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文字是人際溝通的基本手段之一。掌握各種文書的規(guī)范格式和寫信要求，明確寫作的語言表達(dá)和詞語運(yùn)用，能夠很好的交流感情、傳遞信息、溝通聯(lián)絡(luò)、聯(lián)系事物。

所謂文書，指借助于文字而形成的各種書面材料。可分一般性私人文書和工作性公務(wù)文書。

書信是人們生活中最為普通、最為古老的一種溝通方式。掌握書信的格式和要求，有助于更好地發(fā)揮書信的功能。

書信和格式：信文由稱謂、正文、敬語、落款及時(shí)間四部分組成。

稱謂：應(yīng)在第一行頂格寫，后加冒號(hào)，以示尊敬。稱謂應(yīng)尊循長幼有序、禮貌待人的原則，選擇得體的稱呼。

正文：正文是信函的主體。可根據(jù)對(duì)象和所述內(nèi)容的不同，靈活地采用不同的文筆和風(fēng)格。

1、問候語。問候語要單獨(dú)成行，以示禮貌。有“你好”、“近好”、“節(jié)日好”等。

2、先詢問對(duì)方近況和談與對(duì)方有關(guān)的情況，以表示對(duì)對(duì)方的重視和關(guān)切。

3、回答對(duì)方的問題或談自己的事情和打算。

4、簡短地寫出自己的希望、意愿或再聯(lián)系之事。

敬語：寫信人在書信結(jié)束時(shí)身對(duì)方表達(dá)祝愿、勉慰之情的短語。多用“此致、即頌、順祝”等詞緊接正文末尾。下一行項(xiàng)格處，用“敬禮、X安、安康”等詞與前面呼應(yīng)。

落款及時(shí)間：在信文的最后，寫上寫信人的姓名和寫信日期。署名應(yīng)寫在敬語后另起一行靠右位置。一般寫給領(lǐng)導(dǎo)或不太熟悉的人，要署上全名以示莊重、嚴(yán)肅；如果寫給親朋好友，可只寫名而不寫姓；署名后面可酌情加啟稟詞，對(duì)長輩用“奉、拜上”，對(duì)同輩用“謹(jǐn)啟、上”，對(duì)晚輩用“字、白、諭”等詞。

信封：信封上應(yīng)依次寫上收信人的郵政編碼、地址、姓名及寄信人的地址、姓名和郵政編碼。

郵政編碼要填寫在信封左上方的方格內(nèi)，收信人的地址要寫得詳細(xì)無誤，字跡工整清晰。發(fā)給機(jī)關(guān)、團(tuán)體或單位的信，要先寫地址，再寫單位名稱。收信人的姓名應(yīng)寫在信封的中間，字體要略大一些。在姓名后空二、三字處寫上“同志、先生、女士”等稱呼，后加“收、啟、鑒”等字

寄信人地址、姓名要寫在信封下方靠右的地方，并盡量寫得詳細(xì)周全一些。最后填寫好寄信人的郵政編碼。