業道德的人才隊伍, 是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務,也是提高檔案管理水平,實現檔案事業跨越發展的關鍵。

“工欲善其事, 必先利其器”,學習能提高個人素質,提升我們的道德素養。隨著檔案工作涉及的面越來越廣,社會關注程度越來越高, 工作的要求也越來越嚴,難度越來越大,對檔案員素質要求也越來越高。就專、兼職檔案員而言, 必須要做到:

第一,加強檔案工作職業道德建設,自覺樹立愛崗敬業、默默奉獻意識,從思想意識上真正熱愛檔案工作。

第二,加強工作作風建設,努力培養自身舍得吃苦、樂于為基層服務的意識,增強工作的責任感和使命感。

第三,一要主動學習黨的路線、方針政策,學習各級檔案工作的相關法律、法規,學習系統內外關于檔案工作的文件規定,做到規范管理,依法治檔。二要加強專業知識的學習。通過檔案專業業務培訓、組織外出參觀、學習交流,邀請專家舉辦講座和現場講解、開展檔案工作檢查評比等形式提高工程檔案人員的專業理論水平。

加強現代辦公設備的學習,提高熟練運用計算機、網絡等現代技術管理檔案的技能水平,真正成為一崗多能、業務精湛的管理能手, 以適應新時期新階段對檔案工作的要求。

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關鍵詞：檔案管理；合同檔案；探討

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1673-8500（2013）03-0064-02

合同檔案記錄了企業在各類活動中與自然人、法人或其他組織就設立、變更、終止民事權利義務關系而形成的合同、協議、意向書及其過程。合同除具有一般檔案共性外，還有三個獨特的特點，就是憑證性、規范性和時效性。合同作為企業對外經營活動的憑證性依據，具有規范的形式要求和嚴格的時效屬性，規范的合同管理是維護企業合法權益的重要保障，而合同檔案形成經歷環節較復雜，材料多，參與人員廣、履行時間長，在管理過程中很容易造成疏漏。因此，如何規范合同材料收集、整理、歸檔、利用，使之成為保障企業合法利益的有力憑證和依據，如何使合同檔案更好地開發利用，是每個企業必須重視的課題。

一、健全規章制度，明確管理責任

合同及其輔證材料多而繁雜，合同管理也必須健全相關管理制度，明晰合同檔案管理責任，明確責任單位和責任人；目前企業的合同管理普遍是“誰主管誰負責、誰簽訂誰履行”，所以合同履行完畢后就保存在各個職能部門中。檔案管理部門對合同管理人員不提出歸檔要求，合同人員就不會主動將應歸檔合同材料整理向檔案管理部門歸檔，而合同檔案是企業維護經濟利益的重要法律依據，因此為保障企業合法權益，從制度上明確合同檔案的管理是做好合同檔案管理的關鍵。

在市場條件下，企業為實現一定的經濟目的，明確相互權利義務關系而簽訂的合同是民事合同，這種通過合同確立法律關系的行為是一種民事法律行為，由于合同這一特性決定了合同的主管部門為法律顧問部門。一般而言，合同管理都采用統一領導，分級管理的模式，企業法律顧問部門對一定金額以上的合同及重大合同進行審核備案，普通合同的簽訂法律顧問部門一般是會簽及目錄留底。在合同的管理流程中，合同檔案的歸檔是合同管理流程的閉環處理環節，合同管理主管部門應在合同管理制度中明確合同檔案的歸檔要求。檔案管理部門更要積極主動與法律顧問部門就企業經營管理實際情況明確合同檔案的歸檔范圍、歸檔要求，從制度上明確合同簽訂部門需對合同檔案管理負責，并指定專門人員跟蹤已簽訂合同收集、積累、整理和及時歸檔，企業合同檔案管理專責要做好統計、核查歸檔管理工作，在檔案管理制度上規范合同檔案的分類整編，使企業檔案管理形成橫向到邊、縱向到底的檔案網絡管理體系，保證檔案管理不留死角，確保合同檔案管理達到優質高效，具備規范性和時效性。

二、強化合同檔案過程管理，確保合同檔案管理完整性

（一）合同檔案齊全完整的重要性

合同檔案包括合同考察、洽談、簽訂、履行、變更、解除和解決糾紛等過程中所形成的所有書面材料及封存樣品等實物。合同檔案文字類原始檔案有合同文本及附件、補充協議或變更或解除合同協議、對方資信調查資料、來往文書、會議紀要、會談記錄、現場簽證、會簽單及合同招投標過程形成的資料等。由于合同涉及面廣、環節多、實施時間長，如大型建筑工程需要幾年時間，特別有些單位只注重主合同的收集，對相關會議紀要、簽證、變更等助證材料收集管理不規范，容易造成合同檔案資料不完整，嚴重的會影響了合同結算、合同糾紛的解決，部分經濟合同還牽涉到合同參與人員的廉政問題。如某企業十幾年前進行一項大型技改工程，其中基礎工程抽沙回填。有關管理人員十幾年后被誣告，說當時該工程采取圍標，招投標造假，且在工程結算時隨意加大工程量并收取回扣等。檢察機關到單位進行取證，查閱了當時合同檔案資料，由于此工程檔案從招投標文件、合同、竣工圖、施工竣工文件收集完整，所有收集的文件都是原件，并收集了招投標和簽署合同過程的影像檔案和會議紀要，整個工程起止過程材料十分齊全、準確，足以證明合同招投標過程主要是合法合規的；決算金額比合同額大的原因十分清楚，其證據材料（如設計變更通知單、工程量簽證單等）也十分齊全，檢察機關認為該工程的合同檔案資料完整規范，具有較高的可信度，最終采信該檔案材料，還了當事人的清白。因此，確保合同檔案資料的完整性、規范性非常重要。

（二）明確、規范合同管理流程，保證合同檔案收集及時、完整

合同檔案的齊全完整需合同主辦單位、歸口管理部門、主管部門（法律顧問部門）、檔案管理部門的共同努力。為了確保合同檔案資料收集齊全，需從企業工程程序、工作流程中規范各部門的工作行為，保證企業工作的規范化。合同主辦部門應及時收集、整理合同簽訂、履行等相關資料。對方先行簽章的正式合同交付我方簽章，合同生效的同時合同主辦部門就將合同正本及相關資料提交合同歸口管理部門歸檔；對于我方先行簽章的合同交付對方簽章后，應在規定時間（如10個工作日等）內取得對方簽章的正式合同文本，及時交合同歸口管理部門歸檔。履行時間長的合同當雙方主要權利與義務履行完畢后應及時交合同歸口管理部門。

（三）合同檔案的收集要求

合同檔案形式與內容的規范要求合同檔案的全面性與準確性較高，檔案管理部門接收合同檔案齊全完整的程序決定了收集工作的質量。合同檔案的收集應及時才能保證其齊全完整，合同文本一經簽字、蓋章、公證后應實時歸檔，雙方在談判過程中互致的信件、傳真、電子數據資料等是確認雙方權利義務的重要憑證，合同主辦部門經辦人應隨時收集、整理和保管，避免合同檔案的遺漏和有效性的損失。

三、明確合同檔案歸檔范圍、整理要求，規范合同檔案的分類整編

（一）明確合同檔案的歸檔范圍

除在管理制度規范明確責任單位和責任人、健全責任網絡外，還要明確規范收集范圍。一般情況下，一般性合同應歸檔的材料包括以下幾個方面內容：（1）合同文本（原件，不可缺。（2）合同會簽表。（3）合同的附件 （合同有附件的不可缺）如：技術協議，方案書等。（4）變更、轉讓、終止等合同補充協議 （有補充協議的不可缺） 。（5）合同資信資質材料，包括：對方營業執照、資格證、特種經營許可證等資信資料；對方簽約人、法定代表人身份證明或授權委托書。（6）合同簽約依據性材料，包括：詢比價及招投標資料、意向書、備忘錄、會談記錄、中標單位選擇說明等。（7）合同履約過程材料，（履約過程有文件產生的應歸檔）包括：送達回執或確認書、往來信函、電報、傳真、電子郵件、質量異議書、催款通知書等。（8）合同驗收材料，包括：合同竣工（交貨、發貨）確認單、驗收確認書、測試報告、工作報告、驗收報告。（9）合同終結表。重大合同除包括一般合同歸檔范圍的八方面內容外，還包括合同形成過程中的有關上級主管部門及政府（或相關部門）報批文件、批準證書、領導批示等文檔資料。

合同檔案歸檔時一定要齊全完整，歸檔合同文本和相關材料以及每份文件的頁數等方面都應保持齊全完整，否則不能稱作一套完整的合同檔案。針對每個項目要收集的資料列出清單，合同歸口管理部門按照檔案整理規范的要求整理好履行完畢的合同檔案，檔案部門接收合同檔案時根據合同統計臺賬與檔案移交清單認真核對，并檢查檔案質量。有合同管理軟件運行條件的單位可將電子文本實時邏輯歸檔，再按規定進行合同檔案實體歸檔和電子版的物理歸檔。

（二）合同檔案的整理要求

合同檔案的整理必須保持一份合同內相關資料的有機聯系，保證合同的完整性；應當充分利用原有的整理基礎，不宜打亂其原有的保存狀況，整理后的合同檔案要便于保管和利用。

（三）規范合同檔案的分類整理

合同檔案資料繁多，尤其工程合同，合同檔案實行按“件”歸檔方式，按照“一事一檔、一項一檔”原則，分門別類，由各合同主辦部門負責合同履行過程涉及到的履行、變更、廢止信息的收集，統一交合同歸口管理部門整理。對單項合同（如采購、單項工程、融資借貸）及系統性較強的合同（如建筑、財務等），在整編中可多設一級類目，使合同檔案間關系更加清晰。檔案管理部門要肩負起合同檔案指導責任，指導相關業務人員按規范做好合同材料的整理歸檔工作。

四、重視合同檔案信息開發利用，維護企業合法權益

合同檔案歸檔資料繁多，要利用好合同信息管理，建立系統、方便、快捷的查詢信息系統相當重要。檔案管理部門應及時編制合同檔案檢索工具，及時有效地提供合同檔案利用服務。合同檔案的利用應制度化，按保密規定設定利用者權限，并按規定進行登記。檔案管理部門可對合同檔案信息進行綜合整理，形成專題匯編，方便利用。

一是利用現代數字化管理手段建立合同管理應用系統，并與檔案管理系統通過接口直接歸檔電子版，提高合同檔案運轉效率，通過網絡實現瀏覽、快捷傳輸、實時歸檔、實現資源共享，便于服務企業的生產經營。

二是加強對企業管理人員業務和相關法律知識的培訓，增強工作主動性和提高法律意識，積極配合合同歸口管理部門開展定期檢查合同檔案歸檔情況，確保檔案信息完整。

三是做好合同檔案的專題匯編和檔案利用實例的編寫。專題匯編便于合同檔案的利用，利用實例的編寫是凸顯檔案價值，促進檔案工作的發展。

綜上所述，合同檔案的管理通過制度規范合同管理程序、把好合同檔案收集源頭、抓好合同形成關鍵點，使合同檔案的收集、保管、提供利用有序規范，對維護企業的合法權益，促進企業生產經營持續發展具有重要意義。

參考文獻：

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關鍵詞：監理 檔案 管理

中圖分類號： G271文獻標識碼：A 文章編號：

工程監理是指監理企業接受建設單位的委托，根據合同及有關要求，對工程建設參與者的行為所進行的監控、監督和評價，并采取相應的管理措施，制止建設行為的隨意性，保證建設行為符合要求，促使建設項目按計劃實現。我國從1988年開始開展建設監理工作，從根本上改善了工程建設管理體制，提高了管理效率和工程質量。但就目前許多工程建設監理來看，由于對監理檔案管理的重視不夠，給監理工作業績評定和建設項目竣工驗收都造成了一定的難度。

一、監理檔案的形成

監理檔案是指在監理活動中直接形成的具有一定保存價值的各種形式和載體的文獻，它不僅反映出施工進度、工程質量情況，而且是監理工程師公正處理索賠和延期、合理解決合同糾紛的依據，是監理單位進行工程建設管理的成果，對該工程項目竣工后的管理和維護具有長期或永久查詢、考證和指導作用。監理檔案是工程建設項目檔案的重要組成部分，完整、準確、系統的監理檔案能為工程建設、運行、管理維護提供可靠的依據，是評定監理工作、界定監理責任的證據，也是工程建設管理、審計檢查工作的重要依據，其重要性不言自明。

二、監理檔案的重要性

監理檔案對于監理單位和建設單位都有非同尋常的意義。監理工作不同于工程勘察、設計和建筑施工，有著自身明顯的特點：即不以實物形式體現，是一種管理性質的軟服務，它的工作效果不能單獨呈現出來，而是隱含在建設產品之中，這就要靠完整、翔實的監理檔案來體現。同時，監理檔案的質量，也直接影響到工程項目的竣工驗收，在建設單位項目檔案中舉足輕重。因此，監理檔案是監理單位和建設單位檔案管理的一項重要內容。

三、監理檔案管理存在的問題

一項工程項目的建設，尤其是規模大、投資多、自然條件復雜、涉及面廣、建設周期長的工程，所形成的監理檔案是十分浩繁的，而且雜亂無章，形式不一。由于部分監理單位對監理檔案資料的管理工作不重視，造成了監理檔案管理存在一些問題，主要表現在：

1、監理人員檔案意識淡漠。在工程建設中，監理人員將主要精力放在了抓進度、抓質量、抓關鍵目標的實現上，忽視了檔案管理工作，檔案意識不強，對監理檔案重要性認識不夠，不重視原始資料的形成和積累，導致原始資料內容填寫不準確、簽署不全、墨跡不符合要求、簽字潦草難以辯認。

2、歸檔制度不健全、資料收集滯后。工程建設項目具有建設周期長、人員變動大的特點，容易造成監理資料交接手續不到位，導致原始資料遺失。由于制度不健全，沒有合理確定歸檔時間，導致該歸檔的原始資料滯留在個人手中，也容易造成原始資料的丟失。部分監理項目的監理人員平時不注意資料的收集、編寫和整理，一旦工程驗收或檢查時搞突擊，粗制濫造、漏洞百出。

3、忽視對施工單位檔案工作的監督、檢查。工程監理對施工單位檔案工作進行監督、檢查是監理的工作職責，工程監理要對施工單位文件材料的形成情況進行質量檢查把關，在控制節點進行審核、簽署，發現問題及時令其整改。《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》規定：“建設單位委托的項目監理單位負責監督、檢查項目建設中文件收集、積累和完整、準確、系統情況，審核、簽署竣工文件，并向建設單位提交有關專項報告、驗證材料及其他監理文件”、“監理單位對施工單位收集、編制、整理后的項目竣工文件的完整準確情況和案卷質量進行審查”。

四、加強監理檔案管理的措施

1、加強宣傳，提高檔案意識。工程監理單位應充分認識到檔案管理對監理工作的重要性，定期開展檔案知識講座，深入學習《檔案法》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、《重大建設項目檔案驗收和整理規范》等法律法規，逐步提高監理人員的檔案意識，使監理人員了解檔案工作的重要性，明白檔案整理規范要求，支持檔案工作并發揮每個監理人員的作用，共同做好檔案工作。

2、建立健全檔案管理制度。重視監理檔案管理工作，成立檔案工作領導小組，加強組織領導，明確檔案管理職責，設置專職監理檔案員，并將檔案工作納入工作責任制，加大考核力度。建立健全檔案管理制度，規范檔案收集、整理、組卷、編號、編目、鑒定、審核等各環節的程序和標準。明確監理檔案的收集范圍、保管期限和分類方案，確保檔案工作協調及時有力，檔案收集整理有章可循。

3、監理工作與監理資料收集同步。監理資料是在工程監理過程中逐步形成的。根據這個特點，為了保證監理資料管理工作的有序進行，項目監理機構還應建立內部工作制度，確定工作程序、內部會議制度、工作檢查、匯報制度，監理人員匯報監理工作時，應同時匯報監理資料的情況?？偙O理工程師在檢查監理人員工作時，也應同時檢查其負責的監理資料。

4、監理施工質量與施工資料并重。監理檔案管理要做到及時、真實、有序，在施工監理中，還必須重視對施工資料的監理。施工資料是施工過程的記錄，對工程的驗收是在審核施工資料的基礎上，對工程實體質量進行檢查驗收。施工資料不符合要求，則工程實體質量就無從談起，因此對施工資料的監理也是監理工作的重要內容。為促使施工單位對施工資料管理的重視，在工程施工之初就要強調施工資料的重要性，要嚴格把關施工單位對其資料管理的質量，堅持工程報驗必須資料先行。

5、監理資料的分類整理與收集并重。監理資料是在工程生產過程中形成的，雖然資料已經按要求生成，但許多監理工作者在檢查時不能提供所需資料，究其原因是監理資料管理人員未對監理資料進行有效整理，致使在需要查找某份資料時不能及時提供，其實有效的分類能使監理過程比較明朗，同時也能體現一個監理組的管理水平。

總之，監理檔案是建設項目檔案中一項重要的內容，對工程施工的質量評定和竣工驗收都有很重要的意義，監理企業應重視監理檔案的管理，從源頭上把好監理檔案的收集關，為工程建設項目檔案的完整性、真實性提供保障，真正發揮好工程建設項目監理工作的作用。

參考文獻：

[1]《建設工程監理規范》（GB50319—2000），北京：中國建筑工業出版社，2001.2

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【關鍵詞】監理；檔案；問題；對策建議

城市建設工程檔案是工程建設活動的真實記錄，它直接反映了項目工程建設活動的過程和成果，建設工程檔案質量也像建筑工程質量一樣日益受到人們的重視，隨著對建筑工程質量和工程檔案質量要求的不斷提高，監理工作在建設工程檔案材料收集整理過程中所起的作用也日益顯著。

建設工程監理檔案是建設工程監理活動中直接形成的真實記錄，是監理工作質量的反映，是總結、評價工程質量和處理工程責任事故的重要依據。因此，加強對監理檔案的管理是監理單位一項非常重要的工作。監理文件檔案資料的管理是把監理過程中各項工作中形成的全部文字、聲像、圖紙及報表等文件進行統一管理和保存，從而確保文件和檔案資料的完整性。

一、目前監理資料檔案中存在的問題

（一）監理人員檔案意識淡薄

目前，監理單位的檔案管理人員大多為兼職，普遍由現場監理人員兼任，兼職檔案管理人員缺乏檔案基礎理論知識，檔案意識不強，收集、整理工作馬虎。而現場監理部從總監到一般監理人員往往都以實體質量控制為監理工作的中心，偏廢了監理檔案的編制管理工作，對施工單位工程資料監督管理也不到位。施工資料與監理資料銜接不夠緊密且漏洞百出。

（二）監理檔案整理層次不清、內容繁雜

監理檔案貫穿于整個建設工程監理的全過程，施工周期長，參與的主體較多，普遍存在監理檔案與建設單位、施工單位工程資料重復交叉的現象，導致監理檔案收集內容缺乏系統性，層次不清，排序混亂、內容繁雜，復印件較多。報送移交時一團亂麻，很難理清，給查詢利用檔案帶來麻煩。

（三）監理檔案制作材料不規范

監理檔案的編制大多由兼職檔案員來完成，一般未經過正規培訓上崗，且對檔案資料重視程度不夠，造成監理檔案制作材料不規范、不統一。目前還有的監理部“監理通知”、“工作聯系單”、“旁站記錄”等監理文件使用手寫填表，且使用的公文紙各式各樣，與檔案規定公文（A4，297mm×210mm）規格不一致。監理工程師簽署工程資料所涉及的欄目簽字不全，有的只有姓名，無簽署日期。分部、分項工程驗收表無現場監理驗收后簽署的結論性意見，簽名、日期書寫均不規范。甚至有對資料進行涂改、偽造、隨意抽取或損毀的現象發生。

（四）監理檔案報送滯后

建設單位組織建設工程檔案預驗收，施工單位提供的檔案資料相對完整，且系統性較高，而監理單位負責整理的監理檔案資料往往質量不高，內容不全，報送滯后，影響工程竣工驗收的組織。

二、針對監理資料檔案中存在問題的對策

（一）加強城建檔案法律、法規宣傳

進一步增強全社會的城建檔案意識和城建檔案法制觀念，建立健全監理檔案管理責任制，層層分解，各負其責，責任到人。培養一支有一定專業基礎，經過專門培訓上崗的檔案管理隊伍，從組織、制度、業務上提供保證。

（二）監理檔案的收集、整理、編制要遵循監理檔案的自然形成規律和內在聯系

監理檔案是建設工程全過程監理活動的真實記錄，有其自身的專業特點和特定的專業程序。因此，記錄著監理活動全過程的監理檔案，一方面要反映整個建設工程質量、進度、投資的控制情況；另一方面要反映監理單位本身技術管理、經濟管理、合同管理、組織管理及工作協調等監理活動的情況。就監理檔案而言，它是自成體系的有機整體，有它的內在聯系和完整性。因此，在整理編制監理檔案的時候，千萬不能人為地分散或打亂，要科學地分類、排列，做到：歸檔文件材料不凌亂，自成體系；檔案內容不繁雜，整理有條理；檔案排列不顛倒，用表類別層次清楚；歸檔文件資料收集不重復、不交叉，保持聯系有規律。

（三）監理檔案要具有專業性、科學性、公正性的特征

監理檔案是監理單位依據法律、法規及技術標準規范、施工合同、監理合同等對工程建設實施的專業化監理的真實反映，具有科學性、可靠性、公正性的特點。它既是總結評價工程質量的依據，又是檢查監理工作的依據，同時也是探索、完善監理制度的重要參考。因此，監理檔案的編制要做到“三個絕對”：絕對真實可靠、絕對規范標準、絕對公正科學。

（四）明確檔案的歸檔范圍和歸檔文件的質量要求

監理檔案的編制要按照《建筑工程資料管理規程》（DB11/T695-2009）、《市政基礎設施工程資料管理規程》（DB11/T 808-2011），明確監理檔案的歸檔范圍和歸檔文件的質量要求。準確把握卷內文件資料的排列方法，始終保持監理檔案的內在聯系，真實全面地反映監理工作的全過程和工程項目的質量。

（五）要加強監理檔案規范化、標準化的管理

監理檔案的表式應統一使用《建筑工程資料管理規程》（DB11/T695-2009）、《市政基礎設施工程資料管理規程》（DB11/T 808-2011）中的樣表，表式涉及的內容應認真填寫完整，實行計算機輔助管理，表格的內容為機打，監理審核意見有明確的結論，簽字為手寫，簽章齊備。

（六）建立監理檔案責任制

《建設工程監理規范》（GB50319-2000）規定，總監理工程師“主持整理工程項目的監理資料”，專業監理工程師“負責本專業監理資料的收集、匯總及整理”。工程監理項目部資料管理實行項目總監負責制，由總監指定專人進行監理資料管理，具體完成所監理項目資料的收集、整理和歸檔工作。項目部負責人對本項目部所形成資料的完整性、準確性、系統性負責。鑒于上述規定，建設單位與監理單位在簽署工程項目委托監理合同中應設立監理檔案專門條款，注明監理檔案歸檔的套數、移交時間、質量要求及違約責任追究等內容，做到職責明確，制度健全，管理到位。

（七）完備的監理檔案是竣工驗收的重要條件

《建筑工程質量管理條例》（國務院第279號令）第十六條規定，建設工程竣工驗收應當“有完整的技術檔案和施工管理資料”，“有勘察、設計、施工、工程監理等單位分別簽署的質量合格文件”。第十七條規定“建設單位應當嚴格按照國家有關檔案管理的規定，及時收集、整理建設項目各環節的文件，建立、健全建設項目檔案，并在建設工程竣工驗收后，及時向建設行政主管部門或其他有關部門移交建設項目檔案”，工程檔案（包括監理檔案）預驗收不合格，不得進行竣工驗收。所以，監理單位在建設工程竣工驗收合格后，應及時組織監理人員整理檔案，一式四套，建設單位應當在規定時限內將其中的一套監理檔案（原件）會同建設單位、施工單位的檔案一并向工程項目所在地的城建檔案館報送歸檔，辦結相關移交手續。

三、就目前監理資料檔案中存在問題的建議和意見

（一）建立監理機構內部責任制和工作制度

監理資料是在工程監理過程中逐步形成的。而整個工程監理過程環節繁雜，專業各異，不論總監理工程師，還是專職資料員，僅僅依靠個人的力量是無法做好這項工作的。根據監理資料產生與監理過程的特點，制定“誰監理、驗收，誰負責”的監理資料管理原則是適宜的。因此監理機構內部必須明確分工，劃分監理工作范圍，建立內部責任制。專業監理工程師負責本專業的原材料、分項工程的驗收及有關監理資料的收集匯總及整理，分部工程驗收完畢，即應將完整、真實的監理資料交資料員驗收歸檔。資料員負責監理資料的驗收、分類整理。為了保證監理資料管理工作的有序進行，項目監理部還應建立內部工作制度，確定工作程序、內部會議制度、工作檢查、匯報制度。工作有人做，資料有人管，監理日志有人記，確保監理資料的連續性、完整性。

監理人員在要求施工單位的施工技術資料與施工進度同步的同時，一定要做到監理資料與施工進度同步，并隨時真實地記錄現場監理情況?？偙O理工程師在檢查監理人員工作時，也應同時檢查其負責的監理資料。從監理資料的質量可評估該監理人員的工作質量。

（二）要重視對施工資料的監理

在施工監理的全過程中，還必須重視對施工資料的管理。施工資料是施工過程的記錄，是每一工序、分項、分部工程的實體質量合格文件，監理工程師對工程的驗收就是在審核施工資料的基礎上，對工程實體進行檢查，以驗證施工資料的真實性。施工資料不符合要求，則工程實體質量就無從談起。我們對工程實體的質量控制是從工序、分項、分部工程依次做起，同樣對施工資料的質量控制也應從工序、分項、分部工程做起。細分目標，步步把關。對施工資料的監理是監理工程師的一項重要工作內容。

施工資料也是日后分清施工單位質量責任的依據。施工單位必須做好施工資料的管理。為了促使施工單位對工程資料管理的重視，在第一次工地會議上就要強調施工資料的重要性，要交代有關施工報驗工作的程序和基本條件。特別是在施工準備階段一定要嚴格把關，堅持報驗必須資料先行，各項施工資料必須真實、合格的原則。在平時的監理例會上也要多次重申。

（三）加強與建設單位的溝通

監理資料管理工作與其他監理工作一樣需要加強與建設單位的溝通，爭取建設單位的理解和支持。監理資料中的施工合同文件、勘察設計文件、施工圖紙、設計變更、工程定位及標高資料、地下障礙物資料等，都由建設單位提供。平時工作的來往信函、會議紀要、監理工作聯系單等也和建設單位有關。工程計量和工程款支付、工期的延期、費用索賠等工作也要與建設單位溝通。對施工資料的嚴格要求也需要爭取建設方的理解和支持。

（四）加強監督，分類指導，注重業務培訓

針對監理檔案管理現狀，檔案管理部門要加大對監理檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、檢查的重點內容。同時，針對不同現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。注重業務培訓，全面加強對資料檔案人員專業知識和技能的培訓，為保管好監理檔案奠定良好的基礎。

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關鍵詞:公路工程;檔案管理;驗收;項目

公路工程建設檔案是一個項目從立項、可行性研究、設計、招投標到施工、竣工等全過程的真實記錄和客觀反映,這些技術檔案資料,對工程質量的監督及今后的道路規劃、維修及改擴建具有重要的意義。

1檔案專項驗收中存在的問題

工程質量驗收簽證原始資料不齊全,有用復印件替代原件現象,且在復印件上未能體現出原文出處;竣工圖文件編制不夠規范,變更部分沒有充分體現,不能真正反映竣工后的工程實際情況;施工原始簽證資料的格式、填寫不規范,內容有失真現象;資料的跟蹤收集不及時,竣工資料編制時間長、效率低、費用高;文件分類及編制規則不統一;工程資料檢查手段落后、工作強度大、檢索效率低。

2問題存在的主要原因

(1)工程檔案資料的管理沒有形成制度。工程實施過程中,施工隊伍和內業資料管理人員更換頻繁,工程資料的交接制度不完善,有人走檔案走、人走檔案丟的現象出現,資料整理困難。

(2)工程管理人員和檔案管理人員對相互的業務不熟悉,各單位平時的檔案管理基本上沿用了文書檔案管理的方式,內業資料整理過程中的重復返工現象時有出現。

(3)缺乏高科技的信息化技術手段對工程資料進行管理、利用和編制竣工資料。

除此之外,各單位的管理水平,也是決定內業資料整理水平的重要因素。竣工文件的管理和工程外業的管理一樣,都是工程建設管理的重要組成部分,在工程外業一開始就應嚴格按照竣工驗收辦法的要求收集資料、編排目錄、編制檔號,做到“邊整理、邊歸檔”,達到工程完成竣工文件即編制完成的目的。

3提高公路建設項目檔案管理工作的途徑和方法

3.1加強制度建設,規范檔案管理

加強工程檔案制度建設是使檔案工作邁向科學化、規范化的關鍵,在檔案管理工作中要形成一種制度。

(1)加強過程控制。堅持建路與建檔同步發展,抓檔案質量的關鍵階段應當在檔案形成過程,而非事后。公路工程檔案是公路建設中各個環節的真實記錄,是極其珍貴的原始資料和重要的信息資源。工程檔案管理應與工程建設同步,在工程建設過程中進行過程管理,建立健全的項目檔案,從項目籌劃到工程驗收各環節,都要嚴格按照規定對有關文件材料進行收集、整理、歸檔,杜絕工程結束后“補檔案”的不當行為發生。

(2)加強檔案的合同管理。公路工程建設單位在建設項目發包給承包方時,建議在工程合同中訂立檔案管理條款,明確公路工程竣工文件材料的形成、整理、組卷要求。

(3)工程項目負責人必須把項目檔案管理納入其職責范圍、工作計劃和工作程序中。要明確工程項目負責人為項目檔案主要責任人,對工程項目進行集中統一管理,保證工程項目檔案系統的完整、真實和安全適用。

(4)工程檔案不能單獨依靠檔案管理部門去管理,可以建立全方位的工程檔案檢查、監督、技術咨詢、指導管理體系。每個項目可成立由業主、監理、檔案管理人組成的督導小組,擔負對工程檔案工作制度的學習、宣傳及監督、檢查、指導工作,并由具體的質量保證部門負責協調督辦。

a(5)工程檔案資料的收集整理工作列入工程參建各方工作實績的考核項目。定期檢查評比,優勝者給予獎勵,建議設立工程檔案專項驗收保證金,將竣工檔案的編制工作與計量支付和質量保證金結合起來,可規定如不通過工程檔案專項驗收或不能及時完成檔案的整理歸檔,不予結算或扣一定金額的質量保證金,以此保證竣工檔案及時、順利地通過驗收。

3.2重視檔案人才的培養,努力提高公路建設檔案人員的素質,一方面要加強檔案管理新知識、新技術運用的教育,檔案人員以學習并貫徹執行現行《細則》為契機,使檔案工作者在檔案的收集、整理、組卷、編目、分類、排列、歸檔范圍及檔號編制等方面的業務知識更加精深;另一方面要用現代化的知識和管理手段來武裝檔案工作者,尤其是要加強檔案計算機管理、電子文件歸檔與電子檔案管理方面知識和技能的培養,使檔案的管理更加科學化、規范化。為此,對現有的檔案人員,可以通過進修、培訓、參觀學習,與其他單位開展交流等方式,不斷拓寬其知識面,增強業務能力。

3.3加速推進工程檔案信息化管理,早日實現文檔一體化傳統的工程檔案管理是基于人工的管理過程,管理效率低下,檔案檢索、查找和利用十分不便,在編制竣工檔案過程中需投入大量的人力、物力,編制周期長、出錯率高,編制完成的工程檔案基本上只有紙文檔,無法提供作為信息化基礎的電子文檔資料,很多的資料、檔案都成了“死”資料“、死”檔案,這就要求我們要緊跟時展,盡快采用信息化技術,確保具有保存價值的電子文件(檔案)信息,真實、完整、安全地保存在檔案管理部門,我們工程檔案人員下一步要在工程檔案的數據化處理、電子檔案的收集、管理和利用方面探索新的應用模式,早日使我們的工程檔案實現文檔一體化,充分體現出專業水準和與時俱進的創新精神,為查閱者提供方便、快捷的服務。超級秘書網

3.4重視項目檔案的開發利用,加強重點項目檔案的編研項目檔案是本單位工程建設科技資源的優勢所在,我們花費大量時間和心血積累的文件材料,實際上是積累項目建設的經驗和技術。項目檔案是否得到有效的選用,應作為衡量和檢驗項目檔案管理水平和項目檔案發揮作用大小的重要尺度。

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關鍵詞：園林工程；檔案管理；價值；資料收集；問題

Abstract: The landscaping is an important measure of people's living standard, it has a very important role in building a modern city, the garden project file management is an important part of the garden project, and it can provide the basis for the garden project implementation. This paper combines with the practice, and discussed issues related to the garden project file management.Key words: landscape works; file management; value; data collection; problem

中圖分類號：G271文獻標識碼： A 文章編號：2095-2104（2012）04-0020-02

1 園林工程資料檔案的價值

園林工程資料是對施工情況的記錄，真實反映了工程施工的全過程，反映了工程的內在

質量，特別是對于隱蔽工程和建成后不易檢測的項目更具有唯一的、不可替代的重要價值。資料的收集、篩選、分類及整理是一項煩瑣又需要有耐心的工作，往往得不到人們的重視，特別是在項目實施的前期更容易被忽視。每次交竣工驗收前的資料檢查時，由于資料不齊、表格內容填寫不規范、填寫錯誤等等問題，很大程度的影響工程的評分和質量鑒定的成績，因此資料整理和存檔工作就顯得更加重要，強調質量保證資料的重要性，將有利于促進工程質量的提高。因此，加強對工程資料的收集、歸檔與保存是非常重要的一項工作。為了建立完善園林工程資料，作為資料檔案管理人員，首先要收集大量的基本資料。

2 園林工程檔案資料的收集和整理

在大多數施工單位中散存著豐富的檔案，但大都沒有加以分類、整理、匯總，這樣既不便于開發，又不利于共享和利用。同時，由于對工程資料不重視，造成一系列的不良后果：其一是拖延了工程交工時間。其二是耗費大量人力、物力、財力。其三是給項目檔案資料歸檔帶來較大難度。工程建設檔案資料的整理、立卷、歸檔是整個工程建設工作中的一項重要工作，必須認真做好。首先，要清理檔案資料，把不歸檔的資料予以剔除；其次，按照工程項目程序整理檔案資料；三是按檔案資料的具體內容進行歸類立卷，整理出目錄和全部檔案資料的總目錄，最后把檔案資料按要求分類編號、立卷。立卷所用的卷宗、卷宗目錄、立卷說明等用品要使用統一規格的用品，做到檔案資料的規范、統一、并具可操作性和可使用性。

3 園林工程檔案資料的保管和使用

首先，要確保資料的安全，在保管工作中要采取防盜、防火、防腐、防蟲、防污、防鼠等安全措施，防止檔案資料的損壞，已經損壞的資料要及時組織修復或復制；其次，是做到借閱資料必須登記，外單位人員借閱的監理資料不得私自轉借，不得私自復印，不得遺失、拆折、抽掉、污損，不得在檔案資料上圈點、劃線和涂改。

4園林工程檔案原始資料的規范化

4.1 施工原始驗收簽證資料填寫不規范

交工證書、竣工報告、質量保證資料里，有的欄目沒有簽署意見，有的隨意進行涂改，還有的園林工程資料驗收簽證不齊全，存在代簽，這些現象都沒有按照國家行業標準規定要求辦理書面簽字，從而降低了原始資料的可信度，從而降低了竣工資料的使用價值。

4.2 園林工程原始資料不齊全

由于空間和時間的關系，有的單位疏于資料管理，造成原始文件丟失。有的非常重要的文件，在下發或轉發時就是復印件。難以滿足檔案資料管理規定中" 竣工資料中不允許出現復印件"的基本要求。也有的單位頻繁更換專業技術人員，在資料移交時又把關不嚴。同樣造成了原始文件遺失。

4.3 園林工程資料利用率低

目前城建檔案館里的各方面工程技術資料很多，但很少有人去查閱、利用。遇到需要查找技術資料時，不是去查檔案，反而找原來參與建設施工的人員了解情況，回憶規劃建設狀況，這實在是一種浪費資源、不尊重科學的行為。另外，因為長期的封閉、半封閉管理，造成園林工程資料檔案利用率不高。過去由于過于強調保密，檔案很少對公眾開放。多年來檔案館的這種自我封閉、與世隔絕，又是檔案館檔案利用率不能增長的內部原因之一。

4.4 園林工程資料信息化程度不高

目前一些城市，園林工程資料信息化水平還比較低，安裝使用工程檔案專

用軟件的單位，各種數據庫還未規范建立起來，錄入任務十分繁重。很多領導認識不足，僅能做到安排定時檢查資料的收集、整理、保管和利用情況，但在推動園林資料信息化的認識上還存在差距，認為此工程竣工后向城建檔案館提交了文字資料，就算工程總體結束了。這就導致了檔案資料信息化落后。

5園林工程檔案資料管理工作的優化措施

5.1 從工程項目立項抓起是做園林工程全過程文件資料管理與歸檔的前提

當前園林工程建設項目大多實行項目法人負責制的管理模式，項目法人既然對整個項目負責，自然也就意味著對項目的各階段產生的工程資料負責，從園林工程項目立項開始就設立園林工程項目資料管理機構和管理人員，負責園林工程項目各階段文件資料的收集、整理和歸檔管理工作，負責對各階段文件資料管理的指導，監督。實現園林工程立項開始與竣工資料收集同步；園林工程施工過程與竣工資料形成同步；園林工程完工驗收與工程資料驗收同步，從而將資料管理"三同步"原則貫穿到園林工程施工資料管理的全過程。

5.2 建立健全園林工程資料管理制度是做好園林工程資料檔案的根本

一個園林工程要求所有歸檔的資料具有準確、齊全、規范的特點。當有多個單位參與同一園林工程建設時。項目管理部門在園林工程建設初期(而不是中后期)就應結合園林工程項目的實際情況，制定適合本園林工程項目的資料管理規定。明確建設單位、施工單位、監理單位在工程資料形成過程中各自的職責和應承擔的責任，做到分工明確，責任明確。園林工程項目管理單位和監理單位，在園林工程項目開始之初就應制定出一套可行的，適合本工程特點的資料所要求的表格及樣本．以便于各參建單位在工程資料整理過程中有依據，好操作，這樣才能避免資料格式的多樣性、不規范。只有加強園林工程建設各階段檔案資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料內容的準確、齊全、規范，才能保證施工技術資料記錄齊全、簽署完備，原材料質量保證資料真實可靠。

5.3 加強過程控制是保證園林工程資料真

實有效的最好措施園林工程項目建設單位、監理單位和工程管理人員、工程技術人員要切實負起責任，做到園林工程建設與資料整理同步進行，避免園林施工與資料整理兩張皮。切忌先完成施工任務，而后補資料的現象發生。負有管理職責的檔案資料管理人員要經常深入施工現場，對各施工單位的資料的同步性、真實性、準確性、完整性、規范性進行檢查，建立過程控制獎罰制度，督促各參建單位商標準、嚴要求做好工程檔案資料。

5.4 提高園林工程檔案利用率的方法

首先，擴大宣傳，提高園林資料檔案工作的知名度。檔案館應通過辦宣傳欄、舉辦圖片展覽等宣傳手段廣泛宣傳《檔案法》，同時介紹館藏的園林工程資糧檔案向社會開放的內容、數量，提高園林資料檔案工作的知名度，讓社會各界和公民都了解利用園林工程檔案的意義和實際效果。其次，加強園林資料檔案社會化服務的力度。隨著數字技術和網絡技術的不斷應用和普及，各類信息，隨著網絡進入千家萬戶，人們對知識和信息的需要越來越迫切，使信息的社會服務成為一種需要。要提高園林工程檔案的利用率，信息服務社會化是關鍵，我們應針對不同的信息需求，提供不同的信息服務。同時要充分利用網絡等先進技術手段，擴大服務范圍，暢通交流渠道，提高檔案信息服務的普及力和影響力。

5.5 扎實開展檔案信息化工作，加快園林工程檔案信息化

首先，提高認識，加強領導，完善基礎設施建設。

加強對園林工程檔案信息化建設的領導，要明確分管領導，確定工作人員，及時研究解決

工作開展過程中遇到的各種困難問題。及時完善計算機配置，計算機網絡，軟件更新等。只有具有先進的計算機系統，才能充分發揮檔案信息化的整體效益。

其次，引進和培養現代化管理人才，同時穩定隊伍。

在檔案管理信息化時代要求管理人員必須有現代化素質。為此,要積極讓檔案管理人員參加檔案專業現代化培訓和業務培訓。檔案工作是一項技術性、時效性很強的工作，沒有熟練掌握檔案業務技術知識，沒有愛崗敬業精神和耐心細致的工作方法是根本做不好的。因此，檔案人員要自覺加強對檔案業務知識的學習，同時要積極參加檔案行政主管部門舉辦的業務培訓學習，增長本領。再次，提高檔案信息的指導、督查、鑒定、評估能力。指導各工程項目施工單位的園林工程檔案工作的開展，幫助查找存在的問題及原因，提出切實可行的改進意見，規范園林工程檔案工作。同時要加強督促檢查，對沒有完成的園林工程檔案工作任務的要通報批評，對完成任務出色的要表彰獎勵，形成你追我趕的生動局面。同時，把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者是檔案工作著的一項基本職責,也是利用者評價檔案部門信息服務質量的一個重要標準。

總之，在信息化的時代，檔案工作者必須具備比以往更強的鑒定評估能力，對檔案信息進行判斷、鑒選、綜合分析，從中捕捉到與特定利用者密切相關的部分為利用者提供優質的服務。

參考文獻

[1]張偉.檔案信息化建設中存在的問題及完善措施 [J]. 太原師范學院學報, 科學社會版,2007(3):166- 167.

篇10

一、建設項目的各級領導應高度重視檔案工作

建立和落實項目檔案工作領導責任制，將檔案工作納入工程質量進行監督。各參建單位領導在基建工作中，都要把檔案工作同時計劃、同時布置、同時檢查、同時考核。及時建立檔案管理機構，配備相應的檔案管理人員，形成檔案管理網絡。在項目建設單位的領導下，由監理牽頭，成立由設計、施工、監理、調試等單位有關人員參加的檔案領導小組和檔案協作組，從組織上保證建設項目檔案工作的開展。

二、檔案人員要加強學習，掌握電網建設項目檔案管理的有關規定

檔案人員要不斷提高業務水平和自身素質，積極主動與有關部門人員聯系，了解項目建設的動態，做好每一環節的歸檔工作。工程檔案是記錄工程項目開始、發展、結束的原始信息，是推動工程建設業務流程發展的驅動器。只有將工程文件、檔案的管理真正作為工程實體檢查評分并且設立重要考核指標，加強工程項目檔案的全過程控制和質量控制，才能實現以工程檔案管理促進項目管理，使工程檔案管理與工程項目管理同步進行，互相支持，互相促進。

三、制定符合項目特點的檔案規章制度

明確各參建單位在項目檔案上的職責，是做好建設項目檔案工作的保證和協調檔案工作的依據。從建設項目開始，建立科學、合理、適用和可操作性強、力度大的一整套建設項目檔案管理制度，從組織領導、管理體系、各方職責等方面做出明確規定，將文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、組卷以及竣工圖編制和交接驗收等問題，提出具體要求。

四、健全檔案管理網絡，發揮檔案管理網絡的作用

依靠一線兼職檔案員，健全檔案管理網絡，各參建單位分工負責。網絡成員各司其職，使建設單位部門由單純地收集、整理檔案，變為負責整個工程檔案的管理、協調、指導。加強對工程檔案全過程的協調、監督和指導，統一工程檔案標準和要求，定期對兼職檔案員進行業務培訓。

五、開展工程檔案管理的前期策劃和技術交底

在工程項目建設前期，應制定檔案管理的總體目標和整體戰略策劃，建立符合項目實際需求的檔案管理體系，明確各參建單位歸檔職責和過程文件、檔案的形成、收集、整理、組卷、歸檔要求，并將具體責任落實到人。

1.前端控制

前端控制要求工程項目檔案管理人員在工程開始前就提前介入，并對文件的形成、整理、保管和利用全工程負責。只有在工程開工前對所有形成文件的信息做到事先掌握和事先策劃，才能有效地加強對文件的前端控制。

2.過程控制

過程控制主要體現了全員參與的理念。要求在整個工程項目建設各個階段中全員參與。同時，要將工程檔案管理納入基建工程計劃及工程管理工作程序之中，納入有關部門和有關人員的職責范圍之中，檔案人員要參與設備開箱、工程竣工驗收等相關活櫻做到工程檔案收集、整理工作與工程管理、工程進度同步，把工程檔案的管理作為整個工程管理的一部分，而不是單獨地、孤立地檔案管理。

3.后端控制

后端控制即對文件轉化為檔案的階段里對檔案的控制。必須對這個階段的工程檔案的歸檔質量和整理規范進行嚴格控制，維護工程檔案的真實、準確、完整、規范和系統，同時還應以工程創流動紅旗檢查、質量監督檢查、工程中間驗收和竣工驗收檢查及達標投產、創優檢查等活動為契機，對各參建單位檔案資料嚴格把關、抽查，對歸檔資料不規范、不齊全的參建單位，及時提出口頭或書面意見并敦促整改，最終達到形成檔案工作責任管理和檔案資料考核機制的目標。

六、強化聲像檔案資料的管理