導語：如何才能寫好一篇企業檔案管理論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

隨著網絡計算機科學與人工智能的發展，現代國有企業的信息化建設越來越完善，但，在完善的過程中，卻把國有企業檔案管理工作拋到了九霄云外，忽視了國有企業檔案管理在國有企業當中的作用與地位，信息化與網絡化已成為了當今時代的主流。與國外發達國家的優秀企業相比，我國國有企業由于機制不健全、抗風險能力低等特點更需要注重內部檔案管理系統的建立與改革，推動國有企業檔案管理的變革，不斷提高國有企業檔案管理的整體的水平，努力把自身打造成國際競爭力強的具有中國特色的新型國有企業。促進國有企業的可持續發展。

二、現階段國有企業檔案管理工作中存在問題的解決對策

1.提高認識，增強責任感

提高對檔案管理工作的重視程度是開展檔案管理工作的前提。單位領導要加強對檔案工作的重視，充分完善檔案資源和信息的建設。首先；通過開展相關會議、講座和展覽對檔案管理工作加強宣傳，調動全體員工的積極性，及時普及檔案管理工作的基本知識；其次，為了提高管理人員的專業水平和實際工作能力，在工作中，加強對檔案管理人員的培訓，定期組織檔案管理培訓班，鼓勵檔案管理人員學習新的知識，掌握新的技能，提高思想政治覺悟；最后，檔案管理人員也要樹立終身學習的思想意識，不斷加強自身修養，積極參加進修學習課程，不斷總結工作中的經驗，增強責任感，提高自己的專業技能。

2.做好管理活動，創新管理方式

首先，要建立完善的接收、征集制度。國企的檔案管理部門要變革過去等其他部門上門移交文件資料的模式，而要運用事前監控收發文件、登門尋求等形式，做到檔案適時收集。其次，還要豐富檔案收集的范圍，不能僅僅局限于以紙質為載體的檔案，而應把與企業生產經營活動有關的各種照片、影像等其他載體以及各種具有保存價值的實物納入其中。最后，要加強信息網絡等先進技術的使用，構筑龐大、便捷的檔案管理信息網，充分發揮信息網絡的輻射作用，實現檔案信息資源共享。

3.提升檔案管理工作人員的綜合素養

首先，選拔檔案管理工作人員要拓寬視野，注重從企業各個部門挖掘人才，尤其是那些學歷高、知識廣、細心勤快、熱愛檔案管理工作的人才，并通過建立嚴格的考試、競爭上崗和審批等程序，從源頭上保證國企檔案管理工作人員的素質；其次，國有企業還應積極創造條件，建立和完善檔案管理工作人員的再教育機制。如可將檔案管理人員送去高校或檔案主管部門進行相關的檔案管理理論學習或業務培訓，使他們在充分拓展現有知識的同時，也能全面提高自身素質，從而在根本上滿足形勢發展和實際工作的需求；最后，采取“請進來、走出去”的辦法。一方面，請檔案主管部門的領導和業務專家上門指導；另一方面，組織檔案管理工作人員到一些模范企業參觀學習檔案管理先進經驗和業務流程。

4.引進新技術

隨著計算機科學與人工職能的發展，國有企業要在現代企業制度的基礎上，將網絡技術引入國有企業檔案管理的工作中去，從而不斷改進國有企業檔案管理的工作方式與工作形式，使國有企業的檔案管理工作能夠突破時空的限制，不斷提高國有企業檔案管理工作的效率與質量。

三、結語

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1.集中管理模式形態民營企業檔案集中管理模式，則是民營企業在企業內部設立專門的檔案管理機構，對企業自身所產生的檔案進行統一化的管理。集中化的民營企業檔案管理，能夠對企業自身的檔案進行妥善、科學地整理、儲存、調用。因此集中化的民營企業檔案管理具有以下優勢：首先，民營企業內部的檔案管理機構擁有較為集中化的檔案管理權力，使得檔案管理得以統一化的指導，對于保證企業檔案的真實性、安全性有著重要的意義。其次，在集中化的檔案管理模式之下，民營企業檔案管理工作行成了一條流暢的程序，使得檔案管理中的各個環節都能夠順利進行。最后，集中化的檔案管理使得企業可以制定一系列規范化的檔案管理制度，企業檔案能夠在規章制度的約束之下更為順利地進行。

2.分布管理模式形態我國的民營企業中，許多企業都沒有足夠的能力實現集中化的檔案管理，這些企業，可以選擇分布管理模式，企業檔案的分布管理又可以分為兩種管理形式，一種是企業檔案分級管理，而另一種則是企業檔案分散式管理。企業檔案的分級管理既能夠適用于多家子公司合作而成的大規模民營企業，也能夠適用于單一的小型民營企業。而企業檔案分散式管理，則是民營企業內部不再設立集中的專門的檔案管理機構，而是讓企業內部各個部門之間對自身所產生的檔案進行自主化的管理。分散式的檔案管理工作較為靈活，節省了檔案管理中的諸多環節，提高了檔案管理的效率。并且分散式檔案管理具有分工明確、職責明顯的特點，填補了檔案管理中的空白，使得檔案管理更為可靠。

二、按照管理內容劃分為兩種管理模式形態

1.單一管理模式形態民營企業檔案管理中，選擇單一管理模式，其前提是民營企業對檔案進行自主管理、集中管理。而民營企業單一管理模式的本質只是對企業檔案進行整理與保管。這種管理模式主要是適用于一些剛剛起步的民營企業，這時候的企業能力有限，還不足以對檔案信息進行開發和大規模的運用。民營企業在創業初期選擇這一種檔案管理模式，能夠將企業對檔案管理的精力集中于檔案的整理與保存，從而在保證企業檔案完整性的前提之下，為企業節約更多的人力物力，使企業能夠有更多的機會致力于自身的發展。另外，除了創業初期的企業可以選擇這種管理模式之外，一些對于檔案信息的整合要求較低的民營企業也可以選擇這種管理模式，通過檔案管理的合理進行，促進企業自身的快速發展。

2.綜合管理模式形態企業檔案的綜合管理模式，則是在單一管理模式的基礎上，將檔案管理中的整理、保存以及情報整合、信息利用等功能全部發揮出來，實現民營企業檔案的整體性管理。這種檔案管理模式，不僅整合了檔案管理工作的各個環節，并且融入了大量的現代化管理技術、先進的信息科學等，使得企業能夠通過檔案管理，及時掌握經濟發展、信息傳播中的先進資源，不僅提高了企業檔案管理的積極性和實際效率，同時還為企業發展帶來了潛在的動力。企業檔案綜合管理模式所針對的不僅僅是紙質文件，企業所要建立的也不僅僅是檔案室，而是針對信息化的檔案資源，建立起一個包含豐富檔案信息的企業檔案管理中心，聘用專業化的管理者，運用先進的科學技術和管理經驗對其進行管理，實現企業檔案管理效益最大化。

三、按照管理層次劃分為三種管理模式形態

1.檔案實體管理模式形態企業檔案管理中，最為基礎的就是檔案實體管理。這種管理模式中所包含的內容必須最為全面，企業發展中所產生的檔案必須全部記錄，并保證其始終完整，這就要求在檔案實體管理過程中的信息收集、檔案整理、檔案保存等各個環節中都必須杜絕信息的遺漏，才能保證在以后調用檔案信息時，能夠得到真實、完整的檔案。在過去的企業檔案管理歷史中，檔案管理者最為注重企業檔案的實體，這時由于受到科學技術、管理理念等各方面的限制，企業檔案的內容完全依賴于檔案的載體，這也就意味著，企業檔案一旦出現錯誤、遺失、疏漏，將會嚴重影響檔案的真實性、可靠性與安全性。因此，企業投入大量的人力物力去建設專門的機構來對企業檔案進行妥善的管理。

2.檔案信息資源管理模式形態隨著社會文化與科學技術的發展，社會進入了信息時代，信息的觀念逐漸地進入了人們的思想，而信息資源的管理理念也在不斷地影響著企業檔案管理者，再加之我國政府加大了對企業檔案信息資源的重視程度，企業對于檔案管理的重點由原本的檔案實體管理逐漸地向檔案信息資源管理進行轉移。在檔案信息資源管理模式之下，企業檔案的內容不再完全依賴于檔案實體，而是通過檔案管理者對檔案實體進行加工，得到檔案信息資源，并對其進行整理、保管和利用。這種檔案管理模式不再依賴于紙質的檔案信息載體，而是需要先進的信息技術和專業化的操作手段。隨著大量的企業加快了檔案信息資源管理的腳步，在企業檔案信息庫中，企業的檔案信息越來越豐富，這不僅更有利于企業自身的檔案管理工作，節約檔案管理空間，更有利于實現企業之間的檔案信息資源共享，加快了企業之間的信息交流，形成更為透明化的企業發展環境。在這種檔案管理模式之下，民營企業獲得了更大的發展機遇，得到了更多的參與市場競爭的機會。

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關鍵詞：城市軌道交通；會計檔案；檔案管理

一、會計檔案管理的內容

根據最新的《會計檔案管理辦法》【中華人民共和國財政部國家檔案局令第79號】，下列會計資料應該歸檔：（一）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；（二）會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔賬簿；（三）財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告；（四）其他會計資料，包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。從該管理辦法可以看出，會計檔案管理內容非常廣泛，涉及日常會計工作全過程，包括出納、會計、稅務、報表等全部會計人員產生的會計資料，給會計檔案管理造成很大困擾與難度。

二、會計檔案管理現狀及原因分析

目前，全國各城市軌道交通企業，除北上廣深等幾個大城市建設時間較長，其他大部分城市剛剛興建地鐵，日常工作主要圍繞地鐵新線建設與開通進行，能把日常工作做好，已經疲于應付。受建設工期影響，一線業務部門工作重點在現場，確保工程質量安全與進度。據筆者調查研究，目前各城市軌道交通企業連建設檔案管理尚無完善的制度與流程，會計檔案管理雖有國家法律規章規定，但實際執行情況及效果并不容樂觀。銀行余額調節表因為事務所審計，情況相對較好，會計報表，納稅報表，增值稅進項發票底聯等非日常用會計檔案管理要求尚不理想。很多公司目前按照辦法規定，憑證與會計報表都能完成，但時間有所滯后，延長兩三個月是常態，半年后裝訂憑證也非少數。至于辦法里規定的其他會計資料，基本無暇顧及，最終嚴重影響項目竣工財務決算與國家驗收。會計檔案管理現狀不理想，其完善程度與國家要求甚遠，經過綜合分析，既有主觀因素影響，也有客觀因素影響；既有外部因素影響，也有內部因素影響。(一)內部原因1.領導不夠重視，檔案管理員身兼多職。按照辦法規定，公司應設立專門的會計檔案管理機構，但現實情況是很多公司因各種原因，財務人員編制比較緊缺，很少設立專門的會計檔案管理人員，一般由部門文員兼會計檔案管理員。財務部門資料很多，特別是各種收款付款單據、票據量很大，管理要求高，文員很難投入足夠資源與精力于會計檔案管理。只有會計師事務所審計、政府審計要求提交各種資料或者積壓太多時，才進行憑證裝訂等工作。這也從側面說明領導對會計檔案管理工作尚不夠重視，覺得沒必要投入專門人力資源開展會計檔案管理工作，等其他工作完成后，再來整理會計檔案也來得及。2.根據財務部門內部分工慣例，會計檔案管理一般都設有財務部會計核算模塊。會計核算本身工作繁瑣，且工作量較大。特別是新公司，業務與財務制度流程不太完善，會計核算也不太規范，財務人員平花費大量時間與業務部門進行溝通等工作；除此之外，與公司外部門各項溝通，如會計師事務所審計、政府審計、稅局稽查等，也需要大量溝通協調工作。這種工作現狀造成會計檔案管理工作也難以按時開展。3.大多數企業對于財務信息化投入較大，沒有信息化建設，財務管理無法有效進行對于會計檔案管理信息化建設，停留在手工時代水平。會計檔案都是各種紙質材料，包括各類憑證、原始出入庫單、發票、收據、各類批文等，這些資料作為憑證附件存在。每個月按時把憑證收集完善、整理、入盒、編號，然后做個檔案臺帳記錄，由會計檔案管理員放在個人電腦進行共享，供大家使用。整個檔案管理過程，幾乎全手工操作，很少借助現代信息技術，所以，這么多年會計檔案管理水平一直沒有很大發展與進步，越來越跟不上公司與時展。(二)外部原因1.會計師事務所審計對公司財務管理有較大約束力，但更多關注于會計報表層面，并不會過多關注會計管理細節，特別是會計檔案管理。在年報審計中，公司只要能提供會計憑證及事務所要求的會計資料即可，事務所并不會檢查會計檔案資料是來自于具體經辦會計手里，還是來自于會計檔案室。這就造成會計檔案管理沒有硬性外部約束。2.對于城市軌道交通項目，建設項目最后一環就是項目竣工驗收。目前，根據國家驗收標準有十三項專業驗收，其中就有一項檔案驗收，如果檔案驗收通不過，即整個項目竣工驗收通不過。需要關注的是，項目竣工驗收里的檔案特指工程檔案，即與工程相關的招標、合同、圖紙、變更資料等，會計檔案并不是檔案驗收關注的重點，正是這點恰恰造成公司把更多精力放在工程檔案管理，而忽略了會計檔案管理。

三、會計檔案管理不完善造成的影響

會計檔案管理工作，雖然在一般人眼里并不是十分重要的事情，但如果管理不到位，其對日常財務管理及最終項目驗收均有重要影響，具體如下：（一）會計日常工作中，由于各種原因經常需要查閱憑證，檔案歸檔不及時，就會造成憑證在經辦會計或出納手中積壓，時間越長、積壓越多，這時查找憑證往往需要耗費更多的人力物力進行查找，造成管理成本不必要增加。另外，由于會計檔案不及時裝訂、歸檔，且分散在不同會計人員手中，造成憑證丟失的風險大大增加，且有些重要資料如原始發票等資料一旦丟失，給公司、個人造成的損失會更加巨大。（二）軌道行業投資巨大，是政府關注重點。所以，各種政府審計、專項審計層出不窮，為了應對各項審計，會計檔案管理不到位、不完善，就會導致提供各類資料時手忙腳亂，一來效率很低，提交資料時間較長；二來造成外部審計人員對公司不滿意，甚至認為公司不配合審計工作，故意不提供相關資料。（三）城市軌道交通項目作為關系國計民生的重大工程項目，通過國家項目竣工驗收是對國家對人民最好的答復。如果日常會計檔案管理沒有規范，到項目竣工決算時資料不全或難以查找，會極大影響項目竣工財務決算。

四、關于完善會計檔案管理的建議

針對會計檔案管理工作不完善，結合上述原因分析及其造成的影響考慮，針對不同的原因采取不同的措施，具體如下：（一）提醒公司領導重視，加大資源投入公司領導重視是做好會計檔案管理工作的重要前提，只有領導重視，這項工作開展就會順暢很多，投入到這項工作的資源將會大大加強。（二）會計檔案管理工作制度化、流程化、標準化由于會計檔案管理工作是整個會計管理工作最后一個環節，所以，有必要把會計檔案管理工作制度化、流程化、標準化，把流程做細，工作分配到人，前置環節定到具體時點。當然，要想把這些工作落實到具體工作來，還需要做好會計檔案管理宣傳與培訓，讓會計檔案管理思想深入每個會計人員之心。將會計檔案管理當作會計工作的最終目標，然后按流程倒推給每個環節設置時間節點，且這個時間節點作為硬性要求，非特殊情況不得變化，比如每月5號收齊所有銀行對賬單，每月10號收齊所有銀行余額調節表，每月15號收齊上月會計憑證等。（三）加強全過程管理，從事前規劃、事中執行跟蹤、事后檢查反饋因為會計工作日復一日，年復一年像大氣循環一樣重復，從不間斷，所以，只有把會計檔案管理工作當作標桿，上個月完成這項工作，下個月才能正常開展。否則就像駱駝背上的稻草，越來越重，最終會被最后一根稻草壓跨。這里特別要提醒一點，因為會計檔案涉及人員較多、環節較多、流程較長，設計一個良好的制度流程特別重要，且要有專人監督實際執行情況，把監督工作制度化、流程化、規范化，及時向領導反饋問題并及時跟蹤解決，方能做到萬無一失。（四）加大信息技術資源投入，利用信息技術手段提高會計檔案管理工作效率，降低管理成本如今是信息時代，會計檔案管理工作也要跟上時代步伐，如上所述，如果技術手段還停留在紙質層面，進行整理、歸檔、查閱，提高效率非常困難，只能靠人力投入來實現。目前，全球發展趨勢是財務共享中心，其會計檔案管理是基于IT技術發展，引入了影像系統、報賬系統、ERP系統、銀企直聯系統等一系列業務財務系統，利用大數據、云存儲平臺等技術手段來提高會計檔案管理效率，并且使得管理成本大大下降，提高公司內部、外部人員檔案使用滿意度，為項目竣工驗收打下堅實基礎。

作者:陳玉均 單位:廣州地鐵集團有限公司

參考文獻：

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[2]財政部.企業會計信息化工作規范.財政部財會[2013]20號，2014.

[3]孔繁杰.創新檔案管理打造綠色賬本.中國檔案，2015（02）.

[4]張育強.財務共享模式下的會計檔案管理工作探究.會計之友，2010（12）.

[5]孫紅雁，邱明東，王櫻華.淺探信息化條件下會計檔案的電子化管理.商業會計，2012（10）.

[6]楊茜雅.電子會計檔案實現機制研究.檔案學研究，2015（02）.

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關鍵詞：電力企業；招標采購；檔案管理

進行電力建設過程中，需要及時的進行項目采購，確保降低建設成本，保障電力項目的建設質量。但是具體采購過程中，如果沒有完善的管理措施，不控制不了資金的使用情況，甚至出現挪用公款，中飽私囊的問題，因此必須科學的對招標采購資源進行分配，然后嚴格監管采購成本，把企業的經濟利益放到第一位，下面就先分析其中的漏洞。

一、招標采購檔案管理中所存在的問題分析

1.管理規范中的問題分析

對電力企業的建設項目進行招標和采購，就是要各個供應商在公平競爭的情況下，把電力建設中需要使用的多種物資，利用投標和招標的方式進行購買，其優勢就是市場透明公開，電力企業可以獲得價格便宜，質量有保證的建設物資，在我國經濟不斷發展的情況下，招標采購事業也日益繁榮，但是也暴露出了一些問題，例如監管規范存在很多漏洞。采購和招標都是新興項目，其制度也有待完善，一般都是在不斷發展發現中提出問題，然后予以解決，對該制度進一步完善。其是一個長期的過程，不能畢其功于一役。而電力企業進行招標前，一定要先設置嚴格的規范制度，這樣才能很好的對其行為進行約束。由于企業沒有系統的招標方式，因此導致采購流程隨意，少部分企業有嚴格的規范，但是在落實不到位，其具體效果也很難體現。很多招標行為都是暗箱操作，導致項目不能正常建設。除此之外，一些招標部門管理職能劃分不清，監管工作不到位，再加上監管人員配合不默契，招標期限一拖再拖，因此必須完善招標采購的監督機制。

2.審查制度存在問題

在招標的審查工作中，供應和編碼是主要問題。第一，項目和需要的物品編碼不匹配，而對物資監管中，也沒有一個相對統一的程序。第二點，少部分企業得到物資后，需要驗證物資的質量，但是企業內部在這方面并沒有資質，但是還是進行驗證，導致物資質量級別不符合要求。除此之外，大部分企業都沒有認識到審查的重要性，實施招標前沒有進行調查分析，物資的種類、質量情況，以及單價都不了解，這樣沒有標底的招標很容易被太高招標價格，不利于企業的發展。

3.人員管理方面的問題

由于對人員監管不力，致使虛假招標情況層出不窮，如果預先確定了中標者，那么招標方會單方面提高招標的條件，進而排擠其他的競爭對手，除此之外，一些招標人員和招標方串通一氣，利用陪標進行競爭，極大的損害了第三方的利益。進行評價時，有很多非理性干擾因素存在，沒有一個可操作的定量化依據。部分評標人員違背了公平原則，只是迎合項目企業提供的建議，破壞了正常的管理流程和秩序。

二、電力企業建設中招標采購檔案管理的對策分析

1.對選擇程序進行完善

供應方對于電力企業的建設很重要，直接影響企業項目的質量。采購的物資方是企業的重要合作伙伴，其合作效率在于二者之間的工作流程，供應方為企業提供可靠的資源，其有分享利益的權力，但是也要承擔一部分建設風險。因此電力企業在選擇時要有一定的標準，在合作前對工作流程中的問題加以分析，然后一同采取解決措施，改變被動的執行方式，優化操作流程。確定供應方前，應該對所有企業都采取一視同仁的態度，提供一個公平競爭的平臺，以市場為導向，主要降低采購成本。確定供應方數量時，可以結合企業的實際情況，然后對建設風險進行預測，采購來源不能單一，除此之外，有效降低附加采購經費，讓企業利益最大化。

2.完善合同監管工作

在擬定建設合同過程中，采購部門要積極參與到合同具體條款的協商中，然后對采購流程進行確定，如果現有流程存在問題，就是提出和修正。對驗證人員、評判規則和驗證方法都要仔細商榷，如果有不利的情況及時提出，避免成為既定事實[1]。在執行建設項目時，可能遇到多方面的阻礙，因此在合同中就要預先規定好，增加一些有約束力的條款，對制造商的級別，以及分包資質都要進行合理約束。進行協商過程中，一定要限制物資采購的范圍，這樣可以盡早確定建設資金的分配[2]。形成合同的時候，采購企業的人員應當對信息途徑進行擴展，掌握越多對企業有利的信息越好，對于合同中有關關鍵技術的條款，采購人員要格外的重視，避免項目業主利用這些條款來約束電力企業。簽訂合同人員要和項目設計人員進行溝通，對服務的種類，服務的要素、采購期限，以及施工單價進行了解，對各種風險因素進行衡量[3]，做好一切的準備和防范措施。總而言之，在進行合同簽署中，必須全程進行有效的合同監督，確保電力企業的合法權益。進行物資采購過程中，先檢查物資的質量情況，如果發現嚴重的質量隱患，應該立即提出，不要隱瞞，通過協商進行解決，堅決不能回避或視而不見。

3.加強人員管理

任何工作和項目都是由人來完成的，人在這方面處于主導地位，如果相關崗位的人員沒有很高的職業素養，那么制定再合理的規章制度也會出現問題，為了避免中飽私囊、內部人員和物資供應者勾結等損害電力企業利益問題的發生，必須加強人員道德方面的學習，然后在崗位上考核，重要崗位必須讓業務骨干來擔當，監督人員部門也要做好監督工作，切實把企業利益放到第一位。

三、總結

隨著我國經濟建設的發展，電力項目工程也逐漸增多，因此企業在這方面的投入也開始加大。在電力項目建設中招標是有效的采購模式，如果招標工作出現問題，將會直接影響電力設施的安全運行，相關的采購部門必須加以重視，完善管理制度，在合同簽署中積極參與，提供有建設性的意見，切實做好本職工作。

作者:陳曉燕 單位:貴州電網有限責任公司物流服務中心

參考文獻

[1]王建軍.電力企業重點建設項目檔案工作“全過程”管理探索[J].檔案與建設，2014（，2）：78-80.

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檔案管理工作的開展離不開先進的思想意識，而先進的思想意識的產生，則需要積極、有效的宣傳來作為保障。企業內部要提高對檔案管理工作的認識，并且定期的組織企業內部參與檔案管理工作以及各部門交叉人員進行學習，了解國家有關的法律法規，并且將檔案管理發揮政策的學習納入企業內部標準培訓流程當中。企業管理者在開展建筑工程項目中，要對于自身的檔案服務范圍進行拓展和跟蹤，積極地實現綜合化、一體化以及跟蹤化的檔案服務。針對于企業檔案管理工作人員素質培訓上，要積極地組織相應的培訓活動，讓員工主動參與進去，不斷提高檔案管理的意識與觀念，重視檔案管理工作，不斷提高業務水平和職業道德修養。檔案管理工作的開展，需要各部門予以全面的支持。只有保證宣傳工作的效果，才可以保證各項檔案資料及時地進行歸檔和提交，保證檔案資料的時效性。

2規范管理

建筑施工企業在開展檔案管理工作時，要對于相關的檔案管理行為進行規范化操作，通過制定一個統一的標準來執行，可以有效地提高管理效率，實現規范化的檔案管理。一般來說，建筑施工企業的檔案分類可以分為文書檔案管理、聲像（照片、錄音、影像、獎牌、證書等）檔案管理、會計檔案管理、科技檔案管理（如科研檔案、工法、工程施工竣工檔案）等。不同的檔案類型要按照經營管理、行政管理、生產技術、科研技術、設備、會計、工程建設、特殊等不同類別進行管理，并且對于不同檔案的歸檔上要做好分類存放。對于檔案管理行為上，還要制定相關的存放、保密以及查閱條例，并嚴格遵守，從而有效地提高整個檔案管理工作的條理性和規范性，提高檔案的利用效率。檔案管理者要對企業檔案資料歸檔范圍的確定，制定企業檔案管理方面的規章制度，收集整理企業各類檔案資料，對檔案資料分類整理、裝訂、裝盒、編目錄、編案卷側面卷脊，按保管期限分類上架存放，同時編寫相應的檢索目錄。

3信息化建設

企業的檔案管理工作開展，需要與時俱進地進行創新和改進，引入信息技術，實現檔案管理信息化是現階段企業檔案管理工作的必然趨勢。檔案信息是企業技術進步和發展的重要信息資源，也是提高企業競爭力的關鍵。通過對信息化技術的應用，構建一個科學的檔案信息管理平臺，可以實現對信息的充分利用，并且高質量、高效率地對檔案信息進行匯總管理，提高了檔案服務水平。隨著辦公自動化系統的應用，電子檔案逐漸成為了檔案資料中的重要一種。通過檔案信息管理系統的應用，可以實現對電子檔案的安全保管，配合采用刻錄等方式，可以有效地提高檔案信息的安全性。對于一些重點、機密檔案管理上，檔案信息管理系統可以實現對權限的有效分配，實現了檔案保密的功能。

檔案管理工作中，紙質文件與電子文件的保存要做好共存與處理，在對紙質檔案歸檔的同時，也要做好電子文件的及時歸檔，對重要的紙質文件、實物文件通過掃描翻拍等手段進行數字化轉換。另外，檔案信息的管理上，要不斷地對檔案保管條件進行提高，并且對檔案信息的保管設備進行及時地更新與檢查，避免檔案信息被破壞。檔案信息的使用中，要做好相關的審批，保證查閱檔案人員的查閱經過嚴格的授權，并嚴格遵守相關的保密要求。信息化建設的過程，可以有效地將傳統檔案管理工作中的不足和局限進行改進，提高了管理效率，并且實現了檔案信息的高效利用。

4做好檔案服務

檔案管理工作的開展，其最終目的是為企業的經營生產提供服務。在檔案信息管理的過程中，也要重點關注對檔案信息的開發與利用。對建筑施工企業來說，檔案信息中包含了很多技術方面的信息，是企業施工過程中技術和經驗的匯總，是企業智慧的結晶，是眾多工程師的心血。在工程檔案的管理與利用上，對于一些圖紙、資料，檔案管理人員要進行科學地處理，并且及時地提供給相關部門進行利用。通過對于檔案的科學整理，可以有效地為企業技術創新提供科學依據。與此同時，很多榮譽、資歷、工程案例等檔案也是企業參與招投標中的重要籌碼。檔案管理者及時地將此類信息匯總交給相關部門，也可以提高企業的市場競爭力，提高業務部門的業務開展效果。檔案管理工作的服務對象是整個企業，工程檔案的管理和利用要具有一套標準的服務流程，不斷地拓展檔案的利用范圍，滿足企業各個部門對檔案資料的需求。

5結束語

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檔案管理工作的開展與施工企業的日常運營管理有著密切的管理，企業管理者要重視當昂管理工作的開展，并且將檔案管理工作納入到企業發展戰略層面上予以重視。在生產經營中，工程管理部門要組建專門對工程檔案管理的隊伍，對于工程檔案進行統一的協調和管理，并且指派專人負責專項檔案管理工作。建筑企業管理者要對于相關的管理制度進行不斷的完善，并且構建一套科學的檔案管理組織，通過落實不同崗位的職責和權限，層層把關的保證檔案管理工作質量。在日常檔案管理工作開展的過程中，管理者也要通過定期舉辦會議，并且制定和落實工作任務計劃，有條不紊地將檔案管理工作抓好。

2加強宣傳

檔案管理工作的開展離不開先進的思想意識，而先進的思想意識的產生，則需要積極、有效的宣傳來作為保障。企業內部要提高對檔案管理工作的認識，并且定期的組織企業內部參與檔案管理工作以及各部門交叉人員進行學習，了解國家有關的法律法規，并且將檔案管理發揮政策的學習納入企業內部標準培訓流程當中。企業管理者在開展建筑工程項目中，要對于自身的檔案服務范圍進行拓展和跟蹤，積極地實現綜合化、一體化以及跟蹤化的檔案服務。針對于企業檔案管理工作人員素質培訓上，要積極地組織相應的培訓活動，讓員工主動參與進去，不斷提高檔案管理的意識與觀念，重視檔案管理工作，不斷提高業務水平和職業道德修養。檔案管理工作的開展，需要各部門予以全面的支持。只有保證宣傳工作的效果，才可以保證各項檔案資料及時地進行歸檔和提交，保證檔案資料的時效性。

3規范管理

在開展檔案管理工作時，要對于相關的檔案管理行為進行規范化操作，通過制定一個統一的標準來執行，可以有效地提高管理效率，實現規范化的檔案管理。一般來說，建筑施工企業的檔案分類可以分為文書檔案管理、聲像（照片、錄音、影像、獎牌、證書等）檔案管理、會計檔案管理、科技檔案管理（如科研檔案、工法、工程施工竣工檔案）等。不同的檔案類型要按照經營管理、行政管理、生產技術、科研技術、設備、會計、工程建設、特殊等不同類別進行管理，并且對于不同檔案的歸檔上要做好分類存放。對于檔案管理行為上，還要制定相關的存放、保密以及查閱條例，并嚴格遵守，從而有效地提高整個檔案管理工作的條理性和規范性，提高檔案的利用效率。檔案管理者要對企業檔案資料歸檔范圍的確定，制定企業檔案管理方面的規章制度，收集整理企業各類檔案資料，對檔案資料分類整理、裝訂、裝盒、編目錄、編案卷側面卷脊，按保管期限分類上架存放，同時編寫相應的檢索目錄。

4信息化建設

企業的檔案管理工作開展，需要與時俱進地進行創新和改進，引入信息技術，實現檔案管理信息化是現階段企業檔案管理工作的必然趨勢。檔案信息是企業技術進步和發展的重要信息資源，也是提高企業競爭力的關鍵。通過對信息化技術的應用，構建一個科學的檔案信息管理平臺，可以實現對信息的充分利用，并且高質量、高效率地對檔案信息進行匯總管理，提高了檔案服務水平。隨著辦公自動化系統的應用，電子檔案逐漸成為了檔案資料中的重要一種。通過檔案信息管理系統的應用，可以實現對電子檔案的安全保管，配合采用刻錄等方式，可以有效地提高檔案信息的安全性。對于一些重點、機密檔案管理上，檔案信息管理系統可以實現對權限的有效分配，實現了檔案保密的功能。檔案管理工作中，紙質文件與電子文件的保存要做好共存與處理，在對紙質檔案歸檔的同時，也要做好電子文件的及時歸檔，對重要的紙質文件、實物文件通過掃描翻拍等手段進行數字化轉換。另外，檔案信息的管理上，要不斷地對檔案保管條件進行提高，并且對檔案信息的保管設備進行及時地更新與檢查，避免檔案信息被破壞。檔案信息的使用中，要做好相關的審批，保證查閱檔案人員的查閱經過嚴格的授權，并嚴格遵守相關的保密要求。信息化建設的過程，可以有效地將傳統檔案管理工作中的不足和局限進行改進，提高了管理效率，并且實現了檔案信息的高效利用。

5做好檔案服務

檔案管理工作的開展，其最終目的是為企業的經營生產提供服務。在檔案信息管理的過程中，也要重點關注對檔案信息的開發與利用。對建筑施工企業來說，檔案信息中包含了很多技術方面的信息，是企業施工過程中技術和經驗的匯總，是企業智慧的結晶，是眾多工程師的心血。在工程檔案的管理與利用上，對于一些圖紙、資料，檔案管理人員要進行科學地處理，并且及時地提供給相關部門進行利用。通過對于檔案的科學整理，可以有效地為企業技術創新提供科學依據。與此同時，很多榮譽、資歷、工程案例等檔案也是企業參與招投標中的重要籌碼。檔案管理者及時地將此類信息匯總交給相關部門，也可以提高企業的市場競爭力，提高業務部門的業務開展效果。檔案管理工作的服務對象是整個企業，工程檔案的管理和利用要具有一套標準的服務流程，不斷地拓展檔案的利用范圍，滿足企業各個部門對檔案資料的需求。

6結束語

篇7

1.1檔案是企業文化建設的基礎和依據，并服務于企業文化建設

檔案記錄著企業的成長，是企業發展的歷史長卷，記述和反映了企業文化建設的歷史，包含著企業發展過程中做形成的價值觀念、經營哲學和拼搏奮進的精神取向，而這些都是企業的文化建設的前提和依據。企業檔案的有效管理為企業文化建設提供了大量的歷史文獻和各種有效資料和素材，可為新時期企業文化建設提供借鑒和依據，同時營造了濃厚的文化氛圍并樹立了了企業良好的形象。而企業文化也是以檔案為依托，企業文化以檔案形式為表現，檔案多年的文化沉淀形成了企業文化，可以說，企業文化的建設離開企業檔案管理是無法完成的，二者相輔相成，相互促進。

1.2企業文化的發展也影響著企業檔案收集整理和鑒定工作

企業文化作為整個企業的精神和靈魂所在，體現了企業的個性特征和獨特魅力，是企業管理活動的重要組成部分，指導著企業發展的方向。企業檔案是企業文化的組成部分，其存在價值在于滿足企業的發展需要。隨著企業的不斷發展，企業文化也會隨之不斷地完善，企業文化所體現出的價值取向的改變和發展也影響著檔案管理工作，也就是說企業文化若發生變化，企業員工受到企業文化的影響，在收集和整理企業檔案過程中，對企業檔案在收集管理和主觀鑒定，也會隨之發生相應變化。

1.3二者對企業的發展有著相同之處

企業檔案管理和企業的文化建設都共同服務于企業管理工作，是企業管理工作的組成部分，他們共同致力于引導企業員工形成積極的價值取向，共同影響著企業的決策方向，對企業的發展有著推動作用。

2檔案管理對企業文化的作用和功能

2.1檔案管理工作促進了企業文化發展

企業檔案在企業的文化建設中體現了重要的價值和作用。首先，企業檔案記錄了企業發展的成長史，是企業發展歷程的載體。它以文字、圖片、影響資料等呈現著企業成長的點滴，是企業可持續發展的重要資源和精神財富。其次，企業檔案突出了企業文化與眾不同的特色，使企業文化個性的塑造更具針對性。每個企業的發展，都有著自身與眾不同的發展過程，檔案沉淀著不同企業的不同的文化精髓，繼承者本企業的優良傳統，因此，各企業文化形成也各具特色，可以說企業的個性設計和形象塑造都離不開企業的檔案工作。最后，企業檔案為企業員工的文化教育培訓工作提供教材。檔案，取其精華去其糟粕，包含大量的歷史知識，是企業寶貴的精神財富，企業檔案最真實的記錄了企業在發展過程中的相關資料，如企業財務、材料工藝、經營狀況、文化建設等等重要內容，為企業對員工培訓和教育提供了必要的教材資料。也提高了員工的綜合素質，調動了員工的積極性，增加員工對企業的熱愛。

2.2企業檔案與企業文化具有相同的功能

他們工作服務于企業管理工作，是文化與經濟結合的產物，共同組成企業的精神文明建設，企業檔案對企業文化具有以下功能：a.導向功能，檔案工作收集之際便取其精華，擇取積極價值觀資料，將職工引導到企業的發展目標上來，因此企業檔案對企業文化具有導向功能。b.約束功能，企業檔案是企業文化的一部分，是企業的一種無形的文化力量，企業檔案的收集影響著企業文化的建設，并影響著企業的價值觀、行為準則、道德規范等，企業檔案和企業文化共同約束著員工和公司的行為。c.融合功能，檔案管理的收集工作，會將符合公司價值觀的信息搜集起來，使之融合，共同體現企業文化，同時融合職工的思想、行為，使之達成共性。d.凝聚功能，檔案工作推進企業文化，得到員工認同并凝聚人心，團結員工，使員工有歸屬感，從而使員工團結一心，共同為企業發展而奮斗。e.輻射功能，企業檔案使企業形成不同的企業文化，對外則代表不同的形象，并使其對外部有一種輻射力，既樹立了自我形象，又對整個文化建設產生了極大的影響。

3如何有效發揮企業檔案管理在文化建設中的作用

首先，做好檔案的收集工作，企業檔案的收集和累計是檔案管理的最基礎工作，也是企業檔案發揮作用的前提條件。檔案的本質屬性是它的原始記錄性，內容則是它的文化性，檔案資料要求真實、豐富。其次，規范檔案管理，改變傳統的檔案管理觀念和工作方式，增強管理人員的管理意識，重視企業各種檔案管理技術的開發利用，加強檔案的信息化管理，要充分利用當達的電子信息技術，提高管理效果和工作效率。積極引進專業的檔案管理人才，加強對檔案管理人員的培訓，提升檔案管理工作人員的素質，使檔案管理工作更專業化。最后，要定期的反饋工作，定時公開企業檔案。使其自身不斷完善，檔案部門有必要定期對自身工作進行反饋，而企業是由每一個員工的辛勤勞動構成的，因此員工有權利了解企業檔案的內容。要加強企業檔案工作的透明度，是企業的每一個員工都能定期的了解到企業檔案和企業的發展狀況。員工在了解的相關信息后對企業的信任度加強，工作時會更加努力。此外，檔案的管理方法也應當與時俱進，開拓創新，并始終堅持以人為本的原則，在對大意義上實現檔案管理工作對企業經濟發展和員工利益最大化服務。

4總結

篇8

企業檔案信息化的戰略實施是繼制定企業檔案信息化戰略之后的延伸，是企業檔案信息化戰略的實現步驟。要順利推進企業檔案信息化的戰略實施，必須明確以下三個問題[1]。

1.1戰略實施與戰略制定的區別

戰略實施與戰略制定不同，具有自身的特性。企業檔案信息化的戰略實施最根本的特性就是以行動為導向，以實現目的為最終價值。

1.2企業檔案信息化戰略實施的任務構成

企業檔案信息化的戰略實施是其戰略管理過程中的行動階段，它要求將選定的企業檔案信息化戰略加以細化，并制定出實施所需的各項措施并付諸實施。企業檔案信息化戰略實施的任務構成應包括以下具體內容：制定企業檔案信息化的戰略實施計劃；建立相應的組織結構；按企業檔案信息化的戰略要求配置各項資源；實現對企業檔案信息化戰略的政策與程序支撐；根據企業檔案信息化的戰略要求，完成對業務流程的再造；建立相應的協調機制；營造工作環境與氛圍等。企業檔案信息化戰略實施的任務可以歸納為一點，就是如何確保企業檔案信息化的運作方式與企業檔案信息化戰略成功的必要條件達到協調一致。

1.3企業檔案信息化的模式選擇

企業檔案信息化可有多種模式選擇，不同的模式會對企業檔案信息化產生不同的影響。每一種模式都有其特定的適用范圍，正確選擇企業檔案信息化的戰略實施模式，對于企業檔案信息化的順利完成至關重要。參照企業戰略實施的可選模式，企業檔案信息化可以參考以下五種實施模式：

（1）指揮型模式。

指揮型模式強調自上而下的強力推行，該模式可以有效確保戰略的實現，但是會造成具體實施人員主動性與創造性缺失。

（2）變革型模式。

即強調組織體系與業務流程的再造，但再造的組織體系與業務流程容易造成既定戰略邊緣化。

（3）合作型模式。

強調相關部門與人員的集體醞釀與配合，對于多數情況而言，該模式相對可行性高。

（4）文化型模式。

即運用企業文化等柔性力量來保證戰略的順利實施，有利于統一思想和行動，但容易造成管理制度等硬性規范力量的作用弱化。

（5）增長型模式。

強調自下而上的建設方式，以底層的力量來推動戰略的順利實施。所以，根據企業檔案信息化實際情況與特點來綜合考慮各種模式的利弊，做到各種可選模式的靈活、綜合運用，盡最大力量趨利避害。

2企業檔案信息化戰略實施的組織保障與物質基礎

企業檔案信息化是一項系統工程，需要組織體系與物質基礎的有力支持。組織保障與物質基礎缺一不可，組織保障用以理順企業檔案信息化過程中各相關部門的職能關系，確保企業檔案信息化順利進行：物質基礎則為企業檔案信息化提供資源保障，包括資金的投入與各種戰略資源的配置等。

2.1企業檔案信息化的組織保障

企業檔案信息化的組織保障就要以企業檔案信息化的實施為最終指向，聚攏相關部門的職能，建立起多頭協調的組織機制，用以確保企業檔案信息化的組織體系科學高效。優化的組織體系的建立，對于推進企業檔案信息化的順利進行具有重要意義。

2.2企業檔案信息化的物質基礎

企業檔案信息化的物質基礎主要包括優化的投入結構與各類資源的最佳配置，二者決定了企業檔案信息化物質基礎的優劣。企業檔案信息化需要合理結構的投入。軟件與硬件是企業檔案信息化的兩根柱石，共同支撐起企業檔案信息化的基礎平臺。。在這種情況下，及時使用先進的網絡技術和產品，在適當維持對硬件系統投入的基礎上，加強軟件系統的投入是值得考慮的問題。

人力資源、信息資源、技術資源等各類相關資源的配置同樣構成了企業檔案信息化的物質基礎。在企業檔案信息化過程中，要做好各類相關資源的整合工作，加大開發力度，使信息資源建設轉化為企業檔案信息化的推動力。這就要求企業檔案信息化要充分認識自身與資源配置之間的關系，要認真做好相關資源的積累、配置、使用工作，保證各類資源與企業檔案信息化的匹配度，為企業檔案信息化提供良好的資源保障。

3企業檔案信息化戰略實施的軟環境營造

軟環境是企業檔案信息化必需的配套環境之一。“軟環境”是相對“硬環境”而言的。“硬環境”，是指自然條件、地理位置、基礎設施等。而“軟環境”是指與企業檔案信息化相關的政策、政務、法制、文化和教育等人文環境。企業檔案信息化的開展意味著企業檔案工作原有的管理模式和行為模式的改變，為了確保企業檔案信息化順利實施，必須要有良好的軟環境支撐。對于企業檔案信息化而言，企業文化的培育與企業社會責任意識的強化是較易被忽視的兩個方面。因此，我們要充分認識二者對于企業檔案信息化重要意義。這里，可以從培育良好的企業文化和強化企業的社會責任意識兩方面入手，努力營造良好的軟環境。

篇9

1.企業檔案工作管理體制尚未完全符合現代企業制度的要求。隨著中央和地方專業主管機關的撤并與改組,很多企業不再具有對應的專業主管機關,這必然會使部分企業檔案工作的管理出現某種真空地帶。其次,由于企業正逐步走向“自主經營、自負盈虧”的市場主體,檔案行政管理部門在企業檔案工作管理中也遇到不少問題。一方面,檔案行政管理部門疲于進行業務監督指導及一些具體的業務工作,無法集中力量進行有關業務標準、規范、法律、法規等的制定;另一方面,企業,尤其是非國有企業,可能會反感檔案行政管理部門對其具體檔案業務的干預,不予積極配合等等。

2.部分企業重利潤輕投入,造成企業檔案管理的滯后。當前形勢下,企業檔案作為企業資產,它的管理工作的優劣完全由企業自身重視程度決定。現代企業制度更要求企業能最大限度地節約成本,提高效益,企業檔案管理工作是一項需要投入人力、物力與財力等成本的工作,企業必然要求其檔案工作適應生產、經營的需要,必須符合效益原則。當企業檔案工作不能為企業帶來相當于或者大于其成本的效益時,其日益萎縮將成為不可避免的事實。

二、存在問題的原因

撇開外部因素,僅從檔案工作自身來看,筆者認為造成企業檔案工作遭受冷遇的原因有三:首先,現行企業檔案工作微觀管理方式植根于計劃經濟體制,計劃經濟體制下的高成本、低效益始終影響著目前的企業檔案工作,并與現代企業制度的效益原則產生摩擦。這是導致企業檔案工作處于劣勢最根本的原因。其次,企業檔案工作自身在很大程度上仍沿襲了原有的工作思維與方式,未能跟上企業改革步伐,積極服務于企業。這是造成企業檔案工作現狀最直接的原因。再次,企業檔案本身所能產生的效益的隱蔽性使其計量化難度較大,這是造成企業管理層忽略檔案工作的間接原因。為保障企業檔案工作的可持續發展,深化企業檔案工作改革,實現企業檔案管理現代化已成為企業檔案工作自身發展的迫切需要。三、實現企業檔案管理現代化的幾點意見

第一,更新觀念,增強企業檔案管理現代化意識。要實現企業檔案管理現代化,首先要進一步解放思想,轉變觀念,認真貫徹執行各級文件精神,不斷強化檔案管理現代化意識,大膽探索符合檔案工作自身特點的規律,能夠有效為當代中國經濟、政治、文化建設服務的檔案工作理論與方法,建立和完善中國特色的檔案管理現代化體系,堅持一切從我國的基本國情出發,從企業的實際出發,制訂檔案工作目標、任務、方針、政策,創造性地開展計算機技術的應用,要拓寬服務領域,提高質量,增強企業檔案工作的生機與活力。

第二,更新設備,充分利用現代化技術。隨著社會的發展,工作的深入,各行各業的檔案數量逐步增加,依靠人工手段進行檔案管理已遠遠不能適應發展的需要,所以采取現代化手段進行檔案管理工作勢在必行。計算機、多媒體計算機、特別是超媒體的出現,為解決這一矛盾展示了光明的前景。這就需要企業領導及檔案管理人員,從思想觀念上對新技術給予足夠的重視,用新的觀念看待事物,引進使用現代化技術設備,以促進檔案管理工作的健康發展。使用計算機系統管理,可對檔案資料進行復制、掃描、取樣,實現企業檔案數字化。通過人機結合的方式,檢索者只要在屏幕上指出自己所需要的計算機管理程序,就可以將所需的檔案目錄摘要等顯示出來,大大提高了工作效率。

第三,合理用人,培養新型的檔案人才。要理解、尊重人才,關心、愛護人才,要努力創造一個尊重知識、尊重人才的良好氛圍。根據企業檔案工作的特點,要合理用人、留人。知識結構要高、中、低配備,年齡結構要老、中、青結合。要擴大選人用人視野,要選擇有真才實學、有實干精神而又坐得住的人做檔案管理工作。跨世紀企業檔案工作者不僅要有一定的政治理論水平、業務水平,還要有廣博的知識,強烈的開拓、進取意識,尤其要一專多能,既要能熟知檔案管理法規和基本的檔案管理業務知識、技能,還要熟練掌握計算機管理知識和操作技能,盡快實現企業檔案數字化。

篇10

關鍵詞:企業;檔案管理;信息技術

檔案管理是企業管理中的重要組成,與其他方面的管理有所不同,它不是只局限于某一領域的管理活動,也不僅僅是檔案部門和檔案管理人員的事情,而是需要企業中所有人員共同參與的情況下才能取得一定成效的事業。企業沒有創新就失去希望和活力,檔案管理工作也是如此,這就需要企業中全體成員創新思路,全面開拓檔案管理中的各項功能。

1企業檔案的重要性

企業檔案指的是企業在各項經營、生產活動中形成的對社會、國家及本企業具有保存價值的文字、圖標以及聲響等形式不同的歷史記錄。企業在日常的工作當中,注重對各種文件材料的形成和積累,并且按照特定的要求科學的進行分類整理,統一對企業各部門和各種載體檔案進行管理,來使得檔案能夠有效的被利用。

企業檔案的重要性表現為四個方面。第一是,企業的檔案起著企業科技發展過程中催化劑的作用;第二是,企業檔案的科技檔案是企業知識形態的生產力:第三是,企業檔案是社會效益和企業經濟效益的表現形式;第四是,企業的檔案的企業文化中的重要內容,是企業能夠成功的金橋。

2企業檔案管理遵循的原則

2.1分級管理,統一領導企業中的檔案機構要對企業的檔案工作進行統一領導和集中管理,建立起企業內部統一的檔案管理制度,對企業實施全部檔案的綜合管理。

2.2維護企業檔案的安全與完整企業檔案安全的維護,是對企業檔案實施良好的管理和保護,做好檔案的保密工作,嚴格防止企業檔案的丟失、泄密和失密現象的發生,嚴格遵守企業檔案中所包含的事項,來保護企業的知識產群,維護企業的合法權益。

企業檔案完整的維護,從數量上來講,就是要保證企業檔案內容上的齊全配套;從質量上講,就是要保持企業檔案的內在有機聯系和系統性;在范圍上,應涵蓋企業的全部工作活動所產生的各種形式、各種門類的檔案文書,嚴防檔案進行人為地凌亂堆砌和加以割裂。

2.3便于社會和企業對企業檔案的有效利用對企業檔案的利用不只是企業檔案工作的基本出發點,也是企業進行檔案工作的最終目的所在。企業檔案管理工作能夠不斷延續中得到發展的原因就在于它對社會存在一定的利用價值。對企業檔案利用已經貫穿于企業檔案管理中的始終和各個環節,而且,其也是對檔案管理工作進行檢驗的根本標準。

3檔案管理中信息技術的運用

3.1企業檔案載體發生轉變企業實現計算機進行檔案的全程管理之后,適時地實現了信息數據的遠近傳遞處理和交換。在企業的檔案管理活動中,電子文件以其快捷的傳遞速度和辦文進度逐漸取代了紙質文件,電子圖紙也以其手工繪制所無可比擬的優勢而大量出現。通過計算機進行輔助設計使企業檔案設計、存儲、修改和查詢變得方便又快捷。

3.2企業檔案分類發生轉變傳統的企業關于文書檔案、產品檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、人事檔案等傳統分類方案已經被逐步打破,取而代之的是,以企業信息集成系統中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息被分散在幾個管理系統中,計算機按照規定發出指令,根據檔案管理目標隨時調整和設立類目。這種檔案分類的方式更能貼近企業的生產、經營及管理等各方面,分類也將更加詳細、更加科學、更加規范。

3.3企業檔案的接收和保管發生轉變傳統的檔案管理工作是檔案工作者通過參加產品鑒定、重要設施開箱、重要項目建設及技術改造的竣工驗收,來作為企業檔案的指導、監督和接收。在當今電子環境下,檔案人員只有積極的介入文件的形成和保管過程,檔案文件才能被鑒定、保存、編目來提供應用。企業的檔案工作者要在專業人員的指導下學習如何運用專門的檔案信息來接收管理平臺,要懂得如何對檔案進行控制和維護檔案信息資源的有效性、實時性和可靠性,來對電子檔案信息的收集和管理進行掌握。

4加強企業檔案管理的措施

4.1統一規范,建立檔案管理現代化技術標準檔案管理工作的規范化和標準化是企業信息化建設的前提和必要條件。當今時代的檔案管理已經不再是屬于一個特定的部門,它是作為一個系統、一個地區、一個國家甚至是國際的信息交流的一個組成部分。所以,企業檔案管理部門必須要遵循檔案標準化的原則,對收集、編目、整理、檢索、防霉防蟲、溫濕度控制以及安全保護等基礎性的工作,應該嚴格按照統一的標準法則進行規范整理。

4.2提高企業檔案管理工作者的素質首先,是較高的政治素質。企業檔案管理工作者較高的政治素質能夠為企業檔案事業的發展奠定堅實的理論基礎。其次,是較高的職業道德素質。企業檔案管理工作者要樹立為檔案利用者提供優質的服務為準則,來提高其服務質量。同時檔案管理工作者還必須有嚴格的保密觀念,來為檔案信息的安全提供保證。再次,是較高的專業素質。企業檔案管理工作者的專業素質包括:專業的理論基礎、對檔案工作的方法和規律的掌握、精通的檔案業務以及基礎的計算機知識,來使得檔案管理工作由傳統人工操作向現代化管理的轉變得以實現。最后,是創新意識。企業檔案管理工作者在日常的工作當中應當具有開放性,用新的思維來對待新問題,用新的對策和思路來解決出現的問題,把檔案的管理工作提高一個層次。

4.3服務進行創新在信息高速發展的今天,企業檔案管理工作的內容和服務方式與傳統的檔案管理發生了很大的變化,為企業檔案管理的發展提供了巨大的創新和發展空間。企業檔案管理工作人員應該樹立信息服務的理念,在信息服務的方式上,要充分考慮檔案利用者對信息的需求,提供面向利用者的信息利用平臺。企業應該在對檔案信息的需求進行充分調查的基礎上,建立專題,收集和篩選,對相關信息進行深層加工,以先進的科學技術為支撐,為業務部門和企業領導和提供信息服務。

4.4正確處理檔案保密與其利用的關系在企業檔案管理的日常工作中,工作人員要十分重視檔案的保密措施,工作中應盡心盡職。但是受傳統的保密觀念的影響,企業的檔案管理工作普遍存在著重視保護輕視利用的現象。大批的檔案得不到有效的利用,甚至有些價值很高的檔案也被長期的束之高閣,造成了檔案價值的嚴重浪費。有些企業領導不能及時的了解到這一情況,使得檔案管理工作者的價值難以在檔案的利用過程中體現出來。所以,企業檔案管理部門,應該改變傳統的檔案管理觀念,在做好檔案保密工作的同時,切實完善自己的本職工作,來為領導的決策服務。

4.5加強企業檔案管理建設的標準化程度加強企業檔案管理建設的標準化程度可以通過明確規章制度、嚴格遵守企業檔案管理流程以及完善企業檔案管理制度來實現。

總之,企業檔案管理工作并不是孤立的,它是與社會環境發生密切聯系的開放系統。檔案的管理工作應該做到與時俱進,隨著經濟建設發展而不斷的延伸。

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