•檔案管理制度

檔案管理制度

檔案資料是律師事務所日常工作中必不可少的重要工具。為了進一步促進事務所日常工作的順利進行，使檔案資料更好地發揮其作用。本所決定對檔案資料管理實行“行政部門統一管理，專人分級、分類負責”的管理制度。其具體內容如下：

一、人事檔案管理

1．全所人事檔案按合伙人、專職律師、實習律師、律師助理、行政輔助人員五大類，分類歸檔管理。

2．個人人事檔案中包括本人身份證、學歷證明、資格及執業證書、學習及培訓情況證明、個人基本聯系方式等主要資料的復印件。

摘要:現代社會是一個快節奏的社會，高強度快節奏的生活狀態使得人們更加明白效率的重要性。醫院要想正常運轉必須正視檔案管理的重要作用，檔案內容主要由病人的病歷、醫院科研進度、醫院組織開展的各項活動以及醫院的醫療設施建設等組成，做好檔案管理模式改革有助于醫院開展相應的治療工作。由于傳統檔案模式的存在，造成了一些管理難題，為了將檔案管理與現代信息技術結合起來，應該在醫療領域推動檔案管理模式的改革，以提高檔案管理的效率，為病人提供優質的醫療服務。

關鍵詞:檔案管理;醫院檔案;改革應用

傳統檔案管理模式存在著管理不到位、管理效率低下、忽視病歷資料的弊端，在這種情況下就可能耽誤病人的治療，使病人錯過最佳的治療時機。檔案管理模式改革旨在通過提高管理人員水平、融入現代網絡信息技術、加強檔案制度管理等措施，方便病人的就醫與治療，既能節省時間又能夠確保數據的精準無誤。本文從醫院檔案管理改革的重要性、醫院傳統檔案管理模式的弊端，以及如何進行檔案管理模式改革等方面出發，淺析檔案管理在醫院運營中的重要性。

一、醫院檔案管理模式改革的重要性

現代社會網絡信息技術已經廣泛應用到了各個領域當中，傳統的手寫檔案材料模式已經不適應現代醫療的發展模式。檔案材料包含的內容十分重要并且十分廣泛，通過檔案材料，可以了解醫院整個的發展歷程、醫院的醫療服務設施建設以及病人的病情情況。其中最重要的就是病人的病歷，通過病人的病歷，醫生可以為患者制定最佳的治療方案。進行現代化檔案管理模式改革可以讓醫生在短時間內了解病人的具體情況，有助于提高診治效率，節省就醫時間。檔案中所留存的病歷以及診治情況可以為醫院的科研活動提供依據，醫生可以總結整理病歷材料，總結臨床經驗，在特殊性中總結出一般性經驗從而提高醫療水平。最后，由于醫患關系在現代社會愈演愈烈，醫院可以把檔案材料當做憑據，維護雙方的利益，避免不必要的醫患糾紛，在短時間內解決醫患關系。

二、醫院傳統檔案管理模式的弊端

摘要：現如今，計算機網絡信息技術與現代社會人們的日常生活和學習之間的聯系越來越緊密。在信息時代下，管理紙質化檔案的時代已經過去，醫院相關人員要積極運用新型的信息化管理方式對醫院檔案進行集中管理，更需要意識到目前醫院內檔案管理存在的問題，針對性提出解決的措施，從而提升管理的質量，做好醫院的后勤保障，提升診療的效率。

關鍵詞：信息化；醫院；檔案管理；現狀；對策

檔案管理更多是為了醫院整體服務的，并且與醫院各個部門之間都有著非常緊密地聯系。醫院管理層要不斷地樹立新型的信息化觀念，并不斷更新醫院檔案的管理方式，將檔案的管理方式和信息化的管理模式有機結合在一起，同時持續深挖醫院檔案信息化管理工作的策略和措施，為實現醫院可持續發展而不懈奮斗。

一、醫院檔案管理的現狀

檔案管理工作貫穿于醫院各個科室中，對患者的病情康復、醫生診療順利實施具有十分重要的影響作用。但是，傳統意義上的檔案管理工作基本上依靠人工統計、記錄，不僅消耗了醫院大量的人力資源，人工效率低下、精準度欠缺等因素也不利于檔案管理工作順利發展。隨著信息化技術在生活中廣泛應用，檔案管理工作也應當尋找自身嶄新的發展空間，為我國醫療衛生事業發展奠定良好的基礎。1.制度不健全，沒有意識到檔案管理的關鍵性經過調查顯示，目前醫院內的檔案管理環節較為薄弱，主要原因是由于檔案管理的工作并不歸屬于醫療工作的范疇之內，并不像醫療過程中，診斷和治療的環節中會為醫院帶來直接的經濟效益。所以，很多醫院會忽略到對內部的檔案進行管理，只是一味地一味地重視經濟的效益，對檔案管理的規章制度制定不夠完善，沒有意識到檔案管理工作的關鍵性。2.管理不具備規范性，歸檔的各項內容不明確隨著我國科學技術的不斷發展，越來越多的現代化技術被廣泛的運用在各個領域之中，但是由于醫院的檔案管理意識相對較為薄弱，并沒有將提升檔案管理效率提上工作的日程，導致當管理的工作相對較為落后，管理的質量和效率低下，不具備較強的規范性，歸檔的各項內容不是十分的明確，導致檔案隨意丟棄，需要的時候不能夠在第一時間內找到，從而嚴重地制約著醫院的發展。

二、當下檔案管理中出現問題的原因

一、按年度、類別、審級、一案一號單獨立卷原則

《人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》第二條規定：“人民法院的訴訟文書，要根據刑事、民事、經濟、行政等案件類別，按年度、按審級、一案一號的原則，單獨立卷。一個案件從收案到結案所形成的法律文書、公文、公函都使用收案時編定的案號。”這一原則早在新中國成立時就已在法院確立并付諸實施。

按年度立卷，就是根據法院受理案件的年度將其分為年度類別進行立卷。按年度分類立卷，可以客觀地反映各法院每年度審判案件的數量、特點和逐年發展變化情況，有利于現行利用和歸檔后提供利用，也與法院工作制度相吻合，同時自然而然地把法院全部案件劃分成了各種年度類別。按年度立卷，要求根據案件收案年度編定的案號歸入相應的年度，某一年度受理的案件應當集中管理，不可分散，不可將一個年度的案件放入另一個年度之中，跨年度審結的案件，無論何時立卷歸檔都應列入收立案年度集中管理。

按類別立卷，是指按照案件的性質分類進行立卷。依我國三大訴訟法規定，訴訟案件分為刑事、民事、行政、執行四大類別。

按審級立卷，是指按照案件所在的審級進行分類立卷。這里的審級指審判程序，一般分為一審程序、二審程序、死刑復核程序、審判監督程序、特別程序、執行程序等。我國三大訴訟法對審判程序作出了嚴格的法律規定，必須認真遵照執行。

按一案一號立卷，是指按照案件在立案部門收案時編定的案號進行立卷。一個案件在同一審級審理時，只能編定一個案號，收、結案登記薄，案件目錄登記表、案件登記表、檔案檢索目錄都應按照立案時編定的案號順序排列。

一、新形勢下檔案管理存在的問題

1、會計檔案監督機制不健全

會計工作是企業發展運營中的關鍵步驟，然而根據調查我們發現，目前我國會計檔案監督機制并不健全，主要表現在會計信息披露過程中政府監管不足，準則、法規的執行監督不力；注冊會計師制度不完善。會計師資格證是對于會計師專業素質的基本界定。注冊會計師不僅需要對受托單位的會計信息進行客觀公正的審計，還要收取審計費用，這導致注冊會計師對審計單位的依賴性比較強，另外，注冊會計師行業目前還沒有形成有效的監督機制，再加上企業內部監督機制不完善、領導不重視等，使得內部機制不健全，會計基礎工作比較薄弱。在新會計準則下，這些情況成為會計檔案管理工作開展的重要障礙。

2、檔案管理信息化系統存在安全隱患

在當今時代，科學技術迅速發展，網絡已經逐漸普及，電子計算機已經成為企業會計工作的主要手段，對于會計檔案也不例外。然而企業會計軟件等主要是在市場上進行購買然后進行有關調試，這在一定程度上增加了會計檔案管理的安全隱患。2014年新修訂的會計準則，《會計準則第33號合并財務報表》、《企業會計準則第9號職工薪酬準則》、《企業會計準則第30號財務報表列報會計準則》等，都對會計數據進行了針對性的要求，可見新會計準則對于電子計算機的依賴性比較大，因此這些電子計算機、網絡安全以及會計軟件等使得新形勢下會計檔案的管理形式更加嚴峻。

二、新會計準則下加強會計檔案管理的措施

1工程檔案管理的意義

工程檔案是指在城市規劃、建設及管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是傳承城市人類文明的載體，是建設項目全過程的原始、真實記錄，是寶貴的信息資源，是一座豐富的知識寶庫，是城市建設的一種潛在的生產力，在城市建設各項活動中起著非常重要的作用。

（1）工程檔案是積累城市建設經驗，進行城市建設技術儲備的手段，是城市建設活動的產物。城市建設活動的成果不外乎兩個方面：一是建筑物實體，一是工程檔案。工程檔案真實地記錄了建設生產活動的全過程，記載了人們的工程思想、技術、經濟。因此它是儲備工程技術、工程經驗的工具和手段。對一個城市、一個地區來說，如果它擁有質量較高、數量較多的工程檔案資料，就在一定程度上標志著它有比較雄厚的工程技術基礎。反之，它的城市建設就會遇到很多困難。

（2）工程檔案是進行城市規劃工作的基礎。城市規劃就是對城市或城市中各種要素，根據城市的現狀、條件和基礎、特色、各方面的動態變化因素進行全面的、綜合的、科學的、長遠的預測和設想。通過論證、編制規劃方案付諸實施?！吨腥A人民共和國城市規劃法》明確規定，城市規劃的編制，應當依據國民經濟和社會發展計劃以及當地的自然環境、資源條件、歷史情況、現狀特點統籌兼顧，綜合布置。在城市規劃中不僅形成了大量的工程檔案，而且工程檔案又是城市規劃的重要基礎。

（3）工程檔案是城市建設和管理的重要依據?，F代化城市是一個綜合的、整體的概念，它包括的內容很廣泛、很復雜。由于經濟和社會的發展，現在的小城鎮，幾年、十幾年后將建設成為初具規劃的城市，甚至成為舉世矚目的大都市。隨著城市現代化進程的加快，各種矛盾也將呈現出來，為了解決諸多的矛盾，城市立體化程度越來越高，地下、地上空間利用率越來越高，除現有的各種管線外，地下建筑物、構筑物等各種隱蔽工程越來越多，而對這些工程的維護、管理、改建、擴建，單靠所謂的活檔案——人的記憶是不行的。人會變化，要調動、要衰老，記憶力要衰退、要死亡，而工程檔案則是城市建設科學資源儲備的寶庫，是各種隱蔽工程的眼睛。只有以工程檔案為依據，才能進行科學的規劃、建設和管理，才能克服盲目性，避免浪費和損失。

（4）工程檔案是城市防災、減災和戰后重建的重要依據。1976年唐山大地震后的城市基礎設施的搶修、重建，工程檔案發揮了重要作用；2002年俄羅斯警方成功解救被恐怖分子扣押在娛樂城的幾百名人質，就是查閱了大量工程檔案，利用該建筑物現有的通風管道向娛樂城中吹藥，使恐怖分子失去戰斗力，人質得以解救。

各位領導，同志們：大家好!

我叫，今年歲，有24年的工作經歷、22年的中共黨齡，年7月調入省檔案局，年3月任主任科員;黨校研究生學歷。

我這一次競爭的崗位是：歷史檔案管理處副處長。

我之所以選擇這個崗位，基于以下四點考慮：

第一，自己需要實現工作轉型。

我選擇歷史處，就是要通過競爭實現人事干部向業務干部的轉型。我到局就在人事處工作，歷經20年，希望有機會能到業務部門工作。這次局黨組拿出6個副處長職位通過競爭選拔干部，是學習實踐科學發展觀活動進行整改的一項重要舉措。因此我以這次學習的收獲為動力，積極競爭，爭取實現從行政管理到保管利用的跨越。王珉書記在去年全省干部工作會議上講過，現在的中國只有想不到的，沒有做不到的。我信奉這句話。一個人只有面對壓力才能迸發潛能和動力。我渴望檔案管理理念的新突破。我相信，只要我踏下心來認真學習和鉆研，沒有做不成的事情。

1新時期國有企業檔案管理工作存在的不足

我國國企的檔案歸置情況出現很多弊端，大多數企業缺乏重視和有效管理。大多數國企在檔案留存和整理中，往往只重視會計檔案，因為它與企業的經營活動息息相關，對其他方面例如黨政文書類和企業科研技術類檔案關注程度不夠，不利于管理者對企業發展歷史的全貌進行分析，也不利于促進企業持續性科技創新。國企對現存的檔案缺乏統一和集中的管理，導致企業內部各部門檔案各自為政，有的上交、有的自己保管、有的無人管理。部分國企內部檔案管理溝通協商機制不健全，檔案部門收集信息能力差，致使檔案信息缺乏全面性和完整性，無法實現資源的有效共享。有的國企管理者將檔案工作視為內勤工作，因此人員配置大多是沒有經過檔案管理業務知識教育和培訓的非專業人員，檔案管理人員的專業能力差，法律意識不強，對檔案的處置往往比較隨意，加大了檔案的規范性管理難度，不利于檔案的合理利用。

2檔案管理工作中問題的解決策略

2.1加強對檔案管理工作的認識

首先，要提升對檔案重要性的認識，切實意識到檔案作為企業經營活動中重要的信息資源，是企業發展中的無形資產，于國有企業的生產經營具有重要的參考價值。其次，要具有責任思想。國有企業的相關領導應加大對檔案管理工作重要性的認識，加大對檔案管理部門的資金投入，并認真貫徹落實相關的檔案管理制度，將責任落實到人，積極承擔起檔案收集、整理、存檔等一系列工作，提高檔案的利用率，實現檔案的價值。

2.2規范和創新管理模式

摘要：辦公自動化的檔案管理可以幫助所需者快速找到需要的資料，提升檔案管理質量。管理人員可以利用信息化和自動化特征，開展后續的管理，為決策人員在進行決策的時候，提供有力的參考依據。非專業性的檔案管理人員從事這一項工作，他們自動化意識淡薄，缺乏基本的操作技能，無法熟練應用相關的檔案管理系統，這就使得辦公自動化環境下的檔案管理難以有序開展，提升醫院檔案管理人員的專業素質是實現辦公自動化、信息化的關鍵。本文主要分析辦公自動化環境下醫院檔案管理。

關鍵詞：辦公自動化；醫院；檔案管理；有效措施

我們處于一個信息技術高速發展的時代，隨著科技的進步，很多行業走上了辦公自動化的道路，辦公自動化能夠實現高效的信息整合，促進資源共享和信息交流。醫院檔案管理工作在醫院的日常工作中一直都處于十分重要的地位，傳統的管理模式只是依靠人工進行管理，很容易出現問題，這使得檔案管理效率極低，難以滿足當前的發展趨勢，引入信息技術，開展自動化的檔案管理，不僅可以確保檔案管理的安全性，還可以提升管理的質量。

一、醫院檔案管理實現辦公自動化的必要性

隨著科技的發展，辦公自動化成為了一種必然趨勢，很多醫院為了緊跟時展的潮流，在自身的管理方面做出了調整，對于管理理念和管理方式、管理目標等進行了重新的定位。醫院的檔案管理工作處于這一背景下，也應該做出改變，積極迎合時展的趨勢，做出創新，引入信息技術管理體系，實現高效的檔案管理目標?，F階段，很多醫院都處于轉型的關鍵時期，管理理念以及管理方式的革新，能夠給醫院帶來新的生命力，辦公自動化的引入，可以有效提升工作效率，信息化、自動化進程的推進，可以應用現代化的信息管理技術以及計算機管理技術，實現信息之間的交互，促進資源的合理共享。辦公自動化的檔案管理相較于傳統概念中的檔案管理來講具有很強的高效性，在一定程度上可以減輕檔案管理人員的工作負擔，辦公自動化的檔案管理可以幫助所需者快速找到需要的資料，提升檔案管理質量。管理人員可以利用信息化和自動化特征，開展后續的管理，為決策人員在進行決策的時候，提供有力的參考依據。很多醫院都在進行信息化的改革，信息化水平以及辦公自動化程度的高低嚴重制約著醫院的發展，自動化和信息化的加強是提升醫院綜合競爭能力的關鍵，辦公自動化的檔案管理不僅可以提升檔案管理工作的效率，還可以避免傳統檔案管理工作中出現的失誤，因此，推動醫院檔案管理的辦公自動化進程，對醫院今后的發展有著十分積極的影響。

二、辦公自動化環境下醫院檔案管理的特點分析

一、會計檔案的作用

1.會計檔案直接影響經濟工作。從宏觀來說,國家利用各企事業單位、各機關的會計檔案反映的數據逐級匯總,可以考核國民經濟各部門有關計劃和預算的執行情況,從而制訂更適應國家經濟建設的計劃和決策;從微觀來說,各企事業、機關單位利用會計檔案提供的原始數據,科學地預測未來,制訂最優化的管理方案,以最低的成本獲取最大的經濟效益。

2.會計檔案保護國家利益不受侵犯。改革開放給經濟建設帶來了生機和活力。但由于原有法律法規還不完善,一些單位和個人利用政策上的漏洞,巧立名目,隨意提高開支,鋪張浪費,使國家財政收入大大流失。而會計檔案將這些違反國家財經法紀的情況真實地記錄下來,及時發現問題,阻止腐敗的產生、蔓延,打擊經濟領域的不法行為,解決經濟糾紛,從而確保國家的經濟利益。

二、電算化下會計檔案管理的內容

電算化會計檔案管理是非常重要的會計基礎工作,單位必須加強對會計檔案管理工作的領導,建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀管理制度,并由專人負責管理;對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會計檔案應準備雙份,存放在兩個不同的地點;采用磁性介質保存會計檔案,要定期進行檢查,定期進行復制,防止由于磁性介質損壞,而使會計檔案丟失;通用會計軟件、定點開發會計軟件、通用與定點開發相結合會計軟件的全套文檔資料,以及會計軟件程序,視同會計檔案保管,保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。

三、電算化下會計檔案管理存在的一些問題