導語：如何才能寫好一篇檔案管理體系建設方案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞:檔案管理;信息化建設;重要性;保障措施;具體方法

檔案信息化是國家信息化建設的必然要求和重要內容，信息化以信息的網絡傳遞和信息資源的共享為主要特征，檔案信息這一社會原生信息源必將在國家信息化建設過程中發揮重要的基礎性作用。因此，檔案信息化建設具有顯著的時代特征和重要的現實意義。

一、檔案管理信息化建設的重要性

1、可改善檔案管理工作。只有實現檔案作息化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。

2、可用詳實的檔案信息支持決策和管理。決策及時正確，管理措施得當，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。對此，檔案信息有著獨特的優勢，可以發揮重要作用。

3、可為科學研究和知識普及提供智能化服務。檔案信息化，可一次投入，多次產出，遠程服務，資源共享;可縮短二次文獻信息的編著時間，提高檔案信息利用的時效性;可提供豐富的具有地方特色的知識，進行愛國主義教育等。

4、可避免出現“時空黑洞”。隨著計算機網絡技術的發展和普及，電子政務、電子商務等將日趨普及。檔案人員要管好檔案，就是提前介入電子文件和管理工作中，以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發揮最大的效益。

二、實現檔案信息化管理的保障措施

1、經費到位。檔案信息化建設投入是較大的，網絡管理系統的開發建設，計算機、打印機、掃描儀、光盤刻錄機、復印機以及光盤、磁盤等設備的配備都需要經費投入作保障。如何解決好這一問題，對檔案信息化建設至關重要。筆者認為，可由國家撥一部分專項資金，地方政府補助一部分，檔案部門自己籌集一部分，這樣既不增加國家和集體的負擔，又能有效地解決問題。另外，還應鼓勵有條件的地區和部門對口支援貧困地區和部門的檔案信息化建設，促進檔案信息化的均衡發展。

2、制度健全。檔案部門要加強檔案信息化管理的規章制度體系建設，制定文檔一體化制度、歸檔制度、保密制度、鑒定制度、備份制度、查閱利用制度、網絡安全管理制度、機房管理制度、軟件管理制度、操作管理制度、監督管理制度及具體工作人員的崗位目標責任制等，使其具有可操作性，并形成約束機制，確保具體工作的規范有序。

3、技術支撐。檔案信息化的基礎是高科技含量的現代計算機技術的應用，檔案部門應具備相應的技術力量的支持，不僅能夠進行正常的保養維護、安全保護和故障處理等日常工作，還要能適應時展的要求隨時進行技術的更新和升級。為克服檔案部門信息技術力量不足的實際情況，可采取與高校、科研單位合作的方式，取人之長，補己之短。筆者認為，檔案部門與相關部門的合作應由國家檔案部門統籌安排，共同開展相同的科技攻關項目，避免重復性開發和技術的互相封鎖，增強檔案信息化成果的高科技含量和標準化水平。

4、人才保障。檔案信息管理人員不僅應具備過硬的檔案業務知識和技能，還應了解掌握計算機操作、數據錄入、網絡管理、數據庫建設、圖像處理、網頁制作等方面的知識，這就需要檔案部門要為檔案信息管理人員的培訓和進修創造條件，不僅要鼓勵檔案管理人員開展自學，而且要制定規劃，把這方面的內容納入繼續教育中，列入到上崗資格的考試中，作為一項常規的檔案教育培訓內容來抓。

三、推進檔案信息化建設的一些具體方法

檔案管理現代化、信息化，其核心是管理手段的現代化和保護技術的現代化，管理手段的現代化和保護技術的現代化主要是采用計算機及其配套設備，縮微機及其相關設備，保護技術的現代化，主要是檔案存儲環境控制檔案存儲載體更新改造的科學化。要加快檔案管理現代化、信息化的建設，主要做好幾方面的工作。

1、加強領導、提高認識。加快檔案信息化的建設，要更新各級檔案人員的知識結構。檔案事業改革創新，關鍵在于管檔案的人，使檔案信息化有一個明確的引路人。要提高領導的現代化管理水平和業務工作水平，以適應現代化管理的需要。努力把檔案信息化建設作為政務建設的一個重要內容，逐步構建起各地檔案信息平臺，提高工作水平和工作效率、提高服務質量。

2、加大投入、增配軟、硬件設施。

要加快檔案信息化的建設。首先，要舍得投入財力，配置與檔案管理現代化相適應的軟、硬件。當前，各級檔案部門的財力主要來源于各級政府，這就需要做大量的工作，引進資金加快更新改造的步伐。同時，作為上級檔案主管部門，也可以與相關部門溝通協商、共同提出解決問題的辦法，在政策上給下級部門創造條件，使檔案信息化建設加快發展。

3、引進和培養現代化管理人才。

提高人員素質，培養管理人才。積極更新、改善設備和管理手段是實現檔案管理現代化的先決條件，但現代化設備要求管理人員必須有現代化素質。為此，一要努力培養網絡服務需要的系統分析和設計人才、數據分析與開發人才、網絡設計與管理人才。二要積極讓檔案管理人員參加檔案專業現代化培訓和業務培訓。三要抓好檔案專業人員的在職培訓、進修，提高檔案管理人員的知識結構和整體水平。四要加強理論研討，增進學術交流，提高編研水平。

4、提高檔案信息的獲取能力。長期以來，檔案部門主要依靠歸檔制度來保證檔案試實體的收集，并且始終未能擺脫“重藏輕用”的局面。而信息時代，社會將更多地從信息服務的功能上去要求和評價檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強的信息獲取能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網絡的便利和優勢，熟悉網上的檔案信息資源，引導利用者獲得更多的檔案信息。

5、提高檔案信息的鑒定、評估能力。把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者是檔案工作著的一項基本職責，也是利用者評價檔案部門信息服務質量的一個重要標準。網絡環境下，信息量十分巨大，內容十分龐雜，檔案工作者必須具備比以往更強的鑒定評估能力，對檔案信息進行判斷、鑒選、綜合分析，從中捕捉到與特定利用者密切相關的部分，為利用者提供優質的服務。

總之，檔案工作的信息化建設應在檔案信息資源的有序整理的基礎之上加快檔案信息網絡的建設、加強檔案信息資源的開發利用、做好檔案信息化人才隊伍的建設、促進檔案信息資源開發利用的政策法規及標準的制定，同時對欠發達地區，要正確處理經濟瓶頸對檔案信息化建設的制約，從而使得信息化建設成為一個系統網絡。在以知識和信息為主要特征的知識經濟時代，檔案信息存儲和處理的數字化、收集與傳遞的網絡化已勢在必行，我們必須重視和加強檔案的現代化管理進程，不斷加快行業檔案的信息化建設。

結語

隨著科技的進步，信息化已不可避免地進入了檔案管理的領域，因此，新形勢下檔案信息化建設成為歷史發展的必然趨勢。我國社會主義市場經濟體制的建立和逐步完善，檔案工作面臨著從傳統向現代信息化的重大轉變，而如何加速實現檔案管理的信息化，提高檔案的利用水平，成為需要檔案工作者不斷探討和研究的問題。

參考文獻

1、原淑霞 汪萍《淺談檔案信息化管理》[J] 中國病案 2005(10);

2、盛年紅《檔案信息化管理的必要性》[J] 機電兵船檔案 2007(5);

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摘 要 近年來，隨著網絡技術的普及運用，社會逐漸面向信息化、數據化發展，如何保障信息系統運行的安全性、高效性以及準確性是當前各行業急需解決的問題。在大數據的發展步伐中，信息系統的規范化運行維護以及體系建設日趨重要，檔案管理系統運行維護的主要目的是保證網絡系統的高速運行，逐步提高企業檔案管理的信息化程度，以此更好的促進數據歸檔的有效性。基于此，本文簡要提出企業檔案管理系統運行維護以及體系建設的要點，并以石油企業為例，提出當前我國石油企業檔案管理系統工作中存在的主要問題以及解決措施，得以為相關工作人員提供理論參考依據。

關鍵詞 企業檔案管理系統 運行維護 體系建設

隨著信息化技術的快速發展，檔案管理系統在各個領域中的運用更加廣泛，發展空間也隨著擴大。現階段，為了適應社會發展的步伐，企業對其檔案管理系統的運行質量提出了更高的要求，同時，企業檔案管理工作中信息化技術的優勢越來越突出。信息化電子檔案作為新時期企業發展中必不可少一項工作方式以及工具，其運行水平直接關系到企業檔案管理工作的正常運行，尤其是在石油企業中，強化其檔案管理系統的運行維護以及體系建設具有重要的意義。因此，相關工作人員應當積極分析檔案管理運行系統中存在的主要問題并提出有效的措施加以解決。

一、企業檔案管理系統運行維護和體系建設要點

在企業檔案管理系統的運行管理工作中，通過有效的手段維護以及管理一個已經建設完畢信息系統，保障其長期性的順利運行并長時間發揮其運用效益，比新系統的建設更具價值。

（一）企業檔案管理系統任務

在企業檔案管理實踐工作中發現，信息管理系統的運行以及維護并非簡單的維持系統的順利運行，同時，也包含多方面的工作任務，具體如：在保證系統正常運行的基礎上，對系統運行功能的應用加以推廣；不斷充實、修改、更新系統中的信息資源，盡可能避免以及排除檔案系統的運行風險以及系統錯誤；逐漸完善以及強化系統功能；實現檔案信息系統的實時監控；創新相關新系統的建設；充分發揮檔案的利用率等。

（二）企業檔案管理系統建設原則

在企業檔案管理系統的建設過程中，應當遵循三個基本原則：（1）預警性原則。一般來說，企業檔案管理運維系統包括多種預案，爭在系統出現故障性問題或者系統的緊急狀態，能夠及時預警并找出相關應急措施，這對于系統運行維護效率的提高以及運維成本的降低具有重要意義。（2）科學性原則。企業檔案運行維護管理系統的不能處于事務性處理這一局面，同時，各級運行維護系統應當避免問題的重復性處理，逐步實現系統工作的科學化。（3）指導性原則。在實際的系統運維中得出，系統問題的發現以及解Q與系統的完善與開發、系統優化機制以及相關業務流程具有緊密的聯系，因此，企業檔案管理系統運行維護工作具備指導性原則。

（三）企業檔案管理系統建設功能

運行維護技術對于檔案管理系統平臺功能有著至關重要的影響。一方面，系統平臺應當實現問題的分析、處理以及問題反饋的高速運行，保障信息系統的正常工作，以此逐步實現系統數據的準確性目標。另一方面，系統平臺應當具備指導以及操作功能，企業分公司在使用管理系統的過程中，由于存在系統更新、工作人員缺乏經驗、業務變動等問題，常常由于系統缺乏有效的功能指導，應當系統功能的發揮。在系統工作環節，通過有效的指導以最大限度的降低數據故障以及系統故障，能夠降低系統運行維護的壓力，并逐步提高系統運行維護的準確性。

另外，針對企業方案管理系統而言，還應當具備系統優化功能，即在系統運行維護過程中及時發現系統存在的問題，并不斷積累解決問題的經驗，進而通過系統的優化設計以及系統功能的不斷完善，進一步提高系統的運行功能。同時，檔案管理系統也應當具備信息倉庫功能，通過信息倉庫收集系統故障及其解決措施，這對于系統信息的再利用具有重要的意義；信息倉庫也包含信息流轉、系統功能運行指導等方面的信息，能夠為系統的推廣運用奠定良好的基礎。

（四）制度保障體系的必要性

在企業檔案管理系統的運行維護以及體系建設過程中，管理人員應當建設相關制度保障體系，比如系統運行維護管理制度、考核制度以及應急制度等，以此不斷提高系統運維系統的有效性以及實用性。從某種程度上來說，運維制度的完善是系統安全穩定運行的前提，系統管理人員的有效維護，能夠降低系統運行中的風險，有效改善系統工作的質量以及系統服務水平。通過科學的考核以及激勵體制，合理評價信息系統管理人員的行為，不僅能夠激發其工作熱情，同時也能夠有效提升工作效率，促進系統運行維護的健康發展。

二、石油企業檔案管理系統運行維護和體系建設現狀

石油企業是我國經濟產業發展中的重要組成部分，企業管理人員應當提高對于其檔案管理系統維護管理工作的重視，建設統一化的信息資源管理平臺?，F階段，石油企業的檔案管理系統全面記錄著企業的發展歷史，是企業發展方向的一大依據，通過檔案資料的有效分析，不僅能夠明確其自身發展目標、揚長避短，促進企業的長遠發展。同時，通過檔案資料的管理方便與企業領導及時了解其各個單位的發展情況，并以檔案作為實際出發點制定一系列管理方案，保障企業經營的有效性。當就目前而言，我國許多石油企業的檔案管理工作依然存在諸多不足，還需不斷完善和改進。

（一）真實性問題

一方面，現代社會處于信息化發展的新時代，檔案是石油企業中重要的信息資源，管理人員應當確保其真實性。以往的檔案管理模式難以保障檔案信息以及相關重要數據的安全，使用檔案文件時很有可能出現信息篡改或者數據遺失的情況，無法保障信息的安全，極大降低了企業檔案信息的真實性。另一方面，在石油企業中，石油企業的檔案管理系統中多為圖表資料，檔案資料的負責人不明確，無法保障資料的權威性，或者存在檔案資料的刪改情況也難以發現，因此，企業檔案管理的真實性問題是應當逐漸引起重視。

（二）保密性問題

隨著信息化技術的進步，以往的電子式文件檔案或者手寫檔案已經難以適應社會的發展，文件檔案容易出現遺失等問題，極大影響其安全性以及保密性。而使用計算機作為網絡終端，能夠極大提高信息傳遞速度，提高檔案管理的工作效率，但是不利于檔案資料的保密。

（三）長久性問題

隨著辦公系統的數據化發展，許多單位逐步面向無人辦公狀態發展，信息化文件檔案的運用范圍也不斷拓寬。現階段，企I信息、數據均可以儲存在電子檔案中，工作人員只需手動操作就可以在較短時間內得到企業所需要的信息，企業檔案管理的信息化方式簡化了辦公程序，但是一旦計算機出現故障，就會導致檔案信息在較短時間內全部遺失，造成難以估量的后果，影響企業檔案管理的長久性發展。

（四）廣泛性問題

檔案管理按照原來傳統管理制度，利用率并不高，查閱資料難，不能準確、快速的找到相關文檔，檔案不能被廣泛應用。企業檔案管理系統運行維護后，可以快速定位檔案位置，準確找到原始檔案，并能讓存放的檔案內容得到更好的運用，充分發揮歷史檔案資源的作用。

三、企業檔案管理系統運行維護和體系建設措施

（一）庫房的智能化管理

隨著信息化技術的不斷推進，其在企業各個領域的運用更加深入，有關工作人員應當以計算機技術作為基礎，建設全新的、能夠與之適應的檔案庫房管理系統，并充分發揮計算機的優勢，通過其時效性特點逐漸實現庫房的實時監控，有效控制庫房的空調設備以及溫度，在提高工作效率的同時，逐步實現庫房管理的現代化以及智能化。

（二）建設檔案管理相應的網絡

現代化社會的信息數據量不斷擴大，檔案管理部門的工作質量已經逐漸成為企業市場競爭中不可忽視的一個成分，因此，在這一時代中，企業應當不斷完善其檔案管理模式，充分發揮企業檔案管理系統的價值。建設檔案管理系統是改善傳統管理方式中問題的主要手段，信息化系統的建設不僅能夠促進計算機技術在檔案管理中的推廣化運用，同時也能滿足數據量劇增情況下人們的工作需求。企業應當根據自身的實際發展需求，不斷創新更加方便的管理方式，通過計算機的硬件共享，有效建設檔案管理部分與企業其他部門的聯系，實現檔案資源的共享。

（三）提高工作人員綜合素質

在石油企業中，檔案管理工作人員的素質直接影響其工作水平，因此，管理人員應當提高重視，定期組織企業檔案管理系統運行維護管理與體系建設的工作人員開展培訓工作，在提高其職業技能的同時，強化對于工作人員職業素養的培養。同時，石油企業應當加大人員培訓投資，邀請相關專家舉辦講座培訓活動，需要指出的是，在實際的培訓過程中，管理人員不僅要重視理論知識的學習，也應結合實際案例進行實際演練，以此培養工作人員發現問題，解決問題的能力，為企業檔案管理工作質量的提高創造條件。

（四）積極引進信息技術的應用

近年來，我國經濟發展速度較快，信息技術逐漸被運用在各個領域。尤其是在企業檔案管理國策過程中，信息技術的運用從根本上轉變了以往的工作方式，在企業的經營過程中發揮著積極作用。然而，就現階段來說，我國信息技術水平與發達國家相比仍然存在一定差距，尤其是石油企業的檔案管理系統運行與體系建設并不完善，因此，相關管理人員應當樹立正確的意識，充分意識到技術發展的中心作用，引進國內外先進管理技術，通過有效措施提高信息化系統在檔案管理中的可靠性。

四、結語

石油企業的發展不僅關系到人民的正常生活，同時也影響我國國民經濟的健康發展。企業檔案管理系統運行水平影響著企業的正常運營，在信息技術的支持下，企業檔案管理系統的運行維護以及體系建設水平將進一步提高，有關人員應當引起重視，積極分析其中存在的問題，并通過有效措施加以解決，以促進企業的健康發展。

參考文獻：

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[3] 祝云飛.企業數字檔案館（室）建設解析[J].機電兵船檔案，2016.05（12）：251-253.

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關鍵詞：財務管理轉型；財務共享；司庫管理；企業財務管理

1企業財務管理轉型的迫切性

（1）企業管理成本難以降低，信息透明度低，集團控制力差。（2）企業管理體制不健全，官僚作風問題突出，導致企業日常運轉嚴重滯后于業務發展需求。（3）有些部門以自身利益為重，損害其他部門利益的現象突出。（4）缺乏全面預算管理的有效執行方法，也缺乏財務戰略整合和長遠戰略，導致財務管理盲目化，只是為了應付上級監管部門的檢查，而不是以服務企業高層決策為出發點。（5）財務部門與業務部門的交流渠道不暢通，財務管理與業務管理呈現“兩張皮”，嚴重制約了工作效率的提高。（6）傳統業務的低附加值管理占用了大量財務人員資源，耗費了財務人員大量寶貴時間，影響了財務人員從事更高層次的財務管理活動，難以發揮財務管理自身的價值。當前，企業財務管理轉型是時展的必然要求。財務轉型的宗旨是將能為企業創造最大價值的管理活動從傳統的財務部門中獨立出來，充實到業務層面。在降低集團管理成本、增強集團控制能力的同時，明確財務管理在企業管理價值鏈中的地位，為企業創造更大的價值[1]。

2企業財務共享與司庫管理的發展方向

對企業而言，企業財務共享是創新發展的新機遇，有利于促進財務管理轉型。財務共享以提高效率和降低成本為出發點，是基于信息系統的集成，統一財務操作過程，使財務人員專注從事財務戰略管理。拓展財務共享方面的增值服務，是為了充分發揮共享服務的價值創造作用[2]。隨著信息技術的發展，未來財務共享服務必將依托大數據實現財務智能化管理的突破。資金是企業的命脈。在當今商業環境劇烈波動的情況下，不管是高效的資金交易管理、資產負債及資金流動性管理，還是財務風險管理及司庫管理，都是維護企業正常運轉的重要工作。其中，司庫管理是企業資金管理的核心[3]。對財務轉型而言，司庫管理不容忽視。如果說財務共享服務是基于財務角度解決會計問題，那么司庫管理就是基于資金角度考慮如何優化企業資金管理資源配置。

3企業財務共享與司庫管理中心的作用

財務共享服務旨在集中配置企業的各種業務資源，為同類業務的開展提供有償服務[4]。共享服務中心的服務范圍往往覆蓋與財務管理相關聯的多個職能部門，職能是將大量重復性的業務從不同的區域集中于一個共享中心，以相同的標準化流程集中處理同質業務。該中心成立初衷是為企業創新管理提供實施平臺。財務共享中心的正常穩定運轉，能使企業集團的資金管理部門對接財務共享機構，通過司庫管理提高資金支付的有效性，進一步強化企業資金的流動性管理；通過信息系統將風險管理的分散過程集中至財務共享，運用司庫管理途徑，幫助管理人員提高企業資金管理的效率，從而實現財務共享與司庫管理的完美對接，集中管理企業賬戶、協調金融資源，統一收付企業資金，提高資金透明度，有利于財務管理職能的轉型[5]。

4企業財務共享與司庫管理的必要性

4.1企業產生了較多分支機構

在發展過程中，隨著規模的擴張，企業分公司數量劇增，需要投入資金建立財務組織，在各分支機構增加財務人員。這種重復性的基礎部門設施建設，不僅浪費嚴重，而且增加了企業管理成本。分散在各地區的財務部門，缺乏財務與業務之間的協調機制，財務信息傳輸困難，在一定程度上影響了企業經營管理效率的提高。為了降低結構性成本，增強企業競爭優勢，有必要通過企業財務共享與司庫管理統一管理各分散賬戶[6]。

4.2是降低企業資金管理風險的需要

企業規模擴張后，分公司的財務組織行使獨立核算權利，自行控制風險，但其管理水平參差不齊，缺乏有效的風險控制措施，總公司難及時獲得準確的財務信息。因此，需要建立一個具有統一流程的規范管理服務平臺，從而加大企業的業務管理控制力。

4.3是企業實現標準化流程管理的需要

財務共享與司庫管理都是將大量分散的操作進行標準化處理，降低重復性，將資金處理及會計業務集中到一個統一流程的操作處理平臺，可以提高企業處理財務事務的效率，是企業實現標準化流程管理的需要。

5企業財務共享與司庫管理存在的問題

5.1管理成本不降反增

企業實施財務共享與司庫管理的目的是降低用人成本，但在實踐中，大部分規模企業的總部通常設立在用人成本較高的大中城市。從有實踐經驗的企業看，大多數企業特別是國有企業為了承擔社會責任，一般不會大規模裁員，因此人力資源的成本不僅沒有降低反而上升。財務共享與司庫管理中心信息管理模型的開發與設計需要花費大量時間，系統更新備選方案的形成同樣需要投入相應的成本，導致企業管理成本增加。

5.2存在一定的稅收風險

實施財務共享與司庫管理，需要將基層會計人員集中辦公，各地一線會計人員不再直接與分公司所在的當地稅務機關交流，存在難以適應當地稅收政策變化的風險，還有的可能錯過稅收優惠政策而增加企業成本。

5.3可能導致人才流失

財務共享與司庫管理中心一般隸屬企業的財務部門，組織層級較低，其標準化的操作流程缺乏拓展增值業務激勵措施，員工可能誤認為該崗位的晉升空間狹窄，個人發展方向不明確，嚴重挫傷了從業人員的工作積極性，甚至可能導致人才流失。

5.4易導致企業的共享服務不到位

許多企業會在總部設立財務共享與司庫管理中心，當大量財務人員高度集中處理同質業務管理平臺時，可能導致企業的共享服務不到位，有悖于通過財務共享服務提高辦事效率的初衷。

6基于財務管理轉型的企業財務共享與司庫管理策略

6.1重視體系建設

企業實行財務共享與司庫管理是管理模式的大變革，既涉及多區域、多部門集中處理會計事務，也涉及人員裁減的利益沖突。不僅需要技術、人力和資金支持，還需要企業高級管理人員的實際行動支持。為此，需要重視基于財務管理轉型的企業財務共享與司庫管理體系建設。各級管理人員必須對財務共享與司庫管理戰略目標作出長期規劃，妥善處理體系建設過程中存在的問題[7]。

6.2加強信息技術支持

財務共享與司庫管理體系涵蓋企業戰略規劃體系、遠程網絡報銷體系與企業的結算體系等。成熟有效的信息技術是支撐企業實現財務共享與司庫管理的先決條件。傳統的財務管理系統財務數據收集與傳輸速度緩慢，會影響企業高層的決策。應用信息技術，集中統一企業零散的財務資金，可以為企業決策層提供精準有效的數據支持，顯著降低潛在的決策錯誤風險[8]。

6.3發揮政府監管部門的作用

雖然建設財務共享與司庫管理是時展的必然趨勢，但是，各地區企業與企業之間的發展實況千差萬別。企業應遵守事物的發展規律，遵循企業的管理規則，根據自身的發展戰略、經營規模及所屬行業環境等因素決定是否建立財務共享與司庫管理中心。政府監管部門應充分發揮正確引導作用，服務企業，積極從法律法規和政策等方面消除企業開展經濟活動的障礙，大力支持有條件的企業建立財務共享與司庫管理中心。

6.4建立和完善適用于共享服務模式的會計檔案管理制度

6.4.1會計檔案管理需要適應財務共享與司庫管理各方面的變化（1）會計檔案管理系統是傳統財務管理的重點。建立財務共享與司庫管理中心后，財務管理系統的重點應轉向共享服務的管理系統。（2）根據會計檔案管理需要，完善共享服務的圖像采集系統，并重視圖像數據后形成的紙質會計文檔的完整性。（3）財務共享和司庫服務的會計檔案管理難度增加，流程更復雜，會計檔案的形成環節長，中間環節的管理責任分工不明確，從而增加了財務風險控制難度。（4）會計檔案質量控制的主體發生變化，財務共享模式下的會計檔案質量控制主體需要承擔會計檔案質量責任。（5）在共享模式下，會計文件的形成、存儲、檢索等環節會產生大量電子化會計文件，增加了會計文件的電子化管理難度。（6）目前，電子檔案與紙質檔案雖有同等效力，但異地保存。在集中核算的背景下，企業集中掃描原始單據，傳輸電子版票據，而紙質的檔案仍然留在共享服務機構所在地，無形中增加了會計檔案的遠程存放管理難度。6.4.2創新會計檔案管理措施（1）明確共享服務會計檔案的管理責任。加強會計檔案形成過程的合法化管理，并建立管理責任追溯制度，保證會計檔案的形成過程是合法的，提升會計檔案質量。（2）推行電子檔案管理形式。電子檔案方便傳輸，可減輕企業的管理費用，節約管理成本。實施共享服務模式的企業，應完善檔案數字化管理系統，通過會計檔案管理的規模效應降低成本。（3）確保電子檔案與紙質檔案內容的吻合度。重視規范電子檔案的制作流程，嚴格控制電子檔案變樣的風險。非專業人員不得制作電子檔案，防止在操作中丟失數據、破壞文檔。（4）優化共享服務模式下會計檔案的集中管理方法。建立財務會計電子文件的審查機制，確保電子檔案監管的有效性，使之與企業的紙質檔案保持高度一致。

6.5建立量化共享服務質量與水平的管理體系

財務共享與司庫管理中心所提供的服務都是共享服務，共享服務不只是簡單的標準化機械操作，而要結合企業的實際需求，不斷調整服務企業經濟建設的具體內容，提供與企業經濟活動相匹配的高質量服務。當前，由于衡量財務共享與司庫管理中心效率的標準不統一，無法開展統一考核，必須重視研究建立量化共享服務質量與水平的管理體系，促進財務共享與司庫管理中心的健康發展。

6.6培養復合型人才

隨著企業規模的不斷擴大，相應的業務不斷增加，財務共享與司庫管理崗位對相關工作人員的素質要求越來越高—其不僅要熟悉財務管理知識，還要具備縝密的邏輯分析能力及較強的文字表達與交流能力，同時需要具備項目管理能力。只有這樣的高素質人才，才能充分整合企業內部的有效資源，推動企業經濟活動的有效開展。因此，企業應培養具備知識、能力和思維的復合型人才。

7結束語

目前，成立財務共享與司庫管理中心是跨地區整合企業不同領域職能的重要手段，也是加快企業管理轉型與國際化接軌的重要工具。企業要規范和完善財務共享與司庫管理中心建設，為實現管理戰略轉型提供重要的制度保障。

參考文獻

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[7]陶美霞.論財務共享服務體系在國企財務管理中的運用[J].山東紡織經濟,2021(6):20-22.

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【關鍵詞】水利工程；建設管理；思考意見

一、實施項目法人責任制，做好工程建設管理的基礎

在社會主義市場經濟的引導下，項目法人責任制為工程招投標制、建設監理制提供了基本的制度保證，它是我國投資建設領域最基礎的制度，承擔著完善工程項目管理體制的根本作用。項目法人負責著整個工程建設，確保了建設項目的正常實施，監督著項目建設的質量、安全和施工制度，保證了資金管理和檔案管理工作的全面落實。

二、規范招投標管理和合同管理程序，明確管理條件

國內的水利工程建設目前已經全面采用公開招標的方式進行管理，國家也頒布了《中華人民共和國標準施工招標文件》為工程建設的管理提供了系統性的依據，在合同條款中，編碼制工程量清單計價方式更加清晰明確，評標報告和標候選擇人從多方面綜合考慮，選擇程序更加正規。在管理的條件中，投標單位從《文件》規定的形式、金額和時間條件上進行遞交投標保證金，簽訂施工合同，項目法人也必須按標準預支款項，提交履約擔保。

三、嚴格執行項目開工報告審批制度和設計變更審批制度

按國家下達的通知要求，項目法人要在項目開工前與施工單位、監理單位簽訂合同，按規定做好土地征用、移民安置、資金籌措、質量安全監督等工作，才能辦理項目開工報告的審批手續。對于需要設計變更的文件，要及時辦理設計變更審批手續，經監理單位簽發變更指示后才能真正實施設計施工。

四、加強檔案管理，使之有效服務于工程建設

《水利工程建設項目檔案管理規定》明確表示，項目法人必須建立項目檔案工作的各項規章制度，全面落實好項目檔案的收集、整理、移交和歸檔工作，加強與檔案管理部門的溝通、配合，堅持檔案管理與工程建設同步開始、同步進行、同步完成，發揮工程檔案的利用效果，更好地服務于工程建設。

五、加強質量監督工作，做好工程建設的監理管理事項

確保工程質量，組織協調參建單位建立質量保證體系和質量控制體系，是建設監理的必要目的。在建設過程中，強調市場之間的合作關系，實現市場對工程的監督、制約、協調機能，是提高工程建設管理水平的有效手段，能夠實現投資的最大效益。工程監理對工程質量實施的監理工作要求對工程質量進行階段性的質量監督，把工程質量建立在可靠的基礎上。

六、建立管理統籌計劃，確保建設項目質量

水利工程質量結合項目法人負責制度、監理單位控制、施工單位保證、設計服務和政府監督形成了獨特的質量管理體系，強化了質量管理意識，全面落實了質量管理的責任和管理制度，建立起了質量管理的統籌計劃，通過建設工程中的各方人員齊抓共管，確保工程質量的優良性。

七、完善安全生產管理制度，確保建設項目的順利實施

在水利工程建設的安全生產責任制度中，推行安全生產管理體系，強化各項安全生產措施。工程實際情況中制定的安全事故應急預案能夠加強施工現場的安全管理工作，并完善各項施工安全技術措施，能夠提高安全事故應急管理和處置能力，給水利工程建設的預案計劃提供有效的保障措施。

八、處理好建設項目各方人員的相互關系

在工程建設過程中，及時處理好參建各方的相互關系，能夠有序開展工程建設。建設單位可以運用“查、促、幫”等方法來監督控制參建單位，督促監理單位認真履行職能，主動要求監理單位召開施工圖會審、技術交底和施工方案研討等活動，了解工程的具體情況，協調并解決管理中的具體問題。

九、實施文明工地建設工作，科學管理，文明作業

施工單位要注意保持環境優美、衛生整潔，做好施工區、生活區的文明建設，做到布局合理，標識明晰，體現現代化的精神風貌和時代精神，將文明工地建設中的工程建設管理體系和質量安全體系建設結合起來，把工地參建人員的精神面貌和環境衛生結合起來，真正實現以人為本，管理科學、文明作業的目標要求。

十、實施并執行工程驗收制度

根據工程進展情況實施工程的驗收力度，質量監督單位直接核定質量結論，在單位工程中項目法人有時會委托監理單位主持、驗收質量結論，而階段驗收和竣工驗收均由省水利廳主持，專項項目工程驗收由相關部門主持。在整個進展過程中明確各個驗收單位的責任，堅決做到工程質量、工程內容、配套資金、財務管理工程審計、工程款和工資的合格標準，確保各項工程內容的合理安排。

參 考 文 獻

[1]徐勤勤，句廣東.水利工程建設與管理主要工作及成效[J].人民長江.2010，41（4）：37～40

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關鍵詞 水利工程 建設管理

中圖分類號：F426.91 文獻標識碼：A

對于水利工程而言，建設是基礎，管理是關鍵，使用是目的?！叭纸?，七分管”，工程建設管理的好壞直接影響到水利工程的效益發揮以及工程的正常運行。因此，加強水利工程管理工作，確保已建工程安全并處在最佳工作狀態，發揮、挖掘工程的潛力，更應放在工作的首要位置。實踐表明，一個工程即使有缺陷，如果針對具體問題，采取有效措施管好、用好，并在運用過程中不斷加以改善，仍然可以發揮很大作用；反之，一個較好的水利工程，如果管理不善，不斷損壞，也不能充分發揮其作用。本文從水利工程多年的發展和實踐情況出發，針對如何加強水利工程建設管理方面提出了自己的觀點。

1實施項目法人責任制，做好工程建設管理的基礎

在社會主義市場經濟的引導下，項目法人責任制為工程招投標制、建設監理制提供了基本的制度保證，它是我國投資建設領域最基礎的制度，承擔著完善工程項目管理體制的根本作用。項目法人負責著整個工程建設，確保了建設項目的正常實施，監督著項目建設的質量、安全和施工制度，保證了資金管理和檔案管理工作的全面落實。

2 規范招投標管理和合同管理程序，明確管理條件

國內的水利工程建設目前已經全面采用公開招標的方式進行管理，國家也頒布了《中華人民共和國標準施工招標文件》為工程建設的管理提供了系統性的依據，在合同條款中，編碼制工程量清單計價方式更加清晰明確，評標報告和標候選擇人從多方面綜合考慮，選擇程序更加正規。在管理的條件中，投標單位從《文件》規定的形式、金額和時間條件上進行遞交投標保證金，簽訂施工合同，項目法人也必須按標準預支款項，提交履約擔保。

3 嚴格執行項目開工報告審批制度和設計變更審批制度

按國家下達的通知要求，項目法人要在項目開工前與施工單位、監理單位簽訂合同，按規定做好土地征用、移民安置、資金籌措、質量安全監督等工作，才能辦理項目開工報告的審批手續。對于需要設計變更的文件，要及時辦理設計變更審批手續，經監理單位簽發變更指示后才能真正實施設計施工。

4 加強檔案管理，使之有效服務于工程建設

《水利工程建設項目檔案管理規定》明確表示，項目法人必須建立項目檔案工作的各項規章制度，全面落實好項目檔案的收集、整理、移交和歸檔工作，加強與檔案管理部門的溝通、配合，堅持檔案管理與工程建設同步開始、同步進行、同步完成，發揮工程檔案的利用效果，更好地服務于工程建設。

5建立管理統籌計劃，確保建設項目質量

水利工程質量結合項目法人負責制度、監理單位控制、施工單位保證、設計服務和政府監督形成了獨特的質量管理體系，強化了質量管理意識，全面落實了質量管理的責任和管理制度，建立起了質量管理的統籌計劃，通過建設工程中的各方人員齊抓共管，確保工程質量的優良性。

6 完善安全生產管理制度，確保建設項目的順利實施

在水利工程建設的安全生產責任制度中，推行安全生產管理體系，強化各項安全生產措施。工程實際情況中制定的安全事故應急預案能夠加強施工現場的安全管理工作，并完善各項施工安全技術措施，能夠提高安全事故應急管理和處置能力，給水利工程建設的預案計劃提供有效的保障措施。

7 處理好建設項目各方人員的相互關系

在工程建設過程中，及時處理好參建各方的相互關系，能夠有序開展工程建設。建設單位可以運用“查、促、幫”等方法來監督控制參建單位，督促監理單位認真履行職能，主動要求監理單位召開施工圖會審、技術交底和施工方案研討等活動，了解工程的具體情況，協調并解決管理中的具體問題。

8 實施文明工地建設工作，科學管理，文明作業

施工單位要注意保持環境優美、衛生整潔，做好施工區、生活區的文明建設，做到布局合理，標識明晰，體現現代化的精神風貌和時代精神，將文明工地建設中的工程建設管理體系和質量安全體系建設結合起來，把工地參建人員的精神面貌和環境衛生結合起來，真正實現以人為本，管理科學、文明作業的目標要求。

9 實施并執行工程驗收制度

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Keywords：Archives safety system； Archives conservation； Disaster management； Risk management； Information security

1 引言

2010年以?恚?從檔案安全體系建設的提出到《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》《關于進一步加強檔案安全工作的意見》等文件的出臺說明：檔案安全體系建設已成為檔案事業發展戰略中不可或缺的一部分，得到了黨和國家的充分肯定，一個全方位、多角度、深層次的檔案安全體系建設“頂層設計”已經形成。反思我國檔案安全體系建設快速推進的深層次原因，離不開學界多年來對檔案安全問題的不斷研究。從最初對檔案安全保管、檔案安全保護的研究到如今從檔案安全體系的層面展開對各類檔案安全問題的系統研究，檔案界人士充分汲取相關學科的思想源流，并將其融入檔案安全問題的研究當中，取得了重大進展。時至今日，我國檔案安全領域已經積累了大量的研究成果。但值得注意的是，當前研究當中缺乏對檔案安全體系理論的系統歸納和科學提煉。因此，厘清檔案安全體系研究的理論源泉，對于促進檔案安全體系的深入研究，以及具有中國特色的檔案安全理論體系的形成意義重大。

2 檔案安全體系研究的主要理論闡釋

2.1 檔案保護與檔案管理理論。形成于20世紀60年代的檔案保護技術學是研究檔案制成材料損壞規律及科學保護檔案技術方法的一門學科，它的任務是最大限度地延長檔案的壽命。檔案安全的理論最初就體現在檔案保護之中。幾十年的發展歷程中，檔案保護研究逐漸從各個層面展開，尤其是在信息技術的推動下，學界不僅對檔案保護技術學科賴以存在與發展的知識基礎和理論框架進行了全面的總結和梳理，還將目光轉移到新材料、新技術、新設備的研究當中。我國檔案保護技術學所形成的核心思想和理論方法，是以紙質檔案為核心構建起來的知識體系，例如檔案修復技術方法、檔案館建筑與設備、檔案害蟲與微生物的防治等，它們在我國傳統檔案保護工作以及“國家重點檔案搶救與保護”工作中扮演著重要的理論角色。然而，隨著數字時代的到來，檔案保護的范圍逐漸拓展到電子文件（檔案）的安全保護、備份與長期保存等領域，而這些領域同樣也是檔案安全體系建設中的核心內容之一。檔案安全體系建設下，檔案安全保護是檔案安全體系建設的重要組成[1]?？傊跈n案安全體系理論建構當中，檔案保護領域的理論方法不可或缺。

檔案管理理論是圍繞檔案收集、整理等工作流程形成的一整套理論、原則和方法?？茖W的檔案管理對于維護檔案的完整與安全意義重大。從這個角度看，檔案安全體系理論的構建離不開檔案管理理論的指導。首先，要確保電子文件的安全，除了探討電子文件信息的安全保密技術與方法外，電子文件的歸檔、電子文件的長期保存同樣是檔案安全體系建設中需要關注的重大問題。一方面，電子郵件、政府網站、政務新媒體等新型“文件”的出現，如何確定歸檔范圍，如何鑒定其價值、劃定保管期限，如何完整捕獲文件內容及其結構和元數據信息都是值得研究的問題。另一方面，電子文件的長期保存和維護，尤其是新型電子文件的長期保存策略方法也是需要涉足的重要問題。其次，從文件生命周期的角度來看，文件（電子文件）從形成到銷毀或永久保存的整個周期都存在安全問題，因此，對文件整個生命周期進行安全管理，既要防止重要文件由于沒有歸檔或歸檔信息不完整造成的丟失，也要防止保管當中的篡改、泄密，以及注意防火、防盜等，當然，還有利用過程的原件保護、信息保密、隱私保護甚至銷毀階段的安全等。

2.2 風險社會理論。德國著名的社會學家烏爾里希?貝克在1986年出版的《風險社會》一書中，首次提出了“風險社會”的理論命題。此后，英國學者斯科特?拉什、安東尼?吉登斯、沃特?阿赫特貝格等人對風險的概念、風險社會理論進行了進一步探討。風險社會理論對風險、風險社會進行了完整描述，對如何規避和應對風險作了闡釋，是開展風險管理的理論與思想源泉。風險社會理論提出之后，風險的經濟學、心理學、政治學、文化學等多維度視角也為關注風險社會問題提供了多種理論分析路徑。此外，風險社會背景下，風險社會理論已經對政府管理、企業管理、社會治理等領域產生顯著影響，基于風險社會視角展開的安全問題研究層出不窮。

對于檔案界而言，對檔案安全問題的認識通常有兩種視角：一是從檔案的存在形態、固有特性以及檔案保管的場所、方式、管理體制、運行機制等方面著手，力圖從內部發現檔案安全風險因素；二是從檔案安全所面臨的外在環境，包括各種自然災害以及政治、經濟和社會等方面著手，力圖從外部分析檔案安全風險因素。風險社會理論為理解和思考檔案安全體系建設面臨的諸多問題提供了一個重要的理論視角，為檔案安全風險的防范、規避與管理提供重要思路。

總之，探索風險社會理論對檔案安全問題研究的理論價值和現實意義，對認識現階段我國面臨的檔案安全問題提供理論借鑒。從風險社會理論視角切入對檔案安全體系建設進行透視和反思，剖析產生安全問題的深層原因，這對于檔案界樹立風險意識、培育風險文化有導向作用。此外，有利于檔案機構明確風險社會中檔案安全的責任擔當，從宏觀和微觀的雙重視角展開，樹立“大安全觀”，建立安全防范機制、制定安全應對策略與相應的政策引導和制度保障機制。

2.3 風險管理理論。風險具有不確定性與客觀存在性，它由潛在的損失、損失的大小、潛在損失發生的不確定性三種因素構成。為了避免事件發生的不良后果，減少事件造成的各種損失，即降低風險成本，人們引用管理科學的原理和方法來規避風險，于是風險管理（risk management）便應運而生。

風險管理是一種有目的的管理活動，常被視為一種保險，一個緩解不確定性的緩沖區，最終目標是以最小的成本獲取最大的安全保障。因此，在進行風險管理的時候，管理主體通常致力于通過風險的識別、評估等一系列流程?矸治瞿諭獠看嬖詰姆縵找蛩兀?并制定一系列方案、措施來應對風險，以達到風險管理的目標。目前，風險管理理論已經在企業管理、工程項目管理、醫療護理管理等領域得到了極其深入的應用與理論拓展，并逐步運用到政府管理、信息管理、IT項目管理、自然災害管理等領域中。

2000年，王健等人翻譯了戴維?比爾曼的著作《電子證據――當代機構文件管理戰略》，比爾曼認為，在電子文件管理中應導入風險概念，進行風險管理。之后，電子文件的風險管理開始引起國內學者的關注，其中中國人民大學的“電子政務系統中文件管理風險防范與對策研究”課題組進行了系統研究，探索了電子文件管理風險及其產生原因[2][3]、電子文件風險管理的必要性和可行性[4]、電子文件的風險管理流程與方法等[5][6]，并于2008年出版了專著《電子文件風險管理》。

總的來說，在文件與檔案管理當中引入風險管理理論是十分必要且可行的[7]，在數字時代，文件與檔案管理活動中面臨的風險越來越多，這些風險不僅出現在收集階段，還出現在整理、利用等各個階段，尤其是檔案信息化（數字化）建設階段[8]以及檔案數字化項目外包當中[9]。在文件與檔案管理中引入風險管理理論，已成為我國檔案安全管理的重要思想。

2.4 災害管理理論。災害是由自然原因、人為原因或兩者兼而有之的原因而形成的、發生于自然界的或突發或緩慢發生的能給人類造成各種損害的事件。災害與防災、減災是人類生存與可持續發展所面臨的永恒主題。因此，災害管理（disaster management）逐漸成為應對災害的重要活動，它通過對災害的研究、預測、減災措施實施和災后恢復等活動，以預防災害的發生或減少災害造成的損失?，F代災害管理理論主要有危機管理理論、風險管理理論和GCSP 管理理論。危機管理理論側重于災害的防治，風險管理理論更側重于災害預防，GCSP管理理論則是綜合危機管理和風險管理理論，側重于災害的管理方法。

我國自然災害頻繁，檔案面臨著各種潛在的威脅。國家檔案局對自然災害的防治非常重視，每年都要專門發文強調汛期檔案安全，此外還出臺了《檔案館防治災害工作指南》，其目的就在于進一步強化檔案工作者的災難風險意識和防范意識，為各級檔案館和檔案工作者在制定災害管理政策和戰略過程中提供必要指導，以便進一步增強檔案館抵御各種災害的能力，確保檔案的安全保管和妥善處置，把各種災害對檔案館的影響減少到最低程度[10]。針對檔案以及檔案館所面臨的災害威脅，災害管理領域的理論方法（諸如災害恢復、災害風險評估、災害損失預測與評估、災害分類與等級劃分、防災減災對策、災害應急管理、災害風險管理、災害危機管理等）對檔案安全管理有重要參考借鑒價值。因此，近些年來，有學者對檔案災害預警機制[11]、檔案部門災害事件應急準備能力[12]、檔案災害管理體系[13]、檔案防災減災體系建設[14]、數字檔案災害[15]等問題進行了探索，還有學者對“檔案災害學”進行了深入研究[16][17]。

2.5 信息安全理論。信息安全是信息時代永恒的需求?？梢哉f信息安全是信息的影子，哪里有信息哪里就存在信息安全問題。當前，信息科學技術空前繁榮，可危害信息安全的事件也不斷發生，敵對勢力的破壞、惡意軟件的入侵、黑客攻擊、利用計算機犯罪等，對信息安全構成了極大威脅，信息安全的形勢是嚴峻的。信息安全已成為影響國家安全、社會穩定和經濟發展的決定性因素之一。一般而言，信息安全主要包括設備安全、數據安全、內容安全和行為安全4個層面的內容，而信息安全學科就是研究信息獲取、信息存儲、信息傳輸和信息處理領域中如何保障這四個層面安全問題的一門新興學科。在信息安全理論當中，技術被認為是信息安全保障最重要的手段，在發展過程中出現了數字水印技術、網絡防火墻技術、入侵檢測技術、訪問控制技術、信息加密技術、可信計算技術、RFID技術等安全保護技術。

進入21世紀以來，檔案信息安全受到了高度重視。學者們紛紛針對檔案信息安全的因素以及檔案信息安全管理存在的問題，從技術、管理以及保障體系等層面闡述應對策略。研究中不難發現，檔案信息安全研究不能脫離信息安全領域的理論與技術方法的指導，信息安全領域的諸如網絡安全機制、隱私保護、設備安全、信息系統安全、信息安全風險評估、信息安全技術、PKI安全認證體系、可信計算技術等理念、技術和方法對檔案信息安全研究有重要參考價值。

2.6 安全文化與管理理論。安全問題是伴隨人類的出現而產生的，防御災害、事件和保障安全是人類生存和發展的基本需求之一。安全科學的研究對象就是與“天災”和“人禍”相關的安全問題?！疤鞛摹卑ǖ卣?、臺風、洪水、旱災等?！叭说湣本桶☉馉?、環境破壞、恐怖活動、網絡黑客事件、大面積停電、交通事故、公共安全等。安全科學的基本任務是揭示安全現象中的安全規律，安全科學原理就是安全規律的核心內容。這些原理當中：安全文化原理、安全倫理原理、安全教育原理、安全法律法規原理等社會科學方面的原理對于檔案安全體系建設以及檔案安全觀的形成研究頗有參考價值。此外，從安全管理的層面來看，安全生產管理當中的一些經驗教訓、體制機制以及管理理念、管理策略方法等同樣可以作為檔案安全管理的參考。

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1農業科學技術檔案的安全管理現狀

近年來，一方面，由于強烈地震、泥石流等自然災害和突發事件的發生，可能使農業科學技術檔案遭受損毀；另一方面，由于管理機制、管理制度的不健全，也存在安全隱患。另外，一些別有用心的人，企圖用非法手段竊取重要的農業科學技術檔案信息也將造成隱患。這不僅使農業科學技術檔案信息資源出現缺失，而且對本單位科研工作的創新也將造成嚴重影響。

1.1管理機制上的疏忽

農業科學技術檔案的規范管理不僅是檔案部門的工作，更是農業科研單位行政管理和科研管理工作的重要組成部分。但是，有的農業科研單位在制定中、長期規劃綱要、農業科研工作計劃和目標任務時，對農業科研檔案的安全管理工作并沒有列入其中。比如，在制定“十二五規劃”時，對農業科學技術檔案資源建設、安全管理工作不列入其中；在年度計劃、總結中對農業科學技術檔案工作不重視，對廣大農業科技工作者對檔案資源的利用需求不做統計；對“農業科研工作和農業科研資料建檔工作實行‘四同步’”的政策規定不能全面貫徹落實等。鑒于管理機制上的不重視，造成農業科學技術檔案管理不規范，制度不健全，檔案人員責任不清、業務不精、意識不強等不良現象，將造成農業科學技術檔案的嚴重缺失。

1.2管理制度不健全

目前，有的農業科研單位對農業科學技術檔案在形成、收集、鑒定、整理、移交、保管、借閱、利用、銷毀以及向綜合檔案館移交等環節中，制度建立不夠健全完善；對負責資料收集、檔案管理的不同崗位上的相關人員的責任、素質、技能、培訓等沒有具體明確的職責規范。另外，對于電子檔案，在其形成積累、整理歸檔、移交、保管利用等各個環節也沒有健全完善的管理制度。將會存在著電子載體遭破壞、信息被篡改、材料丟失和破損的可能性。因此，依法建立科學規范，健全完善的管理制度，確保農業科研檔案的原始性、真實性和系統完整性是農業科學技術檔案資源建設、安全管理和有效利用的法制保障，應當引起各農業科研單位的足夠重視。

1.3庫房及設施設備中存在的問題

農業科學技術檔案的存放庫房是其安全最重要的保證。但是，由于受經濟所限，各級農業科研單位對檔案庫房建設的投入不足，很多檔案庫房設在本單位辦公樓區域內，一般都建于20世紀80年代末90年代初，有的多年沒有進行維修，雨季室內漏雨，庫房濕度過高，水暖管道銹蝕,電路老化，存在水災、火災隱患；大多沒有安裝安全監控系統、自動報警系統、自動滅火系統等設備；有的在基本建設中，不能根據農業科學技術檔案的年擴增量，對檔案庫房的建設面積做詳細的預算，盲目的留置一些閑置的小房間用于存放檔案，庫存面積小，導致現在《紙質檔案數字化技術規范》、《磁性載體檔案管理與保護規范》賦予的檔案安全保障措施等業務工作無法正常開展。另外，在購置存放實體檔案的存儲柜、密集架時為了方便查閱，整齊美觀，不考慮在自然災害、突發事件發生時，便于搬運，給搶救工作創造便利條件等因素。上述現象將造成農業科學技術檔案的安全隱患。

面對復雜的農業科學技術檔案安全隱患，盡快建立安全保障體系，最大限度地保障農業科學技術檔案的安全管理和有效利用刻不容緩。

2農業科學技術檔案安全保障體系的構建設想

一個相對完善的農業科學技術檔案安全保障體系，一般應當包含安全人員保障體系、安全管理法規體系、設施設備安全保管體系以及電子檔案安全管理體系等。

2.1農業科學技術檔案安全保障人員體系

安全人員保障，是在國家檔案行政管理部門的法規要求和專業指導下，通過農業科研單位內部的崗位設置、人員分工、部門配合、制度約束等管理機制的建立，為農業科學技術檔案的安全管理提供組織上的保障。具體包括決策、管理、執行方面。決策工作由農業科研單位相關部門組成農業科學技術檔案安全管理工作領導小組等機制，制定安全保障體系的總體規劃、實施目標、重點工作任務、檔案災害預警機制及演練方案等。做好各階段前期工作的統籌安排及全過程技術實施方案等，以科學的態度，作出科學的決策。

管理工作由檔案部門負責，依法處理農業科學技術檔案安全管理的日常工作，協調各方面實施執行。并提出制定、修改具體業務工作中的安全策略、操作規范、實施細則等意見，記錄和處理農業科學技術活動中形成的文件材料在收集、整理、立卷歸檔、保管利用等過程中出現的安全問題。

執行者則是具體負責特定檔案事務的設在各個崗位上的工作人員。要選擇有強烈的事業心和高度的責任感，具有良好的服務意識和安全意識的專業人員，還要為他們創造業務學習和培訓的機會，不斷更新知識，以便更好地適應檔案工作的要求。除檔案工作人員外，收發人員、安全保衛人員等也是安全體系中的執行者，要對他們進行定期或不定期的培訓，明確責任，增強意識，做到警鐘長鳴，盡量減少人為因素給農業科研檔案帶來的安全風險和隱患。

2.2農業科學技術檔案安全保障法規體系

威脅農業科學技術檔案安全的因素來自各個層面和各個環節，因此需要構建全面的法規制度體系。即由國家的法律、行政法規、地方性法規和規章制度所構成的相互聯系、相互融合的統一體，來保障農業科學技術檔案的絕對安全。

2.2.1農業科學技術檔案安全管理的法律

涉及農業科學技術檔案安全管理方面的法律主要有《中華人民共和國檔案法》以及刑法、民法等基本法律及其他專門法律中涉及到檔案的內容或條款等。認真學習和深刻領會檔案法律，對于保證農業科學技術檔案的真實性、完整性、系統性和開發利用具有重要的意義,是我們構建農業科學技術檔案安全管理體系并賴以實施的依據和準繩。

2.2.2農業科學技術檔案安全管理的行政法規、標準、地方性檔案法規

可以遵循的行政法規主要有《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《機關檔案工作條例》、《科學技術檔案工作條例》等?？勺裱膰覙藴视小犊茖W技術檔案案卷構成的一般要求》、《電子文件歸檔與管理規范》等；行業標準有《科學技術研究課題檔案管理規范》、《歸檔文件整理規則》、《紙質檔案數字化技術規范》、《磁性載體檔案管理與保護規范》等。地方性法規有《甘肅省檔案管理條例》等。行政法規、標準、地方性檔案法規規定了對各種檔案各主要管理環節的操作要求及質量標準，既是建立標準化、規范化檔案管理工作的依據，又是進行檔案日常管理工作的操作指南，我們應當認真學習，熟練地掌握和運用。

2.2.3農業科學技術檔案安全管理的規章制度

除了要執行國家有關檔案法律法規外，還應針對自身的特點和實際需要制定本單位的規章制度。包括檔案工作制度、管理規范、部門工作職責以及電子檔案管理規范等。工作制度是依據法律法規，結合本單位實際，對農業科學技術檔案的管理體制、管理分工、保密、檔案利用原則等所做的規定，要求本單位所有部門和工作人員都要執行。管理規范包括對歸檔范圍、分類方案、保管期限、鑒定標準、整理、移交、保管、借閱利用、鑒定銷毀、業績考核等環節所做的規定。部門工作職責包括檔案室、檔案工作人員、庫房管理人員、保衛人員等工作職責。電子檔案管理制度包括計算機使用、密碼管理、電子檔案異質備份、業務系統操作制度等內部規范。建立健全農業科學技術檔案規章制度，是進行科學化、規范化管理的有效措施，也是確保其安全的有效手段。

2.2.4落實各項規章制度

有了科學完善的農業科學技術檔案安全管理的法規制度，關鍵在于落實，要加強對農業科學技術檔案資源監測，嚴格其管理和利用活動，依法管理，按章辦事，科學有效地實現檔案的管理與保護。依法對破壞、危害農業科學技術檔案的安全行為進行查處，追究責任，維護檔案法規的嚴肅性。

2.3設施設備安全保管體系

確保庫房的安全無疑是整個系統安全的前提。包括庫房建設、設施設備配備、日常管理等方面。在庫房建設方面。對于計劃重新修建的庫房，嚴格按照《檔案館建設標準》和《檔案館建筑設計規范》要求，建設滿足未來30～70年需求的堅固、安全的現代化檔案庫房[1]。對于現有的庫房，要進行安全風險評估，增強防患意識。同時，要開辟足夠的庫房存儲面積，配備監控自動報警、自動滅火、溫濕度控制、門禁系統等先進設施，實現檔案安全管理的自動化和可控性。庫房除了傳統意義上的日常存放實體檔案外，還必須放眼長遠，考慮到兼顧存放備份磁盤、光盤等離線電子檔案，在做到“八防”要求外，應增加針對電子檔案特性的電磁屏蔽等安全防范措施。小規模離線電子檔案存儲庫房，可考慮使用恒溫恒濕防磁柜用以存放電子介質[2]

。

另外，在配備存儲檔案密集架和防磁柜時，應當考慮在應急搬運時的安全便捷因素。做好設施設備安全保管體系建設，為農業科學技術檔案的安全保障打造第一道防線。

2.4電子檔案安全保障體系

目前，許多農業科研單位對于電子檔案的管理，認識不足。一方面，由于開展此項工作資金投入大，要配備完善的支持電子檔案運行的設施設備；另一方面，電子檔案安全管理保障技術尚未普及，現有的農業科研檔案管理人員也不能保證具有與其崗位職責相適應的技術能力和管理能力。在現有條件下，我們可以從以下幾方面嘗試。

2.4.1開展電子檔案的組織保障

隨著信息化和辦公無紙化的飛速發展，農業科研項目的研究工作、鑒定驗收、成果轉化等系列流程都離不開電子設備，因此，從組織機制入手，進行電子檔案的規劃建設，是立足長遠的發展之路。

多渠道籌措資金，配備完善的存儲電子檔案的最佳磁、光載體等先進的設施設備，建立歸檔數據安全監控系統，確保存儲的電子檔案長期安全可讀，有效利用。確立將紙質和電子兩種版本并存和異質異地備份策略管理的目標，是加強農業科學技術檔案安全保障的有效舉措。

2.4.2開展電子檔案的技術策略

實施電子檔案策略，一方面，應以現存農業科學技術檔案紙質載體為基礎，選擇利用紙質檔案數字化技術，掃描紙質檔案產生數字圖像，存儲于安全性能好的磁、光介質上，供快速有效利用。再利用COM（計算機輸出縮微品）技術，將數字圖像輸出到縮微膠片上，制作成農業科研檔案縮微品，進行長期安全保存[3]。另一方面，制定紙質檔案與電子檔案“雙軌制”歸檔管理實施方案。在文件生成、運轉過程中二者共存，即兩種版本檔案同步隨農業科研工作流程運轉，使紙質和電子兩種版本雙套歸檔[4]。這不但有利于開展農業科學技術檔案異質異地備份策略，而且將增加農業科學技術檔案安全保障和有效利用力度。

2.4.3電子檔案的人才隊伍建設

電子檔案安全管理工作是一項科技含量很高的知識創新工作，需要高素質的，具有計算機、自動化和網絡方面基礎知識以及在數字資源開發、組織和提供利用方面有豐富經驗的專業技術人員和管理人員。為此，應當通過引進和培養的渠道，建設高素質的人才隊伍，有效管理電子檔案。

2.4.4電子檔案安全操作中應注意的主要問題

為確保電子檔案擴散范圍的精準控制，需要采用規范的存儲方法，選擇良好的載體和創造安全的保護環境。在接受電子檔案存儲時，要對文字、圖像、視頻、音頻處理技術形成的農業科學技術文件材料，轉化為通用格式，并要注明格式、文字處理工具，必要時保存文字處理工具軟件。對電子檔案的可讀性、真實性以及傳輸安全方面，應參考國內外先進的研究成果加強管理。還要采取嚴密的防塵措施，用先進的除塵設備，減少灰塵對電子載體的損害等。在電子檔案的開發利用中，應該嚴密控制外泄和破壞，選擇具有安全保密功能的運行軟件，進行安全操作，必要時應該與責任者簽訂安全使用協議書，確定調閱檔案人員范圍和檔案利用手續，以確保其安全。

3結論

農業科學技術檔案安全保障體系的構建是一項系統工程，需要組織保障、技術保障、人員、經費、存儲保障等多方面的協調工作。也是一項復雜而嚴謹的工作，需要科學研究先行，做好前期技術儲備及全過程技術保障。

篇8

Abstract： The quality issue of IT operation and maintenance services has drawn increasing attention of customers and service providers. The service quality improvement can start from the research and analysis for customer needs and the status of services， through the analysis for the service quality problems and their root cause， to find the most effective way to solve the problem. Quality improvement using project-oriented approach to manage and implement， through the project plan and start meeting for formal confirmation of quality improvement objectives and their implementation and management methods， can effectively ensure the quality improvement work smoothly. IT service management system construction is the focus and fundamental to improve the quality of service， according PPMT implementation framework to define the specific content of management system， and fundamentally improve IT operation and maintenance service quality.

關鍵詞： IT服務管理；運維服務管理；服務質量改進；管理體系建設；PPMT實施框架

Key words： IT service management；operation service management；service quality improvement；management system construction；PPMT implementation framework

中圖分類號：C931.2；C932.2 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2013）23-0168-04

0 引言

當前，國內已經步入“服務經濟”的發展階段，以現代服務業為主導的現代產業體系也逐步建立起來。信息化在提升企業的運營效率和核心競爭力的同時，也使企業對信息化的需求和依賴程度不斷提高，而IT運維服務作為現代服務業的重要組成部分，為企業信息化提供了強大的支撐。因此，IT運維服務越來越受到各級政府和各類企業的重視。在IT運維服務業蓬勃發展的同時，IT運維服務的質量問題也引起了相關客戶和服務提供商的關注。

筆者有幸參加了W公司所承接的廣州市某信息中心網絡平臺與IT設備維護項目（以下簡稱本項目）的IT運維服務質量改進工作。在提供本項目的服務過程中，W公司收到了客戶方領導層對服務質量的嚴重不滿和投訴。筆者作為公司后端的IT服務管理咨詢顧問，受命啟動專門針對本項目的IT運維服務質量改進項目（以下簡稱本質量改進項目），著手改進其服務質量并提高客戶滿意度。本文將筆者在本質量改進項目中的主要實施方法和過程進行介紹和展現，希望能夠給同樣關注IT運維服務質量的同行們一點啟發和幫助。

1 對客戶需求與服務現狀的調研和分析

任何服務質量的改進都是源于對客戶需求的高度關注和對服務現狀的調研和分析[1]。筆者在介入本項目之初，就將重點工作放在對客戶需求的調查了解、以及對IT運維服務現狀的調查與分析兩個方面。

通過與客戶方和前端一線服務團隊的充分交流、以及對服務情況的現場調研，并在此基礎上進一步調閱和分析了本項目的招標文件、投標文件、項目合同書等關鍵資料，筆者了解到W公司在IT運維服務提供過程中主要存在以下四個方面的不足，需要進行重點質量改進，以盡快提高用戶的服務體驗和客戶滿意度。

①沒有為客戶提供針對三年服務期的一整套目標明確的工作計劃和時間表；沒有幫助客戶理清和優化IT服務管理業務流程；在日常服務過程中沒有認真落實IT資產管理辦法，沒有為客戶提供一套定制的IT資產管理系統軟件并有效使用起來，最終導致客戶的IT資產失去應有的管理，過去一年中IT資產數據基本沒有與實際情況同步變更，目前整個IT資產數據不全不實。②客戶需要對全區電子政務網絡提供系統化的診斷和保養，解決目前該網絡可靠性不高、上網速度慢的隱患，這項工作一直沒有開展；客戶強調提供服務的應當是一個有技術梯度的專業網絡團隊，而不僅僅是一名前端服務工程師。③提供服務的IT服務工程師技術能力不足，一個故障要反復上門幾次才能解決，服務只能依賴于個別技能較好的服務工程師。④每月例會上客戶提出的服務目標和要求盡快改進的重大問題基本無法實現，計劃和執行情況的檢查工作沒有開展，用戶的真實需求沒有上傳到公司，造成公司的決策偏差。

上述四個方面的問題，可以通過運維服務計劃和實施方案、資產普查、IT資產管理系統軟件的定制開發與應用、專業網絡團隊的診斷和保養、知識管理和業務培訓、團隊管理、問題管理、會議管理等方法分別予以解決。但是，如果只是采取“頭痛醫頭、腳痛醫腳”的方法解決眼前的問題，也很難真正解決客戶在未來可能遇到的其它問題，只有充分挖掘上述四個方面問題的根源，從根本上解決導致這些問題的本質原因，才能真正保證以后的服務能夠充分滿足客戶的需求。因此，筆者對造成上述問題的根本原因進行了分析，發現這四個方面的問題，主要來源于兩個方面：一是W公司對客戶需求的理解偏差和溝通不暢，二是W公司沒有一整套嚴格的標準化的IT運維服務規范和管理制度。由于溝通不暢和需求理解偏差，所以客戶的重點需求沒有得到應有的重視和實現；由于缺乏標準化的IT運維服務規范和管理制度，所以需求理解偏差沒能及時發現和糾正、計劃和檢查沒有開展、不能發揮團隊能力。而這兩個方面的最根本原因，則是W公司沒有真正建立科學的標準化的IT運維服務管理體系。因此，筆者將本質量改進項目的工作重點放在IT運維服務管理體系建設方面。

2 質量改進項目的工作計劃與項目啟動

在明確了本質量改進項目的工作重點以后，在著手開始質量改進工作之前，首先要得到客戶和W公司雙方領導的確認，以保證質量改進項目的工作能夠真正實現對運維服務質量的改進目標。因此，筆者在前期調研和分析基礎上，草擬了《運維服務質量改進工作計劃書》，在征求雙方領導和運維服務團隊負責人等主要項目干系人的意見并獲得通過后，召開了“運維服務質量改進工作項目啟動會”。啟動會上有客戶方領導、W公司高層領導、運維服務團隊負責人（包括運維服務項目經理和W公司運維服務中心項目總監）、運維服務質量改進項目負責人（筆者）和其他項目干系人到會參加。通過項目啟動會的召開，將本質量改進項目的項目目標和工作范圍、項目組織結構（如圖1所示）、主要項目團隊成員和分工、項目工作內容和工作方式、項目進度計劃等內容進行了討論和確認，從而正式將質量改進工作以項目化運作的方式確立下來，并使本質量改進項目的目標和范圍得到各方面的正式確認，從而為質量改進工作的順利開展創造了一個良好的工作環境和管理基礎。

根據項目啟動會上確定的質量改進工作計劃書，本質量改進項目的總體目標包括完善運維服務管理體系建設、IT資產與運維管理系統軟件的定制開發、IT資產普查與資產數據庫的建立和維護、網絡診斷和優化及其整體解決方案的提供、加強對IT服務工程師的服務規范和服務技能的培訓、進一步完善運維知識管理和知識庫、對用戶提供常用軟件使用和常見故障處理的培訓等七個方面。在這七個方面的總體目標中，第一個目標“IT運維服務管理體系的建設”是重點，其它六個目標在完成相應的工作任務后，都要將其工作內容形成規范和制度，并集成到IT運維服務管理體系中去，從而保證W公司在今后的IT運維服務過程中、以及其他的IT運維服務項目中，能夠始終保持改進后的服務質量，并使本項目的經驗得以固化和重復使用。因此，筆者將本質量改進項目的工作重點集中在“IT運維服務管理體系建設”這個目標上，其他目標的實現則根據任務類型由其他項目干系人分工負責。例如，“IT資產與運維管理系統軟件的定制開發”由W公司軟件研發中心負責人負責完成；“IT資產普查與資產數據庫的建立和維護”和“對用戶提供常用軟件使用和常見故障處理的培訓”由運維服務項目經理負責完成；“網絡診斷和優化及其整體解決方案的提供”由W公司運維服務中心二線專家團隊負責、“加強對IT服務工程師的服務規范和服務技能的培訓”和“進一步完善運維知識管理和知識庫”由W公司運維服務中心后端的IT運維服務管理咨詢團隊負責。這樣分工負責后，質量改進項目的七個目標就得以落地執行。

3 IT運維服務管理的實施框架與體系建設

在IT運維服務管理體系建設工作中，首先需要確定一個科學的IT運維服務管理實施框架。目前實施IT運維服務管理的較成熟和普遍的方法是ITIL最佳實踐[2]和ISO 20000國際標準。綜合企業再造理論[3]、多層BPR實施體系結構[4]和技術管理咨詢的PPT模型，IT運維服務管理的規劃與實施，需要從作業流程（Process）、組織架構（People）、管理與評估系統（Management）、IT技術和工具（Technology & Tool）、企業文化和觀念（Culture）這五個方面進行考慮[5]；一般情況下，可以從前四個方面（即PPMT實施框架）實施IT運維服務管理，然后逐漸向第五個方面（即企業文化）滲透（如圖2所示）。因此，在本質量改進項目的IT運維服務管理體系建設中，筆者采用PPMT實施框架進行服務管理體系的設計和實施。

根據PPMT實施框架及項目需求，本質量改進項目的IT運維服務管理體系建設的主要內容包括IT運維服務管理業務流程及其配套的數據表單和統計報表的設計、運維服務管理組織結構及其崗位職責的設計、運維服務規范和管理制度的建立、IT資產管理及運維服務管理系統軟件的設計與開發等四個方面，在完成上述四個方面的設計以后，再將設計結果在IT運維服務項目過程中實施和應用。在設計和實施時，均要遵守“作業流程組織架構管理與評估系統技術和工具企業文化”的先后順序。

4 IT運維服務管理體系建設的具體內容

根據W公司與客戶的項目合同及其招標文件要求和投標文件承諾，在本質量改進項目中的IT運維服務管理體系建設可以從本項目的IT運維服務范圍和服務方式與服務級別、運維體系框架和各服務管理工作流程、運維服務組織結構及崗位職責、相關服務規范和管理制度、相關數據表單的格式設計與填寫說明、相關統計報表的格式設計與數據來源、IT資產管理和運維服務管理系統軟件的需求分析與設計說明等七個方面進行展開。在這七個方面的設計過程中，要兼顧考慮吸收本質量改進項目的另外六個目標在工作中形成的規范和制度，將其經驗和成果集成到IT運維服務管理體系中來。

4.1 IT運維服務范圍和服務方式與服務級別一般是由招標文件的要求和投標文件的承諾所決定的，然后再結合IT運維服務提供商（例如W公司）的管理水平和服務質量現狀進行設計和規定。

4.2 運維服務體系框架主要對所有的運維服務管理流程及其相互之間的關系進行總體規劃和說明，并通過服務管理流程關系圖對各流程的前后銜接關系進行描述和說明；然后通過各服務管理工作流程的詳細流程圖對各工作流程在各種情況下的處理規則進行描述和說明。在本項目中的運維服務管理流程，主要包括服務級別管理、IT資產管理、日常工作管理、常用服務流程、備件管理流程、桌面運維流程、網絡運維流程、其他工作流程等八個方面，每個方面又包括多個服務管理流程，總共包括21種管理流程。究竟應當包括哪些流程，應當根據具體運維服務項目的實際情況和客戶需求，結合ITIL最佳實踐和ISO 20000標準進行梳理和設計。

4.3 運維服務組織結構一般由IT運維服務提供商和客戶雙方參與本項目的人員組成，一般可以分為一線、二線、后臺支持、第三方支持等四個級別；運維服務項目經理一般介于一線和二線之間，作為一線服務團隊的管理者，同時也是二線服務團隊的成員之一。在確定了服務組織結構后，再根據所設計的各運維服務管理流程的需要進行崗位分工，再根據崗位分工確定各個崗位的職責；通常可以分為客戶方管理人員、運維服務項目經理、服務臺、服務工程師、配置管理員和服務助理等崗位或角色。

4.4 相關服務規范和管理制度一般是指在IT運維服務管理流程以外、無法或不便于通過流程方式進行規范的管理制度和相關規定。它作為運維服務管理流程的有效補充，使IT運維服務的提供過程實現進一步的科學化和標準化。在本項目中的相關服務規范和管理制度主要包括服務臺工作規范、日常運維服務規范、網絡運維服務規范、資產普查工作規范等方面。其中服務臺工作規范又包括服務熱線接聽規范、故障判斷技術規范、事件類別判斷方法、事件優先級判斷方法、服務單回訪規范等；日常運維服務規范又包括上門維護服務規范、備件庫管理規范、運維檔案管理規范等；網絡運維服務規范又包括網絡設備日常維護規范、網絡安全運維規范等；資產普查工作規范又包括普查工作組織架構、普查人員上門服務要求、普查準備工作、普查工作注意事項、普查數據檢查標準、普查數據錄入和統計規范等。具體應當包括哪些服務規范和管理制度，也沒有一定之規，主要根據具體項目的實際情況和服務管理需要而制定，制定者需要具備一定的項目管理、服務管理和質量管理的基本知識和經驗。

4.5 相關數據表單的格式設計主要是根據各運維服務管理流程的需要，在某些服務管理流程的某些環節需要工作人員填寫相應的數據表單，則根據該環節和整個流程的需要、以及后期統計報表采集數據的需要進行表單內容和格式的設計。在本項目中的數據表單包括了常用數據表單、備件管理表單、桌面運維表單、網絡運維表單、資產普查表單和其他表單等六大類。其中常用數據表單包括服務單、用戶投訴處理單、收款服務單等；備件管理表單包括備件借用登記表、備件清單、備件出入庫登記表等；桌面運維表單包括設備采購驗收單、設備采購匯總表、設備采購明細表、資產報廢登記表、資產報廢意見書、供應商維修設備回執單、設備維修回執單、設備維修報價單、設備采購報價單、升級換件登記表、用戶入網申請單等；網絡運維表單包括網絡故障報告、網絡系統端口登記表、配線間鑰匙借用登記表、網絡巡檢報告表等；資產普查表單包括資產登記表、資產普查匯總表、資產普查明細表、資產標簽等；其他表單包括知識庫表單、配置變更登記表、日報檢查問題記錄表等。

4.6 相關統計報表的格式設計主要是根據IT運維服務管理的各種管理需要，從各服務管理流程和相關數據表單及數據庫等數據源中采集數據，從而對需要生成的相關統計報表的格式和數據來源進行設計，其主要目的是供運維服務團隊的管理者和客戶方管理人員了解運維服務狀況，并據此進行服務管理。在本項目中的統計報表主要包括服務單統計報表、故障報修統計報表、硬件故障統計報表、網絡故障統計報表、軟件故障統計報表、服務質量統計報表、資產統計報表、服務費用統計報表、運維服務周報和月報表等九大類，在每個大類中又包括多種具體的統計報表，共計有45種統計報表需要進行格式設計和說明。

4.7 IT資產管理和運維服務管理系統軟件是對前述的服務管理流程、服務組織結構、服務規范和管理制度、數據表單、統計報表等內容的固化，通過計算機軟件系統的方式將其固化到計算機程序中，從而保證這些管理規則的嚴格執行。因此，對該系統軟件的需求分析與設計應當在前述各個方面的設計基礎上進行，同時兼顧今后可能存在的變革，并適當考慮軟件系統的靈活性進行系統分析和設計。根據本項目的具體需求，其IT資產管理和運維服務管理系統軟件的功能模塊主要包括個性化視圖、事件管理、網絡運維管理、資產管理、運維檔案管理、廠商資料管理、知識庫、統計分析報表、用戶意見反饋、系統管理等。

5 項目實施結果與結論

筆者根據本文前述的實施方法和過程，對本項目的運維服務質量進行化化和改進。由于本項目的服務質量對客戶和W公司雙方都有較大影響，所以本質量改進項目得到了雙方各級領導的重視和大力支持，從而較順利地完成了質量改進工作任務，取得了預期的質量改進效果。

本質量改進項目的成功實施，驗證了筆者在實施過程中所應用的項目化管理和實施方法、PPMT運維服務管理實施框架、IT運維服務管理體系建設的主要內容等，在IT運維服務管理及其質量改進中是行之有效的。IT服務管理體系的建立，使服務提供商“建立起一套持續改進的機制，使自己能不斷地發現問題、解決問題”[1]，從而從根本上解決了服務質量問題。這對關注IT運維服務管理及其服務質量的其他同行們，無論是客戶還是服務提供商，均具有一定的參考價值和借鑒意義。

參考文獻：

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[2][荷蘭]Jan van Bon.IT服務管理——基于ITIL的全球最佳實踐[M].章斌，譯.北京：清華大學出版社，2006.

[3]李福海.管理學新論[M].成都：四川大學出版社，2002.

篇9

[關鍵詞]：中職學?！№攳弻嵙暋」芾眢w系

頂崗實習作為實踐教學的一種重要形式，必須按照頂崗實習的實際情況，在教學管理的組織系統、信息反饋系統、評價和考核系統等方面切入，制定一套科學、合理、可操作的管理體系，以保證頂崗實習教學質量的不斷提高。

一、建立健全頂崗實習管理制度完善制度、規范管理是保證頂崗實習教學質量的必要條件，從管理多個頂崗實習班所反映情況來看，頂崗實習集中管理的效果要優于分散實習，但同時較學校內管理又存在一定的困難。在學生頂崗實習期間，要強化過程管理，真正做到“學生頂崗實習到哪里，學校管理就延伸到哪里”。就必須建立健全一整套的頂崗實習管理制度并落實到位。

(1)建立頂崗實習領導小組建立頂崗實習領導小組，吸收相關企業、行業協會、各領域的能工巧匠、專家學者，發揮他們的作用，來幫助學校共同研究頂崗實習的方案，制訂頂崗實習的基本管理制度，并通過領導小組成員的介入尋找一些校企合作的機會。

(2)建立向學生家長通報制度在學校組織學生到實習單位進行頂崗實習前，應向學生家長進行相關信息的通報，寄發“告學生家長書”，說明頂崗實習企業的基本情況和學校的組織管理隋況，要求得到學生家長的簽字確認。以保證學生家長能及時了解子女在學校和企業的學習情況，配合校企雙方做好頂崗實習的工作。

(3)建立學校指導老師駐廠管理制度頂崗實習期間，學生遠離學校，在企業會遇到多種具體的問題，這需要學校安排指導老師入駐企業，代表學校配合企業從學生的思想、生活、學習、生產、安全等方面進行第一時間的指導和管理。

(4)建立學分認定制度對于參加頂崗實習的學生，可以根據校企雙方聯合制定的頂崗實習方案，結合企業培訓內容、崗位操作要求和學校開設的輔助課程，分模塊頂替原教學計劃的課程學分，報學校教學主管部門同意后執行。頂崗實習學生只要完成新教學計劃中各任務模塊的考核要求就可以獲得相應的學分，以保證正常畢業。

(5)建立安全管理制度頂崗實習學生到企業后具有雙重的身份，既是學校的學生，又是企業的“準員工”，這就要求學生必須遵守學校和企業的相關管理制度。然而，在企業頂崗實習的學生，除工作時間外，“準員工”的自由空間比較大，因此安全管理顯得尤為重要。為此，應建立如《頂崗實習學生請假管理制度》、《頂崗實習學生出差管理制度》、《頂崗實習學生宿舍管理制度》、《頂崗實習學生意外傷害保險購買指導意見》、《偶發事件處理機制》等制度，保障學生在頂崗實習期間的安全。

除制定以上管理制度外，還應建立包括《學生頂崗實習管理細則》、《頂崗實習駐廠指導教師職責》、《頂崗實習學生定期會議制度》、《頂崗實習學生黨團員發展指導意見》、《頂崗實習考核制度》、《頂崗實習檔案管理制度》、《頂崗實習學生獎學金評定辦法》等制度。

二、建立學校、實習單位、學生和家長聯動的契約化管理體系

頂崗實習不僅要學校、實習單位和學生三方共同參與完成，而且也要得到學生家長的積極支持，只有以上四方聯成一體，通過協議較好的協調和保證學校、企業、學生和家長各自的權利和義務，加強管理，頂崗實習才能安全、有效的完成。學校在四方中處于主導地位，是學生頂崗實習活動的組織者和管理者，是為學生爭取合法權益的主體，在整個運作過程中起著重要的作用。實習單位是四方中最關鍵的一方，它是學生頂崗實習期間的直接管理者，是落實校企雙方共同制訂的實習計劃，確定學生實習崗位、實習內容、考核要求的第一環節。頂崗實習的學生具有雙重身份，既是一名學生，又是實習單位的一名“準員32'’，要服從實習單位和學校的安排和管理，尊重實習單位的領導、實習指導教師和其他員32,還要負責自身的安全等。學生家長是頂崗實習工作強力后盾，只有得到家長的理解和大力支持，學校的頂崗實習實踐教學才能在學生中進一步得到推廣，學生家長還是監督者，她能很及時有效的向學校反映學生在頂崗實習中的一些問題，是頂崗實習能否順利進行的重要環節。

通過協議的簽訂，學校、實習單位、學生和學生家長四個主體是相互聯系的，他們都有自身所需要完成的工作使命，脫離了誰都可能對學生的頂崗實習產生直接的負面影響，只有將這四個主體形成一個聯動的整體，才能使合作更有生命力。

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【關鍵詞】國內高等院校；檔案管理工作；信息化建設

高校內部的檔案管理工作是助力高校全面發展的重要環節，對高校的未來有極其重要的意義。但隨著我國發展趨勢的不斷變化，陳舊的檔案管理方式已經完全無法滿足當前的高校發展需求，因此如何對檔案管理工作進行信息化建設，已經成為了對每所高校都至關重要的課題。下文將主要就當前國內高等院校內部檔案管理環節的信息化改革進行討論，探討當前高校檔案管理中所存在的問題，并提出具備實效性的改革措施，以作參考。

一、當前國內高等院校檔案管理信息化的現狀

高校對內部各項檔案的管理工作是至關重要的，在我國進入信息時代后，對于檔案管理工作的信息化建設更是能夠有效提升工作效率的重要手段，發展速度不斷加快，各大高校如果不對信息技術的利用加強重視，會導致當前檔案管理工作無法跟隨教育領域發展的步伐，發揮應有的作用，因此當前對國內高校檔案管理信息化建設存在的問題進行探討，促進改革進程的推進，是至關重要的工作，經過思考與總結，當前存在的問題主要包含以下幾點：

（一）內部檔案信息的信息化進程相對緩慢。校內紙質檔案的信息化是檔案信息化建設的首要步驟，也是至關重要的一步，會為內部檔案資源的管理帶來很大便利，而且對于內部檔案的數據庫建設也不具備很大的技術難度，但由于資料數量龐大，所以在建立電子檔案的過程中全檔案數據庫的錄入需要花費很多的時間與財力，會使高校產生一定的壓力，想要解決這一問題，加速檔案庫信息化建設的進程推進，就需要先制定出具備嚴謹性與指導性的相關工作準則，并確保這一準則在信息化建設過程中的嚴格執行，才能提升工作效率，才能確保在最短時間內完成對檔案庫的數據化建設。如果不提起重視，則會使信息化建設過程更加緩慢，這是十分重要的問題。

（二）信息化系統建設工作缺乏明確的管理規章。就目前情況來看，雖然部分高校出臺了部分針對內部檔案信息化建設工作的管理準則，但對滿足檔案管理信息化工作的需求卻略顯不足。想要真正達成對高校檔案管理體系的信息化建設，就必須先制定出更全面、更具實效性的管理規章。例如內部檔案相關管理站點系統的設計標準、內部檔案數據庫與地方檔案館數據庫互聯通道的建設標準、對紙質檔案的信息化建設標準以及對相關管理技術的應用標準等等。

（三）信息技術人才及檔案管理人才相對匱乏。在我國許多高校都長期忽略內部檔案管理及信息技術相關人才隊伍的建設，使得檔案管理相關的人才隊伍長期處于嚴重匱乏的狀態，想要找到既了解信息技術，又深諳檔案知識的雙面人才更是難上加難。加之對人才選擇專業性的忽略，用人思想被功利化風氣影響，導致絕大多數檔案相關工作人員都是非檔案專業，缺乏對檔案技術與信息技術知識的了解，這是十分嚴重的問題。

二、檔案管理信息化建設方案

想要確保信息化建設工作穩步進行，在了解問題的同時，還應當針對問題提出相應對策，才能保證工作目標的達成，針對當前的檔案管理工作概況提出工作重點，主要包含以下幾點：

（一）相關工作規章的建設，確保信息建設工作的規范性。想要真正確保檔案建設環節的信息化推進，對于工作規章的制定及完善是十分重要的環節，要啟用更加嚴謹且具有實效性的管理政策，才能推進檔案管理工作的現代化發展進程，只有先制定出完整的一套管理規章，并在信息化建設過程中嚴格落實，才能促進檔案管理信息化工作的穩步進行。此外，要確保規章更具規范性，需要注重以下幾點：其一是要遵從全校統一制定的目錄標準。校內檔案信息是內容廣泛且復雜的信息源頭，要確保信息化檔案建設的有效性，就應當遵循校內制定的目錄標準去錄入檔案資料，確保信息系統的完善性及穩定運作，才能發揮出為學生學習及管理者管理工作提供便利的作用。其二是對一系列規范化案管理規章的建立。要對檔案的各項信息資源進行整合，對信息管理活動的程序體系、技術方法體系及具體應用目標進行規劃，譬如信息化檔案的使用規章、檔案管理系統的運行規章以及核心檔案查詢的應用權限等。除此之外，在信息化建設的實施過程中，各所高校要注重對自身內部資源及其他可收集的重要資源進行整合，進一步對檔案管理方式進行規范，進而為一所涵蓋各大高校檔案資源的全面性檔案信息庫的建設奠定技術基礎。

（二）數字化信息庫的建設要點。網絡技術迅猛發展導致信息交流需求不斷增加，也決定著教育領域內各大高校的檔案信息必然會逐漸開始顯現出交互性特征，不可能只局限在固定的范圍內。因此高校檔案管理工作的信息化進程推進也自然需要有更廣闊的范圍，不可能只局限在校內，信息化的檔案管理工作，應當注重各大高校內部檔案與其他院校檔案的交互，特別是在完成信息化的建設之后，每個院校都能夠開發出獨居自身特色并且能夠充分滿足自身信息需求的檔案資源，供給校內學生及其他高校師生進行查找瀏覽。校內需要建立起能對各大院校資源進行整合、收集、錄入與分類的內部信息化建設機構，對多所院校的檔案資源進行收集，才能最終達成資源共享的目標，開發數字化檔案，利用自身的信息技術基礎對檔案資料進行更有效的整合，并將檔案錄入系統，進行細化分類，實現檔案的信息化體系建設，供各大院校的師生去使用，才能提升檔案管理工作的水平。

（三）強化人才隊伍建設，提升員工專業性。在檔案信息化建設工作的實施過程中，檔案資源與資源用戶之間的交互，是由相關技術工作人員來操作的，相關工作人員在當前檔案管理工作中起到的作用是無法忽略的，因此，在檔案管理工作信息化建設過程中，同時具有信息化專業技能與檔案管理知識的人才是至關重要的。我國步入了信息時代，高校的檔案管理工作享受著信息化趨勢帶來的便利，但同時也要承受跟從信息化趨勢的工作壓力，所以相關人員需要不斷根據發展需求提升自身專業性，培養對于檔案信息的整合與管理能力。而所謂專業性的提升，主要指代對提高管理人員檔案相關知識的培養、信息知識能力的提升等涉及多個方面的強化過程，這一過程需要管理人員學習當前最新的信息技術，提升對信息的敏感度，并遵從相應的信息應用與共享準則才能達成，從基礎能力的層次來看，高校需要引進更多已具備一定信息素養素質及檔案知識的信息管理人才，確保人才隊伍的統一性，強化隊伍質量，這樣會使人才隊伍建設更有效率。此外，還應當注重對入職人才的強化培訓，注重提升內部人員的知識素養以及檔案管理能力，確保人才具備一定的專業性，再任命其開始投入信息化建設工作，這樣才能規避在后續工作過程中可能面臨的各項問題，才能確保信息化檔案管理系統更加完善，功能更全面，發揮出其應有的作用，進而為建立起更有效的檔案信息數據庫奠定技術基礎，保證系統的有效性。

三、結Z

國內高校內部的檔案管理信息化建設工作，當前依然面臨著諸多挑戰，需要不斷進行思考，但創新思想的力量是十分巨大的，只要能意識到當前教育發展的需求，隨時學習新的理念與技術，便自然能夠確保高校檔案信息化建設的穩步實施，保證高校檔案管理工作得到長足進展。

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