導語：如何才能寫好一篇文秘職責，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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酒店文秘崗位職責

一、層級關系

直接上級：人事行政部經理、人事行政部副經理

二、任職要求

1、大專以上學歷，文秘等相關專業

2、20周歲以上

3、形象佳、文字能力強

4、具有一定的英語基礎

5、一年以上人力資源管理從業經驗

6、溝通協調能力強，具備良好的團隊素質

三、崗位職責

1、負責部門相關的文書工作。

2、負責文件存檔、上傳下達。

3、負責相關的接待工作，如：安排經理與客人的會見、處理客人投訴等。

4、會議安排，并做好相關記錄、整理歸檔。

5、處理日常的行政事務。

6、完成領導交辦的其他任務。

辦公室文秘崗位職責范文

一、做好各類行政文件，信函、報告等材料的收發、轉遞工作，做到手續完備，及時準確。需要清退歸檔的，資料應做好登記和立卷工作。

二、負責做好公司內外來訪人員的接待工作，認真熱情，態度和藹，做到積極主動、不推諉、不拖拉。

三、負責保管和正確使用公司印鑒，開具介紹信或出具證明，做好登記，做到有據可查不出差錯。

四、及時、準確地向領導和有關人員傳達上級機關及有關部門的通知事項和每周的會議安排。

五、負責公司各類行政會議的通知，記錄和辦公會議紀要、決議、決定的起草，印發，同時協助公司領導起草有關行政文件。

六、要準確無誤地完成公司領導交辦的事宜，并將完成情況及時匯報。

辦公室主任（副）主任崗位責任制：

一、按著辦公室的職責，負責主持辦公室的全面工作。

二、在經理領導下，負責組織起草公司行政綜合性的工作報告、決議、規劃和決定等文件。負責各種事項的通知，會議決定的草擬和θ

三、負責辦公室內部的基礎建設和業務知識的學習，監督檢查部門的崗位責任制的執行，努力提高工作水平和工作效率。

四、協助經理組織安排經理辦公會議議程，并做好會議記錄，同時負責檢查會議的執行情況。

五、負責審核以公司名義所發的決定、報告等文稿，并及時轉呈領導簽閱，建立相應的登記薄。

六、認真及時處理，批轉傳閱上級有關文件和其它事項的通知。

七、負責公司人事檔案及統計等項工作。

八、負責公司的安全保衛工作。

九、負責組織協調各部門共性的綜合性工作，及時做好領導交辦的其它事宜。

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協助處理老板日常工作事務：

1.老板簽發的文件的撰寫起草、打印、登記和存檔等工作流程；

2.及時收發傳真交由老板處理、為老板做好訪客預約工作;

3.接聽電話，并對重要的電話做好記錄或轉接工作;

5.負責公司文件的簽發、傳送和處理工作;

6.根據老板出差日常工作安排，負責安排好相關的吃、住、行的車票機票酒店預訂等工作。

7.老板辦公相關文件的整理、歸檔工作及日常衛生清潔工作;

8.注重個人的形象，著裝、禮儀、談吐合乎規范;

9.負責老板辦公室用具的補給，午餐訂購、飲水等等事務性工作安排。、

處理相關文件

1.負責定時整理各個部門的匯報、意見和建議并存檔，交由老板批示;

2.負責制定過的的年度發展目標并分解到各個階段各業務目標的施行情況進行跟進匯報總結目標完成情況，

3.杜澤起草公司董事會的會議資料及做好會議紀要的整理，并起草老板演講稿等相關文件;

4.整理匯總各個部門的報銷單據等相關文件并交由老板簽名批準。

5.根據不同的文件進行清理歸檔、核對和做好相關記錄，以便需要時可查閱;

6.負責老板的行程安排費用預算、通知等相關事情的辦理;

7.為老板的決策工作，提供數據支持參考;

各項工作安排

1.協調老板在公司運作及各個部門的管理，做好協調內部各個部門的關系，處理部門與部門間的矛盾工作;

2.協助做好客戶來訪接待工作，并做好相關記錄;

3.向下傳達老板的任務目標、問題及意見;

4.協助配合老板處理外部公共關系，如政府機關、外部媒體、其他單位的友好聯系;

5.遵守公司規章制度，做好公司秘密保守工作，不在上班時間做與工作無關的事情;

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任務1：安排公司領導工作、活動日程，陪同協助領導工作活動

任務2：完成領導交辦的日常各項工作

職責二：協助本部門領導安排各種外事活動

任務1：接待到訪的總公司領導及其他客戶

任務2：協助本部門領導安排公司領導班子例會及業務例會，督促會議決議的貫徹落實

職責三：起草各類公文

任務1：負責起草公司領導交辦的各種文稿

工作依據(與該崗位工作緊密相關的規范、制度、標準)：

企業管理獎實施細則、《中國遠洋物流公司、中國外輪公司公文管理規定》、《大連外代文件材料立卷歸檔辦法》

總經辦文秘崗位職責21、總經辦接待工作：接聽電話；引導客人進入會議室，倒茶，通知相關人員會見；簽收信件快遞等；

2、各類行政公文（通知、請示、呈報、發函、會議紀要、總結等、的起草、呈送、復印、分發、催辦、登記、清退、歸檔；

3、填報開發公司月報表，于次月12日上交報表；

4、編制房地產市場月報表；

5、填報統計（番禺統計、局房地產統計報表，每月月底前上交；統計年報于次年1月前上報；

6、公司各類檔案管理工作（歸檔、分發合同、借閱等、；

7、公司營業執照年審，填報年檢報告書，準備年檢材料；

8、聯系保險公司，購買公司車輛強制險及商業險；

9、公司網絡、辦公設備（電腦、復印機、打印機、指紋機等、維護、管理與報修；

10、跟進各部門合同審批單審批流程，合同款付款申請；

11、負責打掃會議室、總經辦衛生，以及會議室與總經辦花草的護理；

12、核算工地后勤費用、每月辦公室物業水電費；

13、制定月度物資使用計劃，做好物資的采購、驗收、入庫、發放和管理工作；

14、公司固定資產的管理，定期進行盤點；

15、每周預定團隊活動場地，準備相關物資（球、水等、；

16、總經理（番禺總經理、、副總經理、各部門經理交辦的其他工作。

總經辦文秘崗位職責3一、工作概述

負責總經理辦公室的整理維護、文件檔案管理、來訪人員接待及協助總經理對日常行政辦公事務的處理（如：行程安排、會議通知、文件上傳下達等、。

二、崗位職責

1、職責一：辦公室內務

1、辦公環境：明亮整潔、一塵不染、家具擺放整齊、辦公桌無文件累積、文件整齊規范、圖書排放整齊。

2、每天準時上班、開窗通風。

3、清潔辦公室：每天將辦公桌、椅、文件柜、窗臺擦拭一次。

4、清理花木：鮮花每天換水一次，其他花木沒有枯葉、雜草。

5、為總經理備好茶水（總經理到辦公室的同時、。

6、每天下班前清理辦公桌一次，關閉好門窗、電源等。

7、及時清理辦公、生活垃圾，不讓垃圾在室內過夜、每兩周吸塵一次。

2、職責二：文件管理（流程齊全、分類合理、處理及時、管理規范、

1、對所有文件先進行識別，并分類登記，再分別辦理。

2、外來公函、通知及文字資料：及時送交總經理閱示，根據總經理批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內、。

3、公司內部文件：及時送交總經理閱示，根據總經理批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內、。

4、公司各部門（單位、送交總經理簽字的，根據送交人的意見給予及時傳遞辦理。

5、重要的和緊急的文件，須提醒總經理。

6、每天將送交總經理批示、看閱的文件清理一次，并核對登記記錄。

7、根據文件積累的情況及時進行存檔，并作好相應記錄，便于查閱。

3、職責三：來賓接待（彬彬有禮、熱情接待、

1、笑臉相迎，茶水相待。

2、詢問來賓情況：來訪目的，有無預約及身份情況等。

3、必要時需索要名片并對來賓身份進行識別。

4、及時向總經理請示。

5、按總經理意見引見，接待（按情況給予續茶水、。

6、根據客人來訪時間、事宜重要性及職務等級，征詢領導意見后確定是否客餐、宴請。

4、職責四：日常事務

1、公司內外文件的呈送、取件、復印、打印、分發、歸檔、整理及保管。

2、會議通知、會場布置，參加例會，為會議進行記錄以及會議紀要的起草工作。

3、督促檢查工作計劃、會議決議、總經理交辦事項的落實情況，并將了解的情況及時反饋。

4、協調總經理的日常工作時間安排（如：出差、來訪、會議、洽談、面試、宴請等、，并做好到點提醒。

5、配合總經理日常行政事務性工作，和出差前后的工作處理（如：日程安排、酒店預定、禮品準備、費用報銷等、。

6、總經理辦公室辦公設備、家具、各類辦公用品的領取、登記、管理、分發和維護工作。

7、處理總經理臨時交辦的其他工作，做好各項信息統計匯總、呈報和管理。

8、嚴格執行保密制度，不在私人交往、通信和通話中泄漏公司各類文件秘密，不通過其他任何方式傳遞文件秘密。

三、工作流程

四、任職條件

1、學歷背景：

以文科類為主，大專以上學歷。

2、培訓及資歷：

接受過行政管理、禮儀、文書寫作、管理學、公共關系等方面的培訓。

3、工作經驗：

1、有2～3年以上相關工作經驗。

2、有一定的獨立工作能力。

4、基本技能和素質：

1、知識素養較高，知識面較廣，知識結構合理。

2、熟悉公司文檔管理，能獨立完成文書及檔案管理工作。

3、良好的組織、協調、溝通能力，具備較強的交往能力。

4、具備一定的時間管理能力、工作效率較高。

5、具備一定的洞察力及分析、解決問題的能力。

6、熟悉公文寫作、思路清晰，熟練使用辦公軟件、設備。

7、品格高尚，道德素養好。

5、個性特征：

1、外向型性格、富有親和力、主動積極、豁達樂觀、有耐心。

2、忠誠守信、工作嚴謹、敬業、責任心強。

3、做事果斷、條理性強、保密意識強、具有團隊合作精神。

五、如何做好總經辦行政秘書工作

沒做到位的表現是：上司認為你應該知道，問你時你卻不知道，這就說明你這秘書做得還不到位，還沒做好。那么要怎么做到位呢，具體如下：

1、必須有更多的付出精神，不能太計較工作和個人報酬、時間。

2、常用電話號碼、重要客戶和合作者的聯系電話盡可能熟記。

3、要學會擺弄文件，學會檔案管理，重要文件能隨時拿出來，所保存的文件能在2分鐘之內找到，近期（半月內、過手的文件要迅速知道其去處。

4、學會記住認人，凡是見過一次面或找過你上司一次的人，一定要記住其容貌和姓名，最好能在下次見到時，能立即知道這人姓什么，做什么的。

5、應酬活動，場合允許要站在總經理身邊，輕聲提醒上司對面過來準備與你上司打招呼的人姓什么、做什么的。

6、學會記錄，只要在場能記錄的一般都要記錄詳細，說不定什么時候有用。

7、開會一般你只是列席，要記住盡量少發言，如非上司問及，一般不發言，但是一定要將會議記錄記全面，尤其是重要發言和會議決議。

8、對內部各部門和人員有調查研究和了解情況的權力，但沒有指令權，若轉達上司的指令一定要在下達之前說明。

9、為了寫東西，多做標準文本，以備不時之需。

10、對其它同事不可有驕嬌之氣。

11、無論對上、對下，多用“請”和“謝謝”。

12、不做與工作無關的事。

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關鍵詞：高職文秘專業；責任師傅制；實踐研究 F

據2010年河北省招生計劃工作會議預測，河北省18―22周歲的人口在2008年達到最高峰的735.4萬人后，之后幾年快速減少，到2017年將減少到最低點357萬人，降幅高達51.4%，其他省份也呈同樣趨勢。隨著全國生源的普遍減少，高校間的競爭會愈加激烈，培養出高質量的人才將成為高校在生源爭奪戰致勝法寶；而人才培養質量差的高校必將在競爭中被弱化甚至被淘汰。高校尤其是高職高專院校的生存發展面臨著嚴峻考驗。為提高人才培養質量，法律文秘專業實施了“責任師傅制”的人才培養方式。

一、責任師傅制人才培養方式

當前高職院校學生普遍存在文化課基礎差，學習困難大；缺乏求知欲和上進心；集體觀念弱，組織紀律性差；情緒管理和自我調控能力不佳等特點。但與普通本科學生相比，高職院校學生又普遍具有思維活躍、動手能力強優點。傳統的教師上完課就走人的人才培養方式已然不適用于現在的高職學生。

“責任師傅制”是通過新生入學即明確責任教師的方式，確定每位學生三年學習的“責任師傅”?！柏熑螏煾抵啤钡膶嵸|是每位專業教師須保證新生入學后對所負責的學生進行未來職業的明確的定位，使新生入學后就開始向“職業人”角色轉換；學生對于“責任師傅”而言，在三年內承擔著所屬專業工作的各項任務?！柏熑螏煾怠痹谌陼r間內負責所指導學生的思想、作風、職業技能、職業遷移能力的提高，與所指導學生共同承擔所涉及專業的社會服務項目。

2016年12月10日，在全國高校思想政治工作會議上指出：“要堅持把立德樹人作為中心環節，把思想政治工作貫穿教育教學全過程，實現全程育人、全方位育人，努力開創我國高等教育事業發展新局面。”法律文秘專業實施的“責任師傅制”則是對所強調的“全程育人、全方位育人”的最佳闡釋。

二、責任師傅制與現代學徒制

現代學徒制是一種現代教育制度，是企業工作本位職業培訓與學校本位學歷教育的緊密結合，是產與教的深度融合?，F代學徒制是校企共同管理，綜合評價；雙導師培養，學生具有了雙重身份；工學交替，學生在崗位上成才。

責任師傅制不同與現代學徒制。責任師傅制下的師生關系不再是普通的教與學的師生關系，也不是一般意義上的師傅與徒弟的師徒關系，而是一種新型的師生關系。這種師生關系融入了親情、友情，不再局限于課堂45分鐘，而是無時無刻；也不僅限于知識的傳授和技能的培養，而是可以對學生的世界觀、價值觀、人生觀產生重要影響，達到“春風化雨”“潤物無聲”的育人效果。

三、責任師傅制的具體實施

由于生源數量下降，考生及家長對所謂熱門專業的追捧等多重因素的影響，文秘類專業招生遇到了很大困難。國內很多高職院校的文秘類專業已經停止招生。面對生源少，生源質量差的情況，責任師傅制的實施顯得尤為重要。

（一）新生專業教育活動，師徒結緣

在新生入學之后，專業教研室即召開新生專業教育活動。在教育活動上，專業負責人除向新生介紹專業情況，使其細致了解師資隊伍、課程設置、實訓與就業、學習方法外，更重要的是專業教師與新生的見面，也即師徒見面。會上，師徒合影、互留電話，建立QQ群或微信群。師徒見面使初次遠離父母、來到陌生環境的學生有了依靠，找到了歸屬，極大緩解了緊張的情緒，也是師生加深感情的好時機。新生專業教育活動使學生對專業有了更深的了解，對自己的大學生活也有了更清晰的規劃，師徒也由此結緣。

（二）師徒日常情感溝通，加深感情

新生專業教育后，師徒之間會保持經常性的聯系。專業教師一般利用課余或午休時間約徒弟見面，了解入學后的學習、生活、家庭情況，對學生給予及時的引導和幫助，并發現學生特長，因材施教。一般而言，高職院校學生來自于中專、職高，即使來自高中，也是所謂的“差等生”。這類學生雖然在應試教育中學習能力較差，是學習的失敗者，但他們卻個個身懷絕技，需要教師去挖掘他們的潛力，給予教師的認可，他們也會投桃報李，在教師的肯定與贊揚中發揮特長，成就人生。

（三）師徒籌備各類活動，共同進步

文秘專業人才培養目標之一就是具備辦文、辦會、辦事能力。為提高學生實踐動手能力，為到企業頂崗實習奠定基礎，文秘專業承辦了學院中華經典誦讀大賽、語言文字應用大賽等院級活動。在大賽的籌備、服務和總結各個階段中，從方案制作到簡報撰寫，從賽場布置到賽場服務，從通知發放到各部門間的協調與溝通都能看到師徒的身影。這些活動，無疑為教師和學生提供了來之不易的機會，學生真正從書本理論走向了實踐。通過一場場活動的舉辦，師徒的能力都得到了長足進步與提升，也為今后的教師教學提供了生動案例。

（四）師徒參加各類大賽，榮辱與共

為進一步提升學生知識儲備和實踐能力，檢驗育人成果，文秘專業教師積極組織學生參加學院和省部級各類大賽。文秘專業學生參加的大賽主要有文本錄入大賽、語言文字應用大賽、秘書職業技能大賽、信息化辦公應用大賽和職業禮儀大賽。根據學生的特長組成不同的參賽隊，教師分工合作，共同完成對學生的指導任務。大賽的成績關系到師生共同的榮譽，師生榮辱與共。大賽不僅僅是能力的提升，更是面對困難、迎難而上的精神育成的最佳時機，也使學生知曉了責任、學會了擔當。經歷過大賽的學生，都會脫胎換骨，乃至對學習和人生產生新的認知。學生通過大賽獲得的成就感，使之產生了自信，中學時代因學習而產生的挫敗感亦將蕩然無存。

（五）徒弟進企頂崗實習，檢驗成績

在文秘專業人才培養計劃中，第六學期學生需到企業頂崗實習。學生在頂崗實習階段，要接受企業教師的面對面指導。但是，學校的責任師傅仍要與徒弟通過電話、QQ、微信保持聯系，在頂崗實習過程中遇到的難題繼續給予指導。同時，學生要根據自己的實習情況在責任師傅的指導下撰寫實習報告。

隨著實習報告的最終完成，學生畢業的時間也隨之到來。在校的三年生活，學生是在責任師傅的諄諄教導、細心呵護與陪伴下完成職業人的轉變。

在對2011級至2013級法律文秘畢業生的調研過程中，我們發現，學生印象最深刻的是在校時的責任師傅；對其影響最大的也是責任師傅；有的責任師傅甚至已然成為學生在職業生涯過程過努力和奮進的動力與榜樣。

四、新形勢下，責任師傅面臨的挑戰c機遇

目前，京津冀協同發展進入對接實施階段，大量非首都功能的承接帶來新的發展機遇。正處于工業化、城鎮化加速發展階段的河北省，新的經濟增長中心正在形成，推動經濟發展方式轉變和經濟結構調整已成為河北省發展的首要任務。結構調整和產業聚集拉動了河北省經濟平穩較快增長，隨之帶來各類企業經營的回暖，企業文員需求量將出現回升，為文秘類專業的發展提供了廣闊的空間。僅從智聯招聘網站上可搜索到河北省文秘崗位需求數量達到2666個，前程無憂網站上石家莊文秘崗位需求就有180多家單位。而近幾年我省文秘類專業的招生普遍出現下滑趨勢，甚有的高職院校文秘類專業已停止招生。在我國南方的江浙一帶，文秘專業招生一直處于良好態勢。也就是說并不是社會不需要文秘類人員，而是文秘人才培養目標與企業需求出現了錯位。

在三年專業學習過程中，學生始終是在責任師傅的指導下完成職業技能和職業素質的培養。換言之，責任師傅的綜合素質與能力對人才培養質量的高低起著決定性作用。因此，在責任師傅制的人才培養模式下，教師面臨著更為嚴峻的挑戰。責任師傅必須始終堅持以服務發展為宗旨，以促進就業為導向，遵循職業教育規律和技術技能人才成長規律，主動適應技術進步和生產方式變革以及社會公共服務的需要，適應河北省對文秘人才的需要，適應學生全面可持續發展的需要，全面提升和強化自身素質與能力。

基金項目：本文為河北省高等教育教學改革研究與實踐項目課題《法律文秘專業“責任師傅制”的探索與應用》研究成果之一。

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[關鍵詞]辦公室；文秘工作；重要性；現狀；措施

中圖分類號：C931.4 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）19-0281-01

一、企業文秘工作的重要性

1.為領導工作做鋪墊

秘書工作中很多事務都是為領導工作作鋪墊。如領導決策前秘書的信息收集處理工作；領導召開會議前，秘書的會前籌備，會中服務，會后整理工作；領導出差，秘書的出差事務準備工作；領導批閱文件前，秘書的文件處理擬辦工作等等。秘書的這些鋪墊性工作的效率和效果，影響領導工作的進程及其效率和效果。

2、對領導工作拓展伸延

領導工作的拓展與伸延，具體表現在，領導作出決策以后，秘書要草擬決策文件，將領導決策內容用文字準確表達，制成文件，下發各單位；文件后，收集反饋，協助領導把握執行動態、反映及效果；領導召開的會議結束后，秘書要做會議文件的立卷歸檔工作，會后的落實、催辦工作；領導出差以后，秘書要整理領導帶回的有關材料，辦理后續事務等。對領導工作拓展伸延，要以保證取得領導工作的預期效果為目標，嚴格按照要求辦事，在注重整體連續性和承繼性的同時，注重適變和應變，使工作落在實處，產生實效。

二、辦公室文秘工作的職責和要求

辦公室文秘工作的主要職責大致有：輔助參謀、協調溝通、接人待物、撰寫公文文書、文件管理、傳達信息、會議組織以及協助主任做好辦公室日常工作。文秘工作的這些職責決定了辦公室文秘工作人員必須具備各種素質，現在企業對從事辦公室文秘工作者的素質要求愈來愈高，要求從事辦公室文秘工作者具備扎實的文字功底、敏銳的政治頭腦、刻苦的學習態度、較強的交際能力、熟練的協調技術、良好的心理承受能力以及較強的職業道德和責任心。這樣，可以看出企業對文秘工作者的要求是很高的，這正反映出了辦公室文秘工作在現代企業中有著越來越重要的作用。

三、當前企業辦公室文秘工作存在的問題

1、辦公室事務過于繁雜，影響文秘工作

以大多數基層辦公室來說，是一個綜合性辦公室，集合了辦文、辦會、人事勞資、后勤服務等職責，幾乎變成了勤雜室。辦公室工作人員每天都會沉浸于紛繁零碎的瑣事之中，存在信息報送不及時、上下渠道不夠暢通等問題，難以真正起到參謀助手作用。

2、辦公室文秘人員少，工作負擔重、質量低

近年來，企業單位文秘人員短缺已成為一個不爭的事實，并已影響了工作的正常開展。目前，大多數企業辦公室主要從事文秘工作的人員只有一人，其中的辛苦只有干過的人才會明白，加班加點、熬通宵、“連軸轉”是家常便飯，可以說是“行行字字苦兼酸，篇篇章章麻與辣”。

3、文秘人員素質偏低，跟不上企業的工作要求

由于行業特點等各方面的原因，企業辦公室文秘人員的素質已不能適應新形勢下的要求。首先是是文秘專業知識欠缺。現在大多基層辦公室的文秘人員多半是半路出身，沒有系統學過文秘專業知識，雖然有些企業近年來也招聘了一些文秘專業人員，但一方面人數太少，不能滿足工作需要，另一方面文秘的成長本身需要一個過程，很難立即成為行家里手。其次是知識更新過慢。文秘人員出外機會較少，培訓機會更少，知識更新慢，前沿東西掌握的少，大大限制了文秘人員自身素質的提高。

4、信息調研工作滯后，參謀作用發揮不好

客觀上由于辦公室事務多，沒有時間，但更多的是文秘人員主觀上對信息調研工作難以重視，沒有認識到調查研究的重要性，業務不精通，基層調研少，基本情況了解不多，加之個人素質能力，導致信息調研工作跟不上新形勢下工作的需求，不能很好地為領導決策提供參考依據。

四、新時期如何做好辦公室文秘工作的措施

1、科學調整職能定位，加強文秘工作的組織建設

現在經濟競爭日趨激烈，企業對文秘工作的要求也越來越高，企業員工特別是有些領導者應該改變傳統的對文秘工作的看法，不應該認為文秘工作只是在企業辦公室打打雜或者幫助領導處理一些簡單的日常事務的工作，應該把辦公室文秘工作提到一個非常新的高度，充分認識到辦公室文秘工作對企業發展有著非常重要的作用。企業領導者應該充分相信和利用辦公室文秘工作人員，不必事必躬親，把一些繁瑣、具體的事務都可以交給辦公室文秘去做，領導自己主要抓大事、抓全局，這樣不僅可以提高自身的工作效率和質量，同時還有利于促進辦公室文秘工作人員綜合素質的提高。

2、細致規范，做好文秘服務工作

我們都知道細節決定成敗，但恰恰文秘工作又是一個細致的工作，這就要求了辦公室文秘工作要做到細致規范，從細小的事情抓起，堅持嚴謹細致。如在安排會議活動時，辦公室文秘工作人員可以結合自己單位的實際來制定出詳細的會議安排方案，根據會議規格高低、人員多少、日程長短，設立相應的工作計劃。只有辦公室文秘工作人員細致規范，才能做好辦公室文秘服務工作，保證文秘工作不會出錯，從而保證辦公室和領導日常工作的順利有序的進行。

3、轉變作風，改進方法，不斷提高辦事效率

3.1 樂于奉獻，扎扎實實做好本職工作

辦公室工作就是服務，服務就意味著奉獻，沒有奉獻精神，服務工作就沒有積極性、主動性和創造性。必須將任勞任怨作為修身養性的根本，在工作中不斷充實和完善自己，使自己的全部聰明才智得以充分發揮。

3.2 理清思路，有條不紊的做好本職工作

辦公室工作雜而亂，常常是手忙腳亂，但越在這時我們越不能亂，我們要分清輕重緩急、統籌兼顧、合理安排；同時，要不斷摸索工作規律，防止埋于事務堆中，而無時間抓信息工作和調研工作。

3.3 嚴以律己，樹立良好的公眾形象

辦公室工作接觸面廣，其性質較為復雜，要低調做人，低調干事，要嚴格遵守工作紀律，在工作中謙虛謹慎，一絲不茍，要正確認識和對待組織、自己和他人，這樣才能真正協調好各科室的關系，有利于各項工作的開展。

3.4 文秘工作要積極主動服務

辦公室是一個企業各種生產和經營活動政策落實的參謀部和服務部，上為領導服務，下為企業員工服務，中間位企業各部門和車間服務。在某種程度上說，一個企業辦公室文秘的工作服務水平直接關系到企業生產和經營活動水平。因此，辦公室文秘工作人員要充分發揮文秘工作的作用，積極為企業服務，當好企業領導的參謀助手，積極的為企業領導提供促進企業發展的建議和意見。

3.5 加強學習，不斷提高自身素質

當今企業之間競爭日益激烈，現在企業對從事辦公室文秘工作者的素質要求愈來愈高。辦公室文秘工作人員要想做好工作辦公室文秘就必須不斷的學習新的科學文化知識，不斷的充實自己，這樣才能跟上文秘工作發展的步伐，適應文秘工作不斷增加的新要求。同時辦公室文秘工作人員不僅要學習科學文化知識，還要樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀。

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【關鍵詞】浙江 文秘 智聯招聘網 社會需求 調研

為了解浙江省文秘畢業生的真實社會需求狀況，為文秘專業在提升學生專業技能與專業素養、完善人才培養方案提供參考，我們在知名大型招聘網站 “智聯招聘網”中以“秘書、文員、助理”崗位為關鍵詞進行搜索，共搜集了2014 年“浙江”地區12月的文秘人員招聘崗位，共3316條。本文對文秘類人才的招聘崗位、用人單位、職責內容、任職要求等多方面進行了整理與分析。

一、用人單位性質與規模

從單位性質來看，有2517家民營企業，420家股份制企業，200家合資企業，92家外商獨資企業，64家國企，9家事業單位，4家其他性質單位。

從單位規模來看，根據2011年7月4日，工業和信息化部、國家統計局、發展改革委、財政部下發的《中小企業劃型標準規定》，除51家企業屬于大型企業外，其余都屬于中小企業范疇。

二、各類型文秘崗位及職責

各公司招聘的文秘崗位概括起來主要有秘書、助理、文員、前臺、辦公室主任（行政主管）、行政專員、內勤、客服、資料錄入員、資料整理員。除此之外，也有少部分企業設有相關的文案策劃、儲備干部、協調員等崗位。

各類型文秘崗位可以歸納為以下職責：

（一）秘書

負責領導各類工作行程安排；協助公司領導處理日常事務；協調各部門之間的溝通；負責公司會議的籌備及組織并做好會議記錄；對會議決議和布置的工作負責跟進督辦；訪客接待；撰寫領導講話稿、各類專題會議紀要等相關文字材料。

（二）助理

協助領導完成公司全盤運營、協調性工作；負責辦公用品、日常必需品的采購及采購計劃制定；參與制定公司各項管理規章制度；參與公司發展規劃、業務經營計劃的編制和公司重大決策的討論；各類信函、郵件、文件資料的起草、整理與歸檔；做好與當地政府、新聞媒體、合作客戶的關系處理和接待工作；負責對公司內外部相關信息的搜集、整理和分析，為公司領導的經營決策提供信息整合及建議；公司領導批示、決議及交辦事項的協調、催辦及督辦工作。

（三）文員

收發公司郵件、報刊、傳真和物品，并做好登記管理以及轉遞工作；接聽、轉接電話，接待來訪客人并及時準確通知被訪人員；做好辦公室檔案收集、整理工作；負責各類會務的安排工作；負責行政文件打印、收發、轉呈、保管等；完成領導交給的一般的不需較多工作經驗的事務性工作。

（四）前臺接待

對來訪客人做好接待、登記、及時通知被訪人員；負責公司快遞和傳真的收發工作；負責公司電話的接聽、轉接、留言、記錄工作。

（五）辦公室主任（行政主管）

起草修訂文件；制定公司行政管理的方針、政策和制度；全面負責企業的行政、人事、后勤、總務、環境和保衛工作；日常工作的監督管理；組織各類活動及各類會議；負責發揮總經理參謀、協調和綜合管理職能。

（六）行政專員

公司總機電話接聽、轉接、留言、記錄工作；辦公用品的采購、分發，各項設備的日常維護；公司來訪人員接待；檔案、資料的整理、分類；負責起草有關通知、函、報告、會議紀要等文件。

（七）內勤

負責公司固定資產、辦公設備、用品的登記、發放及日常維護保養工作；負責前臺日常工作，電話的接聽、轉接，做好各種來電咨詢工作；負責來賓的接待、會議的安排；負責公司各種信件、快遞、報刊等的接收、登記、發放；根據不同行業公司的不同業務，做好行政后勤服務工作。

（八）客服

負責客戶日常咨詢及客戶投訴；負責產品介紹；建立客戶檔案；維護客戶關系。

（九）資料錄入員

（十）資料整理員

負責文件資料的收集、歸納、整理、立卷歸檔和保管工作；建立公司檔案管理規范、資料檢索規范。

三、文秘崗位能力需求分析

通過對招聘信息中的任職要求的歸納分析，我們總結出了各類型文秘崗位的需求特點。

（一）需求行業

從招聘信息的投放密度來看，當前文秘人員需求最強烈的五大行業是工業、批發業、零售業、軟件和信息技術服務業、信息傳輸業。

（二）需求層次

從職位高低而言，企業對高、中、低三層的文秘人員都有廣泛的需求：

高級文秘包括：辦公室主任、行政總監；

中級文秘包括：秘書、助理等；

初級文秘包括：文員、前臺、行政專員、內勤、資料錄入員、資料整理員等

（三）需求特點

（1）性別。大多數崗位沒有對性別提出特殊要求，但也有例外，從眾多用人單位中，有64家單位只招女秘書，34家要求“男性”，女秘書需求量更大。要求女性的文秘崗位大多是董事長秘書、經理秘書、傳媒公司總裁秘書及公司前臺等對個人形象、氣質要求比較高的職位；要求男性的文秘崗位大多是保險公司行政專員、金融業綜合管理部的總經理秘書這類涉及出差、工作艱苦的職位。

（2）年齡。本次調研中，有356家企業對崗位年齡做了要求，其余企業則年齡“不限”。從年齡的分布來看，前臺、文員崗位年齡要求一般在18-25歲；秘書、助理、行政專員、內勤崗位年齡要求一般在25-35 歲；辦公室主任、行政主管一般要求在30-45歲?？梢?，年齡越長，由于心智更成熟，從業經驗越豐富，職務也相對更高，這體現了文秘人員“越老越吃香”的職業發展趨勢。

（3）形象。秘書、行政專員、文員、內勤、助理、前臺、客服、辦公室主任等文秘類崗位普遍要求應聘者“形象好，氣質佳”。特別是前臺崗位對外在形象的要求普遍比較高，不少公司還要求女性身高160cm 以上，皮膚白皙。辦公室主任（行政主管）的形象要求一般是“相貌端正、穩重”。良好的形象有助于文秘人員服務領導、同事和客戶，同時會被視為企業形象的某種象征。

（4）學歷。在學歷要求方面，412家單位只要求中?；蚋咧幸陨蠈W歷，1644家單位要求大專學歷，623家單位要求本科學歷，還有18家單位要求碩士以上，其中杭州一家廣告公司的行政助理要求博士，其余企業則表示學歷“不限”。總的來看，大型企業比中小型企業對學歷要求更高，中小企業的秘書一般要求大專學歷，而大型企業的秘書則需要本科學歷；文秘高層級職位比低層級職位學歷要求更高，如文字錄入員、前臺、客服一般要求高中或中專以上學歷即可；文員、秘書、資料管理員要求大專以上學歷；一些助理、總裁秘書、董事長秘書、總經辦秘書、辦公室主任、行政主管學歷要求比較高，要本科，甚至碩士以上。

（5）工作經驗。絕大部分用人單位都對文秘人員的工作經驗提出了具體年限的要求或“有相關經驗者優先”，可以看出用人單位對工作經驗十分看重。其中1-3年工作經驗要求的多為文員、前臺、秘書崗位；3-5年要求的多為秘書、助理、行政專員、辦公室主任、行政主管崗位；5-10年及10年以上的都是辦公室主任、行政主管、行政總監崗位。因此，秘書職位層級越高對從業者工作經驗的年限要求越長。

除了文秘或行政相關工作經驗外，部分單位還提出了有一定行業從業經驗者優先，如諸暨一家生物科技有限公司行政總監崗位要求是“有生物監測領域工作經驗者優先考慮”。對于秘書職業，有行業背景，將擁有更美好的“錢景”。

能力要求見附表。

各類型文秘崗位有一些共同的核心能力需求。良好的職業道德，工作認真負責，細致耐心、積極主動；有良好的組織、溝通能力和人際交往能力。性格外向開朗，有親和力；熟練使用辦公軟件；有良好的口頭表達能力與文字表達能力。

不同層級的文秘崗位對從業人員能力要求不同。初級文秘崗位要求具備較為單一的業務技能，強調認真負責、細致耐心、積極主動的工作態度；中級文秘崗位要具備較強的文字表達和口頭表達能力、組織溝通能力、人際交往能力和辦公軟件操作能力，要求具備的是綜合性業務技能；高級文秘崗位則除了秘書專業知識與專業技能外，還需要了解管理、法律方面的知識，具備一定的管理經驗。

文員與助理崗位要求精通行業領域的知識與技能。文員崗位與助理崗位的類別繁多，文員有辦公室文員、倉管文員、生產文員、出單文員、物流文員、銷售文員、人事文員、經營部標書編制文員、項目文員、后勤文員等類別；助理有行政助理、人事助理、銷售助理、財務助理、營運助理、采購助理、項目助理、攝影助理等類別，在能力要求上，根據實際崗位職責需要提出了不同業務、不同行業特有的能力要求。

對外語能力要么不做要求，要么提出了高要求。在眾多用人單位中，只有131家單位對文秘類崗位的外語提出了要求，主要是外貿公司、合資公司、外資公司以及英語秘書崗位，對英語或日語提出要求，要求都比較高，要求“精通英語讀、寫、聽”；熟練的翻譯、口譯能力；英語四級、六級以上；日語一級以上。

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一、發揮參謀助手作用的主要途徑

參謀助手就是要給領導提出有價值的決策建議，做到“參之有道”；想領導之所想，謀領導之所謀，憂領導之所憂，做到“謀之有方”；增強建言獻策的主動性和預見性，做到“言之及時”。在現代企業管理中，文秘人員發揮參謀助手作用，主要有以下四條途徑：

（一）抓好信息工作，發揮好“信息庫”的作用。文秘人員要發揮好參謀助手作用，首先是要準確掌握、第一時間報告企業的內部情況和相關外部信息，甘當企業領導的“信息庫”。信息對企業的經營發展越來越重要。在外部信息方面，一是要通過報紙、雜志、網站等各種渠道，廣泛收集國家的重要產業政策和行業信息，分類、提煉后提供給領導參考，為企業領導及時、準確地決策奠定基礎；二是要發揮綜合協調作用，協調職能部室按照工作分工，加強相關信息的收集，提高信息來源的廣泛性、多樣性。在廣泛收集外部信息的同時，還要全面掌握企業內部信息，經常深入實際，深入基層，深入群眾，多層次、全方位地了解各項工作進展情況，通過組織有深度、有針對性的調研，掌握第一手資料，形成數據翔實、分析透徹的調研報告，為企業有效處置問題、謀劃發展提供信息參考和建議。

（二）做好文稿起草，發揮好“參謀部”的作用。以文輔政是文秘人員發揮參謀助手作用的重要渠道，是當好領導“參謀部”最直接、最重要的體現。文字工作政策性強、理論性強、業務性強、涉及面廣，要提高文稿質量就要做到“四個必須”。一是必須準確把握上級精神、企業實際、領導思路和受眾想法。辦公室文稿與文學作品有嚴格的區別，不允許隨意而為、隨感而發，而是根據工作需要起草的綜合性文字材料，是將企業的決策部署轉化為具體措施的重要手段。要通過認真研讀上級公司文件，吃透上級精神；通過調研、會議、談話等渠道，把握好領導的思路和工作實際，全面融入到文稿起草中。二是必須把握好文稿起草的角度?！吧碓诒唬貫閹浿\”。起草文稿時要注意調整自己的角色，學會“不在其位、學謀其政”，站在企業全局的高度、領導思考問題的角度來謀篇布局，抓住工作重點和關鍵要素，全面、深刻、準確地闡述問題。三是必須注重日常素材的積累、加工和升華?！肮P上一分鐘，筆下十年功”。掌握大量素材是文稿起草的基礎，文秘人員平時要廣泛收集素材，圍繞文稿主旨進行深度加工，使文稿起草符合企業實際，言之有物，生動流暢，精煉簡潔。四是必須注重創新。起草文稿最需要的就是思維創新、觀點創新、內容創新和文字創新。寫作文稿沒有思維創新，就沒有深度，不能啟發人；沒有觀點創新，就沒有新意，不能引導人；沒有內容創新，就沒有活力，不能激勵人；沒有文字創新，就沒有文采，不能吸引人。同時也要認識到：文稿寫作有其獨特性，不能隨意亂創新和矯枉過正，更不能片面和刻意地為創新而創新，而是必須把創新方式和手段置身于“四統一”（起草思想與領導意圖的統一，寫作內容與文種形式的統一，行文格式與發文用途的統一，語言表達與行文關系的統一）之下來運用和把握。

（三）針對重大問題，發揮好“智囊團”的作用。文秘人員作為參謀助手，貴在“參”字上下功夫，在“謀”字上花力氣，圍繞企業全局性、戰略性工作超前進行思考謀劃，力求參到點子上，謀到關鍵處，做到“領導未謀有所思、領導未聞有所知、領導未示有所行”，發揮好“智囊團”的作用。文秘人員要發揮好參謀助手作用，切實把握好“三個注重”的工作要求。一是要注重超前性。文秘人員要認真分析企業外部形勢的變化，超前研判未來發展趨勢，結合企業實際，為領導提供更多的決策建議。二是要注重針對性。緊緊抓住領導關注的熱點問題、基層反映的焦點問題和職工群眾要求的難點問題，深入細致地進行研究，善于透過現象看清本質，積極提出有針對性和可操作性的意見建議，為企業發展獻良策、支高招、當高參。三是要注重系統性。針對企業領導在不同時間、不同場合的講話中提出的一些不系統的新思想、新觀念、新理念，文秘人員要注意整理，并進行總結、提煉、完善和發展，形成符合企業實際的、系統化的工作思路，指導各項工作的開展。

（四）加強督查督辦，發揮好“協調員”的作用。督查督辦是辦公室的重要職責，是文秘人員做好決策支持與服務工作的重要內容，也是企業保證政令暢通、提高工作效率的重要手段。一是要敢于督查督辦。從一定意義上講，督查督辦工作是領導職能的延伸，是協助領導抓好工作落實的有效途徑。二是要善于督查督辦。提高督查督辦效果，關鍵是要抓住工作重點，圍繞企業決策部署落實情況、久拖不決的問題和關系職工利益的急事，深入基層調查研究，全程跟蹤落實情況，及時督促、協調相關部門進行處理，確保執行效果。三是勤于督查督辦。文秘人員要增強督查督辦工作的主動性，不僅要對領導交辦的事項進行專項督辦，還要針對企業決策部署和各類會議安排的工作，跟蹤了解落實情況，適時進行督查督辦，更好地推動各項工作開展。

二、當好參謀助手要切實做到有思路、有激情、有韌勁、有實績

面對復雜多變的市場形勢，企業的辦公室文秘人員只有做到“有思路、有激情、有韌勁、有實績”，才能更好地發揮參謀助手作用，促進企業在激烈的市場競爭中科學發展。

（一）謀劃事業有思路。思路，是工作的先導，是解決問題的路徑和方法。思路越廣，辦法越多，工作成效越大。企業領導講話是本企業特別是企業領導的思想水平、理論水平、政策水平和工作水平的綜合體現，是領導意志的集中體現。因此，文秘人員不僅要善于駕馭文字，還要具有善于駕馭思想的能力；不僅要領會領導意圖，還要延伸、豐富和發展領導的思路，具有較強的理論功底和思辨能力，把文秘工作變成為領導服務的思想庫、理論庫、信息庫，提供高層次的決策服務。

（二）干事創業有激情。激情，是一種飽滿的精神狀態，是一種積極的工作態度，對工作充滿激情，就會在輕松愉快中進一步發揮主觀能動性，提高工作效率和質量。激情源于對事業和工作的高度負責。辦公室文秘工作直接面對全局、服務于領導，必須謹慎細致，因為任何小事做不好可能就會出現大紕漏、導致大問題，會有損于企業形象，也不利于工作開展，決不能因為每天重復地從事寫材料、發文件等工作，就沒有激情而變得懶散、疲沓，影響工作質量。文秘人員必須時刻保持對工作的激情，始終保持昂揚向上、奮發有為的精神狀態，有一種干不好工作就食不甘味、寢不安席的敬業精神，全身心地投入到工作中，將每一項工作任務、每一份文字材料都當做一次鍛煉機會，善于從重復的工作中，不斷尋找新樂趣、增長新才干。

（三）發展事業有韌勁。韌勁，是堅韌不拔的意志，是做好工作的保證。文秘工作的重要職責決定了它是一項綜合性強、政策性強、挑戰性強的艱巨工作。從起草文字材料來看，做一名合格的文秘人員，需要經過長期的不斷探索、反復的揣摩提煉，需要經過相當的實踐鍛煉，擁有相當的實踐經驗。文秘人員必須牢固樹立堅忍不拔、艱苦奮斗的思想。要善于從失敗和成功中吸取教訓、總結經驗，有耐力、有韌勁，經過痛苦的煉獄過程，經過漸學漸悟、漸學頓悟、頓學漸悟、頓學頓悟幾個階段，逐步成長起來，真正做到“看明白、想明白、說明白、寫明白、干明白”。從事業的發展看，隨著企業的不斷發展，會不斷出現新情況、新問題、新挑戰，作為參謀助手，文秘人員要始終保持一股韌勁，一種不達目標不罷休的決心，遇到困難挫折不氣餒、不言敗，鍥而不舍愈挫愈勇，在攻堅克難中鍛煉成長，持之以恒地做好本職工作，更好地發揮好參謀助手作用。

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一、加強學習，打牢根基，全面提高綜合素質

良好的綜合素質是做好文秘工作的前提，而綜合素質的培養則是一個長期的學習和積累的過程，為此我們做到：

1、強化政治理論學習，自覺參加政府機關召開的黨員干部學習班，不斷提高政治素質，及時掌握國家方針、政策，了解國內、國際形勢，把握政治方向，樹立大局觀念。

2、強化業務知識學習，提高業務素質。在學習內容上，側重學政策、學理論、學業務、學經濟、學法律、學寫作、學計算機、學現代市場與科技知識，以拓寬知識面；學習領導講話時的構思、處理問題時的技巧，使文稿起伏與領導語言、工作方式達到“同頻共振”；虛心向其他部門學習，做到不懂就問，勤于思考，認真總結，取人之長，補己之短，努力做一個“通才”、“全才”，不斷提高業務素質。

3、強化工作實踐學習，提高實用能力。實踐出真知，只有在工作實踐中學習，邊工作、邊學習、邊總結、邊提高，使撰寫的文稿血肉俱全，才能更好地提高我們的綜合能力和水平。我們全面了解吸納本部門和外界各方面的知識信息，做到廣聞博覽，廣泛涉獵，大膽借鑒，收集素材，豐富知識，學以致用，提高自己的實際應用能力。

二、認真履行職責，較好地完成了上級部門及鎮領導安排的各項工作任務

1、認真履行職責，努力提高文秘質量。我們堅持與時俱進，嚴格按照公文規范要求，行文辦事時要在思想、體裁、內容上大膽創新，做到人無我有，人有我新，人新我優。充分發揮主觀能動性，思考問題要先人一步，快人一拍，高人一籌，為領導提供高質量的服務，經常性站在領導和全局的高度去思考、處理、解決問題，及時捕捉領導的思維亮點，確保了公文運轉準確、及時有序，為全鎮各項工作的順利開展起到了正確的指導作用。

2、認真做好上情下達、下情上報工作，發揮領導的參謀助手作用。積極協助辦公室領導，及時傳達領導和上級部門指示，及時向領導和上級部門反聵了工作中的新情況，做到了上情及時迅速傳達，下情及時報告，為各級領導正確決策提供了準確的信息。

3、認真做好公文起草、審核制發等工作。幾年來，按照領導和上級部門要求，我們認真完成了會議材料、總結、報告、意見、通知等各類公文的起草以及審核制發，未出現一次原則性錯誤。

4、認真做好信息報送和宣傳報道工作。針對重點工作，善于捕捉工作亮點，編發工作簡報，對先進性經驗在全鎮范圍內加以總結推廣，促進了全鎮工作的開展。對重大活動，及時收集信息，在第一時間上報上級有關部門?？偨Y我鎮各項工作，認真寫好新聞報道稿件，近幾年，我們在《菏澤日報》、《牡丹晚報》等發表多篇報道，為樹立都司鎮在社會中的良好形象做出了應有的貢獻。

三、下一步工作建議:

隨著領導體制和工作機制的一系列改革深化，辦公室文秘人員應主動適應改革后的新體制，做好自身工作，我們認為應該做到以下幾個方面：

一、要樂于奉獻。辦公室文秘工作繁而雜，加班加點是家常便飯，所以文秘工作者必須強化責任意識，做到愛崗敬業，勇擔責任，樂于奉獻，樹立良好的工作作風。

二、要不斷創新工作思路。干文秘工作要明晰工作思路，分清工作主次，要善于抓主要矛盾，分清工作的輕重緩急，有條不紊地逐項落實。工作中還要注意勞逸結合，不斷改進工作方法，達到事半功倍的效果。

三、要努力提高辦事效率。文秘工作的一項最重要的工作就是準備領導講話材料，這項工作往往是具有突擊性和時效性的，而且材料的收集經常是涉及多個部門，這就要求文秘工作者在詳細了解領導意圖的基礎上，動作迅速，及時準確向各部門獲取有用素材，并馬上組稿形成文字材料，供領導審閱并熟悉。這充分說明文秘工作者必須努力提高辦事效率，才能適應現代工作的快節奏。

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文書是檔案的前身，檔案由文書轉化而來。一個單位或部門檔案管理的水平高低取決于本單位文書處理工作水平的高低。筆者從事檔案管理工作多年，現就文書與檔案管理工作談談自己的觀點。

一、正確認識文書處理與檔案管理的關系

文書處理與檔案管理是文檔工作中緊密聯系的兩個階段。正確認識和處理好兩者關系，使之有機結合，對于做好文檔工作及其重要。

（一）文書與檔案管理工作職責與任務不同

文書處理工作的主要職責是文件材料的制作、傳遞、使用、督辦、保存等。而檔案管理工作的主要職責是收集、整理、分類、編目、鑒定、保管、統計、利用和銷毀等。

（二）文書與檔案管理相輔相成

文書處理與檔案管理雖屬于文檔工作中不同的工作和階段，但兩者卻相輔相成、互為聯系。檔案工作是在文書工作的基礎上，對有保存價值的各類文件載體進行歸檔、保管、利用，是文書處理工作的延伸。而通過歸檔工作可以發現平時文書處理中忽視的一些問題，如：文件材料是否完整、齊全、規范，系統，是否屬于歸檔范圍之內的，是否為同一年度的等，這些對各部門做好文書處理工作將會起到一定的促進作用。

（三）做好文書工作，是提高檔案工作質量的前提

收集工作是檔案工作的起點，一般由部門文秘人員承擔。要做好檔案工作就必須首先做好文件材料的收集工作，文書工作做好了，就能為檔案工作提供良好的條件和基礎。因此，做好文書工作，是提高?n案工作質量的前提。

二、文書與檔案管理工作容易忽視的問題

（一）文件材料收集歸檔不完整齊全

歸檔材料不完整齊全。一是有些歸檔文件材料只有定稿，沒有修改稿。造成定稿缺乏相應的依據，而這個依據就是領導修改的痕跡，是最有保存價值的東西。這樣以來發文原始稿件的保存就出現了漏存的現象。有些歸檔文件只有文頭，沒有附件，而這些附件往往是文件的核心所在，造成歸檔文件不完整，沒有查考的價值。二是由于文書人員工作的疏忽，造成文件重號、漏號等現象，給文件歸檔帶來了一些麻煩和困擾。三是由于部分人員缺乏檔案意識，為了完成任務而歸檔，僅僅只把手頭一些普發性的文件整理上交，而把一些有價值的檔案遺漏，如：部門領導的重要講話、參加會議帶回來的一些重要的文件資料，導致有的材料經久遺失，使文件材料無法實現集中統一管理。

（二）文秘與檔案工作人員缺乏溝通，使檔案收集渠道還不夠暢通

文書工作與檔案管理分屬不同的主管部門管理，由于文秘人員在平時的工作中常常忙于本部門事務性工作，與檔案館（室）工作人員交集較少，很難做到相互溝通、步調一致，造成檔案收集渠道不夠暢通，以致運行過程中經常出現脫節現象，使檔案材料得不到很好的收集。

（三）文秘人員歸檔意識淡薄

文書工作具有很高的時效性和很強的靈活性，職能部門工作人員往往面臨工作頭緒繁雜、任務重、壓力大，且多數文秘人員常常是身兼數職。一方面是要把主要精力投入到完成本部門的主要工作任務上，沒有把文件材料歸檔工作擺上議事日程中。另一方面是缺乏專業的檔案管理知識的指導和培訓，沒有獨立完成立卷歸檔的能力，甚至認為把文件放在自己手邊使用起來更便捷，往往造成檔案延誤、遺漏或“玉”“石”不分，統統上交的現象。

三、加強文書處理與檔案管理工作的措施

（一）把好文書工作的審核關，保證歸檔文件的質量

把好文書工作的審核關，是辦公室工作的一項重要內容，也是保證文件質量的重要一環。2012年4月，中辦和國辦聯合頒發了《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發[2012]14號），許多部門都認真執行，并按文件要求堅持公文的審核制度，即：職能部門擬寫的文件，先由部門負責人核稿簽字后交辦公室審核，再送主管領導審核會簽后交主管校領導簽發，然后由辦公室登記文號，打印。審核人員負責把好文件的政策關、格式關、文字關，杜絕不規范、不符合歸檔要求的文件流入檔案，保證了歸檔文件的質量。

（二）強化文檔人員的檔案意識，保證歸檔文件的完整

文秘人員主要負責部門的文書處理工作，如文件的核發、會議記錄的整理、各種信息的處理等文件材料的形成工作，文秘人員起著至關重要的作用。如文件編號不準確，會議記錄不標議題，出席人員只記姓等，所有這些不規范，不僅影響今后的文書歸檔工作、歸檔文件質量，還大大影響歸檔工作效率。因此，作為文秘工作者，應該充分認識到檔案管理不只是檔案館（室）的事，而是文書工作的一部分，主動把文件歸檔工作納入到自己的工作范疇之內，積極支持并做好檔案工作。

檔案管理人員主要負責檔案的日常管理工作，除此之外，還包括檔案庫房的溫濕度、燈光、除塵等各種管理、檔案管理系統的安全與維護、檔案數據的各種備份等，不僅僅要有較強的檔案意識，還需要具備一定的檔案專業知識，熟練的檔案管理工作的技能，才可能對兼職檔案員的歸檔工作進行正確的指導，只有這樣，文件材料的收集才會齊全、完整、系統。所以，檔案工作的質量和管理水平的高低與文秘人員和檔案人員的檔案意識有著直接的關系。

（三）加強對文書部門歸檔工作的監督與指導

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一、銳意進取，當好攻堅克難的“前鋒”,力爭“多進球”。

以文輔政是辦公室最核心、也是最重要的職能之一。寫材料也是極其辛苦、極其專業的工作，經常需要日以繼夜、通宵達旦、廢寢忘食。面對“急難險重”的材料任務，文秘人員需要積極發揮黨員先鋒模范作用，銳意進取，勇挑重擔，當好攻堅克難的“前鋒”，服務決策，匠心行文，力爭多進“有用之球”，多出精品，使文字轉化為生產力。

二、服務全局，當好縱橫協調的“中場”,力爭“傳好球”。

辦公室工作點多面廣、事無巨細，文秘人員既要當好各類政令信息傳遞的“中轉站”，也要當好縱橫協調的“中場隊員”，做好各層級的服務協調工作，為全行上下抓經營管理“傳好球”。服務領導做好上傳下達，服務部門做好左右聯系，服務基層做好專業指導，服務社會做好內外溝通，全方位保障經營管理協調有序運轉。

三、盡職履責，當好查漏補缺的“后衛”，力爭“不失球”。