導(dǎo)語：如何才能寫好一篇高校人事檔案管理辦法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關(guān)鍵詞：高校；人事檔案；對策

一、新時期做好高校人事檔案管理的重要意義

1.為考察和選任人才干部提供重要依據(jù)

高校的發(fā)展關(guān)鍵在人才，核心在領(lǐng)導(dǎo)干部，干部人事檔案記錄了人員的過往學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷。隨著高校的發(fā)展，對干部人才愈加重視，嚴(yán)格進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)干部的選任和考察，可以確保干部選任的科學(xué)性。檔案審核是干部選任考察的必要環(huán)節(jié)，通過全面審檔，可以更全面的了解擬選任人員的過往，對于存在干部檔案造假等不端行為的干部嚴(yán)厲懲處，不得提拔重用，有效降低選人、用人風(fēng)險。

2.為維護(hù)高校教職工合法權(quán)益提供憑證

人事檔案是對教職工成長歷史的記錄，內(nèi)容豐富，記錄了其家庭成員、工作經(jīng)歷和薪資福利及獎懲情況等，當(dāng)教職工出現(xiàn)財產(chǎn)繼承、離退休辦理等情形時，可通過查閱人事檔案進(jìn)行家庭成員關(guān)系確認(rèn)、工作年限確認(rèn)等，有效地維護(hù)教職工切身利益。

3.有利于強(qiáng)化高校人才隊(duì)伍建設(shè)

人事檔案對個人信息進(jìn)行了全面詳實(shí)的記錄，包括個人的興趣、愛好、特長、學(xué)歷職稱、工作經(jīng)驗(yàn)等，人事檔案的整合就是強(qiáng)大的人員信息庫，通過人員檔案資料分析，可以對高校整體人員情況進(jìn)行盤點(diǎn)，科學(xué)預(yù)測未來人員需求，結(jié)合人員特點(diǎn)進(jìn)行人崗匹配，加強(qiáng)人力資源開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)人力資源的高效配置，促進(jìn)高校人才隊(duì)伍建設(shè)。

4.有利于促進(jìn)高校組織人事工作的開展

人事檔案工作是高校人事工作的重要內(nèi)容，高校組織人事工作是圍繞人員“選育用留”的工作，離不開對人員的管理，做好人事檔案工作，有利于促進(jìn)高校人事工作的開展。

二、高校人事檔案管理存在的問題分析

人事檔案在高校組織人事工作中發(fā)揮著重要作用，做好高校人事檔案管理具有重要意義。但由于人事檔案意識薄弱，重視程度不夠，管理不規(guī)范，從業(yè)人員專業(yè)度不夠等各方面原因，制約了高校人事檔案的科學(xué)規(guī)范管理。

1.人事檔案意識薄弱

隨著高校改革的深入推進(jìn)，需要進(jìn)一步做好人事檔案工作，更好地服務(wù)于高校組織人事及其他工作的開展。由于人事檔案工作量大且不易產(chǎn)生工作業(yè)績，因此，許多高校對人事檔案工作重視程度不夠，高校領(lǐng)導(dǎo)、從業(yè)人員在思想上對人事檔案重要性認(rèn)識不足，主動學(xué)習(xí)、主動工作、主動作為意識薄弱，存在重保管輕利用等管理意識，人事檔案思想認(rèn)識不足嚴(yán)重制約了人事檔案的科學(xué)規(guī)范管理，制約了人事檔案工作的高效開展，制約了人事檔案作用價值的發(fā)揮。

2.人事檔案管理制度不健全

受高校發(fā)展成熟度及領(lǐng)導(dǎo)重視程度等因素影響，許多高校存在制度缺失或不健全情形，人事檔案管理缺乏制度依據(jù)，管理不規(guī)范。高校人事檔案內(nèi)容不齊全情形較普遍，收集、整理、統(tǒng)計、利用等各環(huán)節(jié)工作的開展缺乏操作規(guī)范，無法為高質(zhì)量開展高校人事檔案工作提供制度保障。人事檔案材料包含十大類，材料的形成涉及組織人事、審計、紀(jì)檢監(jiān)察等多個部門，需要諸多部門的協(xié)調(diào)配合。由于相關(guān)檔案材料形成部門對檔案移交程序不了解，或出于部門自身工作繁雜，對人事檔案工作重視程度不夠等，人事檔案材料移交不及時、移交不齊全情況常有。高校人事檔案移交過程中常存在移交手續(xù)不齊全等情況，造成管理混亂、推諉扯皮等情形。高校人事檔案的整理存在分類不嚴(yán)謹(jǐn)，錄入不細(xì)致，排放無序等情形，嚴(yán)重制約了高校人事檔案的有效利用。

3.人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后

由于對人事檔案不夠重視，加之經(jīng)費(fèi)緊缺，缺乏財力、物力支持，有效投入不足，人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后。有的高校沒有設(shè)單獨(dú)的人事檔案室，僅設(shè)檔案柜；有的人事檔案室被當(dāng)作了雜物室。人事檔案保管設(shè)備缺失或老化，未達(dá)到檔案室檔案設(shè)備配置要求，這些都不利于人事檔案的安全保管。高校人事檔案管理軟件落后，有的高校甚至完全沒有人事檔案管理軟件，依靠excel進(jìn)行人事檔案信息錄入和人事檔案信息的具體查找，管理落后，效率低下，利用不足，制約了人事檔案工作的開展。

4.人事檔案信息開發(fā)利用水平較低

人事檔案開發(fā)利用意識薄弱，人事檔案管理理念較落后，重保管而輕開發(fā)利用，未發(fā)揮人事檔案對人事管理的作用。檔案信息開發(fā)利用信息化水平較低，人事檔案管理中人事信息系統(tǒng)落后，未能將大數(shù)據(jù)思維和信息化管理手段運(yùn)用到人事檔案開發(fā)利用中，人事檔案信息共享程度低。

5.人事檔案隊(duì)伍建設(shè)不足

雖然國家政策對干部人事檔案管理人員配置作了明確規(guī)定，但在高校實(shí)際工作中，由于學(xué)校重視程度不夠，加之人手不足等原因，人事檔案從業(yè)人員常常配置不足。高校人事檔案工作人員常由組織人事工作人員兼任，檔案專業(yè)理論知識不足，人事檔案分類整理、人事檔案信息化管理等理論和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不夠，且由于個人時間精力有限，對人事檔案業(yè)務(wù)投入精力不足，業(yè)務(wù)鉆研不夠，人事檔案工作質(zhì)量無法得到保證。

三、關(guān)于新時期做好高校人事檔案管理的對策思考

1.增強(qiáng)人事檔案管理意識

高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)意識到高校人事檔案的科學(xué)規(guī)范管理具有重要意義，有利于更好地維護(hù)高校教職工的利益，更好地促進(jìn)高校人才建設(shè)，推動高校高質(zhì)量發(fā)展。因此，要發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)關(guān)鍵作用，高校領(lǐng)導(dǎo)要積極為營造良好工作氛圍，調(diào)動高校人事檔案工作人員做好人事檔案工作的積極性。高校人事檔案工作人員要學(xué)會利用大數(shù)據(jù)思維和信息化思維進(jìn)行人事檔案管理，增強(qiáng)檔案管理意識和信息資源共享利用意識，同時利用學(xué)校網(wǎng)站、學(xué)校微信公眾號等平臺加強(qiáng)推廣宣傳，多渠道宣傳人事檔案對于促進(jìn)高校人事工作及高校發(fā)展的意義，增強(qiáng)高校教職工人事檔案意識。

2.完善人事檔案規(guī)章制度

促進(jìn)高校人事檔案工作的發(fā)展需要完善頂層規(guī)定制度設(shè)計，建立完善的規(guī)章制度體系是開展人事檔案各項(xiàng)工作的依據(jù)和保障。一是要完善高校人事檔案管理制度。根據(jù)國家檔案管理辦法及干部人事檔案管理辦法相關(guān)規(guī)定，結(jié)合高校實(shí)際，制定科學(xué)的高校人事檔案管理制度，確保高校人事檔案工作開展有章可循。二是制定人事管理制度配套實(shí)施細(xì)則。完善人事檔案收集、分類、轉(zhuǎn)遞、利用等相關(guān)規(guī)定，要重點(diǎn)做好高校人事檔案的收集管理。明確高校人事檔案相關(guān)形成部門的工作職責(zé)，建立高校人事檔案收集工作機(jī)制，定期進(jìn)行收集，明確收集、移交手續(xù)要求，做好移交清單，確保各項(xiàng)移交資料有據(jù)可查。按照人事檔案分類規(guī)定，科學(xué)做好高校人事檔案的分類整理。三是要完善配套考核激勵制度。制定人事檔案工作目標(biāo)，并層層分解目標(biāo)，切實(shí)將工作落實(shí)到部門和個人。明確考核標(biāo)準(zhǔn)和要求，對于未完成目標(biāo)任務(wù)的扣減績效得分，將考核結(jié)果和個人績效工資、優(yōu)秀評選、職級調(diào)整等掛鉤，發(fā)揮激勵約束作用，確保人事檔案管理工作各項(xiàng)目標(biāo)有效完成。

3.完善檔案管理各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施

足夠的經(jīng)費(fèi)和有效的人力、物力支持是開展高校人事檔案工作的重要保障。高校人事檔案工作人員要主動作為，并致力于推動人事檔案工作的高效開展。按照檔案保管規(guī)定，完善人事檔案庫房建設(shè)，實(shí)現(xiàn)庫房環(huán)境的現(xiàn)代化，配備技術(shù)先進(jìn)的設(shè)備。例如，溫濕度調(diào)節(jié)、安全監(jiān)控等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)人事檔案的高質(zhì)量保管，維護(hù)人事檔案安全。加強(qiáng)人事檔案軟件系統(tǒng)配置，通過掃描、錄入等方式將紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)換為電子檔案，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息存儲數(shù)字化。

4.強(qiáng)化人事檔案開發(fā)利用

在做好檔案安全保管前提下，逐漸加強(qiáng)開發(fā)利用，充分發(fā)揮其價值。一是要轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理理念，由重保管將工作重心轉(zhuǎn)移到人事檔案信息資源的開發(fā)利用上來，要深刻地認(rèn)識到實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源開發(fā)利用對于優(yōu)化人員配置，促進(jìn)人才建設(shè)的重要作用。二是要做好高校人事檔案資源網(wǎng)絡(luò)化利用，條件成熟的學(xué)校要進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化的查詢利用平臺，便于高校教職工更高效便捷地進(jìn)行人事檔案的查閱與利用。三是做好人事檔案信息數(shù)據(jù)的深度挖掘研究，以高校事業(yè)發(fā)展為導(dǎo)向，根據(jù)人事檔案信息，更好地進(jìn)行人力資源開發(fā)，促進(jìn)高校人才隊(duì)伍建設(shè)。

5.提升人事檔案隊(duì)伍水平

高校人事檔案工作的發(fā)展，需要人才的支撐，需要建設(shè)一支能夠勝任新時期高校發(fā)展的高素質(zhì)、高水平的檔案人才隊(duì)伍。高校要認(rèn)真分析人事檔案工作對從業(yè)人員的素質(zhì)要求，選聘具有專業(yè)知識背景和豐富從業(yè)經(jīng)驗(yàn)的人員。要加強(qiáng)對從業(yè)人員的培訓(xùn)力度。一是實(shí)施崗前培訓(xùn)，要加強(qiáng)保密意識培訓(xùn)，要提高從業(yè)人員的政治意識和保密意識，從業(yè)人員要有良好的工作作風(fēng)，嚴(yán)格遵守人事檔案工作紀(jì)律，確保人事檔案實(shí)體和內(nèi)容安全。要結(jié)合實(shí)踐案例，對從業(yè)人員進(jìn)行系統(tǒng)的崗位培訓(xùn)。二是在崗位實(shí)踐中培訓(xùn)，通過老員工帶新徒弟的方式，在實(shí)踐中對新從業(yè)人員進(jìn)行指導(dǎo)，更好地將理論與實(shí)踐相結(jié)合。定期組織交流會、專題會等會議交流人事檔案工作中存在的問題，共同探討、共同學(xué)習(xí)、共同進(jìn)步，促進(jìn)高校人事檔案管理水平提升。綜上所述，新時期、新問題、新要求，結(jié)合高校實(shí)際，高校人事檔案管理需要從加強(qiáng)人事檔案意識，完善制度，加強(qiáng)開發(fā)利用，提升人事檔案人員水平等諸多方面努力，進(jìn)一步規(guī)范管理，促進(jìn)人事檔案管理水平提升，為高校事業(yè)發(fā)展提供保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊琪.高校人事檔案管理現(xiàn)狀及問題與對策研究［J］.工作指導(dǎo)，2019(2):173-174

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人事檔案管理工作是促進(jìn)人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊(duì)伍素質(zhì)的重要措施，是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據(jù)。由于人事檔案本身不能直接帶來經(jīng)濟(jì)效益，所以學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案工作的重要性仍然認(rèn)識不足,“重藏輕用”現(xiàn)象比較普遍。

1.人事檔案管理制度相對落后

隨著人事制度不斷改革發(fā)展，人才流動，單位選拔和使用人才的手續(xù)不斷簡化。前幾年，筆者學(xué)院引進(jìn)了數(shù)位高級專業(yè)技術(shù)人才，在整理人事檔案時，發(fā)現(xiàn)有兩名同志因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調(diào)動、派遣手續(xù)。他們的原始檔案至今沒有轉(zhuǎn)到學(xué)院，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位的人事審核、工資審批工作帶來不便。

2.人事檔案管理方式和手段相對落后

人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨(dú)存放。如學(xué)院因辦公用房緊張，雖然人事檔案材料份數(shù)多，資料復(fù)雜，但多年來檔案室一直是庫房，比較狹小。由于單位人事管理人員不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業(yè)人員管理。在檔案管理手段上，因?yàn)闆]有單獨(dú)的計算機(jī)和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。

二、 高校人事檔案管理的設(shè)想

隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，人事制度改革和人員模式改變，給高校帶來了管理多元化的特點(diǎn)，這也對人事檔案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的高校人力資源管理系統(tǒng)就體現(xiàn)了高校人事管理(含檔案)的整體管理水平。

1.加強(qiáng)和完善人事檔案管理制度

實(shí)行人事檔案的社會化管理制度，制定《人事檔案管理?xiàng)l例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。

2.加強(qiáng)干部人事檔案管理，有效利用人才資源

干部人事檔案真實(shí)地記載和反映著一個人的經(jīng)歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據(jù)，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、教學(xué)部門結(jié)構(gòu)調(diào)配方面都將發(fā)揮重要作用。所以只有加強(qiáng)干部人事檔案管理，實(shí)行干部人事檔案的社會化、開放式管理模式，才能更有效地利用人才資源。

（1）建立專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案。建立專業(yè)技術(shù)人員檔案，對專業(yè)技術(shù)人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。專業(yè)技術(shù)人員檔案包括:①基礎(chǔ)材料:個人基本情況，學(xué)歷、學(xué)位證明，繼續(xù)教育及專業(yè)技術(shù)進(jìn)修證明、證書，專業(yè)技術(shù)工作總結(jié)等工作。②專業(yè)技術(shù)資格任職材料:專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格呈報表、申請表、考核表和審批表，專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格證書、聘任證書和聘任合同。③專業(yè)技術(shù)成果材料:著作專題研究報告，學(xué)術(shù)論文(分級)，專業(yè)技術(shù)成果鑒定書，優(yōu)質(zhì)課件、研究立項(xiàng)等。專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案的建立，為專業(yè)技術(shù)人員提供了有效的服務(wù)，為高校管理提供了準(zhǔn)確及時的信息。

（2）實(shí)行人事，促進(jìn)人事檔案的社會化開放式管理。人事是在我國市場經(jīng)濟(jì)體制建立過程中出現(xiàn)的新事物，是在社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下誕生的一種新型的人事管理方式，是與我國市場經(jīng)濟(jì)體系完善相適應(yīng)、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事有利于促進(jìn)單位人事管理的社會化、專業(yè)化、規(guī)范化。隨著知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢將越來越明顯，人才的流動數(shù)量和質(zhì)量會逐步增強(qiáng)。而隨著政治體制改革的深化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產(chǎn)業(yè)，人事檔案社會化開發(fā)式管理模式將成為一種通用的管理模式。

3.提高檔案管理人員的素質(zhì)

在新形勢下，要提高檔案管理的水平，必須提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)“創(chuàng)造、復(fù)合、協(xié)作”等多類型人才。

4.強(qiáng)化人事檔案管理現(xiàn)代化手段

增加資金投人，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。提高檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫房，購買空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦。設(shè)置防火、防盜的自動監(jiān)控系統(tǒng)。引進(jìn)計算機(jī)管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用，確保高校在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為高校的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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關(guān)鍵詞：高校 人事檔案 信息化

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2011）06-104-02

隨著現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展，高校建設(shè)步伐的迅速加快，對人才的需求和利用日益擴(kuò)大，人員的流動也不斷增加，檔案材料數(shù)量和種類也逐步增多，加強(qiáng)信息化管理，已經(jīng)成為高校人事檔案管理的一個主要趨勢和途徑。

一、人事檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容

人事檔案管理就是將人事檔案進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實(shí)反映。

高校人事檔案是高校管理的信息支撐之一，是學(xué)校內(nèi)部管理體制改革、教學(xué)、科研、人力資源開發(fā)利用等方面的重要依據(jù)，是重要的信息庫。同時高校人事檔案的管理水平直接關(guān)系到高校的發(fā)展，因此檔案主管部門、檔案工作人員都應(yīng)該提高認(rèn)識，立足于為人事工作服務(wù)、為人事決策服務(wù)、為建設(shè)高素質(zhì)的干部隊(duì)伍服務(wù)。高校人事檔案信息化建設(shè)主要是指高校在開展人事檔案管理和建設(shè)工作中檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和向社會提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變、不斷提高管理效率和服務(wù)水平的過程。其主要內(nèi)容包括：

1.重要檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。在高校中教職工人事檔案記載的信息，是與教職工的切身利益密切相關(guān)的信息，具有證據(jù)性與法律性。在職工的工作履歷、職稱評聘、工資晉升、干部考核以及人事糾紛等方面都發(fā)揮著重要的證據(jù)和參考作用。因此，它的使用頻率特別高，很需要信息化建設(shè)。

2.檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化。在高校實(shí)際工作中，由于受到時效性強(qiáng)、傳達(dá)范圍廣、地域制約等因素影響，往往會大量使用電子文件檔案，也需要信息化建設(shè)，并且需要加強(qiáng)科學(xué)利用和管理，從而做到信息共享以及保密和安全。

3.現(xiàn)有人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫化。高校一般都有幾十年甚至上百年的發(fā)展史，人動大而且復(fù)雜，現(xiàn)存的檔案材料不僅數(shù)量龐大、占據(jù)空間大，同時也極不方便管理和使用，這就更需要加快信息化建設(shè)，將其逐漸轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)加以整理和規(guī)范，這對個人的工作和職位評定以及發(fā)展有著重要的作用，從而使信息資源得到充分的利用。

二、高校人事檔案信息化建設(shè)中的主要問題

自第四次全國干部檔案工作會議和干部人事檔案審核工作以來，各地、各部門的人事檔案工作在制度建設(shè)、內(nèi)容的規(guī)范和完整以及鑒別等方面都取得了突破性的進(jìn)展，然而許多高校仍存在一些帶有普遍性且不容忽視的問題，目前我國一些高校人事檔案管理方面的問題主要有：

1.檔案材料不全，內(nèi)容失真。真實(shí)性是人事檔案的生命，而現(xiàn)有的檔案材料，有的內(nèi)容前后不符，如時間方面，出生年、月、公歷、農(nóng)歷填寫隨意，且沒有說明；檔案中的考核鑒定材料大多只有優(yōu)點(diǎn)，沒有缺點(diǎn)，只有成績，沒有差錯。對這些情況，人事檔案部門也沒有進(jìn)行嚴(yán)格的審核把關(guān)，及時地發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，給檔案的利用帶來困難。一些本該有的履歷表、年度考核表沒有，一些本該有的學(xué)歷、職稱、工資材料也不全。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往身兼數(shù)職，于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，導(dǎo)致內(nèi)容不全。

2.管理傳統(tǒng)，效率低下。現(xiàn)階段高校人事檔案的提供、利用還是以實(shí)體檔案為主。檔案用紙一直承襲傳統(tǒng)的16K規(guī)格與目前國際標(biāo)準(zhǔn)公文用紙A4規(guī)格存在差異，給人事檔案的裝訂帶來大量的剪裁和折疊工作，降低了工作效率。管理方式上，高校人事檔案的管理一直沿襲了傳統(tǒng)的管理辦法。由于各項(xiàng)制度不健全，檔案人員對檔案材料收集重視不夠，產(chǎn)生了失真材料。過去高校長期未能建立健全人事檔案收集審核歸檔制度，致使人事檔案長時間沒有收集整理。材料方面，有的人事部門也沒有審查、核實(shí)、嚴(yán)格把關(guān)，對送來的材料塞入檔案袋了事，使部分材料出現(xiàn)了失實(shí)甚至虛假的內(nèi)容。隨著人事制度的逐步推行，個別部門由于自身利益拘于傳統(tǒng)模式，檔案管理權(quán)限還存在著一定程度的矛盾沖突。

3.利用范圍狹窄，適應(yīng)性較差。目前各高校都采用自行開發(fā)研制的人事檔案管理軟件，僅在人員基本信息、檔案目錄編輯、檔案轉(zhuǎn)遞等日常管理中的幾個壞節(jié)實(shí)現(xiàn)計算機(jī)管理，信息存儲量窄，功能小操作繁瑣，信息的統(tǒng)計和綜合分析過于復(fù)雜，信息化程度不高，難以適應(yīng)現(xiàn)代信息化和檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展。按照傳統(tǒng)的人事檔案管理制度，人事檔案的利用范圍主要是黨政機(jī)關(guān)、國有企事業(yè)單位，利用最多的主要是傳統(tǒng)人事管理工作的范疇。但是，隨著社會主義經(jīng)濟(jì)體制改革的深入，非公有制經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，非公有制經(jīng)濟(jì)組織、外資企業(yè)、社會化中介組織等成為吸納人才資源的重要渠道，大量的本專科畢業(yè)生要流向市場，流向私人企業(yè)和外資企業(yè)。顯然，傳統(tǒng)人事檔案的利用制度不能適應(yīng)現(xiàn)代人力資源開發(fā)的需要。

三、高校人事檔案信息化建設(shè)的對策和措施

1.加大投入，建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系。全國絕大多數(shù)高?；旧隙家堰_(dá)到現(xiàn)代高科技程度，都已實(shí)現(xiàn)計算機(jī)作業(yè)，并且都建立了校園網(wǎng)，設(shè)有專人管理，這些為人事檔案信息化建設(shè)提供了極為關(guān)鍵的物質(zhì)基礎(chǔ)，為人事信息資源區(qū)域性的服務(wù)提供了廣闊的共享平臺。因此，在人事檔案信息化建設(shè)中，一是要加大資金投入。有條件的單位應(yīng)配全檔案所需的設(shè)備設(shè)施，提高檔案信息資源開發(fā)利用的進(jìn)度。二是加大科技開發(fā)人員的投入，加強(qiáng)人事檔案數(shù)據(jù)庫的研究和開發(fā)。針對高校檔案管理技術(shù)相對落后的實(shí)際, 有計劃、有步驟地加大投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施，以加強(qiáng)檔案管理的技術(shù)裝備。

2.建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，加強(qiáng)信息資源庫的建設(shè)，一要建立高校人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫，把人事檔案原始材料通過電子設(shè)備轉(zhuǎn)換成數(shù)字模式存儲到磁盤等存儲設(shè)備上，通過相應(yīng)管理軟件或網(wǎng)絡(luò)對其進(jìn)行管理、使用。二要建立并完善高校人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，將人事檔案的日常管理通過計算機(jī)實(shí)現(xiàn)信息化管理。三是建設(shè)高校人事檔案信息網(wǎng)站，通過網(wǎng)站將檔案信息服務(wù)直接面向用戶，形成用戶與人事檔案信息管理者之間良好的互動。

3.實(shí)施人事檔案的分級管理。在統(tǒng)一使用全國通用人事檔案管理軟件和人事檔案全文數(shù)據(jù)庫建成的基礎(chǔ)上，根據(jù)人事檔案信息的安全性和保密性，對各種信息資料的密級進(jìn)行嚴(yán)格界定，按不同的用戶、不同的數(shù)據(jù)和信息授予利用單位、利用部門、利用者不同的使用權(quán)限，利用者在被授予權(quán)限后擁有查看權(quán)，獲得相關(guān)信息，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部、學(xué)校之間、上級主管部門以及全國人事檔案信息資源的共享。

4.強(qiáng)化業(yè)務(wù)，提高檔案管理人能力。面對21世紀(jì)的檔案工作，為適應(yīng)崗位發(fā)展的需要，在引進(jìn)高素質(zhì)人才充實(shí)到檔案管理部門的同時，檔案管理人員必須拓寬知識面，學(xué)習(xí)相關(guān)領(lǐng)域的知識，增長技能，以提高工作能力。在檔案員業(yè)務(wù)培訓(xùn)方面要繼續(xù)開展崗位培訓(xùn)工作，把培訓(xùn)的著力點(diǎn)放在提高檔案人員工作能力和工作技能上。同時，要加強(qiáng)檔案人員的政治思想教育和職業(yè)道德教育，使檔案工作人員能一心撲在檔案工作崗位上，扎扎實(shí)實(shí)地做好檔案工作，為學(xué)校教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)，使他們能夠適應(yīng)新形勢下的新要求。使他們端正思想，擺正位置，增強(qiáng)服務(wù)意識，改變過去坐等上門的被動服務(wù)方式，積極主動地與各部門溝通協(xié)作，及時有效地提供各種信息，更好地為人力資源管理服務(wù)，為高層決策服務(wù)。

檔案管理人員還要肩負(fù)起宣傳檔案法、普及檔案知識的重任，提高全民檔案意識，形成人人關(guān)心檔案的局面。同時，加強(qiáng)教職工檔案意識的培養(yǎng)。檔案意識是人們對檔案及檔案工作這一客觀事實(shí)的主觀反映，也是對檔案的性質(zhì)、構(gòu)成和價值的認(rèn)識。高校人事檔案是廣大干部教師和科研工作者智慧的結(jié)晶和聘用的依據(jù)。依一般的道理，在具備高深學(xué)問、追求民主與法制的廣大高校教職工中，檔案意識理應(yīng)十分濃厚，然而實(shí)事并非如此，許多人認(rèn)為人事檔案不過是人事部門記錄自己永遠(yuǎn)看不到的材料而已，個人往往持“歸不歸檔無所謂”的態(tài)度，歸檔意識淡薄。因此，檔案管理部門要利用一切可利用的方法加強(qiáng)干部檔案宣傳，使各級領(lǐng)導(dǎo)、干部群眾正確認(rèn)識人事檔案的特點(diǎn)、地位和作用"關(guān)心與參與檔案工作"自覺地收集材料，及時歸檔，促成檔案工作的良性發(fā)展。

5.深化改革，建立健全的人事檔案管理制度。在人事檔案管理活動中，對于不適應(yīng)新形勢、新情況的規(guī)章制度，必須進(jìn)行改革，及時建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在材料的收集上，建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內(nèi)容充實(shí)；在材料的鑒別上，明確鑒別的內(nèi)容，對材料進(jìn)行有效的鑒別；在材料歸檔中，要做到分類準(zhǔn)確，裝訂整齊；在遞轉(zhuǎn)檔案中，要做到按章辦事，確保檔案材料安全可靠；在別人查閱、傳閱檔案時，要明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實(shí)性。檔案管理人員還要積極主動地跟有關(guān)部門聯(lián)系，及時更新、補(bǔ)充檔案新材料?？傊?，人事檔案工作人員要以制度來維護(hù)管理，以管理來保證質(zhì)量，切切實(shí)實(shí)做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化的軌道。

6.資源共享，接受群眾監(jiān)督。隨著時代的發(fā)展，檔案材料越積越多，傳統(tǒng)的管理模式勢必會給查找檔案帶來諸多不便，容易延誤時間，而且出錯率較高。過去，人事檔案只有少數(shù)人看，供組織查證使用。其實(shí)，人事檔案內(nèi)容分十大類排序，分別是：履歷、自傳、考核、專業(yè)、證明、黨團(tuán)、錯誤、獎勵、工資和其他類，其實(shí)可以粗略分為兩大類分別管理，把專業(yè)部分抽出另裝袋，叫業(yè)務(wù)檔案，其余叫人事檔案。業(yè)務(wù)檔案中的內(nèi)容是可以公開的，經(jīng)整理加工后，就可以作為人力資源信息。人事檔案中的年度考核、黨團(tuán)、獎勵等也可以公開。這樣，人事檔案就可以在作為資源共享的同時，接受群眾和輿論的監(jiān)督了。通過人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，通過微機(jī)終端和系統(tǒng)互聯(lián)，可以實(shí)現(xiàn)個人信息微機(jī)檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，最大效益地為育才、用才、激才、留才提供服務(wù)，更好地為單位各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn):

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篇4

關(guān)鍵詞：規(guī)范化管理 人事檔案 事業(yè)單位

人事檔案記載了個人的學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、工作表現(xiàn)等大量重要信息，是全面系統(tǒng)了解和評價一個人的重要參考依據(jù)。隨著人事檔案作用的日益明顯化和人事檔案管理的變革，個人信息的真實(shí)性和有效性越來越受到關(guān)注，人事管理的規(guī)范化也日益顯得重要和迫切。事業(yè)單位作為我國行政行業(yè)劃分體系中的重要組成部分，加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化成為適應(yīng)社會發(fā)展的步驟。

一、事業(yè)單位人事檔案管理中存在的主要問題

1.對檔案管理不夠重視。在部分事業(yè)單位的人事檔案日常管理中，存在著一些領(lǐng)導(dǎo)不重視人事檔案管理的現(xiàn)象。傳統(tǒng)的人事檔案管理觀念認(rèn)為，人事檔案管理的內(nèi)涵就是信息的有效可查。并且，相當(dāng)一部分工作人員也認(rèn)為人事檔案只是簡單的收集材料、整理、裝訂、保管，沒有更多的用途，因此使得很多檔案管理人員養(yǎng)成了散漫、安于現(xiàn)狀的思想，普遍缺乏改革、創(chuàng)新意識。

2.缺少穩(wěn)定專業(yè)的檔案管理人員。社會的發(fā)展和檔案管理的革新對檔案工作者素質(zhì)和文化程度也提出了更高的要求，但是在現(xiàn)階段的檔案管理人員普遍學(xué)歷低，檔案專業(yè)的工作人員更是少之又少。由于檔案管理比較清閑，常常由即將退休的工作人員或者其他工作人員兼職。因此，檔案管理工作人員變動頻繁，并不穩(wěn)定，缺乏對檔案管理的深刻認(rèn)識，使得人事檔案管理難以得到更大的革新和突破。

3.檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后。現(xiàn)階段大部分的事業(yè)單位所采用的人事檔案管理辦法和技術(shù)手段都很陳舊，距離現(xiàn)代化管理的水平還相差很遠(yuǎn)。主要表現(xiàn)在沒有規(guī)范的檔案室和先進(jìn)的信息技術(shù)。面積、溫濕度等指標(biāo)也遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到檔案室標(biāo)準(zhǔn)化的要求，直接使得檔案管理現(xiàn)代化難以正常實(shí)現(xiàn)，并在一定程度上給人事檔案的長期保存帶來了隱患。部分單位則是缺乏計算機(jī)技術(shù)方面的人才，使得一些現(xiàn)代化的管理設(shè)施處于癱瘓狀態(tài)，浪費(fèi)了資源。

4.缺乏健全有效的檔案管理制度。由于人事檔案管理制度的不健全，使得一些單位無法制定適合自身實(shí)際、合理有效的實(shí)施細(xì)則和規(guī)章制度，并且不能及時系統(tǒng)地收集相應(yīng)的檔案管理材料。長此以往，直接導(dǎo)致事業(yè)單位人事檔案信息失真的情況。

二、事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的策略

1.加強(qiáng)對檔案管理工作的重視。提高認(rèn)識，更新相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對檔案管理工作理念，將人事檔案管理工作的規(guī)范化放到事業(yè)單位人才隊(duì)伍建設(shè)的高度去認(rèn)識和思考，堅(jiān)持和履行人事檔案管理工作的原則并進(jìn)行督導(dǎo)、檢查。通過這樣一種方式來全面系統(tǒng)地更新大家對于檔案管理工作的認(rèn)識和定位，切實(shí)做好事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范化工作。

2.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在現(xiàn)階段的事業(yè)單位人事檔案管理中，絕大部分的工作人員學(xué)歷并不高，專業(yè)職稱和檔案專業(yè)畢業(yè)的工作人員更是寥寥無幾，這在一定程度上直接影響了檔案管理的綜合質(zhì)量，使得檔案管理工作得不到更大的革新和提升。因此，提高人事檔案管理人員的基本素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，培養(yǎng)檔案管理工作人員多層次、多形式的業(yè)務(wù)技能，是做好事業(yè)單位人事檔案管理的迫切要求。

3.完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。事業(yè)單位人事檔案管理變革的目的在于實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化，這就要求具備實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的基礎(chǔ)設(shè)施。按照檔案規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)，檔案室需要具備通風(fēng)、采光、防潮、防蟲、防火等條件。除此之外，還需要配備必要的計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化的基礎(chǔ)管理設(shè)施，從而達(dá)到提高工作效率、利用信息化達(dá)到檔案規(guī)范化管理的目的。

4.規(guī)范完善檔案管理規(guī)章制度。加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理，首先要明確檔案管理工作和檔案管理人員的工作職責(zé)，使得人事檔案管理做到有理可依，有理必依。《檔案法》的公布和實(shí)施為事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化提供了有力保證和依據(jù)，根據(jù)《檔案法》對規(guī)范檔案管理的相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)，制訂更為詳細(xì)、完善、靈活、科學(xué)、合理的“規(guī)章”和“制度”等細(xì)則。

總而言之，檔案管理工作想要得到不斷的發(fā)展，必須要在保證和鞏固現(xiàn)有成果的基礎(chǔ)之上，堅(jiān)持實(shí)行人事檔案管理的規(guī)范化的探索和改革精神。另外，還要不斷豐富和培養(yǎng)人事檔案管理工作人員的科學(xué)文化水平，提高相應(yīng)的管理能力和業(yè)務(wù)處理能力，完善制度，使檔案管理改革的成果成為推動檔案管理規(guī)范化的不竭動力，為檔案工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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篇5

關(guān)鍵詞：高等院校學(xué)歷檔案檔案管理

學(xué)歷檔案是隨著學(xué)生畢業(yè)由高校轉(zhuǎn)遞至各大用人單位的，是用人單位核定工資、評定職稱的重要依據(jù)，用人單位作為學(xué)歷檔案的接收與使用方，對學(xué)歷檔案具有真實(shí)客觀的評價基礎(chǔ)。從用人單位看，目前從高校轉(zhuǎn)來的學(xué)歷檔案存在不少問題亟待解決，針對這些問題，站在用人單位的角度，筆者認(rèn)為：一方面，有必要將關(guān)口前移，探尋根源，從行政管理和信息化建設(shè)角度找到突破性方法；另一方面，建立“學(xué)生電子檔案”并推廣至用人單位。

一、學(xué)歷檔案存在的主要問題

學(xué)歷檔案存在的主要問題有五個：

（一）學(xué)歷檔案失真

部分學(xué)歷材料失真，如：因?yàn)樯龑W(xué)或就業(yè)的需要，對某學(xué)科成績篡改過甚至對整份成績單進(jìn)行篡改；授予學(xué)位和畢業(yè)學(xué)歷等方面存在造假現(xiàn)象。比如，我們曾經(jīng)發(fā)現(xiàn)沒有獲得學(xué)士學(xué)位的學(xué)生檔案中出現(xiàn)學(xué)位材料或把登記表中“不授予學(xué)士學(xué)位”標(biāo)記中的“不”字刮掉的情況；還有的學(xué)生大專和大本的入學(xué)時間相同，大本材料造假。在職學(xué)習(xí)材料的情況更為嚴(yán)重：有些干部初始學(xué)歷為本科畢業(yè)，卻在晉升職務(wù)、申報職稱之前突然提交了其他省份高校的博士研究生學(xué)歷、學(xué)位材料……這些虛假學(xué)歷材料已不能真實(shí)反映干部本身的學(xué)歷和水平。

（二）學(xué)歷檔案短缺

一方面是學(xué)歷檔案中缺少部分必要材料，2012年中國中醫(yī)科學(xué)院廣安門醫(yī)院干部檔案自查工作中發(fā)現(xiàn)，有八成左右的干部檔案中缺少學(xué)生登記表，三成左右的檔案中缺少畢業(yè)生登記表和授予學(xué)位的材料；另一方面是某份檔案缺少相關(guān)要素，如缺少意見、蓋章、本人簽字和時間等。

（三）學(xué)歷檔案無序

學(xué)歷檔案的整理沒有按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，如：一些檔案排列無序，隨便裝在檔案袋中；一些檔案沒有規(guī)范的卷內(nèi)目錄；一些檔案沒有系統(tǒng)的編頁。從中國中醫(yī)科學(xué)院廣安門醫(yī)院近些年來接收的應(yīng)屆畢業(yè)生檔案情況看，九成以上的學(xué)生檔案未進(jìn)行過規(guī)范的整理裝訂，通常是一摞沒有經(jīng)過鑒別、分類、剪裁、裝訂的散材料。一些轉(zhuǎn)遞次數(shù)較多的學(xué)生檔案會出現(xiàn)檔案套疊的現(xiàn)象，即一個檔案袋套一個未開封的檔案袋和一摞散材料，未開封的檔案袋里再套另一個未開封的檔案袋和一摞散材料。

（四）檔案分裝失誤

在學(xué)歷檔案的整理中，由于粗心或者其他原因分裝錯誤，導(dǎo)致某份學(xué)歷檔案的材料裝在另一份中甚至導(dǎo)致丟失。特別是同姓同名、同音異字的兩個人的材料更容易混淆，而此種情況暴露出來時經(jīng)常是該干部已經(jīng)畢業(yè)若干年后，失誤已經(jīng)難以彌補(bǔ)。

（五）人檔分離或轉(zhuǎn)遞不及時、規(guī)范

由于目前就業(yè)形式多樣，除了一些進(jìn)入國家機(jī)構(gòu)或事業(yè)單位的學(xué)生，還有很多學(xué)生畢業(yè)后就業(yè)單位為私企等單位，這些單位并不具有人事檔案的權(quán)限，導(dǎo)致人檔分離，很多學(xué)生沒有檔案意識，把學(xué)歷檔案棄之不顧，當(dāng)需要檔案時發(fā)現(xiàn)無從查找；還有一些學(xué)生畢業(yè)后，學(xué)校沒有及時把檔案轉(zhuǎn)遞至用人單位，或者轉(zhuǎn)遞的途徑不規(guī)范，如由學(xué)生本人攜帶檔案至用人單位。

二、問題成因與根源追溯

（一）高校檔案工作的特點(diǎn)是主因

學(xué)生檔案存在的問題很大一部分原因是由高校檔案工作的特點(diǎn)決定的，歸納有五：一是擴(kuò)招導(dǎo)致學(xué)生檔案大幅增加，相應(yīng)工作量成倍增長；二是招生渠道不同及學(xué)生來源不同導(dǎo)致學(xué)生檔案日益復(fù)雜化；三是碩博學(xué)歷人才比例快速增加，這些人學(xué)習(xí)經(jīng)歷豐富，其中不乏工作經(jīng)歷，檔案流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)較多，形成的檔案不規(guī)范；四是在職教育渠道繁多，但是管理水平卻參差不齊，教育部門又缺乏監(jiān)督指導(dǎo)，直接導(dǎo)致形成的檔案材料千差萬別；五是學(xué)生檔案具有暫時性、流動性的特點(diǎn)，高校檔案管理人員普遍認(rèn)為保管時間較短，不必花費(fèi)過多時間管理，從而導(dǎo)致檔案材料散落、排放無序。

（二）學(xué)生檔案管理辦法不詳盡且缺少相應(yīng)的監(jiān)管措施

教育部曾于2008年頒布最新的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），但全文針對學(xué)生檔案管理的內(nèi)容卻非常少，缺乏對學(xué)生類檔案工作的指導(dǎo)性，不詳盡、缺乏統(tǒng)一性的要求，使得目前各個學(xué)校的學(xué)歷材料歸檔要求不同，不齊備、手續(xù)不完善。另一方面教育部針對各學(xué)校檔案管理的落實(shí)情況監(jiān)管不夠，遠(yuǎn)未實(shí)現(xiàn)其制定《辦法》的既定目標(biāo)。

（三）學(xué)歷證書網(wǎng)上查詢共享程度不夠

目前教育部在中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)網(wǎng)站開通了學(xué)歷證書電子注冊網(wǎng)上查詢，但是并未給各組織人事部門建立專門的網(wǎng)上信息免費(fèi)共享渠道，致使學(xué)歷公開透明力度大打折扣，公眾監(jiān)督與制約機(jī)制難以形成。

（四）高校檔案管理人員配備不足，素養(yǎng)不夠

高校檔案管理人員數(shù)量不足是較為普遍的現(xiàn)象，學(xué)生檔案數(shù)量龐大，進(jìn)出檔頻繁，使得檔案管理工作任務(wù)繁重，現(xiàn)有人員數(shù)量只能完成最基本的分裝工作。素養(yǎng)不夠主要體現(xiàn)在專業(yè)知識、經(jīng)驗(yàn)、責(zé)任心以及對信息技術(shù)的掌握不足等方面，而這些恰恰直接影響了學(xué)生檔案的質(zhì)量，從而延伸至學(xué)生檔案的有效利用方面。

三、建議與改進(jìn)設(shè)想

（一）規(guī)范辦學(xué)秩序，從源頭上杜絕學(xué)歷材料造假教育部每年對具有招生資格的院校有明確的審核和公布，違規(guī)招生的單位國家均不予承認(rèn)其頒發(fā)的畢業(yè)證書。在教育部徹底清理并停止不具備辦學(xué)資格的學(xué)校擅自辦學(xué)、擅自頒發(fā)學(xué)歷證書行為的同時，檔案工作人員應(yīng)熟練掌握要領(lǐng)，學(xué)會鑒別不具備辦學(xué)資質(zhì)學(xué)校頒發(fā)的畢業(yè)證書的能力。

（二）制定管理辦法，從細(xì)節(jié)上規(guī)范學(xué)歷檔案管理

教育部應(yīng)制訂專門的學(xué)生檔案管理辦法，增強(qiáng)辦法的可操作性、指導(dǎo)性，各學(xué)校也應(yīng)該根據(jù)本校學(xué)生檔案的特點(diǎn)，制定出適合本校的學(xué)歷檔案管理措施，特別要注重完善現(xiàn)有學(xué)歷檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)，使高校學(xué)歷檔案更加規(guī)范化，如：規(guī)范學(xué)歷檔案的裝訂順序、卷內(nèi)目錄和編頁；完善必要的簽字、蓋章手續(xù)；材料形成時間要準(zhǔn)確，填寫要規(guī)范等；與此同時，還應(yīng)保證學(xué)歷檔案的真實(shí)性、完整性；保持轉(zhuǎn)遞渠道的暢通；確保檔案轉(zhuǎn)遞的準(zhǔn)確、及時。

（三）通過聘用檔案專業(yè)人員和培訓(xùn)、自學(xué)等措施提高高校檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)

一方面，高校應(yīng)盡量聘用檔案專業(yè)畢業(yè)的人員開展學(xué)歷檔案管理工作；另一方面，對現(xiàn)有檔案人員應(yīng)定期開展職業(yè)培訓(xùn)，提升其檔案素養(yǎng)和對新技術(shù)、新趨勢的掌握和認(rèn)識；第三，檔案人員也應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)，掌握新技能，使自己滿足行業(yè)發(fā)展的需要。

（四）教育部應(yīng)有相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制并跟用人單位形成良好的溝通機(jī)制

首先，教育部應(yīng)建立監(jiān)督檢查工作組，形成監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對高校學(xué)生檔案管理的定期監(jiān)督檢查，促進(jìn)并提高各高校對學(xué)歷檔案管理工作的重視程度。與此同時，教育部應(yīng)跟用人單位形成良好的溝通機(jī)制，了解用人單位在接收和利用學(xué)歷檔案的過程中發(fā)現(xiàn)的問題，積累的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，如總結(jié)分享各種鑒別檔案材料的知識和經(jīng)驗(yàn)，對可疑材料，及時前往調(diào)查，守住學(xué)歷材料進(jìn)入干部檔案的最后關(guān)口，杜絕假履歷、假學(xué)歷的發(fā)生，一經(jīng)查實(shí)造假應(yīng)嚴(yán)肅懲罰，切實(shí)維護(hù)學(xué)歷材料真實(shí)性、嚴(yán)肅性和規(guī)范性。

（五）強(qiáng)化電子注冊，提供并推廣網(wǎng)上查詢學(xué)生學(xué)歷認(rèn)定

強(qiáng)化要求高校學(xué)歷證書電子注冊工作，根據(jù)《高等教育學(xué)歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定》，符合資質(zhì)的各高校應(yīng)將本校全日制、成人以及自考的畢業(yè)生學(xué)歷信息進(jìn)行電子注冊，嚴(yán)厲打擊學(xué)歷造假行為。教育部門應(yīng)與各組織人事部門之間建立溝通渠道，對符合資質(zhì)的各組織人事部門提供免費(fèi)注冊資格，提供網(wǎng)上信息查詢，推廣學(xué)歷認(rèn)定查詢，整治學(xué)歷造假現(xiàn)象，規(guī)范教育渠道，嚴(yán)把學(xué)歷教育的出口。

（六）建立學(xué)生電子檔案并利用信息技術(shù)管理

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和OA系統(tǒng)的普及，現(xiàn)在產(chǎn)生的學(xué)生檔案越來越多是電子文件形式，應(yīng)該建立電子檔案，一方面有利于查閱利用，另一方面以后也不用再次數(shù)字化，可以節(jié)約人力、物力、財力。筆者認(rèn)為建立學(xué)生電子檔案應(yīng)注意幾個問題：

1.規(guī)范工作，關(guān)注細(xì)節(jié)

在建立學(xué)生電子檔案時工作人員應(yīng)善于運(yùn)用信息技術(shù)的優(yōu)勢，從細(xì)節(jié)處強(qiáng)化高校學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范化。檔案原始材料的產(chǎn)生、收集、篩選、整理、存儲等環(huán)節(jié)如有一個細(xì)節(jié)出現(xiàn)問題都可能影響檔案，使學(xué)生利益受損。電子檔案的建立，并不是摒棄學(xué)生的紙質(zhì)檔案，而是把紙質(zhì)檔案作為原始材料，作為對電子檔案的補(bǔ)充和備份，若對電子檔案的信息有異議，還可查閱紙質(zhì)檔案，并作為最后的依據(jù)。

2.高校學(xué)生電子檔案的保管維護(hù)

學(xué)生電子檔案作為一種電子數(shù)據(jù)除了需要注意物理安全性外，還要注意設(shè)置檔案的只讀性，即維護(hù)檔案數(shù)據(jù)的原始性、真實(shí)性和完整性，避免發(fā)生人為誤操作或不必要的重復(fù)勞動。同時還應(yīng)注意進(jìn)行定期檢測和異地備份、更換密碼等措施以保證檔案的可讀性和安全性。

3.高校學(xué)生電子檔案的傳遞

檔案傳遞的形式采用郵寄紙質(zhì)檔案的同時將電子檔案封裝打包發(fā)送至用人單位，實(shí)現(xiàn)電子檔案功能的延伸，如果由教育部門牽頭開發(fā)高校電子檔案系統(tǒng)平臺的話，不僅各高校統(tǒng)一使用，而且延伸至各機(jī)關(guān)企事業(yè)單位，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)高校與用人單位之間報送、接收電子個人檔案的無縫鏈接。

綜上所述，學(xué)歷檔案在人才晉升提拔勞資方面發(fā)揮著非常重要的作用，只有加強(qiáng)多部門協(xié)作，開發(fā)利用高科技手段，才能更加地充分發(fā)揮各類學(xué)歷教育的根本作用，提高全民素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)強(qiáng)國之路。

參考文獻(xiàn)：

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[2]教育部.等教育學(xué)歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定[S].教學(xué)〔2001〕4號.

篇6

Abstract: Vocational education student records is an important part of the file,it can provide accurate reference materials qualification for graduates,recruitment and other employers. Therefore,the correct understanding outstanding problems in records management,good management of student records,playing its important role has a major significance for raising the overall level of vocational colleges.

關(guān)鍵詞: 高職院校;學(xué)生檔案

Key words: higher vocational school;student records

中圖分類號:F271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A文章編號:1006-4311(2010)10-0226-01

0引言

管理高職院校學(xué)生檔案是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個培養(yǎng)過程在德、智、體等諸方面發(fā)展?fàn)顩r的真實(shí)記錄和反映。強(qiáng)化高職院校學(xué)生檔案管理,對深化教學(xué)改革,提高教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平,為國家培養(yǎng)社會主義現(xiàn)化代建設(shè)接班人具有十分重要的意義。

1目前各高職院校在檔案管理方面還普遍存在一些問題

①領(lǐng)導(dǎo)重視不夠,管理不到位,導(dǎo)致有些學(xué)生檔案的原始材料丟失、破壞等;②學(xué)生檔案的規(guī)章制度還不夠完整且缺乏穩(wěn)定性;③檔案管理人員的專業(yè)水平普遍較低,對檔案管理工作的重要性認(rèn)識尚不到位;④由于檔案管理者各方面待遇偏低,任務(wù)比較繁重,工作量較大,人員流動性較大,沒有相對固定、素質(zhì)較高的專業(yè)隊(duì)伍。這些問題的存在不僅會影響了學(xué)生檔案管理水平的提高,也影響到了人才進(jìn)步和發(fā)展,同時也嚴(yán)重?fù)p害了學(xué)校的聲譽(yù)。因此,正確認(rèn)識存在的問題,制定科學(xué)的管理辦法,就顯得尤為重要。

2高職院校應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)和完善學(xué)生檔案管理工作

高職院校學(xué)工處等有關(guān)職能部門應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)和完善學(xué)生檔案管理工作,并著重做好以下工作。

2.1 強(qiáng)化學(xué)生檔案管理的意識學(xué)生檔案的管理是高職院校管理工作的重要組成部分,領(lǐng)導(dǎo)重視是學(xué)生檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵,學(xué)生檔案的質(zhì)量直接反映了學(xué)校的管理水平。主管領(lǐng)導(dǎo)及學(xué)生檔案管理人員應(yīng)進(jìn)一步學(xué)習(xí)《檔案法》和有關(guān)的政策法規(guī),明確其重要性。只有學(xué)生管理人員有了良好的檔案意識,才能在具體的學(xué)生管理工作中對其資料數(shù)據(jù)做正確的反應(yīng),及時地加以收集、整理、保管。

2.2 加強(qiáng)學(xué)生檔案管理隊(duì)伍建設(shè)想要提高學(xué)生檔案的管理水平,必須做到科學(xué)、優(yōu)化、穩(wěn)定。下一步各高職院校應(yīng)積極為檔案管理人員創(chuàng)造提高業(yè)務(wù)水平,經(jīng)常組織開展相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動和專業(yè)能力的平臺,使檔案人員的業(yè)務(wù)工作能務(wù)、工作效率和運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力得到全面提升;還要提升學(xué)生檔案管理人員的思想政治覺悟,使每一位學(xué)生檔案管理人員充分認(rèn)識到學(xué)生檔案服務(wù)學(xué)生、服務(wù)社會的雙重功能,要培養(yǎng)其形成強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感;另外,務(wù)必解決檔案管理人員的一系列(比如職稱、職稱晉升等)相關(guān)問題,保持檔案管理隊(duì)伍的相對穩(wěn)定,充分調(diào)動學(xué)生檔案管理人員的積極性和創(chuàng)造性,促進(jìn)學(xué)生檔案服務(wù)功能的最大化發(fā)揮,促進(jìn)學(xué)生檔案工作和其他工作的協(xié)調(diào)發(fā)展,更好地為學(xué)生就業(yè)、企事業(yè)單位合理使用選拔人才提供便可靠的參考資料。

2.3 建立完善規(guī)范的管理制度職能部門應(yīng)建立健全收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保管保密、轉(zhuǎn)遞送交和管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度,做到有章可循、有據(jù)可依、照章辦事。

2.4 拓寬檔案歸檔范圍學(xué)生檔案是用人單位招聘人才及今后各級組織選拔、任用、考核人員的重要依據(jù),因此必須緊密結(jié)合新世紀(jì)人才培養(yǎng)模式和用人單位的運(yùn)用,圍繞學(xué)生個性開發(fā)、素質(zhì)提高和順利就業(yè)這個中心,努力拓寬學(xué)生檔案的收集內(nèi)容,構(gòu)建特色性的學(xué)生檔案副本。

2.5 加速高職院校學(xué)生檔案館數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和檢索自動化建設(shè)近年來,隨著人事制度改革在全國各行各業(yè)的展開,自主擇業(yè)、自主用人、人才合理流動機(jī)制的形成,人員流動頻繁,勢必要求人事檔案的轉(zhuǎn)移手續(xù)更簡化、方便,而人事檔案的信息化管理要求電子文件歸檔,憑借網(wǎng)絡(luò)傳輸,將會更加便利、快捷、安全。當(dāng)今越來越多的文件是以電子化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化承擔(dān)知識和信息的載體,不再是傳統(tǒng)意義上的紙,而是電子文件軟盤、光盤。檔案的載體發(fā)生了根本的變化。檔案信息數(shù)字化是檔案信息管理與傳輸現(xiàn)代化和自動化的基礎(chǔ),沒有檔案信息的數(shù)字化,就無法實(shí)現(xiàn)人事檔案信息管理與傳輸?shù)淖詣踊?。?shí)現(xiàn)信息化電子檔案的建設(shè)與管理包括三點(diǎn):①電子檔案的形成,根據(jù)管理要求,使電子文件體現(xiàn)高職院校學(xué)生檔案管理的功能;②關(guān)鍵環(huán)節(jié)是建立電子檔案管理數(shù)據(jù)庫;③電子檔案的長期保存。

2.6 加強(qiáng)學(xué)生檔案工作的宣傳力度學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校基礎(chǔ)工作的重要組成部分,我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時,又做到主動提供服務(wù)。使檔案的價值得以充分體現(xiàn)。檔案人員既要熟悉室藏檔案資料,注重檔案的收集質(zhì)量,提高檔案的利用率,還要及時對利用的反饋信息進(jìn)行綜合性的分析、研究,找出工作中的不足,以科學(xué)的態(tài)度,把學(xué)校檔案工作做得更好,使之發(fā)揮出更大的作用。加強(qiáng)學(xué)校檔案的管理工作,作粗淺的認(rèn)識:①加強(qiáng)意識,建立機(jī)構(gòu)②健全制度、規(guī)范管理③強(qiáng)化業(yè)務(wù),提高能力四、注重收集,加強(qiáng)管理五、提供服務(wù),開發(fā)利用。

3結(jié)語

學(xué)校的檔案工作是教育事業(yè)的重要組成部分,是維護(hù)黨和國家歷史面貌的一項(xiàng)重要事業(yè),也是研究改進(jìn)、提高教育事業(yè)的不可多得的寶貴史料。在改革開放,社會信息量不斷增長的今天,人們的觀念向求發(fā)展、求競爭、求效益方面發(fā)展,對各類信息包括檔案信息的獲取要求越來越大,利用的速度要求越發(fā)快速、準(zhǔn)確。總之,高職院校學(xué)生檔案從建檔、管檔、歸檔到轉(zhuǎn)遞,經(jīng)歷的時間長,經(jīng)手的部門多,工作量大,這就需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視,需要學(xué)生檔案管理人員認(rèn)真仔細(xì)負(fù)責(zé),需要有科學(xué)規(guī)范的管理制度,同時還需要各相關(guān)部門協(xié)調(diào)配合,利用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進(jìn)的技術(shù)手段做好學(xué)生檔案的各方面工作,才能真正發(fā)揮學(xué)生檔案管理的服務(wù)功能,做到學(xué)生檔案服務(wù)于學(xué)生、服務(wù)于企業(yè)、服務(wù)于社會。

參考文獻(xiàn):

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[2]羅春葉.高校學(xué)生檔案管理存在的問題及對策[J].百色學(xué)院學(xué)報,2008.04.

篇7

關(guān)鍵詞：高校學(xué)生檔案；檔案管理；大學(xué)生就業(yè)

Abstract: the employing units and candidates two-way choice of employment in our model. In this process, the university student file to be connected by the bridge units and their. It is proof that the students' ability and quality, is the important basis for the employer for selection and appointment of personnel, it is necessary to strengthen the management of university students' archives, archival documents and play a reference value, promoting flexible employment. This paper from the service employment perspective, focusing on the importance of college students file management work and the existing problems, and puts forward several countermeasures.

Keywords: College Students' archives; archives management; the employment of College Students

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2095-2104（2012

2011年全國高校畢業(yè)生規(guī)模為660萬人，較2010年增加了近30萬，加上約150萬的往屆待就業(yè)畢業(yè)生，高校畢業(yè)生就業(yè)形勢依然嚴(yán)峻，在競爭如此激烈的就業(yè)大潮中，誠信成為用人單位選拔人才的首要標(biāo)準(zhǔn)，除了面對面考量應(yīng)聘者，更重要的是查閱學(xué)生檔案，獲取客觀、真實(shí)的信息內(nèi)容，全面地了解應(yīng)聘者的個人情況。高校學(xué)生檔案在此過程中發(fā)揮著關(guān)鍵的參考與憑證價值，因此必須有效地開展學(xué)生檔案管理工作，為大學(xué)生就業(yè)創(chuàng)造良好的條件，把各類人才輸入到社會最需要的崗位中去。

1高校學(xué)生檔案在大學(xué)生就業(yè)過程中的重要性

高校學(xué)生檔案是記錄學(xué)生文化素質(zhì)、專業(yè)技能、思想道德素質(zhì)、身體素質(zhì)等情況的以備查考的文件材料的集合。它具有原創(chuàng)性，隨著學(xué)生走向工作崗位成為人事檔案的重要組成部分。它對大學(xué)生就業(yè)的重要性主要體現(xiàn)為三個方面：

1.1高校學(xué)生檔案記錄信息的全面性。

高校學(xué)生檔案，客觀記錄了學(xué)生從高中到大學(xué)期間形成的一系列文件材料，具體包括學(xué)生的學(xué)生登記表、學(xué)籍卡、學(xué)習(xí)成績單、思想品德的考核表、家庭情況登記表、畢業(yè)生論文、學(xué)位證、參加黨團(tuán)材料、獎懲材料、體檢表等[1]。它是學(xué)生各方面的真實(shí)反映，包括了學(xué)生學(xué)習(xí)能力與品德修養(yǎng)，個人的優(yōu)勢和不足，過去到現(xiàn)在的成長歷程，因此用人單位可以從整體上了解應(yīng)聘者，避免以偏概全而失去優(yōu)秀的人才。

1.2高校學(xué)生檔案記錄信息的真實(shí)性。

高校學(xué)生檔案一部分是學(xué)?；蚱渌麢C(jī)構(gòu)直接開具的證明材料，一部分是學(xué)生個人填寫后經(jīng)有關(guān)部門審核鑒定的結(jié)果，因此這些形成材料具有客觀性、真實(shí)性，是值得信賴的有力憑證。用人單位在招聘時，僅憑應(yīng)聘者的一面之辭而決定錄用與否往往會出現(xiàn)偏差，通過查閱學(xué)生檔案，可以獲得真實(shí)具體、翔實(shí)有效的客觀證據(jù)，據(jù)此才不易看錯人、選錯人。

1.3高校學(xué)生檔案記錄信息的不可更改性。

檔案本身的唯一性和高校學(xué)生檔案管理“人檔隔離”的特點(diǎn)保證了學(xué)生檔案的信度。在特定的階段內(nèi)，學(xué)生檔案是處于“封存”狀態(tài)的，由學(xué)校學(xué)生檔案保管部門負(fù)責(zé)，形成者或者他人根本無法與檔案接觸。如遇特殊情況需對檔案有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行更正或更新，需要有關(guān)部門開具證明信，加蓋公章后交由檔案保管部門，以散材料的形式附在原始檔案前后，直到下一階段“解封”后才將這些散材料按照特定的順序排列到檔案材料中，這也是檔案集中保管的優(yōu)勢，使之有“資格”成為學(xué)生就業(yè)中的重要參考與憑證。

2高校學(xué)生檔案管理工作中存在的主要問題

高校學(xué)生檔案的實(shí)存形態(tài)往往是由在高校學(xué)生檔案管理工作決定的。雖然大部分學(xué)校都有特定的學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)、管理工作制度、管理人員等，但是在具體的檔案管理工作中仍然存在一些問題，阻礙學(xué)生檔案在就業(yè)中更好地發(fā)揮作用。

2.1高校學(xué)生檔案歸檔問題

高校學(xué)生檔案基本上沿用舊有的歸檔范圍，主要包括學(xué)生在校期間的各科學(xué)習(xí)成績登記表、獎懲信息、身體健康狀況信息、參加黨團(tuán)的材料等資料。這些檔案主要側(cè)重的是學(xué)生的學(xué)習(xí)能力、政治覺悟及身體健康狀況的記錄，而體現(xiàn)學(xué)生實(shí)踐能力、組織創(chuàng)新能力、心理健康狀況及誠信記錄的材料則沒有包含在歸檔范圍內(nèi)。對于大學(xué)生就業(yè)，用人單位需要得到的是對學(xué)生綜合能力與素質(zhì)考量的信息，而學(xué)生本人也希望能夠向求職單位展示出自己的“多才多藝”。所以，高校學(xué)生檔案工作應(yīng)在更加廣泛的時空范圍內(nèi)，根據(jù)需要定期調(diào)整歸檔范圍，完善學(xué)生檔案歸檔體系，動態(tài)、全面地記錄學(xué)生的多維素質(zhì)，使用人單位找到適合的人才，也有利于今后人才資源的合理開發(fā)與使用。

高校學(xué)生檔案在歸檔和整理過程中，還存在一個問題，即忽視了檔案的完整性。檔案的完整性是指檔案材料數(shù)量上不能殘缺不全，要確保檔案的內(nèi)容完整，注意前后聯(lián)系，完整地記錄學(xué)生某個方面的特征。然而現(xiàn)實(shí)情況并不樂觀，往往在檔案提供利用時，檔案部門才發(fā)現(xiàn)有關(guān)材料缺失而臨時匆忙補(bǔ)件，不僅費(fèi)時費(fèi)力，而且很可能耽誤學(xué)生就業(yè)的大好時機(jī)。如果能夠在歸檔時嚴(yán)格按照歸檔范圍收集、整理學(xué)生檔案材料，及時查漏補(bǔ)缺，就不會因檔案結(jié)構(gòu)上的不完整而導(dǎo)致檔案價值的減弱，影響學(xué)生就業(yè)。

2.2高校學(xué)生檔案部門與其他部門的協(xié)調(diào)問題

高校學(xué)生事務(wù)繁多、機(jī)構(gòu)部門業(yè)務(wù)交叉，使得學(xué)生檔案管理工作往往不是由檔案管理部門獨(dú)自完成的，而是在其他相關(guān)部門的配合下完成的，從學(xué)生檔案的收集到提供利用整個業(yè)務(wù)活動中，需要經(jīng)過學(xué)生處、教務(wù)處、科研處、團(tuán)委以及院系辦公室等相關(guān)部門[2]，它們之間的相互協(xié)調(diào)與配合，對于學(xué)生檔案的最終形成尤為重要。因此學(xué)生檔案管理部門，應(yīng)該起到良好的協(xié)調(diào)調(diào)度作用。而目前看來，檔案部門大多是被動地接收相關(guān)部門送交的檔案材料，并沒有按照最終的利用需求來指導(dǎo)、協(xié)調(diào)好各部門的送交工作，體現(xiàn)出檔案管理部門缺乏管理工作的主動性，這使得一些學(xué)生檔案的聯(lián)系性和完整性不佳。大學(xué)生就業(yè)需要用到檔案材料，但因?yàn)橹皡f(xié)調(diào)管理工作不到位，檔案分散在各個部門，學(xué)生不得不自己到處尋找，混亂不堪。高校學(xué)生檔案管理部門應(yīng)該增強(qiáng)責(zé)任意識，以服務(wù)學(xué)生為工作宗旨。

2.3高校學(xué)生檔案提供利用問題

所有檔案管理工作，最終目的都是使學(xué)生檔案的價值能夠在適當(dāng)?shù)臅r候發(fā)揮出來。否則檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等都是徒勞。就業(yè)環(huán)境下，學(xué)生檔案的利用工作與平時的查考利用是不一樣的，需要學(xué)校檔案保管機(jī)構(gòu)、學(xué)生個人、就業(yè)單位三者聯(lián)動，做好溝通，服務(wù)就業(yè)。檔案保管機(jī)構(gòu)的主動性和積極性對于學(xué)生檔案能否完整、準(zhǔn)確、及時地提供給用人單位起著至關(guān)重要的作用。但是學(xué)校檔案管理部門往往意識不到這一點(diǎn)，還是像平時一樣重復(fù)“你來我找”的動作，不能主動推送服務(wù)。再加上某些學(xué)生和用人單位的檔案意識不強(qiáng)，很可能因此而錯過相互“握手”的機(jī)會。

另外在提供利用過程中存在的問題是，高校為了確保檔案的安全性，其做法是將相對完整的學(xué)生檔案封存保管，直至大學(xué)生畢業(yè)找到工作，與用人單位達(dá)成就業(yè)協(xié)議，才將該畢業(yè)生的檔案轉(zhuǎn)遞到公司，這時用人單位才真正看到了學(xué)生檔案，這是一種普遍存在的嚴(yán)重的信息滯后的表現(xiàn)，其危害就是單位辛辛苦苦招來的人與檔案記錄事實(shí)不符，因?yàn)橛行W(xué)生在求職過程中，會在簡歷或者自我介紹中制造一些浮夸內(nèi)容來粉飾自己，而“檔案不會說謊”，在一定程度上，用人單位會因應(yīng)聘者缺乏基本的誠信意識而將勸退，這種尷尬局面的造成與檔案提供利用的滯后性不無干系。雖然這種學(xué)生檔案利用模式一直都在沿用，徹底的改革是不現(xiàn)實(shí)的，但是檔案管理部門可以創(chuàng)新工作方式，服務(wù)學(xué)生就業(yè)。例如可以在學(xué)生就業(yè)時提供檔案復(fù)印件等。

3加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作的關(guān)鍵舉措

3.1增強(qiáng)高校檔案管理人員工作主動性

從事高校學(xué)生檔案管理工作的人員，要樹立主動提供服務(wù)的觀念，與時俱進(jìn)，在思想和工作方法上積極創(chuàng)新，尋求更加人性化、生動化的服務(wù)形式，為學(xué)生就業(yè)提供更多機(jī)會，例如通過QQ查檔，方便、快捷。另外，高校檔案管理部門要主動協(xié)調(diào)各相關(guān)檔案形成部門的工作，動態(tài)收集、跟蹤學(xué)生檔案，使整個學(xué)生檔案工作處于一個高校、有序的系統(tǒng)之中。

3.2對高校學(xué)生檔案的信息化管理

建立學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，對現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，既可以保證紙質(zhì)檔案的安全，也能提高工作效率和工作質(zhì)量，同時還能克服信息不對稱。[3]例如，可以在高校網(wǎng)站的主頁面上建立“學(xué)生檔案”板塊的鏈接，學(xué)生個人和用人單位可以點(diǎn)擊進(jìn)入學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，分權(quán)限查閱有關(guān)內(nèi)容，同時建立互動交流平臺，使檔案管理人員和學(xué)生與用人單位之間及時溝通，最大限度地服務(wù)就業(yè)。

3.3健全管理體制，依法治檔

2008年8月20日，國家教育部和檔案局聯(lián)合了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，這是一個高校檔案管理工作體制的規(guī)范，從整體上約束了高校檔案工作。[4]各高校應(yīng)該在此辦法的基礎(chǔ)上根據(jù)各自的實(shí)際情況，結(jié)合學(xué)生檔案完整性、連續(xù)性、流動性等特點(diǎn)，制定適用的管理規(guī)范，“因檔制宜”。

高校學(xué)生檔案是學(xué)生成長成才的人生履歷，做好高校學(xué)生檔案的管理工作，對促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)、為社會輸送人才有重要的積極作用。以發(fā)展的眼光和創(chuàng)新的思維不斷完善高校學(xué)生檔案管理工作，真正使高校學(xué)生檔案發(fā)揮其價值，為大學(xué)生就業(yè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]朱玉媛.現(xiàn)代人事檔案管理.北京:中國檔案出版社,2002:80~81

[2]曲德強(qiáng).高校學(xué)生人事檔案與大學(xué)生就業(yè)研究[J].中國電力教育,2008,12:131~132

篇8

一、內(nèi)蒙古的人才服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)情況

目前，我區(qū)的人才服務(wù)業(yè)正處在一個平穩(wěn)、向上的發(fā)展階段，服務(wù)產(chǎn)業(yè)化、人才管理網(wǎng)絡(luò)化、人才交流多樣化的人才市場新格局初步形成。人才交流上，以常設(shè)性人才集市為主，配以大型人才招聘會和中高級“精品”人才專場。人才資源管理上，新型的人事制度取代了原有的“人才單位所有”的管理模式，人才管理，服務(wù)工作逐步走向社會化、規(guī)范化和專業(yè)化。 根據(jù)2009年人社部制定頒布的人力資源和社會保障標(biāo)準(zhǔn)化工作管理辦法等文件的要求，全區(qū)各級政府人事部門和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)已逐漸認(rèn)識到標(biāo)準(zhǔn)化對人才服務(wù)發(fā)展的重要性，我區(qū)各盟市已將人才服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作列為當(dāng)前重要工作來推進(jìn)。幾年來，相繼制定出臺了有關(guān)流動人員檔案管理、人才市場管理、人才就業(yè)服務(wù)、評價等規(guī)章和制度，有效地規(guī)范了人才服務(wù)工作的開展。現(xiàn)將情況匯報如下：

（一）加強(qiáng)硬件設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

我們本著統(tǒng)一管理、方便服務(wù)、經(jīng)濟(jì)合理的原則，根據(jù)職能分工分別設(shè)置了行政綜合部、流動黨員黨總支、財務(wù)部、人才培訓(xùn)開發(fā)部、公共人事服務(wù)部、信息交流部、人事部、人才尋聘部、社會保障部9個部門。服務(wù)大廳窗口按照現(xiàn)有工作環(huán)境配備了統(tǒng)一的標(biāo)識牌，并且將收費(fèi)項(xiàng)目、服務(wù)承諾、業(yè)務(wù)流程、監(jiān)督辦法等內(nèi)容通過大廳的公告欄、宣傳單和內(nèi)蒙古人才網(wǎng)網(wǎng)站予以公布，力爭為廣大服務(wù)者提供規(guī)范、誠信、優(yōu)質(zhì)、方便的服務(wù)，打造“一站式”的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)模式，兌現(xiàn)各項(xiàng)服務(wù)承諾。

（二）基礎(chǔ)制度與業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

按照人才服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作要求和所規(guī)定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合實(shí)際工作，對內(nèi)我們制定了單位內(nèi)部的管理制度，包括人員管理、辦公設(shè)施、財務(wù)制度、請休假等方面的規(guī)定。對外業(yè)務(wù)制定了《內(nèi)蒙古人才市場條例》、《內(nèi)蒙古流動人員管理暫行辦法》、《內(nèi)蒙古人才交流服務(wù)中心流動人員人事檔案管理制度》、《內(nèi)蒙古人才交流中心現(xiàn)場招聘工作流程及分工》、《內(nèi)蒙古人才網(wǎng)招聘辦法》、《內(nèi)蒙古人才交流中心流動黨員管理辦法》、《內(nèi)蒙古人才交流服務(wù)中心人才評價考務(wù)流程》等14套管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)，各部門的業(yè)務(wù)都按標(biāo)準(zhǔn)開展具體工作，做到辦事有規(guī)定，服務(wù)有辦法。例如，人才市場招聘分為有形市場和無形市場。有形市場有市場的招聘辦法與流程，無形市場有網(wǎng)絡(luò)招聘辦法等。人事檔案管理有規(guī)定、有辦法，具體包括檔案管理規(guī)定、檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)、轉(zhuǎn)正定級手續(xù)、集體戶管理、出國申報手續(xù)、婚姻狀況證明以及辦理辭職、辭職手續(xù)，等等。僅2010年一年有形市場共組織人才交流會36場，全年組織用人單位3235家次，提供就業(yè)崗位70087個，上會求職的人才達(dá)170萬次。無形市場共組織3次網(wǎng)上招聘周活動，招聘信息800余條，平均每天更新內(nèi)蒙古人才網(wǎng)招聘信息100余條，內(nèi)蒙古人才網(wǎng)今年繼續(xù)保持全區(qū)人才招聘網(wǎng)站的龍頭地位。人才評價業(yè)務(wù)，共組織政策性考評和社會化考試30場，參加考評的人員達(dá)23819人次，最終正式聘用人數(shù)2715人。人才派遣業(yè)務(wù)，目前管理的派遣員工總數(shù)為5700余人。社會保障業(yè)務(wù)共為34家單位的16765人辦理了五險一金的繳納工作。流動黨員管理黨總支共設(shè)4個流動黨員黨支部，管理流動黨員289名。高校畢業(yè)生就業(yè)見習(xí)，全區(qū)33家就業(yè)見習(xí)單位，共征集到3494個見習(xí)崗位，區(qū)直已上崗人員2333人。

（三）崗位設(shè)置與人員管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

按照人才服務(wù)的專業(yè)化要求，科學(xué)設(shè)置工作崗位。各部門按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，開展服務(wù)。分工明確、責(zé)任到人，極大地強(qiáng)化了專業(yè)管理，提升了服務(wù)品質(zhì)。不斷地加強(qiáng)和規(guī)范服務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)，完善獎勵與績效考核機(jī)制，充分調(diào)動了員工們的工作積極性。

（四）工作流程標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

在明確工作人員職責(zé)，嚴(yán)格要求員工遵守各項(xiàng)工作規(guī)定和制度地前提下，將業(yè)務(wù)流程通過展板、宣傳單和網(wǎng)站方式向社會予以公布，并加強(qiáng)日常監(jiān)督考核，獎懲兌現(xiàn)。做到了辦事有方向、業(yè)務(wù)有流程、服務(wù)有規(guī)范。

（五）管理手段信息化建設(shè)

信息化是標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重要內(nèi)容之一，加強(qiáng)規(guī)范服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的同時提高工作效率。2009年我區(qū)由人才基金投入100萬元的政府采購項(xiàng)目，用于加強(qiáng)人才信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。其中包括服務(wù)器、計算機(jī)、路由器等硬件設(shè)施的更新和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、安全防護(hù)等軟件設(shè)施的升級。購置開發(fā)了“流動黨員管理系統(tǒng)”、“人事檔案管理系統(tǒng)”、“勞動就業(yè)核心業(yè)務(wù)經(jīng)辦子系統(tǒng)”、“事業(yè)單位合同鑒證管理系統(tǒng)”等多個數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，真正實(shí)現(xiàn)了信息化、無紙化、便捷化的管理模式。同時內(nèi)蒙古人才網(wǎng)作為我區(qū)最大的人才招聘網(wǎng)站，在我區(qū)網(wǎng)絡(luò)招聘、網(wǎng)上求職、信息公布中發(fā)揮著重要作用。網(wǎng)站是我中心結(jié)合自身實(shí)際，設(shè)計、制作而成，所有功能和模塊都經(jīng)過了反復(fù)的推敲和對比，經(jīng)過不懈的努力現(xiàn)在內(nèi)蒙古人才網(wǎng)整個網(wǎng)站系統(tǒng)構(gòu)架與中華英才、51JOB、智聯(lián)等知名網(wǎng)站相當(dāng)。自2009年改版以來，總訪問量達(dá)5700萬次、日均訪問量為4萬次。

二、存在的問題

（一）人才服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)性不強(qiáng)

人才服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)在人才管理中一直都具有舉足輕重的作用，各個單位也分別制定了相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和制度，這是標(biāo)準(zhǔn)化的體現(xiàn)。但是在人才服務(wù)系統(tǒng)中，只是存在標(biāo)準(zhǔn)化的現(xiàn)象，并未形成一個統(tǒng)一的制度和標(biāo)準(zhǔn)，這樣使得人才的管理和流動出現(xiàn)了較大的空白和障礙。

（二）人才服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化橫向聯(lián)系欠缺

人才服務(wù)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)不僅僅在系統(tǒng)內(nèi)部流轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)空白和障礙，在與其他系統(tǒng)和部門交叉時也造成銜接不順暢的情況。如高校畢業(yè)生的檔案流轉(zhuǎn)存在與教育部門、外省區(qū)等相關(guān)規(guī)定銜接不上的一系列問題。例如各地方、各部門就某一具體事項(xiàng)的辦理過程、要求和做法的不同，致使辦事效率不高、限制太多等問題頻繁出現(xiàn)。

（三）人才服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化意識匱乏

在日常服務(wù)工作中，工作人員沒有形成標(biāo)準(zhǔn)化意識，有些人才服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容簡單，力度不夠，原則性不強(qiáng)、靈活性不夠，單純憑借經(jīng)驗(yàn)和習(xí)慣進(jìn)行業(yè)務(wù)操作。其實(shí)對于一些熟練和有經(jīng)驗(yàn)的人員來說，在工作過程中已經(jīng)形成了一套標(biāo)準(zhǔn)化的工作方法，只是沒有及時進(jìn)行總結(jié)和推廣，造成了資源和經(jīng)驗(yàn)的浪費(fèi)。

三、意見和建議

（一）加強(qiáng)人才服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)

各級政府及其人事部門應(yīng)當(dāng)加大對人才服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重視程度，成立專門的人才服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化研究和制定組織，在充分搜集先進(jìn)的人才服務(wù)技術(shù)、先進(jìn)的人才服務(wù)手段方式和先進(jìn)的人才服務(wù)管理規(guī)范資料的過程中，也要廣泛征集相關(guān)行業(yè)包括國外先進(jìn)技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)，在綜合分析、試驗(yàn)驗(yàn)證的基礎(chǔ)上，出臺人才服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的相關(guān)制度和辦法。加強(qiáng)人員培訓(xùn)和隊(duì)伍建設(shè)的力度，保障標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作的順利開展。

（二）在檔案管理和人才流動方面急需出臺相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)

目前檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)在各個地區(qū)不盡相同，不利于人才及檔案的流動，一些發(fā)達(dá)城市對檔案流轉(zhuǎn)的要求較高，針對各類人群存在著不公平的現(xiàn)象，同時也制約了人才的流動。

現(xiàn)階段流動人員的檔案管理并不規(guī)范，沒有建立檔案追蹤機(jī)制，用人單位與勞動者對檔案的管理意識淡薄，并不重視自身檔案的完善，從而使應(yīng)有的利益受到損害。同時也不便于人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理檔案。有關(guān)檔案的統(tǒng)計結(jié)果與實(shí)際情況不吻合，造成統(tǒng)計數(shù)據(jù)的偏差。這方面也亟待出臺相應(yīng)的管理辦法和統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)。并且加大宣傳力度，保障勞動者的權(quán)利。

（三）建立統(tǒng)一規(guī)范的人力資源市場

篇9

關(guān)鍵詞：高校學(xué)生；檔案管理

中圖分類號：G647文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

學(xué)生檔案是每位學(xué)生的第一份社會檔案，是其人事檔案的重要基礎(chǔ)，所以學(xué)生檔案管理工作的重要性就凸顯出來。學(xué)生檔案管理工作是學(xué)生管理的基礎(chǔ)性工作之一，是記錄學(xué)生在校表現(xiàn)和學(xué)業(yè)狀況的重要資料，不僅對在校學(xué)生的教育和管理有著重要意義，對學(xué)生畢業(yè)后的人生發(fā)展也起著十分重要的作用。

一、高校學(xué)生檔案的內(nèi)涵與組成

高校學(xué)生檔案真實(shí)地記錄了學(xué)生在校期間的思想政治、學(xué)習(xí)成績、文明道德、遵紀(jì)守法等方面的各種情況，為進(jìn)一步了解學(xué)生、教育學(xué)生，加強(qiáng)學(xué)校的教學(xué)管理提供了豐富、翔實(shí)的參考素材，也是學(xué)生就業(yè)及今后的選拔、任用、考核的重要依據(jù)，是其重要的人生履歷記載。

教育部頒發(fā)的《高校檔案管理辦法》（教育部27號令）明確規(guī)定高校學(xué)生檔案主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。其中，高中檔案指其就讀高中時的學(xué)籍檔案，包括學(xué)生考試成績登記表、學(xué)年評語表、體質(zhì)健康卡片、健康檢查表、體育合格情況登記卡、畢業(yè)生登記表、高中畢業(yè)生家庭情況調(diào)查表、中學(xué)生社會實(shí)踐活動登記表。高考報考資料指學(xué)生的考生報名登記表、考生體格檢查表等。高校學(xué)籍檔案指學(xué)生成績表、學(xué)年鑒定表、學(xué)籍登記表及學(xué)生休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等學(xué)籍異動材料。學(xué)生獎懲記錄主要指學(xué)生在校期間所獲得的各級各類榮譽(yù)的審批表及學(xué)生違紀(jì)處分文件。學(xué)生黨團(tuán)組織檔案包括學(xué)生的入黨申請書、入黨積極分子登記表、個人自傳與思想?yún)R報、入黨志愿書、團(tuán)員推薦登記表等。

二、高校學(xué)生檔案工作的原則與作用

高校學(xué)生檔案管理工作應(yīng)本著統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、維護(hù)學(xué)生檔案的完整與安全、便于利用的原則進(jìn)行。學(xué)生檔案不僅對教育和培養(yǎng)、管理與服務(wù)在校學(xué)生有著重要作用，而且在學(xué)生畢業(yè)離校時將關(guān)系到其能否順利畢業(yè)和就業(yè)，并將影響學(xué)生畢業(yè)后的長遠(yuǎn)發(fā)展，也是用人單位全面、準(zhǔn)確地了解學(xué)生的重要依據(jù)。

三、高校學(xué)生檔案管理工作的主要依據(jù)

（一）教育部和省教育廳關(guān)于高考招生工作及高校學(xué)生管理中的相關(guān)文件是高校新生入學(xué)時檔案管理的直接依據(jù)。其文件基本形式為《教育部關(guān)于做好XXXX年普通高等學(xué)校招生工作的通知》及《XXXX普通高等學(xué)校招生工作規(guī)定》等。對高考學(xué)生報名條件、思想品德考核內(nèi)容、電子檔案信息內(nèi)容等做了明確的規(guī)范性要求。

（二）教育部和省教育廳、省政府關(guān)于高校畢業(yè)生就業(yè)工作的相關(guān)文件是對高校畢業(yè)生離校時檔案管理的重要依據(jù)。其文件基本形式為《關(guān)于做好XXXX年全國普通高校畢業(yè)生就業(yè)工作的通知》等，對當(dāng)年高校畢業(yè)生檔案作出相關(guān)要求。

（三）教育部頒發(fā)并修訂的《高校檔案管理辦法》、《高校學(xué)生管理規(guī)定》及學(xué)校依此而制定的《XXXX校學(xué)生檔案管理辦法》或《XXXX校學(xué)生管理規(guī)定》是對在校學(xué)生進(jìn)行檔案管理的重要依據(jù)。

四、高校學(xué)生檔案管理體制

高校學(xué)生檔案管理一般實(shí)行院（校）、系兩級管理體制，即學(xué)校檔案室――學(xué)生處――院系辦公室。學(xué)校檔案室作為負(fù)責(zé)全校綜合檔案的歸口管理部門，主要對全校學(xué)生檔案管理進(jìn)行宏觀指導(dǎo)，指導(dǎo)學(xué)生檔案管理制度的制定，并對學(xué)生檔案管理過程進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)、評估和服務(wù)等。學(xué)生處作為學(xué)生檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)具體組織管理學(xué)生檔案，其職責(zé)是制訂并完善學(xué)生檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，負(fù)責(zé)全校學(xué)生的日常學(xué)籍檔案的建立完善、管理、使用及畢業(yè)檔案的收集整理、郵寄工作，并組織各院系對學(xué)生入學(xué)檔案的收集、登記、保管、核查工作及對各院系學(xué)生檔案工作的督促、檢查和評比。院系辦公室主要通過輔導(dǎo)員、班主任具體落實(shí)學(xué)生檔案的收集、核實(shí)、登記并將裝學(xué)生在校期間形成的檔案材料及時裝檔，協(xié)助學(xué)生處檔案管理人員整理畢業(yè)生檔案。

五、高校學(xué)生檔案收集及管理

（一）檔案收集。新生報到時將自帶的檔案、新生錄取通知書、準(zhǔn)考證統(tǒng)一交給院系輔導(dǎo)員。各院系需檢查檔案是否密封，如未密封，則檢查其中內(nèi)容是否完整，并做記錄告知學(xué)生。大多高校將收集齊的學(xué)生高考檔案（也稱原始檔案）以班為單位附名單排序后交學(xué)生處學(xué)籍室，由學(xué)生處學(xué)籍室負(fù)責(zé)保存。

（二）在校學(xué)生檔案管理。學(xué)生處檔案室將學(xué)生檔案中的相關(guān)表格在規(guī)定時間內(nèi)以院系為單位下發(fā)，由各院系組織學(xué)生按要求填寫，并在規(guī)定的時間內(nèi)上交，再由各院系整理后分年級、分專業(yè)、分班級進(jìn)行歸檔，并負(fù)責(zé)將學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間的黨、團(tuán)組織關(guān)系，各級各類獎懲、學(xué)籍異動材料等及時歸檔，實(shí)施動態(tài)管理。

（三）畢業(yè)生檔案管理。畢業(yè)生檔案材料是用人單位選拔與使用畢業(yè)生的重要材料。每年六月各院系把整理好的畢業(yè)生在校檔案送到學(xué)生處學(xué)籍室與原始檔案合并形成學(xué)生畢業(yè)檔案。各院系配合學(xué)生處學(xué)籍室整理完善并由學(xué)籍室審驗(yàn)合格后，履行簽字手續(xù)，移交學(xué)籍室，再由學(xué)籍室負(fù)責(zé)并嚴(yán)格按照學(xué)生報到證副證轉(zhuǎn)遞郵寄。未落實(shí)就業(yè)單位學(xué)生的檔案由學(xué)校免費(fèi)保存兩年。擇業(yè)期結(jié)束（兩年），學(xué)籍管理室將檔案寄到該生生源所在地教育局或人事局（人才交流中心）。若學(xué)生申請繼續(xù)保留其檔案，按所在市人才中心的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收取保管費(fèi)。兩年內(nèi)如果落實(shí)就業(yè)單位，憑報到證或用人單位調(diào)檔函到學(xué)校辦理檔案移交手續(xù)。畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過郵政局寄發(fā)或遵照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并做詳細(xì)登記。學(xué)生檔案原則上不準(zhǔn)由本人自帶，但因特殊情況可將檔案密封并履行相關(guān)手續(xù)后自帶。若檔案丟失，由本人負(fù)責(zé)。

六、高校學(xué)生檔案的利用及相關(guān)要求

學(xué)生檔案原則上只限本院系分管學(xué)生工作的負(fù)責(zé)人、輔導(dǎo)員查閱。原則上不外借，因工作需要借出使用時，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，提供有效證件，學(xué)生原始檔案需經(jīng)所在院系以上單位證明，經(jīng)學(xué)生處負(fù)責(zé)人簽字同意方可借閱，院系存檔材料由所在院系主要負(fù)責(zé)人簽字同意后方可借閱，借閱期不超過三天。若特殊情況需延期的，應(yīng)補(bǔ)辦借閱手續(xù)。檔案借出后必須嚴(yán)加保管，做到檔案齊全、萬無一失。歸還時，管理人員要逐份核對檔案材料，出現(xiàn)污損、丟失，由借閱人負(fù)責(zé)。

檔案政審查閱，需持查閱單位的介紹信，經(jīng)由學(xué)生處領(lǐng)導(dǎo)批示同意方可查閱。任何人查閱檔案時，嚴(yán)禁涂改、抽取、撤換、復(fù)制檔案內(nèi)容。未經(jīng)學(xué)生處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得借閱學(xué)生檔案。各級檔案管理人員須嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，接收、移交檔案時必須認(rèn)真清點(diǎn)，核對登記。不得利用職務(wù)之便違規(guī)操作，否則由其主管部門視情節(jié)追究責(zé)任。

高校學(xué)生檔案有著豐富性、過渡性、周期性、保密性、頻繁性、多樣性等特點(diǎn)，所以要做好高校學(xué)生檔案管理工作，離不開社會和高校各級領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和全過程的貫徹落實(shí)，離不開各級檔案人員的高度責(zé)任感、政治敏銳性和先進(jìn)的管理理念。

（作者單位：南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校）

主要參考文獻(xiàn)：

[1]楊莉.淺淡高校學(xué)生檔案管理工作.云南檔案，2008.1.

篇10

關(guān)鍵詞：高校學(xué)生檔案；管理模式；管理體制；規(guī)律

我國高校檔案館大多是在綜合檔案室的基礎(chǔ)上組建而來，高校檔案管理體制雖然經(jīng)歷了分散到分管，分管到集中，但是作為高校檔案管理重要內(nèi)容之一的學(xué)生檔案仍然游離在高校檔案管理體制之外。教育部27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》已經(jīng)明確將學(xué)生檔案納入高校檔案管理的范疇。但由于目前缺乏學(xué)生檔案管理體制方面的具體操作性規(guī)定，各高校學(xué)生檔案管理模式也不盡相同，鑒于此，本文將在分析各高校學(xué)生檔案管理模式優(yōu)劣的基礎(chǔ)上，探討如何構(gòu)建科學(xué)規(guī)范的學(xué)生檔案管理模式，以促進(jìn)學(xué)生檔案規(guī)范管理，服務(wù)高校教育事業(yè)。

一、高校學(xué)生檔案材料形成規(guī)律

高校學(xué)生檔案是高校檔案管理的一個重要內(nèi)容，也是國家人事檔案的重要組成部分，是高校學(xué)生管理活動中形成的，記錄和反映在校期間學(xué)生個人經(jīng)歷、思想品德、家庭狀況、學(xué)習(xí)成績、個人特長、獎懲情況、身心健康狀態(tài)等信息的具有保存價值的各種形式的歷史記錄。目前高校學(xué)生檔案材料形成規(guī)律主要有以下特點(diǎn)：

（一）學(xué)生檔案數(shù)量大。自1999年擴(kuò)招以來，普通高等學(xué)校規(guī)模擴(kuò)大，學(xué)生數(shù)大幅增長，由此產(chǎn)生的學(xué)生檔案量也大大增加。根據(jù)教育部統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，1998年全國普通高等學(xué)校1022所，僅19%的普通高等學(xué)校的學(xué)生人數(shù)超過5000人，50%的普通高等學(xué)校學(xué)生人數(shù)集中在1000人～3000人。[1]而2009年全國普通高等學(xué)校達(dá)2305所，70%以上的普通高等學(xué)校學(xué)生人數(shù)超過了5000人，32%的普通高等學(xué)校學(xué)生規(guī)模集中在10000人～30000人。[2]

（二）學(xué)生檔案材料形成時間長。由于學(xué)校辦學(xué)層次的提升，專科院校升格為本科院校、博士點(diǎn)、碩士點(diǎn)在各高校紛紛設(shè)立，學(xué)制的改變也使得學(xué)生檔案材料形成時間發(fā)生改變。學(xué)生檔案材料的形成貫穿學(xué)生整個在校學(xué)習(xí)年限，?？粕?、研究生需要3年，本科生需要4年，而本碩博連讀甚至需要10年，時間跨度長。這期間不間斷的有新的檔案材料形成，需要及時歸檔，否則容易丟失，影響檔案材料的完整性。

（三）學(xué)生檔案材料形成部門多。學(xué)生檔案材料來源比較分散，涉及學(xué)校招生辦、教務(wù)處、學(xué)工處、保衛(wèi)處、組織部、團(tuán)委、學(xué)生所在的院系等多個部門，需要溝通協(xié)調(diào)部門間的關(guān)系以保證檔案材料收集的原始性、真實(shí)性、完整性。

（四）學(xué)生檔案材料內(nèi)容豐富。主要有：一是入學(xué)類材料：各類入學(xué)通知書、各類學(xué)生登記表。二是鑒定類材料：學(xué)生學(xué)年鑒定表。三是學(xué)習(xí)成績材料：學(xué)生成績登記冊、研究生個人培養(yǎng)計劃及其執(zhí)行情況表。四是畢業(yè)類材料：研究生論文答辯決議、各類畢業(yè)生登記表、學(xué)位證明材料。五是黨、團(tuán)組織材料：入團(tuán)志愿書、入黨志愿書、申請材料，綜合考核材料、外調(diào)證明材料。六是獎勵材料：三好學(xué)生登記表、優(yōu)秀學(xué)生干部登記表及各類獎勵審批材料。七是處分類材料：處分決定及個人檢查交代材料。八是其他：體檢表、畢業(yè)生就業(yè)派遣通知書。高校學(xué)生檔案材料形成規(guī)律的特點(diǎn)體現(xiàn)出了高校學(xué)生檔案管理的復(fù)雜性、過程性、動態(tài)性。高校學(xué)生檔案管理由學(xué)生檔案的收集、整理、歸檔、利用、轉(zhuǎn)遞、保管等一系列環(huán)節(jié)構(gòu)成，不再是檔案材料的簡單收集，過去兼職管理的模式已然不適應(yīng)學(xué)生檔案管理的需要，必須交由專門的檔案部門進(jìn)行管理。

二、高校學(xué)生檔案管理模式分析

《高等學(xué)校檔案管理辦法》已經(jīng)明確將學(xué)生檔案納入高校檔案管理的范疇。但由于到目前為止仍然缺乏學(xué)生檔案管理體制相關(guān)方面具體操作性的規(guī)定，因而在實(shí)際的學(xué)生檔案管理工作中，各高校管理模式也不盡相同，只有少數(shù)高校按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定將學(xué)生檔案歸口學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)管理，其余的還是實(shí)行分散管理，有的歸口招生辦、有的歸口各院系、有的歸口學(xué)生工作處管理。那么集中與分散的管理模式優(yōu)劣在哪里呢？總的說來，學(xué)生檔案不歸學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)管理，而分散其它一個部門或多個部門管理的這種分散多頭的管理體制造成了在一個學(xué)校有多個檔案管理部門，同時對相同或相近的檔案管理事項(xiàng)進(jìn)行管理，造成了部門職能交叉，最終導(dǎo)致檔案資源的重復(fù)建設(shè)，不符合高校檔案資源整合的需要和精簡高效的機(jī)構(gòu)改革原則。[3]而且這種分散多頭管理由于沒有一個管理中心、沒有一個機(jī)構(gòu)對學(xué)生檔案管理負(fù)總責(zé)，容易造成部門間相互扯皮，降低效率，影響學(xué)生檔案管理的效果。具體來看，由于不是專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，學(xué)生檔案管理工作往往不受重視，被部門其他工作擠占，在資源有限的情況下，人員、經(jīng)費(fèi)往往得不到保障。具體表現(xiàn)為：一是無法配備專職檔案管理人員。無論是學(xué)工處還是院系，檔案管理工作都不可能成為中心工作，管理學(xué)生檔案的工作人員多為兼職，兼管學(xué)生檔案管理工作?，F(xiàn)今檔案管理越來越專業(yè)化、現(xiàn)代化、信息化，這種兼職管理的模式無論是檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)、時間、精力的投入已經(jīng)不能適應(yīng)學(xué)生檔案管理工作發(fā)展的需要。二是檔案保管條件難以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。自高校學(xué)生檔案形成之日起算高校保管學(xué)生檔案的時間本專科生、研究生一般為3年～4年，本碩博連讀生長達(dá)10年，另外還可以在畢業(yè)后再托管2年。這期間檔案的保管也是學(xué)生檔案管理的一個重要方面。無論是學(xué)工處還是院系，檔案保管的條件往往比不上專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，無法配備專門的檔案庫房和基本的檔案防護(hù)設(shè)施，將檔案存放在普通的辦公室，容易造成檔案丟失或檔案損壞。三是檔案管理專業(yè)化程度低。主要體現(xiàn)在學(xué)生檔案的收集歸檔和利用服務(wù)的不規(guī)范。檔案整理沒有嚴(yán)格按照檔案的整理規(guī)范進(jìn)行整理，還停留在簡單的收集上，沒有編制頁號和檔號。只能提供簡單的檔案查詢、轉(zhuǎn)遞等服務(wù)，學(xué)生檔案信息化程度不高，無法為學(xué)校提供學(xué)生管理決策服務(wù)。學(xué)生檔案歸口學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)管理，那么學(xué)生檔案管理工作理所當(dāng)然的成為檔案機(jī)構(gòu)的中心工作，具有非專門檔案管理部門不具備的優(yōu)勢，更加能夠體現(xiàn)檔案管理的專業(yè)性，在檔案人員配備、保管條件、檔案現(xiàn)代化、專業(yè)化管理等方面更勝一籌。

三、高校學(xué)生檔案管理體制的建構(gòu)

高校檔案機(jī)構(gòu)是保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機(jī)構(gòu)，《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確把學(xué)生檔案列入了高校檔案管理的范圍。因此，高校學(xué)生檔案的主管部門無疑是高校檔案機(jī)構(gòu)。根據(jù)高校學(xué)生檔案材料形成的規(guī)律，通過對高校學(xué)生檔案集中與分散管理模式優(yōu)劣的比較分析，高校學(xué)生檔案歸口檔案部門，實(shí)行集中統(tǒng)一的管理模式是最優(yōu)的。那么集中統(tǒng)一的學(xué)生檔案管理體制的建構(gòu)可以從以下幾個方面展開：

（一）明確學(xué)生檔案管理的主管部門是高校檔案機(jī)構(gòu)，由高校檔案機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理全校的學(xué)生檔案工作。由高校檔案機(jī)構(gòu)對各學(xué)生檔案材料形成部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，要求他們按照檔案整理的規(guī)范做好檔案材料的收集、整理、歸檔工作，并對收集歸檔后的學(xué)生檔案進(jìn)行提供利用服務(wù)以及做好檔案的轉(zhuǎn)遞、保管等工作。要實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一的管理體制，必然要將學(xué)生檔案管理的職能同原有的部門相剝離，這將面臨著高校部門職責(zé)權(quán)限再分配的阻力。改革必然要有陣痛，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該從檔案職能科學(xué)配置的高度來看高校學(xué)生檔案管理體制的變革，將對相同或相近的檔案管理事項(xiàng)的管理職能整合到一起，實(shí)現(xiàn)資源的共享和利用。

（二）合理的人員配備和經(jīng)費(fèi)保障。集中統(tǒng)一的學(xué)生檔案管理體制必須要有合理的人員配備，應(yīng)當(dāng)根據(jù)學(xué)校規(guī)模，配備一定數(shù)量的專職學(xué)生檔案管理人員，以保證工作的正常開展。同時還應(yīng)該有專項(xiàng)學(xué)生檔案管理經(jīng)費(fèi)投入，保障學(xué)生檔案基礎(chǔ)設(shè)施和防護(hù)設(shè)施的配備到位，支持學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立和維護(hù)。

（三）建立健全學(xué)生檔案管理規(guī)章制度。學(xué)生檔案管理劃歸檔案部門管理之后，檔案管理部門要按照學(xué)生檔案材料形成的規(guī)律重新制定學(xué)生檔案管理規(guī)章制度。明確各部門和人員的學(xué)生檔案管理職責(zé)，包括明確檔案館、各歸檔部門職責(zé)，明確檔案館專職檔案管理人員、各歸檔部門兼職檔案管理人員職責(zé)。明確學(xué)生檔案業(yè)務(wù)規(guī)范。包括學(xué)生檔案歸檔范圍、程序、要求；檔案整理的規(guī)范；檔案查閱利用、轉(zhuǎn)遞、投遞等方面的規(guī)定。

（四）建立行之有效的學(xué)生檔案管理橫向機(jī)制。學(xué)生檔案來源分散，涉及到很多的部門，如何保證檔案材料的真實(shí)性、完整性，必然要建立一個行之有效的學(xué)生檔案管理橫向機(jī)制，對各學(xué)生檔案歸檔部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。這一機(jī)制一方面要求各歸檔部門按照學(xué)生檔案歸檔范圍進(jìn)行檔案材料的收集，保證收集的完整性，避免各部門間相互扯皮，同時要求各歸檔部門嚴(yán)格按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》第十六條規(guī)定的“高等學(xué)校實(shí)行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度”的要求對學(xué)生檔案材料按照學(xué)生檔案整理要求整理后移交歸檔。要建立這一機(jī)制，首先要明確各歸檔部門的責(zé)任人，在各歸檔部門確立一名分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案管理人員負(fù)責(zé)本單位的學(xué)生檔案工作。其次要確定各歸檔部門的職責(zé)，包括分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案管理人員的職責(zé)。再其次實(shí)行各歸檔部門檔案工作考核制度。把各歸檔部門檔案工作納入學(xué)校績效考核的指標(biāo)，工作業(yè)績與獎懲掛鉤。最后檔案部門要積極主動與各個檔案歸檔部門聯(lián)系，對各個檔案部門工作進(jìn)行檢查和業(yè)務(wù)培訓(xùn)、指導(dǎo)，對檔案材料收集的真實(shí)性、完整性以及檔案整理的規(guī)范性嚴(yán)格把關(guān)。