導(dǎo)語：電子檔案管理應(yīng)用案例分析一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：闡述電子檔案管理的特點(diǎn)、管理的現(xiàn)狀和應(yīng)用，包括加強(qiáng)電子檔案的安全性、完善電子檔案規(guī)范、專業(yè)技能的培訓(xùn)，優(yōu)化電子檔案管理服務(wù)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和信息化。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)，電子檔案，數(shù)字化

為了高校檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)信息化建設(shè)，就要將電子檔案管理應(yīng)用其中，這樣才能讓高校檔案管理發(fā)揮真正的作用。本文就闡述了電子檔案管理的特點(diǎn)和優(yōu)勢，分析了高校檔案管理的現(xiàn)狀，并提出具體的應(yīng)用方法，希望在幫助高校紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理轉(zhuǎn)變的同時，提高檔案管理效率。

1電子檔案管理的特點(diǎn)

（1）電子檔案是將信息與載體分離，并以數(shù)字信息的方式存在，它不像紙質(zhì)檔案一樣呈實體狀態(tài)，但它可以在不同載體間自由切換。（2）電子檔案對計算機(jī)有著一定的依賴性，一般情況下，電子文件都是通過計算機(jī)來讀取和識別數(shù)字代碼，它需要依靠計算機(jī)來保證文件的可讀與保管性。（3）電子檔案具有快捷、共享性，它能利用計算機(jī)來實現(xiàn)信息的多方位組合，然后通過壓縮技術(shù)來增大儲存量，并根據(jù)不同需求進(jìn)行信息分類，讓一份檔案可以在不同的地方被不同的人使用，既而增加它的使用價值。（4）電子檔案的保管條件不高，它的信息內(nèi)容和形式都較為獨(dú)立，這一特點(diǎn)增加了電子檔案的可操作性，使得所有數(shù)據(jù)可以實時進(jìn)行修改和更新。同時，對于環(huán)境要求也比較低，但將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案時，其真實性無法得到有效保障[1]。

2電子檔案管理的優(yōu)勢

（1）電子檔案管理可以提高整個檔案管理工作的效率；傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理其工作量非常大，且任務(wù)繁重，它需要大量的人力和物力，而電子檔案就能簡化部分流程，管理人員只需在計算機(jī)上直接進(jìn)行操作就能代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案的煩瑣，這不僅節(jié)約了時間和人力，還提高了檔案管理的準(zhǔn)確性，使得高校檔案信息化建設(shè)能夠快速完成。（2）電子檔案管理可以實現(xiàn)信息的共享；傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理不僅任務(wù)重，且在工作中會受到外界不同因素的影響使得檔案管理工作停滯不前，既而無法實現(xiàn)檔案共享。而電子檔案管理就能利用信息化手段，讓索引更加靈活，并根據(jù)不同要求對信息進(jìn)行分類、排序、過濾等，使得檔案能夠充分交流和共享。

3檔案管理的現(xiàn)狀

檔案管理工作量繁重。高校的檔案整合了校內(nèi)所有黨、政、教學(xué)活動的數(shù)據(jù)，檔案實體分類：黨政、行政、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、出版、外事、財會、聲像、實物、學(xué)生12個門類；單是每年招生、畢業(yè)生的檔案對接、變動這方面的數(shù)據(jù)都數(shù)不勝數(shù)，而這些數(shù)據(jù)來自全國地區(qū)或省份，目前采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行傳遞，需要花費(fèi)大量的時間和人力來維護(hù)。加上檔案的性質(zhì)會隨時變動，若不能利用電子檔案，不僅會讓高校檔案管理工作難上加難，還會阻礙高校檔案信息化管理。電子檔案信息化程度滯后。在如今的網(wǎng)絡(luò)時代，每天都發(fā)生著技術(shù)的變化，檔案管理系統(tǒng)是個局域網(wǎng)禁止接入互聯(lián)網(wǎng)，與辦公網(wǎng)和業(yè)務(wù)網(wǎng)實行物理隔離，無法與辦公自動化、業(yè)務(wù)網(wǎng)進(jìn)行收發(fā)文傳輸對接，很難跟上時展腳步，既而阻礙整個行業(yè)的快速發(fā)展。對于高校檔案管理工作來說，目前正處于信息化發(fā)展高峰期，但高校并沒有合理應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)、辦公網(wǎng)、業(yè)務(wù)網(wǎng)這是非常不利于高校自身發(fā)展的。此外，在高校當(dāng)前的檔案管理中，仍是以紙質(zhì)檔案管理為主，電子檔案為輔，這樣的方法是很難發(fā)揮電子檔案的真正作用。檔案管理方法不合理。目前，高校檔案管理人員的年齡都比較大，他們的技術(shù)水平也不高，一些管理人員甚至不會使用電子檔案管理，這就導(dǎo)致高校檔案管理出現(xiàn)“非法操作”，促使網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)崩潰。此外，每個高校都有屬于自己的檔案管理流程和規(guī)則，這就給后續(xù)檔案管理帶來了一定難度，以上都是影響電子檔案發(fā)展的重要因素。電子檔案應(yīng)用中存在風(fēng)險。電子檔案也并非十拿九穩(wěn)的，它在儲存和使用中還是會存在一些風(fēng)險：（1）一般情況下，設(shè)備都是采用統(tǒng)一的標(biāo)識、字體，并以高速讀寫速度進(jìn)行儲存的，這就很難辨別它的真假，當(dāng)文件受到侵害時也不易發(fā)現(xiàn)。加上網(wǎng)絡(luò)本身就存在一定風(fēng)險，在遠(yuǎn)距離調(diào)動這些信息時就會被盜用或修改，這對高校保存的師生、職工的關(guān)鍵信息是非常不利的。（2）電子檔案會儲存在不同介質(zhì)上，若需要對這些信息進(jìn)行讀取和保存，需要依靠特定的設(shè)備，這就使得信息過于依賴計算機(jī)的軟硬件。而當(dāng)前計算機(jī)的軟硬件更新速度極快，如果沒有較好的兼容性，不僅會造成信息丟失等情況，還會縮短電子檔案的使用壽命。

4應(yīng)對措施

加強(qiáng)電子檔案的安全性：（1）保證所使用的儲存設(shè)備足夠安全，做到專機(jī)專用，定時對軟硬件進(jìn)行更新和升級，并做好相應(yīng)的維護(hù)工作，讓儲存設(shè)備保持良好的運(yùn)行狀態(tài)。（2）定期對所有的文件進(jìn)行備份，避免文件出現(xiàn)任何的丟失情況，例如用防火墻、病毒預(yù)防、身份驗證等方式來嚴(yán)格規(guī)定文件的讀寫權(quán)限，這不但能提高電子文件的安全性，還能防止文件被用戶非法訪問[2]。完善電子檔案規(guī)章制度。高校應(yīng)當(dāng)完善檔案管理規(guī)章制度和流程，然后讓管理人員按照相應(yīng)的流程進(jìn)行電子檔案管理，電子檔案的效用能夠真正得到發(fā)揮。（1）要細(xì)化電子檔案規(guī)章制度和流程，從根本上提高電子檔案的安全性，然后設(shè)置相應(yīng)的使用章程。（2）明確指派電子文檔管理工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，讓他們協(xié)調(diào)面臨的實際問題。（3）對電子文檔所形成的處理、鑒定、歸檔等過程進(jìn)行全程監(jiān)控。（4）對接收的電子文檔實施統(tǒng)一管理，并設(shè)置維護(hù)機(jī)構(gòu)，既而提高電子檔案的安全性。管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)。檔案人員素質(zhì)有待提高。電子檔案開設(shè)檔案編目、全文掃描、在線計算機(jī)檢索利用，數(shù)據(jù)報表打印，權(quán)限管理，日志記錄、系統(tǒng)空閑處理，登錄設(shè)置、備份數(shù)據(jù)等功能，就要提高管理人員的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)水平，讓他們在滿足電子檔案收集和歸納需要的基礎(chǔ)上，對專職人員進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)。因此，在掌握電子檔案管理業(yè)務(wù)知識的同時，掌握計算機(jī)應(yīng)用技能。此外，電子檔案的收集、整理工作有別于紙質(zhì)檔案，不管是從材料范圍、整體歸類還是建檔、上傳等方面都需要管理人員具備專業(yè)的技能，特別是一些圖像、聲音等文件的修復(fù)，對管理人員的要求就更高。（1）高校就要加大對各職能部門收集人員的培訓(xùn)力度，盡可能多給他們提供接受教育的機(jī)會，既而從根本上提高高校電子檔案的管理水平。（2）定期對電子檔案管理人員的職業(yè)道德和操作規(guī)范進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們在具備較高的職業(yè)操守的同時，規(guī)范操作行為，嚴(yán)禁管理人員在操作中出現(xiàn)任何的漏洞。（3）學(xué)校要統(tǒng)一電子檔案儲存格式，防止文件在格式轉(zhuǎn)換過程中或因為軟件兼容性的問題而損壞到文件。優(yōu)化電子檔案管理服務(wù)：（1）高校檔案管理人員要將多媒體、信息、光盤制作等技術(shù)相結(jié)合，并堅持快捷、個性的服務(wù)宗旨，使得電子資源能夠在安全的基礎(chǔ)上實現(xiàn)共享。（2）高校要建立在線檔案服務(wù)平臺，為用戶提供優(yōu)質(zhì)的在線咨詢服務(wù)，嚴(yán)格規(guī)范網(wǎng)絡(luò)平臺，積極處理管理糾紛，加強(qiáng)對電子檔案的質(zhì)量檢查工作。（3）檔案管理人員要拓寬自己的知識面，互相交流和學(xué)習(xí)新技術(shù)，既而為用戶提供高品質(zhì)的服務(wù)，有效提升高校檔案管理的社會與經(jīng)濟(jì)效益。

5結(jié)語

根據(jù)以上相關(guān)闡述和分析，高校作為人才培養(yǎng)的重要基地，它肩負(fù)著很大的社會責(zé)任，而在現(xiàn)目前的檔案管理中，有很多高校仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法，這種方法很難準(zhǔn)確且及時提供檔案信息，既而給日常檔案管理工作帶來諸多不便。電子檔案管理作為信息時代的產(chǎn)物，把它應(yīng)用在高校檔案管理中已成為社會重要趨勢，它不僅能對高校的所有信息材料進(jìn)行詳細(xì)記錄，還能滿足及時、準(zhǔn)確的查詢需求。為此，高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)電子檔案的安全性、完善電子檔案規(guī)章制度、強(qiáng)化管理人員專業(yè)技能、優(yōu)化電子檔案管理服務(wù)等，只有這樣才能推動高校檔案信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1]陳一文,陳慧.高校檔案管理工作中存在的問題與對策[J].科技信息,2009(15):346+289.

[2]李娟,呂慧.高校檔案管理工作中存在的問題與對策[J].山東檔案,2009(01):31-32.

作者：杜小平 單位：四川大學(xué)錦城學(xué)院