導語：如何才能寫好一篇檔案數字化的關鍵技術，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

關健詞：數字化城建檔案館 信息基礎 現代化 優質服務

中圖分類號： TU242.3 文獻標識碼： A 文章編號：

引言：在信息技術革命高漲的世紀，作為各個領域、各種社會活動歷史記錄的檔案，其信息載體正快速地向數字化發展，數字檔案將是未來檔案的主體。我們在檔案管理中要努力提升檔案信息的價值，充分發揮檔案的作用。對檔案信息進行數字化管理，既可以對檔案原件進行保護，又便于檔案信息的快速傳遞。本人在城建檔案館工作多年，現就城建檔案館數字化分以下幾個方面與同行共同探討：

一、建設數字化城建檔案館的目標：

近期目標是：立足本館，建立狹義上的數字城建檔案館。建設數字城建檔案館標準規范體系；建設包括計算機系統軟硬件平臺，辦公環境，現代化庫房等；建立一支知識結構合理、層次比例優化、有梯隊、復合型、富于創新開拓的人才隊伍。

遠期目標是：通過本館的探索和實踐，開創性地制定和推行數字城建檔案館的標準、規范與法規，改造城建檔案館的工作流程及人才隊伍，開發數字城建檔案館的一站式辦公系統及其它應用系統，建設高效的檔案數字化生產線，形成先進的數字城建檔案館模式，從而與其他相關單位一起帶動整個行業的數字化建設，建立一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的檔案館群，即廣義的數字城建檔案館，最大限度地實現檔案信息的共享與資源的整合。

二、城建檔案館數字化的意義

檔案信息數字化建設的最終目的是將數字化的檔案信息網絡化，實現資源共享，其意義主要應從以下幾方面顯現出來。

1.提供高效、優質的服務。檔案數字化，改善了檔案管理工作，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現了檔案信息資源的合理配置、科學管理，從而為社會提供高效、優質的服務。

2.降低檔案利用成本。通過數字化檔案管理系統即時查詢利用所需要的電子文檔數據原文（件）信息，避免了傳統檔案利用方法對檔案資料實體的多次輾轉所造成的大量時間浪費和重復勞動現象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。

3.實現資源共享。與其他相關單位一起帶動整個行業的數字化建設，建立一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的檔案館群，以實現聯網數據庫資源共享。

三、城建檔案館數字化的優點

1.信息管理數字化。采用先進數字化存儲技術方案，具有通用性強、安全性高、標準化程度高、可視性強、支持計算機聯網查詢和實時瀏覽等特點。

2.資源管理虛擬化。通過網絡互聯和館際互借來建設虛擬資源，實現檔案館館際互借和文檔服務，從而達到檔案信息資源共享。

3.信息資源管理智能化。可以使利用者運用超文本及多媒體技術進行智能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣，同時還可采用電子加密技術對檔案進行機密處理。

4.用戶使用方便化。用戶可以在任何時間、任何地點通過計算機方便地使用檔案信息，獲取更為及時、準確、系統的信息，從而節省大量的人力、物力和財力資源。查詢速度快：一次查詢只需幾秒鐘；保存時間長：100年以上，保真性高，而一般的紙質只能保存10年左右；內容全面完整：不僅包含檔案目錄信息，也完整包含了具體的信息內容；真正實施在線：授權使用者可以從全球任何角落訪問自己所需要的檔案資料。

四、建設數字化城建檔案館所面臨的轉變

1.城建檔案數字化后的觀念上的轉變，在新形式下，信息浪潮的沖擊，新的形式和機遇要求我們必須解放思想、更新觀念，轉變傳統的“重保管，輕利用”的落后管理方式，實現由封閉性向開放性的變革，變被動服務為主動服務，充分開發檔案信息資源，由檔案保管基地轉變為檔案信息的開放中心，將傳統的檔案館建設成數字檔案館。

2.城建檔案職能的轉變，將從單純的保管城建檔案的實體機構變成可提供快捷信息的數字化城建信息控制中心。

3.城建檔案管理模式的轉變，逐步向數字化管理模式轉變，并建立和健全一套完整的數字化城建檔案管理體系。如建立數字化城建檔案管理制度、保管監控制度、利用服務制度等。

4.城建檔案館藏構成的轉變，打破單一的只是把傳統的檔案數字化方式，通過網絡模式把分散在不同機關的檔案信息聯結起來，極大地豐富了數字化館藏。

五、數字化城建檔案館建設的組成

數字城建檔案館建設包含幾個組成部分：第一，標準規范體系建設；第二，基礎設施建設；第三，數字信息資源建設；第四，高素質人才隊伍的建設。

1.標準規范體系建設

在現代信息社會，統一標準非常重要，如果這樣，通過網絡聯接起來的信息系統就可以輕而易舉地實現信息共享與交流；反之，信息很難充分利用。因此，在數字城建檔案館建設中，我們一定要不斷完善城建檔案信息化標準體系，建立管理、業務、技術三個層面的標準與規范，并大力推行相關標準、規范和法規。其中，管理性標準規范主要包括檔案館工作人員、用戶及設備使用、檔案的查詢與利用等管理規定。業務性標準規范主要包括檔案術語、電子檔案管理等標準。技術性標準規范主要包括數據存儲壓縮格式規范、網絡數據傳輸格式、檔案館軟硬件基礎設施技術標準等。

2.基礎設施建設

數字城建檔案館必須在一定的空間數據基礎設施和網絡基礎設施上建設空間數據庫和應用服務系統，才能更好地服務于城市建設。基礎設施建設主要包括硬件環境、系統軟件和網絡環境三部分。硬件環境包括計算機系統硬件平臺、辦公環境建設、現代化庫房建設。硬件基礎設施主要包括網絡通訊設備、服務器、檔案數字化處理等設備。軟件建設主要指根據實際需要，選擇先進、成熟的技術，建設大容量的分布式數據庫和大規模并發訪問的服務管理系統。管理軟件除了能夠完成業務管理和檔案利用服務等工作外，還能與數據庫系統相互融合，實現從數據錄入、到數據管理、再到數據輸出全過程的應用。網絡建設是城建檔案館數字化建設的先決條件，網絡環境分為檔案館內部局域網、與政府連接的政務網以及與互聯網連接的公眾網。

3.數字信息資源建設

數字城建檔案館實質上是一個有大量信息的系統，通過對各類信息的整合，即對數字化的檔案數據進行采集、存儲、管理，形成一個社會綜合信息資源庫，并能從海量信息數據庫中提取有價值的信息，以滿足社會各方面對檔案信息資源的需要。其來源和采集范圍包括：傳統城建檔案館的館藏、立檔單位的文件材料、有檔案性質的行業、專題信息資源庫和互連網上具有檔案價值的信息等。它包括ASCII的文本文件、專業圖形文件、柵格圖像文件、影像文件、聲音文件等數據形式，并分別建立存貯在數據庫中。數字城建檔案館還具有鮮明的地理信息特征，它可以通過地理信息系統技術建立地理信息數據庫，開發檔案管理信息系統，為城市規劃建設管理的現代化提供辦公決策的依據。

4.人力資源建設

在城建檔案館信息化建設中，主要問題是信息技術人員的缺乏，因此我們要逐步改變現有業務人員隊伍專業結構，培養和配備高素質檔案工作者，建立一支知識結構合理、層次比例優化、復合型、富于創新開拓的隊伍。就要選用具有較全面的知識結構、敏銳的信息意識和較強的信息能力的人才，與此同時積極開展信息技術培訓，按照不同層次和業務需要，培訓相關人員使用新技術、新設備、新方法的能力，以提高館員掌握和運用現代化技術的技能，適應數字城建檔案館的建設和正常運行的需要。

篇2

【關鍵詞】檔案管理； 數字化技術；

【 abstract 】 the development of digital technology and used for urban construction archives technology to promote the efficiency of management bring great convenience. The author combined with the personal working experiences under the condition of informatization, urban construction archives with digital construction technology management platform, enter the orbit of a more scientific and more efficient.

【 key words 】 file management; Digital technology;

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A文章編號：2095-2104（2013）04-0000-00

城建檔案管理部門肩負著保管文字、圖紙、地形圖、聲像等各種載體的城市建設檔案資料任務，是城市重要的信息基礎部門。隨著經濟的發展和社會的進步，信息資源的重要性日益突出。城建檔案工作要在城市數字化建設的機遇和挑戰中，獲得自己的生存和發展空間，就必須抓住城市數字化帶來的契機，發展、提高自己，加速城建檔案管理數字化建設，全面提升城建檔案工作在城市建設中的地位和作用。下面結合筆者個人工作經驗談信息化條件下，城建檔案技術管理如何借助數字化建設平臺，邁入更科學、更高效的軌道。

一、城建檔案管理人員要轉化觀念，加快檔案管理數字化建設

城建檔案管理人員要樹立檔案管理數字化意識。以加快館藏數字化進程為基礎，特別是網絡化的建立，檔案管理部門要加快檔案管理數字化建設步伐，以適應社會公眾對檔案信息技術需求。所以，必須從思想上提高對加快檔案管理數字化建設步伐的認識，并以積極的態度抓好這項工作，使檔案管理數字化工作跟上時代的步伐。提高檔案管理現代化水平。檔案管理數字化建設的逐步推進，館藏紙質或其他類型載體檔案的數字化工作，已經成為檔案管理數字化建設的重要內容之一。許多檔案原件是非常珍貴的，把珍貴的檔案原件錄入計算機形成數字化的多媒體文件，用機讀的方式提供作用，不僅能提高利用率，而且還有利于原件的保管。利用數據庫檢索方式提供檔案利用所具有的全面、快速、準確的特點，擴大了檔案利用范圍，使檔案利用更為便捷。現在由于檔案管理數字化建設和計算機網絡的發展為檔案信息資源共享成為可能。檔案學科的新名詞“數字檔案館”就是旨在通過網絡，使檔案利用者能夠跨越時空對所需檔案、資料進行查詢利用，將封閉的檔案服務擴展成開放性的、社會化的服務。

二、管理部門要優化組織運行，提高城建檔案管理的效益

管理部門要有高瞻遠矚的全局意識。城建檔案數字化需要開展四個階段的工作：其一，策劃準備階段，這個階段主要是為檔案數字化工作的開展進行戰略策劃，并根據計劃的內容，為工作的開展作好準備及前期工作；其二，初步開展和試行調整階段，在這一階段各方面工作已經展開，但是也出現了一些問題，工作在不斷改進中前進；其三，趨于成熟階段，這一階段數字化系統配置已經較為完善，數字化工作體系初步形成，但是信息庫并沒有建設完整，信息資源利用率低；其四，成熟階段，這一階段主要特征是信息庫已經建立完善，檔案工作流程已經完成數字化改造，依托數字化系統建立起了高效率的工作業務流程，拓展服務內容和質量是這一階段工作的重點。這四個階段相互依賴，逐層遞進，在開展工作時必須注意各階段的先后順序，一步一個腳印，讓前面的工作為后面打好基礎，后面的工作體現前面工作的價值。防止不切實際的冒進或者漫無計劃的遍地開花，避免出現目的被計劃拖累的局面。需要制定詳盡合理的工作計劃。在開展數字化工作的四個階段中，策劃準備階段是開頭部分，也是整個工作的核心部分。只有把頭開好了，后面的路才能夠走得正、走得直。在制定計劃時，決策者應該考慮清楚自己單位的需求，明確開展工作的目的。這是一個看上去非常簡單的事情，所以往往會被輕視甚至忽視，不過越來越多的案例表明，設計時需求的混亂、開展工作時目的的不明確，是很多數字化工作陷入瓶頸的原因。

各部門要進行相關的網絡建設。通過網絡建設，建立規范的城建檔案目錄，實現城建檔案部門與相關的聯網，提高城建檔案信息資源的利用效率，實現資源共享，使各級城建管理人員及時掌握城建工作及檔案管理的基本信息，進而及時為城市建設活動提供優質、高效的信息服務。

三、建立數字化城建檔案管理系統措施

城建檔案應當在辦公自動化管理的基礎上，利用信息管理系統，將業務管理和檔案管理有序鏈接，實現電子文件從登記、歸檔、著錄的一體化管理。

城建檔案接收是城建檔案管理工作的源頭，隨著電子文件的日益增多，要從傳統紙質檔案“后控制”管理升級為“前端控制”管理，不僅要參與電子文件生成、運轉、歸檔過程的管理，還要在辦公自動化管理的基礎上，利用業務管理和檔案管理的有序連接，減少傳統檔案整理、錄入環節，實現電子文件從登記、立卷、著錄到歸檔的一體化管理。

電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵和有害氣體的侵害，從理論上講能夠長期保存。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，一方面電子文件必須采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮禮會效用；另一方面對于長久保存的電子文件，還需要定期進行復制，防止信息損失。

四、加強城建檔案數字化網站建設

網站是現代社會信息公開的重要工具，開設城建檔案網，或將城建檔案信息化納入電子政務系統，到政府的網站上，實現信息資源在互聯網上的共享，能擴大城建檔案的服務范圍，使城建檔案成為政府政務公開的一部分，更好地為領導決策、經濟建設和社會公眾服務。要利用城建檔案信息多元化優勢開展信息的深加工，從城建檔案資料的收藏者和提供者轉變為信息產品的生產者、開發者和提供者，主動接近檔案用戶，以用戶為中心，結合城市建設的進程，編研出信息成果進行提供利用，從內容、形式上實現完全不同于以往的主動服務，并利用網絡環境實現不同服務方式之間的優勢互補，實現大量館際信息資源的的廣泛共享，有效、快速、優質地為社會提供檔案信息服務。

城建檔案信息網絡的成熟運用，為數字化城建檔案館提供了極好的網絡環境，也為開展城建檔案信息個性化服務提供了良好的條件。未來城建檔案利用服務的主要方式將不再是提供物理存在的實體，而是指引終端用戶通過網絡獲得存儲在檔案館庫的數字化信息。只要城建檔案編制與城建檔案檢索采用同一系統軟件，將檔案內容用一定的格式固定下來，再進行分類、歸檔、編號等管理，在編制檢索時隨機調出，組成各種不同類型信息檢索工具，通過網上開展電子檢索服務，從而方便地互傳、互換信息。可使任何一位利用者不受時間、空間的限制，在任何時間、任何地點只需有一網的電腦，即可進入城建檔案管理系統查詢自己需要的信息。這種網上利用服務的開展，將會使城建檔案工作進入一個嶄新的工作環境，進入一種良性的循環狀態。

五、結束語

科技的發展對城建檔案技術管理工作提出了新的要求，本文結合筆者個人工作經驗，談了數字化信息建設在城建檔案技術管理中的應用，希望能為城建檔案技術的提高做出自己的貢獻。

【參考文獻】

[1]羅婷婷;;如何提高城建檔案的管理質量[J];才智;2011年18期

[2]曾娜;吳建華;;城市公共安全信息資源建設——兼論城建檔案與城市公共安全的關系[J];中國名城;2011年06期

篇3

關鍵詞：高職高專 會計檔案 數字化 共享 安全

高職高專院校的數量和招生規模同本科院校平分天下，培養了大量的高級技能型人才，為我國的經濟建設持續健康發展發揮了不可替代的作用。新常態下高職院校的作用和責任更加凸顯，作為記錄學校教育教學、科學研究、校園建設與發展等所發生的經濟往來賬目的財務檔案，對于分析資金投入產出效益、預測今后建設和改革方向提供了基礎性資料，為國家和地方政府分析高職高專院校的發展和建設情況提供準確的信息。計算機技術的發展和應用，特別是財務活動電算化，為財務檔案數字化、信息化、電子化建設打下了堅實的基礎。高職高專院校財務檔案應真實、準確、完整，方便查閱與分析，才能充分發揮其資料價值。但是，目前高職高專院校的數字化會計檔案的建設、管理和使用仍存在不少問題，制約高職高專院校財務分析效能，影響學校的管理和建設，不利于高職高專院校的長遠發展。

一、數字化會計檔案的重要意義

（一）方便查詢和分析

數字化會計檔案采用計算機軟件管理檔案資料，建立了電子目錄以后，使用一網的電腦或其他終端設備，取得授權許可，即可幾分鐘內在任何地點查到所需要的資料，方便快捷。而傳統的紙質會計檔案資料的查詢，需要趕到檔案存放地點，征得檔案管理員的同意，手工查詢目錄資料，根據目錄檢索再到檔案庫房翻閱相應資料，費時費力，效率低下，并且容易污損紙質檔案。

根據財務數據綜合分析和比較資金使用效果，數字化會計檔案通過調取原始資料，采用相應軟件，數分鐘內就可以得到所需要的報表。而根據紙質會計檔案資料，需要根據財務數據資料，人工分析數據之間的關系和變化規律，需要占用大量的人力物力和財力，而且不能及時得到分析結果。

對于檔案資料，能夠及時查詢和分析，才是其存在價值的真正所在。

（二）提升財務管理效率和水平

采用數字化會計檔案，財務管理面臨大量的數字資料，需要建設相應的硬件和軟件，包括計算機、網絡資源、會計專業和計算機網絡知識均有所掌握的專門人才。管理者必須轉變觀念，科學管理，同時還需要及時更新知識，才能適應新的工作環境，管理者能夠更加及時的掌握單位的財務運行狀況，預測財務運行風險，提高管理效率。

（三）節約資源

會計檔案數字化，采用磁盤、光盤、服務器等方式存儲，原始憑證、記賬憑證、各種賬簿和報表等不再使用紙張書寫或打印，降低打印機、復印機等的使用率，降低了紙張使用，實現低碳環保工作模式。同時，會計檔案數字化以后，提高了大量數據錄入和處理的效率，報表分析可以自動生成，降低人力資源的占用，解放出來的人力資源可以投入到財務數據的分析和預測等智慧型的工作中去，提高人力資源的勞動質量和效率。再者，采用數字化會計檔案，不需要很大的房間就可以把一個單位的所有會計資料保存起來，節約空間和場地資源。

二、高職高專院校數字化會計檔案存在的問題

高職高專院校以培養高級技能型人才為己任，而我國傳統觀念認為接受高等教育的目的是為了走向管理崗位，所謂學而優則仕。所以，高職高專院校一直沒有受到社會各界的充分重視，沒有受到本科院校特別是研究型本科院校同樣的重視，導致其占有的軟硬件資源較少，會計部門也不例外。高職高專院校會計部門開展數字化建設，會計檔案電子化，面臨著一些特殊的問題。

（一）重視不足，資金和人才投入均較少

會計檔案是財務工作的附屬工作，往往沒有受到單位領導的足夠重視，相應科室在學校的管理結構層次中，還算不上三級科室，其工作屬于學校工作層級中的最底層。會計檔案長期以來沒有得到學校的重視，現代化建設更無從談起。校領導大多不清楚會計檔案室的工作內容、工作職責、工作要求等基本知識，對于會計檔案工作的發展和建設沒有工作計劃。如此，會計檔案信息化建設工作難以取得資金投入，難以有專業知識和計算機知識都掌握的專業人才來負責會計檔案工作，會計檔案信息化建設難以取得進展。

（二）會計檔案數字化建設規劃的前瞻性不強

有些高職高專院校開展會計檔案數字化建設，沒有根據數字化發展預測今后二十年的發展趨勢，網絡硬件和軟件建成后五年左右就過時了，存放這些硬件設施的房間防水、防火等的安全等級較低，可擴展的空間有限，沒有預留網絡接口，硬件升級困難，導致后期發展難以適應會計檔案的要求。由此帶來了資源使用年限的降低，造成了浪費。

（三）管理制度缺失，檔案資料不完整

有效的管理制度是機構高效運行的保障，數字化會計檔案建設需要相應的管理制度為之提供運行和維護的制度保障。但是，有些高職高專院校建立的信息化會計檔案，由于沒有配套的管理制度，資料收集、整理、歸檔不及時，沒有對原始資料進行分析總結和歸納，使用和維護不能保證會計檔案的完整，導致會計檔案容易出現缺失和不完整，甚至損毀，造成難以挽回的損失。

（四）信息化會計檔案工作人員專業知識不完整

信息化會計檔案工作人員，不僅需要熟練掌握會計專業知識，還需要掌握會計電算化以及計算機網絡相關知識。但是，受到經費以及傳統觀念的影響，會計檔案管理人員大多由新進人員或者將要退休人員管理，這些人員的最新會計專業知識、計算機知識有限，會計檔案信息化管理的能力不強，制約著會計檔案信息化建設。

三、高職高專院校數字化會計檔案建設意見

（一）提高會計檔案重要性的認識

學校領導特別是分管財務的領導，應自覺學習和更新會計知識，包括《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及《會計檔案管理辦法》等，正確完整的認識會計檔案的歸檔內容和要求，提高對會計檔案重要性的認識，重視會計檔案工作，推進會計檔案信息化、數字化建設。觀念改變和提升是事業成功的前提和基礎。

（二）重視會計檔案的硬件和軟件建設

會計檔案信息化、電子化建設，需要計算機、網絡、服務器以及存放這些設備的房間，建設這些設備和設施需要結合本單位的現狀以及未來至少二十年的發展趨勢，預留足夠的發展空間，避免頻繁大修、更換設備甚至搬遷，節約資源和資金，同時滿足未來的發展需要。購置的存儲會計檔案的軟件，要滿足兼容性、可升級、安全性、分級提供服務、自處理等功能和要求，簽訂安全和保密協議，明確權責。

（三）建立可操作的信息化會計檔案管理制度

考慮《會計檔案管理辦法》（征求意見稿），根據《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》等，結合單位實際情況，制定切實可行的詳細管理制度，是信息化會計檔案有效管理的制度保障。為此，可以從會計資料收集、整理、裝訂、歸檔、保管、鑒定銷毀以及查閱、維護、安全措施等環節制定管理制度，明確管理職責。屬于歸檔范圍的會計資料包括會計憑證（原始憑證，記賬憑證）、會計賬簿（總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，其他輔賬簿）、財務會計報告（月度、季度、半年度、年度財務會計報告）以及其他會計資料（銀行存款余額調節表，銀行對賬單，納稅申報表，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，會計檔案鑒定意見書，其他具有保存價值的會計資料）等。

（四）培養或引進專業會計檔案管理人員，提升知識水平

會計檔案專業技術人員是檔案管理質量和水平的決定性因素。根據單位的人員情況，把那些責任心強、專業能力好、愿意為會計檔案事業盡力盡責的人員派出去培訓，充實和完善知識結構，提高專業技術能力。或者引進那些懂得計算機、信息管理、財務管理、資產評估等專業知識的專業性技術人才，確保會計檔案工作優質高效開展。

（五）提高數字化會計檔案的共享能力

會計檔案保管與維護價值主要體現在使用上，包括本單位用戶的使用以及相關單位用戶的使用。為此，需要實現會計檔案電子化信息的資源共享。目前，互聯網高度發達，為會計檔案共享創造了客觀條件。當然，資源共享需要遵循相應的會計檔案資源利用的規定，符合法律規定。可以根據各單位的實際情況，對會計檔案數字化資源分級、分層次地共享，加入校園網系統，設置不同的訪問權限。把享受共享資源的用戶劃分為會計人員、會計檔案管理人員、上級管理人員、財務部門主管、校領導以及省市主管部門等不同的用戶，根據各自所擁有的訪問權限，訪問和使用相應的會計檔案電子化資源。

（六）加強數字化檔案的安全性

21世紀的世界已經進入信息時代、互聯網時代、大數據時代、云計算時代，數據的錄入、傳輸、復制變得異常簡單，這些技術的發展為會計檔案數字化資源的獲取、存儲、傳遞和使用帶來了巨大的方便。但是，開放的互聯網時代，網絡上的數據被修改、刪除和再編輯同樣變得容易起來，導致會計檔案數據有可能被惡意刪除或篡改，給會計檔案帶來安全隱患，危害到數據的真實性和完整性，而且，這種事故常常難以修復。為此，必須對數字化的會計檔案采取安全措施，例如雙備份或者多備份，設置網絡安全密碼等。當然，會計檔案的安全措施是相對的，沒有絕對的安全。安全性越高，所需要的投入也越大。可以采用多重安全措施，將會計檔案的安全性提高到該信息資料所需要的水平。

四、結束語

會計檔案信息化，可以提升檔案的使用效率、降低資源消耗，高職高專院校會計檔案信息化建設，需要根據會計檔案真實性、完整性、安全性要求高，結合自身辦學經費有限、人力資源不足等實際情況，量力而行，并考慮空間和硬件的可擴展性、兼容性要求，制定相應的管理辦法，建設高質量的會計檔案信息化管理模式，為高職高專院校的發展提供基礎性資料，分析高職院校的辦學效率，為學校以及政府的決策提供參考。

參考文獻：

[1]何鄭濤，昌晶.數字化校園背景下高校會計信息資源開發利用的理論分析[N].重慶郵電大學學報（社會科學版）. 2015， （1）

[2]陳恒凱，張耀嗣.會計檔案數字化管理研究[J]. 蘭臺世界. 2015，（11）

[3]李穎.ERP 環境下會計檔案信息資源管理探析[J]. 山西檔案. 2014，（6）

[4]牟文華.會計“綠色檔案”的可行性分析[J]. 會計之友. 2014，（35）

篇4

摘 要：數字檔案館的建設是檔案館建設的發展方向。文章著重介紹了什么是數字檔案館、為什么要建立數字檔案館、數字檔案館的特點，以及建設數字檔案館存在的一些問題。

關鍵詞：建設 數字檔案館 意義

建設數字檔案館是21世紀檔案館迎接網絡時代的重要戰略，這項工作關系著檔案館的生存與發展。雖然21世紀傳統檔案館暫不會消失，但隨著電子出版物的盛行，數字檔案館將居首位。未來的檔案館將以服務特色和技術手段論高低，能否迅速占有信息資源并向社會提供信息產品將成為衡量檔案館的標準。數字檔案館做為檔案館的主要方向，它的研究與建設水平將直接關系到我國檔案館在未來信息時代的地位和作用。由此我們應充分利用這一有利時機，認真研究在新世紀數字檔案建設這一重要課題。

一、數字檔案館的概念

數字檔案館是進入上世紀90年代以后產生的一個全新的概念。隨著計算機技術的迅猛發展，特別是網絡技術、數碼存儲與傳輸技術等的全面普及，使得用戶對城建檔案信息的加工、存儲、查詢、利用等方面有了新的要求。因此，數字檔案館也就應運而生。它是一個新生事物，目前，在檔案館界甚至整個學術界還沒有一個被廣為接受的定義。在眾多的定義表述中，其中認為數字檔案館是以組織數字化信息及其技術進入檔案館并提供有效服務。幾乎檔案館的所有載體的信息均能以數字化的形式獲得，包括所有聯機采購、編目、公共查詢、對各種信息資源的檢索，通過網絡組織用戶訪問外界數字檔案館和信息數據庫系統，如電子檔案、聲像資料、動畫片、影視片、多媒體資料等用計算機系統管理檔案的用戶，服務檔案館利用網絡連接到全球各個角落，讓用戶很方便地共享資源。這一概念尚較為大多數人接受。

二、建立數字檔案館的意義

傳統檔案館擔負著信息采集、存儲、傳播及版權控制的重任，數字檔案館也同樣要完成這些任務，只是各項任務的內容、采取的手段及服務方式發生變化。建立數字檔案館的主要意義：

1.由于數字檔案館是虛擬與現實相結合，大量的數字化信息存貯在無數個磁盤存儲器中，通過計算機網絡聯接形成的一個聯機系統。因此，與傳統檔案館相比，它占用的物理空間相對很小。

2.數字檔案館收藏數字形式的信息，除了紙介質的書刊資料外，還收錄其它一切可以數字化的信息，如視頻、音頻資料、計算機程序等等，可以滿足查閱者的多種需求。

3.數字檔案館建設對于我們最重要的一點是建立以數字信息為主的各種信息資源，形成互聯網上的整體優勢。數字檔案館還是保存和延續發展城建檔案遺產的最佳手段，所有的珍貴資料都可以經數字化處理后，將原件保存在更適宜的環境中，而數字化的資料由于實現原件的復制，并不影響一般意義上的查閱。

4.利用數字化檔案館的用戶可以不同檔案館的工作人員直接見面，而只通過網絡與檔案館聯系，檔案館專業人員通過電子郵件及電子咨詢臺與用戶聯系。檔案館的服務質量取決于軟件設計、檔案館專業人員對用戶回應的速度和質量、數字化信息的制作、網絡的傳播速度及人性化界面的設計等。用戶也可以直接通過電腦登錄至數字檔案館的主頁，隨意瀏覽、查詢、下載、打印有用的信息。

5.數字檔案館擴大了用戶的范圍，普通檔案館因為需求者對象與地理位置的限制只能為少數人服務，數字檔案館則允許人們在任何地方、任何身份進入檔案館自由查詢。

三、數字檔案館的特征

1.數字檔案館是一個分布式的檔案館群體。數字檔案館通過寬帶高速互連的計算機網絡，把大量分布在一個地域或一個國家的眾多檔案館或信息資源單位組成聯合體，把不同地理位置上及不同類型的信息按統一標準加以有效存儲、管理并通過易于使用的方式提供給用戶，超越空間和時間的約束，使用戶在任何時候、任何地方都可以在網上遠程跨庫獲取任何所需的信息資源，達到高度的資源共享。

2.數字檔案館是面向對象的數字化多媒體信息庫。數字檔案館的存儲介質已不限于印刷體，它具有文本、聲、光、圖像、影視等多種媒體，其存儲的載體也相應的有光盤、錄音帶以及各種類型的數字化、電子化裝置，它通過多媒體、超文本、超媒體等技術，提供智能化的信息檢索手段，向用戶展示各種生動、具體、形象、逼真的信息。

3.數字檔案館是與平臺無關的數字化資源集合。數字檔案館可實現異種數據庫之間、服務之間、工作站之間的可互操作性，并正在探索深層語義上的可互操作性。它采用一種聯合式或協調性軟件，從類型相似的數據對象和服務中，取得一致性和連貫性檢索內容。目前在網上查資料，需逐個站點地查詢，實現數字檔案館以后，用戶只要提供某個檢索點，計算機就會按統一的用戶界面提供所需的全部資料。

4.數字檔案館具有強大的信息傳播與功能。數字檔案館的服務方式與傳統檔案館有著重大的差別，它變傳統檔案館的被動式服務為主動服務。它可以通過網絡隨時和傳播各種文獻資源的信息，對用戶進行“引導”或“導航”，向用戶提供多種語言兼容的多媒體遠程數字信息服務。

四、數字檔案館建設應解決的問題

1.關鍵技術問題。數字檔案館是采用現代高新技術所支持的系統工程，信息技術的集成在數字檔案館的建設中扮演了非常重要的角色。具體的來說，數字檔案館涉及數字化技術、超大規模數據庫技術、網絡技術、多媒體信息處理技術、數據庫與分析處理技術、信息抽取技術、基于內容的檢索技術、自然語言理解技術等等。我們必須針對數字檔案館的應用背景，綜合運用有關原理和方法，重點突破關鍵技術，才能為數字檔案館的建設提供堅實的技術保障。

2.標準與法規的制定和實施。在進行數字檔案館研究和建設數字資源庫的過程中，應借鑒發達國家數字檔案館建設的經驗教訓，盡早制定統一的適合中國數字檔案館建設的資源描述、標識、查詢、交換和使用的標準規范及法規，盡量地使用國際標準，對那些不是按標準格式進行組織的資源庫，也必須考慮數字項的充分描述，并要有靈活的接口，以保證日后對數據的轉換與銜接。使我國數字檔案館在建設伊始，便遵循標準化、規范化、法制化管理的發展道路。

篇5

1農業科技檔案管理數字化建設的必要性

1.1是有效改善檔案管理工作的需要紙質載體是農業科技檔案的根本依據，但是避免不了局限性，存在著數量多、體積大、質量重，不易攜帶，不便查找，信息傳遞慢，無法檢索等方面的不足。農業科技檔案管理的數字化建設，可以從根本上克服這些弊端，即以現代通信、計算機網絡、多媒體信息技術為基礎，建立計算機網絡平臺，以建立好的各種檔案信息庫為資源，利用智能信息處理技術，將數據庫轉變為知識庫，以供需要者查詢、搜索，并且信息資源的使用維護方便，安全保密性強。農業科技檔案管理的數字化建設，可以達到資源信息的數字化、資源管理網絡化和智能化。

1.2是檔案管理發展的大勢所趨農業科技檔案資源的高效、快捷開發利用需要應用數字化技術。傳統的查閱方法是到檔案館，采用人工撿索的辦法查找所需的檔案，費時、費力，查全率和查準率均不高。檔案管理實行數字化后，全市農技推廣機構通過互聯網，進入市科技檔案館數字化信息中心，各單位的檔案電子目錄和開放檔案數字信息均上傳至市農業科技檔案館信息中心，方便全市農業科技檔案資源的整合和利用，順應檔案館現代化發展的需要。

1.3是現代農業發展的必須在當今人們的時間意識越來越強，領導需要迅速、準確的決策；各職能部門工作要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加的情況下，要求檔案部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，運用現代信息處理技術手段來處理農業科技檔案信息資源，提高檔案資源的開發能力和利用效率，確保檔案信息能及時、方便地提供。

1.4是節約農業檔案機構建設資金的舉措庫藏檔案案卷數量的不斷增加需要信息化來管理。以杭州市農業科學研究院為例，該院下轄農作、水產、茶葉、蔬菜、畜牧、生物等多個科研所，截止2010年全院庫藏檔案820卷，資料12088冊，其中相當部分檔案分散在基層建檔單位，如果對這些檔案進行有效整合，采用數字化管理，可大大減輕農業科技檔案管理工作人員的工作量，降低費用支出，使檔案管理人員能在有限的時間內搜集更多的信息，不僅降低了成本，而且極大地提高了效率。

2農業科技檔案管理數字化建設總體設計

農業科技檔案管理數字化建設的指導思想是：以需求為導向，以利用為目的，充分利用計算機軟硬件功能，最大限度發揮人力資源和數字化加工設備能力，保護農業科技檔案原件完好，保證數字化農業科技檔案真實準確，更好地發揮農業科技檔案信息資源的作用。農業科技檔案管理數字化建設的原則是：檔案數字化，工作標準化。檔案數字化標準規范體系的建設，可以從管理、業務、技術等標準規范層面來研究制定。從簡單的標準化向科學、精確的標準化過渡，從孤立的標準向體系化的標準推進。重要檔案優先數字化。以利用需求為導向，結合實際，統籌規劃，分步實施，突出重點，量力而行，將年限較長、具有館藏特色、最為珍貴以及利用頻率高的檔案優先數字化。各部門分工協作。檔案數字化工作相當繁瑣，涉及面廣，必須堅持分工協作、整體配合、長期堅持、相互理解的工作理念，充分發揮單位各個部門和各類人員的作用，明確工作任務，落實責任分工，真正做到各司其責，各施其能，協調配合，形成全方位、多層面、多角度、共同推進檔案數字化建設的科學發展模式。多方位快速高效檢索。數字檔案管理系統應該建立多種滿足檔案利用者的檢索方式，提高檢索的自由度。完善的電子檢索系統，能高效、快速、全面地從檔案信息中檢索出利用者所需的信息，并對檔案利用進行快速統計。數字檔案管理系統應及時公布、更新、維護網站網頁內容，提供服務范圍、內容，便于檔案利用者了解檔案信息動態，及時查找所需信息。注重檔案數字化人才培養。要建立和完善檔案人才選拔、任用和激勵機制，重視人才的儲備，以超前的意識搞好人才建設，造就一批既熟悉檔案工作管理、通曉檔案理論知識，又掌握現代檔案數字信息技術的新型檔案工作人才隊伍，確保檔案數字化建設及檔案事業又好又快地發展。農業科技檔案管理數字化建設需要投入，特別是建設初期軟硬件配置投入較大，建成后也要保持一定的運行成本。因此，要按照成本效益最大化的要求，細化農業科技檔案管理數字化建設的步驟。同時優化農業科技檔案管理數字化的各種資源配置，根據不同的情況，進行農業科技檔案管理專業人員和數字化技術人員、計算機和掃描設備的合理配置，構建農業科技檔案管理數字化投入小收益大的新模式。具體步驟上：一是建立農業科技檔案管理數據庫。第一步，輸入文件級目錄。在建立數據庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保農業科技檔案管理數據庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。二是加強電子文件的收集和積累工作。電子文件包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺組合，是未來數字農業科技檔案管理最主要的來源。為了確保所形成的電子文件不被丟失，保證電子文件是可存取、可利用和可理解，必須及時對所形成的電子文件進行收集積累。電子文件的收集積累，不僅保證電子文件的真實性，還維護了它的系統性、完整性，同時，也防止了存有信息內容的載體在個人手中發生丟失、損壞，從而保護電子文件的安全，為電子文件的歸檔打下基礎。電子文件的收集積累范圍，應嚴格按照國家有關規定執行。用載體傳遞的電子文件，要按規定進行登記、簽署，對更改處，要填寫更改單，按更改審批手續進行，并存有備份件，防止出現差錯。三是農業科技檔案管理數字化與上網利用同步。農業科技檔案管理數字化及管理流程重組是一個管理思想不斷變化的過程，農業科技檔案管理數字化與上網利用同步即是新技術和新理念相互融合的表現。數字化農業科技檔案管理分開放與不開放兩種，開放農業科技檔案管理即上互聯網，建立農業科技檔案管理資料網站，實施資源共享，在互聯網上向政府和社會提供農業科技檔案管理信息。

3農業科技檔案管理數字化建設需要把握的幾個問題

3.1提高認識，統籌規劃首先必須在思想上充分認識農業科技檔案信息資源的重要意義。在當今信息公開程度越來越高的形勢下，農業科技檔案的文化性質和社會性質逐步強化，利用的范圍和對象將逐步擴大，只有當農業科技檔案信息資源在農業現代化建設中發揮重要作用時，農業科技檔案和檔案工作的意義和價值才能充分地全面地展現出來。其次，做好統籌規劃。將大量的農業科技檔案數字化，是一個龐大的系統工程。首先要做好館藏情況的調查，包括檔案的類型、載體形態與狀態、館藏數量、檔案信息利用等基本情況。根據館藏情況，制訂農業科技檔案數字化的科學規劃，包括服務器、電腦、掃描設備等硬件的購置計劃和數字化處理規劃。最后，要保障檔案整理過程的完整性。農業科技檔案數字化是一項費時較長的工程，在大規模、流程化的數字化過程中，所有檔案原件都需從檔案庫房分批大量取出，一定要保障檔案原件的完整，不允許出現損毀和遺失的現象。

篇6

關鍵詞 數字城市；數字化；建設

中圖分類號TP39 文獻標識碼A 文章編號 1674-6708（2012）81-0207-03

信息化的實質就是數字化、網絡化和智能化。從廣義上來講，數字化城市也就是城市信息化。隨著城市信息化進程的加快，數字城市的建設以成為了城市建設的發展方向。利用數字化及相關技術可以以城市為主體，對政治、經濟、文化、科技、教育和社會生活各個領域的問題進行全方面的信息化處理，不僅提高城市的生產力水平和競爭力，而且促進物質文明和精神文明建設，更有利于城市的可持續建設發展。

1 數字城市建設概述

1.1 數字城市的概念

隨著信息技術的高速發展，美國率先提出了國家信息基礎設施（NII）和全球信息基礎設施（GII）計劃，隨之越來越多的國家加入到全球信息化的行列，從而演變出了數字城市的基本概念。

“數字城市”是基于計算機技術，多媒體技術和大規模存儲技術，通過寬帶網絡的鏈接，利用遙感，全球定位系統，地理信息系統，遙感的仿真 - 虛擬化技術，如城市進行多分辨率的數字城市，多尺度，多空間，時間和多品種的三維描述，即利用信息技術手段，將這個城市的過去，現在和將來網絡上的所有內容，數字化虛擬實現。它是從工業化時代向信息化時代轉換的基本標志之一。數字城市不僅可以為人類提供觀察物質和精神世界的新途徑，還可以輔助參與人類智力相關的創造活動。

1.2 國外數字城市現狀

發達國家通過大力發展電子政務、電子商務和社區信息化建設，有效地推動經濟社會的全面信息化。之后實現了數字城市信息資源共享，面向市民的數字城市在線公共服務，越來越受到各國政府的高度重視。例如政府網站群是數字城市功能實現的根本途徑。而國外的政府網上辦公的數量龐大，主要業務有：城市規劃管理，城市檔案管理，城市審計管理，城市社區管理，城市經濟、文化、旅游協調和服務，城市財政和政府采購，市政工程管理，應急管理等。加拿大、澳大利亞的城市政府在網上進行了規劃管理網上作業，將每次城市所做的城市規劃方案在網上，征求市民意見，從而實現了程序規范、法制健全、申報簡介、過程透明、效率高、尊重民意的城市管理及規劃。

除了政府網站群方面，“數字城市”在地理數據資源、信息資源等也有著很好的發展。回顧國際上數字城市的發展道路，主要分為了四個階段：第一階段：網絡基礎設施的建設階段；第二階段：市政府和企業內部信息系統的建設階段；第三階段：市政府、企業互通互聯的階段；第四階段：網絡社會、社區、數字城市的形成階段。

1.3 國內數字城市現狀

“數字城市”的我國也積極的開展了相應的活動，并投入到城市建設中。例如在首屆“數字地球”國際會議上，北京市市長正式提出了啟動“數字北京工程”。“中國縣級第一市”的廣東南海，也積極的投入到城市信息化的電子政務。不僅這些城市，我國的上海、南京、杭州等各大城市都開展而來試點工作，并逐步的在全國進行推廣。“數字城市”建設在我國的發展是有效的，例如廣州市建成了一個市黨政機關城域互聯網絡平臺，建成了政府等幾大光纖網絡，并與多個市直單位實現了高速互聯，建立了省政府、中國經濟網、國家計算機公眾互聯網等國家互聯網絡交換中心的互聯。

我國的政府網站數量也相當巨大，覆蓋了全國30個省市區。但我國政府網站仍處于政府宣傳的初級階段，主要是介紹政府結構、政府首腦、政策法規、辦事程序和統計結果等。由于投入到網上辦公的時間較短，和國外政府網站相比業務上不是很成熟，但這些政府網站對數字城市建設有著重要的意義。他向著數字城市的行政管理邁出了跨越的一步，數字城市的社會服務功能需要由政府網站群來實現，因此政府網站群的建設和成長對數字城市管理有著積極的促進作用，使得政府和市民能更多溝通，更多交流。

我國目前處在數字城市發展的四個階段同時并舉的形式下，不僅是政府網站群，其他的數字信息系統也不夠完善，政府和企業內部信息系統的數量和質量是數字城市建設的關鍵因素，為了更好的建設數字城市，我們需要在政府網站群和各企業信息系統上做出更多的投入。

2 數字城市建設的關鍵技術及存在的問題

2.1 數字城市建設的關鍵技術

“數字城市”的研究領域較為廣泛，其所設計的理論有：多源多時相多分辨率數據集成理論、分布式計算理論、三維仿真理論、海量存儲理論、信息的認知理論、空間數據倉庫理論等。數字城市的關鍵技術主要分為：元數據與海量數據處理、數據倉庫與數據挖掘、數據融合與虛擬現實、互操作與超鏈接。

2.1.1元數據與海量數據處理

元數據在一定意義上是溝通數據生產者、管理者和使用者的橋梁，它主要包括：主題內容與使用范圍、參考標準、術語、元數據層次結構、元數據分級、元數據擴展原則及方法等。而“數據城市”則涉及到了大量的數據，對這大量數據處理的技術需要快速、高效地進行存取和運算以及傳輸，它是“數字城市”建設的基礎，也是關鍵技術。

2.1.2數據倉庫與數據挖掘

數據倉庫是將不同類型的數據進行標準化的過濾和匹配等操作后，進行數據倉庫的建模、概括、聚集、調整及確認等工作。它是“數字城市”整合信息資源的重要載體，也是實現信息共享的基礎平臺。數據挖掘是通過建模從大量的數據中來挖掘所需的數據或知識，其過程為：確定數據挖掘對象、準備數據、建立模型、數據挖掘、結果分析和知識應用。

2.1.3數據融合與虛擬現實

空間數據融合主要內容有柵格數據之間的融合、柵格數據與矢量數據之間的融合和矢量數據之間的融合。其中柵格數據之間的融合技術相對比較成熟，而矢量數據之間的融合較為復雜。目前全世界都在進行攻關的難題是融合圖形數據與屬性數據之間的連接關系。由此可見數據融合技術還需更加提升。

虛擬現實系統主要由顯示子系統、檢測子系統、和模擬子系統三大部分組成。顯示子系統主要負責感覺信息的合成，檢測子系統主要將操作信息傳遞給電腦，而模擬子系統是虛擬現實系統的核心，主要是實現虛擬環境的描述和構筑。虛擬顯示系統的技術基礎有許多，例如高級三維圖形技術、多媒體、網絡通訊等等。實現虛擬現實系統的應用類型有視頻映射系統、沉浸式系統和分布式虛擬系統。

2.1.4 互操作與超鏈接

互操作是異構環境下兩個或兩個以上的實體，即使它們的語言、模型和環境不同也依舊可以相互通訊和協調運行，來完成某一指定的任務。這些實體主要包括應用程序、處理對象和系統運行環境等。研究互操作不僅要是技術問題，更涉及到了各個組織機構之間的協調與配合。它是“數字城市”實現通信共享和系統集成的重要技術途徑。

超鏈接為“數字城市”提供了資源的關聯，可以將“數字城市”龐大的信息資源相互聯系起來，就如互聯網中超鏈接的作用相似，但由于“數字城市”擁有海量的數據，因此對超鏈接的技術要求很高。

2.2 數字城市如何建設

建設“數字城市”需要注意以下幾方面：信息安全保障體系、標準法規及運營管理體系、訪問方式以及數字化生活、數字化管理和數字化經營。由于“數字城市”涵蓋的范圍很廣，所以在建設的過程中需要適應不同的數字化管理。例如：數字化生活中包含數字社區、數字醫療、網上購物等；政府數字化辦公包含決策支持、智能交通、一站式服務等； 企業數字化經營中包含電子商務、企業資源管理、客戶管理等。

“數字城市”總體構成分為四部分：基礎信息層、地理空間層、應用系統層、決策分析層。“數字城市”建設首先要建好地基，即信息基礎設施的建設。建設好信息基礎設施后，就要建設第二項工程——國家空間數據基礎設施（NSDI），這是數字城市建設的核心內容。NSDI是指對地理空間數據有效的采集、管理、訪問、維護、分發利用所必須的政策、技術、標準、基礎數據集和人力資源的總稱。第三步需要進行“數字城市”地理空間框架的建設。截止到2012年5月23日，全國已經有260余個地級以上城市開展了數字城市地理空間框架建設，其中已經有100余個城市的數字城市地理空間框架已經建成并投入全面應用。積極響應“十二五”規劃，“十二五”期間，全國將基本建成由“一個網”、“一張圖”、“一個平臺”組成的數字中國地理空間框架。在完成上述工作后，就需要完成最后一步，即地理信息的綜合服務，此項包括政府、企業、公眾三個方面，這個環節跟民眾的生活聯系緊密。

2.3 數字城市建設存在的問題

目前，城市數據還存在著一些問題，也就是說還未達到“快、準、全、廉”的標準，大比例尺空間數據的獲取與提供離標準還存在著很大的差距，同時我國目前在城市數據的共享上存在著缺乏合適數據和不能充分有效利用數據的問題。由于建設“數字城市”是一項大的工程，所以設備要求也很高，目前的數據設備才存在著精度、網絡傳輸速度以及虛擬設備模擬的逼真度等方面的問題。建設“數字城市”，技術要求也很高，雖然目前我國掌握一些關鍵技術，但還不能很好的滿足建設需求，所以技術也需要進一步完善。再者，技術、管理和經濟之間的關系也有待協調，“數字城市”數據共建共享和系統互操作的實施很大程度上是取決于管理、政策和經濟的因素，所以協調這些方面是存在的很重要的問題。我國目前城市信息系統建設的進展不是很快，水平也參差不齊，要實現不同領域的系統互聯互通是尤為重要而有難度的，這將給我國的“數字城市”建設帶來挑戰。同時，我國還面臨著兩個無法回避的問題，一是沒有建立基礎地理數據和GIS系統的長效更新機制，二是沒有建立統一的數據標準，軟件平臺不統一，形成不能交流共享的“信息孤島”。

為了解決這些問題，我們首先要做的是完善數字化城市建設的基礎設施，這是數字城市建設的起點和保障，這需要政府的支持，尤其是在基礎研究和尖端技術開發、信息化試驗區建設、政府信息系統建設、基礎數據庫的建設等方面。其次，我們要引入人才，此時不僅需要技術人才，還需要各個專業部門的人才，這樣才能更大程度的發揮“數字城市”的建設和管理，因此，我們需要注意人才的比例要協調。再者，“數字城市”的建設離不開市民，唯有市民的熱情才能增加城市信息化建設的動力。“數字城市”不僅僅只應用與政府，還應用與生活，比如數字化社區、數字化單位、數字化企業等等，那么開展普及信息技術顯得尤為重要。在“數字城市”建設中，政府的作用是十分關鍵的，主要涉及到加強領導，促進技術管理和經濟三者關系的協調，以及制定“數字城市”的戰略。“數字城市”是城市發展和社會信息化的必然趨勢，面對目前無法避免的問題，國家測繪地理信息局帶領業內的院士、專家等，提出了適合我國國情的統一建設“數字城市地理空間框架”的解決辦法，數字中國地理空間框架就是建設我國的NSDI。如此可以合理的解決“信息孤島”的問題。相信在解決這些問題后，“數字城市”便能深入到我們的生活工作中。

3 數字城市建設應用及發展前景

數字城市應用范圍十分廣泛，包括城市規劃、政府機關辦公系統、土地管理、公安消防等各種領域的管理，這些大量的城市空間數據在提供和獲取上追求著“快、準、全、廉”的目標，而這些目標的實現正是由數字城市的建設來解決的，包括數據生產與更新的速度，數據的準確及精度，數據在空間中的完整性以及體現數據的真三維和時態性。數字城市的建設將大大改善我國城市空間數據的狀況。

因此，數字城市建設是城市信息化的發展趨勢，是城市可持續發展的需要，是城市政治與經濟發展的需要。在這個高速發展的信息化時代，數字城市建設將會有更大的發展，越來越多的城市也會加入到建設行列，從而給城市空間數據的生產和處理增添新的生命力。

參考文獻

[1]李杜，宋富林，盧中正.基于數字城市的關鍵技術應用研究[J].地理空間信息，2008.

[2]呂長廣，楊玉坤.數字城市建設實施戰略[J].測繪與空間地理信息，2011.

[3]譚嘯.數字城市地理空間框架建設基本思路的探討[J].測繪與空間地理信息，2010.

[4]鄭劍宇.數字城市與數據倉庫[J].上海城市管理職業技術學院學報，2005.

[5]李果仁.關于數字城市的討論綜述[J].社科情報，2002.

[6]張晶，韋中亞，鄔倫.數字城市實現的技術體系研究[J].地理學與國土研究，2001.

[7]龔建雅.數字城市的基本概念及實現策略[J].3S世界，2001.

[8]簡論數字化城市[J].信息技術與信息化，2007.

[9]賴遠鯤.淺談數字城市建設與應用研究[J].中國新技術新產品，2012.

[10]陳堅.如何構建數字城市[J].特別報道，2012.

[11]王建虎，吳昊.數字城市關鍵技術研究[J].科技資訊，2012.

篇7

1.建國以來我國檔案館管理體制

建國以來，我國政府充分借鑒前蘇聯的集中管理模式，將我國檔案館按照行政區劃和層級劃分，形成了由本地本級政府負責建設和管理的、以塊為主的檔案館宏觀管理模式和具有濃郁行政色彩的管理體制。實際上，這種管理體制是當時我國政府廣為盛行的公共行政模式。由于缺乏科學的公共行政理論的指導，在這種管理體制下，我國檔案館的發展呈現“沉舟側畔千帆過，病樹前頭萬木春”的景象，各地政府受當地經濟社會發展水平的影響，對檔案館事業的管理施行了忽略和擠占以及邊緣化的策略，并且各個檔案館之間也是各自為戰，重復建設現象頗為嚴重。

2.我國現行檔案館管理體制存在的主要問題

我國現行檔案館管理體制存在的主要問題：

（1）檔案館管理體制過于僵硬。長期以來，我國檔案館事業施行集中管理模式，雖在一定程度上促進我國檔案館事業的發展，但是這種管理體制已然不能適應我國檔案館數字化發展的需要。在這種管理體制下，我國檔案館的發展呈現“沉舟側畔千帆過，病樹前頭萬木春”的景象，各地政府受當地經濟社會發展水平的影響，對檔案館事業的管理施行了忽略和擠占以及邊緣化的策略，并且各個檔案館之間也是各自為戰、條塊分割，重復建設現象頗為嚴重。

（2）檔案館資源共享難以實現。進入新千年以來，我國檔案館體系雖然在檔案信息資源共建共享等方面取得了較大突破，如數字檔案館、檢索體系等，但是各個檔案館之間在網絡建設、軟件建設、管理創新等方面的交流合作較少，且數字化檔案建設水平較低，檔案館資源仍然被隔離，以致于檔案館基本公共服務不均等等問題突出。需要指出的是，我國數字檔案館建設沒有一個統一的發展規劃，并且政府的政務系統也缺乏相應的支持，導致我國檔案館數字化進程推進極其緩慢，部分技術薄弱的單位甚至是難以為繼。

（3）檔案館人員隊伍不穩定，且專業化程度較低。檔案館館員的專業絕大部分都不是圖書館相關專業，涉及到的專業五花八門，專業領域管理人才極其缺乏，大部分非專業檔案館管理人員從事專業化程度較高的檔案館工作，以致于在日常工作中缺少檔案管理能力、服務水平也欠科學性，相關流程也缺乏自動化，極大地制約了我國檔案館現代管理理念的貫徹，阻礙了我國檔案館現代信息化建設進程。

二、推進我國檔案館管理體制改革的建議

根據新公共服務理論，結合我國現行檔案館管理體制存在的主要問題以及國內的成功案例，給出以下三個方面的對策建議：

（1）堅持以人為本的管理理念。公共檔案館是由政府管理、自主和支持的、免費為社會公眾服務的公共產品，是人類社會文明發展的產物。堅持以人為的管理理念，就是要將公共檔案館的社會服務職能投放到社會事業發展中，摒棄傳統公共行政思想，始終以為公民提供更多優質服務為根本出發點，不斷創新管理體制、服務形式。

（2）加強檔案館數字化建設，促進公共檔案館資源的流動。構建檔案館數字化研究中心，集中科研資源，攻破檔案館數字化關鍵技術和前沿技術，利用數字化技術，加強規劃，合理布局公共檔案館資源，同時要促進公共檔案館資源公共平臺建設，推動公共檔案館資源在區域間的有序流動，為公共檔案館基本服務均等化提供保障。

篇8

關鍵詞：房地產管理 房產檔案 現代化 微機化管理 作用

1 新時期房地產檔案的特點

房地產檔案形成于房地產管理部門從事權屬登記、測繪、調查、權屬變更等活動管理中，是具有保存利用價值的文字、圖表、聲像等專業文件資料。近年來我國快速發展的城市基礎設施建設引發了房地產市場持續高溫，房地產檔案的利用量和利用率隨之攀升。房地產檔案已成為城鎮建設、反腐倡廉、國家稅收、維護城鎮居民合法權益、化解糾紛的重要依據，在房地產管理中扮演著越來越重要的角色。

1.1 專業性：房地產檔案作為城市房地產管理的綜合反映，只產生于房地產專業部門，任何部門不得替代。又區別于一般公文，房地產檔案的內容權屬房地產管理活動，寫作多用房地產專業術語，形式通常為填寫式、表格式。此外，法律明確規定一個行政區劃只能有一家房地產發證機關，因而，我國每一宗房地產檔案都具有權屬記錄的唯一性和壟斷性。

1.2 法律性：房地產檔案代表國家對房地產所有權與相關權利的登記、確認，包含了房屋權屬的歷史狀態，是房地產管理的原始記錄，具有不可分辨的原始憑證性與法律依據性。

1.3 動態性：由于房地產本身所具有的變更性，記載房地產權屬狀態的房地產檔案會根據所記錄房地產的數量、質量及使用狀況等變化而調整。因此，房地產檔案具有鮮明的動態特征。另外，房產變更過程中所形成的申請書、權屬調查及房地產測量等材料也屬于房地產檔案變動范疇。

1.4 廣泛性：房地產檔案是一個長期的管理過程，運用到的方法也多種多樣，包括行政、法律、信息工程、測繪、遙感等諸多手段。并受房地產活動的階段性特征影響，房產檔案所涵蓋的內容也及其廣泛，涉及土地資源、房產權屬從登記到變更的全過程。

2 檔案微機化在房產檔案管理中的應用

房地產檔案管理是城市建設的重要組成部分，關系到國家對房地產權屬的登記控制，以及房地產開發企業與拆遷戶的切身利益。隨著我國城市建設進入高速發展期，城市擴建和改造帶來的房產登記、變更越來越多，傳統的手工記錄顯然已無法與日益增長的房產檔案需求相適應。如何提高檔案管理水平，實現房產產籍檔案管理現代化，亟待解決。

近年計算機信息產業的蓬勃發展為房地產檔案管理注入了新的活力。人們認識到，通過計算機信息化技術，建立一套完整的房地產預售、登記、交易、查詢、市場分析以及信息統計的網絡系統，是提高房地產管理效率的有效捷徑。即房產產籍微機化管理。

所謂房產檔案微機化管理，是指房地產行政管理部門利用計算機技術、數據庫技術、多媒體技術、掃描技術、存儲技術等，把現有的如文字、圖表、聲卡等房產檔案資源轉化為數字檔案信息，以數字檔案信息庫的方式儲存，在網絡聯結的基礎上，利用計算機系統進行全面管理，實現檔案資源共享。

3 房產檔案管理現代化中的微機作用

隨著住房制度改革的不斷深入和公共住宅的快速普及，我國房地產檔案管理模式日益豐富。新時期的房地產檔案管理結構，已經延伸到房產檔案管理、房地產企業檔案管理以及個人貸款房產檔案管理等領域，房地產檔案利用頻率不斷加快。這一趨勢下，作為房產檔案管理現代化的重要手段，房產檔案微機化管理具有極其重要的理論價值和現實意義。

3.1 檔案管理數字化。房產檔案微機化管理采用數字化存儲技術，將大量的房產基礎數據進行統一管理，提高了房產檔案的通用性、標準性、安全性以及可視性，并且通過微機系統，可以實現對檔案數據的快速查詢（包括異地查詢）和實時瀏覽，并能對檔案關鍵內容進行跟蹤和比較。

3.2 檔案管理智能化。通過房產檔案微機系統，用戶查閱檔案信息迅速而簡便，直接從微機系統中調出所需要的電子文檔即可，而不用再去翻閱厚厚的紙質檔案，從另一個角度講，這也降低了房產紙質檔案的使用率，利用重要檔案資料的保存。

3.3 檔案管理安全化。微機管理模式下的房產檔案數據庫擁有備份的功能，并能夠通過電子加密對重要檔案進行保護，提高了信息使用的安全性。

3.4 檔案管理科學化。通過房產檔案微機化管理，實現業務信息統一采集、統一錄入，進行檔案管理中的不利因素的預先防范，對可能出現的檔案管理弊端，能夠從容應對。上述問題一直是傳統檔案管理面臨的一大難題。

3.5 檔案管理高效化。檔案微機化管理最大程度地實現了房產檔案資源的有效利用與共享。用戶獲取信息不受時間地點限制，避免了人力、物力、財力的浪費，工作人員不必進入庫房也可以查閱、打印所需資料，大大提高了檔案管理的效率與質量。此外，微機應用到房地產檔案管理中，使房產重復確權、登記的弊端得以徹底解決。

目前，微機檔案管理模式已經普遍應用于城市房地產管理的登記、發證及變更。但實際上，受技術條件的限制，大多數城市尤其是內陸城市對如高速掃描技術、大容量存儲技術以及模糊識別技術等關鍵技術十分缺乏，加之國內并沒有一個統一的房產檔案微機化的建立標準，我國離真正實現房產權屬檔案的微機化管理還有較長的路要走。但可以確定的是，房產檔案微機化管理作為信息化管理時代的產物，必將成為提高房地產檔案管理自動化程度的主要途徑和效率的有效工具。并隨著我國高興技術的快速發展與計算機應用的迅速普及，房產檔案微機化管理趨勢不可逆。

參考文獻

[1] 蔣海琴.房產管理信息系統，科學出版社，2007年

[2] 何屹.檔案管理務實M北京大學出版社，2010年

[3] 薛四新.21世紀檔案信息化管理系列教材，檔案館信息化與檔案管理變革：數字記憶思考.機械工業出版社，2008年

[4] 鄭國，葉裕民，皮定均.國內外數字化城市管理案例，中國人民大學出版社，2009年

篇9

關鍵詞：云計算；檔案云；檔案信息化

中圖分類號：TP393 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2013）20-4746-02

1 云計算的概念

云計算（Cloud Computing）是分布式計算、效用計算、并行計算、網絡存儲、虛擬化、負載均衡等傳統計算機和網絡技術發展相融合的產物。采用云計算技術，用戶可以通過互聯網隨時隨地獲得自己所需的各項服務，云中的各種資源用戶都可以隨時獲取，按需使用，隨時擴展，并按實際使用支付相應的資費。云計算的核心思想是將通過網絡連接的各種計算資源統一管理、調度，將其構成一個大規模的計算資源池，向各類用戶提供按需服務。

云計算包括三個層次的服務：基礎設施即服務（Iaas）、平臺即服務（Paas）和軟件即服務（SaaS）。

基礎設施即服務（Iaas）：是指用戶通過互聯網從廠商提供的計算機基礎設施獲得服務。為了實現Iaas服務，廠商把網絡中多臺服務器組成“云端”基礎設施，將內存、I/O設備、存儲和計算能力等整合成虛擬資源池，為網絡中各類用戶提供所需的存儲資源和虛擬化服務器，而用戶則按需租用各種硬件設施。平臺即服務（Paas）：是指將軟件開發平臺作為一種服務，以SaaS的模式提供給用戶使用，Paas廠商為用戶提供應用程序的開發環境、服務器平臺和各種相關的軟硬件資源。用戶可以在該平臺上開發自己所需要的各種應用程序，并通過服務器和Internet為其他客戶提供服務。軟件即服務（SaaS）：是指服務廠商把用戶所需要的各種應用軟件統一部署在自己的服務器上，根據用戶所定制的軟件類型、數量、以及使用時間的長短來計費，并通過瀏覽器向客戶提供軟件、軟件的運行環境及其軟件的維護和管理。在這種模式下，客戶可以通過自己的終端接入互聯網，并隨時隨地使用自己訂制的軟件，從而節約了大量用于配置硬件、軟件資源和系統維護的開銷。

2 云計算的關鍵技術

云計算系統主要采用了編程模型、數據管理技術、數據存儲技術、虛擬化技術、云計算平臺管理技術等五種關鍵技術。

編程模型：云計算采用了類似MapReduce的編程模式，以便用戶通過編寫簡單的程序就能實現自身所需的一些特定功能。MapReduce是Google公司開發的基于java、Python、C++的編程模型，是一種簡化的分布式編程模型，具有高效的任務調度功能，主要用于大規模數據集（通常是大于1TB）的并行運算。

數據管理技術：云計算系統由大量服務器組成，為大量客戶服務，采用分布式存儲方式來存儲數據，系統使用冗余存儲的方式來保證數據的可靠性。在使用過程中，客戶與主服務器的信息交換只限于對元數據的操作，所有數據通信都直接和塊服務器聯系，從而大大提高了系統的效率，有效降低了主服務器負載。云計算系統使用的數據存儲系統通常是Google的GFS和Hadoop開發的HDFS。

海量數據存儲技術：云計算系統通常需要對海量的分布式數據進行分析、處理，因此數據管理技術必須能高效管理大量數據。現有的數據管理技術主要是Google的BT（BigTable）和Hadoop的開源數據管理模塊Hbase。BT（BigTable）是建立在GFS、Scheduler、Lock Service、MapReduce之上的大型分布式數據庫系統，它把所有數據看作對象來處理，形成一個巨大的表格，用以分布存儲大規模結構化數據，從而有效解決數據的海量存儲。

虛擬化技術：使用虛擬化技術可以將軟件應用和底層硬件隔離開。它包括將單個資源劃分成多個虛擬資源的裂分模式和將多個資源整合成一個虛擬資源的聚合模式。

云計算平臺管理技術：云計算平臺管理技術能夠使大量的服務器協同工作，有效地進行各種業務部署，快速發現并恢復系統故障，通過智能化、自動化手段來實現大規模系統的可靠運營，從而實現對分布在不同地點的服務器的有效管理，保證系統提供不間斷服務。

3 云計算在高校數字檔案館建設中的應用

高校檔案云是指建立在云計算技術基礎上，利用信息化手段，對高校數字檔案按信息進行收集、管理，實現檔案信息資源共享的超大規模分布式數字網絡檔案信息系統。它是云計算面向檔案領域提供的一種應用服務。它將云計算的優勢運用于檔案領域，通過互聯網為用戶提供檔案的信息化服務，能夠有效地實現數據的安全可靠性、對客戶端需求也很低、并且能輕松實現數據的共享。檔案云顯著的優勢能為高校檔案的信息化建設提供有效途徑，檔案云的發展也為高校檔案云建設提供了依據。

第一，云計算為高校檔案云基礎設施建設提供了保障。云計算為用戶提供了包括服務器、網絡連接和存儲設施所需的各種硬件資源和基礎軟件服務。在云計算服務系統中，云計算機將龐大的計算處理程序拆分成無數個較小的子程序，再交由多部服務器組成的云計算服務系統進行分析處理，并將處理結果回傳給用戶。通過云計算技術，網絡服務提供者可以在數秒之內，處理數以千萬計甚至億計的信息，達到和“超級計算機”同樣強大的網絡服務。云計算數字化檔案管理系統就是由云計算服務提供商將應用軟件部署在自己的服務器上，通過瀏覽器向高校檔案館提供軟件平臺，并由服務提供商維護和管理系統，提供軟件運行、維護的基礎硬件設施。高校檔案館根據需求通過互聯網向廠商訂購應用軟件服務，支付一定的租賃服務費用后，即可享受相應的硬件、軟件和維護服務。其動態、可伸縮的架構，能滿足檔案信息化管理的各種應用服務和用戶規模不斷擴展的需要。通過使用云計算可以大大降低高校檔案館用于升級檔案管理服務器軟硬件的各種開銷，以及用于檔案管理系統的管理、維護所需的人力需求。云計算系統為云計算用戶提供必要安全可靠的網絡連接。云計算環境下數據中心專門的安全實時監測、嚴格的權限管理、數字加密、傳輸加密、防篡改、防攻擊、防火墻等安全保障服務能有效保障高校檔案信息資源的安全性。云存儲是指云服務提供商通過集群應用、網格技術或分布式文件系統等功能，將互聯網中各種不同的存儲設備連接起來并協調工作，實現訪問和鏈接功能。高校檔案的信息化建設中電子文件檔案日益成倍增加，各種圖形、圖像、音頻、視頻等電子文檔以及電子文檔的備份都需要占用大量的存儲空間。云存儲擁有的無限量的海量存儲空間，可以存儲和處理TB級乃至PB級的海量數據，高校檔案館通過租用云存儲就能安全有效地實現檔案數據的存儲和備份。

第二，云計算為高校檔案云平臺建設服務提供了便利。云計算平臺可以分為三類：以數據存儲為主的存儲型云平臺，以數據處理為主的計算型云平臺、以計算和數據存儲處理兼顧的綜合云計算平臺。包括中間件服務、本地與云端的通信服務和數據庫服務。平臺通過應用JavaScript、Flash、Silverlight、并行處理、分布式緩存等技術，以友好的方式展示用戶所需內容，實現數據的海量處理，提供可擴展的數據庫處理能力，有效降低后臺服務器壓力，提高系統的訪問速度。高校檔案云用戶也可以通過該平臺構建自身所需的各種檔案業務應用系統，實現檔案管理系統的功能擴充，從而滿足不同用戶的需求。

第三，云計算為用戶提供面向終端的各種應用系統。檔案云系統將為用戶提供各種數字檔案館所需的應用系統，包括檔案資源管理系統、檔案數字化加工系統、各種常用的辦公自動化系統、網站信息資源系統等。檔案云應用到高校數字檔案館后，終端用戶只需要在自己的終端上通過訪問檔案云系統提供的應用系統就可以完成相關工作不需要在自己的終端安裝部署大量的相關應用軟件，從而降低了終端機的軟硬件配置成本，也大大提高了終端的運行速度，并為用戶提供不間斷的高效服務。

第四，云計算使得高校檔案可以高效地實現數據共享。通過互聯網、移動互聯網提供的面向海量信息的處理模式，能更加高效地實現數據的共享，也避免不同高校檔案部門之間對同一檔案信息資源的重復冗余建設。目前，各高校數字檔案館建設進程飛速發展，檔案資源豐富，但共享程度低，檔案資源的利用率低，使得開放的檔案信息資源沒有被充分利用起來，從而無法體現這些重要檔案的自身價值，也造成檔案資源的嚴重浪費。同時檔案資源與其他公共資源不同，部分未解密檔案要求嚴格的保密、安全性，為了能更加有效地實現檔案資源的共享，各高校檔案館可以對本館館藏資源進行甄別，將適合公開的資源置于公有云中，以實現檔案信息的共享；而那些具有保密級或安全需求的檔案資源則放入私有云中，以便為特定的用戶提供檔案資源的查詢利用服務，從而切實有效地保證檔案資源的安全與有效利用。

4 小結

隨著云計算技術的成熟，檔案云應用的深入研究，建立高校檔案云并將其應用于高校檔案館，將有效解決高校檔案信息化建設中存在的經費、技術和人才需求等各種問題。然而，檔案作為一種特殊的共享資源，無論通過加密技術、防火墻、私有云、文件內容過濾等各種技術的應用，還是通過法律法規的約束，其數據的安全問題仍然是有待解決的。

參考文獻：

[1] 蔡學美.檔案云技術應用于檔案信息化建設[J].辦公自動化，2012（6）：14-17.

篇10

Abstract: with the advent of internet of things age, the upgrading and transformation of archives management system to digitization is imperative. As an image recognition technology, RFID is the direction for future archives digital management, so it will play immeasurable role and will be widely applied certainly. This paper firstly analyzed the advantage of RFID technology in digital archives management system, and then put forward to the function module design and working process of management system.

關鍵詞：RFID；數字化圖書館；應用

Key words: RFID；digital library；application

中圖分類號：TP315 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2011）23-0139-02

1高校檔案管理數字化迫在眉睫

近年來，高校檔案管理越來越規范，檔案事業取得了長足的發展，規模擴大、數量逐日增多、種類日趨多樣化、信息量迅速膨脹。但傳統檔案管理手段與技術所導致的問題日益突顯：

1.1 檔案編目流程繁瑣低效、整理時間冗長目前檔案管理幾乎都采用原始的手工錄入、登記方式，無法實現檔案管理的現代化。傳統方式下，檔案入館后先需進行殺蟲消毒、分類、排序，并去裝訂，然后由人工撰寫檔案盒的相關信息，最后手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內。這種操作方式耗費大量勞動和時間，導致較多檔案入館后被長期堆放、得不到及時整理歸檔。此外，檔案編目與檔案盒編寫多為簡單、重復性勞動，手工處理方式使得整個流程既繁瑣又低效。

1.2 檔案存放次序較易被打亂、查閱耗時長雖然檔案一般都分類存放，但是在檔案存取過程中，由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成存放無序，查找困難。同時隨著檔案規模與種類越來越龐大，要查找、核查清理某一檔案時，先由管理員找到存放該類型檔案的檔案架，再根據檔案的編目信息在檔案架的每一格進行查找、核查。一旦檔案存取時沒有按規定存放在指定的位置，查找起來就好比海底撈針，需要將所有的檔案篩選一遍。

1.3 檔案的安全保障能力弱、利用信息統計難現有的檔案管理手段無法有效保障各類檔案的安全性及防止檔案被惡意盜用。檔案利用是檔案價值體現的重要標志之一，然而依靠傳統方式檔案利用數量統計、管理信息采集傳輸難度大。

鑒于以上現狀，進行檔案管理的技術升級與改造，從而實現數字化管理迫在眉睫。

2RFID技術及應用系統簡介

物聯網將會是 “第三次信息技術革命”，物聯網時代到來指日可待。RFID被公認為是物聯網的構建基礎和核心。國際電信聯盟（ITU）將RFID技術列為物聯網關鍵技術之一。

RFID，Radio Frequency Identification，即射頻識別，采用無線自動識別技術，是一種可以將物品編碼采用無線標簽的方式進行記錄和供讀取的小型發射設備。RFID俗稱電子標簽，具有非接觸、工作距離長、適于惡劣環境、可識別運動目標等優點。它通過射頻信號自動識別目標對象并獲取相關數據，識別工作無須人工干預，可工作于各種惡劣環境。

RFID技術對物聯網的實現起著決定性的作用，其應用系統由RFID標簽、天線、RFID讀寫器、RFID數據管理系統四部分組成，如圖1所示。它是集編碼、載體、識別與通訊等多種技術于一體的綜合技術，主要原理是利用無線電波對一種標記媒體進行讀寫、識別。在實際應用中，讀寫器將特定格式的數據寫入RFID標簽，然后將標簽附著在待識別物體的表面。讀寫器亦可無接觸地讀取并識別電子標簽中所保存的電子數據，從而實現對物體識別信息的遠距離、無接觸式采集、無線傳輸等功能。

3RFID技術應用于檔案數字化管理中的優勢

高校檔案數字化建設與管理的重要內容是庫存檔案的數字化工作。從目前來看，RFID技術作為一種圖像識別技術，在高校檔案的數字化應用過程中具有以下優勢：

3.1 非接觸式數據采集RFID技術極大地增強了管理者對庫區存儲物品的信息收集、交換與跟蹤能力。管理者無需打開檔案盒，只需將粘有RFID標簽的檔案盒在閱讀器前經過，就可以在電腦屏幕上顯示出盒內檔案的具體名目、數量、檔案摘要等信息，縮減了管理者的作業環節，提高了作業效率，從而有助于管理者實施庫存檔案的動態化管理。

3.2 快速掃描、數據處理量大RFID讀寫器可以同時從多個射頻標簽中快速讀取包括位置信息、檔案內容摘要信息等多項相關數據信息。如一些讀寫器可以每秒讀取200個標簽的數據，這比傳統掃描方式要快超過100倍。

3.3 標簽信息容量大、使用壽命長，可重復使用和傳統的條形碼、磁卡等數據存儲介質相比，RFID標簽可存儲的數據量大大增加，1K甚至8K的容量；標簽可以重復地新增、修改、刪除卷標內儲存的數據，反復被擦寫，而不會損害標簽的功能，從而可實現標簽的重復使用，方便信息的更新。現今的條形碼印刷上去之后就無法更改。

3.4 體積小型化、形狀多樣化RFID在讀取上并不受尺寸大小與形狀限制，不需為了讀取精確度而配合紙張的固定尺寸和印刷品質。此外，RFID標簽更可往小型化與多樣形態發展，以應用于不同檔案。

3.5 抗污染性能強，耐久性、穿透性好傳統條形碼的載體是紙張，因此容易受到污染，但RFID對水、油和化學藥品等物質具有很強抵抗性。此外，由于條形碼是附于塑料袋或外包裝紙箱上，所以特別容易受到折損；RFID標簽是將數據存在芯片中，因此可以免受污損。在被覆蓋的情況下，RFID能夠穿透紙張、木材和塑料等非金屬或非透明的材質，并能夠進行穿透性通信和無屏障閱讀。而條形碼掃描機必須在近距離而且沒有物體阻擋的情況下，才可以辨讀條形碼。

3.6 安全性高標簽的數據存取具有密碼保護，識別碼獨一無二，無法仿造，這種高度安全性的保護措施使得標簽上的數據不易被偽造和篡改。同時標簽具有EAS防盜功能，配合門型通道天線，實現非法取走報警功能，可以很好的防止檔案丟失。

4管理系統的功能模塊設計

基于RFID技術的檔案數字化管理系統，其主要由RFID數據管理系統和檔案管理信息系統組成，如圖2所示。

4.1 RFID數據管理系統該系統由中心數據庫和終端管理器組成，是系統的數據存取中心與信息輸入輸出終端。終端管理器包括讀寫器與手持式閱讀器，是中心數據庫獲取信息與輸出信息的重要端口。讀寫器的作用是負責將數據庫中的信息寫入標簽或是將標簽中的信息導入數據庫；手持式閱讀器是管理員進行現場信息采集與通訊的硬件，管理員將采集到的數據導入至中心數據庫，進而為檔案管理信息系統各功能的使用提供數據支持。

4.2 檔案管理信息系統該系統由儲位管理子系統、查詢管理子系統、利用管理子系統和安全管理子系統構成。其中儲位管理子系統又由儲位自動識別模塊和檔案自動識別模塊組成，而安全管理子系統包括監控模塊和警報模塊。

4.3 系統具體功能如下：

①儲位管理子系統：該子系統能夠實現檔案自動識別模塊所儲存的檔案盒編號和儲位自動識別模塊所儲存的儲位編號自動匹配，從而在進行檔案的出入庫時較好地實現檔案儲位的定位。此外，儲位自動識別模塊還具有儲位分配、儲位信息管理的功能，可實現檔案館儲位的可視化、動態化管理。②查詢管理子系統：在檔案需要被查閱時，由該子系統提供檔案編目查詢、密級查詢等，并發出出庫指令，指令通過計算機總線將查詢信號傳輸至檔案架，使得檔案架上的指示燈亮起，管理人員按指示燈指示做出庫作業。③利用管理子系統：將各類檔案利用情況進行實時快速的統計管理，同時協助檔案保管查詢檔案利用后是否歸還到原位置，還能通過檔案利用率提示相關部門對檔案進行殺蟲、消毒提示報警。④安全管理子系統：該子系統負責檔案防盜和現場監管，實施檔案管理的安全機制。當檔案盒在非正常情況下離開儲位（指不經查詢子系統發出出庫指令情況下），安裝于儲位區的閱讀器將捕捉到這一信息，將檔案信息無線傳回管理系統，監控模塊將會把這一異常信息立即發送給警報模塊，警報模塊接受到信息后向計算機控制中心發出警報。

綜上所述，RFID數據管理系統與檔案管理信息系統通過系統接口實現系統間的對接，由RFID數據管理系統實現檔案數據的收集、儲存、讀寫電子標簽；檔案管理信息系統實現對檔案信息的應用與管理。同時，可對系統用戶設置不同權限，以實現對用戶的安全性管理。

5RFID技術應用于檔案管理的工作流程

5.1 入館管理新的檔案入庫前，先進行殺蟲、消毒然后根據檔案的類別、年份和密級等相關信息對新建檔案進行編目，并通過終端管理器寫入RFID標簽，生成的電子標簽數據被傳送到中心數據庫里，最后將檔案送入檔案保管處進行入館。

5.2 盤點管理由于RFID的使用，盤點檔案變成一項簡單快速的工作：由檔案管理信息系統的查詢子系統發出盤點指令，RFID閱讀器立即完成對檔案的相關信息以及相應的儲位信息的收集，并自動返回所收集的信息與中心數據庫中的數據進行核對。如對于不能匹配的信息，由管理人員持手持式閱讀器進行現場核對，修改系統信息或現場信息，從而完成檔案盤點。

5.3 查閱管理在查詢相關檔案時，管理員首先通過查詢管理子系統查閱檔案的編目號，系統將根據編目號提取中心數據庫里所儲存的數據信息，核對無誤后發出出庫指令，儲位管理子系統中的檔案自動識別模塊將根據編目號映射其儲位編號，找到該檔案所存放的物理位置。管理員發出出庫指令，儲位指示燈亮起。當檔案經過出庫口時，出庫口的RFID閱讀器將讀取檔案信息反饋給管理系統，管理人員再次確認所查檔案與所出庫檔案一致后確定出庫。此時，系統將記錄下檔案的出庫時間信息。如若反饋信息與查詢信息不一致，監控模塊將向警報模塊發出異常警報。

5.4 利用管理實現各類檔案利用情況的實時統計管理，從而使管理者能及時掌握檔案的利用情況。在利用大廳窗口處設立RFID桌面式識別設備，各類檔案每次借閱式工作人員在識別設備上進行掃描。這樣有效記錄借閱檔案的詳細信息和時間，便于有效的統計管理和檔案利用率的查詢管理。

5.5 防毀管理每份檔案入館時先精確測量其重量、頁碼等物理特性，并存入RFID數據管理系統，由監控模塊對這些信息進行監控。在檔案被查閱后歸還時，管理員對該檔案的物理特性再次進行檢測，并與檔案借出之前的數據核對，從而可以及時發現檔案有沒有被撕毀、缺失等。

5.6 防盜管理所有館藏檔案均處于閱讀器的讀取范圍中。當檔案被取出時，由出庫口的RFID閱讀器捕捉檔案信息，并與出庫指令信息進行核對，如果檔案是未經檔案管理信息系統發出出庫指令而異常離開庫位，監控模塊會激活警報模塊發出異常情況警報，以防止檔案被毀、被盜等。

5.7 銷毀管理檔案的價值具有時間效應，對于失去存檔價值的檔案需要進行銷毀處理，以減輕對檔案管理資源的占用。當檔案在入館時，將保管期限寫入RFID標簽并存儲于中心數據庫中。在保管過程中，當有檔案達到保管期限時，銷毀管理子系統將自動跳出檔案失效提示，由管理員做出銷毀或繼續保管處理。同時，管理人員也可以通過檔案銷毀管理子系統發出無線指令，由各檔案盒上的RFID標簽反饋回保管期限信息，實現對檔案的有效期管理。

6結束語

綜上所述，雖然由于目前RFID的價格成本、安全機制和技術標準等問題，限制了它的實際應用。而檔案管理中的諸多問題都是由于目前技術自身的缺陷引起的，隨著物聯網時代的到來，高校檔案保管和利用必然向著更加安全和方便的方向發展，RFID技術作為高校檔案數字化管理未來發展的方向，有著不可估量的作用，勢必廣泛應用。

參考文獻:

[1]高小新，魏康林.RFID技術與檔案管理信息化[J].蘭臺世界，2007，（4）.

[2]鄭富娥，尚德基.基于RFID的檔案管理系統設計[J].計算機光盤軟件與應用，2010，（10）.