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【關(guān)鍵詞】 知識(shí)管理；檔案；信息化建設(shè)

一、檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及存在問題

1、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

檔案信息化建設(shè)是以檔案工作現(xiàn)代化為導(dǎo)向，堅(jiān)持用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等改造傳統(tǒng)檔案工作，確立傳統(tǒng)檔案在信息化的環(huán)境中得到廣泛的應(yīng)用，不斷促進(jìn)檔案管理方式、方法的升級(jí)改造。檔案信息化建設(shè)主要包括檔案信息的數(shù)字化、檔案網(wǎng)站建設(shè)、數(shù)字檔案館建設(shè)三個(gè)方面的內(nèi)容。

其中，檔案信息的數(shù)字化是在安全性、規(guī)范性的基礎(chǔ)上，用掃描、壓縮等現(xiàn)代技術(shù)將傳統(tǒng)文件如紙質(zhì)文件、音像文件集成為有序的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)；檔案網(wǎng)站建設(shè)主要是面向公眾和用戶的檔案信息公開，主要以檔案機(jī)構(gòu)主頁的形式廣泛傳播檔案工作、檔案資源、檔案利用的信息，是檔案部門服務(wù)大眾、宣傳政策和聯(lián)系社會(huì)的窗口；數(shù)字檔案館建設(shè)則著眼于無形的信息利用環(huán)境，實(shí)現(xiàn)檔案資料的網(wǎng)絡(luò)化，利用信息網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件的現(xiàn)代化信息存儲(chǔ)方式，區(qū)別于傳統(tǒng)實(shí)體檔案資料館不可移動(dòng)、不可復(fù)制的特點(diǎn)，數(shù)字檔案館是無形的信息存儲(chǔ)庫，與實(shí)體檔案資料館相輔相成，相互促進(jìn)。簡(jiǎn)言之，檔案信息化建設(shè)就是用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案機(jī)構(gòu)，提升檔案管理的現(xiàn)代化水平，是信息時(shí)代檔案管理的特征。

2、檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

上世紀(jì)90年代以來，隨著信息技術(shù)在我國各行各業(yè)逐步開展應(yīng)用，一批機(jī)讀檔案迅速產(chǎn)生，作為對(duì)實(shí)體檔案的補(bǔ)充，信息化檔案的應(yīng)用仍只是檔案管理的輔助手段。傳統(tǒng)的檔案管理依然是主流，實(shí)體檔案資料依然是主流，信息技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式并沒有形成根本性的沖擊。

上世紀(jì)90年代中期以來，各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)部門紛紛開始應(yīng)用各種各樣的信息系統(tǒng)，信息化才真正進(jìn)入到檔案管理之中。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，信息軟件逐漸取代了傳統(tǒng)的管理系統(tǒng)，信息資源的處置、管理逐步實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化，檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平得到了切實(shí)提高。2004年國家檔案局《全國檔案信息建設(shè)實(shí)施綱要》，明確提出要加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動(dòng)館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在部分中心城市建設(shè)示范性數(shù)字檔案館，開展公眾網(wǎng)上查詢檔案信息服務(wù)，加快推進(jìn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系、安全保障體系和人才隊(duì)伍建設(shè)。各地區(qū)、各行業(yè)紛紛制定檔案信息化建設(shè)實(shí)施辦法，至此，辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)在機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位得到廣泛應(yīng)用。生產(chǎn)、經(jīng)營、管理過程中的紙質(zhì)資料文件越來越少，電子文件日益成為主流。

3、當(dāng)前檔案信息化建設(shè)存在的問題

（1）電子文件缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。檔案管理部門在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)中，往往只注重硬件設(shè)施的配套和完善，缺少了檔案資源的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)，具體體現(xiàn)在檔案分類編碼標(biāo)準(zhǔn)一地一樣、一行一樣，缺乏統(tǒng)一的技術(shù)定標(biāo)配置。電子檔案資源難以順暢流通。

（2）檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)參差不齊。傳統(tǒng)的檔案管理人員有著熟練的紙質(zhì)檔案管理技術(shù)和方法，且知識(shí)更新慢、知識(shí)更新主動(dòng)性不強(qiáng)，新的檔案管理人員則過度依賴于信息技術(shù)，對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)掌握不全，尤其是檔案的分類管理知識(shí)嚴(yán)重欠缺，成為普通的電腦操作工。檔案管理的鴻溝在新老管理人員之間難以逾越。

（3）檔案信息管理模式有待提升。一些檔案管理部門只重視檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，卻忽視了檔案信息資源的利用。檔案信息只能夠在單位內(nèi)、部門間進(jìn)行簡(jiǎn)單的信息傳輸，且大多以單機(jī)運(yùn)行為主，檔案資料只限于簡(jiǎn)單地進(jìn)行查詢。即使進(jìn)行了簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)聯(lián)網(wǎng)，數(shù)據(jù)安全的保障也面臨著一定的風(fēng)險(xiǎn)。

二、知識(shí)管理與檔案信息化的理念融合

1、知識(shí)管理與檔案信息化建設(shè)

知識(shí)管理是指在組織中建構(gòu)一個(gè)人文與技術(shù)兼?zhèn)涞闹R(shí)系統(tǒng)，讓組織中的資訊與知識(shí)，透過獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新等過程，達(dá)到知識(shí)不斷創(chuàng)新的最終目的，并回饋到知識(shí)系統(tǒng)內(nèi)，個(gè)人與組織的知識(shí)得以永不間斷的累積，從系統(tǒng)的角度進(jìn)行思考這將成為組織的智慧資本，有助于做出正確的決策，以適應(yīng)市場(chǎng)的變遷。

知識(shí)管理理論把組織中的知識(shí)明確劃分為顯性知識(shí)和隱性知識(shí)兩個(gè)方面的內(nèi)容。針對(duì)檔案管理部門的知識(shí)管理而言，顯性知識(shí)是指存在的檔案資料，這些資料以紙質(zhì)、音像、電子形式存在，便于進(jìn)行分類和整理，能夠通過技術(shù)手段來進(jìn)行管理，包括文件、書籍、期刊、情報(bào)、報(bào)告、資料、規(guī)程規(guī)范、法律法規(guī)等。而隱性知識(shí)是指通過對(duì)顯性知識(shí)的分類和規(guī)范，能夠無形中給予知識(shí)受眾潛在收獲的知識(shí)等。隱性知識(shí)的存在依賴于精細(xì)化的檔案管理手段，依賴于員工的專業(yè)技能、工作經(jīng)驗(yàn)等，隱性知識(shí)存在于檔案管理者的頭腦中，并通過相關(guān)的檔案顯性知識(shí)傳達(dá)出來。知識(shí)管理的理念就是要把相關(guān)的顯性傳遞給受眾的同時(shí)把成熟的經(jīng)驗(yàn)、理念等以固化的方式在組織內(nèi)部傳承。檔案信息化建設(shè)推行知識(shí)管理的理念就是使知識(shí)的受眾能夠在最大的限度和范圍內(nèi)獲得共享信息資源，并通過促進(jìn)隱性知識(shí)向顯性知識(shí)的轉(zhuǎn)化實(shí)現(xiàn)服務(wù)公眾共享資源的目標(biāo)。這既是檔案管理部門工作創(chuàng)新的目標(biāo)，也是檔案管理部門服務(wù)社會(huì)的最終追求。

2、檔案管理呼喚知識(shí)管理理念

隨著信息化時(shí)代的到來，迅速信息、率先占有信息、平等共享信息成為信息時(shí)代勝負(fù)紛爭(zhēng)的重要籌碼。檔案管理工作者作為重要的公共知識(shí)存儲(chǔ)者應(yīng)及時(shí)把檔案資料、數(shù)據(jù)文件及時(shí)、便捷、準(zhǔn)確地傳播到社會(huì)，相應(yīng)地，檔案工作者的角色也要發(fā)生變化，正如在上世界90年代，加拿大著名的檔案學(xué)者特里·庫克（Terry Cook ）指出檔案工作者應(yīng)“由實(shí)體資料保管員轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)提供者”，提出檔案工作者不應(yīng)局限于分類整理知識(shí)、保管知識(shí)，而應(yīng)該想辦法傳播知識(shí)、轉(zhuǎn)移知識(shí)、探尋知識(shí)，并提出要“把著眼點(diǎn)從信息轉(zhuǎn)移到知識(shí)上（探尋、傳播、理解），從建立數(shù)據(jù)庫到建立知識(shí)庫上”，“引導(dǎo)利用者從泛濫的具體信息過渡到知識(shí)甚至智慧”，倡導(dǎo)把知識(shí)管理作為檔案工作者的重要職責(zé)。既然涉及到管理，知識(shí)管理的內(nèi)涵就不僅僅是紙質(zhì)文檔的分類保存，更應(yīng)該涉及到知識(shí)的傳播。

同時(shí)，另一位檔案學(xué)者高德·拉伯楚克（Gord Rabchuk ）呼吁檔案管理界要緊緊抓住信息時(shí)代知識(shí)爆炸的特征，把檔案工作同知識(shí)管理革命緊密聯(lián)系，要通過檔案管理工作為世界各行業(yè)的決策者提供有重要參考價(jià)值的信息，也即“21世紀(jì)檔案工作者將在有關(guān)的知識(shí)管理決策中，承擔(dān)重要責(zé)任。”檔案管理本身就是在對(duì)知識(shí)進(jìn)行管理。檔案管理工作如對(duì)檔案的收集、整理、統(tǒng)計(jì)、檢索實(shí)質(zhì)就是對(duì)顯性知識(shí)進(jìn)行加工和處理以滿足公眾需求的過程。信息時(shí)代的到來要求檔案管理從檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)楦雨P(guān)注于通過隱性能力來實(shí)現(xiàn)對(duì)顯性知識(shí)的管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化，形成顯性知識(shí)和隱性知識(shí)的匯集。

三、知識(shí)管理背景下檔案信息化建設(shè)途徑

1、推進(jìn)知識(shí)編碼化工作

在知識(shí)管理中，顯性知識(shí)通過傳統(tǒng)和現(xiàn)代的技術(shù)手段均可以獲得，而隱性知識(shí)助推著顯性知識(shí)的可辨性。檔案信息化建設(shè)不僅要求顯性知識(shí)在更大的范圍得到傳播，而且要求在更大的廣度上有相應(yīng)的標(biāo)碼認(rèn)同，同時(shí)要求隱性知識(shí)能夠切實(shí)服務(wù)于顯性知識(shí)的傳播。在這種情況下，傳統(tǒng)的檔案收藏中心就需要轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)創(chuàng)新中心，而知識(shí)編碼化工作為這種轉(zhuǎn)變提供了可能。

知識(shí)實(shí)現(xiàn)編碼的核心思想是將所需的知識(shí)標(biāo)準(zhǔn)化。知識(shí)實(shí)現(xiàn)編碼后能夠提高知識(shí)傳播的效率，能夠使知識(shí)在更大的范圍得到認(rèn)可和利用。運(yùn)用信息化的手段通過知識(shí)編碼并存儲(chǔ)編碼化的信息能夠把檔案知識(shí)轉(zhuǎn)變?yōu)橛袟l理的顯性知識(shí)傳播方式。編碼的過程則成為工作流程，在此基礎(chǔ)上，運(yùn)用信息技術(shù)將工作流程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。最后，建立數(shù)據(jù)庫，將編碼后的知識(shí)放入數(shù)據(jù)庫，這樣，知識(shí)就可以被更廣泛的受眾接收，從而使得知識(shí)從無序到有序。

2、推動(dòng)檔案工作者實(shí)現(xiàn)隱性知識(shí)相互傳播

檔案是社會(huì)生產(chǎn)、管理、經(jīng)營、歷史的原始記錄，而檔案工作者是熟悉并掌握著這些知識(shí)資源。檔案的特殊性決定了檔案工作者的特殊性。在檔案信息化建設(shè)過程中，如何把檔案工作者長期工作的隱性知識(shí)作用于檔案資料（屬于顯性知識(shí)）的傳播是十分重要的任務(wù)。在檔案信息化建設(shè)中，重要的任務(wù)是把傳統(tǒng)檔案工作者的工作經(jīng)驗(yàn)與新進(jìn)檔案工作者相對(duì)嫻熟的信息管理技術(shù)相結(jié)合，形成隱性的知識(shí)管理技能。這就要求檔案管理部門要采取多種形式的學(xué)習(xí)如集體學(xué)習(xí)制度、技術(shù)討論活動(dòng)、電子論壇形式等，促進(jìn)檔案工作者的經(jīng)驗(yàn)交流。促進(jìn)隱性知識(shí)的相互傳播。

此外，檔案管理部門有必要通過專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)來提升檔案工作者的整體素質(zhì)，縮小管理者和普通工作者、不同崗位工作者之間的知識(shí)落差，同時(shí)要營造平等和諧的溝通環(huán)境，檔案管理部門有必要建立平等開放的學(xué)習(xí)機(jī)制，建立檔案工作者之間平等分享隱性知識(shí)的激勵(lì)機(jī)制，使得經(jīng)驗(yàn)技能在溝通中得到傳播，新的經(jīng)驗(yàn)技能又在傳播中得到升華，從而形成新的隱性知識(shí)。

3、實(shí)現(xiàn)圖情檔信息資源一體化管理

檔案信息化建設(shè)的一個(gè)目標(biāo)是在信息化技術(shù)的基礎(chǔ)上，使檔案工作被動(dòng)的信息服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)的知識(shí)創(chuàng)新服務(wù)。圖情檔作為不同的信息資源，統(tǒng)一于知識(shí)管理理念下的信息化建設(shè)。圖情檔資源的人為割裂容易造成資源的浪費(fèi)，不利于資源實(shí)現(xiàn)共享，不符合知識(shí)管理關(guān)于知識(shí)傳播共享的信息整合理念。檔案是社會(huì)的原始記錄，包含著原始信息，圖書是社會(huì)發(fā)展規(guī)律的認(rèn)識(shí)和集成，記錄著人類對(duì)社會(huì)發(fā)展的思考，情報(bào)則是對(duì)社會(huì)新知識(shí)的探索和記載。圖情檔信息資源一體化是數(shù)據(jù)資源共享的需要，是信息化社會(huì)的客觀要求。檔案信息化建設(shè)需要把圖情檔資源通過信息化技術(shù)進(jìn)行深度整合，能夠更好地使受眾立體化、全方位地進(jìn)行知識(shí)的學(xué)習(xí)。

【參考文獻(xiàn)】

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一、檔案管理與知識(shí)管理具有一定的相通性

之所以說檔案管理與知識(shí)管理具有一定的相通性，主要表現(xiàn)在二者在管理的對(duì)象、目的、流程和技術(shù)等方面體現(xiàn)出來。

（一）管理對(duì)象的相通性

各類文件是檔案管理的主要對(duì)象，知識(shí)是知識(shí)管理的主要對(duì)象。知識(shí)的來源主要有兩個(gè)方面，一方面是通過自身的各種活動(dòng)收集進(jìn)而整理而得到的知識(shí)，另一方面是通過購買、贈(zèng)送等各種方式獲得的文件、書籍等。從這個(gè)意義上來看，各類文件、書籍是屬于知識(shí)的范疇。由此可見，文件屬于知識(shí)，而文件又是檔案管理的主要對(duì)象，因此，文件也就成為了檔案管理與知識(shí)管理的共同管理對(duì)象。所以檔案管理與知識(shí)管理在管理對(duì)象上具有相通性。

（二）管理目的的相通性

檔案管理的目的是方便社會(huì)的利用，滿足用戶的需求。知識(shí)管理的目的在于讓知識(shí)實(shí)現(xiàn)價(jià)值，更好的為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)，并把知識(shí)傳遞給其他人。從這一點(diǎn)上來看，檔案管理的目的和知識(shí)管理的目的在于讓人或者社會(huì)更好的利用，從而達(dá)到一定的目的。因此，檔案管理和知識(shí)管理的目的具有相通性。

（三）管理流程的相通性

檔案管理的流程一般主要為接收與征集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等，知識(shí)管理的流程是對(duì)文件予以收集存儲(chǔ)、加工整理、鑒定評(píng)價(jià)、實(shí)現(xiàn)價(jià)值等。通過對(duì)比二者的管理流程，發(fā)現(xiàn)二者極具相似性，都是從文件的接收開始，到文件的利用實(shí)現(xiàn)價(jià)值結(jié)束，因此，檔案管理和知識(shí)管理在管理流程想具有相通性。

（四）管理技術(shù)的相通性

在信息化環(huán)境下，檔案管理工作依賴于信息技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)檔案進(jìn)行有效收集、整理等。而知識(shí)管理也是如此，知識(shí)管理離不開現(xiàn)代技術(shù)條件的支撐，比如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電子郵件、搜索引擎等，這些都是完成知識(shí)管理必不可少的重要條件。由此可見，檔案管理與知識(shí)管理都需要在信息化的條件下才能完成技術(shù)管理工作。因此，檔案管理和知識(shí)管理在管理技術(shù)上具有一定的相通性。

二、檔案管理與知識(shí)管理具有一定的差異性

之所以說檔案管理與知識(shí)管理具有一定的差異性，主要體現(xiàn)在管理層面、管理范圍、管理特點(diǎn)等幾個(gè)方面表現(xiàn)出來。

（一）管理層面的差異性

檔案管理僅是專業(yè)類型的活動(dòng)，或者管理技術(shù)的相關(guān)辦法。而知識(shí)管理并非僅僅如此，還包括價(jià)值觀層面和管理理念層面上的內(nèi)容，甚至還包括更高層次的管理體系或者管理的方法論等問題。因此，檔案管理與知識(shí)管理在管理層面具有一定的差異性。

（二）管理范圍的差異性

檔案管理的范圍主要是文件、檔案等，而知識(shí)管理涉及到的范圍就較為廣泛，知識(shí)管理不僅要管理到文件、檔案，還要管理到圖書情報(bào)、員工的綜合素質(zhì)和基本要求等各方面。因此，檔案管理與知識(shí)管理在管理范圍方面具有一定的差異性。

（三）管理特點(diǎn)的差異性

檔案管理是對(duì)文件和檔案的管理，更側(cè)重于對(duì)文件、檔案的規(guī)范性、程序化等方面的管理。而知識(shí)管理則鼓勵(lì)運(yùn)用知識(shí)進(jìn)行較為寬松境遇的管理，二者的側(cè)重點(diǎn)與管理的特點(diǎn)因此也就不同。由此可見，檔案管理與知識(shí)管理在管理特點(diǎn)上有一定的差異性。

三、檔案管理與知識(shí)管理相輔相成

之所以說檔案管理與知識(shí)管理是相輔相成的，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（一）知識(shí)管理可以有效提升檔案管理

知識(shí)管理對(duì)檔案管理有著一定的促進(jìn)和提升作用，主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面。

一是知識(shí)管理可以有效拓寬檔案管理的管理范圍和管理領(lǐng)域。傳統(tǒng)的檔案管理強(qiáng)調(diào)的是文件和檔案的管理，忽略了文件、檔案對(duì)圖書情報(bào)等的重大作用，因而限制了檔案管理的工作范圍。知識(shí)管理要求把所有的知識(shí)納入到自己的管轄范圍內(nèi)，并將知識(shí)進(jìn)行有效整合，因此，在知識(shí)管理的帶動(dòng)下，檔案管理可以有效的參與到圖書情報(bào)管理或者知識(shí)管理中去，因而擴(kuò)大了自身的管理范圍。

二是知識(shí)管理可以提升檔案管理的重要價(jià)值。傳統(tǒng)的檔案管理就是通過復(fù)印、傳真等各種形式的方式對(duì)檔案進(jìn)行利用，而知識(shí)管理則要求運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行人性化的運(yùn)用。因此，在知識(shí)管理的帶動(dòng)下，檔案管理可以向著更為人性化的方向發(fā)展，更好的去完成自身的工作使命，提升檔案管理的重要使用價(jià)值。

（二）檔案管理可以促進(jìn)知識(shí)管理的科學(xué)化發(fā)展

檔案管理可以促進(jìn)知識(shí)管理的科學(xué)化發(fā)展，主要從以下兩個(gè)方面表現(xiàn)出來。

一是檔案管理的沉淀可以豐富知識(shí)管理的內(nèi)容。目前，傳統(tǒng)的檔案管理中的很多文件都存放時(shí)間較為長久，但是這些并不是古董，科學(xué)合理的利用反而會(huì)成為巨大價(jià)值是知識(shí)。因此，正是因?yàn)橛辛藱n案管理，才有了更為合理的保管這些資料，也更可能為知識(shí)管理豐富內(nèi)容。

二是檔案管理有助于知識(shí)管理的傳播和運(yùn)用。在檔案管理的作用下，很多知識(shí)得以保留下來。一般來說，知識(shí)的傳播主要通過書面和語言的方式進(jìn)行。而檔案管理恰恰具備這兩個(gè)方面的優(yōu)勢(shì)。所以也就能為知識(shí)管理的進(jìn)一步傳播和運(yùn)用做好了前提準(zhǔn)備工作。

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關(guān)鍵詞：知識(shí)管理；企業(yè)檔案管理；傳統(tǒng)檔案管理；困境分析

企業(yè)檔案管理能夠起到穩(wěn)固企業(yè)發(fā)展、為企業(yè)指明前進(jìn)方向的作用。通常情況下，企業(yè)的檔案具有數(shù)據(jù)龐大、資料繁多的特點(diǎn)，尤其是公司規(guī)模較大的企業(yè)，檔案數(shù)量更為龐大[1]。然而，當(dāng)前大部分企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時(shí)，仍然存在一些問題有待解決。

1 企業(yè)檔案管理所面臨的問題與困境

1.1 傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)落后

傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)明顯與現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展程度存在落差，造成企業(yè)管理水平較為落后。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，已經(jīng)逐漸滲透到我們的日產(chǎn)生活、生產(chǎn)之中。傳統(tǒng)的檔案管理方法通常是采用人工記錄、紙質(zhì)記錄的方式對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行管理。而這種管理方式很容易造成企業(yè)檔案丟失或損壞的情況，不利于企業(yè)人員進(jìn)行管理[2]。除此之外，對(duì)于具有悠久歷史的大型企業(yè)而言，長久積累之后，所擁有的檔案資料數(shù)量巨大。而在管理過程中，當(dāng)管理人員出現(xiàn)交替時(shí)，容易出現(xiàn)交接漏洞，導(dǎo)致某些企業(yè)重要檔案在此過程中遺失。

1.2 企業(yè)檔案管理重視度不夠

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視度不足，會(huì)大大降低檔案管理水平。根據(jù)調(diào)查顯示，我國大部分企業(yè)對(duì)檔案管理工作的投入力度均相對(duì)較弱，很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理僅僅只是資料的收集與儲(chǔ)存，而忽略了檔案管理所能帶給企業(yè)的指向作用。當(dāng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理重視不足時(shí)，會(huì)影響檔案管理工作人員的工作態(tài)度。有可能會(huì)讓檔案管理人員出現(xiàn)懈怠的工作情緒，極大的影響了檔案管理工作效率。

1.3 企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)不高

企業(yè)在選擇檔案管理人員時(shí)，通常只會(huì)關(guān)注人才的耐心、細(xì)心度，而不會(huì)特意選擇具有專業(yè)檔案管理能力的人才。甚至在很多企業(yè)，為了節(jié)省人力成本，會(huì)選擇從其他部門，如辦公室部門調(diào)任或兼任檔案管理工作。當(dāng)檔案管理工作人員能力不足時(shí)，會(huì)降低檔案管理工作的所應(yīng)有的效果，導(dǎo)致企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)更加不重視檔案管理工作，呈現(xiàn)出惡性循環(huán)的狀態(tài)。在檔案管理人員管理制度方面，大多數(shù)采用同樣酬勞雇傭人才。長久下來，會(huì)讓表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員慢慢變得失去工作積極性，認(rèn)為無論做多少工作都會(huì)得到相應(yīng)酬勞，導(dǎo)致工作效率與質(zhì)量的降低[3]。

1.4 檔案管理搜索性差

在傳統(tǒng)的檔案管理方法中，通常會(huì)對(duì)所收集的檔案資料進(jìn)行檔案盒歸納與整理。當(dāng)需要尋找某份資料時(shí)，即便是檔案管理人也很難在短時(shí)間內(nèi)將檔案資料快速搜索出來。當(dāng)資料年份較長時(shí)，甚至可能出現(xiàn)“無跡可尋”的狀況，極大的降低了檔案管理水平。檔案管理中，檔案資料管理的搜索性較差，在關(guān)鍵時(shí)刻無法及時(shí)提供必需資料，可能會(huì)對(duì)企業(yè)造成巨大的損失與影響。

2 基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理模式應(yīng)用

2.1 構(gòu)建企業(yè)檔案文化管理模式

企業(yè)檔案管理水平需要良好的企業(yè)文化背景進(jìn)行支撐，先進(jìn)的企業(yè)文化背景可以改變企業(yè)人員落后的思想觀念，讓企業(yè)員工能夠主動(dòng)學(xué)習(xí)新知識(shí)與新事物。為了更好的建設(shè)企業(yè)檔案文化管理制度，企業(yè)應(yīng)當(dāng)為檔案管理工作人員建立能夠進(jìn)行知識(shí)共享的交流平臺(tái)，還可以將檔案管理的相關(guān)知識(shí)以講座的形式定期在企業(yè)進(jìn)行宣講，讓檔案管理人員能夠接觸到新信息與新知識(shí)，以此來提高企業(yè)檔案管理水平。

2.2 采用企業(yè)檔案信息管理模式

為了能夠滿足知識(shí)時(shí)代的需求，在基于知識(shí)管理的基礎(chǔ)上，將企業(yè)的檔案資料信息進(jìn)行整理與分類[4]。傳統(tǒng)的檔案管理模式下，會(huì)出現(xiàn)檔案信息混亂的狀態(tài)，導(dǎo)致企業(yè)各個(gè)部門不能得到良好溝通，檔案信息共享實(shí)現(xiàn)困難。而構(gòu)建完全的企業(yè)檔案信息管理制度，可以為企業(yè)的檔案資料設(shè)立不同類型、專題等進(jìn)行信息分揀，以求最大程度能夠利用企業(yè)檔案，充分利用知識(shí)管理優(yōu)勢(shì)，提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量。

2.3 充分實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的服務(wù)性

企業(yè)檔案管理的目的之一，就是為了能夠滿足后續(xù)人員對(duì)資料的查閱與經(jīng)驗(yàn)的獲取。在所收集的檔案資料中，包含人事管理資料、企業(yè)經(jīng)手項(xiàng)目詳細(xì)資料等很多內(nèi)容，相當(dāng)于是企業(yè)的成長日記。在企業(yè)的成長過程中，通常不會(huì)一帆風(fēng)順，每一次磕絆、損失都能成為后期發(fā)展的借鑒。企業(yè)檔案管理應(yīng)當(dāng)在企業(yè)人員需要時(shí)提供有用信息，才能充分實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的服務(wù)性。而基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理模式，可以利用現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)，改變傳統(tǒng)紙張管理，將檔案管理移動(dòng)依附于計(jì)算機(jī)技術(shù)中。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠快速搜索所需資料，還可以對(duì)重要檔案進(jìn)行多重備份，避免出現(xiàn)檔案的遺失或損壞，確保了檔案的完整性。

2.4 提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視度

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)加大對(duì)企業(yè)檔案管理的重視度，改變傳統(tǒng)管理觀念，充分融合知識(shí)管理理念，運(yùn)用先進(jìn)信息管理技術(shù)，將企業(yè)檔案管理的效用充分發(fā)揮出來。當(dāng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)檔案管理工作具有足夠的重視度時(shí)，能夠給予企業(yè)檔案管理工作更多支持。首先，在資金投入方面。有足夠的資金，檔案管理工作人員才能更主動(dòng)、更積極的開展工作，還能購買足夠的工作所需設(shè)備，充分滿足檔案管理工作需求。然后，在影響力方面。當(dāng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)檔案管理工作足夠重視時(shí)，會(huì)感染檔案管理工作人員，讓檔案管理人員能夠在工作時(shí)感受到自己對(duì)企業(yè)的貢獻(xiàn)，挖掘自身的價(jià)值[5]。只有這樣，才能顯著提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量。

2.5 加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理人員的培養(yǎng)力度

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在定崗時(shí)，為了充分實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的實(shí)際作用，不得S意選擇檔案管理人員。在選擇檔案管理人員時(shí)，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行綜合性思考，觀察招聘人才的檔案整理能力、檔案收集能力、檔案分析能力以及總結(jié)歸納能力。優(yōu)秀的檔案管理人才不僅能夠?qū)n案進(jìn)行有序管理，還能在將檔案資料有序管理的同時(shí)，還能從企業(yè)的歷史檔案資料中，對(duì)企業(yè)過去的不足進(jìn)行總結(jié)，進(jìn)而能夠幫助企業(yè)獲得更長遠(yuǎn)的發(fā)展。除了在初始選擇需要慎重外，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)當(dāng)定期開展基于知識(shí)管理的檔案管理相關(guān)講座，聘請(qǐng)專家進(jìn)行定期講解。知識(shí)在不斷進(jìn)步，技術(shù)在不斷提升，檔案管理人員只有不停歇的進(jìn)行學(xué)習(xí)，才能保障自己不會(huì)處于落后狀態(tài)，才能更好的完成檔案管理工作。同時(shí)，對(duì)于檔案管理能力強(qiáng)，工作質(zhì)量高的工作人員，企業(yè)應(yīng)當(dāng)給予適當(dāng)?shù)木瘛⑽镔|(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，以此來激發(fā)其他工作人員的積極性，讓全體員工能夠保持積極向上、努力工作的狀態(tài)。對(duì)于管理能力差、工作狀態(tài)不良的員工，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行了解，給予幫助，讓員工可以早日恢復(fù)狀態(tài)。

3 結(jié)束語

綜上所述，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足我國企業(yè)的發(fā)展需求。因此，為了能夠真正實(shí)現(xiàn)檔案管理在企業(yè)中的作用，應(yīng)當(dāng)早日進(jìn)行改革，選擇基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理模式，以此來提升企業(yè)檔案管理效果，確保企業(yè)能夠朝著健康、繁榮方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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篇4

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，我國人事檔案管理相對(duì)不足，原有的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法滿足市場(chǎng)需求。如果企事業(yè)單位想在市場(chǎng)中保持長久的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，就必須根據(jù)市場(chǎng)變化，改善管理模式，抓住機(jī)遇應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)。而采用互聯(lián)網(wǎng)+檔案服務(wù)的新型管理模式，不僅促進(jìn)了與行業(yè)間的交流協(xié)作，還實(shí)現(xiàn)了交流互動(dòng)、傳遞信息、實(shí)現(xiàn)多元化的發(fā)展，這樣對(duì)事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展有很大幫助，同時(shí)提高了事業(yè)單位管理的運(yùn)營模式。

2 創(chuàng)新人事檔案管理制度的必要性

人事檔案信息失真，是我國人事檔案工作面臨的問題之一。比如說，落后的人事檔案管理方法及手段，人事檔案機(jī)構(gòu)分散和非專業(yè)化；檔案材料在收集加工傳遞等一系列環(huán)節(jié)中的管理也存在不同的漏洞，致使檔案材料損失等；“棄檔”現(xiàn)象就是人事檔案管理中出現(xiàn)的問題之一。被人遺棄的檔案就是“棄檔”。數(shù)據(jù)顯示，目前全國各級(jí)人才流動(dòng)服務(wù)中心有大概50/60萬流動(dòng)人員的人事檔案無人理會(huì)。從這些事情我們就可以看到人事檔案管理制度的弊端。

然而，在現(xiàn)有人事檔案中收集的資料不完整，舊資料居多， 新資料少之又少，還有補(bǔ)充不及時(shí)的情況，這無法反映出一個(gè)人的現(xiàn)實(shí)面貌。組織評(píng)價(jià)又流于形式化并不能客觀真實(shí)反映一個(gè)人的情況。關(guān)于個(gè)人政治品德、家庭歷史和社會(huì)關(guān)系方面的內(nèi)容居多， 反而體現(xiàn)一個(gè)人的能力水平和特長信息量卻非常少。在現(xiàn)實(shí)生活中，檔案造假的違法行為也逐年增加，假學(xué)歷、假年齡等現(xiàn)象也是只增不減。為了改變這種情況，創(chuàng)新人事檔案管理制度是我們的唯一途徑。

3 創(chuàng)新人事檔案管理制度的原則

3.1 服務(wù)原則

人事檔案首先要從每個(gè)人開始建立，隨后要做到整體檔案系統(tǒng)的管理， 這些都需要做到適應(yīng)市場(chǎng)化需求，優(yōu)化人才流動(dòng)及管理，讓人才的使用、管理、流動(dòng)得以實(shí)現(xiàn)最大化的利用。人事檔案是證明每個(gè)人整體素質(zhì)的履歷資料，也是每個(gè)單位需要施行人事管理的重要證據(jù)。當(dāng)求職者去應(yīng)聘工作時(shí)，這個(gè)檔案是應(yīng)聘者向招聘單位說明自身素質(zhì)的重要依據(jù) 。

3.2 準(zhǔn)確原則

人事檔案信息儲(chǔ)存需要做到信息準(zhǔn)確全面，要做到內(nèi)容充分，檔案資料要豐富、全面、完整， 能夠反映一個(gè)人的真實(shí)面貌， 不能存在核實(shí)不準(zhǔn)確的消息就歸檔，比如模糊不清的數(shù)字、日期等也不可以歸檔。人事檔案要反映出一個(gè)人的整體素質(zhì)和履歷情況，突顯出一個(gè)人最有價(jià)值的信息以及他的具體情況。

3.3 通用原則

某個(gè)人因?yàn)閾Q工作的原因，想把自己的人事檔案從原來的工作單位換到另一個(gè)單位，這就需要從個(gè)案的編制到系統(tǒng)的建設(shè)都要完整，做到通用原則。第一要做到標(biāo)準(zhǔn)化，第二要做到規(guī)范化，第三要做到適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化的需求，這樣才能實(shí)現(xiàn)通用原則服務(wù)的宗旨。還有將人事檔案的管理樹立一種 “以用戶為中心”的服務(wù)理念，改變不合適的管理體制， 努力完善檔案的功能，確保人事檔案內(nèi)容真實(shí)性和公民知情權(quán)的實(shí)現(xiàn)，發(fā)揮人事檔案作用和保證社會(huì)穩(wěn)定。

4 人事檔案管理創(chuàng)新制度的方法

4.1 實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理

檔案管理應(yīng)拋棄傳統(tǒng)方法，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存時(shí)間短，溫度和濕度都可能造成檔案的損壞。數(shù)字化管理節(jié)省存儲(chǔ)空間和提高檢索檔案的效率，最重要的是數(shù)字化檔案管理的模式延長了檔案的壽命。數(shù)字化檔案都存儲(chǔ)在一個(gè)小小的硬盤中，他們對(duì)環(huán)境并沒有特別要求。小小的一塊硬盤可以存儲(chǔ)的檔案?盜靠氨紉蛔?小型圖書館。數(shù)字化檔案可以復(fù)制和備份，一般情況下丟失不了，易于保存。

4.2 建立檔案管理機(jī)構(gòu)

檔案管理機(jī)構(gòu)存在許多問題，要建立開放化的管理模式，首先要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理社會(huì)化 ，要建立具備社會(huì)性質(zhì)的檔案管理機(jī)構(gòu)。管理機(jī)構(gòu)建立需要檔案管理的專業(yè)性、技術(shù)性、還要解決沒有檔案的人員的檔案問題。在過去的工作中，自己的檔案都是在所在單位，而部分沒有工作或者是退休的人員檔案就沒有機(jī)構(gòu)在收錄，就造成了無人管理的現(xiàn)象。因此，需要建立開放型和社會(huì)化的檔案管理機(jī)構(gòu)，發(fā)揮管理機(jī)構(gòu)的最大作用。

4.3 借鑒國外的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)

各個(gè)國家、各個(gè)區(qū)域都有不同的人事檔案管理制度模式。檔案管理包括公立、私立系統(tǒng)。人事檔案管理工作不是簡(jiǎn)單的管理工作，它是和人事有關(guān)系，需要調(diào)動(dòng)和流動(dòng)。總之，我們需要借鑒國外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)提升我們的檔案管理工作。

篇5

關(guān)鍵詞：職業(yè)教育； 檔案管理； 實(shí)踐

一、職業(yè)教育檔案管理的重要意義

濟(jì)南三職專是高中和職專一體化的學(xué)校，該學(xué)校的會(huì)計(jì)是我們的特色專業(yè)，而烹飪專業(yè)、旅游、導(dǎo)游專業(yè)也是我校的重點(diǎn)專業(yè)，是山東省重點(diǎn)職業(yè)學(xué)校。

檔案管理作為職業(yè)學(xué)校的一項(xiàng)重要職能工作，在學(xué)校中有著特殊的地位，這主要是因?yàn)椋瑱n案管理工作對(duì)整個(gè)學(xué)校的促進(jìn)作用明顯，搞好了檔案管理工作，可以實(shí)現(xiàn)信息的分類查找，對(duì)提高管理效率大有幫助。作為學(xué)校，有大量的檔案資料需要?dú)w檔、分類和保管，具體可以分為四大類：第一大類、基礎(chǔ)教學(xué)資料及目錄，第二大類、與教學(xué)相關(guān)的科研成果材料及目錄，第三大類，教師和學(xué)生的基礎(chǔ)檔案、獲獎(jiǎng)榮譽(yù)，第四大類黨政類、教學(xué)教學(xué)類、會(huì)計(jì)類、固定資產(chǎn)類、照片錄像類、榮譽(yù)類、教學(xué)儀器類、組織人事類等資料。從類別上我們就可以看出，職業(yè)教育中需要管理的檔案非常多，如果不建立系統(tǒng)的檔案管理體系，將無法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的高效管理，也就無法實(shí)現(xiàn)提高管理效率的目標(biāo)。在濟(jì)南三職專中，檔案管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)職能工作，被賦予了促進(jìn)發(fā)展，提高管理效率的重任。對(duì)于檔案資料的管理，濟(jì)南三職專也總結(jié)出了行之有效的辦法，使檔案管理更加適合學(xué)校的發(fā)展。

從整體管理效果來看，職業(yè)教育中的檔案管理體系都是與實(shí)踐緊密結(jié)合而建立起來的，具有較強(qiáng)的實(shí)用性。要想實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展，要想提高整體管理效率，就要做好檔案管理工作，使檔案管理工作起到促進(jìn)整體管理水平的效果。由此可見，職業(yè)教育檔案管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

二、提高職業(yè)教育檔案管理質(zhì)量的具體措施

針對(duì)職業(yè)教育檔案管理的資料四大類，要想搞好職業(yè)教育檔案管理工作，就要提高對(duì)這四大類檔案資料的管理質(zhì)量，使職業(yè)教育檔案管理質(zhì)量得到全面的提升。具體可以采取以下措施：

1、明確職業(yè)教育檔案管理的服務(wù)屬性，改變傳統(tǒng)檔案管理觀念

檔案管理能夠?qū)β殬I(yè)教育中涉及的所有資料進(jìn)行統(tǒng)一化管理，提高資料的使用率，使更多的檔案資料發(fā)揮應(yīng)有的作用，促進(jìn)學(xué)校發(fā)展。職業(yè)教育的檔案管理工作對(duì)于學(xué)校來說非常重要，

（1）發(fā)揮職業(yè)教育檔案管理的服務(wù)屬性，為學(xué)校建設(shè)服務(wù)

職業(yè)教育檔案中所包含的資料主要為四大類，這四大類材料屬于職業(yè)學(xué)校的精華，對(duì)職業(yè)教育發(fā)展起著重要的推動(dòng)作用，因此，在職業(yè)教育檔案管理中，要發(fā)揮職業(yè)教育檔案的服務(wù)屬性，提高職業(yè)教育檔案的使用率，改變過去單純的只對(duì)檔案存儲(chǔ)而不利用的觀念，使職業(yè)教育檔案管理既要實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)功能也要實(shí)現(xiàn)高效利用。現(xiàn)濟(jì)南三職專組織了各專業(yè)優(yōu)秀畢業(yè)生現(xiàn)許多成為行業(yè)專家回校作報(bào)告活動(dòng)，一方面促進(jìn)在校生更加努力學(xué)習(xí)，為在校生學(xué)習(xí)樹立了學(xué)習(xí)的榜樣，建立了人生努力的目標(biāo)和方向。另一方面促進(jìn)了招生宣傳工作和畢業(yè)生的就業(yè)起了作用。由此可見，學(xué)校的檔案管理工作非常重要。

（2）發(fā)揮好職業(yè)教育檔案管理中與教學(xué)相關(guān)的科研成果材料及目錄的管理工作，為學(xué)校的科研教育服務(wù)

大力發(fā)展職業(yè)教育，提高職業(yè)教育質(zhì)量，就要加強(qiáng)對(duì)與教學(xué)相關(guān)的科研成果材料及目錄的管理，使職業(yè)教育的科研成果材料能夠隨時(shí)為教育科研人員服務(wù)，能夠?yàn)榻逃蒲腥藛T提供方便的資料查找服務(wù)，從資料方面給教育科研人員的教學(xué)創(chuàng)新提供資料保證。所以，要加強(qiáng)對(duì)與教學(xué)相關(guān)的科研成果材料及目錄的管理工作，為學(xué)校的科研教育服務(wù)。在濟(jì)南三職專，就是通過加強(qiáng)檔案管理的方式，促進(jìn)了學(xué)校教育科研的創(chuàng)新。

（3）發(fā)揮好職業(yè)教育檔案管理的基礎(chǔ)管理服務(wù)，方便師生對(duì)檔案進(jìn)行利用

職業(yè)教育中的檔案管理，其中的一大類是教師和學(xué)生的基礎(chǔ)檔案資料，這些檔案資料是教師和學(xué)生的一些基礎(chǔ)信息、個(gè)人信息和教育教學(xué)信息。對(duì)于這些信息，教師和學(xué)生在某些時(shí)候需要進(jìn)行查詢和調(diào)閱，因此學(xué)校的檔案管理要發(fā)揮基礎(chǔ)管理服務(wù)作用，方便師生隨時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行利用，提高這一類檔案資料的利用率，使檔案管理的服務(wù)屬性更好的發(fā)揮。

以上分析我們可以看出，目前職業(yè)教育檔案管理已經(jīng)從傳統(tǒng)的只重視管理向管理和服務(wù)并存的方向發(fā)展，并逐漸增加了檔案的服務(wù)屬性，變單純的檔案管理為檔案服務(wù)，使職業(yè)教育檔案管理的內(nèi)涵得到了豐富。在濟(jì)南三職專的檔案管理中，也是強(qiáng)調(diào)了其服務(wù)屬性，盡可能的發(fā)揮其服務(wù)功能，為廣大師生服務(wù)。

2、拓寬檔案管理渠道，多角度創(chuàng)新檔案管理模式

（1）對(duì)職業(yè)教育檔案管理思路進(jìn)行創(chuàng)新

職業(yè)教育檔案管理是學(xué)校的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是一項(xiàng)專業(yè)性比較強(qiáng)的工作，如果不是專業(yè)管理人員，很難實(shí)現(xiàn)對(duì)職業(yè)教育檔案的有效管理。此外，受到傳統(tǒng)思路的影響，許多人都覺得檔案管理的主要目的是保存檔案，而忽視了其使用屬性，導(dǎo)致了相當(dāng)長的一段時(shí)間內(nèi)，許多人不會(huì)利用檔案，這對(duì)職業(yè)教育檔案來說不能不說是個(gè)損失。職業(yè)教育檔案中包含了四大類信息，是職業(yè)教育中比較全面的數(shù)據(jù)庫，只有學(xué)會(huì)對(duì)職業(yè)教育檔案的綜合利用，才能對(duì)職業(yè)教育檔案的服務(wù)屬性進(jìn)行充分的挖掘，才能讓職業(yè)教育檔案更好的服務(wù)于教育。因此，對(duì)職業(yè)教育檔案管理思路要進(jìn)行創(chuàng)新，要改變傳統(tǒng)的只重視保存而忽視利用的管理思路，真正的發(fā)揮檔案管理對(duì)職業(yè)教育的促進(jìn)作用，讓更多的人學(xué)會(huì)利用職業(yè)教育檔案。

（2）創(chuàng)新職業(yè)教育檔案管理模式

從上面的分析我們可以知道，職業(yè)教育檔案具有服務(wù)屬性，在職業(yè)教育檔案的服務(wù)過程中，就需要?jiǎng)?chuàng)新職業(yè)教育檔案管理模式，簡(jiǎn)化檔案管理流程，建立健全各項(xiàng)檔案使用和服務(wù)制度，引入先進(jìn)的管理手段，盡可能的發(fā)揮出職業(yè)教育檔案的服務(wù)作用。現(xiàn)有的職業(yè)教育檔案管理中，對(duì)于檔案的服務(wù)屬性定位不準(zhǔn)確，導(dǎo)致在查詢和調(diào)閱檔案的時(shí)候，遇到許多人為因素和制度缺陷，使得職業(yè)教育檔案沒能發(fā)揮出應(yīng)有的服務(wù)作用。從這一點(diǎn)上來說，必須要?jiǎng)?chuàng)新現(xiàn)有的職業(yè)教育檔案管理模式，增加服務(wù)屬性。具體的創(chuàng)新可以從三方面來進(jìn)行，首先，對(duì)現(xiàn)有的四大類檔案資料要進(jìn)行系統(tǒng)的分類，按照其專業(yè)屬性進(jìn)行編碼，方便查找，降低查找難度。其次，引入先進(jìn)的信息管理手段，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫技術(shù)，對(duì)職業(yè)教育檔案實(shí)行電子化管理，提高查詢效率。再次，建立健全各項(xiàng)職業(yè)教育檔案管理制度，優(yōu)化原有管理制度。

（3）加大對(duì)職業(yè)教育檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)

職業(yè)教育檔案管理的制度再優(yōu)越，管理模式再新穎，最終都是依靠檔案管理人員來執(zhí)行的，因此，對(duì)于檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)必不可少。對(duì)于職業(yè)教育檔案管理來說，雖然都屬于檔案管理的范疇，但是與其他的普通檔案管理還是有所區(qū)別的，所以對(duì)于檔案管理人員的專業(yè)技能會(huì)有特殊要求。在職業(yè)教育檔案的管理中，不但需要管理人員有過硬的專業(yè)技能，還需要管理人員具有服務(wù)精神，能夠虛心耐心的為廣大師生提供服務(wù)。由此可見，必須加大對(duì)職業(yè)教育檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，使檔案管理人員的專業(yè)技能和整體素質(zhì)得以全面提高。此外，由于職業(yè)教育檔案管理中引入了計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，這也對(duì)檔案管理人員提出了新要求，職業(yè)教育檔案管理人員必須適應(yīng)新技術(shù)的發(fā)展，通過專業(yè)技能培訓(xùn)，提高自己掌握新技術(shù)的能力，使自己更加適合檔案管理的崗位。學(xué)校每年按要求參加市檔案局組織的檔案管理人員的技能培訓(xùn)班，使技能培訓(xùn)成為常態(tài)化的工作，不斷的提高檔案管理人員的素質(zhì)，使職業(yè)教育檔案管理水平不斷提高，促進(jìn)職業(yè)教育檔案管理的整體發(fā)展。

（4）對(duì)現(xiàn)有的職業(yè)教育檔案管理功能進(jìn)行擴(kuò)充

傳統(tǒng)的檔案管理功能僅僅是對(duì)已經(jīng)存檔的資料進(jìn)行存儲(chǔ)管理，功能單一。經(jīng)過創(chuàng)新之后的職業(yè)教育檔案管理除了存儲(chǔ)管理功能之外，還新增了服務(wù)功能，但是要想實(shí)現(xiàn)職業(yè)教育檔案管理的目標(biāo)，還需要根據(jù)實(shí)際情況對(duì)現(xiàn)有的職業(yè)教育檔案管理功能進(jìn)行擴(kuò)充，增加對(duì)學(xué)校各項(xiàng)的信息的掌握，豐富檔案管理的資料覆蓋面，更好的發(fā)揮檔案管理的服務(wù)功能。

（5）使學(xué)校的檔案管理工作布局更加合理

職業(yè)學(xué)校的職業(yè)教育檔案管理工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，對(duì)學(xué)校的教學(xué)工作和整體建設(shè)都起著十分重要的作用，因此，要將職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作融入到職業(yè)學(xué)校的整體建設(shè)中來，使職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作布局更加合理。明確職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的意義，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行合理布局，從宏觀上保證職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作趨于合理。在濟(jì)南三職專的檔案管理中，該學(xué)校將檔案管理和學(xué)校的整體建設(shè)進(jìn)行和全盤的考慮，設(shè)計(jì)了合理的檔案管理系統(tǒng)，使檔案管理工作真正為該學(xué)校的發(fā)展提供資料支持。

三、總結(jié)

從以上的分析我們可以知道，職業(yè)教育中檔案管理工作的重要性，以及對(duì)職業(yè)教育的促進(jìn)作用。總體上來說，職業(yè)教育中檔案管理工作是學(xué)校的基礎(chǔ)性工作，為學(xué)校發(fā)展提供智力支持和資料保障，為學(xué)校的教育科研提供資料支持，職業(yè)教育中檔案管理工作的重要性毋庸置疑。從管理學(xué)角度講，職業(yè)教育中的檔案管理水平的高低，直接反映出了職業(yè)學(xué)校的管理水平。所以，職業(yè)教育中的檔案管理已經(jīng)成為了判斷一個(gè)學(xué)校整體管理水平的風(fēng)向標(biāo)。職業(yè)教育中檔案管理工作的意義在于可以促進(jìn)職業(yè)學(xué)校發(fā)展，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)職業(yè)學(xué)校中四大類資料的管理，可以提高職業(yè)學(xué)校的管理效率。從實(shí)踐分析的角度講，本文討論了提高職業(yè)教育中檔案管理質(zhì)量的具體措施，從多個(gè)角度論證了如何在實(shí)踐中提高檔案管理質(zhì)量，并分析了幾種具體的提高檔案管理質(zhì)量的措施，具有一定的指導(dǎo)意義。這幾種提高檔案管理質(zhì)量的措施，核心的思想就是對(duì)現(xiàn)有管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，因此我們可以認(rèn)為創(chuàng)新是搞好職業(yè)教育中檔案管理的重要方法。

參考文獻(xiàn)

篇6

隨著企事業(yè)單位職工檔案的日益龐大、復(fù)雜程度逐漸增強(qiáng)，如何加強(qiáng)企事業(yè)單位職工檔案管理將會(huì)對(duì)單位的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用，研究企事業(yè)單位職工檔案如何更好地管理，已成為當(dāng)前決策者們的當(dāng)務(wù)之急。

一、增強(qiáng)檔案管理的認(rèn)識(shí)理解

檔案的存在是一種社會(huì)現(xiàn)象，它的產(chǎn)生是一個(gè)漫長的歷史過程，它是以一種實(shí)體存在并且其中有一部分要永久保存下去，以為后者積蓄歷史價(jià)值。強(qiáng)化檔案作管理工作的思想意識(shí)是管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，為各項(xiàng)工作的開展提供了基礎(chǔ)性信息資料。強(qiáng)化居安思危的憂患意識(shí)，增強(qiáng)戰(zhàn)略觀念，保持高度警惕 ,保持旺盛的戰(zhàn)斗意志，以高度的緊迫感，使命感和責(zé)任感，抓好檔案工作建設(shè)。

當(dāng)然，充分認(rèn)識(shí)維護(hù)職工檔案的完整與安全是整個(gè)檔案管理工作中各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的共同任務(wù)。從一定意義上講，維護(hù)職工檔案的完整與安全，更是檔案管理工作中心任務(wù)，這是因?yàn)闄n案管理工作這個(gè)環(huán)節(jié)，是實(shí)現(xiàn)維護(hù)完整和安全的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和主要手段。從實(shí)質(zhì)上來講，檔案管理工作也是人們向一切可能損毀檔案的社會(huì)的、自然的不得因素作斗爭(zhēng)的工作過程。

二、職工檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立，產(chǎn)生了多種經(jīng)濟(jì)組織形式，這有利于人才的吸納、流動(dòng)，但與舊的人事制度發(fā)生了巨大的碰撞，新型的職工管理制度如人事制應(yīng)運(yùn)而生，人事管理變成了一種社會(huì)化的活動(dòng)，因此，作為人事管理重要組成部分的職工檔案工作，也必然具有這種社會(huì)化的性質(zhì)。從管理機(jī)構(gòu)來說，不像計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代僅有各單位內(nèi)部職工檔案管理機(jī)構(gòu)，只收集管理本單位職工檔案，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下已建立了具有較強(qiáng)社會(huì)性的職工檔案管理機(jī)構(gòu)。

職工檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對(duì)象和服務(wù)對(duì)象的社會(huì)性，決定了職工檔案來源的廣泛性和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。在傳統(tǒng)人事檔案管理中，職工檔案收集、處理和提供利用往往由各單位內(nèi)部人事機(jī)構(gòu)行使，該機(jī)構(gòu)職工檔案來源單一，僅限于本機(jī)構(gòu)職工，內(nèi)容也較簡(jiǎn)單；而社會(huì)化的職工檔案管理機(jī)構(gòu)，其來源廣泛，可以來自該社區(qū)范圍內(nèi)各類職工，又由于職工身份不同，集中起來顯得人員復(fù)雜，其檔案內(nèi)容也豐富多樣。

三、加強(qiáng)職工檔案管理的建議及對(duì)策

1、建立與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)的企業(yè)職工檔案管理體制,以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和新型勞動(dòng)力市場(chǎng)發(fā)展的需要,由現(xiàn)在的多頭分散管理逐步過渡為集中統(tǒng)一管理。勞動(dòng)保障行政部門與檔案行政管理部門盡快制定企業(yè)職工檔案管理辦法,進(jìn)一步明確企業(yè)職工檔案管理范圍、內(nèi)容、方式、標(biāo)準(zhǔn)等，同時(shí)注重服務(wù)質(zhì)量，要把提高服務(wù)質(zhì)量,納入檔案工作建設(shè)的總體目標(biāo)當(dāng)中，各企事業(yè)單位可以在年終績(jī)效考核當(dāng)中合理安排適當(dāng)考核指標(biāo)，以調(diào)動(dòng)職工檔案管理工作的積極性。

2、做好檔案管理的基礎(chǔ)性工作。應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》的各項(xiàng)規(guī)定，健全檔案管理制度，認(rèn)真負(fù)責(zé)地為職工記錄、整理、保管好檔案材料，定期督促檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，保證職工檔案的齊全、完整和真實(shí)。要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，定期參加地方檔案行政部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案人員職業(yè)道德和愛崗敬業(yè)教育，使檔案人員在執(zhí)行政策、規(guī)范操作上適應(yīng)單位需求。

3、注重收集有珍藏價(jià)值的檔案門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量?jī)?yōu)化的室藏體系 ,是檔案工作服務(wù)的先決條件。門類不夠齊全、結(jié)構(gòu)不盡合理 ,難以滿足服務(wù)的需要 ,因此 ,豐富室藏信息量是檔案管理部門的一項(xiàng)基本任務(wù) ,必須加大力度 ,切實(shí)做好職工檔案的收集工作。

篇7

1 從內(nèi)涵出發(fā)確定知識(shí)服務(wù)檔案管理模式理論

知識(shí)服務(wù)檔案管理模式是運(yùn)用知識(shí)編碼實(shí)現(xiàn)檔案的歸類、整理，最終實(shí)現(xiàn)制度確定的一種方式[1]。在知識(shí)服務(wù)檔案管理模式中主要是以知識(shí)服務(wù)為根本，從而根據(jù)用戶和顧客的需求創(chuàng)新信息服務(wù)分類，實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)效益，以不斷的提高檔案管理的質(zhì)量[2]。知識(shí)服務(wù)檔案管理與傳統(tǒng)模式相比較，其在內(nèi)涵上更加側(cè)重的是實(shí)現(xiàn)資源分類，服務(wù)管理[3]。

2 從價(jià)值出發(fā)分析知識(shí)服務(wù)檔案管理模式

2.1 具有提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的價(jià)值

從價(jià)值出發(fā)確定知識(shí)服務(wù)檔案管理模式具有提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的價(jià)值。就當(dāng)前我國企業(yè)、機(jī)構(gòu)發(fā)展而言，為適應(yīng)知識(shí)型市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)模式，以服務(wù)為根本的企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力優(yōu)化具有重要的價(jià)值，也成為企業(yè)和機(jī)構(gòu)創(chuàng)新發(fā)展的關(guān)鍵。而應(yīng)用知識(shí)服務(wù)檔案管理模式使得企業(yè)在發(fā)展的過程中利用知識(shí)服務(wù)的原則，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作的開展和優(yōu)化，促進(jìn)了各個(gè)環(huán)節(jié)之間的銜接，并且更好的為顧客提供了服務(wù)條件，在企業(yè)核心運(yùn)轉(zhuǎn)、流程銜接上具有重要的意義[4]。因此，具有提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的價(jià)值。

2.2 具有提升檔案工作領(lǐng)導(dǎo)位置的價(jià)值

從企業(yè)發(fā)展價(jià)值上來看，知識(shí)服務(wù)檔案管理模式具有提升檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)位置的價(jià)值。企業(yè)在發(fā)展的過程中需要在檔案信息的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)、營銷、服務(wù)等各個(gè)環(huán)節(jié)操作。知識(shí)型服務(wù)檔案管理模式以需求分類為基礎(chǔ)原則，實(shí)現(xiàn)檔案的后臺(tái)切換和分類，從而充分的發(fā)揮了檔案在企業(yè)管理中的輔助價(jià)值，進(jìn)一步奠定了檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的領(lǐng)導(dǎo)地位，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供了保障。因此，知識(shí)服務(wù)檔案管理模式具有提升檔案工作領(lǐng)導(dǎo)位置的價(jià)值。

2.3 具有優(yōu)化公共檔案管理理念的價(jià)值

知識(shí)服務(wù)檔案管理模式以企業(yè)發(fā)展為基礎(chǔ)，在我國企業(yè)管理中被廣泛的應(yīng)用。但是，近幾年隨著我國資本經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的確定，國家公共管理機(jī)構(gòu)也面臨著激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，一些機(jī)構(gòu)還存在著外來侵占和替代品競(jìng)爭(zhēng)的劣勢(shì)。因此，在此背景下企業(yè)知識(shí)服務(wù)檔案管理模式的應(yīng)用和推廣為我國公共檔案管理發(fā)展理念的完善奠定了基礎(chǔ)。我國公共檔案管理能夠根據(jù)企業(yè)知識(shí)服務(wù)檔案管理實(shí)施內(nèi)部檔案管理理念改革，最終實(shí)現(xiàn)公共檔案管理知識(shí)積累、組織構(gòu)建，系統(tǒng)框架完善等。因此，從價(jià)值角度出發(fā)發(fā)現(xiàn)知識(shí)服務(wù)檔案管理模式具有優(yōu)化公共檔案管理理念的價(jià)值。

3 基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式推廣應(yīng)用對(duì)策

3.1 以理念為基礎(chǔ)，以模式為根本，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新應(yīng)用

針對(duì)當(dāng)前我國檔案管理模式的應(yīng)用對(duì)其實(shí)施優(yōu)化。首先，以知識(shí)服務(wù)理念為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)服務(wù)檔案管理模式應(yīng)用創(chuàng)新。在知識(shí)服務(wù)檔案管理模式的實(shí)際應(yīng)用過程中必須明確知識(shí)服務(wù)的“服務(wù)”理念，從而在此基礎(chǔ)上不斷的對(duì)檔案實(shí)施創(chuàng)新組織，提高應(yīng)用的靈活性。其次，以檔案管理模式為根本，實(shí)現(xiàn)知識(shí)服務(wù)檔案管理模式的創(chuàng)新應(yīng)用。就當(dāng)前我國檔案管理模式框架為主，增加知識(shí)服務(wù)檔案應(yīng)用框架，利用信息技術(shù)手段和多媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息層次分類，完成檔案的自主生成、歸檔、控制。

3.2 以發(fā)展為需求，以行業(yè)為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新制度

基于知識(shí)服務(wù)檔案管理模式制度創(chuàng)新主要是以企業(yè)發(fā)展為需求，以行業(yè)發(fā)展為基礎(chǔ)，從而結(jié)合行業(yè)市場(chǎng)發(fā)展前景和發(fā)展需求創(chuàng)新其應(yīng)用制度。例如，在制度創(chuàng)新的過程中創(chuàng)建檔案業(yè)務(wù)創(chuàng)新，以業(yè)務(wù)拓展檔案、業(yè)務(wù)市場(chǎng)檔案為根本分類，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案服務(wù)制度，從而為企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。此外，在知識(shí)服務(wù)檔案管理應(yīng)用創(chuàng)新制度的過程中還可以通過根據(jù)檔案材料，檔案信息主次等制定檔案風(fēng)等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)制度，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作和檔案查閱工作的服務(wù)效率優(yōu)化，促進(jìn)檔案工作的開展。

3.3 以水平為原則，以方法為依托，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新管理

實(shí)現(xiàn)知識(shí)服務(wù)檔案創(chuàng)新管理需要以企業(yè)基本管理水平為原則，以管理實(shí)施方法為依托，這樣才能夠全面的實(shí)現(xiàn)知識(shí)服務(wù)檔案創(chuàng)新管理。以日常工作維護(hù)基礎(chǔ)，對(duì)檔案信息的導(dǎo)入、歸檔進(jìn)行統(tǒng)一管理，降低檔案信息交叉處理的時(shí)間浪費(fèi)和人員浪費(fèi)。此外，還可以通過對(duì)檔案管理方法實(shí)施改革，創(chuàng)建責(zé)任制知識(shí)服務(wù)檔案管理，針對(duì)檔案信息的查閱、外借等實(shí)施制度化管理，以管理方法為依托創(chuàng)新現(xiàn)有檔案管理方法。針對(duì)知識(shí)服務(wù)檔案管理內(nèi)容、管理平臺(tái)、管理門戶網(wǎng)站等實(shí)施信息化服務(wù)管理，利用現(xiàn)代信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)手段實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新，從而優(yōu)化我國知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式推廣應(yīng)用，為我國檔案管理的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

篇8

[關(guān)鍵詞]知識(shí)經(jīng)濟(jì)；企業(yè)；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.098

[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）08-0-02

國家經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)健發(fā)展、社會(huì)的持續(xù)進(jìn)步，均離不開企業(yè)的規(guī)范化、有序化發(fā)展，而企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)經(jīng)營管理的關(guān)鍵，有效的檔案管理，能夠提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)水平。但是，現(xiàn)如今企業(yè)在管理檔案過程中還存在一些問題，制約了企業(yè)的發(fā)展。因此，本文分析知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的企業(yè)檔案管理具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

1 知識(shí)經(jīng)濟(jì)特征

首先，知識(shí)具有必要性，它在企業(yè)運(yùn)行管理中占有重要地位，尤其是在生產(chǎn)力和生產(chǎn)關(guān)系兩方面。其次，知識(shí)具有豐富性、全球性以及先進(jìn)性。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展落后時(shí)期，知識(shí)具有間接性和匱乏性，隨著信息科技的不斷發(fā)展以及互聯(lián)網(wǎng)的逐漸普及，知識(shí)逐漸打破了空間和時(shí)間的限制，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中，知識(shí)逐漸融合在一起，它的應(yīng)用價(jià)值被充分實(shí)現(xiàn)。在社會(huì)發(fā)展的傳統(tǒng)階段，知識(shí)形式單一，主要以書本、報(bào)刊以及文稿等形式呈現(xiàn)，現(xiàn)如今，知識(shí)形式越來越多樣化，它能以文字、電子、圖形、語音、光碟以及圖像等形式呈現(xiàn)。再次，知識(shí)具有網(wǎng)絡(luò)性。知識(shí)的處理方式、處理手段以及知識(shí)傳播方式等均能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，以往知識(shí)傳播主要通過廣播或者電視等單一設(shè)備，而隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的社會(huì)化、家庭化和工作化，人們身邊隨時(shí)發(fā)生著各種知識(shí)傳播的現(xiàn)象。然后，知識(shí)具有管理性。企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高，離不開知識(shí)的有效運(yùn)用，因此，知識(shí)運(yùn)用的過程即知識(shí)管理的過程。最后，知識(shí)產(chǎn)權(quán)化。企業(yè)利用知識(shí)產(chǎn)權(quán)化的特點(diǎn)，能夠?qū)崿F(xiàn)創(chuàng)新型知識(shí)的保護(hù)，利用知識(shí)可以促進(jìn)企業(yè)效益化發(fā)展。

2 企業(yè)在檔案管理中常見的問題

2.1 傳統(tǒng)管理問題

傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理的重點(diǎn)主要投放在檔案收集、整理、分類保存等方面，它的管理對(duì)象主要有事件、書報(bào)、記載、人事、物品存檔、過程以及文件等；管理手段主要為紙質(zhì)記錄、分類存儲(chǔ)于檔案管理室。傳統(tǒng)階段的檔案管理受限于技術(shù)手段，以“資料收集”“保存”“管理”“借閱”等工作為管理重點(diǎn)。在此期間，人們高度重視檔案資料的完整性，借閱人數(shù)較少。傳統(tǒng)檔案管理在歷史記載方面發(fā)揮著重要作用，后人可以此為依據(jù)滿足工作需要。傳統(tǒng)管理的具體問題表現(xiàn)為：工作內(nèi)容較復(fù)雜，且耗時(shí)。在發(fā)展規(guī)模較大的企業(yè)中，由于企業(yè)檔案資源較多、涉及內(nèi)容較廣，對(duì)這類檔案資源進(jìn)行收集、整理時(shí)，需要專業(yè)人員進(jìn)行督促、監(jiān)督以及編輯整理，而隨著企業(yè)發(fā)展規(guī)模的擴(kuò)大，檔案管理的難度也會(huì)隨之增加。此外，檔案管理還需要較大的保存空間，一定程度上提高了檔案管理成本。

2.2 信息時(shí)代管理問題

2.2.1 分類方法傳統(tǒng)

企業(yè)針對(duì)檔案開展管理工作時(shí)，經(jīng)常沿用傳統(tǒng)的分類方法，且分類創(chuàng)新方法較少，分類管理規(guī)則形式化，這與企業(yè)的實(shí)際工作相脫離，當(dāng)員工對(duì)檔案進(jìn)行目標(biāo)搜索時(shí)，由于搜索難度較大，目標(biāo)檔案搜索經(jīng)常以失敗告終，即使搜索成功，也會(huì)花費(fèi)大量精力。而往往搜索檔案的人員并不是檔案管理者，在未掌握分類方法的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案查找，會(huì)大大增加查找難度，會(huì)使檔案搜集者失去查找信心。

2.2.2 網(wǎng)絡(luò)化優(yōu)勢(shì)較弱

雖然現(xiàn)今處于網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，但大多數(shù)企業(yè)的檔案管理者經(jīng)常弱化網(wǎng)絡(luò)化優(yōu)勢(shì)，當(dāng)人們搜集檔案、獲取檔案信息時(shí)，網(wǎng)絡(luò)便捷化優(yōu)勢(shì)未能充分彰顯，而管理者主要發(fā)揮了人工優(yōu)勢(shì)。

2.2.3 管理耗時(shí)、耗力

管理耗時(shí)、耗力與傳統(tǒng)檔案管理具有相同性，企業(yè)檔案管理者對(duì)信息的獲取能力、計(jì)算機(jī)操作能力、檔案分類整理能力等較弱，在檔案管理工作中會(huì)浪費(fèi)大量的人力、物力資源。

2.2.4 資料分類模糊

社會(huì)是動(dòng)態(tài)發(fā)展的，知識(shí)類檔案是要與時(shí)俱進(jìn)進(jìn)行分類的，且并不是所有的分類都是一成不變的，某些知識(shí)經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)后，會(huì)再次優(yōu)化、完善，這時(shí)就要及時(shí)進(jìn)行修正、保存，然而部分企業(yè)在管理檔案時(shí)存在分類模糊、不及時(shí)的問題。

3 檔案管理與知識(shí)資源管理間的關(guān)系

知識(shí)資源管理，指的是企業(yè)利用特定方式，管理知識(shí)從產(chǎn)生、發(fā)展、傳遞到實(shí)踐應(yīng)用的過程，這不僅能豐富員工的知識(shí)量、開闊知識(shí)視野，還能提高員工的工作水平，優(yōu)化企業(yè)的工作質(zhì)量，增加企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益以企業(yè)知識(shí)為主要來源，因此，提高對(duì)知識(shí)管理的重視程度是十分必要的，管理者在具備知識(shí)的同時(shí)，還要提高相應(yīng)的管理能力，只有這樣，才能促進(jìn)管理工作高效進(jìn)行，才能充分展現(xiàn)企業(yè)的文化理念，提高企業(yè)在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。

3.1 企業(yè)管理核心正向知識(shí)資源管理轉(zhuǎn)變

企業(yè)知識(shí)具有兩種類型，第一種是顯性知識(shí)，第二種是隱性知識(shí)。其中，第一種是指已經(jīng)保存下來，具有可觀、可讀、可聽等特點(diǎn)的知識(shí)；第二種是指未被保存，僅在腦海中、數(shù)據(jù)中以及行為中表現(xiàn)的知識(shí)。知識(shí)資源主要傾向于顯性知識(shí)，因此，企業(yè)檔案管理也就是對(duì)顯性知識(shí)的管理。需要注意的是，由于隱性知識(shí)為顯性知識(shí)提供來源，因此，知識(shí)資源管理是企業(yè)知識(shí)管理的重點(diǎn)和核心。由于知識(shí)資源是支撐企業(yè)發(fā)展的重要保障，且它作為企業(yè)發(fā)展的經(jīng)營成果，具有較高的資產(chǎn)價(jià)值，因此，管理知識(shí)資源即是管理知識(shí)資產(chǎn)。

3.2 尊重資源管理的基本規(guī)律

知識(shí)管理規(guī)律指的是，促進(jìn)企業(yè)知識(shí)動(dòng)態(tài)變化的規(guī)律。知識(shí)管理具有明顯的特征，一是員工是知識(shí)的產(chǎn)生者。二是知識(shí)在企業(yè)環(huán)境中具有共享性。三是知識(shí)規(guī)范化后，能夠得到員工的全面認(rèn)可和支持。四是知識(shí)應(yīng)用于實(shí)際工作，是知識(shí)資源目標(biāo)化的充分體現(xiàn)。五是知識(shí)創(chuàng)新，即對(duì)企業(yè)集體全面創(chuàng)新，它能改工作模式以及工作方法，促進(jìn)企業(yè)進(jìn)入新的發(fā)展階段。

3.3 現(xiàn)檔案知識(shí)管理到知識(shí)資源管理的過渡

檔案資源屬于顯性知識(shí)，且該知識(shí)資源已經(jīng)經(jīng)過標(biāo)準(zhǔn)化處理。因此，強(qiáng)化、管理檔案知識(shí)這一知識(shí)資源時(shí)，理應(yīng)從知識(shí)資源管理的角度入手，以實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)管理到知識(shí)資源管理的過渡。

3.4 現(xiàn)實(shí)需要

知識(shí)資源管理后，企業(yè)檔案知識(shí)會(huì)利用知識(shí)資源管理規(guī)律進(jìn)行管理，從而能夠有效避免信息時(shí)代檔案管理中存在的問題。首先，企業(yè)內(nèi)部員工積極參與，形成規(guī)范的知識(shí)資源優(yōu)化處理，將過去管理者一人管理轉(zhuǎn)變?yōu)槿巳斯芾怼Ｆ浯危R(shí)資源參與實(shí)際分類工作和應(yīng)用工作，這能有效解決以往分類模糊以及應(yīng)用不及時(shí)等問題。最后，應(yīng)用了正確、規(guī)范的知識(shí)管理方法開展檔案知識(shí)管理工作，從而減少了錯(cuò)誤方式的應(yīng)用。

3.5 實(shí)施性較強(qiáng)

檔案知識(shí)是經(jīng)過規(guī)范化處理的知識(shí)資源，它能實(shí)現(xiàn)知識(shí)的應(yīng)用和創(chuàng)新，同時(shí)，這與檔案知識(shí)管理規(guī)律相符，因此，具有一定的發(fā)展生命力。

3.6 為企業(yè)提供價(jià)值

傳統(tǒng)檔案管理的最大價(jià)值在于歷史記載性，信息時(shí)代檔案管理的最大價(jià)值在于歷史數(shù)據(jù)數(shù)字化。企業(yè)檔案管理的實(shí)質(zhì)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益最大化，提高企業(yè)發(fā)展的利潤空間。傳統(tǒng)的檔案管理受技術(shù)條件以及陳舊管理思想的束縛較嚴(yán)重，在一定程度上制約了企業(yè)檔案管理實(shí)質(zhì)的發(fā)揮，不利于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的及時(shí)實(shí)現(xiàn)。

4 結(jié) 語

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)檔案管理順應(yīng)社會(huì)發(fā)展要求實(shí)現(xiàn)知識(shí)資源管理，有利于促進(jìn)企業(yè)優(yōu)化經(jīng)營管理結(jié)構(gòu)，有利于提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益、增強(qiáng)員工參與檔案管理的責(zé)任感。知識(shí)資源管理是企業(yè)檔案管理的必然趨勢(shì)，它不僅能增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，還能促進(jìn)企業(yè)持續(xù)、健康發(fā)展，同時(shí)，還能加快我國建設(shè)和諧社會(huì)的進(jìn)程。

主要參考文獻(xiàn)

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[2]劉昕.試論知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的企業(yè)檔案管理[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2011（6）.

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篇9

【關(guān)鍵詞】企業(yè)知識(shí)管理；知識(shí)經(jīng)濟(jì)；檔案管理；協(xié)同

1 知識(shí)經(jīng)濟(jì)與知識(shí)管理內(nèi)涵及主要特征

1.1知識(shí)管理的內(nèi)涵

知識(shí)管理就是應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)對(duì)知識(shí)資源（包括顯性知識(shí)資源和隱性知識(shí)資源）進(jìn)行管理，以促進(jìn)知識(shí)創(chuàng)新的活動(dòng)。具體而言，知識(shí)管理包括三方面的內(nèi)容，即知識(shí)資源管理、知識(shí)技術(shù)管理以及知識(shí)思維管理。知識(shí)資源管理就是管理知識(shí)信息或與知識(shí)有關(guān)的信息以及記錄知識(shí)和信息的載體，其目標(biāo)主要是管理企業(yè)內(nèi)的顯性知識(shí)資源。知識(shí)技術(shù)管理指知識(shí)管理的實(shí)踐活動(dòng)，如設(shè)計(jì)知識(shí)管理的整體方案、規(guī)劃知識(shí)管理業(yè)務(wù)流程、建立企業(yè)知識(shí)系統(tǒng)、知識(shí)安全管理、建立知識(shí)用戶權(quán)限系統(tǒng)及用戶訪問控制系統(tǒng)等，其目標(biāo)是建構(gòu)一套保障知識(shí)管理活動(dòng)順利進(jìn)行的技術(shù)平臺(tái)。知識(shí)思維管理是管理企業(yè)內(nèi)的人力資本，包括建立協(xié)同的企業(yè)文化、協(xié)同的工作環(huán)境、協(xié)同的思維模式等，其目標(biāo)是通過思想文化滲透實(shí)現(xiàn)對(duì)組織內(nèi)隱性知識(shí)的管理。

1.2知識(shí)經(jīng)濟(jì)的主要特征

一是知識(shí)已成為企業(yè)生產(chǎn)力和生產(chǎn)關(guān)系的最大要素；二是知識(shí)的來源已經(jīng)全球化、信息化、多樣化。過去知識(shí)的來源并不豐富和直接而隨著因特網(wǎng)的普及，世界的知識(shí)已經(jīng)融匯在網(wǎng)絡(luò)中，隨時(shí)隨地可以取得和應(yīng)用。過去知識(shí)主要以書報(bào)、文稿為主，而現(xiàn)在有文字、圖像、語音、圖形多種表現(xiàn)形式，又以紙質(zhì)、電子、光碟等多種媒體表現(xiàn)；三是知識(shí)處理與傳播已經(jīng)網(wǎng)絡(luò)化。過去靠面對(duì)面培訓(xùn)，靠電視、廠播。而現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)已經(jīng)深入到企業(yè)和家庭，知識(shí)已經(jīng)緊緊地圍繞在我們身邊；四是知識(shí)的產(chǎn)權(quán)化。雖然大量知識(shí)已共享，但作為企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的核心知識(shí)正在產(chǎn)權(quán)化，以保護(hù)創(chuàng)新知識(shí)的企業(yè)。企業(yè)也正以自己的創(chuàng)新知識(shí)獲取企業(yè)的最大利潤；五是知識(shí)管理成為主要的手段，也成為企業(yè)的核心管理。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的管理重點(diǎn)已經(jīng)轉(zhuǎn)移到知識(shí)管理上，因?yàn)槠髽I(yè)的利潤增長來源主要是企業(yè)掌握了別人不具備的知識(shí)（產(chǎn)品技術(shù)知識(shí)、商業(yè)推廣知識(shí)、高效工藝知識(shí)、商業(yè)模知識(shí)等），而掌握和擁有知識(shí)的過程就是知識(shí)管理過程。

2 企業(yè)檔案部門參與企業(yè)知識(shí)管理的不利因素

2.1企業(yè)檔案中顯性知識(shí)多，而隱性知識(shí)少

企業(yè)檔案是企業(yè)現(xiàn)有知識(shí)水平和管理經(jīng)驗(yàn)的積累，是企業(yè)合法權(quán)益的法律憑證，是企業(yè)持續(xù)發(fā)展的可用資源，蘊(yùn)藏著新的生產(chǎn)力和重要的商業(yè)秘密，對(duì)企業(yè)生存和發(fā)展都有重要意義。這部分知識(shí)資源中也蘊(yùn)藏著一個(gè)企業(yè)的歷史，是企業(yè)記憶的一部分，是企業(yè)精神和文化的體現(xiàn)。在重視知識(shí)經(jīng)濟(jì)和知識(shí)管理的今天，企業(yè)檔案應(yīng)當(dāng)受到應(yīng)有重視，發(fā)揮其應(yīng)有作用。但是，企業(yè)文檔幾乎完全體現(xiàn)為顯性知識(shí)，對(duì)于企業(yè)知識(shí)管理來說，它只是其管理內(nèi)容的一個(gè)部分，更何況企業(yè)檔案對(duì)顯性知識(shí)的記載并不完全，企業(yè)顯性知識(shí)另有一部分存在于圖書、期刊、資料等其它形式的知識(shí)載體中。而企業(yè)知識(shí)管理的核心在于開發(fā)企業(yè)隱性知識(shí)，企業(yè)檔案管理工作對(duì)此很少涉及，其管理理念、方式方法還需要重新審視、定位和改進(jìn)。

2.2企業(yè)檔案資源是靜態(tài)的、被動(dòng)的，而知識(shí)是一種動(dòng)態(tài)的、能動(dòng)的資源

檔案管理的核心工作有兩個(gè)方面：一是檔案安全保管，另一個(gè)是檔案內(nèi)容信息的開發(fā)與利用。我們一直在強(qiáng)調(diào)：“安全保管”是“有效利用”的前提和基礎(chǔ)。實(shí)踐中的企業(yè)檔案管理工作部門也是以此為宗旨，在檔案管理中，重視收集、整理、分類、排架等基礎(chǔ)性工作，“有效利用”的方式過于簡(jiǎn)單，效果也不盡如人意。檔案資源多表現(xiàn)為一種靜態(tài)的、被動(dòng)的資源，成為一種高積累，但低附加值產(chǎn)出的知識(shí)資源。知識(shí)卻是一種活的、能動(dòng)的資源，它有時(shí)會(huì)以信息、數(shù)據(jù)的形式存在于語言中、書本中或軟盤里，如文檔中的知識(shí)。但知識(shí)的本質(zhì)往往是人或組織的一種能力、經(jīng)驗(yàn)，或是人腦中的一個(gè)創(chuàng)意，它不會(huì)被動(dòng)地等著開發(fā)利用，而是會(huì)與其它知識(shí)資源重新組合，在知識(shí)共享過程中，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的新或知識(shí)增值。

2.3企業(yè)檔案管理對(duì)象具有單純性，而知識(shí)管理對(duì)象具有復(fù)雜性

隨著社會(huì)的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，檔案內(nèi)容和種類發(fā)生了巨大變化，檔案載體形式也在不斷發(fā)展變化。當(dāng)然檔案管理更為重要的內(nèi)容不僅僅是對(duì)檔案載體管理，而更是對(duì)蘊(yùn)涵于載體之上信息內(nèi)容的開發(fā)利用。知識(shí)管理在大多數(shù)時(shí)候也表現(xiàn)為對(duì)物質(zhì)對(duì)象的管理，如對(duì)圖書、文檔、光盤、網(wǎng)絡(luò)等的管理。但有一點(diǎn)值得注意的是：作為知識(shí)管理中很重要的一部分――隱性知識(shí)，在很多情況下實(shí)際上是在企業(yè)中人身上積累的過程。這種情況下，人就不僅僅是簡(jiǎn)單勞動(dòng)力的提供者，更為重要的是知識(shí)載體與知識(shí)處理主體。企業(yè)的大部分知識(shí)都是以個(gè)人經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)訣竅等隱性知識(shí)的形態(tài)存在于員工頭腦中，知識(shí)創(chuàng)新和知識(shí)增值與隱性知識(shí)和人密不可分。可以說，人也是企業(yè)知識(shí)管理的重要對(duì)象。由于人力資源的介入，企業(yè)知識(shí)管理變得更為豐富和復(fù)雜。上述種種問題無疑向我們反饋了這樣一個(gè)道理：無論從資源構(gòu)成、資源特點(diǎn)還是管理對(duì)象哪一方面進(jìn)行比較，企業(yè)檔案管理與企業(yè)知識(shí)管理都有較大的差別，直接對(duì)企業(yè)檔案管理采取知識(shí)管理的一套方法必然不妥，而企業(yè)檔案知識(shí)資源是參與企業(yè)知識(shí)管理的資源基礎(chǔ)，企業(yè)知識(shí)管理又撇不下企業(yè)檔案部門。鑒于此，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作與企業(yè)知識(shí)管理環(huán)境協(xié)同是解決上述矛盾的必然選擇。

3 企業(yè)檔案工作與知識(shí)管理環(huán)境協(xié)同的策略

3.1協(xié)同理論的定義

協(xié)同理論在上世紀(jì)60年代首先由美國著名管理學(xué)家H?伊戈?duì)?安索夫提出，他認(rèn)為協(xié)同理念的戰(zhàn)略可以把公司多元化的業(yè)務(wù)聯(lián)結(jié)起來，從而使公司得以更充分地利用現(xiàn)有優(yōu)勢(shì)開拓新的發(fā)展空間。安索夫確立了協(xié)同的經(jīng)濟(jì)學(xué)含義，即協(xié)同模式的有效性部分地源于規(guī)模經(jīng)濟(jì)帶來的好處。安索夫把協(xié)同效應(yīng)形象的通過“1+1>2”這一簡(jiǎn)練的公式表達(dá)出來，協(xié)同的概念因其“簡(jiǎn)單”而被人們廣為接受，協(xié)同理論也得到迅猛發(fā)展。具體說來，協(xié)同是指系統(tǒng)中諸多子系統(tǒng)的相互協(xié)調(diào)、合作或同步的聯(lián)合作用，是系統(tǒng)整體性、相關(guān)性的內(nèi)在表現(xiàn)。協(xié)同理論并不是各個(gè)子系統(tǒng)的簡(jiǎn)單相加，它的實(shí)質(zhì)在于各子系統(tǒng)的相互協(xié)調(diào)從而產(chǎn)生整體效應(yīng)，企業(yè)知識(shí)管理也需要對(duì)各知識(shí)資源管理部門協(xié)同管理。檔案部門掌握著大量企業(yè)知識(shí)資源，企業(yè)檔案部門從理念與實(shí)踐上實(shí)現(xiàn)與企業(yè)知識(shí)管理環(huán)境的協(xié)同是知識(shí)管理環(huán)境下企業(yè)檔案部門的必然選擇。

3.2企業(yè)檔案工作與知識(shí)管理的協(xié)同內(nèi)容

企業(yè)內(nèi)的各個(gè)信息部門就是企業(yè)知識(shí)系統(tǒng)這個(gè)開放系統(tǒng)的子系統(tǒng)，各個(gè)子系統(tǒng)相互連接、合作，不斷進(jìn)行物質(zhì)、能量與信息交換，能夠發(fā)揮各子系統(tǒng)之間的協(xié)同效應(yīng)，使企業(yè)整個(gè)知識(shí)系統(tǒng)的功能更加強(qiáng)大。在知識(shí)管理環(huán)境下企業(yè)檔案部門若想發(fā)揮與時(shí)代和角色相符的功能和作用，在做好本職業(yè)務(wù)以外，也應(yīng)該更多的思考如何與企業(yè)整個(gè)知識(shí)系統(tǒng)的協(xié)同。協(xié)同的內(nèi)容包括：

3.2.1目標(biāo)協(xié)同案部門在參與企業(yè)知識(shí)管理過程中，分目標(biāo)應(yīng)與知識(shí)系統(tǒng)的總體目標(biāo)基本保持一致。目標(biāo)是行動(dòng)的指南，目標(biāo)不相符，最可能導(dǎo)致的結(jié)果是實(shí)現(xiàn)了局部效益，但總體效益不一定有增加。通過協(xié)同機(jī)制將企業(yè)檔案部門與企業(yè)知識(shí)管理目標(biāo)統(tǒng)一起來，在協(xié)同環(huán)境中建立趨同的價(jià)值追求，明確知識(shí)管理環(huán)境下的企業(yè)檔案工作的發(fā)展方向。

3.2.2技術(shù)協(xié)同檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部其他知識(shí)系統(tǒng)之間應(yīng)具有較好的兼容性和通用性。企業(yè)各個(gè)部門會(huì)由于自身實(shí)際情況所限而對(duì)知識(shí)系統(tǒng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求不一，標(biāo)準(zhǔn)上的差異會(huì)在部門之間的合作中形成“技術(shù)壁壘”。企業(yè)知識(shí)主管部門首先要花費(fèi)時(shí)間和精力在各類系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換與協(xié)調(diào)上，這樣才能保證知識(shí)存儲(chǔ)和利用的一致性。高度兼容的系統(tǒng)不僅能夠發(fā)揮若干子系統(tǒng)本身的整體功能優(yōu)勢(shì)，同時(shí)也能夠放大系統(tǒng)內(nèi)聚后的功能創(chuàng)新效應(yīng)。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的選擇應(yīng)該征求知識(shí)主管部門的建議和指導(dǎo)。

3.2.3資源協(xié)同重新整合知識(shí)資源，優(yōu)化知識(shí)資源的配置，提高知識(shí)的利用效率。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)的交叉性、集成性和復(fù)合性使企業(yè)各信息部門必須和諧地聯(lián)系起來，檔案知識(shí)必須與其他部門的知識(shí)資源整合才能實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。對(duì)于一部分很少使用或具有潛在價(jià)值的檔案知識(shí)或圖書、情報(bào)知識(shí)，企業(yè)應(yīng)建立一個(gè)整合知識(shí)資源的平臺(tái)，將知識(shí)單元或其線索以結(jié)構(gòu)化的方式記錄在指定數(shù)據(jù)庫或知識(shí)庫中，并由專人負(fù)責(zé)管理，使得適當(dāng)?shù)闹R(shí)能在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候發(fā)揮應(yīng)有的效用。

3.3企業(yè)檔案工作與知識(shí)管理的協(xié)同策略

3.3.1在思維層面上利用協(xié)同思維，引領(lǐng)企業(yè)檔案分類模式改進(jìn)。標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)則的設(shè)定都與一定的社會(huì)管理環(huán)境密切相連，《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》在設(shè)定之初，并沒有預(yù)測(cè)到知識(shí)管理的到來，更無法預(yù)知知識(shí)管理給企業(yè)檔案類別帶來的巨大沖擊。自《規(guī)則》頒布至今，企業(yè)管理環(huán)境發(fā)生了很大變化，而《規(guī)則》并沒有新的修訂，適應(yīng)新的管理環(huán)境的企業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的探討應(yīng)該被提上議事日程。對(duì)《規(guī)則》劃分的黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部職工檔案類十個(gè)工業(yè)企業(yè)檔案類別，筆者認(rèn)為需要作“兩個(gè)補(bǔ)充、一個(gè)調(diào)整”，宗旨是妥善安置知識(shí)管理環(huán)境下出現(xiàn)的新生檔案類別，包括客戶檔案、競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)與知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案等。我們可以在原來十個(gè)工業(yè)企業(yè)檔案類別中增加一個(gè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理類和一個(gè)市場(chǎng)管理類，客戶檔案類與競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)類作為市場(chǎng)管理類的二級(jí)類目，這是“兩個(gè)補(bǔ)充”；為避免市場(chǎng)管理類與經(jīng)營管理類檔案歸類劃分的重疊現(xiàn)象，有必要將經(jīng)營管理類調(diào)整為經(jīng)營類，具體涵蓋采購、銷售等活動(dòng)過程中形成的檔案，這是“一個(gè)調(diào)整”。這樣，《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》的類目可以調(diào)整為十二個(gè)大類，即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部職工檔案類、知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理類、市場(chǎng)管理類。

3.3.2在管理層面上文檔系統(tǒng)與其他信息子系統(tǒng)的協(xié)同。企業(yè)內(nèi)各個(gè)子系統(tǒng)相互開放，通過與其他子系統(tǒng)的協(xié)調(diào)與配合，從而實(shí)現(xiàn)整體績(jī)效的最優(yōu)，如企業(yè)檔案部門與企業(yè)情報(bào)、圖書、資料等部門通力合作、實(shí)現(xiàn)協(xié)同。從只整理保管本企業(yè)形成的紙質(zhì)檔案、科技圖書、標(biāo)準(zhǔn)、期刊、法律法規(guī)中解脫出來，實(shí)現(xiàn)由封閉的以實(shí)體管理為主向開放的電子信息網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變，由重管輕用向重用促管轉(zhuǎn)變，由單純的檔案管理職能向信息與知識(shí)綜合管理職能轉(zhuǎn)變，形成輻射企業(yè)檔案、標(biāo)準(zhǔn)、圖書、期刊、情報(bào)知識(shí)綜合管理的知識(shí)處理中心和中轉(zhuǎn)站。管理人員在分工合作的基礎(chǔ)上負(fù)責(zé)企業(yè)檔案、圖書、情報(bào)的收集、整理、加工、處理、傳遞、交流等，建立結(jié)構(gòu)合理、種類齊全、質(zhì)量?jī)?yōu)化的知識(shí)體系，為領(lǐng)導(dǎo)決策、為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供高質(zhì)量的信息服務(wù)。企業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)流程需要做新的設(shè)計(jì)，以彌補(bǔ)環(huán)節(jié)操作缺少滲透和融合的缺陷。

3.3.3硬環(huán)境建設(shè)與企業(yè)商務(wù)平臺(tái)系統(tǒng)建設(shè)協(xié)同。協(xié)同商務(wù)平臺(tái)對(duì)知識(shí)的集成管理為協(xié)同知識(shí)管理提供了條件。企業(yè)協(xié)同電子商務(wù)平臺(tái)是在充分理解電子商務(wù)（E-B）、客戶關(guān)系管理（CRM）、企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）的設(shè)計(jì)思想基礎(chǔ)上，把企業(yè)的各種核心業(yè)務(wù)，通過web有機(jī)的集成在一起，實(shí)現(xiàn)ERP、E-B、ERM三者的整合系統(tǒng)。企業(yè)用這個(gè)系統(tǒng)讓供應(yīng)商、采購商、客戶合作伙伴以及員工、管理者、決策者能夠從各種方式，通過接口訪問相關(guān)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)在高速互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，企業(yè)經(jīng)營的整體協(xié)同管理，同時(shí)又實(shí)現(xiàn)工作流和工作協(xié)調(diào)應(yīng)用。在協(xié)同商務(wù)平臺(tái)中知識(shí)處于一個(gè)立體的、多維的知識(shí)獲取、共享和使用的環(huán)境，無論知識(shí)的來源、結(jié)構(gòu)是什么，都可以得到統(tǒng)一的管理；同時(shí)協(xié)同平臺(tái)為這些知識(shí)節(jié)點(diǎn)之間提供了立體化的“網(wǎng)狀”關(guān)聯(lián)通道，從任何一個(gè)知識(shí)節(jié)點(diǎn)都可以到達(dá)任意的相關(guān)知識(shí)節(jié)點(diǎn)，極大的方便企業(yè)獲取完整的、真實(shí)的知識(shí)。協(xié)同商務(wù)平臺(tái)站在比“系統(tǒng)集成”、“應(yīng)用集成”更高的“信息集成”的層次上，為協(xié)同知識(shí)管理提供了有效手段。協(xié)同商務(wù)平臺(tái)將企業(yè)的所有應(yīng)用和數(shù)據(jù)集成到一個(gè)知識(shí)管理平臺(tái)之上，并以統(tǒng)一的用戶界面提供給用戶，使企業(yè)可以快速地建立企業(yè)對(duì)企業(yè)和企業(yè)對(duì)內(nèi)部雇員的知識(shí)平臺(tái)。在這個(gè)平臺(tái)上，數(shù)據(jù)經(jīng)過處理、分析后，可以變成有用的信息，而信息經(jīng)過審核、分類后，則變成能協(xié)助個(gè)人、企業(yè)或團(tuán)體創(chuàng)造智能與價(jià)值的知識(shí)。

3.3.4軟環(huán)境建設(shè)與企業(yè)管理環(huán)境協(xié)同。企業(yè)進(jìn)行知識(shí)管理，要求企業(yè)建立學(xué)習(xí)型組織、建立共享的企業(yè)文化等，這些都是屬于知識(shí)管理環(huán)境對(duì)企業(yè)軟環(huán)境的要求。企業(yè)檔案部門也有很多亟待加強(qiáng)的軟環(huán)境建設(shè)，比較突出的有制度建設(shè)、文化建設(shè)、及建立知識(shí)管理的評(píng)估機(jī)制等。

3.3.4.1制度建設(shè)。企業(yè)知識(shí)管理的制度建設(shè)主要是制定企業(yè)合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制和激勵(lì)制度，建立系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)制度，建立有效的企業(yè)知識(shí)傳播制度，建立企業(yè)跨行業(yè)、跨部門的信息和技術(shù)交流機(jī)制和相關(guān)制度等。企業(yè)檔案部門內(nèi)部也需要建立獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)機(jī)制、學(xué)習(xí)和培訓(xùn)機(jī)制，在知識(shí)管理環(huán)境下還要積極建立知識(shí)共享的考評(píng)機(jī)制，以督促企業(yè)檔案部門員工之間以及與其他部門員工的知識(shí)交流與共享。

3.3.4.2文化建設(shè)。企業(yè)文化建設(shè)非常重要，包括企業(yè)經(jīng)營哲學(xué)、價(jià)值觀、管理思維等，主要是創(chuàng)建企業(yè)共享的團(tuán)隊(duì)文化和學(xué)習(xí)文化，建立知識(shí)共享的激勵(lì)機(jī)制，培養(yǎng)員工良好的職業(yè)道德、企業(yè)榮譽(yù)感和團(tuán)隊(duì)精神等。知識(shí)管理中的最大障礙就是不信任和隱藏知識(shí)問題。通過制度創(chuàng)新、文化創(chuàng)新實(shí)現(xiàn)員工的自我激勵(lì)，積極參與知識(shí)交流與共享，為提高組織效率創(chuàng)造機(jī)會(huì)，這需要高層領(lǐng)導(dǎo)的支持。因?yàn)榻M織文化的變革涉及個(gè)人價(jià)值觀念以及個(gè)人行為的變化，要比任何其他的改革都要困難。因此要從根本上突破企業(yè)已經(jīng)形成的固有的文化傳統(tǒng)，必須在高層領(lǐng)導(dǎo)的支持下進(jìn)行。

3.3.4.3建立知識(shí)管理的評(píng)估機(jī)制。知識(shí)管理的評(píng)估機(jī)制是企業(yè)知識(shí)管理體系的主要組成部分。企業(yè)檔案部門采取定性評(píng)估與定量評(píng)估相結(jié)合的方式，建立測(cè)評(píng)企業(yè)檔案部門參與知識(shí)管理效果的指標(biāo)體系和評(píng)價(jià)模型，從實(shí)施的過程和目標(biāo)兩個(gè)方面對(duì)進(jìn)展情況做出評(píng)價(jià)，并且聘請(qǐng)專家對(duì)實(shí)施情況做出評(píng)價(jià)。

參考文獻(xiàn)：

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篇10

一、工程地質(zhì)勘察原始資料檔案的特征

（一）專業(yè)性。工程地質(zhì)勘察工作包含了勘察、室內(nèi)土工試驗(yàn)，波速測(cè)試、靜力觸探試驗(yàn)等多樣化的專業(yè)知識(shí)和學(xué)科，這就使其檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性和多樣性，一般情況下不同的專業(yè)技術(shù)文件不能混為一體。因此在工程地質(zhì)勘察原始資料檔案的管理工作中，要求管理人員具有一定的專業(yè)知識(shí)，從而能快速精準(zhǔn)地區(qū)分各專業(yè)的文件及相關(guān)圖紙，進(jìn)而對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行正確的分類處理。

（二）系統(tǒng)性。工程地質(zhì)勘察一般是以獨(dú)立的工程建?O項(xiàng)目作為對(duì)象，勘察過程中的每個(gè)環(huán)節(jié)都是有效連接在一起的，使工程勘察技術(shù)資料同工程項(xiàng)目建設(shè)中的其他資料有機(jī)地組成一個(gè)完整的系統(tǒng)，其中的每一個(gè)部分都不可缺失。

（三）階段性。工程地質(zhì)勘察工作具有特定的流動(dòng)性，只有在野外作業(yè)完成后才能進(jìn)行資料整理、提供勘察報(bào)告、土工試驗(yàn)報(bào)告、波速測(cè)試報(bào)告、靜力觸探試驗(yàn)報(bào)告等。在不同階段的勘察工作中，產(chǎn)生有不同的技術(shù)資料，管理人員要做好具體的階段性資料的收集整理，并且要注意不同階段勘察資料之間的關(guān)聯(lián)性。

（四）時(shí)效性。因?yàn)楣こ痰刭|(zhì)勘察報(bào)告具有針對(duì)性，僅服務(wù)于相應(yīng)的工程項(xiàng)目。這個(gè)原因?qū)е略陧?xiàng)目設(shè)計(jì)、施工階段對(duì)勘察報(bào)告會(huì)進(jìn)行反復(fù)的查閱和使用。在項(xiàng)目竣工以后，對(duì)勘察報(bào)告的使用率會(huì)隨之降低。所以工程地質(zhì)勘察報(bào)告及相關(guān)資料的檔案具備的時(shí)效性特別強(qiáng)，其作用會(huì)隨著時(shí)間的推移而衰減。

二、工程地質(zhì)勘察原始資料的收集內(nèi)容

在收集工程地質(zhì)勘察原始資料時(shí)，不僅要對(duì)工程勘察原始資料進(jìn)行收集，還要對(duì)工程勘察的由來、工作過程以及工作成果進(jìn)行收集。一般情況下，收集資料時(shí)包括以下幾點(diǎn)內(nèi)容：

第一，把業(yè)主提交的工程項(xiàng)目批準(zhǔn)文件、施工或勘察許可文件、工程項(xiàng)目的坐標(biāo)與標(biāo)高資料、項(xiàng)目已有的技術(shù)資料和圖件、勘察合同文件、勘察任務(wù)書等原始文件進(jìn)行統(tǒng)一的收集保存；

第二，針對(duì)各個(gè)勘察任務(wù)書要求，將勘察部門所編寫的工程地質(zhì)勘察大綱文件以及在勘察過程中調(diào)整大綱相應(yīng)的批文等資料一并收集保存；

第三，收集在勘察工作完成后所編寫的勘察報(bào)告、土工試驗(yàn)報(bào)告、波速測(cè)試報(bào)告等相關(guān)報(bào)告以及相關(guān)的圖、表資料和勘察原始記錄表、原位測(cè)試記錄表、鉆探原始記錄表等；

第四，相關(guān)專家的咨詢意見、施工圖審查意見等相關(guān)圖文資料以及工程勘察過程中所采用的工程地質(zhì)調(diào)查、工程地質(zhì)測(cè)繪及長期觀測(cè)等形成的全部原始資料進(jìn)行收集管理歸檔。

三、做好工程地質(zhì)勘察原始資料檔案管理的具體措施

（一）對(duì)工程檔案管理加以重視。所謂的重視，就是要深刻認(rèn)識(shí)工程地質(zhì)勘察在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中“防災(zāi)”的重要性，特別是分管領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)，配備相關(guān)人員，比較大的項(xiàng)目要配備兼職資料收集、保管人員。檔案管理人員不僅要具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)和能力，還要具備協(xié)調(diào)技術(shù)人員或兼職檔案人員、相關(guān)部門的能力。建立和完善工程地質(zhì)勘察的檔案管理機(jī)制，制定科學(xué)的激勵(lì)和約束制度，激發(fā)檔案管理人員、兼職人員和技術(shù)人員的責(zé)任心，提高檔案資料收集的完整性和系統(tǒng)性，從而保障技術(shù)資料檔案的真實(shí)科學(xué)、規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)。

（二）把現(xiàn)代科技運(yùn)用到檔案管理中。傳統(tǒng)的檔案管理手段會(huì)一定程度地增加工作量，工作枯燥繁雜，工作人員工作積極性有所削減，降低工作效率。在新形勢(shì)下，檔案管理信息化建設(shè)工作已經(jīng)全面展開，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，使工程地質(zhì)勘察檔案管理進(jìn)入電子化和數(shù)字化時(shí)代是檔案管理的必然要求。要在工程地質(zhì)勘察檔案管理中投入必要的硬件和軟件設(shè)施，進(jìn)一步保障工程地質(zhì)勘察原始資料在傳輸和應(yīng)用工作中的安全性，夯實(shí)工程地質(zhì)勘察原始資料的使用基礎(chǔ)。

（三）建設(shè)全面的檔案管理制度。制度建設(shè)是搞好管理的必要途徑，檔案管理部門要依據(jù)法律法規(guī)和單位的管理制度制定檔案管理和工程地質(zhì)勘察檔案管理制度，規(guī)范檔案管理。根據(jù)工程項(xiàng)目的特征，制定符合實(shí)際的工程地質(zhì)勘察檔案資料收集工作規(guī)則，做好規(guī)范的表格以及驗(yàn)收憑據(jù)單等資料，這也是把工程地質(zhì)勘察檔案管理好的基礎(chǔ)。通過制度，讓管理檔案的人員、技術(shù)人員明晰自身所要承擔(dān)的工作責(zé)任，加強(qiáng)責(zé)任心以及法律意識(shí)。這樣才能保障工程地質(zhì)勘察檔案的完整、真實(shí)、科學(xué)。