導語：如何才能寫好一篇檔案管理學基礎，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞:學籍檔案;網絡管理系統;高校

中圖分類號:G647文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2010)07-0254-02

高校學籍檔案管理是學校學生管理的重要組成部分,學籍檔案管理是一項繁雜而又事務性很強的工作。隨著學校辦學規模的擴大、專業設置和學生人數的逐年增加,部分院校的校外教學點或分校區的增加,原來基于小型數據庫的、半手工操作的學籍檔案管理系統已難以適應學校發展的要求。因此,運用先進的信息傳播技術建立一套完整的、規范的學生學籍信息資料計算機管理學籍檔案,以便快捷地錄入、統計、查詢、檢索學生的各類信息,及時了解學生的學習情況,使不同部門、系部的分級管理達到資源共享,協同管理,實現管理信息化、規范化和科學化。因此,我們根據高教改革的發展趨勢和高校學籍檔案管理的需要,對網絡版的學籍檔案管理系統進行了初步探討。

一、高校學籍檔案網絡化管理的動因

首先,數字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制,在任一地點、任一時間只需有一網的電腦,即可進入管理系統查閱自己需要的信息。網上利用的開展,將會使學籍管理工作進入一個嶄新的工作環境,進入極好的良性循環之中。以往學籍管理人員的手工工作可以減少,甚至平時查閱工作可取消,工作人員有更多的時間用于電子數據整理工作。

其次,使高校學籍檔案管理工作變得方便、快捷、高效。網絡化信息使各職能部門能及時獲取學生各種異動信息,盡快地提供利用。平時在網上各相關職能部門將學生學籍處理、繳費情況都輸入到計算機中,各級部門可根據自己的權限范圍在網上查閱自己相關的信息,并標注處理意見,把數據通過網上按數據格式傳輸到管理系統數據庫中即可,從而協調各部門工作,大大提高了各部門的工作效率。而通過網上計算機管理的數字化學籍管理能隨時準確反映學生當前的情況,為領導提供有力數據支撐。

二、網絡化學籍管理系統的構想

根據當前高校學籍檔案信息管理的發展趨勢,以及我院學籍管理的實際情況,我們提出了建立網絡版學籍管理系統的構想。它由學籍信息管理、成績信息管理、教研室成績報送、信息查詢等幾部分組成。該系統從學生入學、在校期間學籍管理到畢業發證等全過程實現“一條龍”學籍檔案信息化管理。

1.學籍信息管理模塊的構成。學籍信息管理模塊不但可以批量錄入數據,而且可以從招生庫等其他數據庫導入相關學生資料,按不同系所、專業、學制編班編學號,建立全校學生的基本信息數據庫。可以根據不同條件快捷地查詢各年級、各專業的學生情況,并進行學生休學、復學、留級、退學等學籍異動管理。學生基本信息庫里的資料可以和國家教委的“普通高等學校學籍學歷管理系統”的相關數據進行導入、導出處理。

利用現代管理手段,將高校各管理部門的數據信息圍繞相關業務建立應用性的網絡關聯,做到銜接緊密,共享資源。這樣有利于高校節省管理費用,有利于各種信息的查詢。

(1)入學編號統一。不少高校學生基本信息在學生處電子檔案有一套編號(即學號),而教務處根據學生的入學情況和班級情況也有一套編號(即考號)。學生在填制各種表格及證件時有時要用學號,有時要用考號。學生弄不清什么時候該用考號,什么時候該用學號。在新生入學編班后,學生處根據學生的年級、系別、專業和班級統一編制一年學號,轉入教務成績管理學生基本信息庫中。此庫通過與學生處的電子檔案庫建立相應的關聯和數據轉換,使學生處的電子檔案庫與教務處的共享,這樣即使學生發生了學籍異動,也可查出其異動的源目的的班級。這個學號還可與財務處、后勤管理等部門建立關聯,實行學生在校各編號的統一。

(2)收費庫資源共享。有些高校學生重修(補考)交費要到教務處查詢后,填制重修清單上財務處交費。學生輸入各種手續要跑遍各相關管理部門,既浪費了學生的時間又給管理部門工作人員增加了工作難度。對于上述煩瑣的事務,利用網絡建立數據關聯可以簡潔、方便地解決。學生處的學生基本信息庫通過網絡與教務處、財務處建立關聯,實行資源共享。學生參加了重修成績合格后,重修數據庫里就會自動刪除信息。同樣,學生學籍異動等從信息庫中直接更改,與教務處信息庫、財務處收費庫建立網絡關聯。學生可以通過網絡查詢自己的欠費額,使學生辦理各種手續更加簡潔,也提高了各部門之間的工作效率。

2.成績管理模塊的構成。成績管理模塊把過去單機版的成績庫、補考成績庫、重修成績庫等合并成網絡版的成績庫,庫里有學號、姓名、系所、培養層次、班級、專業等字段,可供查詢學業成績用。在滿足不同的條件下,可以統計不同年級、不同專業的學業成績、年級排名,各種數據報表的統計、制作、打印等。

3.成績報送。各科考試完畢,相關教研室登陸校園網上的“學生綜合信息管理系統”,錄入學生成績并進行試題分析、打印學生成績頻數圖及成績冊,同時將考試成績從網上“提交”給教務處,教務處審核后,再將成績“提交”到學校學生總成績庫,有關人員即時可在校園網各終端機上查閱學生的考試成績。

4.學籍信息資料查詢。各終端用戶,如不同系部、教研室及相關部門人員可以根據操作權限在校園網上查詢在校學生人數、學生的個人資料和各科成績;學生可以通過校園網查閱并校對自己的學籍資料,查詢各科學業成績;學生的在學成績單、學生證、考試證和學籍卡等可以打印出來;各相關部門、政治輔導員可在校園網上查閱學生的補考、重修人數、考試成績、平均成績、打印學生成績冊等。

學籍信息管理系統的應用,可以避免數據錄入過程的人為誤差,減少重復勞動,提高工作效率。同時,它與其他的教學管理系統實現資源共享,實現教學管理規范化、信息化和科學化。

三、系統模式應用構想

1.采用客戶機/服務器(Client/Server)體系結構模式。客戶機/服務器結構模式是通過網絡把分散的計算機系統連接起來,系統把這些計算機根據其功能劃分為服務器與客戶機C/S結構系統處理方式同以往的“文件共享型”網絡處理方式相比,其主要的不同點在于將一種應用分解成為若干部分,如用戶界面、商業邏緝和數據庫,并將這些部分交給多臺機器(包括工作站、一個或多個服務器)分別執行,共同實現整體應用。用戶在工作站(前臺)看到的通常是用戶界面,當前臺需要調用某些數據時,工作站向被稱為后臺的數據庫服務器(Server)發出請求,服務器即對此做出響應,并把處理的結果返回給前臺,這樣工作站就成了數據庫服務器的客戶(Client)。

C/S模式實際上是一種軟件運行和組織方式,不是指工作站、服務器等硬件結構系統,它必須依賴網絡系統而存在,并且充分利用了網絡的資源優勢,但它對具體的網絡硬件、網絡操作系統并無嚴格的要求。在Windows NT、Netware上均可以構造起實用C/S結構系統。服務器作為信息集中處理和交換的中心,硬件上選用市面上常見的高檔微機即可。

1.學籍檔案信息的管理離不開數據庫系統。數據庫管理系統的選擇要建立在Internet/Web技術基礎上,也就是說,選擇數據庫系統不僅要支持C/S體系結構,還要支持分布式處理。既要具備聯機事務、處理數據安全性與可靠性的支持能力,又要有較強的安全控制能力,同時還要適應多種硬件平臺、多種操作系統,并具備同其他數據庫系統進行連接和交換數據的能力。現在高校學籍部門使用的數據庫管理系統多用DBase、FoxBASE、FoxPro等編寫,這些程序嚴格講僅是一般操作系統的延伸,作為數據庫管理軟件在單機狀態下應用還是可以勝任的,但是要建立覆蓋全校各類信息的集成的MIS系統,它們無論在功能上,安全性和數據完整性等方面都不能很好的滿足需要。應該選擇適用于多種操作系統,多種硬件平臺的具有多用戶、多任務和能在網絡環境下運行,具有客戶機/服務器結構的數據庫管理系統,如Oracle、Sybase、Informix、IBM的DB2、微軟的 SQL Server等。這些軟件不僅具有上述功能特點,而且還提供數據庫互連工具(ODBC驅動程序)、數據庫――Web連接軟件,使用戶可以輕松地建立起Web站點上的數據庫服務。

四、網絡化學籍管理系統的應用

1.學生基本信息檔案的建立。學生基本信息檔案的建立,從招生庫里將部分學生資料導入基本信息庫外,再由學生填寫學籍表,管理人員把學籍表中的其他資料補錄進數據庫中。新系統的使用,不但可以簡化這項工作的步驟,而且使收集到的學生資料更加準確。新系統除了從招生庫中導入學生資料外,可以讓學生用自己的權限在校園網上登錄該系統,查看、校對并按要求補齊自己的基本信息,確認無誤后將資料直接提交到基本信息資料庫(只能提交一次),即完成學生基本信息檔案的建立。這一操作將原來集中錄入數據的繁雜做法變成分散性的由學生自己操作的簡易做法,在目前學生年年增加而管理人員沒有增加的情況下,對高校學籍檔案管理工作是非常有幫助的。

2.學生學籍資料的查詢 、統計、上報達到資源共享。網絡版學生綜合信息系統的信息統計查詢模塊可以實現資源共享,讓不同系部、有關部門及學生查詢、打印有關學生的學籍資料。學籍管理部門每學期初將在校生人數一覽表制作好放在系統的查詢模塊,學校各有關部門即可登錄該系統查詢在校學生人數;學生學籍異動情況在該系統中也能及時處理并反饋在校園網上供政治輔導員、相關部門查詢、了解,以便他們掌握學生的最新資料。政治輔導員可以查看學生的個人成績、班級成績、學年平均成績、畢業平均成績及排名等,不用像過去那樣要到教務處才能得到學生的有關資料;學生可以上網查看自己的考試成績、補考成績、補考門次等。

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關鍵詞：學校檔案管理工作，價值，改進

 

學校管理是一項非常復雜的工作，它涉及方方面面各個主體，需要協調各式各樣不同的關系。概括來看，總體上它可分為硬件管理和軟件管理。硬件主要是指校產和人力資源；包括學校的固定資產，流動資產，人才儲備等等；軟件方面主要包括校方的辦學目標設定、學校的規章制度以及教學資源配置、教學計劃的實施還有教育教學系統監控等事項。如何系統的管理這兩個方面，是每一個學校管理者都需要認真細致思考的問題。能否合理有效的解決這一問題，是高校管理水平衡量的重要標準。在進行高校硬件和軟件管理中，檔案的管理尤為重要，筆者認為，檔案管理是高校管理中至關重要的一環，只有建立了良好的檔案管理制度，才能有效的實現硬件管理和軟件管理，同時，通過檔案管理，也可以使硬件管理和軟件管理得到有效的溝通與協調，共同形成一個完善嚴密的學校管理體系，為學生提供更好的學習環境，使教職員工能夠充分發揮出自身的工作積極性。可以說，一個良好的學校檔案管理體制，是一個良好的學校管理體系的基礎。

檔案是各類組織所必須的，系統記錄其運行過程的資料。檔案可以是書面文件，視頻、音頻資料，甚至電子記錄等等。依靠這些記錄，各類組織可以對其以往的工作進行總結，得出經驗，提出對策，更好的實現自身的發展。學校檔案是學校從事教學活動和行政管理積累起來的資料，是具有保存價值和使用價值的歷史記錄。學校在日常管理中會形成各種檔案，如黨政文書檔案、教育教學檔案、教師個人業務檔案、儀器設備檔案、會計檔案、聲像檔案、科技檔案、校辦工廠檔案等。學校檔案，是學校建設與發展的歷史見證。它記載了學校教育事業各方面的變革與發展的歷程，積聚了校內教職員工和學生勞動創造的成果與貢獻，是學校的寶貴財富。因此，重視學校檔案工作的發展，建設系統、完善的學校檔案體制，是實現學校發展的重要途徑。現代社會是一個分工明確的嚴密的社會體系，一切優秀的組織管理都要落腳于制度建設。在職業學校的發展規劃中，形成一套有特色的檔案管理制度，無疑是其在激烈的教育競爭中脫穎而出的有效方式。因此，重視檔案制度的建立與完善，是職業學校發展壯大的必經之路。

學校的檔案管理體系建設不是一蹴而就的。事實上，任何學校都有自己的檔案管理制度，只是不同的學校其制度完善程度不同。一所優秀的學校，必然配有優秀的檔案管理制度，這些檔案的保存與使用，是學校一步一步發展的見證與資源。只有總結檔案中所記載的各類經驗，在過去工作的基礎上進行創新與改善，才是學校賴以長期進步的有力支撐。

如何做好檔案的管理工作，使之為學校發展提供支持呢？筆者認為，以下幾個方面是比較重要的措施，有關學校尤其是各類職業技術學校可以進行一定的嘗試，從而總結經驗，為自身發展打下基礎。論文參考，學校檔案管理工作。

首先，學校要在思想上重視檔案工作。論文參考，學校檔案管理工作。學校檔案工作的重要性不言而喻，但是，不可否認，檔案工作的關注程度在職業技術學校還并不是十分引人注目。職業技術學校的定位是為社會提供技術性人才，學校領導往往重視學生技能的培養，就業渠道的擴寬，師資力量的改善，對于學校內部管理中的檔案方面，給予的重視一般不足。一個職業學校的發展，必然要總結經驗，改正問題。如何達到這個目標，就需要查閱有關檔案。建議職業學校建立起跟蹤檔案制度，在學生檔案方面下大力氣，加大力度，為每個學生都建立起一份個人檔案，通過對學生個人檔案的管理，人性化的教育學生。細化學生檔案的項目，加強學生檔案的管理，不能只滿足于常規項目，要在學生檔案項目上有所創新，有所改善，力求每個學生的成長細節，在檔案中都有所體現。有了這樣完整的學生檔案，學校就可以總結以往的教學經驗，為已畢業的學生提供更多有力的幫助，從而為國家培養更多更好的人才。

其次，在管理方式上，要有所創新。應該在學校內部設置專門的檔案管理機構。筆者認為，雖然目前職業學校的機構設置較為精簡，一般來說，沒有專門的檔案管理機構這樣的編制。很多學校也認為，專門設置一個科級（副科級）檔案管理機構意義不大，對學校的有限的資源是一種浪費。即使是在高等院校，也一般不會設置一個獨立的處級（副處級）的檔案管理機關，檔案的管理，可以由圖書館，或者辦公室下設科級機構進行管理。職業院校由于規模限制，設置獨立的檔案管理機構不太現實。筆者認為，獨立的檔案管理機構的設置，在某些規模較大的職業院校是有可行性的。論文參考，學校檔案管理工作。論文參考，學校檔案管理工作。由于規模較大的職業院校往往學生數目眾多，如果僅僅依靠幾個檔案管理員就想把這些檔案管理好，可行性不大。論文參考，學校檔案管理工作。現實中往往是檔案管理員或者根本不負責任，或者有心無力，無法落實良好的檔案管理制度。論文參考，學校檔案管理工作。試想，幾千個學生的檔案，由幾個人管理，這原本就是一項非常復雜的工作。而有些學校的檔案管理人員還可能是兼職的，這更不利于檔案管理的高效以及準確。筆者認為，檔案管理是學生管理的重要部分，在校期間記錄學生成長過程，有利于學校對學生因材施教，學生畢業以后，其檔案也會對其工作的落實產生重要的作用。如果學校在這個工作上有所疏漏，其后果不亞于授課過程中的消極講授，學生的能力和優點，也許因為檔案的疏忽，無法得到體現。事實上，由于學校對檔案工作的忽視，導致學生對自己檔案也漠不關心，使自己在就業中喪失了一些機會，這都是教學管理工作人員應該予以高度重視的問題。筆者認為，在大型職業學校中設置獨立檔案管理科，配備專職、高素養的工作人員是十分必要的，這關系到學生的就業和學校的管理，建立起專門的管理機構，才能落實學校的檔案管理制度，否則，即使檔案管理制度是良好的，對學校的管理也不會有太大的推動作用。

再次，在檔案管理制度上也要所有創新，有所側重。要明確檔案管理工作的重要性，建立健全檔案工作管理體制,完善檔案工作各項制度,要細化檔案管理

摘要做到立卷有標準、借閱有規定、保密有條例、庫房管理有措施、開發利用有目標等等。只有制度建立合理高效，制度落實有保證，才能說明我們的檔案管理制度是有效的。

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Abstract: This paper makes a brief introduction about relations between links of archives work such as collection, organizing, appraisal, calculation and utilizing, and the related quantative study.

關鍵詞:檔案工作;諸環節;定量研究

Key words: archives work;links;quantative study

中圖分類號:G27文獻標識碼:A文章編號:1006-4311(2010)18-0143-01

檔案管理學“是一門研究文書檔案或歷史檔案的收集、整理、鑒定、統計和利用等諸環節的相互關系、工作原則、方式方法和科學管理全過程的科學科目”。經過廣大檔案工作者多年的努力,這門學科已形成體系。為了適應新形勢的需要,提高學科的科學水平,筆者認為,加強檔案收集、整理、鑒定、統計和利用諸環節間的定理研究,是檔案管理科學研究工作中應該引起重視的一個問題。

辯證唯物主義的原理告訴我們,世間一切事物都是質和量的統一體。它們彼此緊密聯系,不可分割。同志指出:“對情況和問題一定要注意到它們的數量方面,要有基本的數量的分析。任何質量都表現為一定的數量,沒有數量也沒有質量”這就是說,要認識事物,既要把握它的質,還要把握它的量。如果把確定事物的質叫做定性,那么把握事物的量就叫做定量。定性是定量的基礎,定量則使定性更加準確,使認識更加深入。

在檔案收集工作中,根據檔案形成機關對其所產生檔案需要經常查找利用的特點,“檔案館不能過早地收集現行機關的檔案,只有在條件成熟后,即在檔案形成機關不再經常查找利用時,再有計劃的、有步驟地收集需要長期和永久保存的檔案”。這里,“不再經常查找利用”,就涉及到量的分析。我們都知道,在圖書情報學界,文獻老化規律,常用C(T)=Ke-At這一負指數函數來描述{c(t)表示T的文獻的利率,k是常數,e是自然對數底數,a是老化率}。這一定量描述,基本反映了文獻老化的規律,對圖書情報各環節的工作均有指導作用。檔案室檔案文件的利用規律當然不能照搬此公式,但檔案形成機關對其形成檔案的利用頻率,是應有其固有規律的。探求出這一變化規律的定量描述,對確定檔案室“不再經常查找利用”的檔案文件需要向檔案館移交的合同期限,是有指導意義的。

檔案工作各環節中量的表現還可以舉出很多,都有待我們深入的定量研究。這種定量研究就是要用數學的方法對各環節的數量表現進行分析研究,從而更好地把握它們之間的聯系,以提高對檔案工作規律的認識。比較準確地回答和解決檔案工作中的實際問題。

馬克思說:“一種科學只有在成功地運用數學時,才算達到真正完善的地步”。以探討和研究檔案工作規律性為已任的檔案管理學,加強檔案諸環節間的定量研究,必須大大提高學科的科學水平。這既是檔案理論研究的需要,也是檔案實際工作的需要。

檔案管理實際上是一門管理科學。對檔案實現有效的科學管理應是它要解決的中心課題。檔案管理作為一個系統存在于人類社會生活中,受社會各種因素的制約。因此,對影響檔案工作各環節的各種社會因素進行綜合平衡,挖掘潛力,提高效率,提高服務水平,應該是檔案管理工作者追求的目標。

一個檔案機構,在處理檔案諸環節關系時,怎樣根據特定的條件,確定它應擁有的人力(人員的數量,知識、年齡結構)、物力(檔案、設備)和財力(經費),以及它們之間恰當的數量聯系,并將它們充分運用起來,提高檔案工作的效率,滿足各界對檔案的利用,使檔案發揮最大社會效益,是檔案管理學應該回答的問題。

要達到上述目標,定量研究是不可缺少的研究方法。建立檔案諸環定量研究,必將大大推動檔案工作,檔案的作用必將得到更充分地發揮,檔案管理工作的水平必將進一步的提高。

要對檔案工作各環節進行定理研究,圓滿解決檔案工作中各種理論問題和實際問題,實現檔案工作有效的科學的管理只滿足于對檔案諸環節進行一般的統計顯然是很步夠的,只對檔案工作過程進行概略性的、方向性的、結論性的描述是不能令人滿意的。檔案工作發展的實踐表明,除現有統計工作基礎外,還需逐步運用各種數學方法,包括現代數學方法和計算技術來描寫、分析檔案諸環節間的相互關系,才可深入揭示檔案工作規律。

一般地講,檔案的定量研究至少應包括這樣一些步驟:根據研究的目標,確定必要的統計項目;對統計來的數據進行綜合分析;在此基礎上,建立各種數學模型,對建立的數學模型分析求解,尋求最優化的結果;最后,以此來評價、改進和指導檔案工作。

為了進一步推進檔案學的定量研究,筆者認為:

①必須進一步加強檔案統計工作。隨著《檔案工作基本情況統計年報》的頒發,全國各級檔案部門開始實行統一的檔案工作制度。這一措施的認真執行,對推動檔案統計工作,實現檔案學的定量研究,無疑有重要作用。

②建立完善的檔案學基本概念體系。這是數學方法在《檔案管理學》研究中能否取得成果的必要條件。當前,加強檔案標準的制定工作,顯得尤為迫切。

③改革檔案教育。在檔案教育中,增加一些數學和系統論、信息論、控制論等基礎知識教育是必要的。培養具有新型知識結構的檔案專業人才,是檔案管理學研究深入的關鍵。

④認真學習和研究鄰近科學,諸如圖書館學、情報學中運用定量分析的成功范例。

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關鍵詞：計算機管理學籍檔案立卷 歸檔

為此本人認為利用計算機技術管理學籍檔案工作是大勢所趨，主要體現在以下幾方面：

一、簡化學籍檔案立卷歸檔程序

在學籍管理工作中，要形成案卷移交目錄及卷內文件目錄；在檔案管理工作中，又要建立各種案卷、文件檢索目錄。這是對基本相同的內容進行不同排列組合的重復勞動，但又是手工管理難以解決的實際問題。每年級一次的立卷工作是學籍管理人員不輕的工作負擔，而案卷質量卻不盡人意。計算機的應用給人們帶來了便利，不但可以數據共享，還可以提高立卷工作的質量和效率。從目前計算機的功能和立卷工作的需求來看，全部自動化是不可能的，但有不少工作由計算機替代能夠提高工作質量和效率，減少勞動力投入。這是計算機輔助立卷使用價值的基礎、實現信息共享。學籍管理和學籍檔案管理是屬于不同部門的兩項工作，職能和工作規范不盡相同；學籍管理、學籍信息立卷和學籍檔案管理又是三個緊密相聯的工作環節，所需要的數據項目也有所差異；同時，信息案卷的內容就是學籍檔案信息管理的基礎和依據。[1]

二、學籍檔案的組成

計算機輔助立卷是通過建立并管理學籍案卷實現信息共享和輔助完成紙質學籍信息立卷工作的。紙質學籍檔案卷是由案卷目錄、卷內文件目錄和排列有序的文件組成。信息案卷是以紙質案卷為基礎，以案卷、文件目錄為依據，以實現目錄信息共享和進行輔助立卷為目的建立起來的。信息案卷由案卷目錄、卷內文件目錄和文件內容的數據組成。而且，可能某一階段沒有，也可能某一數據沒有；既可以調用已有數據，也可以隨時進行補充，目錄是信息案卷的基礎，文件內容是信息案卷的完善，是學生學籍計算機管理的關鍵標志。我們可以用學生學籍計算機管理的關鍵標志作為立卷過程中學籍檔案的“立卷標識”。

從整體上看，案卷是對歸檔文件逐級分類的結果；從個體上看，案卷是具有某些共同屬性的文件的集合。將全宗檔案、分類檔案以不同的方式編制在程序中，并為每個案卷及其卷內文件目錄確定一個獨有的立卷標識，就可以自動組成信息案卷。每個案卷的組成和每份文件的歸屬應允許人工調整。卷內文件目錄既可以在信息案卷內調用已有的數據，也可以直接進行增加和補充。用計算機確定立卷標識包括確定字段和賦予數據，在建立信息案卷的同時，由計算機系統自動為文件目錄加標志。[2]

學籍信息材料應依序排列在一起，如正考成績、補考成績、必修課成績、選修課成績、實踐環節成績應按教學計劃的順序和時間的先后排列。在卷內文件目錄中，序號、文號、日期和頁號等都可以實現自動排序，并生成表示排序結果的序號或頁號，排序結果應允許人工調整。信息案卷卷內文件目錄的序號、頁號必須與學籍案卷完全一致，這樣才能保證信息案卷的真實和提供利用的方便。

可提取學籍計算機管理中的有關數據如教學班編號，學生學號等信息，結合全宗檔案案卷分類方案分別編制到專用程序中，就可以實現自動排序，排序結果允許人工調整。由于學籍管理體制中的教學班編號和學生學號的唯一性和連續性，完成了立卷教學班學籍檔案之間的編號及學生學籍檔案編號之間銜接的唯一性和連續性，避免了空號和重號。

按照檔案管理的規定并結合實際需要，將表格式樣編到程序中去，從學籍計算機管理數據庫中提取項目名稱、數據來源和數據之間的關系等等，就可以進行各種數據加工，生成并輸出各種目錄與表格。對軟質封面也可用計算機打印。利用學籍計算機管理簡化立卷，可以提高立卷標準的準確性，采用新的學籍管理模式，利用現代化手段進行學籍檔案管理，為信息資源的共享創造了有利條件。[3]

三、簡化學籍檔案立卷的過程

如何更為準確、高效、安全地實現計算機輔助高校學籍檔案管理，在實際工作中，不少學籍檔案管理工作人員沒有經過檔案管理的正規培訓，對學籍檔案的歸檔范圍不明確，沒有根據學籍檔案的分類標準來劃定收集內容，很容易造成學籍檔案材料缺失和不全。同時，由于沒有按照學籍檔案的要求來整理和歸類學生學籍檔案，導致對學生在校期間形成的文件材料沒有進行全面清理、分類和編目，對這些文件材料缺乏價值判定和歸檔。此外，使用計算機輔助管理學籍檔案不同于以往對紙質文檔進行收集、整理、立卷、歸檔、管理等工作，管理人員除了需要具備檔案管理業務素質外。還需要對計算機及數據庫應用具備一定的認識。有相當多的學籍檔案管理工作人員知識結構老化，缺乏計算機技術知識，不能準確、規范地錄入學生的基本信息，導致學生基本信息錯誤、缺失。計算機技術的普及和發展較好的解決了相關問題。從最初使用電子表格簡單地保存學生學籍信息、成績數據到使用數據庫技術保存數字化學籍檔案，提供檢索、分析功能，以至現今通過互聯網使學生可以足不出戶地進行網上報名、注冊學習及查詢考試成績等，使得計算機輔助管理學籍檔案是逐漸發展的過程。

四、簡化學籍檔案的作用

在新生入學時，首先用數碼照相技術對學生的外貌特征進行記錄和確認，用數據庫技術錄入、保存、檢索、查詢、統計學生的學籍狀態、考試成績、畢業和學位獲得等情況；使用電子文稿發放、保存、查詢學籍管理的各種文件和學生的基本情況等。計算機的介入打破了傳統的管理模式，使得原本復雜的學籍檔案管理進入信息自動化的新領域。利用計算機輔助管理學籍檔案能減輕檔案管理工作的強度、提高檔案管理工作的效率，并能減少檔案管理工作的失誤。由于計算機技術發展是一個逐步開發、完善的過程，同時使用該技術的學籍檔案管理人員也有逐步學習應用的階段。

五、提高學籍檔案管理人員的素質

在信息技術發展的今天，學校學籍檔案管理人員存在著知識結構老化、服務技能單一的現象。僅憑原有的知識、技能、經驗很難適應新技術應用的要求，因此學籍檔案管理人員必須進行專業技能和現代信息技術應用能力的培訓，使之掌握學籍檔案管理的法律法規及教育部相關文件，在了解計算機技術創新發展的基礎上不斷更新自身的知識結構，以適應網絡化社會對學校學籍檔案管理的要求。

參考文獻：

[1] 陳巧凡.電大學籍檔案管理存在的問題與對策 [J].內蒙古電大學刊.2005（4）.

[2] 張 姝，韓振英.計算機在學籍檔案管理中的應用[J].洛陽工業高等專科學校學報，1998（21）.

[3] 吳肖瑋。實施計算機檔案管理存在的問題與對策[J]。山西檔案，2005（6）.

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1.傳統學校檔案管理的不足

學生檔案管理在一個教育單位非常重要的，也是不可或缺的。它的內容對于學校的決策者和管理者來說都非常重要，所以學生檔案管理系統應該為使用者提供非常多的信息，以供他們選擇，同時還有簡單方便的查詢手段。然而，從古以來，人們都是使用傳統人工的方式來管理學校檔案，這種方式存在著很多的不足和缺陷：

1.1低效率

傳統的方式來整理學生檔案會花費很多的時間，因為大量的信息人們整理起來非常艱難，嚴重降低檔案管理工作人員的工作速度。

1.2易透漏信息

以前，人們使用傳統的方式來整理資料，由于接觸的人比較多，這就使學生檔案的信息容易泄露，保密性降低。

1.3查找，更新不容易

使用傳統的檔案管理方法，一旦文件積累時間長，將會積壓大量的檔案文件，對于工作人員來說，增加了查找與更新信息的難度。

2.信息化檔案管理的特點

2.1信息化管理的方便性

現代化檔案管理應用是用電腦來處理的，可以對檔案進行分類，使人們更方便的查詢，以獲得自己所需要的信息。同時電腦內有大量的內存，可以存儲大量的檔案信息，并可以通過電腦技術對檔案進行修改，從而使管理工作更加有效。

2.2對檔案管理工作人員的要求變高

學校檔案工作人員必須喜歡自己的工作，熟悉自己的工作內容，這樣才能做好自己的工作。更重要的是心細，具有保密意識。除上述之外，這項工作還要求工作人員具有熟練地掌握計算機的能力，并且對所需軟件能熟練地使用。現在是信息化的時期，信息化管理是至關重要的。要想跟上社會發展，必須解決其發展過程中的問題，必須提高檔案管理工作人員的素質，使管理人員的知識面加大，調整自己的知識結構。這樣才能提高檔案工作者知識水平以適應這份工作。

2.3檔案管理信息化應用的缺陷

現代化檔案管理工作尚處于早期發展階段，并不完善，還需要在管理過程中不斷的改進并加以適應。計算機技術在各個領域都有廣泛的應用。新檔案的產生伴隨很多新載體的產生，因此出現了新型檔案載體歸檔和保管的問題。國家目前沒有電子文件歸檔與電子檔案管理方面的規范標準，也沒有從法律上予以明確規定。

3.信息化檔案管理的意義

現在我國學生的檔案管理還是使用紙質版，并沒有什么其他形式。然而，這樣的形式并不適應現在的社會了，因為耗費了大量的人力，同時也需要大量的物力。在現在的社會，傳統的檔案管理方式已經被信息化的管理逐步取代了。進行信息化的學校檔案管理有著及其重要的意義。信息化的檔案管理系統有著很大的內存，可以存儲很多的學生檔案，并且能夠有效的管理學校檔案，并且更具安全性.

4.實現信息檔案管理應用的方法

為適應當前社會經濟發展的需要，學校應近快建立起現代化的檔案管理系統，使用檔案管理信息化。

4.1提高學校檔案管理的標準與規范

檔案信息系統的現狀是檔案標準化規范化滯后，同時應用軟件太多，讓人們無法選擇。這些都嚴重影響了信息化檔案的應用。檔案管理的信息化應用在各個方面和各個環節。那么掌握好檔案管理的標準與規范這兩者相輔相成互相促進的辯證關系。

4.2建成學校檔案數據庫

目前檔案信息管理仍處于由文件處理向信息管理的過渡時期，建設數據庫的含義是以先進的信息技術為基礎，對資料進行科學的管理和方便的使用。

4.3保證檔案管理工作人員良好的素質

檔案管理工作涉及到很多豐富的知識內容，為此要求管理工作人員必須具備豐富的知識含量。同時檔案管理工作人員還必須喜歡學習，能夠及時的吸收和借鑒信息化管理的一些成功的例子，及時的改變自身的管理方式，順應現在的發展趨勢。除此之外，檔案管理工作人員還需要比較高的領悟能力，服從管理，腳踏實地，認真實施學校領導的各項決定，保證學校檔案管理信息化應用的順利進行。

4.4加強學校各部門的溝通合作

檔案室與學校信息網絡中心有密切的關系，通過資源整合，可以增加檔案室的信息量，特別是一些特殊的信息，尤其是具有學校文化底蘊的信息。用這些資料對學生進行教育。此外，檔案室也與學校各科室組室有很多的聯系，將各種資料及時上交，并且盡量將檔案資料進行專業化的處理。全校各部門進行及時的溝通與合作，把每個人平時工作中生成的信息資料及時地輸送到信息庫里，信息化管理檔案這項工作才能更加順利地進行。

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歸檔管理新理念提出的背景及意義

隨著檔案管理系統的普及，許多單位檔案館(室)逐步實現了計算機系統的目錄管理和全文管理條件下的紙質、聲像、實物和電子文件的歸檔，有的還實現了網絡化電子文件歸檔。但是，歸檔管理模式并沒有根本性突破，主要表現在，對歸檔部門的業務指導方法不得力，兼職檔案人員的管理不到位；歸檔文件的質量管理處于薄弱狀態，無法對以下問題進行全面系統的實時監控和綜合評價，如各門類載體材料收集是否齊全完整、內容是否真實有效，整理是否規范，歸檔是否及時，以及各部門的歸檔難度、歸檔數量等。即便是各類綜合管理達標升級的考核程序，也只能對已歸檔的材料進行抽查。顯然，傳統的歸檔模式對于如何提高歸檔效率，實現對文件形成與歸檔的過程、時間和質量的實時監控，以及建立對歸檔人員激勵評價的科學管理機制，仍缺乏科學有效的解決方法。

現代管理學將管理定義為“一個協調工作活動的過程，以及能夠有效率和有效果地同別人一起或通過別人實現組織的目標”。這一原理也同樣適用于部門歸檔管理。檔案專職管理人員與各歸檔部門兼職人員之間的配合，是歸檔管理的主體力量，而且，歸檔管理也是以一系列的具體過程來體現工作效率和實現質量管理目標的。如果說傳統的歸檔過程談不上真正意義上的管理，那么，在目前新技術條件下，研究并實現網絡化、標準化、定量化相結合的歸檔管理新模式，將能夠有計劃、有組織、有領導、有控制地實現對歸檔程序的完善、歸檔質量的監控、對歸檔人員的評價和激勵等管理目標。因此，本文有關網絡化、標準化、定量化歸檔管理新方法的研究，對于提高歸檔管理的效率和質量具有現實意義。

新技術條件下歸檔管理的新理念和內涵

傳統檔案管理學在歸檔這一應用管理方面的研究已具有許多成果，如對歸檔的收集和整理都有詳盡論述。各類檔案綜合管理達標考核標準，也對檔案的收集和整理有簡單的量化標準。而對于檔案管理的理念認識，有學者提出了“中國檔案學的基本理念就是圍繞管理效率問題建構的”。現代檔案學認為“先進管理理念的引入是文件與檔案管理工作發展的必然要求”，而歸檔管理是檔案管理的基礎，其管理理念應隨著管理技術條件的更新而不斷完善。為此，筆者嘗試論述網絡化、標準化、定量化相結合的歸檔管理的新理念和內涵。

1、網絡化――部門歸檔管理的橋梁

部門歸檔管理的網絡化，搭起檔案館(室)與各歸檔部門之間的管理平臺。實行網絡系統管理，是實現標準化、定量化歸檔管理模式的前提條件。

計算機網絡的應用不受時間和空間限制，具有自動統計、功能靈活、易于操作等特點，不僅有利于檔案部門與歸檔部門的溝通，更有利于對歸檔管理各環節過程的控制和管理。對于網絡化歸檔管理方法來說，網絡化使歸檔管理前端控制的范圍更為廣泛。目前，前端控制的理論不僅僅是對于電子文件的歸檔而言，任何類別載體的文件材料，都可以從歸檔源頭上進行質量控制，通過部門歸檔兼職檔案員和檔案管理接收人的歸檔過程，操作這一網絡管理平臺，形成部門歸檔質量實時監控、評價的基礎數據，以充分發揮網絡化管理的優勢。

2、標準化――部門歸檔質量控制的依據

部門歸檔管理的標準化，就是要根據文件材料歸檔的規范要求，建立適應于計算機網絡操作的各項歸檔定量化標準。科學合理的歸檔管理標準，是實現網絡化、定量化歸檔管理的重要依據。

現代管理學認為，如果不對工作過程進行監督和評估，提高質量管理是不可能的，全面質量管理理論也將“關注過程”作為重要內容。為了確保產品質量，就要實行全面的、全過程的、全員參與的質量管理。而對質量的要求，既指產品的質量，也包括工作的質量。通過對過程的控制，使每個環節的工作質量都符合標準要求。部門歸檔的過程，不但是檔案館(室)人員和各部門兼職檔案人員共同參與的一項管理，也涉及單位的各級負責人和業務人員。由于歸檔材料具有來源分散、種類多、載體多，歸檔工作具有環節多，以及部門歸檔的數量和各門類檔案的收集整理存在難度差異等特點，從文件的形成到歸檔，客觀上、主觀上都存在著復雜和多方面的質量因素。目前我國尚沒有專門針對部門歸檔管理的量化標準，一些行業的檔案管理考評標準，如《企業檔案工作目標管理考核標準》、《科技事業單位檔案管理升級考核標準》等，對文件形成和檔案整理的質量，以及收集齊全完整、歸檔時間等也有一些規定，但缺少全面、系統的歸檔管理標準指標。因此，筆者認為，全面質量管理理念下的網絡化、定量化歸檔管理標準和指標，必須遵循歸檔管理的工作流程和內在規律，涵蓋歸檔各項管理細節的質量、時間、數量、難度、行為等特征的全方位的質量控制和評價。其歸檔標準應層次化，可以細化和量化到每一項歸檔要求，如歸檔范圍、歸檔時間、歸檔人、歸檔文件的質量、案卷整理的質量、歸檔數量、歸檔難度等，組成一個權責分明、相互協作的質量管理評價標準。

3、定量化――部門歸檔管理監控評價的手段

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[關鍵詞]基層檔案；管理人員；素質；培養

新形勢下的檔案管理要求相關管理人員必須具備一定的業務知識和技能，尤其是專業素養，才能夠更好的服務于檔案管理的需要。基層檔案管理單位在進行檔案管理過程中往往存在著管理人員素質低下，業務技能不夠純熟，流程不夠順暢等問題，因而加強檔案管理人員自身素質建設是基層檔案管理的重要內容之一。

一、基層檔案管理人員所應具備的素質

新形勢下對于檔案管理人員所應具備的素質提出了更新、更高的要求，這些新要求對于提高檔案管理質量具有重要意義，是適應新時代社會發展要求而產生的，因而必須加以重視。基層檔案管理人員所應具備的基本素養包括以下兩個方面：

1、基層檔案管理人員必須具備基本的業務素養

基層檔案管理人員在從事檔案管理過程中必須具備基本的業務素養，如語文、數學、化學、社會學等知識，以避免在日常的業務開展過程中出現錯誤；要具備一定的觀察、記憶、思考和理解能力，以提高檔案管理的效率，為用戶準確、快速查找相關檔案資料提供便利。檔案管理人員必須具備一定的心理素質，如能夠獨立解決所遇到的種種困難，具備一定的交際溝通能力，能夠自如的應付日常業務中出現的種種問題，要甘于寂寞，奉獻于日常清閑而無聊的檔案資料整理。

2、基層檔案管理人員必須具備更高的專業素養

基礎檔案管理人員除了要具備基本的業務素養之外，還要具備更高的專業素養，以滿足專業檔案管理的需要。作為一名合格的、優秀的檔案管理人員，要具備一定的檔案管理學知識、檔案資料保存學等專業知識，并且要具備計算機知識、公文處理知識、外語知識等，要能夠輕松應對經濟學、法學、管理學等相關檔案資料的篩選與整理匯編任務。檔案管理人員除了要具備上述的專業知識之外，還要具備一定的協調能力、寫作能力、檔案保護及編撰能力、有效信息的提取能力等，以更好的應對現代紛繁復雜的檔案資料管理的需要。檔案管理雖然日常業務較為輕松，但所涉及面極為廣泛，合格的檔案管理人員必須具備各方面的專業知識才能夠真正實現基層檔案管理水平的提升。

二、基層檔案管理人員素質培養的策略

1、提高檔案管理人員的服務意識，保持高度的敬業精神

檔案管理對于國家的精神文化建設具有重要意義，它是保持、繼承和發揚一個國家優秀、燦爛文化資源的重要手段，因而必須加強檔案資料的管理，這就對檔案管理人員提出了更高的職業道德要求，管理人員必須具備高度的敬業精神，才能夠始終以高度的服務熱情為廣大用戶服務。檔案管理本身具有很強的服務性質，檔案管理的手段、對象、職業活動等決定了其在社會主義現代化建設中所發揮的積極作用，是社會主義物質和精神文明建設的重點。檔案管理人員必須明確自身所從事的業務與其他業務之間的區別和聯系，明確自己的職責，自覺樹立起高度的責任感和敬業精神，做好各個環節的工作，以全心全意為廣大用戶服務的熱情和精神嚴格要求自己，以使得檔案文獻資源得到最大限度的開發和應用。要堅持用戶至上的服務精神，想用戶之所想、急用戶之所急，為用戶提供更滿意的服務。檔案管理是一項極為復雜、繁瑣的工作，它涉及到檔案資源的管理、搜集、資料的統計、保管、應用等各項流程，因而需要管理人員具備務實的態度和作風，不辭勞苦、一絲不茍、精益求精。要始終保持高度負責的精神和態度，堅持不懈，為廣大用戶提供高效的信息資源服務。

2、提高檔案管理人員素質，實行終身教育機制

檔案管理水平的高低是由檔案管理人員的素質所決定的，因而要對檔案管理人員進行定期的教育與培訓，樹立起終身學習與教育意識。檔案管理人員要積極開展自我學習，認識自身素質水平，按照檔案管理用人制度要求加強自身知識體系建設，以不斷的學習與培訓實現自我知識的完善與技能的提升。檔案管理高層要加強對人員的培訓，堅持理論與實際相結合，開展具有較強針對性、可實際操作的人才培訓，要講求考核方式，將檔案業務學習成績作為業務考核的一個重要參考依據，而非僅僅將定期培訓當做旅游觀光的機會。信息時代要求檔案管理人員始終結合時展需要對于已有知識體系進行創新，因而檔案管理人員必須始終堅持終身學習理念，樹立起終身意識。不僅要注重對理論知識的學習，還要注重對現代檔案管理方法、管理理念的學習，提高自身的綜合業務素質及技能。

3、實行檔案管理人員的層級發展機制，實現人員結構的優化配置

檔案管理單位對于人員的管理要以層級配置為主，實現人員資源的優化和合理利用。負責檔案管理的高層要對本單位的在職人員能力作全面而詳細的、綜合的了解，以動態的、發展的眼光看待檔案人員的素質結構水平。檔案管理人員的層級發展機制要以職稱、年齡、學歷、個人所具備的特長及實際工作經驗為參考依據，注重人力資源的優化合理配置。高層次的人員要注重對信息資源的深度挖掘，注重和關注檔案資源的內涵和外延，以更好的發揮檔案資料的實用性；具備中層次能力的檔案管理人員要以檔案信息資料的現代化、網絡化建設為主，而初級層次的管理人員要加強對基礎性、理論性業務知識和技能的學習和利用，打牢基礎，以更好的實現檔案資料的管理目標。實行檔案管理人員的層級發展機制，能夠做到人盡其才，使得具備不同業務技能及專長的管理人員都能夠找到適合自己的崗位，相互之間配合，最大限度的發揮整體效應。要及時改舊體制下的職務于能力不符，平均主義、人才資源浪費現象，促進良性的人才培養機制的形成。

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（一）理論與實踐結合不緊密目前檔案高等教育主要由專科、本科、研究生（碩士和博士）幾個階段組成。從教育目標來看，它們分別是為了培養操作型、綜合型和研究型的人才，而實際效果并不明顯。課程設置方面，專科和本科區別不大，理論知識學的很淺顯，實際操作課程又都是淺嘗輒止。新生入校，最開始接觸到的都是專業基礎課，如《檔案學概論》、《中國檔案事業史》、《檔案管理學》等。這些課程理論性較強，趣味性不高，學生很難提起興趣。后期《檔案保護技術學》、《科技檔案管理》、《檔案編撰學》等課程，針對性、趣味性、可操作性相對要強一些，但是許多高校由于條件限制基本都只是以課堂教學的模式，實踐機會很少，導致現在很多被認為是“科班出身”的專業人才，到了實際工作崗位上往往茫然無措。《電子文件管理》、《檔案計算機管理》等課程教材往往跟不上日益發展更新的專業操作技術，而檔案專業到計算機化這一塊跨度較大，知名的學者只有為數不多的幾個人，好的教材亦屈指可數。教材編寫的周期需大幅度縮短，質量也有待提高。盲目的擴招，又使得研究生門檻大大降低，加之本身理論研究乏善可陳、實際操作鮮有創新，檔案專業理論人才的質與量間形成了巨大的反差。

（二）檔案學教育的專業性與寬口徑之間的矛盾現在全國開辦檔案學高等教育的30余所高校中，大部分為了學生更好的就業開辦了相當豐富的課程。除了檔案學方面的基礎課程及信息學、電子文件、專門檔案等專業課程以外，還開設了圖書館學、秘書學、管理學等課程。這些課程其實很多并沒有系統深入的講解，學生也沒有認真的去學習，拿到學分就萬事大吉，意義并不很大。畢竟這些專業背景相對深厚，完全可以根絕學生的興趣選修即可。檔案學本身是一門操作性極強的課程，相關專業檔案門類眾多，人事檔案、金融檔案、工程檔案等各類科技檔案種類豐富，想要學生高質量的學好這么龐大的課程，必須花大量的時間和精力來學習實踐。

二、解決問題的方法與對策

（一）轉變思想觀念要解決問題首先必須轉變思想觀念，把檔案學真正當做一個管理學科來對待，從基本理論到實踐操作到編撰研究，是有很深層次內涵的。在抓專業教育的同時還必須重視文化素質的教育，注重能力和個性培養，全面的實行因材施教。把教育的目標定位于適應社會的需要，培養高素質的全面的檔案管理研究人才。

（二）建立科學的課程設置首先對原有課程進行適當的增減、調整和更新。對骨干課程要注意刪除老化的內容，以新的研究成果補充，授課教師亦應多角度增加課堂的趣味性，充分調動學生的積極性。應用技術性課程比重應該增強，如檔案保護技術、網絡信息技術等，多多給學生實際操作的機會。然后專業課的比重要大大加強，尤其是本、專科教育，一般一星期一門課就兩到四節，考試應付完畢就萬事大吉，重要基礎課程必須加大比重，增加課時及考試的難度與深度，讓學生真正潛下心來學習研究。此外學生實習這一塊應加強重視，校方應多多跟業務單位交流，建立穩定的教學實習基地，指導老師亦應該多多關注學生實習期間的業務操作情況，讓學生第一次真正的在專業崗位上得到好的歷練。

（三）完善教育結構目前我國已經有了比較健全的教育結構，但是目前的結構完全不能適應社會的需要，這也是檔案專業生源緊張的原因。要解決這一問題就必須認清社會對檔案專業人才的需求。當前從事檔案工作的人員大多不是專業人員，因為目前我國的檔案機構從事的大部分工作還是管理檔案，而沒有上升到檔案開發利用的層次，對人員的要求不高，一般人只要經過簡單的培訓就可以勝任。

（四）提高檔案高等教育師資隊伍質量目前高校檔案師資隊伍的主干大部分是生于五六十年代的一批檔案學者，傳統的檔案基礎仍是主干課程。電子文件管理，檔案計算機網絡等課程相對比較薄弱。在信息化程度越來越高計算機網絡鋪天蓋地的今天，檔案學高等教育也需要多多引進相關專業的高學歷人才，以適應社會對新型檔案專業人才的需要。

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一、轉變傳統的檔案管理模式，把實體管理變為信息管理

傳統的檔案管理，就是以紙質、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟也繁瑣。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術的發展為檔案管理的現代化提供了良好的的客觀環境，現代技術促使傳統的檔案管理模式面臨著新的挑戰。當前，檔案管理工作的重點也應適應數字化管理的需要，從實體檔案管理轉變為對信息資源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數字化加工，利用現代化技術手段對檔案信息資源進行管理。經過信息化的檔案資源是可重復、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現檔案信息資源的價值和使用價值，它能為經濟發展、科技進步、社會繁榮等諸多領域提供更全面、更高效、更快捷的服務；它能創造最佳的社會效益和經濟效益，使之真正成為未來信息社會國民經濟和社會發展的寶貴戰略資源。

二、建立有效的信息系統，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實現檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，為此，檔案管理部門要做好以下幾項工作：首先，改進和規范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案信息管理的需要；其次，依據文件處理流程來進行檔案信息化系統軟件功能設計；再次，在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。

在電子檔案使用過程中，首先是應注意電子檔案安全性問題。因為計算機網絡化的快速發展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數量也急劇增加，特別是計算機網絡化的快速發展，隨之而來的問題就是如何在網絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。其次是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統，不能實現系統間的直接鏈接，目前無法保證電子文件元數據完整歸檔，多數電子檔案與其相對應的紙質檔案之間未建立統一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

三、在檔案信息化建設過程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法

由于現代信息技術在檔案管理中的運用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現，提出了一系列檔案學基本理論從未遇到過的新問題。如檔案管理機構的職能與檔案工作體制的變化問題、檔案管理人員的業務素質問題、電子檔案的鑒定問題、電子文件數據管理問題、數字檔案館（室）建設問題、檔案工作參與信息高速公路建設的問題等等。對這些在檔案信息化建設中因新技術運用所引發的理論問題，檔案管理部門都必須做出理性與科學的思考。

四、提高檔案工作者的專業素質，實現檔案管理的科學化

首先，檔案管理者必須具有多元化的知識結構，現代科學成果在檔案管理中的大量運用，迫使檔案工作者要不斷學習和掌握理論、文化和管理等有關知識，其中尤為重要的是計算機、數學等學科的知識，它們對檔案管理實現現代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業知識，如具備檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關檔案專業知識和基本技能。再次，從檔案管理現代化發展趨勢看，檔案工作者必須具備掌握檔案管理現代化技術、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等三方面的能力。

五、提高檔案工作者的信息安全素質，實現檔案管理的安全化

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【關鍵詞】高校；檔案管理；工作心得

2005年機緣巧合，我有幸進入到高校辦公室，協助學校文件收發及文書檔案的管理工作，從此，我與檔案結下了不解之緣，有幸成為了一名蘭臺人。感時光如白駒過隙之余，更多的是對檔案由懵懂無知到深入了解的欣慰和慶幸，對檔案工作由陌生到熟悉，也深刻意識到檔案事業是一項偉大的事業，它穿越古今，橫貫歷史，引領時代的發展，檔案人則是光榮的史官。回顧我的蘭臺生涯，有迷茫，有追求，有歡笑，也有感激，在與檔案的相識相知相守中，我漸漸地愛上檔案，成為了一名合格的蘭臺人。

一、認真做好文書檔案的組卷及文件匯編工作

《高等學校檔案管理辦法》（第27號令）頒布實施前，辦公室文件收發員兼任文書檔案的管理工作，我擔任了此項任務。那時，文件收發都是紙質登記簽發，學校升本以來的所有收發文全都存放在一個大柜子里面，需用時就去那里翻閱查找，費時費力。起初，我沒有“全宗”“組卷”等概念，在領導和同事們的指導下，我以方便查找利用為目的，以年度為單位，結合問題、級別等特征為標準進行分類，將黨群及行政文件分別進行了組卷，同時為方便利用也進行了文件匯編，從文件的確定、裝訂、歸類、排列、編號、編目及裝盒，我細心認真完成每一個環節的工作。并學習掌握了word文檔、EXCEL表格的操作技能，完成了單機版目錄信息化和紙質檔案管理二合一的檔案管理模式。經過近兩年的努力，檔案柜里面排放了整整齊齊的檔案，看到原本雜亂無章的文件一卷卷、美觀有序地擺放在那里，并引來相關人員的查閱利用，看到他們滿意而歸，我的內心無比自豪和滿足，感覺自己整理出來的不是文件，而是學校沉寂的歷史，是她的發展與輝煌，同時也深深感受到了檔案工作的價值所在。

二、重視檔案繼續教育學習，提升業務素質

檔案館成立之后，這里不僅有文書檔案，也有科技檔案、專門檔案等不同種類和載體的檔案，檔案工作具有更強的專業性與規范性。為盡快熟悉業務工作，我積級參加各類檔案專業知識學習活動，自學了《檔案管理學》《科技檔案管理學》等書籍，并在學校的安排下參加湖南省檔案局、懷化市檔案局、省高檔會、第21協作組等部門舉辦的各類檔案業務知識學習培訓活動，及時關注有關檔案的網頁、雜志、報刊及政策法規，對檔案規章制度、實體檔案管理、檔案信息資源的開發利用、專門檔案管理、檔案信息化及電子文件管理方面都有了比較深刻的認識。工作中也虛心向有檔案管理經驗的同事們請教，熟練掌握檔案檢索工具的使用方法，認真參與各門類檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研及利用工作，邊工作邊思考及時做筆記，并針對工作中出現的問題及時整改完善，工作思路日趨清晰。

三、積極做好檔案資源建設與開發利用工作

以“謀在長遠，重在開局”為長效機制，檔案管理工作中一定要積極動腦思考，理清思緒，分清條理，總結經驗，系統全面地規劃各方面，做細心完備之事，成心細全面之人。（一）提前規劃，注重日常業務性工作。檔案的來源原則要求把同一機構、組織形成的檔案作為一個整體加以管理，實際工作中收發文則是統一由辦公室文秘科以電子文件形式下發，如果在各部門移交檔案之前，將所有的上級、同級及本單位文件收集齊全，分門別類，即能減輕各兼職檔案員的負擔，也能更好地掌握工作的主動權。所以在平時的工作中，我改變了工作策略，采用靈活的方法，找準做成事的機會，主動與文件收發員溝通協商收集材料，在日常業務性工作中通過OA系統、電子政務管理系統及時收集有關文件，所以在每年文書工作一結束，文書檔案收集、來源分類及文件匯編也已全部完成。（二）以人為本，開啟“走出去”服務模式。工作中化被動服務為主動服務，注重與兼職檔案員（尤其是新接手的兼職檔案員）保持聯系。適時開展檔案業務指導工作，與她們進行一些經驗交流，提醒她們在常規性工作中注意資料的收集，指點她們做好資料的分類存放和歸檔工作，指導掌握檔案管理系統的操作方法，確保忙而有序，有條不紊地開展工作。另外，在每年4月份各部門實體檔案移交前，及時關注檔案軟件管理系統內各立檔部門目錄輸機情況，有問題就QQ、電話溝通或上門服務，在實體檔案移交進館前先完成質檢工作。開啟“走出去”服務模式，變被動接收為引導建檔，既能增進彼此之間的感情，提高工作效率，也能優化高校檔案館藏資源建設。（三）利用信息技術，實現檔案登記與統計數字化。檔案登記的結果是統計的重要素材和基礎。在第一次做全國檔案事業統計年報工作時，發現檔案利用資料及效果登記本中，有的編號在登記過程中不注意填寫，而其它數據也以紙質臺賬登記為主，平時工作中倒是沒什么影響，但在年底統計時問題出來了，統計費時也費力，針對此情況，我在平時的日常業務工作稍稍進行改動，在檔案利用登記本上增寫了查閱序號，并及時把相關的查閱數據輸進Excel表格中去。同時又把歷年的檔案館藏情況、檔案利用情況、檔案工作人員情況及庫房面積情況等各類紙質版臺賬都輸進了Excel表格。現在的檔案統計編研工作，已經基本實現了各類數據信息化管理，隨時都能快速調閱并篩選出各類數據信息，即擺脫了時間和空間的限制，又提高了工作效率。（四）有效推進項目檔案資源建設。在基建檔案查詢利用過程中，發現基建檔案歸檔率低，基建設計圖紙查中率低，此現象的產生除了和基建檔案周期性長且來源分散特性有關外，還與兩部門檔案管理人員信息溝通不暢有關，所以材料難收集齊全。鑒于此原因，也為了盡快熟悉科技檔案管理工作，本人主動與基建科科長聯系，反客為主，全程參與了基建檔案逸夫樓和東區學生公寓的檔案收集、分類、組卷、編目、裝盒及歸檔入庫工作。結合《科技檔案管理學》知識，熟悉了項目檔案的運作模式，形成了清晰的項目檔案工作思路。并針對以后校園建設、維修及改造過程中形成的基建檔案，與基建科達成共識，本人主動參與，根據工程建設施工進度開展情況適時收集產生的檔案，先集中存放在檔案館內一專門場所保管，等工程項目全部竣工、驗收完畢后，再協助基建檔案管理員完成該項目的檔案整理歸檔工作。所以現在的基建項目的整理歸檔中，基建檔案的歸全率明顯提高，館藏資源越來越豐富，館藏結構也日趨合理。

四、總結