導語：如何才能寫好一篇基層檔案管理工作計劃，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、基層計劃生育檔案管理存在的問題

（一）檔案意識不強，檔案利用率不高

在基層計劃生育檔案工作實際開展中，部門工作人員對國家計生工作缺乏正確的思想認識，意識不到檔案管理工作對我國的人口控制戰略計劃部署的重要作用性。對檔案管理工作缺乏積極和熱忱的工作態度，對檔案資源的開發利用不足，沒有挖掘檔案的實際價值性，不利于上級部門決策的修正和制定。

（二）管理制度不健全，檔案收集效率較低，管理分散

目前我國絕大部分鄉鎮和社區都制定了符合當地實際發展情況的計劃生育管理制度，并具體分配了檔案管理人員。但是，對檔案管理工作的具體工作章程、具體負責內容、考核評價方式等管理細節上的內容缺乏統一、科學、規范化的管理準則。管理制度的不完善勢必導致檔案資料錄用、搜集、開發利用等工作的效率偏低，檔案資料的完整性與信息資料的整合度不足，檔案管理工作的開展方式與時代科學技術的發展脫節，沒有發揮檔案管理工作在國家計生工作中的實際價值。此外，基層計劃生育檔案管理缺乏科學、嚴謹的績效評價體系，部門基層單位甚至沒有將檔案管理納入考核范圍之內，這就造成檔案管理部門紀律渙散，服務意識性不強，降低了檔案管理工作的整體質量。

（三）重管輕用，檔案開發利用率低，檔案工作硬件投入不足

首先，由于檔案系統長期形成的封閉或半封閉環境的影響，許多檔案工作者仍停留在“重管輕用”的觀念上，檔案收集了、管理了，卻忽視了最重要的信息資源的利用。檔案信息的開發和利用方式單一，形式陳舊，檔案室設備、技術條件落后，也造成了很多不必要的損失。其次，檔案現代化管理水平不高。有些計生檔案管理不符合檔案保管的標準，檔案管理設備陳舊，管理技術落后，雖然近年來隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在計生管理中被廣泛運用，而運用計算機及網絡技術管理檔案的較少，基本還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集利用和開發。

（四）檔案管理人員素質參差不齊

目前從事計生檔案管理的人員在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，表現為人員配備隨意，流動性大，檔案管理人員多是從行政、工會等部門轉崗過來，而檔案專業出身的人員較少，且存在著專業知識老化，知識面較窄，知識結構不合理，學歷偏低，思想觀念和管理水平相對滯后等問題，與時展的要求相差較大，難以適應新形勢下的檔案事業發展。另外，在行政人才培訓中，對檔案管理人員的素質提高沒有納入計劃和要求，檔案管理人員平時進修學習的機會不夠，缺乏系統的檔案知識培訓，許多檔案管理人員的管理水平停留在經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展要求，缺乏創新和活力。

二、基層計劃生育檔案管理實現現代化的具體對策

（一）提高檔案管理意識

基層計劃生育檔案管理工作關系到國家發展戰略，更密切的關系到人民的實際利益。因此，基層檔案管理工作的科學性、準確性和完整性是管理工作的重點內容，檔案所呈現的內容應客觀、全面的放映地方實際計生情況。因此，這就要求管理人員必須具有科學、嚴謹、服務國家、服務于民的管理意識。此外，還必須要求基層檔案管理人員的法律意識，不能以位牟利，應以認真負責的工作態度來開展檔案管理工作。要提高檔案管理人員的思想意識水平，就要做好計劃生育工作的宣傳和教育培訓工作，地方應建立人口計生宣傳與教育專欄，包括基層宣傳欄、廣播、手冊以及網上教育宣傳平臺的建立。采取現場教學、經驗交流、法律知識宣傳教育、網絡在線教育、技能競賽、業務能力評價等板塊實際的提高檔案管理人員和基層工作人員的思想意識和業務操作能力，使基層計劃生育部門更好地服務于國家、服務于人民。

（二）理順關系，健全制度，拓展檔案的歸檔范圍

建立并健全科學、現代化的基層計劃生育檔案管理體系，以規范化、法制化的管理理念來做好檔案管理工作。隨著現代科學技術水平的不斷提高，基層檔案管理工作應與時俱進，創新檔案管理措施，更新管理手段，將先進的科學技術和管理手段融入現代管理體系之中。同時，要結合我國計劃生育管理戰略規劃的實際部署，適應的拓展檔案的歸檔范圍，加強相關內容的收集與考證是基層檔案管理工作的新內容。

（三）實現管理技能的現代化

基層計劃生育檔案管理實現數字化、現代化、網絡化將是發展的新趨勢。基層計劃生育檔案管理采用現代的計算機軟件管理系統、信息共享技術、網絡平臺交互系統勢必成為其發展的新方向，從而檔案管理的無紙化、數字化、高效化運行。這就要求基層檔案管理工作人員必須掌握計算機操作技術、信息處理技術和網絡平臺信息和業務操作技術，努力使自己成為具備掌握計生檔案管理專業技能和計算機信息網絡技術的復合型人才。基層計生部分應做好對工作人員的計算機技能培訓工作，全面提高檔案管理人員的現代管理技能和水平。

（四）加強檔案信息化管理

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XX分公司檔案管理工作在2021年將以“夯實基礎工作，規范檔案管理、提高服務水平”為主導思想，全面強化檔案管理各項工作，使檔案管理進一步科學化、規范化、標準化。為進一步提升檔案管理水平，有效使檔案管理工作順應公司內外形勢要求，特制訂2021年XX公司檔案管理工作計劃。

一、年度目標：

增強檔案管理工作相關人員的責任感，有序推動檔案管理人員素質和業務水平的提升，規范流程，重視保密，不出遺漏，加快編制分類大綱工作和相關配套設施的補充完善工作，要超前主動工作，將創建省檔案室AA級標準工作提上日程，堅持相關標準化工作的開展，全面適應公司在新形勢下的各項工作需要。

二、工作計劃：

（一）細化領導分公司，健全規章制度

調整檔案管理工作領導小組，負責解決檔案工作的人員配備、檔案室等基礎設施建設和經費保障等問題，特別是明確基層一名科級以上領導對口負責檔案工作，進一步明確基層檔案責任人，切實將建設省級檔案室AA級標準相關檔案工作提上日程。

（二）對標省級檔案室AA級管理要求查漏補缺

1、切實將建設省級AA級檔案室標準列入年度主要工作計劃。切實做到“三專”“八防”“十不準”。“三專”：專柜和專室；“八防”指防盜、防火、防潮、防蟲、防暑、防塵、防高溫、防光；“十不準”即不準檔案手續不全者查檔，不準借閱手續不全者借閱，不準翻看與查閱范圍無關的內容，不準私自抄寫檔案內容，不準在明碼電話上傳遞檔案內容，不準與無關人員談論檔案內容，不準公開郵寄檔案或檔案材料，不準涂改檔案材料，不準攜帶檔案進入公共場所，不準把檔案柜鑰匙交給非管檔案人員。

2、對照省AA級檔案室管理標準，進一步完善檔案工作的基礎設施，在上半年努力完成各級短板查找整改工作，要在落實組織領導、人員設置“八防”設施各項配套設備是否符合省級檔案室AA級標準上一一查看，進行整改完善、檔案密集架、除濕機、掃描儀、打印機、復印機、移動硬盤、煙霧報警器等設施要提前申請配備，密集架不能使用的要及時更換。

（三）繼續加強檔案信息化、標準化建設

1、發揮公司內網的作用，以發供電分公司一站式辦公系統為依托，加強公司檔案專欄網頁的建設，豐富網頁內容，逐步實現內部目錄信息檔案資源共享、方便各單位無紙化檢索作用。

2、做好檔案信息系統及檔案數據庫保密、安全、備份工作，確保檔案信息安全、可靠。

3、按照集團公司檔案工作要求，利用好現有檔案軟件，做好電子文件收集、歸檔和管理工作，建立和完善電子公文歸檔工作辦法，探索電子檔案保存、保密、保真的技術方法和手段，逐步實現電子公實時歸檔，科學保管和有效利用。

（四）做好年度綜合開發利用提升工作

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關鍵詞：可持續發展;基層林業;檔案管理問題

Abstract: In order to ensure the construction of our country forestry sustainable development in our country, the town to establish a lot of basic level forestry station, they play an important role in forestry building. Forestry Station archives management work for each forestry project effective operation and implementation of security provided strong basis, this paper focuses on the station of basic level forestry archives management problems were explained, and how to do a good job of basic level forestry to text file management, undertook deep thought.

Key words: sustainable development; forestry; archives management

中圖分類號：G270 文獻標識碼A 文章編號

前言：

林業在我國經濟發展中具有重要位置，它是集社會經濟與生態經濟為一體的基礎性行業。在新形勢下國家賦予了它“優化環境，促進發展”的重要使命。近年來，為提高林業的發展水平，國家非常重視基層的林業文字檔案管理工作。因為基層林業站承擔著植樹造林、林業資源保護、病除害防治、生態公益林建設和林業統計等功能，而鄉鎮林業文字檔案管理就是根據目前林業資源的變化情況，做好科學的統計與分析，及時為上級提供比較準確數據。本文主要對林業檔案管理的深刻意義以及存在的問題進行了分析，并在提高認識的基礎上對如何加強文字檔案管理工作進行了深刻的探討。

一、基層檔案管理對林業生態建設的意義

森林資源是我國的重要資源，我國地域遼闊，森林資源覆蓋面積廣，可利用資源豐富，森利資源作為一種基礎性資源，直接關系到國家經濟建設的發展。加強對林業基層文字檔案的管理對于國家對基礎資源的了解與科學應用具有意義，在總體上可以歸納為五個方面。

（一）加強對基層林業的檔案管理有益于國家法規和方針政策在基層林站的貫徹于執行，使國家的法規和政策的權威性得到進一步提升。

（二）加強對基層林業的檔案管理有益于上級的具體領導與直接指導，避免林場出現無組織、無紀律的蠻干行為，大幅度提高工作質量與工作效率。

（三）加強對基層林業的檔案管理能促進林業總場和其它企事業單位和機關的溝通與聯系，不至于使林業工作與其它的工作產生不協調。

（四）加強對基層林業的檔案管理有益于基層林區職工干部的學習，把當和國家的方針政策宣傳好，促進林區的和諧與安全。

（五）加強對基層林業的檔案管理能把林區生態建設情況和發展情況真實地反映出來，為下一步林業工作的實施準備比較真實的依據和憑證。

二、林業文書檔案管理工作的主要問題

（一）文件檔案資料載體單一

我國各行業的檔案資料的載體形式主要有紙質載體、縮微品載體、光盤載體以及磁性載體等，我國基層林業檔案資料目前還主要以紙質載體的形式進行保存。隨著科學技術的突飛猛進和信息化的逐步普及，紙質載體的缺陷也日益突出，它不能實現異地共享；信息傳遞的速度遠遠不能滿足目前的需求；紙張的消耗量比較大；儲存空間需求也比較大；查閱起來比較苦難，不能在第一時間查找出所需內容；不易于保存，資料的易損壞程度比較高等。隨著我國對基層林業管理方式的逐步進步，粗放式的管理方式已經不能滿足林業的發展需求。信息現代化應當滲透到基層林業檔案管理中，加強對計算機技術的應用。計算機技術具有高效快捷，檢索靈活的特點，即易于保存又能實現共享，而且還節省空間有益于環保。

（二）文檔管理混亂

結合本人的一次實際經驗，文檔保存混亂主要表現在文檔管理人員沒有嚴格按照國家檔案局頒發的《歸檔文件整理規則》進行管理。有的林業檔案擺放在辦公桌子上、辦公椅子上、地板上和簡易的檔案柜上等雜亂現象。嚴重影響了檔案的使用效能。加強對基層林業檔案的管理應注重以下幾個原則，即穩定性原則、兼容性原則、可擴展性原則和邏輯性原則等。另外還要建立專門用于工程檔案存放的資料室，對戰上的資料進行比較科學與合理的分類，對工程檔案資料進行檢索，建立文件檔案查詢系統，改善資料管理混亂的狀況。

（三）檔案管理人員業務素質不高

由于檔案管理工作本身就是一項比較枯燥而繁瑣的工作，負責檔案管理的人員要必須要提高責任心，詳細、仔細的對文件檔案進行管理，管理人員對管理資料的內容要有比較全面而細致的了解。通過實踐發現基層的林業管理人員在對資料的分類、資料的加工處理分發、檢索和存放等具體環節還存在大大小小的問題。有的問題是對信息的收集還不全面；有的是雖然進行了收集，但是時效性比較差；有的是在對信息的加工與處理上還不是很規范；有的是信息的檢索與查詢系統還沒有建立好等問題。這些問題的出現與檔案管理人員的素質有著重要的關系。提高檔案管理人員的素質，要從加強對管理人員的教育與培訓，定期組織人員進行系統學習，比如《機關檔案工作業務建設規范》、《文書學》、《檔案法》和《檔案管理學》等知識對基礎理論知識和檔案管理規則有比較系統地掌握,堅持崗位實踐,熟悉業務技能,適應新時期文書檔案管理工作需要。 （四）缺乏專職管理人員

通過對基層林業檔案管理人員的調查發現，目前大多的管理人員存在許多兼職的，兼職人員的業務水平、工作素質以及責任心等方面都與專職人員存在著較大的差距，導致基層辦事效率不高，甚至在某些檔案管理環節還出現差錯，所以基層林業的檔案管理必須由專職人員負責。

三、做好基層林業檔案工作的幾點認識

（一）深刻認識到基層林業檔案管理的重要性

基層林業檔案是最原始的檔案資料，是基層林業生產活動真實性比較的記錄。上級林業部門對基層的林業實際情況了解比較少，掌握也不夠全面。這些資料對上層林業決策的制定起著關鍵性作用。另外，這些檔案資料可以對基層林業單位的日常工作起到查考作用，比如近年來的退耕還林政策就關系到農民的切實利益，林業檔案就是比較重要的查考憑證；這些檔案資料還可以幫助基層林業單位制定可行性工作計劃和工作性總結。所以基層檔案管理人員要充分認識到檔案資料的重要性，林業系統工作必須要以基層第一手資料為重點，把資料收集、歸檔與保存工作做好，把好檔案資料管理關

（二）做好基層林業檔案管理工作的重要途徑

1、建立檔案管理工作責任制

基層林業站要明確檔案管理工作具體由那位領導負責，設立專職的檔案管理人員，做到檔案管理工作的每一個環節都有人負責和落實。負責檔案管理的主管領導要加強對檔案管理人員的管理，尤其是關于林業工程的立項、報告、批復和合同等資料，必須要進行認真的收集整理與歸檔，確保“要時能拿，拿則能用”。確保檔案資料的系統性、完整性和連續性。

2、加強檔案管理，靈活應用儲存檔案，切實發揮檔案的作用

基層林業檔案管理人員要把檔案檢索工具的編制、檔案文獻匯編以及對檔案信息的優化等工作做好。切實按照我國對檔案管理的要求把檔案的主體匯編好，使檔案內容能從繁雜的資料中匯編成參考資料和檔案文獻，以便于滿足基層和上級對資料的查閱、參考和利用的需求，把檔案管理部門的服務功能發揮好需要在服務中收集與完善。基層林業檔案管理要擺脫封閉的管理方式逐步向開放型轉化，通過對檔案的利用與服務來體現檔案管理的本身價值。

（三）基層檔案管理人員要樹立責任意識和服務意識

基層林業檔案管理的重要性不言而喻，所以對管理人員也提出了比較高的要求，他們必須要有較高的責任心與事業心，真心的熱愛檔案管理工作，時刻認識到第一手資料與林業工作的重要關系，在對資料收集的沒一個環節都要認真、細心對待；時刻提高責任心，工作中存在怠慢與消極的思想都可會導致林業資源的重大損失。隨著我國對林業發展重視度的提高，我國現階段主要把對西部林業資源的管理作為重點。基層林業站是林業工作的最前沿，基層收集的檔案資料有相當高的利用價值，所以基層檔案管理人員要不斷提高責任意識和服務意識，為林業工程的建設做出重大貢獻。

結語：

基層林業檔案管理直接服務于基層林站的生態建設與管理，是林業工作的重要基石。雖然我國基層林業檔案管理還存在一些問題，但是通過對這些問題的分析有利于基層林業檔案的科學化管理對基層林站逐步朝著標準化、制度化和規范化的發展具有重要意義。

參考文獻：

[1] 程正英.林業檔案管理亟等加強[J].新疆林業,2005(3):22.

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1、樹立重視檔案的觀念檔案是國家寶貴歷史文化財富，黨和國家歷來重視檔案工作，對檔案工作都做出過重要指示。同志指出：“檔案是全黨、全國人民各方面活動的真實記錄，是各項事業持續發展的依據，它不僅對深化改革、發展經濟、推動科學進步以及提高國民素質有促進作用，而且對維護祖國統一、加強民族團結和保持社會穩定具有重要作用”。檔案工作是管理工作中不可或缺的部分，為企事業單位管理、科研和生產服務。各農業科研單位應重視檔案工作，為檔案工作創造必要的工作條件。檔案管理人員要做檔案法制建設的義務宣傳員，加強檔案法治宣傳，及時向領導反饋檔案工作存在的問題。

2、落實行業標準，完善文書檔案管理在農業科研類單位檔案員培訓工作中，對《歸檔文件整理規則》等行業標準進行詳細講解，并下發到各科研單位學習，要求按標準完成文書檔案整理工作；組織基層單位檔案員到標準檔案室參觀，直觀地領會行業標準；以黑龍江省檔案局執法檢查為契機，發現問題，及時整改，完善農業科研單位檔案標準化建設。

3、加強法制管理，加大農業科技檔案收集力度文書檔案的管理在院機關、基層單位均比較重視，而農業科技檔案在制度建設、規范整理及流向處置方面顯得相對滯后。加強法制管理，使科技檔案工作法規化、制度化是科技檔案事業順利發展的基本保障。作為從事農業基礎研究的科研院所，農業科技檔案管理是科研單位檔案管理最重要的工作內容。目前，基層單位科研檔案斷檔情況比較嚴重的原因主要有兩點：一是檔案管理人員工作熱情不夠、責任心不強；二是科研人員法律意識淡漠，視科研檔案為私有財產，或有顧慮、擔心知識產權得不得到保護等。基于此，應要求檔案工作人員具有高于他人的檔案觀念、高度的責任心和使命感，加強檔案收集力度，熟悉農業科研業務及立項情況；針對農業科研檔案周期性長的特點要做到跟蹤服務，使檔案收集工作貫穿整個科研活動的始終。開展以《檔案法》為中心的農業科技檔案法規體系的宣傳教育，提升工作人員的檔案法制觀念，培養農業類科研人員的法律意識和檔案意識，真正做到依法治檔。在科技檔案管理工作中，管理制度是必須遵循的規定和準則，制定農業科技檔案管理制度，特別是科技檔案保管和保密制度，科技檔案借閱及利用制度等還要把這些制度落到實處，使科研人員理解并支持科技檔案歸檔工作。

4、建設高素質檔案工作隊伍工作崗位培養對于農業科技類單位從事檔案管理工作的人員至關重要，掌握專業知識的同時，在實際工作中鍛煉并提高業務能力。

4．1自主學習檔案管理人員要有積極的學習態度，進一步掌握與檔案管理有關的法律、法規、條例以及各項業務知識及行業標準，使各項工作在法治的框架內進行，同時也用法律的武器為檔案管理工作保駕護航按照檔案管理的行業標準完成農業科研類單位的基礎業務工作；積極參加檔案局組織的業務培訓，不斷接收新信息。

4．2后備人才培養農業科研單位應重視后備人才的培養，特別是從事檔案管理工作的新員工，對于個人素質高、能力強的年輕一代，經過工作崗位的鍛煉，很快會成為檔案管理工作的能手。言傳身教是最好的崗位培訓，起到“傳、幫、帶”的良好作用，實現崗位新老交替。

4．3參觀學習檔案管理先進單位檔案管理工作具有一定的封閉性，通常局限在自己的工作環境中搞業務，通過參觀學習，和檔案工作走在前列的單位進行橫向比較，能夠提高檔案管理水平。

5、推進檔案管理信息化建設檔案管理信息化不僅是管理工作的需要，更是時展的必然。目前農業科研類單位檔案管理程度與現代化水平的要求差距很大，這就需要檔案工作人員做到3點。

5．1樹立現代化檔案管理意識檔案管理信息化是一項長期而艱巨的任務，其實質是檔案管理模式從以檔案實體保管為重心向以檔案實體通過信息化形式向社會提供服務為重心轉變的過程，更是從管理向服務轉變的過程。這個轉變要求檔案工作者必須更新思想認識，徹底摒棄整理加保管的傳統觀念，將封閉式管理轉化為開放式服務，滿足農業科研工作者及廣大農民對檔案信息資源開發利用的需求。

5．2掌握信息技術技能信息技術的迅猛發展和廣泛應用為檔案資源的科學保管和開發利用提供了條件。“三分技術，七分管理”，先進的技術需要懂技術的人去管理，缺乏既懂信息技術又懂檔案專業的人才，這是許多單位信息化水平徘徊不前的根源所在。從事檔案管理的工作人員應與時俱進，掌握并熟練運用先進的科技手段，通過計算機技術、信息開發技術和網絡技術等方面的業務培訓，促進管理效率和服務水平的提升，加快檔案工作融入信息社會的步伐。

5．3加大檔案管理的投入基層單位要把檔案現代化管理納入本單位工作計劃，列入預算，增加投入，建立必要的軟硬件設備環境，為逐步實現檔案管理現代化創造條件。

二、結論

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【關鍵詞】基層工作；檔案管理；行政執法；挑戰

一、新形勢下基層檔案工作執行《檔案法》的基本情況

（一）加強法制宣傳，檔案依法監管工作不斷推進

認真履行檔案行政監督指導職權，把握好工作的重點和實情，推動檔案管理工作上新臺階、創新業績。

1、充分利用館藏檔案資源優勢，開展檔案法宣傳活動。

2、開展檔案專項執法檢查，高度重視檔案工作，切實加強對檔案工作的領導。積極組織開展基層檔案年檢工作，對機關、企業和中小學檔案室進行檢查。通過檔案年檢工作的開展，使全縣檔案工作逐步步入規范化、制度化、法制化軌道，提升了檔案工作依法管理水平。

3、認真做好鄉鎮行政區劃調整檔案管理工作，嚴防檔案資源的流失。

（二）夯實基礎建設，檔案館功能發揮不斷提高

基層檔案工作者應認真履行崗位職責，充分發揮檔案優勢，在圍繞中心服務大局、圍繞民生服務社會中起到了積極的作用。

1、檔案查詢利用服務能力有效提升。

2、穩步推進檔案管理規范化建設，開展行政村示范檔案室和基層機關規范化數字檔案室創建活動。

3、為保護和傳承本地方言，積極開展“閩南話”語音建檔工作，積極選定閩南話語言建檔區域，完成閩南語錄音錄像及建檔工作。

（三）全面開展電子文件和數字檔案登記備份工作

按照上級文件精神，結合基層檔案工作實際，按計劃有序地推進各項工作的開展，不斷深化檔案登記備份工作，努力構建檔案安全監管體系。

1、設立縣級檔案與電子文件登記備份中心，專門負責全縣檔案與電子文件登記備份的指導、協調工作。配置中心機房，采購專用設備。建立了登記備份管理信息系統平臺。

2、結合基層檔案工作實際，加大指導力度，確保各單位登記備份數據完整、質量可靠、程序規范，重點民生領域檔案登記備份工作有序開展。積極完成基層民政局、環保局及人力保障局等重要涉民單位的電子業務數據登記備份工作。并開展了縣人民醫院病歷檔案登記備份工作。

3、為確保基層重點建設項目檔案的齊全、完整和安全，根據上級文件精神，完成污水處理廠及配套管網工程的檔案登記備份工作。目前，逐步開展基層重點項目檔案登記備份工作。

4、開展重要檔案數據異地備份工作，加強與其他檔案館館際間的合作，建立了合作檔案備份基地。

二、存在的主要問題

（一）檔案館建設亟待進一步重視

近年來，基層掀起了新一輪檔案館建設熱潮，一大批現代化的檔案館相繼建成。但是多數基層檔案館由于建成時間早，館藏面積小，當前基層檔案館在檔案保管硬件、軟件方面已十分落后，不能適應新時期對檔案管理與利用的要求。一是庫房面積小，館藏檔案飽和，部分檔案只能堆放在基層檔案館的走廊里。很多單位檔案室長期漏水，導致檔案生蟲、破損霉變、字跡擴散，有的字跡甚至無法辨認。有的檔案資料沒有密閉保存，紙張嚴重氧化，一觸即成碎片。二是檔案庫房存在自然災害和消防隱患。庫房內電線老化，缺少消防設施和安全保衛設備。對于地處東南沿海的基層檔案館而言，易遭受臺風和暴雨等自然災害的侵害。檔案是一種不可再生資源，檔案材料一旦遭受臺風和暴雨等侵害，將是無可換回的損失。三是庫房硬件設施陳舊，檔案保管條件差。庫房防潮、防塵等設施不全，檔案保管質量堪憂，嚴重制約了檔案工作的正常開展。四是難以適應檔案信息化建設的步伐，當前檔案工作的對象已從傳統的紙質檔案轉移到新型的電子文檔上來，目前基層檔案館已不適應這種變化。因此，基層新檔案館建設迫在眉睫。

（二）各機關檔案室的建立和完善存在嚴重問題

1、檔案工作的重視程度還不夠平衡。機關檔案工作的重視很不平衡，個別單位對檔案工作重視還不夠，檔案意識薄弱，監督力度不強，未能對檔案工作所需的人、財、物和檔案整理歸檔時間給予充分的保證，雖然各部門把檔案工作列入年度工作計劃，也有專人負責抓落實，但真正把檔案管理工作作為各部門工作有效機制來抓方面還存在缺陷。從目前檔案執法檢查中發現，有的部門重要的業務檔案沒有及時整理、裝訂、歸檔，移交綜合檔案室，而是放置在職能各科室。客觀上講，行政執法檔案、重要業務檔案放置在職能科室可以方便查閱利用，歸入檔案室保管給調閱利用確實造成不便，但按照檔案管理要求，不符合檔案法規定。

2、檔案室保管條件還比較差。多數基層單位還達不到檔案管理“八防”要求，與整齊、規范統一的要求還有一定的差距。少數單位綜合檔案室變成了雜物室，甚至連人都進不去，設施設備老化，有的綜合檔案室設施設備不齊全，檔案柜也五花八門不統一，比較零亂。個別單位綜合檔案室設防意識不強，設施設備不完善，管理體制不到位，使部分檔案受到損害。甚至有些機關單位達到70%左右沒有檔案室現象，對檔案整理、歸檔或保管利用，都存在很大完整性和安全隱患，這些都亟待解決的問題。檔案室保管條件差的原因，從客觀因素上看，有些單位辦公用房比較緊張，單獨拿出一間房子作為檔案室的確存在困難，而有些相對有條件的部門設置的綜合檔案室整體上也不規范。甚至有極個別的單位根本沒有對檔案進行保管，檔案資料像垃圾一樣堆放在某一角落，勢將造成檔案資料的嚴重毀壞和遺失，這些問題的產生，最根本原因還是對檔案工作認識不足，檔案管理制度落實不夠。

（三）檔案管理現代化和信息化建設有待進一步加快

隨著電子政務建設的迅猛發展，電子政務建設產生了大量的電子文件。為適應社會信息化的高速發展，檔案管理必須采用現代化的信息手段。目前，基層檔案部門及部分單位仍停留在原始的管理水平，檔案查閱利用還停留在手工操作和條目注錄階段，檔案管理和檔案信息化建設嚴重滯后，影響著檔案的查閱利用和快捷服務。同時，檔案數字化基礎薄弱，數字檔案館（室）建設滯后。檔案數字化硬件嚴重不足，很少有單位配備符合數字化要求的檔案信息采集、存儲、利用等設備。各單位檔案數字化管理軟件標準不同，功能各異，共享性差，在一定程度上制約了基層檔案數字化工作的整體推進。

（四）依法監管的力度有待進一步提高

一是《檔案法》宣傳還不夠深入，檔案工作還沒有引起全社會的足夠重視，檔案工作有法不依的現象仍有存在。如不按規定進行立卷歸檔、移交檔案，而造成檔案丟失損毀事件時有發生，有些重點建設項目檔案未按規定進行專項驗收，重大活動檔案不及時整理歸檔并按規定移交等。二是農村檔案工作薄弱。不少村居、辦事處、社區無檔案室，對檔案的整理只是通過簡單的繩捆、箱裝，有很多檔案資料關系基層廣大干部人民群眾的根本利益。三是檔案服務中介機構在發展中也存在一些問題，諸如管理水平低、人員結構不合理、技術水平低等情況。四是一些單位檔案意識薄弱，重視不夠，檔案執法存在一定難度，一些違法案件沒有得到及時有效查處。

（五）檔案經費投入不足

檔案的征集、整理、保護、搶救和開發利用需要大量人力物力投入，基層每年預算的檔案辦公經費與實際需求相比有較大缺口。各鄉鎮、各單位也要重視檔案工作，保證必需的工作經費，配置符合規范要求的設備設施。同時，基層政府應在預算內，考慮增撥村級和社區建檔的部分經費。

（六）檔案隊伍建設還需進一步加強

檔案工作是技術性非常強的工作，面對檔案服務領域的不斷拓展，現代化管理要求的不斷提高，館藏量的成倍增加等一系列現實要求。不僅需要更多的人員從事檔案相關工作，而且也決定了相關人員需時時刻刻保持同時代的同步性，需要不斷補充自己的知識，學習新的技能。

三、問題應對策略分析

檔案工作是記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的一項重要事業，檔案工作從來沒有像今天這樣，在經濟和社會生活中起著如此重要的基礎性作用，而且一個國家、一個地區，經濟愈是發展，文明愈是發達，檔案工作的這種基礎性作用就愈加明顯。為發揮好檔案工作對我縣發展的基礎性作用，基層檔案館應做好以下幾方面工作：

（一）進一步加大宣傳力度，強化檔案法制意識

以檔案管理為契機，加強檔案工作領導。基層縣府及相關部門要切實加強對檔案工作的領導，加大《檔案法》的宣傳力度，切實增強做好檔案工作的使命感和責任感，樹立全社會的檔案意識和檔案法制觀念。要進一步抓好檔案室的建設和管理工作，檔案工作應列入績效目標考核。同時，要將《檔案法》的學習納入領導干部學習培訓內容，強化檔案法制意識，提高依法管理水平，讓領導干部理解檔案工作，支持檔案工作，重視檔案工作。

（二）以檔案新館建設為載體，加強基礎設施建設

按照檔案事業發展的要求，加大投入力度，成立新檔案館建設領導班子，加快新檔案館建設步伐。新檔案館的建設要從文化建設的高度出發，堅持高起點、高標準和適度超前的原則，體現文化性、開放性、多功能性、現代性和標志性。要真正將檔案館的專項經費、檔案信息化建設經費列入年度預算，并逐年增加檔案事業經費的投入。

（三）以檔案隊伍建設為手段，提高綜合服務水平

要根據國家和省有關檔案館人員配置要求，加強檔案隊伍建設，優化隊伍結構，提高檔案管理人員素質。加快檔案信息化建設速度，積極轉變檔案管理模式，充分發揮檔案的“四位一體”功能作用，進一步提高綜合服務水平。繼續加大檔案執法力度，加強對機關、鄉鎮、行政村、企事業單位的檔案業務檢查、指導，加大督促力度，糾正檔案管理中的違法行為，保證檔案資源完整、安全入庫，推進依法治檔。

（四）進一步加大工作力度，強化檔案業務建設

要進一步加強檔案資料的收集、整理。要規范文書檔案整理歸檔工作，加強科技檔案、專業檔案、聲像檔案、電子檔案以及實物檔案的收集。在重點工程、科研和設備更新改造項目驗收前，依法做好檔案驗收工作。特別是加大對重大工程、重大社會活動及農業農村檔案、社區檔案、企業檔案的收集整理規范工作。新設置機構要依法辦理檔案登記，機構撤、并、減要依法做好檔案移交。對一些有價值的檔案資料，要采取有力措施，盡可能搶救和補救，廣泛進行征集。同時，正確實施對檔案中介機構的依法管理，規范業務活動，保證其在規范化、法制化軌道上順暢地運行。

四、結論

通過本文的分析可知，在新形勢下，檔案管理工作具有重要作用。為了保證基層檔案工作行政執法能夠取得積極效果，我們應認真分析基層檔案工作面臨的問題，并制定具體對策，促進基層檔案工作發展，滿足基層檔案工作需要。

【參考文獻】

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[2]于雅萍.淺析新形勢下如何做好檔案管理工作[J].才智，2011（19）.

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[4]姜燕.淺談新形勢下如何提高人事檔案管理工作[J].科技創新導報，2011（20）.

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關鍵詞：社區檔案管理；功能定位；工作對策

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1006-8937（2012）08-0049-02

人民平時生活中，社區是一個不可缺少的綜合性基礎機構，它承擔著人民群眾方方面面的生活需求，同時又承擔著黨和國家制定的政策法規的落實重任，而檔案的管理工作是一項重要的社區基礎性工作，它不僅真實地記錄著社區的發展歷程，而且還見證著社區各方面建設，更在社區建設和諧社會的歷史進程中有著異常重要作用。

1當前社區檔案管理工作的基本情況

社區雖然是最基層的群眾組織機構，但也 “麻雀雖小、五臟俱全”，“上面千條線，下面一根針”，方方面面的工作都需要社區來給予落實。這些客觀情況決定了，作為日常基礎性的社區檔案管理工作也有著一些鮮明的特點：

一是社區檔案管理工作存在兼職多、缺人手、變動頻等特點，導致履行日常檔案管理工作職責較難。總體上看，一個社區普遍不過十余人的規模，加之日常繁雜事務多，這就決定了檔案管理工作人員有三個特點：缺人手，絕大多數社區沒有安排專門的工作人員進行檔案管理，一般都是由相對清閑的人員兼任；身兼多職，有些檔案員還身兼婦聯主任、文書等職；人員的變動經常，一般檔案工作1～2年的居多，而且還有的社區一年人員要變動好幾次，有的基層單位考慮崗位時選擇一些待退休、待生小孩人員、身體多病的人員在崗，普遍將檔案管理崗位作為“臨時崗”。因為崗位變動頻繁，還有的工作人員甚至沒有經過專業培訓就上崗，有的業務剛入門后就被調整了工作崗位，檔案管理水平普遍不高。

二是社區檔案工作制度建設存在弱化現象，從而導致檔案管理規范化難以落實。各個社區都根據社區工作的自身特點，檔案室基本建立健全了從檔案儲存、保密、鑒定、借閱以及銷毀等各項管理制度，但這一系列制度的執行范圍不出檔案室，其它工作人員大多知之不清或執行不力，社區檔案機構如此進行制度建設，容易造成社區檔案規范化管理工作難以開展。

三是一些領導對社區檔案管理工作存有模糊認識，導致社區檔案工作存在著先天不足的現象。在基層有一些管理者對檔案管理工作缺乏應有的認識，往往說起來重要、做起來次要、忙起來不要。加之受編制體制等方面制約，大多數的社區沒設立獨立的檔案管理機構，一般檔案室都掛靠在上級單位辦公室進行管理，這就容易形成檔案管理職責不明、責任不清等現象。

四是社區檔案周邊服務功能開發不足，以致現有檔案難以發揮應有作用。社區檔案管理機構應該在上級部門的指導下，不但應該要開展社區檔案規劃、監督、協調和指導工作，而且還應當開展社區綜合信息的溝通交流和利用的工作。同時社區檔案部門還應該是檔案服務機關、服務社會、服務群眾的重要場所，但當前檔案管理人員對社區檔案機構重保管、輕利用的思想以及對檔案資源開發利用下功夫不深。放棄了檔案信息服務保障功能的開發，也就放棄了檔案與檔案工作“更上一層樓”的機會，從而會間接導致社區檔案機構工作地位的下降。

2新時期社區檔案管理工作新的認識和定位

隨著各地加快推進和諧社會建設的進程，檔案管理工作也要不斷地適應新的歷史任務，加快推進服務形式與內容的多樣化，不僅要使檔案機構發展成為社區檔案安全保管基地，還要成為社區文化宣傳、社區文化休閑場所、鄉情教育園地和工作的管理中樞、社區檔案利用服務中心。

①新時期社區檔案工作任務以及要求。負責制定和實施相關的社區檔案工作的規劃和操作標準，負責管理范圍內的各種組織工作人員的專業培訓。要做好檔案法律、法規的普及和宣傳，增強社會的檔案意識。負責社區檔案的收集管理和開發。要做好對社區的國有企業、事業單位、行政村的檔案工作的監督與指導，還應督促管理轄區內居民服務工作的收集，指導其規范整理，從而成為社區檔案工作管理的中樞機構。

②社區檔案機構要在建設和諧社會進程中占有一席之地。作為社區檔案信息資源庫，檔案管理工作從領導決策、政策出臺、經驗總結、文化教育、文件公開等方面服務途徑多，服務范圍寬泛，能夠展現社區檔案價值的最大化，特別是在推進社會主義和諧社會建設進程中，社區檔案機構占有重要的一席之地。

③社區檔案機構要建設成為社區文化宣傳的教育園地。在社區檔案保存有眾多的檔案，它們載體多樣化、內容也十分豐富，許多珍貴的革命遺址遺跡、重要的歷史事件、眾多反應社會進步以及經濟發展的史實都保存在檔案室，社區檔案管理相關部門有責任對這些寶貴的歷史遺產以及精神文化財富進行開發，使其真正發揮出傳承文明、資政育人的作用，把檔案管理工作看作建設社區文化宣傳教育園地的重要組成部分。

④社區檔案機構要建設成為社區文化休閑的場所。應該把在社區檔案工作中記錄重大歷史事件或者反映本地區風土人情的檔案進行開發，對有關家族文化的家譜或者有關本地名人的檔案進行整理，特別是一些讓人感興趣的聲像、多媒體檔案，可以進一步豐富基層百姓的業務文化生活。

3當前加強社區檔案管理工作的幾點意見

檔案管理工作同其它工作一樣，需要多方面的支持。從目前情況看，基層社區應盡力將檔案工作單列出來，在列入社區發展總體規劃的同時，成立功能完善的檔案管理機構，建立健全檔案管理規章制度，形成檔案管理工作的良好機制，推進社區檔案管理工作健康有序發展。

①社區檔案管理工作要列入社區發展總體規劃中，形成“一盤棋”思想。現行的《基層檔案工作試行辦法》中也有規定：“各級黨委、人民政府應切實加強領導，把檔案工作列入工作計劃和發展規劃，納入分管領導目標管理責任制，切實解決檔案庫房、設備和工作人員等實際問題”。于此同時，在檔案建設的經費上應該加大投入，需要把檔案建設開支也加入到財政預算，還要使考核獎勵機制更加完善，要使檔案建設加入到社會的發展目標層面來評價、考核，從而為社區檔案事業又好又快的發展提供保障。

②在社區的工作議事日程中應該加入檔案管理工作的內容，并且檔案管理機構應該相對獨立。檔案管理機構在建設的過程中，應該依托上一級主管部門建設的檔案管理機構，并安排一名社區負責人擔任檔案管理工作負責人，同時根據情況從社區人員中選配1～2名人員，做到專職專責。

③要在構建和諧外部大環境的基礎上，營造良好的社區檔案管理工作小環境。要使檔案管理工作開展的更好，應該在最大程度上保持相對穩定的工作人員崗位，可以通過晉升機會和優厚薪金的方法，加強對人員的崗位吸引力。于此同時，對工作人員應該定期進行相關的業務培訓，并且要具體崗位和職責對檔案人員進行考核，使工作人員每天都保持著高度的熱情度入到工作中。

④要以制度建設為抓手，加快推進社區檔案的管理向正規化軌道發展。由于社區的檔案工作牽扯到方方面面，涉及面廣泛，因此要正常規范開展社區的檔案工作，就應該要有健全的規章、制度，要對平時工作中的各個細節都需要做出規定，從而使檔案的日常管理過程中實現規范化和制度化。

⑤要通過:管用結合”、“宣教并舉”，要在最大程度上實現實現檔案的價值。在平時工作中應開展多樣檔案法律、法規的宣傳教育活動，使廣大人民群眾在平時生活中養成良好的檔案意識，形成檔案工作的社會共識。

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檔案是人類文明進步的階梯，也是世界文化遺產的重要組成部分。檔案工作要為社會管理體制的建立提供資政決策服務，促使建立健全和完善社會管理制度，使之符合建立和諧社會的要求。構建和諧社會，是我們黨適應時代要求而做出的新決策，它必將成為我們做好各項工作的根本指導原則和終極目標。在基層行政機關日常辦公中，文書是最常見通用的檔案載體，作為事務工作的聯系紐帶和領導的決策依據，經過日積月累，大量的文書記錄了機關單位的歷史發展過程，檔案管理工作也成為工作作風、辦事效率、管理水平的直接體現，成為機關工作中不可缺少的重要環節。面對日益變化的新形勢，對如何做好基層行政機關檔案工作提出一些淺見。

首先，加大力度宣傳，提高各級行政機關領導干部從歷史的高度認識檔案管理的重要性，重視檔案是做好檔案管理工作的前提和條件，只有保證了這一點才能保證檔案工作有序的進行下去。同志早在1990年10月7日會見全國檔案工作表彰先進會議的全體代表時就做了重要講話：“檔案工作是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的主要依據。借助檔案我們能夠更好地了解過去，把握現在，預知未來，檔案事業是黨和國家事業發展的一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業。希望各級黨委和政府要加強對斷案工作的領導，幫助檔案部門解決各種實際問題，使檔案工作在現代化建設中發揮更大的作用。”檔案這門管理科學，是經常性的系統工程，此項工程建設的好環，能否堅持持久，與單位領導的工作安排有直接關系。不能把檔案認證工作當作臨時性任務來抓，而要樹立長遠作戰的觀點、統觀全局，長期作戰，必須建設一支事業心強，安心于本職工作，業務熟練的管理隊伍，才能真正地履行檔案工作目標認證。

其次，搞好基礎建設，加強基層檔案管理隊伍建設。加強基層對行政機關專兼職檔案工作人員的培訓工作，提高檔案工作人員的工作能力，樹立起熱愛檔案工作、干好檔案工作的決心。人是生產力諸要素中最重要的要素，是各項事業發展的基礎。面對競爭日益加劇、科學技術迅猛發展的現實，人們清醒地認識到：未來世界的競爭歸根結底是國民綜合素質的競爭。要保持社會的可持續發展，就必須全面提高國民的綜合素質，把經濟建設轉移到依靠知識和勞動者素質，依靠內涵擴大再生產的軌道上來。同樣道理，在實現檔案事業可持續發展戰略時，我們必須重視檔案工作者隊伍的建設，這里不僅有數量的概念，更有質量的概念，把提高檔案工作者的素質作為可持續發展的關鍵。只要有了人才作保證，檔案事業的發展就有持續的后勁和張力。

第三，穩定檔案人員隊伍。檔案工作連續性強，許多工作，特別是基礎業務和規章制度建設，需要檔案人員較長時間的學習，積累經驗，才能逐漸適應或逐步完善。檔案人員的頻繁調動，無疑將影響到檔案工作的連續性，因此，必須抓緊做好檔案干部的穩定工作，從維護檔案工作的長遠利益考慮，加強檔案干部的思想政治工作，解決他們的實際問題，使他們安心本職工作。另外，要建立健全必要的人員進出管理制度，促進檔案工作的持續穩定發展。檔案工作人員作為國家財富的保存者、守護者，檔案部門的主人應本著對歷史負責的態度認真鉆研業務開展深層次的研究工作發揮檔案的價值為實現檔案館的社會功能盡到自己的責任。

新的時代要求檔案館工作者必須投身于社會把自己的知識、才學奉獻給社會同時將新的形象展示給社會。各單位檔案資源建設與檔案管理工作要真正納入各單位的工作計劃與發展計劃，成為各單位著力加強管理的一項基礎性建設工作，使檔案人員能工安心穩定的連續的工作，才能真正體現出檔案工作者的新形象，真正反映出檔案工作人員是知識領域工作者所具有的較高的修養、情操以及檔案服務部門所特有的良好的風范與氣質。

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關鍵詞：電子檔案；管理系統；農機安全監理

1當前農機安全監理中存在的問題

1.1沒有及時開展宣傳教育工作

農機安全監理工作的落實，能夠促進農機設備使用的安全性得到提升，但工作在具體落實階段卻受到很大的阻礙影響，工作開展形式缺乏規范性。農機監理宣傳達不到預期的目標，大部分基層群眾都不理解這一工作存在的意義，因此安全監理人員也并不能為群眾解決農機應用期間遇到的問題。農民對農機養護缺乏專業知識，受自身文化水平限制，很難理解農機安全宣傳知識，仍然按照自身理解對設備進行操作使用，留下了安全隱患。現階段的農機安全監理工作，存在（三差一低）現象[1]。這些問題為農業生產帶來了隱患，農機監理工作開始階段沒有及時開展教育宣傳活動，因此風險問題遲遲得不到解決。

1.2沒有嚴格規范檔案管理制度

農機監理工作開展期間，會產生大量的檔案信息，如果不對這部分信息進行保存管理，丟失后很難再次補充，增大了日后管理工作開展的難度；工作任務落實期間，基層工作人員對崗位責任認識不夠，存在基礎工作不規范的現象；在工作期間，農機監理不能起到監管作用，不明確農機使用階段的詳細安全準則，對不規范的操作更正，農機設備發生故障的幾率也增大。

1.3沒有意識到檔案管理工作的重要性

檔案是后續農機安全監理工作開展的依據，意義重大。電子檔案管理理念雖然已經提出，但并沒有落實。目前，檔案管理工作并沒有得到重視，甚至存在專業性不足的現象。個人責任意識不足檔案管理是服務性工作，但目前大部分在崗人員重視管理輕視服務，造成檔案不能在農機監理中發揮作用。

1.4沒有完善的電子檔案管理系統

電子檔案的制作需要專業設備，通過掃描處理等工序將檔案存儲在計算機設備中。農機安全監理單位缺乏專業設備，計算機辦公系統得不到更新，很難完成檔案的制作與存儲任務。電子檔案可以基于網絡環境下使用，減少信息傳遞所用時間，但在網絡環境中也存在一些病毒風險，一旦入侵到計算機系統中，必然會造成嚴重的信息丟失問題。現有系統的防御能力并沒有達到安全標準，因此電子檔案制作計劃仍不能快速開展。

2電子檔案管理系統在農機安全監理中的應用意義

1）全面落實電子檔案管理工作，加強基礎設施建設，可為農機安全管理工作任務的開展提供保障。農業機械是不斷發展進步的，安全監理應當做出調整，隨著農機設備進步。電子檔案據需求對內容進行補充以及調整，符合農機監理工作需求。

2）加強農機電子檔案管理為農機監理工作人員制定工作計劃、進行日常執法活動以及規范安全監理提供了重要的參考資料，其中所記載的機手肇事與事故處理案例使其成為農機安全宣傳的重要教材，電子檔案管理系統在農機安全監理中的應用，提高了農機安全監理的效率和質量，促進了農機安全理的科學化、規范化和標準化[2]。

3）加強農機電子檔案管理是現代社會發展的需要，實現信息資源的有效整合，符合科學發展觀的要求，有利于促進農機檔案資料整理、保管及其規范化和標準化，有利于農機安全監理信息資源的共享，有利于促進我國農業機械化事業快速發展。

3加強農機安全監理電子檔案管理的措施

1）完善電子檔案管理系統。傳統管理理念中存在的弊端問題來進行改進，提升管理制度的落實程度。紙質檔案管理要在完善的體系下來進行，針對常見的損壞丟失問題，可以作為管理任務開展的重要內容，做好檔案防火防潮處理。電子檔案制作期間要對信息完善程度做出檢驗，避免出現內容的遺漏。

2）應對電子檔案制作以及應用技術的普及。由于檔案管理人員在固定模式下工作，很難在信息化模式下工作。所以，必須通過培訓講座的方式來提升員工適應能力，更高效的完成農機安全監理檔案管理任務。電子檔案與傳統的檔案相比較，更安全便于使用，可以根據使用者的需求進行信息共享以及備份，即使辦公計算機系統受到病毒的攻擊，通過備份恢復保障檔案管理系統的正常使用，這一特征是傳統管理模式不具備的。

3）農機安全監理工作開展期間應當對信息資料及時保存，并隨著產生錄入到計算機設備中。完善電子檔案管理體系，培養高素質人才關鍵，檔案管理應當與農機安全監理得到同等的重視，培養檔案管理人員的計算機操作能力，解決電子檔案系統運行期間問題。檔案管理人員的服務態度需要提升，可以定期開展交流會議，員工之間交換提升工作質量的有效建議。

4結束語

我們應當注意加強對農機電子檔案管理基礎設施的建設與管理，有效利用信息技術來加強農機安全監理檔案管理工作，促進農機安全監理檔案管理的現代化、提高農機安全監理檔案管理工作人員的素質，促進農業機械化事業的快速發展。

參考文獻：

[1]王偉.電子檔案管理系統在農機安全監理中的應用[J].農民致富之友，2014，(10)：16-18.

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關鍵詞：自來水公司；檔案管理；問題；措施

1 對于自來水公司檔案管理的現狀的分析

自來水總公司主要經營供水業務，承擔著為城市居民供給自來水的重要任務，為城市經濟的發展提供著重要的供水保障。由于業務量巨大，要求自來水公司能對自己的業務有效地進行管理，因此自來水公司的檔案資料管理工作必須做到周全，以方便管理人員隨時核查所記錄的公司業務。公司檔案立卷的主要內容一般包括：第一，上級機關頒發的相應的法規命令、指示決定、決議通知、任免計劃、統計年報表、預決算方案以及其它規章制度等；第二，公司給上級部門的請示報告、工作計劃和對下級部門的批復；第三，公司同相應單位的業務來往信件、協議合同等；第四，公司黨政會議的實時記錄、紀要、決定以及相應的規章制度；第五，公司制定的計劃方案、統計報表、預決算記錄以及工作總結；第六，公司各種專業會議的記錄、文件、會議總結紀要以及相應的與會材料；第七，其它具有信息價值的公司材料。當前隨著自來水總公司文書檔案管理信息化建設的加快，公司檔案信息逐步實現數字化和網絡化，引入了計算機檢索，工作效率大幅度提升。

2 當前自來水總公司檔案管理存在的主要問題

2.1 檔案資料信息缺乏全面性

檔案資料必須做到嚴謹、規范和準確，然而許多基層部門并不重視檔案資料的搜集和整理，提供的檔案資料以圖方便為原則，業務記錄填寫準確度低，原始文書檔案的數據有很多缺失，檔案資料信息很不全面。

2.2 檔案管理信息化水平亟待進一步發展，缺少統一管理

自來水公司業務范圍大，完整的檔案信息能記錄下公司負責的地下管網信息、設備信息、用戶信息，為公司業務的順利展開提供準確的信息參考，所以檔案管理必須提高效率和服務水平。然而公司的檔案管理信息化水平相對較低，很多檔案管理仍然依靠傳統的紙質檔案和手工管理，檔案收集整理、檔案保管編研以及檔案的統計利用過程出現步驟繁瑣、人工失誤率高等效率低下等問題，而且許多寶貴的公司工程設計圖紙等由于保管條件有限而逐步老化遺失。這些問題都必須通過提高檔案管理信息化水平來解決。另外，許多自來水公司之間的檔案缺乏統一管理，很多檔案資料只集中于行政部門，工程文件主要在施工部門，這些部門之間檔案信息的共享處于閉塞狀態，公司需要對檔案信息進行統一集中管理，形成生產、運行、收費以及用戶服務一體的專業系統。

3 如何進一步提高自來水公司檔案管理水平

3.1 加強對自來水公司檔案管理工作的重視程度

自來水公司管理層要高度重視檔案管理工作。檔案管理要實現責任制，管理有明確的步驟、有清晰的任務劃分、有合理的責任分配。檔案管理的軟硬件投入也需要得到保障，軟件的保障主要是檔案管理的電子檔案管理系統的建設要得到保障，硬件的保障主要是公司檔案管理設備要及時更新換代，配備掃描儀、計算機、防磁柜等先進的管理設備。檔案管理的安全工作也要做好，做好防火、防水和防潮的工作。檔案載體要及時更新換代，引入先進的檔案載體，如檔案盒、光盤檔案、優質紙等。

3.2 提高檔案管理信息化水平

信息化時代要求公司的檔案管理工作要提高信息化水平。自來水公司檔案管理系統要引入先進的信息化管理系統，設計思路先進、管理功能齊全、管理性能穩定、管理界面友好、管理操作方便，實現檔案資料的數字化和網絡化，從而提高檔案管理的信息化水平和工作效率。如自來水總公司可為每一臺供水機電設備設立相應的電子檔案，其運行中的各個參數都能通過電子檔案實時查詢核對，公司對該設備的運行情況就有全面的了解。

3.3 提高檔案管理的使用效率

隨著城市供水規模的不斷擴大，自來水公司的檔案管理所記錄的信息可以為城市供水規模擴大再生產提供信息參考，例如某些供水工程積累下了相對全面的施工設計檔案資料，這些可靠的技術參數檔案能為再次供水工程的施工設計提供準確參考，從而節約設計工期，提高工效，從而提高了檔案管理的使用效率。

3.4 加強自來水公司的檔案安全管理

由于自來水公司開始加快了文書檔案管理的信息化建設，在這個過程中需要我們注意提高檔案網絡管理的安全性。在信息化管理過程中，涉及的公司設備參數、方案信息、預決算、流程圖、用戶信息等數據都必須按照內部文件信息進行權限歸檔，公司涉及的業務相關信息部的在移交清理后不能泄露給第三方，引進先關計算機安全技術保障檔案信息系統的安全性，提高檔案管理的安全性。

4 結語

隨著時代的不斷發展，檔案管理工作也應當跟上時展要求，進一步提高自來水公司檔案管理水平，高度重視自來水公司的檔案管理工作，使自來水公司檔案管理信息化水平再上一個新的臺階，提高檔案管理的使用效率，加強自來水公司的檔案安全管理。在國家的高度重視，在行業人士的不斷努力下，自來水公司檔案管理工作必定會與時俱進、不斷創新，卓有成效，更好地服務于經濟建設和歷史文化研究，這也是信息時代自來水公司檔案人所努力的方向。

參考文獻

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篇10

[關鍵詞]機關單位；文書檔案；收集問題；措施

中圖分類號：F433 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）20-0201-02

前言

隨著我國經濟的快速發展，檔案管理工作日益受到單位領導的重視。文書檔案收集作為檔案管理工作的首要環節，起點工作必須要做好，只有這樣，后續的檔案管理工作才有質量可言，才有可能形成良好、健全的檔案管理體系。從而保證檔案管理效率和質量的提高，進而促進我國檔案事業的繁榮發展，滿足社會進步和人類發展的需求。

一、文書檔案收集工作存在的問題

（1）文書檔案的歸檔分類不齊全

文書檔案的收集工作是現階段很多單位基層檔案室的首要工作內容，往往忽視了科技檔案和專門檔案的收集，特別是新型檔案的收集和歸檔工作，例如電子檔案和聲像檔案的重視層度普遍不高。這樣一來，單位基層檔案室中的文書檔案材料較為單一，沒有有效的管理具有較大利用價值的檔案，滿足不了單位內部對檔案的需求，從而對單位檔案管理工作質量的提高造成不利的影響。

（2）收集工作人員缺乏工作意識

在收集文書檔案的過程中，單位內部各部門工作人員的檔案意識普遍不高，對于日常工作中形成的檔案文件并不是很注意，更別說是積累和保管了，這樣一來，很多的文書檔案原始材料就會不知去向，到年終整理檔案的時候，有多少文書檔案就整理多少。一些重要的工作環節，因為對于原始文書材料的積累不注重，從而使文書檔案的歸檔工作造成不利的影響。此外，對于單位內部的業務部門開展的工作，檔案管理部門是不了解的，因此，監督和知道工作只是一種表面形式，從而導致文書檔案收集工作的開展難度較大，而收集的原始檔案材料并不齊全，也不完整。

（3）文書檔案收集工作考核標準太籠統

在檔案工作規范化的管理過程中，文書檔案收集工作在形式上是存在考核的，但是考核的標準過于籠統。沒有設置硬性的標準進行文書檔案的收集工作，而知識對文書檔案材料是否收集齊全完整進行籠統的檢查。文書檔案的歸檔率也不是很真實，只是為了應對檢查也做出來的，存在自欺欺人的現狀，將實際的歸檔數看作是已經完成的歸檔數，所以說，這種考核的標準不具有任何的現實意義。

（4）文書檔案部門培訓力度不足會影響檔案的收集歸檔

機關單位的檔案管理部門在收集文書檔案時，會通過電話的形式通知給單位的各個部門，并告知其文書檔案收集的范圍和具體的收集時間，但是檔案收集的針對性并不是很強，因此，文書檔案收集工作的重要性在這個過程中并沒有得到充分的體現。單位內部各個部門的工作職能和工作性質存在較大的差異，文書檔案也會呈現多元化的情態，并且各個部門的文書檔案材料的個性也比較強。因此，在文書檔案的收集工作開展之前，檔案管理部門進行專業的培訓工作，并進行細致的知道，從而提高工作人員的文書檔案收集工作的水平。然而在實際的收集工作中，單位的檔案管理部門并沒有有效的開展這項活動，從而影響到了文書檔案收集工作的質量。

（5）檔案管理制度不規范

目前我國幾乎所有的機關單位都建立了檔案管理制度，但仍然有個別機關單位文書檔案管理缺乏完善的規章制度，存在各部門分工不明確，職責不清晰，操作流程不規范，主觀隨意性較強等問題。比如，很多事業單位盡管制定了檔案管理制度，但并沒有將檔案管理制度融入到機關單位的所有部門和人員，導致檔案管理工作缺乏合力；個別事業單位盡管制定了完善的檔案管理制度，卻不能遵照制度執行，由于檔案管理制度缺乏執行力，直接導致檔案管理制度形同虛設。

（6）資料整合能力不強

文書檔案的收集工作，除了要求工作人員應該對相關資料及時收集之外，對工作人員的整合能力也有較高的要求。根據相關調查表明，目前我國文檔的收集工作中，工作人員經常因為對資料的分類整理不明確導致一些資料的遺失和工作效率的下降，從而影響整個檔案管理效率，造成辦事效率和工作能力的降低，在很大程度上影響了企業的發展。例如：如果檔案資料沒有進行明確的分類整理，當工作中需要一些資料時，相關人員很難快速、準確的將資料找出，我們都知道“時間就是金錢”，很有可能就是因為在資料的整理時工作人員沒有進行合理的分類整理，耽誤了會議的時間，失去一些機會，從而降低了機關單位的辦事效率。

（7）對材料的真偽辨別不明

一般來說，文書檔案收集工作應該按照一定的工作流程進行，在檔案的收集時應該認真仔細的對相關資料進行真偽鑒定。如果收集的資料失去了真實性，那么整個收集、歸檔等工作都屬于無用功，沒有實際的工作意義，也失去了檔案的利用價值。在進行文檔的收集工作中需要注意的是，應當對文檔資料的原件和復印件分開存放，以避免資料的遺失造成企業工作無法正常的運行。

二、解決文書檔案收集工作問題的有效措施

（1）加強宣傳教育，強化全員檔案意識

檔案部門可以通過單位內部網絡、刊物、報紙等媒介宣傳檔案收集工作，將檔案收集工作的重要意義、檔案工作違紀違法的規定滲透各個業務部門，引起各業務部門領導對單位檔案工作的重視，增強全員的檔案積累、保護和收集歸檔意識。另外，檔案工作人員也要經常向上級領導匯報單位檔案工作動態及面臨的困境，爭取得到有關領導的支持。同時做好檔案的利用服務工作，以利用的高效性進行宣傳，引起領導的重視。

（2）完善收集歸檔制度，確保材料齊全完整

檔案部門工作人員由于不熟悉各部門業務工作，所以要在國家有關歸檔范圍指導性文件的參考下，和各業務部門工作人員溝通協商，共同制定和完善本單位詳盡的歸檔范圍和保管期限表，使其具有操作性和明確性，并建立健全切實可行的收集歸檔制度，將檔案工作的“三納入”、“四參加”、“四同步”等要求貫穿其中。

（3）增強檔案人員主動收集意識

長期以來，檔案收集工作一直處于被動收集的局面，你來交我就收，你交多少我收多少，到時候如果查找不到，就說材料沒有歸檔，似乎與檔案人員毫無責任。這種思想一定要改變，觀念一定要更新，檔案人員要正確認清自己的角色。做到“腦勤、嘴勤、腳勤”，可以通過辦公部門或年初召開單位專兼職檔案人員會議，了解各業務部門年度工作計劃，掌握主要工作項目和時間安排，便于及時督促相關人員做好材料的積累、保管和定期歸檔，變過去的被動收集為主動收集，讓部門工作人員時刻感受到檔案的重要性，贏得大家的支持。

（4）文書檔案收集工作考核標準要有明確性，不可籠統無操作性

在收集工作考核時，要抽樣檢查某個工作項目，并結合業務部門針對此項工作的工作安排、步驟及完成情況，逐步檢查材料是否齊全完整，而不是簡單地用一個歸檔率來說明收集材料的齊全完整性。對于表現優異的工作人員 ，應當給予適當的表揚和嘉獎，反之，對于在工作中的工作人員，必須給予嚴厲的懲處，例如：適當的扣除部分工資，通報批評或者進行再學習教育等等。這樣可以避免一些自欺欺人現象的發生，使檔案部門和業務部門工作人員都能從思想上高度重視起來，更好地在日常工作中做好材料的積累和收集歸檔，也能促進檔案人員對部門相關工作的關注及材料收集工作的督查。

（5）加大培訓指導力度，強化收集歸檔工作

檔案部門每年在年初和年末都要召集單位內專兼職檔案人員分別開一次碰頭會。年初就各單位年度重點工作計劃進行調查摸底，并反復強調材料形成、積累、收集、歸檔工作的重要性和相關要求，落實好各單位責任人員；年末歸檔前要再次強調檔案歸檔工作的要求，便于大家及時整改，對于各部門提出的問題，要共同交流，加以解決。

（6）建立健全事業單位檔案管理制度

各單位應完善細化單位檔案管理規定，對現有檔案管理制度進行清理和完善，對于那些已經過時的檔案管理制度要進行清理，嚴格規范檔案的收集、整理、歸檔、統計、移交、銷毀等規定，有效地保護和利用檔案。同時，還要加強檔案管理制度的執行力建設，加強檔案管理人員教育和培訓，建立檔案管理激勵約束機制，確保檔案管理制度規范化。

三、結束語

綜上所述，在整個檔案管理的過程中，文書檔案收集工作是一個極為重要的工作環節，與檔案管理中其它的環節相比，其具有較強的特殊性，其是進行檔案管理的首要環節和起點，只有做好文書檔案的收集工作，檔案管理后續環節的開展才能夠順利。其是檔案資源體系建設中的重要組成部分，因此在檔案三大體系建設中具有重要的地位。如果文書檔案的收集工作沒有做好的話，完整的檔案管理是不能夠形成，健全完善的檔案管理制度也談不上了，所以說，做好檔案管理的前提是做好文書檔案的收集工作。

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